PENTADBIRAN KONTRAK Pengurusan dan Pentadbiran Kontrak 1 ...

PENTADBIRAN KONTRAKPengurusan dan Pentadbiran Kontrak1 Agensi adalah diminta mengambil perhatian yang serius berkenaan pengurusan danpentadbiran kontrak. Ini adalah bagi menjaga kepentingan Kerajaan dan melicinkan urusanyang berhubung kait dengan pelaksanaan sesuatu perolehan.2 Pemantauan kontrak yang sedang berkuat kuasa hendaklah dilaksanakan dengan teliti danteratur dari semasa ke semasa bagi mengesan dan mengenal pasti masalah pelaksanaankontrak dari peringkat awal lagi.Bon Pelaksanaan1 Bon Pelaksanaan adalah merupakan suatu aku janji tidak bersyarat(unconditional undertaking)oleh sesuatu institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan untuk membayarkepada Kerajaan suatu amaun tertentu atas tuntutan (on demand) sekiranya kontraktor tidakatau gagal mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak.2 Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan, kontraktor hendaklah mengemukakan bersama-samadengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan yang nilainya adalah seperti berikut:(a) Dua setengah peratus (2.5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak bekalan atauperkhidmatan yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00;(b) Lima peratus (5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak bekalan atauperkhidmatan yang bernilai melebihi RM500,000.00; dan(c) Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuat kuasa dalam tempoh dua (2)tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai Bon Pelaksanaan hendaklah dikira mengikutanggaran harga kontrak setahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yangdikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.3 Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200,000, kontraktor hendaklah mengemukakanbersama-sama dengan Surat Setuju Terima, Bon Pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlahharga kontrak.4 Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit Malaysia(RM) dari bank-bank atauinstitusi-institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama ada dalam bentuk:i. Jaminan Bank/Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank-bank/syarikat kewanganberlesen di bawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia;atau

ii. Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank Islam1983 yang beroperasi di Malaysia; atauiii. Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikatsyarikat insurans yang berlesen di bawahAkta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia; atauiv. Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang berlesen di bawah AktaTakaful 1984 yang beroperasi di Malaysia; atauv. Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) dan BankPerusahaan Kecil& Sederhana Malaysia (SME Bank).Peraturan Berkenaan Bon Pelaksanaan1 Kontrak Bekalan/Perkhidmatan(a) Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam bentuk seperti di perenggan 50.4.(b) Tempoh sah laku jaminan tersebut hendaklah dari tarikh ianya dikeluarkan sehingga duabelas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikutmana yang terkemudian.(c) Semua Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans/Jaminan BankIslam/Jaminan Takaful untuk Bon Pelaksanaan hendaklah menggunakan format dankandungan seperti di LAMPIRAN J1.2 Kontrak Kerja(a) Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam bentuk seperti di perenggan 50.4 ataudalam bentuk Wang Jaminan Pelaksanaan.(b) Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) ialah satu kemudahan bagi memenuhi keperluan BonPelaksanaan. WJP bermaksud sejumlah wang yang dipegang oleh Kerajaan bagimemastikan kontraktor mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yangditandatangani.(c) Jumlah WJP adalah lima peratus (5%) daripada harga keseluruhan kontrak. Kemudahanini hanya dibenarkan kepada kontraktor kerja tempatan sahaja. Walau bagaimanapun,Wang Jaminan Pelaksanaan tidak dibenarkan untuk Subkontraktor Dinamakan bagiKerja.(d) Sekiranya kontraktor gagal mengemukakan bon pelaksanaan seperti di perenggan 4 padatarikh milik tapak, secara automatik kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akan digunapakai. Kontraktor yang memilih/dikenakan kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan akandikenakan potongan sebanyak sepuluh peratus (10%) daripada bayaran kemajuan

pertama dan seterusnya sehingga ia mencapai jumlah lima peratus (5%) daripada nilaikeseluruhan kontrak.(e) WJP yang dipotong daripada bayaran kemajuan hendaklah dimasukkan ke dalam akaundeposit yang dinamakan Wang Jaminan Pelaksanaan (Kod 79507). Satu akaunsubsidiari dan senarai lengkap kontraktor berkenaan yang menunjukkan butir terperincisetiap potongan WJP dan baki bulanan dan tahunan hendaklah diselenggarakan secarateratur dan kemas kini.(f) Walau bagaimanapun, pada bila-bila masa di sepanjang pelaksanaan projek tersebut,kontraktor boleh mengemukakan Bon Pelaksanaan seperti di perenggan 4 dan Agensiberkenaan dikehendaki memulangkan WJP yang ditahan.(g) Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan tersebut hendaklah dari tarikh kuat kuasa kontraksehingga dua belas (12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.(h) Jika berlaku kelewatan dalam penyiapan projek, tindakan serta merta hendaklah diambiloleh agensi untuk memastikan tempoh sah laku Bon Pelaksanaan dilanjutkan, tidak kirasama ada Kerajaan mengenakan ganti rugi tertentu atau ganti rugi ditetapkan ataulanjutan masa diluluskan.(i) Bon Pelaksanaan hendaklah menggunakan format dan kandungan seperti diLAMPIRAN J2. Bagi kerja yang dilaksanakan oleh subkontraktor dinamakan(nominated subcontractor) (NSC), NSC hendaklah mengemukakan Bon Pelaksanaankepada kontraktor utama dengan menggunakan format seperti di LAMPIRAN J3.Kontrak Antarabangsa(a) Kontraktor adalah dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan dalam bentuk JaminanBank dalam mata wang yang ditetapkan bagi harga Kontrak daripada bank yang berlesen dibawah Akta Bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia. Formatseperti di LAMPIRAN J1 atau LAMPIRAN J2 hendaklah digunakan mengikut manayang berkaitan.(b) Setelah segala obligasi kontrak selesai, surat pelepasan(Letter of Discharge) bagi JaminanBank seperti di LAMPIRAN K hendaklah dikemukakan kepada bank. Salinan asal atausatu salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Agensisebagai rekod.

Mengesahkan Surat Jaminan1 Agensi hendaklah menyemak dengan Bank/Syarikat Kewangan/ Bank Islam/SyarikatInsurans/Syarikat Takaful yang berkenaan tentang kesahihan Bon Pelaksanaan yangdikemukakan kontraktor dengan menggunakan format seperti di LAMPIRAN L1 danLAMPIRAN L2.2 Sekiranya terdapat kes pemalsuan Bon Pelaksanaan, Ketua Agensi hendaklah membuatlaporan polis supaya tindakan dapat diambil kerana kes pemalsuan sedemikian adalahmerupakan kes jenayah. Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, Ketua Agensi dikehendakimelaporkan segera kepada Perbendaharaan dan bagi kontrak kerja, hendaklah melaporkansegera kepada Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)/Lembaga Pembangunan Industri PembinaanMalaysia (LPIPM) supaya tindakan sewajarnya boleh diambil.Pelepasan Bon Pelaksanaan1 Kontrak Bekalan/Perkhidmatan(a)Bon Pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak selesai. Surat Pelepasan(Letter of Discharge) bagi Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan BankIslam/Jaminan Insurans/Jaminan Takaful seperti di LAMPIRAN K hendaklahdikemukakan kepada Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans/ SyarikatTakaful. Salinan asal atau satu salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklahdisimpan oleh Agensi sebagai rekod.(b) Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), Bon Pelaksanaan bolehdilepaskan lebih awal sekiranya Agensi berpuas hati segala obligasi kontrak selesai dantiada sebarang tuntutan yang akan dibuat.Kontrak Kerja(a) Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Bank Islam/JaminanInsurans/Jaminan Takafuli. Sebaik sahaja Perakuan Siap Kerja dikeluarkan, Agensi boleh mengurangkan nilai BonPelaksanaan yang asal sebanyak lima puluh peratus (50%).ii. Agensi dikehendaki memaklumkan secara bertulis tentang perkara ini dan kontraktorberkenaan hendaklah menggantikan Jaminan yang asal dengan Jaminan baru yangnilainya bersamaan dengan lima puluh peratus (50%) dari Jaminan asal.iii. Setelah Jaminan baru ini diterima, Agensi hendaklah melepaskan Bon Pelaksanaanyang asal kepada kontraktor berkenaan.

(b) Wang Jaminan Pelaksanaani. Agensi boleh memulangkan sebanyak lima puluh peratus (50%) daripada nilai WangJaminan Pelaksanaan yang ditahan setelah Sijil Perakuan Siap Kerja dikeluarkan.ii. Baki Wang Jaminan Pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%) lagi bolehdipulangkan sekiranya kontraktor dapat mengemukakan Jaminan seperti diperenggan 4 yang sama nilai dengan Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan.(c) Baki Bon Pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%) lagi hendaklahdilepaskan/dipulangkan dua belas (12) bulan selepas tamat tempoh tanggungan kecacatanatau setelah Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan, mengikut mana yangterkemudian.(d) Setelah segala obligasi kontrak selesai, Surat Pelepasan(Letter of Discharge) bagi BonPelaksanaan seperti di LAMPIRAN K hendaklah dikemukakan kepada Bank/SyarikatKewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans/ Syarikat Takaful. Salinan asal atau satu salinanyang telah disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh Agensi sebagai rekod.Bayaran Pendahuluan1 Bayaran Pendahuluan adalah dibenarkan kepada kontraktor tempatan sahaja. Kemudahanbayaran pendahuluan ini tidak terpakai kepada Kontrak Pusat, kontrak yang dibuat secaraberpusat oleh mana-mana agensi Kerajaan (Ministerial Central Contract) danperkhidmatan perunding.2 Semua Bayaran Pendahuluan hendaklah dicajkan terus kepada Vot projek berkenaan.3 Akaun subsidiari pendahuluan kontraktor hendaklah diselenggarakan bagi mengakaunBayaran Pendahuluan yang telah diselaraskan melalui pembayaran balik yang dibuat.Had Nilai, Syarat dan Peraturan Bagi Bayaran Pendahuluan1 Kontrak bekalan dan perkhidmatan(a) Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25%daripada nilai kontrak atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebih rendah.(b) Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 15% daripadanilai kontrak atau maksimum RM5 juta mengikut mana yang lebih rendah.

(c) Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat-syarat berikut hendaklahdipatuhi:i. Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan;ii. Bon Pelaksanaan telah dikemukakan;iii. Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telahdikemukakan; daniv. Jaminan bagi bayaran pendahuluan telah dikemukakan.Kontrak Kerja(a)Bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 25% daripada nilaikerja pembina (builder’s work) atau maksimum RM10 juta mengikut mana yang lebihrendah.(b) Bagi Subkontraktor Dinamakan, bayaran pendahuluan boleh diberi sehingga 20%daripada nilai kontrak Subkontraktor Dinamakan atau maksimum RM5 juta mengikutmana yang lebih rendah.(c)Jaminan bagi kontraktor utama dan NSC hendaklah dibuat secara berasingan danmengikut nilai yang ditetapkan.(d) Kontraktor hendaklah mengemukakan permohonan untuk kemudahan bayaranpendahuluan berserta jaminan bagi bayaran pendahuluan secepat mungkin tetapi tidaklewat daripada tiga bulan selepas penyerahan tapak.(e) Bagi mendapat kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat-syarat berikut hendaklahdipatuhi:i. Surat Setuju Terima telah ditandatangani dan dikembalikan;ii. Bon Pelaksanaan telah dikemukakan;iii. Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat kontrak telahdikemukakan; daniv. Jaminan bagi bayaran pendahuluan telah dikemukakan.Syarat-syarat dan Peraturan Bagi Bayaran Pendahuluan(a)Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan dalam bentuk seperti diperenggan 50.4 yang tidak boleh batal (irrevocable) dan yang sama nilainya denganbayaran pendahuluan.(b) Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran kemajuanmengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan.

(c)(d)(e)(f)Bagi kontrak kerja, Pegawai Penguasa hendaklah memastikan potongan bagi bayaranpendahuluan dapat diselesaikan selewat-lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%.Bagi kontrak bekalan/perkhidmatan, Pentadbir Kontrak hendaklah memastikan potonganbagi bayaran pendahuluan dapat diselesaikan selewat-lewatnya melalui bayaran terakhirsetelah semua bekalan/perkhidmatan disempurnakan dengan sepenuhnya. Tempohpembayaran balik Bayaran Pendahuluan ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempohkontrak.Tempoh sah laku Jaminan tersebut untuk Bayaran Pendahuluan bagi kontrak mestilahmeliputi tempoh kontrak atau ke satu tempoh lanjutan yang diluluskan dan akandilepaskan apabila segala potongan selesai dibuat mengikut mana yang terdahulu.Agensi adalah dikehendaki supaya hanya menerima format Jaminan Bank/JaminanSyarikat Kewangan/Jaminan Insurans/Jaminan Bank Islam/Jaminan Takaful seperti diLAMPIRAN M1 dan M2.Agensi adalah dinasihatkan supaya berhati-hati dan mengawasi kemajuan pelaksanaansesuatu kontrak untuk menentukan sekiranya pihak kontraktor gagal, BayaranPendahuluan yang belum dibayar balik dapat dituntut daripada bank/syarikatkewangan/syarikat insurans/syarikat takaful yang mengeluarkan Jaminan tersebut yangtelah dikemukakan oleh kontraktor dalam tempoh sah lakunya.(g) Jaminan Bank/Jaminan Syarikat Kewangan/Jaminan Insurans/Jaminan Bank Islam/JaminanTakaful yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah disahkan oleh Bank/SyarikatKewangan/Syarikat Insurans/Bank Islam/ Syarikat Takaful yang mengeluarkannya dantidak boleh membatalkannya.