struktur organisasi - Kumoro.staff.ugm.ac.id

Masalah Penting DalamMerancang StrukturOrganisasiOlehDr. Wahyudi Kumorotomo, MPPMAP-UGM Jogjakartawww.kumoro.staff.ugm.ac.idkumoro@map.ugm.ac.idDisampaikan dalamApresiasi Analisis JabatanGunung Kidul7 Juli 2007

Organisasi• Ada berbagai ragam definisi tentang organisasi• Inti dari berbagai definisi tersebut adalah:organisasi merupakan wadah yang dibentukoleh sekelompok orang (lebih dari satu) yangbekerja sama untuk mencapai suatu tujuan atausasaran bersama.• Beberapa hal penting dari definisi tersebutadalah:– Organisasi dibentuk atau terdiri dari manusia– Adanya pembagian tugas– Adanya koordinasi/kendali terhadap tindakantindakananggotanya– Adanya tujuan bersama yang ingin dicapai.

Organisasi dan Struktur• Dari berbagai hal penting yang dapat dipahami daripengertian organisasi adalah adanya kebutuhan untukmelakukan pembagian kerja diantara anggotanya dankemudian melakukan koordinasi diantara berbagaidepartemen, unit kerja, atau kelompok-kelompok yangberbeda-beda.• Bagaimana pekerjaan dibagi-bagi kemudian dikoordinasikemudian merupakan upaya untuk membangun strukturorganisasi (cf. definisi Hodge, Anthony, Gales [1996: 32]tentang struktur organisasi).• Menurut mereka “structure refers to sum total of theways in which an organization divides its labor intodistinct tasks and then coordinates among them”.

Proses Terbentuknya Stuktur OrganisasiPembagiankerja 1StrukturorganisasiPembagianKerja 2PembagianKerja 3Koordinasi danintergrasi

Struktur Dasar OrganisasiStrategic apexTechnostructureMiddlelineSupportStaffOperating coreSb: Mintzberg (1979:20)

Faktor-Faktor Pembentuk Struktur• Salah satu faktor penting yang harusdiperhatikan dalam merancang strukturorganisasi adalah seberapa jauh kebutuhanuntuk melakukan diferensiasi dan integrasi.• Diferensiasi dibedakan menjadi:– Horisontal (pembagian kerja didasarkan padaspesialisasi)– Vertikal (pembagian kerja didasarkan pada hirarkhi,otoritas, atau rantai komando).– Spasial (pembagian pekerjaan didasarkan padawilayah geografis).

Faktor-Faktor…(lanjut)• Integrasi atau koordinasi dilakukandengan cara:– Formalisasi (kebijakan, aturan, prosedur)– Sentralisasi (lokus pembuat kebijakan)– Rentang kendali (membatasi jumlah anakbuah yang harus diawasi)– Standardisasi (kerja, keahlian, output)

Faktor-Faktor…(lanjut)• Strategi Organisasi• Usia dan besaran organisasi• Teknologi• Kondisi lingkungan• Pengendalian kekuasaan

Usia dan Besaran OrganisasiAda beberapa hipotesis tentang usia danbesaran organisasi terhadap strukturnya1. Semakin tua organisasi maka semakinterformalisasi perilakunya.2. Semakin besar organisasi maka unit-unitnyamakin terspesialisasi3. Semakin tua organisasi semakin meningkatjenjang hirarkinya4. Semakin tua organisasi semakinmemerlukan koordinasi antar unit

Perkembangan Organisasi dan RestrukturisasiPertumbuhanKedewasaanKemunduranFormasi1. Tahapkewiraswastaan2. Tahap kebersamaan3. Tahapformalisasi dankontrol4. Tahapperluasanstruktur5. Tahapkemunduran• Tujuan tidak jelas• Kreativitas tinggi• Komunikasidanstruktur informal• Komitmentinggi• FormalisasiPeraturan• Struktur stabil• Pemekaranpada efisiensi• Stuktur lebihkompleks• Desentralisasi• Berbagai macampasar• Turnover pegawaitinggi• Konflikmeningkat• Sentralisasi

Usia Dengan Struktur• Simple• Birokratis• Divisi• Matriks

Lingkungan-Struktur

Apakah Struktur Berikut Masih Memadai?

Prinsip-prinsipDesain StrukturKEBIJAKANSTRATEGISPEMBAGIANSATUANORGANISASIMEMADUKANORANG-ORANG

Strategi Organisasi Sebagai Determinan StrukturStrategyand coreworkprocessesPeopleStructureRewardsManagementProcess

Isu-isu strategis yang penting bagiPemda• Lingkungan internal(kekuatan dan kelemahan)• Lingkungan eksternal(tantangan dankesempatan)•Meningkatnya ompleksitas persoalan Pemda(globalisasi, demokratisasi, dll).•Meningkatnya tuntutan dan harapan masyarakatakan pelayanan publik yang berkualitas• Ancaman bencana (sosial dan alam) yang terusmeningkat•Teknologi informasi dan komunikasi.Apa isu-isu pentinginternal?Apa isu-isu pentingeksternalPembentukansatuan tugas

Strategi Implementasi• Pengelolaan diferensiasi tidak harusuniform / seragam• Tuntutan teoritis menghendaki untukstrategi diferensiasi tertentu dibutuhkanstrategi integrasi yang berbeda• Dari waktu ke waktu menunjukan bahwaorganisasi Pemda telah mengalamidiferensiasi karena tuntutan lingkungan(kebutuhan masyarakat) yang berubah.

Strategi…(lanjut)• Ada bagian-bagian (unit-unit) tertentu yang,karena tuntutan lingkungan yang sangatdinamis, telah berkembang menjadi lebihkompleks (menjadi seperti organisasi tersendiri)sehingga strategi koordinasinya perlu dipikirkandari yang bersifat proses menjadi output (lebihterdesentralisasi)• Ada bagian yang kurang dinamis sehinggakoordinasinya bisa dipertahankan denganmenggunakan mekanisme prosedural birokratis.

Bagaimana Agar ImplementasiBerhasil• Diyakini bahwa perubahan tersebutmemerlukan proses yang panjangsehingga seluruh stakeholder perludilibatkan untuk memperoleh informasiyang cukup tentang kompleksitas masingmasingunit organisasi sehingga dapatditentukan strategi diferensiasi danintegrasinya.