JADUAL PEMISAHAN REKOD AM

lms.uthm.edu.my
  • No tags were found...

JADUAL PEMISAHAN REKOD AM

3. DefinisiBagi memperjelaskan tujuan Jadual Pemisahan Rekod Am, berikutadalah definisi untuk beberapa istilah.3.1 Rekod AwamMenurut Akta Arkib Negara Malaysia No. 44 tahun 1966,”PublicRecords” (Rekod Awam) ialah “papers, documents, records,registers, printed materials, books, maps, plans, drawings,photographs, microfilms, cinematograph films, and soundrecordings af any kind whatsoever, officially received or producedby any public for the conduct of its affairs or by any officer oremployee of a public office in the course of his official duties”.3.2 Pemisahan RekodPemisahan rekod ialah proses mengasingkan rekod-rekod tidakaktif daripada rekod-rekod aktif oleh sesebuah Jabatan/AgensiKerjaan. Rekod-rekod berkenaan seterusnya akan dikaji untukmenetukan samada ianya masih perlu di simpan diJabatan/Agensi Kerajaan untuk tujuan rujukan, dipindahkan keArkib Negara Malaysia untuk simpanan kekal atau dimusnahkan.3.3 Rekod AktifRekod Aktif adalah rekod-rekod yang masih digunakan untukpentadbiran harian sesuatu Jabatan/Agensi Kerajaan; dan rekodrekoddirujuk lebih dari dua kali dalam setahun. Rekod-rekod iniperlu disimpan di Jabatan/Agensi Kerajaan tersebut.3.4 Rekod Tidak AktifRekod-rekod yang tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiranharian Jabatan/Agensi Kerajaan. Ukuran bagi rekod yang tidakaktif ialah rekod-rekod yang tidak pernah dirujuk dalam sesuatutahun. Rekod-rekod ini perlu dipindahkan ke tempat simpanan7


yang tidak aktif bagi jangka waktu yang tertentu sebelum rekodrekoddimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.3.5 Rekod-rekod “Housekeeping”Rekod-rekod berkaitan dengan pentadbiran dalaman sesebuahJabatan/Agensi Kerajaan yang meliputi perkara-perkara sepertipentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan,kewangan serta personel, contoh:-3.5.1 Rekod PentadbiranRekod-rekod pentadbiran merangkumi perkara-perkaraseperti pengurusan akta an undang-undang, arahan danperintah Jabatan, persidangan, mesyuarat, seminar,perkhidmatan penerangan, keselamatan pejabat,perhubungan awam, organisasi jabatan dan sebaginya.3.5.2 Rekod Bangunan dan HartaRekod-ekod bangunan dan harta meliputi perkara-perkaraseperti tanah dan bangunan pejabat, pembinaan,penyenggaraan dan kemudahan-kemudahan seperti alathawa dingin, bekalan air, letrik dan sebagainya.3.5.3 Rekod Kelengkapan dan BekalanRekod-rekod kelengkapan dan bekalan meliputi perkaraperkaraseperti pembelian dan penyenggaraan peralatan,kenderaan, pakaian, pelupusan bahan-bahan dansebagainya.3.5.4 Rekod KewanganRekod-rekod kewangan meliputi perkara-perkara mengenaiperbelanjaan, anggaran blanjawan, hasil pendapatan,audit, tuntutan, elaun, cukai dan sebagainya.8


3.5.5 Rekod PersonelRekod-rekod personel merangkumi perkara-perkara sepertiperlantikan, kenaikan pangkat, pertukaran,perkhidmatan,kebajikan kakitangan, persaraan dansebagainya.3.6 Rekod-rekod “FunctionalRekod-rekod yang diwujudka oleh sesebuah Jabatan/AgensiKerajaan ketika melaksanakan fungsi-fungsi asas dantanggungjawabnya.4. Skop Jadual Pemisahan Rekod AmJadual Pemisahan Rekod Am ini meliputi rekod-rekod “Housekeeping”yang lazim di dapati di semua Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia terdiridaripada 4 kategori:-Jadual 1 - PentadbiranJadual 2 - Bangunan dan HartaJadual 3 - Kelengkapan dan BekalanJadual 4 - PersonelJadual ini tidak termasuk siri rekod-rekod kewangan. Jadual PemisahanRekod Am untuk siri rekod-rekod kewangan akan diedarkan secaraberasingan kelak. Jadual ini jua tidak merangkumi semua jenis rekod“Housekeeping” yang diwujudkan oleh sesebuah Jabatan/AgensiKerajaan. Kemungkinan Jabatan/Agensi Kerajaan mempunyai lebihbanyak rekod “Housekeeping” ataupun tidak mempunyai kesemuarekod-rekod yang telah disenaraikan.5. Limitasi Penggunaan Jadual5.1 Pemisahan Rekod “Housekeeping”9


Jadual ini hanya boleh digunakan untuk pemisahan rekod-rekod“Housekeeping” sahaja dan bukan untuk rekod-rekod“Functional”.5.2 Tajuk dan Deskripsi RekodOleh kerana Jadual Pemisahan Rekod Am disediakan untukmeliputi rekod-rekod “Housekeeping” yang lazimnya di dapati disemua Jabatan/Agensi Kerajaan dan akibat system klasifikasirekod yang berbeza-beza di antara Jabatan/Agensi Kerajaan,jenis-jenis rekod yang disenaraikan dalam Jadual PemisahanRekod Am ini mungkin tidak akan mempunyai tajuk dankandungan rekod yang didapati di Jabatan/Agensi Kerajaan.Pihak Jabatan/Agensi Kerajaan diminta menghubungi ArkibNegara Malaysia sekiranya menghadapi masalah dalampenggunaan Jadual ini.6. Kuasa JadualSeperti termaktub di bawah Seksyen 11 Akta Arkib Negara Malaysia Bil44/1966, (sila lihat lampiran 1) Arkib Negara Malaysia diberi kuasauntuk memberi kebenaran pemusnahan rekod. Melalui JadualPemisahan Rekod Am ini, Jabatan dan Agensi Kerajaan diberi kelulusansekali gus untuk mengambil tindakan-tindakan pemisahan ke atas sirisirirekod “Housekeeping” yang tercatat dalam Jadual, samadadimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia setelahtempoh-tempoh simpanan rekod dipatuhi san segala tindakan keatasnya selesai dikendalikan. Walaubagaimanapun, Jabatan/AgensiKerajaan perlu memaklumkan kepada Arkib Negara Malaysia terlebihdahulu mengenai siri-siri rekod”Housekeeping” yang hendakdimusnahkan.10


7. Cara-cara Pemisahan Rekod Di Dalam Jadual Pemisahan Rekod Am7.1 Semakan Tempoh SimpananSebelum tindakan pemisahan rekod dijalankan, Jabatan/AgensiKerajaan hendaklah mempastikan bahawa siri-siri rekodberkenaan di dapati dalam Jadual Pemisahan Rekod Am, tempohtempohsimpanan rekod yang dicadangkan telah dipatuhi dansegala tindakan ke atas rekod-rekod tersebut telah selesai.(Tempoh-tempoh simpanan rekod yang tercatat dalam Jadualdikira dari tarikh sesebuah fail ditutup).7.2 Pemisahan Rekod-rekod “Housekeeping”7.2.1 Makluman Pemusnahan Rekod Kepada Arkib NegaraMalaysiaSebelum pemusnahan rekod-rekod “Housekeeping’ yangtercatat dalam Jadual dilaksanakan, pihak Jabatan/AgensiKerajaan hendaklah memaklumkan kepada Arkib NegaraMalaysia mengenai siri-siri rekod yang akan dimusnahkandengan menyatakan ukuran meter panjang rekod sertatarikh-tarikh rekod yang diliputi. Jabatan diminta mengisiBorang Maklumat Pemusnahan Rekod PR 1/95 danmemajukannya ke Arkib Negara Malaysia. (Sila lihatlampiran 2).7.2.2 Rekod “Housekeeping” yang Dpindahkan Ke Arkib NegaraMalaysiaSebahagian daripda rekod-rekod “Housekeeping”mempunyai nilai sejarah/penyelidikan selepas nilaipentadbirannya tamat. Rekod-rekod tersebut hendaklahdpindahkan ke Arkib Negara Malaysia. Rekod-rekod“Housekeeping” yang telah dikenalpasti untuk simpanankekal di Arkib Negara Malaysia perlu disenaraikan dalam11


Seminar Pemindahan Rekod (Sila lihat lampiran 3).Sebelum pemindahan rekod dibuat, Cawangan Rekod,Arkib Negara Malaysia diberitahu terlebih dahulu supayapersediaan pemindahan rekod dapat diuruskan.7.3 Lanjutan Tempoh Simpanan RekodTempoh-tempoh simpanan rekod dalam jadual ini diputuskanselepas kajian yang teliti. Jika Jabatan/Agensi Kerajaan inginmenyimpan rekod-rekod untuk tempoh yang lebih lama daripadayang ditetapkan dalam jadual, Jabatan/Agensi Kerajaan bolehberbuat demikian dengan menghubungi Arkib Negara Malaysiasecara bertulis. Akan tetapi Jabatan/Agensi Kerajaan tidakdibenar melupuskan rekod lebih awal daripada tempoh yangditetapkan dalam Jadual tanpa persetujuan daripada ArkibNegara Malaysia.8. Pemisahan Rekod-rekod “Housekeeping” di Luar Jadual PemisahanRekod Am8.1 Pemisahan Rekod-rekod “Housekeeping” yang tidak tercatatdalam Jadual Pemisahan Rekod AmBagi pemisahan rekod-rekod “Housekeeping” yang tidak tercatatdalam Jadual Pemisahan Rekod Am, pemisahan rekod-rekodtersebut harus mengikut prosedur-prosedur yang ditetapkandalam Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997. PihakJabatan/Agensi Kerajaan haruslah memajukan 2 salinan SenaraiPemindahan Rekod (Sila lihat lampiran 3) kepada Arkib NegaraMalaysia untuk mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah ArkibNegara Malaysia bagi pemusnahan rekod-rekod berkenaan.8.2 Rekod-rekod Yang Bertarikh Sebelum 31 Disember 1948Rekod-rekod sebelum tarikh ini tidak tertakluk kepada JadualPemisahan Rekod Am ini dan rekod-rekod tersebut hendaklah12


PENYUSUNAN JADUAL PEMISAHAN REKOD AMJadual Pemisahan Rekod Am ini dibahagikan kepada 4 kumpulan rekodutama:-Jadual 1 - Pentadbiran - 43 siriJadual 2 - Bangunan dan Harta - 8 siriJadual 3 - Kelengkapan dan Bekalan - 7 siriJadual 4 - Personel - 23 siriSetiap Jadual ini mengandungi prakata yang menerangkan jadual dan perkaraperkarayang diliputi oleh Jadual.Satu indeks yang disusun mengikut abjad dan silang rujuk telah dimasukkan.Indeks ini boleh dirujuk untuk mendapatkan tajuk-tajuk utama setiap rekod.14


JADUAL PEMISAHAN REKOD AMREKOD PENTADBIRANJADUAL 115


REKOD PENTADBIRANNO TAJUK SIRI MUKA SURAT1 Pentadbiran 192 Agama 193 Akta/Perundangan/Peraturan 194 Alamat 215 Arahan/Pekeliling/Perintah/Peraturan/Panduan 216 Darurat 227 Harta 228 Hubungan Awam dan Seranta 229 Insuran 2310 Istiadat/Protokol 2411 Istilah 2412 Jawatankuasa 2413 Kemalangan 2514 Kempen dan Rayuan 2515 Kemudahan 2616 Kerjasama dan Kemudahan 2717 Keselamatan 2718 Laporan dan Perangkaan 2919 Lawatan 3020 Lembaga/Panel Penasihat 3121 Lencana,Embelm dan Bendera 3122 Lesen dan Permit 3223 Mesyuarat/Perbincangan 3224 Organisasi Jabatan 3325 Pengangkutan dan Perjalanan 3426 Penghargaan 3427 Pengurusan Borang 3428 Pengurusan Rekod 3516


NO TAJUK SIRI MUKA SURAT29 Percetakan/Penerbitan 3630 Perhubungan 3631 Perjalanan 3732 Perkhidmatan Perpustakaan 3733 Perkhidmatan Pos 3834 Persidangan, Kongress, Kolokium, Simposium,39Seminar dan Bengkel35 Pertubuhan, Kelab dan Persatuan 3936 Pilihanraya 4037 Prosesan Data 4038 Rancangan Malaysia 4139 Rekaan, Cap Dagang dan Hak Cipta 4140 Taklimat/Ceramah 4141 Urusan Parlimen 4242 Waktu Bekerja/Sistem Kad Perakam Waktu 4343 Warta Kerajaan 4317


JADUAL PEMISAHAN REKOD AMJADUAL 1 - PENTADBIRANJadual 1 adalah berkaitan dengan kativitiu-aktiviti pentadbiran dalamJabatan/Agensi Kerajaan yang tidak dimasukkan dalam siri-siri rekodBangunan dan Harta, Kelengkapan dan Bekalan, Kewangan dan Personel.Ia meliputi rekod-rekod mengenai pengurusan pejabat, persatuan danpertubuhan, jawatankuasa, perhubungan, perkhidmatan perpustakaan danpenerangan, keselamatan pejabat, pengangkutan, perhubungan awam, lawatandan sebagainya.Jadual ini tidak boleh digunakan untuk pemisahan rekod-rekod “Functional”yang diwujudkan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan ketika melaksanakan fungsifungsiasasnya.18


PENTADBIRANBil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan1. Pentadbiran1.1 Pentadbiran Am Meliputi perkara-perkara amyang berkaitan dengan fungsidan aktiviti-aktivitientadbiran, huruf ringkasJabatan/Agensi dan lain-lainhal yang berkaitan.2. Agama2.1 Jawatankuasa MusabaqahMembaca Al-Quran2.2 Majlis Maulud NabiMuhammad S.A.W.Minit mesyuaratjawatankuasa musabaqahmembaca Al-Quran dan suratpenggilan mesyuarat.Mengandungi surat jemputanke upacara sambutan hariMaulud Nabi MuhammadS.A.W dan edaran kepadakakitangan.2.3 Majlis Tahlil Surat edaran mengenai majlistahlil, acara majlis, suratjemputan kepada ustaz (ImamJabatan) dan lain-lain yangberkaitan.2.4 Musabaqah Membaca Al-Quran/ Tilawah Al-Quran2.5 Persatuan Agama untukKakitangan JabatanKementerian3 Akta/Perundangan/Peraturan3.1 Akta/Perundangan/Peraturan- AmSurat menyurat mengenaimusabaqah Al-Quran, suratjemputan dab aturcara majlis.Surat menyurat mengenaiceramah, edaran ceramah,kuliah-kuliah agama,jemoutan menghadiri kursusdiluar jabatan dan jadualkuliah.Surat menyurat am yangberkaitan dengan akta danperundangan, hujah-hujahdan ucapan-ucapan mengenaiRekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamat19


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahanakta, penjelasanan mengenaiakta dan sebagainya.tempoh simpanan10 tahun di3.2 Akta/Perundangan/Peraturan-Akta RahsiaRasmi3.3 Akta/Perundangan/Peraturan- EnakmenNegeri3.4 Akta/Perundangan/Peraturan- Jabatan3.5 Akta/Perundangan/Peraturan- Kementerian/Agensi/ Jabatan Dalamdan Luar Negeri3.6 Akta/Perundangan/Peraturan- KhidmatNasihat Undang-undang3.7 Akta/Perundangan/Peraturan- PermohonanSurat-surat perlantikanpegawai-pegawai di bawahkuasa undang-undang,salinan akta dan suratmenyurat mengenai AktaRahsia Rasmi.Surat menyurat mengenaienakmen sesebuah negeri,pindaan-pindaan dan hal-halyang berkaitan dengannya.Surat-menyurat mengenaipenjelasan aktaJabatan/Agensi sepertidefinisi dan istilah, pindaanlaporan-laporan mesyuarat,kertas-kertas cadanganpenggubalan akta dan suratmenyurat dengan PeguamNegara dan lain-lain yangberkaitan.Mengandungi bil, akta danperundangan, ’statutoryorders’ dan peraturanperaturanKementerian/Jabatan/Agensi; kertas kerja, laporanlaporan,deraf penggubalanakta, pindaan-pindaan yangdikeluarkan, penjelasanpenjelasanakta dan hal-halyang berkaitan denganperkara-perkara di atas.Surat-menyurat mengenaiperlantikan PenasihatUndang-undang, senaraitugas pegawai undangundang,surat menyuratdengan Jabatan PeguamNegara untuk mendapatkankhidmat nasihat berkaitandengan undang-undang.Surat permohonan daripadaagensi-agensi, individu-Jabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.-sda--sda-Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tamat20


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahanUntuk Salinan Akta/Perundangan/ Undangundangindividu dan lain-lain untukmendapatkan salinan akta,peraturan dan pengirimanakta.4 Alamat4.1 Alamat - Am Surat menyurat mengenainombor telefon danpengumuman pertukaranalamat, agensi-agensikerajaan dan badan-badanswasta, senarai alamat dannombor telefon.5 Arahan/ Pekeliling/Perintah/ Peraturan/Panduan5.1 Arahan/ Pekeliling/Perintah/ Peraturan/Panduan5.2 Arahan/ Pekeliling/Perintah/ Peraturan/Panduan- Yang diterima-Pekeliling Am- Surat Pekeliling Am- Pekeliling Perkhidmatan- Surat PekelilingPerkhidmatan-PekelilingPerbendaharaan- Pekeliling KontrakPerbendaharaan- Surat PekelilingPerbendaharaan- Pekeliling PendaftaranKontrak Perbendaharaan- Pekeliling AkautanNegara- Surat PekelilingAkauntan Negara- Surat Pekeliling JPM danlain-lain Surat Pekeliling5.3 Manual Prosedur Kerja(MPK)Mengandungi arahan,perintah, pekeliling,peraturan dan panduan yangdiwujudkan oleh Jabatan/Agensi untuk merangkumipentadbirannya.Mengandungi arahan,perintah,pekeliling, peraturandan panduan yangdiwujudkan oleh Jabatan/Agensi untuk merangkumipentadbirannya.Mengandungi surat-menyuratmengenai penyedian MPK,panduan penyedian MPK,tempoh simpanan 2tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.Rekod disimpankekal di Jabatan.21


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahanminit mesyuarat mengenaiPenyediaan MPK5.4 Surat-menyurat berkaitandengan Surat PekelilingMengandungi surat-menyuratberkaitan dengan surat-suratpekeliling.6 Darurat6.1 Bantuan Darurat Mengandungi hal-halberhubung tindakan danbantuan darurat, tindakanberjaga-jaga/ keselamatanKementerian/ Jabatan danhal-hal yang berkaitan .6.2 Jawatankuasa KhasMenghadapi DaruratMeliputi surat-menyurat,panggilan mesyuarat, minitmesyuarat, minit mesyuaratberkaitan denganperancangan Kementerian/Jabatan semasa keadaandarurat, laporan-laporan dansebagainya.7 Harta7.1 Pengisytiharan Harta Mengandungi borang-borangpengisytiharan harta pegawaipegawai,laporanpengisytiharan harta dansurat-surat untukmengemukakan borangborangpengisytiharan harta.8 Hubungan Awam danSeranta8.1 Hubungan Awam danSeranta- AmMengandungi perkaraperkarapentadbiranmengenai hal ehwal awamdan perhubungan seranta.8.2 Aduan Dari Orang Ramai Aduan dari orang ramaimengenai perkhidmatanJabatan (melalui surat, peticadangan,akhbar dll.) dantindakan susulan keatasaduan.8.3 Fail Terapung/ Timbul Mengandungi salinan ketigapelbagai surat menyuratRekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan25 tahun selepaspegawai berkenaanbersara/ meninggaldunia.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat22


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahanjabatan yang dihantar kepadainstitusi luar yang diedarkanuntuk maklumam pegawai/kakitangan Jabatan.8.4 Lawatan Rasmi Orang-Orang Kenamaan8.5 Majlis-majlis RasmiKerajaanMengandungi suratpengumuman lawatan,surat/minit berhubungpersiapan lawatan, aturcaralawatan, curriculum vitaetetamu kehormat dan lainlainperkara yang berkaitan.Surat-suratjemputan,aturcara majlis,nsenarai nama wakil Jabatan,surat pengesanan kehadirandan surat menyuratberkaitan.8.6 Pameran Surat menyurat mengenaipameran, jemputanmenghadiri pameran/mengambil bahagian dalampameran, permohonanpinjaman bahan dan hal-hallain yang berkaitan.8.7 Persidangan Akhbar Mengandungi suratmakluman jabatan keJabatan Penerangan dan lainlainmedia massa berhubungsidang akhbar sesuatu projekserta maklumat-maklumatuntuk siaran akhbar.8.8 Pertanyaan Dari OrangAwamSurat-menyurat pertanyaandan permohonan maklumatmengenai Kementerian/Jabatan/ Agensi dari orangawam dan surat-suratjemputan.9 Insuran9.1 Tuntutan Insuran Mengandungi surat menyuratberhubung tuntutanpampasan insuran, salinanreport polis, laporankemalangan dan hal-hal yangberkaitan.9.2 Surat Menyurat Am Surat mengenai premiuminsuran, caruman majikankepada polisi insuran, notatempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.-sda-Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 223


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahandebit, bayaran premium,perlindungan insuran danrisalah-risalah daripadasyarikat insuran.10 Istiadat/ Protokol10.1 Istiadat/ Protokol Mengandungi susunankeutamaan pegawai-pegawaikanan kerajaan untuk majlismajlisrasmi, senaraikeutamaan pegawai-pegawaiJabatan/ Kementerian,catatan mesyuarat,pencalonan pegawai-pegawaiprotokol untuk majlis-majlisrasmi dan surat menyuratdengan Jabatan PerdanaMenteri mengenai protokol.11 Istilah11.1 Istilah –Am Senarai istilah mengenaipelbagai bidang, bukupanduan istilah, suratmenyurat dengan DewanBahasa dan Pustaka.11.2 Jawatankuasa IstilahJabatan12 Jawatankuasa12.1 JawatankuasaKeanggotaan DalamJabatanMengandungin suratmakluman mesyuarat, minitmesyuarat jawatankuasaistilah Jabatan, bukupanduan pembentukan istilahserta senarai istilah yangdikumpul.Mengandungi surat menyuratmengenai keanggotaanJabatan dalamJawatankuasa-jawatankuasajabatan sendiri mengenai halhalperjawatan, pertubuhan,organisasi dan lain-lainberhubung dengan sesuatulembaga, majlis,jawatankuasa kerja dansebagainya; termasuk jugafungsi, agenda mesyuarat dansurat menyurat yangberkaitan dengannya.tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.24


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan12.2 JawatankuasaKeanggotaan Luar JabatanMengandungin suratmenyurat mengenaikeanggotaan jabatan dalamjawatankuasa-jawatankuasaluar jabatan yang meliputihal-hal pertubuhan,organisasi dan lain-lainberhubung dengan sesuatulembaga, majlis,jawatankuasa kerja dansebagainya; termasuk jugafungsi, agenda mesyuarat dansurat menyurat yangberkaitan dengannya.13 Kemalangan13.1 Kemalangan- Dasar Dasar, peraturan, panduanberhubung dengankemalangan kenderaan dankakitangan Kementerian/Jabatan/ Agensi.13.2 Kemalangan- Kenderaan Surat menyurat mengenaikemalangan, salinan laporanpolis, laporan kemalangan,surat kepada syarikat insurandan lain-lain surat yangberkaitan.13.3 Kemalangan Besar(Kemaangan kakitanganSila lihat dibawahPersonel- Kemalangan &Kecederaan)14 Kempen & Rayuan14.1 Kempen & Rayuan-Anjuran Kementerian/Jabatan/ AgensiSurat menyurat mengenaikemalangan, salinan laporanpolis, laporan kemalangan,surat kepada syarikat insurandan lain-lain surat yangberkaitan.Mengandungi minitmesyuarat, kertas kerja,anggaran perbelanjaankempen, risalah/ poster danlain-lain yang berkaitan.Rekoddimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Sila rujuk kepadaArkib Negarasebelum rekoddimusnahkan.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekoddimusnahkanselepas tamattempoh simpanan10 tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Sila rujuk kepadaArkib Negarasebelum rekoddimusnahkan.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.25


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan14.2 Kempen & Rayuan-Anjuran Kementerian/Jabatan/ Agensi meliputiPelbagai Jenis Kempen &Rayuan seperti :Mengandungi surat-suratmakluman mengenaikempen/ rayuan, suratedaran kepada kakitanganjabatan, senarai nama- Skim SumbanganAmal Jariahpenyumbang dan surat akuanterima/ ucapan penghargaan.- Tabung Darah- Skim AmanahSaham Nasional- Rayuan PembinaanMasjid/Surau/Sekolah- Rayuan HariPahlawan- Kebakaran dan lain-lain15 Kemudahan15.1 Kantin Tender kantin, senaraimakanan, salinan lesenkantin, bil sewa, perjanjiansewa kantin dan salinanbaucer bayaran, surat-suratperjanjian pengelolaan kantin.15.2 Kemudahan TempatSembahyang/ Surau15.3 Penyewaan PerabotperabotKerajaanSurat-surat mengenaisumbangan sejadah,permohonan untumembesarkan tempatsembahyang, peraturan danpenggunaan biliksembahyang.Peraturan penyewaan perabotkerajaan, surat-suratmengenai penyewaan perabotkerajaan, borang-borangpermohonan penyewaanperabot-perabot.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun perjanjiantamat/selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.15.4 Penyewaan Rumah-rumahKerajaanSurat-surat pekelilingberkaitan, borang-borangpermohonan untuk menyewarumah-rumah kerajaan dankadar sewa bayaran untukrumah kerajaan, borangpermohonan dari pegawai/kakitangan.-sda-26


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan15.5 Sudut Kopi/ Kafetaria Memo mengenai pembelianbarang-barang sudut kopi16 Kerjasama danPerhubungan16.1 Kerjasama danPerhubungan DalamNegeri16.2 Kerjasama danPerhubungan Luar Negeri(Keahlian dalam sesuatupertubuhan lihat di bawahpertubuhan, kelab,persatuan luar negeri)16.3 Kerjasama DanPerhubungan –PusatPengajian Tinggidan peraturan menggunakansudut kopi, surat mengenaipengurusan kafetaria/kantindan kemudahan tempatmakan.Surat-surat panggilanmesyuarat, laporan ringkasmengenai mesyuarat, aktivitikerjasama dan perhubunganantara Jabatan/ AgensiKerajaan Pusat dan Negerimengenai hal-hal kesenian,kebudayaan, sejarah dan lainlainyang berkaitan.Surat-surat menyuratmengenai aktiviti-aktivitikerjasama dan perhubungandengan negara-negara luardan pertubuhan-pertubuhanantarabangsa seperti BangsabangsaBersatu, Asean,Unesco dan lain-lain untukmendapatkan maklumatmaklumat,kertas-kerja,kertas kerja, pameran, hal-halkebudayaan, bantuanteknikal dan lain-lain yangberkaitan.Mengandungi surat-menyuratdengan piha universiti, kolejdan lain-lain institusipengajian mengenai soalselidik, akta peraturanpengajian tinggi, pentadbiraninstitusi, ijazah-ijazah angdiiktiraf, senarai siswazahdan lain-lain hal yangberkaitan.17. Keselamatan17.1 Keselamatan Dasar Mengandungi arahan,panduan dan pekelilingberhubung hal-halkeselamatan Jabatan/Agensi,-sda-Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamat27


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahankeperluan-keperluankeselamatan seperti kawasanlarangan/terhad dan langkahlangkahkeselamatan yang diambil.17.2 Bantuan Polis Surat menyurat memohonbantuan polis untuk latihanpengawal keselamatan atauupacara tertentu.tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.17.3 Buku Daftar Pelawat. Mengandungi butir-butir diripelawat iaitu nama, nomborkad pengenalan, alamat,tujuan lawatan/pegawai yangditemui, waktu masuk/waktukeluar serta tandatangan.17.4 Giliran BertugasKakitangan Keselamatan.Senarai giliran bertugas,senarai pegawai/kakitanganbertugas.17.5 Kawalan Kebakaran. Mengandungi laporankebakaran dan laporanpenyiasatan polis, risalahkawalan dan pencegahankebakaran, makluman’firedrill’ dan perlantikan AJKkebakaran.17.6 Kebenaran MemasukiPejabat Selepas WaktuPejabat.Permohonan untuk berada dipejabat selepas waktupejabat, borang kebenaranmemasuki Jabatan.17.7 Keselamatan Fail. Laporan kehilangan fail,pekeliling mengenakeselamatan fail, memomengenai pengeluaranmaklumat dari fail.17.8 Keselamatan Fizikal Surat menyurat mengenaikeselamatan fizikalbangunan, pemasangan alatalatkeselamatan sepertisistem pemagaran, kunci danmangga, alat-alat pencegahRekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 2tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tidakdperlukan lagi dansemua tindakanselesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkanapabila tidakdiperlukan lagi dansemua tindakan28


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahankebakaran dan lain-lain. selesai.17.9 Laporan Kebakaran Mengandungi laporankebakaran dan laporanpenyiasatan polis.Rekod di pindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 517.10 Laporan KehilanganHartabendaLaporan kehilangan danlaporan kepada polis17.11 Pas Keselamatan Jabatan Sura-surat/borangpermohonan pas keselamatanJabatan, surat penyerahanpas keselamatan dan akuanterima serta memo kepadakakitangan berhubungpenggunaan pas keselamatan.17.12 Pas Pelawat Mengandungi borang paspelawat.17.3 Pengawalan Keselamatan Surat-menyurat mengenaipengawalan keselamatanbangunan, penyimpanankunci dan mangga.18 Laporan Dan Perangkaan18.1 Laporan Am Surat menyurat berhubungpenyediaan laporan, arahansupaya memajukan laporanmengikut masa yangditetapkan, formatpenyediaan laporan dansebagainya.18.2 Laporan-Harian Mingguan. Mengandungi laporan kerjaharian/mingguankakitangan/unit/bahagiandan surat menyurat berkaitandengannya.tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 4tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 2tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.29


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan18.3 Laporan Dan Perangkaan-Bulanan.18.4 Laporan Dan Perangkaan-Suku Tahun18.5 Laporan Dan PerangkaanTahunan.Mengandungi laporankemajuan/dan perangkaanbulanan Jabatan/Agensitermasuk Bahagian-bahagian,Unit-unit dan dan Cawanganserta lain-lain hal yangberkaitan dengannya.Mengandungi laporankemajuan kerja suku tahununtuk pengurusan utamasesebuah Jabatan/AgensiKerajaan; termasuk jugalaporan-laporanBahagian/Cawangan/Unitserta lain-lain hal yangberkaitan dengannya.a. Mengandungi laporankemajuan tahunanJabatan/Agensi, termasuklaporan kemajuan tahunanCawangan/Bahagian/Unitdan lain-lain suratmenyurat yang berkaitan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 2tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatansekiranya laporantahunan tidakdidapati. Jikalaporan tahunandidapati, rekoddimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.19 Lawatan19.1 Buku Daftar PelawatOrang-orang Kenamaan(V.I.P)b. Buku Laporan Tahunanyang dicetak.Mengandungi butir-butirpelawat iaitu nama, alamat,jawatan, tarikh lawatan dantandatangan pelawat.19.2 Lawatan Dari Luar Negeri. Mengandungi surat-suratmemohon kebenaranmembuat lawatan, aturcaralawatan dan surat ucapanSenaskhah dihantarke Arkib Negaraapabila siap dicetak.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas bukupenuh ataupun 5tahun daripadatarikh dibuka.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 2tahundi Jabatan30


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahanterima kasih.dipatuhi dan semuatindakan selesa.19.3Lawatan Ke Luar Negeri Borang-borang permohonankebenaran menghadiripersidangan, seminar danlawatan rasmi/tidak rasmi keluar negeri serta suratkelulusan dari kementerian.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.19.4 Lawatan Orang-orang Lihat di bawah HubunganKenamaan19.5 Lawatan Rasmi KetuaSetiausaha, KetuaJabatan, Ketua Pengarahke Cawangan/Bahagian.20. Lembaga/Panel Penasihat20.1 Lembaga/Panel Penasihat-Am20.2 Lembaga Penasihat-Mesyuarat.20.3 Lembaga PenasihatPerlantikan Ahli.21 Lencana.Emblem DanBendera21.1 Lencana, Emblem DanBendera- AmAwam dan seranta (8.4).Mengandungi suratmakluman lawatan termasukmasa yang ditetapkan,aturcara lawatan, laporanlawatan dan lain-lain suratyang berkaitan.Surat menyurat mengenaicadangan penubuhanLembaga/Panel Penasihat,dasar-dasar perlantikan ahli,warta kerajaan berhubungdengan perlantikan AhliLembaga Penasihat dan suratmenyurat berkaitan.Mengandungi surat panggilanmesyuarat, minit-minitmesyuarat, kertascadangan/kertas kerja untukpertimbangan LembagaPenasihat.Mengandungi surat cadanganperlantikan LembagaPenasihat, surat persetujuanperlantikan, peraturanperaturan/syarat-syaratberhubung denganperlantikan dan perletakanjawatan, surat maklumankepada Kementerian dan lainlainsurat yang berkaitan.Meliputi surat-menyuratmengenai peraduan merekaRekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tamat31


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahanbentuk lencana, emblem,bendera Kementerian/Jabatan/Agensi, cadangancadangancogankata, iklanperaduan dan lain-lain halyang berkaitan.21.2 Lencana, Emblem DanBendera-JawatankuasaPemilihan (Mengenaipembelian danpembekalan lihat dibawahtajuk besar‘Kelengkapan danBekalan’).Mengandungi minitmesyuarat pemilihan;lencana, emblem, benderaserta cogankata yang dipilihuntuk dijadikan lencana,emblem, bendera rasmiKementerian/Jabatan/Agensi.22 Lesen Dan Permit22.1 Lesen Dan Permit-Am. Meliputi surat menyuratsecara am berhubung denganmemperolehi lesen dan permituntuk pelbagai keperluanJabatan/Agensi seperti lesenradio, permit mengimportbarang-barang dansebagainya.22.2 Lesen/Permit Senjatapi Mengandungi surat menyuratmemperolehi danmemperbaharui lesen danpermit untuk senjatapi(Mengenai lesen kenderaan,lihat tajuk besar ‘Kelengkapandan Bekalan Kenderaan’).23 Mesyuarat/Perbincangan23.1 Mesyuarat Dalam Jabatan-Mesyuarat Ketua-KetuaBahagian/Cawangan/Unit-Mesyuarat BulananBahagian/Cawangan/Unit.-Mesyuarat-mesyuaratJawatankuasaa.Mengandungi suratpanggilan mesyuarat,agenda mesyuarat, minitminitmesyuarat, kertaskertaskerja dan laporalaporan.b.Rekod yang hanyamengandungi suratpanggilan mesyuarat,agenda mesyuarat dantidak mengandungi minitmesyuarat atau laporanpenting.tempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod disimpan diJabatan sehinggalesen dan permittamat dan senjatatidak digunakan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.(Sila rujuk kepadaArkib Negarasebelum rekoddimusnahkan).32


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan23.2 Mesyuarat Luar Jabatan-Mesyuarat Ketua-KetuaSetiausaha-Mesyuarat-Jawatankuasaa. Mengandungi suratpanggilan mesyuarat,agenda mesyuarat, minitminitmesyuarat, kertaskertaskerja dan laporanlaporan.b. Surat-surat panggilanmesyuarat, agendamesyuarat dan tidakmengandungi minitmesyuarat atau laporanyang penting.23.3 Mesyuarat Luar Negeri a.Mengandungi suratpanggilan mesyuarat,agenda mesyuarat, minitminitmesyuarat, kertaskertaskerja dan laporanlaporan.b. Surat-surat panggilanmesyuarat, agendamesyuarat dan tidakmengandungi minitmesyuarat atau laporanyan penting.24 Organisasi Jabatan24.1 Organisasi Am Surat menyurat mengenaidasar dan Prosedur dalammelaksanakan tanggungjawabJabatan/Agensi, surat-suratcadangan menyusun semulaJabatan/Agensi, bukupanduan kerja dan manualtatacara kerja.24.2 Carta Organisasi Carta Organisasi Jabatan,senarai pegawai, maklumatmengenai sejarah penubuhan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.(Sila rujuk kepadaArkib Negarasebelum rekoddimusnahkan).Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.(Sila rujuk kepadaArkib Negarasebelum rekoddimusnahkan).Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun di33


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahanJabatan.24.3 Organisasi Jabatan Kertas-kertas cadanganmenyusun semula Jabatan,minit mesyuaratpenyususnan semula Jabatan25 Pengangkutan DanPerjalanan25.1 Pengangkutan DanPerjalanan Am25.2 Kenderaan Jabatan (Faildibuka mengikut jenisdan nombor pendaftarankenderaan)25.2 Urusan MeletakKenderaan.26 Penghargaan26.1 Ucap Selamat/Tahniah/Takziahdan kertas kerja-kertas kerjayang berkaitan, penubuhanbahagian-bahagian baru,pertukaran nama bahagiandan pemindahan tugas.Penyata penempahan tikettiket,permohonan membuatperjalanan, tempahan tempatpenginapan,arahan/peraturan amperjalanan, urusan paspotdan surat-surat berkaitan.Mengandungi suratmesyuarat mengenaipembelian, pembaikan danpenyelenggaraan cukai jalandan polisi insuran, laporankemalangan (sekiranya ada)dan pelupusan kenderaanjabatan.Surat menyurat mengenaitempat meletak kenderaan,bayaran eletak kenderaan,pengeluaran tiket dan pasuntuk meletakkan kenderaan.Perutusan tahniah, kaducapan tahniah/takziah dansurat-surat penghargaan.27. Pengurusan Borang27.1 Pengurusan Borang Mengandungi surat menyuratberhubung penyediaanborang termasuk analisa,rekabentuk, kawalan,identifikasi dan autorisasiborang.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkan1 tahun selepaskenderaandilupuskan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 2tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.34


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan28. Pengurusan Rekod28.1 Pengurusan Rekod –Am Surat menyurat danpekeliling-pekelilingberhubung dengan programpengurusan rekod,pengurusan surat dan lainlainperaturan pengurusanrekod.28.2 Daftar Pergerakan Fail. Mengandungi catatanpergerakan fail iaitu namapeminjam dan tarikhpinjaman.28.3 Kuasa Pengkelasan Rekod. Mengandungi nama pegawaiyang dilantik untukmenentukan taraf rekod,senarai rekod yang diberitaraf berperingkat, cara-carapenyimpanan dan sebagainya.28.4 Pegawai Rekod Jabatan. Perlantikan Pegawai RekodJabatan, surat maklumankepada Arkib NegaraMalaysia, tugas-tugasPegawai Rekod Jabatan,makluman berhubungpertukaran PRJ, kursus PRJda lain-lain hal yangberkaitan.28.5 Pemisahan Rekod Mengandungi surat-menyuratdengan Arkib Negara, senaraipemindahan rekod, senaraifail-fail yang telahdimusnahkan, senarai fail-failyang telah dimusnahkan,senarai yang dipindahkan keArkib Negara, surat menyuratberhubung penyediaanJadual Pemisahan Rekod danlain-lain yang berkaitan.28.6 Senarai Fail Aktif Jabatan. Mengandungi butir-butir failseperti nombor kod danperkara/tajuk fail.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkanapabila tidakdiperlukan lagi dansemua tindakanselesai.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkanapabila tidakdiperlukan lagi dansemua tindakanselesai.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkanapabila diperlukanlagi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod disimpankekal di Jabatan.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkanapabila diperlukanlagi dan semuatindakan selesai.35


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan28.7 Sistem Fail Jabatan Minit mesyuarat sistem fail,perlaksanaan sistem fail danpanduan penggunaan sistemfail.29. Percetakan/Penerbitan29.1 Percetakan-Am Peraturan dan arahan kerjamencetak dan memfotostatdan permohonanmemfotostat.29.2 Percetakan- KadJemputan/Perayaan-Kalendar-Buku Cenderamata-Buku Harian Rasmi-Borang29.3 Percetakan-Penerbitan-Akhbar-Majalah-Risalah-Journal-PosterPermohonan untuk mencetakkad/kalendar/buku harianrasmi/borang, kerja-kerjagrafik atau rekabentuk,sebutharga dan pembayaranpercetakan.Surat menyurat mengenaipenyuntingan artikel-artikeluntuk buletin, risalahJabatan, permohonanmencetak, surat dari JabatanCetak, bekalan penerbitandan bayaran untukpercetakan.30. Perhubungan30.1 Perhubungan-Am Surat menyurat berhubungdengan kemudahanperhubungan Jabatan,brosur/katalog,senarai hargadan lain-lain perkara yangberkaitan.30.2 Perubungan-Paging-System-Telex/Teletype-PBX/PABX-Intercom-Mesin Fax-TelefonMengandungi surat menyuratmengenai pentadbiran,perolehan, pemasangan,penyenggaraan, operasi danpenggunaan kemudahansistem telex/teletype, pagingsystem, intercom, PX/PABXdan sebagainya.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 7tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 7tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.*Setiap penerbitanJabatan perludihantar ke ArkibNegara sebaiksahaja diterbitkan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tidakdiperlukan lagi dansemua tindakanselesai.30.3 Perhubungan-TelefonSurat menyurat mengenaipenggunaan telefon sepertijadual tugas operator telefon,Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 536


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahanmaklumat pertukaran nombortelefon Jabatan Kerajaan,permohonan sambungantambahan, pesanan bukupanduan telefon dan suratmenyurat yang berkaitan.31. Perjalanan31.1 Keluar Daerah. Borang-borang permohonanperjalanan keluar daerahdengan kenderaan Jabatan,penundaan perjalanan,kelulusan untuk keluardaerah, tempahan tiket-tiketpenginapan dan surat-suratyang berkaitan.31.2 Perjalanan Dengan KapalTerbangRisalah jadual penerbangan,tambang perjalanan dan suratmengenai penempahan tiket.31.3 Permohonan Visa Surat-surat kepada kedutaankedutaanasinng mengenaipermohonan visa untukkakitangan dan maklumatperibadi untuk menyokongpermohonan.32. PerkhidmatanPerpustakaan32.1 PerkhidmatanPerpustakaan-AmSurat menyurat am berkaitandengan pentadbiranperkhidmatan perpustakaandan peraturan penggunaanbahan perpustakaan.32.2 Akta Pemeliharaan Buku. Surat menyurat mengenaipenyerahan terbitan dibawahAkta Pemeliharaan Bukubukudan akuan penerimaanterbitan.32.3 Katalog, Bibliografi,Panducari dan PembaikanBahan Perpustakaan32.4 Perolehan BahanPerpustakaanSurat menyurat mengenaipembaikan buku, penyediaankatalog, bibliografi dansebagainya.Surat-surat berkaitanpenerbitan percuma, akauntahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan2tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.-sama-Rekod disimpankekal di Jabatan.37


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan-Permohonan PenerbitanPercuma Dan PembelianBukuterima permohonan danpemberian dan penerbitanpercuma, borang pesanan,salinan baucer bayaran,senarai penerimaan buku,laboran, terbitan, rísalah,majalah dan sebagainya,senarai harga dan32.5 Pinjaman AntaraPerpustakaanpengesahan penerimaan.Borang-borang memintapinjaman antaraperpustakaan, pemulanganbuku, peminjaman filem danpeminjaman rencana luarnegeri dan penghantaranborang-borang perpustakaan.33. Perkhidmatan Pos33.1 Perkhidmatan Pos –Am Surat menyurat berkaitandengan perkhidmatan posnegara, peraturan-peraturanJabatan Perkhidmatan Posdan laporankehilangan/kerosakan suratdan sebagainya.33.2 Buku Kira kira Belanja Pos(Fin.52)33.3 Buku Kiriman (DespatchBook)Am 109-Pin.3/82.33.4 Buku PendaftaranBungkus.Mengandungi butir-butirseperti nombor, tarikh, orangorangyangdialamatkan danbutir-butir belanja posdibayar dan nombor resit.Mengandungi butir-butirmengenai tarikh kiriman,perkara yang berkaitan, namapenerima dan akuanpenerimaan.Mengandungi butir-butirseperti nombor, tarikh, orangorangyang dialamatkan danbutir-butir belanja posdibayar dan nombor resit.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3ahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tidakdiperlukan lagi dansemua tindakanselesai. PeratranperaturanJabatanPerkhidmatan Posdisimpan kekal diJabatan.-sama-Sila rujuk SPP9/1986 danpastikan rekod telahdiaudit sebelumdimusnahkan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkan1 tahun dari tarikhpenerimaan suratakuan terima yangterakhir. Sila rujukSPP 9/1986 danastikan rekod telahdiaudit sebelumdimusnahkan.38


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan33.5 Buku Pendaftaran SuratsuratAm 10 – Pin.3/80.34. Persidangan, Kongres,Kolokium, Simposium,Seminar & Bengkel34.1 Persidangan, Kongres,Kolokium, Simposium,Seminar & Bengkel-Dalam Jabatan-Luar Jabatan-Luar Negeri35. Pertubuhan Kelab DanPersatuan35.1 Pertubuhan Kelab danPersatuan Dalam Jabatan35.2 Pertubuhan, Kelab DanPersatuan Dalam Negeri(*Luar Jabatan).Mengandungi maklumatmengenai nombor, tarikhpenerimaan, nombor failKementerian/Jabatan, tarikhsurat, daripada siapa, perkaradan dirujuk kepada.a. Mengandungi suratjemputan,permohonan/pencalonan dankelulusan/penolakanmenghadiri kerja, minit-minitdan laporan-laporan danrisalah-risalah penerangan.b. Hanya mengandungi suratjemputan,permohonan/pencalonan,kelulusan/penolakan untukmenghadiri, risalah-risalahpenerangan dan tidakmengandungi minit ataulaporan yang penting.Mengandungi minitmesyuarat, laporan-laporantahunan, penyata kewangan,nama-nama ahli dan yuranyuranberhubung denganpenubuhan, kelab, persatuantermasuk surat menyuratpanggilan mesyuarat dan halhalberhubung aktivitipertubuhan/kelab/persatuan.Mengandungi minit-minitmesyuarat, laporan-laporantahunan, penyata kewangan,nama ahli dan yuran-yuran,surat panggilan mesyuaratdan hal-hal berhubungaktivitipertubuhan/kelab/persatuan.Rekod dimusnahkan1 tahun dari tarikhpenerimaan suratakuan terima yangterakhir.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkan5 tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.(Sila rujuk kepadaArkib Negarasebelum rekoddimusnahkan).Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Sila rujuk denganArkib Negarasebelum rekoddipindahkan.39


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan35.3 Pertubuhan/Kelab DanPersatuan Luar NegeriMengandungi minit-minitmesyuarat, laporan-laporantahunan, penyata kewangan,nama-nama ahli dan yuranyuran,surat panggilanmesyuarat dan hal-halberhubung aktivitipertubuhan/kelab/persatuan.36. Pilihanraya36.1 Pilihanraya. Surat-surat pelepasan untukkeluar mengundi, kebenaranuntuk bertugas di haripilihanraya, senarai semakandaftar pemilih, suratmakluman mengenaipilihanraya dan suratmenyurat berkaitan.37. Prosesan Data37.1 Prosesan Data-Am Surat menyurat berhubungdengan perkembangan ataupertimbangan mengenaiprogram dan sistem prosesandata elektronik, kajiankemungkinan pembelajaran,pengawasan dan ujianpenggunaan sistem prosesandata.a. Mengandungi laporan/kajian kemungkinan.37.2 Jawatankuasa PemanduKomputerRekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatan.Rekod Dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.b. Tiada laporan. Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Minit mesyuaratJawatankuasa PemanduKomputer, minit mesyuaratpengguna komputer dankertas kerja pembelian alatkomputer dan instalasi alatkomputer.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.40


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan37.3 Kajian PenggunaanKomputerCadangan untuk pengenalansistem komputer, kertas kerjamengenai keperluan sistemkomputer dan kajiankemungkinan untuk membeliperkakasan dan perisian.38. Rancangan Malaysia.38.1 Rancangan Malaysia-Am Anggaran perbelanjaan,senarai projek pembelian danharta, minit mesyuaratJawatankuasa Perancang bagiRancangan Malaysia dancadangan-cadangan projekuntuk Rancangan-rancanganMalaysia.38.2 Rancangan Malaysia –Kajian Semula RancanganMalaysia.38.3 Rancangan Malaysia –Strategi Untuk RancanganMalaysia39. Rekaan, Cap Dagang DanHak Cipta39.1 Rekaan.Cap Dagang DanHak Cipta – AmMinit-minit mesyuaratjawatankuasa perancang bagiRancangan Malaysia dankertas kerja kajian semulaRancangan Malaysia.Catatan mesyuaratJawatankuasa strategistrategidan dasar RancanganMalaysia, minit mesyuaratpersediaan RancanganMalaysia.Meliputi surat menyuratberhubung dengan urusanmemperolehi lesen capdagang rekaan hak cipta,laporan pelanggaran hak ciptadan hal-hal yang berhubungdengannya.40. Taklimat/Ceramah40.1 Ceramah a. Surat menyurat mengenaipelbagai ceramah, jemputanceramah, senaraipenceramah, senarai pesertayang menghadiri ceramah dllyang berkaitan.b. Rekod-rekod yangmengandungi nota-notaceramah, risala-risalah danRekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan10 tahun diJabatan.-sama--sama-Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanan41


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahankertas kerja.kekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.40.2 Taklimat KepadaKakitangan Baru.Mengandungi notaperjumpaan dengankakitangan, jemputan untukmenghadiri taklimat dansenarai nama kakitanganbaru.40.3 Taklimat Kepada Menteri Surat-surat berkaitan dengantaklimat, laporan taklimat,nota-nota dan perkara yangberbangkit daripada taklimat,kertas untuk perbincangandengan menteridansebagainya.41. Urusan Parlimen41.1 Dewan Negara Mengandungi Titah UcapanDYMM Yang di Pertuan Agongsemasa upacara perasmianDewan Negara, teks ucapanMenteri dan Ahli DewanNegara, soalan-soalan danjawapan-jawapan berkaitandenganJabatan/Kementerian,laporan persidanganParlimen, ’Hansard’ dan’Order of the Day’.41.2 Mengandungi Titah UcapanDYMM Yang di Pertuan Agongsemasa upacara perasmianDewan Negara, teks ucapanMenteri dan Ahli DewanNegara, soalan-soalan danjawapan-jawapan berkaitandenganJabatan/Kementerian,laporan persidanganParlimen, ’Hansard’ dan’Order of the Day’.41.3 Pegawai Bertugas DiParlimen.Mengandungi jadualpersidangan Parlimen, senaraipegawai bertugas dan lainlainarahan kepada pegawaibertugas di Parlimen danjadual tugas pegawai.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dipindahkanke Arkib Negarauntuk simpanankekal selepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 3tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.42


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod TindakanPemisahan42. Waktu Bekerja/SistemKad Perakam Waktu.42.1 Buku Kedatangan(Attendance Book Am 72Pin.9/66)Mengandungi butir-butirseperi tarikh, nama, waktusampai dan keluar dantandatangan.42.2 Kad Perakam Waktu. Kad perakam waktupegawai/kakitangan.1. Kuning2. Hijau3. Merah42.3 Laporan Kad PerakamWaktu.42.4 Sistem Kad PerakamWaktu.Mengandungi kad perakamwaktu, laporan harian,mingguan dan bulanan,senarai pegawai bertugas.Surat menyurat daripadaJabatan Perdana Menterimengenai penggunaan kadperakam waktu, formatformatlaporan, panduan dansebagainya.43. Warta Kerajaan.43.1 Warta Kerajaan Naskhah-naskahah wartakerajaan43.2 Warta KerajaanPembekalan.Surat menyurat mengenaipembekalan warta kerajaan,kenaikan kadar harga barudan cara membaharuilangganan warta kerajaan,senarai pembahagian wartakerajaan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Musnah selepas 1tahun.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 1tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.Simpan di Jabatanuntuk tujuanrujukan.Sila hubungi ArkibNegara sebelumwarta kerajaandimusnahkan.Rekod dimusnahkanselepas tamattempoh simpanan 5tahun di Jabatandipatuhi dan semuatindakan selesai.43


JADUAL PEMISAHAN REKOD AMREKOD BANGUNAN DAN HARTAJADUAL 244


REKOD BANGUNAN DAN HARTATAJUKMUKA SURAT1. Kemudahan. 47 - 482. Pengubahsuaian/Penyelenggaraan dan danPembaikan Bangunan 48 - 493. Penyewaan Bangunan/Peruntukan RuangPerhiasan Bangunan. 494. Penyewaan Tanah 495. Perolehan/Pembinaan Bangunan 50 - 516. Perolehan/Penjualan Tanah 517. Sistem Mencegah Kebakaran 518. Tanah – Penyenggaraan 5245


Jadual 2 - BANGUNAN DAN HARTAJadual 2 meliputi rekod-rekod berkaitan dengan perolehan, penggunaan sertapelupusan tanah dan bangunan-bangunan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan.Kemudahan-kemudahan ruang pejabat diperolehi melalui pembelian ataupenyewaan bangunan-bangunan yang sedia ada atau pun melalui pembinaanbangunan-bangunan yang baru.Ia juga merangkumi rekod-rekod mengenai pengubahsuaian, penyenggaaandan pengindahan kawasan serta pemasangan kemudahan-kemudahan asasseperti bekalan air, elektrik, alat hawa dingin dan sebagainya.Jadual ini tidak boleh digunakan untuk pemisahan rekod-rekod ’functional’yang diwujudkan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan ketika melaksanakan fungsifungsiasasnya.46


JADUAL PEMISAHAN REKOD AMBANGUNAN DAN HARTABil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan1. Kemudahan.1.1 Bekalan Air. Surat menyurat mengenaipemasangan sistem bekalanair dan pelan-pelanberkaitan dengan kerja-kerjaberkenaan.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan apabilatidak diperlukan lagi dansemua tindakan selesai.1.2 Bekalan Elektrik. Surat menyurat mengenaipemasangan, pendawaian-sama-semula elektrik dan pelan.1.3 Bil Air dan Elektrik. Bil-bil air dan elektrik,baucer bayaran dantunggakan bil.1.4 Hawa Dingin. Surat menyurat mengenaipemasangan hawa dingindan pelan saluran hawadingin, sebutharga, inboisdan baucer bayaran.1.5 Lif. Surat menyurat mengenaipemasangan lif, sebuthargamembaiki lif, pemeriksaanlif, inbois dan baucer1.6 Pembaikan/Penyelenggaraan SistemBekalan Air1.7 Pembaikan/Penyelenggaraan SistemBekalan Elektrik.1.8 Pembaikan/Penyelenggaraan SistemHawa Dingin.1.9 Pembaikan/Penyelenggaraan Lif.bayaran.Surat menyurat berkaitandengan pembaikan danpenyelenggaraan alat danbaucer bayaran.Surat menyurat mengenaipemeriksaan , pembaikandan penggunaan alat-alatelektrik, sebutharga, inboisdan baucer bayaran.Penyelenggaraan/pembaikandan kontrak perkhidmatanhawa dingin, sebutharga,inbois dan baucer bayaran.Operasi, penyelenggaraandan pembaikan lif,sebutharga membaiki lif,pemeriksaan lif, inbois danbaucer bayaran.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod disimpan diJabatan selagi diperlukandan dimusnahkan apabilatidak diperlukan dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.-sama-Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.-sama--sama-47


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan1.10 PembersihanPembuangan SampahSurat menyurat mengenaitawaran kerja, sebutharga,perjanjian perkhidmatan-samamencucidan membersihkanpejabat, inbois dan baucerbayaran.1.11 Pembersihan Tandas. Sebutharga, kontrakpembersihan, pembaikantandas dan baucer bayaran.-sama-1.12 Pencegahan Serangga DanTikus2. Pengubahsuaian/Penyelenggaraan DanPembaikan Bangunan2.1 Dasar Pengubahsuaian,Penyelenggaraan &Pembaikan Bangunan.2.2 Aduan KerosakanBangunan.Kontrak pencegahanserangga dan tikus, senaraisyarikat, sebutharga, inboisdan baucer bayaran.Pelan-pelan bangunan,kertas kerja, suratpekeliling, arahan danperkara-perkara dasarmengenai pengubahsuaian,penyelenggaraan danpembaikan bangunan.Borang-borang aduankerosakan bangunan danpermintaan untuk membaikikerosakan.2.3 Kerosakan Besar. Surat menyurat mengenaikerosakan besar akibatdaripada malapetaka sepertibanjir, ribut, kejadianjenayah, kebakaran, bomdan sebagainya, laporankerosakan dan laporanpenyiasatan polis.2.4 Pembaikan/Penyelenggaraan2.5 Permohonan UntukMengubahsuai BangunanSurat menyurat mengenaipembaikan danpenyelenggaraan bangunan,kelulusan Jabatan KerjaRaya, lukisan kasar,spesifikasi bangunan danbaucer bayaran.Borang pesanan kerja untukmengubahsuai bngunan danmembuat tambahan kepadabangunan, penyataperbelanjaan, peraturan-sama-Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan10 tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.-sama-48


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanuntuk tambahan kewangandan pengesahan untukkerja-kerja yang diluluskan.2.6 Ubahsuai Bangunan. Surat menyurat mengenaipengubahsuaian bangunan,kelulusan Jabatan KerjaRaya, pelan bangunan,kerja-kerja, cadngnmengubhsuai bangunn danbaucer-baucer bayaran.3. PenyewaanBangunan/PeruntukanRuang/PerhiasanBangunan3.1 Dasar PenyewaanBangunan.Dasar penyewaan bangunan,rahan, surat pekeliling danprosedur menyewabangunan.3.2 Penyewaan Bangunan Surat menyurat mengenaipenyewaan bangunan,dokumen berkaitan dengankeperluan bangunan/ruangpejabat, kelulusan JabatanPerdana Menteri, penilaianpelan, surat perjanjianpenyewaan bangunan,urusan dan mengubahsuaibangunan dn bayaran sewa.3.3 Perhiasan Bangunan Surat menyurat berkaitandengan perhiasanbangunan, pembekalanpokok/pasu bunga,sebuthrg, inbois dan baucerbayaran.3.4 PeruntukanRuang/PemasanganSesekat4. Penyewaan Tanah4.1 Dasar Dan PeraturanPenyewaan Tanah.Perancangan dan keperluanruang, pemasangan sesekat,sebutharga dan dokumenkontrak, inbois dan baucerbayaran.Dasar dan peratoranmengenai penyewaan tanahdan surat menyuratberkaitan.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 7tahun di Jabatan.-sama--sama-Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.-sama-Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan10 tahun di Jabatan.4.2 Penyewaan Tanah Surat menyurat mengenaipenyewaan tahun sepertiRekod dimusnahkan 7tahun selepas49


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan8. Tanah Penyenggaraan8.1 Parit Dan Saliran Surat menyurat mengenailangkah pengawalan tanahdaripada runtuh atau banjirdan pembinaan saluran air,sebutharga, inbois danbaucer bayaran.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.8.2 Pembinaan Jalan Pembinaan,penyelenggaraan dan kerjakerjamembaiki jalanraya,dokumen kontrak, pelanlakar pembinaan jalan danbaucer bayaran.8.3 PengindahanDataran(’Landscaping’)Surat menyurat mengenaikerja ’lndscaping’. Penjagaantumbuh-tumbuhan dankawasan dan pengawasankerja-kerja, pemotonganrumput,kontrakmenjalankan kerja-kerja danbaucer bayaran.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan10 tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.52


JADUAL PEMISAHAN REKOD AMREKOD KELENGKAPAN DAN BEKALANJADUAL 353


REKOD KELENGKAPAN DAN BEKALANTAJUKMUKA SURAT1. Alatulis 56 - 572. Alat-alat Pembinaan Dan Lain-lain Alat(Selain Daripada Alat Kelengkapan Pejabat) 57 - 583. Alat Prosesan dan Elektronik 58 - 604. Bekalan Makanan 60 - 615. Kenderaan 61 - 636. Pakaian dan Kelengkapan Pakaian 63 - 657. Pembelian Harta Modal Dan Bekalan 65 - 67Pejabat.54


Jadual 3 - KELENGKAPAN DAN BEKALANJadual 3 meliputi rekod-rekod berkaitan dengan aktiviti-aktiviti perolehn,pengeluaran, penyelenggaraan dan pembaikan alat-alat kelengkapan danbekalan Jabatan/Agensi Kerajaan; penyimpanan inventori; serta pelupusanbahan-bahan yang usang dan berlebihan.Jadual ini tidak boleh digunakan untuk pemisahan rekod-rekod ’functional’yang diwujudkan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan ketika melaksanakan fungsifungsiasasnya.55


KELENGKAPAN DAN BEKALANJADUAL PEMISAHAN REKOD AMBil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan1. Alatulis1.1 Dasar Pembelian Alatulis Surat Pekeliling KontrakPerbendaharaan, arahandan dasar Jabatan mengenaipembelian, penggunaan danpelupusan alatulis.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastidak diperlukan lagi diJabatan dan semua1.2 Buku Stok. Buku stok alat-alat pejabatdan lain-lain alat yangmengandungi butir-butirmengenai alat-alat yangdidapati dalamJabatan/Agensi.1.3 Kehilangan Alatulis. Laporan kehilangan alatulis,laporan penyiasatan danminit mesyuarat.1.4 Pelupusan Alatulis YangRosak, Hilang Atau TidakBoleh Digunakan.1.5 Pembelian Alatulis Seperti-Pen-Kelip-Kertas Dan Lain-Lain1.6 Penghantaran DanPengedaran/PengeluaranAlatulis.Laporan Lembaga Pemeriksake atas alatulis yang rosak,hilang atau tidak bolehdigunakan dan pelupusanalat-alat tulis.Permintaan membuatpesanan tempatan, borangpesanan kerajaan,sebutharga, inbois danbaucer bayaran.Surat-surat berkaitandengan pengeluaran danpengedaran alatulis kepadabahagian-bahagian,cawangan-cawangan danunit-unit, akuan penerimaandan penyemakan alatulisyang diterima.1.7 Pesanan Alatulis. Borang-borang permohonanuntuk membeli alatulis,senarai alatulis yangdiperlukan dan kebenaranuntuk membeli alatulis.tindakan selesai.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan semuatindakan selesai danselepas diaudit.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.-sama-Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit dan segalaperaturan dibawah SuratPekeliling Perbendaharaan9/986 dipatuhi.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.56


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan1.8 Sebutharga Alatulis Surat panggilan sebuthargaalatulis, katalog dan minitmesyuarat sebutharga2. Alat-alat Pembinaan & LainlainAlat (Selain DaripadaAlat Kelengkapan Pejabat).2.1 Dasar Mengenai Alat-alatPembinaan Dan Lain-lainAlat.2.2 Inventori Dan Perkiraan AlatalatPembinaan/Lain-lainAlat Pengambilan Stok2.3 Kehilangan Alat-alatPembinaan Dan Lain-lainAlat.Surat Pekeliling KontrakPerbendaharaan,arahan dandasar Jabatan mengenaipembelian, penggunaan danpelupusan alat-alat.Senarai alat-alat pembinaandan lain-lain alat, nomborinventori, lokasi alat,penyata penyimpananpengeluaran alat-alatpembinaan dan lain-lainalat, pengambilan stok &surat menyurat berkaitandengan kawalan stok.Laporan Kehilangan, laporanpenyiasatan ke atas alat-alatpejabat yang hilang, laporanpolis, minit mesyuarat dansurat menyurat denganpihak polis.2.4 Lukisan Dan Spesifikasi. Lukisan-lukisan awal dantetap alat-alat pembinaandan lain-lain alat yangdiperlukan dan spesifikasimengenai rekaan alat-alatpembinaan dan lain-lainalat.2.5 Pelupusan Alat-alatPembinaan & Lain-lain AlatYang Lama, Rosak, Hilang &Yang Tidak Boleh Diperbaiki.2.6 Pembelian Alat-alatPembinaan Dan Lain-lainAlat.Surat menyurat mengenaiperlantikan lembagapemeriksa, laporan lembagapemeriksa ke atas alat-alatpembinaan dan lain-lainalat, sijil pengesahanpelupusan alat-alat danhapuskira alat-alat.Permintaan membuatpesanan tempatan, borangpesanan kerajaan, notapenghantaran dan baucerbayaran surat menyuratRekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 7tahun di Jabatan.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan selepasperalatan dilupuskan.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod disimpan 3 tahundi Jabatan dan dirujukkepada Arkib Negarasebelum dimusnahkan.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.57


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanberkaitan dengan pembelianalat-alat.2.7 Pengeluaran Alat-alatPembinaan & Lain-lain AlatDaripada Stor.2.8 Penghantaran danPengedaran Alat-alatPembinaan Dan Lain-lainAlat.2.9 Penyelenggaraan/PembaikanAlat-alat Pembinaan DanLain-Lain Alat2.10 Pesanan Alat-alat Pembinaan& Lain-lain Alat Seperti AlatDapur, Alat Kimia, AlatKeselamatan, Alat Senjata &sebagainya.2.11 Sebutharga Alat PembinaanDan Lain-lain Alat.Surat permintaan alat-alatpembinaan dan lain-lain alatdaripada setor, stok alat-alatyang didapati, pengeluaranalat-alat daripada stor.Surat menyurat berkaitandengan penghantanran alatalatpejbat ke bahagianbahagian,cawangancawangandan unit-unit, sijilakaun penerimaan danpenyemakan alat-alat yangditerima.Surat panggilan sebuthargauntuk membaiki alat-alatpembinaan dan lain-lainalat, senarai syarikatsebutharga/kontrak untukmembaiki danmenyelenggara alat-alatpembinaan dan lain-lainalat, borang pesanantemptan, inbois dan baucerbayaran.Surat panggilan sebuthargadaripada syarikat-syarikatpembekal, sebutharga alatalat,jadual tawaran, katalogdan minit mesyuaratlembaga sebutharga.3. Alat Prosesan DataElektronik3.1 Dasar Mengenai Komputer. Kertas kerja mengenaikeperluan penggunaankomputer, surat menyuratdengan MAMPU, minitmesyuarat, surat pekelilingdan dasar mengenaipembelian, penggunaan danpelupusan komputer.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.-sama-Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 7 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.58


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan3.2 Jawatankuasa PembelianKomuter (Perkakasan danPerisian)Minit mesyuaratjawatankuasa membelikomputer spesifikasipembelian komputer, jadualdan minit mesyuaratlembaga sebutharga/tender,laporan pembeliankomputer, kertas kerjapembelian perkakasan danperisian dan baucerbayaran.3.3 Kajian Penggunaan Komputer Kertas kerja mengenaipenggunaan sistemkomputer, kursus danlatihan yang diadakan,kertas kerja mengenaipelaksanaan sistemkomputer, minit mesyuaratjawatankuasa dan kajianmengenai perisian.3.4 Kemajuan Aktiviti UnitKomputer.3.5 Pelupusan Alat-alatKomputer Yang Lama, Rosak,Hilang & Yang Tidak BolehDiperbaiki.Laporan pelaksanaan sistemmaklumat personel dan gji,laporan kemajuan tahunanunit komputer dan laporankeluaran komputer.Surat menyurat mengenaiperlantikan lembagapemeriksa, laporan lembagapemeriksa ke atas alat-alatkomputer, sijil pengesahanpelupusan alat komputerdan hapuskira alat-alatkomputer.3.6 Penyewaan Komputer. Surat-menyurat mengenaipenyewaan komputer,sebutharga, inbois danbaucer bayaran.3.7 Penyelenggaraan/PembaikanKomputer Dan Alat-alatKomputer.3.8 Perancangan DanPenempatan Komputer.Surat perjanjian, salinaninbois, surat-menyuratmengenai kerosakan,penyelenggaraan danpembaikan alat-alatkomputer dan baucerpembayaran.Surat menyurat mengenaispesifikasi kerjainfrastruktur tapakRekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 7tahun di Jabatan dansegala peraturan dibawahSPP 9/1986 dipatuhi.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama-Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.-sama-Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan selepas59


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahankmputer, pemasangankomputer, penyelenggaraanbilik komputer dansebutharga.tidak diperlukan lagi dansemua tindakan selesai.3.9 Permintaan Maklumat DariKomputer.3.10 Seutharga Alat-alatKomputer.3.11 Sistem PengurusanMaklumat (ManagementInformation System)4. Bekalan Makanan.4.1 Dasar Mengenai Makanandan Bahan-bahan Makanan.4.2 Inventori Dan PerkiraanMakanan Dan Bahan-BahanMakanan.4.3 Kehilangan Bahan-bahanMakanan.4.4 Pelupusan Bahan-bahanMakanan.Borang permohonanmendapatkan maklumatdari komputer dan cetakankeluaran komputer.Surat panggilan sebuthargadaripada syarikat,sebutharga alat-alatkomputer seperti cakera liut,pita magnet dan sebagainya,katalog dan minit mesyuaratlembaga sebutharga.Minit mesyuaratManagement InformationSystem (MIS) objektif MISdan borang panduanmaklumat MIS.Surat PekelilingPerbendaharaan, arahanJabatan, dasar-dasarmengenai pembelian,pembekalan, penilaian mutubaha-bahan makanan,pengeluaran makanan dansebagainya.Senarai dan lokasi makanandan bahan-bahan makanan,penyimpanan danpengeluaran makanan danalat-alat makanan,pengambilan stok dan suratmenyurat berkaitan dengankawalan stok.Laporan kehilangan bahanbahanmakanan dari stor,penyiasatan ke ataskehilangan bahan-bahanmakanan, minit mesyuaratdan surat menyurat denganpihak polis.Lembaga pemeriksa ke atasbahan-bahan makanan yangrosak, hilang lama danRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastidak diperlukan lagi diJabatan dan semuatindakan selesai.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan selepastidak diperlukan lagi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.60


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanurusan pelupusan bahanbahan-samabolehmakanan yang tidakdigunakan.4.5 Pembelian Makanan DanBahan Makanan4.6 Penghantaran DanPengeluaran Bahan-bahanMakanan.4.7 Pesanan Makanan DanBahan-bahan Makananseperti Minyak, Beras,Garam, Gula dan Lain-lain.4.8 Sebutharga Makanan danBahan-bahan Makanan.Surat Pekeliling KontrakPerbendaharaan, kertaskerja mengenai keperluanmakanan, mutu bahanmakanan, borang pesanantempatan, baucer bayaran,inbois dan nota penerimaanbahan-bahan makanan danujian kimia ke atas bahanbahanmakanan.Surat menyurat mengenaikeperluan bekalan makanan, pengeluaran bahan-bahanmakanan dari stor danpenghantaran bahan-bahanmakanan.Pemohonan bekalanmakanan dan kebenaranuntuk membeli makanandan bahan-bahan makanan.Surat panggilan sebuthargadaripaa syarikat-syarikatpembekal, sebuthargamakanan dan bahan-bahanmakanan, jadual tawarandan minit mesyuaratlembaga sebutharga.5. Kenderaan5.1 Dasar Mengenai Kenderaan. Surat pekeliling, arahan dandasar mengenai pembeliankenderaan, penggunaan,pembaikan dan pelupusakenderaan.5.2 AduanKerosakan/Pembaikan/Penyelenggaraan Kenderaan.5.3 Inventori Kenderaan DanAlat-alat Ganti Kenderaan.Laporan kerosakankenderaan, laporan hariankenderaan, jadualpemeriksaan/serviskenderaan, jadualpembaikan kenderaan,inbois dan baucer bayaran.Senarai kenderaan dan alatalatganti kenderaan,nombor inventori kenderaandan alat-alat gantikenderaan, penyataRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 7 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.-sama-Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan selepastidak diperlukan lagi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan selepastidak diperlukan lagi dansemua tindakan selesai.61


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanpengeluaran danpenyimpanan alat-alat gantikenderaan.5.4 Kehilangan Kenderaan DanAlat Ganti Kenderaan.5.5 Lukisan & SpefikasiKenderaan Khas SepertiKapalterbang, Helikopter,Bot, Kereta Perisai &Sebagainya.5.6 Pelupusan Kenderaan & AlatalatGanti Kenderaan YangLama, Rosak, Hilang danYang Tidak Boleh Diperbaiki.5.7 Pembelian Kenderaan & AlatGanti Kenderaan SepertiTayar, Radio, Enjin,Hawadingin, Bateri, LampuDan Sebagainya (Fail dibukamengikut nomborPendaftaran Kenderaan ataupun Tajuk PembelianKenderaan)5.8 Penghantaran danPengeluaran Kenderaan DanAlat-alat Ganti KenderaanLaporan kehilangankenderaan dan alat-alatganti kenderaan, laporanpenyiasatan ke ataskehilangan kenderaan danalat-alat ganti kenderaan,minit mesyuarat lembagapemeriksa, laporan polis dansurat menyurat denganpihak polis.Kertas kerja mengenaikeperluankenderaan,lukisan danspesifikasi kenderaan khas,modifikasi kepadakenderaan, gambarkenderaan,katalog-katalogkenderaan dan demonstrasikenderaan.Surat menyurat mengenaiurusan pelupusankenderaan, lantikan lembagapemeriksa untuk memeriksakenderaan hapuskirapenjualan kenderaan dansurat menyurat yangberkaitan.Surat menyurat mengenaiurusan pembeliankenderaan, pendaftarankenderaan, lesen memandu,insuran, peraturanmenggunakan kenderaan,borang pesanan tempatan,permohonan pengecualiancukai daripada JabatanKastam dan Eksais DiRajaMalaysia, alat-alat, inboisdan baucer pembayaran.Surat menyurat berkaitandengan penghantarankenderaan dan alat-alatganti kenderaan kepadabahagian-bahagian,cawangan-cawangan danRekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkan 3tahun selepas kenderaandilupuskan dan selepasdiaudit.Rekod dimusnahkan 3tahun selepas kenderaandilupuskan dan selepasdiaudit dan segalaperaturan dibawah SuratPekeliling PerbendaharaanSPP 9/1986 dipatuhi.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.62


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanunit-unit Jabatan, sijilakuan penerimaan danpenyemakan alat-alat gantiyang diterima.5.9 Penyewaan Kenderaan. Surat menyurat mengenaipenyewaan kenderaan,pengesahan tempahankenderaan, pembayaranuntuk kenderaan yangdisewa, inbois dan baucerbayaran.5.10 Pesanan Kerajaan Dan AlatGanti Kenderaan.Borang-borang permohonanuntuk membeli kenderaandan alat-alat gantikenderaan, senaraikenderaan dan alat-alatganti yang diperlukan dankebenaran untuk membelikenderaan dan alat-alatganti kenderaan.5.11 Pinjaman Kenderaan. Surat menyurat mengenaipinjaman dan pemulangankenderaan daripada Jabatanlain.5.12 Sebutharga Kenderaan DanAlat-alat Ganti Kenderaan.Surat panggilan sebuthargadaripada syarikat pembekal,sebutharga kenderaan danalat-alat ganti kenderaan,katalog dan minit mesyuaratlembaga sebutharga.6. Pakaian & KelengkapanPakaian6.1 Dasar Mengenai Pakaian. Surat Pekeliling, arahan dandasar Jabatan berkenaandengan pembelian,penggunaan dan pelupusanpakaian dan kelengkapanpakaian.6.2 Lukisan Dan SpesifikasiPakaian Dan KelengkapanPakaian.6.3 Pelupusan Pakaian SeragamDan Kelengkapan Pakaian.Kertas kerja mengenaikeperluan pakaian,cadangan untuk mengubahpakaian seragam, contohkain spesifikasiLantikan lembaga pemeriksauntuk memeriksa pakaian,laporan lembaga pemeriksake atas pakaian dankelengkapan pakaianRekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.-sama-Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 7tahun di Jabatan.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.63


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanseragam yang lama, hilangatau rosak dan urusanpelupusan dan kelengkapanpakaian.6.4 Pembaikan Pakaian Seragam,Pakaian Dan KelengkapanPakaian Seragam.6.5 Pembelian Pakaian Seragam,Pakaian Dan KelengkapanSeragam.6.6 Pengambilan Stok PakaianSeragam Dan KelengkapanPakaian.6.7 Pengeluaran Dan PengedaranPakaian Seragam DanKelengkapan Pakaian.6.8 Perkhidmatan MencuciPakaian6.9 Pesanan Pakaian DanKelengapan Pakaian SepertiLencana, But, Kasut, Topi,Surat menyurat mengenaikeperluan membaiki pakaianseragam dan kelengkapanpakaian seperti kasut danbut, waran peruntukan, bil,borang pesanan tempatan,sebutharga dan baucerbayaran.Permintaan membuatpesanan tempatan, borangpesanan kerajaan, contohkain, inbois, baucer bayarandan laporan penilaianpakaian.Penyemakan danpengambilan stok pakaiandan kelengkapan pakaianseragam seperti lncana, but,topi, sonmgkok, lambangdan sebagainya.Permintaan pakaian,pengeluaran pakaianseragam dan kelengkapanpakaian, pengedaranpakaian seragam kepadacawangan, bahagianbahagiandan unit-unit danakuan penerimaan pakaianseragam dan kelengkapanpakaian.Surat menyurat mengenaiperkhidmatan mencucipakaian, kontrak mencucipakaian, permohonanperkhidmatan mencucipakaian, borang pesanantempatan, inbois baucerbayaran dan surat menyuratmengenai elaun.Borang-borang permohonanuntuk membeli/menjahitpakaian dan kelengkapan-sama-Rekod dimusnahkan 3tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit dan segalaperaturan dibawah SuratPekeliling PerbendaharaanSPP 9/1986 dipatuhi.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan selepastidak diperlukan lagi dansemua tindakan(termasuk diaudit) selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun di64


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan PemisahanLambang Dan Sebagainya. pakaian, senarai pakaiandan kelengkapan pakaianyang diperlukan dankebenaran untuk membelipakaian dan kelengkapanpakaian.Jabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.6.10 Sebutharga Pakaian DanKelengkapan Pakaian.7. Pembelian Harta Modal &Bekalan Pejabat7.1 Dasar Mengenai Alat-alatPejabat.7.2 Inventori Dan Perkiraan AlatPejabat/Pengambilan Stok.Surat panggilan sebuthargadaripada syarikat pembekal,sebutharga, jadual tawaran,katalog alat-alat pakaiandan minit mesyuaratlembaga sebutharga.Surat Pekeliling KontrakPerbendaharaan, arahanJabatan dan dasar mengenaipembelian, penggunaan danpelupusan alat-alat pejabat.Senarai alat-alatpejabat,nombor inventori,lokasi alat pejabat, penyatapenyimpanan danpengeluaran alat pejabat,pengambilan stok dan suratmenyurat berkaitan dengankawalan stok dan laporanverifikasi stok.7.3 Kehilangan Alat Pejabat. Laporan kehilangan alat-alatpejabat, laporan penyiasatanke atas alat-alat pejabatyang hilang, laporan polis,minit mesyuarat dan suratmenyuratdengan pihakpolis, syor bagi hapuskiradan surcaj.7.4 Lukisan Dan Spesifikasi. Lukisan-lukisan awal dantetap alat-alat pejabat khasyang diperlukan, spesifikasimengenai rekaan alat-alatkhas yan diperlukan.7.5 Pelupusan Alat-alat PejabatYang Lama, Rosak, Hilang &Yang Tidak Boleh DiPerbaiki.Surat-menyurat mengenailantikan lembaga pemeriksa,laporan lembaga pemeriksake atas alat-alat pejabat, sijilpengesahan pelupusan alatalatpejabat dan hapuskiraRekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastidak diperlukan lagi diJabatan dan semuatindakan selesai.Rekod disimpan diJabatan dandimusnahkan selepasperalatan dilupuskan.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.Rekod disimpan 3 tahundi Jabatan dan dirujukkepada Arkib Negarasebelum dimusnahkan.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit65


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanalat-alat pejabat.7.6 Pembelian Alat-alat Pejabat Permintaan membuatpesanan tempatan, borangpesanan kerajaan,sebuthrga, inbois penyataakaun daripada syarikat,minit mesyuarat lembagasebutharga, tender,kelulusan Perbendaharaanuntuk membeli alat-alatpejabat, nota penerimanborang, nota penghantaran,baucer bayaran danpengecualian cukai daripadaJabatan Kastam dan EksaisDiRaja Malaysia.Rekod dimusnahkan 3tahun selepas kenderaandilupuskan dan selepasdiaudit dan segalaperaturan dibawah SuratPekeliling Perbendaharaan9/1986 dipatuhi.7.7 Pengeluaran Alat-alat PejabatDaripada Stor.7.8 Penghantaran DanPengedaran Alat-alat Pejabat.7.9 Penyelenggaraan/PembaikanAlat-alat Pejabat.7.10 Pesanan Alat-alat PejabatSeperti Mesin Taip, MesinPendua, Mesin Kira-kira DanLain-lain.Mengandungi senarai alatalatpejabat, suratpermintaan dan rekodpengesanan danpengeluaran alat-alatdaripada stor.Surat menyurat berkaitandengan penghantaran danpengedaran alat-alat pejabatke bahagian, bahagian,cawangan-cawangan danunit-unit, sijil akuanpenerimaan danpenyemakan alat-alat yangditerima.Surat panggilan sebuthargauntuk membaiki alatpejabat, senarai syarikat,sebutharga, kontrak untukmembaiki danmenyelenggara alat-alatpejabat, borang pesanantempatan, inbois dan baucerbayaran.Borang-borang permohonanuntuk membeli alat-alatpejabat, senarai alat-alatpejabat yang diperlukan dankebenaran untuk membeliRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesaidan segala peraturandibawah Surat PekelilingPerbendaharaan 9/1986dipatuhi.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesaiRekod dimusnahkan 7tahun selepas kenderaandilupuskan dan selepasdiaudit dan segalaperaturan dibawah SuratPekeliling Perbendaharaan9/1986 dipatuhi.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai66


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanalat-alat pejabat.7.11 Sebutharga Alat-alat Pejabat. Surat panggilan sebuthargadaripada syarikat pembekal,sebutharga alat-alat pejabat,jadual tawaran, katalog danminit mesyuarat lembagasebutharga.Rekod dimusnahkan 7tahun selepaspenyelesaian akhir segalaurusan dan selepasdiaudit.67


JADUAL PEMISAHAN REKOD AMREKOD PERSONELJADUAL 468


REKOD PERSONELTAJUKMUKA SURAT1. Alamat 712. Anugerah Dan Kehormatan. 713. Buku Perkhidmatan Kakitangan 714. Cuti 71 - 735. Gaji 736. Kebajikan 737. Kemalangan Dan Kecederaan 748. Kenaikan Pangkat/Pemangkuan/Penanggungan Kerja 749. Kesihatan dan Perubatan 7510. Laporan Kemajuan Kerja 7511. Latihan/Kursus 75 - 7712. Masa Kerja/Kerja Lebih Masa 7713. Pengambilan Kakitangan 7714. Peperiksaan 7815. Perancangan Tenaga Manusia 7916. Perhubungan Kakitangan 7917. Perjawatan 79 - 8018. Perlantikan 8019. Pertukaran dan Penempatan 8020. Senarai 8121. Skim Perkhidmatan 8122. Sukan/Rekreaksi 8123. Tatatertib 81 - 8269


Jadual 4 - PERJAWATANJadual 4 adalah berkaitan dengan rekod-rekod yang diwujudkan olehJabatan/Agensi Kerajaan dalam pentadbiran hal ehwal kakitangannya. Iameliputi rekod-rekod mengenai pengambilan, disiplin, kebajikan dankesihatan, pertukaran dan penempatan, persaraan, persaraan, perancangantenaga manusia, cuti dan sebagainya.Jadual ini tidak boleh digunakan untuk pemisahan rekod-rekod ’functional’yang diwujudkan oleh Jabatan/Agensi/Kerajaan ketik melaksanakan fungsifungsiasasnya.70


JADUAL PEMISAHAN REKOD AMPERJAWATANBil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan1. Alamat1.1 Alamat Pegawai DanKakitangan Jabatan.2. Anugerah Dan Kehormatan2.1 Anugerah Dan KehormatanAm.2.2 Jawatankuasa PemilihanCalon PerkhidmatanCemerlang.2.3 Pencalonan Untuk PingatDan Darjah Kebesaran.3. Buku PerkhidmatanKakitangan3.1 Buku PerkhidmatanKakitangan.Mengandungi senarai alamatdan nombor telefon pegawaidan kakitangan, notispertukaran alamat.Surat menyurat, garispanduan dan pekelilingmengenai pencalonan danpenyampaian anugerah dankehormatan seperti bintang,pingat kebesaran, pingatlama perkhidmatan, pingatperkhidmatan cemerlangdan lain-lain.Mengandungi kertas-kertaspencalonan, minitmesyuarat dan keputusanpemilihan calon.Surat-surat pencalonan,surat sokongan, keputusanpencalonan, surat-suratucapan tahniah.Mengandungi butir-butirseperti perlantikanpengesahan dalam jawatan,kenaikan pangkat, kursuspertukaran, kenaikan gaji,elaun cuti pemindahantanggagaji, kelulusanmemangku jawatan, kiraancuti rehat, persaraan,lembaran kelakuan dansebagainya.4. Cuti4.1 Cuti – Dasar. Panduan, peraturan, suratpekeliling, perintah am danlain-lain arahan berkaitan.Rekod diusnahkan diJabatan selepas tamattempoh simpanan 3 tahundipatuhi dan semuatindakan selesai.Rekod dimusnahkan diJabatan selepas tamattempoh simpanan 5tahun dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama-Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 3tahun di Jabatan.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.71


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan4.2 Buku Daftar Cuti. Mengandungi namapegawai/kakitangan yangmemohon cuti dan tarikhbercuti, baki cuti dan jeniscuti.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimppanan 2 tahun diJabatan dipatuhi &dicatitkan dalam bukuperkhidmatan serta4.3 Cuti-Cuti Rehat-Cuti Tanpa Gaji-Cuti Separuh Gaji-Cuti Sakit-Cuti Sakit Lanjutan-Cuti Pemulihan &Kuarantina.-Cuti Bersalin-Cuti Kecederaan-Cuti Tibi, Kusta Dan Barah-Cuti Sebelum Bersara-Cuti Haji-Cuti KeranaBerkursus/Belajar-Cuti Tidak Berekod-Cuti Perayaan-Cuti Gantian-Cuti LatihanPasukan Sukarela-Cuti MenghadiriLatihan SyarikatSyarikat Kerjasama-Cuti Menghadiri MesyuaratPersatuan Beriktisas-Cuti Mengambil BahagianDalam Olahraga-Cuti Tugas Khas Perubatan-Cuti PermohonanSurat menyurat,borangborangpermohonan cuti,kelulusan cuti danpenolakan permohonan cuti.semua tindakan selesai.-sama-4.4 Jadual Cuti Kakitangan. Jadual cuti tahunan pegawaidan kakitangan.4.5 Mengumpul CutiRekod/Membawa Cuti RekodKe Tahun Hadapan di BawahPekeliling Perkhidmatan Bil.3/1983.Mengandungi arahan supayamenghabiskan cuti tahunan,surat-surat permohonanRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 1 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.72


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahan4.6 Penyata Cuti Tahunan. Mengandungi penyata cutitahunan bagi kakitanganbahagian/cawangan yangdihantar ke Ibu Pejabat.5. Gaji5.1 Gaji-Am Mengandungi sura menyuratmengenai urusan kewanganseperti gaji, potongan gajipertanyaan hal-hal gaji danpenyata gaji.5.2 Gaji – Buku Daftar KenaikanGaji Kakitangan.5.3 Gaji-Laporan TanggagajiJawatankuasa Kabinet.Buku Daftar yangmengandungi namakakitangan dan kenaikangaji tahunan kakitangan.Laporan tanggagajijawatankuasa kabinet.5.4 Gaji-Skim Gaji. Mengandungi suratmenyurat berkaitan skimgaji, penyelarasan gaji,prubahan gaji, laporantanggagaji dan kenaikangaji.6. Kebajikan6.1 Jawatankuasa TabungKebajikan Jabatan.6.2 Kematian Anggot YangSedang Berkhidmat.Minit mesyuaratjawatankuasa kebajikanjabatan, perlantikan ahlijawatankuasa.Surat menyurat mengenaikematian anggota yangsedang berkhidmat,pungutan derma untuk ahlikeluarga.6.3 Khairat. Surat menyurat mengenaipersekolahan anak-anakkakitangan, bantuanmembeli ubat, sumbanganuntuk mangsa-mangsakebakaran, banjir dansebagainya.6.4 Tabung Kebajikan Jabatan. Surat menyurat mengenaisumbangan kepada tabungRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dandicatatkan dalam bukuperkhidmatan sertasemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.-sama-Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.-sama-Rekod dimusnahkanselepas tamat tempoh73


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahankebajikan, permohonanpinjaman wang daripaatabung, urusan pemberianwang dan pembayaranmelalui tabung kebajikandan laporan penggunaanwang tabung.simpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.7. Kemalangan Dan Kecederaan7.1 Kemalangan Dan Kecederaan– Am8. KenaikanPangkat/Pemangkuan/Penanggungan Kerja.8.2 Kenaikan Pangkat Pegawai &Kakitangan.Mengandungi suratmenyurat berhubungdengan urusan kemalanganpegawai dan kakitangandengan pihak-pihak tertentuseperti insuran, makhamahdan pihak-pihak yangberkaitan, hal-halmengurangkan masalahkemalangan dan urusankeselamatan diri.Mengandungi praturan,panduan dan acara urusankenaikan pangkatpegawai/kakitanganJabatanAgensi, panduanpandundan kertas-kertasmengenai dasar kenaikanpangkat.Mengandungi surat-suratpanduan dari JabatanPerkhidmatan Awam(Cawangan Naik Pangkatdan Tatatertib) mengenaiurusan temuduga kenaikanpangkat, keputusantemuduga dan senaraikenaikan pangkat.8.3 Lembaga Kenaikan Pangkat. Mengandungi suratmenyurat mengenai urusankenaikan pangkat, kertasuntuk pertimbanganlembaga kenaikan pangkat,minit-minit mesyuaratlembaga naik pangkat untuktindakan BahagianPerjawatan.8.4 PenanggunganKerja/PemangkuanSenarai calon untukmenanggung kerja,sokongan untukRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 7 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan10 tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesaiserta dicatitkan dalambuku perkhidmatan.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan10 tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun di74


9.2 Kesihatan Dan PerubatanPanel Perubatan.9.3 Lembaga Perubatan KeatasPegawai Dan Kakitangan.Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanmenanggung kerja, senraitugas dan kelulusan untukJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.menanggung kerja.9. Kesihatan Dan Perubatan9.1 Kesihatan Dan Perubatan-Am Mengandungi suratmenyurat mengenaipemeriksaan doktor, x-ray,kajian mengenai kesihatan,kemudahan-kemudahan-samaperubatan,maklmat akuanke hospital untukpegawai/kakitanganJabatan/Agensi dan lainlainhal yang berkaitan.Mengandungi suratmenyurat diantara Jabatandan klinik-klinik perubatanberhubung denganperlantikan sebagai panelperubatan Jabatan, senarainama/alamat klinik yangdipilih sebagai panelperubatan Jabatan.Laporan Lembaga Perubatanke atas pegawai dankakitangan dan senaraipegawai/kakitangan yangdirujuk kepada LembagaPerubatan.10. Laporan Kemajuan Kerja10.1 Laporan Kemajuan Kerja. Mengandungi laporan danperangkaan kemajuankerj/aktivitipegawai/kakitanganJabatan/Agensi dan hal-hallain yang berkaitan.10.2 Laporan Kemajuan KerjaBulanan.Mengandungi laporan danperangkaan kemajuankerj/aktivitipegawai/kakitanganJabatan/Agensi dan hal-hallain yang berkaitan.11. Latihan/Kursus.11.1 Latihan-Dasar. Mengandungi perkaraperkaradasar mengenaipemilihanpegawai/kakitanganRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesaiserta selepas tamatkontrak.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesaiserta dicatatkan dalambuku perkhidmatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 1 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 575


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan PemisahanJabatan untuk ikuti sesuatu tahun di Jabatan.kursus di dalam atau diluarnegeri, minit mesyuarat dankertas kerja mengenaikeperluan latihan.11.2 Jawatankuasa PemilihanCalon Berkursus.11.3 Latihan- Anggaran PeruntuanTahunanMengandungi surat tawarankursus/kursus lanjutan diluar negeri, pengedarankepada semua ketua-ketuabahagian/pegawai yangterlibat, laporanjawatankuasa penilaianuntuk kursus dan minitminitmesyuaratJawatankuasa Penilaiancalon untuk kursus.Mengandungi anggaranperuntukan tahunan untuklatihan, senaraipegawai/kakitangan yangakan dihantar mengikutikursus, senarai jadual/jeniskursus, risalah mengenaikursus.11.4 Latihan – Biasiswa Mengandungi suratmenyuratam, borangborangpermohonanbiasiswa, surat menyuratberhubung tawaran biasiswaserta kursus/universiti yangdiiktiraf.11.5 Latihan-Dalam Jabatan. a. Mengandungi surtmenyurat mengenai kursus,jadual latihan yang akandianjurkan oleh Jabatan,surat-surat pekelilingmengenai kursus, senarainama calon daribahagian/cawangan.b. Mengandungi laporanlaporankursus.11.6 Latihan-Luar Jabatan a. Mengandungi suratmenyurat mengenai kursus,jadual latihan, pampletmengenai kursus dariRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.-sama--sama--sama-Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dan76


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahaninstitusi-institusi yang semua tindakan selesai.menganjurkan kursus,surat-surat pekelilingmengenai kursus, senarainama calon yang inginmengikuti kursus.b. Mengandungi laporanlaporankursus.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 511.7 Latihan – Luar Negeri a. Mengandungi suratmenyurat mengenai kursus,jadual mengenai latihan,pamplet-pamplet mengenaikursus dari institusiinstitusipenganjur kursusdan senarai nama calonyang ingin menyertaikursus.b. Mengandungi laporanlaporankursus.12. Masa Kerja/Kerja Lebih Masa12.1 Masa Kerja/Kerja LebihMasa.13. Pengambilan Kakitangan13.1 Pengambilan Kakitangan-Dasar13.2 Pengambilan KakitanganJawatankuasa Temuduga(Jabatan Kerajaan KumpulanMengandungi peraturan danpanduan mengenaikedatangan, laporankedatangan, mengganti kerjalebih masa (termasukpenggunaan masameninggalkan pejabatseperti masa mengundi,upacara-upacara tertentu,bencana alam dan lain-lain)serta surat menyurat yangberkaitan.Mengandungi surat-suratpekeliling, arahan-arahanserta dasar-dasarberhubung denganpengambilan kakitangantambahan/baru.Mengandungi senarai namapemohon-pemohon untukditemuduga, borang-borangtahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan10 tahun di Jabatan.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepas77


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan PemisahanD, Semua Kumpulan BadanBerkanun)permohonan, senarai calonyang ditemuduga, panduanuntuk penemuduga dantamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.keputusan temuduga.13.3 Permohonan Kerja. Mengandungi suratmenyurat mengenai iklanjawatan kosong, borangborangpermohonanjawatan, salinan sijil-sijilpersekolahan, testimonialdan lain-lain dokumen yangberkaitan serta suratpanggilan temudugacalon/surat jawapan.14. Peperiksaan14.1 Peperiksaan-Dasar. Mengandungi sukatanpelajaran untuk peperiksaandalam jabatan/luarjabatan,jenis-jenispeperiksaan, kertas kerjadan lain-lain.14.2 Peperiksaan-Am. Mngandungi senarai calonyang mengambilpeperiksaan, pengumumanpeperiksaan LembagaPeperiksaan PerkhidmatanAwam, jadual waktupeperiksaan, sukatanpeperiksaan, permohonanpengecualian peperiksaan.14.3 Peperiksaan Dalam Jabatan(Mengikut Jawatan).14.4 Peperiksaan- Luar Jabatan(Mengikut Jawatan )a. Mengandungi kertaskerja, sukatan peperiksaan,jadual peperiksaan danlaporan peperiksaan.b. Mengandungi suratmenyurat mengenaipeperiksaan, pengumumanpeperiksaan, senarai calonyang menghadiripeperiksaan dan jadualpeperiksaan.Mengandungi surat-suratpengumuman peperiksaan,pencalonan, jadualpeperiksaan, pemberitahuantarikh dan tempatpeperiksaan, keputusanRekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 1 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesaiserta dicatatkan dalam78


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanpeperiksaa, senarai calondan surat-surat yangberkaitan denganpeperiksaan.buku perkhidmatan.15. Perancangan Tenaga Manusia15.1 Perancangan TenagaManusia-Am15.2 Perancangan TenagaManusia-JawatankuasaPemandu.Mengandungi suratmenyurat mengenaiperancangan tenagamanusia, keperluan tenagamanusia dan pengawalanserta lain-lain hal yangberkaitan.Minit mesyuaratjawatankuasa pemandu,kertas kerja mengenaikeperluan tenaga manusia.16. Perhubungan Kakitangan16.1 Perhubungan Kakitangan-Am Mengandungi suratmenyuratmengenaiperhubungan kakitangandengan pihak pengurusan,rasa tidak puashatikakitangan dan hal-hal lainyang berkaitan.16.2 Perhubungan Kakitangan –Majlis Bersama Jabatan.Mengandungi suratpanggilan mesyuarat, minitminitmesyuarat, usul-usulyang dibawa oleh wakilwakilpekerja, ulasan kepadausul-usul yangdikemukakan oleh wakilwakilpekerja serta hal-halyang berkaitan.17. Perjawatan7.1 Perjawatan-Dasar. Mengandungi polisi, suratmenyurat mengenai jumlahkategori perjawatan,peruntukan kakitangan,gelaran-gelaran jawatandalam perkhidmatan awam,pembekuan,pengurangan/penambahankakitangan, kategori gelaranjawatan dan surat pekeliling.17.2 Perjawatan-Fail-failPrsendirian (Personel File).Mengandungi surat-suratperlantikan, pengesahandalam jawatan, keputusanRekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 3 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama-Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepas79


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanpeperiksaan jabatan danlain-lain peperiksaan,kemasuan dalam jawatanberpencen, penempatan,pertukaran, kenaikanpangkat, urusan persaraandan lain-lain yang berkaitan.tamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.17.3 Perjawatan-PenyataPerjawatan Tahunan.Mengandungi senaraikekanananpegawai/kaktangan Jabatanmengikut tahun, butir-butirkad pengenalan, tarikh lahir,tarikh berkhidmat denganKerajaan, tarikh memegangjawatan, tarikh disahkandalam jawatan, tarikhdiletakkan ke dalam jawatanberpencen, taraf jawatan,taraf perkhidmatan,kedudukan gaji, no. KWSPdan nombor jawatan.18. Perlantikan18.1 Perlantikan-Dasar Mengandungi perkaraperkarapolisi, memorandumdan surat mengenaikenyataan-kenyataanperlantikan sepertiperlantikanmemangku/tetap/sementara/kontrak dansebagainya.19. Pertukaran & Penempatan.19.1 Prtukaran Dan Penempatan –Dasar.19.2 Pertukaran & Penempatan –AmMengandungi polisimengenai pertukaran,penempatan diJabatan/Agensi atau urusanpenempatanpegawai/kakitangn secarapinjaman, hal-hl lainberkaitan serta surat-suratpekeliling.a. Surat menyuratmengenai tindakanpertukaraPegawai/Kakitangan danminit-minit mesyuarat.b. Surat menyuratmengenai permohonanRekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama--sama-Rekod dimusnahkanselepas tamat tempohsimpanan 5 tahun diJabatan dipatuhi dansemua tindakan selesai.80


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahanpertukaran, rayuanpertukaran-pertukaran khasatas sebab-sebab kesihatandan pertukaran suka samasuka.-sama-20. Senarai20.1 Senarai Kekanan (SeniorityList).Mengandungi nama pegawai,tarikh dilantik,disahkan,tarikh perkhidmatan, tarikhlahir, kelulusan dan nomborperkhidmatan.20.2 Senarai Tugas. Mengandungi peraturanperaturanbertugas, senaraitugas pegawai/kakitangandan hal-hal lain yangberkaitan.21. Skim Perkhidmatan21.1 Skim Prkhidmatan Mengandungi suratmenyuratberkaitan denganskim, Pekeliling mengenaiSkim PerkhidmatanSuruhanjaya PerkhidmatanAwam dan JPA.22. Sukan/Rekreaksi.22.1 Sukan/Rekreaksi-Am Surat menyurat mengenaisukan, perlawanan, undangundangpertandingan,jemputan untuk mengambilbahagian dalampertandingan sukan.22.2 Kelab Sukan. Mengandungi suratmenyurat yang berkaitandengan sukan.23. Tatatertib.23.1 Tatatertib-Dasar Dasar, surat pekeliling,arahan dan panduanpenyelenggaraan tatatertib.23.2 Lembaga Tatatertib. Surat menyurat mengenaiperlantikan Ahli LembagaTatatertib, pertukaran dansenarai nama ahli-ahliLembaga Tatatertib, minitmesyuarat tatatertib dankeputusan lembagatatatertib.23.4 Penyelenggaraan Tatatertib(Kes Fail).Surat/borang pertuduhanatas kesalahan, jawapan-sama-Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama-Rekod dipindahkan keArkib Negara untuksimpanan kekal selepastamat tempoh simpanan 5tahun di Jabatan.-sama-Rekod disimpan kekal diJabatan dandimusnahkan apabilatidak diperlukan lagi.-sama-Rekod disimpan kekal diJabatan.81


Bil Tajuk Siri Deskripsi Rekod Tindakan Pemisahandaripadapegawai/kakitangan yangdituduh dan ulasan KetuaJabatan.82


MALAYSIAAct of ParliamentNo. 44 of 1966NATIONAL ARCHIVES ACT, 1966Lampiran 1SectionPART IPRELIMINARY1. Short title, commencement and application.2. Interpretation.PART IIINTERPRETATIONPART IIIESTABLISMENT AND MANAGEMENTOF NATIONAL ARCHIVES3. Establisment of National Archives.4. Management of Archives by the Director and powers of Director.5. Advisory Board.6. The Director may act in opposition to Advisory Board.7. Appointment of Officers.PART IVPUBLIC RECORDS8. Transfer of public records to National Archives.9. Public records to be surrendered on demand.10. No officers in any public office may destroy or dispose of public recordswithout the authority of the Director.11. Destruction of public records.12. Acces of public to public archives.13. Certified copy of public records.14. Delegation of Director’s powers.15. Publication of public archives.16. Prohibition of export of public records and archives.17. Regulations.18. Penalties.19. Annual Report.20. Establishment of State Aechives.PART VSTATE ARCHIVES83


MALAYSIAAct of ParliamentNo. 44 of 1966NATIONAL ARCHIVES ACT, 1966An Act to provide for the custody and preservation of publicarchives and public records of Malaysia and for the mattersincidental thereto:BE IT ENACTED buy the Duli Yang Maha Mulia SeriPaduka Baginda Yang DiPertuan Agong with the advice andconsent of the Dewan Negara and Dewan Rakyat inParliament assembled and by the authority of the same, asfollows:PART IPRELMINARY1. (1) The Act may be cited as the National Archives Act,1966, and shall come into force on such date as theMinister may be notification in the Gazette appoint, suchdate not being earlier than the date on which thenotification is published.Short title, commencement andapplication(2) This Act shall apply throughout the States of Malayaand, in respect of the public records of the Goverment ofthe Federation which came into existence on or afterMalaysia Day, this Act, other than Part V, shall also applyto the State of Sabah adn Sarawak.PART IIINTERPRETATION2. In this Act, unless the context otherwise requires-”Director” means the Director of National Archives;Interpretation”Minister” means the Minister charged with responsibilityfor the public archives and public records;”National Archives” means the National Archives ofMalaysia established under this Act;84


”Public Archives” means-a) public records-i. which are more then twenty-five years old;ii.iii.which are specified by the Director as being ofenduring national or historical value or both: andwhich have been transferred to the NationalArchives or any such place as the Director mayfrom time direct; andb) any document, book or other material acquired for theNational Archives by the Director.”Public office” means any department, commission, boardcorporation, agency, local authority, or any other office ofthe goverment of the Federation or af any State andincludes or excludes such office or corporation or otherbody as the Yang DiPertuan Agong may, by notification,published in the Gazette, declare to be a public office.”Public records” means papers, documents, records,registers, printed materials, books, maps, plans, drawings,photographs, microfilm, cinematograph films, and soundrecordings of any kinds whatsoever, officially received orproduced by and public office for the conduct office in thecourse of this official duties.PART IIIESTABLISHMENT AND MANAGEMENTOF NATIONAL ARCHIVES3. There is hereby established a National Archives ofMalaysia where in shall be stored and preserved publicarchives and which is hereby declared to be federal.Establishment ofNational Archives85


4. (1) The National Archives shall be managed andcontrolled by the Director of National Archives who shall beappointed by the Yang DiPertuan Agong; and for thepurpose of such management and control; it shall be dutyof the Directora)to describe and arrange all public archives;b) to provide facilities for research and reference;c) subject to the terms and conditions on which theyare acquired, to reproduce or publish anu publicarchives;d) to examine any records in the custody of a publicoffice and to advise such office as to the care andcustody of such records.e) to accept and preserve any records which aretransferred to the National Archives.f) at the request of any administrative head of a publicoffice, to retirn to that office for such period as maybe agreed upon between the Director and theadministrative head and subject to such conditionsas the Director may prescribe, the public recordstransferred from that office to the NationalArchives.g) to acquire by purchase, donation, bequest orotherwise any document, book or other mateerialwhich in the opinion of the Director is or is likely tobe of enduring national or historical value; andh) to perform such other function as are necessary forthe purpose of the said management and control.Management of Archives by theDirector and powers of Director(2) The provisions of paragraph (f) of sub-section(1) shall not be taken to require the Director to return any86


public records the condition of which does not warrant theirremoval out of the National Archives.(3) Nothing in this section shall be deemed toauthorise the Director to inspect the contents of any publicrecords that are secret or confidential expect with theconsent of the administrative head of the public officehaving the custody thereof.5. (1) For the purpose af advising the Director on thecarrying out of his functions under theis Act, there shall beestablished an Advisory Board consisting of a chairman, theDirector and five other members to be appointed by theMinister.(2) The Board shall advise the Director on such mattersas the Director may from time to time refer to it and onsuch matters as the Board may think fit.(3) Three members of the Board shall from a quorum.(4) The Board shall determine its own procedure.Advisory Board Asamended Act A 85 dated10.9.71.6. (1) The Director may, after consultation with theMinister, act in opposition to the advice given to him by theAdvisory Board, if in any case he shall think fit to do so;but in such casea)he shall record fully in writing, for inclusion in theminutes of the proceedings of the Advisory Board,the grounds and reasons for this decision; andThe Director may act inopposition to AdvisoryBoard .b) it shall be competent for any member of the AdvisoryBoard to require that there shall be recorded in theminutes aforesaid any advisce or opinion that hemay have given upon the question in dispute, andthe grounds therefor.87


7. The Minister may from time to appoint such officersas are necesarry to assist the Directory in the carrying outof his functions under this Act.Appointment of officers8. (1) Any public records which are more than twentyyears old, and any non-current public records which in theopinion of the Director are of sufficient value to warranttheir preservation, shall be transferred to teh NationalAchives.Provided that the Minister shall have the power towithhold public records containing secret and confidentialinformation from being transferred to the National Archives.Transfer pf public records toNational Archives. As AmendedAct A 85 dated 10.9.71.(2) It shall be awful for the Director to defer thetransfer of any public records to the National Archiveswhere he is satisfied that by reason of the nature of therecords the immediate transfer would unduly prejudice theadministration of any public service or would not be in theinterest.9. (1) Any person having possesion of any public recordsshall on demand in writing by the Director, deposit item inthe National Archives (whether it came into his possesionbefore or after the passing of this Act).Public records to besurrendered on demand.(2) Nothing in this section shall be deemed to authorisethe Director to demand the surrender of any public recordsthat are kept in any public office of any State Govermentexcept with the consent of that Goverment.88


PART IVPUBLIC RECORDS10. (1) No. person shall without the consent of theDirector destroy or otherwise dispose of, authorise thedestruction or disposal of, any public records which are inhis possesion or under his control.(2) Any person intending to destroy or dispose of orto authorise the destruction of disposal of any publicrecords shall first notify the Director of the said intentionand shall in such notification specify the nature of thepublic records in question.(3) The Director may inspect any public recordsspecified in any notification under sub-section (2) and shallif he requires such public records to be made available tohim, inform the person making such notification of suchrequirement; and such public records shall be madeavailable to the Director.No. officer in any publicoffice may destroy ordispose of public recordswithout the authority ofthe Director.11. The Director may authorise the destruction of anyspecified classes of public records which-Destruction of publicrecords.a) by reason of their number, kind or routine naturedo not in his opinion posses any enduring valuefor preservation as public archives; andb) are not required for reference purposes in anypublic office after action on them is completed orafter expiration of such period of years from thedate on which action on them is completed asmay be agreed upon between the Director and theadministrative head of that public office.89


12. (1) Subject to the condition under which any publicrecord is made avaible or is deposited in the NationalArchives, public archives shall be made available to thepublic for the purpose of reference or research, inaccordance with any regulations made under this Act.(2) No public officer shall make available to thepublic for the purpose of reference or research any publicrecords, except in the course of his official duties.Acces of public to publicarchives.As amended Act A 85dated 10.9.71.13. Any copy of a public record or public archives which iscertified by the Director as a true copy of the originaldocument shall be admissible in a court of law.Certified copy of publicrecords.14. (1) The Directory may from time to time subject tosuch conditions as he may specify delegate any of hispowers under this Act; any such person to whom thosepowers are delegated may exercise those powers in thesame manner ans with the same effect as if they had beenconferred on him by this Act.(2) Every person purporting to act pursuant to anydelegation under this section shall in the absence of proofto the contrary, be presumed to be acting in accordancewith the terms of this delegation.(3) Any delegation under this section may be made toa person or class of persons by name of office.(4) Every delegation under this section may berevoked by the Director at any time, and such delegationshall not prevent the Director from exercising the powersdelegated,Delegation of Director’spowers.90


15. (1) No person may publish or reproduce the whole orany part of the contents of any archives or records whichhave been transferred to the National Archives except withthe written consent of the Director.(2) Nothing in this section shall be construed asaffecting or extending the law relating to copyright.Publication of publicarchives.16. No person shall without the written permission of theDirector take or send out of Malaysia any public record orpublic archive.Prohibition of export ofpublic records andarchives.17. The Minister may make regulations for the bettercarrying out of the provisions of this Act; and withoutprejudice to the generality of the foregoing maya)prescribe the fees to be charged by the Director forthe making and certifying of copies of any archivesor racords in the National Archive;b) provide for exempting from the payment in wholeor in part of any public archives or public recordsin the National Archives;c) provide for the preservation and protection ofarchives and records in the National Archives andthe conduct of visitors thereto;d) provide anything which may be prescribed underthis Act.Regulations.18. Any person who contravenes any provision of this Actshall be guilty of an offence and shall be liable to a fine notexceeding one thousand dollars or to imprisonment for aperiod not exceedin six months or both.Penalties.91


19. The Director shall as soon as practicable each yearcause to be made and transmitted to the Minister a reportdealing with the activities of the National Archives duringthe preceding year.Annual Report.20. The Minister shall cause a copy of every such report tobe laid before each House of Parliament.PART VSTATE ARCHIVES20. (1) A State Goverment may with the approval of theYang DiPertuan Agong, by order establish a State Archives.(2) The provisions of Sections 4 to 19 of this Act shallapply to a State Archives as they apply to the NationalArchives, subject to the following modifications, that is tosaya)reference to the National Archives, except in theexpression ”Director of National Archives”, shallbe construed as references to the State Archives.b) there shall be read for the word ”five” in subsection(1) of section 5, the word ”three” and forthe word ”three” in sub-section (3) of section 5,the word ”two”.c) references to the Minister shall be construed asreferences to the Menteri Besar or, as the casemay be, the Chief Minister of the State;d) the references to each House of Parliament in subsection(2) of section 19 shall be construed asreference to the Legislative Assembly of a State.Establishment of StateArchives.Received the Royal AssentOn the 16th day of July, 1966.92


Lampiran 2PR 1/95ARKIB NEGARA MALAYSIACAWANGAN PENGENALAN SUMBER MAKLUMATBORANG MAKLUMAT PEMUSNAH REKODDATA-DATA PEMUSNAH REKOD JABATAN1. MAKLUMAT JABATANNama Jabatan : Ibu Pejabat :Alamat : Kementerian :No. Telefon :2. MAKLUMAT REKOD YANG DIMUSNAHKAN2.1 Rujukan Jabatan : Tarikh :2.2 Kelulusan Arkib : Tarikh :2.3 Ukuran Rekod Dimusnahkan (Nyatakan Dalam Meter Panjang):2.4 Ruang Yang Dilegakan (Nyatakan Dalam Meter Persegi):2.5 Deskripsi Ringkas Kandungan Yang Dimusnahkan:2.6 Taraf Rekod :2.7 Kaedah Pemusnahan (Nyatakan Sama Ada Dibakar, Diricih Dsb.):2.8 Tarikh Pemusnahan :2.9 Tempat Pemusnahan :3. PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB TERHADAP PEMUSNAHAN3.1 Pegawai Rekod Jabatan 3.2 SaksiNama : Nama :Jawatan : Jawatan :SAYA DENGAN INI MENGESAHKAN BAHAWA REKOD-REKOD TERSEBUT TELAHDIMUSNAHKAN DENGAN SEMPURNA BERDASARKAN KEPADA KEHENDAK AKTAARKIB NEGARA NO.44 TAHUN 1966 DI BAWAH SEKSYEN 10.…………………………T/tangan dan copKetua Jabatan………………………Tarikh93


(SALINAN)Lampiran 3Rujukan Kami : P.M.10492/15Tarikh: 11 April 19971. TUJUANSURAT PEKELILING AM BIL.1 TAHUN 1997PERATURAN PEMELIHARAAN REKOD-REKOD KERAJAANTujuan Surat Pekeliling ini ialah untuk menjelaskan peraturanpemeliharaan rekod-rekod Kerajaan.2. LATARBELAKANG2.1 Akta Arkib Negara No. 44/1966 (bersama dengan Akta Arkib Negara(Pindaan) 1971) berkehendakkan semua Agensi-agensi Kerajaan serta Badan-Badan Berkanun (terkecuali pihak-pihak di Sabah dan Sarawak) memindahkanke Arkib Negara, selewat-lewatnya apabila dua puluh tahun umurnya. Manamanarekod Kerajaan yang pada pendapat Ketua Pengarah Arkib Negaramustahak untuk dipelihara. Istilah bagi ”rekod-rekod Kerajaan” sepertiternyata dalam seksyen 2 Akta Arkib Negara Malaysia No. 44/1966 adalahseperti berikut:-”Public records” means papers, documents records, registers, printedmaterials, books, maps, plans, drawings, photographs, microfilms,cinematograph films and sound recording of any kind whatsoever, officiallyreceived or produced by any public office for the conduct of its affairs or byany officer or employee of a public of a public office in the conduct of hisafficial duties.3. PENYENARAIAN REKOD-REKOD BERUMUR LIMA TAHUN3.1 Untuk melicinkan proses pemindahan rekod-rekod ini, Agensi-agensiKerajaan dan Badan-Badan Berkanun adalah diminta pada tiap-tiap tahunmenyenarai menurut mengikut bilangan siri rekod-rekod yang telah ditutupdan selesai segala tindakan serta sudah berumur lima tahun semenjakdiwujudkan. Senarai ini hendaklah dimajukan kepada Arkib Negara Malaysiasebelum pemindahan atau pemisahan rekod, tertakluk kepada nilainya.3.2 Senarai Pemindahan hendaklah disediakan dan dikemukakan kepadaArkib Negara Malaysia dalam salah satu dari dua bentuk berikut:-a) Bagi Agensi-agensi Kerajaan dan Badan-Badan Berkanun yangmempunyai kemudahan komputer hendaklah menggunakan disket.Untuk tujuan itu Agensi-agensi Kerajaan dan Badan-BadanBerkanun berkenaan adalah diminta menggunakan kemudahanSistem Senarai Pemindahan Rekod Jabatan (SSPRJ) yang boleh94


diperolehi dari Arkib Negara Malaysia untuk menjana output dalammedia disket.b) Bagi Agensi-agensi Kerajaan dan Badan-Badan Berkanun yang tidakmempunyai kemudahan komputer bolehlah menggunakan contohSenarai Pemindahan yang disediakan seperti di Lampiran :-Lampiran 1A - Senarai Pemindahan RekodLampiran 1B - Senarai Pemindahan Rekod(Rekod Kartografi Senibina)Lampiran 1C - Senarai Pemindahan Rekod(Rekod Pandang Degar)3.3 Sekiranya ada rekod-rekod dalam senarai itu yang dicadangkan untukdimusnahkan, persetujuan Ketua Pengarah Arkib Negara diperolehi sebelumtindakan pemusnahan dijalankan. Senarai yang berasingan hendaklahdisediakan bagi tiap-tiap jenis rekod seperti fail, buku, peta dan lain-lain.Lampiran 1A hendaklah digunakan bagi pemindahan rekod-rekod selaindaripada Rekod-rekod Kartografi dan Senibina dan Rekod-rekod PandangDengar.4. PEMINDAHAN REKOD-REKOD TERPERINGKAT4.1 Rekod-rekod terperingkat yang hendak dipindahkan ke Arkib Negarahendaklah dituruntarafkan terlebih dahulu kepada taraf terbuka, tertaklukkepada peruntukan-peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986.5. PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN5.1 Untuk pemusnahan rekod-rekod kewangan yang tidak dipakai lagi,perhatian ditarik kepada Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.9 Tahun 1986,dan untuk Buku-buku Kewangan yang belum diguna dan usang kepadaArahan Perbendaharaan 299.6. PENYELARASAN DI PERINGKAT AGENSI6.1 Untuk menyenangkan perhubungan di antara Kementerian-kementerian,Jabatan-jabatan, agensi-agensi Kerajaan dan Badan-badan Berkanun denganArkib Negara, Ketua-ketua Setiausaha/Ketua-ketua Jabatan diminta melantikseorang Pegawai daripada salah satu jawatan yang sekurang-kurangnya dalamkumpulan Sokongan Gred 5 yang bertanggungjawab bagi pentadbiran untukmenjadi Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) bagi pejabat masing-masing. Namapegawai yang menjadi PRJ ini hendaklah dimaklumkan kepada Arkib Negara.Pegawai ini akan bertanggungjawab atas keadaan kesemua rekod-rekodpejabatnya.95


7. PEMUSNAHAN REKOD7.1 Perhatian ditarik kepada Seksyen 10(1) Akta Arkib Negara No. 44/1966,bahawa rekod-rekod Kerajaan tidak boleh dimusnahkan kecuali dengankebenaran Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia.8. PENYELIDIKAN REKOD8.1 Perhatian ditarik juga kepada Seksyen 12(2) di bawah Akta yang samabahawa Agensi-agensi Kerajaan dan Badan-Badan Berkanun dilarang memberikemudahan menyelidik rekod-rekod Kerajaan yang disimpan di pejabatmasing-masing kepada orang awam.9. RUJUKAN KEMBALI REKOD9.1 Rekod-rekod yang dipindahkan ke Arkib Negara boleh diminta kembaliuntuk dirujuk pada bila-bila masa dikehendaki dengan menggunakan BorangPermintaan (Permintaan (Misc. 79). Permintaan boleh dibuat samada melaluipos atau datang sendiri ke Arkib Negara dengan segera setelah selesaidigunakan.10. PEMBATALAN10.1 Dengan keluarnya Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 maka SuratPekeliling Am Bil. 23/72 bertarikh 14 September 1972 adalah dibatalkan.11. TARIKH KUATKUASA11.1 Surat Pekeliling ini berkuatkuasa dari tarikh Surat Pekeliling inidikeluarkan.(DATUK ABDUL HALIM BIN ALI)Ketua Setiausaha Negara11 April 1997.Edaran:Semua Ketua Setiausaha KementerianSemua Ketua Jabatan PersekutuanSemua Y.B Setiausaha Kerajaan NegeriSemua Pihak Berkuasa dan Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.96


LAMPIRAN 1AARKIB NEGARA MALAYSIASENARAI PEMINDAHAN REKODBil.(10)1. Jabatan yang memindah : 6. Jabatan yang mewujudkan :(jika rekod-rekod dari pejabat lain)2. Ibu Pejabat : 7. Kaki panjang :3. Siri Rekod : 8. Perlengkapan dilegakan :4. Pemindahan : 9. Tarikh-tarikh termasuk :(Lengkap/Tidak Lengkap)5. Penjelasan Ringkas RekodNo. Rujukan (11)Perkara/Tajuk Fail(12)Tarikh-Tarikh (13)Rekoddrp. kpd.Taraf Rekod (14)(Terbuka Sulit dll)UNTUK KEGUNAAN ARKIB NEGARAMALAYSIA SAHAJABIL. FAIL : (i)BIL. PENERIMAAN : (ii)TARIKH DITERIMA : (iii)TARIKH KAJIAN : (iv)Bil. (15)LampiranMusnah (16)Simpan HinggaCatatan (17)97


Bil.(10)No. Rujukan (11)Perkara/Tajuk Fail(12)Tarikh-Tarikh (13)Rekoddrp. kpd.Taraf Rekod (14)(Terbuka Sulit dll)Bil. (15)LampiranMusnah (16)Simpan HinggaCatatan (17)98


LAMPIRAN 1BARKIB NEGARA MALAYSIASENARAI PEMINDAHAN REKOD-REKOD KARTOGRAFI DAN SENIBINA1. SUMBER :2. JENIS REKOD :8. JUMLAH (BIL/KEPING) :4. TARIKH DILIPUTI :UNTUK KEGUNAAN ARKIB NEGARAMALAYSIA SAHAJA (15)BIL. FAIL : (i)BIL. PENERIMAAN : (ii)TARIKH DITERIMA : (iii)Bil.(5)No. Rujukan(6)Tajuk (7) Tarikh (8) Skel (9)Siri/Syit(10)Taraf Rekod (11)Terbuka/SulitBil (12)KepingMusnah (13)SimpanCatatan (17)99


LAMPIRAN 1CARKIB NEGARA MALAYSIASENARAI PEMINDAHAN REKOD-REKOD PANDANG DENGAR1. SUMBER :2. JENIS REKOD :8. JUMLAH (BIL/KEPING) :4. TARIKH DILIPUTI :UNTUK KEGUNAAN ARKIB NEGARAMALAYSIA SAHAJA (15)BIL. FAIL : (i)BIL. PENERIMAAN : (ii)TARIKH DITERIMA : (iii)Bil. (5) No. Rujukan (6) Tajuk (7) Format (8) Tarikh (9)Taraf Rekod (11)Terbuka/SulitJumlah(11)Musnah (12)SimpanCatatan (17)100


LAMPIRAN 4KEMENTERIAN KEWANGAN Telefon: 254600,2546066KHAZANAH MALAYSIATelegram: TREASURYJALAN DUTA Telex : FEDTRY MA 3024250592 KUALA LUMPUR Fax : 03-2556864/03-2553096Semua Ketua Setiausaha Kementerian,Semua Ketua Jabatan Persekutuan,Semua Yang Berhormat Setiausaha Kerajaan Negeri,Semua Ketua Badan Berkanun,Tuan,Ruj. Kami : KB 557/97/54Ruj. Tuan : Jd.4.(47)Tarikh : 3 November 1993Pelupusan Bahan-Bahan Bercetak /Kertas TerpakaiDaripada Kementerian/Jabatan Kerajaan/Badan BerkanunSaya diarah merujuk kepada surat Kementerian ini bil. KB557/9/54 Jd.4(10)bertarikh 26 Mei 1993 mengenai pelupusan bahan-bahan bercetak/kertasterpakai.2. Kementerian Kewangan telah mengambil keputusan untuk tidakmembaharui Kontrak Pusat semasa atau mengadakan Kontrak Pusat yangbaru bagi pungutan dan jualan bahan-bahan bercetak apabila tamatnyakontrak semasa pada 31 Disember 1993. Dengan keputusan ini, mulai tarikhitu juga Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB) akan berhenti menjadiagensi bagi menyelaras pungutan dan jualan bahan-bahan bercetak/kertasterpakai.3. Kementerian/Jabatan hendaklah mengambil tindakan masing-masingbagi melupuskan bahan-bahan bercetak/kertas terpakai mulai 1 Januari1994. Cara-cara pelupusan yang dicadangkan termasuk jualan melaluisebutharga, dibakar atau melalui cara-cara lain yang sesuai.4. Dalam melaksanakan keputusan di atas, Kementerian/Jabatan/BadanBerkanun adalah dinasihatkan supaya mematuhi peraturan-peraturanberhubung dengan pelupusan bahan-bahan bercetak termasuk:4.1 Mendapat kelulusan daripada pihak-pihak yang berkenaan sepertiAkauntan Negara/Bendahari Negeri, Ketua Pengarah Arkib Negara,Ketua Audit Negara atau Ketua Setiausaha Perbendaharaan. KetuaPegawai Keselamatan Kerajaan adalah diperlukan bagi pelupusanbahan-bahan bercetak/kertas terpakai yang mempunyai unsurunsurkeselamatan.4.2 Menjual bahan-bahan bercetak /kertas terpakai melaluisebutharga. Semua hasil jualan hendaklah dikreditkan sebagaiHasil Kerajaan.101


4.3 Seboleh-bolehnya bahan-bahan bercetak/kertas terpakaihendaklah dijual kepada kilang-kilang untuk diproses semula.4.4 Jika tiada pihak yang berminat membeli bahan-bahanbercetak/kertas terpakai atau kuantitinya kecil, ia boleh dibakar.Pembakaran hendaklah dibuat mengikut peraturan semasamengenai kualiti alam sekeliling dan garis panduan yangditetapkan oleh Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar.Sebarang pembakaran juga perlu mendapat kebenaran pihakberkuasa temapatan. Seboleh-bolehnya pembakaran hendaklahdibuat dengan menggunakan kemudahan ’incinerator’ di manasahaja terdapat kemudahan ini.4.5 Bahan bercetak/kertas terpakai yang mengandungi maklumatperibadi orang perseorangan hendaklah dikoyak atau diperincihsebelum tindakan penjualan diuruskan.4.6 Bahan bercetak yang merupakan dokumen kewangan/permit/lesenyang belum digunakan tetapi boleh disalahgunakan hendaklahdirujuk kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untukmendapat nasihat mengenai cara pelupusan yang paling selamat5. Jabatan adalah diperlukan menghantar penyata pelupusan kepadaKementerian masing-masing dan Kementerian hendaklah menyelaras danmenghantar penyata yang disatukan seperti dalam Lampiran ’A’ kepadaKementerian Kewangan setiap enam bulan.Sekian, terima kasih.*BERKHIDMAT UNTUK NEGARA**JIMAT DAN PRODUKTIF*Saya yang menurut perintah,t.t(HJ. MOHD KHALIL BIN HJ. ABD RAHIM)Bahagian Pengurusan Kontrak Dan Bekalanb/p.Ketua SetiausahaKementerian Kewangan Malaysia102


ARAHAN PERBENDAHARAAN 299299. Kelulusan Juruaudit Negara atau wakil tempatnya hendaklah diperolehisebelum resit, lesen atau borang yang seumpamanya yang belum gunaatau usang dimusnahkan. Ketua Jabatan yang berkenaan hendaklahmenghantar kepada Jabatan Audit suatu senarai lengkap, denganpendua, mengenai semua borang yang tidak boleh guna atau usangdalam stok dengan memberi nombor kaunterfoil dan menyatakan sebabsebabmengapa borang-borang itu tidak boleh digunakan lagi dankeanggotaan Lembaga Pemeriksa yang dicadangkan. Apabila kelulusantelah diperolehi, Lembaga Pemeriksa hendaklah memusnahkan borangborangitu dan menyediakan perakaunan pemusnahan dalam duasalinan, salinan pertama untuk difail dalam Pejabat Audit dan salinanyang kedua hendaklah difail oleh Jabatan yang berkenaan bagimengemaskinikan Arahan Perbendaharaan 150 supaya meliputi kuasasebenar pemusnahan rekod di bawah bidang kuasa Negeri Sabah danNegeri Sarawak, AP 150 dan lampiran ’M’ kepada AP 150 adalah denganini dimansuh dan digantikan dengan arahan baharu seperti berikut:-Pemusnahan 150(i) Semua kelas buku/rekod perakuan dan rekod kewanganbuku-buku akaun dan hendaklah disimpan dengan cermat sekurangkurangnyaselama rekod kewangan tempoh yang ditetapkan dalam lampiran’M’. Sebelum buku dan rekod itu dimusnahkan , kelulusan hendaklahdidapatkan terlebih dahulu daripada Akauntan Negara atau AkauntanNegeri/Bendahari Negeri dan permohonan sedemikian hendaklah disalinkankepada Ketua Pengarah Arkib Negara dengan memberi maklumat tambahanmengenai jumlah rekod yang akan dimusnahkan dalam ukuran meter panjangatau meter persegi atau ”cubic metre”. Kelulusan Ketua Pengarah ArkibNegara dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau pihak berkuasa KewanganNegeri hendaklah diperolehi terlebih dahulu untuk memusnahkan buku/rekodkewangan yang tidak tercatat dalam lampiran ’M’.(ii) Bagi pemusnahan rekod di bawah bidang kuasa Negeri Sabah dan NegeriSarawak kelulusan hendaklah diperolehi dari Penyimpan Arkib Negara Sabahdan Curator Muzium Negeri Sarawak.(iii) Permintaan bagi kesemua kelulusan tersebut hendaklah disalinkankepada Ketua Audit Negara.103


LAMPIRAN ‘M’(Arahan Perbendaharaan No. 150)TEMPOH MINIMUM BAGI MENYIMPAN BUKU AKAUN DAN REKOD KERAJAANBuku atau rekodLejar dan Rekod Khas, Mis., DaftarPinjaman Pejabat Hutan Awam,Daftar Pindahmilik.Lejar Perakauanan BesarPerbendaharaan, Buku Wangtunai,Jernal Besar, Ringkasan dan LejarKecil dan Jerbal disediakan secaramanual, mesin komputer ataudalam apa bentuk sekalipun yangboleh direkod dan disimpan secaramikrografik atau lain caraelektronik.Vaucer Pembayaran Beresit danVaucer Jernal atau dalam apabentuk sekalipun yang bolehdirekod dan disimpan secaramikrografik atau lain caraelektronik.Vaucer Masuk termasuk resitpendua atau dalam apa bentuksekalipun yang boleh direkod dandisimpan secara mikrografik ataulain cara elektronik.Buku Wangtunai Harian, BukuBayaran Pos dan sebagainya ataudalam apa bentuk sekalipun yangboleh direkod dan disimpan secaramikrografik atau lain caraelektronik.Pendua atau Kaunter foil dalambentuk buku (mis. , Kaunter foilCek, dsb.).Laporan atau listing kecil komputer.Tempoh minimum yang ditetapkanuntuk menyimpan.20 tahun selepas penyelesaian akhirsegala urusan dan penutupanakaun terakhir dalamnya.7 tahun selepas penyelesaian akhirsegala urusan dan penutupanakaun terakhir dalamnya.7 tahun3 tahun1 tahunSelepas penyelesaian akhirtindakan atas sedala borang asal.Selepas penyelesaian akhirtindakan atas laporan atau listingperakauanan besar.104


2. Pindaan di atas adalah berkuatkuasa mulai 1 hb Jun,1986.Sekian.”BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”T.T(MOHD SALLEH BIN AHMAD)Bahagian Pentadbiran,b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan105


UNDANG-UNDANGMALAYSIAAkta A660AKTA RAHSIA RASMI (PINDAAN)1986106


Tarikh Persetujuan Diraja 29hb Disember 1986Tarikh Diterbitkan DalamWarta ... ... ... ... 31hb Disember 1986107


UNDANG-UNDANG MALAYSIAAkta A660AKTA RAHSIA RASMI (PINDAAN) 1986Suatu Akta Untuk Meminda Akta RahsiaRasmi 1972[ ]MAKA INILAH DIPERBUAT UNDANG-UNDANG olehDuli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda YangdiPertuan Agong dengan nasihat dan persetujuanDewan Negara dan Dewan Rakyat yang bersidangdalam Parlimen, dan dengan kuasa daripadanya,seperti berikut:1. Akta ini bolehlah dinamakan Akta Rahsia Rasmi(Pindaan) 1986.2. Subseksyen (1) seksyen (2) Akta Rahsia Rasmi1972, yang disebut ”Akta ibu” dalam Akta ini, adalahdipinda-(a) dengan memasukkan selepas tafsiran”angkatan tentera” tafsiran baru ”bahan” yangberikut:Tajukringkas.Pindaanseksyen 2.Akta 88.`”bahan’ termasuklah apa-apakelengkapan, alat atau objek’, ; dan(b) dengan memasukkan selepas tafsiran”perkhidmatan awam” tafsiran baru”rahsiarasmi” yang berikut:`”rahsia rasmi” ertinya apa-apasuratan yang dinyatakan dalam Jadual danapa-apa maklumat dan bahan berhubungandengannya dan termasuklah apa-apa suratanrasmi, maklumat dan bahan lainsebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai’Rahsia Besar’ , ’Rahsia’, ’Sulit’, atau ’Terhad’mengikut mana yang berkenaan, oleh seorangMenteri, Menteri Besar atau Ketua Menterisesuatu Negeri atau mana-mana pegawaiawam yang dilantik dibawah seksyen 2B’.Seksyen baru2A dan 2B.3. Akta ini adalah dipinda dengan memasukkanselepas seksyen 2, seksyen 2A, 2B dan 2C yangberikut:108


Menambah,memotongataumemindaJadual.2A. Menteri boleh, dari semasa ke semasa, melaluiperintah yang disiarkan dalam Warta, menambah,memotong atau meminta mana-mana peruntukanJadual kepada Akta ini.Perlantikanpegawaiawam untukmengelaskansuratanrasmi dsb.2B. Seseorang Menteri, Menteri Besar atau KetuaMenteri sesuatu Negeri boleh melantik mana-manapegawai awam melalui suatu perakuan di bawahtandatangannya untuk mengelaskan apa-apasuratan rasmi, maklumat atau bahan sebagai’Rahsia Besar’, ’Rahsia’, ’Sulit’ atau ’Terhad’,mengikut mana yang berkenaan.Pengelasansemularahsia rasmioleh Menteriatau pegawaiawam2C. Seorang Menteri atau pegawai awam yangdipertanggungkan dengan apa-apa tanggungjawabterhadap mana-mana Kementerian, jabatan ataumana-mana perkhidmatan awam atau Menteri Besaratau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau ketuapegawai yang menjaga hal-ehwal pentadbiransesuatu Negeri boleh, pada bila-bila masa,mengelaskan semula apa-apa suratan yangdinyatakan dalam Jadual atau apa-apa suratanrasmi, maklumat atau bahan sebagaimana yangtelah dikelaskan dan selepas pengelasan semula itu,suratan, terhenti menjadi rahsia rasmi”.RAHSIA RASMI (PINDAAN)4. Subseksyen (1) seksyen 7A Akta ibu adalahdipindaPindaanseksyen 7A.(a) dengan memasukkan sebelum perkataan”perkataan” perkataan-perkataan ”rahsiarasmi atau sesuatu”, dan(b) dengan memotong perkataan-perkataan ”atausesuatu benda, suratan atau maklumat”109


5. Seksyen 8 Akta ibu adalah dipinda -(a) dengan memasukkan sebelum perkataan”perkataan” dalam subseksyen (1) perkataanperkataan”rahsia rasmi atau sesuatu”;Pindaanseksyen 8A.(b) dengan memotong perkataan-perkataan ”atausesuatu benda, suratan atau maklumatdalam subsekyen (1);(c) dengan mengantikan perkataan ”maklumat”dalam nota birai dan dalam subperenggan (ii)dan (iv) subseksyen (1) dengan perkataanperkataan”rahsia rasmi”; dan(d) dengan menggantikan subseksyen (2) dengansubseksyen (2) baru yang berikut:”(2) Jika seseorang menerima sesuaturahsia rasmi atau sesuatu perkataan kod, isyarattimbal, atau kata jodoh rasmi yang rahsia,dengan mengetahui atau ada alasan yangmunasabah bagi mempercayai, pada waktu iamenerimanya itu, bahawa rahsia rasmi,perkataan kod, isyarat timbal, atau kata jodohitu adalah disampaikan kepadanya bersalahandengan Akta ini, maka ia adalah melakukansuatu kesalahan yang boleh dihukum denganpenjara selama tempoh tidak kurang daripadasatu tahun tetapi tidak melebihi tujuh tahun,melainkan jika ia membuktikan bahawa rahsiarasmi, perkataan kod, isyarat timbal atau katajodoh itu telah disampaikan kepadanya dengantidak dikehendaki olehnya”.AKTA A660Seksyen 16A.6. Akta ibu adalah dipinda dengan memasukkanselepas seksyen 16, seksyen baru 16A yangberikut:16A. Suatu perakuan olehseseorang Menteri atau seorangpegawai awam yangdipertanggungkan dengan apaapatanggungjawab terhadapmana-mana Kementerian,jabatan atau mana-mana110


perkhidmatan awam atauMenteri Besar atau KetuaMenteri sesuatu Negeri atau olehKetua Pegawai yang menjagahal-ehwal pentadbiran sesuatuNegeri yang memperakukansesuatu suratan rasmi,maklumat atau bahan denganmenyatakan yang ianya suaturahsia rasmi hendaklah menjadiketerangan yang kondlusifbahawa suratan, maklumat ataubahan atau bahan itu adalahsuatu rahsia rasmi dan tidaklahboleh dipersoalkan dalam manamanamakhamah atas apa-apajua alasan”.Seksyenbaru 17A.7. Akta ibu adalah dipinda dengan memasukkanselepas seksyen 17, seksyen baru 17A yang berikut:“Pembelaansedia adakepada17A. Mana-mana orang yangdipertuduh dengan apa-apakesalahan di bawah Akta initidaklah boleh disabitkan jikadia membuktikan yang diamelakukan mana-mana perkaraitu dalam menjalankan tugasrasminya atau dengan kuasasepatutnya”.Pindaanperuntukanperuntukanpenalti.8. Peruntukan-peruntukan penalti dalam akta ibuadalah dipinda seperyi berikut:(a) dengan menggantikan perkataan-perkataan”tidak lebih daripada empat belas tahun ataudenda tidak lebih daripada dua puluh riburinggit atau penjara dan denda itu keduaduanya”dalam subseksyen (1) seksyen 4dengan perkataan-perkataan ”tidak kurangdaripada satu tahun tetapi tidak lebih daripadaempat belas tahun”;111


Lampiran 7PETIKAN DARI BUKU ARAHANKESELAMATAN~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~VIII PEMUSNAHAN DOKUMEN TERPERINGKAT73. Rujukan kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaanserta Ketua Pengarah Arkib Negara hendaklah dibuatterlebih dahulu oleh jabatan di atas segala cadanganpemusnahan dokumen terperingkat yang banyak yangdifikirkan tidak lagi berguna untuk rujukan.Pemusnahan dokumenterperingkat yangbanyak.112


LAMPIRAN 8Ketua CawanganRekod Konvensional Sektor Pentadbiran & Sosial Tel : 03-62010688Arkib Negara Malaysia Faks: 03-62015679Jalan Duta50568 Kuala Lumpur.Ketua CawanganRekod Konvensional Sektor Ekonomi Tel: 03-62010688Arkib Negara Malaysia Faks: 03-62015679Jalan Duta50568 Kuala LumpurKetua CawanganRekod Konvensional Sektor Keselamatan Tel: 03-62010688Arkib Negara Malaysia Faks: 03-62015679Jalan Duta50568 Kuala LumpurKetua Cawangan Tel: 03-79569157Cawangan Perolehan dan Pemprosesan 03-79572614Tingkat 8, Menara MPPJ Faks: 03-7956491746200 Petaling JayaSelangorPengarahArkib Negara Malaysia Tel: 07-2282050Cawangan Johor/Melaka 07-2282051Wisma Persekutuan 07-2282052Blok B, Tingkat 7 Faks: 07-223217180000 Johor BahruJohorPengarahArkib Negara MalaysiaTel:04-7204200Cawangan Kedah/Perlis 04-7204201Bangunan Persekutuan 04-7204202Jalan Sultan BadlishahFaks:04-734023505604 Alor SetarKedahPengarahArkib Negara MalaysiaTel:09-6223924Cawangan Terengganu/Pahang 09-6221912Tingkat 12, Wisma Persekutuan Faks: 09-6239161Jalan Sultan Ismail20200 Kuala TerengganuTerengganu113


PengarahArkib Negara Malaysia Tel: 082-243486Cawangan Sarawak 082-256554Tingkat 14, Bangunan Sultan Iskandar Faks: 082-258061Jalan Simpang Tiga93300 KuchingSarawakPengarahArkib Negara Malaysia Tel: 088-423616Cawangan Sabah 088-423617Wisma YTL Faks: 088-424072Jalan Kolombong, Inanam88100 Kota KinabaluSabahPengarahArkib Negara Malaysia Tel: 04-2500200Cawangan Pulau Pinang 04-2500201Tingkat 38, Kompleks Tun Abdul Razak 04-250020210000 Pulau Pinang Faks: 04-2637210Pulau PinangPengarahArkib Negara Malaysia Tel: 09-7474927Blok A, Tingkat 3 09-7442899Bangunan Persekutuan Faks: 09-7474928Jalan Doktor15000 Kota BharuKelantanPengarahArkib Negara Malaysia Tel: 05-2533145Cawangan Perak 05-2533349Tingkat 9, Bangunan Seri Kinta Faks: 05-2533148Jalan Sultan Idris Shah30000 IpohPerak114


RAHSIA RASMI (PINDAAN)(b) dengan menggantikan perkataan-perkataan”tidak melebihi lima tahun atau denda tidakmelebihi dua puluh ribu ringgit atau penjaradan denda itu kedua-duanya” di mana juaterdapat dalam seksyen 7A dan 7B denganperkataan-perkataan ”tidak kurang daripadasatu tahun tetapi tidak lebih daripada limatahun ”;(c) dengan menggantikan perkataan-perkataan”tidak lebih daripada tujuh tahun atau dendatidak lebih daripada sepuluh ribu ringgit ataupenjara dan denda itu kedua-duanya” dimanajua terdapat dalam subseksyen (1) seksyen 8,Subseksyen (2), subseksyen 9 dan subseksyen(1) subseksyen 13 dengan perkataanperkataan”selama tempoh tidak kurangdaripada satu tahun tetapi tidak lebihdaripada tujuh tahun”; dan(d) dengan menggantikan perkataan-perkataan”tidak lebih daripada tiga tahun atau dendatidak lebih daripada lima ribu ringgit ataupenjara dan denda itu kedua-duanya” dimana jua terdapat dalam Seksyen 11 dan 12dengan perkataan-perkataan ”selama tempohtidak kurang daripada satu tahun tetapi tidaklebih daripada tujuh tahun”.9. Akta ibu adalah dipinda dengan memasukkan selepas seksyen31 Jadual baru yang berikut:Jadual.JADUALSuratan, rekod keputusan dan pertimbangan Jemaah Menteritermasuklah juga suratan, rekod keputusan dan pertimbanganjawatankuasa-jawatankuasa Jemaah Menteri;Suratan rekod keputusan dan pertimbangan Majlis MesyuaratKerajaan Negeri termasuklah juga suratan, rekod keputusan danpertimbangan jawatankuasa-jawatankuasa Majlis MesyuaratKerajaan Negeri;Suratan berkenaan dengan keselamatan negara, pertahanan danperhubungan antarabangsa”.115

More magazines by this user
Similar magazines