LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA - Jabatan Audit Negara

KANDUNGANMuka SuratKATA PENDAHULUANINTISARI LAPORANixxvBAHAGIAN IPENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN PERSEKUTUANBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 20031. PENDAHULUAN 32. PENGESAHAN PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN 4PERSEKUTUAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2003BAHAGIAN IIPENGURUSAN KEWANGAN3. PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN KERAJAAN 7PERSEKUTUAN SECARA MENYELURUH4. PENGURUSAN KEWANGAN DI PERINGKATKEMENTERIAN/JABATAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 27JABATAN PERDANA MENTERI5. - Badan Pencegah Rasuah 296. - Jabatan Perpaduan Negara 34KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANI7. - Jabatan Pertanian Malaysia 38KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR8. - Jabatan Pengairan Dan Saliran 42KEMENTERIAN PERTAHANAN9. - Kolej Tentera Udara, Alor Setar, Kedah 46KEMENTERIAN PELAJARAN10. - Jabatan Pendidikan Negeri 49KEMENTERIAN KEWANGAN11. - Jabatan Akauntan Negara Malaysia 5412. - Jabatan Penilaian Dan Perkhidmatan Harta 6113. - Jabatan Kastam DiRaja Malaysia 67KEMENTERIAN KESIHATAN14. - Kolej Kejururawatan Dan Kolej Jururawat Masyarakat 73KEMENTERIAN HAL EHWAL DALAM NEGERI15. - Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia 79iii

Muka Surat51.3. TINDAKAN PEMBETULAN OLEH PEJABAT ANAK ANGKAT 70351.3.1. Jabatan Parlimen Malaysia51.3.2. Jabatan Mineral Dan Geosains51.3.3. Rumah Sembelihan Shah Alam51.3.4. Cawangan Pengurusan Pentadbiran, Kementerian Kerja Raya51.3.5. Seksyen Pentadbiran Perbendaharaan51.3.6. Pejabat Kesihatan Daerah Hulu Langat, Kajang51.3.7. Stesen Kastam KLIA Sepang51.3.8. Sekolah Menengah Agama Persekutuan, Kajang51.3.9. Pusat Serenti, Serendah.51.3.10. Akademi Angkatan Tentera Malaysia52. MENJALANKAN KAJIAN/PENILAIAN ATAS PERMINTAAN JEMAAHMENTERI/KEMENTERIAN 71552.1. Syarikat Konsesi Lebuh Raya Bertol52.2. Penilaian Khas Terhadap Prestasi Pengurusan KewanganKementerian/Jabatan/AgensiBAHAGIAN VKEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAMLAPORAN KETUA AUDIT NEGARA TAHUN 200253. PENDAHULUAN 71954. PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAM LAPORANKETUA AUDIT NEGARA TAHUN 2002 719BAHAGIAN VIPERKARA AM55. PEMBENTANGAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA MENGENAIPENYATA AKAUN AWAM SERTA AKTIVITI KEMENTERIAN,JABATAN DAN AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN TAHUN 2002 74356. MESYUARAT JAWATANKUASA KIRA-KIRA WANG NEGARA 743PENUTUP 745LAMPIRANA1. SIJIL KETUA AUDIT NEGARA MENGENAI PENYATA AKAUN AWAMKERAJAAN PERSEKUTUAN MALAYSIA BAGI TAHUN BERAKHIR31 DISEMBER 2003 751A2. LEMBARAN IMBANGAN 755Seperti Pada 31 Disember 2003A3. PENYATA AKAUN MEMORANDUMSeperti Pada 31 Disember 2003 759A4. NOTA KEPADA AKAUN AWAMBagi Tahun Berakhir 31 Disember 2003 763vi

KATA PENDAHULUAN1. Perkara 106 dan 107 Perlembagaan Persekutuan dan Akta Audit 1957menghendaki Ketua Audit Negara mengaudit Penyata Akaun Awam serta aktivitiKerajaan Persekutuan dan mengemukakan Laporan mengenainya kepada Yang di-Pertuan Agong yang akan mengarahkan supaya Laporan itu dibentangkan di Parlimen.Bagi memenuhi tanggungjawab ini, Jabatan Audit Negara telah menjalankan 3 kaedahpengauditan seperti berikut :-1.1. Pengauditan Terhadap Penyata Kewangan - untuk memberi pendapatsama ada Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan bagi tahun berkenaanmenggambarkan kedudukan yang benar dan saksama serta rekod perakaunanmengenainya telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini.1.2. Pengauditan Pematuhan - untuk menentukan sama ada pengurusankewangan di Kementerian/Jabatan dilaksanakan mengikut undang-undang danperaturan kewangan yang berkaitan.1.3. Pengauditan Prestasi - untuk menentukan sama ada sesuatu aktivitiKerajaan dilaksanakan dengan cekap, berhemat dan mencapai objektif/matlamatyang telah ditetapkan.2. Laporan saya mengenai Penyata Akaun Awam Dan Aktiviti Kementerian/JabatanPersekutuan Tahun 2003 ini disediakan hasil daripada pengauditan yang telahdijalankan di beberapa Kementerian/Jabatan Persekutuan sepanjang tahun 2003melalui ketiga kaedah pengauditan yang telah dinyatakan. Bagi tujuan pengesahanPenyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan Tahun 2003, pengauditan terhadapsistem perakaunan dan dokumen yang berkaitan dengan pembayaran dan terimaantelah dijalankan di 32 Pejabat Perakaunan, iaitu 25 pejabat Jabatan Akauntan Negaradan 7 Jabatan Mengakaun Sendiri. Pengauditan tersebut melibatkan pemeriksaanterhadap 36,648 baucar bayaran bernilai RM414.33 bilion, 20,496 penyata pemungutbernilai RM370.44 bilion dan 4,790 baucar jurnal bernilai RM215.24 bilion. Pada masayang sama, pengauditan pematuhan terhadap pengurusan kewangan di 107 pejabatKerajaan dan 31 pengauditan prestasi telah dijalankan. Berhubung dengan pengauditanprestasi, program/aktiviti yang diaudit adalah berkaitan dengan pembinaan;penyelenggaraan; penguatkuasaan undang-undang; program peningkatan sosioekonomi;pengurusan aset dan stor serta pengurusan aktiviti secara berkomputer.3. Semua Pegawai Pengawal yang berkenaan telah dimaklumkan tentang perkarayang akan dilaporkan untuk pengesahan mereka. Laporan ini juga mengandungikedudukan masa kini perkara yang dibangkitkan dalam Laporan saya bagi tahun 2002untuk memberi gambaran sejauh mana tindakan susulan dan pembetulan telah diambiloleh pihak Kementerian/Jabatan berkenaan terhadap isu yang telah dibangkitkan.ix

4. Pada umumnya, pengurusan kewangan Jabatan Kerajaan Persekutuan pada tahun2003 telah menunjukkan kemajuan berbanding dengan tahun sebelumnya. Berhubungdengan pelaksanaan aktiviti pula, pada umumnya Kementerian/Jabatan Persekutuantelah merancang aktiviti mereka dengan baik seperti menyediakan garis panduan yanglengkap; menetapkan matlamat pelaksanaan aktiviti, mengenal pasti keperluankewangan dan guna tenaga serta juga menetapkan norma kerja. Bagaimanapun, darisegi pelaksanaan aktivitinya, tidak banyak kemajuan yang dapat dilaporkan. Beberapakelemahan yang berpunca daripada kekurangan kakitangan dan peruntukan kewangan;penyeliaan yang kurang rapi serta ketiadaan pemantauan masih berterusan berlaku.5. Mulai tahun ini, Laporan saya mengenai Akaun Dan Aktiviti Badan BerkanunPersekutuan telah disediakan secara berasingan bagi memberikan ruangan yang lebihuntuk melaporkan perkara yang berkaitan dengan pengurusan kewangan dan aktivitiBadan Berkanun Persekutuan. Pendekatan ini dibuat memandangkan aktiviti Kerajaanyang dilaksanakan melalui Badan Berkanun Persekutuan dan syarikat subsidiarinyasemakin bertambah di mana ia melibatkan penggunaan wang Kerajaan yang besar.Kerajaan membantu Badan Berkanun Persekutuan membiayai aktivitinya sama adamelalui pemberian geran atau pinjaman. Setakat 31 Disember 2003, baki pinjamanyang diberi oleh Kerajaan Persekutuan adalah RM5.13 bilion. Manakala sejumlahRM10.20 bilion pula telah diberi kepada Badan Berkanun Persekutuan dalam bentukgeran pada tahun 2003.6. Jabatan Audit Negara terus mengambil beberapa pendekatan untuk membantuKementerian/Jabatan memperbaiki kelemahan dalam pengurusan kewangan danpelaksanaan aktivitinya. Antara pendekatan yang telah diambil adalah seperti berikut :-6.1. Bagi mengatasi tanggapan bahawa Jabatan Audit Negara adalah sebuahJabatan yang bersifat ‘fault finder’ - hanya mencari kesalahan kepada sifat‘developmental’ iaitu Jabatan yang bersedia membantu memperbaiki kelemahandan meningkatkan pengurusan kewangan Kerajaan, mulai tahun 2003 JabatanAudit Negara telah melaksanakan Program Anak Angkat. Melalui program ini,beberapa pejabat yang dikenal pasti bermasalah dalam pengurusan kewangan telahdiberikan bimbingan dan nasihat oleh Jabatan Audit Negara bagi membantu merekamemperbaiki kelemahan yang berlaku terutamanya berhubung denganpenyelenggaraan rekod perakaunan. Sebagai permulaan, sejumlah 10 pejabat dibawah beberapa Kementerian/Jabatan Persekutuan telah dijadikan ‘Anak Angkat’.Laporan berhubung dengan pelaksanaan program ini juga dilaporkan dalamLaporan ini.6.2. Memandangkan penglibatan Kerajaan atau agensi Kerajaan dalam syarikatKerajaan/swasta melalui pegangan ekuiti dan pemberian pinjaman/geranmelibatkan jumlah kewangan yang besar dan meningkat dari tahun ke setahun,pengauditan terhadap syarikat berkenaan amatlah penting untuk menentukan wangawam yang terlibat digunakan dengan cara yang cekap, berhemat serta selarasdengan objektif yang ditetapkan. Sehubungan ini, Jabatan Audit Negara telahmendapatkan perintah daripada Yang di-Pertuan Agong untuk menjalankanpengauditan terhadap syarikat berkenaan selaras dengan peruntukan Seksyen5(1)(d) Akta Audit 1957 pada 19 November 2003. Jabatan ini akan melaksanakanx

pengauditan terhadap beberapa syarikat mulai tahun 2004 dan pemerhatian Auditberhubung dengannya akan dilaporkan di dalam Laporan saya mengenai PenyataAkaun Awam Dan Aktiviti Kementerian/Jabatan Tahun 2004.6.3. Jabatan Audit Negara terus mempertingkatkan kerjasama dengan Unit AuditDalam. Sungguhpun Jabatan ini mempunyai tanggungjawab yang berbeza denganUnit ini namun ia mempunyai matlamat yang sama iaitu memastikan wujudnyaakauntabiliti dan integriti dalam penggunaan wang awam serta menggalakkanpentadbiran yang cekap dan berhemat. Kerjasama ini dipertingkatkan melaluipelbagai pendekatan seperti menjalankan pengauditan terhadap sesebuah Jabatan/Agensi yang sama tetapi mempunyai pejabat/cawangan yang banyak danbertaburan lokasinya supaya pengauditan yang lebih komprehensif dan menyeluruhdapat dijalankan.6.4. Pegawai Jabatan Audit Negara telah menyertai perbincangan mengenaipembangunan sistem berkomputer di beberapa Kementerian/Jabatan Kerajaan bagimemastikan kawalan dalaman yang mencukupi diwujudkan untuk menjaminkeutuhan sistem dan integriti data. Penglibatan ini dirasai perlu memandangkanpembangunan sesuatu sistem berkomputer melibatkan perbelanjaan Kerajaan yangbesar dan dengan itu sudah sewajarnya ia dilaksanakan dengan teratur danmemenuhi tujuan yang telah ditetapkan.7. Laporan ini disediakan dalam 6 bahagian seperti berikut :-Bahagian I : Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan Bagi TahunBerakhir 31 Disember 2003Bahagian II : Pengurusan KewanganBahagian III : Pelaksanaan Aktiviti Kementerian/Jabatan KerajaanPersekutuanBahagian IV : Penglibatan Jabatan Audit Negara Dalam Pelbagai AktivitiLainBahagian V : Kedudukan Masa Kini Perkara Yang Dibangkitkan DalamLaporan Ketua Audit Negara Bagi Tahun 2002Bahagian VI : Perkara Am.8. Saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua pegawaiKementerian/Jabatan yang telah memberikan kerjasama kepada pegawai sayasepanjang pengauditan dijalankan. Saya juga ingin melahirkan penghargaan danterima kasih kepada pegawai saya yang telah berusaha gigih serta memberikansepenuh komitmen untuk menyiapkan Laporan ini.(TAN SRI DR. HADENAN BIN A. JALIL)Ketua Audit NegaraMalaysiaPutrajaya30 Jun 2004xi

INTISARI LAPORANBAHAGIAN I - PENYATA AKAUN AWAM KERAJAANPERSEKUTUAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31DISEMBER 20031. Secara keseluruhannya, Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan bagi tahunberakhir 31 Disember 2003 telah menunjukkan satu gambaran yang benar dansaksama tentang kedudukan kewangan Kerajaan Persekutuan dan rekodperakaunannya juga diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini.BAHAGIAN II - PENGURUSAN KEWANGANPrestasi Pengurusan Kewangan Kerajaan Persekutuan Secara Menyeluruh2. Pada tahun 2003, sungguhpun sumber dana Kerajaan Persekutuan telahmeningkat menjadi RM604.65 bilion berbanding dengan RM506.99 bilion pada tahun2002, namun ia tidak dapat menampung perbelanjaan mengurus dan pembangunanserta bayaran wang amanah/deposit berjumlah RM624.28 bilion. Kekurangan danatersebut ditampung dengan simpanan Kerajaan di bank. Jumlah peruntukan muktamaduntuk perbelanjaan mengurus bagi tahun 2003 ialah RM77.08 bilion dan daripadajumlah ini, RM75.22 bilion atau 97.6% telah dibelanjakan. Hutang awam KerajaanPersekutuan meningkat daripada RM164.96 bilion pada akhir tahun 2002 menjadiRM188.77 bilion pada akhir tahun 2003. Pada pandangan Audit, prestasi pengurusankewangan Kerajaan Persekutuan perlu dipertingkatkan bagi memastikan Kerajaanmempunyai sumber kewangan yang mencukupi untuk tujuan pengurusan danpembangunan negara.Pengurusan Kewangan Di Peringkat Jabatan Kerajaan Persekutuan3. Sepanjang tahun 2003, Jabatan Audit Negara telah menjalankan pengauditan di107 pejabat Kerajaan. Objektif pengauditan ini adalah untuk menentukan sama adapengurusan kewangan di pejabat berkenaan telah dilaksanakan mengikut undangundangdan peraturan kewangan. Hasil daripada pengauditan itu mendapati padaumumnya ada kemajuan dalam prestasi pengurusan kewangan. Bagaimanapun,beberapa peraturan kewangan berhubung dengan kawalan hasil dan perbelanjaanserta pengurusan Kumpulanwang Amanah dan pengurusan aset masih tidak dipatuhisepenuhnya. Rekod perakaunan juga tidak diselenggarakan dengan teratur dan tidakkemas kini di kebanyakan pejabat yang dilawati.xv

BAHAGIAN III - PELAKSANAAN AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATANKERAJAAN PERSEKUTUANJABATAN PERDANA MENTERI- Pembinaan Kuarters Kakitangan Kerajaan Jalan Duta, Kuala LumpurPembinaan kuarters kakitangan Kerajaan Jalan Duta, Kuala Lumpur meliputi 2 komponenutama iaitu pembinaan kuarters dan pembinaan jalan masuk utama ke kawasan kuarters.Kos projek bagi pembinaan kuarters ialah RM199.69 juta manakala kos bagi pembinaanjalan masuk berjumlah RM55.51 juta. Sungguhpun ada beberapa kelemahan dari segiperancangan untuk membina kuarters seperti justifikasi pembinaan tidak dikenal pastiterlebih dahulu bagi menentukan keperluan kuarters dari segi bilangan dan kategorirumah yang diperlukan, namun dari segi pelaksanaannya adalah memuaskan di manaprojek fasa I telah disiapkan mengikut jadual yang ditetapkan. Pemantauan terhadappembinaan kuarters juga telah dibuat dengan baik. Bagi pembinaan jalan pula,sungguhpun ia tidak dapat disiapkan mengikut jadual, namun kualiti jalan adalahmemuaskan.JABATAN PERDANA MENTERI- Aktiviti Unit Sistem Pengawasan Laut Malaysia,Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan MaritimKerajaan telah membangunkan Sistem Pengawasan Laut Malaysia (Sistem) pada bulanSeptember 1994 bagi memudahkan pengawasan dan penguatkuasaan undang-undangyang berkaitan di sekitar kawasan perairan negara. Sistem ini diletakkan di bawahtanggungjawab Unit Sistem Pengawasan Laut Malaysia (Unit SWASLA), BahagianKeselamatan Negara. Anggaran kos Sistem ini ialah RM139.76 juta. Pada umumnya,Unit SWASLA telah merancang dan melaksanakan aktivitinya selaras dengan objektifyang telah ditetapkan. Bagaimanapun bagi membolehkan unit ini berfungsi denganlebih cekap dan berkesan, ia perlu mempertingkatkan Sistem dan kemudahankomunikasinya. Sehubungan ini, adalah disyorkan supaya maklumat disalurkan secaraon-line dan real time. Ini adalah penting bagi membolehkan tindakan susulan diambiloleh Agensi Penguatkuasaan Maritim dengan segera. Unit SWASLA perlu memastikansemua Pusat Kawalan Daerah mengemukakan Laporan Bulanan yang lengkap dankemas kini mengikut tempoh yang telah ditetapkan bagi membolehkannya membuatanalisis trend dan menyediakan Laporan Tahunan. Seterusnya, Laporan Tahunan inihendaklah dikemukakan kepada Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim bagimembolehkannya membuat penilaian dan perancangan strategik mengenaikeselamatan perairan negara selaras dengan keperluan semasa.JABATAN PERDANA MENTERIJabatan Peguam Negara- Aktiviti Pengendalian Kes Sivil, Bahagian GuamanPada umumnya, Bahagian Guaman, Jabatan Peguam Negara telah merancangaktivitinya dengan baik. Bagaimanapun, Jabatan perlu mempertingkatkan lagi usahanyadalam pelaksanaan aktiviti pengendalian kes sivil. Sehubungan itu, Jabatan PeguamNegara disyorkan mengambil langkah penambahbaikan untuk mewujudkan satu sistempengurusan maklumat yang menyeluruh bagi menyimpan maklumat penting supaya iadapat diperolehi dengan kadar yang segera apabila diperlukan oleh pihak pengurusanuntuk membuat sesuatu keputusan. Ini dapat membantu pihak pengurusan menilaixvi

prestasi kerja yang dilaksanakan oleh Bahagian Guaman agar tahap perkhidmatankepada pelanggan dapat dipertingkatkan. Di samping itu, Unit Pelaksanaan danPenguatkuasaan perlu menyelenggarakan rekod kutipan hasil dan bayaran penghakimanmahkamah dengan lengkap dan kemas kini supaya penguatkuasaan penghakiman dantuntutan penghakiman dapat dilaksanakan dengan cekap.KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN- Pengurusan Program Rakan Muda Dengan Kerjasama PertubuhanBukan Kerajaan (NGOs)Pada umumnya, Kementerian Belia Dan Sukan (KBS) mempunyai perancangan yangbaik bagi mengurus Program Rakan Muda dengan kerjasama NGOs. Bagaimanapun,program ini belum mencapai objektif yang telah ditetapkan sepenuhnya kerana masihada kelemahan dalam pelaksanaannya. KBS disyor menjalankan kajian secaraterperinci untuk menentukan sebab penglibatan belia yang rendah dalam ProgramRakan Muda dan mempertingkatkan usaha pengiklanan Program Rakan Muda agarprogram ini disampaikan kepada lebih ramai kumpulan sasarannya supaya sasaranyang ditetapkan dapat dicapai. Antara kelemahan lain yang juga perlu diberi perhatianialah arahan yang kurang jelas daripada Ibu Pejabat Cawangan Rakan Muda mengenaipendaftaran keahlian Gaya Hidup Rakan Muda, bilangan ahli Gaya Hidup dansukarelawan yang tidak dapat disahkan, Sekretariat Rakan Muda yang tidak berfungsidengan berkesan, tiada garis panduan pengurusan Kompleks Rakan Muda,ketidakpatuhan peraturan dan syarat pemberian bantuan, kekurangan anggota tetapdan ketidakkeberkesanan jawatankuasa pengurusan yang diwujudkan. Sehubunganini, adalah disyorkan supaya garis panduan pengurusan program yang jelas danlengkap disediakan. KBS juga perlu memastikan segala peraturan dan syaratpemberian bantuan dipatuhi dan mengkaji semula keperluan guna tenaga.KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANIJabatan Pertanian Malaysia- Projek Pengeluaran Benih Padi SahProjek Pengeluaran Benih Padi Sah merupakan projek utama Jabatan Pertanian bagipembangunan industri padi. Benih padi sah bermaksud benih padi yang dikeluarkanoleh pesawah berdaftar di bawah Skim Penanam Biji Benih Jabatan Pertanian.Sejumlah RM72.21 juta telah dibelanjakan bagi projek ini untuk tempoh tahun 2001hingga 2003. Tujuan projek ini dilaksanakan adalah untuk mengeluarkan benih padi sahyang dijamin kualiti dan ketulenannya bagi memenuhi keperluan benih padi seluruhnegara. Pada umumnya, Jabatan Pertanian telah merancang dan melaksanakanpengeluaran benih padi sah mengikut kemampuan guna tenaga dan keupayaan lojiyang sedia ada. Sungguhpun pencapaian sasaran pengeluaran benih padi sah bagitempoh tahun 2001 hingga 2003 secara puratanya melebihi 90%, namun sasaran yangditetapkan itu hanya merupakan 39% daripada keperluan benih padi seluruh negara.Sehubungan ini, Jabatan Pertanian berpotensi untuk meningkatkan lagi sasaranpengeluaran bagi memenuhi keperluan benih padi sah negara berjumlah 61,000 tanmetrik satu tahun dengan mengambil beberapa langkah seperti meningkatkankeupayaan loji atau membina loji baru, memperluaskan skim penanaman biji benih danmeningkatkan kaedah kawalan penanaman serta penjagaan padi supaya memenuhistandard yang telah ditetapkan.xvii

KEMENTERIAN PERTANIAN DAN INDUSTRI ASAS TANIJabatan Pertanian Malaysia- Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangor, NegeriSelangorKementerian Pertanian telah membelanjakan antara RM33.76 juta untuk tempoh tahun2001 hingga 2003 bagi melaksanakan Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu,Barat Laut Selangor. Pada umumnya, Kementerian telah merancang projek tersebutdengan baik bagi meningkatkan pengeluaran padi di kawasan yang terlibat.Bagaimanapun terdapat beberapa perkara yang menjejaskan pelaksanaan projek.Antaranya ialah kekurangan peruntukan kewangan bagi menaik taraf dan menyenggarainfrastruktur pertanian dengan sempurna. Ini menyebabkan sebahagian jalan ladangdan jambatan tidak dapat dilalui oleh mesin jentuai dan lori padi yang terlibat. Adalahdidapati juga rumpai dan lumpur di terusan utama dan dalam parit tidak dibersihkan danpalung konkrit yang bocor tidak dibaiki. Sementara itu, palung konkrit yang dibina jugadidapati tidak sesuai dengan kaedah penanaman padi secara tabur terus, di mana airtidak dapat diagihkan secukupnya ke sawah. Selain itu, pemantauan yang berkesantidak dibuat bagi memastikan setiap pesawah mematuhi peraturan pengurusan air yangditetapkan. Bagi mengatasi kekurangan bekalan air ke sawah terutamanya padamusim kemarau, Kementerian bercadang untuk membina kawasan takungan air danmengalirkan sebahagian air dari Sungai Selangor ke terusan utama.KEMENTERIAN PERDAGANGAN DALAM NEGERI DAN HAL EHWAL PENGGUNA- Aktiviti PenguatkuasaanBahagian Penguatkuasa, Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Hal EhwalPengguna bertanggungjawab menguatkuasakan 9 Akta yang telah ditetapkan bagimenjaga kepentingan masyarakat pengguna. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003,sejumlah RM132.54 juta telah dibelanjakan bagi melaksanakan aktiviti penguatkuasaan.Pada keseluruhannya, Bahagian Penguatkuasa Kementerian telah merancang aktivitipenguatkuasaannya dengan baik. Perkara seperti keperluan kewangan, keperluankemudahan, keperluan latihan kakitangan, peruntukan undang-undang dan prosedurkerja penguatkuasaan telah dikenal pasti dengan baik. Dari segi keperluan gunatenaganya, Bahagian Penguatkuasa telah memohon pertambahan pegawainya melaluipenstrukturan semula Kementerian yang lebih menjurus kepada pengkhususan tugasPegawai Penguatkuasa. Aktiviti penguatkuasaan yang meliputi pemeriksaan terhadappremis perniagaan telah dilaksanakan seperti mana sasaran yang ditetapkan.Bagaimanapun dari segi penyelenggaraan rekod berhubung dengan aset, aduan,kompaun dan eksibit di beberapa Pejabat Cawangan ia perlu dipertingkatkan supayasentiasa lengkap dan kemas kini.KEMENTERIAN PERTAHANAN- Pengurusan Peluru Tentera DaratPada keseluruhannya, Kementerian Pertahanan mempunyai perancangan yang baikbagi menguruskan peluru untuk Tentera Darat. Sejumlah RM147.91 juta untuk tempohtahun 2001 hingga 2003 telah dibelanjakan bagi perolehan dan pengurusan peluru.Semakan Audit mendapati wujud kelemahan pengurusan peluru yang perlu diperbaikisegera demi untuk menjamin keselamatan negara. Antara kelemahan yang diperhatikanxviii

CF ataupun menyerahkan kunci rumah tidak diperuntukkan dalam perjanjian. SemakanAudit juga mendapati pihak Kementerian Pendidikan telah membuat bayaranpendahuluan khas berjumlah RM25 juta atas arahan Kementerian Kewangan kepadasyarikat konsesi untuk membantunya menyelesaikan masalah kewangan sungguhpunperjanjian penswastaan tidak menyatakan syarat membenarkan pendahuluan ini dibuat.Adalah didapati juga pendahuluan ini diberi tanpa cagaran serta tiada syarat ditetapkanmengenai pembayaran baliknya.KEMENTERIAN PELAJARAN- Aktiviti Penyiaran Rancangan Televisyen PendidikanKementerian Pendidikan telah membuat perancangan yang baik untuk menerbitkanRancangan Televisyen Pendidikan (TVP) yang meliputi rancangan berasaskankurikulum dan bukan kurikulum (untuk pendidikan umum). Bagaimanapun, penggunaanRancangan TVP sebagai media pengajaran dan pembelajaran adalah tidakmemuaskan. Semakan Audit mendapati sejumlah 347 daripada 381 sekolah yangdilawati tidak menggunakan Rancangan TVP sebagai media pengajaran danpembelajaran. Antara faktor yang menyebabkan keadaan tersebut ialah peralatanDigital Multimedia System dan set televisyen telah rosak atau hilang serta sekolah tidakmempunyai bilik tayangan/bilik tayangan tidak sesuai. Selain itu, sebahagian sekolahdidapati tidak menerima atau lewat menerima Jadual Siaran Rancangan TVPmenyebabkan sekolah tersebut tidak dapat menyesuaikannya dengan jadual waktusekolah. Keberkesanan penggunaan Rancangan TVP ini bergantung kepada pengetuasebagai pengurus profesional, para guru sebagai tenaga pengajar dan para pelajarsebagai kumpulan sasarannya. Sehubungan ini, semua pihak perlu memainkanperanan masing-masing bagi memastikan Rancangan TVP ini dapat mencapai objektifyang ditetapkan.KEMENTERIAN PELAJARAN- Pengurusan Pinjaman PelajaranKementerian Pendidikan Malaysia mempunyai perancangan yang baik untukmenguruskan pinjaman pelajaran. Bagaimanapun dari segi pelaksanaannya, beberapakelemahan telah diperhatikan. Antaranya ialah daripada pinjaman berjumlah RM143.73juta yang sepatutnya dikutip balik, hanya RM47.01 juta telah berjaya dikutip balik danbakinya berjumlah RM96.72 juta masih tertunggak. Adalah didapati peminjam jugalewat menjelaskan hutang mereka antara 1 hingga 15 tahun. Selain itu, kelewatanproses penilaian dan kelulusan pinjaman pelajaran adalah selama 3 hingga 11 bulandari tarikh permohonan pinjaman dibuat menyebabkan pelajar Universiti hanyamendapat wang pinjaman mereka pada semester yang kedua dan pelajar Politeknikpada semester ketiga. Pinjaman untuk pelajar di Politeknik Sarawak dan Kota Kinabaluberjumlah RM471,000 dan RM552,000 masing-masingnya telah disimpan oleh bankselama 2 minggu hingga 1 bulan sebelum dipindah ke akaun peminjam. Adalahdiperhatikan juga beberapa Universiti lewat memulangkan wang pinjaman yang tidakdiserahkan kepada pelajar yang telah berhenti atau menolak tawaran pinjaman.xx

KEMENTERIAN KEWANGANPerbendaharaan Malaysia- Pengurusan Pinjaman Kerajaan Persekutuan Kepada SyarikatBahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan, Perbendaharaan Malaysiaadalah bertanggungjawab menguruskan pinjaman kepada Syarikat Kerajaan, SyarikatKonsesi dan Syarikat Bukan Kerajaan/Penswastaan. Sehingga akhir bulan Disember2003, Kerajaan telah mengeluarkan pinjaman berjumlah RM27.54 bilion kepada 55syarikat. Pada umumnya, Perbendaharaan Malaysia mempunyai perancangan yangbaik untuk menguruskan pinjaman kepada syarikat. Perbendaharaan Malaysia telahdapat mengeluarkan pinjaman seperti mana yang dirancang dan mencapai sasaranyang ditetapkan. Bagaimanapun, masih ada beberapa kelemahan dari segi pengurusanpinjamannya terutamanya berhubung dengan pematuhan kepada peraturan danprosedur kerja pinjaman serta syarat perjanjian. Pemantauan terhadap bayaran balikpinjaman juga kurang memuaskan. Pihak Audit telah mengesyorkan supaya pihakPerbendaharaan Malaysia mengambil tindakan yang sewajarnya bagi memastikanpinjaman Kerajaan digunakan untuk tujuan yang telah ditetapkan.KEMENTERIAN KEWANGAN- Pelaksanaan Sistem Perancangan Dan Kawalan Belanjawan Secara Elektronik(eSPKB) Di Jabatan Akauntan Negara MalaysiaSistem Perancangan Dan Kawalan Belanjawan dibangunkan bagi membolehkan prosesbayaran dibuat secara elektronik. Pada umumnya, perancangan bagi pembangunandan pelaksanaan Sistem ini adalah baik. Bagaimanapun di peringkat pelaksanaanpembangunan Sistem, beberapa perkara telah diperhatikan seperti kegagalanmematuhi syarat kontrak, kelewatan penyelesaian masalah pembangunan Sistem dankelemahan Sistem Aplikasi. Beberapa masalah seperti ketidakstabilan perisian KadPintar, ketiadaan talian EG*Net dan penggunaan kapasiti (bandwidth) yang rendah,ketidaksediaan bank dan juga ketidaksediaan Aplikasi Kerajaan Elektronik yang lainuntuk proses antara muka dengan sistem ini telah menyebabkan kelewatanpelaksanaan projek. Kelewatan pelaksanaan Sistem ini menyebabkan ia tidak dapatdigunakan oleh sebahagian Pusat Tanggungjawab sebagaimana yang dirancang. Diperingkat pelaksanaan Sistem pula, adalah diperhatikan Pejabat Perakaunan kurangmembuat pemantauan terhadap pelaksanaan Sistem di peringkat PusatTanggungjawab dan ini menyebabkan sebarang masalah yang berbangkit tidakdiselesaikan dengan awal dan akibatnya Sistem tidak digunakan sepenuhnya.KEMENTERIAN KEWANGAN- Aktiviti Penilaian Jabatan Penilaian Dan Perkhidmatan HartaJabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH) adalah bertanggungjawab memberiperkhidmatan dan nasihat kepada Kerajaan dan agensinya berkaitan penilaian hartaserta pembangunan dan pengurusan harta tanah. Penilaian terhadap sesuatu hartatanah antara lainnya adalah untuk menentukan duti setem; cukai keuntungan hartatanah dan duti harta pusaka serta untuk tujuan pengambilan tanah; penswastaan danpengkorporatan; pembelian dan penjualan harta tanah; tukar syarat; pinjamanperumahan dan pemberian milik tanah. Pada keseluruhannya, JPPH mempunyaiperancangan yang baik untuk melaksanakan aktiviti penilaian. JPPH didapati telahxxi

dapat mengeluarkan laporan penilaian bagi permohonan yang diterima melebihiperatusan minimum dan dalam tempoh yang ditetapkan. Bagaimanapun, adalahdiperhatikan beberapa kes penilaian yang dibuat tidak tepat dan perlu dibuat pindaandisebabkan oleh beberapa faktor seperti melawat lot harta yang salah atau lawatanlangsung tidak dibuat, pengiraan atau pelarasan nilai tidak dibuat dengan tepat ataupunmaklumat lengkap tidak diperolehi. Pihak JPPH telah disyorkan supaya memberiperhatian yang serius untuk memperbaiki kelemahan yang telah dibangkitkan bagimenjamin ketepatan laporannya.JABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIA- Aktiviti PencegahanAktiviti Pencegahan merupakan aktiviti di bawah Program Pencegahan iaitu salah satudaripada 3 program utama Jabatan Kastam. Matlamat aktiviti ini adalah untukmeningkatkan aktiviti mengesan dan mencegah kegiatan penyelewengan hasil,penyeludupan barangan berduti dan barangan yang bertentangan dengan kepentingannegara. Pada umumnya, Jabatan Kastam di peringkat Ibu Pejabat dan Negerimempunyai perancangan yang baik bagi melaksanakan aktiviti pencegahan.Bagaimanapun di peringkat stesen, tidak semua Stesen Pencegah menyediakanperancangan tahunan mereka untuk dijadikan panduan bagi pencapaian sasaran danmengukur prestasi Stesen masing-masing. Bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Julai2003, Jabatan Kastam telah melaksanakan sejumlah 3,888 rondaan darat, 1,365rondaan laut, 3,939 pemeriksaan mengejut dan 454 sekatan jalan raya yang padaumumnya melebihi daripada perancangan. Bagi tempoh yang sama, pelbagai baranganyang bernilai RM232.68 juta telah dirampas, manakala pungutan kompaun pula adalahberjumlah RM33.63 juta bagi 17,869 kes penyeludupan/penyelewengan cukai. Adalahdiperhatikan pada umumnya pengurusan barang rampasan masih tidak memuaskan.Barang rampasan yang tidak dikawal, diselenggarakan dan dilupuskan dengan teraturbukan sahaja boleh membawa implikasi undang-undang sekiranya melibatkanbarangan yang masih melibatkan kes mahkamah malah akan turut merugikan Kerajaandari segi penggunaan ruang, rosot nilai dan imej.LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI- Taksiran Cukai Terhadap Syarikat Yang Diberi Insentif Cukai Taraf PerintisInsentif cukai taraf perintis adalah salah satu insentif yang diperkenalkan oleh Kerajaanuntuk menarik pelabur menceburi aktiviti dan pengeluaran produk yang digalakkanmelalui Akta Penggalakan Pelaburan 1986 dan Akta Cukai Pendapatan 1967.Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI) adalah bertanggungjawabmemproses permohonan daripada syarikat untuk mendapat kemudahan ini. SijilPerakuan Taraf Perintis akan dikeluarkan oleh MITI setelah syarikat mematuhi segalasyarat yang ditetapkan dan satu salinan sijil dikemukakan kepada Lembaga HasilDalam Negeri (LHDN) untuk tujuan penaksiran cukai. Semakan Audit mendapatibeberapa kelemahan urusan taksiran cukai syarikat yang diberi Insentif Cukai TarafPerintis. Antaranya ialah Sijil Perakuan Taraf Perintis tiada dalam fail taksiran syarikatmanakala bagi beberapa kes yang lain, sungguhpun ada Sijil Perakuan Taraf Perintistetapi kadar pengecualian pendapatan perintis tidak dinyatakan dalam Sijil tersebut. Initelah menyebabkan ketepatan jumlah pengecualian cukai yang diberi kepada syarikatxxii

erkenaan tidak dapat ditentukan. Selain itu, sejumlah RM139.32 juta pendapatansyarikat yang sepatutnya dikenakan cukai telah juga diberi pengecualian. Adalahdisyorkan supaya LHDN meningkatkan kecekapan dan kemahiran kakitangannya yangterlibat dengan urusan ini melalui latihan yang bersesuaian.LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI- Pengurusan Pembayaran Balik Cukai Yang Terlebih DipungutLembaga Hasil Dalam Negeri yang dipertanggungjawabkan mengutip cukai bagi pihakKerajaan juga bertanggungjawab membayar balik kepada mereka yang telah terlebihmembayar cukai selaras dengan Seksyen 111 Akta Cukai Pendapatan 1967.Pembayaran balik ini dipertanggungkan kepada Kumpulan Wang Disatukan. Mengikutpiagam pelanggan LHDN, pembayaran balik akan dibuat kepada pembayar cukai dalamtempoh 3 bulan daripada tarikh permohonan diterima dengan syarat semua maklumatyang berkaitan dikemukakan. Semakan Audit terhadap 3,655 kes yang telah dibuatpembayaran balik mendapati 1,910 atau 52.3% daripadanya telah lewat dibuatpembayaran. Kelewatan ini antara lainnya disebabkan oleh ketiadaan pengkhususantugas di mana kakitangan yang sama turut melaksanakan tugas lain, tiada pemantauandi setiap peringkat memproses pembayaran balik, kelewatan pembayar cukai/majikanmengemukakan maklumat lanjut yang diperlukan dan peruntukan kewangan yang tidakmencukupi. Adalah disyorkan supaya LHDN menempatkan kakitangan khusus untukmengurus pembayaran balik, menetapkan norma masa bagi setiap peringkatmemproses pembayaran balik dan mendaftar permohonan yang diterima agarkemajuan sesuatu kes dapat dipantau serta mengkaji keperluan kewangan yangsebenar agar Perbendaharaan Malaysia meluluskan peruntukan yang secukupnya padasetiap tahun.KEMENTERIAN KERJA RAYA- Penyenggaraan Jambatan Di Laluan Persekutuan Semenanjung MalaysiaSeksyen Baik Pulih, Cawangan Jalan, Ibu Pejabat Jabatan Kerja Raya adalahbertanggungjawab terhadap penyenggaraan jambatan di laluan PersekutuanSemenanjung Malaysia. Secara umumnya, terdapat beberapa kelemahan tertentudalam aspek perancangan dan pelaksanaan yang perlu diberi perhatian. Antaranyaialah JKR tidak menentukan keperluan kewangan sebenar bagi penyenggaraanjambatan. Peruntukan yang dipohon adalah berdasarkan kepada jumlah peruntukanyang diperolehi pada tahun sebelumnya dan tidak berdasarkan kepada unjuranpenyenggaraan jambatan yang dirancang. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003,adalah diperhatikan JKR hanya memohon peruntukan RM3 juta setiap tahun untukmenyenggarakan jambatan. Pihak Audit telah mengesyorkan supaya Cawangan Jalanmenentukan keperluan kewangannya untuk sesuatu tahun berdasarkan kepada jumlahsebenar jambatan yang perlu disenggara/diperbaiki hasil dari pemeriksaan yang telahdijalankan. Adalah diperhatikan juga bilangan jawatan yang ada di Seksyen Baik Pulihdan peringkat JKR Daerah tidak seimbang dengan beban kerja yang perlumenguruskan penyenggaraan/ pembaikan 7,195 jambatan. Sehubungan ini, pihak JKRsepatutnya mengkaji semula keperluan untuk menambah jawatan di Seksyen Baik Pulihdan JKR Daerah.xxiii

KEMENTERIAN KESIHATAN- Perolehan Ubat Dari Luar NegaraBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sebanyak 140 kontrak bernilai RM425 juta yangmana setiap satunya bernilai` antara RM0.17 juta hingga RM17.23 juta telahditandatangani untuk urusan perolehan ubat dari luar negara. Semakan Auditmendapati 83 kontrak yang bernilai RM282.93 juta telah diberikan kepada pembekalyang sama. Beberapa kelemahan pengurusan perolehan ubat dari luar negara telahdikenal pasti. Antaranya ialah harga kontrak bagi beberapa jenis ubat lebih tinggidaripada harga pasaran, kelewatan memproses tender bagi kontrak baru serta nilaipembelian telah melebihi had nilai kontrak. Selain itu, pembelian ubat sama jenis telahdiperolehi melalui pembelian terus/sebut harga sungguhpun berdasarkan nilaipembelian itu, ia sepatutnya dibuat secara tender. Penyemakan bekalan ubat dijalankanoleh pegawai yang kurang berpengalaman dalam bidang farmasi menyebabkan ubatyang diterima tidak mengikut spesifikasi dan beberapa jenis ubat yang dibeli tidakdigunakan kerana tidak memenuhi kehendak pakar/pegawai perubatan. Kelemahanpengurusan perolehan ubat dari luar negara perlu diperbaiki segera bagi membolehkanperolehan ubat yang mencukupi dan berkualiti pada harga yang berpatutan.KEMENTERIAN KESIHATAN- Pengurusan Peralatan Perubatan Di Poliklinik KomunitiPoliklinik komuniti (sebelum bulan Julai 2002, dikenali sebagai klinik kesihatan)merupakan komponen penting dalam rangkaian infrastruktur kesihatan awam. Sehinggabulan Disember 2003, ada 864 poliklinik komuniti di seluruh negara dan 95 KlinikKesihatan Ibu dan Anak. Semakan Audit mendapati dari segi pelaksanaannya,beberapa kelemahan telah diperhatikan. Antaranya ialah penggunaan peralatanperubatan yang usang, tidak sesuai dan secara guna sama di poliklinik komuniti. Selainitu, penyenggaraan berjadual yang tidak teratur telah menyebabkan peralatan keraprosak dan tidak berada pada tahap operasi yang tinggi. Tambahan pula, terdapatmasalah dari aspek kelewatan pembekalan peralatan oleh pembekal, pengesahanpenerimaan dan pentauliahan peralatan tidak dapat dipastikan, peralatan kurang/tidakdigunakan, penempatan peralatan di makmal yang sempit, prestasi penyenggaraanperalatan oleh syarikat yang dilantik tidak memuaskan dan pelupusan peralatanperubatan tidak dibuat secara menyeluruh. Kementerian perlu mengambil tindakan bagimemperbaiki kelemahan yang dilaporkan seperti mempertingkatkan pemantauanterhadap pengurusan peralatan perubatan di peringkat Kementerian, Negeri danDaerah.KEMENTERIAN KESIHATANPengurusan Aktiviti Perkhidmatan Pergigian Di SekolahKementerian Kesihatan melaksanakan aktiviti perkhidmatan pergigian di sekolah untukmenyediakan pelbagai jenis perkhidmatan pergigian yang bercorak penggalakan,pencegahan dan kuratif kepada pelajar bagi meningkatkan taraf kesihatan pergigianmereka di samping memastikan mereka bebas daripada masalah pergigian.Perkhidmatan ini diberi melalui 800 Klinik Pergigian Sekolah, 21 Pusat PergigianSekolah, 19 Klinik Pergigian Bergerak dan 212 Pasukan Pergigian Bergerak. Semakanxxiv

Audit mendapati dari segi pelaksanaannya, beberapa kelemahan telah diperhatikan.Antaranya ialah pelajar dari sebahagian sekolah di beberapa daerah tidak pernahmenerima perkhidmatan kesihatan pergigian. Keadaan kemudahan rawatan pergigianjuga tidak memuaskan seperti lokasinya kurang sesuai, bilik rawatan tidak disediakandengan keperluan asas dan tempoh masa menunggu rawatan terlalu lama.Kelengkapan dan peralatan pergigian sering kali mengalami kerosakan. Bagimempertingkatkan prestasi pengurusan aktiviti tersebut, beberapa tindakan pembaikanperlu dibuat seperti mengisi kekosongan jawatan personel yang terlibat denganperkhidmatan pergigian dan menambahbaikkan kemudahan serta kelengkapan yangberkaitan.KEMENTERIAN HAL EHWAL DALAM NEGERIJabatan Imigresen Malaysia- Pengeluaran Visa Dan PasPada keseluruhannya Jabatan Imigresen Malaysia merancang dengan baik aktivitipengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas. Bagaimanapun dari segi pelaksanaannya,masih ada beberapa kelemahan yang perlu diperbaiki. Antara kelemahannya adalahpermohonan diluluskan oleh pegawai yang tidak diberi kuasa, slip akuan terima tidakdikeluarkan kepada pemohon dan sebahagian permohonan lewat diluluskan. SemakanAudit juga mendapati bilangan pekerja asing bagi tahun 2003 meningkat 33%berbanding dengan tahun 2002 sedangkan bilangan operasi penguatkuasaan hanyabertambah 4% bagi tempoh yang sama. Perkara ini berlaku disebabkan nisbah jawatandengan beban kerja di Bahagian Penguatkuasa adalah pada kadar 1:1,790. JabatanImigresen telah mengemukakan cadangan penstrukturan semula Jabatan danmenambah jawatan baru bagi aktiviti penguatkuasaan. Bagi menjaga kesejahteraannegara dari masalah yang ditimbulkan oleh pendatang tanpa izin, agensi pusat patutmemberikan pertimbangan yang sewajarnya terhadap permohonan penstrukturansemula Jabatan tersebut.KEMENTERIAN KESELAMATAN DALAM NEGERIPolis DiRaja Malaysia- Pengurusan Stor Material SpesifikPolis DiRaja Malaysia (PRDM) telah mewujudkan Stor Material Spesifik yang bertujuanuntuk menguruskan transaksi bekalan barangan secara elektronik. Sejumlah RM34.95juta telah dibelanjakan bagi membina dan menyediakan infrastruktur kompleks Stor dansejumlah RM17.93 juta pula untuk pengkomputeran sistem Stor yang berfungsi secaracentralized di Shah Alam. Semakan Audit mendapati ada beberapa kelemahan dari segipelaksanaan Stor ini yang perlu diperbaiki. Antaranya ialah Stor Pusat di Shah Alamlewat membekalkan barangan yang dipohon oleh stor daerah kerana kekurangankenderaan dan modul secara elektronik yang telah dibangunkan tidak digunakansepenuhnya kerana kakitangan yang terlibat kurang mahir/tidak tahu menggunakannya.Pihak Audit telah mengesyorkan supaya bilangan kakitangan awam ditambah bagimemastikan pengurusan stor berjalan dengan sempurna memandangkan pegawai/anggota polis yang menjalankan tugas pengurusan stor sering kali terlibat dengan tugaspolis.xxv

KEMENTERIAN PEMBANGUNAN USAHAWAN DAN KOPERASILembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan- Aktiviti Pelesenan Kenderaan Perdagangan/ Pengangkutan AwamLembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan (LPKP), Kementerian PembangunanUsahawan bertanggungjawab terhadap pengurusan pelesenan dan mengawal seliakenderaan perdagangan. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 130,606lesen telah diproses termasuk pengeluaran lesen baru, pembaharuan lesen dan ubahsyarat lesen. Dua jenis kenderaan perdagangan yang dikawal adalah KenderaanPengangkutan Barangan dan Kenderaan Pengangkutan Awam. Pada keseluruhannya,LPKP telah merancang dan melaksanakan aktivitinya dengan teratur. Bagaimanapunaktiviti penguatkuasaannya hanya dijalankan secara reaktif iaitu bergantung kepadapenyiasatan terhadap aduan yang diterima. Kekurangan Pegawai Penguatkuasa telahmenyebabkan aktiviti penguatkuasaan tidak dapat dilaksanakan secara aktif.Sehubungan ini, pematuhan terhadap dasar serta prosedur pelesenan perludipertingkatkan. LPKP perlu juga mengambil tindakan untuk mengisi kekosonganjawatan yang diluluskan dengan segera bagi menangani masalah kekurangankakitangan serta memperbanyakkan kursus/latihan mengenai aktiviti pelesenan danpelaksanaan untuk dijalankan dari semasa ke semasa.KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITARJabatan Pengairan dan Saliran- Projek Pengawalan Hakisan PantaiSepanjang 1,389 kilometer daripada 4,809 kilometer pinggir pantai Malaysia mengalamimasalah hakisan. Jabatan Pengairan Dan saliran (JPS) telah membelanjakan RM31.88juta bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 untuk projek pengawalan hakisan pantai.Pada umumnya, JPS mempunyai perancangan yang baik terutamanya dari aspekmenetapkan keutamaan melaksanakan projek pengawalan hakisan pantai. JPS tidakdapat melaksanakan projek pengawalan hakisan pantai seperti mana sasaran asalkerana projek yang dirancang bagi sesuatu tahun tidak dapat disiapkan pada tahunberkenaan. Kekurangan kakitangan juga menjejaskan kemampuan JPS untukmelaksanakan projek dengan berkesan. Penyenggaraan yang tidak dijalankan terhadapprojek yang siap dibina boleh menjejaskan ketahanan struktur binaan. Sehubungan itu,adalah disyorkan supaya JPS mengkaji semula strategi bagi membolehkannyamelaksanakan projek pengawalan hakisan pantai bagi mencapai sasaran yangditetapkan. Dari segi perjawatan, JPS perlu mengambil tindakan segera untuk mengisijawatan yang masih kosong dan agensi pusat patut mempertimbangkan untukmengisikan jawatan tambahan yang dipohon di bawah penstrukturan semula JabatanPengairan Dan Saliran bagi membolehkannya melaksanakan aktivitinya seperti manayang dirancang. Majlis Kawalan Hakisan Pantai Negara perlu meneruskan fungsinyadengan mengadakan mesyuarat berkala sebagaimana yang telah ditetapkan bagimemantau keadaan pembangunan dan pengawalan hakisan pantai negara.KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR- Pembinaan Institut Tanah Dan Ukur NegaraProjek pembinaan Institut Tanah dan Ukur Negara dilaksanakan mengikut konsep rekadan bina serta menggunakan struktur keluli yang dikeluarkan oleh syarikat tempatan.Projek berharga RM135.72 juta ini yang dijangka siap pada bulan Disember 2000 hanyadapat disiapkan pada bulan November 2001. Pada umumnya, Kementerian telahxxvi

merancang pembinaan Institut serta penyediaan prasarana untuk aktiviti latihan denganbaik. Bagaimanapun dari segi pelaksanaannya, beberapa kelemahan telah diperhatikanseperti beberapa syarat kontrak tidak dipatuhi oleh kontraktor di mana beberapa butirankerja tidak dibina atau tidak disediakan dan kualiti kerja pembinaan tidak memuaskan.Selain itu, adalah diperhatikan juga bayaran untuk perolehan peralatan telah dibuatsebelum perjanjian ditandatangani atau sebelum peralatan diterima. Beberapaperalatan yang dibeli tidak digunakan dan ada juga yang dibeli secara berlebihan.Rekod harta modal dan inventori tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini.BAHAGIAN IV - PENGLIBATAN JABATAN AUDIT NEGARA DALAMPELBAGAI AKTIVITI LAINSelain daripada menjalankan pengauditan bagi memenuhi kehendak undang-undang,Jabatan Audit Negara juga telah menjalankan program anak angkat dan kajian sertapenilaian terhadap perkara tertentu bagi memenuhi permintaan daripada JemaahMenteri/Kementerian. Sepanjang tahun 2003, Jabatan Audit Negara telahmelaksanakan program anak angkat. Melalui program ini, 10 Pejabat yang dikenal pastibermasalah dalam pengurusan kewangan telah diberikan bimbingan dan nasihat olehJabatan Audit Negara bagi membantu mereka memperbaiki kelemahan yang berlakuterutamanya berhubung dengan penyelenggaraan rekod perakaunan. Selain itu,Jabatan Audit Negara telah diminta oleh Jemaah Menteri untuk menjalankanpengauditan terhadap syarikat konsesi lebuh raya bertol sebelum kenaikan kadar toldipertimbangkan. Sehubungan ini, Jabatan Audit Negara telah menjalankanpengauditan terhadap prestasi dan kedudukan kewangan Syarikat Besraya (M) SdnBhd dan Syarikat Linkedua (Malaysia) Berhad yang masing-masingnyabertanggungjawab mengendalikan Lebuh Raya Bertol Sungai Besi dan Lebuh RayaBertol Hubungan Kedua Malaysia – Singapura. Jabatan Audit Negara telah jugamembuat penilaian khas terhadap prestasi pengurusan kewanganKementerian/Jabatan/Agensi di bawah kawalan pegawai dalam Jawatan Utama SektorAwam (JUSA). Penilaian ini dibuat atas permintaan Kementerian Kewangan danadalah untuk tujuan pengesahan jawatan pegawai tersebut. BaBAHAGIAN V -KEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANG DIBANGKITKANDALAM LAPORAN KETUA AUDIT NEGARA TAHUN 2002Bagi memastikan tindakan pembetulan diambil oleh Kementerian/Jabatan terhadapperkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2002,pemeriksaan susulan telah dijalankan di Kementerian/Jabatan berkenaan danmendapati pada keseluruhannya, perkara yang dibangkitkan pada laporan tersebuttelah diambil tindakan dengan sewajarnya oleh pihak berkenaan.BAHAGIAN VI -PERKARA AMLaporan Ketua Audit Negara Mengenai Penyata Akaun Awam Serta AktivitiKementerian, Jabatan Dan Agensi Kerajaan Persekutuan Tahun 2002 telahdibentangkan di Parlimen pada 12 September 2003 iaitu pada hari yang sama denganpembentangan Anggaran Belanjawan bagi tahun 2004. Jawatankuasa Kira-kira WangNegara telah bermesyuarat sebanyak 4 kali dari bulan Mei 2003 hingga bulan Februari2004. Antara perkara yang dibincangkan adalah mengenai isu yang dibangkitkandalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2002 dan perkara lain yang berkaitandengan isu semasa.xxvii

BAHAGIAN IPENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN PERSEKUTUANBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 20031. PENDAHULUAN1.1. Seksyen 16(1) Akta Acara Kewangan, 1957 menghendaki Pihak BerkuasaKewangan menyediakan Penyata Akaun Tahunan secepat mungkin selepas penutupanakaun bagi tahun berkenaan. Penyata tersebut hendaklah dikemukakan kepada KetuaAudit Negara untuk pengauditan dalam tempoh 7 bulan dari tarikh penutupan tahunkewangan seperti yang diperuntukkan di bawah Seksyen 9 Akta Audit, 1957. PenyataAkaun Tahunan bagi Kerajaan Persekutuan adalah dikenali sebagai Penyata AkaunAwam Kerajaan Persekutuan dan ia disediakan berasaskan tunai ubah suai setiaptahun oleh Akauntan Negara Malaysia bagi Pihak Berkuasa Kewangan Persekutuan.1.2. Selaras dengan peruntukan undang-undang tersebut, Akauntan Negara Malaysiatelah mengemukakan Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan bagi tahun berakhir31 Disember 2003 pada 8 Mac 2004. Penyata tersebut melaporkan semua urus niagakewangan bagi tahun 2003 yang berkaitan dengan sumber dan penggunaan wangawam. Penyata tersebut antara lainnya mengandungi Lembaran Imbangan, PenyataAkaun Memorandum dan Nota Kepada Akaun.1.2.1. Lembaran Imbangan menunjukkan jumlah wang tunai dan pelaburan yangdipegang bagi ketiga Akaun Kumpulan Wang Disatukan iaitu Akaun HasilDisatukan, Akaun Amanah Disatukan dan Akaun Pinjaman Disatukan. Selarasdengan asas perakaunan tunai ubah suai yang digunakan oleh KerajaanPersekutuan, hanya pelaburan yang dipegang bagi maksud amanah tertentu sahajadilaporkan dalam Lembaran Imbangan. Lain-lain bentuk pelaburan dilaporkan didalam Penyata Akaun Memorandum.1.2.2. Penyata Akaun Memorandum ialah akaun yang menunjukkan aset dantanggungan Kerajaan yang tidak ditunjukkan dalam Lembaran Imbangan. Asettersebut terdiri daripada Pinjaman Boleh Dituntut; Pelaburan; Yuran KepadaPertubuhan Antarabangsa dan Deposit Berkanun manakala tanggungan pula terdiridaripada Hutang Awam; Jaminan; Nota Kena Bayar; Saham Tidak Dituntut danAkaun Depositori Pusat.1.3. Pengauditan terhadap Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan bagi tahunberakhir 31 Disember 2003 adalah untuk memberi pendapat sama ada penyata itumenggambarkan kedudukan kewangan yang benar dan saksama serta rekodperakaunan yang berkaitan telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Bagimembolehkan Ketua Audit Negara memberi pendapat yang mempunyai asas yangmunasabah, pengauditan telah dirancang dan dilaksanakan mengikut prosedur kerjayang ditetapkan bagi pengauditan Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan.3

1.4. Bagi mengesahkan Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan, pengauditaninterim terhadap sistem perakaunan dan dokumen yang berkaitan dengan pembayarandan terimaan perlu dijalankan. Pengauditan terhadap sistem dan dokumen itudijalankan secara berterusan sepanjang tahun 2003 dan telah disiapkan sebelumPenyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan bagi tahun berakhir 31 Disember 2003diterima daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia. Pemerhatian Audit mengenainyatelah dibangkitkan dengan pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia dan Kementerian/Jabatan Persekutuan melalui surat pengurusan sebaik sahaja sesuatu pengauditanselesai dijalankan.2. PENGESAHAN PENYATA AKAUN AWAM KERAJAAN PERSEKUTUANBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2003Bagi mengesahkan ketepatan baki sesuatu akaun, dokumen sokongan seperti SijilPengesahan Baki, Senarai Baki Perseorangan dan Penyata Penyesuaian yangmenjelaskan perbezaan antara baki yang ditunjukkan dalam Penyata Akaun AwamKerajaan Persekutuan dengan baki yang ada dalam rekod Kementerian/JabatanPersekutuan adalah diperlukan. Sehubungan ini, pihak Jabatan Akauntan NegaraMalaysia telah mengemukakan dokumen sokongan berkenaan dan pengauditan yangdijalankan mendapati baki yang ditunjukkan dalam Penyata Akaun Awam KerajaanPersekutuan adalah bersamaan dengan baki yang ditunjukkan dalam dokumentersebut. Oleh itu, Ketua Audit Negara berpendapat Penyata Akaun AwamKerajaan Persekutuan pada keseluruhannya menunjukkan gambaran yang benardan saksama tentang kedudukan kewangan Kerajaan Persekutuan bagi tahunberakhir 31 Disember 2003 dan rekod perakaunannya telah diselenggarakandengan teratur dan kemas kini. Sijil Ketua Audit Negara mengenai Penyata AkaunAwam Kerajaan Persekutuan yang disertakan bersama dengan LembaranImbangan, Penyata Akaun Memorandum dan Nota Kepada Akaun Awam 2003adalah seperti di Lampiran A1 hingga A4.4

BAHAGIAN IIPENGURUSAN KEWANGAN3. PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN KERAJAAN PERSEKUTUANSECARA MENYELURUHJabatan Audit Negara di samping mengesahkan Penyata Akaun Awam KerajaanPersekutuan Tahun 2003, juga membuat analisis terhadap data kewangan yangditunjukkan dalam penyata tersebut bagi menentukan tahap prestasi kewanganKerajaan Persekutuan. Hasil analisis yang telah dijalankan adalah seperti berikut :-3.1. SUMBER DAN PENGGUNAAN DANA KERAJAAN PERSEKUTUAN BAGITAHUN 2003Sumber dana Kerajaan Persekutuan bagi tahun 2003 berjumlah RM604.65 bilionadalah terdiri daripada Terimaan Hasil, Kumpulanwang Pembangunan, Wang Amanahdan Deposit. Bagi tahun yang sama, Kerajaan telah membuat bayaran berjumlahRM624.28 bilion untuk perbelanjaan mengurus, pembangunan dan amanah/deposit.Seperti pada beberapa tahun yang lalu, Kerajaan juga telah mengalami kekurangandana pada tahun 2003 berjumlah RM19.63 bilion. Jumlah ini adalah berkuranganRM970.51 juta jika dibandingkan dengan kekurangan dana pada tahun 2002 yangberjumlah RM20.60 bilion. Bagaimanapun, jumlah terimaan dan bayaran yangmelibatkan wang amanah dan deposit yang masing-masingnya berjumlah RM511.01bilion dan RM509.70 bilion juga termasuk amaun pelarasan bagi beberapa transaksiyang tidak melibatkan aliran wang tunai.Sekiranya amaun pelarasan amanah/deposit seperti mana yang tersebut di atas,pinjaman bersih dan perbelanjaan modal yang kesemuanya berjumlah RM10.14 bilionbagi tahun 2003 dan RM6.77 bilion bagi tahun 2002 diambil kira, jumlah sebenar defisitpada akhir tahun 2003 ialah RM9.49 bilion dan RM13.83 bilion bagi tahun 2002.Kekurangan dana berjumlah RM9.49 bilion pada tahun 2003 ditampung dengansimpanan Kerajaan di bank. Butiran sumber dan penggunaan dana adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 1SUMBER DAN PENGGUNAAN DANA KERAJAAN PERSEKUTUANBAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2002 DAN 2003SUMBER DANABUTIRANTAHUN2002 2003JUMLAH PERTAMBAHAN/PENGURANGAN(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)PERATUSANHasil 83,515.21 92,607.80 9,092.59 10.9Terimaan Kumpulanwang Pembangunan 969.91 1,040.68 70.77 7.3Terimaan Wang Amanah Dan Deposit 422,501.90 511,005.56 88,503.66 20.9Jumlah Sumber Dana 506,987.02 604,654.04 97,667.02 19.3PENGGUNAAN DANAPerbelanjaan Mengurus 68,698.70 75,223.58 6,524.88 9.5Perbelanjaan Pembangunan 35,977.19 39,352.55 3,375.36 9.4Bayaran Wang Amanah Dan Deposit 422,907.26 509,703.53 86,796.27 20.5Jumlah Penggunaan Dana 527,583.15 624,279.66 96,696.51 18.3LEBIHAN/(KEKURANGAN) DANA (20,596.13) (19,625.62) 970.51 4.7%7

3.1.1. Sumber Dana3.1.1.1. Terimaan HasilMengikut Penyata Akaun Awam bagi tahun berakhir 31 Disember 2003 KerajaanPersekutuan telah menerima hasil berjumlah RM92.61 bilion berbandingRM83.52 bilion pada tahun 2002. Pertambahan hasil berjumlah RM9.09 bilion(10.9%) antara lainnya disumbangkan oleh faedah dan hasil pelaburan termasukkeuntungan jualan pelaburan serta pindahan daripada Kumpulanwang AmanahPencen. Bagaimanapun, beberapa butiran hasil telah mencatatkan penurunanseperti cukai pendapatan individu dan syarikat. Butiran hasil yang mencatatkanpertambahan/penurunan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 2PERTAMBAHAN/PENURUNAN HASIL MELEBIHI RM500 JUTABUTIRAN HASILPindahan Dana, FaedahDan Hasil PelbagaiPelaburan TermasukKeuntungan JualanPelaburanCukai PendapatanIndividuPUNGUTAN HASIL(Tahun)2002(RM Juta)2003(RM Juta)PERTAMBAHAN/(PENURUNAN)(RM Juta)30.00 11,203.72 11,173.729,888.85 7,983.62 (1,905.23)Cukai Syarikat 24,642.46 23,989.75 (652.71)PUNCA PERTAMBAHAN /PENURUNANKeuntungan yang tinggi daripada penjualansaham milik MKD di dalam beberapasyarikat serta pindahan daripadaKumpulanwang Amanah PencenKerajaan telah mengurangkan kadar cukaiindividu bagi tahun taksiran 2002 yangmana cukainya dikutip pada tahun 2003Penurunan kutipan cukai selaras denganpenurunan pendapatan syarikat keranakemelesetan ekonomi pada tahun 2003akibat dari faktor yang tidak dapatdielakkan seperti peperangan di Iraq danwabak SARS3.1.1.2. Terimaan Kumpulanwang PembangunanSelain daripada hasil yang dipungut, terimaan Kumpulanwang Pembangunanyang terdiri daripada bayaran balik pinjaman oleh Agensi Kerajaan, jualan asetmodal dan pelbagai terimaan adalah juga merupakan sumber dana KerajaanPersekutuan bagi tahun 2003. Jumlah terimaan daripada sumber ini ialahRM1.04 bilion berbanding dengan tahun 2002 yang berjumlah RM969.91 juta.Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 3KEDUDUKAN TERIMAAN KUMPULANWANG PEMBANGUNANBAGI TAHUN 2002 DAN 2003TERIMAAN2002(RM Juta)TAHUN2003(RM Juta)Bayaran Balik Pinjaman 908.30 844.81Jualan Aset Modal 0.03 0.04Pelbagai Terimaan 61.58 195.83JUMLAH 969.91 1,040.683.1.1.3. Terimaan Wang Amanah Dan DepositSumber dana Kerajaan yang lain ialah terimaan wang amanah dan deposit.Pada tahun 2003, jumlah terimaan daripada sumber ini termasuk amaunpelarasan bagi beberapa transaksi yang tidak melibatkan aliran wang tunai ialah8

c. Semakan Audit selanjutnya mendapati perbelanjaan berjumlah RM1.01bilion dilakukan di bawah Kumpulan Wang Luar Jangka oleh 17Kementerian/Jabatan Persekutuan. Antara perbelanjaan yang dibuat denganmenggunakan Kumpulanwang ini adalah untuk membiayai pembinaanAuditorium Malaysia di Universiti Oxford, United Kingdom berjumlahRM10.83 juta; Persidangan Kemuncak Negara Berkecuali (NAM) berjumlahRM53.96 juta dan pembelian aset. Mengikut Perkara 103 (1) PerlembagaanPersekutuan, Kumpulan Wang Luar Jangka hanya boleh dibelanjakan bagimembiayai keperluan yang segera dan luar jangka di mana tiada peruntukanlain boleh digunakan. Semasa penyediaan Laporan Audit pada bulan Jun2004, perbelanjaan berjumlah RM664.43 juta ini belum mendapat kelulusanParlimen. Pihak Perbendaharaan Malaysia bercadang membentangkanpermohonan untuk mendapatkan kelulusan dan peruntukan tambahan bagimenampung perbelanjaan ini semasa persidangan Parlimen yang akandiadakan pada bulan Julai 2004.3.1.2.2. Perbelanjaan Pembangunana. Rancangan Malaysia Ke 8 yang meliputi tempoh tahun 2001 hingga 2005telah memperuntukkan RM126.07 bilion untuk membiayai 1,182 programdan projek Kementerian/Jabatan Persekutuan. Sehingga akhir tahun 2003,Kementerian/Jabatan Persekutuan telah membelanjakan sejumlahRM110.56 bilion (87.7%) dari jumlah keseluruhan peruntukan pembangunandi bawah Rancangan Malaysia Ke 8.b. Sejumlah RM40.69 bilion peruntukan pembangunan telah diluluskan untuktahun 2003 di mana RM39.35 bilion (96.7%) daripadanya telah dibelanjakan.Analisis terhadap perbelanjaan pembangunan tahun 2003 yang melibatkan46 Kementerian/Jabatan Persekutuan mendapati perkara berikut :-i. Sejumlah RM51.63 juta telah dibelanjakan oleh 5 Kementerian/Jabatanuntuk 6 projek walaupun tiada peruntukan diluluskan untuk tujuantersebut. Kementerian/Jabatan serta bilangan projek terbabit adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 6PERBELANJAAN PROJEK TANPA PERUNTUKAN BAGI TAHUN 2003KEMENTERIAN/JABATANBILANGANPROJEKPERBELANJAAN(RM Juta)Kementerian Pertanian 1 0.04Perpustakaan Negara Malaysia 1 0.10Kementerian Kesihatan 1 0.01Kementerian Pembangunan Luar Bandar 2 47.78Kementerian Penerangan 1 3.70JUMLAH 6 51.63ii. Adalah didapati pada tahun 2003, sebanyak 20 Kementerian/JabatanPersekutuan telah berbelanja melebihi peruntukan berjumlah RM1.78bilion untuk membiayai 78 projek. Antara sebab perkara tersebut berlaku10

adalah kerana perubahan skop kerja, peruntukan untuk perolehanperalatan/infrastruktur tidak mencukupi dan kenaikan pertukaran nilaiwang asing. Selain itu, arahan pihak Kementerian Kewangan supayaKementerian/Jabatan menyelesaikan bil tertunggak dengan segera jugaturut menyumbang kepada kelebihan perbelanjaan ini. Butirannyaadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 7KEDUDUKAN PERBELANJAAN PROJEK MELEBIHI PERUNTUKAN BAGI TAHUN 2003KEMENTERIAN/JABATANBILANGANPROJEKPERUNTUKAN(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)JUMLAH LEBIHBELANJA(RM Juta)Kementerian Perumahan & Kerajaan Tempatan 2 228.35 237.61 9.26Kementerian Belia Dan Sukan 1 106.29 118.63 12.34Kementerian Pertanian 13 85.11 152.06 66.95Kementerian Pertahanan 4 3,421.29 4,139.80 718.51Kementerian Pendidikan 15 1,282.03 2,041.39 759.36Kementerian Kewangan 3 260.33 347.47 87.14Jabatan Kastam DiRaja Malaysia 1 153.35 162.77 9.42Kementerian Kerja Raya 14 400.68 426.92 26.24Kementerian Dalam Negeri 5 176.03 184.79 8.76Kementerian Luar Negeri 1 6.57 8.70 2.13Kementerian Pengangkutan 2 1,297.75 1,355.21 57.46Kementerian/Jabatan Lain 17 145.34 163.74 18.40JUMLAH 78 7,563.12 9,339.09 1,775.97Sejumlah RM1.76 bilion (98.9%) daripada RM1.78 bilion perbelanjaanlebih seperti yang tersebut di atas adalah melibatkan oleh 11Kementerian untuk membiayai 61 projek.iii. Analisis Audit juga mendapati 8 Kementerian telah memohon peruntukanberjumlah RM328.28 juta untuk membiayai 17 projek tetapi tiadasebarang perbelanjaan dibuat memandangkan Kerajaan telahmengambil keputusan untuk menangguhkan projek tersebut. ButiranKementerian dan bilangan projek yang terlibat adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 8PERUNTUKAN DITERIMA TIDAK DIBELANJAKAN LANGSUNGKEMENTERIAN/JABATANBILANGANPROJEKPERUNTUKAN(RM Juta)Kementerian Belia Dan Sukan 1 0.34Kementerian Pertanian 3 2.05Kementerian Perdagangan Antarabangsa Dan Industri 2 17.50Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Hal Ehwal Pengguna 1 0.50Kementerian Luar Negeri 1 10.00Kementerian Tenaga, Komunikasi Dan Multimedia 3 13.75Kementerian Pembangunan Luar Bandar 5 279.00Kementerian Tanah dan Pembangunan Koperasi 1 5.14JUMLAH 17 328.2811

iv. Sejumlah RM728 juta telah dikeluarkan daripada KumpulanwangSimpanan Luar Jangka sebagai pendahuluan untuk membiayaiperbelanjaan pembangunan bagi 9 Kementerian/Jabatan Persekutuan.Semasa penyediaan Laporan Audit pada bulan Jun 2004, kelulusanParlimen belum diperolehi untuk perbelanjaan ini. Pihak PerbendaharaanMalaysia bercadang membentangkan permohonan untuk mendapatkankelulusan dan peruntukan tambahan bagi menampung perbelanjaan inisemasa persidangan Parlimen yang akan diadakan pada bulan Julai 2004.3.1.2.3. Perbelanjaan Tanpa Peruntukan Dan Dikenakan Kepada AkaunAmanah Khasa. Sehingga akhir tahun 2003, sejumlah RM865.82 juta perbelanjaan mengurusdan pembangunan yang melibatkan 26 Kementerian/Jabatan Persekutuantelah diperakaunkan di bawah akaun amanah khas. Perbelanjaan tersebutterdiri daripada RM813.44 juta untuk tujuan mengurus dan RM52.38 juta untukpembangunan. Keseluruhan perbelanjaan ini dikenakan kepada akaunamanah khas tersebut kerana tiada peruntukan disediakan untuk tujuanberkenaan. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 9PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA AKAUN AMANAH KHASSEHINGGA AKHIR TAHUN 2003KEMENTERIAN / JABATANPERBELANJAAN(RM Juta) (%)Kementerian Kewangan 836.37 96.6Polis DiRaja Malaysia 11.57 1.3Kementerian Kesihatan 4.39 0.5Kementerian Pembangunan Luar Bandar 3.52 0.4Kementerian Pertahanan 2.93 0.3Kementerian Kerja Raya 2.30 0.3Kementerian Pertanian 1.56 0.2Kementerian / Jabatan Lain 3.18 0.4JUMLAH 865.82b. Semakan Audit selanjutnya mendapati sejumlah RM862.64 juta (99.6%)daripada RM865.82 juta itu adalah merupakan perbelanjaan yang melibatkan7 Kementerian/Jabatan. Analisis yang dijalankan terhadap jenis perbelanjaanyang dilakukan oleh Kementerian/Jabatan yang terlibat mendapati perkaraberikut :-i. Kementerian KewanganDaripada RM836.37 juta perbelanjaan yang telah dikenakan kepada akaunamanah khas, sejumlah RM783.80 juta adalah merupakan geran yang diberioleh Kementerian Kewangan kepada sebuah syarikat Kerajaan; RM43.48juta adalah untuk membiayai pelbagai projek dan RM9.09 juta adalah untukpelbagai perbelanjaan mengurus. Semakan Audit selanjuntya mendapatipada bulan Jun 2004, Kementerian Kewangan telah pun membuat pelarasanbayaran geran yang berjumlah RM783.80 juta itu kepada akaun yangsepatutnya.12

ii. Pelbagai Kementerian/JabatanPerbelanjaan yang telah dikenakan kepada akaun amanah khas olehKementerian/Jabatan antara lainnya adalah bagi tujuan pembelian aset,elaun perjalanan, pengangkutan, sewaan, bekalan pejabat, perkhidmatandan hospitaliti, penyelenggaraan kecil, pembaikan bangunan, bekalanmakanan dan minuman, tuntutan insurans dan pampasan, peralatangimnasium, bekalan benih udang/ikan, mengecat keseluruhan kenderaanluar dan dalam, membekal peralatan komputer, bayaran bil utiliti dansebagainya. Semakan Audit selanjutnya mendapati sebahagian besarperbelanjaan yang tersebut di atas dibuat oleh Pusat TanggungjawabKementerian/Jabatan di peringkat negeri. Pejabat Pembayar terlibat adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 10PEJABAT PEMBAYAR TERLIBAT DENGAN PERBELANJAANYANG DIKENAKAN KEPADA AKAUN AMANAH KHASJAN NEGERI / KEMENTERIANPERBELANJAAN TAHUN 2002 PERBELANJAAN TAHUN 200351021(RM)51022(RM)51031(RM)51032(RM)JUMLAH(RM)Johor 4,142,803.24 798,070.11 TB TB 4,940,873.35Kedah 199,370.20 TB TB 353,175.91 552,546.11Perlis 9,178,425.51 TB 133.76 TB 9,178,559.27Terengganu 353,918.96 50,602.26 TB TB 404,521.22Kota Kinabalu 5,137,701.28 4,170,232.75 TB TB 9,307,934.03Tawau 1,688,438.62 2,150,295.00 5,000.00 9,080.00 3,852,813.62Kuching 9,517,843.24 269,742.20 TB TB 9,787,585.44Sri Aman (3,998.53) 66,720.00 TB TB 62,721.47Wilayah Persekutuan Putrajaya 1,678,891.00 1,088,900.91 783,795,259.00 43,482,420.59 830,045,471.50Wilayah Persekutuan Labuan TB TB 2,215,035.85 TB 2,215,035.85JUMLAH 31,893,393.52 8,594,563.23 786,015,428.61 43,844,676.50 870,348,061.86Pendidikan (7,913,364.08) (1,535,689.66) TB TB (9,449,053.74)Kesihatan 484,282.85 688,103.55 1,286,169.81 TB 2,458,556.21Kerja Raya TB TB TB 782,548.80 782,548.80JUMLAH PADA 31.12.2003 24,464,312.29 7,746,977.12 787,301,598.42 44,627,225.30 864,140,113.13TB : Tidak Berkenaanc. Mengikut arahan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia, perbelanjaantersebut di atas sepatutnya dipelaraskan sepenuhnya kepada peruntukanyang berkaitan sebelum penutupan Akaun Awam Tahun 2003.Memandangkan arahan tersebut tidak dipatuhi sepenuhnya olehKementerian/Jabatan yang terlibat, Ketua Setiausaha PerbendaharaanMalaysia sekali lagi telah mengeluarkan arahan pada 6 April 2004 memintasupaya baki akaun tersebut dipelaraskan sebelum 13 April 2004 denganmenggunakan peruntukan tahun 2004. Semakan Audit mendapati arahantersebut juga tidak dipatuhi sepenuhnya. Bagaimanapun, baki akaun iniyang berjumlah RM740.28 juta pada 16 Jun 2004 adalah berkuranganberbanding dengan baki pada penutupan Akaun Awam Tahun 2003 yangberjumlah RM865.82 juta. Kedudukan perbelanjaan yang dikenakan kepadaakaun amanah khas setakat 16 Jun 2004 adalah seperti di jadual berikut :-13

JADUAL 11KEDUDUKAN PERBELANJAAN YANG DIKENAKAN KEPADA AKAUNAMANAH KHAS SETAKAT 16 JUN 2004TAHUN PERBELANJAAN KODJUMLAH(RM Juta)2002 Mengurus 51021 24.07Pembangunan 51022 6.94Jumlah Kecil 31.012003 Mengurus 51031 532.72Pembangunan 51032 176.55Jumlah Kecil 709.27JUMLAH BESAR 740.28d. Adalah didapati pada tahun 2002 Kerajaan telah mengambil alih 3 pinjamansyarikat yang dijaminnya berjumlah RM4.77 bilion kerana syarikat berkenaantidak mampu menjelaskan hutang mereka. Tanggungan ini telah dikenakankepada Akaun Penyelesaian Utama Perbendaharaan kerana peruntukanuntuknya belum diperolehi. Pada akhir tahun 2003, tanggungan ini masihbelum dipelaraskan.Kementerian/Jabatan terlibat perlu mengambil tindakan untukmemperolehi peruntukan bagi menampung perbelanjaan yang melebihiperuntukan atau yang masih belum mempunyai sebarang peruntukan.Pada pandangan Audit, perkara yang tersebut di atas boleh dielakkansekiranya semua pihak yang terlibat membuat perancangan yang teliti danmengawal peruntukan serta perbelanjaan masing-masing dengan baik danberbelanja secara berhemat.3.1.2.4. Bayaran Wang Amanah Dan DepositSelain dari perbelanjaan mengurus dan pembangunan, penggunaan dana yangbesar adalah untuk bayaran wang amanah dan deposit. Pada tahun 2003,jumlah bayaran wang amanah dan deposit termasuk amaun pelarasan bagibeberapa transaksi yang tidak melibatkan aliran wang tunai ialah RM509.70bilion berbanding dengan tahun 2002 yang berjumlah RM422.91 bilion.Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 12KEDUDUKAN BAYARAN WANG AMANAH DAN DEPOSIT BAGI TAHUN 2003BAYARANJUMLAH(RM Juta)Kumpulanwang Amanah Kerajaan 497,656.88Kumpulanwang Pinjaman Perumahan 5,040.81Kumpulanwang Amanah Awam 960.54Kumpulanwang Amanah Pencen 4,005.39Deposit 2,039.91JUMLAH 509,703.5314

3.2. LANGKAH UNTUK MENAMBAH DANA3.2.1. Memungut Tunggakan Hasil3.2.1.1. Adalah didapati pada 31 Disember 2003, sebanyak 35 Kementerian/Jabatan mempunyai tunggakan hasil berjumlah RM787.19 juta di manaRM356.41 juta daripadanya telah tertunggak melebihi 3 tahun. Tunggakan bagi8 Kementerian/Jabatan sahaja adalah berjumlah RM755.79 juta (96%).Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 13KEDUDUKAN TUNGGAKAN HASIL PADA 31 DISEMBER 2003KEMENTERIAN / JABATANKASAR(RM)TUNGGAKAN HASILDIHAPUS KIRA(RM)BERSIH(RM)LEBIH 3 TAHUN(RM)Jabatan Perdana Menteri 73,944,316.43 560.00 73,943,756.43 57,216,301.09Kementerian Pertahanan 34,667,701.60 33,356.63 34,634,344.97 18,190,991.35Kementerian Pendidikan 19,175,941.05 380,148.55 18,795,792.50 12,014,650.51Jabatan Kastam & Eksais DiRaja Malaysia 323,495,506.62 10,008.13 323,485,498.49 90,481,799.39Kementerian Kesihatan 77,321,865.67 15,428,384.05 61,893,481.62 29,506,948.29Kementerian Penerangan 127,146,216.60 TB 127,146,216.60 93,233,799.04Kementerian Pengangkutan 9,763,993.69 TB 9,763,993.69 4,010,165.91Kementerian Pembangunan Luar Bandar 106,129,825.59 TB 106,129,825.59 41,015,761.96Kementerian /Jabatan Lain 31,405,421.49 8,380.70 31,397,040.79 10,737,209.33JUMLAH 803,050,788.74 15,860,838.06 787,189,950.68 356,407,626.87Nota : TB – Tidak Berkenaan3.2.1.2. Setakat ini pihak Lembaga Hasil Dalam Negeri belum mengemukakanPenyata Akaun Belum Terima seperti pada 31 Disember 2003. Sekiranyatunggakan hasil bagi Lembaga Hasil Dalam Negeri diambil kira, jumlahtunggakan yang tersebut di atas adalah berkemungkinan lebih tinggimemandangkan pada tahun 2002 sahaja jumlah tunggakan hasilnya ialahRM7.45 bilion.Pada pandangan Audit, Kementerian/Jabatan perlu mengambil tindakanyang lebih berkesan bagi mendapatkan tunggakan hasil terutamanya yangmelebihi 3 tahun. Ini adalah kerana kemungkinan sebahagian daripadatunggakan tersebut tidak dapat dipungut jika ia melebihi tempoh 6 tahunseperti mana yang ditetapkan di bawah Limitation Act 1953. Pada tahun2003 sahaja sejumlah RM15.86 juta tidak dapat dikutip dan telah dihapuskira.3.2.2. Pinjaman3.2.2.1. Sumber dana Kerajaan yang lain ialah daripada pinjaman dalam negeridan luar negeri. Pada tahun 2003, Kerajaan telah membuat pelbagai pinjamanberjumlah RM55.69 bilion berbanding dengan tahun 2002 yang berjumlahRM38.97 bilion. Pinjaman dalam negeri adalah terdiri daripada BilPerbendaharaan, Terbitan Pelaburan Kerajaan, Sekuriti Kerajaan Malaysia danpinjaman lain daripada institusi kewangan. Manakala pinjaman luar negeriadalah terdiri daripada pinjaman pasaran dan projek. Butirannya adalah sepertidi jadual berikut :-15

JADUAL 14KEDUDUKAN PINJAMAN DALAM DAN LUAR NEGERI PADA AKHIR TAHUN 2003JENIS PINJAMANDALAM NEGERIPINJAMANBARUDIPEROLEHIPEMBAYARANBALIK DANPENEBUSANPINJAMANKEUNTUNGANPERTUKARANMATA WANGASINGPINJAMANBERSIH(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)Bil Perbendaharaan 6,999.46 7,000.04 TB (0.58)Terbitan Pelaburan Kerajaan 2,000.00 TB TB 2,000.00Sekuriti Kerajaan Malaysia 39,850.00 18,600.00 TB 21,250.00Pinjaman Lain 3,699.94 1,072.40 TB 2,627.54Jumlah Dalam Negeri 52,549.40 26,672.44 TB 25,876.96LUAR NEGERIPinjaman Pasaran/Projek 3,143.99 6,853.53 1,635.94 (2,073.60)Jumlah Luar Negeri 3,143.99 6,853.53 1,635.94 2,073.60JUMLAH PINJAMAN 55,693.39 33,525.97 1,635.94 23,803.36Nota : TB - Tidak Berkenaan3.2.2.2. Pertambahan pinjaman telah menyebabkan hutang awam KerajaanPersekutuan meningkat daripada RM164.96 bilion pada akhir tahun 2002menjadi RM188.77 bilion pada akhir tahun 2003. Kedudukan hutang awampada akhir tahun 1999 hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-TAHUNJADUAL 15HUTANG AWAM KERAJAAN PERSEKUTUANPADA AKHIR TAHUN 1999 HINGGA 2003HUTANG DALAMNEGERIHUTANG LUARNEGERIJUMLAHHUTANGPENINGKATAN(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)1999 93,749.63 18,368.92 112,118.55 8,997.392000 106,804.60 18,820.57 125,625.17 13,506.622001 121,396.43 24,328.20 145,724.63 20,099.462002 128,680.48 36,282.83 164,963.31 19,238.682003 154,582.13 34,184.54 188,766.67 23,803.363.2.3. Mendapatkan Bayaran Balik Pinjaman Yang TertunggakSetiap tahun Kerajaan Persekutuan memberi pinjaman kepada Kerajaan Negeri,Badan Berkanun, Syarikat Kerajaan/Bukan Kerajaan dan agensi lain untuk pelbagaitujuan. Seperti dilaporkan pada tahun yang lalu, pinjaman ini tidak dibayar balikmengikut jadual. Tunggakan bayaran balik pinjaman pada akhir tahun 2003 adalahberjumlah RM9.77 bilion berbanding dengan tahun 2002 yang berjumlah RM8.51bilion yang melibatkan 3,325 ansuran tertunggak. Tempoh tunggakan bayaran balikpinjaman adalah antara 1 hingga 17 tahun. Kedudukan baki pinjaman yang belumselesai pada 31 Disember 2003 dan tunggakan bayaran balik pinjaman pada akhirtahun 2002 dan 2003 mengikut kategori peminjam adalah seperti di jadual berikut :-16

JADUAL 16PINJAMAN YANG BELUM SELESAI PADA 31 DISEMBER 2003DAN TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN PADA AKHIR TAHUN 2002 DAN 2003PEMINJAMPINJAMANYANG BELUMTUNGGAKAN BAYARANBALIK PINJAMAN PADASELESAI PADA31. 12. 2003 31.12.2002 31.12.2003BILANGANANSURANTERTUNGGAKTEMPOHTERTUNGGAK(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (Tahun)Kerajaan Negeri 12,098.94 1,932.18 2,545.09 1,546 2 – 8Badan Berkanun 5,129.00 3,149.44 3,396.87 1,272 1 – 17Syarikat Kerajaan/Bukan Kerajaan 25,033.32 2,942.47 3,349.50 189 1 – 6Pihak Berkuasa Tempatan 570.59 425.59 377.31 247 9 – 15Koperasi 184.92 15.18 16.26 62 6 – 16Pelbagai Agensi 6,974.42 44.44 84.75 9 2 – 3JUMLAH 49,991.19 8,509.30 9,769.78 3,325Bagi mengatasi masalah tunggakan pinjaman seperti mana yang tersebut di atas,Perbendaharaan Malaysia sedang mengambil tindakan menjadual semulapinjaman, menghapus kira tunggakan, offset tunggakan dengan premium tanah,menukarkan pinjaman kepada geran/ekuiti dan mengurangkan tunggakan melaluipotongan daripada geran tahunan.Pada pandangan Audit, Kementerian Kewangan yang bertanggungjawabmenguruskan pinjaman ini patut mengambil tindakan yang lebih tegas untukmendapatkan tunggakan bayaran balik pinjaman bagi membolehkan Kerajaanmenggunakan wang tersebut untuk tujuan pengurusan dan pembangunanyang lain.3.2.3.1. Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Kerajaan NegeriKesemua Kerajaan Negeri tidak menjelaskan bayaran balik pinjaman mengikutjadual. Tunggakan bayaran balik pinjaman Kerajaan Negeri telah meningkatsejumlah RM612.91 juta (31.7%) iaitu dari RM1.93 bilion pada akhir tahun 2002menjadi RM2.55 bilion pada akhir tahun 2003. Sejumlah RM231.05 juta dibayarbalik oleh Kerajaan Negeri pada tahun 2003. Daripada jumlah tunggakan padaakhir tahun 2003, sejumlah RM2.19 bilion (85.9%) melibatkan Kerajaan NegeriJohor, Kedah, Pahang, Selangor, Terengganu dan Kelantan. Adalah didapatiKerajaan Negeri Sabah dan Perlis tidak membuat sebarang bayaran balikpinjaman pada tahun 2003 yang tunggakannya berjumlah RM100.17 juta.Berikut adalah kedudukan tunggakan bayaran balik pinjaman Kerajaan Negeripada 31 Disember 2003 berbanding dengan kedudukannya pada akhir tahun2002 :-17

JADUAL 17TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN KERAJAAN NEGERIKEDUDUKAN PADA AKHIR TAHUN 2003KERAJAANNEGERITUNGGAKANBAYARAN BALIKPINJAMAN PADA31.12. 2002ANUITI YANGSEPATUTNYADIBAYAR BALIKTAHUN 2003ANUITI PINJAMANYANG TELAHDIBAYAR BALIKTUNGGAKANBAYARAN BALIKYANG TIDAKDIKENAL PASTITUNGGAKANBAYARANBALIK PINJAMANPADA31.12.2003(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)Johor 506.64 66.42 (4.68) TB 568.38Kedah 488.48 71.54 (11.72) 67.33 615.63Pahang 244.99 93.86 (2.44) 19.35 355.76Selangor 178.62 94.56 (0.58) 1.89 274.49Terengganu 160.09 52.83 (6.72) 7.60 213.80Kelantan 129.57 25.44 (0.74) 4.02 158.29Sarawak 41.26 129.87 (113.87) 1.48 58.74Melaka 38.07 35.05 (33.00) 32.01 72.13Perlis 36.47 9.00 TBB 2.26 47.73Negeri Sembilan 36.34 65.49 (22.17) TB 79.66Sabah 35.59 13.07 TBB 3.78 52.44Pulau Pinang 31.71 31.19 (20.57) TB 42.33Perak 4.35 15.92 (14.56) TB 5.71JUMLAH 1,932.18 704.24 (231.05) 139.72 2,545.09Nota : TBB : Tiada Bayaran Balik TB : Tidak Berkenaan3.2.3.2. Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Badan BerkanunJumlah tunggakan bayaran balik pinjaman Badan Berkanun pada 31 Disember2003 ialah RM3.40 bilion berbanding dengan RM3.15 bilion pada 31 Disember2002. Tunggakan ini telah meningkat sejumlah RM247.43 juta (7.9%). SejumlahRM304.99 juta telah dibayar balik pada tahun 2003. Dari jumlah tunggakan itu,95.3% atau RM3.24 bilion adalah melibatkan Perbadanan Aset Keretapi,Lembaga Lebuhraya Malaysia, Bank Pertanian Malaysia, Lembaga PemulihanDan Penyatuan Tanah Negara, Lembaga Letrik Sabah dan Lembaga Air Perak.Adalah didapati tiada bayaran balik langsung oleh 5 Badan Berkanun dengantunggakan berjumlah RM1.13 bilion pada tahun 2003. Kedudukan tunggakanbayaran balik pinjaman Badan Berkanun pada akhir tahun 2003 berbandingdengan akhir tahun 2002 adalah seperti di Jadual 18.3.2.3.3. Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Syarikat Kerajaan/BukanKerajaanPada akhir tahun 2003, tunggakan bayaran balik pinjaman Syarikat Kerajaandan Bukan Kerajaan berjumlah RM3.35 bilion berbanding RM2.94 bilion padaakhir tahun 2002. Dari jumlah ini, 94.3% atau RM3.16 bilion adalah melibatkanPerwaja Terengganu Sdn. Bhd., Keretapi Tanah Melayu Bhd., Equal ConceptSdn. Bhd. dan UDA Holdings Sdn Bhd. Adalah didapati hanya satu daripada 15syarikat yang mempunyai tunggakan bayaran balik pinjaman berjumlah RM3.35bilion pada tahun 2003 yang menjelaskan hutangnya pada tahun berkenaan.Butirannya adalah seperti di Jadual 19.18

JADUAL 18TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN BADAN BERKANUNKEDUDUKAN PADA AKHIR TAHUN 2003BADAN BERKANUNTUNGGAKANBAYARANBALIKPINJAMANPADA31.12.2002TAHUN 2003ANUITI YANGSEPATUTNYADIBAYARBALIKANUITIPINJAMANYANGTELAHDIBAYARBALIKTUNGGAKANBAYARANBALIK YANGTIDAKDIKENALPASTITUNGGAKANBAYARANBALIKPINJAMANPADA31.12.2003(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)Perbadanan Aset Keretapi 1,252.00 183.35 (213.25) TB 1,222.10Lembaga Lebuhraya Malaysia 649.49 160.32 TBB TB 809.81Bank Pertanian Malaysia 485.96 25.91 (5.63) (5.21) 501.03Lembaga Letrik Sabah 246.07 26.42 TBB 3.82 276.31Lembaga Pemulihan dan PenyatuanTanah Negara242.19 99.76 (42.15) 2.38 302.18Lembaga Air Perak 137.12 7.65 (29.97) 10.60 125.40Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan 58.31 13.37 (0.64) TB 71.04Lembaga Kemajuan TerengganuTengah38.84 7.44 (6.61) (0.02) 39.65Lembaga Kemajuan Pahang Tenggara 31.75 2.51 TBB TB 34.26Lembaga Kemajuan Wilayah Kedah 5.19 2.48 TBB TB 7.67Lembaga Kemajuan Wilayah PulauPinangTT 3.81 (3.27) TB 0.54Perbadanan Johor 2.52 0.95 (3.47) TB TTMajlis Amanah Rakyat TT 6.88 TBB TB 6.88JUMLAH 3,149.44 540.85 (304.99) 11.57 3,396.87Nota : TT : Tiada Tunggakan TB : Tidak Berkenaan TBB : Tiada Bayaran BalikJADUAL 19TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN SYARIKAT KERAJAAN/BUKAN KERAJAANKEDUDUKAN PADA AKHIR TAHUN 2003SYARIKATTUNGGAKANBAYARANBALIKPINJAMANPADA31.12.2002ANUITI YANGSEPATUTNYADIBAYARBALIKTAHUN 2003ANUITIPINJAMANYANG TELAHDIBAYARBALIKTUNGGAKANBAYARANBALIKPINJAMANPADA31.12.2003(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)SYARIKAT KERAJAANPerwaja Terengganu Sdn. Bhd.2,424.67 386.80 TBB 2,811.47Keretapi Tanah Melayu Bhd. 67.02 57.15 TBB 124.17UDA Holdings Sdn. Bhd. 77.08 38.54 TBB 115.62Equal Concept Sdn. Bhd. 105.35 TB TBB 105.35Multimedia Development Corporation Sdn. Bhd. 21.58 21.57 TBB 43.15Padi Beras Nasional Berhad 12.22 TB TBB 12.22JKP Sdn. Bhd. 3.64 3.64 TBB 7.28Composites Technology Research Malaysia Sdn. Bhd. 1.35 0.36 TBB 1.71SYARIKAT BUKAN KERAJAANUnited Engineers (Malaysia) Bhd.123.60 TB (137.31) (13.71)Puncak Niaga (M) Sdn. Bhd. 58.54 13.88 TBB 72.42Airport Limo Sdn. Bhd. 26.16 12.66 TBB 38.82Sukom 98 Bhd. 10.80 TB TBB 10.80SME Ordinance Sdn. Bhd. 9.86 2.47 TBB 12.33Warisan Jengka Holdings (M) Sdn. Bhd. 0.60 TB TBB 0.60Kedah Aquaculture Sdn. Bhd. TB 7.27 TBB 7.27JUMLAH 2,942.47 544.34 (137.31) 3,349.50Nota: TB : Tidak Berkenaan TBB : Tiada Bayaran Balik19

3.2.3.4. Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Pihak BerkuasaTempatanPada akhir tahun 2003, tunggakan bayaran balik pinjaman Pihak BerkuasaTempatan berjumlah RM377.31 juta berbanding dengan RM425.59 juta padaakhir tahun 2002. Dari jumlah ini, sejumlah RM278.89 juta (73.9%) adalahmelibatkan Majlis Perbandaran Seberang Perai dan Dewan Bandaraya KualaLumpur. Adalah didapati Majlis Perbandaran Seberang Perai dan MajlisPerbandaran Seremban tidak membayar balik anuiti pinjaman dan tunggakanpada tahun 2003 yang berjumlah RM258.61 juta. Butirannya adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 20TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN PIHAK BERKUASA TEMPATANKEDUDUKAN PADA AKHIR TAHUN 2003PIHAK BERKUASATEMPATANTUNGGAKANBAYARAN BALIKPINJAMAN PADA31.12.2002ANUITI YANGSEPATUTNYADIBAYARBALIKTAHUN 2003ANUITIPINJAMANYANG TELAHDIBAYARBALIKTUNGGAKANBAYARANBALIK YANGTIDAKDIKENALPASTITUNGGAKANBAYARANBALIKPINJAMANPADA31.12.2003(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)Majlis PerbandaranSeberang Perai187.34 TB TBB TB 187.34Dewan Bandaraya KualaLumpur129.40 11.62 (17.75) (31.72) 91.55Majlis PerbandaranSeremban64.81 6.46 TBB TB 71.27Majlis Perbandaran PulauPinang24.82 2.46 (0.13) TB 27.15Majlis Perbandaran Labuan 19.22 4.80 (24.02) TB TTJUMLAH 425.59 25.34 (41.90) (31.72) 377.31Nota: TB : Tidak Berkenaan TBB : Tiada Bayaran Balik TT : Tiada Tunggakan3.2.3.5. Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman KoperasiPada akhir tahun 2003, tunggakan bayaran balik pinjaman Koperasi berjumlahRM16.26 juta berbanding dengan RM15.18 juta pada akhir tahun 2002. Adalahdidapati kesemua Koperasi tidak membayar balik anuiti dan tunggakan padatahun 2003 yang berjumlah RM16.26 juta. Butirannya adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 21TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN KOPERASIKEDUDUKAN PADA AKHIR TAHUN 2003KOPERASITUNGGAKANBAYARANBALIKPINJAMANPADA31.12.2002ANUITI YANGSEPATUTNYADIBAYARBALIKTAHUN 2003ANUITIPINJAMAN YANGTELAH DIBAYARBALIKTUNGGAKANBAYARANBALIKPINJAMANPADA31.12.2003(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)Koperasi Belia Nasional Bhd. 9.69 TB TBB 9.69Koperasi Pembangunan Belia NegaraBhd.Koperasi Pekebun Getah Pasir PutehBhd.5.49 1.07 TBB 6.56TB 0.01 TBB 0.01JUMLAH 15.18 1.08 TBB 16.26Nota : TBB : Tiada Bayaran Balik TB : Tidak Berkenaan20

3.2.3.6. Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman Pelbagai AgensiJumlah tunggakan bayaran balik pinjaman pelbagai agensi pada 31 Disember2003 ialah RM84.75 juta berbanding dengan RM44.44 juta pada 31 Disember2002. Peningkatan dalam tunggakan bayaran balik pinjaman adalah disebabkanoleh Jabatan Penerbangan Awam tidak membayar balik anuiti pinjaman padatahun 2003 berjumlah RM38.61 juta. Butiran tunggakan bayaran balik pinjamantersebut adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 22TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMAN PELBAGAI AGENSIKEDUDUKAN PADA AKHIR TAHUN 2003PELBAGAI AGENSITUNGGAKANBAYARAN BALIKPINJAMAN PADA31.12.2002ANUITI YANGSEPATUTNYADIBAYARBALIKTAHUN 2003ANUITIPINJAMANYANG TELAHDIBAYARBALIKTUNGGAKANBAYARANBALIKPINJAMANPADA31.12.2003(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)Jabatan Penerbangan Awam 39.39 38.61 TBB 78.00Yayasan Amanah Saham Anak Langkawi 5.00 1.67 TBB 6.67Persatuan Asrama Belia Malaysia 0.05 0.03 TBB 0.08JUMLAH 44.44 40.31 TBB 84.75Nota:TBB : Tiada Bayaran Balik3.2.4. Memantau Penggunaan Dan Pembayaran Balik Pinjaman Yang Dijamin3.2.4.1. Mengikut Akta Gerenti Pinjaman (Pertubuhan Perbadanan) 1965,Kerajaan Persekutuan boleh memberi jaminan terhadap pinjaman yang dibuatoleh Badan Berkanun dan Kerajaan Negeri serta syarikat milik Kerajaan daripelbagai institusi kewangan dalam dan luar negeri. Kerajaan memberi jaminankepada pihak berkenaan untuk membolehkan mereka melaksanakan beberapaprojek besar yang boleh merangsang pembangunan ekonomi negara.Kedudukan pinjaman yang dijamin oleh Kerajaan Persekutuan pada akhir tahun2003 dan 4 tahun sebelumnya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 23KEDUDUKAN PINJAMAN YANG DIBERI JAMINAN OLEHKERAJAAN PERSEKUTUAN PADA AKHIR TAHUN 1999 HINGGA 2003TAHUNPINJAMAN DALAMNEGERI(RM Juta)PINJAMAN LUARNEGERI(RM Juta)JUMLAH PINJAMANYANG DIJAMIN(RM Juta)PENINGKATAN/(PENURUNAN)(RM Juta)1999 37,184.01 10,898.24 48,082.25 15,818.722000 38,934.56 11,175.81 50,110.37 2,028.122001 37,122.90 10,605.69 47,728.59 (2,381.78)2002 40,341.62 10,180.33 50,521.95 2,793.362003 41,707.62 10,968.59 52,676.21 2,154.263.2.4.2. Pada akhir tahun 2003, jumlah pinjaman yang melibatkan BadanBerkanun dan syarikat milik Kerajaan yang diberi jaminan oleh KerajaanPersekutuan ialah RM52.67 bilion. Jumlah pinjaman yang diberi jaminan itumenunjukkan peningkatan RM2.15 bilion berbanding dengan tahun 2002 yangberjumlah RM50.52 bilion. Daripada jumlah pinjaman yang diberi jaminan padaakhir tahun 2003, sejumlah RM49.11 bilion (93.2%) adalah merupakan jaminanyang diberi kepada pinjaman yang dibuat oleh 9 syarikat seperti di jadualberikut :-21

JADUAL 24SYARIKAT YANG MENDAPAT JAMINANKEDUDUKAN PADA 31 DISEMBER 2003SYARIKATJUMLAH BAKI PINJAMANYANG DIJAMIN(RM Juta)K.L. International Airport Bhd. 10,387.83Khazanah Nasional Bhd. 10,000.00Pengurusan Danaharta National Bhd. 8,539.00Prasarana Sdn. Bhd. 6,468.00Bank Pembangunan Dan Infrastruktur Malaysia Bhd. 5,682.53Tenaga Nasional Bhd. 2,439.18Permodalan Nasional Bhd. 2,000.001st Silicon (Malaysia) Sdn. Bhd. 1,831.34Silterra Malaysia Sdn. Bhd. 1,765.69JUMLAH 49,113.57Pada pandangan Audit, Perbendaharaan Malaysia bukan sahaja perluberhati-hati semasa memberi jaminan terhadap pinjaman yang dibuat olehsesuatu syarikat, malahan Perbendaharaan Malaysia juga perlu memantaupenggunaan dan juga bayaran balik pinjaman tersebut. Kegagalan syarikatmembayar balik pinjaman mereka dalam tempoh yang ditetapkan bolehmendedahkan Kerajaan kepada risiko yang tinggi.3.3. BUKU TUNAI BERBAKI KREDIT3.3.1. Pada akhir tahun 2003, Jabatan Akauntan Negara Malaysia meliputi IbuPejabat dan 36 cawangan mempunyai 113 akaun bank untuk mengendalikanurusan terimaan dan bayaran yang terdiri daripada jenis akaun seperti di jadualberikut :-JADUAL 25AKAUN BANK JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIAKEDUDUKAN PADA 31 DISEMBER 2003JENIS AKAUNBILANGANAKAUNBAS(RM Juta)BAKI PADA 31DISEMBER 2003CAS(RM Juta)SIJIL BANK(RM Juta)Akaun Terimaan 36 1,130.57 1,130.57 0.11Akaun Bayaran 44 (625.73) 2,315.082,999.80Akaun EFT 33 (174.09)3.00JUMLAH 113 330.75 4,130.37 2,318.19Nota : BAS : Branch Accounting System CAS : Central Accounting SystemEFT : Electronic Fund Transfer3.3.2. Di 28 Cawangan Jabatan Akauntan Negara Malaysia, Buku Tunai bagi 40akaun terimaan dan bayaran berbaki kredit dengan jumlah RM2.25 bilion pada akhirtahun 2003. Keadaan ini menggambarkan bahawa baki tunai di akaun berkenaantelah lebih dikeluarkan. Ini adalah bertentangan dengan peruntukan Akta AcaraKewangan 1957. Semakan selanjutnya mendapati sungguhpun akaun bayaranmasih mempunyai baki wang tunai di bank, namun jumlahnya tidak dapatmenampung bilangan cek yang telah dikeluarkan dan belum ditunaikan bernilaiRM3.88 bilion. Butiran berhubung dengan Buku Tunai yang berbaki kredit adalahseperti di jadual berikut :-22

JADUAL 26BUKU TUNAI BERBAKI KREDIT PADA 31 DISEMBER 2003JENIS AKAUNBILANGAN AKAUNBAKI BUKU TUNAI(KREDIT)(RM Juta)BAKI MENGIKUT BANK(RM Juta)Akaun Terimaan 8 42.10 0Akaun Bayaran 23 2,038.15 1,410.79Akaun EFT 9 174.09 0JUMLAH 40 2,254.34 1,410.79Nota :EFT - Electronic Fund TransferPada pandangan Audit, buku tunai berbaki kredit perlu diperbaikimemandangkan pada masa akan datang semua Pusat Tanggungjawab yangmelaksanakan eSPKB memerlukan bayaran dibuat secara Electronic FundTransfer. Sekiranya masalah ini tidak dikawal mungkin akan timbul keadaankelewatan bayaran kepada pembekal dan sebagainya.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAH KERAJAAN, AKAUN AMANAHAWAM DAN DEPOSIT3.4.1. Kumpulanwang Amanah Kerajaan (Kumpulanwang Amanah) ditubuhkan dibawah Seksyen 10, Akta Acara Kewangan 1957 bagi maksud tertentu. Sebahagiandari kumpulanwang ini merupakan kumpulanwang pusingan manakala yang lainadalah bagi bayaran langsung. Kumpulanwang Amanah mendapat peruntukankewangan daripada Kerajaan dan perlu dikendalikan mengikut peraturan yangditetapkan sama ada oleh undang-undang yang mewujudkannya atau pun SuratIkatan Amanah yang berkaitan. Akaun Amanah Awam (Akaun Amanah) puladiwujudkan di bawah Seksyen 9, Akta Acara Kewangan 1957 untuk mengakaunkansumbangan wang daripada badan dan orang perseorangan kepada Kerajaan bagitujuan tertentu. Pengurusan akaun ini perlu dibuat mengikut Arahan Amanah yangberkenaan. Deposit merupakan wang yang diterima khusus bagi sesuatu maksud dibawah mana-mana undang-undang atau perjanjian. Setakat 31 Disember 2003,sejumlah 264 Kumpulanwang Amanah, 241 Akaun Amanah dan 269 Akaun Depositdiselenggarakan di pelbagai Kementerian dan Jabatan Persekutuan. Baki bagikesemua Kumpulanwang Amanah, Akaun Amanah dan Deposit tersebut pada 31Disember 2003 adalah seperti berikut :-JADUAL 27KEDUDUKAN KUMPULANWANG AMANAH/AKAUN AMANAH/DEPOSITPADA 31 DISEMBER 2003JENIS AKAUNBILANGAN AKAUNBAKI PADA31.12. 2003(RM Juta)Kumpulanwang Amanah 264 786.97Akaun Amanah 241 3,741.33Deposit 269 3,774.373.4.2. Mengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 18 Tahun 2001/SuratIkatan Amanah yang berkenaan, Penyata Terimaan dan Bayaran Tahunan (PenyataTahunan) bagi sesuatu Akaun Amanah/Kumpulanwang Amanah perlu dikemukakanoleh Pegawai Pengawal kepada Ketua Audit Negara untuk diaudit sebelum akhirbulan Mac tahun berikutnya. Adalah didapati 9 Penyata Tahunan 2003 lewat diseraholeh pelbagai Kementerian/Jabatan antara 10 hingga 29 hari manakala 71 Penyata23

Tahunan 2003 belum dikemukakan untuk pengauditan sehingga 30 April 2004.Butiran lanjut adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 28PENYATA TAHUNAN KUMPULANWANG AMANAH DAN AKAUN AMANAHYANG LEWAT/BELUM DIKEMUKAKAN SETAKAT 30 APRIL 2004JENIS AKAUNLEWATDITERIMABILANGAN PENYATA TAHUNAN 2003BELUMDITERIMAJUMLAHBAKI PADA31.12.2003(RM Juta)BILANGANKEMENTERIAN/JABATANTERLIBATKumpulanwang Amanah - 13 13 2,912.92 7Akaun Amanah 9 58 67 342.58 19JUMLAH 9 71 80 3,255.503.4.3. Kumpulan Wang Pinjaman PerumahanSehingga akhir tahun 2003, Kumpulan Wang Pinjaman Perumahan adalah padakedudukan yang lebih baik iaitu berbaki RM351.58 juta berbanding dengan bakipada akhir tahun 2002 yang terlebih dikeluarkan berjumlah RM556.35 juta.3.4.3.1. Pinjaman Perumahan Perseorangan Yang Belum SelesaiSehingga akhir tahun 2003, sebanyak 634,837 pinjaman telah dikeluarkan. Bakipinjaman perumahan yang belum selesai adalah berjumlah RM24.75 bilion.Semakan Audit mendapati baki ini adalah diragui kerana peminjam yang diberipinjaman antara tahun 1971 hingga 1978 masih mempunyai akaun berbakidebit/kredit sungguhpun tempoh pinjaman telah melebihi 25 tahun (tempohmaksimum dibenarkan). Ada kes di mana jumlah tunggakan pinjamanperseorangan belum selesai berbaki RM7.5 juta. Pangkalan data BahagianPinjaman Perumahan juga menyenaraikan akaun peminjam berbaki kredit yangtinggi dan tidak munasabah. Mengikut Senarai Peminjam Berbaki Kredit padabulan Mei 2004, sebanyak 25,404 akaun peminjam berbaki kredit dengan jumlahRM74.12 juta. Pinjaman tersebut diberi antara tahun 1971 hingga 2003.3.4.3.2. Tunggakan Bayaran Balik Pinjamana. Jumlah bayaran balik pinjaman yang tertunggak sehingga bulan Mac 2004ialah RM583.98 juta yang melibatkan 76,035 peminjam. Ringkasan jumlahtunggakan dan bilangan peminjam yang terlibat mengikut statusperkhidmatan di rekod Bahagian Pinjaman Perumahan adalah seperti diJadual 29.b. Berdasarkan analisis yang dibuat oleh pihak Bahagian PinjamanPerumahan, 20,343 (26.8%) peminjam yang terdiri daripada anggota tenteramempunyai tunggakan bayaran balik pinjaman berjumlah RM107.84 juta(18.5%) manakala 5,472 (7.2%) anggota polis mempunyai tunggakanberjumlah RM26.51 juta (4.5%) dan 50,220 (66%) kakitangan Kerajaan yanglain mempunyai tunggakan berjumlah RM449.63 juta (77%).24

JADUAL 29KEDUDUKAN AKAUN PINJAMAN TERTUNGGAK PADA BULAN MAC 2004STATUS PERKHIDMATANBILANGAN PEMINJAMTUNGGAKAN BAYARANBALIK PINJAMAN(RM)Masih Berkhidmat 41,654 173,437,584Bersara Wajib 19,922 57,262,636Bersara Pilihan Sendiri 2,334 21,095,288Persaraan KWSP 265 2,058,303Penswastaan 575 1,350,873Tamat Perkhidmatan 7,372 77,097,358Meletak Jawatan 1,694 167,529,114Tidak Hadir Bertugas 220 11,516,963Dibuang Kerja 1,114 55,973,498Digantung Kerja 53 2,630,505Kes Bankrup 62 3,772,099Meninggal Dunia 280 5,272,726Lain-lain 490 4,987,532JUMLAH 76,035 583,984,479c. Bahagian Pinjaman Perumahan sedang mengambil tindakan untukmempertingkatkan kutipan bayaran tunggakan pinjaman sepertimeningkatkan kemahiran kakitangan berkaitan perundangan/pendakwaan;mengambil tindakan susulan dengan Jabatan Perkhidmatan Awam bagimenambah bilangan pegawai undang-undang serta kakitangan sokongan;mengaktifkan semula tindakan tuntutan baki hutang secara tuntutan sivilbiasa dan sebagainya. Adalah didapati tindakan juga diambil terhadappeminjam yang mengikut rekod Bahagian itu mempunyai baki tinggi dannegatif sebelum memastikan kesahihannya terlebih dahulu. Contohnyaadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 30TINDAKAN YANG DIAMBIL TERHADAP PEMINJAM YANGMEMPUNYAI BAKI TINGGI/NEGATIFSTATUS PERKHIDMATANNO. FAILBAKI HUTANG(RM)AMAUNTUNGGAKAN(RM)TINDAKANDibuang Kerja 9213680/1990/01 46,503.54 -8,089,972.30 GuamanPersaraan KWSP 8802/1988/01 41,563.51 -592.38 TuntutanMeletak Jawatan3832/1978/03 28,721.14 4,573,189.52 Guaman20890/1981/03 29,087.03 -1,908,781.16 TuntutanBersara Wajib10777/1992/03 8,503.49 -47,471.31 APGB – Ganjaran56036/1995/01 6,403.29 -31,609.94 APGB - Ganjaran20974/1989/04 40,555.56 -4,654,041.30 APGBMasih Berkhidmat24660/1989/03 17,129.61 -18,480.00 APGB19379/1994/03 44,380.77 -7,176,978.36 APGB10590/1995/02 90,421.03 6,915,271.92 APGBNota : APGB – Arahan Potongan Gaji Bulanan3.4.4. Kumpulan Wang Amanah Pencen3.4.4.1. Sehingga 31 Disember 2003, Kumpulan Wang Amanah Pencenmempunyai baki berjumlah RM29.09 bilion. Akta Kumpulan Wang AmanahPencen 1991 (Akta 454) Seksyen 9 menyatakan Menteri boleh dari semasa kesemasa membenarkan lebihan wang yang ada dalam Kumpulan Wang tersebutdigunakan bagi memenuhi sama ada sepenuhnya atau sebahagian pembayaran25

pencen, ganjaran atau faedah lain yang dibenarkan di bawah mana-manaundang-undang bertulis kepada Pegawai Perkhidmatan Awam dan pekerjaPihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan.3.4.4.2. Kutipan caruman pencen daripada majikan bagi tahun 2003 adalahberjumlah RM364.75 juta. Pihak Kumpulan Wang Amanah Pencen hanyamengakaunkan kutipan yang diterima daripada majikan yang membayarcaruman tanpa menguatkuasakan pengenaan denda terhadap majikan yanglewat atau engkar membayar caruman memandangkan tiada peruntukan didalam Akta Kumpulanwang Amanah Pencen 1991 (Akta 454) yangmenghendaki pihak Kumpulan Wang Amanah Pencen berbuat demikian.Bagaimanapun pihak Kumpulan Wang Amanah Pencen telah mengambiltindakan menghantar surat amaran dan mengadakan perbincangan denganmajikan yang berkenaan untuk meningkatkan lagi kutipan caruman tersebut.Peruntukan pengenaan denda terhadap majikan yang lewat atau engkarmembayar caruman hanya diperuntukkan di bawah Seksyen 8(4) Akta PencenPihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan 1980.Pada pandangan Audit, bagi membolehkan pihak Kumpulan Wang AmanahPencen mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap majikan yang lewatatau engkar membayar caruman, Akta Kumpulan Wang Amanah Pencenperlu dipinda dengan memberi kuasa kepada pihak Kumpulan WangAmanah Pencen untuk menguatkuasakan kutipan caruman pencen danmengenakan denda sekiranya majikan gagal berbuat demikian.3.5. PENAMBAHBAIKAN SISTEM PERAKAUNANPada bulan Mei 2003, Jabatan Akauntan Negara Malaysia telah melancarkan ProjekKajian Business Process Re – Engineering dan Pelan Strategik Teknologi Maklumatyang bertujuan untuk mengkaji secara terperinci pembangunan dan pelaksanaan sistemperakaunan Kerajaan Persekutuan. Kajian ini adalah untuk membangun danmengintegrasikan sistem perakaunan Kerajaan Persekutuan yang baru iaituGovernment Financial Management Accounting System (GFMAS) untuk diguna pakaioleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia bersama dengan Kementerian dan AgensiPersekutuan. Objektif projek ini ialah untuk mempertingkatkan kecekapan pengurusanperakaunan dan perancangan kewangan; mempertingkatkan pengurusan danaKerajaan dan mewujudkan mekanisme kawalan yang mampan. Bagi mencapai objektifini, Jabatan Akauntan Negara Malaysia telah melantik firma perakaunan swasta untukmembantu pasukan projeknya. Jabatan ini juga akan memperkukuhkan peranannyauntuk bertindak sebagai penasihat perakaunan dan penyampai maklumat kepadaagensi Kerajaan dan pihak lain di samping tugas semasanya sebagai pemberiperkhidmatan perakaunan.Pada pandangan Audit, projek tersebut yang akan dilaksanakan oleh JabatanAkauntan Negara Malaysia adalah satu tindakan yang positif untuk tujuanmempertingkatkan tahap pengurusan perakaunan dan perancangan kewangan.26

4. PENGURUSAN KEWANGAN DI PERINGKAT JABATAN KERAJAANPERSEKUTUAN4.1. Seksyen 15(A) Akta Acara Kewangan, 1957 dan Arahan Perbendaharaan telahmenetapkan tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengawal di sesebuah Kementerian/Jabatan bagi menjamin wujudnya akauntabiliti dalam pengurusan kewangan Kerajaan.Antara lain, seseorang Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab untukmenentukan bahawa peruntukan kewangan dan sumber lain yang secukupnyadiperolehi, diguna dan diperakaunkan mengikut peraturan kewangan.4.2. Pada tahun 2003, pengauditan pengurusan kewangan telah dijalankan di 107pejabat Kerajaan di seluruh negara. Objektif pengauditan tersebut adalah untukmenentukan sama ada pengurusan kewangan di pejabat berkenaan telah diuruskanmengikut undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan. Bagi tujuan inipenilaian telah dibuat terhadap kawalan pengurusan, kawalan hasil, kawalanperbelanjaan, pengurusan Kumpulanwang Amanah dan pengurusan aset sepertiberikut:-4.2.1. Kawalan Pengurusan4.2.1.1. Carta organisasi Jabatan/Pejabat menunjukkan fungsi, aktiviti danhierarki di dalam sesebuah Jabatan/Pejabat. Ia perlu disediakan denganlengkap dan sentiasa dikemaskinikan selaras dengan perkembangan yangberlaku dalam Jabatan/pejabat berkenaan.4.2.1.2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991menetapkan Ketua Jabatan perlu memastikan Manual Prosedur Kerja Jabatan,Fail Meja serta senarai tugas bagi setiap anggota disediakan dengan lengkapdan kemas kini. Dokumen ini adalah penting untuk dijadikan rujukan danpanduan oleh anggota Jabatan bagi membolehkan mereka menjalankan tugasdengan cekap, teratur dan berkesan.4.2.1.3. Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet mengenai pengurusanKerajaan Bilangan 1 Tahun 1995 telah memutuskan supaya JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun ditubuhkan di setiap pusat tanggungjawabuntuk membantu Jabatan/Agensi mengawasi, memantau dan menyelia semuaurusan kewangan supaya ia berjalan lancar dan menepati peraturan yang telahditetapkan. Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat setiap bulanatau sekurangnya 2 bulan sekali.4.2.1.4. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1979 menetapkan KetuaJabatan/Agensi perlu menubuhkan Unit Audit Dalam di Jabatan/Agensi masingmasing.Unit ini adalah bertanggungjawab untuk membantunya menilai tahappengurusan dan kawalan dalaman Jabatan/Agensi bagi membolehkan tindakanpembetulan/penambahbaikan diambil di mana perlu.4.2.2. Kawalan HasilArahan Perbendaharaan menetapkan beberapa peraturan yang perlu dipatuhidalam pengurusan hasil bagi memastikan kawalan dalaman yang secukupnyadiwujudkan oleh Jabatan untuk memastikan semua pungutan dibuat dengan teratur,diperakaunkan dengan tepat serta dimasukkan ke bank dalam tempoh yang27

sepatutnya. Sehubungan ini, pengauditan telah dijalankan untuk menentukan samaada :-• Kawalan yang secukupnya dibuat terhadap pengeluaran, penggunaan danpenyimpanan borang hasil seperti buku resit, kupon dan lesen.• Penurunan kuasa dan pengagihan tugas anggota dibuat dengan teratur.• Kawalan yang secukupnya diwujudkan terhadap wang pungutan sebelum iadimasukkan ke bank.• Semua pungutan dimasukkan ke bank dalam tempoh yang ditetapkan.• Penyelenggaraan rekod pungutan dan semakan terhadapnya dibuat denganteratur.• Penyata Penyesuaian Hasil Bulanan disediakan dengan teratur dan kemas kini.4.2.3. Kawalan PerbelanjaanKetua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan bahawa setiap perbelanjaanyang dibuat mempunyai peruntukan, disokong dengan sewajarnya, diluluskan olehpegawai yang diberi kuasa dan diperakaunkan dengan betul. Bagi tujuan ini,perkara berikut telah diaudit untuk menentukan bahawa :-• Buku Vot, Daftar Bil dan Daftar Pembayaran diselenggarakan dengan lengkapdan kemas kini.• Penurunan kuasa yang sewajarnya diberi kepada anggota yang terlibat.• Semua perolehan dan dokumen yang berkaitan dikawal dengan sewajarnya.• Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Bulanan disediakan dengan teratur dankemas kini.4.2.4. Pengurusan Kumpulanwang AmanahJabatan yang mempunyai Kumpulanwang Amanah/Akaun Amanah dan Depositperlu menguruskan akaun berkenaan mengikut Arahan Amanah dan peraturan yangberkaitan. Penyata Terimaan dan Bayaran bagi sesuatu akaun amanah dan SenaraiBaki Deposit perlu disediakan dengan lengkap dan dikemukakan untuk pengauditandalam tempoh yang ditetapkan. Rekod individu bagi Kumpulanwang Amanah sepertiPendahuluan Diri, Pendahuluan Pinjaman Kenderaan dan Pendahuluan PinjamanKomputer perlu diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini untukmemudahkan pemantauan terhadap bayaran balik yang dibuat.4.2.5. Pengurusan AsetUrusan perolehan, penggunaan, penyenggaraan, penyimpanan dan pelupusan asethendaklah dibuat dengan cekap, berhemat dan selaras dengan peraturankewangan. Rekod berhubung dengannya juga perlu diselenggarakan denganlengkap dan kemas kini seperti mana yang dikehendaki oleh PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991.4.3. Hasil dari pengauditan yang telah dijalankan mendapati masih ada Jabatan yangtidak mematuhi beberapa peraturan berhubung dengan kawalan perbelanjaan, kawalanhasil, pengurusan Kumpulanwang Amanah, pengurusan aset dan penyelenggaraanrekod perakaunan. Pemerhatian Audit tersebut telah dimaklumkan kepada KetuaJabatan melalui surat Pemerhatian Audit. Laporan bagi beberapa Jabatan yang dipilihadalah seperti di perenggan 5 hingga 17 berikut :-28

JABATAN PERDANA MENTERI5. BADAN PENCEGAH RASUAH5.1. LATAR BELAKANGBadan Pencegah Rasuah (BPR) adalah salah satu agensi di bawah Jabatan PerdanaMenteri yang dipertanggungjawab untuk mencegah dan menghapuskan segala bentukjenayah rasuah dan penyalahgunaan kuasa yang ditegahkan oleh peraturan Kerajaandan undang-undang negara. BPR diperuntukkan kuasa perundangan dan kuasapentadbiran untuk menjalankan tugasnya. Antaranya adalah Akta Pencegahan Rasuah1997, Ordinan No. 22 (Kuasa-kuasa Perlu) Dharurat 1970, Kanun Keseksaan danKanun Prosedur Jenayah. Di samping kuasa perundangan yang tersebut di atas, BPRjuga diperuntukkan kuasa pentadbiran untuk membuat perakuan tindakan tatatertibterhadap pegawai awam hasil daripada siasatan kes rasuah.5.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPengauditan ini bertujuan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diBadan Pencegah Rasuah mematuhi undang-undang dan peraturan kewangan yangditetapkan. Pemeriksaan Audit telah dijalankan di Ibu Pejabat serta 5 pejabat negerinyadi Johor, Negeri Sembilan, Perlis, Sabah dan Selangor. Semakan telah dijalankanterhadap rekod kewangan dan dokumen yang berkaitan bagi tempoh tahun 2001hingga 2003. Pemeriksaan fizikal juga telah dijalankan terhadap aset.5.3. PENEMUAN AUDITHasil daripada pengauditan yang dijalankan mendapati perkara berikut :-5.3.1. KAWALAN PENGURUSAN5.3.1.1. Badan Pencegah Rasuah (BPR) diketuai oleh seorang Ketua Pengarah(Gred Utama A) yang dilantik oleh Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agongdi bawah Seksyen 3(2) Akta Pencegahan Rasuah 1997, atas nasihat Y.A.B.Perdana Menteri. Beliau dibantu oleh 2 orang Timbalan Ketua Pengarah(seorang Gred Utama B dan seorang Gred Utama C). BPR mempunyai 8bahagian di peringkat Ibu Pejabat, 15 pejabat negeri dan 8 pejabat cawangan diseluruh negara. Setiap bahagian dan pejabat negeri diketuai oleh seorangPengarah (Gred JUSA C, Gred KR54, KR48 atau M48) manakala pejabatcawangan pula diketuai oleh seorang Ketua Cawangan (Gred KR48 atau KR41).Jumlah jawatan yang diluluskan pada tahun 2003 ialah 1,249.5.3.1.2. Pemeriksaan Audit di Ibu Pejabat dan 5 pejabat negeri mendapatibeberapa aspek kawalan pengurusan terutamanya pengemaskinian ManualProsedur Kerja dan Fail Meja perlu ditingkatkan. Kedudukan kawalanpengurusan adalah seperti di jadual berikut :-29

JADUAL 31KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSAN DI BADAN PENCEGAH RASUAHIBU PEJABAT /PEJABAT NEGERIKAWALAN PENGURUSANa b c d e f gIbu Pejabat X Johor X X Negeri Sembilan X X X X X Perlis X X Sabah X X X Selangor X X Nota : : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Manual Prosedur Kerja Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinic. Fail Meja Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinid. Senarai Tugas Disediakan Dengan Jelas Dan Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawabe. Penurunan Kuasa Disediakanf. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Bermesyuarat Sekurangnya 2 Bulan Sekali DanMenjalankan Fungsinya Seperti Yang Ditetapkan Dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun1996g. Latihan Diberi Kepada Semua Pegawai Yang Terlibat Dengan Urusan Kewangan5.3.2. KAWALAN HASILBadan Pencegah Rasuah (BPR) bukan merupakan sebuah Jabatan pemungut hasilKerajaan. Lebih kurang 80% daripada kutipan yang diterima merupakan bayaranbalik perbelanjaan yang telah dibuat. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, BadanPencegah Rasuah telah memungut hasil dan terimaan bukan hasil berjumlahRM64,860. Pada keseluruhannya, kawalan hasil di pejabat BPR adalah memuaskanyang mana kebanyakan peraturan kewangan berhubung dengan kawalan hasil telahdipatuhi. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengankawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 32PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILIBU PEJABAT /PEJABAT NEGERIPERATURAN KAWALAN HASILa b c d e f g h i jIbu Pejabat X Johor X X X X XNegeri Sembilan Perlis XSabah X X Selangor X Nota : : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Borang Hasil Direkodkan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Dalam Daftar Borang Hasilb. Borang Hasil Diperiksa Dan Diperakuic. Terimaan Direkodkan Ke Dalam Buku Tunai Dengan Segerad. Kebenaran Bertulis Diberi Kepada Pegawai Yang Menerima Wange. Resit Rasmi Dikeluarkan Sebagai Akuan Terimaan Wangf. Resit Yang Dibatalkan Disimpan Bersama Salinannyag. Buku Tunai Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinih. Pungutan Dimasukkan Ke Bank Dengan Segerai. Penyata Penyesuaian Hasil Disediakan Seperti Mana Yang Ditetapkanj. Pemeriksaan Mengejut Terhadap Wang Pejabat Dijalankan Setiap 6 Bulan Sekali30

5.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN5.3.3.1. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, jumlah peruntukan danperbelanjaan mengurus BPR adalah seperti di jadual berikut :-TAHUNJADUAL 33PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN MENGURUSBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PERUNTUKAN(RM Juta)SEBENAR(RM Juta)PERBELANJAANPERATUSAN(%)2001 61.40 55.99 91.22002 68.60 68.07 99.22003 67.07 70.40 1055.3.3.2. Lima pejabat negeri BPR yang dilawati telah mengawal perbelanjaandengan memuaskan kecuali di Ibu Pejabat yang telah membelanjakan RM70.40juta (105%) daripada peruntukan mengurus berjumlah RM67.07 juta bagi tahun2003. Perbelanjaan melebihi peruntukan ini berlaku kerana pembayarankenaikan gaji, imbuhan tahunan pegawai, kenaikan sewa pejabat danpertambahan perbelanjaan penyenggaraan kenderaan. Bagaimanapun, lebihanbelanja ini telah mendapat kelulusan daripada Kementerian Kewangan. Selaindari itu, terdapat beberapa pejabat negeri yang masih tidak mematuhisepenuhnya kawalan terhadap pengurusan dan penyelenggaraan BukuPesanan Kerajaan dan Daftar Bil. Kedudukan pematuhan terhadap peraturankewangan berhubung dengan kawalan perbelanjaan adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 34PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN PERBELANJAANIBU PEJABAT /PEJABAT NEGERIPERATURAN KAWALAN PERBELANJAANa b c d e f g h i j kIbu Pejabat X Johor X X X TB TB X XNegeri Sembilan X TB TB Perlis X X X X X TB TB Sabah X X X X TB TB Selangor X X X X TB TB Nota : : Mematuhi X : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Buku Pesanan Kerajaan Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinic. Daftar Bil Diperiksa Oleh Pegawai Bertanggungjawab Setiap Buland. Semua Bil Dicop Tarikh Terimae. Bil Dibayar Dalam Tempoh 30 Hari Daripada Tarikh Bil Diterimaf. Rekod Bayaran Pukal Diselenggarakan Dengan Kemas Kini Serta Disemak Dan Disahkan OlehPegawai Yang Diberi Kuasag. Bil Asal Bayaran Pukal Disemak Dengan Laporan Terperinci Pembayaran Bil Untuk MengesahkanKetepatan Bayaranh. Daftar Sebut Harga Dan Tender Disediakan Dengan Lengkap Dan Disokong Dengan Dokumeni. Proses Sebut Harga Dan Tender Adalah Teraturj. Setiap Perbelanjaan Dan Tanggungan Dicatat Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Dalam Buku Votk. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Seperti Mana Yang Ditetapkan31

5.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHPengurusan kumpulanwang amanah termasuk pengendalian pinjaman kenderaan,pinjaman perumahan, pendahuluan diri dan deposit. Kedudukan pematuhanterhadap peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan kumpulanwangamanah adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 35PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHIBU PEJABAT /PEJABAT NEGERIPERATURAN PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHa b c d e f g h iIbu Pejabat X X X X X XJohor X X TBNegeri Sembilan TBPerlis X X TBSabah TB X X TBSelangor TBNota : : Mematuhi X : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Pinjaman Kenderaan Direkodkan Dalam Buku Perkhidmatanb. Pinjaman Komputer Direkodkan Dalam Buku Perkhidmatanc. Pinjaman Perumahan Direkodkan Dalam Buku Perkhidmatand. Satu Salinan Dokumen Pembelian Disimpan Dalam Fail Peribadi Peminjam Bagi Pinjaman Kenderaan,Komputer Dan Perumahane. Bayaran Balik Pinjaman Kenderaan, Komputer Dan Perumahan Dibuat Melalui Arahan Potongan Gajif. Salinan Sijil Insurans Komprehensif Untuk Tahun Kedua Sehingga Pinjaman Kenderaan Selesai AdaDikemukakan Kepada Bahagian Pentadbirang. Kad Pendaftaran Kenderaan Yang Dibiayai Melalui Pinjaman Telah Dicop “Hak Milik Dituntut Kerajaan”h. Baki Pendahuluan Diri Telah Dijelaskan Oleh Pegawai Yang Terlibat Dalam Tempoh Yang Ditetapkani. Deposit Yang Tidak Dituntut Melebihi 12 Bulan Telah Diwartakan5.3.5. PENGURUSAN ASETPada keseluruhannya, tahap pengurusan aset di Badan Pencegah Rasuah dari segiurusan penerimaan, penyimpanan, penyenggaraan dan pelupusan masih perluditingkatkan. Kebanyakan pejabat negeri masih tidak mematuhi sepenuhnyaperaturan dalam aspek pemeriksaan fizikal aset, pengurusan kenderaan pejabatserta penyelenggaraan rekod dan daftar. Kedudukan pematuhan terhadapperaturan kewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 36PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETIBU PEJABAT /PERATURAN PENGURUSAN ASETPEJABAT NEGERI a b c d e f g h i j k l mIbu Pejabat X X X X X Johor X X TB X X X XNegeri Sembilan X X X X TB X X Perlis TB Sabah X X X TB X X X X X XSelangor X X X X X X X X X XNota : : Mematuhi X : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan32

a. Daftar Harta Modal Dan Inventori Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Semua Siri Pendaftaran Dicatat Dengan Kekal Pada Asetc. Lokasi Harta Modal Dan Inventori Dicatat Dalam Daftard. Butiran Pembelian/Pembaikan Aset Direkodkan Dalam Daftare. Pemeriksaan Fizikal Terhadap Aset Dan Inventori Dibuat Mengikut Ketetapanf. Pelupusan Aset Dibuat Dengan Segerag. Fail Individu Kenderaan Disediakanh. Pemeriksaan Tahunan Kenderaan Dijalankani. Resit Pembelian Minyak Disimpan Dan Maklumat Mengenai Pembelian Minyak Direkodkan Ke DalamBuku Log Kenderaanj. Buku Log Kenderaan Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinik. Maklumat Penyenggaraan/Pembaikan Kenderaan Direkodkan Dalam Buku Log Kenderaanl. Cerakinan Bulanan Bahan Api Diisi Dalam Buku Log Kenderaanm. Buku Log Kenderaan Disemak Oleh Pegawai Pengangkutan Sebulan Sekali5.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, tahap pengurusan kewangan di Badan Pencegah Rasuahadalah memuaskan tetapi masih boleh dipertingkatkan. Sungguhpun kebanyakanperaturan bagi kawalan hasil dan perbelanjaan serta pengurusan kumpulanwangamanah telah dipatuhi, namun terdapat pejabat negeri yang masih tidak mematuhiperaturan kewangan sepenuhnya terutamanya dari segi kawalan perbelanjaandan pengurusan aset. Sehubungan itu, pihak Audit mengesyorkan supaya pihakpengurusan Badan Pencegah Rasuah meningkatkan peranan JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun bagi memantau secara berterusan tugas yangdijalankan oleh pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menguruskan halehwal kewangan dan perakaunan.33

JABATAN PERDANA MENTERI6. JABATAN PERPADUAN NEGARA *6.1. LATAR BELAKANGJabatan Perpaduan Negara (JPN) berperanan untuk memelihara, meningkatkan danmengukuhkan perpaduan rakyat dan integrasi nasional selaras dengan dasar Kerajaanberlandaskan Perlembagaan Persekutuan dan Rukun Negara. Pada 27 Oktober 1990,Jabatan ini diletakkan di bawah Kementerian Perpaduan Negara dan PembangunanMasyarakat dan meneruskan peranannya terhadap aspek hubungan kaum, ProgramPerpaduan Negara, Penyelidikan Etno-Sosial, Rukun Tetangga, Tabika Perpaduan danIntegrasi Negara. Jabatan ini mempunyai 22 Pusat Tanggungjawab (PTJ) di seluruhnegara.6.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPengauditan ini bertujuan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diJabatan Perpaduan Negara telah mematuhi undang-undang dan peraturan kewanganyang ditetapkan. Pemeriksaan Audit telah dijalankan di peringkat Ibu Pejabat danPejabat Cawangan Negeri Kelantan, Johor, Perak, Selangor serta Sarawak. SemakanAudit telah dijalankan terhadap rekod dan dokumen kewangan berkaitan bagi tempohtahun 2001 hingga 2003. Pemeriksaan fizikal juga telah dijalankan terhadap aset.6.3. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-6.3.1. KAWALAN PENGURUSAN6.3.1.1. Jabatan Perpaduan Negara telah mewujudkan struktur organisasi yangjelas melalui pembahagian tugas dan tanggungjawab yang khusus di peringkatIbu Pejabat dan Pejabat Cawangan Negeri yang dilawati. Selain itu, kebanyakanpejabat yang dilawati juga didapati telah menyediakan carta organisasi yangjelas menunjukkan aktiviti dan fungsi masing-masing.6.3.1.2. Sungguhpun pada umumnya kawalan pengurusan adalah memuaskan,namun kebanyakan pejabat yang dilawati didapati tidak mematuhi sepenuhnyaperaturan dari segi penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.Kedudukan kawalan pengurusan adalah seperti di jadual berikut :-(* Nota : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Perpaduan Negara Dan Pembangunan Masyarakat)34

JADUAL 37KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSAN DI JABATAN PERPADUAN NEGARAPEJABATKAWALAN PENGURUSANa b c d e f gIbu Pejabat / x x / / / /Selangor / x x / / / /Johor / x x / / / xKelantan / x x / x / xPerak / / / / / / /Sarawak x x x x x / /Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhia. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Manual Prosedur Kerja Disediakan Dengan Lengkapc. Fail Meja Disediakan Dengan Teratur Dan Kemas Kini Bagi Setiap Kakitangand. Senarai Tugas Disediakan Dengan Memuaskan Dan Kemas Kinie. Penurunan Kuasa Secara Bertulis Disediakan Kepada Pegawai Yang Bertanggungjawabf. Latihan Mengenai Pengurusan Kewangan Diberi Kepada Kakitangang. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Ditubuhkan6.3.2. KAWALAN HASIL6.3.2.1. Jabatan Perpaduan Negara bukan merupakan sebuah Jabatanpemungut hasil Kerajaan. Kutipan yang diterima merupakan bayaran balikperbelanjaan yang telah dibuat seperti tambang kapal terbang serta gaji yangterlebih dibayar kepada pegawai.6.3.2.2. Pada keseluruhannya, kawalan hasil di Pejabat JPN adalahmemuaskan. Bagaimanapun, beberapa aspek kawalan hasil sepertipemeriksaan mengejut terhadap wang pejabat dan semakan harian Buku Tunaiperlu dipertingkatkan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan kawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 38PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGAN BERHUBUNGDENGAN KAWALAN HASILPEJABATPERATURAN KAWALAN HASILa b c d e f gIbu Pejabat / / / / x x /Selangor / / / / / x xJohor * TB TB TB TB TB TB /Kelantan x x / x / / /Perak * TB TB TB TB TB TB /Sarawak / / / / / / /Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Penyelenggaraan Daftar Borang Hasil Adalah Memuaskanb. Borang Hasil Yang Diterima Direkodkan Dengan Kemas Kini Dalam Daftar Borang Hasilc. Borang Hasil Yang Belum Digunakan Disimpan Di Tempat Yang Selamatd. Baki Stok Borang Hasil Yang Dicatatkan Dalam Daftar Bersamaan Dengan Stok Sebenar Dalam Tangane. Borang Hasil Yang Dikeluarkan Daripada Stok Disemak Sekurangnya Setiap Minggu Oleh PemungutAtau Wakilnyaf. Semakan Harian Dijalankan Terhadap Buku Tunai Oleh Pegawai Penyeliag. Pemeriksaan Mengejut Terhadap Wang Pejabat Dijalankan 6 Bulan Sekali* Johor Dan Perak Tidak Menyelenggarakan Borang Kawalan Hasil Dan Buku Tunai35

6.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN6.3.3.1. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, jumlah peruntukan danperbelanjaan mengurus dan pembangunan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 39PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN MENGURUS SERTA PEMBANGUNANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN(RM Juta)MENGURUSPERBELANJAAN(RM Juta)PERATUSAN(%)PERUNTUKAN(RM Juta)PEMBANGUNANPERBELANJAAN(RM Juta)PERATUSAN(%)2001 73.45 72.63 98.9 11.20 11.18 99.82002 77.72 75.32 96.9 2.55 2.35 92.22003 102.79 79.86 77.7 - - -6.3.3.2. Secara keseluruhannya, Jabatan Perpaduan Negara telahmenguruskan perbelanjaannya dengan teratur. Bagaimanapun, semakan Auditterhadap kawalan perbelanjaan mendapati beberapa peraturan tidak dipatuhi.Antaranya ialah mengenai penyelenggaraan Buku Vot dan semakan ke atasDaftar Bil oleh pegawai yang bertanggungjawab. Kedudukan pematuhanterhadap peraturan kewangan berhubung dengan kawalan perbelanjaan adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 40PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGAN BERHUBUNGDENGAN KAWALAN PERBELANJAANPEJABATPERATURAN KAWALAN PERBELANJAANa b c d e f g h iIbu Pejabat / / x x x x / x xSelangor / x / x / / / x /Johor x x / / / / x x TBKelantan / / / x / x / / TBPerak / / / / / / / / /Sarawak x / x x / / / / /Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Setiap Perbelanjaan Dan Tanggungan Dicatat Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Di Buku Votb. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Seperti Yang Ditetapkanc. Pegawai Yang Memperakui Baucar Memeriksa Ketepatan Catatan Di Buku Vot Dengan MenurunkanTandatangan Ringkasd. Salinan Ketiga Borang Pesanan Kerajaan Difailkan Dengan Terature. Surat Kuasa Menandatangani Borang Pesanan Kerajaan Dikeluarkanf. Pembatalan Pesanan Kerajaan Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawabg. Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinih. Daftar Bil Disemak Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab Sekurangnya 1 Bulan Sekalii. Laporan Bayaran Pukal (BP21) Telah Diperiksa Dan Ditandatangani Bagi Membuktikan Ia TelahDisemak Dengan Bil Asal Berkenaan6.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHSemakan Audit mendapati Daftar Pendahuluan Diri dan Daftar PendahuluanPelbagai, Daftar Pembiayaan Komputer serta Daftar Pinjaman Kenderaan telahdiselenggarakan dengan betul dan kemas kini sebagaimana yang ditetapkan.Bagaimanapun, beberapa kelemahan dari aspek pengurusan kumpulanwang36

amanah perlu dipertingkatkan, antaranya seperti kelewatan dalam pembayaran balikpendahuluan diri, salinan resit pembelian dan invois tidak disimpan dalam FailPeribadi, peminjam tidak mengemukakan salinan Sijil Insurans Komprehensif untukdifailkan dan maklumat pinjaman tidak dicatat dengan lengkap di Buku DaftarPinjaman Kenderaan.6.3.5. PENGURUSAN ASETPada umumnya, pengurusan aset terutamanya dari aspek penyelenggaraan rekodaset adalah memuaskan. Bagaimanapun, semakan terhadap rekod berkenaan olehPegawai Penyelia bagi memastikan ketepatan maklumat yang terdapat di dalamnyaperlu dipertingkatkan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 41PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETPEJABATPERATURAN PENGURUSAN ASETa b c d e f gIbu Pejabat x x x / x / xSelangor / / x / / / TBJohor / / x x x / /Kelantan / / x / / / /Perak / / x / x / /Sarawak x / x / x / TBNota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Daftar Harta Modal Dan Inventori Diselenggarakan Dengan Kemas Kinib. Daftar Stok Bekalan Pejabat Diselenggarakan Dengan Kemas Kinic. Pemeriksaan Fizikal Inventori Dan Harta Modal Dibuat Satu Kali Dalam Tempoh 2 Tahund. Buku Log Diselenggarakan Untuk Setiap Kenderaane. Buku Log Kenderaan Disemak Oleh Pegawai Pengangkutan Untuk Menentukan Ia DiselenggarakanDengan Sempurna.f. Pengambilan Minyak Untuk Sesuatu Kenderaan Direkodkan Dalam Buku Log Kenderaang. Kad Touch & Go Disimpan Oleh Pegawai Kenderaan6.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPihak Audit mendapati tahap pengurusan kewangan di Jabatan Perpaduan Negaramasih perlu dipertingkatkan. Bagi memperbaiki kelemahan yang wujud dalampengurusan kewangan Jabatan, pemantauan/kawalan peringkat atasan perludipertingkatkan terhadap pengendalian rekod kewangan dan aset yang berkaitan.Peranan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun sebagai badan pemantauanjuga perlu dipertingkatkan keberkesanannya. Kursus dan latihan yang bersesuaianperlu diberi kepada pegawai kewangan berkaitan dari semasa ke semasa bagimempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan pegawai tersebut.37

KEMENTERIAN PERTANIAN DANINDUSTRI ASAS TANI *7. JABATAN PERTANIAN MALAYSIA7.1. LATAR BELAKANGJabatan Pertanian Malaysia adalah Jabatan Persekutuan di bawah KementerianPertanian Dan Industri Asas Tani. Jabatan ini bertanggungjawab antara lain untukmemberi perkhidmatan perundingan, sokongan teknikal dan khidmat nasihat dalampelbagai bidang pertanian khususnya tanaman makanan dan industri hiliran bagimenentukan pengeluaran makanan yang mencukupi untuk keperluan negara. Jabatanini mempunyai 111 Pusat Tanggungjawab/ Pusat Kos di seluruh negara.7.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPada tahun 2003, pengauditan telah dijalankan di peringkat Ibu Pejabat JabatanPertanian dan 11 Pusat Tanggungjawab yang ditempatkan di Negeri Johor, Kedah,Melaka, Perak, Selangor dan Wilayah Persekutuan Labuan. Tujuan pengauditan adalahuntuk menentukan sama ada pengurusan kewangannya telah dibuat mengikut undangundangdan peraturan kewangan yang berkaitan. Semua rekod kewangan, fail dandokumen yang berkaitan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 telah diperiksa.7.3. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-7.3.1. KAWALAN PENGURUSANJabatan Pertanian telah mewujudkan struktur organisasi yang jelas dalampembahagian tugas pentadbiran dan kewangan. Setiap pegawai telah diberitanggungjawab tertentu sebagaimana yang dinyatakan dalam senarai tugas masingmasing.Bagaimanapun, adalah didapati kebanyakan pejabat Jabatan Pertanianyang dilawati tidak mematuhi peraturan berhubung dengan penyelenggaraan FailMeja serta pelaksanaan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan danAkaun. Kedudukan kawalan pengurusan di pejabat berkenaan adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 42KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSANPEJABATKAWALAN PENGURUSANa b c d e fBahagian Pentadbiran dan Kewangan Ibu Pejabat, Kuala Lumpur / x / / / xPengarah Pertanian Negeri Melaka / / / / / /Pengarah Pertanian Wilayah Persekutuan Labuan / x x / x xPengarah Pertanian Negeri Perak / x / x / x(* Nota : Dahulu Dikenali Sebagai Kementerian Pertanian)38

PEJABATKAWALAN PENGURUSANa b c d e fPusat Perlindungan Tanaman Pulau Gadong, Melaka / / / x / xCawangan Pengurusan Tanah Pulau Gadong, Melaka x x / / / xPusat Latihan Pengembangan Pertanian Ayer Hitam, Johor / x / x / /Institut Pertanian Ayer Hitam, Johor / x / x / /Institut Pertanian Parit, Perak x x x x / /Institut Latihan Pengembangan Pertanian Serdang, Selangor x x / / / xPusat Kejuruteraan Telok Chengai, Kedah / / / x / xPusat Latihan Pengembangan Pertanian Telok Chengai, Kedah / x / / / xNota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhia. Fail Meja Disediakan Bagi Setiap Anggotab. Fail Meja Adalah Lengkap Dan Kemas Kinic. Pembahagian Tugas Mengikut Jawatan Adalah Teraturd. Latihan/Kursus Kewangan Kepada Kakitangan Berkenaane. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) Telah Ditubuhkanf. Mesyuarat JPKA Diadakan Setiap Bulan Atau Sekurangnya 2 Bulan Sekali7.3.2. KAWALAN HASILDaripada 12 pejabat Jabatan Pertanian yang dilawati, hanya 9 pejabat yangmemungut hasil. Pada umumnya, kawalan hasil telah dilaksanakan denganmemuaskan di mana rekod dan dokumen kewangan telah diselenggarakanmengikut peraturan kewangan yang ditetapkan. Bagaimanapun, terdapat beberapaperaturan yang tidak dipatuhi sepenuhnya seperti pemeriksaan mengejut ke ataswang tunai dan barang berharga tidak dijalankan mengikut jangka masa yangditetapkan, kuasa bertulis memungut/menguruskan pungutan tidak dikeluarkan sertanotis kepada orang awam mengenai keperluan meminta resit tidak dipamerkan.Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan kawalanhasil adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 43PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILPEJABATPERATURAN KAWALAN HASILa b c d e f g hBahagian Pentadbiran dan Kewangan Ibu Pejabat, Kuala Lumpur / / x / / / / /Pengarah Pertanian Wilayah Persekutuan Labuan / / / / / / x /Pusat Perlindungan Tanaman Pulau Gadong, Melaka / x / / / / x xCawangan Pengurusan Tanah Pulau Gadong, Melaka / / / x / / x xPusat Latihan Pengembangan Pertanian Ayer Hitam, Johor / / / / x x / xInstitut Pertanian Ayer Hitam, Johor / / / / x x / xInstitut Pertanian Parit, Perak x x x / x x x /Institut Latihan Pengembangan Pertanian Serdang, Selangor / / / / / / x /Pusat Latihan Pengembangan Pertanian Telok Chengai, Kedah / / x / / / / /Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhia. Penyata Borang Hasil Yang Dikawal Disediakanb. Penyata Borang Hasil Yang Dikawal Adalah Lengkap Dan Kemas Kinic. Semakan Harian Dibuat Antara Buku Tunai Dan Resitd. Kebenaran Bertulis Bagi Pegawai Menerima Wange. Penyata Penyesuaian Hasil Disediakanf. Penyata Penyesuaian Hasil Dibuat Dengan Betul Dan Kemas Kinig. Pemeriksaan Mengejut Terhadap Wang Dan Barang Berhargah. Notis Mengenai Keperluan Meminta Resit Dipamerkan Untuk Pengetahuan Awam39

7.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN7.3.3.1. Bagi melaksanakan program dan aktivitinya, Jabatan PertanianMalaysia telah membelanjakan antara 98.3% hingga 99.5% daripada jumlahperuntukan mengurus bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003. Bagi tahun 2001,jumlah yang dibelanjakan untuk mengurus ialah RM71.20 juta manakala bagitahun 2002 dan 2003, jumlah yang dibelanjakan masing-masingnya berjumlahRM82 juta dan RM85.10 juta.7.3.3.2. Bagi peruntukan pembangunan pula, jumlah yang diluluskan bagitahun 2001, 2002 dan 2003 ialah RM96.90 juta, RM78.90 juta dan RM67.80 jutamasing-masingnya. Sejumlah RM87.50 juta (90.3%) daripada jumlah peruntukantahun 2001 telah dibelanjakan manakala bagi tahun 2002 dan 2003, sejumlahRM61.30 juta (77.7%) dan RM61.20 juta (90.3%) telah dibelanjakan daripadaperuntukan yang diluluskan tersebut.7.3.3.3. Semakan terhadap kawalan perbelanjaan di 12 pejabat JabatanPertanian yang dilawati mendapati beberapa peraturan kewangan berhubungdengan kawalan perbelanjaan telah tidak dipatuhi seperti penyelenggaraanDaftar Bil yang tidak teratur dan maklumat di Pesanan Kerajaan yang tidaklengkap. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubungdengan kawalan perbelanjaan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 44PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN PERBELANJAANPEJABATPERATURAN KAWALAN PERBELANJAANa b c d e fBahagian Pentadbiran dan Kewangan Ibu Pejabat, Kuala Lumpur / / / / / /Pengarah Pertanian Negeri, Melaka / x x x / TBPengarah Pertanian Wilayah Persekutuan Labuan / x x / / xPengarah Pertanian Negeri, Perak / / / / / /Pusat Perlindungan Tanaman, Pulau Gadong Melaka / / / / / /Cawangan Pengurusan Tanah Pulau Gadong, Melaka / / / / / TBPusat Latihan Pengembangan Pertanian Ayer Hitam, Johor / x x x / xInstitut Pertanian Ayer Hitam, Johor x / / / / xInstitut Pertanian Parit, Perak x x x x x /Institut Latihan Pengembangan Pertanian, Serdang, Selangor / / / / / /Pusat Kejuruteraan Telok Chengai, Kedah / x / x x /Pusat Latihan Pengembangan Pertanian Telok Chengai, Kedah / / / / / /Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Maklumat Di Pesanan Kerajaan Adalah Lengkapc. Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinid. Daftar Bil Diperiksa Oleh Pegawai Kanane. Bayaran Dibuat Dalam Tempoh 30 Hari Dari Tarikh Bil Diterimaf. Laporan Bayaran Pukal Disemak Dengan Bil Asal40

7.3.4. PENGURUSAN ASETSemakan di 12 pejabat Jabatan Pertanian mendapati kebanyakan peraturan bagipengurusan aset seperti penyelenggaraan rekod, pemeriksaan fizikal terhadap asetdan penyelenggaraan Buku Log kenderaan masih tidak dipatuhi sepenuhnya.Kedudukan mengenai pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung denganpengurusan aset adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 45PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETPERATURAN PENGURUSAN ASETPEJABATa b c d e f g hBahagian Pentadbiran dan Kewangan Ibu Pejabat, KualaLumpurx x x / / x / /Pengarah Pertanian Negeri Melaka x x / x / x x xPengarah Pertanian Wilayah Persekutuan Labuan x x x TB / x / /Pengarah Pertanian Negeri Perak / / / TB TB TB / /Pusat Perlindungan Tanaman Pulau Gadong, Melaka / / / TB / x x xCawangan Pengurusan Tanah Pulau Gadong, Melaka x / x TB / x x xPusat Latihan Pengembangan Pertanian Ayer Hitam, Johor x x / TB / x / /Institut Pertanian Ayer Hitam, Johor x x / TB / / / /Institut Pertanian Parit, Perak / / / / x x / /Institut Latihan Pengembangan Pertanian Serdang, Selangor / / / TB / x x xPusat Kejuruteraan Telok Chengai, Kedah x x / TB / x x xPusat Latihan Pengembangan Pertanian Telok Chengai,Kedahx x / x / x x xNota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Daftar Harta Modal Dan Inventori Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Pemeriksaan Fizikal Dijalankan Terhadap Harta Modal Dan Inventoric. Aset Mempunyai Tanda Pengenalan “Hak Milik Kerajaan”d. Pelantikan Pegawai Pengangkutan Dibuat Secara Bertulise. Kenderaan Diguna Dengan Kelulusan Pegawai Pengangkutanf. Buku Log Kenderaan Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinig. Aset Usang Diambil Tindakan Pelupusanh. Pelupusan Aset Disegerakan7.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, pengurusan kewangan Jabatan Pertanian Malaysia adalahmemuaskan kecuali kawalan terhadap pengurusan aset. Kawalan terhadappengurusan kewangan keseluruhannya masih boleh dipertingkatkan melalui penyeliaanrapi oleh pegawai kanan terhadap kerja yang dijalankan oleh pegawai bawahannya.Selain itu, latihan yang berterusan juga perlu diberikan kepada pegawai yang terlibatdengan pengurusan kewangan.41

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR8. JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN (*)8.1. LATAR BELAKANGJabatan Pengairan dan Saliran (JPS) diwujudkan antara lain adalah untuk meninggikanmutu hidup rakyat di bandar dan di luar bandar melalui penyediaan kemudahaninfrastruktur asas seperti parit dan tali air, menguruskan pengaliran air hujan danlimbangan sungai yang menyeluruh termasuk penebatan banjir, melaksanakanpembangunan sumber air serta pengawalan hakisan pantai di seluruh negara. JPSmempunyai 29 Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang terdiri daripada 3 PTJ di bawahaktiviti Perkhidmatan Pengurusan, 22 PTJ di bawah aktiviti Perkhidmatan Teknikal dan4 PTJ di bawah aktiviti Perkhidmatan Sokongan.8.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPengauditan ini telah dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diJabatan Pengairan dan Saliran mematuhi undang-undang dan peraturan kewanganyang berkaitan. Pengauditan ini telah dijalankan di peringkat Ibu Pejabat JabatanPengairan dan Saliran dan 5 PTJ di Negeri Pulau Pinang, Negeri Sembilan, Melaka,Terengganu dan Sabah. Semakan Audit telah dijalankan terhadap rekod dan dokumenkewangan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003. Pemeriksaan fizikal juga telahdijalankan ke atas aset.8.3. PENEMUAN AUDIT8.3.1. KAWALAN PENGURUSANPada umumnya, tahap kawalan pengurusan di peringkat Ibu Pejabat JPS masihperlu dipertingkatkan. Antara kelemahan yang dikenal pasti adalah meliputipenyediaan Carta Organisasi, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yang tidakdikemas kini; pengisian jawatan tidak dibuat mengikut waran perjawatan yangdiluluskan; latihan sewajarnya tidak diberi kepada pegawai yang terlibat denganurusan kewangan serta pelaksanaan mesyuarat Jawatankuasa PengurusanKewangan dan Akaun tidak dibuat mengikut kekerapan yang ditetapkan. SemakanAudit selanjutnya mendapati kebanyakan pejabat JPS Negeri yang dilawati tidakmematuhi peraturan berhubung dengan penyelenggaraan Manual Prosedur Kerjadan Fail Meja serta pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangandan Akaun. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-Nota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Pertanian Malaysia42

JADUAL 46KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSANPEJABATKAWALAN PENGURUSANa b c d e f gIbu Pejabat Jabatan Pengairan Dan Saliran X X X X / X XJabatan Pengairan Dan Saliran Melaka / / X X X X /Jabatan Pengairan Dan Saliran Negeri Sembilan / / X X / / XJabatan Pengairan Dan Saliran Sabah / / / / / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Terengganu / X X X X X XJabatan Pengairan Dan Saliran Pulau Pinang / / / / / / /Nota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Pengisian Perjawatan Dibuat Mengikut Waran Perjawatan Yang Diluluskanc. Manual Prosedur Kerja Disediakan Dengan Lengkapd. Fail Meja Disediakan Dengan Teratur Dan Kemas Kini Bagi Setiap Anggotae. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) Ditubuhkanf. Mesyuarat JPKA Diadakan Selaras Dengan Ketetapan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996g. Latihan Diberi Kepada Semua Pegawai Yang Terlibat Dengan Urusan Kewangan8.3.2. KAWALAN HASILJenis kutipan hasil bagi Jabatan Pengairan dan Saliran antaranya adalah sepertiperkhidmatan maklumat data hujan, jualan dokumen tender, denda perpustakaandan sewa kantin. Semakan Audit terhadap kawalan hasil pada umumnya mendapatiia telah dilaksanakan dengan memuaskan di mana rekod dan dokumen kewanganyang diselenggarakan adalah mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan.Bagaimanapun, sebahagian Pejabat perlu mempertingkatkan kawalan terhadappembahagian tugas, urusan kemasukan kutipan hasil ke bank dan penyediaanPenyata Penyesuaian Hasil. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan kawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 47PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILPEJABATKAWALAN HASILa b c d e f gIbu Pejabat Jabatan Pengairan Dan Saliran / X / X X X XJabatan Pengairan Dan Saliran Melaka / X X / / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Negeri Sembilan / / X / / X /Jabatan Pengairan Dan Saliran Sabah / / / / / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Terengganu / / / / / X /Jabatan Pengairan Dan Saliran Pulau Pinang / / / / / / /Nota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Penurunan Kuasa Dan Kebenaran Bertulis Diberi Untuk Mengutip Wangb. Pembahagian Tugas Untuk Mengutip Wang, Menulis Resit Dan Memperakaunkan Pungutan DibuatMengikut Ketetapanc. Resit Dikeluarkan Dengan Serta Merta Dan Pungutan Dibankkan Dalam Tempoh Yang Ditetapkand. Resit Ditulis Dan Ditandatangani Oleh 2 Pegawai Yang Berlainane. Kawalan Borang Hasil Adalah Memuaskanf. Penyata Penyesuaian Hasil Disediakan Dengan Tepatg. Penyerahan Penyata Kira-Kira Tunai Dihantar Mengikut Tempoh Yang Ditetapkan43

8.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN8.3.3.1. Jabatan Pengairan dan Saliran telah membelanjakan antara 87.7%hingga 92.6% daripada jumlah peruntukan mengurus bagi tempoh tahun 2001hingga 2003. Bagi tahun 2001 dan 2002, jumlah yang dibelanjakan masingmasingnyaberjumlah RM23.5 juta dan RM25.7 juta. Pada tahun 2003, JabatanPengairan dan Saliran telah membelanjakan sejumlah RM46.3 juta (92.6%)daripada peruntukan mengurus yang diluluskan berjumlah RM50.0 juta.8.3.3.2. Peruntukan pembangunan yang diluluskan bagi tahun 2001, 2002 dan2003 ialah RM620.3 juta, RM604.4 juta dan RM529.4 juta masing-masingnya.Pada tahun 2001, sejumlah RM573.1 juta (92.4%) dan sejumlah RM484.2 juta(80.1%) bagi tahun 2002 telah dibelanjakan daripada jumlah peruntukan yangdiluluskan pada tahun berkenaan. Pada tahun 2003, Jabatan telahmembelanjakan sejumlah RM725.9 juta (137.1%) iaitu melebihi sejumlahRM196.5 juta (37.1%) daripada peruntukan pembangunan yang diluluskan padatahun tersebut. Perbelanjaan yang melebihi peruntukan ini berlaku keranabayaran kemajuan yang dibuat kepada pihak kontraktor atas kerja yang telahsiap dari segi fizikalnya lebih awal dari yang dijangkakan. Kedudukan prestasiperbelanjaan mengurus dan pembangunan bagi tempoh tahun 2001 hingga2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 48PERUNTUKAN DAN PERBELANJAANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PERUNTUKAN DILULUSKANPERBELANJAAN SEBENARTAHUNMengurus(RM Juta)Pembangunan(RM Juta)Mengurus(RM Juta)%Pembangunan(RM Juta)2001 26.8 620.3 23.5 87.7 573.1 92.42002 30.8 604.4 25.7 83.4 484.2 80.12003 50.0 529.4 46.3 92.6 725.9 137.1%8.3.3.3. Semakan terhadap kawalan perbelanjaan di 6 pejabat yang dilawatimendapati beberapa peraturan kewangan yang berkaitan dengan kawalanperbelanjaan telah tidak dipatuhi. Antaranya adalah mengenai penyelenggaraanBuku Vot dan Daftar Bil serta penyediaan Penyata Penyesuaian PerbelanjaanBulanan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubungdengan kawalan perbelanjaan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 49PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGAN BERHUBUNGDENGAN KAWALAN PERBELANJAANPEJABATKAWALAN PERBELANJAANa b c d e f g h i j k lIbu Pejabat Jabatan Pengairan Dan Saliran / X / / / / / X X / / XJabatan Pengairan Dan Saliran Melaka / X X / / X / / / / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Negeri Sembilan X / / / X X X / / / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Sabah X X / / / / / / / / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Terengganu X X / / / X / / / / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Pulau Pinang / / / X X X / / / / / /Nota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhi44

a. Buku Vot Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Bulanan Disediakan Dalam Tempoh Yang Ditetapkanc. Pembahagian Tugas Dibuat Antara Pegawai Yang Mengendalikan Buku Vot Dan Pegawai Yang MenyediakanPenyata Penyesuaian Perbelanjaand. Pesanan Kerajaan Ditandatangani Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasae. Salinan Pesanan Kerajaan Diisi Dengan Lengkapf. Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Disemak Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawabg. Baucar Bayaran Disertakan Dengan Dokumen Sokongan Yang Lengkaph. Semakan Dibuat Terhadap Laporan Bayaran Pukal (BP 21) Dengan Bil Asali. Pembayaran Gaji Dibuat Dengan Teratur Dan Penyata Perubahan Gaji Dibuat Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasaj. Jawatankuasa Sebut Harga Ditubuhkan Untuk Meluluskan Perolehan Barang Atau Kerja Yang Melebihi RM50,000k. Tender Diluluskan Oleh Lembaga Perolehan Yang Dilantikl. Bayaran Kemajuan Interim Dibuat Dengan Betul8.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHTatacara berkenaan pinjaman kenderaan dan komputer adalah berdasarkan kepadaPekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 tahun 1993 dan Bilangan 8 Tahun 1992.Semakan Audit mendapati dari 6 pejabat yang dilawati, hanya 1 pejabat yang tidakmematuhi peraturan dari aspek penyelenggaraan Daftar Akaun Deposit,pengemaskinian maklumat berhubung baki pendahuluan dan penyimpanan salinanSijil Insurans bagi pinjaman kenderaan.8.3.5. PENGURUSAN ASETSemakan Audit di 6 pejabat Jabatan Pengairan dan Saliran menunjukkan peraturanbagi pengurusan aset dari aspek penyelenggaraan rekod dan verifikasi stok tidakdipatuhi sepenuhnya. Kedudukan mengenai pematuhan terhadap peraturankewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 50PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETPENGURUSAN ASETPEJABATa b c d e fIbu Pejabat Jabatan Pengairan Dan Saliran X / X / X XJabatan Pengairan Dan Saliran Melaka X X / / X XJabatan Pengairan Dan Saliran Negeri Sembilan X / X / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Sabah / / / / / /Jabatan Pengairan Dan Saliran Terengganu / / / X / XJabatan Pengairan Dan Saliran Pulau Pinang / / / / / /Nota: / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Daftar Harta Modal Dan Inventori Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Harta Kerajaan Mempunyai Tanda Pengenalan ‘Hak Milik Kerajaan’c. Rekod Pembaikan Dan Penyenggaraan Aset Diselenggarakan Dengan Kemas Kini Dan Lengkapd. Pemeriksaan Fizikal Dijalankan Terhadap Harta Modal Dan Inventorie. Verifikasi Stok Dijalankan Mengikut Ketetapanf. Buku Log Diselenggarakan Dengan Kemas Kini Serta Disemak Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa8.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya pengurusan kewangan pejabat yang diaudit adalah memuaskan.Bagaimanapun, tahap pengurusan kewangan yang meliputi aspek kawalanpengurusan, kawalan perbelanjaan serta pengurusan aset masih perlu dipertingkatkanterutamanya di peringkat Ibu Pejabat. Di samping itu, adalah disyorkan supayaJawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun memainkan peranan yang lebih aktifbagi memantau urusan kewangan Jabatan Pengairan dan Saliran di peringkat IbuPejabat dan negeri.45

KEMENTERIAN PERTAHANAN9. KOLEJ TENTERA UDARA, ALOR SETAR, KEDAH9.1. LATAR BELAKANGKolej Tentera Udara (KTU), Alor Setar, Kedah, ditubuhkan pada 1 Januari 1995 untukmenyatukan kesemua unit latihan Tentera Udara Di Raja Malaysia (TUDM) di bawahsatu pengurusan. Melalui konsep pusat setempat ini, KTU berperanan memberiperkhidmatan pentadbiran, kebajikan dan memberi sokongan logistik sertakemudahan kepada pangkalan yang merangkumi 6 unit di bawah pengurusannya iaituMarkas Kolej, Pusat Latihan Terbang 1, Pusat Latihan Terbang 2, Pusat LatihanPegawai, Institut Teknologi Aerospace dan Institut Latihan Instruktur Terbang.9.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANTujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diKolej Tentera Udara, Alor Setar, Kedah mematuhi undang-undang dan peraturankewangan yang berkaitan. Pengauditan yang dijalankan meliputi semakan terhadaprekod kewangan dan dokumen berkaitan bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Ogos2003 serta pemeriksaan fizikal terhadap aset.9.3. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-9.3.1. KAWALAN PENGURUSANPada umumnya, kawalan pengurusan KTU adalah memuaskan terutamanya darisegi penyediaan Carta Organisasi, Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.Bagaimanapun, semakan Audit mendapati sungguhpun KTU telah menubuhkanJawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun selaras dengan kehendak SuratPekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996, namun mesyuarat tersebuttidak diadakan mengikut kekerapan yang ditetapkan.9.3.2. KAWALAN HASILKolej Tentera Udara tidak terlibat secara langsung berhubung dengan kutipan hasil.Bagaimanapun, pungutannya antara lain terdiri daripada jualan tayar terpakai danbesi buruk. Pada umumnya, kawalan hasil telah dilaksanakan dengan memuaskandi mana rekod dan dokumen kewangan telah diselenggarakan dengan teratur danpungutan telah dibankkan mengikut ketetapan.9.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN9.3.3.1. Jumlah peruntukan mengurus yang dipohon bagi tahun 2002 dan 2003adalah berjumlah RM23.15 juta (maklumat permohonan peruntukan bagi tahun2001 tidak dapat diperolehi). Jumlah peruntukan mengurus yang diluluskan bagi46

kedua tahun itu hanya berjumlah RM8.85 juta (38.2%). Kekurangan peruntukantersebut ditampung melalui Waran Peruntukan Luar yang dikeluarkan melaluiMarkas Tentera Udara Bahagian Material, Bahagian Jabatan Arah Latih,Bahagian Operasi serta Markas Cawangan (Bahagian) 3 Divisyen Udara.9.3.3.2. Pada umumnya, semakan Audit mendapati kawalan perbelanjaan KTUtelah dibuat dengan teratur. Bagaimanapun, beberapa aspek kawalanperbelanjaan berikut masih perlu dipertingkatkan :-a. Penyelenggaraan Buku Vot perlu dipertingkatkan terutamanya dari aspekmerekod dan memasukkan transaksi ke dalam dokumen tersebut.b. Baucar yang dibatalkan tidak dicatatkan dalam Daftar Baucar atau ditandabatal pada baucar. Pembatalan hanya dibuat dengan memangkah nomborbaucar yang sedia ada dan menggantikan dengan nombor yang baru padabaucar yang sama. Empat siri baucar bayaran didapati telah dipindamelebihi satu kali.c. Dokumen yang dikemukakan bagi Sebut Harga Perolehan PeralatanPeningkatan Skuadron Material didapati tidak mengikut peraturan yangditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan 170 seperti penyediaan JadualHarga yang disahkan oleh Jawatankuasa Membuka dan Menjadual SebutHarga serta penyediaan Surat Tawaran Sebut Harga kepada pembekal yangberjaya.d. TUDM telah menggariskan dengan jelas peraturan mengenai rawatan dansenggaraan kenderaan TUDM dalam Manual Udara Bab 5 Seksyen 5. Olehkerana TUDM tidak mempunyai bengkelnya sendiri, senggaraankenderaannya dijalankan di bengkel swasta. Semakan Audit mendapatiPesanan Kerajaan yang dikeluarkan tidak ditarikhkan; lebih dari satupesanan dikeluarkan dan dibayar bagi menyenggara kenderaan yang samakepada kontraktor yang sama; kerja tidak diperakukan siap oleh pegawaiyang bertanggungjawab; tarikh invois dipinda/dipadam untuk disesuaikandengan Pesanan Kerajaan yang dikeluarkan selepas invois diterima dan kossenggaraan kenderaan tidak ekonomik kerana telah melebihi nilai kenderaansemasa.e. Perolehan kerja dipecahkecilkan bagi mengelakkan perolehan kerja dibuatsecara tender/sebut harga. Dua kontraktor telah diberi kerja pengubahsuaiantandas dengan kos RM26,180. Di samping itu juga, KTU telah membuatpembelian bahan mentah bagi tujuan pembinaan berjumlah RM103,521.Lima kontraktor telah dilantik untuk membuat kerja pembaikan kecil almarikain yang berjumlah RM247,000.f. Sebahagian Waran Perjalanan Udara Awam didapati tidak menggunakanBorang Khas Permohonan Penggunaan Pesawat Awam semasa membuat47

permohonan; tidak menggunakan nombor siri yang berturutan; tidakdicatatkan dengan maklumat tarikh dan waktu penerbangan serta tiada buktipembatalan ke atas waran yang tidak digunakan.9.3.4. PENGURUSAN ASETSemakan Audit terhadap pengurusan aset mendapati pada keseluruhannya adalahmemuaskan kecuali peralatan elektronik yang dibeli didapati masih belumdigunakan sungguhpun tempoh jaminan telah tamat.9.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, prestasi pengurusan kewangan di KTU masih perlu dipertingkatkan.Kelemahan yang dibangkitkan terutamanya mengenai kawalan perbelanjaan perludiberi perhatian dan diperbaiki dengan segera. Antara punca kelemahan tersebut ialahkurangnya penyeliaan dan pemantauan terhadap kerja yang dijalankan oleh pegawaiyang terlibat dengan pengurusan kewangan serta kurangnya pengetahuan terhadapperaturan kewangan yang berkaitan. Bagi membolehkan KTU melaksanakanpengurusan kewangan dengan lebih teratur dan berkesan, pihak pengurusan disyorkansupaya membuat penyeliaan yang lebih rapi terhadap pegawai yang terlibat denganpengurusan kewangan dan memberi latihan yang sewajarnya.48

KEMENTERIAN PELAJARAN10. JABATAN PENDIDIKAN NEGERI *10.1. LATAR BELAKANGJabatan Pendidikan Negeri telah ditubuhkan di bawah Education Ordinance 1950 danpindaan Akta Pendidikan 1996, Kementerian Pendidikan Malaysia. Jabatan inidiletakkan di bawah tanggungjawab Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri yangbertanggungjawab terus kepada Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia. ObjektifJabatan Pendidikan Negeri adalah mempertingkatkan kualiti dan prestasi pendidikan dibidang kurikulum dan kokurikulum; mutu pengurusan pelbagai peringkat; kecintaankepada ilmu; profesionalisme semua pegawai termasuk kakitangan perguruan dalambidang pengurusan; ilmu dan kemahiran; pemahaman serta penghayatan Islam danmoral di kalangan pelajar dan menjalinkan perpaduan di kalangan Jabatan, sekolah,pelajar serta masyarakat.10.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan kewanganJabatan Pendidikan Negeri (JPN) mematuhi undang-undang serta peraturan kewanganyang ditetapkan. Sejumlah 5 daripada keseluruhan 15 Jabatan Pendidikan Negeri telahdipilih untuk diaudit iaitu Jabatan Pendidikan Negeri Selangor, Melaka, Terengganu,Johor dan Kedah. Semakan Audit telah dijalankan terhadap rekod dan dokumenkewangan bagi tahun 2002 dan 2003.10.3. PENEMUAN AUDITHasil daripada pengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkaraberikut :-10.3.1. KAWALAN PENGURUSANSemakan Audit mendapati kawalan pengurusan di Jabatan Pendidikan Negeri yangdilawati masih perlu ditingkatkan. Sebahagian Jabatan masih tidak mematuhisepenuhnya peraturan dari segi penyediaan Carta Organisasi, Fail Meja dan kadperakam waktu. Sungguhpun kesemua Jabatan yang dilawati telah menubuhkanJawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun masing-masing, namunkekerapan mesyuarat masih tidak dipatuhi sepenuhnya oleh 3 Jabatan PendidikanNegeri. Latihan juga tidak diberi kepada pegawai yang terlibat dengan urusankewangan. Kedudukan kawalan pengurusan di 5 Jabatan Pendidikan Negeri yangdilawati adalah seperti di jadual berikut :-Nota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Pendidikan Malaysia49

JADUAL 51KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSANJABATAN PENDIDIKAN NEGERIKAWALAN PENGURUSANa b c d e fJPN Selangor / / / / / /JPN Melaka X / X X X XJPN Terengganu / / / / / /JPN Johor X / / X X XJPN Kedah / / X X X XNota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Manual Prosedur Kerja Adalah Lengkap Dan Kemas Kinic. Fail Meja Disediakan Dengan Kemas Kini Dan Teraturd. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Bermesyuarat Sekurangnya 2 Bulan Sekalie. Latihan Diberi Kepada Pegawai Yang Terlibat Dengan Urusan Kewanganf. Kad Perakam Waktu Diselenggarakan Dengan Teratur10.3.2. KAWALAN HASILBagi tahun 2002, Jabatan Pendidikan Negeri telah memungut hasil berjumlahRM328.31 juta manakala bagi tahun 2003 pula kutipan hasil adalah RM135.71 juta.Jenis hasil/terimaan bukan hasil yang dipungut oleh Jabatan adalah seperti bayaranpendaftaran guru (permit mengajar) sekolah swasta; yuran murid asing; jualanborang tender; kutipan akaun amanah; sewa kantin Jabatan; bayaran bil telefonpersendirian serta bayaran pemulangan emolumen dan elaun terlebih bayar.Adalah didapati pengurusan hasil di Jabatan tidak mematuhi sepenuhnya peraturankewangan berhubung dengan kawalan hasil. Antaranya ialah tiada kemudahan bilikjuruwang; juruwang terlibat merekod pungutan; semakan penyata pemungut tidakdibuat; Daftar Mesin Franking, Daftar Mel dan Daftar Cek Tidak Laku tidakdiselenggara; pemeriksaan mengejut tidak dijalankan serta Daftar PemeriksaanMengejut tidak diselenggara. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganbehubung dengan kawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 52PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILJPN NEGERIPERATURAN KAWALAN HASILa b c d e f g h i j k l m n o p q rJPN Selangor / / / / / / / / / / / / / / / / / /JPN Melaka / X / / X X X / / / / / / X X / / /JPN Terengganu / / / / / / / / / / / / / / / / / /JPN Johor / / X / X / / X / X X X / X / X X /JPN Kedah / / X / X X / X / / / / / / X / / xNota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Tiada Kelewatan Membankkan Pungutanb. Semakan Harian Buku Tunai Dibuatc. Bilik Khas Untuk Juruwang Mengutip Hasil Disediakand. Notis Pemberitahuan Orang Awam Dipamerkan50

e. Pemeriksaan Mengejut Dilaksanakanf. Daftar Mel Diselenggarakang. Resit Rasmi Akauntan Negara Diterimah. Pembahagian Tugas Bagi Juruwangi. Penggunaan Mesin Terimaan Dibuat Mengikut Ketetapanj. Daftar Kawalan Terimaan Dikawal Dengan Kata Laluan Individuk. Daftar Harian Penggunaan Mesin Franking Diselenggarakanl. Penyata Pemungut Disemakm. Resit Rasmi Akauntan Negara Dikepil Kepada Penyata Pemungutn. Penyata Penyesuaian Hasil Disediakan Mengikut Tempoh Yang Ditetapkano. Daftar Mel Diselenggarakanp. Daftar Cek Tidak Laku Disediakanq. Penyelenggaraan Daftar Borang Hasil Dikawal Adalah Lengkapr. Jualan Dokumen/Borang Tender Disediakan Dengan Lengkap10.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN10.3.3.1. Bagi tahun 2003, Jabatan Pendidikan Negeri telah membelanjakansejumlah RM191.02 juta (99.7%) daripada peruntukan mengurus berjumlahRM191.66 juta. Jumlah perbelanjaan ini telah meningkat dengan sejumlahRM7.87 juta berbanding dengan perbelanjaan berjumlah RM183.15 juta padatahun 2002.10.3.3.2. Semakan Audit terhadap kawalan perbelanjaan mendapati beberapaperaturan tidak dipatuhi. Antaranya ialah mengenai penyelenggaraan Daftar Bil;Pesanan Kerajaan; Waran Perjalanan Udara Awam; Daftar Tender dan SebutHarga serta kawalan gaji. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan kawalan perbelanjaan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 53PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGAN BERHUBUNGDENGAN KAWALAN PERBELANJAANJPN NEGERIKAWALAN PERBELANJAANa b c d e f g h i j k l m n oJPN Selangor / / / / / / / / / / / / / / /JPN Melaka / X X X X X / X X X X / / / /JPN Terengganu / / / / / / / / / / / / / / /JPN Johor / X X X X X X X / X X X / X XJPN Kedah X X X / / X X / / X X X / X /Nota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Penyelenggaraan Buku Vot Memuaskanb. Penyelenggaraan Daftar Bil Adalah Lengkap Dan Kemas Kinic. Penyelenggaraan Pesanan Kerajaan Adalah Lengkapd. Penyelenggaraan Waran Perjalanan Udara Awam Adalah Lengkape. Kawalan Laporan BP21/BP20 Bagi Bil Pukal Disediakan Dengan Lengkapf. Penyelenggaraan Daftar Tender/Sebut Harga Adalah Lengkap Dan Kemas Kinig. Kawalan Perolehan Dan Pengurusan Sebut Harga/Tender Memuaskanh. Peruntukan Yang Diluluskan Dibelanjakan Sepenuhnyai. Baucar Bayaran Dikepil Bersama Dokumen Sokonganj. Penyediaan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Adalah Tepatk. Buku Perkhidmatan Kakitangan/Fail Peribadi Diselenggarakan Dengan Kemas Kinil. Tiada Kelebihan/Kekurangan Pembayaran Gaji Dan Elaunm. Penyelenggaraan Laporan R2 (Penyata Induk Gaji) Adalah Lengkapn. Jumlah Kakitangan Di Waran Perjawatan Bersamaan Dengan Payroll Master Listingo. Penyelenggaraan Daftar Kerja Lebih Masa Adalah Lengkap51

10.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHPemeriksaan Audit telah dijalankan bagi menentukan sama ada segala urusankumpulanwang amanah dilaksanakan dengan betul, mengikut peraturan dandiperakaunkan dengan lengkap dan kemas kini dalam rekod perakaunan. SemakanAudit mendapati pada umumnya tahap pengurusan kumpulanwang amanah diJabatan Pendidikan Negeri adalah memuaskan. Bagaimanapun, adalah didapatibahawa Daftar Pendahuluan Diri Gaji Terlebih Bayar tidak diselenggarakan diJabatan Pendidikan Negeri Selangor manakala Jabatan Pendidikan Negeri Kedahtidak menyelenggarakan Fail Induk kenderaan.10.3.5. PENGURUSAN ASETMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991, semua aset daninventori hendaklah direkod dan dikawal dengan sempurna. Pekeliling inimenghendaki supaya Daftar Harta Modal, Daftar Inventori, Daftar Stok BekalanPejabat serta Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori diselenggarakan denganlengkap dan kemas kini. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1980 pulamenetapkan peraturan yang perlu dipatuhi berkaitan penyenggaraan kenderaan.Semakan Audit mendapati pengurusan aset di Jabatan Pendidikan Negeri padakeseluruhannya adalah memuaskan. Bagaimanapun, beberapa peraturan masihtidak dipatuhi sepenuhnya seperti nombor siri pendaftaran tidak dicatat dengankekal pada aset; lokasi harta modal tidak direkodkan dalam Daftar Harta Modal DanInventori; cerakinan bulanan bahan api tidak diisi dalam Buku Log kenderaan;pemeriksaan fizikal terhadap aset dan pemeriksaan tahunan kenderaan tidakdijalankan serta semakan bulanan terhadap Buku Log tidak dibuat. Kedudukanmengenai pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung denganpengurusan aset adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 54PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGAN BERHUBUNGDENGAN PENGURUSAN ASETJPN NEGERIPERATURAN PENGURUSAN ASETa b c d e f g h i j k l mJPN Selangor / / / / / / / / I / / / /JPN Melaka / X X X / X / X / / X X XJPN Terengganu / / / / / / / / / / / / /JPN Johor / / X X / X / X / / / X XJPN Kedah / X X X / X / X X / / / /Nota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Daftar Harta Modal Dan Inventori Diselenggarakanb. Semua Harta Modal Dan Inventori Direkodkan Dalam Daftarc. Semua Siri Pendaftaran Dicatat Dengan Kekal Pada Asetd. Lokasi Harta Modal Dan Inventori Dicatat Dalam Daftare. Butiran Pembelian/Pembaikan Direkodkan Dalam Daftarf. Pemeriksaan Fizikal Terhadap Aset Dan Inventori Dibuat Mengikut Ketetapang. Fail Individu Kenderaan Disediakanh. Pemeriksaan Tahunan Kenderaan Dijalankani. Resit Pembelian Minyak Disimpan Dengan Selamatj. Pengambilan Minyak Direkodkan Dalam Buku Log Kenderaank. Maklumat Penyelenggaraan/Pembaikan Direkodkan Dalam Buku Log Kenderaanl. Cerakinan Bulanan Bahan Api Diisi Dalam Buku Log Kenderaanm. Buku Log Disemak Oleh Pegawai Pengangkutan Sebulan Sekali52

10.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara umumnya, tahap pengurusan kewangan Jabatan Pendidikan Negeri adalahmemuaskan. Jabatan mempunyai asas struktur yang baik dalam mewujudkanpengurusan kewangan yang cekap dan berkesan. Bagaimanapun, pelaksanaannyaboleh dimantapkan lagi sekiranya Jabatan memberi perhatian terhadap perkaraberikut :-10.4.1. Meningkatkan pengetahuan asas pegawai yang terlibat dalam pengurusankewangan dengan memberi latihan yang berkaitan.10.4.2. Meningkatkan penyeliaan oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadapkerja yang dijalankan oleh pegawai bawahan.10.4.3. Memastikan kehendak Arahan Perbendaharaan dan peraturan kewanganberkaitan sentiasa dipatuhi.10.4.4. Memastikan rekod dan daftar kewangan disediakan dengan lengkap dandikemas kini dari semasa ke semasa.53

KEMENTERIAN KEWANGAN11. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA11.1. LATAR BELAKANG11.1.1. Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) adalah salah satu Jabatan dibawah Kementerian Kewangan Malaysia. Objektif utama JANM ialah untukmenyediakan Akaun Awam Kerajaan Persekutuan mengikut kehendak undangundangdan keperluan profesional, memberi perkhidmatan perakaunan sertamenentu dan menguatkuasakan hal perakaunan. Fungsi dan aktiviti JANMdilaksanakan oleh 9 Bahagian melalui 7 program iaitu :-i. Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusanii. Pengurusan Amanah Dan Sekuritiiii. Pengurusan Teknologi Maklumativ. Perkhidmatan Operasi Pusat Dan Agensiv. Pengurusan Kumpulanwang Amanah Pencenvi. Pengurusan Operasi Cawanganvii. Pengurusan Audit Dalam.11.1.2. Bahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusanbertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan sokongan pentadbiran dankewangan bagi JANM secara keseluruhannya. Bahagian tersebut jugabertanggungjawab menguruskan hal pentadbiran dan kewangan di peringkat IbuPejabat JANM. Bahagian Pengurusan Operasi Cawangan pula bertanggungjawabmentadbir semua urusan pejabat cawangan JANM.11.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANTujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diJANM mematuhi undang-undang dan peraturan kewangan yang berkaitan. Pengauditantelah dijalankan di 3 Bahagian Ibu Pejabat JANM iaitu Bahagian PembangunanPerakaunan Dan Pengurusan; Bahagian Pengurusan Amanah Dan Sekuriti danBahagian Pengurusan Operasi Cawangan serta 7 pejabat JANM cawangan negeri diNegeri Kelantan; Pulau Pinang; Kuching, Sarawak; Sibu, Sarawak; Miri, Sarawak;Negeri Sembilan dan Wilayah Persekutuan, Putrajaya. Pengauditan yang dijalankanmeliputi semakan terhadap rekod kewangan dan dokumen berkaitan bagi tempoh tahun2001 hingga bulan Julai 2003 serta menjalankan pemeriksaan fizikal terhadap aset.11.3. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-11.3.1. KAWALAN PENGURUSANPada umumnya, semua pejabat JANM yang dilawati mewujudkan satu strukturorganisasi yang jelas menunjukkan tugas dan tanggungjawab setiap seksyenberkaitan. Bagaimanapun, beberapa aspek kawalan pengurusan terutamanya dari54

segi penyediaan Fail Meja dan pengurusan mesyuarat Jawatankuasa PengurusanKewangan dan Akaun perlu dipertingkatkan. Kedudukan kawalan pengurusanpejabat JANM adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 55KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSANPEJABAT JANMKAWALAN PENGURUSANa b c d eBahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan X X X XBahagian Pengurusan Amanah Dan Sekuriti X TB Bahagian Pengurusan Operasi Cawangan X X X Wilayah Persekutuan Putrajaya X X X Negeri Sembilan X X Kelantan X Pulau Pinang X X Kuching, Sarawak X X X Sibu, Sarawak X X Miri, Sarawak X X Nota : - Mematuhi X - Tidak Mematuhi TB - Tidak Berkenaana. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Manual Prosedur Kerja Disediakan Dengan Lengkapc. Fail Meja Disediakan Dengan Teratur Dan Kemas Kinid. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Ditubuhkan / Bermesyuarat Setiap 2 Bulan Sekalie. Latihan Diberi Kepada Semua Anggota Yang Terlibat Dengan Urusan Kewangan11.3.2. KAWALAN HASILJANM tidak terlibat secara langsung berhubung dengan kutipan hasil.Bagaimanapun, pungutannya antara lain terdiri daripada bayaran sewa kantin,faedah bank, bayaran balik seperti panggilan telefon persendirian, gaji danpendahuluan diri. Di Ibu Pejabat JANM, pungutan diuruskan oleh BahagianPembangunan Perakaunan Dan Pengurusan. Bagi JANM Cawangan Sibu danMiri, pungutannya hanya terdiri daripada remiten dan faedah bank. JANMCawangan Wilayah Persekutuan Putrajaya pula tidak membuat pungutan bagitempoh pengauditan. Pada umumnya, kawalan hasil telah dilaksanakan denganmemuaskan di mana rekod dan dokumen kewangan telah diselenggarakan denganteratur. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengankawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 56PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KAWALAN HASILPERATURAN KAWALAN HASILPEJABAT JANMa b c d e f gBahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan XNegeri Sembilan XKelantan XPulau Pinang Kuching, Sarawak X X Nota : - Mematuhi X - Tidak Mematuhia. Kawalan Terhadap Borang Hasil Memuaskanb. Kebenaran Bertulis Untuk Pegawai Yang Menerima Wangc. Resit Dikeluarkan Bagi Setiap Terimaand. Terimaan Dibankkan Dengan Segerae. Semakan Penyata Pemungut Dibuatf. Buku Tunai Direkodkan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Serta Semakan Harian Dilaksanakang. Pemeriksaan Mengejut Terhadap Wang Pejabat Dijalankan 6 Bulan Sekali55

11.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN11.3.3.1. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, peruntukan dan perbelanjaanserta prestasi perbelanjaan JANM secara keseluruhannya adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 57PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIABAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN(RM Juta)MENGURUSPERBELANJAAN(RM Juta)%PERUNTUKAN(RM Juta)PEMBANGUNANPERBELANJAAN(RM Juta)2001 56.72 54.39 95.9 13.43 14.28 106.32002 68.79 65.03 94.5 32.40 27.28 84.22003 75.95 70.19 92.4 35.65 49.09 137.7Sumber : Akaun Awan Kerajaan Persekutuan Tahun 2001 Hingga 200311.3.3.2. Perbelanjaan untuk Projek Institut Perakaunan Negara bagi tahun2001 telah melebihi peruntukan yang diluluskan dengan sejumlah RM1.35 jutaatau 111.2%. Pada tahun 2003, perbelanjaan pembangunan melebihiperuntukan dengan sejumlah RM13.44 juta (37.7%) adalah disebabkanperuntukan tidak diluluskan bagi projek Sistem Perakaunan BerkomputerStandard Bagi Kerajaan Negeri (SPEKS). Perbelanjaan projek tersebutberjumlah RM31.58 juta akan dibentangkan semasa sesi Parlimen 2004 untukkelulusan. Semakan Audit mendapati Ibu Pejabat JANM telah membuat viremenyang kerap dan bernilai besar iaitu berjumlah RM7 juta dan RM2.25 juta masingmasingpada tahun 2001 dan 2002. Ini menunjukkan JANM tidak merancangkeperluan kewangannya bagi memastikan peruntukan yang mencukupi dipohonpada sesuatu tahun berkenaan untuk melaksanakan aktiviti JANM.11.3.3.3. Pada umumnya, adalah didapati pejabat JANM yang dilawati telahmengawal perbelanjaan dengan memuaskan kecuali beberapa pejabat yangmasih tidak mematuhi sepenuhnya kawalan terhadap pengurusan bayaran bil,gaji dan pukal serta penyelenggaraan baucar eSPKB. Kedudukan pematuhanterhadap peraturan kewangan berhubung dengan kawalan perbelanjaan adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 58PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN PERBELANJAANPEJABAT JANMPERATURAN KAWALAN PERBELANJAANa b c d e f g h i j k lBahagian Pembangunan Perakaunan & Pengurusan X X X X X X X X XWilayah Persekutuan Putrajaya X X Negeri Sembilan X TB Kelantan X X Pulau Pinang X X Kuching, Sarawak X X X X X Sibu, Sarawak X X X X X XMiri, Sarawak X X X X Nota : - Mematuhi X - Tidak Mematuhi TB - Tidak Berkenaan%56

a. Setiap Perbelanjaan Dan Tanggungan Dicatat Dengan Kemas Kini Dalam Buku Votb. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Seperti Yang Ditetapkanc. Kuasa Diberi Untuk menandatangani Pesanan Tempatand. Pesanan Tempatan Dikeluarkan Sebelum Perolehan Dibuate. Daftar Bil Diperiksa Oleh Pegawai Bertanggungjawab Setiap Bulanf. Semua Bil Atau Inbois Dicop Tarikh Terimag. Bil Dibayar Dalam Tempoh 30 Hari Daripada Tarikh Bil Diterimah. Bayaran Melalui Baucar eSPKB Disokong Dengan Dokumen Sokongan Yang Sempurna Dan Lengkapi. Nombor Dan Tarikh Cek Dicatat Di Baucar Bayaran eSPKB Dan Dokumen Sokonganj. Pengurusan Bayaran Pukal Adalah Memuaskank. Fail Peribadi Dan Buku Perkhidmatan Diselenggarakan Dengan Kemas Kinil. Pembayaran Gaji Dan Elaun Adalah Tepat Dan Teratur11.3.3.4. Arahan Perbendaharaan 103(a) menghendaki semua bil dibayardalam tempoh 30 hari daripada tarikh bil diterima. Adalah didapati 51 bilberjumlah RM1.25 juta bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Julai 2003 telahlewat dibayar oleh Ibu Pejabat JANM antara 10 hingga 405 hari. Kelewatanbayaran bil adalah disebabkan, antara lainnya berlaku gangguan sistem eSPKBdan peruntukan tidak mencukupi.11.3.3.5. Pengurusan bayaran gaji yang teratur dapat memastikan ketepatanbayaran emolumen bagi anggota Jabatan. Semakan Audit mendapati Ibupejabat JANM telah terlebih bayar bagi 24 kes emolumen berjumlahRM21,161.84. Daripada jumlah tersebut, tuntutan bayaran balik tidak dibuat bagi18 kes berjumlah RM18,013.66. Sungguhpun surat tuntutan bayaran balik telahdikeluarkan bagi 6 kes berjumlah RM3,148.18, namun tiada bukti yangmenunjukkan bayaran telah dibuat sewajarnya. Butiran terperinci adalah sepertidi jadual berikut :-PERIHALJADUAL 59EMOLUMEN TERLEBIH BAYARBILANGANSAMPELFAILTERLEBIH BAYARTIADA SURATTUNTUTANTIADA BUKTIBAYARBil. Kes RM Bil. Kes RM Bil. Kes RMTidak hadir bertugas 1 1 779.42 1 779.42 - -Elaun Memangku 2 1 659.45 1 659.45 - -Imbuhan Tetap Khidmat Awam 1 1 154.84 1 154.84 - -Elaun Tanggung Kerja 13 6 2,372.13 3 1,226.94 3 1,145.19Tunggakan Sewa Kuarters /Imbuhan Tetap Perumahan4 4 1,765.61 4 1,765.61 - -Cuti Tanpa Gaji 5 6 8,428.62 5 7,428.13 1 1,000.49Cuti Belajar Bergaji Penuh 5 2 2,887.98 1 2,235.48 1 652.50Bersara Wajib 3 1 121.17 1 121.17 - -Letak Jawatan 1 2 3,992.62 1 3,642.62 1 350.00JUMLAH 35 24 21,161.84 18 18,013.66 6 3,148.1811.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAH11.3.4.1. Tatacara berkenaan pinjaman kenderaan dan komputer adalahberdasarkan kepada Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1993 danBilangan 8 Tahun 1992. Pada umumnya, kawalan terhadap pengurusanKumpulanwang Amanah Pinjaman Kenderaan dan Pembiayaan Komputer telahdilaksanakan dengan memuaskan di mana rekod dan dokumen kewangan telahdiselenggarakan mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan. Kedudukan57

pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan pengurusankumpulanwang amanah adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 60PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHPERATURAN PENGURUSANPEJABAT JANMKUMPULANWANG AMANAHa b c dBahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan X XWilayah Persekutuan Putrajaya X XNegeri Sembilan X XPulau Pinang Kuching, Sarawak X Sibu, Sarawak X Miri, Sarawak X Nota : - Mematuhi X - Tidak Mematuhia. Buku Daftar Pinjaman Kenderaan Dan Pembiayaan Komputer Diselenggarakan Dengan LengkapDan Kemas Kinib. Bayaran Balik Pinjaman/Pembiayaan Dibuat Melalui Potongan Gajic. Salinan Fotostat Resit Pembelian, Buku Pendaftaran Dan Sijil Insurans Mengenai KenderaanDisimpan Di Dalam Fail Peribadi Pegawaid. Buku Pendaftaran Kenderaan Dicatat ‘Hak Milik Dituntut Oleh Kerajaan’11.3.4.2. JANM juga menyelenggarakan Akaun Amanah Pelajaran DanLatihan Perakaunan Sektor Awam serta Deposit Wang Tidak Dituntut. SemakanAudit untuk menentukan sama ada kedua akaun ini diuruskan dengan teraturmendapati perkara berikut :-a. Akaun Amanah Pelajaran Dan Latihan Perakaunan Sektor AwamAkaun Amanah ini telah diwujudkan pada 1 September 1986 dengan tujuanuntuk menampung segala perbelanjaan yang dilakukan oleh JANM dalampengurusan dan pentadbiran operasi latihan. Akaun Amanah ini telah diuruskandengan baik dan memuaskan kecuali baucar tidak disimpan secara sistematikdan nombor baucar kerap dibatalkan tanpa mendapat pengesahan daripadapegawai yang bertanggungjawab.b. Wang Tidak DituntutBaki Wang Tidak Dituntut pada 31 Disember 2003 adalah RM1,455.10 juta.Adalah didapati Wang Tidak Dituntut telah diuruskan selaras dengan Akta WangTidak Dituntut (Pindaan 2002).11.3.5. PENGURUSAN ASET11.3.5.1. Pengurusan aset Kerajaan perlu dibuat berdasarkan PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991 dan Tatacara Pengurusan Stor.Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaanKerajaan pula ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun1980.11.3.5.2. Pada keseluruhannya, tahap pengurusan aset dari segi penerimaan,perekodan serta penyenggaraan di peringkat JANM dan cawangannya masihperlu dipertingkatkan. Semakan Audit mendapati kebanyakan pejabat JANM58

masih tidak mematuhi sepenuhnya peraturan dari segi pemeriksaan fizikal aset/inventori dan verifikasi stok serta penyelenggaraan daftar. Kedudukanpematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan asetadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 61PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETPERATURAN PENGURUSAN ASETPEJABAT JANMa b c d e fBahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan X X X X X XBahagian Pengurusan Amanah Dan Sekuriti X X TB TB TBBahagian Pengurusan Operasi Cawangan X X X TB TB TBWilayah Persekutuan Putrajaya X X X X Negeri Sembilan X X Kelantan X X X X Pulau Pinang X X X Kuching, Sarawak X X X XSibu, Sarawak X X X X X TBMiri, Sarawak X X TBNota : - Mematuhi X - Tidak Mematuhi TB - Tidak Berkenaana. Daftar Harta Modal, Inventori Dan Stok Bekalan Pejabat Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Pemeriksaan Fizikal Terhadap Harta Modal Dan Inventori Serta Verifikasi Stok Dilaksanakanc. Nombor Siri Pendaftaran Dicatat Pada Aset Dan Inventorid. Buku Log Kenderaan Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinie. Penggunaan Petrol/Diesel Direkodkan Dan Invois Disemak Dengan Penyata Akaun Bulananf. Daftar Pergerakan Kad Inden Petrol Diselenggarakan Dengan Kemas Kini Dan Teratur11.3.5.3. Pengurusan stor di Bahagian Pembangunan Perakaunan danPengurusan, Ibu Pejabat JANM, Cawangan JANM Wilayah PersekutuanPutrajaya dan Negeri Sembilan perlu dipertingkatkan. Susun atur dan cara letakstok adalah tidak memuaskan di Bahagian Pembangunan Perakaunan DanPengurusan (Gambar 1).GAMBAR 1Susun Atur Stor Yang Tidak Teratur11.3.5.4. Perbandingan antara stor di Bahagian Pembangunan Perakaunandan Pengurusan, Ibu Pejabat JANM dan JANM Cawangan Wilayah PersekutuanPutrajaya mendapati stor di Bahagian Pembangunan Perakaunan danPengurusan, Ibu Pejabat JANM adalah terlalu luas sehingga digunakan untukmenyimpan perabot seperti meja dan kerusi untuk kegunaan majlis rasmi JANM.59

Sebaliknya, ruang stor yang tidak mencukupi di JANM Cawangan WilayahPersekutuan Putrajaya telah menyebabkan beberapa stok terpaksa disimpan ditempat yang kurang sesuai seperti di bilik tandatangan cek dan bilik desktopbanking/e-maklum. Bumbung stor itu juga bocor dan ini mengakibatkanbeberapa stok mengalami kerosakan dan ada yang terpaksa dipindahkan ketempat lain. Gambar berikut menunjukkan keadaan di kedua stor tersebut :-GAMBAR 2 GAMBAR 3Stor Ibu Pejabat JANMRuang Stor Digunakan Untuk Menyimpan PerabotGAMBAR 4Stor JANM Cawangan Wilayah Persekutuan PutrajayaStok Disimpan Di Bilik Mesin Tandatangan CekStor JANM Cawangan Wilayah Persekutuan PutrajayaBumbung Stor Bocor Menyebabkan Lantai Stor Dan Stok Rosak11.3.5.5. Adalah didapati juga stok yang berlebihan di JANM CawanganNegeri Sembilan telah menyebabkan ruang stor tidak mencukupi dansebahagian stok terpaksa disimpan di bilik baucar/fail.11.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, tahap prestasi pengurusan kewangan di JANM masih perludipertingkatkan. Kelemahan yang dibangkitkan terutamanya dalam kawalanpengurusan, kawalan perbelanjaan dan pengurusan aset perlu diberi perhatian.Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun perlu memainkan peranan yang lebihaktif. Penyeliaan dan pemantauan yang berterusan perlu dilaksanakan bagimemastikan peraturan kewangan sentiasa dipatuhi dan rekod kewangan diselenggaradengan lengkap, betul dan kemas kini.60

KEMENTERIAN KEWANGAN12. JABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTA12.1. LATAR BELAKANG12.1.1. Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH) adalah sebuah Jabatandi bawah Kementerian Kewangan yang bertanggungjawab untuk memberiperkhidmatan penilaian, perundingan harta dan penyebaran maklumat harta tanahyang boleh dipercayai dan menepati masa kepada Kerajaan Persekutuan, KerajaanNegeri, Pihak Berkuasa Tempatan, Badan Berkanun, syarikat swasta di manaKerajaan mempunyai kepentingan serta orang perseorangan atau syarikat. FungsiJabatan dilaksanakan melalui 3 program iaitu Program Penilaian dan PerkhidmatanHarta, Program Maklumat Harta Tanah serta Program Latihan dan Penyelidikan.Ketiga program tersebut dikawal oleh Ibu Pejabat, Jabatan Penilaian DanPerkhidmatan Harta yang terdiri daripada 6 bahagian seperti berikut :-a. Bahagian Perancangan Korporatb. Bahagian Perkhidmatan Penilaianc. Bahagian Perundingan Hartad. Bahagian Penswastaan dan Pelaburane. Bahagian Khidmat Sokonganf. Bahagian Teknologi Maklumat.12.1.2. Program Penilaian & Perkhidmatan Harta beroperasi dari 30 cawangan,iaitu 14 Pejabat Cawangan Negeri dan 16 Pejabat Cawangan Daerah di seluruhnegara. Program Latihan & Penyelidikan dikendalikan oleh Institut Penilaian Negara(INSPEN) di Selangor. Program Maklumat Harta Tanah beroperasi melalui PusatMaklumat Harta Tanah Negara (NAPIC) yang mempunyai 14 Pejabat CawanganNegeri yang dikawal oleh Ibu Pejabat NAPIC.12.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANTujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diJabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta mematuhi undang-undang serta peraturankewangan yang berkaitan. Pengauditan telah dijalankan di Bahagian Pentadbiran danKewangan Ibu Pejabat JPPH, Institut Penilaian Negara (INSPEN), 5 Pejabat JPPHCawangan Negeri iaitu Johor, Melaka, Pahang, Perlis dan Sabah serta 3 Pejabat JPPHCawangan Daerah di Batu Pahat, Tawau dan Temerloh. Pengauditan yang dijalankanmeliputi semakan terhadap rekod dan dokumen kewangan bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 serta pemeriksaan fizikal terhadap aset.12.3. PENEMUAN AUDITHasil daripada pengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkaraberikut :-61

12.3.1. KAWALAN PENGURUSAN12.3.1.1. Jabatan Penilaian Dan Perkhidmatan Harta diketuai oleh seorangKetua Pengarah Penilaian dan dibantu oleh 2 orang Timbalan Ketua PengarahPenilaian. Setakat akhir tahun 2003, bilangan jawatan yang diluluskan ialah1,567 di mana 1,514 daripadanya telah diisi. JPPH Negeri diketuai olehPengarah Penilaian Negeri manakala JPPH Daerah diketuai oleh PenilaiDaerah. Pada keseluruhannya, JPPH telah mewujudkan satu struktur organisasiyang jelas dari segi pembahagian tugas dan tanggungjawabnya.12.3.1.2. Semakan Audit terhadap kawalan pengurusan di Ibu Pejabat JPPH,INSPEN dan 8 pejabat Cawangan JPPH yang dilawati mendapati semua pejabattelah menerima pakai Manual Prosedur Kerja (Buku Arahan) yang disediakanoleh Ibu Pejabat JPPH. Buku Arahan ini disediakan dengan lengkap dan jelasmengenai prosedur kerja terhadap urusan kewangan. Sungguhpun demikian,semakan Audit mendapati beberapa aspek terutamanya dari segi penyediaanFail Meja, penubuhan dan kekerapan mesyuarat Jawatankuasa PengurusanKewangan dan Akaun serta pembahagian tugas kakitangan perludipertingkatkan. Kedudukan kawalan pengurusan di JPPH adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 62KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSANJABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTAJABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTAKAWALAN PENGURUSANa b c d eIbu Pejabat x INSPEN x x x Perlis x x x x Melaka x x x Johor x x Batu Pahat x x x Pahang x Temerloh x x x Sabah x x Tawau x x x x Nota : - Mematuhi x - Tidak Mematuhia. Carta Organisasi Adalah Lengkap Dan Kemas Kini Serta Disahkanb. Fail Meja Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Untuk Semua Pegawaic. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Ditubuhkan Atau Bermesyuarat Sekurangnya 2Bulan Sekali Dan Berfungsi Seperti Yang Ditetapkan Dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2Tahun 1996d. Pembahagian Tugas Dibuat Antara Pegawai Yang Terlibat Secara Langsung Dengan UrusanKewangane. Latihan Diberi Kepada Pegawai Yang Terlibat Dengan Urusan Kewangan12.3.1.3. Adalah didapati Ibu Pejabat JPPH sedang dalam prosesmengemaskinikan Fail Meja secara keseluruhannya dan JPPH Negeri Selangorbertindak sebagai penyelaras untuk tugas ini.62

12.3.2. KAWALAN HASIL13.3.2.1. Hasil JPPH antara lainnya adalah terdiri daripada fi yang dikenakanterhadap penilaian harta yang dibuat oleh JPPH, jualan laporan seperti laporanpasaran harta, laporan jual beli tanah ladang dan indeks harga rumah Malaysia.Semua pejabat JPPH Negeri dan Daerah terlibat dengan pungutan hasil ini.Jadual berikut menunjukkan kedudukan kutipan hasil bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 :-JADUAL 63JUMLAH HASIL BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003JABATAN PENILAIAN DANPERKHIDMATAN HARTA 2001(RM)TAHUN2002(RM)2003(RM)Ibu Pejabat 154,445.00 72,765.00 12,735.00Pejabat Cawangan Negeri dan Daerah 2,904,200.90 3,229,725.83 2,318,631.50INSPEN 226,470.35 179,874.80 208,315.10JUMLAH 3,285,116.25 3,482,365.63 2,539,681.60Sumber: Rekod JPPH12.3.2.2. Semakan Audit mendapati tunggakan fi bagi penilaian yangdijalankan oleh pejabat JPPH adalah berjumlah RM830,846 setakat 31Disember 2003 dan sejumlah RM497,772 (59.9%) daripadanya telah tertunggakantara 1 hingga 17 tahun. Usia tunggakan fi ini adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 64USIA TUNGGAKAN FI PADA 31 DISEMBER 2003TAHUNJUMLAH(RM)1986 - 1996 11,601.701997 34,179.101998 24,623.401999 42,193.502000 87,725.622001 75,531.422002 221,917.10JUMLAH 497,771.8412.3.2.3. Pihak JPPH telah berusaha untuk mengutip balik tunggakan fidengan mengeluarkan surat ingatan kepada agensi terlibat, perhubungan terussecara telefon atau berjumpa dengan agensi berkenaan dan juga memintakerjasama pihak Ibu Pejabat agensi untuk menjelaskan hutang pejabatcawangan.12.3.2.4. Selain itu, semakan Audit mendapati pada keseluruhannya kawalanhasil adalah memuaskan kecuali bagi kawalan dan pematuhan terhadapsemakan harian Buku Tunai dan penyediaan Penyata Penyesuaian yang perludipertingkatkan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan kawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-63

JADUAL 65PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILJABATAN PENILAIAN DANPERATURAN KAWALAN HASILPERKHIDMATAN HARTA a b c d e f g hIbu Pejabat x INSPEN x Perlis x x x Melaka Johor x x Batu Pahat x Pahang Temerloh x Sabah Tawau Nota : - Mematuhi x - Tidak Mematuhia. Kebenaran Bertulis Diberi Kepada Pemungutb. Kawalan Borang Hasil Adalah Memuaskanc. Pengeluaran Resit Dilaksanakan Oleh 2 Pegawai Yang Berlainand. Pungutan Dibankkan Dalam Tempoh Masa Yang Ditetapkane. Semakan Harian Buku Tunai Dibuatf. Penyata Penyesuaian Disediakan Dengan Betulg. Pemeriksaan Mengejut Dijalankanh. Penyata Tunggakan Hasil / Penyata Akaun Belum Terima Disediakan12.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN12.3.3.1. JPPH telah membelanjakan 95.8% hingga 98.1% daripada jumlahperuntukan mengurus bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003. Peruntukan danperbelanjaan mengurus JPPH bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 66PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN MENGURUSBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKANPERBELANJAAN(RM Juta) (RM Juta) (%)2001 48.66 47.75 98.12002 57.54 55.21 96.02003 65.92 63.15 95.8Sumber: Akaun Awam Kerajaan Persekutuan Tahun 2001 Hingga 200312.3.3.2. Semakan Audit terhadap kawalan perbelanjaan di 10 pejabat JPPHyang dilawati mendapati peraturan kewangan untuk beberapa aspek kawalanperbelanjaan masih tidak dipatuhi sepenuhnya. Antaranya ialah tanggunganlewat direkodkan ke dalam Buku Vot, ketiadaan surat kuasa kepada pegawaibagi meluluskan pembelian tempatan dan bayaran pukal untuk utiliti tidakdisahkan dengan bil asal. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan kawalan perbelanjaan adalah seperti di jadual berikut :-64

JADUAL 67PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN PERBELANJAANJABATAN PENILAIAN DANPERKHIDMATAN HARTAPERATURAN KAWALAN PERBELANJAANa b c d e f g h iIbu Pejabat x xINSPEN x xPerlis x x x x x xMelaka TB TB Johor x x xBatu Pahat x x TB x x xPahang x TB Temerloh x Sabah x TB Tawau TB Nota : - Mematuhi x - Tidak Mematuhi TB - Tidak Berkenaana. Setiap Tanggungan Dan Perbelanjaan Direkodkan Dengan Segera Dalam Buku Vot Dan Disahkanb. Penyata Bulanan Perbelanjaan Disemak Dan Penyata Penyesuaian Disediakan Dengan Tepatc. Pembelian Tempatan Diluluskan Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasad. Jawatankuasa Sebut Harga / Lembaga Perolehan Diwujudkane. Pertimbangan Atau Keputusan Tender / Kontrak Diuruskan Oleh Urusetia Tenderf. Daftar Bil / Daftar Baucar Pembayaran Diselenggarakang. Baucar Diluluskan Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasah. Laporan Bayaran Pukal (BP21) Disemak Dengan Bil Asal Utilitii. Terdapat Bukti Menunjukkan Buku Vot Disemak Dari Semasa Ke Semasa Oleh Pegawai YangBertanggungjawab12.3.3.3. Selain itu, semakan Audit terhadap Daftar Baucar Pembayaran diBahagian Pentadbiran dan Kewangan, Ibu Pejabat JPPH dan Batu Pahatmendapati 841 baucar bayaran untuk tempoh tahun 2001 hingga 2003 tidakdapat dikesan. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-TAHUNJADUAL 68BAUCAR BAYARAN YANG TIDAK DAPAT DIKESANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003BILANGAN BAUCAR TIDAK DAPAT DIKESANIBU PEJABAT BATU PAHAT JUMLAH2001 289 - 2892002 243 - 2432003 167 142 309JUMLAH 699 142 84112.3.3.4. Pihak Audit difahamkan kemungkinan baucar bayaran yang tidakdapat dikesan di Ibu Pejabat JPPH tersalah ditempatkan semasa berpindahpejabat ke Putrajaya. Bagaimanapun, pihak JPPH sedang dalam tindakan untukmencari baucar bayaran tersebut.12.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHAkaun Amanah Institut Penilaian Negara yang diuruskan oleh Institut PenilaianNegara (INSPEN) telah ditubuhkan pada tahun 1989. Adalah didapati ArahanAmanah Akaun ini yang berkuat kuasa mulai 1 Mac 1989 belum pernah dikaji65

semula dan dikemaskinikan oleh pihak JPPH supaya Akaun Amanah ini diuruskanselaras dengan perkembangan dan perubahan peraturan kewangan pada masa kiniterutamanya kehendak pematuhan kepada Surat Pekeliling PerbendaharaanBilangan 18 Tahun 2001.12.3.5. PENGURUSAN ASETSemakan Audit terhadap pengurusan aset mendapati sebahagian pejabat JPPHtidak menguruskan asetnya dengan mengikut peraturan kewangan Kerajaan yangsedia ada. Adalah didapati penyelenggaraan Kad Harta Modal, Inventori dan BukuLog kenderaan tidak lengkap dan kemas kini serta pemeriksaan fizikal dan verifikasistok terhadap aset tidak dijalankan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturankewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 69PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETJABATAN PENILAIAN DANPERATURAN PENGURUSAN ASETPERKHIDMATAN HARTA a b c d e fIbu Pejabat x INSPEN x x xPerlis x x xMelaka x Johor x x x Batu Pahat x x Pahang x x Temerloh x xSabah x x x Tawau Nota : / - Mematuhi x - Tidak Mematuhia. Kad Harta Modal Dan Inventori Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Kad Daftar Kenderaan Diselenggarakan Bagi Setiap Kenderaan Dan Adalah Kemas Kinic. Buku Log Diselenggarakan / Dikemas Kini Bagi Setiap Kenderaand. Pemeriksaan Fizikal Terhadap Aset/Verifikasi Stok Dijalankane. Tatacara Pelupusan Aset Dibuat Secara Teraturf. Laporan Pelupusan Disediakan Dan Dihantar Ke Perbendaharaan Malaysia12.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, tahap prestasi pengurusan kewangan di Jabatan Penilaian DanPerkhidmatan harta masih boleh diperbaiki. Kelemahan yang dibangkitkan terutamanyadari aspek kawalan perbelanjaan dan pengurusan aset perlu diberi perhatian. Bagimeningkatkan kualiti pengurusan kewangan, pihak pengurusan JPPH perlu memastikanpenyeliaan yang berterusan diadakan terhadap kerja yang dijalankan oleh pegawai yangterlibat dengan urusan kewangan. Selaras itu, peranan Jawatankuasa PengurusanKewangan dan Akaun juga wajar dipertingkatkan bagi menguruskan hal ehwal berkaitankewangan. Rekod kewangan yang berkenaan juga perlu disemak oleh pegawai atasandari semasa ke semasa mengikut peraturan kewangan yang sedia ada.66

KEMENTERIAN KEWANGAN13. JABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIA13.1. LATAR BELAKANGJabatan Kastam Diraja Malaysia merupakan pemungut cukai tidak langsung terbesar dinegara ini serta pengendali fasilitasi perdagangan antarabangsa. Jabatan diberi kuasamemungut cukai seperti cukai jualan, cukai perkhidmatan, duti kastam dan duti eksaisserta melaksanakan aktiviti perkastaman. Kuasa ini diberi di bawah Akta Kastam 1967,Akta Cukai Jualan 1972, Akta Cukai Perkhidmatan 1975 dan Akta Eksais 1976. Jabatanjuga bertanggungjawab menjaga keselamatan negara dan perpaduan rakyat melaluipengawalan pintu masuk negara untuk membanteras aktiviti penyeludupan danpenyelewengan. Bagi melaksanakan tanggungjawab tersebut Jabatan terbahagikepada 3 program iaitu Program Pengurusan, Program Operasi dan ProgramPencegahan dengan 6 aktiviti utama. Jabatan mempunyai 15 Pejabat Negeri dan 101stesen pemungut.13.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPengauditan ini bertujuan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan dipejabat Jabatan Kastam Diraja Malaysia mematuhi undang-undang dan peraturankewangan yang ditetapkan. Pemeriksaan Audit tertumpu kepada Program Pengurusandi Ibu Pejabat dan 14 Pejabat Pengarah Kastam Negeri (PPKN) serta sebuah StesenPemungut Kastam. Semakan telah dijalankan terhadap rekod kewangan dan dokumenberkaitan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 serta menjalankan pemeriksaan fizikalke atas aset.13.3. PENEMUAN AUDITHasil daripada pengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkaraberikut:-13.3.1. KAWALAN PENGURUSAN13.3.1.1. Jabatan Kastam Diraja Malaysia diketuai oleh Ketua Pengarah GredUtama Turus III dibantu oleh 3 Timbalan Ketua Pengarah Gred Utama B.Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan) bertanggungjawab bagi melaksanakanprogram dan aktiviti pengurusan. Beliau dibantu oleh 9 Pengarah Gred UtamaC, 7 Gred 1 dan seorang Gred 2 yang mengetuai 2 Bahagian di Ibu Pejabatdan 15 Pejabat Negeri. Stesen Pemungut Sandakan yang juga bertaraf pusattanggungjawab pula diketuai oleh Penolong Kanan Pengarah Kastam (PKPK)dari Gred 2.13.3.1.2. Semakan Audit terhadap kawalan pengurusan di Ibu Pejabat danPejabat Negeri yang dilawati mendapati beberapa aspek daripadanya terutamadari segi Senarai Tugas, keberkesanan peranan Jawatankuasa Pengurusan67

Kewangan dan Akaun serta pengemaskinian Manual Prosedur Kerja dan FailMeja kakitangan perlu dipertingkatkan sejajar dengan penstrukturan danperkembangan keseluruhan Jabatan Kastam. Pejabat Pengarah Kastam Labuanmasih belum menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaunbagi membincangkan aspek berkaitan pengurusan kewangan. Kedudukankawalan pengurusan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 70KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSANDI IBU PEJABAT DAN PEJABAT PENGARAH KASTAM NEGERIPEJABATPERATURAN KAWALAN PENGURUSANa b c d e fIbu Pejabat Kastam / x x x / /PPKN Wilayah Persekutuan / x x / x /PPKN Perlis / / / / x /PPKN Kedah x / / / / /PPKN Pulau Pinang / / x / x /PPKN Perak / / x x / /PPKN Selangor / / / / x /PPKN Negeri Sembilan / / / x / /PPKN Melaka / / x / / /PPKN Johor / x / x x /PPKN Pahang / / x / / /PPKN Terengganu x / x x / /PPKN Kelantan / / / / x /Stesen Kastam Sandakan x / x x x /PPKN Sarawak / / / / x /PPKN Labuan x x x x x /Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi PPKN : Pejabat Pengarah Kastam Negeria. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Manual Prosedur Kerja Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinic. Senarai Tugas Bagi Setiap Anggota Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab Dan Tarikh KuatKuasa Dinyatakand. Fail Meja Disediakan Dengan Teratur Dan Kemas Kini Bagi Setiap Anggotae. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Bermesyuarat Sekurangnya 2 Bulan Satu Kali DanMenjalankan Fungsinya Seperti Yang Ditetapkan Dalam Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun1996f. Latihan Diberi Kepada Semua Anggota Yang Terlibat Dengan Urusan Kewangan13.3.2. KAWALAN HASILKutipan yang dipungut adalah terdiri daripada kutipan bukan hasil antaranyaterimaan bayaran balik gaji, deposit, lucut hak kenderaan dan sewaan. SemakanAudit terhadap kawalan hasil mendapati pada amnya sebahagian besar peraturanmengenai kawalan hasil telah dipatuhi. Bagaimanapun, proses merekod stok resitdalam Daftar Borang Hasil dan penyelenggaraan Buku Tunai perlu diperbaiki.Pemeriksaan mengejut secara berjadual juga perlu diadakan terhadap wang danbarang berharga. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubungdengan kawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-68

JADUAL 71PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILPEJABATPERATURAN PENGURUSAN HASILa b c d e f g h iIbu Pejabat Kastam / / / / / / / / /PPKN Wilayah Persekutuan / / / / / / x / /PPKN Perlis / / / / / / / / /PPKN Kedah / x / / / / / / xPPKN Pulau Pinang / / / / / / / / /PPKN Perak / / / / / / / / /PPKN Selangor / / / / / / / / /PPKN Negeri Sembilan / / / / / / / / /PPKN Melaka / x / / / / / / /PPKN Johor / / / / x / / / /PPKN Pahang / / / / / / / / /PPKN Terengganu x / / / / / / / /PPKN Kelantan / / / / / / / / xStesen Kastam Sandakan / / / / / / / / /PPKN Sarawak / / / / / / / / /PPKN Wilayah Persekutuan, Labuan / / / x x / / / /Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi PPKN : Pejabat Pengarah Kastam Negeria. Kebenaran Bertulis Diberi Kepada Pegawai Yang Menerima Wangb. Stok Buku Resit Direkodkan Dalam Daftar Borang Hasil ( Kew.67)c. Resit Bagi Setiap Kutipan Dikeluarkan Dengan Segerad. Resit Diakaunkan Ke Buku Tunai Dengan Segerae. Buku Tunai Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinif. Pungutan Dimasukkan Ke Bank Mengikut Tempoh Masa Yang Ditetapkang. Penyata Penyesuaian Hasil Disediakan Dengan Tepath. Penyata Mengenai Hasil Dikawal (Kew.68) Disediakan Dengan Memuaskani. Pemeriksaan Mengejut Terhadap Wang Dan Barang Berharga Dibuat13.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN13.3.3.1. Pejabat Pengarah Kastam Negeri dan sebuah Stesen PemungutKastam yang diaudit adalah merupakan Pusat Tanggungjawab yang menerimaperuntukan kewangan melalui Ibu Pejabat Kastam bagi tujuan perbelanjaanmengurus dan pembangunannya. Bagi memastikan perbelanjaan dibuat denganteratur, Pegawai Pengawal tertakluk kepada peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Peraturan menghendaki setiap perbelanjaan, tanggungan dan perubahankepada peruntukan direkodkan di dalam Buku Vot bagi memastikan peruntukanyang diluluskan adalah mencukupi. Adalah didapati proses merekodperbelanjaan dan tanggungan bagi 4 pejabat adalah tidak lengkap dan kemaskini dan 2 daripadanya pula telah lewat mengemukakan Penyata PenyesuaianPerbelanjaan kepada pejabat pembayar.13.3.3.2. Pemeriksaan Audit juga mendapati perbelanjaan melebihi peruntukanberlaku di 6 pejabat disebabkan pembayaran kenaikan gaji dan imbuhantahunan anggota. Bagaimanapun, Jabatan telah memohon peruntukantambahan bertujuan menampung lebihan tersebut. Pesanan Kerajaanmerupakan dokumen penting bagi menguruskan perolehan barang/perkhidmatan bernilai kurang daripada RM50,000. Mengikut ArahanPerbendaharaan 176.1(b), Pesanan Kerajaan hendaklah diluluskan olehpegawai yang diberi kuasa. Semakan Audit mendapati penurunan kuasa ini tidak69

diberikan kepada pegawai di Pejabat Pengarah Kastam Negeri Kedah,Terengganu dan Labuan serta had nilai kelulusan tidak dinyatakan. Selain dariitu, 7 pejabat tidak melengkapkan ruangan penting dalam borang PesananKerajaan seperti tarikh pesanan, perakuan mengenai penerimaan barang sertatarikh dan catatan kemasukan barang ke stor atau digunakan terus. Tanpa tarikhpesanan, adalah sukar untuk mengesan berlakunya kelewatan mencatattanggungan ke dalam Buku Vot. Di samping itu, ketiadaan tarikh juga bolehmenyebabkan Pesanan Kerajaan dikeluarkan setelah barang/perkhidmatandibekalkan.13.3.3.3. Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 103(a), semua bil hendaklahdibayar dalam tempoh satu bulan daripada tarikh ia diterima. Semakan Auditmendapati bil bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 untuk 6 pejabat JabatanKastam termasuk Ibu Pejabat berjumlah RM1,965,802 telah lewat dijelaskanantara 5 hingga 240 hari dari tarikh penerimaan bil.13.3.3.4. Pemeriksaan terhadap fail peribadi dan dokumen pembayaran gajiperlu dijalankan oleh pegawai yang bertanggungjawab bagi memastikankenyataan saraan dan perkhidmatan kakitangan dinyatakan dengan tepat danlengkap. Selain itu, pengiraan ketepatan bayaran perlu dibuat bagimengelakkan kes gaji terkurang atau terlebih bayar. Semakan Audit mendapatitiada penurunan kuasa secara bertulis diberikan kepada pegawai yangbertanggungjawab bagi melulus dan memperakui dokumen gaji. Kedudukanpematuhan terhadap peraturan kewangan berhubung dengan kawalanperbelanjaan secara terperinci adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 72PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN PERBELANJAANPEJABATPERATURAN KAWALAN PERBELANJAANa b c d e f g h i j k lIbu Pejabat X / / / / x / x / / / /PPKN Wilayah Persekutuan x x / / / x / x / / / /PPKN Perlis / x / / / / / / / / / /PPKN Kedah / / x / x x / / x / / xPPKN Pulau Pinang / / / x / / / / / / x /PPKN Perak / / / / / / / / x / / /PPKN Selangor x / / / / / / x / / x /PPKN Negeri Sembilan / / / / / / / / / / / xPPKN Melaka / / / x / x / x / x / /PPKN Johor / x / x / / x x / / / /PPKN Pahang TB TB TB / / x x TB TB TB TB xPPKN Terengganu / / / / x / x x x / x xPPKN Kelantan / / x / / / / / / / / /Stesen Kastam - Sandakan / / / x / x x / x x / /PPKN Sarawak / / / / / / / / / / / /PPKN Labuan x / / x x x x / / / / xNota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Setiap Perbelanjaan Dan Tanggungan Dicatat Dan Diperakui Dengan Lengkap Dan Kemas KiniDalam Buku Votb. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Dengan Teraturc. Buku Vot Dan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Diselenggarakan Oleh Pegawai Yang Berlainand. Perbelanjaan Yang Dibuat Tidak Melebihi Jumlah Peruntukan Yang Diterimae. Surat Kuasa Untuk Tandatangan Pesanan Kerajaan Disediakan70

f. Maklumat Di Pesanan Kerajaan Adalah Lengkapg. Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Kemas Kini Dan Disemak Oleh Pegawai YangBertanggungjawabh. Bil Dibayar Dalam Tempoh 30 Hari Daripada Tarikh Bil Diterimai. Baucar Bayaran Disusun Mengikut Sirij. Pengiraan Gaji Adalah Tepat Dan Teraturk. Laporan Bayaran Pukal (BP21) Telah Diperiksa Dan Ditandatanganil. Fail Peribadi Dan Buku Perkhidmatan Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Sempurna13.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHPengauditan terhadap pengurusan kumpulanwang amanah meliputi Akaun AmanahAkademi Kastam Diraja Malaysia, akaun deposit, pendahuluan diri dan pinjamankomputer serta kenderaan.13.3.4.1. Akaun Amanah Akademi Kastam Diraja Malaysia telah ditubuhkanpada tahun 1990 dengan tujuan mengakaunkan segala terimaan danperbelanjaan berkaitan kebajikan peserta kursus dan aktiviti latihan,penyelidikan serta penerbitan yang dijalankan olehnya. Akaun bagi akademidi Melaka, Sabah dan Sarawak dikawal oleh Pengetua. Semakan Auditmendapati :-a. Mengikut peraturan, Penyata Kewangan Tahunan perlu dikemukakankepada Jabatan Audit Negara selewat-lewatnya pada 31 Mei tahunberikutnya. Adalah didapati Penyata Kewangan Tahunan tersebut bagi tahunberakhir 31 Disember 2003 telah dikemukakan dalam tempoh yangditetapkan.b. Peraturan juga mengehendaki akaun ini sentiasa berbaki kredit tetapididapati baki bagi Akaun Amanah Akademi Sarawak menunjukkan baki debitberjumlah RM103.10.13.3.4.2. Secara keseluruhannya Ibu Pejabat dan Pejabat Pengarah KastamNegeri didapati telah menyelenggara dengan baik semua rekod bagiKumpulanwang Amanah Pendahuluan Pinjaman Kenderaan, PendahuluanPinjaman Komputer, Pendahuluan Diri dan Akaun Deposit. Semakan Auditmendapati perkara berikut :-a. Daftar Pinjaman Kenderaan dan Komputer ada diselenggarakan di semuapejabat Jabatan. Bagaimanapun, penyelenggaraan terhadap daftar tersebutadalah tidak lengkap dan kemas kini.b. Baki deposit sehingga 31 Disember 2003 adalah RM10.78 juta. Daripadakeseluruhan 1,517 deposit tersebut, sejumlah 774 deposit yang bernilaiRM8.36 juta adalah masih dalam tindakan dan siasatan Bahagian PencegahRasuah manakala 84 deposit bernilai RM0.21 juta pula akan dipindahkan keakaun hasil. Selain itu, 388 deposit bernilai RM1.04 juta adalah deposityang masih aktif dan baki 271 deposit bernilai RM1.17 juta melibatkan kespemulangan deposit dan pewartaan serta menunggu keputusan mahkamah.13.3.5. PENGURUSAN ASETPada keseluruhannya, tahap pengurusan aset di pejabat Jabatan Kastam DirajaMalaysia dari segi urusan penerimaan, penyimpanan, penyelenggaraan dan71

pelupusan masih perlu ditingkatkan. Kebanyakan Pejabat masih tidak mematuhisepenuhnya peraturan dari segi penyelenggaraan rekod dan daftar, pemeriksaanfizikal aset dan tatacara pelupusan aset serta pengurusan kenderaan Jabatan.Pemeriksaan terhadap 11 kenderaan yang diuruskan oleh Pejabat PengarahKastam Johor tidak dapat dilakukan kerana dokumen kenderaan yang berkaitanseperti fail kenderaan, kad daftar, Buku Log, resit pembelian dan kad Touch & Gotidak dikemukakan untuk pengauditan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturankewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 73PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETPERATURAN PENGURUSAN ASETPEJABATa b c d e f g h i j k lIbu Pejabat x / / / / / / / / / / xPPKN Wilayah Persekutuan x x / / / / x / / x / xPPKN Perlis / / / x / / x / / x / /PPKN Kedah x x / / x / / / / x / xPPKN Pulau Pinang / / / / / / / / / / x xPPKN Perak x / x / / / x / / / / /PPKN Selangor x x / / / / / / / / / xPPKN Negeri Sembilan / x x x / / / / / / / /PPKN Melaka / x x / / / x / / / / /PPKN Johor x x / x / / TD TD TD TD TD TDPPKN Pahang / x x TK / / x / / / / /PPKN Terengganu / x / / x / / / x / / /PPKN Kelantan / / / / / / / / / / / xStesen Kastam - Sandakan x / / x x x / x x / x xPPKN Sarawak / x / / / / / / / / x /PPKN Labuan x x x x x x / / x x x /Nota : / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TD : Tiada Dokumen Dikemukakan TK : Tiada Kesa. Daftar Harta Modal/ Inventori Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Pemeriksaan Fizikal Dijalankan Terhadap Harta Modal Dan Inventoric. Verifikasi Stok Dibuat Mengikut Ketetapand. Tindakan Pelupusan Diambil Bagi Stok Lama Serta Aset Yang Rosak Dan Tidak Ekonomik Untuk Dibaikie. Perbezaan Tidak Wujud Di Antara Baki Stok Dan Baki Daftarf. Nombor Pemilikan Pendaftaran Dicatat Pada Asetg. Pemeriksaan Tahunan Terhadap Kenderaan Dijalankanh. Daftar Harta Modal Dan Fail Disediakan Bagi Setiap Kenderaani. Buku Log Kenderaan Disemak Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasaj. Maklumat Penyelenggaraan/Pembaikan Direkodkan Dengan Lengkap Dalam Buku Log Kenderaank. Penggunaan Bahan Api Bulanan Dikira Dan Direkodkan Dalam Buku Log Kenderaanl. Resit Pembelian Minyak Disemak Untuk Perakuan Pembayaran13.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITHasil daripada pengauditan ini mendapati tahap pengurusan kewangan di JabatanKastam Diraja Malaysia pada keseluruhannya masih perlu dipertingkatkan terutamanyabeberapa aspek penting dalam kawalan pengurusan, kawalan perbelanjaan danpengurusan aset. Prestasi pengurusan kewangan di Jabatan Kastam dapatdipertingkatkan melalui penambahbaikan kepada prosedur sedia ada di sampingpenyeliaan rapi serta program latihan yang tersusun dan berterusan kepada kakitanganyang kurang mahir dan kurang pengalaman. Selain itu, Jawatankuasa PengurusanKewangan dan Akaun perlu berperanan dengan lebih aktif bagi memantau danmenyelia pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menguruskan hal ehwal kewangandan perakaunan agar menepati kehendak peraturan kewangan yang sedia ada.72

KEMENTERIAN KESIHATAN14. KOLEJ KEJURURAWATAN DAN KOLEJ JURURAWATMASYARAKAT14.1. LATAR BELAKANG14.1.1. Program Latihan Kejururawatan disediakan di 28 institusi latihan sama adadi Kolej Kejururawatan atau Sekolah Jururawat Masyarakat di seluruh negara.Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Latihan Bilangan 1 Tahun 2003 bertarikh 18Mac 2003 telah memutuskan bahawa semua institusi latihan di bawah KementerianKesihatan Malaysia dikenali sebagai ‘Kolej’. Dasar Program Latihan Kejururawatanyang dilaksanakan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia adalah bertujuan untukmembekalkan dan memastikan bilangan jururawat terlatih dan jururawat desaadalah mencukupi untuk melaksanakan program kesihatan. Secara umumnya,objektif penubuhan Kolej Kejururawatan dan Kolej Jururawat Masyarakat adalahuntuk menghasilkan jururawat yang berpengetahuan, kompeten, berdaya maju,berinovasi, prihatin dan penyayang serta berazam untuk kecemerlangan dan bolehberfungsi di dalam pasukan kesihatan.14.1.2. Bagi tahun 2003, sejumlah RM296.89 juta telah diluluskan untukmelaksanakan aktiviti latihan di peringkat Kementerian. Daripada jumlah tersebut,sejumlah RM152.61 juta (51.4%) telah diagihkan kepada Kolej Kejururawatan danKolej Jururawat Masyarakat melalui Pengarah Kesihatan Negeri masing-masing.14.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANTujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diKolej Kejururawatan dan Kolej Jururawat Masyarakat mematuhi undang-undang sertaperaturan kewangan yang berkaitan. Pengauditan telah dijalankan di 16 kolej di NegeriJohor, Negeri Sembilan, Sarawak, Kedah, Terengganu dan Pulau Pinang. Pengauditanyang dijalankan meliputi semakan terhadap rekod kewangan dan dokumen berkaitanbagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 serta menjalankan pemeriksaan fizikal terhadapaset.14.3. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-14.3.1. KAWALAN PENGURUSAN14.3.1.1. Kolej Kejururawatan dan Kolej Jururawat Masyarakat diketuai olehseorang Pengetua. Bagi mengendalikan hal kewangan, beliau dibantu olehbeberapa kakitangan lain, di mana bilangannya adalah dalam lingkungan 2hingga 6 orang kakitangan. Mereka terdiri daripada Pembantu Tadbir danPembantu Tadbir Rendah.73

14.3.1.2. Pemeriksaan terhadap kawalan pengurusan di Kolej Kejururawatandan Kolej Jururawat Masyarakat mendapati beberapa kolej masih belummematuhi sepenuhnya beberapa aspek daripada kawalan pengurusanterutamanya dari segi peranan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan danAkaun, penyediaan Carta Organisasi, Fail Meja serta senarai tugas yanglengkap dan kemas kini serta pemberian latihan kepada kakitangan yang terlibatdengan pengurusan kewangan. Kedudukan kawalan pengurusan di 16 KolejKejururawatan dan Kolej Jururawat Masyarakat adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 74KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSAN DI KOLEJ KEJURURAWATANDAN KOLEJ JURURAWAT MASYARAKATKOLEJKAWALAN PENGURUSANa b c d e f g h i jKolej Kejururawatan Hospital Sultanah Aminah X X X / / / X X / /Kolej Jururawat Masyarakat Batu Pahat * X / / X X X / / X /Kolej Jururawat Masyarakat Kluang / / / / / / / X X /Kolej Jururawat Masyarakat Parit Raja * X / / X X / / X X /Kolej Jururawat Masyarakat Segamat / / X / / X / / / /Kolej Kejururawatan Seremban X X X X X X X X X XKolej Jururawat Masyarakat Port Dickson X / X X / / / / X XKolej Kejururawatan Kuching / / X / / / / X / XKolej Kejururawatan Sibu / / X / / / / X X XKolej Jururawat Masyarakat Serian / / X / X X / X / XKolej Kejururawatan Alor Setar / X X / / X / / X /Kolej Kejururawatan Sg. Petani / / X / / / / / X /Kolej Jururawat Masyarakat Kulim / / / / / / / / / /Kolej Kejururawatan Kuala Terengganu / / X X / / X X X /Kolej Kejururawatan Pulau Pinang X / X X / / / / / /Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam X / / X / / / X X /Nota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhi(*) Pada 1 September 2001 Bahagian Perancangan Tenaga Manusia dan Latihan Kementerian KesihatanMalaysia telah meluluskan percantuman Kolej Jururawat Masyarakat Parit Raja dan Sekolah JururawatMasyarakat Batu Pahat menjadi satu institusia. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Manual Prosedur Kerja Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinic. Fail Meja Disediakan Dengan Teratur, Lengkap Dan Kemas Kini Bagi Setiap Anggotad. Senarai Tugas Lengkap, Kemas Kini Dan Diluluskan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawabe. Pembahagian Tugas Yang Jelas Disediakan Untuk Pegawai Yang Terlibat DenganPengurusan Kewanganf. Latihan Diberi Kepada Semua Anggota Yang Terlibat Dengan Urusan Kewangang. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Ada Ditubuhkanh. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Bermesyuarat Sekurangnya 2 Bulan SekaliDan Menjalankan Fungsinya Seperti Yang Ditetapkan Dalam Pekeliling PerbendaharaanBilangan 2 Tahun 1996i. Buku Perkhidmatan Dan Fail Persendirian Dikemas Kinij. Penyelenggaraan Kad Perakam Waktu Diselenggarakan Dengan Baik Dan Teratur74

14.3.2. KAWALAN HASIL14.3.2.1. Kolej Kejururawatan dan Kolej Jururawat Masyarakat yang dilawatitidak terlibat secara langsung berhubung dengan kutipan hasil. Pungutannyaantara lain terdiri daripada pembayaran balik biasiswa daripada pelatih; bayarandenda yang dikenakan kepada pelatih yang melanggar peraturan Kolej; kutipanbalik elaun pelatih; sewaan kafeteria dan sewaan asrama kerana menghadirikursus tertentu.14.3.2.2. Arahan Perbendaharaan 67 menetapkan bahawa suatu DaftarBorang Hasil perlu diselenggarakan oleh setiap pemungut. Pada umumnya,kawalan hasil telah dilaksanakan dengan memuaskan di mana rekod dandokumen kewangan telah diselenggarakan mengikut peraturan kewangan yangditetapkan. Borang Hasil telah direkod secara lengkap dan kemas kini di dalamDaftar Borang Hasil manakala Borang Hasil yang belum digunakan disimpan ditempat yang selamat. Borang Hasil yang diterima juga telah disemak dandiperakui kebetulan nombor siri oleh pegawai yang bertanggungjawab.Bagaimanapun, terdapat beberapa peraturan mengenai kawalan hasil yang tidakdipatuhi sepenuhnya seperti pemeriksaan mengejut ke atas wang tunai tidakdijalankan dan tiada semakan dibuat oleh pegawai bertanggungjawab terhadapslip bayaran masuk. Kedudukan kawalan hasil di Kolej Kejururawatan dan KolejJururawat Masyarakat adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 75PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILKOLEJPERATURAN KAWALAN HASILa b cKolej Kejururawatan Hospital Sultanah Aminah TB / /Kolej Jururawat Masyarakat Batu Pahat TB / /Kolej Jururawat Masyarakat Parit Raja TB X XKolej Kejururawatan Seremban TB X XKolej Jururawat Masyarakat Port Dickson / / /Kolej Kejururawatan Kuching X / /Kolej Kejururawatan Sibu X X XKolej Jururawat Masyarakat Serian TB X XKolej Kejururawatan Alor Setar TB / /Kolej Kejururawatan Sg. Petani TB / /Kolej Jururawat Masyarakat Kulim TB X XKolej Kejururawatan Pulau Pinang / X /Nota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Pegawai Yang Bertanggungjawab Menyemak Dan Menandatangani Slip Bayar Masukb. Pemeriksaan Mengejut Terhadap Wang Dan Barangan Berharga Dibuatc. Hasil Pemeriksaan Mengejut Direkodkan Ke Dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut14.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN14.3.3.1. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, peruntukan dan perbelanjaanserta prestasi perbelanjaan Kolej Kejururawatan dan Kolej JururawatMasyarakat secara keseluruhannya adalah seperti di jadual berikut :-75

JADUAL 76PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN KOLEJ KEJURURAWATANDAN KOLEJ JURURAWAT MASYARAKATBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003MENGURUSPEMBANGUNANTAHUNPERUNTUKAN(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)%PERUNTUKAN(RM Juta)PERBELANJAAN( RM Juta)%2001 95.91 91.84 95.8 3.2 3.18 99.42002 134.15 127.34 94.9 6.40 5.57 87.02003 150.50 151.23 100.5 2.11 2.03 96.214.3.3.2. Semakan Audit yang dijalankan di Kolej Kejururawatan dan KolejJururawat Masyarakat mendapati prestasi terhadap kawalan perbelanjaan masihperlu diperbaiki. Antaranya ialah pengemaskinian maklumat ke Buku Vot,pemeriksaan Buku Vot oleh pegawai penyelia, penurunan kuasa secara bertuliskepada pegawai yang menandatangani Pesanan Kerajaan sertapenyelenggaraan baucar bayaran. Kedudukan pematuhan terhadap peraturankewangan berhubung dengan kawalan perbelanjaan adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 77PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN PERBELANJAANKOLEJKAWALAN PERBELANJAANa b c d e f g h i j k l m nKolej Kejururawatan Hospital Sultanah Aminah / X X / X X / X / X X / X XKolej Jururawat Masyarakat Batu Pahat / X / X X / / / X / X X / XKolej Jururawat Masyarakat Kluang / / / X X X / X X / / / X XKolej Jururawat Masyarakat Parit Raja / X / / X X X X X / X X X XKolej Jururawat Masyarakat Segamat X X X X X / X / X X X / X XKolej Kejururawatan Seremban X / X X X / X / X X / X / XKolej Jururawat Masyarakat Port Dickson X X X X X / / / / / / / / /Kolej Kejururawatan Kuching / X / X / / / / X X / / / /Kolej Kejururawatan Sibu / / / / X / X / / X / / / /Kolej Jururawat Masyarakat Serian X X / X / / / / / / X X / /Kolej Kejururawatan Alor Setar X X X / / / X / / X / X / XKolej Kejururawatan Sg. Petani / / / X / X X X X X / / / XKolej Jururawat Masyarakat Kulim / / / / X X X X / X / X / XKolej Kejururawatan Kuala Terengganu / X / / X X X X X / X / X /Kolej Kejururawatan Pulau Pinang / / / / X X / X / / / / / /Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam / / X / / X / X / / X / X XNota: / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Buku Vot Diselenggarakan Dengan Baik, Lengkap Dan Kemas Kinib. Pemeriksaan Pegawai Penyelia Ke Atas Buku Vot Dibuatc. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Dan Dikemukakan Kepada JANMd. Laporan Terperinci Perbelanjaan Bulanan (C231) Dicop Tarikh Terima Untuk Memastikan PenyataPenyesuaian Perbelanjaan Bulanan Disediakan Dalam Tempoh 14 Harie. Perbelanjaan Tidak Melebihi Peruntukanf. Penurunan Kuasa Secara Bertulis Diberikan Kepada Pegawai Yang Menandatangani PesananKerajaang. Pegawai Bertanggungjawab Mengesahkan Penerimaan Barangan Dalam Salinan Penigah. Pesanan Barangan Diluluskan Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasai. Pembatalan Pesanan Dibuat Oleh Pegawai Yang Diberi Kuasa Dan Teraturj. Salinan Ketiga Borang Pesanan Lengkap Dan Difailkank. Bil Diterima Dicopkan Tarikh Terimal. Semua Bil Dalam Tangan Telah Direkodkan Ke Dalam Daftar Bilm. Daftar Bil Disemak Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawabn. Baucar Bayaran Difailkan Mengikut Siri Dan Teratur76

14.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1993 dan Bilangan 8 Tahun1992, Daftar Pinjaman Komputer dan Kenderaan perlu diselenggarakan untukmerekod semua butiran pinjaman seperti tarikh dan jumlah pinjaman diluluskan;tarikh cek diterima; tarikh dan nombor baucar pembayaran dan cek; tarikh dannombor resit/invois pembelian; tempoh bayaran balik serta tarikh ansuran pertamadimulakan. Daftar Pinjaman Kenderaan pula perlu dikemas kini dengan maklumatseperti tarikh kad pendaftaran dicatat “Hak Milik Dituntut Kerajaan” serta butiraninsurans seperti nama dan nombor sijil syarikat insurans; tempoh insurans diliputibagi tiap tahun; jumlah amaun diinsuranskan dan tarikh sijil insurans diserahkan.Semakan Audit mendapati Daftar Pinjaman Komputer tidak diselenggarakan di 4Kolej Kejururawatan dan Kolej Jururawat Masyarakat manakala Daftar PinjamanKenderaan tidak diselenggarakan di 5 Kolej Kejururawatan dan Kolej JururawatMasyarakat. Salinan insurans komprehensif untuk tahun kedua dan seterusnyajuga didapati tidak dikemukakan oleh peminjam.14.3.5. PENGURUSAN ASETPemeriksaan Audit terhadap pengurusan aset mendapati sebahagian kolej masihtidak menguruskan asetnya mengikut peraturan yang berkaitan. Antaranya ialahseperti penyelenggaraan Daftar Harta Modal/Inventori, pemeriksaan fizikal ke atasHarta Modal dan Inventori, verifikasi ke atas aset, serta penyelenggaraan danpenyemakan ke atas Buku Log oleh pegawai bertanggungjawab. Walaupun 9 KolejKejururawatan dan Kolej Jururawat Masyarakat telah menyerahkan tugas merekod,menyelenggara dan membuat penilaian pelupusan aset kepada pihak konsesinamun pemantauan secara berkala perlu dibuat oleh pihak pengurusan Kolejterhadap segala pengurusan aset yang berkenaan. Kedudukan pematuhanterhadap peraturan kewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti dijadual yang berikut :-JADUAL 78PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGAN BERHUBUNG DENGANKAWALAN PENGURUSAN ASETKAWALAN PENGURUSAN ASETKOLEJa b c d e f g h i j k l mKolej Kejururawatan Hospital Sultanah Aminah / / X X X X X X / / X / /Kolej Jururawat Masyarakat Batu Pahat X X / X X X / / / X / / XKolej Jururawat Masyarakat Kluang / / / X / / X X / X / / XKolej Jururawat Masyarakat Parit Raja X / / X / / / / X X / / XKolej Jururawat Masyarakat Segamat X X X X X X / / / / / / XKolej Kejururawatan Seremban X X X / X X / / / / / X /Kolej Jururawat Masyarakat Port Dickson / / / X / X X X / / / / /Kolej Kejururawatan Kuching X / X / X X X / / X X / XKolej Kejururawatan Sibu / / X / / / / X / / / / /Kolej Jururawat Masyarakat Serian X X X / X X / X / X / / lKolej Kejururawatan Alor Setar X X / X X X / / X / X X /Kolej Kejururawatan Sg. Petani / X / / X X / / / X X X XKolej Jururawat Masyarakat Kulim X / / / X X / / X X / X /Kolej Kejururawatan Kuala Terengganu X X / / X / / / X X X X TBKolej Kejururawatan Pulau Pinang X / / X / X X / X X / / /Kolej Kejururawatan Bukit Mertajam / / / / / / / / / / X / XNota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaan77

a. Penyelenggaraan Daftar Harta Modal (Kew 312, 312A) Adalah Lengkap Dan Kemas Kinib. Penyelenggaraan Daftar Inventori (Kew 313.) Adalah Lengkap Dan Kemas Kinic. Penyelenggaraan Daftar Bekalan Pejabat (Kew 314) Lengkap Dan Kemas Kinid. Semua Harta Modal Dan Inventori Diberi Nombor Rujukan Dan Pendaftarane. Butir Pembelian/Pembaikan Direkodkan Dalam Daftar Kad Harta Modal/Inventorif. Pemeriksaan Fizikal Dijalankan Terhadap Harta Modal Dan Inventorig. Verifikasi Stok Dijalankan Dari Semasa Ke Semasah. Harta Kerajaan Mempunyai Tanda Pengenalan “Hak Milik Kerajaan”i. Buku Log Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinij. Buku Log Disemak Dan Diselenggarakan Sempurna Oleh Pegawai Pengangkutank. Kos Pembaikan Dan Penyenggaraan Kenderaan Direkodkan Dalam Daftar Penyenggaraan Aset Dan FailKenderaanl. Resit Pembelian Minyak Disemak Dengan Penyata Pembelian Yang Diterima Daripada Pembekal Minyakm. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Disedia, Diselenggarakan Dan Kemas Kini14.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, prestasi pengurusan kewangan di Kolej Kejururawatan dan KolejJururawat Masyarakat yang dilawati masih mempunyai beberapa kelemahanterutamanya dari aspek kawalan perbelanjaan dan pengurusan aset. Antara puncakelemahan tersebut ialah kurangnya penyeliaan terhadap kerja yang dijalankan olehpegawai bawahan, kekurangan kakitangan untuk melaksanakan tugas pengurusankewangan dan latihan yang tidak mencukupi bagi pegawai yang terlibat denganpengurusan kewangan. Kualiti pengurusan kewangan di kolej berkenaan dapatdipertingkatkan lagi dengan penyeliaan rapi oleh pegawai kanan terhadap kerja yangdijalankan oleh pegawai bawahnya serta pemberian latihan yang sewajarnya kepadakakitangan yang berkaitan.78

KEMENTERIAN HAL EHWAL DALAM NEGERI15. JABATAN PENDAFTARAN PERTUBUHAN MALAYSIA (*)15.1. LATAR BELAKANG15.1.1. Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia adalah sebuah Jabatan dibawah Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri yang bertanggungjawab terhadapurusan pendaftaran dan pengawasan bagi semua pertubuhan yang berdaftar diseluruh negara di bawah Akta Pertubuhan 1966. Jabatan ini berperanan untukmemastikan setiap pertubuhan yang wujud didaftarkan dan menjalankan aktivitinyasecara sihat, bermoral, beretika serta teratur bagi memastikan keamanan,kesejahteraan, keselamatan dan ketenteraman awam sentiasa terjamin.15.1.2. Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia beribu pejabat di Putrajaya danmempunyai 14 pejabat Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri di seluruh negaraserta sebuah pejabat cawangan kecil di Miri, Sarawak. Ibu Pejabat JabatanPendaftaran Pertubuhan Malaysia terdiri daripada 5 unit iaitu Unit PenyelarasanPendaftaran; Unit Penguatkuasaan dan Pendakwaan; Unit Latihan DanPengurusan; Unit Pengurusan Sistem Maklumat dan Unit Pentadbiran Am. Selainitu, Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia telah mewujudkan pejabat bergerakdi negeri dan tempat tertentu untuk memberi kemudahan dan perkhidmatan kepadapenduduk di kawasan yang jauh dari Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri.15.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANTujuan pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diJabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia mematuhi undang-undang serta peraturankewangan yang berkaitan. Pengauditan telah dijalankan di Ibu Pejabat JabatanPendaftaran Pertubuhan Malaysia dan 6 pejabat Jabatan Pendaftaran PertubuhanNegeri iaitu di Pahang, Perak, Kedah, Pulau Pinang, Terengganu dan Sarawak.Pengauditan yang dijalankan meliputi semakan terhadap rekod kewangan dandokumen bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan November 2003 serta menjalankanpemeriksaan fizikal terhadap aset.15.3. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-15.3.1. KAWALAN PENGURUSAN15.3.1.1. Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia diketuai oleh seorangPendaftar Pertubuhan dan dibantu oleh seorang Timbalan PendaftarPertubuhan. Jumlah jawatan yang diluluskan ialah 181 di mana 166 daripadanyatelah diisi. Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri diketuai oleh PenolongPendaftar Pertubuhan dan bagi Cawangan Kecil Miri, ia diketuai oleh PegawaiNota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Dalam Negeri79

Pendaftaran yang bertanggungjawab kepada Penolong Pendaftar PertubuhanNegeri Sarawak.15.3.1.2. Semakan Audit terhadap kawalan pengurusan di Ibu Pejabat dan 6pejabat Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri yang dilawati mendapatibeberapa aspek terutamanya dari segi penyediaan Fail Meja,pemeriksaan mengejut dan penubuhan Jawatankuasa PengurusanKewangan dan Akaun serta latihan kepada kakitangan perluditingkatkan. Kedudukan kawalan pengurusan di Jabatan PendaftaranPertubuhan Malaysia adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 79KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSANDI JABATAN PENDAFTARAN PERTUBUHAN MALAYSIAKAWALAN PENGURUSANJABATAN PENDAFTARAN PERTUBUHANa b c d e fIbu Pejabat X X Pahang X X X XPerak X X X X X Kedah X X X Pulau Pinang X X X X X XTerengganu X X X XSarawak X X X X X Nota: : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Manual Prosedur Kerja Telah Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Fail Meja Bagi Setiap Pegawai Disediakanc. Kebenaran Bertulis Bagi Menjalankan Tugas Kewangan Dan Perakaunan Telah Diberid. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Ditubuhkane. Pemeriksaan Mengejut Dijalankan Mengikut Arahan Perbendaharaan 309f. Latihan Diberikan Kepada Semua Anggota Yang Terlibat Dengan Urusan Kewangan15.3.2. KAWALAN HASIL15.3.2.1. Hasil Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia adalah terdiridaripada bayaran fi bagi aktiviti pendaftaran pertubuhan yang dipungut melaluisetem serta penjualan borang pendaftaran dan buku panduan secara tunai.Retan setem pos yang telah dibatalkan akan disediakan secara bulanan olehsetiap pejabat Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri dan dihantar ke IbuPejabat Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia untuk diselaraskan bagitujuan membuat tuntutan hasil setem dari Pos Malaysia. Jadual berikutmenunjukkan kedudukan kutipan hasil bagi tempoh tahun 2001 hingga bulanNovember 2003:-JADUAL 80JUMLAH HASIL BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA BULAN NOVEMBER 2003JENIS HASIL2001 *(RM Ribu)TAHUN2002 *(RM Ribu)2003 #(RM Ribu)Kutipan Hasil Setem 166.47 134.65 176.46Hasil Jualan Borang / Buku Panduan 59.37 56.53 58.39JUMLAH 225.84 191.18 234.85Sumber : * Penyata Lengkap Hasil KDN# Bahagian Kewangan, Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia80

15.3.2.2. Semakan Audit mendapati beberapa aspek kawalan hasil masih tidakdipatuhi sepenuhnya terutama bagi kawalan terhadap borang hasil danpenyediaan Penyata Penyesuaian Hasil yang tidak mengikut Surat PekelilingAkauntan Negara Malaysia Bilangan 2 Tahun 1986.15.3.2.3. Selain itu, Ibu Pejabat Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysiajuga didapati lewat membuat tuntutan dengan Pos Malaysia menyebabkan hasilberjumlah RM85,586 bagi tahun 2002 hanya diperakaunkan pada tahun 2003.Bagi tempoh bulan Januari hingga bulan April 2003 pula, tuntutan berjumlahRM61,222 juga telah lewat dibuat antara 3 hingga 5 bulan. Bagaimanapunselepas tempoh tersebut, Jabatan ini telah berupaya untuk membuat tuntutantersebut bagi tempoh kurang dari 2 bulan. Kedudukan pematuhan terhadapperaturan kewangan berhubung dengan kawalan hasil adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 81PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILJABATAN PENDAFTARANPERTUBUHANPERATURAN KAWALAN HASILa b c dIbu Pejabat X X X XPahang X X XPerak X X Kedah X XPulau Pinang X X XTerengganu X X X XSarawak X X XNota : : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Daftar Borang Hasil Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Borang Hasil Disimpan Dengan Selamatc. Kutipan Direkodkan Pada Hari Yang Sama Dalam Buku Tunaid. Penyata Penyesuaian Hasil Disediakan Dengan Lengkap15.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN15.3.3.1. Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia telah membelanjakanantara 72.3% hingga 94.6% daripada jumlah peruntukan mengurus bagi tempohtahun 2001 hingga 2003 untuk aktiviti pendaftaran pertubuhan. Prestasiperbelanjaan bagi peruntukan mengurus untuk tempoh tahun 2001 hingga 2003adalah seperti di Carta 1.15.3.3.2. Pada umumnya, pihak Audit mendapati peraturan terhadap kawalanperbelanjaan di Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia telah dilaksanakandengan baik kecuali bagi kawalan dan pematuhan terhadap penyediaanPenyata Penyesuaian Perbelanjaan, melengkapkan ruangan ‘Perakuan’ dan‘Pengesahan’ di dalam Pesanan Kerajaan serta penyelenggaraan Buku Votyang masih belum dipatuhi sepenuhnya. Kedudukan pematuhan terhadapperaturan kewangan berhubung dengan kawalan perbelanjaan adalah seperti diJadual 82.81

CARTA 1PERUNTUKAN DAN PERBELANJAANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003121089.058.1210.74 10.517.769.94Jumlah(RM Juta)64202001* 2002# 2003#Peruntukan (RM Juta) 9.05 10.74 10.51Perbelanjaan (RM Juta) 8.12 7.76 9.94Sumber : * Penyata Akaun Awam# Laporan Perbelanjaan Jabatan Akauntan NegaraJADUAL 82PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGAN BERHUBUNGDENGAN KAWALAN PERBELANJAANJABATAN PENDAFTARANPERTUBUHANPERATURAN KAWALAN PERBELANJAANa b c dIbu Pejabat XPahang X X X XPerak X X XKedah X X XPulau Pinang X X X XTerengganu X X X XSarawak X X X XNota : : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Pesanan Kerajaan Telah Dicatatkan Dengan Butiran Yang Lengkap Dan Peraturan BerkaitanDengannya Dipatuhib. Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Lengkapc. Buku Vot Diselenggarakan Dengan Memuaskand. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Disediakan Dengan Tepat Dan Kemas Kini15.3.3.3. Selain daripada perkara tersebut di atas, adalah didapati Buku RekodPerkhidmatan bagi semua pegawai Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysiadiselenggarakan oleh Ibu Pejabat. Demikian juga bagi urusan pembayaran gajikecuali Negeri Sabah dan Sarawak. Sekiranya ada perubahan gaji bagi pegawaidi kedua negeri itu, satu salinan penyata perubahan gaji berkenaan akandihantar kepada Ibu Pejabat untuk tujuan pengemaskinian Buku RekodPerkhidmatan. Semakan Audit terhadap 43 Buku Rekod Perkhidmatan(termasuk 10 buku rekod bagi pegawai Jabatan Pendaftaran Pertubuhan NegeriSarawak) mendapati 13 buku tersebut telah tidak diselenggarakan dengankemas kini. Dari 13 buku itu, 5 adalah melibatkan pegawai dari Jabatan82

Pendaftaran Pertubuhan Negeri Sarawak. Memandangkan penyata perubahangaji bagi kakitangan Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri Sarawakdisediakan sendiri oleh Jabatan berkenaan, adalah lebih sesuai sekiranya BukuRekod Perkhidmatan kakitangannya turut diselenggarakan olehnya supayaproses mengemaskini maklumat perkhidmatan dalam buku tersebut dapatdiambil tindakan dengan segera.15.3.3.4. Semakan Audit seterusnya mendapati catatan di dalam Buku RekodPerkhidmatan hanya ditandatangani oleh Pembantu Tadbir Gred N17 dan tidakdisahkan oleh pegawai yang lebih tinggi jawatannya. Selain itu, sejumlah 15buku tersebut tidak ditandatangani oleh pegawai dan tiada catatan pengesahandibuat bagi Penyata Cuti Tahunan.15.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHSemakan Audit mendapati Daftar Pinjaman Kenderaan dan Daftar Komputer tidakdiselenggara. Maklumat berkaitan dengan pinjaman tersebut hanya bolehdiperolehi daripada fail individu pegawai atau Buku Rekod Perkhidmatan.15.3.5. PENGURUSAN ASET15.3.5.1. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991 dan Bilangan 2Tahun 1980 serta panduan mengenai Tatacara Pengurusan Stor telahmenetapkan peraturan mengenai pengurusan aset Kerajaan yang perludipatuhi oleh setiap pejabat. Peraturan mengenai pelupusan dan hapuskira aset Kerajaan pula telah ditetapkan dalam Surat PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1997.15.3.5.2. Pada keseluruhannya, tahap pengurusan aset di JabatanPendaftaran Pertubuhan Malaysia dari segi penerimaan, penyimpanan,penyenggaraan dan pelupusan perlu dipertingkatkan. Peraturanmengenai pengurusan aset terutamanya bagi penyelenggaraan rekoddan Buku Log serta pemeriksaan fizikal masih belum dipatuhisepenuhnya. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 83PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETJABATAN PENDAFTARANPERTUBUHANPERATURAN PENGURUSAN ASETa b c d e fIbu Pejabat X X X XPahang X X X X XPerak X X X X X XKedah X X XPulau Pinang X X X X X XTerengganu X X X XSarawak X X X XNota : : Mematuhi X : Tidak Mematuhi83

a. Aset Yang Diterima Telah Digunakan Mengikut Keperluanb. Pemeriksaan Fizikal Aset Dan Verifikasi Stok Telah Dilaksanakanc. Pelupusan Aset Dan Harta Modal Telah Dilaksanakand. Pelantikan Pegawai Kenderaan Telah Dilaksanakane. Penyelenggaraan Buku Rekod Pergerakan Kad Inden Memuaskanf. Buku Log Kenderaan Direkodkan Dengan Lengkap Manakala Penyelenggaraan Dan Pembaikan TelahDirekodkan Dengan Sempurna15.3.5.3. Beberapa aset seperti komputer peribadi, scanner, LCD projector,kamera digital dan set meja Pengarah yang telah dibekalkan oleh Ibu Pejabatatau dibeli oleh Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri masih belumdigunakan. Aset tersebut masih disimpan di dalam kotak seperti di Gambar 5hingga 7.GAMBAR 5 GAMBAR 6 GAMBAR 7Scanner Dibeli Masih BelumDiguna/Diedarkan Dan DiletakkanDalam Stor Ibu PejabatKomputer Yang Diterima Dari IbuPejabat Masih Disimpan DalamKotak Di Jabatan PendaftaranPertubuhan Negeri SarawakKomputer Yang Diterima Dari IbuPejabat Masih Disimpan DalamKotak Di Jabatan PendaftaranPertubuhan Negeri Pulau Pinang15.3.5.4. Selain itu, peralatan seperti mesin pencetak dan komputer yang tidakdigunakan lagi didapati terbiar tanpa tindakan pelupusan. Tindakan pelupusanterhadap aset hendaklah dilakukan mengikut peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Gambar 8 hingga 11 menunjukkan sebahagian daripada aset yangtidak disimpan dengan baik dan masih belum diambil tindakan pelupusan.GAMBAR 8 GAMBAR 9Peralatan Yang Dilonggokkan Di Dalam SebuahBilik Kosong Di Ibu PejabatPeralatan Yang Tidak Digunakan Lagi DisebabkanRosak, Perubahan Teknologi Dan Persekitaran DiJabatan Pendaftaran PertubuhanNegeri Pulau Pinang84

GAMBAR 10 GAMBAR 11Dua Mesin Pencetak Yang Rosak BelumDilupuskan Di Jabatan Pendaftaran PertubuhanNegeri TerengganuPeralatan Komputer Yang Tidak Digunakan LagiDi Ibu Pejabat Dan Mesin Belum Dilupuskan15.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, prestasi pengurusan kewangan di Jabatan PendaftaranPertubuhan Malaysia masih boleh diperbaiki. Kelemahan yang dibangkitkanterutamanya dari aspek dalam kawalan perbelanjaan dan pengurusan aset perludiberikan perhatian. Kursus dan latihan perlu diberikan kepada pegawai dankakitangan di semua pejabat Pendaftaran Pertubuhan supaya pengetahuan dankemahiran mengenai pengurusan, peraturan dan tatacara kewangan dapatdipertingkatkan. Selain itu, pemantauan oleh pegawai atasan terhadap tugas yangdijalankan oleh pegawai dan kakitangan bawahan hendaklah dipertingkatkan.85

KEMENTERIAN PERDAGANGAN DALAM NEGERIDAN HAL EHWAL PENGGUNA16. BAHAGIAN PENGUATKUASA16.1. LATAR BELAKANGBahagian Penguatkuasa Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Hal EhwalPengguna ditubuhkan untuk menguatkuasakan undang-undang dan melindungipengguna selaras dengan matlamat Kementerian. Bahagian ini mempunyai 14 PejabatCawangan Negeri dan 41 Pejabat Cawangan Daerah yang merangkumi 22 PusatTanggungjawab dan 47 Pusat Kos di seluruh negara.16.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPengauditan ini bertujuan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan di IbuPejabat Bahagian Penguatkuasa serta pejabat cawangannya telah mematuhi undangundangdan peraturan kewangan yang ditetapkan. Pemeriksaan Audit telah dijalankandi Ibu Pejabat dan 6 Pejabat Cawangan Negeri. Semakan telah dijalankan terhadaprekod kewangan, fail dan dokumen bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Jun 2003 danpemeriksaan fizikal juga telah dijalankan terhadap aset.16.3. PENEMUAN AUDIT16.3.1. KAWALAN PENGURUSANPemeriksaan terhadap kawalan pengurusan di Ibu Pejabat dan Pejabat CawanganNegeri mendapati beberapa cawangan masih tidak mematuhi sepenuhnya aspekkawalan pengurusan kewangan terutamanya dari segi penubuhan JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) dan penyediaan Carta Organisasi yanglengkap. Kedudukan kawalan pengurusan di Bahagian Penguatkuasa adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 84KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSAN DI BAHAGIAN PENGUATKUASAKAWALAN PENGURUSANPEJABATa b c dIbu Pejabat x / / xSelangor x / / /Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur x / / xKelantan x x / xPahang / / x xPerlis x x x xKedah x / / xNota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhia. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkapb. Fail Meja Diselenggarakan Dengan Kemas Kinic. Senarai Tugas Disediakan Dengan Lengkapd. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Ditubuhkan16.3.2. KAWALAN HASILHasil utama yang dikutip oleh Bahagian Penguatkuasa adalah fee penentusahantimbang dan sukat, kompaun, pengeluaran lesen dan penjualan Borang86

Permohonan Lesen. Semakan Audit mendapati kawalan hasil pada keseluruhannyaadalah memuaskan, kecuali urusan perbankan kutipan dan penyediaan PenyataPenyesuaian Hasil. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewanganberhubung dengan kawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 85PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILPERATURAN KAWALAN HASILPEJABATa b c d e f g hIbu Pejabat / x x x / x / /Selangor / x x x / / / /Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur / / / / / / / /Kelantan TB x x x / / x xPahang x / x / / x x /Perlis TB / / / / / / /Kedah TB / x / x / / /Nota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Daftar Mel Diselenggarakan Dengan Kemas Kinib. Pungutan Dimasukkan Ke Bank Dengan Segerac. Semakan Terhadap Slip Bank Selepas Urusan Bank Dilakukand. Penyata Penyesuaian Hasil Disediakan Dengan Kemas Kinie. Akaun Tunai Bulanan Diserah Ke Jabatan Akauntan Negara Dengan Segeraf. Semakan Dilakukan Terhadap Borang Hasil Yang Dikawal Yang Dikeluarkan Daripada Stokg. Pegawai Yang Menerima Wang Tidak Terlibat Bagi Mengeluar Dan Menandatangani Resit Serta Merekod Ke Buku Tunaih. Catatan Di Buku Tunai Dibuat Dengan Betul Dan Kemas Kini16.3.3. KAWALAN PERBELANJAANPada tahun 2001 dan 2002, Bahagian Penguatkuasa telah membelanjakansejumlah RM34.34 juta (99.3%) dan RM48.57 juta (93.8%) daripada peruntukanyang diluluskan. Semakan Audit terhadap kawalan perbelanjaan hanya dijalankandi Ibu Pejabat dan 5 Pusat Tanggungjawab untuk menentukan sama adaperbelanjaan telah dibuat mengikut peraturan dan untuk maksud yang ditentukanserta diperakaunkan dengan betul dan kemas kini. Cawangan Wilayah PersekutuanKuala Lumpur pula adalah merupakan Pusat Kos dan perbelanjaan cawangantersebut diurus oleh Ibu Pejabat Bahagian Penguatkuasa. Kedudukan pematuhanperaturan kewangan berhubung dengan kawalan perbelanjaan adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 86PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN PERBELANJAANPERATURAN KAWALAN PERBELANJAANPEJABATa b c d e f gIbu Pejabat x x x x x x xSelangor / / x x x / /Kelantan / x x / / / /Pahang / / / / / / /Perlis x / / / / / xKedah / x / / / / /Nota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhia. Perbelanjaan Dipertanggungkan Dengan Segerab. Daftar Bil Diselenggarakan Dengan Kemas Kinic. Tarikh Bekalan Dicatat Di Pesanan Kerajaand. Pesanan Kerajaan Dikeluarkan Sebelum Pembeliane. Salinan Peniga Borang Pesanan Kerajaan Lengkap Dan Difailkan Dengan Teraturf. Pembayaran Dibuat Setelah Pesanan Diterimag. Bil Yang Diterima Dicop Tarikh Terima87

16.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHKumpulanwang Amanah Pinjaman Kenderaan dan Komputer dikendalikan oleh IbuPejabat. Semakan Audit mendapati kumpulanwang amanah tersebutdiselenggarakan dengan memuaskan. Arahan Perbendaharaan 143(b)menghendaki Pegawai Pengawal menyelaras semua urusniaga akaun depositnyadengan rekod di Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). Selain itu, PenyataPenyesuaian hendaklah disedia dan dikemukakan ke JANM. Semakan Auditmendapati Lejar Deposit di Ibu Pejabat dan beberapa Cawangan tidak dikemas kinidan Penyata Penyesuaian tidak disediakan bagi menunjukkan perbezaan bakiantara Lejar Deposit dan rekod JANM. Selain itu, wang yang tidak dituntut dalammasa 3 bulan selepas pemberitahuan tidak dikreditkan kepada hasil.16.3.5. PENGURUSAN ASETPemeriksaan Audit terhadap pengurusan aset Bahagian Penguatkuasa mendapatibeberapa aspek pengurusan asetnya perlu dipertingkatkan seperti penyelenggaraanDaftar Harta Modal/Inventori, Buku Log Kenderaan serta pemeriksaan fizikalterhadap harta modal dan inventori. Kedudukan pematuhan terhadap peraturankewangan berhubung dengan pengurusan aset adalah seperti di jadual berikut:-JADUAL 87PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETPEJABATPERATURAN PENGURUSAN ASETa b c d e fIbu Pejabat x / / x TB /Selangor x x x x x /Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur x / x x TB xKelantan x x x x / /Pahang / x x / x /Perlis x / x / / /Kedah / / / x / xNota: / : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Kad Harta Modal Kenderaan Diselenggarakan Dengan Kemas Kinib. Buku Log Kenderaan Disemak Oleh Pegawai Bertanggungjawabc. Pembelian Bahan Api Dicatat Di Buku Logd. Kad Harta Modal/Inventori Diselenggarakan Dengan Kemas Kinie. Pemeriksaan Fizikal Terhadap Harta Modal Dilakukanf. Baki Fizikal Stok Bekalan Pejabat Bersamaan Dengan Baki Di Rekod Buku Stok16.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, tahap pengurusan kewangan di Bahagian Penguatkuasa adalahmemuaskan dan mematuhi peraturan yang berkaitan. Bagaimanapun, BahagianPenguatkuasa di Ibu Pejabat perlu mempertingkatkan kawalan beberapa aspekpengurusan perbelanjaan, pengurusan kumpulanwang amanah serta pengurusan aset.Sehubungan itu, pihak pengurusan perlu memastikan penyeliaan yang berterusandibuat terhadap kerja yang dijalankan oleh pegawai yang terlibat. Selaras dengan itu,peranan Jawatankuasa Kewangan dan Akaun wajar dipertingkatkan lagi bagi mengurushal ehwal berkaitan dengan pengurusan kewangan.88

KEMENTERIAN PEMBANGUNAN USAHAWANDAN KOPERASI17. LEMBAGA PELESENAN KENDERAAN PERDAGANGAN (*)17.1. LATAR BELAKANG17.1.1. Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan (LPKP) merupakan salahsatu bahagian di bawah Kementerian Pembangunan Usahawan Dan Koperasi.LPKP telah ditubuhkan di bawah Seksyen 6 Akta Lembaga Pelesenan KenderaanPerdagangan 1987 (Akta 334). Tujuan penubuhannya adalah untuk melaksana,mentadbir dan menguatkuasakan Akta tersebut serta bertanggungjawab terhadapurusan pelesenan dan kawal selia kenderaan pengangkutan awam dan kenderaanbarangan. Matlamat utama LPKP adalah untuk menentukan kenderaanperdagangan mencukupi dan dapat memenuhi keperluan semasa serta memberiperkhidmatan yang cekap dan berkesan. Di samping itu, LPKP jugabertanggungjawab dalam menetapkan dasar yang berkaitan dengan industrikenderaan perdagangan supaya industri pengangkutan dapat berkembang pesatselaras dengan perkembangan ekonomi negara.17.1.2. Bagi mencapai matlamat tersebut, 3 LPKP telah ditubuhkan iaitu LPKPSemenanjung Malaysia, LPKP Sabah dan LPKP Sarawak. Ketiga LPKP tersebutmempunyai struktur organisasi dan Ahli Lembaga masing-masing. Dari segipentadbiran, LPKP Semenanjung merupakan Pusat Kos di mana segala peruntukandan perbelanjaan adalah di bawah kawalan Kementerian Pembangunan Usahawan,manakala LPKP Sabah dan Sarawak merupakan Pusat Tanggungjawab.Bagaimanapun, LPKP Semenanjung masih bertanggungjawab bagi memastikansegala undang-undang dan peraturan berkaitan dengan kawalan hasil danperbelanjaan serta pengurusan aset dipatuhi oleh semua pejabat LPKP.17.2. OBJEKTIF DAN SKOP PENGAUDITANPengauditan ini bertujuan untuk menentukan sama ada pengurusan kewangan diLembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan mematuhi undang-undang danperaturan kewangan yang ditetapkan. Pemeriksaan Audit telah dijalankan di PejabatLPKP Wilayah Tengah, LPKP Wilayah Selatan, LPKP Wilayah Utara, LPKP WilayahTimur bagi Semenanjung dan Pejabat LPKP termasuk Pejabat Cawangan Tawau,Sabah. Pengauditan yang dijalankan meliputi semakan terhadap rekod kewangan dandokumen berkaitan bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Mac 2003 serta pemeriksaanfizikal terhadap aset.Nota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Pembangunan Usahawan89

17.3. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-17.3.1. KAWALAN PENGURUSANPada umumnya, Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan telah mewujudkanstruktur organisasi yang jelas dari segi pembahagian tugas dan tanggungjawabnya.Bagaimanapun, beberapa aspek kawalan pengurusan terutamanya mengenaipenyediaan Fail Meja; senarai tugas kakitangan; rekod cuti serta kursus/latihanyang berkaitan dengan urusan kewangan perlu ditingkatkan. Kedudukan pematuhanterhadap kawalan pengurusan di semua pejabat yang dilawati adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 88KEDUDUKAN KAWALAN PENGURUSAN DI LEMBAGAPELESENAN KENDERAAN PERDAGANGANKAWALAN PENGURUSANPEJABAT LPKPa b c d e f g hWilayah Tengah / / X X X X / TBWilayah Selatan X X / / X / X TBWilayah Utara / / / X / / X TBWilayah Timur / / / / / X X TBSabah / / / X X / X XNota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhi TB : Tidak Berkenaana. Carta Organisasi Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Jawatan Yang Diluluskan Mengikut Waran Perjawatan Telah Diisi Sepenuhnyac. Manual Prosedur Kerja Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinid. Fail Meja Disediakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kini Untuk Semua Anggotae. Senarai Tugas Bagi Setiap Anggota Disediakan Dengan Jelas Dan Disahkan Oleh Pegawai YangBertanggungjawabf. Penyata Cuti Tahunan/ Kad Perakam Waktu Kakitangan Diselenggarakan Dengan Kemas Kinig. Latihan Diberi Kepada Semua Anggota Yang Terlibat Dengan Urusan Kewanganh. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun Telah Ditubuhkan Dan Menjalankan FungsinyaSeperti Yang Ditetapkan Dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 199617.3.2. KAWALAN HASIL17.3.2.1. Antara hasil yang dikutip oleh LPKP adalah daripada penjualanborang, bayaran pemprosesan permohonan dan cetakan lesen baru bagipermohonan lesen baru, pembaharuan lesen dan ubah syarat lesen. Bagitempoh tahun 2001 hingga bulan Mac 2003, LPKP Semenanjung telah berjayamengutip hasil berjumlah RM22.71 juta manakala LPKP Sabah berjumlahRM1.20 juta. Kutipan hasil LPKP Semenanjung bagi tahun 2002 menunjukkanpeningkatan sejumlah RM2.44 juta berbanding dengan tahun sebelumnya.17.3.2.2. Semakan Audit yang dijalankan terhadap kawalan hasil di semuaPejabat Cawangan LPKP mendapati secara keseluruhannya, ia adalahmemuaskan. Bagaimanapun beberapa perkara masih perlu diberi perhatianterutamanya dari segi pembangunan Sistem Pungutan Hasil, penyelenggaraanDaftar Borang Hasil, kawalan terhadap penggunaan borang hasil dan resit sertaurusan memasukkan pungutan ke bank. Kedudukan pematuhan peraturankewangan berhubung dengan kawalan hasil adalah seperti di jadual berikut :-90

JADUAL 89PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN KAWALAN HASILPERATURAN KAWALAN HASILPEJABAT LPKPa b c d e f g hWilayah Tengah X X X X X X / /Wilayah Selatan X / X X X / X /Wilayah Utara X / X X X / / /Wilayah Timur X / / X X X / XSabah X / X / / / / /Nota : / : Mematuhi X : Tidak Mematuhia. Kawalan Kutipan Melalui Subsistem Pungutan Hasil Adalah Memuaskanb. Buku Tunai Dikemaskinikan/Disemakc. Daftar Borang Hasil Dikemaskinikand. Kawalan Terhadap Borang Hasil Dan Resit Adalah Memuaskane. Pungutan Dimasukkan Ke Bank Dengan Segeraf. Pemeriksaan Terhadap Terimaan Hasil Telah Dijalankang. Penyata Penyesuaian Hasil Disediakan Dengan Tepath. Pemeriksaan Mengejut Terhadap Wang Pejabat17.3.3. KAWALAN PERBELANJAAN17.3.3.1. Bagi melaksanakan program dan aktiviti LPKP, KementerianPembangunan Usahawan telah diluluskan peruntukan mengurus berjumlahantara RM9.62 juta hingga RM10.68 juta setahun bagi tempoh tahun 2001hingga 2003. Semakan Audit mendapati jumlah yang dibelanjakan untuktempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah antara 97.6% hingga 125.8% daripadaperuntukan yang diluluskan. Semakan Audit selanjutnya mendapati bagi tahun2002, perbelanjaan tersebut yang melebihi 25.8% daripada peruntukan adalahuntuk membiayai kenaikan gaji dan bonus kakitangan serta rangsanganekonomi yang telah diumumkan oleh Kerajaan. Jadual berikut menunjukkanperuntukan dan perbelanjaan mengurus LPKP mengikut tahun :-JADUAL 90KEDUDUKAN PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN MENGURUS LPKPBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)PERATUSAN%2001 9.62 9.39 97.62002 9.71 12.21 125.82003 10.68 10.55 98.817.3.3.2. Ibu Pejabat LPKP dan 4 Pejabat Wilayah di Semenanjung adalahmerupakan Pusat Kos manakala Pejabat LPKP Sabah dan Sarawak merupakanPusat Tanggungjawab. Sehubungan ini, pengauditan terhadap kawalanperbelanjaan tidak dilaksanakan di LPKP Semenanjung termasuk di PejabatWilayahnya memandangkan segala perbelanjaannya dilakukan oleh BahagianKewangan, Kementerian Pembangunan Usahawan. Semakan Audit yangdijalankan di Pejabat LPKP Sabah termasuk Pejabat Cawangan Tawaumendapati kawalan perbelanjaannya masih perlu diperbaiki. Antara kelemahanyang diperhatikan ialah Pesanan Kerajaan dan Buku Rekod Perkhidmatan sertaFail Peribadi tidak diselenggarakan dengan lengkap dan tidak kemas kini,baucar bayaran tidak disokong dengan dokumen sokongan dan semua bil/invoispembekal tidak dicop tarikh terima.91

17.3.4. PENGURUSAN KUMPULANWANG AMANAHPekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 1993 dan Bilangan 8 Tahun 1992menggariskan dengan jelas perkara penting berkenaan tatacara pengurusanpinjaman kenderaan dan pinjaman komputer. Semakan Audit mendapati DaftarPinjaman Kenderaan dan Daftar Pinjaman Komputer telah diselenggarakan denganlengkap dan teratur. Bagaimanapun, beberapa dokumen sokongan bagipembiayaan pinjaman kenderaan seperti salinan sijil Insurans dan kad pendaftarankenderaan tidak disimpan di fail peribadi peminjam di Ibu Pejabat LPKP. Bagipembiayaan pinjaman komputer pula, salinan sebut harga, invois dan resitpembelian tidak difailkan.17.3.5. PENGURUSAN ASETSecara umumnya, pengurusan aset di Pejabat LPKP dari segi rekod,penyenggaraan dan pemeriksaan fizikal masih perlu dipertingkatkan. Hasil lawatanAudit ke 4 Pejabat Wilayah LPKP di Semenanjung dan di LPKP Sabah mendapatiDaftar Harta Modal, Inventori dan Daftar Stok Bekalan Pejabat tidakdiselenggarakan dengan lengkap dan tidak kemas kini. Pemeriksaan fizikalterhadap aset dan inventori juga tidak dilakukan. Penggunaan Buku Log Kenderaantidak memuaskan di mana pembelian minyak dan maklumat penyenggaraankenderaan tidak direkodkan. Antara sebab yang ketara adalah kurangnyapemantauan Pegawai Penyelia terhadap rekod yang berkaitan. Di peringkatKementerian pula, pelupusan terhadap aset serta pemeriksaan tahunan kenderaantidak dilakukan. Kedudukan pematuhan terhadap peraturan kewangan berhubungdengan pengurusan aset adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 91PEMATUHAN TERHADAP PERATURAN KEWANGANBERHUBUNG DENGAN PENGURUSAN ASETPEJABATPERATURAN PENGURUSAN ASETa b c d e f g h iKementerian Pembangunan Usahawan TB TB TB TB X X TB TB TBWilayah Tengah / X / / TB TB X / /Wilayah Selatan X X X X TB TB X X XWilayah Utara X / X X TB TB X X XWilayah Timur X / X X TB TB / X XSabah X / X X TB TB X X XNota / : Mematuhi X : Tidak Mematuhi TB:Tidak Berkenaana. Daftar Harta Modal Dan Inventori Diselenggarakan Dengan Lengkap Dan Kemas Kinib. Nombor Siri Pendaftaran Dicatatkan Secara Kekal Pada Asetc. Daftar Stok Bekalan Pejabat Diselenggarakan Dengan Teratur Dan Kemas Kinid. Pemeriksaan Fizikal Ke Atas Harta Modal Dan Inventori Serta Verifikasi Stok Dijalankane. Pelupusan Aset Dibuat Dengan Segeraf. Pemeriksaan Tahunan Kenderaan Dijalankang. Pengambilan Minyak Direkodkan Di Buku Log Kenderaanh. Maklumat Penyelenggaraan/Pembaikan Direkodkan Di Buku Log Kenderaani. Buku Log Kenderaan Disemak Oleh Pegawai Pengangkutan Sebulan Sekali17.4. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, tahap pengurusan kewangan LPKP adalah memuaskan.Bagaimanapun beberapa aspek dalam kawalan pengurusan, kawalan hasil sertapengurusan aset masih perlu dipertingkatkan. Pemantauan yang berterusan oleh pihakLPKP perlu dibuat bagi memastikan peraturan dan prosedur kewangan dipatuhi. Selainitu, latihan yang berterusan perlu diberikan kepada pegawai yang terlibat di dalampengurusan kewangan.92

BAHAGIAN IIIPELAKSANAAN AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATANKERAJAAN PERSEKUTUAN18. PENDAHULUANSelain daripada menjalankan pengauditan kewangan, Jabatan Audit Negaradikehendaki juga di abwah Seksyen 6 Akta Audit 1957 mengaudit program atau aktivitiKementerian/Jabatan untuk menentukan sama ada ia dilaksanakan dengan cara yangcekap, berhemat serta selaras dengan objektif yang telah ditetapkan. Bagi memenuhikehendak peruntukan Akta tersebut, 31 program/aktiviti di 13 Kementerian/JabatanKerajaan Persekutuan telah dipilih untuk diaudit sepanjang tahun 2003. Hasil daripengauditan itu telah dibincangkan dengan pihak pengurusan Kementerian/Jabatanyang terlibat sebaik sahaja pengauditannya diselesaikan. Perkara yang diperhatikandaripada pengauditan 27 program/aktiviti tersebut dilaporkan secara terperincimanakala bagi 4 program/aktiviti lain dilaporkan secara ringkas.JABATAN PERDANA MENTERI19. PEMBINAAN KUARTERS KAKITANGAN KERAJAANJALAN DUTA, KUALA LUMPUR19.1. LATAR BELAKANG19.1.1. Projek pembinaan kuarters kakitangan Kerajaan di Jalan Duta, KualaLumpur adalah merupakan projek pembangunan Jabatan Perdana Menteri di bawahRancangan Malaysia Ke-7 dan di sambung ke Rancangan Malaysia Ke-8. Projek inibertujuan untuk menampung keperluan kuarters yang terus meningkat, keranabilangan kuarters yang sedia ada terhad dan ada yang telah uzur. Kedudukankuarters yang ada di Lembah Kelang mengikut kelas adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 92KEDUDUKAN KUARTERS DI LEMBAH KELANGSETAKAT BULAN NOVEMBER 2003 MENGIKUT KELASJUMLAH / UNITKELASADA DIDUDUKI KOSONG PEMOHON BARUA 32 32 - 2B 39 39 - 8C 338 330 8 89D 77 77 - 542E 29 29 - 612F 202 200 2 53G 419 419 - 1,281H 150 150 - 677I 46 46 - 100JUMLAH 1,332 1,322 10 3,364Sumber : Bahagian Pengurusan Hartanah JPM95

19.1.2. Projek ini meliputi 2 komponen utama iaitu pembinaan kuarters danpembinaan jalan masuk utama ke kawasan kuarters. Projek pembinaan kuartersterbahagi kepada 2 fasa. Fasa I patut disiapkan pada bulan Mac 2004 dan fasa IIpula disiapkan pada bulan Mac 2005. Kos projek bagi pembinaan kuartersberjumlah RM199.69 juta manakala kos bagi pembinaan jalan masuk berjumlahRM55.51 juta.19.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada pembinaan kuarters telahdirancang dan dilaksanakan dengan teratur serta berhemat.19.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan terhadap projek ini meliputi aspek perancangan, pelaksanaan danpemantauan projek pembinaan kuarters Kerajaan serta pembinaan jalan masuk kekawasan kuarters. Pengauditan ini dijalankan dengan menyemak fail, rekod dandokumen berkaitan di Unit Perancang Ekonomi dan Bahagian Pengurusan Hartanah,Jabatan Perdana Menteri serta Jabatan Kerja Raya Malaysia. Di samping itu, lawatanfizikal ke tapak telah dijalankan dan temu bual dengan pegawai yang berkenaan jugadiadakan.19.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan terhadap projek ini mendapati perkara berikut :-19.4.1. PERANCANGAN19.4.1.1. Struktur Pengurusana. Bahagian Pengurusan Hartanah, Jabatan Perdana MenteriBahagian Pengurusan Hartanah (BPH) adalah dipertanggungjawabkan untukmenyediakan kuarters yang sesuai, selesa dan secukupnya bagi AnggotaPerkhidmatan Awam serta menyenggara dan mengawal selia kemudahanberkenaan supaya ia berada di tahap yang memuaskan. Unit yang terlibatsecara langsung bagi melaksanakan tanggungjawab tersebut adalah BahagianPerancangan Pembangunan Dan Senggara serta Bahagian Kuatkuasa DanKuarters. Bahagian Perancangan Pembangunan Dan Senggara adalahbertanggungjawab terhadap urusan perundingan harga, pemberian peruntukan,pemantauan projek dan penyenggaraan kuarters manakala Bahagian KuatkuasaDan Kuarters pula bertanggungjawab terhadap urusan permohonan danpengagihan kuarters serta tindakan penguatkuasaan. Carta organisasi BahagianPengurusan Hartanah adalah seperti di carta berikut :-96

CARTA 2CARTA ORGANISASI BAHAGIAN PENGURUSAN HARTANAHSETIAUSAHA BAHAGIANBHGNPENTADBIRANDANKEWANGANBHGN.PERANCANGANPEMBANGUNANDAN SENGGARABHGN.KUATKUASA DANKUARTERSBHGN. RUANGPEJABAT DANRUMAH PERANGINANUNITPERANCANGANPEMBANGUNANUNITPENGURUSANSENGGARAUNITRUANGPEJABATUNITRUMAHREHATUNIT TEKNOLOGIMAKLUMATUNITPENTADBIRANUNITKEWANGANUNITPERUMAHANUNIT TINDAKANKHASb. Jabatan Kerja RayaSelaras dengan peruntukan Arahan Perbendaharaan 182.1(a) - semua JabatanBukan Teknik hendaklah merujuk kepada Jabatan Teknik untuk melaksanakansesuatu kontrak kerja. Sehubungan ini, Jabatan Kerja Raya telah dilantiksebagai agensi pelaksana/Project Management Consultant (PMC) bagi projekini. Pengarah Projek bagi pembinaan kuarters adalah Ketua Pengarah KerjaRaya manakala Pengarah Projek bagi pembinaan jalan masuk ialah PengarahCawangan Jalan, Jabatan Kerja Raya. Bagi memastikan pelaksanaan projekberjalan lancar, satu pasukan projek untuk mengurus dan menyelia kerja ditapak bina di peringkat JKR telah ditubuhkan dan diketuai oleh seorang JuruteraGred J2 selaku Pengurus Projek.19.4.1.2. Keperluan Pembinaan Kuartersa. Pembinaan kuarters ini dibuat berdasarkan kepada cadangan sebuahsyarikat swasta yang dikemukakan kepada Unit Perancang Ekonomi padabulan September 1999. Ketua Pengarah Unit Perancang Ekonomikemudiannya telah memaklumkan kepada Ketua SetiausahaPerbendaharaan bahawa projek ini telah dipersetujui oleh Menteri KewanganI dan Menteri Tugas-tugas Khas untuk dilaksanakan. Lanjutan daripada itu,pada 16 Disember 1999, Kementerian Kewangan telah mengeluarkan suratkelulusan kepada Bahagian Pengurusan Hartanah supaya projekdilaksanakan secara rundingan terus berasaskan konsep design and buildoleh syarikat swasta berkenaan.b. Pada 17 Disember 1999 iaitu satu hari selepas surat kelulusan tersebutdikeluarkan, Unit Perancang Ekonomi telah mengadakan perbincangandengan Kementerian Kewangan; Bahagian Pengurusan Hartanah; JabatanKerja Raya; Dewan Bandaraya Kuala Lumpur serta Jabatan Ketua PengarahTanah dan Galian untuk mengenal pasti justifikasi yang membolehkanpembinaan kuarters di Jalan Duta dilaksanakan. Berikut adalah justifikasiyang telah dikenal pasti :-97

i. Kuarters Kerajaan yang ada di Kuala Lumpur kebanyakannya sudahusang dan sebahagiannya telahpun dirobohkan kerana terlibat denganpelaksanaan projek pembangunan dan penswastaan;ii. Bilangan pemohon untuk mendapatkan kuarters Kerajaan daripadakakitangan dan pegawai Kerajaan peringkat rendah adalah tinggimemandangkan golongan ini tidak mampu memiliki rumah sendiri diKuala Lumpur;iii. Masih ramai lagi pegawai dan kakitangan yang bertugas di Kuala Lumpurwalaupun selepas sebahagian besar Jabatan Persekutuan telah danakan berpindah ke Putrajaya;iv. Kerajaan perlu menjaga kebajikan kakitangan dan pegawai yangbertugas di Kuala Lumpur dengan menyediakan rumah kediaman yangselesa; danv. Terdapat sebuah masjid berhampiran dan pembinaan kuarters Kerajaanakan menambahkan lagi kariah di masjid berkenaan.c. Mengikut rekod di BPH, jumlah permohonan kuarters dari tahun 1997sehingga tahun 2003 adalah berjumlah 3,364. Bagaimanapun, jumlahkakitangan yang sebenarnya memerlukan kuarters berkenaan setelah projekdisiapkan tidak dapat ditentukan memandangkan pemohon kuartersberkemungkinan telah berpindah ke Putrajaya berikutan denganperpindahan Kementerian/Jabatan berkaitan ke Putrajaya mulai tahun 1999.Kedudukan jumlah permohonan kuarters di Lembah Kelang bagi tempoh1997 hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 93KEDUDUKAN PERMOHONAN KUARTERS KUALA LUMPUR DANPETALING JAYA DARI TAHUN 1997 HINGGA 2003KELASTAHUNA B C D E F G H IJUMLAH1997 - 2 - 41 23 5 56 21 6 1541998 - - - 66 65 8 161 52 13 3651999 - - 1 49 59 11 87 38 12 2572000 - - - 67 78 2 70 19 14 2502001 - - 9 66 55 1 45 25 5 2062002 - 2 8 107 77 4 153 72 22 4452003 2 4 71 146 255 22 709 450 28 1,687JUMLAH 2 8 89 542 612 53 1,281 677 100 3,364Sumber: Bahagian Pengurusan HartanahSemakan selanjutnya mendapati sejumlah 542 permohonan yang diterima itumelibatkan kakitangan yang bertugas di Kementerian/Jabatan yang telah/ akanberpindah ke Putrajaya pada tahun 1999 hingga 2004. Jadual 94 menunjukkankedudukan permohonan kuarters daripada Kementerian/Jabatan yangtelah/akan berpindah ke Putrajaya.98

JADUAL 94KEDUDUKAN PERMOHONAN KUARTERS DARIPADA KAKITANGAN DIKEMENTERIAN/JABATAN YANG TELAH/AKAN BERPINDAH KE PUTRAJAYAKEMENTERIAN / JABATANBILANGANPERMOHONANTAHUN BERPINDAHBahagian Hal Ehwal Undang-undang 2 1999Biro Pengaduan Awam 1 1999Biro Bantuan Guaman 6 1999Biro Tata Negara 1 1999Kementerian Sains, Teknologi Dan Alam Sekitar 7 2001Badan Pencegah Rasuah 19 2001Jabatan Audit Negara 10 2001Jabatan Buruh 3 2001Jabatan Kemajuan Islam Malaysia 4 2001Jabatan Akauntan Negara 15 2002Jabatan Penilaian Dan Perkhidmatan Harta 6 2002Kementerian Kewangan 24 2002Kastam Diraja Malaysia 20 2003Kementerian Pendidikan 235Kementerian Kesihatan 132Jabatan Pendaftaran Negara 37Kementerian Pertanian 20JUMLAH 542Sumber: Bahagian Pengurusan HartanahDijangka berpindahsebelum akhir 2004Pada pandangan Audit, adalah tidak teratur pembinaan kuarters inidiluluskan sebelum justifikasi pembinaannya dikenal pasti. Pihak yangterlibat sepatutnya menentukan keperluan kuarters yang terkini dari segibilangan dan kategori rumah yang diperlukan memandangkan adakemungkinan pemohon kuarters telah pun berpindah ke Putrajaya.19.4.1.3. Penetapan Lokasia. Pemilihan lokasi atau tapak projek yang bersesuaian amat penting bagimemastikan pelaksanaan projek berjalan lancar. Lokasi bagi projek initerletak di atas Tanah Kerajaan di sebahagian Lot PT 11099, Mukim Batu,Kuala Lumpur dan keluasannya 24.7 ekar. Tapak ini terletak di kawasanantara Jalan Duta, Jalan Kuching dan Jalan Segambut. Seperti mana yangdinyatakan di perenggan 19.4.1.2., syarikat yang mencadangkan pembinaankuarters ini juga mencadangkan lokasinya. Berdasarkan kepada minitmesyuarat yang telah diadakan pada bulan Januari 2000 yangdipengerusikan oleh Ketua Pengarah Unit Perancang Ekonomi, JabatanPerdana Menteri, tapak ini telah dipilih berasaskan kepada faktor berikut :-i. Bentuk muka bumi beralun dan terdapat kawasan hijau di sekitarnya;ii. Kemudahan infrastruktur sedia ada yang memudahkan akses dan jugaterdapat Perhentian Komuter (KTM) Segambut di sebelah utara kawasantapak; daniii. Berhampiran dengan bangunan Kerajaan seperti Kompleks KerajaanJalan Duta, Masjid Wilayah Persekutuan dan Kompleks MATRADE.99

. Bagi tujuan pembinaan jalan masuk, pemilihan lokasi jalan tidak menghadapisebarang masalah kerana tanah untuk jalan telah sedia direzabkan mengikutkeperluan Dewan Bandaraya Kuala Lumpur. Oleh itu, tidak ada keperluanuntuk mengambil alih tanah daripada orang awam.Pada pandangan Audit, lokasi tapak projek dari segi akses kepadakemudahan infrastruktur dan keadaan muka buminya adalah sesuai untukprojek ini.19.4.1.4. Keperluan KewanganBerdasarkan kepada cadangan yang dibuat oleh syarikat, sejumlah RM100 jutaadalah diperlukan untuk membina 856 unit kuarters. Memandangkan projek initiada dalam perancangan Bahagian Pengurusan Hartanah, tidak ada sebarangperuntukan dipohon untuk melaksanakan projek ini di bawah RancanganMalaysia Ke-7. Bagaimanapun, pada bulan Mac 2000, pihak Unit PerancangEkonomi telah memaklumkan kepada Bahagian Pengurusan Hartanah bahawaperuntukan siling RM30 juta telah diluluskan bagi melaksanakan projek ini. Dibawah Rancangan Malaysia Ke-8, peruntukan siling RM183.25 juta telahdiluluskan untuk pelaksanaan projek kuarters.19.4.1.5. Kemudahan Yang Dibangunkana. Kemudahan KuartersKemudahan kuarters yang dirancang untuk dibina adalah 856 unit kuartersberserta kemudahan lain yang dibahagikan kepada 2 fasa seperti berikut :-JADUAL 95PERANCANGAN PEMBINAAN KUARTERSFASA I• 4 unit kuarters kelas C• 60 unit kuarters kelas D• 504 unit kuarters kelas G• 16 unit kuarters kelas Studio (unit bujang)• 1 unit pusat masyarakat termasuk dewanserbaguna, dobi, pasar, tadika dan cyber cafe• 1 unit surau• Tempat letak kereta termasuk tempat letak keretaberbumbung• Taman permainan kanak-kanak, gelanggang tenisdan badminton serta kawasan rehat dan rekreasi• Depoh sampah• LanskapFASA II• 4 unit kuarters kelas C• 60 unit kuarters kelas D• 192 unit kuarters kelas F• 16 unit kuarters kelas Studio (unit bujang)• Tempat letak kereta termasuk tempat letakkereta berbumbung• Taman permainan kanak-kanak, gelanggangtenis dan badminton serta kawasan rehat danrekreasi• Depoh sampah• Landskapb. Projek Jalan MasukPembinaan jalan masuk yang dirancang untuk dibina adalah seperti berikut :-i. Pembinaan jalan baru “Dual Carriageway – 2 Lorong” sepanjang 1.40kilometer menghubungi jalan sedia ada bersebelahan bangunan MATRADEdengan Taman SPPK Segambut.100

ii. Pembinaan jalan baru “Dual Carriageway – 2 Lorong” sepanjang 1.20kilometer menghubungkan kawasan kuarters Kerajaan yang sedang dibinadengan Jalan Kuching dan kawasan perumahan yang sedang dibangunkanoleh syarikat swasta yang lain.iii. Pembinaan jambatan “cast in-situ box girder” sepanjang 45 meter merentasiJalan Kuching termasuk pembinaan approach ramps.iv. Pembinaan at-grade U-turn berdekatan dengan Plaza Tol Jalan Kuching.v. Selain itu, projek ini juga akan melibatkan pembesaran jalan sedia adasepanjang 1.6 kilometer.19.4.1.6. Pemilihan KontraktorSeperti mana yang dinyatakan di perenggan 19.4.1.2., kontraktor yang akanmelaksanakan projek ini adalah syarikat yang telah mencadangkan pembinaanprojek ini. Ia akan dilaksanakan secara design and build. KementerianKewangan juga telah meluluskan supaya projek pembinaan jalan yangmenghubungkan kuarters ke jalan utama dilaksanakan oleh syarikat yang samaberasaskan konsep design and build.19.4.1.7. Rancangan Penempatan Dan Pengagihan KuartersBagi membolehkan urusan penempatan kakitangan awam yang layakmenduduki kuarters berjalan dengan lancar, satu rangka pelan penempatan danpengagihan kuarters patut disediakan. Ini adalah penting bagi mengelakkandaripada membayar elaun perumahan sekiranya penempatan dan pengagihankuarters kakitangan awam dibuat tepat pada waktunya. Bagaimanapun, pihakAudit mendapati pihak BPH masih belum menyediakan pelan penempatantersebut. Mengikut maklum balas yang diterima daripada pihak BPH, pelanpenempatan tersebut hanya akan disediakan apabila projek telah diserahkankepada BPH kelak.Pada pandangan Audit, memandangkan fasa I projek ini telah pundisiapkan, pihak Bahagian Pengurusan Hartanah sepatutnya mengenalpasti pemohon kuarters yang akan ditempatkan di kuarters berkenaan.19.4.1.8. Rancangan Penyenggaraana. Kemudahan KuartersBagi memastikan bangunan kuarters, peralatan dan kelengkapan lain sentiasaberada dalam keadaan memuaskan, satu program penyenggaraan tahunan dankaedah pelaksanaan penyenggaraan terhadap bangunan kuarters perludisediakan. Jenis penyenggaraan hendaklah berbentuk penyenggaraanpreventive dan corrective. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati pihakBPH masih belum menyediakan program tersebut sungguhpun pembinaankuarters fasa I telah pun disiapkan pada bulan Mac 2004. Mengikutmaklumbalas yang diterima daripada pihak BPH, program untuk pengurusandan penyenggaraan kuarters hanya akan disediakan apabila projek telahdiserahkan kepada BPH kelak.101

Pada pendapat Audit, pihak Bahagian Pengurusan Hartanah perlumemastikan program bagi pengurusan dan penyenggaraan kemudahankuarters disediakan dengan awal supaya urusan berkenaan dengankebersihan, keselamatan dan penyenggaraan kuarters dapat dijalankandengan lancar memandangkan fasa I projek ini telah pun disiapkan.b. Kemudahan Jalan MasukBagi projek pembinaan jalan, rancangan pengurusan dan penyenggaraannyaakan dibuat oleh pihak Dewan Bandaraya Kuala Lumpur kerana jalan tersebutakan diserahkan kepadanya selepas perakuan siap kerja dikeluarkan.19.4.1.9. Mekanisme Penyeliaan Dan Pemantauan Projeka. Cawangan Arkitek, Jabatan Kerja Raya diberi tanggungjawab untukmengurus projek pembinaan kuarters manakala Unit Projek Khas,Cawangan Jalan, Jabatan Kerja Raya bertanggungjawab untukmenguruskan pembinaan jalan masuk. Sehubungan ini, bagi mengurus danmengawal selia kerja pembinaan kuarters, JKR akan mewujudkan satupasukan penyeliaan di peringkat tapak bina (Project Team). Pasukanpenyeliaan bagi projek tersebut dicadangkan dianggotai oleh 2 orangJurutera, 2 orang Pembantu Teknik dan 4 orang Juruteknik.b. Bagi projek pembinaan jalan masuk, hanya seorang Juruteknik akanditempatkan untuk menyelia kawasan tapak bina dan pegawai di peringkatIbu Pejabat Jabatan Kerja Raya pula akan melawat tapak bina dari semasake semasa.Pada pandangan Audit, bilangan kakitangan JKR yang akan ditempatkan ditapak projek adalah mencukupi berdasarkan kepada saiz, kompleksitiprojek dan tahap kepakaran yang diperlukan.19.4.2. PELAKSANAAN19.4.2.1. Pelantikan Kontraktora. Sepertimana yang dilaporkan di perenggan 19.4.1.2. di atas, kontraktor yangmelaksanakan projek pembinaan kuarters dan jalan masuk merupakansyarikat yang mencadangkan pembinaan projek ini. Bahagian PengurusanHartanah (BPH) telah mengeluarkan surat niat kepada kontraktor tersebutpada bulan Mac 2000 iaitu 3 bulan selepas cadangannya diluluskan olehKementerian Kewangan. Dokumen tender berkonsepkan design and buildtelah dikemukakan oleh kontraktor berkenaan kepada JKR untuk dinilai olehJawatankuasa Rundingan Tender dan Jawatankuasa Teknikal RundinganHarga.b. Pihak Audit mendapati kontraktor yang dilantik mempunyai modaldibenarkan berjumlah RM100 juta dan modal berbayar berjumlah RM1 juta.Mengikut rekod di pejabat Suruhanjaya Syarikat Malaysia, kontraktor inimenjalankan peniagaan berbentuk property development and investmentholding. Semakan selanjutnya mendapati kontraktor juga mempunyai102

pengalaman sebagai pemaju untuk membangunkan Bandar Baru Amanjaya,Kedah.c. Mengikut peraturan, semua projek Kerajaan hendaklah dilaksanakan olehkontraktor yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) danLembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (CIDB). Jika sesuatukontrak itu dikehendaki dilaksanakan secara rundingan terus, syarat utamaadalah kontraktor mestilah berwibawa. Ia adalah selaras dengan ArahanPerbendaharaan perkara 184(d), Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan11 Tahun 1993, Tambahan Pertama Surat Pekeliling PerbendaharaanBilangan 2 Tahun 1995 dan Seksyen 25(1) Akta Lembaga PembangunanIndustri Pembinaan Malaysia. Bagaimanapun, pihak Audit mendapatiperaturan berkenaan tidak dipatuhi di mana kontraktor yang dilantik tidakberdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan CIDB semasa dilantik untukmelaksanakan projek. Sungguhpun surat setuju terima untuk projekpembinaan kuarters telah dikeluarkan pada bulan Februari 2001 dan untukprojek pembinaan jalan masuk pada bulan September 2001, namunkontraktor berkenaan hanya mendaftar dengan CIDB pada bulan Ogos 2002setelah diarahkan berbuat demikian oleh pihak CIDB.Pada pandangan Audit, kaedah perlantikan kontraktor melalui cararundingan terus hanya wajar dilakukan apabila projek hendakdilaksanakan itu memerlukan kepakaran yang khusus di mana tiada pihaklain yang dapat melaksanakannya. Dalam hal ini, pembinaan kuarterskakitangan Kerajaan dan pembinaan jalan tidak memerlukan kepakaransedemikian. Pihak Audit juga berpendapat, kontraktor yang dilantikhendaklah memenuhi syarat yang telah ditetapkan untuk melaksanakanprojek Kerajaan iaitu berwibawa serta berdaftar dengan Pusat KhidmatKontraktor dan CIDB.19.4.2.2. Penetapan Harga KontrakKos pembinaan kuarters kakitangan Kerajaan dan jalan masuk telah ditetapkanmelalui rundingan harga di antara pihak Bahagian Pengurusan Hartanah, JKRdengan kontraktor yang telah dilantik. Pihak Audit mendapati hasil daripadarundingan harga yang telah diadakan, penurunan harga kontrak yang ketarauntuk pembinaan jalan masuk telah dicapai di mana harga asal yangdicadangkan telah diturunkan daripada RM105.15 juta menjadi RM55.51 jutaiaitu bersamaan dengan anggaran kos JKR bagi projek ini. Butirannya adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 96PERBANDINGAN ANTARA HARGA YANG DITAWARKANOLEH KONTRAKTOR DENGAN HARGA KONTRAKPROJEKHARGATAWARANASALKONTRAKTORANGGARANKOSJABATANKERJARAYAHARGADIPERSETUJUI(HARGAKONTRAK)PERBEZAANANTARA HARGAKONTRAKDENGAN HARGATAWARAN ASALPERATUSANPERBEZAANANTARA HARGAKONTRAKDENGAN HARGATAWARAN ASAL(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) %Pembinaan KuartersKakitangan Kerajaan227.83 199.69 199.69 28.14 12.4Pembinaan Jalan Masuk 105.15 55.51 55.51 49.64 47.2103

Pada pandangan Audit, harga kontrak bagi projek ini adalah munasabahmemandangkan ia bersamaan dengan anggaran kos JKR.19.4.2.3. Perjanjian KontrakMengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1995, kontrakhendaklah ditandatangani dalam tempoh 4 bulan daripada tarikh Surat SetujuTerima dikeluarkan. Semakan Audit mendapati dokumen kontrak untukmembina kuarters telah ditandatangani antara Ketua Pengarah Kerja Rayadengan kontraktor pada bulan Julai 2001 iaitu lewat selama 137 hari. Manakalakontrak jalan yang ditandatangani antara Ketua Pengarah Kerja Raya dengankontraktor pada bulan Mei 2002 juga lewat dibuat selama 226 hari. Butirankontrak yang lewat ditandatangani adalah seperti jadual berikut :-JADUAL 97KELEWATAN MENANDATANGANI KONTRAKKONTRAKTARIKH SURATSETUJU TERIMADIKELUARKANTARIKH KONTRAKDITANDATANGANITEMPOHKELEWATAN(Hari)Pembinaan Kuarters Kakitangan Kerajaan 16/02/2001 04/07/2001 137Pembinaan Jalan Masuk 18/09/2001 03/05/2002 22619.4.2.4. Syarat Kontraka. Pembinaan KuartersKontrak pembinaan kuarters ini telah menetapkan beberapa syarat sepertiberikut :-i. Kontraktor bertanggungjawab untuk mereka bentuk, membina danmenyiapkan kuarters seperti mana yang dipersetujui berdasarkan pelanprojek.ii. Mengemukakan Bon Pelaksanaan bernilai RM9.98 juta iaitu 5% daripadaharga kontrak dalam bentuk sama ada Jaminan Bank atau Wang JaminanPelaksanaan. Sekiranya kontraktor memilih Wang Jaminan Pelaksanaan,potongan sejumlah 10% akan dibuat daripada setiap bayaran interimsehingga mencapai jumlah 5% harga kontrak.iii. Tapak bina akan diserahkan kepada kontraktor pada bulan Mac 2001 danprojek keseluruhannya perlu disiapkan pada bulan Mac 2005.iv. Bayaran dibuat oleh pihak Kerajaan berdasarkan penilaian bulanan olehPengarah Projek terhadap kemajuan kerja yang dilaksanakan.v. Tempoh Penyenggaraan adalah 24 bulan dari tarikh projek disiapkan.Penyenggaraan ini adalah meliputi bangunan dan kemudahan yangdisediakan/dipasang.vi. Kadar ganti rugi tertentu dan ditetapkan (LAD) bagi kontrak ialah RM49,000satu hari bagi fasa I dan RM14,700 satu hari bagi fasa II.104

. Pembinaan Jalan MasukKontrak pembinaan jalan ini telah menetapkan beberapa syarat seperti berikut :-i. Kontraktor bertanggungjawab untuk menyedia reka bentuk, membina danmenyiapkan jalan masuk seperti mana yang dipersetujui berdasarkan pelanprojek.ii. Mengemukakan Bon Pelaksanaan bernilai RM2.76 juta iaitu 5% daripadaharga kontrak dalam bentuk sama ada Jaminan Bank atau Wang JaminanPelaksanaan. Sekiranya kontraktor memilih Wang Jaminan Pelaksanaan,potongan sejumlah 10% akan dibuat daripada setiap bayaran interimsehingga mencapai jumlah 5% harga kontrak.iii. Tapak bina akan diserahkan kepada kontraktor pada bulan Oktober 2001dan projek keseluruhannya perlu disiapkan pada bulan Oktober 2003.iv. Kadar ganti rugi tertentu dan ditetapkan (LAD) bagi kontrak ialah RM11,710satu hari.v. Sekiranya reka bentuk yang dikemukakan perlu dipinda disebabkan olehkeadaan kontraktor sendiri, ia perlu ditanggung oleh kontraktor tanpa kostambahan kepada Kerajaan.Pada pandangan Audit, syarat perjanjian bagi kedua kontrak ini adalahmemadai bagi menjamin kepentingan Kerajaan.19.4.2.5. Pematuhan Kepada Syarat Kontraka. Bon PelaksanaanPihak Audit mendapati kontraktor telah mengemukakan Bon Pelaksanaanbernilai RM9.98 juta untuk projek kuarters dan RM2.76 juta bagi projek jalanmasuk. Bon Pelaksanaan yang dikemukakan adalah berbentuk Wang JaminanPelaksanaan bagi kedua projek yang diperolehi melalui potongan 10% darisetiap bayaran interim.b. Pemilikan Tapak BinaKontraktor telah memasuki tapak bina pada bulan Mac 2001 untuk projekkuarters dan bulan Oktober 2001 bagi projek jalan masuk seperti yangdisyaratkan. Bagaimanapun, kontraktor bagi kerja pembinaan jalan masukhanya memulakan kerja pada bulan Januari 2002 setelah diberi amaran olehpihak JKR dan kelewatan yang berlaku ialah 3 bulan.c. Perakuan Kelambatan Dan Lanjutan MasaPada asalnya, tarikh siap sebenar bagi projek pembinaan jalan masuk ialahpada bulan Oktober 2003. Namun, adalah diperhatikan bahawa ia gagaldisiapkan pada tarikh tersebut. Sehubungan ini, pihak kontraktor telahmengemukakan permohonan untuk mendapatkan Perakuan Kelambatan DanLanjutan Masa. Bagaimanapun, perakuan ini hanya dikeluarkan oleh pihak JKRpada bulan April 2004 dengan membenarkan lanjutan masa selama 199 hari105

dan tarikh siap projek dilanjutkan kepada 30 April 2004. Perakuan berkenaanlewat dikeluarkan oleh pihak JKR kerana permohonan yang dikemukakan olehkontraktor sebelum itu adalah tidak lengkap serta tidak memberikan justifikasipermohonan untuk mendapatkan Perakuan Kelambatan Dan Lanjutan Masa.Pada pandangan Audit, pihak JKR perlu memastikan pihak kontraktordapat menyiapkan projek dalam tempoh lanjutan yang ditetapkan.19.4.2.6. Prestasi Projeka. Pembinaan KuartersMengikut syarat kontrak, fasa I projek pembinaan kuarters perlu disiapkanpada bulan Mac 2004 dan fasa II pada bulan Mac 2005. Semakan Auditmendapati Sijil Perakuan Siap Kerja bagi fasa I telah pun dikeluarkan oleh JKRpada bulan Mac 2004 iaitu dalam tempoh yang ditetapkan. Setakat bulan April2004, kemajuan sebenar bagi fasa II adalah 18.3 % berbanding dengan 17.4 %mengikut jadual. Kedudukan keseluruhan pelaksanaan projek kuarters (fasa Idan II) berbanding dengan perancangannya adalah seperti di carta berikut :-CARTA 3KEMAJUAN FIZIKAL KUARTERS (FASA I DAN II)12010080Kemajuan (%) (%)60402002001 2002 2003 2004 2005BulanKemajuan AsalKemajuan Sebenarb. Pembinaan Jalan MasukMengikut lanjutan masa yang diberikan oleh pihak JKR, pembinaan jalan masukperlu disiapkan pada bulan April 2004 . Bagaimanapun, projek ini tidak dapatdisiapkan mengikut jadual dan setakat bulan April 2004, kemajuannya adalah98.5%. Pemeriksaan Audit mendapati kegagalan pihak kontraktor menyiapkanprojek tersebut adalah disebabkan oleh kerja pembinaan di Road 1 di antarachainage 500 hingga chainage 1175 yang perlu ditangguhkan kerana TenagaNasional Berhad lewat memberikan kelulusan kepada kontraktor untukmelakukan kerja pengalihan pylon. Kedudukan kemajuan pelaksanaan projek106

jalan masuk berbanding dengan perancangannya adalah seperti di cartaberikut:-CARTA 4KEMAJUAN FIZIKAL PROJEK JALAN100.00%90.00%80.00%Kemajuan (%) (%)70.00%60.00%50.00%40.00%30.00%20.00%10.00%0.00%Oct-01Nov-01Dec-01Jan-02Feb-02Mar-02Apr-02May-02Jun-02Jul-02Aug-02Sep-02Oct-02Nov-02Dec-02Jan-03Feb-03Mar-03Apr-03Tempoh Kontrak (Bulan)JadualSebenarMay-03Jun-03Jul-03Aug-03Sep-03Oct-03Nov-03Dec-03Jan-04Feb-04Mar-04Apr-04Pada pandangan Audit, kemajuan pembinaan kuarters adalah memuaskandi mana kemajuan fasa II mendahului jadual dengan 0.9 %. Bagaimanapun,pembinaan jalan masuk lewat disiapkan kerana kurang koordinasi kerjadengan pihak Tenaga Nasional Berhad.19.4.2.7. Kualiti Kerja PembinaanSemakan Audit di tapak projek pada bulan Oktober 2003 mendapati perkaraberikut :-a. Penyediaan Kerja Awalan/PreliminariesKerja awalan (preliminaries) bermaksud kontraktor utama memulakan kerjaawalan di tapak projek seperti membekalkan peralatan dan bahan binaan,meratakan tanah di tapak projek, membina pejabat tapak serta mendapatkankemudahan asas seperti bekalan elektrik dan air serta kerja awalan lain yangdijelaskan di dalam dokumen kontrak. Sejumlah RM26.05 juta telahdiperuntukkan untuk kerja awalan bagi pembinaan kuarters. Daripadakeseluruhan item kerja awalan tersebut, pihak Audit telah memilih beberapa itemuntuk diaudit seperti di jadual berikut :-JADUAL 98ITEM KERJA AWALANITEM KERJA AWALANJUMLAH PERUNTUKAN(RM)Saliran 112,242Pagar Keselamatan 138,190Penstoran 20,000Kemudahan Sementara Bagi Pekerja 360,000Topi Dan Kasut Keselamatan Serta Peralatan Keselamatan Yang Lain 35,000107

Berdasarkan pengauditan yang telah dijalankan, adalah diperhatikan beberapaperkara yang kurang memuaskan seperti berikut :-i. SaliranPihak kontraktor utama telah menyediakan kemudahan saliran di kawasan tapakbina dengan baik dan memuaskan. Bagaimanapun, saliran di kawasankemudahan tempat tinggal pekerja tidak sempurna menyebabkan keadaan lecakdan berair terutamanya selepas hari hujan seperti yang ditunjukkan di gambarberikut :-GAMBAR 12Keadaan Lecak Dan Berair Di Kawasan Tempat Tinggal Pekerja Binaanii. Pagar KeselamatanBerdasarkan kontrak yang telah ditandatangani, kontraktor hendaklahmemasang pagar di sekeliling kawasan pembinaan kuarters berkenaan. Iabertujuan untuk menghalang kawasan pembinaan tersebut dari dicerobohi danmelindungi bahan binaan dari kecurian. Semasa lawatan Audit, adalah didapatipembinaan kuarters bagi fasa I hampir siap dibina. Memandangkan ianyahampir siap dan pagar kekal telah dibina, maka pagar keselamatan (hoarding)bagi kawasan pembinaan bagi fasa I telah dibuka. Bagaimanapun, bagikawasan pembinaan fasa II yang masih dalam proses kerja tanah dan menanamcerucuk, pemasangan pagar keselamatan di sekeliling kawasan tersebut tidakdibuat seperti yang ditetapkan. Gambar 13 menunjukkan keadaannya.iii.Stor Simpanan KelengkapanPemeriksaan Audit mendapati tiada kemudahan stor simpanan yang sempurnadisediakan oleh pihak kontraktor. Peralatan lif misalnya telah sampai awaldaripada jadual tetapi pihak kontraktor tidak menyediakan tempat simpanankhas yang boleh melindunginya daripada kerosakan. Peralatan lif tersebutdiletakkan di tempat letak kereta tidak berbumbung bersebelahan pejabat tapakdan hanya ditutup dengan kanvas serta terdedah kepada keadaan cuaca yangtidak menentu seperti ditunjukkan di Gambar 14.108

GAMBAR 13 GAMBAR 14Hoarding Masih Tidak Dipasang Walaupun KerjaPembersihan Tapak Dan Piling Bagi Pembinaan Fasa IITelah BermulaPeralatan Pemasangan Lif Yang DiletakkanDi Tempat Letak Kereta Tanpa BumbungBersebelahan Pejabat TapakKontraktor juga telah menjadikan ruangan unit bangunan kuarters dan tempatletak kereta berbumbung di kuarters Kelas C sebagai tempat simpananbarangan lain seperti cat dan simen. Ini bukan sahaja menyebabkan kekotorandi ruangan tersebut bahkan juga barangan seperti simen akan mudah rosak danterdedah kepada risiko kecurian. Gambar 15 dan 16 menunjukkan keadaannya.GAMBAR 15 GAMBAR 16Ruangan Atau Bilik Di Unit Bangunan KuartersDijadikan Stor Simpanan Peralatan MengecatStok Bekalan Simen Telah Diletakkan Di TempatLetak Kereta Berbumbungiv. Kemudahan Sementara Bagi Para PekerjaPihak kontraktor hendaklah menyediakan kemudahan tempat tinggal untuk parapekerjanya sepanjang projek pembinaan dijalankan. Adalah diperhatikansungguhpun pihak kontraktor telah menyediakan kemudahan tempat tinggalsementara untuk para pekerja di tapak bina, namun pihak Audit mendapati adadi antara pekerja binaan yang tinggal dalam unit rumah kuarters yang sedangdibina. Adalah didapati juga tempat tinggal bagi para pekerja yang disediakantidak disenggarakan dengan baik seperti ditunjukkan di gambar berikut :-109

GAMBAR 17 GAMBAR 18GAMBAR 19 GAMBAR 20Kemudahan Penginapan Bagi Pekerja Yang Disediakan Oleh Pihak Kontraktor Tidak Memuaskanv. Peralatan Keselamatan Semasa Di Tapak BinaSemasa di tapak bina, faktor keselamatan para pekerja perlulah dititikberatkan.Ianya bertujuan untuk mengurangkan risiko berlakunya kemalangan. Di kawasantapak pembinaan, para pekerja perlu mengguna dan memakai peralatan yangdisediakan oleh pihak kontraktor seperti topi, kasut serta tali keselamatan.Bagaimanapun, pihak Audit mendapati ramai pekerja di tapak bina tidakmenggunakan peralatan keselamatan yang sepatutnya disediakan oleh pihakkontraktor. Contohnya adalah seperti di gambar berikut :-GAMBAR 21 GAMBAR 22Kelihatan Pekerja Di Tapak Bina Tidak Menggunakan Peralatan Keselamatan110

. Kualiti Kerja Pembinaan Kuartersi. Semakan Audit mendapati ciri moden telah diperkenalkan dalam projek ini.Berikut diberikan contohnya :-• Kerangka Pintu Dan Tingkap AluminiumKerangka aluminium keselamatan dipasang di setiap unit kuarters serta iaboleh diselaraskan dengan kerangka pintu dan tingkap.GAMBAR 23Kerangka Aluminium Keselamatan Dipasang Di Setiap Unit Kuarters• Intergrated Flower BoxTempat untuk meletakkan out door unit hawa dingin telah disediakan bagibilik tidur utama supaya seragam dan terlindung. (Gambar 24)• P-Trap And Serviceable Within UnitSemua sambungan kelengkapan tandas disambung pada paras lantai unitkuarters berkenaan. Akses untuk penyenggaraan disediakan di luar tandas.Pihak penyenggara tidak perlu memasuki unit kuarters di aras bawah.Dengan menggunakan perangkap lantai jenis P-Trap, pemasangan silingdalam tandas tidak diperlukan kerana saluran paip bahan kumbahan tidakakan kelihatan. (Gambar 25)GAMBAR 24 GAMBAR 25Intergrated Flower Box DisediakanP-Trap And Serviceable Within Unit111

• Concealed DrainageSemua sistem longkang dan sistem perparitan adalah tertutup.GAMBAR 26Semua Sistem Longkang Dan Sistem Perparitan Adalah Tertutupii. Sungguhpun bangunan yang dibina mempunyai beberapa ciri moden,namun pihak Audit mendapati beberapa kelemahan seperti berikut :-• Bilik penyenggaraan MATV di blok kuarters kelas G yang dibina terlalukecil dan sempit serta tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan dalamkontrak. Ini akan mengakibatkan kesukaran pihak penyenggara untukmenyenggara kabel berkenaan di kemudian hari. Gambar berikutmenunjukkan keadaannya :-GAMBAR 27Bilik Penyenggaraan MATV Yang Terlalu Kecil Dan SempitMenyukarkan Kerja Penyenggaraan112

• Mengikut spesifikasi kontrak, pihak kontraktor bertanggungjawabmemasang jubin dinding bilik air hingga ke paras siling, namun pihakAudit mendapati beberapa bilik air di unit kuarters tidak dipasangmengikut spesifikasi tersebut seperti ditunjukkan di gambar berikut :-GAMBAR 28 GAMBAR 29Gambar 28 Menunjukkan Jubin Dinding Bilik AirTidak Dipasang Hingga Paras Siling Seperti Gambar 29• Kedudukan sambungan pengujian (test joint) untuk sistem perlindungankilat terlalu hampir dan boleh dicapai tangan penghuni di semua tingkatunit kuarters. Kedudukan sambungan ini boleh mendatangkan bahayasekiranya berlaku kilat di mana penghuni berkemungkinan terkenarenjatan arus. Keadaannya adalah seperti di gambar berikut :-GAMBAR 30Pegawai Audit Menunjukkan Sistem Perlindungan Kilat Terlalu HampirDan Boleh Dicapai Tangan Di Setiap Blok Kuarters• Ada sambungan kabel letrik di ruang siling dibuat dengan menggunakangetah tape pelekat dan juga kabel di ruang siling tidak dilindungi kondiutseperti yang terkandung di dalam spesifikasi JKR. Berikut diberikancontoh gambarnya :-113

GAMBAR 31Sambungan Kabel Di Ruang Siling Dengan Menggunakan Getah Tape Pelekat Dan Juga KabelDi Ruang Siling Tidak Dilindungi Kondiut Seperti Yang Terkandung Di Dalam Spesifikasi JKRPada pandangan Audit, pihak JKR hendaklah memastikan pihakkontraktor memperbaiki kecacatan/kekurangan yang berlaku sebelumtamat tempoh tanggungan kecacatan.c. Kualiti Kerja Pembinaan Jalan MasukSemakan Audit di tapak projek mendapati kerja pembinaan jalan masuk dibuatmengikut lukisan dan reka bentuk yang telah diluluskan serta menepatikehendak spesifikasi yang telah ditetapkan. Pasukan Audit juga telahmenjalankan ujian teras di jalan baru (Road 5) seperti di Gambar 32 danmendapati ia menepati spesifikasi. Kerja fizikal untuk pembinaan jalan masuktelahpun disiapkan oleh pihak kontraktor kecuali kerja di Road I antara chainage500 hingga chainage 1175 yang terlibat dengan kerja pengalihan pylon TenagaNasional Berhad. Keadaan jalan tersebut semasa lawatan Audit adalah sepertidi Gambar 33 dan 34.GAMBAR 32Ujian Teras Sedang Dilakukan114

GAMBAR 33 GAMBAR 34Road 1 (Ch.500-Ch.1175) Terlibat Dengan Kerja Pengalihan Pylon TNB19.4.2.8. Peruntukan Dan Perbelanjaan ProjekSetakat bulan Disember 2003, peruntukan dan perbelanjaan bagi projekpembinaan kuarters dan pembinaan jalan masuk adalah seperti berikut :-JADUAL 99PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN SETAKAT BULAN DISEMBER 2003PEMBINAAN KUARTERSPEMBINAAN JALAN MASUKTAHUNPERUNTUKANDITERIMA(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)%PERUNTUKANDITERIMA(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)%2001 30.20 29.29 97 3.80 - -2002 70.00 67.01 95.7 30.00 19.55 65.22003 58.50 47.26 80.8 31.50 28.16 89.4JUMLAH 158.70 143.56 90.5 65.30 47.71 73.1Sumber : Buku Vot Jabatan Kerja RayaPada pandangan Audit, prestasi kewangan pada keseluruhannya adalahmemuaskan dan bayaran interim untuk kedua projek adalah mengikutkemajuan fizikal di tapak projek.19.4.3. PEMANTAUAN19.4.3.1. Pemantauan Oleh Jabatan Kerja Raya MalaysiaPihak JKR melalui Pasukan Projek di tapak bina memantau projek melaluikaedah berikut :-a. Projek Pembinaan Kuarters Kakitangan Kerajaani. Pasukan ProjekPihak Audit mendapati daripada 8 jawatan yang dicadangkan untuk pasukanprojek kuarters, hanya 4 jawatan yang wujud iaitu 2 orang Jurutera dan 2orang Pembantu Teknik. Pihak Audit juga mendapati tiada pegawaikompeten dalam bidang elektrik dalam pasukan projek tersebut.115

ii. Mesyuarat TapakMesyuarat tapak dijalankan setiap bulan dan minit mesyuarat tapakdisediakan selepas setiap mesyuarat untuk merekodkan segala masalah,keputusan dan tindakan yang sedang dan telah diambil. Semakanmendapati setiap mesyuarat kerap membincangkan tentang masalahsetinggan yang menduduki kawasan pembinaan. Mesyuarat tersebut dihadirioleh :-• Wakil dari Jabatan Kerja Raya• Kontraktor• Perunding• Wakil Bahagian Pengurusan Hartanah JPMDalam keadaan tertentu mesyuarat turut dihadiri oleh wakil dari DewanBandaraya Kuala Lumpur, Tenaga Nasional Berhad dan Pejabat Tanah danGalian Wilayah Persekutuan.iii. Mesyuarat TeknikalMesyuarat diadakan untuk membincang dan menyelesaikan masalahteknikal yang timbul daripada kerja pembinaan. Mesyuarat ini diadakanhampir setiap bulan dan dihadiri oleh :-• Wakil dari Jabatan Kerja Raya• Kontraktor• PerundingSegala perkara yang dibincangkan semasa mesyuarat ini akan dibangkitkansemula dalam mesyuarat tapak bertujuan untuk mengambil tindakan lanjutbagi mengatasi masalah yang timbul.iv. Laporan KemajuanBagi memantau kemajuan projek, pihak Jabatan Kerja Raya jugamenyediakan laporan kemajuan keseluruhan projek yang disediakan setiapbulan. Laporan ini dapat memberi gambaran sebenar mengenai perkaraberikut :-• Status kemajuan projek• Aktiviti yang telah dan sedang dilaksanakan• Status kemajuan kewangan• Status lukisan pembinaan• Status kelulusan pihak berkuasa tempatan• Laporan Ketidakpatuhan (Non-Conformity Report)Jabatan Kerja Raya turut menyediakan laporan bergambar untukmenunjukkan keadaan fizikal sebenar kemajuan projek. (Gambar 35)116

v. I-SupervisionSatu unit kamera telah dipasang untuk merakam 2 gambar kemajuan tapaksetiap hari dan disalurkan ke Ibu Pejabat JKR Malaysia sebagai projekperintis i-supervision. Melalui kaedah ini, pihak pengurusan JKR dapatmengetahui keadaan semasa di tapak projek tanpa membuat lawatan tapak.(Gambar 36)GAMBAR 35 GAMBAR 36Laporan BergambarPenggunaan I-Supervisionvi. Pemeriksaan FizikalPihak Jabatan Kerja Raya melalui Pengurus Projek juga membuatpemeriksaan fizikal terhadap projek pembinaan. Ini dilakukan denganmemeriksa semula semua bentuk maklumat yang didokumen dan disahkanoleh perunding dan semua laporan jaminan kualiti/kawalan kualiti (QA/QC)yang diserahkan dengan memeriksa tapak pembinaan secara tetap. PihakJabatan Kerja Raya juga memilih unit contoh (mock-ups) untuk diperiksa danulasan diberi sebelum pembinaan dibenarkan untuk diteruskan.Pada pandangan Audit, pemantauan yang dibuat oleh pihak JKR dalampelaksanaan projek pembinaan kuarters adalah memuaskan.b. Projek Pembinaan Jalan MasukPemantauan projek pembinaan jalan masuk dibuat melalui kaedah berikut :-i. Mesyuarat TapakMesyuarat tapak dijalankan setiap bulan dan minit mesyuarat tapakdisediakan selepas mesyuarat diadakan untuk merekodkan segala masalah,keputusan dan tindakan yang sedang dan telah diambil. Mesyurat ini dihadirioleh :-• Wakil dari Jabatan Kerja Raya• Kontraktor• Perunding• Wakil Bahagian Pengurusan Hartanah JPM117

Semakan Audit mendapati Pengurus Projek pembinaan kuarters turutmenghadiri mesyuarat tapak pembinaan jalan masuk. Ini adalah untukmemudahkan koordinasi dan supaya pasukan projek kuarters sentiasa pekadengan kemajuan projek pembinaan jalan.ii. Laporan KemajuanSemakan Audit mendapati laporan kemajuan keseluruhan projek pembinaanjalan tidak disediakan setiap bulan seperti mana laporan yang disediakanuntuk projek pembinaan kuarters. Pasukan penyelia hanya menyediakanLaporan Ringkas Kontrak Kerja yang hanya melaporkan maklumat berkaitandengan nama dan alamat kontraktor, status kewangan dan kerja yang amatringkas. Pasukan penyelia memantau kemajuan projek melalui laporankemajuan yang disediakan oleh kontraktor.Pada pandangan Audit, pemantauan pelaksanaan projek pembinaanjalan masuk yang dijalankan oleh JKR adalah kurang memuaskan danini merupakan satu faktor lagi yang mengakibatkan pembinaan jalantidak dapat disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan selain daripadakurang koordinasi kerja dengan pihak Tenaga Nasional Berhad yangdinyatakan di perenggan 19.4.2.6 (b).19.4.3.2. Pemantauan Oleh Bahagian Pengurusan Hartanah, JabatanPerdana MenteriSetiap 2 minggu, BPH akan menghubungi pihak JKR untuk mendapatkanmaklumat laporan kemajuan projek.19.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, sungguhpun ada beberapa kelemahan dari segi perancanganuntuk membina kuarters, namun dari segi pelaksanaannya adalah memuaskan di manaprojek fasa I telah disiapkan mengikut jadual. Pemantauan terhadap pembinaankuarters tersebut juga telah dibuat dengan baik. Bagi pembinaan jalan pula,sungguhpun ia tidak dapat disiapkan mengikut jadual, namun kualiti kerja kontraktoradalah memuaskan. Memandangkan kaedah pemantauan melalui i-supervisionmembolehkan JKR memantau kemajuan kerja dengan rapi, adalah disyorkan kaedah inidiperluaskan kepada projek pembinaan yang lain.118

JABATAN PERDANA MENTERI20. AKTIVITI UNIT SISTEM PENGAWASAN LAUT MALAYSIA,PUSAT PENYELARASAN PENGUATKUASAAN MARITIM20.1. LATAR BELAKANG20.1.1. Kerajaan telah membangunkan Sistem Pengawasan Laut Malaysia(Sistem) pada bulan September 1994 bagi memudahkan pengawasan danpenguatkuasaan undang-undang yang berkaitan di sekitar kawasan perairannegara. Sistem ini yang akan dilaksanakan secara berperingkat merangkumipengawasan kawasan perairan di sepanjang Selat Melaka, Pantai TimurSemenanjung, Pantai Timur Sabah dan Pantai Sarawak. Setakat bulan Disember2003, Sistem ini berupaya mengawasi kawasan sepanjang Selat Melaka. Anggarankos Sistem ini ialah RM139.76 juta.20.1.2. Unit Sistem Pengawasan Laut Malaysia (Unit SWASLA) yang diletakkan dibawah tanggungjawab Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim, BahagianKeselamatan Negara, Jabatan Perdana Menteri diwujudkan untuk menguruskanSistem ini. Unit SWASLA berfungsi sebagai penyelaras untuk mengawas danmengesan semua aktiviti maritim di perairan negara. Unit SWASLA akanmenyalurkan maklumat yang diperolehi daripada Sistem kepada AgensiPenguatkuasaan Maritim bagi membantunya melaksanakan tugas penguatkuasaanundang-undang. Agensi Penguatkuasaan Maritim yang dimaksudkan adalah :-a. Tentera Laut DiRaja Malaysiab. Tentera Udara DiRaja Malaysiac. Polis DiRaja Malaysia – Unit Marin dan Unit Udarad. Jabatan Kastam DiRaja Malaysiae. Jabatan Perikanan Malaysiaf. Jabatan Laut Semenanjung Malaysiag. Jabatan Alam Sekitarh. Jabatan Imigresen Malaysia.20.1.3. Unit SWASLA berfungsi melalui Pusat Kawalan Induk di Lumut dan 3Pusat Kawalan Daerah iaitu di Langkawi, Klang dan Johor. Ketiga Pusat KawalanDaerah ini dilengkapkan dengan sistem radar yang mempunyai pemancar radio veryhigh frequency (VHF). Sistem radar ini dikendalikan secara remote control dariPusat Kawalan Daerah. Segala pergerakan kapal yang dikesan oleh sistem radarakan dihantar ke Pusat Kawalan Daerah melalui pancaran gelombang mikro dantalian fiber optik yang membentuk Wide Area Network (WAN). Kedudukan lokasiradar ini adalah seperti ditunjukkan dalam Peta 1. Sebuah syarikat telah dilantikoleh Kerajaan untuk memastikan Sistem ini beroperasi 24 jam sehari.119

PETA 1KEDUDUKAN LOKASI 9 SISTEM RADARNota : MCC – Pusat Kawalan IndukACC – Pusat Kawalan Daerah20.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada aktiviti Unit SWASLA telahdirancang dan dilaksanakan dengan teratur, berhemat serta selaras dengan objektifyang telah ditetapkan.20.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan ini telah dijalankan di Unit SWASLA (Pusat Kawalan Induk) di Lumut,Perak; Pusat Kawalan Daerah, Klang; Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritimdan Bahagian Keselamatan Negara, Jabatan Perdana Menteri. Semakan dibuatdengan menganalisis data maritim dan menyemak dokumen, rekod dan fail dibahagian/unit berkenaan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003. Temu bual danperbincangan dengan kakitangan daripada Bahagian/Unit berkenaan juga diadakan.Pandangan juga diperolehi daripada Agensi Penguatkuasaan Maritim terhadapperkhidmatan yang diberi oleh Unit SWASLA dengan menggunakan soal selidik.20.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-120

20.4.1. PERANCANGAN20.4.1.1. Struktur Organisasia. Pada bulan Disember 1985, Kerajaan telah menubuhkan JawatankuasaPenyelaras Maritim Kebangsaan dan Pusat Penyelarasan PenguatkuasaanMaritim. Jawatankuasa Penyelaras Maritim Kebangsaan merupakanpenyelaras penguatkuasaan undang-undang di kawasan perairan Malaysiadan Zon Ekonomi Eksklusif. Jawatankuasa ini bertanggungjawab kepadaMajlis Keselamatan Negara dan perlu bermesyuarat sekurangnya satu kalidalam 6 bulan atau apabila ada perkara berbangkit yang mana terdahulu.Manakala Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim merupakan urusetiakepada Jawatankuasa ini. Pada bulan Mei 1986, Jawatankuasa PenyelarasMaritim Kebangsaan telah menubuhkan Jawatankuasa Bertindak OperasiMaritim yang bertanggungjawab membincang/menguruskan hal operasi UnitSWASLA tetapi tidak terlibat dalam hal polisi Unit SWASLA. Berdasarkankertas justifikasi cadangan struktur organisasi/perjawatan Unit SWASLAyang disediakan oleh Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim padaawal tahun 1990an, Jabatan Perkhidmatan Awam telah meluluskan strukturorganisasi Unit SWASLA seperti di carta berikut :-CARTA 5STRUKTUR ORGANISASI UNIT SWASLA DAN HUBUNGKAITNYA DENGAN PUSATPENYELARASAN PENGUATKUASAAN MARITIM, JAWATANKUASA PENYELARASMARITIM KEBANGSAAN DAN MAJLIS KESELAMATAN NEGARAJABATAN PERDANA MENTERIMAJLIS KESELAMATAN NEGARAJAWATANKUASA PENYELARASMARITIM KEBANGSAANPUSAT PENYELARASANPENGUATKUASAAN MARITIM(URUSETIA)JAWATANKUASA BERTINDAKOPERASI MARITIMUNIT SWASLA (Z2)SEKSYENOPERASI(Y4)SEKSYENMATERIAL(Z3)SEKSYENPENTADBIRAN(N5)MCCLUMUT(Z5)ACCKLANG (Z5)ACCLANGKAWI(W5)ACCJOHOR(Y6)JURUANALISASISTEM(F3)JURUTERASOFTWARE(Z5)NOTA : MCC – Pusat Kawalan IndukACC – Pusat Kawalan Daerah121

. Unit SWASLA dipecahkan kepada 3 seksyen seperti berikut :-i. Seksyen Operasi dibahagikan kepada 4 pusat kawalan iaitu PusatKawalan Induk Lumut dan 3 Pusat Kawalan Daerah. Antara fungsiseksyen ini ialah :-• Mengawas pengairan dan menganalisis segala aktiviti maritim.• Membantu penyelarasan dan pengawasan kapal Kerajaan.• Membantu penyelarasan operasi pengawasan antara agensipencegahan dan penguatkuasaan undang-undang maritim.• Sebagai pusat maklumat maritim iaitu :-- Merekod dan menyimpan maklumat pengawasan danpengesanan merangkumi perhubungan radio dan paparan situasi.- Mengenal pasti kawasan yang kerap berlaku pelanggaranundang-undang.- Mengumpul maklumat mengenai kapal agensi Kerajaan yangmelalui Selat Melaka.- Mengumpul maklumat tentang kejadian yang menarik perhatianseperti kemalangan dan pencemaran.ii. Seksyen Material pula bertanggungjawab terhadap :-• Menguruskan keperluan material (alat ganti dan bahan mentah) bagikeseluruhan Sistem.• Menyedia dan mengawal peruntukan kewangan bagi segala aktivitipenyenggaraan (termasuk alat ganti dan perkhidmatan).• Merancang dan menguruskan penyenggaraan dan pembaikan.• Menyedia dan mengendalikan pelaksanaan kontrak penyenggaraan,alat ganti dan perkhidmatan.• Menyedia dan mengawal stor alat ganti serta menyediakan akaunyang cekap.• Merancang dan mengendalikan kursus teknikal yang diperlukan darisemasa ke semasa.iii. Seksyen Pentadbiran bertanggungjawab memberi khidmat sokongankepada semua seksyen yang terletak di bawah Unit SWASLA.Pada pendapat Audit, Unit SWASLA mempunyai struktur organisasi danpembahagian tugas yang jelas bagi membolehkannya melaksanakanfungsi yang telah ditetapkan.122

20.4.1.2. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Pada bulan Mac 2002, Unit SWASLA telah memohon 15 jawatan sebagaitambahan kepada 65 jawatan yang sedia ada bagi melaksanakan fungsinya.Kesemua jawatan tambahan tersebut adalah jawatan Operator Radar gredZ8. Unit SWASLA telah menetapkan kakitangan bertugas termasuk seorangpetugas teknikal mengikut 3 shif pada setiap hari dengan seliaan seorangPenyelia. Penyelia atau Operator Radar yang tidak bertugas pada haritersebut akan menjalankan tugas pentadbiran dan sentiasa berada dalamkeadaan bersiap sedia. Bagaimanapun, dalam masa kecemasan sepertikeadaan di mana Operator Radar di Pusat Kawalan Daerah mengambil cutirehat/sakit/kecemasan, pihak pengurusan terpaksa menghantar OperatorRadar dari Pusat Kawalan Induk Lumut ke Pusat Kawalan Daerah.b. Latihan yang sesuai dan mencukupi hendaklah disediakan untukmeningkatkan kecekapan kakitangan dalam melaksanakan operasi Sistem.Unit SWASLA telah merancang 13 kursus/latihan bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 dengan pengkhususan kepada aktiviti operasi Sistem. Antarakursus yang dirancangkan adalah Kursus Familiarisasi SWASLA, KursusVessel Traffic Services dan Kursus One Fathom Bank. Bagaimanapun,maklumat tentang bilangan dan Gred jawatan kakitangan yang akan dilatihserta anggaran kos kursus/latihan tidak dapat dikemukakan oleh UnitSWASLA.Pada pandangan Audit, Unit SWASLA telah merancang dan memohonguna tenaga yang diperlukan bagi membolehkannya melaksanakanaktivitinya seperti mana yang telah ditetapkan. Unit SWASLA telah jugamengenal pasti jenis kursus yang perlu diberi kepada kakitangannya.20.4.1.3. Keperluan KewanganSetiap tahun permohonan peruntukan kewangan bagi Unit SWASLA dibuatoleh Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim. Permohonan yang dibuattidak mengasingkan jumlah peruntukan yang diperlukan oleh Unit SWASLAdaripada yang diperlukan oleh pusat itu sendiri. Semakan Audit yang dijalankanterhadap rekod di Unit SWASLA hanya dapat mengenal pasti jumlah yangdiperlukan untuk membiayai perbelanjaan tertentu. Antaranya adalahperbelanjaan perjalanan dan sara hidup, elaun lebih masa, perhubungan utilitiserta bekalan bahan mentah dan bahan untuk penyenggaraan dan pembaikan.Jumlah yang diperlukan untuk tujuan tersebut bagi tempoh tahun 2001 hingga2003 ialah RM34.43 juta.Pada pandangan Audit, Unit SWASLA sepatutnya mengenal pastikeperluan kewangannya secara menyeluruh bagi membolehkannyaberfungsi dengan lancar.123

20.4.1.4. Prosedur Kerjaa. Kakitangan Unit SWASLA dikehendaki menjalankan tugas operasi/pentadbiran harian berpandukan kepada Prosedur Tetap SWASLA, ManualProsedur Kerja SWASLA, Manual Operasi SWASLA dan Perintah TetapKetua Penolong Pengarah SWASLA. Antara aspek penting yang terkandungdalam dokumen berkenaan ialah :-i. Prosedur Tetap SWASLA - antara lainnya menerangkan tentang tatacaraoperasi SWASLA termasuk operasi/latihan yang melibatkan agensi lain.Ia juga menerangkan kaedah penyediaan beberapa laporan yangberkaitan dengan operasi.ii. Manual Prosedur Kerja SWASLA - antara lainnya menerangkan tentangkaedah bagi pengawasan perairan maritim, penganalisisan data maritimdan penyelarasan operasi pengawasan.iii. Manual Operasi SWASLA - antara lainnya menerangkan tentangprosedur operasi termasuk semasa kecemasan dan kegagalan sistemserta prosedur bagi menentukan sasaran.iv. Perintah Tetap Ketua Penolong Pengarah SWASLA - antara lainnyamenerangkan tentang senarai tugas pegawai dan anggota UnitSWASLA, tatacara mengawal selia pengurusan di Bilik Maklumat Datadan keselamatan peralatan.b. Mengikut prosedur kerja Unit SWASLA, Pusat Kawalan Daerah Langkawi,Klang dan Johor berfungsi sebagai pusat pengawasan daerah perairanmasing-masing. Setiap Pusat Kawalan Daerah ini bertanggungjawabmengumpul maklumat melalui pengawasan, pengesanan, analisis danseterusnya menyalurkan maklumat kepada Agensi Penguatkuasaan Maritimberkaitan. Pusat Kawalan Induk Lumut pula berfungsi sebagai pusatpengawasan utama di mana segala tindakan yang dilakukan oleh setiapPusat Kawalan Daerah akan dimaklumkan kepadanya. Di samping itu,Pusat Kawalan Induk juga menjalankan fungsi sebagaimana Pusat KawalanDaerah memandangkan sistem radar di Pusat Kawalan Induk Lumutmempunyai keupayaan untuk mengesan dan mengawasi aktiviti maritim disepanjang Selat Melaka. Ia juga akan menyalurkan maklumat kepadaAgensi Penguatkuasaan Maritim sekiranya mengenal pasti kejadian yangmemerlukan tindakan susulan.c. Setiap Pusat Kawalan Daerah dikehendaki menghantar laporan bulananbagi semua maklumat yang dikumpul, direkod dan disalurkan kepada PusatKawalan Induk sebelum 3 haribulan, pada bulan berikutnya. Setiap tahun,Unit SWASLA akan menyediakan laporan tahunan sebelum bulan Oktober,tahun berikutnya. Laporan tahunan perlu mengandungi analisis trend datayang boleh diguna pakai oleh Agensi Penguatkuasaan Maritim dan PusatPenyelarasan Penguatkuasaan Maritim dalam merancang aktiviti124

pengawasan dan penguatkuasaan undang-undang maritim masing-masing.Proses kerja Unit SWASLA adalah seperti ditunjukkan di carta berikut :-CARTA 6PROSES KERJA UNIT SWASLAPERINGKAT APM PERINGKAT ACC PERINGKAT MCCMulaMulaMulaKapal APMmelaporkanposisiAdakah kejadiankritikal / insiden ?TidakAdakah kejadiankritikal / insiden ?TidakSalurkanmaklumatYaSalurkanmaklumatYaPenyeliaPenyeliaTindakanRekodRekodMaklum BalasAnalisis dataNOTA :APM – Agensi Penguatkuasaan MaritimMCC – Pusat Kawalan IndukACC – Pusat Kawalan DaerahHantar laporanbulanan sebelum 3haribulan pada bulanberikutnyaSediakan laporantahunan sebelumbulan Oktober,tahun berikutnyaTamatd. Maklumat maritim seperti kes penyeludupan, pendatang tanpa izin, mencaridan menyelamat serta pelanggaran kapal adalah penting dalam aktivitimaritim. Oleh yang demikian, Unit SWASLA telah mengadakan satu sistempengurusan maklumat yang dapat mengelakkan maklumat dicuri, dirosakkanatau dipinda. Data berhubung dengan aktiviti maritim perlu direkodkan dalamData Audio Tape (untuk gambar video secara graphic) dan Audio Logger(untuk komunikasi suara). Semua pita ini perlu dilabel dengan tarikh danmasa penggunaan/rakaman. Pengendalian pita rakaman ini hendaklahdijalankan oleh Operator Radar dan diselia oleh seorang Penyelia Operator.Semua pita ini hendaklah disimpan dalam tempoh maksimum 6 bulan didalam bilik elektronik dengan pengawasan daripada Penyelia, sebelum iadiguna semula.Pada pandangan Audit, Unit SWASLA mempunyai prosedur kerja yanglengkap bagi membolehkannya melaksanakan fungsi dan tanggungjawabyang telah ditetapkan.125

20.4.1.5. Kaedah Penyaluran Maklumata. Semua maklumat yang diperolehi hasil dari pengesanan aktiviti maritim perludianalisis dan bagi kes yang mencurigakan perlu disalurkan dengan segerakepada pihak yang bertugas di kapal Agensi Penguatkuasaan Maritim yangberkenaan dengan menggunakan pemancar radio VHF Channel 15 dan 16dengan frequency 156.750.b. Bagi menentukan sama ada maklumat perlu disalurkan atau sebaliknyakepada Agensi Penguatkuasaan Maritim, Unit SWASLA telah menetapkankriteria berikut :-i. Sasaran yang menunjukkan kelajuan melebihi daripada 10 knot;ii. Sasaran yang tidak menentu haluan pergerakannya;iii. Sasaran yang keluar daripada kepulauan negara jiran atau dari negaraini yang haluan pergerakannya menuju terus ke kawasan yang seringdijadikan tempat tumpuan aktiviti yang menyalahi undang-undangmaritim negara;iv. Sasaran yang mengekori kapal dagang yang telah dilabelkan; danv. Sasaran yang cuba menghampiri antara satu sama lain.20.4.1.6. Keperluan KemudahanSemua Pusat Kawalan perlu dilengkapkan dengan beberapa kemudahankomunikasi seperti peralatan komunikasi VHF, radio kecemasan, telefon danhotlines. Semua Pusat Kawalan juga perlu dilengkapkan dengan carta danpenerbitan/buku yang berkaitan dengan maritim untuk dijadikan rujukan. Antarapenerbitan yang perlu dibekalkan ialah Malaysia Tide Tables, MarinersHandbook, Malaysia And Law Of The Sea serta Symbols And Abbreviation.20.4.1.7. Penyenggaraan SistemSistem yang telah dibangunkan ini memerlukan penyenggaraan yang rapi bagimenjamin ia boleh berfungsi 24 jam sehari. Dua kontrak telah diikat dengansebuah syarikat swasta bagi tujuan penyenggaraan Sistem dan bekalan alatganti. Pihak Unit SWASLA akan memastikan kerja penyenggaraan dan bekalanalat ganti dibuat mengikut syarat kontrak.20.4.1.8. Kaedah PemantauanMekanisme pemantauan yang telah diwujudkan adalah seperti berikut :-a. Peringkat Jawatankuasa Penyelaras Maritim KebangsaanJawatankuasa Penyelaras Maritim Kebangsaan dikehendaki bermesyuaratsekurangnya 2 kali satu tahun seperti yang diperuntukkan dalam Arahan No. 14Majlis Keselamatan Negara.126

. Peringkat Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan MaritimPengarah Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim akanmempengerusikan Mesyuarat Koordinasi Antara Unit SWASLA dan AgensiPenguatkuasaan Maritim setiap 3 bulan sekali mulai tahun 2003. PusatPenyelarasan Penguatkuasaan Maritim juga mengadakan Persidangan Retreatsetiap tahun di mana semua kakitangan daripada Pusat PenyelarasanPenguatkuasaan Maritim dan juga Unit SWASLA perlu mengambil bahagiandalam persidangan ini.c. Peringkat Unit SWASLAKetua Penolong Pengarah Unit SWASLA perlu mempengerusikan MesyuaratOperasi Unit SWASLA serta Mesyuarat Semak Kerja dan LaporanPenyenggaraan SWASLA dengan syarikat yang dilantik untuk kerjapenyenggaraan.Pada pandangan Audit, Unit SWASLA, Pusat PenyelarasanPenguatkuasaan Maritim dan Bahagian Keselamatan Negara telahmembuat perancangan yang memadai untuk melaksanakan kawalanterhadap operasi Sistem di setiap peringkat dengan jelas.20.4.2. PELAKSANAAN20.4.2.1. Penyebaran Maklumat Maritima. Fungsi utama Unit SWASLA ialah mengawas, mengesan semua aktivitimaritim dan menyalurkan maklumat kepada Agensi Penguatkuasaan Maritimuntuk membantunya melaksanakan tugas penguatkuasaan undang-undangmaritim negara. Berdasarkan kepada semakan yang dijalankan terhadapBuku Pengesanan yang diselenggarakan oleh kesemua Pusat KawalanDaerah, adalah didapati sejumlah 7,216 kejadian maritim telah dikesan bagitempoh tahun 2001 hingga 2003. Namun pihak Audit tidak dapatmenentukan sama ada maklumat tersebut disalurkan terus kepada AgensiPenguatkuasaan Maritim kerana masa mengesan kejadian tidak dicatatkandalam buku tersebut. Daripada 7,216 kejadian tersebut, maklumat bagi 548kejadian telah disahkan dan disalurkan kepada kapal AgensiPenguatkuasaan Maritim atau melalui Ibu Pejabat Agensi berkenaan(sekiranya menghadapi masalah komunikasi). Hasil daripada maklumattersebut, sejumlah 93 tangkapan telah dibuat. Berikut diberikan butirannya :-JADUAL 100JUMLAH MAKLUMAT YANG DISALURKAN KEPADA AGENSIPENGUATKUASAAN MARITIM SEPANJANGTAHUN 2001 HINGGA 2003PERKARATAHUN2001 2002 2003JUMLAHPengesanan 2,087 2,584 2,545 7,216Sasaran Mencurigakan 117 271 604 992Penyaluran Maklumat 145 218 185 548Hasil Tangkapan 44 22 27 93127

. Semakan Audit selanjutnya mendapati 150 daripada 185 kejadian yangdisalurkan pada tahun 2003 adalah dibuat oleh Pusat Kawalan DaerahKlang. Hasil daripada maklumat tersebut, Agensi Penguatkuasaan Maritimberkenaan telah berjaya membuat 5 tangkapan terhadap mereka yangmelanggar undang-undang. Tiga tangkapan adalah terlibat denganpenyeludupan rokok kretek dan 2 lagi adalah melibatkan 66 pendatangtanpa izin.Berdasarkan kepada maklum balas daripada Unit SWASLA, pihak Auditberpendapat bahawa wujud beberapa kekangan yang boleh menjejaskanpenyaluran maklumat kepada Agensi Penguatkuasaan Maritim. Antaranyaialah sistem perhubungan yang sedia ada tidak compatible sepertiketidakseragaman frequency radio dan peralatan komunikasi.20.4.2.2. Pengurusan Maklumat MaritimSemakan Audit mendapati Data Audio Tape telah digunakan semula selepas 3bulan disimpan manakala Audio Logger selepas 1 bulan sungguhpun semuapita sepatutnya disimpan dalam tempoh maksimum 6 bulan sebelum digunasemula. Selain itu, adalah didapati Data Audio Tape dan Audio Logger tidakdisimpan dalam bilik elektronik tetapi telah disimpan di dalam kabinet yang tidakberkunci. Bilik di mana kabinet itu diletakkan juga merupakan tempat rekreasibagi kakitangan (Gambar 37). Penyimpanan Data Audio Tape dan AudioLogger sedemikian adalah tidak selamat kerana ia mudah dicapai oleh sesiapatanpa sebarang kawalan dari pegawai yang bertanggungjawab. Sekiranyaberlaku kehilangan terhadap data aktiviti maritim, pihak Unit SWASLA akanmenghadapi kesulitan untuk mengambil tindakan susulan terhadap sesuatuaktiviti maritim. Bagaimanapun selepas teguran Audit, tindakan sedangdiambil oleh Unit SWASLA untuk melantik kontraktor bagi membuat kerjapengubahsuaian supaya pita tersebut disimpan di bilik workstation agar iasentiasa dapat diawasi.GAMBAR 37Bilik Data Audio Tape Dan Audio LoggerDigunakan Sebagai Tempat Rekreasi Kakitangan128

20.4.2.3. Pengurusan Penyenggaraan Dan Pembekalan Alat Ganti Sistema. Kontrak Penyenggaraan Dan Pembekalan Alat Ganti SistemPerkhidmatan penyenggaraan dan pembekalan alat ganti Sistem hendaklahsentiasa peka/bersedia untuk memastikan Sistem beroperasi 24 jam satu hari.Oleh itu, antara tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 2 kontrak dengannilai RM16.51 juta dan RM4.73 juta masing-masing telah ditandatangani diantara Kerajaan dengan sebuah syarikat swasta bagi tujuan ini. Pemilihankontraktor ini dibuat secara rundingan terus dengan kelulusan PerbendaharaanMalaysia berdasarkan faktor berikut :-i. Syarikat ini merupakan sebuah syarikat tempatan yang dimiliki oleh 100%Bumiputra.ii. Sistem yang dibangunkan ini merupakan sistem yang kompleks dancanggih. Sebahagian kakitangan syarikat ini merupakan bekas kakitangansyarikat yang membangunkan Sistem berkenaan. Mereka mempunyaikepakaran dan pengetahuan yang amat berfaedah sebagai back-up-supportbagi memastikan Sistem berfungsi dengan baik.b. Kerja Penyenggaraan SistemKontraktor dikehendaki menjalankan 2 jenis penyenggaraan iaitupenyenggaraan pencegahan dan penyenggaraan pembaikan. Semakan Auditmendapati perkara berikut :-i. Kontraktor telah melaksanakan semua penyenggaraan pencegahan di PusatKawalan Induk/Pusat Kawalan Daerah mengikut jadual yang ditetapkandalam kontrak, iaitu setiap minggu, setiap bulan, setiap 3 bulan, setiap 6bulan dan satu tahun sekali. Seorang kakitangan daripada Seksyen Materialtelah hadir bersama semasa kerja penyenggaraan dijalankan olehkontraktor. Seterusnya, Sijil Rekod Penyenggaraan Pencegahan mengikuttempoh tersebut telah disediakan dan ditandatangani oleh pihak kontraktorsebelum ianya dikemukakan kepada Unit SWASLA. Sijil ini juga telahdisahkan oleh Penolong Pengarah Kanan Seksyen Material.ii. Apabila sesuatu kerosakan Sistem/peralatan berlaku, Unit SWASLA telahmembuat laporan kerosakan mengikut prosedur yang ditetapkan dalamkontrak. Kontraktor telahpun membaiki kerosakan yang dilaporkan dalamtempoh masa bertindak yang ditetapkan dalam kontrak.iii. Sejumlah RM15.80 juta daripada nilai kontrak berjumlah RM16.51 juta telahdibelanjakan untuk tujuan penyenggaraan. Semakan Audit mendapati padaumumnya bayaran yang dibuat adalah teratur.iv. Mengikut syarat kontrak penyenggaraan, kontraktor perlu memberi latihankepada kakitangan Unit SWASLA selama 10 hari bekerja dalam satu tahunagar mereka mahir dalam operasi dan penyenggaraan Sistem. SemakanAudit mendapati kontraktor telah mematuhi syarat tersebut.129

c. Pembekalan Alat Ganti SistemMengikut peruntukan dalam kontrak, kontraktor dikehendaki menghantar alatganti mengikut jenis dan kuantiti yang dipesan berdasarkan harga dan padajangka masa penghantaran yang telah ditetapkan dalam kontrak. Adalahdidapati alat ganti bernilai RM4.73 juta telah dibekalkan dalam tempohpenghantaran yang ditetapkan, mengikut spesifikasi yang dipesan dandiserahkan terus ke Pusat Kawalan Induk Lumut.d. Penyimpanan Dan Pengeluaran Alat Ganti Sistemi. Unit SWASLA telah menyediakan sebuah stor di Pusat Kawalan IndukLumut untuk menyimpan alat ganti Sistem yang dibekalkan sebelumdikeluarkan untuk kegunaan. Stor ini mempunyai ciri keselamatan danpenyimpanan stok seperti yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor.Bagaimanapun, masih terdapat beberapa ketidaksempurnaan yang perludiperbaiki agar pengurusan stor berjalan dengan lebih cekap dan berkesanseperti berikut :-• Pintu stor tidak dikunci 24 jam dan dijadikan pintu kecemasan.• Konsep perkhidmatan kaunter supaya Penyelia Stor sahaja dibenarkanmasuk ke dalam stor tidak dilaksanakan.• Tangga untuk memudahkan Penyelia Stor menyimpan danmengeluarkan barangan stok di lokasi yang tinggi tidak dibekalkan.• Dokumen Bahagian Teknikal dari Seksyen Material juga diletakkan distor yang dibina khas untuk alat ganti Sistem sahaja. Gambar berikutmenunjukkan keadaan tersebut :-GAMBAR 38Dokumen Bahagian Teknikal Yang Tersimpan Di Stor Alat Gantiii. Unit SWASLA telah memastikan setiap pengeluaran alat ganti dari stor untukkegunaan disokong dengan satu borang permohonan pengeluaran alatganti. Borang tersebut telah ditandatangani oleh pemohon, Penyelia Stordan Ketua Seksyen Material.130

iii. Adalah didapati pergerakan sejumlah 143 item alat ganti kurang aktif.Daripada jumlah ini, 96 item yang mana harga satu unit dikenal pastimempunyai baki stok berjumlah 1,778 unit bernilai RM1.15 juta. Bagi 47item yang lain, baki stoknya adalah berjumlah 224 unit tetapi hargasetiap satu unitnya tidak dapat ditentukan.e. Pemeriksaan Fizikal Alat Ganti SistemMengikut Tatacara Pengurusan Stor, Ketua Jabatan hendaklah mengaturkansupaya pemeriksaan fizikal dilakukan terhadap aset sekurangnya satu kalidalam tempoh 2 tahun. Semakan Audit mendapati Unit SWASLA hanyamelakukan pemeriksaan fizikal yang sedemikian satu kali sahaja iaitu padabulan Februari 2001 terhadap stok alat ganti sejak Sistem beroperasi padatahun 1998. Sungguhpun demikian, semakan fizikal yang dijalankan oleh pihakAudit pada bulan Ogos 2003 mendapati baki stok fizikal bagi semua sampelyang dipilih adalah sama dengan baki stok mengikut daftar dan Laporan StokTerkini.Pada pandangan Audit, syarat perjanjian bagi kontrak penyenggaraanSistem dan pembekalan alat ganti memadai bagi menjamin kepentinganKerajaan. Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim/Unit SWASLA telahmemastikan kontraktor menjalankan kerja penyenggaraan dengan cekapserta pembekalan alat ganti diuruskan dengan memuaskan.Bagaimanapun, keselamatan dan kemudahan di stor perlu dipertingkatkan.Unit SWASLA juga sepatutnya mengkaji semula keperluan alat ganti yangsebenarnya bagi mengelakkan peralatan tersebut menjadi obsolete.20.4.2.4. Penyediaan Laporan OperasiMengikut prosedur kerja, Pusat Kawalan Daerah perlu menyediakan LaporanBulanan operasi manakala Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim pulaperlu menyediakan Laporan Tahunan. Bagaimanapun, semakan Auditmendapati perkara berikut :-a. Laporan Bulanan bagi tahun 2001 tidak pernah dikemukakan oleh PusatKawalan Daerah kepada Pusat Kawalan Induk. Sebaliknya, Pusat inimengemukakan Laporan Mingguan. Bagi tahun 2002 dan 2003 pula,Laporan Bulanan bagi bulan tertentu juga tidak dikemukakan. Tarikhpenyerahan bagi kebanyakan Laporan Bulanan yang telah dikemukakankepada Pusat Kawalan Induk berbeza-beza sungguhpun mengikutperaturan, ia perlu dikemukakan setiap bulan, sebelum 3 haribulan bulanberikutnya. Adalah diperhatikan berlaku kelewatan menghantar laporantersebut ke Pusat Kawalan Induk. Tempoh kelewatan adalah antara 2 hingga197 hari.b. Berdasarkan kepada maklumat pengawasan/pengesanan bulanan PusatKawalan Daerah yang dikumpulkan, Unit SWASLA perlu membuat analisisdata dan seterusnya menyediakan Laporan Tahunan Operasi SWASLA.Laporan ini hendaklah dihantar ke Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan131

Maritim sebelum bulan Oktober tahun berikutnya bagi membolehkan Pusattersebut menyediakan Laporan Tahunannya. Bagaimanapun, adalahdidapati Unit SWASLA tidak membuat analisis trend dan tidak menyediakanLaporan Tahunan. Maklumat yang diterima daripada Pusat Kawalan Daerahhanya difailkan.Pada pandangan Audit, Unit SWASLA perlu memastikan semua PusatKawalan Daerah mengemukakan Laporan Bulanan yang lengkap dankemas kini mengikut tempoh yang telah ditetapkan bagi membolehkannyamembuat analisis trend dan menyediakan Laporan Tahunan. Seterusnya,Unit SWASLA hendaklah mengemukakan Laporan Tahunan tersebut kePusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim bagi membolehkan Pusattersebut membuat penilaian dan perancangan strategik mengenaikeselamatan perairan negara selaras dengan keperluan semasa.20.4.2.5. Kedudukan Guna Tenaga Dan Latihana. Sehingga bulan Disember 2003, Jabatan Perkhidmatan Awam masih belummeluluskan 15 jawatan yang dipohon oleh Unit SWASLA. Bagaimanapun,Unit SWASLA telah berjaya mengisi sejumlah 62 (95.4%) daripada 65jawatan yang diluluskan. Kekosongan 3 jawatan berlaku keranaperpindahan/pertukaran kakitangan. Daripada 65 jawatan yang diluluskanini, 58 (89.2%) merupakan jawatan yang dipinjamkan daripada Tentera LautDiraja Malaysia, Polis Diraja Malaysia dan Jabatan Kastam Diraja Malaysia.Pegawai ini akan dipinjamkan selama 2 tahun sebelum ditukarkan semula keJabatan asal mereka. Pertukaran ini tidak menimbulkan masalah kepadaoperasi Unit SWASLA kerana pegawai yang diambil bertugas di Unit inimesti mempunyai pengalaman bekerja dalam perkhidmatan masing-masingdan mempunyai pengetahuan asas dalam komputer. Selain itu, semasaberkhidmat dengan Unit SWASLA, mereka akan diberi peluang menghadirikursus yang berkaitan dengan pengurusan dan operasi Sistem ini darisemasa ke semasa.b. Unit SWASLA telah melaksanakan kesemua 13 kursus/latihan yangdirancang dengan sepenuhnya bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003. Untukmenilai sama ada kursus/latihan yang telah diberikan adalah sesuai danmencukupi bagi kakitangan yang menguruskan Sistem, soal selidik telahdiagihkan kepada 40 orang kakitangan Unit SWASLA. Berdasarkan kepadamaklum balas yang diterima daripada 31 kakitangan (77.5%), adalahdidapati lebih daripada 70% kakitangan menyatakan bahawa kursus/latihanyang dianjurkan mencukupi serta berkesan dalam meningkatkanpengetahuan dan kualiti kerja mereka dan tempoh masa kursus/latihanadalah sesuai. Kakitangan yang lain tidak dapat memberi pandangankerana baru bertugas di Unit SWASLA ataupun tidak pernah mengikutimana-mana kursus.132

Pada pandangan Audit, Unit SWASLA perlu memastikan kesemua jawatanOperator Radar diisi sepenuhnya memandangkan mereka memainkanperanan yang penting untuk memastikan Sistem berfungsi dengan lancar.20.4.2.6. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Pusat PenyelarasanPenguatkuasaan Maritim telah diluluskan peruntukan mengurus berjumlahRM63.07 juta untuk menjalankan aktivitinya. Jumlah ini tidak termasukperuntukan bagi gaji dan upahan, elaun tetap serta sumbangan berkanununtuk kakitangan. Ini adalah kerana peruntukan untuk tiga jenisperbelanjaan ini dikawal dan dibayar oleh Bahagian Keselamatan Negara.Mengikut maklumat yang diperolehi daripada Bahagian KeselamatanNegara, adalah dianggarkan sejumlah RM53.61 juta (85%) daripadaRM63.07 juta peruntukan yang diluluskan adalah untuk Unit SWASLA.b. Untuk memastikan aktivitinya dilaksanakan dengan cekap, satuperbandingan telah dibuat di antara jumlah peruntukan yang diluluskan untukUnit SWASLA dengan jumlah perbelanjaan yang telah dibuat olehnya bagitempoh tahun 2001 hingga 2003. Namun hasil analisis mendapatiperbelanjaan sebenar Unit SWASLA hanya boleh dikenal pasti bagi 6 jenisperbelanjaan sahaja. Manakala peratus perbelanjaan berbanding denganperuntukan yang diluluskan bagi 7 jenis perbelanjaan lain (termasukperbelanjaan bagi tujuan penyenggaraan) tidak dapat ditentukan kerana iatelah digabungkan dengan peruntukan/perbelanjaan Pusat PenyelarasanPenguatkuasaan Maritim. Peratus perbelanjaan bagi 6 jenis perbelanjaanyang boleh dikenal pasti tersebut adalah di antara 58.1% hingga 77.1%berbanding dengan jumlah peruntukan yang diluluskan. Antara sebabberlakunya shortfall dalam perbelanjaan adalah kerana skim perkhidmatananggota Tentera Laut DiRaja Malaysia tidak membenarkan merekamenuntut elaun lebih masa. Tuntutan perjalanan dari rumah ke tempatbertugas juga menurun kerana ramai anggota Tentera Laut DiRaja Malaysiaberpindah ke kuarters Tentera Laut DiRaja Malaysia yang berdekatandengan Unit SWASLA. Kedudukan peruntukan dan perbelanjaan bagi tujuanyang boleh dikenal pasti adalah seperti di Jadual 101.Pada pendapat Audit, Unit SWASLA telah membuat perbelanjaan mengikutperuntukan yang ditetapkan untuk melaksanakan aktivitinya.Bagaimanapun, perkara ini hanya dapat ditentukan untuk beberapa jenisperbelanjaan kerana peruntukan dan perbelanjaan tidak diasingkan diantara Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim dan Unit SWASLA.133

JADUAL 101KEDUDUKAN PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN UNIT SWASLAYANG DIKENAL PASTI BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN YANG DILULUSKAN(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)%BELANJA2001 8.18 5.78 70.72002 8.21 6.33 77.12003 9.60 5.58 58.1JUMLAH 25.99 17.69 68.120.4.3. PEMANTAUAN20.4.3.1. Peringkat Jawatankuasa Bertindak Operasi MaritimSemakan Audit mendapati Jawatankuasa Penyelaras Maritim Kebangsaanhanya bermesyuarat 13 kali sejak ditubuhkan pada bulan Disember 1985, yangmana ia sepatutnya bermesyuarat sekurangnya 36 kali sehingga akhir tahun2003. Ini adalah kerana sejak tahun 1989, Jawatankuasa Bertindak OperasiMaritim telah mengambil alih tanggungjawab dan pelaksanaan MesyuaratJawatankuasa Penyelaras Maritim Kebangsaan dalam menguruskan hal polisidan operasi Sistem. Mesyuarat Jawatankuasa Bertindak Operasi Maritim yangdipengerusikan oleh Ketua Pengarah Bahagian Keselamatan Negara dandihadiri oleh Pengarah Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim dankakitangan Agensi Penguatkuasaan Maritim telah diadakan tiga kali pada tahun2001, dua kali pada tahun 2002 dan satu kali pada tahun 2003. Perkara sepertipenyediaan Prosedur Tetap Komunikasi Antara Agensi PenguatkuasaanMaritim; Prosedur Tetap Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim; operasi;masalah lanun dan kemasukan pendatang tanpa izin dibincangkan dalammesyuarat ini. Mesyuarat ini bertujuan untuk memastikan Sistem berfungsi danaktiviti maritim berjalan dengan cekap dan berkesan. Bagaimanapun selepasteguran Audit, Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim dalam SasaranKerja Tahunan 2004 telah menetapkan supaya Jawatankuasa PenyelarasMaritim Kebangsaan bersidang 2 kali setahun.20.4.3.2. Peringkat Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritima. Mesyuarat Koordinasi Antara Unit SWASLA dan Agensi PenguatkuasaanMaritim yang dipengerusikan oleh Pengarah Pusat PenyelarasanPenguatkuasaan Maritim yang sepatutnya diadakan setiap 3 bulan sekalimulai tahun 2003 tidak dilaksanakan.b. Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim telah menganjurkanPersidangan Retreat Tahunan pada akhir tahun 2001, 2002 dan 2003 untukmengkaji keberkesanan pelaksanaan aktiviti tahunan Unit SWASLA yangdirancang. Semasa persidangan tersebut, sasaran dan pencapaian aktivitisebenar Unit SWASLA tahun semasa dan tahun berikutnya telahdibentangkan. Persidangan ini berkesan untuk memastikan pencapaiansebenar Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim dan Unit SWASLA.134

20.4.3.3. Peringkat Unit SWASLAa. Mesyuarat Operasi SWASLA yang dipengerusikan oleh Ketua PenolongPengarah Unit SWASLA dan dihadiri oleh wakil daripada setiap PusatKawalan Daerah telah diadakan setiap bulan seperti dirancang pada tahun2001 hingga 2003. Melalui mesyuarat tersebut, isu berhubung denganpelaksanaan aktiviti operasi dan penyenggaraan Sistem telah dibincangkan.b. Mesyuarat Semak Kerja dan Laporan Penyenggaraan SWASLA yangdipengerusikan oleh Ketua Penolong Pengarah Unit SWASLA telahdiadakan setiap bulan pada tahun 2001 hingga 2003 seperti dirancanguntuk menyemak kerja bulanan dan laporan penyenggaraan oleh syarikatyang telah dilantik.Pada pandangan Audit, Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim dan UnitSWASLA telah melaksanakan pemantauannya dengan baik.20.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT20.5.1. Pada umumnya, Unit SWASLA telah merancang dan melaksanakanaktivitinya selaras dengan objektif yang telah ditetapkan. Bagaimanapun bagimembolehkan unit ini berfungsi dengan lebih cekap dan berkesan, ia perlumempertingkatkan Sistem dan kemudahan komunikasinya. Sehubungan ini, adalahdisyorkan supaya maklumat disalurkan secara on-line dan real time. Ini adalahpenting bagi membolehkan tindakan susulan diambil oleh Agensi PenguatkuasaanMaritim dengan segera. Kaedah ini telah dilaksanakan di negara lain sepertiKanada yang juga mempunyai kemudahan seperti Sistem ini di mana maklumatyang terpapar di monitor akan disalurkan secara on-line dan real time ke AgensiPenguatkuasaan Maritim yang berkenaan.20.5.2. Bagi memastikan maklumat yang diperolehi daripada Sistem bolehdigunakan secara optimum bagi merancang dan melaksanakan aktivitipenguatkuasaan dengan lebih berkesan, adalah juga disyorkan Kerajaanmempercepatkan pengwujudan Pasukan Pengawal Pantai Malaysia (MalaysiaCoast Guard) yang dikenali sebagai Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysia.Agensi ini akan menggabungkan fungsi dan pengurusan maritim kesemua AgensiPenguatkuasaan Maritim yang sedia ada seperti Tentera Laut DiRaja Malaysia;Tentera Udara DiRaja Malaysia; Polis DiRaja Malaysia (Unit Marin dan Unit Udara);Jabatan Kastam DiRaja Malaysia; Jabatan Perikanan Malaysia; Jabatan LautSemenanjung Malaysia; Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan Imigresen Malaysia.Kerajaan merancang untuk mewujudkan Agensi Penguatkuasaan Maritim Malaysiaini berdasarkan kepada beberapa faktor. Antaranya adalah seperti berikut :-20.5.2.1. Pertindihan Kawasan OperasiEmpat agensi penguatkuasaan utama iaitu Pasukan Polis Marin, JabatanPerikanan, Jabatan Kastam DiRaja Malaysia dan Jabatan Laut kesemuanyamenjalankan penguatkuasaan dalam perairan Laut Wilayah berdasarkan135

peruntukan undang-undang Jabatan masing-masing atau kuasa perundanganyang diperwakilkan. Ini menyebabkan pertindihan kawasan tugas yangseterusnya mengakibatkan penggunaan kapal yang tidak efisyen dan tidak kosefektif.20.5.2.2. Penggunaan Kapal Yang Tidak SesuaiKapal Tentera Laut DiRaja Malaysia dan Tentera Udara Diraja Malaysia yangdireka bentuk untuk peperangan tidak sesuai untuk tugas pengawasan danpenguatkuasaan. Tugas penguatkuasaan ini memerlukan kos operasi danpenyenggaraan yang tinggi.20.5.2.3. Response Time Yang LewatWalaupun sesuatu insiden pelanggaran undang-undang maritim seperti kejadiantumpahan minyak dan pencerobohan nelayan asing dapat dikesan awal, namuninterdiction sering kali lewat kerana ketiadaan kapal berhampiran lokasi insiden,pembahagian tugas yang tidak seimbang mengikut keutamaan dan masalahkomunikasi antara Agensi Penguatkuasaan Maritim. Malah terdapat sebahagianbesar kes pengesanan yang disalurkan kepada Agensi Penguatkuasaan Maritimtidak diambil tindakan. Dengan itu, pesalah selalu terlepas daripada tangkapandan tindakan undang-undang.20.5.2.4. Kekurangan Koordinasi Antara AgensiAgensi Penguatkuasaan Maritim tidak berkeupayaan untuk mewujudkanpenyelarasan sesama sendiri. Manakala tanpa kuasa perintah dan kawalan,Pusat Penyelarasan Penguatkuasaan Maritim yang dipertanggungjawab untukmenyelaras operasi maritim hanya bergantung kepada budi bicara jabatan/agensi berkenaan untuk menyediakan kapal. Jabatan/agensi boleh menolakpermintaan/permohonan jika jabatan/agensi berkenaan mempunyai tugas ataukeutamaan lain.136

JABATAN PERDANA MENTERI21. JABATAN PEGUAM NEGARA- AKTIVITI PENGENDALIAN KES SIVIL, BAHAGIANGUAMAN21.1. LATAR BELAKANG21.1.1. Jabatan Peguam Negara yang ditubuhkan pada tahun 1955 diberitanggungjawab untuk memberi nasihat perundangan kepada Kerajaan selarasdengan Perkara 145 Perlembagaan Persekutuan yang memperuntukkan bahawaPeguam Negara berkewajipan untuk menasihati Yang di-Pertuan Agong danJemaah Menteri berhubung dengan apa-apa perkara perundangan. PeguamNegara mempunyai kuasa untuk memula, menjalan atau memberhentikan apa-apaprosiding bagi sesuatu kesalahan. Jabatan juga menggubal dan menyemakundang-undang, undang-undang subsidiari dan perjanjian. Selain itu, ia jugamengendalikan kes sivil di mahkamah mengikut undang-undang demi kepentinganKerajaan dan orang awam.21.1.2. Bahagian Guaman merupakan salah satu bahagian di bawah JabatanPeguam Negara. Bahagian ini berperanan mengendalikan semua kes sivil yangmelibatkan sama ada tuntutan terhadap mana-mana agensi Kerajaan (defendan)ataupun memulakan tindakan bagi pihak Kerajaan (plaintif) di semua peringkatmahkamah iaitu Mahkamah Majistret, Mahkamah Sesyen, Mahkamah Tinggi,Mahkamah Rayuan dan Mahkamah Persekutuan. Tanggungjawab Bahagian inidilaksanakan melalui 5 unit iaitu Unit Perlembagaan dan Undang-UndangPentadbiran, Unit Kontrak Kerajaan dan Kecuaian Perubatan, Unit Tort danKewajipan Statutori, Unit Timbang Tara dan Resolusi Alternatif Pertikaian serta UnitPelaksanaan dan Penguatkuasaan. Pelanggan utama terdiri daripada Kementeriandan Jabatan Kerajaan.21.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan dijalankan bagi menentukan aktiviti pengendalian kes sivil telah dirancangdan dilaksanakan dengan cekap dan teratur selaras dengan objektif yang ditetapkan.21.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN21.3.1. Pengauditan ini tertumpu kepada aktiviti mengendalikan kes sivil di IbuPejabat Bahagian Guaman, Pejabat Cawangan Wilayah Persekutuan KualaLumpur, Pejabat Penasihat Undang-undang Negeri Selangor dan Johor. TumpuanAudit adalah terhadap sampel kes sivil yang melibatkan Kerajaan sama ada sebagaidefendan atau plaintif. Pengurusan yang melibatkan penghakiman mahkamah,kutipan hasil dan bayaran penghakiman mahkamah oleh Unit Pelaksanaan danPenguatkuasaan juga dikaji.21.3.2. Dokumen, rekod dan fail bagi kes yang dikendalikan setakat akhir tahun2003 dan kes selesai/tutup bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 telah disemak.137

Temu bual dan perbincangan dengan kakitangan juga diadakan. Selain itu,pandangan telah diperolehi daripada pelanggan terpilih terhadap perkhidmatan yangdiberi oleh Bahagian Guaman dengan menggunakan soal selidik.21.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan meliputi aspek perancangan, pelaksanaan danpemantauan aktiviti ini mendapati perkara berikut :-21.4.1. PERANCANGAN21.4.1.1. Struktur Organisasia. Pada tahun 2000, struktur organisasi Jabatan Peguam Negara mengandungi5 bahagian terdiri daripada Bahagian Penasihat dan Antarabangsa,Bahagian Guaman, Bahagian Pendakwaan, Bahagian Gubalan sertaBahagian Penyemakan Undang-undang. Bagi mengatasi masalahpeningkatan beban tugas, Jabatan telah merancang penyusunan semulastruktur organisasinya secara berperingkat dengan mengemukakanjustifikasinya kepada agensi pusat. Struktur organisasi Jabatan yangdiluluskan pada bulan Julai 2003 terdiri daripada 8 bahagian/unit di peringkatIbu Pejabat, Pejabat Cawangan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan 13Pejabat Negeri. Carta organisasi Jabatan Peguam Negara dan hubungkaitnya dengan Bahagian Guaman serta 5 unit di bawahnya adalah seperticarta berikut :-CARTA 7STRUKTUR ORGANISASI JABATAN PEGUAM NEGARADAN HUBUNG KAITNYA DENGAN BAHAGIAN GUAMANPEGUAM NEGARAGred Utama Turus IPEGUAM CARA NEGARAGred Utama Turus IIIUNITAUDITDALAMBAHAGIANPENGURUSANKETUABAHAGIANGUAMAN(JUSA B)BAHAGIANPENASIHATBAHAGIANPENDAKWAANBAHAGIANHAL EHWALANTARABANGSABAHAGIANPENYEMAKAN &PEMBAHARUANUNDANG-UNDANGTIMBALAN KETUABAHAGIAN I(JUSA C)TIMBALAN KETUABAHAGIAN II(JUSA C)BAHAGIAN GUBALANUNITPERLEMBAGAANDAN UNDANG-UNDANGPENTADBIRANUNIT KONTRAKKERAJAAN DANKECUAIANPERUBATANUNITTORTDANKEWAJIPANSTATUTORIUNITPELAKSANAANDANPENGUAT-KUASAANPEJABATCAWANGANW.P. KUALALUMPUR13 PEJABATPENASIHATUNDANG-UNDANGNEGERIBahagian/Unit Yang Terlibat DenganAktiviti GuamanUNIT TIMBANGTARA DANRESOLUSIALTERNATIFPERTIKAIANb. Bahagian Guaman adalah bertanggungjawab mengendalikan kes sivilKerajaan. Bahagian Guaman diketuai oleh seorang Ketua Bahagian Gred138

JUSA B. Beliau dibantu oleh 2 orang Timbalan Ketua Bahagian Gred JUSAC. Kesemua 5 unit di bawah Bahagian ini terletak di Ibu Pejabat. Aktivitipengendalian kes sivil telah diagihkan secara pentadbiran dan untukdikendalikan oleh Peguam Persekutuan dari Ibu Pejabat yang ditempatkan di5 negeri dan oleh Timbalan Pendakwa Raya merangkap Peguam KananPersekutuan/Peguam Persekutuan di 8 negeri. Di 5 negeri yang berkaitan,Peguam Persekutuan di Unit Guaman adalah diletak di bawahtanggungjawab Penasihat Undang-undang Negeri masing-masing manakalaTimbalan Pendakwa Raya merangkap Peguam Kanan Persekutuan/PeguamPersekutuan di 8 negeri diletakkan di bawah tanggungjawab Peguam KananPersekutuan Gred L54. Pejabat Cawangan Wilayah Persekutuan KualaLumpur pula diketuai oleh seorang Ketua Cawangan Gred JUSA C.c. Fungsi Bahagian Guaman secara umumnya ialah :-i. Mewakili Kerajaan Malaysia di dalam kes sivil.ii. Memulakan prosiding sivil bagi pihak Kerajaan.iii. Mewakili Peguam Negara dalam prosiding penerimaan masuk sebagaiPeguam Bela dan Peguam Cara di bawah Akta Profesion Undangundang1976.iv. Menimbang permohonan berhubung dengan Sijil Penerimaan MasukKhas dan Sijil Pembaharuan di bawah Bahagian 11A, Akta ProfesionUndang-undang 1976.v. Menimbangkan permohonan pelantikan sebagai Notari Awam (NotaryPublic) di bawah Akta Notari Awam 1956.vi. Memproses kebenaran Peguam Negara mengurus dan mentadbiramanah awam.d. Lima unit yang terletak di bawah Bahagian Guaman mempunyai fungsimasing-masing seperti diterangkan di bawah :-i. Unit Perlembagaan dan Undang-undang Pentadbiran -mengendalikan kes sivil yang melibatkan Kerajaan berhubung denganrujukan kehakiman di bawah undang-undang PerlembagaanPersekutuan dan undang-undang Pentadbiran. Jenis kes yangdikendalikan ialah yang melibatkan undang-undang Perlembagaan,undang-undang Pentadbiran, petisyen pilihanraya, permohonanpenerimaan masuk sebagai Peguam Bela dan Peguam Cara.ii. Unit Kontrak Kerajaan dan Kecuaian Perubatan - mengendalikan kessivil yang melibatkan Kerajaan yang mana kuasa tindakannyaberasaskan kontrak dan kecuaian perubatan. Jenis kes yangdikendalikan ialah kontrak Kerajaan Persekutuan, biasiswa, kuartersKerajaan, kecuaian perubatan dan pelantikan Notari Awam.139

iii. Unit Tort dan Kewajipan Statutori - mengendalikan kes sivil yangmelibatkan Kerajaan dalam kecuaian, kemalangan jalan raya, salahtangkap/tahan, harta intelektual dan lesen/permit.iv. Unit Timbang Tara dan Resolusi Alternatif Pertikaian -mengendalikan kes sivil yang melibatkan Kerajaan dalam kontrakbangunan, kontrak pembinaan, kontrak kejuruteraan, kontrakpembekalan dan perolehan serta penyelesaian melalui ResolusiAlternatif Pertikaian.v. Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan - melaksana danmenguatkuasakan penghakiman mahkamah termasuk mengutip bayarandan membuat bayaran hasil daripada sesuatu penghakiman mahkamah.Unit ini baru ditubuhkan pada bulan Julai 2003 untuk mengambil alihpelaksanaan penghakiman daripada Pejabat Wilayah Persekutuan KualaLumpur dan Pejabat Negeri.Pada pandangan Audit, Jabatan Peguam Negara telah mewujudkanstruktur organisasi yang jelas untuk membolehkan Bahagian Guamanmengendalikan aktivitinya dengan cekap dan mudah. Setiap unit yangdiwujudkan di bawah Bahagian ini telah juga diberi peranan danpembahagian tugas dengan jelas.21.4.1.2. Undang-undang Dan PeraturanPerkara 145(3) Perlembagaan Persekutuan memberi kuasa kepada PeguamNegara untuk memula, menjalan atau memberhentikan apa-apa prosiding bagisesuatu kesalahan. Selain itu, Peguam Negara mewakilkan kuasanya kepadaPegawai Undang-undang di Bahagian Guaman sebagaimana diperuntukkan dibawah Seksyen 24(1)(a) Akta Prosiding Kerajaan 1956 untuk mengendalikankes sivil. Dalam pengurusan kes sivil, Bahagian Guaman juga tertakluk kepadaprosedur kerja yang ditetapkan dalam Akta Had Masa 1953, Akta MahkamahKehakiman 1964, Akta Mahkamah Rendah 1948, Kaedah Mahkamah Tinggi danKaedah Mahkamah Rendah 1980, Kaedah Mahkamah Rayuan 1994 sertaKaedah Mahkamah Persekutuan 1995. Bahagian ini juga telah mengeluarkanArahan Ketua Bahagian dari semasa ke semasa bagi melicinkan perjalanantugasnya.Pada pandangan Audit, bidang kuasa yang diperuntukkan dalamPerlembagaan Persekutuan dan pelbagai akta serta peraturan yangditerima pakai adalah memadai untuk membolehkan Bahagian Guamanmelaksanakan tanggungjawabnya.21.4.1.3. Manual Prosedur KerjaJabatan Peguam Negara tidak menyediakan Manual Prosedur Kerja sepertikehendak Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991.Semakan Audit di Bahagian Guaman mendapati hanya Fail Meja disediakan.Antara lain, Fail Meja mengandungi proses kerja yang menetapkan norma kerja/140

norma masa untuk dipatuhi dan juga menggariskan tanggungjawab semuaperingkat pegawai/kakitangan yang terlibat.Pihak Audit berpendapat Jabatan Peguam Negara perlu membuatperancangan yang sewajarnya untuk menyediakan Manual Prosedur Kerjaselaras dengan kehendak Pekeliling Kemajuan Pentadbiran AwamBilangan 8 Tahun 1991. Di samping itu, Manual Prosedur Kerja dan FailMeja perlu dikemas kini dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagikeberkesanan prosedur kerja yang sedia ada bersesuaian denganperubahan teknologi masa kini. Setiap perubahan kepada prosedur kerjaini juga hendaklah mendapat kelulusan secara rasmi daripada pihakpengurusan atasan.21.4.1.4. Proses Kerjaa. Proses Kerja Pengendalian Kes Sivili. Bahagian Guaman menguruskan kes sivil yang melibatkan Kerajaan, samaada Kerajaan sebagai pihak yang dituntut (defendan) atau pihak yangmenuntut (plaintif). Sebagai pihak defendan, pengurusan sesuatu kesbermula sama ada apabila saman diserahkan oleh pihak plaintif kepadaBahagian Guaman, atau apabila menerima saman melalui Kementerian/Jabatan yang mana tuntutan tindakan sivil dibuat terhadapnya. Sebaliknya,sekiranya Kerajaan bertindak sebagai plaintif, kes sivil akan bermula apabilasaman difailkan di mahkamah dan diserahkan kepada pihak defendan.Seterusnya perbicaraan dijalankan dan satu keputusan penghakimandikeluarkan oleh mahkamah. Pada amnya, pengurusan kes sivil BahagianGuaman sama ada Kerajaan sebagai defendan atau pun plaintifdiringkaskan di Carta 8 dan 9.CARTA 8PROSES KERJA PENGENDALIAN KES SIVILDI MANA KERAJAAN SEBAGAI DEFENDANKerajaanKalahBayaranPenghakimanKepadaPlaintifSamanDiterimaDaripadaPlaintifBahagianGuamanSebutanKesMahkamahMemorandum /NotisKehadiranDifailkanDi MahkamahTinggi / RendahMintaLaporan KesDaripadaKementerian /JabatanBahagian GuamanPenyataanPembelaanDifailkanMahkamahTetapkanTarikh BicaraPerbicaraanMahkamahPenghakimanDikeluarkanKerajaanMenangNotisTuntutanBayaranPenghakimanKepadaPlaintifUnit Pelaksanaan DanPenguatkuasaan141

CARTA 9PROSES KERJA PENGENDALIAN KES SIVIL DI MANAKERAJAAN SEBAGAI PLAINTIFTerima SuratDaripadaKementerian /JabatanMinta AmbilTindakanUndang–UndangMinta LaporanKes DaripadaKementerian /JabatanSaman DanPenyataanTuntutanDifailkanDi MahkamahTinggi / RendahBahagian GuamanSerahkanSaman DanPenyataanTuntutanKepadaDefendanPenyataanPembelaanDifailkanTarikhPerbicaraanDitetapkanPerbicaraanMahkamahPenghakimanDikeluarkanKerajaanKalahKerajaanMenangBayaranPenghakimanKepadaDefendanNotisTuntutanBayaranPenghakimanKepadaDefendanUnit Pelaksanaan DanPenguatkuasaanii. Selain daripada proses kerja di atas, Bahagian Guaman jugamenetapkan norma masa yang perlu dipatuhi bagi melaksanakansesuatu proses kerja semasa mengendalikan kes sivil. Bagimenguruskan kes sivil di mana Kerajaan sebagai defendan, BahagianGuaman adalah tertakluk kepada norma masa yang ditetapkan dalamKaedah Mahkamah Tinggi dan Kaedah Mahkamah Rendah 1980.Antara peraturan/kaedah penting yang perlu dipatuhi oleh PegawaiUndang-undang yang mengendalikan kes sebelum tarikh perbicaraanditetapkan oleh mahkamah adalah seperti berikut :-• Bagi kes sivil yang dikendalikan di Mahkamah Tinggi, Aturan 12,Kaedah 4, Kaedah Mahkamah Tinggi 1980 menetapkan tempohmasa yang dihadkan kepada defendan untuk memfailkanMemorandum Kehadiran (suatu kenyataan untuk menghadirkan diridi mahkamah) di mahkamah adalah sama ada 7 hari (di sekitar KualaLumpur), 8 hari (di luar Kuala Lumpur kecuali Negeri Sabah danSarawak) atau 12 hari (Negeri Sabah dan Negeri Sarawak) daripadatarikh saman diterima daripada plaintif. Mengikut Aturan 18, Kaedah2, Kaedah Mahkamah Tinggi 1980, pihak defendan hendaklahmemfailkan Penyataan Pembelaan (suatu pembelaan bertulis olehdefendan terhadap perkara yang dituntut oleh plaintif dalam saman)dalam tempoh 14 hari selepas Memorandum Kehadiran atau selepasPenyataan Tuntutan disampaikan oleh plaintif kepada defendanmengikut mana yang terkemudian.• Bagi kes di Mahkamah Rendah, Aturan 14, Kaedah 5(1), MahkamahRendah 1980 antara lain menetapkan pihak defendan hendaklahmemfailkan Notis Kehadiran atau Penyataan Pembelaan pada bilabilamasa sebelum tarikh sebutan kes.142

iii. Dalam menguruskan kes sivil di mana Kerajaan sebagai plaintif, BahagianGuaman akan menerima permohonan daripada Kementerian/Jabatan untukmengambil tindakan undang-undang terhadap sesuatu kes berhubungdengan agensinya. Bahagian Guaman akan membuat kajian awal untukmenentukan sama ada kes tersebut boleh diambil tindakan undang-undangatau sebaliknya. Sekiranya kes tidak boleh diambil tindakan undangundang,ia akan ditutup dan keputusan tidak meneruskan kes akandimaklumkan kepada Kementerian/Jabatan. Bagi kes yang mana tindakanundang-undang boleh diambil, saman dan Penyataan Tuntutan terhadappihak defendan perlu difailkan di mahkamah. Selepas itu, saman yang telahdimeterai oleh mahkamah perlu diserahkan kepada defendan dalam tempoh12 bulan daripada tarikh saman dimeterai. Sekiranya saman termeterai initidak diserahkan dalam tempoh masa tersebut, pihak plaintif boleh membuatpermohonan lanjutan masa daripada mahkamah di bawah Aturan 6, Kaedah7(2), Kaedah Mahkamah Tinggi 1980 dan Aturan 5, Kaedah 8(2), KaedahMahkamah Rendah 1980. Bagaimanapun, norma masa tidak ditetapkanoleh Bahagian Guaman untuk mengambil tindakan daripada tarikh terimapermohonan dari Kementerian/Jabatan hingga keputusan dibuat. Mengikutpenjelasan pihak Bahagian Guaman, norma ini tidak ditetapkan keranakebiasaannya proses ini melibatkan masa untuk mengkaji sesuatu kessebelum keputusan dibuat.Pada pandangan Audit, pada umumnya Bahagian Guaman mempunyaiproses kerja yang jelas untuk menguruskan kes sivil dengan baik sebelummahkamah menetapkan tarikh perbicaraan. Bagaimanapun, bagimemproses kes sivil di mana Kerajaan sebagai plaintif, Bahagian Guamanperlu menetapkan tempoh masa tertentu bagi mengkaji sesuatu kes,memfailkan saman dan Penyata Tuntutan di mahkamah berdasarkanpengalaman mengikut jenis.b. Proses Kerja Pelaksanaan Penghakiman Mahkamahi. Selepas penghakiman mahkamah dibuat, kes sivil yang berkaitan akandiserahkan kepada Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan untuk tindakan.Sekiranya penghakiman memihak kepada Kerajaan, Unit ini akan memantaubayaran daripada defendan/plaintif mengikut peraturan yang ditetapkandalam penghakiman. Penghakiman mahkamah akan menentukan jumlahbayaran yang perlu dijelaskan oleh defendan/plaintif. Jumlah tuntutanpenghakiman terdiri daripada tuntutan ganti rugi terhadap sesuatu insidendan kos guaman terhadap perbelanjaan perbicaraan. Kadar kos guamantelah ditetapkan di dalam Kaedah Mahkamah Tinggi dan Kaedah MahkamahRendah 1980. Penghakiman mahkamah akan menentukan sama adahutang penghakiman ini dibayar sekali gus atau secara ansuran bulanan.Sekiranya defendan/plaintif gagal membuat bayaran ini, Unit Pelaksanaandan Penguatkuasaan akan memfailkan saman penghutang penghakiman(bagi hutang kurang daripada RM30,000) atau memfailkan notis143

kebankrapan/petisyen penggulungan syarikat (bagi hutang RM30,000 ataulebih). Sebaliknya, sekiranya penghakiman memihak kepada defendan/plaintif, Unit ini akan berurusan dengan Perbendaharaan Malaysia untukmembuat bayaran kepada mereka. Proses kerja yang berkaitan adalahseperti carta berikut :-CARTA 10PROSES KERJA PELAKSANAAN PENGHAKIMAN MAHKAMAHOLEH UNIT PELAKSANAAN DAN PENGUATKUASAANBuatBayaranKawalSeliaBayaranUnit Pelaksanaan Dan PenguatkuasaanPenghakimanMahkmahTermeteraiTerimaFail KesDaripadaIbu PejabatDan PejabatNegeriKaji FailDan KenalPastiPelaksanaanSedia DanSerah NotisTuntutanKepadaDefendan /PlaintifFailkanSamanPenghutangPenghakimanUnit Pelaksanaan DanPenguatkuasaanTetapkanTarikhPerbicaraanPerbicaraanMahkamahPerintahBayarKawalSeliaBayaranUnit Pelaksanaan DanPenguatkuasaanTidakBuatBayaranFailkanNotisKebangkrapan /PetisyenPenggulunganSyarikatTetapkanTarikhPerbicaraanPerbicaraanUnit Pelaksanaan Dan PenguatkuasaanMahkamahPembahagianDividen DanPenyelesaianHutangSerahkan Kes /DokumenBerkaitanKepadaJabatanPemegangHartaPerintahKebangkrapan /PenggulunganSyarikatDikeluarkanJabatan Pemegang Hartaii. Bagi proses pelaksanaan penghakiman mahkamah, Bahagian Guaman perlumematuhi norma masa yang ditetapkan oleh undang-undang sepertiberikut:-• Seksyen 6(3), Akta Had Masa 1953 memperuntukkan pelaksanaanpenghakiman perlu diambil oleh Kerajaan terhadap defendan/plaintifdalam tempoh tidak melebihi 12 tahun dari tarikh penghakimantermeterai dikeluarkan sekiranya keputusan penghakiman memihakKerajaan. Selepas tempoh masa ini, sebarang tindakan untukmendapatkan tuntutan penghakiman tidak boleh dikuatkuasakan.• Aturan 59, Kaedah 3(1), Kaedah Mahkamah Tinggi 1980 dan Aturan 48,Kaedah 3, Kaedah Mahkamah Rendah 1980 menetapkan tiada pihakberhak mendapat kos yang berhubung dengan prosiding kecuali denganperintah mahkamah.144

• Aturan 42, Kaedah 12, Kaedah Mahkamah Tinggi 1980 dan Aturan 29,Kaedah 12, Kaedah Mahkamah Rendah 1980 antara lain menetapkansetiap hutang penghakiman hendaklah dikenakan faedah pada kadar8% setahun dikira dari tarikh penghakiman sehingga jumlah hutangpenghakiman diselesaikan.Pada pandangan Audit, Bahagian Guaman telah merancang proses kerjadengan sewajarnya untuk membolehkan Unit Pelaksanaan danPenguatkuasaan melaksana dan menguatkuasakan penghakimanmahkamah dengan cekap selaras dengan undang-undang/peraturan yangditetapkan.c. Proses Kerja Pengurusan Kutipan Hasil Penghakiman MahkamahDaripada Defendan/Plaintifi. Hutang penghakiman yang dibayar oleh defendan/plaintif merupakan hasilkepada Kerajaan. Bayaran dibuat oleh defendan/plaintif secara tunai/kirimanwang pos/cek sama ada datang sendiri ke pejabat Bahagian Guaman di IbuPejabat dan di negeri atau melalui pos berdaftar. Kutipan yang diterima olehUnit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan akan direkodkan di dalam DaftarPembayaran dan kemudiannya diserahkan kepada Unit Kewangan bagitujuan perakaunan dan dimasukkan ke dalam bank. Secara amnya, kutipanhasil ini perlu mengikut peraturan kewangan yang telah ditetapkan olehKerajaan. Ringkasan proses kerja kutipan hasil penghakiman mahkamahadalah seperti carta berikut :-CARTA 11PROSES KERJA KUTIPAN HASIL PENGHAKIMAN MAHKAMAHIbu PejabatRekodDalamDaftarPembayaranSerahKutipanKutipanDibankkanRekodDalam BukuTunaiKeluarkanResit DanSerah KepadaBahagianGuamanHantarResitKepadaDefendan /PlaintifDefendan /Plaintif BuatBayaranNegeriSerahKutipanUnit Pelaksanaan Dan PenguatkuasaanUnit Kewangan, Jabatan Peguam Negaraii. Antara kutipan yang diterima daripada defendan/plaintif oleh UnitPelaksanaan dan Penguatkuasaan ialah bayaran ganti rugi pemberianbiasiswa, bayaran balik pinjaman pelajaran dan pinjaman belia yang dikutipbagi pihak Jabatan Perkhidmatan Awam, Kementerian Belia dan Sukan,Kementerian Pendidikan dan Jabatan Perdana Menteri. Kutipan bayaran145

alik pinjaman pelajaran dan pinjaman belia hendaklah dipulangkan balikkepada agensi berkaitan. Sehubungan ini, ia perlu diselaraskan semula kedalam akaun amanah berkaitan yang merupakan sumber asalnya pinjamanini diberi.Pada pandangan Audit, proses kerja tersebut yang ditetapkan olehBahagian Guaman untuk diikuti oleh kakitangan Unit Pelaksanaan danPenguatkuasaan serta Unit Kewangan adalah mencukupi dan mudahdifahami serta selaras dengan peraturan kewangan.d. Proses Kerja Pengurusan Bayaran Penghakiman Mahkamah KepadaDefendan/PlaintifBagi keputusan penghakiman yang memihak kepada defendan/plaintif, bayaranperlu dibuat kepada plaintif/defendan mengikut mana yang berkenaan. Peguamdefendan/plaintif membuat tuntutan dengan menggunakan borang yangdikhaskan (Borang C16B) yang mengandungi maklumat nombor akaun bankdan alamat kepada Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan. Pegawai Undangundangyang mengendalikan kes berkenaan akan kemukakan salinanpenghakiman termeterai bersama dengan Borang C16B kepadaPerbendaharaan Malaysia dalam tempoh 2 hari bekerja selepas borang tersebutditerima. Perbendaharaan Malaysia menyerahkan cek bersama surat serahandalam tempoh 30 hari bekerja daripada tarikh terima semua dokumen bayarandaripada Bahagian Guaman kepada defendan/plaintif. Satu salinan suratserahan hendaklah dihantar kepada Bahagian Guaman untuk makluman dankemudiannya kes ini ditutup. Proses kerja ini diringkaskan seperti carta berikut :-CARTA 12PROSES BAYARAN PENGHAKIMAN MAHKAMAHTerima BorangC16B DaripadaDefendan /PlaintifSerah BorangC16B DanPenghakimanBermeteraiKepadaPerbendaharaanUnit Pelaksanaan DanPenguatkuasaanCek BayaranDikeluarkanOlehPerbendaharaanHantar CekDan SuratSerahanKepadaDefendan /PlaintifSalinan SuratSerahanHantar KeIbu PejabatBahagianGuamanSimpan DalamFail KesFail DitutupPerbendaharaanUnit Pelaksanaan DanPenguatkuasaanPada pandangan Audit, Bahagian Guaman mempunyai proses kerja yangjelas dan lengkap untuk menguruskan bayaran penghakiman mahkamahkepada defendan/plaintif.146

21.4.1.5. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Untuk membantu Peguam Negara menjalankan tanggungjawabnya, Jabatantelah diluluskan sejumlah 568 jawatan pada tahun 2001. Pada tahun yangsama, Jabatan telah membuat penyusunan semula struktur organisasinyadengan membuat permohonan mewujudkan sejumlah 259 jawatan barusebagai tambahan kepada jawatan yang sedia ada. Pada tahun 2003,penyusunan semula struktur dibuat sekali lagi selaras dengan pelaksanaanSistem Saraan Malaysia di mana 147 jawatan baru telah dipohon. Daripadasejumlah 406 jawatan baru yang dipohon bagi kedua tahun ini, sejumlah 68jawatan adalah untuk Bahagian Guaman di Ibu Pejabat dan Unit Guaman diPejabat Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur seperti ditunjukkan di jadualberikut :-JADUAL 102PERMOHONAN JAWATAN BARU JABATAN PEGUAM NEGARAPADA TAHUN 2001 DAN 2003BAHAGIANBILANGANJAWATAN YANGDILULUSKAN(2001)BILANGANTAMBAHAN/(KURANGAN)JAWATANBILANGANSEBENARDIPERLUKANPengurusan 130 100 230Penasihat 124 24 148Guaman (termasuk 4 pejabat negeri) 68 27 95Pendakwaan (termasuk pejabat negeri) 170 61 231Gubalan 76 (2) 74Hal Ehwal Antarabangsa - 49 49Penyemakan dan Pembaharuan Undang-undang - 55 55Pejabat Cawangan W. Persekutuan K. Lumpur(termasuk 41 kakitangan Unit Guaman)- 84 84Unit Audit Dalam - 8 8JUMLAH 568 406 974b. Berdasarkan permohonan yang dikemukakan kepada Jabatan PerkhidmatanAwam, adalah didapati cadangan penyusunan semula struktur organisasidan pertambahan jawatan di Bahagian Guaman adalah perlu untukmenghadapi cabaran semasa termasuk saingan di pasaran di mana pegawaiyang berpengalaman akan menerima tawaran yang lebih menarik dari segiskel gaji dan kemudahan lain sungguhpun perkhidmatan dengan Kerajaanlebih terjamin. Oleh itu, peluang kenaikan pangkat perlu diutamakan dandiberi perhatian. Selain itu, ia penting untuk menentukan kesinambunganyang mana pegawai yang mencapai tahap kemahiran di dalam sesuatubidang tertentu, diperlukan terus bertugas di Bahagian tersebut.c. Unit Latihan Jabatan telah ditubuhkan pada bulan Julai 2001 untukmenyediakan rancangan latihan bagi meningkatkan pengetahuan dankemahiran kakitangan agar mereka dapat menjalankan tugas dengan cekap.Bagaimanapun, semakan Audit mendapati Unit ini hanya mula menyediakanrancangan latihan mulai tahun 2003. Antara kursus yang dirancang adalahCyber Law, Pengurusan dan Konflik, Pemikiran Kreatif, Kepimpinan danPengurusan Organisasi, Effective Writing Skills dan English for FunctionalPurpose. Selain itu, Jabatan juga akan menghantar kakitangan menghadiri147

kursus yang dianjurkan oleh institut/badan yang diiktiraf oleh Kerajaanseperti Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan (ILKAP), InstitutTadbiran Awam Negara (INTAN) dan yang dianjurkan oleh badan swasta,dari semasa ke semasa mengikut keperluan Jabatan.Pada pandangan Audit, Jabatan Peguam Negara telah merancang danmemohon perjawatan yang diperlukan oleh Bahagian Guaman bagimembolehkannya menjalankan fungsi dan tanggungjawab yang telahditetapkan dan mengekalkan kemahiran yang ada. Jabatan jugamerancang latihan untuk kakitangan bagi meningkatkan kecekapan dalammelaksanakan tugasan mereka.21.4.1.6. Keperluan Kewangana. Jabatan telah merancang dan memohon peruntukan kewangan daripadaKementerian Kewangan untuk menjalankan aktivitinya. Permohonanperuntukan untuk tempoh tahun 2001 hingga 2003 dikemukakan olehBahagian Guaman kepada Bahagian Pengurusan di Ibu Pejabat JabatanPeguam Negara pada akhir setiap tahun. Permohonan peruntukan inikemudiannya disatukan dalam Buku Anggaran Belanjawan Mengurus dandikemukakan oleh Jabatan Peguam Negara kepada Kementerian Kewanganuntuk kelulusan. Setiap permohonan peruntukan disokong dengan justifikasiyang terperinci dan selaras dengan aktiviti tahunan yang dirancang.b. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Jabatan telah memohon peruntukanmengurus berjumlah RM139.43 juta untuk menjalankan aktivitinya. Daripadajumlah ini, sejumlah RM8.89 juta adalah untuk Bahagian Guaman.Peratusan permohonan peruntukan kewangan Bahagian Guaman telahmeningkat daripada RM2.29 juta pada tahun 2001 menjadi RM4.01 jutapada tahun 2003. Ini adalah kerana pertambahan kakitangan hasil daripadapenstrukturan semula Jabatan pada tahun 2003. Pengagihan peruntukankewangan kepada Bahagian Guaman untuk tempoh 3 tahun adalah sepertiberikut :-JADUAL 103PENGAGIHAN PERUNTUKAN MENGURUS KEPADA BAHAGIAN GUAMANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN DIPOHONOLEH JABATANPEGUAM NEGARA(RM Juta)PERUNTUKAN YANGDIAGIHKAN KEPADABAHAGIAN GUAMAN(RM Juta)PERATUSAN YANGDIAGIHKAN(%)2001 35.97 2.29 6.42002 51.25 2.59 5.12003 52.20 4.01 7.7JUMLAH 139.43 8.89 6.4Pada pendapat Audit, Bahagian Guaman telah merancang keperluankewangan yang mencukupi untuk menjalankan aktivitinya.148

21.4.1.7. Mekanisme PemantauanMekanisme pemantauan di Bahagian Guaman boleh dibahagikan kepada 3peringkat iaitu di Ibu Pejabat Bahagian, Pejabat Cawangan WilayahPersekutuan Kuala Lumpur dan Pejabat Penasihat Undang-undang Negeri.Antara mekanisme pemantauan penting yang telah diwujudkan adalah sepertiberikut :-a. Semua Ketua Bahagian/Timbalan Ketua Bahagian Jabatan bermesyuaratdengan Peguam Negara pada setiap minggu bagi membincangkan halpentadbiran serta masalah perundangan dan isu semasa.b. Ketua Bahagian Guaman bersama Timbalan Ketua Bahagian mengadakanmesyuarat dengan Ketua Unit dan Pegawai Undang-undang pada setiapbulan untuk menyampaikan amanat dan polisi daripada Peguam Negaraserta membincangkan hal pentadbiran dan pengurusan kes.c. Setiap Pegawai Undang-undang hendaklah menyedia dan mengemukakanLaporan Prestasi Kerja setiap bulan kepada Ketua Bahagian.d. Bahagian Guaman dikehendaki menyediakan Laporan Kutipan Hasil IbuPejabat dan Laporan Kutipan Hasil Yang Disatukan (termasuk PejabatCawangan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan peringkat negeri) danmengemukakannya setiap bulan kepada Ketua Bahagian.Pada pandangan Audit, mekanisme yang diwujudkan untuk memantau aktivitiBahagian Guaman adalah memadai.21.4.2. PELAKSANAAN21.4.2.1. Prestasi Aktivitia. Pengendalian Kes Sivili. Pada akhir tahun 2003, bilangan kes sivil yang dikendalikan oleh BahagianGuaman adalah berjumlah 7,968. Pihak Audit tidak dapat menentukanperingkat tindakan guaman bagi setiap kes tersebut kerana tiada rekod indukdiselenggarakan untuk mengesan kedudukan tersebut. Antara kes yangmelibatkan Kerajaan sebagai defendan ialah dakwaan berhubung dengankecuaian institusi perubatan Kerajaan dalam memberi perkhidmatan;pampasan tanah yang diambil oleh Kerajaan dan penamatan perkhidmatananggota awam Kerajaan. Manakala kes yang melibatkan Kerajaan sebagaiplaintif adalah seperti keingkaran peminjam membayar balik pinjamanKerajaan; tuntutan ganti rugi daripada penerima biasiswa yang tidakmematuhi syarat perjanjian biasiswa dan keengganan kontraktor membayardenda. Kedudukan kes yang sedang dikendalikan setakat akhir tahun 2001,2002 dan 2003 adalah seperti di jadual berikut :-149

JADUAL 104JUMLAH KES SIVIL YANG DIKENDALIKAN PADA AKHIR TAHUNTAHUNJUMLAH KESYANG DKENDALIKAN PADA AKHIR TAHUN2001 8,2122002 6,9632003 7,968ii. Semakan Audit selanjutnya mendapati Bahagian Guaman telahmenyelesaikan sejumlah 5,042 kes bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003seperti di jadual berikut :-JADUAL 105JUMLAH KES SIVIL YANG DISELESAIKAN BAGITEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNJUMLAH KESYANG DISELESAIKAN2001 1,4012002 1,8132003 1,828JUMLAH 5,042b. Tuntutan Hasil Penghakiman Mahkamahi. Sebelum Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan diwujudkan, tiada unit khasditubuhkan untuk menguruskan kutipan penghakiman mahkamah.Bagaimanapun pada bulan Julai 2003, apabila Unit Pelaksanaan danPenguatkuasaan ditubuhkan untuk melaksanakan tugas tersebut, ia perlumengemaskinikan antaranya maklumat mengenai tuntutan dan kutipan kedalam Sistem Guaman Net. Sebagai permulaan, Ibu Pejabat dan PejabatCawangan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur telah diminta untukmengemukakan fail bagi setiap kes yang telah mendapatpenghakiman/perintah mahkamah bagi tujuan pengemaskinian maklumattersebut.ii. Berdasarkan kepada maklumat yang diperolehi daripada Sistem GuamanNet bagi kedua Cawangan tersebut, adalah didapati setakat akhir bulan April2004, Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan sedang menguruskansejumlah 1,080 kes tuntutan penghakiman mahkamah yang mana sejumlah891 kes merupakan kes aktif. Tuntutan penghakiman terdiri daripada hutangpenghakiman dan kos guaman yang sepatutnya dikutip berjumlah RM61.30juta. Daripada jumlah ini, sejumlah RM3.03 juta telah dikutip manakala bakiRM58.27 juta sedang dalam tindakan Unit ini. Butirannya adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 106TUNTUTAN PENGHAKIMAN PADA BULAN APRIL 2004TUNTUTANJUMLAH TUNTUTAN JUMLAH TELAH DIKUTIP BAKI KUTIPAN(RM Juta) (RM Juta) % (RM Juta) %Hutang Penghakiman 58.53 2.88 4.9 55.65 95.1Kos Guaman 2.77 0.15 5.4 2.62 94.6JUMLAH 61.30 3.03 4.9 58.27 95.1150

Pada pandangan Audit, Bahagian Guaman perlu menyelenggarakanmaklumat terperinci mengenai statistik dan status kes yang sedangdikendalikan dan yang telah selesai agar dapat memantau dan menilaiprestasi kerja Bahagian ini. Selain itu, Bahagian Guaman perlumeningkatkan usahanya untuk mengutip tuntutan penghakiman.21.4.2.2. Pematuhan Kepada Proses Kerja Pengendalian Kes Sivila. Pada keseluruhannya, Bahagian Guaman telah mengendalikan kes sivilmengikut proses kerja yang ditetapkan. Namun demikian, semakan Auditmendapati ada kes di mana norma masa yang ditetapkan dalam proseskerja tertentu tidak dapat dipatuhi sepenuhnya. Sebagai contoh, bagi kesyang melibatkan Kerajaan sebagai defendan, Memorandum Kehadiran diMahkamah Tinggi telah difailkan melebihi tempoh masa yang ditetapkandaripada tarikh saman diterima; Penyataan Pembelaan di Mahkamah Tinggijuga telah difailkan melebihi tempoh masa yang ditetapkan dari tarikhMemorandum Kehadiran difailkan di mahkamah dan Penyataan Pembelaantelah difailkan di Mahkamah Rendah selepas tarikh sebutan kes. SemakanAudit selanjutnya mendapati antara sebab proses kerja tersebut dibuat tidakmengikut norma masa yang ditetapkan ialah :-i. Sebahagian saman disampaikan terus kepada Kementerian/Jabatan dankemudiannya diserahkan kepada Ketua Bahagian Guaman untuk diambiltindakan selanjutnya. Akan tetapi, tindakan itu tidak dapat diambildengan segera oleh kakitangan Bahagian Guaman kerana pada masayang sama mereka juga mengendalikan kes dan perlu menghadiriperbicaraan di mahkamah.ii. Bagi saman yang perlu dikendalikan oleh Bahagian Guaman di negeri,saman tersebut disampaikan terlebih dahulu oleh plaintif kepada IbuPejabat. Ini melibatkan masa untuk Ibu Pejabat menyerahkannya kepadaBahagian Guaman di negeri berkaitan.iii. Bagi kes yang berlaku sebelum tahun 2002 di Negeri Johor,saman/dokumen kes sivil dikendalikan oleh Timbalan Pendakwa RayaUnit Pendakwaan di negeri itu. Pegawai ini perlu mengambil masa untukmenyemak kes sebelum mengambil tindakan kerana pada masa yangsama beliau juga mengendalikan kes pendakwaan.iv. Sebelum memfailkan Penyataan Pembelaan, laporan lengkap mengenaiberlakunya sesuatu kes perlu diperolehi terlebih dahulu daripadaKementerian/Jabatan berkaitan. Bagaimanapun, pegawai yangmengendalikan kes tidak mengambil tindakan segera untukmendapatkan laporan kes. Kementerian/Jabatan juga tidak memberikanlaporan yang diminta dengan cepat.v. Bagi kes yang rumit dan berkepentingan Kerajaan, pegawai berkenaanperlu mendapatkan pandangan Ketua Bahagian/Timbalan Ketua151

Bahagian/Ketua Unit. Memandangkan kesemua mereka mempunyaijadual tugas masing-masing, maka masa untuk mengadakanperbincangan adalah terhad. Perkara yang sama juga berlaku di manakes yang dikendalikan oleh pegawai di Pejabat Negeri, pandangan IbuPejabat Bahagian Guaman juga perlu diperolehi untuk kes sedemikian.b. Bagi kes yang melibatkan Kerajaan sebagai plaintif pula, ada juga kes di manatempoh masa untuk memfailkan saman dan Penyata Tuntutan daripada tarikhmenerima surat permohonan Kementerian/Jabatan tidak seragam. Ada kesmengambil masa kurang dari satu bulan dan ada juga yang mengambil masabertahun-tahun. Ketidakseragaman tempoh masa yang diambil kerana tiadanorma masa ditetapkan untuk menyiapkan tugasan ini seperti mana yangdinyatakan di perenggan 21.4.1.4.a(iii). Semakan Audit selanjutnya mendapatiantara sebab tindakan saman dan Penyataan Tuntutan mengambil masa yanglama untuk difailkan di mahkamah adalah seperti berikut :-i. Pegawai Undang-undang di negeri hanya mengendalikan kes MahkamahRendah sahaja. Semua kes Mahkamah Tinggi di negeri dikendalikanoleh pegawai di Ibu Pejabat. Mereka juga perlu mengendalikan kesMahkamah Rendah, Mahkamah Rayuan dan Mahkamah Persekutuan.ii. Maklumat yang dikemukakan oleh Kementerian/Jabatan tidak lengkapbagi membantu proses tindakan.iii. Kekerapan pertukaran pegawai yang mengendalikan kes danpenyerahan tugas tidak disediakan antara pegawai sebelum pertukarandibuat. Justeru itu, pegawai yang mengambil alih kes perlu mengambilmasa untuk meneliti semula kes dari peringkat permulaan sebelummeneruskan tindakan selanjutnya.iv. Sungguhpun kes sivil difailkan di seluruh negara, tetapi pegawaiBahagian Guaman hanya ditempatkan di 5 Pejabat Negeri. Bagi negeriyang lain, kes sivil dikendalikan oleh Timbalan Pendakwa Raya, UnitPendakwaan di negeri tersebut yang juga perlu melaksanakan tugashakiki mereka.Pada pandangan Audit, kelewatan berlaku terutamanya berpunca daripadabeban tugas pegawai yang terpaksa melaksanakan pelbagai tugas lain padasesuatu masa. Sehubungan ini, dengan penambahan jawatan yang telahdiluluskan pada tahun 2003, Bahagian Guaman perlu memastikan bahawasumber guna tenaga ini digunakan secara optimum.c. Pemeriksaan Audit terhadap kes yang telah mendapat penghakimantermeterai di mana Kerajaan sebagai plaintif, mendapati Unit Pelaksanaandan Penguatkuasaan telah mengikuti proses kerja yang telah ditetapkan dalammelaksana dan menguatkuasakan penghakiman mahkamah selaras denganundang-undang/peraturan yang ditentukan kecuali ada beberapa kes sepertiberikut :-152

i. Tindakan penguatkuasaan masih belum diselesaikan sungguhpun tuntutanpenghakimannya telah melebihi tempoh masa 12 tahun daripada tarikhpenghakiman termeterai.ii. Faedah 8% setahun tidak dikenakan atas jumlah tuntutan penghakiman.iii. Lejar individu tidak diselenggarakan untuk merekod jumlah tuntutanpenghakiman dan jumlah bayaran yang diterima. Oleh itu, pihak Audittidak dapat mengesahkan tuntutan penghakiman dan kos guaman yangperlu dikutip daripada kes yang terlibat. Bagaimanapun selepas teguranAudit, lejar individu secara manual telah diselenggarakan.Antara faktor yang menyebabkan beberapa peraturan yang telah ditetapkanberhubung dengan proses kerja pelaksanaan penghakiman mahkamah sepertidinyatakan di atas tidak dipatuhi adalah diterangkan di bawah :-• Sebelum Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan ditubuhkan, kes yangtelah mendapat penghakiman diurus oleh pegawai yang mengendalikankes sehingga ia selesai. Pada ketika itu tiada sistem diwujudkan bagimengesan kes yang telah mendapat penghakiman. Pegawai yangmengendalikan kes hanya memberi tumpuan kepada kes sebelum dansemasa perbicaraan. Apabila kes telah dibicarakan dan penghakimandiperolehi, kes tersebut dianggap telah selesai dan fail ditutup.Pemantauan oleh pegawai kanan hanya memberi tumpuan terhadappengendalian kes. Di Pejabat Negeri pula, fail bagi kes yang telah selesaiperbicaraan telah diarahkan tutup oleh pegawai yang mengendalikan kesberkenaan.• Fail yang diserahkan oleh Ibu Pejabat dan Pejabat di negeri kepada UnitPelaksanaan dan Penguatkuasaan untuk tindakan tidak disertakandengan laporan yang menerangkan kedudukan kes bagi membantumempercepatkan tindakan diambil. Oleh itu pegawai berkenaan perlumendapatkannya daripada agensi berkenaan tentang kedudukan jumlahtuntutan penghakiman yang terkini. Di peringkat agensi pula, maklumattidak dapat diberikan dengan segera kerana kes telah lama berlarutandan pegawai telah bertukar.• Ketiadaan lejar individu menyebabkan pegawai yang kendalikan kesperlu mengambil masa untuk mendapatkan jumlah tuntutan yang tepatberhubung dengan baki tuntutan.d. Di Pejabat Cawangan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan PejabatPenasihat Undang-undang Negeri Johor, tuntutan penghakiman berjumlahRM1.22 juta masih belum dikutip tetapi fail telah ditutup. Manakala 19 kesmelibatkan tuntutan berjumlah RM363,259 yang telah mendapat keputusanpenghakiman antara tahun 2000 hingga 2003 belum diambil tindakanpelaksanaan penghakiman. Kesemua kes ini belum dihantar ke UnitPelaksanaan dan Penguatkuasaan untuk tindakan mengutip bayaran tersebut.153

Pada pandangan Audit, tindakan segera perlu diambil untuk mengenalpasti dan mengesan kedudukan pelaksanaan penghakiman sebelumtempoh had masa luput.e. Pematuhan Kepada Proses Kerja Pengurusan Kutipan HasilPenghakiman Mahkamah Daripada Defendan/Plaintifi. Berdasarkan kepada rekod Unit Kewangan, sejumlah RM1.79 juta telahdipungut daripada defendan/plaintif sepanjang tempoh tahun 2001 hingga2003. Bagaimanapun daripada jumlah tersebut, bayaran balik pinjamanpelajaran/belia berjumlah RM978,943 masih belum dilaraskan balik kepadaKementerian/Jabatan/agensi berkaitan. Pelarasan ini tidak dibuat sebabUnit Kewangan tidak dapat menentukan jumlah sebenar kutipan untuk setiapKementerian/Jabatan/agensi yang mana ia telah dikreditkan ke dalam satukod hasil yang sama. Bagi mengatasi masalah ini, Unit Pelaksanaan danPenguatkuasaan telah menyediakan penyata yang menunjukkanKementerian/Jabatan/agensi asal yang menyalurkan pinjaman berkenaandan mengemukakannya kepada Unit Kewangan.ii. Pemeriksaan Audit selanjutnya terhadap kutipan penghakiman di 4 pejabatyang dilawati mendapati kawalan pungutan hasil pada keseluruhannyaadalah memuaskan kecuali perkara berikut :-• Di Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan, seorang pegawai ditugaskanmenerima wang tunai/cek/wang kiriman pos yang dibayar oleh defendan/plaintif yang membuat bayaran di Ibu Pejabat dan semua PejabatUndang-undang Negeri. Bagaimanapun pegawai tersebut belum diberikuasa secara bertulis oleh Ketua Bahagian Guaman seperti yangditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan 69. Berdasarkan maklumbalas Jabatan, pegawai tersebut telahpun diberi kuasa secara bertulisoleh Ketua Bahagian Guaman.• Ibu Pejabat Bahagian Guaman dan Pejabat Cawangan WilayahPersekutuan Kuala Lumpur tidak menyelenggarakan Daftar Mel bagimerekodkan semua terimaan melalui pos seperti kehendak ArahanPerbendaharaan 71(a). Bagaimanapun, selepas teguran Audit, daftarberkaitan telah diselenggarakan.• Pungutan berjumlah RM237,456 yang diserahkan kepada BahagianKewangan telah lewat dimasukkan ke bank antara 2 hingga 138 haridari tarikh bayaran diterima. Ini bertentangan dengan ArahanPerbendaharaan 78(a). Bagaimanapun, selepas teguran Audit, pegawaiyang bertanggungjawab telah diarahkan untuk mematuhi peraturankewangan yang berkaitan.• Resit telah lewat dikeluarkan dari tarikh terima bayaran. Di samping itu,ada juga resit diserahkan kepada pembayar antara 2 hingga 139 hari dari154

tarikh resit dikeluarkan. Ini telah bercanggah dengan ArahanPerbendaharaan 60.• Di Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan dan Pejabat CawanganWilayah Persekutuan Kuala Lumpur, tempat menerima wang berada dikawasan laluan keluar/masuk kakitangan dan berhampiran dengan bilikmenyimpan fail. Bagaimanapun, selepas teguran Audit, BahagianGuaman telah merujuk kepada Bahagian Pengurusan untukmenyediakan kaunter menerima wang dalam bilik yang terkawal.Pada pandangan Audit, pengurusan kutipan hasil penghakiman mahkamahmasih boleh dipertingkatkan dengan menitikberatkan kawalan dalamanyang berkaitan.f. Pengurusan Bayaran Penghakiman Mahkamah Kepada Defendan/Plaintifi. Adalah didapati sungguhpun proses kerja bayaran telah dipatuhi dengansewajarnya, namun kawalan pengurusan bayaran penghakiman mahkamahkepada defendan/plaintif adalah kurang memuaskan di mana UnitPelaksanaan dan Penguatkuasaan tidak menyelenggarakan satu daftar khasuntuk merekodkan tindakan bayaran kepada defendan/plaintif. Oleh itu,pihak Audit tidak dapat menentukan bilangan, jumlah dan statusbayaran kepada defendan/plaintif oleh Perbendaharaan Malaysia.ii. Semakan secara rambang telah dibuat terhadap bayaran penghakimankepada plaintif oleh Kerajaan mendapati Borang C16B telah dihantar kepadaPerbendaharaan Malaysia melebihi 2 hari bekerja yang ditetapkan daripadatarikh terima Borang C16B daripada peguam plaintif. Kelewatan berlakukerana surat serahan lambat ditandatangani oleh pegawai yangmengendalikan kes kerana beliau kerap menghadiri perbicaraan kes dimahkamah di sekitar Kuala Lumpur dan juga di negeri. Selain itu, bayaranjuga telah dibuat melebih 30 hari yang ditetapkan.Pada pandangan Audit, penurunan kuasa untuk menandatangani suratserahan hendaklah dikeluarkan kepada pegawai lain bagi mengelakkankelewatan bayaran. Bagaimanapun, Bahagian Guaman perlu mewujudkanperaturan tertentu bagi mengelakkan penyalahgunaan kuasa berlaku.21.4.2.3. Penyelenggaraan Rekoda. Sistem Pengurusan Maklumati. Selaras dengan hasrat Jabatan Peguam Negara mewujudkan satupangkalan data yang akan membantu pegawai mencapai data dan maklumataktiviti Jabatan/Bahagian seperti pengendalian kes, pendapat, pandangandan nasihat serta hal pentadbiran, satu sistem telah bermula dibangunkanpada bulan April 2002 yang dikenali sebagai Sistem InfoLEGAL. Sistem inidibangunkan oleh sebuah syarikat yang dilantik oleh Jabatan dengan155

anggaran kos berjumlah RM2.57 juta dan telah selesai dibangunkan padabulan Ogos 2003. Sistem ini mengandungi 7 modul iaitu :-• Enterprise Document Management System;• Community Application;• Task and Decision Tracking System;• Filing and Registry System;• Meeting and Facilities Management System;• Inventory Management System; dan• Workflow Application.Daripada 7 modul yang dibangunkan di bawah Sistem InfoLEGAL, hanyaEnterprise Document Management System (sistem) yang aktif digunakan.Sementara itu, 6 modul lain masih dalam peringkat percubaan. Sistem inidireka cipta bertujuan mengimbas (scan) semua dokumen Jabatan yangberkaitan dengan aktiviti utama Jabatan/Bahagian termasuk dokumenpentadbiran. Dokumen yang diimbas disimpan di dalam server bagimemudahkan capaian kepada dokumen. Carian dokumen ini boleh dibuatmengikut subjek, kandungan dan perkara. Hanya dokumen yang telahdiluluskan oleh Ketua Bahagian sahaja yang akan diimbas ke dalam sistem.Semakan Audit mendapati sistem tersebut telah digunakan di BahagianGuaman yang mana dianggarkan sejumlah 451,489 muka surat pelbagaidokumen telah diimbas ke dalam sistem ini.ii. Selain daripada Sistem InfoLEGAL, Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan,Bahagian Guaman telah menggunakan Sistem Guaman Net yang bertujuanmemantau kutipan hasil daripada penghakiman mahkamah. Sistem inidibangunkan secara in-house dan mula digunakan pada akhir bulanDisember 2003 untuk menyimpan semua maklumat mengenai fail kes danjumlah tuntutan penghakiman yang berkaitan. Sistem ini juga berupayamengira baki tunggakan kes serta mengawal selia status kes. Sistem inijuga bertindak sebagai penggerak terhadap bayaran tertangguh sesuatu kessecara automatik. Daripada maklumat yang direkodkan, sistem ini dapatmengeluarkan penyata secara automatik dan terkini seperti PenyataBulanan, Penyata Mengikut Agensi, Penyata Mengikut Jenis Fail, PenyataTahunan dan rekod pembayaran bulanan berdasarkan kod hasil. SemakanAudit mendapati sejumlah 1,080 kes sivil yang melibatkan tuntutanpenghakiman telah dimasukkan ke dalam sistem ini yang mana 891merupakan kes aktif. Kes tersebut hanya melibatkan maklumat yangdiperolehi daripada Ibu Pejabat dan Pejabat Cawangan WilayahPersekutuan Kuala Lumpur.iii. Sungguhpun Jabatan Peguam Negara mempunyai Sistem InfoLEGAL danBahagian Guaman menerima pakai Guaman Net, namun begitu keduasistem ini tidak dapat memberi maklumat mengenai statistik dan status kessivil yang dikendalikan oleh Bahagian Guaman secara menyeluruh. Selainitu, satu sistem bagi menyelaras kes antara Jabatan Peguam Negara dan156

agensi yang terlibat dalam aktiviti guaman juga tidak diwujudkan. Oleh ituperancangan yang lebih sistematik tidak dapat dibuat bagi menganggarkanbeban tugas sebenar yang dipertanggungjawabkan kepada Bahagian ini.Akibat daripada tidak wujudnya satu sistem pengurusan maklumat yanglengkap dan menyeluruh menyebabkan maklumat yang diminta oleh pihakAudit tidak dapat disediakan dengan cepat dan lengkap. Bahagian Guamantidak dapat memberi maklumat sebenar mengenai bilangan kes sedangdikendalikan dan kes selesai mengikut usia juga tidak dapat dikemukakan.Pada pandangan Audit, Jabatan Peguam Negara hendaklah memastikansistem pengurusan maklumat yang tersedia ada dikemaskinikan bagimembantu Jabatan dan Bahagian Guaman dalam melaksanakan aktivitinyadengan lebih cekap.b. Pengurusan Fail/DaftarPenyelengaraan fail dan daftar di 4 pejabat yang dilawati mendapati fail utamatelah diwujudkan bagi setiap kes kecuali perkara berikut :-i. Di Ibu Pejabat Bahagian Guaman, Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan,Pejabat Cawangan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur dan PejabatUndang-undang Negeri Johor, kesemua fail aktif dan fail kes selesai dan failtutup (kecuali Ibu Pejabat Bahagian Guaman) telah disimpan dengan teratur.Di Ibu Pejabat Bahagian Guaman, fail lama yang sebahagiannya merupakanfail tutup tahun 1970an disimpan di dalam kotak tetapi kotak tersebutdiletakkan berselerak di atas lantai kerana tiada ruang untuk menyimpan failtersebut. Bagaimanapun selepas dibangkitkan oleh pihak Audit, keadaan initelah diperbetulkan.ii. Di kedua Ibu Pejabat Bahagian Guaman dan Pejabat Cawangan WilayahPersekutuan Kuala Lumpur, sebahagian fail aktif disimpan di dalam bilik faildan sebahagian lagi di dalam bilik pegawai yang mengendalikan kes. Disamping itu, satu Daftar Kawalan Fail tidak diselenggarakan untukmengesan fail berkenaan. Daftar Pergerakan Fail bagi merekodkan failkeluar/masuk di dalam bilik fail juga tidak disediakan. Fail yang keluardaripada bilik fail adalah berdasarkan kepada permintaan pegawai yangmengendalikan kes. Fail yang masuk untuk disimpan pula tidak direkodkan.Oleh itu, pihak Audit tidak dapat menentukan jumlah keseluruhan fail aktifdan fail selesai/tutup.Pada pandangan Audit, sistem penyelenggaraan daftar dan penyimpananfail masih boleh dipertingkatkan agar dokumen penting dijaga dengan baikdan selamat bagi memudahkan rujukan dibuat.c. Kedudukan Guna Tenaga Dan Latihani. Pada tahun 2003, Jabatan Peguam Negara telah diluluskan dengansejumlah 974 jawatan. Daripada jumlah ini, sejumlah 136 jawatan adalahuntuk melaksanakan aktiviti Bahagian Guaman yang mana sejumlah 95157

jawatan di Ibu Pejabat dan 41 jawatan di Unit Guaman, Pejabat WilayahPersekutuan Kuala Lumpur. Setakat pengauditan, sejumlah 112 jawatantelah diisi. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 107KEDUDUKAN JAWATAN MENGIKUT GRED JAWATAN BAHAGIAN GUAMANBAHAGIANGREDJAWATANJAWATAN LULUS DIISI KOSONG % DIISIIBU PEJABATKetua Bahagian GuamanTimb. Ketua Bahagian GuamanPeguam Kanan PersekutuanPeguam Kanan PersekutuanPeguam Kanan Persekutuan(Seorang L41 ditempatkan di Johor,Kedah, Pahang, Perak dan Sarawak)Pembantu Undang-undangPembantu Undang-undangLain Kumpulan sokonganPEJABAT WILAYAH PERSEKUTUANKUALA LUMPURKetua Unit GuamanPeguam Kanan PersekutuanPeguam Kanan PersekutuanPembantu Undang-undangPembantu Undang-undangLain Kumpulan sokonganUtama BUtama CL 54L 48L 41L 32L 29N22, N17, N11,N3, N1, R6, R312511232942125111828350000501710010010010078.310088.983.3Jumlah 95 82 13 86.3L 54L 48L 41L 32L 29N22, N17, N11, N3,N11681421134131803401310050501007585.7Jumlah 41 30 11 73.2JUMLAH 136 112 24 82.4ii. Semakan Audit selanjutnya mendapati kekosongan 24 jawatan initerutamanya 14 pegawai Gred L29 hingga L48, telah menjejaskankeberkesanan aktivitinya kerana beban kerja mengendalikan kes yang beratyang mana purata nisbah kes setiap pegawai adalah 1 : 170. Selain itu,pegawai di Ibu Pejabat juga perlu mengendalikan kes Mahkamah Tinggi dinegeri di samping kes yang dikendalikan di Ibu Pejabat. Sebagai contoh,sepanjang tahun 2003, seorang pegawai yang mengendalikan kes perlumenghadiri secara purata 96 kali sebutan kes/perbicaraan di mahkamah.Butirannya adalah seperti di Jadual 108. Di Unit Pelaksanaan danPenguatkuasaan pula, hanya 6 daripada 9 jawatan telah diisi. Selaindaripada memantau kutipan hasil dan bayaran penghakiman, pegawai inijuga perlu menghadiri perbicaraan di mahkamah dari semasa ke semasa.JADUAL 108BILANGAN KES DITADBIR BERBANDING BILANGAN PEGAWAIPADA TAHUN 2003PERKARAIBU PEJABAT(TERMASUKSELANGOR)WILAYAHPERSEKUTUANJOHORPURATABilangan Kes 6,214 803 103 7,120Bilangan Pegawai 33 8 1 42Nisbah Kes Setiap Pegawai 1: 188 1: 100 1:103 1 : 170Sumber: Rekod Kes Bahagian Guaman158

iii. Unit Latihan Jabatan tidak melaksanakan kursus/latihan seperti mana yangdirancang malahan telah mengendalikan kursus/latihan dalaman yang lainyang tidak terancang dari semasa ke semasa mengikut keperluan tugassemasa kakitangan atas arahan Peguam Negara atau Peguam CaraNegara. Antara kursus dalaman yang telah dianjurkan adalah PublicInternational Law, International Dispute Settlement, Law Development andWorld Trade, Introduction To Public International Law, Credit Card Fraud,International Law and International Society dan English LanguageProficiency. Latihan mock trail dalam aspek pemeriksaan saksi utama,keterangan saksi pakar, rayuan ke Mahkamah Rayuan juga telah diadakanpada tahun 2003.iv. Jabatan telah menghantar kakitangannya menghadiri kursus yang dianjurkanoleh Institut Latihan Kehakiman Dan Perundangan (ILKP) dan Institut TadbirAwam Negara (INTAN) dari semasa ke semasa. Jadual 109 menunjukkanantara kursus yang telah dihadiri oleh kakitangan Jabatan pada tahun 2003.Bagaimanapun, bagi kursus/latihan di INTAN yang telah dihadiri oleh 15kakitangan, maklumat mengenai gred jawatan kakitangan itu tidak dapatditentukan. Bagi kakitangan yang menghadiri kursus/latihan di ILKP pula,bilangan dan gred jawatan kakitangan tidak dikemukakan oleh Jabatan.JADUAL 109KURSUS YANG DIHADIRI DI INSTITUT LATIHAN KEHAKIMAN DAN PERUNDANGANSERTA INSTITUT TADBIR AWAM NEGARA PADA TAHUN 2003Institut Latihan Kehakiman Dan PerundanganKursus Trial Within A Trial /Impeachment ProceedingKursus Seni KepeguamanKursus Seksyen 17 Kanun Tatacara JenayahKURSUS/BENGKEL/SEMINARKursus Peranan Sains Forensik Dalam Kes Jenayah – Bahagian 1Seminar Undang-undang Pilihan RayaKursus Undang-undang Keterangan Dan Pemakaiannya Dalam Perbicaraan Pelbagai Jabatan Bil. 1/2003Kursus Post-Trail ProceduresBengkel Penyediaan AffidavitKursus Perbicaraan Di Bawah Seksyen 69, Akta Kerja 1955Institut Tadbir Awam NegaraCross Cultural ManagementKursus Kepimpinan Dan PengurusanKursus Pengurusan Krisis/KonflikKursus English For Funtional PurposeKursus Asas Protokol Etiket Sosial Siri 1/2003Creative And Critical Thinkingv. Untuk menilai sama ada kursus/latihan yang telah diberikan adalah sesuaidan mencukupi serta berkesan dalam membantu menjalankan tugasankakitangan, soal selidik telah diagihkan kepada kakitangan KumpulanPengurusan dan Profesional serta Kumpulan Sokongan. Hasil analisisberdasarkan maklum balas yang diterima daripada 39 kakitangan BahagianGuaman mendapati 74.4% daripadanya menyatakan kursus/latihan yangdianjurkan berkesan dalam meningkatkan pengetahuan dan kualiti kerjamereka. Sungguhpun demikian, kakitangan Kumpulan Pengurusan dan159

Profesional menyatakan mereka memerlukan kursus/latihan yang lebihkhusus kepada sesuatu bidang/jurusan mengikut perkembangan semasadan yang melibatkan permasalahan antarabangsa. Mereka jugamenyarankan latihan praktikal harus diperbanyakkan. Manakala PembantuUndang-undang Gred L32 dan L29 menyatakan bahawa merekamemerlukan kursus yang lebih sesuai berkaitan dengan tugas harian.Pada pandangan Audit, Jabatan Peguam Negara telah berusahamenentukan guna tenaga yang diluluskan diisi dengan sewajarnya agaraktivitinya dapat dijalankan dengan cekap. Namun kekosongan jawatanyang wujud telah memberi kesan yang nyata terhadap pelaksanaan aktivitiBahagian Guaman. Tindakan segera harus diambil untuk menyelesaikanmasalah ini. Jabatan perlu melaksanakan kursus dan latihan untukmeningkatkan pengetahuan, kecekapan dan kemahiran kakitangannyadengan memberi keutamaan kepada latihan praktikal.21.4.2.4. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Jabatan Peguam Negara telah diluluskan peruntukan mengurus berjumlahRM143.95 juta bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 iaitu lebihan sejumlahRM4.52 juta daripada jumlah peruntukan yang telah dipohon. Jabatan padakeseluruhannya telah membelanjakan antara 96.5% hingga 104.2%daripada peruntukan yang diluluskan untuk tempoh tahun 2001 hingga 2003.b. Bahagian Guaman telah diluluskan 100.4% dan 100% daripada peruntukanyang di pohon pada tahun 2001 dan 2002 masing-masingnya. Pada tahun2003 pula, Bahagian ini telah memperolehi 88.5% daripada peruntukan yangdipohon. Bahagian ini telah membelanjakan antara 84.3% hingga 119.3%daripada peruntukan yang diluluskan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003.Perbelanjaan melebihi peruntukan ini berlaku pada tahun 2002 dan 2003adalah disebabkan oleh pembayaran gaji, imbuhan tetap dan bonus kepadakakitangan akibat penstrukturan semula Jabatan pada tahun berkaitan.Ringkasan jumlah peruntukan yang dipohon, dilulus dan dibelanjakan bagitempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 110JUMLAH PERUNTUKAN MENGURUS YANG TELAH DIPOHON DAN DILULUSKANUNTUK BAHAGIAN GUAMAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003BUTIRAN 2001 2002 2003Peruntukan Dipohon (RM Juta) 2.29 2.59 4.01Peruntukan Dilulus (RM Juta) 2.30 2.59 3.55% Dilulus 100.4 100 88.5Perbelanjaan (RM Juta) 1.94 3.09 3.58% Dibelanja 84.3 119.3 100.8Pada pendapat Audit, Bahagian Guaman telah membelanjakan peruntukankewangan yang diluluskan untuk melaksanakan aktivitinya dengan cekap.160

21.4.3. PEMANTAUAN21.4.3.1. Mengikut rekod Bahagian, mesyuarat semua KetuaBahagian/Timbalan Ketua Bahagian Jabatan dengan Peguam Negara setiapminggu yang bermula pada tahun 2002 telah diadakan 18 kali pada tahun 2002dan 2003. Selain itu, mesyuarat antara Ketua Bahagian, Timbalan KetuaBahagian, Ketua Unit dan Pegawai Undang-undang yang sepatutnya diadakansetiap bulan juga tidak diadakan seperti yang dirancang. Pada tahun 2001hingga 2003, ia dilaksanakan sebanyak 18 kali sahaja. Bahagian inimemaklumkan pemantauan ada dijalankan seperti dirancang kecuali hasilmesyuarat tidak didokumentasikan kerana Pegawai Undang-undang Bahagianini perlu memberikan keutamaan kepada pengendalian kes.21.4.3.2. Pegawai Undang-undang telah menyedia dan mengemukakanLaporan Prestasi Kerja kepada Ketua Bahagian setiap suku tahun seperti yangditetapkan mulai tahun 2002. Mengenai Laporan Kutipan Hasil Ibu Pejabatpula, Bahagian Guaman telah mula menyediakannya pada bulan Julai 2003.Manakala di Pejabat Cawangan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur laporan inidisediakan 3 kali sahaja pada tahun 2003. Bagaimanapun, Bahagian Guamantelah memaklumkan ia bercadang menyediakan Laporan Kutipan Hasil YangDisatukan setiap bulan untuk dikemukakan kepada Ketua Bahagian mulai bulanJun 2004.21.4.3.3. Adalah diperhatikan pemantauan secara ad hoc telah juga dibuat.Antaranya adalah membuat naziran di Pejabat Undang-undang Negeri.Mesyuarat dan perbincangan dari semasa ke semasa antara Ketua Bahagian,Timbalan Ketua Bahagian, Ketua Unit dan Pegawai Undang-undang jugadiadakan.21.4.3.4. Bahagian ini telah mengeluarkan banyak Arahan Ketua BahagianGuaman pada tahun 2004 untuk mempertingkatkan mekanismepemantauannya. Antara arahan ini adalah Garis Panduan Mengenai PenyataBulanan Pengendalian Kes Sivil Yang Melibatkan Kerajaan Persekutuan OlehPeguam Kanan Persekutuan/Peguam Persekutuan di Negeri dan GarisPanduan Mengenai Laporan Status Fail Yang Dikendalikan Oleh Peguam KananPersekutuan/Peguam Persekutuan di Negeri. Di samping itu, mulai tahun inijuga, semua Pegawai Undang-undang perlu memberi laporan/maklum balasperkembangan kes yang dihadirinya kepada Ketua Bahagian/Timbalan KetuaBahagian/Ketua Unit sebaik sahaja balik daripada tugasan berkaitan.Pada umumnya, pemantauan aktiviti oleh Bahagian Guaman adalah memadai.21.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, Bahagian Guaman, Jabatan Peguam Negara telah merancangaktivitinya dengan baik. Bagaimanapun, Jabatan perlu mempertingkatkan usahanyadalam pelaksanaan aktiviti pengendalian kes sivil. Sehubungan itu, Jabatan disyorkan161

mengambil langkah penambahbaikan untuk mewujudkan satu sistem pengurusanmaklumat yang menyeluruh bagi menyimpan maklumat penting supaya ia dapatdiperolehi dengan kadar yang segera apabila diperlukan oleh pihak pengurusan untukmembuat keputusan. Ini dapat membantu Jabatan menilai prestasi kerja yangdilaksanakan oleh Bahagian Guaman agar tahap perkhidmatan kepada pelanggandapat dipertingkatkan. Di samping itu, Unit Pelaksanaan dan Penguatkuasaan perlumenyelenggarakan rekod kutipan hasil dan bayaran penghakiman mahkamah denganlengkap dan kemas kini supaya penguatkuasaan penghakiman dan tuntutanpenghakiman dapat dilaksanakan dengan cekap.162

KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN22. PENGURUSAN PROGRAM RAKAN MUDA DENGANKERJASAMA PERTUBUHAN BUKAN KERAJAAN (NGOs)22.1. LATAR BELAKANG22.1.1. Program Rakan Muda yang dilancarkan oleh Kementerian Belia dan Sukanpada bulan Oktober 1994 bertujuan membina satu masyarakat belia yang bersatupadu, berdisiplin, berakhlak tinggi dan bergerak maju dalam bidang ekonomi, sosialdan sukan ke arah pembangunan dan perpaduan negara.22.1.2. Program Rakan Muda mempunyai 2 komponen utama iaitu WawasanRakan Muda dan Gaya Hidup Rakan Muda. Wawasan Rakan Muda adalah cetusandaripada Wawasan 2020 untuk menyokong harapan negara maju berlandaskanidentiti bangsa Malaysia di mana generasi muda mempunyai nilai yang muliaditerjemahkan dalam 9 Gaya Hidup Rakan Muda yang dipilih khusus bersesuaiandengan keperluan generasi muda dan negara. Carta berikut menunjukkanhubungan di antara kedua komponen ini :-CARTA 13HUBUNGAN ANTARA WAWASAN RAKAN MUDA DAN GAYA HIDUP RAKAN MUDAWAWASAN 2020WAWASAN RAKAN MUDARakanSukanRakanMasyarakatRakanCinta AlamRakanSeni BudayaRakanRekreasiRakanKecergasanRakanWajadiriRakan Wirausaha &WiramahirRakanRekacipta22.1.3. Program Rakan Muda dilaksanakan melalui 2 pendekatan iaitu sama adadirancang oleh Kementerian dan dilaksanakan dengan kerjasama PertubuhanBukan Kerajaan (NGOs) atau dirancang dan dilaksanakan sendiri oleh NGOsdengan menggunakan geran yang diberi oleh Kementerian.163

22.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan Program RakanMuda dengan kerjasama NGOs telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur,berhemat serta selaras dengan objektif yang ditetapkan.22.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan ini dilaksanakan melalui pemeriksaan fail, rekod kewangan dan dokumenberkaitan bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Jun 2003 di peringkat Kementerian;Jabatan Belia dan Sukan Negara; Jabatan Belia dan Sukan Negeri Kedah; Kelantan;Pulau Pinang; Sabah; Sarawak dan Selangor. Satu kajian awal telah dijalankan diJabatan Belia dan Sukan Negeri Melaka untuk mengenal pasti prosedur pelaksanaanProgram Rakan Muda di peringkat negeri. Temu bual dan perbincangan denganPegawai Rakan Muda terlibat juga telah diadakan. Lawatan ke 3 Kompleks RakanMuda dan 17 Sekretariat Rakan Muda telah dibuat. Maklum balas daripada 26 NGOsyang pernah menerima bantuan kewangan dan 375 belia berumur 15 hingga 25 tahunjuga telah dikumpulkan untuk menilai pandangan, kefahaman dan kepuasan merekaterhadap program ini.22.4. PENEMUAN AUDITSemakan Audit terhadap pengurusan Program Rakan Muda yang merangkumi aspekperancangan, pelaksanaan dan pemantauan mendapati perkara berikut :-22.4.1. PERANCANGAN22.4.1.1. Struktur PengurusanCawangan Rakan Muda yang terletak di bawah Bahagian Pembangunan Belia,Jabatan Belia dan Sukan Negara bertanggungjawab merancang, melaksana,menyelaras, memantau dan menilai pelaksanaan Program Rakan Muda diseluruh negara.a. Cawangan Rakan Muda diketuai oleh seorang Pengarah Gred S48, yangditempatkan secara pentadbiran di Pusat Belia Antarabangsa untukmengendalikan Program Anugerah Remaja Perdana. Beliau dibantu olehseorang Timbalan Pengarah Gred S48 (Khas Untuk Penyandang dan diberitanggungjawab sebagai Pengarah Operasi), 4 orang Penolong PengarahGred S41 dan 4 orang Pegawai Rakan Muda Gred S32.b. Di peringkat negeri, pelaksanaan Program Rakan Muda dijalankan oleh 15Jabatan Belia dan Sukan Negeri (termasuk Wilayah Persekutuan KualaLumpur dan Labuan) dan 111 Pejabat Belia dan Sukan Daerah atauBahagian (untuk Negeri Sabah dan Sarawak). Program Rakan Muda diseliaoleh Pengarah Belia dan Sukan Negeri Gred S54/S48 dan dibantu olehseorang Pegawai Rakan Muda Negeri Gred S32. Carta Organisasi JabatanBelia dan Sukan Negara dan hubung kaitnya dengan Cawangan RakanMuda, Jabatan Belia dan Sukan Negeri serta Pejabat Belia dan SukanDaerah/Bahagian adalah seperti di carta berikut :-164

CARTA 14CARTA ORGANISASI JABATAN BELIA DAN SUKAN NEGARADAN HUBUNG KAITNYA DENGAN CAWANGAN RAKAN MUDASERTA PEJABAT NEGERI DAN DAERAH/BAHAGIANKETUA PENGARAHJUSA CTimbalan KetuaPengarah BahagianPembangunan SukanGred S54Timbalan KetuaPengarah BahagianPembangunan BeliaGred S54Ketua CawanganBahagianPengurusanGred N3215 Jabatan Belia danSukan NegeriPengarah CawanganRakan MudaGred S48111 Pejabat Beliadan SukanDaerah/BahagianPengarah OperasiRakan MudaGred S48Penolong Pengarah UnitSukarelawan dan SektorKemajuan TanahGred S41Penolong PengarahUnit Sekretariat RakanMuda dan Sektor NGOsGred S41Penolong PengarahUnit Sektor IPT danUnit SekolahGred S41Penolong PengarahUnit PembangunanSahsiahGred S41Nota : IPT : Institut Pengajian Tinggic. Kementerian Belia dan Sukan (KBS) juga telah mewujudkan 4 jawatankuasayang perlu bermesyuarat sekurangnya sekali dalam satu tahun untukmenyelia dan menilai Program Rakan Muda. Jawatankuasa tersebutadalah:-i. Jawatankuasa Pemandu dipengerusikan oleh Menteri Belia dan Sukandan dianggotai oleh wakil daripada sektor korporat, pertubuhan belia,Institut pengajian tinggi dan individu serta aktivis masyarakat.Jawatankuasa ini bertindak sebagai kumpulan pemikir yangmenyumbang kepada idea dan strategi pelaksanaan Program RakanMuda.ii. Jawatankuasa Antara Agensi diwujudkan pada tahun 2000 berfungsisebagai satu forum untuk menilai, memandu dan mengintegrasikanpelaksanaan Program Rakan Muda di semua peringkat. Jawatankuasaini dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha KBS dan dianggotai oleh 10wakil agensi berikut :-• Kementerian Pendidikan;• Kementerian Pembangunan Usahawan;165

• Kementerian Sumber Manusia;• Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar;• Kementerian Perpaduan Negara dan Pembangunan Masyarakat;• Kementerian Kebudayaan, Kesenian dan Pelancongan;• Kementerian Tenaga, Komunikasi dan Multimedia;• Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan;• Kementerian Pembangunan Wanita dan Keluarga; dan• Jabatan Kemajuan Islam Malaysia.iii. Jawatankuasa Penyelarasan Dasar, Kewangan dan Programdipengerusikan oleh Ketua Setiausaha KBS. Ia dianggotai oleh pegawaikanan KBS dan kehadiran Pengarah Jabatan Belia dan Sukan Negeriadalah mengikut keperluan. Jawatankuasa ini bertindak menyelaraskeseluruhan pelaksanaan Program Rakan Muda.iv. Jawatankuasa Jenamaan dipengerusikan oleh Menteri Belia dan Sukandan dianggotai oleh Ketua Pengarah Jabatan Belia dan Sukan Negara,Pengarah Cawangan Rakan Muda dan wakil daripada sektor korporatdan institut pengajian tinggi. Jawatankuasa ini bertanggungjawabmemastikan kawalan, nilai dan kualiti promosi bagi mencapai matlamatdan falsafah yang telah ditetapkan.Pada pandangan Audit, satu struktur pengurusan yang berkesan telahdiwujudkan untuk pelaksanaan Program Rakan Muda.22.4.1.2. Kumpulan Sasarana. Pada peringkat awal pelaksanaan Program Rakan Muda, ia dibuka kepadasemua golongan tanpa sekatan umur. Sungguhpun begitu, pada tahun 1998Kerajaan telah memutuskan supaya program ini memberikan keutamaankepada golongan belia yang berumur antara 18 hingga 25 tahun.b. Mulai tahun 2001 iaitu di bawah Imej Baru Rakan Muda, program ini telahmengutamakan golongan belia yang berusia 15 hingga 25 tahun yangdianggarkan seramai 3.08 juta orang.c. Kementerian Belia dan Sukan telah menetapkan sekurangnya 80% atau 2.5juta belia di negara ini melibatkan diri dalam 4 atau 5 kali aktiviti Gaya HidupRakan Muda pada satu tahun.22.4.1.3. Pendekatan Programa. Kaedah Melaksanakan ProjekProjek Rakan Muda boleh dilaksanakan melalui 2 kaedah iaitu Projek Profil danProjek NGOs. Kaedah pelaksanaannya adalah seperti berikut :-i. Projek Profil merupakan projek yang dirancang oleh Cawangan RakanMuda untuk dilaksanakan di peringkat kebangsaan, negeri ataupun166

daerah/bahagian melalui NGOs yang dipilih. Jabatan Belia dan SukanNegara tidak menetapkan kriteria asas secara bertulis untuk memilihNGOs yang akan melaksanakan Projek Profil. NGOs yang terpilih akandijemput untuk memohon wang bantuan supaya dapat menganjurkanaktiviti yang berkaitan. Permohonan bantuan kewangan Projek Profiloleh NGOs yang terpilih ini juga perlu mematuhi syarat yang ditetapkandalam garis panduan pemberian bantuan yang dikeluarkan oleh KBS.Bagi tempoh tahun 2001 hingga tahun 2003, Jabatan Belia dan SukanNegara telah merancang sejumlah 92 Projek Profil. Antara projek yangtelah dirancang adalah seperti berikut :-• Bengkel Penggerak Program Anugerah Remaja Perdana RakanMuda;• Karnival Rekreasi Institut Pengajian Tinggi Rakan Muda;• Cyber Games Rakan Muda;• Program Rakan Muda Ramadhan;• Karnival Rakan Muda; dan• Program Rakan Muda Khatam Al-Quran.ii. Projek NGOs merupakan Program Rakan Muda yang dirancang olehNGOs sendiri dan dilaksanakan dengan bantuan kewangan daripadaKBS. NGOs perlu mengemukakan kertas cadangan kepada CawanganRakan Muda atau Jabatan Belia dan Sukan Negeri atau Pejabat Beliadan Sukan Daerah/ Bahagian bagi mendapatkan bantuan kewangan.Pada pandangan Audit, Kementerian Belia Dan Sukan perlu menetapkankriteria bertulis untuk memilih penganjur bagi Projek Profil di sampingmenyediakan prosedur/kaedah pelaksanaan Projek Profil.b. Pendaftaran Keahlian Gaya Hidup Rakan MudaBerdasarkan kepada arahan Jabatan Belia dan Sukan Negara yang dikeluarkanpada tahun 1995, semua Pejabat Belia dan Sukan Daerah/Bahagian perlumendaftarkan kumpulan sasaran mengikut minat masing-masing. Belia yangberminat menyertai Program Rakan Muda boleh mendaftar sebagai ahli dalam 9Gaya Hidup yang diperkenalkan iaitu Rakan Sukan; Rakan Masyarakat; RakanCinta Alam; Rakan Seni Budaya; Rakan Rekreasi; Rakan Kecergasan; RakanWajadiri; Rakan Wirausaha dan Wiramahir serta Rakan Rekacipta. Borangpendaftaran keahlian Gaya Hidup Rakan Muda telah disediakan untuk kegunaansemua Pejabat Belia dan Sukan Daerah/Bahagian dan satu Daftar Keahlianperlu diselenggarakan supaya peserta dapat dipilih untuk Program Rakan Mudayang dijalankan.Pada pandangan Audit, Kementerian Belia Dan Sukan mempunyaiperancangan yang baik untuk mengendalikan pendaftaran keahlian GayaHidup Rakan Muda.167

c. Pendaftaran Sukarelawan Rakan MudaSekretariat Rakan Muda bertanggungjawab mendaftarkan belia yang berminatuntuk menyumbang tenaga dan masa sebagai sukarelawan dalam programyang dianjurkan oleh Kerajaan seperti X-Games, Formula One dan Sukan SEA.Selain daripada pendaftaran melalui sekretariat, remaja juga boleh mendaftarmelalui internet. Dengan mengadakan pangkalan data sukarelawan, CawanganRakan Muda boleh memilih sukarelawan untuk membantu dalam melaksanakanProgram Rakan Muda pada bila-bila masa yang diperlukan.Pada pandangan Audit, rancangan yang baik telah diwujudkan untukmengenal pasti satu pasukan sukarelawan yang boleh dipanggil pada bilabilamasa untuk membantu KBS dalam pengendalian Program RakanMuda.d. Penubuhan Sekretariat Rakan MudaSekretariat Rakan Muda ditubuhkan bertujuan untuk menggerakkan ProgramRakan Muda secara lebih menyeluruh dan berkesan di samping membantupembangunan Sukarelawan Rakan Muda. Satu kajian justifikasi telah dijalankandan kertas konsep dikemukakan pada bulan Januari 2001 untuk menubuhkan111 sekretariat ini di semua Pejabat Belia dan Sukan Daerah/Bahagian.Berdasarkan kertas konsep, KBS bersetuju memperuntukkan sejumlah RM8,000pada tahun 2001 untuk setiap sekretariat sebagai bantuan pentadbiran bagimembolehkannya beroperasi. Bagaimanapun, tiada rancangan untuk memohonperuntukan kewangan tahunan supaya Sekretariat Rakan Muda dapat terusberoperasi.Pada pandangan Audit, perancangan yang terperinci perlu disediakansupaya kesinambungan fungsi Sekretariat Rakan Muda boleh diteruskan.e. Pembinaan Kompleks Rakan MudaKompleks Rakan Muda dibina bertujuan sebagai satu tempat pertemuan remajadi samping menyediakan kemudahan menjalankan Program Rakan Muda. Iajuga berfungsi sebagai satu pusat sumber maklumat aktiviti ini. KBS merancanguntuk membangunkan satu Kompleks Rakan Muda di setiap daerah/ bahagiandi seluruh negara. Kerajaan telah meluluskan pembinaan 19 Kompleks RakanMuda di bawah RMK-7 dan RMK-8 dengan peruntukan RM34.09 juta danRM138 juta masing-masingnya. Walaupun projek Kompleks Rakan Muda telahdirancang dari segi peruntukan dan bilangannya, KBS tidak mempunyairancangan yang baik untuk menguruskan kompleks apabila ia siap dibina.Antara perkara yang perlu dibuat perancangan adalah :-i. Garis Panduan mengenai pengurusan kompleks;ii. Kadar sewa untuk penggunaan kemudahan di kompleks; dan168

iii. Peruntukan penyenggaraan kompleks dan kos pengawal untuk menjagakeselamatan kompleks.Pada pandangan Audit, Kementerian Belia Dan Sukan mempunyaiperancangan yang baik untuk membina sebuah Kompleks Rakan Muda disetiap daerah/bahagian. Bagaimanapun, perancangan untuk menguruskanKompleks Rakan Muda selepas ia siap dibina adalah diperlukan bagimemastikan kompleks itu sentiasa dikawal selia dan disenggarakan dalamkeadaan yang memuaskan.22.4.1.4. Prosedur Kerjaa. Manual Prosedur Kerja yang lengkap dan jelas merangkumi fungsi/aktivitiCawangan Rakan Muda telah disediakan oleh Bahagian PembangunanBelia, Jabatan Belia dan Sukan Negara. Manual Prosedur Kerja ini telahdiluluskan oleh Ketua Pengarah Jabatan Belia dan Sukan pada tahun 2000.Bagi memastikan proses kerja yang seragam diamalkan, Manual ProsedurKerja telah dihantar kepada semua Pejabat Cawangan Negeri pada tahunyang sama. Antara lain, Manual Prosedur Kerja menerangkan proseduryang patut diikuti dalam pengurusan pemberian bantuan dan pengurusanProgram Rakan Muda. Pegawai Rakan Muda Negeri telah membuat satusalinan prosedur kerja yang berkaitan dengan Program Rakan Muda untukdisimpan dalam Fail Meja masing-masing.b. Untuk menilai kesedaran dan kefahaman terhadap prosedur kerja tersebut,soal selidik telah dihantar kepada 46 anggota Cawangan Rakan Muda danJabatan Belia dan Sukan Negeri yang terlibat dalam Program Rakan Muda.Berdasarkan maklum balas yang diterima, 23.9% memahami kandunganmanual tersebut dan berpendapat ia lengkap dan dapat membantu dalampelaksanaan tugas harian. Manakala 76.1% tidak pernah melihat ataumembaca Manual Prosedur Kerja Jabatan.Pada pandangan Audit, prosedur kerja untuk pengurusan Program RakanMuda telah disediakan dengan lengkap dan jelas. Namun anggota yangterlibat dalam Program Rakan Muda perlu dimaklumkan mengenaiprosedur kerja agar mereka dapat melaksanakan tugas dengan cekap.22.4.1.5. Garis Panduan Pemberian Bantuana. Satu garis panduan telah disediakan oleh KBS untuk memudahkan prosespemberian bantuan pada tahun 1995. Garis panduan ini kemudiannya dikajisemula pada tahun 1998 untuk mematuhi kehendak garis panduan yangdikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia ketika itu. Garis panduantersebut telah diluluskan oleh Ketua Setiausaha KBS dan diedarkan kepadasemua Jabatan Belia dan Sukan Negeri untuk pematuhan pada tahun yangsama. Antara lain, garis panduan ini menetapkan peraturan yang perludipatuhi oleh Jabatan Belia dan Sukan dan syarat yang patut dipatuhi olehNGOs seperti berikut :-169

i. Peraturan Yang Perlu Dipatuhi Oleh Jabatan Belia dan Sukan• Daftar Permohonan Bantuan perlu diselenggarakan.• Borang permohonan bantuan perlu difailkan dengan teratur.• Permohonan hanya dapat dipertimbangkan sekiranya memenuhisyarat berikut :-- NGOs yang diiktiraf oleh KBS dan berdaftar dengan PendaftarPertubuhan.- Aktiviti/projek yang dicadangkan adalah bertujuan untukmelaksanakan program yang berlandaskan kepada 9 Gaya HidupRakan Muda dan selaras dengan objektif Program Rakan Muda.- Wang bantuan tidak dibenarkan untuk membeli aset/harta bendakegunaan NGOs.• Had kuasa meluluskan permohonan oleh Jawatankuasa PemberianBantuan ditunjukkan dalam jadual berikut :-JADUAL 111HAD KUASA KELULUSANPERMOHONAN PEMBERIAN BANTUANPENGERUSI JAWATANKUASAHAD KUASA KELULUSANPERINGKAT IBU PEJABATKetua SetiausahaKetua Pengarah, Jabatan Belia dan Sukan NegaraRM30,000 dan ke atasTidak melebihi RM30,000PERINGKAT NEGERIPengarah, Jabatan Belia dan Sukan NegeriTidak melebihi RM10,000• Surat kelulusan permohonan bantuan perlu dihantar kepada NGOsbersama Borang Persetujuan Terima Bantuan. Borang itu perludidapatkan kembali daripada NGOs yang berkenaan.• Cek bantuan dikeluarkan sebelum tarikh pelaksanaan aktiviti/projek.• Surat peringatan perlu dikeluarkan sekiranya NGOs tidakmengemukakan Laporan Pelaksanaan Program dalam tempoh satubulan daripada tarikh aktiviti/projek dilaksanakan.ii. Syarat Yang Patut Dipatuhi Oleh NGOs• Borang permohonan yang lengkap diisi perlu disertakan dengandokumen sokongan seperti perlembagaan, sijil pendaftaran NGOs,penyata kewangan bagi tahun terkini dan kertas kerja aktiviti/projekyang dicadangkan.170

• Permohonan perlu dibuat dalam tempoh satu bulan daripada tarikhcadangan pelaksanaan aktiviti/projek Rakan Muda.• NGOs perlu memberi persetujuan mematuhi syarat yang ditetapkandengan menandatangani Borang Persetujuan Terima Bantuan danmengembalikannya sebelum bantuan dikeluarkan.• NGOs perlu memberi pengiktirafan kepada KBS sebagai justifikasibantuan yang diterima dengan :-- Menyatakan bahawa aktiviti/projek Rakan Muda adalah anjuranbersama atau kerjasama dengan KBS;- Menggunakan Logo Rakan Muda; dan- Membaca Ikrar Rukun Rakan Muda oleh peserta program dalamatur cara majlis perasmian Program Rakan Muda.• Laporan Pelaksanaan Program yang lengkap perlu dikemukakanselewat-lewatnya 30 hari daripada tarikh pelaksanaan aktiviti/projekRakan Muda.• NGOs dikehendaki menggunakan sepenuhnya bantuan kewanganyang diluluskan dan membenarkan pegawai KBS membuatpemeriksaan dan pengauditan terhadap pelaksanaan aktiviti/projekserta penggunaan wang bantuan berkenaan.b. Semakan Audit mendapati garis panduan tersebut hanya menetapkantempoh masa 1 bulan untuk memproses permohonan bantuan dari peringkatpenerimaan borang permohonan hingga bayaran pemberian bantuan dibuat.Pada pandangan Audit, walaupun Kementerian Belia dan Sukanmempunyai perancangan yang baik untuk memastikan pemberian bantuandiuruskan dengan teratur, namun garis panduan berkenaan juga perludiperkemas dengan menetapkan norma masa untuk setiap proses.22.4.1.6. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Bagi menguruskan Program Rakan Muda dengan lebih cekap, Jabatan Beliadan Sukan Negara telah merancang keperluan guna tenaganya denganmemohon sejumlah 34 jawatan pada tahun 1999 di mana 16 jawatandiperlukan di Cawangan Rakan Muda dan 18 jawatan di Jabatan Belia danSukan Negeri. Di 15 Jabatan Belia dan Sukan Negeri, Program RakanMuda diselaraskan oleh seorang Pegawai Rakan Muda Gred S32 sahaja.Manakala Pegawai Rakan Muda Negeri Sabah dibantu oleh seorangPenolong Pegawai Rakan Muda Gred S27 dan Pegawai Rakan Muda NegeriPulau Pinang dan Sarawak pula dibantu oleh seorang Penolong PegawaiRakan Muda Gred S17. Keperluan perjawatan bagi melaksanakan ProgramRakan Muda pada tahun 1999 adalah seperti di jadual berikut :-171

JADUAL 112KEPERLUAN PERJAWATAN BAGI MELAKSANAKANPROGRAM RAKAN MUDA PADA TAHUN 1999JAWATAN KUMPULAN GREDBILANGAN JAWATANYANG DIPOHONPERINGKAT CAWANGAN RAKAN MUDAPegawai Belia dan Sukan Pengurusan dan Profesional S48 1Pegawai Belia dan Sukan Pengurusan dan Profesional S41 4Penolong Pegawai Belia dan Sukan Sokongan S32 7Pembantu Tadbir Sokongan N17 4PERINGKAT NEGERIPegawai Rakan Muda Sokongan S32 15Penolong Pegawai Rakan Muda Sokongan S27 1Pembantu Pegawai Rakan Muda Sokongan S17 2JUMLAH 34b. Berasaskan kepada beban kerja yang bertambah berikutan pelancaran ImejBaru Rakan Muda pada tahun 2001, Cawangan Rakan Muda telahmemohon sejumlah 161 jawatan Pembantu Rakan Muda yang akan dilantikmelalui skim Pekerja Khidmat Singkat selaras dengan PekelilingPerkhidmatan Bilangan 7 Tahun 1999. Tugas Pembantu Rakan Mudaadalah untuk menyelaras Program Rakan Muda di peringkat CawanganRakan Muda, negeri dan daerah/bahagian. Mereka akan dibayar gajiRM7.95 satu jam terhad kepada 5 jam satu hari dan 20 hari dalam satubulan. Manakala tempoh pelantikan adalah selama 6 bulan yang bolehdilanjutkan. Seramai 10 Pekerja Khidmat Singkat akan ditempatkan di IbuPejabat manakala 151 akan ditempatkan di Jabatan Belia dan Sukan Negeriserta Pejabat Belia dan Sukan Daerah/Bahagian.c. Dalam usaha meningkatkan kemahiran dan kepakaran anggotanya yangmenguruskan Program Rakan Muda, Jabatan Belia dan Sukan Negara telahmerancang untuk mengadakan satu bengkel Program Rakan Muda setiaptahun. Perkara utama yang akan dibincangkan dalam bengkel ini antaralainnya adalah ke arah pendekatan dan penyelesaiaan masalahpelaksanaan Program Rakan Muda.Pada pandangan Audit, Jabatan Belia dan Sukan Negara patut menimbanguntuk mewujudkan jawatan tetap bagi Pembantu Rakan Muda.Pengambilan mereka secara tetap boleh memberi insentif untuk merekabekerja dengan lebih komited.22.4.1.7. Keperluan Kewangana. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, KBS telah memohon peruntukanmengurus dan pembangunan berjumlah RM233.54 juta bagi melaksanakanProgram Rakan Muda. Jumlah peruntukan mengurus dan pembangunanyang dipohon untuk tempoh tersebut adalah seperti di jadual berikut :-172

JADUAL 113PERUNTUKAN MENGURUS DAN PEMBANGUNAN YANG DIPOHONBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN YANG DIPOHON(RM Juta)MENGURUS PEMBANGUNAN JUMLAH2001 11.52 98.00 109.522002 12.26 49.00 61.262003 12.26 50.50 62.76JUMLAH 36.04 197.50 233.54b. Daripada RM36.04 juta peruntukan mengurus yang dipohon untukmelaksanakan Program Rakan Muda bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003,sejumlah RM28.66 juta adalah untuk memberi bantuan kepada NGOs.Daripada jumlah ini, RM16.80 juta adalah untuk melaksanakan 92 ProjekProfil. Manakala Projek NGOs hanya dirancang dari segi peruntukankewangan iaitu sejumlah RM11.86 juta bagi tempoh yang sama tetapi jumlahprojek yang akan dilaksanakan oleh NGOs tidak dapat ditentukan.Peruntukan yang melibatkan pemberian bantuan kepada NGOs untukmelaksanakan Projek Profil dan Projek NGOs yang dipohon bagi tempohtahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 114PERUNTUKAN PEMBERIAN BANTUAN KEPADA NGOs UNTUK MELAKSANAKANPROJEK PROFIL DAN PROJEK NGOs BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PROJEK PROFILPROJEK NGOsPERINGKATCawangan RakanMudaJabatan Belia danSukan NegeriPejabat Belia danSukanDaerah/BahagianBILANGANJUMLAH(RM Juta)PERATUSANPERUNTUKANDIPOHON(%)JUMLAH(RM Juta)PERATUSANPERUNTUKANDIPOHON(%)JUMLAHBESAR(RM Juta)71 7.79 46.4 8.31 70.1 16.1010 2.57 15.3 3.55 29.9 6.1211 6.44 38.3 - - 6.44JUMLAH 92 16.80 100 11.86 100 28.66c. Seperti mana yang ditunjukkan dalam jadual di atas, hanya 29.9%peruntukan dipohon untuk Projek NGOs di 15 Jabatan Belia dan SukanNegeri manakala 70.1% dipohon untuk NGOs yang berurusan denganCawangan Rakan Muda. Ketidakseimbangan permohonan peruntukan initelah mengakitbatkan kekurangan peruntukan untuk aktiviti yang dirancangoleh NGOs di negeri.d. Daripada permohonan peruntukan pembangunan untuk tempoh 3 tahunberjumlah RM197.50 juta, 60.9% merupakan peruntukan untuk pembinaanKompleks Rakan Muda, 21.7% adalah untuk pembinaan Pusat PertandinganRakan Muda dan baki 17.4% adalah untuk kemudahan Rakan Muda danPusat Rekreasi serta Kecergasan Rakan Muda.173

Pada pandangan Audit, Kementerian Belia dan Sukan perlu mengkajisemula keperluan kewangan bagi Jabatan Belia dan Sukan Negeri untukdisesuaikan dengan keperluannya .22.4.1.8. Mekanisme Pemantauan Dan PenilaianBagi memantau dan menyelia Program Rakan Muda agar semua aktiviti berjalandengan cekap dan berkesan, Jabatan Belia dan Sukan Negara telahmewujudkan mekanisme pemantauan dan penilaian seperti berikut :-a. Cawangan Rakan Muda perlu menyedia dan menghantar Laporan Tahunankepada KBS.b. Jabatan Belia dan Sukan Negara perlu mengadakan mesyuarat tahunandengan Pengarah Jabatan Belia dan Sukan Negeri untuk membincang danmenyelesaikan masalah yang berbangkit dalam pengurusan aktiviti belia dansukan. Selain itu, Cawangan Rakan Muda juga perlu mengadakanmesyuarat bulanan.c. Setiap Pejabat Belia dan Sukan Daerah/Bahagian serta Jabatan Belia danSukan Negeri yang melaksanakan aktiviti/projek perlu menyediakan LaporanPelaksanaan Program untuk tujuan pemeriksaan dan pengauditan.Tanggungjawab menyediakan laporan ini juga telah dimasukkan dalamSenarai Tugas setiap Pekerja Khidmat Singkat.d. Semua Jabatan Belia dan Sukan Negeri perlu melaporkan pelaksanaanaktiviti/projek Rakan Muda secara bulanan. Laporan bulanan ini perludikemukakan kepada Cawangan Rakan Muda pada minggu pertama bulanberikutnya.e. Laporan Tahunan perlu disediakan oleh setiap Jabatan Belia dan SukanNegeri untuk disatukan menjadi Laporan Tahunan Jabatan Belia dan SukanNegara.f. Sebagai langkah tambahan, penilaian keberkesanan program jugadimasukkan dalam Laporan Pelaksanaan Program yang perlu disediakanoleh pihak NGOs yang menerima bantuan. Pegawai Rakan Muda Negeriperlu memastikan laporan ini diterima daripada pihak NGOs selewatnya 30hari selepas tarikh pelaksanaan projek. Proses kerja dalam Manual ProsedurKerja juga menetapkan Pegawai Rakan Muda Negeri perlu menyemakLaporan Pelaksanaan Program.g. Pegawai di peringkat daerah/bahagian dan Pegawai Rakan Muda Negeriyang dikehendaki menyediakan Laporan Pelaksanaan Program untuk ProjekProfil juga perlu menilai keberkesanan projek dan seterusnyamelaporkannya dalam laporan berkenaan.Pada pandangan Audit, mekanisme yang telah diwujudkan olehKementerian Belia dan Sukan untuk memantau dan menilai Program RakanMuda adalah memadai.174

22.4.2. PELAKSANAAN22.4.2.1. Prestasi Keseluruhana. Mengikut sasaran yang telah ditetapkan oleh Kementerian Belia dan Sukan,sekurangnya 80% atau 2.46 juta belia perlu melibatkan diri dalam 4 atau 5kali aktiviti Gaya Hidup Rakan Muda bagi satu tahun. Bagaimanapun,berdasarkan kepada Laporan Tahunan Cawangan Rakan Muda, adalahdidapati program ini masih belum mencapai objektifnya kerana penglibatanbelia dalam Program Rakan Muda hanya mencapai 58% pada tahun 2001dan 25.2% pada tahun 2002. Penglibatan belia telah menurun menjadi6.2% pada tahun 2003.b. Berdasarkan analisis Audit terhadap maklum balas kepada soal selidik yangdihantar kepada 375 belia di pelbagai sektor pada tahun 2003, adalahdidapati hanya 38.4% responden pernah menyertai Program Rakan Mudamanakala 53% daripadanya yang tidak pernah menyertai program inimenyatakan mereka tidak mengetahui cara untuk menyertainya. Merekaberpendapat promosi berhubung dengan program ini perlu dipertingkatkansupaya lebih ramai golongan belia dapat menyertainya. Bagaimanapun,majoriti responden berpendapat bahawa Program Rakan Muda ini adalahsatu program baik yang boleh menyemai semangat kenegaraan,kemasyarakatan dan pembangunan kendiri.c. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Cawangan Rakan Muda menetapkansasarannya untuk melaksanakan sejumlah 92 Projek Profil denganperuntukan berjumlah RM16.80 juta dan pelbagai Projek NGOs denganperuntukan berjumlah RM11.86 juta. Bagaimanapun, hanya 66 Projek Profildapat dilaksanakan dengan perbelanjaan berjumlah RM14.09 juta dan 26(28.3%) Projek Profil peringkat Kebangsaan dengan peruntukan berjumlahRM2.71 juta tidak dilaksanakan setelah dikaji semula kesesuaiannya. Bagitempoh tahun yang sama, NGOs telah melaksanakan 1,719 Projek NGOsmelalui pemberian bantuan oleh KBS berjumlah RM19.58 juta.Pada pandangan Audit, walaupun Cawangan Rakan Muda berjayamembelanjakan peruntukan yang diluluskan dengan cekap, namunProgram Rakan Muda masih belum mencapai objektifnya dari segiperatusan penglibatan kumpulan sasaran. Kementerian Belia Dan Sukanharus menjalankan kajian secara terperinci untuk menentukan sebabperkara ini berlaku dan mempertingkatkan usahanya agar program inidisampaikan kepada lebih ramai kumpulan sasarannya dan seterusnyasasaran yang ditetapkan dapat dicapai.22.4.2.2. Pelaksanaan AktivitiBagi memastikan pelaksanaan Program Rakan Muda telah dijalankan dengancekap dan teratur, pengauditan telah dijalankan terhadap pengurusanpendaftaran keahlian Gaya Hidup Rakan Muda dan Sukarelawan Rakan Muda,175

penubuhan Sekretariat Rakan Muda, penggunaan Kompleks Rakan Muda danpematuhan prosedur pemberian bantuan kepada NGOs. Hasil daripadapemeriksaan itu mendapati perkara berikut :-a. Pengurusan Pendaftaran Keahlian Gaya Hidup Rakan MudaDari permulaan pendaftaran keahlian Gaya Hidup Rakan Muda hingga bulanDisember 2003, seramai 323,832 belia telah berdaftar sebagai ahli Gaya HidupRakan Muda. Bagaimanapun, bilangan ini tidak dapat disahkan oleh pihak Auditdisebabkan oleh beberapa faktor seperti berikut :-i. Semua Jabatan Belia dan Sukan Negeri yang dilawati kecuali Jabatan Beliadan Sukan Negeri Kedah dan Sarawak telah memberhentikan amalanmendaftarkan keahlian Gaya Hidup Rakan Muda sejak tahun 2001 danborang keahlian tidak dapat dikemukakan untuk menyokong bilangan yangtelah mendaftar sebelum itu.ii. Daftar Keahlian tidak diselenggarakan oleh Pejabat Belia dan Sukan Daerah/Bahagian Kulim, Langkawi, Kuching dan Bintulu. Pejabat Belia dan SukanBahagian Sibu hanya menyelenggarakan daftar sehingga tahun 1999.iii. Borang Keahlian tidak difailkan dengan teratur kecuali di Pejabat Belia danSukan Bahagian Sibu, Sarawak. Di semua Pejabat Belia dan SukanDaerah/ Bahagian, borang keahlian yang disimpan tiada nombor rujukan dantidak bertarikh.Perkara ini berlaku kerana Jabatan Belia dan Sukan Negeri mempunyai tafsiranmasing-masing terhadap pendaftaran keahlian Gaya Hidup Rakan Muda akibatdaripada arahan yang kurang jelas daripada Cawangan Rakan Muda. Selain itu,rekod keahlian Gaya Hidup Rakan Muda tidak digunakan kerana pemilihanpeserta dibuat oleh NGOs yang menerima wang bantuan untuk melaksanakanProgram Rakan Muda. Maklum balas yang diterima daripada golongan beliajuga menunjukkan sebanyak 13.6% responden tidak pernah menyertai ProgramRakan Muda walaupun telah berdaftar sebagai ahli Gaya Hidup kerana tidakterpilih sebagai peserta.Pada pandangan Audit, arahan untuk mendaftar keahlian Gaya HidupRakan Muda perlu dikeluarkan oleh Cawangan Rakan Muda dan NGOssepatutnya hanya memilih peserta yang berdaftar sahaja.b. Pengurusan Pendaftaran Sukarelawan Rakan MudaPendaftaran sukarelawan giat dilaksanakan sejak ia dimulakan pada tahun2001. Semua sekretariat yang dilawati kecuali Sekretariat Rakan Muda diDaerah Timur Laut, Pulau Pinang telah mendaftarkan remaja yang berminatuntuk menjadi sukarelawan. Sekretariat Rakan Muda di Daerah Timur Laut,Pulau Pinang berpendapat pendaftaran sukarelawan hanya dilakukan melaluiinternet atau Cawangan Rakan Muda dan tanggungjawabnya hanya terhad176

kepada menyerahkan borang pendaftaran keahlian kepada mereka yang inginmendaftar sebagai sukarelawan. Mengikut Cawangan Rakan Muda, sehinggaakhir tahun 2003, bilangan belia yang berdaftar sebagai sukarelawan di seluruhnegara adalah 11,993 orang. Bagaimanapun, kesahihan angka ini tidak dapatdisahkan atas sebab berikut :-i. Lawatan ke 17 sekretariat mendapati 10 (58.8%) sekretariat tidakmenyelenggarakan Daftar Sukarelawan. Adalah diperhatikan borangpendaftaran keahlian sukarelawan yang seragam tidak digunakan malahan 6jenis borang yang berbeza digunakan dan maklumat yang diperlukan jugaberbeza.ii. Daripada 5,290 ahli yang mendaftar di sekretariat yang dilawati, hanya 4,329(81.8%) disokong dengan borang keahlian. Mengikut pegawai yangbertanggungjawab, maklumat diri sukarelawan yang tidak mempunyaiborang keahlian telah diperolehi melalui senarai nama remaja yang pernahmengikuti Program Khidmat Sosial Negara yang dianjurkan oleh KBS.Pada pandangan Audit, pengurusan pendaftaran sukarelawan olehsekretariat yang ditubuhkan perlu dipertingkatkan. Borang keahlian dandaftar yang seragam perlu disediakan dan arahan mengenainya perludikeluarkan kepada semua Jabatan Belia dan Sukan Negeri.c. Penubuhan Sekretariat Rakan MudaSekretariat Rakan Muda telah diwujudkan di setiap daerah/bahagian yangmempunyai Pejabat Belia dan Sukan Daerah/Bahagian (di Sabah dan Sarawak)dan senarai Ahli Jawatankuasa setiap sekretariat telah dihantar kepada JabatanBelia dan Sukan Negeri yang berkaitan. Bagi menggerakkan sekretariat diperingkat daerah/bahagian, KBS telah bersetuju memperuntukkan RM8,000untuk setiap sekretariat pada tahun 2001 dengan tujuan pembangunan imejseperti mengadakan papan tanda sekretariat, membeli satu komputer yangdilengkapkan dengan talian internet, kos pengurusan sekretariat sertapentadbiran mesyuarat. Bagaimanapun, semakan Audit yang dijalankanterhadap 17 Sekretariat Rakan Muda mendapati :-i. Sekretariat di Negeri Kelantan, Sabah dan Sarawak tidak mendapatperuntukan sepenuhnya.ii. Hanya 4 Sekretariat Rakan Muda iaitu di Daerah Barat Daya dan SeberangPerai Selatan, Pulau Pinang serta Klang dan Kuala Langat Selangor telahmenyediakan penyata kewangan sekretariat. Bagaimanapun, perbelanjaanbagi sekretariat di Daerah Klang tidak disokong dengan resit pembelian.Manakala 13 sekretariat yang lain tidak menyediakan penyata kewanganyang dapat menunjukkan status kewangannya.iii. Hanya Sekretariat Rakan Muda Barat Daya, Pulau Pinang mempunyai talianinternet yang dibiayai sendiri.177

iv. Semua sekretariat telah diuruskan oleh jawatankuasa yang ditetapkan.Bagaimanapun daripada 61 mesyuarat yang telah diadakan, adalah didapatisekretariat tidak berfungsi dengan berkesan jika bilangan mesyuaratdigunakan sebagai asas penunjuk prestasi. Analisis bilangan mesyuaratsekretariat yang dilawati menunjukkan 9 (53%) daripadanya hanyamengadakan mesyuarat antara 1 hingga 3 kali untuk tempoh 2 ½ tahun.Bagi 8 sekretariat yang lain, bilangan mesyuarat yang diadakan untuktempoh yang sama adalah antara 4 hingga 10 kali. Bagaimanapun daripada61 mesyuarat yang diadakan, minit mesyuarat bagi 25 mesyuarat tidakdisediakan. Oleh itu, perkara yang dibincangkan dalam mesyuaratberkenaan tidak dapat disahkan.Pada pandangan Audit, kebanyakan Sekretariat Rakan Muda yangditubuhkan adalah atas nama sahaja kerana lebih dari separuh tidakberfungsi dengan berkesan yang mana mesyuarat diadakan setahunsekali sahaja. Cadangan Kementerian Belia Dan Sukan supaya semuasekretariat mempunyai talian internet juga tidak tercapai memandangkanhanya 1 daripada 17 sekretariat yang dilawati mempunyai talian tersebut.d. Penggunaan Kompleks Rakan Mudai. Setakat bulan Jun 2003, lima Kompleks Rakan Muda telah siap dibinadengan kos RM27.11 juta. Kompleks yang dimaksudkan adalahKompleks Rakan Muda Alor Gajah, Melaka; Seberang Perai Selatan,Pulau Pinang; Maran, Pahang; Kemaman, Terengganu dan Putatan,Sabah. Gambar berikut menunjukkan pandangan kompleks yangdilawati:-GAMBAR 39 GAMBAR 40Kompleks Rakan Muda Alor Gajah, MelakaKompleks Rakan Muda Seberang Perai Selatan,Pulau Pinang178

GAMBAR 41Kompleks Rakan Muda Daerah Putatan, Sabah Yang Ditukarkan Nama Kepada Kompleks Belia Dan Sukan(Persekutuan) Negeri Sabahii. Antara kemudahan yang disediakan di ketiga kompleks tersebut adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 115RINGKASAN KEMUDAHAN YANG DISEDIAKANDI KOMPLEKS RAKAN MUDA DAERAHJENIS KEMUDAHANALOR GAJAH,MELAKAKOMPLEKS RAKAN MUDA DAERAHSEBERANG PERAISELATAN, PULAU PINANGPUTATAN,SABAHBilik Pentadbiran NGOs Bilik Sekretariat Rakan Muda Bilik Gimnasium Tiada Bilik Kuliah Gelanggang Badminton Asrama Gelanggang Bola Jaring # Gelanggang Sepak Takraw # Gelanggang Bola Tampar # Gelanggang Bola Keranjang # Padang Bola Sepak # TiadaTembok Tiruan Tiada # Gelanggang Tenis TiadaPentas terbuka (amphitheatre) TiadaNota: # - Di Luar Kawasan Kompleks Dan Dimiliki Majlis Daerah Seberang Perai Selataniii. Lawatan Audit ke Kompleks Rakan Muda di Alor Gajah, Melaka; SeberangPerai Selatan, Pulau Pinang dan Putatan, Sabah untuk menentukan tahappenggunaan kompleks dari segi golongan masyarakat yangmenggunakannya, kekerapan, tempoh dan kadar sewa yang dikenakanterhadap penggunaan kemudahan serta meninjau sama ada jeniskemudahan yang disediakan sesuai dan mencukupi mendapati perkaraberikut :-179

• Golongan masyarakat yang menggunakan 3 kompleks ini tidak terhadkepada kumpulan sasaran Program Rakan Muda. Ini disebabkan tahappenggunaan kompleks berkenaan adalah rendah menyebabkan pihakpengurusan membenarkan sesiapa sahaja untuk menggunakannya.Semakan Audit juga mendapati masih ada kemudahan yang tidak pernahdigunakan sejak mula beroperasi sehingga bulan Jun 2003 sepertiditunjukkan di jadual berikut :-JADUAL 116TAHAP PENGGUNAAN KEMUDAHAN KOMPLEKS SEJAK MULA BEROPERASIKOMPLEKSKOSKOMPLEKS(RM Juta)TARIKHMULAOPERASIJENIS KEMUDAHANTAHAP PENGGUNAANBilik KomputerTidak pernah digunakanPadang TenisHanya sekali digunakan untuk pertandinganFutsal pada bulan Januari 2003Rakan MudaAlor Gajah,Melaka4.24 Januari 2003Gelanggang Bola TamparGelanggang TakrawGelanggang Bola JaringTidak pernah digunakanTidak pernah digunakanTidak pernah digunakanGelanggang Bola KeranjangTidak pernah digunakanPentas TerbukaTidak pernah digunakanBilik KomputerTidak pernah digunakanSeberang PraiSelatan, PulauPinang4.57 Oktober 2002Gelanggang Bola KeranjangGelanggang TakrawGelanggang Bola JaringHanya sekali digunakan untuk Sukan Jabatan(awal tahun 2003)Gelanggang Bola TamparGelanggang Bola KeranjangTidak pernah digunakanGelanggang TakrawHanya sekali digunakan untuk kursus PengadilSepak Takraw pada bulan Jun 2002Belia dan Sukan(Persekutuan)Negeri Sabah5.28Disember2001Gelanggang Bola TamparGelanggang Bola JaringTidak pernah digunakanHanya sekali digunakan untuk Sukan RakyatBulan Sukan Negara 2002 Peringkat NegeriSabah pada bulan Jun 2002Tembok TiruanHanya sekali digunakan untuk kursus MendakiTembok Tiruan pada bulan Ogos 2002• Jabatan Belia dan Sukan Negeri menghadapi masalah untukmengenakan bayaran menggunakan kompleks kerana kadarnya belumditetapkan oleh Kementerian. Garis panduan mengenai penyewaannyajuga tidak disediakan. Keadaan ini menyebabkan perkara berikutberlaku:-- Jabatan Belia dan Sukan Negeri Melaka tidak mengutip sewaankemudahan sejak beroperasi pada bulan Januari 2003 sehingga Mei2003.- Kutipan wang sewaan kemudahan berjumlah RM6,967 di KompleksRakan Muda Daerah Seberang Perai Selatan, Pulau Pinang untuktempoh bulan Mac hingga bulan September 2002 telah dimasukkanke dalam akaun Kelab Sukan Jabatan Belia dan Sukan Negeri Pulau180

Pinang. Bagaimanapun, sejumlah RM3,104 telah digunakan untukpenyenggaraan kompleks. Baki yang masih ada dalam akaun bankkelab adalah RM3,863. Kutipan ini telah diberhentikan atas arahanIbu Pejabat.- Di Kompleks Belia dan Sukan (Persekutuan) Negeri Sabah, kutipansewaan kemudahan hanya bermula pada bulan Mei 2002 sedangkankompleks mula beroperasi pada bulan Disember 2001.- Sungguhpun Daftar Penggunaan Kompleks tidak diselenggarakan diKompleks Rakan Muda Alor Gajah, Melaka dan Seberang PeraiSelatan, Pulau Pinang, namun kedua kompleks ini telah menyimpanrekod kegunaan kemudahan. Sebaliknya, daftar yangdiselenggarakan oleh Kompleks Belia dan Sukan (Persekutuan)Negeri Sabah kurang lengkap kerana pihak Jabatan Belia dan SukanNegeri sendiri tidak dapat memastikan sama ada bayaranpenyewaan kemudahan telah diterima sepenuhnya.- Berdasarkan maklum balas yang diperolehi daripada beberapaNGOs, kebanyakannya berpendapat kemudahan dan peralatan yangdiadakan di kompleks adalah sesuai tetapi bilangannya patutditambah. Pihak Audit juga mendapati sungguhpun senimempertahankan diri merupakan Gaya Hidup (Rakan Wajadiri) yangaktif dan pertandingan sentiasa dianjurkan di bawah Program RakanMuda, namun tiada gelanggang bagi sukan tersebut disediakan diketiga kompleks ini.Pada pandangan Audit, kelemahan masih wujud dalam pengurusanKompleks Rakan Muda dari segi meningkatkan kekerapan dan tempohpenggunaan kemudahan serta penetapan kadar sewa penggunaankemudahan. Jenis kemudahan juga hendaklah diperbanyakkanbersesuaian dengan Program Rakan Muda.e. Pematuhan Prosedur Pemberian Bantuani. Bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Jun 2003, Cawangan Rakan Mudadan Jabatan Belia dan Sukan Negeri yang dilawati telah mengeluarkanpemberian bantuan bernilai RM20.96 juta yang melibatkan 1,614 bantuankepada NGOs untuk melaksanakan Program Rakan Muda. Daripada jumlahini, sejumlah 380 (23.6%) pemberian bantuan melibatkan RM13.97 juta(66.7%) telah dipilih untuk diaudit. Bagaimanapun, hanya 295 (77.6%)daripada 380 borang permohonan bantuan dapat dikemukakan untuksemakan Audit manakala 85 lagi tidak dapat dikemukakan kerana tidakdikesan. Hasil pengauditan terhadap pengurusan pemberian bantuanmendapati beberapa peraturan tidak dipatuhi oleh Cawangan Rakan Mudadan Jabatan Belia dan Sukan Negeri. Kedudukan mengenai pematuhanterhadap peraturan berkenaan adalah seperti di jadual berikut :-181

JADUAL 117PEMATUHAN KEPADA PERATURAN OLEH CAWANGAN RAKAN MUDADAN JABATAN BELIA DAN SUKAN NEGERIPERKARACAWANGANJABATAN BELIA DAN SUKAN NEGERIRAKANMUDA KEDAH KELANTAN PULAU PINANG SABAH SARAWAK SELANGORDaftar diselenggarakan / / x / xPenyelenggaraan DaftarMengikut Format YangDitetapkanLaporan PelaksanaanProgram bagi bantuan yangdiberi sebelum inidikemukakan sebelumpermohonan baru diluluskanKelulusan mengikut hadkuasa yang ditetapkan/ /x x TB / TB x xX (9)TM (85)TM (42) TM (24) TM (58) X (38)/ (94) / (42) / (24) / (58) / (38)X (5)TM (13)/ (16)X (2)TM (21)/ (21)Surat kelulusan permohonanbantuan dihantar kepadaNGOs bersama BorangPersetujuan Terima Bantuan/ (94) / (42) X (24) X (58) / (38) / (18) X (21)Bayaran bantuan dibuatdalam tempoh satu bulan/ (2)X (73)TM (19)/ (15)X (20)TM (7)/ (2)X (2)TM (20)/ (4)X (46)TM (8)/ (7)X (20)TM (11)X (1)TM (17)TM (21)Surat peringatan dikeluarkankepada NGOs yang gagalmengemukakan LaporanPelaksanaan Program/ x x / x x xNota : : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TM : Tiada Maklumat TB : Tidak Berkenaan( ) : Bilangan Pemberian Bantuanii. Semakan Audit selanjutnya untuk menentukan sama ada NGOs mematuhiperaturan yang ditetapkan dan mendapati kedudukan pematuhannya adalahseperti yang dihuraikan di jadual berikut :-JADUAL 118PEMATUHAN KEPADA PERATURAN OLEH NGOsPERKARACAWANGANRAKANMUDA KEDAH KELANTANJABATAN BELIA DAN SUKAN NEGERIPULAUPINANGSABAH SARAWAK SELANGORBorang permohonan diisi dengan lengkap/ (49)x (45)X (42)/ (4)x (20)/ (57)X (1)/ (35)X (3)/ (2)X (16)/ (2)X (19)Permohonan disokong dengan dokumenberkaitan/ (31)X (63)/ (3)X (39)X (24)/ (9)X (49)/ (2)X (36)/ (3)X (15)X (21)Permohonan bantuan dikemukakandalam tempoh satu bulan sebelummemulakan projek/ (52)X (29)TM (13)/ (11)X (22)TM (9)/ (10)TM (14)/ (29)X (28)TM (1)/ (24)X (12)TM (2)/ (1)TM (17)TM (21)Borang Persetujuan Terima BantuanDitandatangani dan dikembalikan olehNGOs sebelum bantuan dikeluarkan(Berdasarkan kepada 103 borang yangdikembalikan)/ (27)X (5)TM (1)/ (27)X (1) TM (15)/ (6)X (15)TM (1)/ (1) TBX (2)TM (2)Pengiktirafan NGOs Kepada KBS dalamsetiap projek yang dilaksanakannyaTM(94) TM(42) TM(24) TM(58) TM(38) TM(18) TM(21)Laporan Pelaksanaan Programdikemukakan oleh NGOs dalam tempohsatu bulan selepas projek dilaksanakan(berdasarkan kepada 78 laporan yangdikemukakan)/ (7)x (6)TM (16)TB TM (11)/ (1)x (13)TM (8)/ (3)TM (2)/ (2)x (6)/ (1)TM (2)Laporan Pelaksanaan Program disediakndengan lengkap (berdasarkan kepada 78laporan yang dikemukakan)/ (16)X (13)TB/ (1)X (10)X (22)/ (1)X (4)/ (1)X (7)X (3)Nota : : Mematuhi x : Tidak Mematuhi TM : Tiada Maklumat TB : Tidak Berkenaan( ) : Bilangan Pemberian Bantuan182

iii. Lima puluh lapan bantuan kewangan bernilai RM9.18 juta telah dipilih untukdibuat pengesahan di 17 pejabat NGOs/Sekretariat Institut Pengajian Tinggi.Tujuan pengesahan ini adalah untuk menentukan sama ada NGOs/Sekretariat Institut Pengajian Tinggi telah melaksanakan Program RakanMuda dengan teratur dari segi cara pelaksanaan dan penggunaan/perakaunan wang bantuan. Daripada jumlah tersebut, adalah didapati 12bantuan bernilai RM500,100 tidak dapat disahkan kerana dokumensokongan seperti baucar bayaran dan resit tidak dikemukakan untukpengauditan manakala semakan terhadap baki 46 pemberian bantuanbernilai RM8.68 juta yang dibayar kepada 14 NGOs mendapati perkaraberikut :-• Penerimaan bantuan serta perbelanjaannya telah diakaunkan denganmemuaskan.• Baki yang masih ada dalam akaun bank NGOs adalah berjumlahRM322,406. Daripada baki ini, bayaran bantuan berjumlah RM140,640kepada 3 NGOs pada tahun 2003 belum dibelanjakan kerana belumdituntut oleh pembekal atau aktiviti/projek berkenaan belum dilaksanakansetakat bulan Februari 2004. Manakala baki berjumlah RM181,766dianggap sebagai caj perkhidmatan kepada NGOs kerana menggunakanakaun bank mereka.• Dalam pelaksanaan Projek Profil, sunggupun NGOs telah dipilih untukmemohon bantuan bagi 28 Projek Profil, namun adalah didapatipenglibatan pihak NGOs hanya setakat mengeluarkan wang daripadaakaunnya bagi pihak Cawangan Rakan Muda Jabatan Belia dan SukanNegeri/Daerah. Apabila cek bayaran diterima dan dimasukkan ke dalamakaun bank NGOs, NGOs akan mengeluarkan cek untuk membayar bilpembekal atas arahan Pegawai Rakan Muda/Pegawai Belia dan SukanDaerah. NGOs juga akan mengeluarkan cek tunai kepada PegawaiRakan Muda Negeri/Pegawai Belia dan Sukan Daerah jika diarahkan.Semakan Audit mendapati sejumlah RM6.59 juta telah dikeluarkan bagitempoh tahun 2001 hingga 2003 daripada 6 akaun NGOs untuk tujuanini. Baki wang bantuan (jika ada) akan disimpan oleh NGOs sebagai cajperkhidmatan kerana menggunakan akaun banknya.• Mengikut peraturan kewangan, perolehan perkhidmatan yang melebihiRM200,000 perlu dibuat melalui proses tender. Bagaimanapun, adalahdidapati KBS telah melantik 5 syarikat pengurusan untuk melaksanakan5 Projek Profil dengan kos antara RM320,000 hingga RM760,000 setiapsatu tanpa melalui proses tender. Dua NGOs telah dipilih untukmemohon bantuan melaksanakan 5 projek berkenaan dan seterusnyaNGOs diarah untuk membuat bayaran kepada syarikat pengurusanberkenaan. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat menentukan sama adalangkah berekonomi telah diambil oleh Jabatan Belia dan Sukan Negara183

dalam melaksanakan 5 Projek Profil tersebut. Butirannya adalah sepertidi jadual berikut :-JADUAL 119BAYARAN KEPADA SYARIKAT PENGURUSANTANPA MELALUI PROSES TENDERNGOsPROJEK PROFILJUMLAH(RM Juta)Majlis Leisure dan RekreasiAsian X Games Qualifier 2002 0.51Malaysia Asian X Games Qualifier 2002 0.62Majlis Belia WilayahPersekutuanRakan Muda Imej Baru 0.32Asian X Games 2003 0.45Asian X Games 2003 0.76JUMLAH 2.66Pada pandangan Audit, pengurusan pemberian bantuan perludiperkemaskan lagi untuk mengelakkan penyelewengan wang bantuan.Pegawai yang bertanggungjawab perlu tegas dalam pelaksanaan tugasmengurus dan memantau pemberian bantuan.22.4.2.3. Guna Tenaga dan Latihana. Guna Tenagai. Daripada 34 jawatan yang dipohon, 29 jawatan diluluskan yang mana 11untuk Cawangan Rakan Muda dan 18 untuk negeri. Di peringkatCawangan Rakan Muda, 10 daripada 11 jawatan yang diluluskan telahdiisi dan terdapat 1 kekosongan jawatan Gred 32. Bagaimanapun, satujawatan Pembantu Tadbir Gred N17 daripada bahagian lain ditempatkandi sini. Di peringkat negeri pula, semua 18 jawatan Pegawai RakanMuda dan Penolong Pegawai Rakan Muda telah diisi. Butirannya adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 120JAWATAN DILULUSKAN DAN DIISI MENGIKUT KUMPULAN PERKHIDMATANJAWATAN KUMPULAN GREDBILANGANJAWATAN YANGDIPOHONBILANGANJAWATAN YANGDILULUSKANBILANGANJAWATAN YANGDIISIPERINGKAT CAWANGAN RAKAN MUDAPegawai Belia dan SukanPegawai Belia dan SukanPenolong Pegawai Belia danSukanPengurusan danProfesionalPengurusan danProfesionalS48 1 2 2S41 4 5 5Sokongan S32 7 4 3Pembantu Tadbir Sokongan N17 4 - 1PERINGKAT NEGERIPegawai Rakan Muda Negeri Sokongan S32 15 15 15Penolong Pegawai RakanMudaPembantu Pegawai RakanMudaSokongan S27 1 1 1Sokongan S17 2 2 2JUMLAH 34 29 29184

ii. Selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 1999,Jabatan Belia dan Sukan telah melantik seramai 161 Pekerja KhidmatSingkat sebagai Pembantu Rakan Muda seperti yang dirancang. Kosupah Pekerja Khidmat Singkat bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003adalah RM4.47 juta. Semakan Audit terhadap bayaran upah PekerjaKhidmat Singkat mendapati ia dibuat dengan teratur di mana upahmaksimum 5 jam sehari dan 20 hari dalam satu bulan telah dipatuhi.iii. Maklum balas yang diterima daripada 26 NGOs menunjukkan hanya50% NGOs berpendapat Cawangan Rakan Muda mempunyai anggotayang mencukupi untuk melaksanakan Program Rakan Muda manakala34.6% NGOs berpendapat ia tidak mencukupi dan 15.4% pula tidakmemberi sebarang respons.b. Latihani. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Cawangan Rakan Muda telahberjaya melaksanakan semua bengkel/seminar aktiviti penyelarasanProgram Rakan Muda seperti mana yang dirancang. Seramai 25kakitangan telah menghadiri bengkel/seminar tersebut setiap tahun.Selain daripada latihan yang dianjurkan oleh Cawangan Rakan Muda,kakitangan/Pekerja Khidmat Singkat/sukarelawan/wakil NGOs yangbertanggungjawab menyelaraskan Program Rakan Muda juga dilatihdalam beberapa kursus yang dianjurkan oleh Pusat Belia Antarabangsa,Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Pembangunan Sukan, KBS.Antara kursus yang telah dihadiri oleh mereka dalam tempoh 3 tahun iniadalah :-• Training Workshop For Operating Authority For Youth Award.• Persidangan “Towards Success 2001 Asia Pacific Regional ProgramOf Event”.• Bengkel Pembantu Rakan Muda Peringkat Kebangsaan.• Bengkel Anugerah Remaja Perdana.• Kursus Kepimpinan Anugerah Remaja Perdana 2003.• Regional Training Workshop Program Anugerah Remaja Perdana.• Bengkel Penyediaan Pelan Tindakan Program Pembangunan Beliabagi tempoh tahun 2001 hingga 2003.• Seminar Rakan Muda Sektor Kemajuan Tanah.ii. Bagi menilai pendapat kakitangan Cawangan Rakan Muda dan JabatanBelia dan Sukan Negeri terhadap keberkesanan kursus dan latihan, soalselidik telah disediakan untuk mendapat maklum balas daripada 48responden. Analisis terhadap maklum balas yang diterima daripada 30responden yang pernah menghadiri pelbagai kursus menunjukkan antara82.4% hingga 85.3% responden berpuas hati kerana kursus yang185

mereka hadiri adalah bersesuaian dengan tugas harian dan telahmeningkatkan pengetahuan serta kualiti kerja, modul kursus menepatidengan tugas yang dijalankan serta lokasi kursus adalah bersesuaian.Bagaimanapun, 44% dan 52.9% daripada responden sahaja yangbersetuju bahawa tempoh dan bilangan kursus adalah mencukupi.iii. Maklum balas daripada 26 Pekerja Khidmat Singkat menunjukkan 50%tidak pernah menghadiri kursus manakala bakinya telah menghadirisekurangnya satu kursus setahun. Bagaimanapun, sebagai PekerjaKhidmat Singkat yang berkhidmat selama 6 bulan yang boleh dilanjutkanperkhidmatan selama 6 bulan setiap kali, pengetahuan yang diperolehidaripada kursus tidak akan dapat dimanfaatkan sekiranya perkhidmatanmereka tidak dilanjutkan.Pada pandangan Audit, memandangkan Program Rakan Muda adalah satuprogram Kerajaan yang berterusan dan perkhidmatan daripada PekerjaKhidmat Singkat sememangnya diperlukan, maka Jabatan Belia dan SukanNegara patut mewujudkan jawatan tetap bagi Pembantu Rakan Mudasupaya Pekerja Khidmat Singkat diserap ke jawatan tersebut.22.4.2.4. Peruntukan Dan Perbelanjaan Kewangana. Cawangan Rakan Muda telah membelanjakan 90.1% hingga 99% daripadaperuntukan mengurus berjumlah RM42.16 juta yang telah diluluskan bagitempoh tahun 2001 hingga 2003. Dalam tempoh 3 tahun ini, pemberianbantuan kepada NGOs merupakan bahagian yang paling besar daripadaperuntukan mengurus aktiviti penyelarasan Program Rakan Muda iaituantara 76.2% hingga 87.9%. Perbelanjaan sebenar yang melibatkanpemberian bantuan adalah lebih daripada 97% untuk 3 tahun berturut-turut.b. Bagi peruntukan pembangunan Program Rakan Muda, perbelanjaan adalahdi bawah kawalan Bahagian Pembangunan, KBS. Perbelanjaan sebenaruntuk peruntukan pembangunan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003adalah antara 78% hingga 89.8% daripada peruntukan yang diluluskan.Pada pandangan Audit, Kementerian Belia Dan Sukan telahmembelanjakan peruntukan kewangan mengurus yang diluluskan dengancekap. Peratusan perbelanjaan pembangunan yang rendah iaitu antara78% hingga 89.8% untuk tempoh 3 tahun adalah bergantung padakemajuan kerja yang dilaksanakan oleh kontraktor pembinaan.22.4.3. PEMANTAUAN22.4.3.1. Peringkat Ibu Pejabata. Semakan Audit mendapati Jawatankuasa Pemandu, Jawatankuasa AntaraAgensi, Jawatankuasa Penyelarasan Dasar, Kewangan dan Program sertaJawatankuasa Jenamaan hanya pernah mengadakan mesyuarat satu kalisahaja pada tahun 2000 dan tidak bermesyuarat langsung pada tahun 2001,2002 dan 2003.186

. Laporan Tahunan Cawangan Rakan Muda telah disediakan untuk tahun2001 dan 2002 manakala Laporan Tahunan 2003 dijangka siap pada bulanJun 2004.c. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada mesyuarat denganPengarah Jabatan Belia dan Sukan Negeri telah diadakan mengikut jadualkerana fail mesyuarat berkenaan tidak dapat dikemukakan untuk semakan.Oleh itu, sama ada mesyuarat ini berkesan dalam memastikan ProgramRakan Muda berjalan lancar dan sempurna tidak dapat ditentukan.d. Mesyuarat bulanan Ibu Pejabat Cawangan Rakan Muda untuk memantaupelaksanaan Program Rakan Muda telah diadakan sejumlah 30 kali bagitempoh tahun 2001 hingga bulan Jun 2003.e. Ibu Pejabat Cawangan Rakan Muda tidak memantau untuk memastikansemua Jabatan Belia dan Sukan Negeri menghantar Laporan PelaksanaanProgram Rakan Muda setiap bulan kepadanya. Laporan bulanan yangditerima daripada Jabatan Belia dan Sukan Negeri difailkan sahaja dan IbuPejabat Cawangan Rakan Muda tidak menyediakan senarai semakan untukmengenal pasti Jabatan Belia dan Sukan Negeri yang belum kemukakanlaporan bulanan. Untuk tempoh bulan Januari 2001 hingga bulan Jun 2003,sejumlah 180 laporan bulanan sepatutnya diterima daripada Jabatan Beliadan Sukan Negeri yang dilawati. Bagaimanapun, semakan Audit mendapatihanya Jabatan Belia dan Sukan Negeri Kelantan dan Sarawak pernahmenghantar laporan bulanan sekali sahaja iaitu pada bulan November 2002dan Oktober 2001 masing-masingnya.22.4.3.2. Peringkat Negeria. Semua Jabatan Belia dan Sukan Negeri yang dilawati kecuali Sabah telahmenyediakan Laporan Pelaksanaan Program bagi Projek Profil yangdirancang oleh Ibu Pejabat. Jabatan Belia dan Sukan Negeri Sabah tidakmenyediakan laporan ini kerana terlepas pandang.b. Laporan Tahunan Jabatan Belia dan Sukan Negeri untuk tahun 2001 dan2002 telah disediakan oleh semua Jabatan yang dilawati.c. Bagi Laporan Pelaksanaan Program yang diterima oleh semua JabatanBelia dan Sukan Negeri yang dilawati, tiada bukti menunjukkan bahawapegawai yang bertanggungjawab telah menyemak laporan berkenaan.Pada pandangan Audit, tahap pemantauan di Ibu Pejabat perludipertingkatkan dengan memastikan jawatankuasa yang diwujudkanberfungsi dengan berkesan dan semua laporan yang ditetapkan telahdisediakan oleh Jabatan Belia dan Sukan Negeri.187

22.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, KBS mempunyai perancangan yang baik bagi mengurus ProgramRakan Muda dengan kerjasama NGOs. Bagaimanapun, program ini belum mencapaiobjektif yang telah ditetapkan sepenuhnya kerana masih ada kelemahan dalampelaksanaannya. KBS disyorkan menjalankan kajian secara terperinci untukmenentukan sebab penglibatan belia yang rendah dalam Program Rakan Muda danmempertingkatkan usaha pengiklanan Program Rakan Muda agar program inidisampaikan kepada lebih ramai kumpulan sasarannya supaya sasaran yangditetapkan dapat dicapai. Antara kelemahan lain yang juga perlu diberi perhatian ialaharahan yang kurang jelas daripada Ibu Pejabat Cawangan Rakan Muda mengenaipendaftaran keahlian Gaya Hidup Rakan Muda, bilangan ahli Gaya Hidup dansukarelawan yang tidak dapat disahkan, Sekretariat Rakan Muda yang tidak berfungsidengan berkesan, tiada garis panduan pengurusan Kompleks Rakan Muda,ketidakpatuhan peraturan dan syarat pemberian bantuan, kekurangan anggota tetapdan ketidakkeberkesanan jawatankuasa pengurusan yang diwujudkan. Sehubunganini, adalah disyorkan supaya garis panduan pengurusan program yang jelas danlengkap disediakan. KBS perlu memastikan segala peraturan dan syarat pemberianbantuan dipatuhi dan mengkaji semula keperluan guna tenaga.188

KEMENTERIAN PERTANIAN DANINDUSTRI ASAS TANI *23. PROJEK PENGELUARAN BENIH PADI SAHJABATAN PERTANIAN MALAYSIA23.1. LATAR BELAKANG23.1.1. Dasar Pertanian Negara Ketiga bagi tempoh tahun 2000 hingga 2010 telahmenetapkan bahawa matlamat pengeluaran beras adalah untuk mencapai 65%tahap sara diri minimum. Untuk mencapai matlamat itu, Kementerian PertanianMalaysia telah memberi keutamaan kepada pembangunan industri padi mulaiRancangan Malaysia Ke 7 (RMK-7). Kementerian Pertanian telah menggemblengbeberapa Jabatan dan agensi di bawahnya seperti Jabatan Pertanian; JabatanPengairan dan Saliran; Lembaga Pertubuhan Peladang; Lembaga KemajuanPertanian Muda (MADA) dan Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu (KADA) untukmelaksanakan aktiviti industri padi.23.1.2. Projek Pengeluaran Benih Padi Sah merupakan projek utama JabatanPertanian dalam pembangunan industri padi. Benih padi sah bermaksud benih padiyang dikeluarkan oleh pesawah berdaftar di bawah Skim Penanam Biji BenihJabatan Pertanian. Sejumlah RM72.21 juta telah dibelanjakan bagi projek ini untuktempoh tahun 2001 hingga 2003. Tujuan projek ini dilaksanakan adalah untukmengeluarkan benih padi sah yang dijamin kualiti dan ketulenannya bagi memenuhikeperluan benih padi seluruh negara. Benih padi sah yang dikeluarkan olehpesawah akan diproses di 6 Pusat Pengeluaran Benih Padi di Ajil, Terengganu;Lundang, Kelantan; Telok Chengai, Kedah; Titi Gantong, Perak; Bumbong Lima,Pulau Pinang dan Sungai Burong, Selangor seperti di Peta 2.23.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada projek pengeluaran benih padisah telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, berhemat dan selaras denganobjektif yang ditetapkan.23.3. SKOP DAN METODOLOGI AUDITPengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail dan rekod yang berkaitan denganpengeluaran benih padi sah bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 di Bahagian Padi,Jabatan Pertanian (Ibu Pejabat) serta Pusat Pengeluaran Benih Padi di NegeriKelantan, Terengganu dan Kedah. Semasa lawatan ke tapak projek, pengedaran soalselidik dan temu bual dengan petani telah diadakan untuk mendapatkan maklumat yangberkaitan.(* Nota : Dahulu Dikenali Sebagai Kementerian Pertanian)189

PETA 2LOKASI PUSAT PENGELUARAN BENIH PADIJABATAN PERTANIAN SEMENANJUNG MALAYSIATelokChengai,KedahLundang, KelantanBumbong Lima,P.PinangAjil,TerengganuTiti Gantong,PerakSungai Burong, SelangorNota : Peta Tidak Berskala23.4. PENEMUAN AUDIT23.4.1. PERANCANGAN23.4.1.1. Struktur Organisasia. Jabatan Pertanian Semenanjung Malaysiai. Jabatan Pertanian Semenanjung Malaysia diketuai oleh Ketua PengarahPertanian Gred JUSA A yang dibantu oleh 2 Timbalan Ketua Pengarah.Timbalan Ketua Pengarah Pertanian I (JUSA B) bertanggungjawabterhadap Bahagian Padi; Bahagian Buah-buahan; Bahagian Sayursayurandan Tanaman Ladang; Bahagian Tanaman Industri dan Bunga;Bahagian Pengurusan Tanah serta Bahagian Kejuruteraan Pertanian.Timbalan Ketua Pengarah Pertanian II (JUSA C) pula bertanggungjawabterhadap Bahagian Perancangan, Perlindungan dan KuarantinTumbuhan; Bahagian Kawalan Racun Perosak; Bahagian PembangunanSumber Manusia serta Bahagian Pentadbiran dan Kewangan. KetuaPengarah Pertanian juga bertanggungjawab terhadap 12 JabatanPertanian Negeri dan Wilayah Persekutuan Labuan.190

ii. Bahagian Padi, Jabatan Pertanian adalah bertanggungjawabmengendalikan Program Pembangunan Industri Padi. Antara lainnya,Bahagian ini bertanggungjawab untuk memastikan benih padi yangberkualiti dihasilkan, meningkatkan produktiviti pengeluaran padi bagisetiap hektar dan seterusnya memastikan pengeluaran beras negarapada tahap sara diri minimum 65%.iii. Bahagian Padi di Ibu Pejabat diketuai oleh Pengarah Bahagian GredG54 yang dibantu oleh 2 Penolong Pengarah Gred G48, 3 PegawaiPertanian G41, 2 pegawai sokongan teknikal dan 4 pegawai sokonganpentadbiran. Penolong Pengarah tersebut bertanggungjawab mengesan,menyelaras serta menilai aktiviti berkaitan dengan industri padi danpembangunan teknologi. Pegawai Pertanian pula bertanggungjawabterhadap pemantauan di peringkat pelaksanaan aktiviti tersebut.iv. Unit Pengeluaran Dan Kawalan Kualiti Benih Padi yang diwujudkan diBahagian Padi adalah bertanggungjawab secara langsung untukmenentukan pengeluaran benih padi yang dijamin kualitinya bagimemenuhi keperluan negara. Unit ini diketuai oleh Pegawai PertanianGred G48.v. Aktiviti pengeluaran benih padi sah dilaksanakan di 6 Pusat PengeluaranBenih Padi iaitu di Telok Chengai, Kedah; Titi Gantong, Perak; BumbongLima, Pulau Pinang; Lundang, Kelantan; Sungai Burong, Selangor danAjil, Terengganu. Kesemua pusat ini kecuali Telok Chengai, Kedah danTiti Gantong, Perak diketuai oleh Pegawai Pertanian Gred G41. BagiPusat Pengeluaran Benih Padi Telok Chengai, Kedah dan Titi Gantong,Perak, ia masing-masingnya diketuai oleh Pegawai Pertanian Gred G48.Ketua Pusat Pengeluaran Benih Padi berkenaan dikenali sebagai KuasaUsaha. Carta 15 menunjukkan struktur organisasi Bahagian Padi, IbuPejabat dan hubung kaitnya dengan Pusat Pengeluaran Benih Padi diperingkat negeri.Pada pandangan Audit, Jabatan Pertanian telah mewujudkan strukturorganisasi yang menunjukkan dengan jelas fungsi setiap bahagian danunit yang terlibat.191

CARTA 15STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PADIKETUA PENGARAH PERTANIAN( G – JUSA A )TIMBALAN KETUA PENGARAHPERTANIAN I(G – JUSA B)PENGARAH BAHAGIAN PADI(G54)PEMBANTU TADBIR(KESETIAUSAHAAN) (N17)PEMBANGUNANTEKNOLOGI & INDUSTRI PADIPEN. PENGARAH (G48)PENGELUARAN & KAWALANKUALITI BENIH PADIPEN. PENGARAH (G48)PEGAWAI PERTANIAN(G41)PENTADBIRANPEMBANTU TADBIR(N17)PEMBANGUNANTEKNOLOGI(G41)PEMBANGUNANINDUSTRI(G41)PEMBANTU PERTANIAN(G17)PEMBANTU TADBIR RENDAH(N11)PEN. PEGAWAI PERTANIAN(G32)PEMBANTU AM RENDAH(N1)AJIL,TERENGGANUK/U(G41)LUNDANG,KELANTANK/U(G41)TELOKCHENGAI,KEDAHK/U(G48)TITIGANTONG,PERAKK/U(G48)BUMBONGLIMA,P.PINANGK/U(G41)SUNGAIBURONG,SELANGORK/U(G41)Nota: K/U bermaksud Kuasa Usaha23.4.1.2. Garis Panduan Dan Manual Prosedur Kerjaa. Jabatan Pertanian telah menyediakan prosedur kerja berhubung denganpengeluaran benih padi sah daripada peringkat perancangan, penanamandan pemprosesan benih padi sehinggalah ke peringkat kawalan kualiti benihpadi. Bagi menjamin benih padi yang berkualiti, ujian benih padi perludijalankan terlebih dahulu. Sampel benih padi diambil secara rawak dandibawa ke makmal bagi menjalani ujian kelembapan, percambahan danketulenan benih padi. Jabatan Pertanian telah mendapat pengiktirafan MSISO 9001:2000 pada bulan Februari 2000 untuk pengeluaran benih padi sah.Prosedur kerja dan arahan kerja yang telah diberi pengiktirafan MS ISO9001:2000 itu telah dimaklumkan kepada semua pegawai pelaksana melaluimesyuarat, kursus dan pengedaran dokumen yang berkenaan. Prosespengeluaran benih padi sah adalah seperti di carta berikut :-192

CARTA 16PROSES PENGELUARAN BENIH PADI SAHArahanPengurusanKendali Mesyuarat PengeluaranBenih Padi SahMaklum BalasTidakBerupaya?YaPerancangan PengeluaranBenih PadiPeserta BerdaftarPenanaman Benih Padi(Kawalan Kualiti di Sawah)Proses Biji Benih di Loji(Kawalan Kualiti Benih Padi)Simpan Benih PadiUji Kualiti PadiLulusTidakAsingkanbenih padiyang tiadamenepatistandardBenihlupusJual Benih Padi SahPelangganb. Bahagian Padi juga menetapkan prosedur yang perlu diikuti di peringkat lojiberhubung dengan pemperosesan benih padi sah. Prosedur tersebut adalahseperti di carta berikut :-193

CARTA 17ALIRAN PEMPROSESAN BENIH PADI SAH DI LOJITerimaan BijiBenih MentahPeringkat KritikalPra-pembersihanPengeringanPeringkat KritikalSimpan Pukal SementaraPembersihanPenggredanPembungkusanPenyimpananPeringkat KritikalPengedaranc. Standard Jabatan Pertanian Malaysia digunakan sebagai rujukan utamasemasa melaksanakan aktiviti pengeluaran benih padi yang dijalankan olehJabatan Pertanian. Antara lain, standard ini menetapkan tentang kriteriapemilihan; piawaian ladang; piawaian benih; pembungkusan; tag dan label;pemeriksaan; persampelan dan ujian serta pematuhan terhadap spesifikasi.Adalah diperhatikan standard Jabatan Pertanian yang digunakan sebagairujukan itu telah disediakan berdasarkan standard yang dikeluarkan olehSIRIM dan beberapa standard antarabangsa lain yang berkaitan denganpengeluaran benih padi. Standard ini meliputi tahap minimum yang perludipatuhi di sawah dan di loji. Di peringkat sawah, antara standard minimumyang perlu dipatuhi ialah tiada rumput merbahaya, tiada serangan penyakitdan tumbuhan lain yang tidak dikehendaki di sawah hanya pada tahap yangdibenarkan. Di peringkat loji, kualiti benih padi mestilah berdasarkan peratuskelembapan; peratus ketulenan; peratus percambahan biji benih; faktorkesihatan biji benih; keseragaman; berat dan vigor biji benih. Standardkualiti ini adalah seperti di jadual berikut :-194

FAKTORKelembapanKetulenanJADUAL 121STANDARD KUALITIKRITERIAKandungan kelembapan yang sesuai membolehkan biji benih disimpan lama. Kadarkelembapan mestilah kurang daripada 15% kelembapan.Biji benih tiada pencemaran daripada jenis lain, rumpai dan bahan nadir.Percambahan Percambahan melebihi 80%.KesihatanKeseragamanBeratVigorBebas penyakit bawaan biji benih seperti bintik perang, hawar daun bakteria, jalurdaun bakteria, karah dan bakanae.Biji benih seragam dari segi bentuk dan saiz.Biji benih yang berat adalah lebih baik.Biji benih yang lasak dan cergas adalah lebih baik.d. Bahagian Padi juga menerima pakai peraturan yang dinyatakan dalam “RiceCheck dan Manual Teknologi Tanaman Padi” sebagai panduan dalammengeluarkan benih padi. Manual ini adalah digunakan dalam projekperintis yang diperkenalkan oleh Kementerian Pertanian untuk menghasilkan10 tan padi bagi setiap hektar. Antara lain manual ini telah menetapkannorma bagi setiap aktiviti penyediaan tanah sawah; penanaman; pembajaan;pengurusan air; kawalan perosak dan penuaian padi.Pada pandangan Audit, Jabatan Pertanian telah menyediakan garispanduan dan prosedur kerja yang lengkap untuk melaksanakan ProjekPengeluaran Benih Padi Sah.23.4.1.3. Kaedah Pelaksanaana. Pengeluaran benih padi sah telah dilaksanakan melalui Skim Penanam BijiBenih di Negeri Kedah, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Terengganu danKelantan. Jabatan Pertanian memilih pesawah sebagai peserta yang akanmelaksanakan penanaman biji benih, menjaga pertumbuhan pokok padi,membaja dan menyembur racun yang diperlukan sehinggalah penuaianbenih padi sah. Peserta Skim Penanam Biji Benih dipilih oleh PusatPengeluaran Benih Padi yang berkenaan berdasarkan kepada kriteriaberikut :-i. Kawasan sawah yang diusahakannya mempunyai tahap kesuburan yangtinggi dan bekalan air yang mencukupi. Keutamaan diberi kepadakawasan sawah yang pernah ditanam dengan benih padi pada musimsebelumnya;ii. Pesawah mempunyai petak sawah yang boleh diasingkan antara petakuntuk penanaman benih padi dengan petak untuk penanaman padi biasadan jarak antara 2 petak tidak kurang dari 2 meter kecuali terdapat paritatau jalan ladang; daniii. Pesawah yang sanggup mematuhi peraturan dan syarat perjanjian skimtersebut.195

. Pesawah yang telah dipilih akan dibekalkan dengan benih padi secarapercuma berjumlah 100 kilogram satu hektar mengikut jenis padi yangditetapkan oleh Jabatan Pertanian. Baja akan dibekalkan kepada pesawahmelalui program subsidi baja Kerajaan. Pegawai Pertanian akan memberikhidmat nasihat dan pemantauan yang rapi terhadap aktiviti penanamanbenih padi iaitu mulai dari menyediakan sawah, menabur benih padi secaramanual, pembajaan, penyemburan racun, penuaian sehinggalah kepadapengangkutan benih padi ke loji pemprosesan. Benih padi yang menepatistandard akan dibeli oleh Jabatan Pertanian dengan kadar harga RM0.748setiap kilogram. Benih ini kemudiannya akan diproses di loji dan hanyabenih yang disahkan kualitinya akan dijual kepada pesawah dengan hargaRM1.00 setiap kilogram.23.4.1.4. Perancangan PengeluaranJabatan Pertanian telah menetapkan kadar keperluan benih padi setiap hektaradalah antara 100kg hingga 120kg. Berdasarkan kadar ini, adalah dianggarkan51,000 hingga 61,000 tan metrik benih padi sah diperlukan untuk menanam padiseluas 508,768 hektar. Bagaimanapun bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003,Bahagian Padi hanya merancang untuk mengeluarkan benih padi sah antara18,455 tan metrik hingga 24,000 tan metrik satu tahun iaitu lebih kurang 39%daripada keperluan benih padi di seluruh negara. Baki 61% lagi adalahditampung oleh pengeluar benih padi swasta. Berikut adalah jadualperancangan pengeluaran benih padi sah oleh Jabatan Pertanian bagi tempohtahun 2001 hingga 2003 :-JADUAL 122PERANCANGAN PENGELUARAN BENIH PADI SAHBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003AKTIVITIBERAT DALAM TAN METRIK2001 2002 2003Pengeluaran Benih Padi Sah 18,455 19,800 24,00023.4.1.5 Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Pada tahun 2003, Bahagian Padi mempunyai jawatan yang telah diluluskanberjumlah 202 iaitu 18 jawatan Pegawai Pertanian, 29 Penolong PegawaiPertanian, 134 Pembantu Pertanian, 15 Pembantu Makmal dan 6 TukangK2. Namun demikian, pada bulan Ogos 2003, Jabatan Pertanian telahmembuat cadangan penstrukturan semula struktur organisasinya yangmelibatkan pewujudan Bahagian Padi, Tanaman Industri dan Florikultur.Bahagian ini adalah merupakan gabungan antara Bahagian Padi denganBahagian Tanaman Industri dan Florikultur. Berdasarkan kepada cadangantersebut, bahagian baru yang akan diwujudkan mempunyai 335 jawatan.Kedudukan jawatan yang dicadangkan di bawah penstrukturan semula ituadalah seperti di jadual berikut :-196

JADUAL 123KEPERLUAN PERJAWATAN BAHAGIAN PADI, TANAMANINDUSTRI DAN FLORIKULTUR BAGI TAHUN 2003JAWATAN SEDIA ADA CADANGAN BARUPegawai Pertanian, G JUSA C - 1Pegawai Pertanian, Gred G54 1 1Pegawai Pertanian, Gred G52 - 3Pegawai Pertanian, Gred G48 4 15Pegawai Pertanian, Gred G44 - 16Pegawai Pertanian, Gred G41 13 19Penolong Pegawai Pertanian, Gred G36 - 1Penolong Pegawai Pertanian, Gred G32 3 15Penolong Pegawai Pertanian, Gred G27 26 26Pembantu Pertanian, Gred G26 - 20Pembantu Pertanian, Gred G22 15 36Pembantu Pertanian, Gred G17 119 156Pembantu Makmal, Gred C26 - 1Pembantu Makmal, Gred C17 13 17Pembantu Makmal, Gred C11 2 2Tukang K2, Gred R11 6 6JUMLAH 202 335b. Adalah diperhatikan sungguhpun dalam cadangan penstrukturan semulastruktur organisasinya, Jabatan Pertanian telah memohon beberapa jawatantambahan seperti mana yang dinyatakan di para 23.4.1.5.a., namun tidakada jawatan Pekerja Rendah Am bagi mengendalikan kerja yang berkaitanpemprosesan benih padi di loji. Adalah didapati pada tahun 2001 hingga2003, antara 75 hingga 85 pekerja sambilan berjawatan Pekerja Rendah Amdiambil bertugas bagi mengendalikan kerja di pusat berkenaan. Ada antaramereka telah bekerja dengan pusat itu melebihi 10 tahun. Bilangan pekerjasambilan di Pusat Pengeluaran Benih Padi bagi tempoh tahun 2001 hingga2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 124BILANGAN PEKERJA SAMBILAN DI PUSAT PENGELUARANBENIH PADI BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PUSAT PENGELUARAN BENIH PADITAHUN2001 2002 2003Ajil, Terengganu 14 15 15Lundang, Kelantan 7 7 8Telok Chengai, Kedah 17 19 19Titi Gantong, Perak 11 11 11Bumbong Lima, Pulau Pinang 19 20 17Sungai Burong, Selangor 7 13 14JUMLAH 75 85 84Pada pandangan Audit, Jabatan sepatutnya mewujudkan beberapa jawatanPekerja Rendah Am memandangkan perkhidmatan pekerja sambilansentiasa diperlukan untuk memproseskan benih padi di Pusat PengeluaranBenih Padi. Pengambilan mereka secara tetap boleh memberikan insentifuntuk mereka bekerja dengan lebih komited.197

c. Keperluan LatihanBagi meningkat ilmu pengetahuan dan kemahiran pegawainya, Bahagian Paditelah merancang sejumlah 20 kursus yang berbentuk teknikal bagi semuaperingkat pegawai. Kursus tersebut akan dimanfaatkan kepada petani dan pihakJabatan bagi meningkatkan kualiti benih padi sah. Berikut adalah jadualperancangan latihan pegawai yang terlibat dalam pengeluaran benih padi sahbagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 :-JADUAL 125PERANCANGAN LATIHANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAJUK KURSUSDiagnosis Crop Performance (Padi/Buah-buahan) 1Precision Agriculture In paddy Modul I 2Pengeluaran Benih Padi 1Precision Agriculture In Paddy Modul II 1Precision Agriculture In Paddy Modul III 2BILANGAN KURSUS2001 2002 2003Ke Arah Peningkatan Hasil Padi Kepada 10MT 1Pengawasan Dan Peramalan Untuk Tanaman Padi 1Penyiasatan Pengeluaran Padi 1 1Operasi, Penyelenggaraan & Pembaikan Peralatan Loji Benih Padi 1Pengeluaran Benih Padi Sah 1Kawalan Perosak Padi Modul I 1Kawalan Perosak Padi Modul II 1Kawalan Perosak Padi Modul III 1Pakej Teknologi Peningkatan Hasil Padi Kepada 10MT 1Pencirian Dan Pengenalan Varieti Bagi Tanaman Padi 1Pengeluaran Padi Bebas Daripada Padi Angin 1Reka Bentuk, Kutipan Dan Analisis Pemerhatian Teknologi Padi 1JUMLAH 7 5 8Pada pandangan Audit, latihan yang dirancang oleh Jabatan Pertanianuntuk kakitangan yang terlibat dengan pengeluaran benih padi sah adalahbersesuaian dengan tugas mereka.23.4.1.6. Keperluan KewanganSumber kewangan bagi projek pengeluaran benih padi adalah daripadaperuntukan Akaun Amanah Benih Padi dan pembangunan industri padi. Keduaperuntukan tersebut adalah untuk membiayai pembelian benih padi; bahaninput; kos pemprosesan benih padi dan pengangkutan; penyenggaraan loji; gajipekerja sambilan dan elaun lebih masa serta bayaran lain yang berkaitandengan pengeluaran benih padi sah. Setiap tahun, Jabatan Pertanianmenetapkan keperluan peruntukan bagi membiayai projek ini berdasarkankepada sasaran pengeluaran benih padi sah dan kos untuk mengeluarkanbenih padi yang ditetapkan pada kadar RM1.06 setiap kilogram. Jumlahperuntukan yang diperlukan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalahseperti di jadual berikut :-198

JADUAL 126PERUNTUKAN YANG DIPERLUKAN UNTUK PROJEK PENGELUARANBENIH PADI SAH BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN AKAUNAMANAH BENIH PADI(RM Juta)SUMBER KEWANGANPERUNTUKANPEMBANGUNAN(RM Juta)2001 15.32 8.202002 16.01 8.202003 21.53 7.7623.4.1.7. Mekanisme PemantauanPemantauan projek dijalankan seperti berikut:-a. Pengarah Bahagian Padi memantau projek melalui analisis data dan laporanyang dikemukakan oleh Pegawai Pertanian.b. Kemajuan projek dibincangkan semasa Mesyuarat JawatankuasaPengeluaran Benih Padi yang diadakan dari semasa ke semasa.c. Lawatan ke sawah dan loji oleh Pegawai Pertanian/Penolong PegawaiPertanian bagi memastikan pelaksanaan aktiviti pengeluaran benih padi sahmengikut jadual dan peraturan yang ditetapkan.Pada pandangan Audit, Jabatan Pertanian telah mewujudkan mekanismeyang memadai untuk memantau pelaksanaan projek pengeluaran benihpadi sah.Pada keseluruhannya, Jabatan Pertanian telah merancang projek pengeluaranbenih padi sah dengan baik.23.4.2. PELAKSANAAN23.4.2.1. Pemilihan PesertaSemakan Audit mendapati Peserta Skim Penanam Biji Benih yang dipilih olehPusat Pengeluaran Benih Padi yang berkenaan adalah berdasarkan kepadakriteria kelayakan yang ditetapkan. Semakan Audit selanjutnya mendapatipeserta yang telah dipilih itu telah menandatangani surat perjanjian sebelummemulakan projek.23.4.2.2. Syarat PerjanjianMengikut perjanjian, peserta hendaklah mematuhi syarat berikut:-a. Mendapatkan benih padi daripada Pusat Pengeluaran Benih Padi.b. Bahan input seperti racun adalah tanggungjawab peserta.c. Mengikut jadual penanaman yang telah ditetapkan.d. Mengikut nasihat dan tunjuk ajar yang diberikan.e. Penakaian iaitu pembuangan jenis rumpai yang mengganggu pertumbuhanpadi secara manual.199

f. Penuaian benih padi hendaklah menggunakan jentera yang telahdipersetujui oleh Pusat Pengeluaran Benih Padi.g. Syarat pembelian, potongan harga belian dan penolakan benih padi ialah :-• Jabatan Pertanian boleh membatalkan pembelian benih padi sekiranyaada tanaman yang diserang serangga, berpenyakit atau tanaman yangrebah akibat ribut. Dalam keadaan demikian pesawah tidak akanmenuntut bayaran ganti rugi.• Jabatan Pertanian hanya akan membeli benih padi dari pesertaberkenaan jika ia mematuhi semua syarat di atas dan benih padi yangdihasilkan menepati standard kualiti. Harga yang dipersetujui ialahmelebih 36% daripada harga pasaran yang ditetapkan oleh PadiberasNasional Berhad (BERNAS). Sebaliknya, jika didapati mutu benih padiyang dihasilkan oleh pesawah rendah, Jabatan Pertanian bolehmembatalkan perjanjian yang telah dibuat.• Pesawah hanya boleh menjual benih padi yang dihasilkan kepadaJabatan Pertanian melainkan Jabatan Pertanian menolak benih paditersebut.Pada pandangan Audit, Jabatan Pertanian telah menetapkan syarat yangmemadai untuk menjamin kepentingan Kerajaan.23.4.2.3. Pematuhan Kepada Syarat PerjanjianAdalah diperhatikan pada umumnya semua peserta yang dipilih untuk menyertaiprojek ini telah mematuhi semua syarat yang ditetapkan dalam surat perjanjian.23.4.2.4. Prestasi Keseluruhana. Sejumlah 3,967 peserta telah menyertai Skim Penanam Biji Benih bagimusim 1/2003 melibatkan tanah sawah seluas 3,626 hektar. Adalah didapatiPusat Pengeluaran Benih Padi Lundang, Kelantan mempunyai bilanganpeserta paling ramai iaitu 1,712 orang dan meliputi kawasan sawah seluas496 hektar. Di Kelantan, pemilikan tanah bagi setiap peserta adalah keciliaitu kurang daripada satu hektar. Bagi Pusat Pengeluaran Benih Padi yanglain, keluasan dan bilangan peserta yang terlibat adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 127BILANGAN PESERTA DAN KELUASAN KAWASAN SKIM PENANAM BIJI BENIHPUSAT PENGELUARAN BENIH PADIBIL. PESERTA(Orang)KELUASAN(Hektar)Telok Chengai, Kedah 741 758Bumbong Lima, P.Pinang 308 407Titi Gantong, Perak 214 609Sungai Burong, Selangor 703 1,036Ajil, Terengganu 289 320JUMLAH 2,255 3,130200

. Pengauditan yang dijalankan mendapati pencapaian pengeluaran benih padisah yang dihasilkan pada tahun 2001 hingga 2003 adalah antara 83.9%hingga 97.2% daripada sasaran yang ditetapkan. Pada tahun 2001, benihpadi sah yang telah dihasilkan berjumlah 15,484 tan metrik, 19,242 tanmetrik pada tahun 2002 dan pada tahun 2003 berjumlah 21,610 tan metrik.Adalah didapati Pusat Pengeluaran Benih Padi Sungai Burong, Selangormerupakan pengeluar benih padi sah yang tertinggi dan melebihi sasaranyang telah ditetapkan. Pengeluaran benih padi sah di Pusat PengeluaranBenih Padi Lundang, Kelantan pula menurun sejumlah 80 tan metrik padatahun 2002 berbanding 2001 tetapi ianya meningkat sejumlah 363 tan metrikpada tahun 2003. Sementara itu, pengeluaran benih padi sah di PusatPengeluaran Benih Padi Telok Chengai, Kedah meningkat sejumlah 1,040tan metrik pada tahun 2002 berbanding tahun 2001 tetapi menurun pulasejumlah 223 tan metrik pada tahun 2003. Berikut adalah butiran prestasipengeluaran benih padi sah bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 :-JADUAL 128PENCAPAIAN PENGELUARAN BENIH PADI SAHBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PUSATPENGELUARANBENIH PADITelok Chengai,KedahBumbong Lima,Pulau PinangTiti Gantong,PerakSungai Burong,SelangorSASARAN(Tan Metrik)2001 2002 2003PENCAPAIAN(Tan Metrik)SASARAN(Tan Metrik)PENCAPAIAN(Tan Metrik)SASARAN(Tan Metrik)PENCAPAIAN(Tan Metrik)5,125 4,027 4,900 5,067 5,800 3,8042,250 1,857 2,300 2,236 2,400 2,4391,530 1,806 2,400 2,426 3,000 2,6375,000 5,000 6,000 6,501 8,000 9,062Ajil, Terengganu 2,300 1,371 2,200 1,669 2,500 1,882Lundang,Kelantan2,250 1,423 2,000 1,343 2,300 1,786JUMLAH 18,455 15,484 19,800 19,242 24,000 21,610PERATUSAN 83.9% 97.2% 90.1%c. Semakan Audit mendapati antara faktor yang menyebabkan sasarantersebut tidak dapat dicapai sepenuhnya adalah seperti berikut :-i. Penolakan di SawahPengauditan yang dijalankan di Pusat Pengeluaran Benih Padi di TelokChengai, Kedah; Lundang,Kelantan dan Ajil, Terengganu mendapati padamusim 1/2003, penolakan kawasan sawah padi adalah antara 35.3% hingga48.6% daripada kawasan yang diusahakan. Ini adalah disebabkan oleh padiangin yang banyak; padi rebah akibat dari hujan disertai angin kencang diperingkat padi menguning dan penuaian; rumput merbahaya yang melebihikadar yang ditetapkan serta padi masak tidak seragam dan berpenyakit.Butiran lanjut berkenaan dengan penolakan kawasan penanaman benih padiadalah seperti di jadual berikut :-201

JADUAL 129PENOLAKAN KAWASAN SAWAH SKIM BENIH PADI SAHPADA MUSIM 1/2003FAKTOR PENOLAKANPUSATPENGELUARANBENIH PADILUASTANAMAN(HEKTAR)LUASTOLAK(HEKTAR)PERATUSTOLAKOFFTYPE(HEKTAR)RUMPAI(HEKTAR)MASAKTIDAKSERAGAM(HEKTAR)PENYAKIT(HEKTAR)REBAH(HEKTAR)PADIANGIN(HEKTAR)LAINLAIN(HEKTAR)TelokChengai,KedahLundang,KelantanAjil,Terengganu758 368 48.6 47 25 10 1 104 176 5496 175 35.3 - 51 56 7 61 - -320 122 38.1 - - - - 90 - 32ii. Penolakan Benih di LojiBenih padi yang ditolak kebanyakannya tidak menepati Standard KualitiBenih Padi seperti ketulenan, percambahan dan kelembapan. Berdasarkanlaporan sebut harga, pelupusan benih padi yang tidak menepati piawaianbagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 mengikut Pusat Pengeluaran BenihPadi adalah seperti di jadual berikut :-PUSAT PENGELUARAN BENIH PADIJADUAL 130PENOLAKAN BENIH PADI DI LOJIBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003KUANTITI (Tan Metrik)2001 2002 2003Telok Chengai, Kedah 75 300 780Bumbong Lima, Pulau Pinang - 241 34Titi Gantong, Perak 49 40 212Sungai Burong, Selangor 60 200 960Lundang, Kelantan 14 137 -Ajil, Terengganu - 62 -JUMLAH 198 980 1,986iii. Selain faktor penolakan di peringkat sawah dan loji, adalah didapati sasarantersebut tidak tercapai sepenuhnya juga disebabkan ketidakupayaan lojimemproses benih padi dan kapasiti kilang yang tidak mencukupiterutamanya pada masa puncak penuaian. Sebagai contohnya, pada tahun2002, Lawatan Audit ke Telok Chengai, Kedah mendapati lojinya tidakmampu memproses benih padi pada masa puncak penuaian. Pada tahun2002, Pusat Pengeluaran Benih Padi Telok Chengai, Kedah terpaksamenjual sejumlah 459 tan metrik benih padi kepada kilang swasta keranatidak sempat diproses. Berdasarkan kajian yang dijalankan oleh PegawaiKanan Jabatan Pertanian pada bulan Oktober 2003, keupayaan lojimemproses benih padi adalah antara 100 tan metrik hingga 150 tan metrik202

satu hari. Manakala benih padi yang diterima pada masa puncak penuaianadalah sejumlah 200 tan metrik satu hari. Ini menyebabkan benih padi yanglewat diproses mengalami kerosakan. Tahap kritikal pemprosesan benihpadi di loji ialah di peringkat penerimaan, pengeringan dan penyimpanan dimana keupayaan loji berkenaan tidak dapat dipertingkatkan keranakawasannya yang terhad.d. Penolakan di sawah dan loji akan/telah memberikan kesan kepada pesawahdan Jabatan Pertanian seperti berikut :-i. Penolakan benih padi di peringkat sawah akan mendatangkan kerugianpendapatan kepada peserta. Seperti yang telah dipersetujui oleh peserta,sekiranya benih padi tidak memenuhi standard, Jabatan Pertanian akanmenolak di peringkat kawasan sawah lagi. Ini akan menyebabkan padiyang dihasilkan di kawasan sawah ini terpaksa dijual kepada pihakswasta atau individu lain dengan harga yang lebih rendah dari hargayang dijanjikan melalui Skim Penanam Biji Benih.ii. Penolakan benih padi di peringkat loji telah menyebabkan Jabatanmengalami kerugian kerana apabila benih padi tidak menepati standard,ia terpaksa dijual dengan harga yang lebih rendah. Pusat PengeluaranBenih Padi yang diuruskan oleh Jabatan Pertanian telah membeli benihpadi daripada peserta Skim Penanam Biji Benih dengan harga RM0.748setiap kilogram (RM748 satu tan metrik). Benih padi tersebut akan diujidi loji berkenaan dan sekiranya tidak mencapai standard yang telahditetapkan, ianya akan dilupuskan secara sebut harga. Pada tahun 2001hingga 2003 benih padi yang telah dilupuskan berjumlah 3,164 tan metrikdengan harga RM150 hingga RM722 bagi setiap tan metrik. Kerugianyang ditanggung oleh Jabatan Pertanian akibat pelupusan benih padipada tahun 2001 berjumlah RM25,429. Jumlah kerugian ini meningkatbagi tahun 2002 iaitu RM247,033 dan tahun 2003 berjumlah RM622,305.Butiran terperinci adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 131KERUGIAN PELUPUSAN BENIH PADI TIDAKMENGIKUT STANDARD BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PUSAT PENGELUARAN BENIH PADI2001(RM)JUMLAH KERUGIAN2002(RM)2003(RM)Telok Chengai, Kedah 5,067 7,800 219,440Bumbong Lima, Pulau Pinang - 62,216 14,689Titi Gantong, Perak 2,840 7,120 25,896Sungai Burong, Selangor 10,080 99,600 362,280Lundang, Kelantan 7,442 45,825 -Ajil, Terengganu - 24,472 -JUMLAH 25,429 247,033 622,305203

e. Beberapa langkah telah diambil untuk mengurangkan kerosakan benih padidengan menghantar ke loji swasta dan ke loji Jabatan Pertanian negeri yanglain. Faktor ini menyebabkan kos tambahan seperti kos perkhidmatanmengering dan pengangkutan terpaksa ditanggung oleh Jabatan Pertanian.Pengauditan mendapati pada musim 2/2002, sejumlah 1,473 tan metrikbenih padi dari Pusat Pengeluaran Benih Padi di Telok Chengai, Kedah telahdihantar ke loji lain sama ada di Negeri Perlis, Kelantan atau Terengganu.Ini melibatkan kos perkhidmatan mengering dan pengangkutan berjumlahRM169,994.Pada pandangan Audit, usaha untuk mencapai pengeluaran benih padi sahboleh melebihi sasaran tahunan yang telah ditetapkan sekiranyapenolakan benih padi dapat dikurangkan. Bagi tujuan ini, selain daripadamemerlukan komitmen yang tinggi daripada peserta untuk memastikantanaman mereka sentiasa dalam keadaan yang baik, keupayaan loji bagimemproses benih padi juga perlu dipertingkatkan.23.4.2.5. Kedudukan Guna Tenaga Dan Latihana. Guna TenagaPada tahun 2003, jumlah jawatan adalah 202 dan 183 daripadanya yang diisi.Bagaimanapun, cadangan penstrukturan semula struktur organisasi JabatanPertanian masih belum diluluskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam.Kedudukan perjawatan Bahagian Padi bagi tahun 2003 adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 132KEDUDUKAN PERJAWATAN BAHAGIAN PADI BAGI TAHUN 2003JAWATAN2003GRED LULUS DIISI KOSONGPengarah G54 1 1 -Penolong Pengarah G48 4 4 -Pegawai Pertanian G41 13 12 1Penolong Pegawai Pertanian G32 3 3 -Penolong Pegawai Pertanian G27 26 25 1Pembantu Pertanian G22 15 15 -Pembantu Pertanian G17 119 105 14Pembantu Makmal C17 13 11 2Pembantu Makmal Rendah C11 2 2 -Tukang K2 R11 6 5 1JUMLAH 202 183 19b. Pekerja Sambilan Di Pusat Pengeluaran Benih PadiAdalah didapati pada tahun 2003, sejumlah 84 pekerja sambilan yang telahberkhidmat di loji pemprosesan benih padi. Dari jumlah itu, 67 pekerjaberkhidmat kurang daripada 6 tahun, tujuh antara 6 hingga 10 tahun dansepuluh pekerja lagi telah berkhidmat melebihi 10 tahun. Bilangan pekerjasambilan mengikut tempoh perkhidmatan adalah seperti di jadual berikut :-204

JADUAL 133BILANGAN PEKERJA SAMBILAN DI PUSAT PENGELUARANBENIH PADI PADA BULAN DISEMBER 2003PUSAT PENGELUARANBENIH PADI KURANG 6TAHUNTEMPOH PERKHIDMATAN PEKERJA SAMBILAN(Bilangan Orang)6 HINGGA 10TAHUNLEBIH 10TAHUNTelok Chengai, Kedah 16 2 1Bumbong Lima, Pulau Pinang 14 3 -Titi Gantong, Perak 11 - -Sungai Burong, Selangor 13 1 -Ajil, Terengganu 9 1 5Lundang, Kelantan 4 - 4JUMLAH 67 7 10c. LatihanProgram latihan bertujuan meningkatkan kemahiran dan pengetahuankakitangan. Pihak pengurusan Bahagian Padi telah melaksanakan kursus/latihan berbentuk pengurusan, teknikal dan komputer sebagai mana yangdirancang. Latihan ini telah diberikan kepada golongan pengurusan danprofesional serta kumpulan sokongan mengikut bidang masing-masing. Bagitempoh tahun 2001 hingga 2003, pegawai dari kumpulan sokongan merupakangolongan pegawai yang paling ramai menerima latihan. Bagi tahun 2001,sejumlah 37 pegawai telah dilatih, 57 pegawai tahun 2002 dan 51 pegawai bagitahun 2003.Pada pandangan Audit, pihak Jabatan Pertanian perlu mengisi jawatanyang kosong dengan segera. Memandangkan pekerja sambilan yangbertugas di loji sememangnya diperlukan dan ada yang telah berkhidmatmelebihi 10 tahun, maka sudah sewajarlah Jabatan Pertanian mewujudkanjawatan Pekerja Rendah Am dan mempertimbangkan untuk menyerapmereka ke jawatan tetap.23.4.2.6. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Akaun Amanah Benih PadiSemakan Audit mendapati peruntukan daripada Akaun Amanah Benih Paditelah dibelanjakan bagi pembayaran belian benih padi dan bahan input sertakerja kontrak; kos pemprosesan benih padi; bayaran gaji; caruman kepadaKumpulan Wang Simpanan Pekerja; tuntutan perjalanan; kos pengeringan danpenyimpanan benih padi di loji; kos pengangkutan dan pengeluaran benih padiserta kos penyenggaraan loji dan meratakan sawah. Semakan Audit mendapatiwang amanah tersebut telah dibelanjakan mengikut peraturan yang dibenarkanbagi menguruskan projek pengeluaran benih padi sah. Kedudukan peruntukandan perbelanjaan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadualberikut :-205

JADUAL 134PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN AKAUN AMANAH BENIH PADIBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKANDILULUSKAN(RM Juta)PERBELANJAANSEBENAR(RM Juta)PERATUSANPERBELANJAAN(%)2001 15.32 11.85 77.42002 16.01 15.78 98.62003 21.53 20.30 94.3b. Peruntukan Pembangunan Industri PadiPeruntukan ini digunakan untuk membeli benih padi dan peralatan;penyenggaraan loji dan alat makmal; penyenggaraan tanaman di peringkatladang dan perbelanjaan lain yang berkaitan. Prestasi perbelanjaan pada tahun2001 berjumlah RM8.49 juta (99.9%), pada tahun 2002 berjumlah RM8.22 juta(97.4%) dan pada tahun 2003 berjumlah RM7.56 juta (97.4%). Jumlahperuntukan dan perbelanjaan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 135PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN INDUSTRI PADIBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKANDILULUSKAN(DIPINDA)(RM Juta)PERBELANJAANSEBENAR(RM Juta)PERATUSPERBELANJAAN(%)2001 8.50 8.49 99.92002 8.44 8.22 97.42003 7.76 7.56 97.4Pada pandangan Audit, sungguhpun peruntukan yang diluluskan bolehmenampung aktiviti ini, namun Jabatan Pertanian patut mengenal pastikeperluan kewangan untuk mempertingkatkan keupayaan loji yang sediaada atau membina loji yang baru.23.4.3. PEMANTAUAN23.4.3.1. Pemantauan bagi projek pengeluaran benih padi sah dilaksanakanoleh Bahagian Padi, Ibu Pejabat dan Pusat Pengeluaran Benih Padi. Diperingkat Ibu Pejabat, pemantauan dijalankan dengan mengumpul danmenganalisis data berkaitan dengan benih padi yang dihantar oleh PusatPengeluaran Benih Padi.23.4.3.2. Jawatankuasa Pengeluaran Benih Padi yang dipengerusikan olehPengarah Bahagian Padi telah mengadakan 3 kali mesyuarat sepanjang tahun2003. Mesyuarat ini dihadiri oleh semua Ketua Pusat Pengeluaran Benih Padi.23.4.3.3. Di Pusat Pengeluaran Benih Padi pula, pemeriksaan kawasandijalankan secara berperingkat seperti berikut :-206

a. Peringkat Sebelum TanamMemeriksa kebersihan sawah, pembasmian rumpai, pembajakan dan kawalanair.b. Peringkat TampangPemeriksaan dijalankan selepas 20 hingga 25 hari benih padi ditanam bagimemastikan tanaman jenis benih yang betul dan mengenal pasti puncapencemaran, serangan serangga, penyakit serta kerosakan tanaman.c. Peringkat BerbungaPeringkat ini ialah 70 hingga 80 hari selepas benih padi ditanam. Padaperingkat ini, pemeriksaan dijalankan terhadap kesan pencemaran tanamanseperti padi jenis lain, rumpai, musuh dan penyakit.d. Peringkat Sebelum TuaiPemeriksaan dijalankan 2 hari sebelum benih padi dituai. Tujuannya adalahuntuk mengesan sama ada semua arahan telah diambil tindakan oleh petani danmembuat penilaian terhadap tahap pencemaran seperti kerosakan benih padi.Pengauditan yang dijalankan mendapati pegawai dan kakitangan di PusatPengeluaran Benih Padi telah menjalankan pemantauan mengikut jadual yangditetapkan. Begitu juga laporan berkaitan dengan pengeluaran benih padimengikut musim telah dihantar kepada Pengarah Bahagian Padi untukdianalisis.23.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT23.5.1. Pada umumnya, Jabatan Pertanian telah merancang dan melaksanakanpengeluaran benih padi sah mengikut kemampuan guna tenaga dan keupayaan lojiyang sedia ada. Sungguhpun pencapaian sasaran pengeluaran benih padi sah bagitempoh tahun 2001 hingga 2003 secara puratanya melebihi 90%, namun sasaranyang ditetapkan itu hanya merupakan 39% daripada keperluan benih padi seluruhnegara. Bagaimanapun berdasarkan pencapaian sasaran tersebut, Jabatan AuditNegara berpendapat bahawa Jabatan Pertanian berpotensi untuk meningkatkan lagisasaran pengeluarannya bagi memenuhi keperluan benih padi seluruh negaraberjumlah 61,000 tan metrik satu tahun. Sehubungan ini, Jabatan Pertaniandisyorkan :-a. Meningkatkan keupayaan loji yang sedia ada atau membina loji baru.Jabatan perlu mengenal pasti keperluan kewangan sebenar dan memohonperuntukan yang bersesuaian untuk tujuan ini.b. Memperluaskan kawasan Skim Penanam Biji Benih.c. Kekosongan jawatan perlu diisi segera dan jawatan Pekerja Rendah Amperlu diwujudkan supaya pekerja sambilan sedia ada dapat diserapkan kejawatan tetap.207

d. Meningkatkan kaedah kawalan penanaman dan penjagaan padi di sawahsupaya hasil benih padi boleh menepati standard yang ditetapkan. Ini dapatmengurangkan penolakan sama ada di kawasan sawah atau loji.23.5.2. Selain itu, adalah disyorkan supaya agensi lain di bawah KementerianPertanian seperti Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA), LembagaKemajuan Pertanian Kemubu (KADA) dan Lembaga Pertubuhan Peladang diberitanggungjawab mengeluarkan benih padi seperti mana yang dilaksanakan olehJabatan Pertanian.23.5.3. Memandangkan pada masa ini pihak swasta membekalkan 61% daripadabenih padi yang diperlukan oleh pesawah seluruh negara, adalah disyorkan jugasupaya Kementerian Pertanian mewujudkan satu mekanisme yang boleh mengawalkualiti benih padi yang dibekalkan oleh mereka.208

KEMENTERIAN PERTANIAN DANINDUSTRI ASAS TANI *24. PROJEK PEMBANGUNAN PERTANIAN BERSEPADUBARAT LAUT SELANGOR, NEGERI SELANGOR24.1. LATAR BELAKANG24.1.1. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu adalah merupakan usaha bagimembangunkan sektor pertanian yang melibatkan pelbagai Jabatan dan agensi dibawah Kementerian Pertanian Malaysia seperti Jabatan Pertanian, JabatanPengairan dan Saliran (JPS), Lembaga Pertubuhan Peladang (LPP), MARDI danBank Pertanian. Sejumlah 16 projek Pembangunan Pertanian Bersepadu telahdiwujudkan tetapi kini hanya 8 projek yang masih aktif dan mendapat bantuankewangan daripada Kementerian Pertanian dan selebihnya telah diserahkan kepadaKerajaan Negeri berkenaan. Lapan projek tersebut yang masih aktif ialah :a. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangor, Selangorb. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Pulau Pinangc. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu Seberang Perak, Perakd. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu Kerian - Sungai Manik, Perake. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu Kemasin - Semarak, Kelantanf. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu Besut - KETARA, Terengganug. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu Karakas - Saribas, Sarawakh. Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu Samarahan, Sarawak.24.1.2. Pada peringkat awal penubuhannya, semua projek di atas melaksanakanpelbagai tanaman seperti kelapa sawit, koko, getah, padi dan kopi. Bagaimanapunbermula pada Rancangan Malaysia Ketujuh (RMK-7), Kementerian Pertanian telahmemberi tumpuan kepada industri padi. Bagi tujuan kajian, Jabatan Auditmenumpukan pengauditan kepada aktiviti salah satu daripada projek tersebut diatas iaitu Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangor.24.1.3. Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangor telah dimulakanpelaksanaannya pada RMK-3 dan telah dilancarkan secara rasmi pada bulan Jun1978. Kawasan projek ini yang luasnya 100,199 hektar adalah meliputi 2 daerahyang terletak di bahagian Barat Laut Negeri Selangor iaitu Daerah Kuala Selangordan Daerah Sabak Bernam. Lokasi projek adalah seperti dilakarkan pada Peta 3.24.1.4. Keluarga tani di kawasan ini berjumlah 19,500 yang terdiri daripada 65%Melayu, 22% Cina dan 13% India. Selain daripada padi, mereka jugamengusahakan pelbagai tanaman seperti getah, kelapa, kelapa sawit dan koko.Pembinaan infrastruktur pertanian seperti jalan ladang, palung konkrit, parit, strukturkawalan air dan jambatan telah dibuat secara berperingkat mulai bulan Jun 1978dan telah disiapkan pada tahun 1985 dengan perbelanjaan berjumlah RM223.85juta, yang mana RM64.50 juta daripadanya adalah dibiayai daripada pinjaman BankDunia.(* Nota : Dahulu Dikenali Sebagai Kementerian Pertanian)209

PETA 3LOKASI PROJEK PEMBANGUNAN PERTANIAN24.1.5. Sebelum Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangorini dilaksanakan pada tahun 1978, sudah terdapat perusahaan menanam padi di 2daerah ini iaitu bermula pada tahun 1936 di bawah projek yang dikenali sebagaiSkim Pengairan Tanjung Karang. Keluasan sawah yang terdapat pada masa ituialah 20,000 hektar. Sumber air yang diperolehi bagi perusahaan di atas ialah dariSungai Bernam, Sungai Tengi dan air hujan. Penanaman padi ketika itu diusahakansatu kali dalam setahun. Bermula pada tahun 1962, perusahaan ini telah dijalankansebanyak 2 kali setahun dan berterusan sehingga kini. Purata hasil padi padasemusim tuaian ketika itu adalah dalam lingkungan 2.5 tan metrik satu hektar. Padamasa ini luas kawasan yang boleh diusahakan dengan tanaman tersebut adalahdianggarkan 18,600 hektar dengan bilangan pesawah berjumlah 9,332 orang.24.1.6. Objektif Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangorialah:-• Meningkatkan purata hasil padi semusim tuaian menjadi 7 tan metrik satuhektar.• Meningkatkan kualiti hasil padi; dan• Meningkatkan pendapatan pesawah melalui penggunaan input pertanian secaracekap.24.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan adalah untuk menentukan sama ada Projek Pembangunan PertanianBersepadu, Barat Laut Selangor telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur,berhemat serta selaras dengan objektif pelaksanaan projek ini.24.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN24.3.1. Skop pengauditan adalah memberi tumpuan kepada aktiviti yang berkaitandengan pembangunan industri padi di Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu,Barat Laut Selangor. Semakan dibuat terhadap dokumen yang berkaitan dengannyabagi tempoh tahun 2001 hingga 2003.210

24.3.2. Pejabat yang dilawati ialah Pejabat Projek Pembangunan PertanianBersepadu, Barat Laut Selangor termasuk 3 Pejabat Komponennya iaitu KomponenJabatan Pertanian, Komponen JPS dan Komponen LPP serta JPS Negeri Selangordan Jabatan Pertanian Negeri Selangor. Temu bual juga dilakukan dengan 39pesawah yang dipilih untuk menjawab soal selidik yang disediakan, iaitu 20pesawah dari Daerah Kuala Selangor dan 19 dari Daerah Sabak Bernam.24.4. PENEMUAN AUDIT24.4.1. PERANCANGAN24.4.1.1. Struktur Organisasia. Jabatan Dan Agensi Yang Terlibat Secara Langsungi. Peringkat Kementerian PertanianBahagian Khidmat Sokongan Dan Pembangunan Industri, KementerianPertanian adalah bertanggungjawab menguruskan pentadbiran dankewangan serta memantau aktiviti semua Projek Pembangunan PertanianBersepadu.ii. Peringkat Pejabat Pengarah Projek• Pejabat Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangordiketuai oleh seorang Pengarah Projek (Pegawai Pertanian Gred G48)dan dibantu oleh 2 Pegawai Pertanian serta 22 pegawai sokongan.Pejabat ini ditempatkan di Kuala Selangor.• Pejabat Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangorbertanggungjawab melaksanakan fungsi yang berikut :-- Menyelaras aktiviti 2 Jabatan dan 1 agensi komponennya yang turutterlibat secara langsung dengan pelaksanaan projek tersebut iaituKomponen JPS, Komponen Jabatan Pertanian dan Komponen LPPyang juga ditempatkan di kompleks yang sama.- Menggerak strategi dan pendekatan baru untuk pembangunanindustri padi di kawasan yang terlibat.- Mengurus kewangan dari segi penyediaan bajet, pengagihankewangan serta memantau prestasi kewangan dan fizikal semuaPejabat Komponen.- Memantau setiap aktiviti yang dijalankan oleh semua Jabatan danagensi lain yang terlibat.iii. Peringkat Pejabat Komponen• Komponen Jabatan Pengairan Dan Saliran - diketuai oleh JuruteraProjek gred J48 dan dibantu oleh 3 Jurutera serta 41 pegawai sokongan.Mereka bertanggungjawab membuat reka bentuk dan membina sistem211

pengairan, jambatan, jalan ladang dan infrastruktur pertanian lain.Komponen JPS bersama dengan JPS Negeri Selangor merancang danmembimbing pesawah supaya menjadi kumpulan tani yangberpengetahuan bagi mengurus air dengan betul.• Komponen Jabatan Pertanian - diketuai oleh Pegawai Pertanian gredG48 dan dibantu oleh 1 pegawai profesional dan 21 pegawai sokongan.Komponen ini bertanggungjawab untuk meningkatkan hasil pengeluaranpadi dengan cara meningkatkan amalan teknologi tanaman pengeluaranpadi secara pengurusan bersepadu. Aktiviti yang dijalankan olehKomponen Jabatan Pertanian bagi merancang dan menyelaras programpembangunan komoditi padi adalah seperti berikut :-- Merata tanah sawah- Mengawal rumpai dan padi angin- Petak promosi peningkatan hasil padi- Kawalan perosak bersepadu- Penerangan peningkatan hasil padi• Komponen LPP - diketuai oleh Pegawai Ekonomi gred E41 dan dibantuoleh 24 pegawai sokongan. Komponen ini bertanggungjawab memberiperkhidmatan kejenteraan ladang, pengagihan baja padi subsidi danperunding dalam perniagaan tani. Ia juga akan memajukan projekusahawan dalam bidang pertanian, hiliran dan pelbagai. Perkhidmatanini diberi melalui Pertubuhan Peladang Kawasan.b. Jabatan Dan Agensi Sokongan LainBeberapa Jabatan dan agensi telah menjadi penyokong kepada pelaksanaan aktivitiprojek. Antaranya ialah :-i. JPS Negeri Selangor menyenggara infrastruktur pertanian seperti parit,jambatan serta jalan ladang yang telah dibina atau dinaik taraf olehKomponen JPS. Selain daripada itu, JPS Negeri Selangor juga berperananmemberi nasihat kepada pesawah dalam menguruskan air secara cekap.ii. Jabatan Pertanian Negeri Selangor berperanan secara bersepadu denganJabatan dan agensi lain bagi menjayakan objektif projek ini. JabatanPertanian Negeri Selangor juga bertanggungjawab menyediakan peruntukankewangan bagi membiayai aktivitinya.iii. Selain daripada Jabatan dan agensi di atas, perkhidmatan daripada PejabatDaerah, Jawatankuasa Kemajuan Dan Keselamatan Kampung dan SyarikatPadiberas Nasional Berhad (BERNAS) juga perlu digemblengkan bagimencapai matlamat projek. Carta organisasi Projek Pembangunan PertanianBersepadu, Barat Laut Selangor adalah seperti di bawah :-212

CARTA 18CARTA ORGANISASI PROJEK PEMBANGUNANPERTANIAN BERSEPADU, BARAT LAUT SELANGORSETIAUSAHABAHAGIAN KHIDMAT SOKONGAN DAN PEMBANGUNANINDUSTRIKEMENTERIAN PERTANIAN MALAYSIAPENGARAHPROJEK BARAT LAUT SELANGORMARDIKomponenJPSKomponenPertanianKomponenLPPJPS PengurusanAir Tg. KarangJabatan/AgensiSokonganUnit PengambilanBalik TanahJ. PertanianDaerah KualaSelangorJ. PertanianDaerah SabakBernamPada pandangan Audit, struktur organisasi dan peranan setiap pejabatkomponen, Jabatan serta agensi yang terlibat telah diatur dengan baik danjelas.24.4.1.2. Kaedah Pelaksanaana. Penyediaan Infrastruktur Pertaniani. Sistem PengairanSistem pengairan yang teratur adalah penting untuk membolehkan padi yangditanam membesar dengan baik. Bagi projek ini, air dari Sungai Tengi akandialirkan ke terusan utama dan seterusnya ke palung konkrit melalui kawalanEmpangan Sungai Tengi. Di terusan utama sepanjang 39 kilometer, terdapat4 struktur kawalan air iaitu 2 struktur spillway dan 2 struktur regulator.Spillway adalah merupakan pintu kawalan air bagi mengawal paras air diterusan utama. Sekiranya paras air di terusan berkenaan melebihi parasyang diperlukan, pintu spillway akan dibuka bagi membuang air yang tidakdiperlukan itu ke laut. Regulator pula ialah struktur kawalan air yangberfungsi sebagai pengatur air bagi membentuk paras air yang diperlukan diterusan utama. Struktur kawalan air seterusnya dibina pada setiap palungkonkrit. Struktur kawalan air dibina di bahagian pangkal palung ialah bagimengawal kemasukan air dari terusan utama ke palung tersebut. Gambarberikut menunjukkan struktur kawalan air :-213

GAMBAR 42 GAMBAR 43Struktur Kawalan Air Untuk Palung KonkritDi Sungai NipahSpillway Di Sungai Haji Dorani, Sabak Bernamii. Program Membina Dan Menaik Taraf Infrastruktur Pertanian• Program bagi mempermodenkan infrastruktur pertanian telah dibuatsecara berperingkat bermula pada tahun 1978 sehingga tahun 1985.Oleh kerana pembinaan infrastruktur pertanian telah siap dilaksanakan,fungsi Komponen JPS bagi RMK-8 selain membina infrastrukturtambahan, ia juga menjalankan kerja menaik taraf infrastruktur pertanianyang sedia ada terutama jalan ladang dan jambatan yang manasebahagiannya sudah tidak sesuai digunakan. Ini adalah kerana jalandan jambatan yang ada hanya mampu menanggung bebanan berkapasiti3 tan metrik manakala sebilangan mesin jentuai dan lori padi yangmenggunakan jalan ini berkapasiti melebihi 10 tan metrik.• Mengikut peraturan, Komponen JPS hanya bertanggungjawab untukmembina dan menaik taraf infrastruktur pertanian, manakala semua kerjapenyenggaraan dijalankan oleh JPS Negeri Selangor. Bagi tempohRMK-8, sejumlah RM64.30 juta telah dipohon oleh Komponen JPS untukmelaksanakan kerja di atas. Program yang dirancang oleh KomponenJPS bagi tahun 2002 dan 2003 adalah seperti berikut :-- Meningkatkan taraf jalan ladang dan jambatan;- Meningkatkan taraf tali air di Sawah Sempadan sepanjang 30Kilometer;- Meningkatkan kemampuan kadar alir terusan pengantara ; dan- Pengambilan balik tanah untuk tujuan penyediaan infrastruktur.iii. Penyenggaraan Infrastruktur PertanianPenyenggaraan infrastruktur pertanian akan dibiayai dan dikendalikan olehpihak JPS Negeri Selangor. Selepas kerja membina dan menaik tarafinfrastruktur pertanian di kawasan projek dilaksanakan oleh Komponen JPS,214

infrastruktur tersebut akan diserah kepada pihak JPS Negeri Selangor bagikerja penyenggaraan. Pejabat JPS Negeri Selangor di Tanjung Karang akanmenjalankan kerja penyenggaraan bagi kawasan Daerah Kuala Selangor,manakala JPS Negeri Selangor di Sungai Besar akan menyenggara kerjapenyenggaraan infrastruktur pertanian di kawasan Daerah Sabak Bernam.Pada pandangan Audit, Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, BaratLaut Selangor telah menyediakan perancangan yang baik untuk menaiktaraf infrastruktur pertanian.b. Memperbaiki Pengurusan SawahKAWASANSAWAH12i. Pentadbiran SawahBagi memudahkan pengurusan Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu,Barat Laut Selangor, sawah di kawasan ini telah dibahagikan kepada 8kawasan pengairan. Setiap kawasan pengairan pula akan dibahagikankepada beberapa blok sawah. Bagi setiap blok, akan dilantik seorang ketuadi kalangan pesawah di blok tersebut bagi mentadbir sawah seluas 60hektar. Garis panduan pelantikannya juga telah disediakan.ii. Jadual PengairanProjek ini mendapat bekalan air dari Sungai Bernam dan Sungai Tengi.Bagaimanapun, kedua sungai tersebut hanya mampu membekalkan 85%daripada keperluan air sebenar. Bagi mengatasi masalah kekuranganbekalan air, jadual pengairan telah disediakan oleh Pejabat Komponen JPS.Kawasan sawah di Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat LautSelangor dibahagikan kepada 3 zon pengairan. Setiap zon pengairan pula,akan dibahagikan kepada 2 zon kecil pengairan. Jadual berikut adalahketerangan mengenai pembahagian zon pengairan, keluasan sawah dantarikh pelaksanaan pengairan ke sawah :-JADUAL 136JADUAL PENGAIRAN SAWAH DI PROJEK PEMBANGUNANBERSEPADU, BARAT LAUT SELANGORZONPENGAIRAN1KAWASANPENGAIRANSAWAHSawahSempadanSungaiBurungLUASSAWAH(HEKTAR)TARIKHMULABEKALANAIRMUSIM 1 MUSIM 2TARIKHBERHENTIBEKALANAIRTARIKHMULABEKALANAIRTARIKHBERHENTIBEKALANAIR2,306 15/1 16/5 15/7 15/113,222 1/2 31/5 1/8 30/113 Sekinchan 1,788 1/3 1/7 1/9 30/124Sungai2Leman1,706 1/3 1/7 1/9 30/125 Pasir Panjang 1,532 1/3 1/7 1/9 30/126783Sungai Nipah 1,821 1/3 1/7 1/9 30/12PanchangBedena3,206 1/4 30/7 1/10 31/1Bagan Terap 3,610 1/4 30/7 1/10 31/1215

iii. Peraturan Mengurus SawahProjek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangor melaluiKomponen Jabatan Pertanian telah mengguna pakai garis panduanmengenai peraturan pengurusan sawah yang dinamakan Rice Check.Peraturan yang disediakan oleh Jabatan Pertanian Malaysia ini adalahperaturan seragam dan juga diguna pakai oleh Jabatan Pertanian NegeriSelangor. Antara lain, ia mengandungi panduan kepada pesawah mengenaitarikh bagi menyediakan tapak sawah, menanam padi, menabur baja danmenyembur racun perosak.iv. Latihan Kepada PesawahKomponen Jabatan Pertanian dan LPP adalah terlibat dengan latihanpengurusan sawah kepada pesawah. Kedua Komponen ini mempunyairancangan latihan seperti berikut :-• Latihan Oleh Komponen Jabatan PertanianLatihan kepada pesawah bertujuan untuk membimbing mereka bagimeningkatkan pengetahuan dan amalan teknologi serta pengurusanpenanaman padi. Ia menumpukan kepada penglibatan pesawah dalamperancangan dan pelaksanaan pengurusan sawah. Latihan yang dijalankanantara lainnya adalah berkaitan dengan infotani dan teknotani. Infotaniadalah memberi maklumat terkini berhubung dengan amalan pertanian bagimeningkatkan hasil padi. Teknotani pula bertujuan untuk mempertingkatkanpengetahuan dan kemahiran pesawah dalam bidang agronomi tanaman,perlindungan, pengurusan tanah dan kejenteraan ladang. Latihan tersebutakan dilaksanakan melalui penerangan atau perjumpaan khas, kursus danlawatan. Program latihan untuk tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 137PROGRAM LATIHAN KEPADA PESAWAH OLEH KOMPONENJABATAN PERTANIAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003AKTIVITIPerjumpaan KhasKursus SehariLawatan SehariDAERAHKAWASAN2001 2002 DAN 2003BILANGANPESAWAHKAWASANBILANGANPESAWAHKuala Selangor 7 50 8 25Sabak Bernam 16 50 8 25Kuala Selangor 7 50 5 25Sabak Bernam 16 50 5 25Kuala Selangor 7 50 6 20Sabak Bernam 16 50 6 20• Latihan Oleh Komponen LPPKomponen LPP juga memberikan latihan kepada pesawah berhubungdengan pengurusan sawah dan pemasaran padi. Latihan ini dilaksanakanantara 3 hingga 5 kali setahun. Selain itu, Komponen LPP juga bertindaksebagai penyelaras kursus yang dianjurkan oleh agensi lain sepertiPertubuhan Peladang Kebangsaan dan MARDI. Kursus sedemikiandiadakan antara 5 hingga 20 kali setahun. Jangka masa kursus pula ialahantara 1 hingga 3 minggu.216

c. Tuaian Dan Pengangkutan PadiBagi tujuan menuai dan mengangkut padi ke pusat belian, petani bolehmenyewa mesin jentuai dan lori daripada ketua blok atau individu tertentu.Penglibatan pihak Kementerian Pertanian dalam aktiviti tuaian danpengangkutan padi ialah dari aspek kawalan ke atas pengeluaran lesen, permit,pemberian Subsidi Harga Padi dan penetapan harga minimum padi. Antara jenislesen yang berkaitan dengan aktiviti di atas ialah lesen membeli dan mengilangpadi, manakala permit padi ialah kebenaran membawa padi ke pusat belian diluar Negeri Selangor. Lesen dan permit di atas adalah dikawal melalui AktaKawalan Padi Dan Beras, 1994. Pada pandangan Audit, pihak pengurusanprojek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangor telahmerancang pengurusan sawah dengan baik.24.4.1.3. Pengurusan Perolehana. Infrastruktur PertanianKemudahan ini akan diuruskan oleh JPS dan ia diperolehi secara tender. Ada 2Bahagian di Komponen JPS yang terlibat dengan pengurusan tender iaituBahagian Pembinaan dan Bahagian Ukur Bahan. Pemilihan kontraktor puladitentukan oleh Lembaga Perolehan Persekutuan di peringkat Negeri Selangoryang dipengerusikan oleh Pengarah Pembangunan Negeri Selangor dandianggotai oleh Pengarah JKR Negeri Selangor, Pengarah JPS NegeriSelangor, Pengarah Bekalan Air Negeri Selangor dan Pengarah PendidikanNegeri Selangor.b. Benih PadiJabatan Pertanian telah membuat perancangan bagi pengeluaran benih padiuntuk kegunaan pesawah. Benih padi yang dikeluarkan itu akan dipastikankualitinya di mana pengeluaran benih tersebut perlu mematuhi prosedur kualiti dibawah MS ISO 9000-2000. Di kawasan projek ini terdapat pesawah yangberdaftar sebagai penanam padi untuk benih padi yang sah (kualiti benihdisahkan oleh Jabatan Pertanian). Pegawai Pertanian yang terlibat denganprojek pengeluaran benih padi sah akan membuat pemantauan yang rapi dariperingkat penanaman, penjagaan, penuaian dan pengangkutan ke loji untukdiproses.c. Baja PadiPerolehan baja diuruskan oleh Kementerian Pertanian. Baja untuk peringkatpertama iaitu jenis baja campuran dan peringkat kedua iaitu baja urea diberisecara percuma kepada semua pesawah di bawah Skim Subsidi Baja Padi.Pengagihan subsidi baja kepada pesawah diuruskan oleh LPP. Bagaimanapunbaja untuk peringkat ketiga perlu dibiayai sendiri oleh pesawah. Bagi pesawahyang terlibat dengan program pengeluaran hasil padi Projek 10 TM Moa Inc,perolehan input pertanian musim pertama seperti racun perosak dan baja akandibuat oleh Pejabat Pengarah Projek atau Komponen LPP. PertubuhanPeladang Kebangsaan akan membekalkan baja tersebut.217

d. RacunJabatan Pertanian tidak terlibat dengan perolehan racun serangga perosak atauracun rumpai untuk kegunaan pesawah, bagaimanapun pihak Jabatan akanmenentukan spesifikasi racun yang perlu digunakan oleh pesawah. Setiappesawah perlu mengeluarkan pembiayaan sendiri untuk membeli racun daripihak swasta. Pihak LPP dan BERNAS ada menyediakan kemudahan kreditracun di atas bagi keperluan pesawah.e. Mesin Dan JenteraMesin dan jentera yang digunakan untuk membajak tanah, menabur benih,menyembur racun dan menuai padi diperoleh sendiri oleh pesawah sama adamenyewa daripada pihak swasta atau LPP. Pada pandangan Audit, proseduryang jelas telah diwujudkan bagi pengurusan perolehan projek ini.Penyewaan mesin dan jentera oleh pesawah adalah wajar memandangkania lebih berekonomi daripada membelinya.24.4.1.4. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Pelaksanaan Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, Barat LautSelangor memerlukan khidmat kakitangan yang berpengalaman danmempunyai kepakaran dalam bidang pertanian, kejuruteraan tani,perniagaan dan pengurusan projek. Oleh itu, Kementerian Pertanian telahmewujudkan perjawatan dari kumpulan Pengurusan Dan Profesional sertaSokongan seperti di jadual berikut :-JADUAL 138PERJAWATAN PEJABAT PENGARAH DAN KOMPONENPEJABATPEJABAT PENGARAHKOMPONEN JPSKOMPONEN JABATAN PERTANIANKOMPONEN LPPKUMPULANJAWATANBILANGANJAWATANProfesional 5Sokongan 26JUMLAH 31Profesional 8Sokongan 47JUMLAH 55Profesional 4Sokongan 31JUMLAH 35Profesional 1Sokongan 27JUMLAH 28JUMLAH BESAR 149b. Pejabat Pengarah merancang untuk mewujudkan satu pengurusan pejabatsecara berpusat yang merangkumi pengurusan keseluruhan pejabatkomponen. Sejumlah 5 Bahagian akan diwujudkan iaitu BahagianPentadbiran dan Kewangan; Bahagian Perancangan, Pengesanan danPenilaian; Bahagian Pembangunan Infrastruktur; Bahagian PembangunanPertanian dan Pembangunan Sokongan dan Institusi Peladang. Cadanganpenstrukturan semula di atas dibuat dengan melibatkan kenaikan 1 gredjawatan dan pemansuhan 16 jawatan yang sedia ada serta pewujudan 9218

jawatan baru. Kenaikan gred jawatan Pengarah Projek adalah bagimemastikan keberkesanan dalam menjalankan tugas kerana sebelum inigred jawatan tersebut adalah setaraf dengan Ketua Komponen JPS danJabatan Pertanian. Pengwujudan 9 jawatan baru antara lain adalah bagikeperluan pegawai Teknologi Maklumat serta pegawai Perangkaan yangmana sebelum ini tugas tersebut dilakukan oleh Pembantu Pertanian. Jadualberikut adalah perjawatan yang dicadangkan :-JADUAL 139CADANGAN PERJAWATAN PEJABAT PROJEKKUMPULANJAWATANBILANGANJAWATANPengarah Projek Profesional 1Profesional 1Bahagian Pentadbiran dan KewanganSokongan 43JUMLAH 44Profesional 3Bahagian Perancangan, Pengesanan danPenilaianSokongan 13JUMLAH 16Bahagian Pembangunan InfrastrukturBahagian Pembangunan PertanianPembangunan Sokongan dan Institusi PeladangProfesional 7Sokongan 33JUMLAH 40Profesional 3Sokongan 20JUMLAH 23Profesional 1Sokongan 18JUMLAH 19JUMLAH BESAR 142c. Untuk memastikan setiap pegawai mempunyai kemahiran dalammenjalankan tugas, pelbagai latihan telah dirancang bagi melatih pegawai diPejabat Pengarah Projek dan Komponennya. Perancangan yang dibuat olehPejabat Komponen bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah sepertijadual di bawah. Bagi pejabat Pengarah Projek, latihan pegawai dankakitangannya adalah berdasarkan kepada arahan daripada KementerianPertanian.JADUAL 140PERANCANGAN LATIHAN DI PERINGKAT PEJABAT KOMPONENBILANGAN PEGAWAIKOMPONENJPSJabatan PertanianJENIS KURSUSa) Pengurusan Pejabat Dan Personelb) Komputerc) Pengurusan Aird) Teknikala) Pengurusan Pejabat Dan personelb) Komputerc) Pengurusan PadiTAHUN2001 2002 200337171518191-552919151752--2919151731610LPPa) Pengurusan Pejabat Dan Personelb) Komputerc) Teknikal150--205-----Pada pandangan Audit, Kementerian Pertanian telah mengenal pastikeperluan guna tenaga dan kepakaran yang diperlukan untukmelaksanakan projek ini.219

24.4.1.5. Keperluan KewanganPeruntukan kewangan bagi membiayai semua aktiviti projek ini telah disediakandi bawah peruntukan pembangunan. Kementerian telah mengenal pasti jumlahyang diperlukan setelah mengambil kira pelbagai faktor seperti kos yangdiperlukan untuk mengurus dan meningkatkan infrastruktur. Permohonanperuntukan kewangan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 141PERMOHONAN PERUNTUKAN KEWANGANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNBUTIRAN2001(RM Juta)2002(RM Juta)2003(RM Juta)Mengurus 5.01 5.37 5.41Peningkatan Infrastruktur 13.75 10.45 6.35Peningkatan MakananPembangunan Industri Padi1.00--1.28Pengembangan Estet Padi - 1.00 --0.98JUMLAH 19.76 18.10 12.74Pada pandangan Audit, pihak pengurusan Projek Pembangunan PertanianBersepadu, Barat Laut Selangor telah mengenal pasti keperluankewangannya bersesuaian dengan aktiviti yang akan dilaksanakannya.24.4.1.6. Mekanisme Pemantauana. Penyelarasan AktivitiDua jawatankuasa utama telah diwujudkan untuk membentuk polisi danmenyelaras aktiviti pelbagai jabatan dan agensi iaitu :i. Jawatankuasa PemanduSebuah Jawatankuasa Pemandu yang terdiri daripada 24 orang yang dilantikoleh Kerajaan Pusat dan Kerajaan Negeri Selangor bagi membuat polisi.Seterusnya polisi yang telah dirangka ini akan dilaksanakan oleh PejabatPengarah Projek dan pejabat serta agensi lain yang terlibat. Jawatankuasaini akan dipengerusikan bersama oleh Ketua Setiausaha KementerianPertanian dan Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor. MesyuaratJawatankuasa tersebut perlu diadakan setiap 6 bulan.ii. Jawatankuasa Pelaksanaan Jabatan Dan AgensiPelaksanaan aktiviti di Projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, BaratLaut Selangor adalah tanggungjawab pelbagai Jabatan dan agensi,bagaimanapun semua aktiviti itu diselaraskan oleh Pejabat Pengarah Projek.Satu jawatankuasa telah dibentuk dan dipengerusikan oleh Pengarah ProjekPembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangor. Keanggotaan ahliJawatankuasa pula ialah dari semua Ketua Komponen serta Ketua Jabatandan agensi lain yang terlibat. Jawatankuasa itu perlu mengadakanmesyuarat sebanyak 2 bulan sekali.220

. Pemantauan BerkalaPemantauan berkala dirancang adalah dalam bentuk penyediaan maklumatmengenai hasil pengeluaran padi oleh setiap pesawah pada setiap musimtuaian. Selain daripada maklumat di atas, laporan itu juga mengandungi inputpertanian yang digunakan oleh pesawah pada sesuatu musim tuaian padi.Seterusnya, pemantauan secara bulanan juga dirancang bagi menentukansistem pengurusan air sawah dilaksanakan mengikut peraturan.Pihak Audit berpendapat, Kementerian Pertanian telah membuat perancanganyang baik untuk menyelaras dan memantau semua aktiviti pelbagai Jabatandan agensi bagi menjayakan projek ini.24.4.2. PELAKSANAAN24.4.2.1. Prestasi Pengeluaran Padia. Mengikut sasaran yang telah ditetapkan, purata pengeluaran padi adalahsebanyak 7 tan metrik satu hektar semusim. Bagi tempoh tahun 2000 hingga2002, pengeluaran purata padi projek ini adalah antara 4.6 tan metrikhingga 5.6 tan metrik satu hektar semusim. Jadual berikut menunjukkanpengeluaran padi bagi tempoh tahun 2000 hingga 2002 :-TAHUNJADUAL 142HASIL PURATA PADI BAGI TEMPOH TAHUN 2000 HINGGA 2002LUASBERTANAM(HEKTAR)MUSIM 1 MUSIM 2PENGELUARANPADI(TAN METRIK)PURATA(TANMETRIKSEHEKTAR)LUASBERTANAM(HEKTAR)PENGELUARANPADI(TAN METRIK)PURATA(TANMETRIKSEHEKTAR)2000 18,521 88,716 4.8 18,637 85,152 4.62001 18,619 92,797 5.0 18,613 96,657 5.22002 18,621 103,570 5.6 18,607 88,420 4.8Sumber: Laporan Pengeluaran Padi Pejabat Pengarah Projekb. Pemeriksaan Audit selanjutnya mendapati ada pesawah yang berjayamenghasilkan padi melebihi 10 tan metrik satu hektar semusim. LaporanPejabat Komponen Jabatan Pertanian mengenai pencapaian pesawah yangberjaya dan temu bual pegawai Audit dengan pesawah ini menunjukkanantara faktor kejayaan mereka ialah sikap mereka yang bersedia mencubateknologi baru, mengikut arahan daripada Pegawai Pertanian, mematuhigaris panduan Rice Check dan menganggap bersawah adalah sumberpendapatan utama. Selanjutnya mereka menumpukan masa di sawah padiuntuk menguruskan penanaman dan menjaga tanaman padi. Kedudukankawasan sawah mereka pula adalah di kawasan yang mendapat bekalan airyang mencukupi. Bagaimanapun, turun naik pengeluaran hasil padi antarasatu musim dengan musim yang lain disebabkan oleh faktor di luar kawalanpesawah seperti keadaan perubahan cuaca, banjir, tiupan angin kencangdan gangguan rumpai serta pelbagai penyakit. Butiran lanjut berkaitanpencapaian pengeluaran hasil padi secara individu adalah seperti di jadualberikut :-221

JADUAL 143PENCAPAIAN PENGELUARAN HASIL PADI SETIAP HEKTAR BAGIPESAWAH INDIVIDU DI PROJEK PEMBANGUNAN PERTANIAN BERSEPADU,BARAT LAUT SELANGORPENGELUARAN HASIL PADIINDIVIDUKAWASANMUSIM 1/2002(Tan Metrik)MUSIM 2/2002(Tan Metrik)MUSIM 1/2003(Tan Metrik)1 Lot 10724, Blok M, Sungai Burung 11.8 11.1 9.52 Lot 7961, Blok K, Sungai Burung 5.19 9.6 10.83 Blok S9A, Sekincan 11.0 11.4 11.54 Blok S9A, Sekincan 9.1 10.3 10.25 Lot 2205 KT9, Pt.2, Sungai Haji Dorani 7.9 8.0 8.46 KT3&5, Pt.1, Sungai Haji Dorani 8.8 8.0 8.97 Blok S9A, Sekincan 9.5 10.7 10.28 Blok S9A, Sekincan 9.2 10.1 10.19 Blok L2A,Sungai Leman 9.0 9.7 8.410 Blok L2A,Sungai Leman 10.1 9.6 8.3Sumber: Success Stories Pesawah Padi Di Projek Barat Laut Selangor (PBLS 12.9.2003)c. Merujuk kepada laporan yang disediakan oleh Pejabat Pengarah Projek inipada tahun 2002, hanya sejumlah 2,333 (25%) daripada 9,332 pesawahyang berjaya mengeluarkan hasil padi melebihi sasaran, sementarasejumlah 6,999 (75%) pesawah lain tidak dapat mencapai sasaranpengeluaran hasil padi yang telah ditetapkan. Ini menyebabkan pencapaianpurata penghasilan padi keseluruhannya tidak dapat mencapai sasaran 7 tanmetrik satu hektar semusim. Antara punca utama pesawah gagal mencapaisasaran yang ditetapkan adalah sumber bekalan air yang tidak mencukupi.Sumber air yang diperolehi bagi projek ini hanya mampu membekalkan 85%daripada keperluan air sebenar.Tambahan pula kaedah pengagihan air ke sawah melalui sistem palung adalahtidak sempurna. Antara punca masalah ketidakcukupan bekalan air adalahseperti berikut :-i. Palung Konkrit• Palung konkrit yang dibina di kawasan projek adalah bagi tujuanmengagihkan air ke sawah. Air dari terusan utama akan dimasukkan kesawah melalui palung ini. Air pada palung tersebut dikawal parasnyamenerusi pintu kawalan air yang dibina di bahagian yang berhampirandengan terusan utama. Ia dibina pada jarak 400 meter antara satu palungdengan palung yang lain dan panjang setiap palung adalah di antara 2.5kilometer hingga 5 kilometer. Keseluruhan palung konkrit yang dibina dikawasan projek ini adalah sepanjang 493 kilometer. Ia telah dibina padatahun 1978 hingga 1985 dan jangka hayatnya ialah 25 tahun.• Memandangkan sebahagian palung tersebut sudah mencapai usia di atas,maka kos penyenggaraan adalah tinggi kerana terdapat sebahagian palungyang telah bocor di bahagian penyambungnya, permukaan bawah tidak ratakerana telah mendap dan juga permukaan dalam palung tidak rata222

disebabkan oleh hakisan dan reaksi kimia. Ini menyebabkan pengaliran airtidak begitu lancar dan seterusnya paras air dalam sawah tidak memenuhikeperluan, terutamanya di zon 2 iaitu di bahagian hilir palung.• Ketidaklancaran pengaliran air dalam palung juga adalah disebabkan sikappesawah sendiri yang tidak mengikut peraturan yang telah ditetapkan.Umpamanya terdapat pesawah yang telah membocorkan palung untukmendapatkan air yang lebih, tidak mengawal paip air ke sawah sebagaimanamengikut jadual dan membuat saluran air tambahan melalui paip PVC.• Palung konkrit yang siap dibina pada tahun 1985 ini juga adalah direkabentuk untuk menampung kapasiti air bagi sistem penanaman padi yangdiamalkan pada masa itu, iaitu sistem mencedung. Mengikut sistem ini, airakan ditakungkan terus-menerus di sawah sepanjang masa, iaitu dari waktumembersihkan sawah sehingga padi mula mengeluarkan buah.• Ketika ini sistem menanam padi yang diamalkan ialah dengan cara menaburterus benih padi ke sawah. Sistem ini memerlukan pengurusan air yangcekap kerana di peringkat permulaan, air akan dimasukkan ke sawah dankerja membajak serta meratakan sawah akan dijalankan. Selepas itu sawahakan dikeringkan dengan air dialirkan ke parit dan benih padi akan ditabur.Air akan dimasukkan semula ke sawah apabila benih padi sudah bercambahdan paras air di sawah akan disesuaikan dengan kadar panjangnya anakpadi tersebut sehingga paras air pada tahap minimum 10 sentimeter. Airperlu ditakungkan dalam sawah selama 100 hari dari mula padi bercambahsehingga padi mengeluarkan buah.• Beberapa kawasan sawah, air lambat untuk ditakungkan semulaterutamanya di bahagian hilir palung di zon 2. Ini menyebabkan rumpai akantumbuh bersama dengan anak padi berkenaan dan menyebabkanpembesaran padi akan terbantut. Selain dari itu, keadaan ini akanmenambahkan lagi kos pengurusan sawah di mana melibatkan perbelanjaanuntuk penyemburan racun rumpai. Perkara ini bertambah buruk terutamanyapada musim pertama penanaman padi yang mana pada musim ini taburanhujan adalah sedikit.GAMBAR 44 GAMBAR 45Palung Konkrit Di Sawah Sempadan YangBocor Di Bahagian PenyambungnyaPalung Konkrit Yang Sedang BeroperasiDi Sawah Sempadan Dan Paip PVC Yang Dibuat OlehPesawah Bagi Mendapat Tambahan Bekalan Air223

ii. ParitFungsi parit ialah bagi mengalirkan air keluar dari sawah. Dalam sistempengurusan sawah, air akan dialirkan keluar dari sawah sebanyak 2 kali dalamsemusim padi. Peringkat pertama air dialirkan keluar ke parit ialah ketika hendakmemulakan penaburan benih padi. Peringkat kedua pula ialah pada masa padisudah mula mengeluarkan buah. Sawah padi di projek ini mempunyai paritkeseluruhannya sepanjang 663 kilometer dan ia dibina daripada struktur tanah.Semasa lawatan Audit pada bulan November 2003, adalah diperhatikansebahagian parit tidak disenggara dengan memuaskan di mana lumpur dalamparit tidak dibersihkan. Ini menyebabkan kelancaran aliran air keluar dari sawahtidak sempurna.GAMBAR 46 GAMBAR 47Parit Di Sungai Besar YangDisenggara Dengan TeraturLumpur Dalam Parit Di Parit 4 Pasir PanjangYang Tidak Dibersihkaniii. Penyenggaraan Infrastruktur• Kerja penyenggaraan infrastruktur pertanian di projek ini dilakukan oleh JPSNegeri Selangor. Kerja penyenggaraan adalah meliputi membersih parit danterusan utama; menyenggara palung konkrit dan membuang keladak lumpurdi dalamnya serta menyenggara struktur kawalan air, jalan ladang danjambatan.• Bagi penyenggaraan infrastruktur pertanian yang ideal, mengikut norma JPSNegeri Selangor, peruntukan berjumlah RM650 diperlukan bagi satu hektarsawah setahun. Bagaimanapun peruntukan kewangan yang diluluskan bagimenyenggara infrastruktur adalah kurang daripada norma di atas. Sebagaicontoh, pada tahun 2003, Pejabat JPS Negeri Selangor di Tanjung Karangtelah menerima peruntukan berjumlah RM1.95 juta bagi menyenggarainfrastruktur pertanian sawah seluas 9,996 hektar. Ini bermakna kospenyenggaraan infrastruktur yang diperuntukkan bagi satu hektar adalahhanya RM195 atau 30% daripada jumlah peruntukan yang diperlukan. Iniadalah antara faktor yang menyebabkan penyenggaraan infrastruktur kurangmemuaskan.• Mengikut program kerja penyenggaraan yang dirancang bagi tahun 2003oleh JPS Negeri Selangor Tanjung Karang, salah satu penyenggaraan yang224

akan dijalankan ialah membersih terusan utama yang dianggarkan berjumlahRM160,000. Memandangkan peruntukan yang diterima tidak mencukupi,maka kerja membersihkan terusan tersebut tidak dijalankan pada tahun itu.Ini menyebabkan sebahagian terusan utama dipenuhi dengan rumpai yangboleh menghalang kelancaran pengaliran air.GAMBAR 48Rumpai Yang Memenuhi Sebahagian Terusan Utama Di Sungai Lemaniv. Komitmen Pesawah• Rumpai padi angin tumbuh bersama padi dan akan mengganggupertumbuhan dan pembesaran pokok padi. Ia adalah sejenis rumpai yangtidak boleh dimusnahkan menggunakan semburan racun rumpai, sebaliknyaperlu dibersihkan secara manual. Memandangkan ia sukar untuk dikawal,terdapat pesawah yang tidak bersungguh membersihkannya menyebabkanpengeluaran hasil padinya berkurangan. Daripada kajian yang dijalankanoleh LPP rumpai padi angin ini boleh mengurangkan hasil tuaian padisehingga 35%.• Tidak semua pesawah yang terlibat dengan projek ini menggunakan benihpadi yang dikeluarkan oleh Jabatan Pertanian di mana kualitinya telahdisahkan memenuhi standard yang sepatutnya. Oleh itu besar kemungkinanbenih padi yang digunakan itu tidak menepati standard yang telah ditetapkanoleh Jabatan Pertanian dan ini boleh menjejaskan pengeluaran padi.• Semua pesawah menerima subsidi baja padi bagi peringkat pertama dankedua penanaman padi. Oleh itu, pembajaan padi dilaksanakan mengikutperaturan yang telah ditetapkan. Bagaimanapun di peringkat ketigapembesaran padi memerlukan jenis baja lain yang mana perlu dibeli sendirioleh pesawah. Adalah didapati pesawah mengurangkan penggunaan baja diperingkat ini menyebabkan hasil padi yang diperolehi tidaklah seperti manapokok padi yang dibajai dengan mencukupi. Sementara itu para pesawahperlu menanggung sendiri kos untuk membeli racun rumpai dan racunserangga yang diperlukan. Sekiranya racun tidak disembur mengikutperaturan yang ditetapkan, pokok padi akan mendapat gangguan seranggaatau rumpai dan gagal mengeluarkan hasil yang tinggi.225

Pada pandangan Audit, Kementerian Pertanian perlu memberi keutamaanuntuk menaik taraf infrastruktur pengairan yang telah tidak sesuai dengankeperluan semasa. Di samping itu, Kementerian juga hendaklah berusahauntuk mendapatkan kerjasama sepenuhnya daripada pesawah supayamematuhi peraturan dan kaedah pengurusan air, perolehan benih danpenjagaan tanaman padi.24.4.2.2. Kemudahan Penuaian Dan Pemasaran Padia. Di kawasan projek ini terdapat 5 pusat belian dan pemerosesan padi dibawah syarikat BERNAS. Kementerian Pertanian Malaysia telahmengeluarkan lesen bagi membeli dan mengilang padi kepada syarikatberkenaan. Selain daripada itu, Kementerian Pertanian juga telahmeluluskan lesen bagi membeli padi kepada 32 individu dan KorporasiPertubuhan Peladang di projek ini.b. Penuaian dan pengangkutan padi di projek ini diuruskan oleh pesawah.Mesin penuai dan lori untuk mengangkut padi pada umumnya adalahdisewa. Padi yang dituai akan dimasukkan terus ke dalam lori sepertigambar berikut:-GAMBAR 49Padi Yang Dituai Akan Dimasukkan Terus Ke Dalam Loric. Bagi membolehkan aktiviti penuaian dan pengangkutan padi ke pusatpembelian dijalankan dengan lancar kemudahan jalan dan jambatanhendaklah berada dalam keadaan baik dan sesuai untuk dijadikan laluan loridan jentuai. Lawatan Audit ke tapak projek mendapati perkara berikut :-i. Jalan Ladang• Jalan ladang di projek ini disedia dan disenggarakan oleh 3 Jabatan iaituKomponen JPS, JKR Negeri Selangor dan Kementerian PembangunanLuar Bandar. Keseluruhan kawasan projek ini mempunyai jalan ladangsepanjang 1,271 kilometer. Pada umumnya jalan ladang yangdikendalikan oleh JKR Negeri Selangor adalah dalam keadaan baik.Keadaan permukaan jalan telah diturap tar dan disenggara denganmemuaskan. Jalan di bawah JKR Negeri Selangor pada keseluruhannyaadalah sepanjang 216 kilometer dan kapasiti jalan boleh menampungkenderaan melebihi 10 tan metrik.226

• Jalan ladang yang disenggarakan oleh Kementerian Pembangunan LuarBandar adalah sepanjang 293 kilometer juga telah diturap tar.Sebahagian jalan di bawah kendaliannya tidak disenggara dengansempurna. Keadaan jalan telah pecah kerana tidak dapat menampungkenderaan berat seperti lori padi, traktor dan mesin jentuai. Statuskapasiti jalan di bawahnya tidak dapat ditentukan.• Jalan ladang yang disenggarakan oleh Projek Pembangunan PertanianBersepadu Barat Laut Selangor pula adalah sepanjang 762 kilometer,namun hanya 47 kilometer sahaja yang telah dinaik taraf untukkenderaan berkapasiti 10 tan metrik dan sepanjang 715 kilometer masihmenampung kenderaan berkapasiti 3 tan metrik. Kerja menaik taraf jalantidak dapat dilaksanakan sepenuhnya kerana peruntukan kewanganadalah terhad. Oleh itu kerja menaik taraf jalan dibuat dengan caramemberi keutamaan kepada jalan yang selalu dijadikan laluan utamajentera berat. Gambar berikut menunjukkan kualiti jalan yang telahdinaik taraf oleh ketiga agensi berkenaan :-GAMBAR 50 GAMBAR 51Jalan Ladang Yang Telah Dinaik Taraf Oleh KomponenJPS Di Sungai Burung Kepada 10 Tan MetrikKapasiti Jalan 10 Tan Metrik Yang Dibina OlehJKR Negeri SelangorGAMBAR 52Jalan Ladang Di Cross Bund 2 Sungai Leman Yang DibinaOleh Kementerian Pembangunan Luar Bandar Yang Rosak Terukii. Jambatan Ladang• Jambatan ladang yang dibina di kawasan projek ini adalah bagimenghubungkan antara satu kawasan sawah dengan kawasan yang lainyang terpisah oleh parit. Selain ia digunakan oleh pesawah dalam aktiviti227

hariannya, jambatan ini dibina adalah bagi memudahkan laluan jenterapembajak, lori padi dan juga mesin jentuai. Keseluruhan jumlah jambatanyang dibina di kawasan projek ini ialah 422 unit. Sebahagian jambatan yangterdapat di sini sudah mencapai usia 25 tahun dan bahan binaannya ialahdari kayu.• Memandangkan jambatan ini sudah lama dan mempunyai kapasitimenampung kenderaan berkapasiti kurang 3 tan metrik, sebahagiannyatelah dinaik taraf menjadi jambatan konkrit dan mampu menampung lori padidan mesin jentuai. Usaha menaik taraf ini perlu dilakukan kerana lori padidan mesin jentuai yang menggunakan jambatan ini adalah mempunyaikapasiti lingkungan 10 tan metrik. Oleh sebab peruntukan kewangan tidakmencukupi bagi menaik taraf kesemua jambatan, usaha ke arah inidijalankan secara berperingkat mengikut keutamaan penggunaannya. Padamasa ini terdapat sejumlah 36 jambatan yang telah usang dan perlu dinaiktaraf kepada jambatan konkrit.GAMBAR 53 GAMBAR 54Jambatan Di Sungai Haji Dorani Telah Di Naik TarafKepada Jambatan KonkritKerja Penyenggaraan Jambatan LadangDi Sungai Besar Oleh JPS Negeri SelangorGAMBAR 55Jambatan Ladang Di Sawah Sempadan Yang Perlu Dinaik Taraf Kepada KonkritPada pandangan Audit, keadaan jalan dan jambatan yang rosak, sempitdan tidak dapat menampung kapasiti lori atau jentuai telah menyebabkanpihak pesawah terpaksa mencari alternatif lain untuk menuai danmengangkut padi mereka seperti menggunakan laluan jauh yangmempunyai kemudahan infrastruktur yang sesuai dan ini menyebabkankos pengangkutan yang tinggi.228

24.4.2.3. Pendapatan Pesawaha. Harga padi bagi setiap tan metrik adalah bergantung kepada kadar potongankelembapan dan kotoran padi yang dikenakan oleh pembeli. Mengikutamalan pada masa ini kadar potongannya adalah dalam lingkungan 17%dan ini menyebabkan pesawah kehilangan pendapatan hasil berjumlahRM104 bagi satu tan metrik padi yang dijual. Bagaimanapun, harga bersihpadi bagi satu tan tidak boleh kurang daripada harga minimum yangditetapkan oleh Kerajaan iaitu pada kadar RM550. BERNAS sebagaipembeli padi juga diberikan tanggungjawab untuk mengagihkan subsidiharga padi kepada pesawah bagi pihak Kerajaan. Jumlah subsidi dibayarkepada pesawah adalah pada kadar RM248.10 setiap 1 tan metrik padibersih.b. Pendapatan bersih semusim yang diperolehi oleh pesawah yang menyertaiprojek ini adalah antara RM3,000 hingga RM8,000 bagi satu hektar.Pada pandangan Audit, jurang pendapatan yang agak ketara ini adalahdisebabkan oleh perbezaan jumlah pengeluaran bagi setiap hektar dankualiti padi yang dihasilkan.24.4.2.4. Langkah Untuk Meningkatkan Pengeluaran Padia. Sistem Pengairani. Selepas proses menabur benih padi, air perlu dibekalkan ke sawahberkenaan selama 3 bulan. Bagaimanapun, sumber air yang diperolehidari Sungai Tengi dan Sungai Bernam hanya dapat memenuhi keperluanair dalam lingkungan 85% dari keperluan sebenarnya. Bagi mengatasimasalah ini, jadual bekalan air mengikut tiga zon telah diperkenalkan dimana semua palung di Zon Satu akan dimasukkan air sepenuhnya padabulan pertama, manakala pada bulan kedua dan ketiga hanya separuhpalung. Ini membolehkan air di terusan tersebut digunakan oleh pesawahyang berada di Zon Dua. Seterusnya, semasa Zon Tiga dibekalkan air,kemasukan air ke palung di Zon Dua hanya pada paras setengah palungdan palung di Zon Satu akan dikeringkan. Dengan cara ini, kawasansawah di projek ini mempunyai 3 peringkat penanaman padi. Jadualpengairan tersebut telah dimaklumkan kepada semua pesawah.ii. Selain daripada langkah membahagikan pengairan sawah kepada 3 zondi atas, beberapa langkah lain telah diambil bagi mengatasi masalahtidak kecukupan air tersebut. Antaranya ialah dengan membahagikanpengagihan air di 8 kawasan pengairan kepada 2 zon pada setiap musimmenanam padi. Zon Satu diberi kepada kawasan sawah yangberhampiran dengan terusan utama dan Zon Dua pula di kawasan hilirpalung konkrit. Langkah selanjutnya bagi mengatasi kekuranganbekalan air ialah dengan menutup pintu kawalan air keluar danseterusnya mengepam air dari parit ke sawah. Proses ini dinamakanbackflooding.229

iii. Bagi mengatasi masalah yang tersebut di atas dan juga untukmemastikan Sungai Tengi mampu membekalkan air yang berterusan keterusan utama dan seterusnya ke sawah terutamanya pada musimpertama penanaman padi, pihak pengurusan akan melaksanakan projekyang berikut :-• Merancang bagi mengadakan kawasan tadahan air, iaitu air yangberlebihan terutama pada musim tengkujuh akan disimpan dikawasan tadahan ini. Air ini akan digunakan bagi membantu air diterusan utama apabila diperlukan terutama semasa musim kemarau.• Merancang bagi membina terusan pengantara bagi melencongkan airdari Sungai Selangor melalui terusan pengantara tersebut danmenyambungkannya ke terusan utama. Ini bermakna air dalamterusan utama akan sentiasa mempunyai bekalan yang mencukupiuntuk diagihkan ke sawah melalui saluran palung konkrit.b. Projek Pengeluaran Padi 10 Tan Metriki. Pada tahun 2000, Menteri Pertanian telah melancarkan satu programyang boleh dijadikan sebagai benchmark untuk menghasilkan padi 10 tanmetrik satu hektar. Program tersebut dinamakan sebagai Projek 10 TMMoa Inc. Bagi mencapai matlamat di atas, satu kawasan seluas 1,112hektar di kawasan projek Pembangunan Pertanian Bersepadu, BaratLaut Selangor telah dipilih iaitu di mukim Sungai Nipah. Seramai 776pesawah telah dipilih menyertai projek ini. Melalui projek ini pada musimpertama, semua kos pengurusan sawah termasuk input pertanian akandiberi secara percuma oleh Kementerian Pertanian. Selepas itu,pesawah dikehendaki menabung sejumlah RM500 satu hektar untukpersediaan sebagai menampung kos pengurusan bagi penanaman padimusim berikutnya. Pengawasan yang rapi juga dibuat bagi memastikansetiap pesawah mengikuti sepenuhnya sistem pengurusan sebagaimanayang terkandung dalam Rice Check. Program ini dilaksanakan secaraberperingkat seperti berikut :-JADUAL 144PROGRAM 10 TM MOA INCFASAKELUASANSAWAH(Hektar)JUMLAHPESAWAHMUSIMMENANAMPADIPERUNTUKANKEWANGAN(RM’000)1 293 151 1/2002 2772 238 159 2/2002 2103 292 241 1/2003 3024 289 225 2/2003 393Sumber: Laporan Program 10 Tan Metrik Pejabat Pengarah Projekii. Adalah diperhatikan sungguhpun pada puratanya sasaran pengeluaran10 tan metrik satu hektar belum dapat dicapai namun ada peningkatandari segi pengeluaran selepas pelaksanaan program ini. Sebagaicontoh, pengeluaran purata padi projek fasa pertama bagi musim kedua230

ialah 4.54 tan setiap hektar berbanding 7.5 tan setiap hektar selepasprojek dilaksanakan. Berikut diberikan butirannya :-JADUAL 145PURATA PENGELUARAN PADI SEBELUM DAN SELEPASPROJEK 10 TM MOA INCFASA12SEBELUM PROJEK4.54(Musim 2/2001)5.07(Musim 1/2002)PURATA HASIL (TAN METRIK SETIAP HEKTAR)6.39(Musim 1/2002)6.99(Musim 2/2002)SELEPAS PROJEK7.59(Musim 2/2002)6.66(Musim 1/2003)7.13(Musim 1/2003)Dalam proses menuai(Musim 2/2003)35.33(Musim 2/2002)6.47(Musim 1/2003)Dalam proses menuai(Musim 2/2003)Belum bermula(Musim 1/2004)4 (Pelaksanaan bermula pada Musim 1/04)Sumber: Laporan Projek 10 Tan Metrik Pejabat Pengarah Projekiii. Semakan Audit selanjutnya terhadap pencapaian secara individu pesawahpada fasa pertama musim 1/2003 mendapati sungguhpun sasarankeseluruhan bagi mencapai purata 10 tan metrik satu hektar tidak tercapai,namun 12 pesawah telah berupaya mengeluarkan padi antara 10 hingga13.8 tan metrik setiap hektar. Jumlah pendapatan bersih yang diperolehibagi setiap musim adalah dalam lingkungan RM5,000 hingga RM8,000setiap hektar. Berdasarkan kepada maklum balas yang diperolehi daripadapihak pengurusan projek ini dan beberapa pesawah, antara faktor yangmembawa kepada peningkatan hasil padi mereka adalah :-• Adanya perancangan yang teliti yang melibatkan pelbagai Jabatan danagensi di bawah Kementerian Pertanian.• Pesawah yang dipilih di peringkat umur yang bertenaga dan memilikikawasan sawah yang mempunyai sistem pengairan yang sempurna dimana bekalan airnya adalah mencukupi.• Jabatan dan agensi kerajaan terlibat membimbing pesawah mengurussawah secara sistematik mengikut garis panduan Rice Check.• Bagi musim pertama, semua input pertanian dan kos lain yang berkaitantelah disediakan dengan percuma oleh pihak Kementerian Pertanian.• Pesawah memberi komitmen yang tinggi dan mempunyai sikap inginkankejayaan. Selepas setiap musim menuai, pesawah sanggup menabungsejumlah RM500 sehektar sebagai menampung kos pengurusan dimusim berikutnya.• Pengurusan secara berkelompok melalui sebuah jawatankuasa telahmenyatukan pesawah dan mendorong mereka mematuhi peraturan,arahan dan jadual yang telah ditetapkan.231

Pada pandangan Audit, Kementerian patut memperluaskan pendekatan inimemandangkan ia mempunyai potensi untuk menambahkan pengeluaranpadi bagi setiap hektar. Bagi tujuan ini sistem pengairan dan kemudahaninfrastruktur serta komitmen pesawah perlu dipertingkatkan.24.4.2.5. Guna Tenaga Dan Latihana. Pejabat Pengarah diketuai oleh seorang Pengarah Gred G48. KetuaKomponen JPS juga adalah pegawai Gred J48 iaitu Jurutera Projek, danKetua Komponen JP, Gred G48. Memandangkan fungsi Pengarah ProjekPembangunan Pertanian Bersepadu, Barat Laut Selangor sebagaipenyelaras aktiviti semua Pejabat Komponen, adalah lebih berkesansekiranya gred jawatan Pengarah Projek itu lebih tinggi dari KetuaKomponen. Ketua Komponen selain dari bertanggungjawab kepadaPengarah Projek, ia bertanggungjawab juga kepada Ibu Pejabat Komponendi Kuala Lumpur. Peningkatan gred jawatan Pengarah Projek ini telahdinyatakan dalam penggredan semula perjawatan yang dikemukakan keKementerian Pertanian, tetapi belum diketahui keputusannya.b. Setakat bulan Disember 2003, perjawatan yang telah diluluskan berjumlah149 terdiri daripada 18 pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional dan131 pegawai Kumpulan Sokongan. Daripada jumlah tersebut, 118 jawatantelah diisi. Permohonan untuk mengisi 31 kekosongan jawatan telahdikemukakan oleh setiap Komponen ke Ibu Pejabatnya di Kuala Lumpur.Kedudukan guna tenaga adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 146KEDUDUKAN GUNA TENAGA PEJABAT PENGARAH DANPEJABAT KOMPONEN PADA 31 DISEMBER 2003PEJABATPENGARAH PROJEKKOMPONEN JPSKOMPONEN JABATANPERTANIANKOMPONEN LPPKUMPULANPEGAWAILULUSJAWATANISIKEKOSONGANProfesional 5 3 2Sokongan 26 22 4Jumlah 31 25 6Profesional 8 4 4Sokongan 47 41 6Jumlah 55 45 10Profesional 4 2 2Sokongan 31 21 10Jumlah 35 23 12Profesional 1 1 -Sokongan 27 24 3Jumlah 28 25 3JUMLAH BESAR 149 118 31c. Pejabat Pengarah dan setiap Komponen mempunyai bahagian pentadbirandan kewangannya sendiri. Sistem pengurusan yang sedemikianmenyebabkan keperluan lebih ramai tenaga kerja bagi mengurus halpentadbiran dan kewangan dan ini juga meningkatkan perbelanjaanmengurus. Sejumlah 32 daripada 118 perjawatan yang diisi adalahditempatkan di Bahagian Pentadbiran dan Kewangan Komponen sertaPejabat Pengarah.232

d. Ada 3 jawatan Jurutera Kanan Gred J48 di Komponen JPS yang telah diisi.Satu jawatan ialah sebagai Ketua Komponen JPS dan 2 jawatan lagiditempatkan di Ibu Pejabat JPS di Kuala Lumpur. Emolumen pegawai inidibayar dari peruntukan projek yang mana melibatkan bayaran berjumlahRM11,898 sebulan. Di samping itu terdapat seorang pegawai JuruukurBahan yang dibayar emolumen dari peruntukan projek ini ditugaskan diPejabat JPS Negeri Selangor dan beliau bertanggungjawab juga terhadapprojek JPS Negeri Selangor.e. Latihan bagi kakitangan dilaksanakan oleh Ibu Pejabat setiap Komponen diKuala Lumpur. Pada umumnya pegawai yang terlibat dengan pengurusansawah telah diberikan latihan yang sewajarnya bagi membolehkan merekamenjalankan tugas dengan berkesan. Jadual berikut menunjukkan pegawaidan kakitangan yang telah menghadiri kursus bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 :-JADUAL 147LATIHAN PEJABAT PENGARAH DAN KOMPONENBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003BILANGAN PEGAWAIPEJABATJENIS KURSUSTAHUN2001 2002 2003PENGARAH PROJEKa. Pengurusan Pejabat Dan Personelb. Komputer58-47246714KOMPONEN JPSa. Pengurusan Pejabat Dan Personelb. Komputerc. Pengurusan Padid. Teknikal174317978312231KOMPONEN JABATANPERTANIANa. Pengurusan Pejabat Dan Personelb. Komputerc. Pengurusan PadiLPP a. Pengurusan Pejabat Dan Personel 150 205 -191-5552--3161024.4.2.6. Latihan Kepada PesawahBerdasarkan temu bual dengan 39 pesawah mendapati penerangan dan kursusoleh Komponen Jabatan Pertanian dan LPP juga telah dijalankan sebagaimanayang telah dirancang kecuali bagi tahun 2003, LPP tidak dapat melaksanakankursus kerana peruntukan kewangan tidak mencukupi. Antara latihan kepadapesawah oleh Komponen Jabatan Pertanian adalah seperti perjumpaan khasdan kursus yang diadakan di bilik gerakan dan di masjid.Pada pandangan Audit, bagi menjimatkan kos pengurusan, bahagianpentadbiran dan kewangan hendaklah dipusatkan di pejabat PengarahProjek. Segala urusan berkaitan dengan pejabat Komponen hendaklahdirujuk ke pejabat Pengarah Projek tersebut.24.4.2.7. Peruntukan Kewangana Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Projek Pembangunan PertanianBersepadu, Barat Laut Selangor telah diluluskan peruntukan berjumlahRM14.46 juta, RM11.78 juta dan RM10.21 juta. Jumlah ini adalah 73.2%,233

65.1% dan 80.1% daripada amaun yang dipohon. Semakan Auditselanjutnya mendapati bahawa jumlah yang dibelanjakan untuk tempohtahun 2001 hingga 2003 adalah antara 79.3% hingga 99.8% daripadaperuntukan yang diluluskan.b. Adalah diperhatikan perbelanjaan pengurusan yang melibatkan bayaranemolumen pegawai dan kakitangan projek dan urusan pejabat adalahmerupakan antara perbelanjaan terbesar daripada jumlah peruntukanpembangunan iaitu antara 43.7% hingga 46.9% bagi tahun 2002 dan 2003.Jadual berikut menunjukkan permohonan peruntukan diluluskan danperbelanjaan mengikut aktiviti bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 :-JADUAL 148PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN PROJEK PEMBANGUNANPERTANIAN BERSEPADU, BARAT LAUT SELANGORBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003AKTIVITITAHUN 2001 (RM Juta)POHON LULUS BELANJA % BELANJAPengurusan 5.01 4.40 4.22 95.9Peningkatan Infrastruktur 13.75 9.06 9.04 99.7Pembangunan Industri Padi1.001.00 0.98 98.0Pengembangan Estet Padi - - - -JUMLAH 19.76 14.46 14.24 98.5AKTIVITITAHUN 2002 (RM Juta)POHON LULUS BELANJA % BELANJAPengurusan 5.37 4.60 4.08 88.7Peningkatan Infrastruktur 10.45 5.83 4.13 70.8Pembangunan Industri Padi 1.28 0.65 0.43 66.2Pengembangan Estet Padi 1.00 0.70 0.70 100JUMLAH 18.10 11.78 9.34 79.3TAHUN 2003 (RM Juta)AKTIVITI%POHON LULUS BELANJABELANJAPengurusan 5.41 4.81 4.78 99.4Peningkatan Infrastruktur 6.35 4.75 4.75 100Pembangunan Industri Padi 0.98 0.65 0.65 100Pengembangan Estet Padi - - - -JUMLAH 12.74 10.21 10.18 99.7Sumber : Laporan Bajet Pejabat Pengarah Projekc. Infrastruktur pertanian Skim Pengairan Tanjung Karang telah dipermodenkanbermula pada tahun 1978. Sehingga kini, sebahagian kemudahaninfrastruktur di atas adalah dalam usia lingkungan 25 tahun. Kemudahaninfrastruktur pertanian yang dipermodenkan adalah seperti jambatan, jalanladang, parit dan palung konkrit. Memandangkan infrastruktur yang ada padamasa ini sebahagiannya sudah mencapai usia di atas, penyenggaraan untukbaik pulih dan naik taraf selanjutnya perlu dibuat dengan cara yang lebihberkesan kerana sistem pengurusan sawah dan teknologi berkaitandengannya telah berubah. Jadual 149 adalah jumlah peruntukan danperbelanjaan bagi kerja di atas manakala Jadual 150 pula adalahmerupakan kemudahan infrastruktur pertanian yang telah disediakansehingga tahun 2002.234

JADUAL 149PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN KOMPONEN JPSTAHUN 2002 DAN 2003AKTIVITIMeningkatkan taraf jalan ladang, jambatan danpembentongMeningkatkan taraf tali air di Sawah Sempadansepanjang 30 kilometerMeningkatkan kemampuan kadar alir feedercanalPERUNTUKAN(RM)PERBELANJAAN(RM)2002 2003 2002 2003640,000 5,000 634,000 4,820- 514,000 - 513,9001,250,000 563,000 1,224,000 562,150Pengambilan balik tanah 580,000 659,000 577,050 658,430Membaik pulih struktur utama pengairan 2,160,000 1,416,000 969,660 1,415,510Kerja kecil penyelenggaraan 1,200,000 1,595,000 724,690 1,593,430JUMLAH 5,830,000 4,752,000 4,129,490 4,748,240Sumber: Laporan Bajet Komponen JPSJADUAL 150PEMBINAAN INFRASTRUKTUR PERTANIANINFRASTRUKTURPERTANIANKUMULATIF( HINGGA DISEMBER 2002)INTENSITI(METER SETIAP HEKTAR)Palong Konkrit 493 km 27Parit 663 km 36Struktur Kawalan 712 unit -Jalan Ladang 1,271 km 68Jambatan dan Pembentong 422 unit -Tali Air Konkrit 33 km (1,197 hektar) 28Terusan Besar 34 km -Sumber: Laporan Infrastruktur Pertanian Komponen JPSPada pandangan Audit, projek ini menghadapi masalah kekuranganperuntukan kewangan untuk menyenggara infrastruktur pertanian dengansempurna.24.4.3. PEMANTAUAN24.4.3.1 Pejabat Pengarah telah menubuhkan Bahagian Pemantauan DanData Maklumat. Bahagian ini adalah bertanggungjawab untuk melaksanakansistem pemantauan kemajuan dan keberkesanan program peningkatan hasilpadi. Tujuannya adalah untuk mengukur kemajuan pelaksanaan program danseterusnya mengemas kini laporan mengenai pengeluaran padi. Antara aktivitiyang dijalankan ialah membuat kajian sosio ekonomi pesawah, bancian hasilpadi, pemantauan tahap kesuburan padi dan pengumpulan serta pemaparansistem maklumat geografi.24.4.3.2. Selain dari mewujudkan Bahagian Pemantauan Dan Data Maklumat,pihak Pengarah Projek telah juga mengadakan mesyuarat dan perbincangandari semasa ke semasa dengan pesawah, semua Ketua Komponen dan Jabatan235

serta agensi lain yang berkaitan bagi memastikan kelancaran pelaksanaanaktiviti di projek ini dan juga untuk menyelesaikan masalah berbangkit. Selaindaripada itu, pegawai di Pejabat Pengarah juga mengadakan lawatan dari masake masa ke kawasan sawah bagi memastikan aktiviti sawah berjalan dengansempurna. Pegawai ini juga akan membuat laporan bulanan mengenai sesuatuyang tidak mengikut peraturan seperti penyenggaraan infrastruktur yang tidaksempurna untuk dikemukakan kepada pihak yang berkenaan. Selanjutnya, JPSNegeri Selangor juga mempunyai kakitangan bagi menjalankan pemantauan keatas perjalanan sistem pengairan di kawasan projek ini. Dari semasa kesemasa, kakitangan ini akan melaporkan kepada Jurutera Daerah untukmakluman atau tindakan susulan.24.4.3.3. Penyelarasan AktivitiaJawatankuasa PemanduBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Jawatankuasa Pemandu yangditubuhkan dengan tujuan membuat polisi untuk dilaksanakan oleh projek initelah tidak lagi bermesyuarat sebagaimana yang telah ditetapkan.b. Jawatankuasa Pelaksanaan Jabatan Dan AgensiJawatankuasa ini juga tidak bermesyuarat mengikut peraturan iaitu sekali dalammasa 2 bulan. Bagi menyelesaikan sebarang masalah yang berbangkit,Pengarah Projek akan mengadakan perjumpaan dan perbincangan denganKetua Komponen, Jabatan dan agensi yang berkaitan dan ia dijalankan secaraadhoc dan tidak rasmi.Pada pandangan Audit, Jawatankuasa di atas perlu diaktifkan semulasupaya dapat berfungsi mengikut peraturan.24.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT24.5.1. Pada umumnya aspek perancangan dan pelaksanaan aktiviti bagimemodenkan sistem pengurusan sawah telah dilaksanakan dengan baik.Peruntukan kewangan yang diluluskan bagi membiayai aktiviti yang dirancangadalah tidak mencukupi. Ini telah menyebabkan kerja seperti menaik taraf jalanladang dan jambatan dilaksanakan secara berperingkat mengikut keutamaan.24.5.2. Usaha bagi meninggikan lagi hasil padi telah menunjukkan peningkatandalam pengeluaran hasil padi. Ini secara tidak langsung dapat meninggikan tarafekonomi pesawah yang terlibat dan seterusnya dapat membantu mencapaimatlamat Dasar Pertanian Negara Ke-3 ke arah kecukupan tahap sara diri minimum65% sehingga tahun 2010. Memandangkan terdapat juga beberapa pesawah yangberjaya menghasilkan keluaran padi melebihi 10 tan metrik satu hektar semusim,maka usaha yang berterusan perlu dijalankan bagi membimbing pesawah supayamengamalkan pengurusan sawah yang cekap sebagaimana mereka yang berjaya.236

24.5.3. Sekiranya projek ini masih meneruskan amalan tanaman padi secaramenabur terus ke sawah, adalah dicadangkan supaya Kementerian Pertanianmenaik taraf kapasiti palung konkrit yang sedia ada. Ini adalah kerana kapasitipalung yang digunakan pada masa ini lebih sesuai untuk sistem tanaman padisecara mencedung. Bagaimanapun, perancangan yang telah dibuat olehKementerian Pertanian bagi menambah sumber bekalan air dengan caramenyediakan kawasan takungan air dan mengalirkan sebahagian air dari SungaiSelangor ke terusan utama hendaklah dilaksanakan terlebih dahulu sebelum kerjamenaik taraf palung dibuat.24.5.4. Selain itu, pemantauan yang lebih berkesan juga perlu dilakukan bagimemastikan pesawah mengikuti peraturan pengurusan air yang ditetapkan. Ini bagimemastikan air dapat diagihkan ke sawah dengan lebih cekap dan berkesan.Penyenggaraan yang sempurna juga perlu dilakukan ke atas palung konkrit yangbocor atau mendap supaya pengaliran dan pengagihan air dapat dilakukansebagaimana yang telah dirancang.237

KEMENTERIAN PERDAGANGAN DALAM NEGERIDAN HAL EHWAL PENGGUNA25. AKTIVITI PENGUATKUASAAN25.1. LATAR BELAKANGBahagian Penguatkuasa Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan Hal EhwalPengguna (Kementerian) adalah bertanggungjawab melaksanakan fungsi yangberikut:-25.1.1. Menguatkuasakan Undang-undangBahagian Penguatkuasa dikehendaki menguatkuasakan undang-undang yangdiwujudkan di bawah Kementerian seperti Akta Kawalan Harga 1946; Akta KawalanBekalan 1961; Akta Sewa Beli 1967; Akta Perihal Dagangan 1972; Akta TimbangDan Sukat 1972; Akta Hak Cipta 1987; Akta Jualan Langsung 1993; AktaPerlindungan Pengguna 1999 dan Akta Cakera Optik 2000.25.1.2. Mengawalselia Bekalan Dan Harga BaranganAktiviti yang dijalankan termasuk mengumpul harga bagi beberapa jenis barangantertentu dan seterusnya menyediakan laporan mengenainya, membuat pemantauanterhadap harga barangan keperluan dan menetapkan harga runcit maksimum dimusim perayaan, membuat pemeriksaan terhadap kilang pengeluar barang kawalanseluruh negara dan lain-lain aktiviti yang berkaitan pengawalseliaan harga sertabekalan barangan.25.1.3. Mengawalselia Aktiviti Jualan MurahSetiap aktiviti jualan murah perlu mendapat kelulusan daripada BahagianPenguatkuasa. Bahagian ini juga bertanggungjawab memastikan pihak berkenaanmematuhi syarat yang telah ditetapkan.25.1.4. Mengawalselia Aktiviti Penentusahan Alat Timbang Dan SukatMenentusahkan alat timbang dan sukat, membuat lawatan bagi khidmatpenentusahan bagi kemudahan peniaga dan juga memberi pendidikan dalambentuk ceramah kepada para peniaga.25.1.5. Memproses Permohonan Lesen Dan Surat Kuasa Dalam TempohPiagamMenguruskan pengeluaran lesen runcit, lesen borong dan lesen mengilang terhadapbarang kawalan.238

25.1.6. Mempertingkatkan Kesedaran Pengguna Dan Usaha Memupuk EtikaPerniagaanIa dilaksanakan menerusi aktiviti konsumerisme seperti sambutan Hari Pengguna,kuiz pengguna, seminar dan pameran serta lain-lain aktiviti yang berkaitan.25.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini adalah untuk menentukan sama ada aktiviti penguatkuasaan dijalankandengan cekap dan berkesan selaras dengan objektif yang telah ditetapkan.25.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN25.3.1 Skop pengauditan adalah meliputi aktiviti penguatkuasaan BahagianPenguatkuasa berdasarkan Akta Kawalan Harga 1946, Akta Kawalan Bekalan1961, Akta Perihal Dagangan 1972 serta Akta Timbang Dan Sukat 1972. Pemilihan4 Akta ini adalah berdasarkan jumlah kes pelanggarannya yang tinggi setiap tahun.25.3.2. Pemeriksaan terhadap fail, rekod dan dokumen bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 serta lawatan fizikal dijalankan di peringkat Ibu Pejabat BahagianPenguatkuasa dan 6 Pejabat Cawangan Negeri yang dipilih iaitu Shah Alam,Selangor; Kota Kinabalu, Sabah; Johor Bahru, Johor; Kuantan, Pahang; Ipoh,Perak; dan Pulau Pinang. Bagi pengauditan terhadap pengurusan barang eksibit,selain daripada lawatan ke 6 Pejabat tersebut, lawatan juga dibuat di Pejabat Perlis,Kedah dan Kelantan.25.4. PENEMUAN AUDIT25.4.1. PERANCANGAN25.4.1.1. Struktur Organisasi Bahagian Penguatkuasaa. Bahagian Penguatkuasa Kementerian Perdagangan Dalam Negeri Dan HalEhwal Pengguna (Kementerian) terdiri daripada Ibu Pejabat, 14 PejabatCawangan Negeri dan 41 Pejabat Daerah. Di peringkat Ibu Pejabat,aktivitinya dilaksanakan oleh 15 unit iaitu Unit Kawalseliaan Pelesenan; UnitPenyiasatan Am; Unit Jualan Langsung; Unit Perlindungan Harta Intelek;Unit Aduan, Kajian Kes Dan Pengurusan Eksibit; Unit Penyelarasan DanKhidmat Nasihat; Unit Sewa Beli Dan Jualan Kredit; Unit Metrologi Sah; UnitPenyelidikan Dan IT; Unit Kawalseliaan Bekalan; Unit PengurusanKewangan; Unit Pengurusan Am; Unit Pengurusan Sumber Manusia; UnitKawalseliaan Harga; serta Unit Pencegahan Dan Tugas Khas. Fungsi setiapUnit adalah seperti berikut :-239

JADUAL 151FUNGSI BAHAGIAN PENGUATKUASAUNITUnit KawalseliaanPelesenanUnit Penyiasatan AmUnit Jualan LangsungFUNGSIMenyediakan Garis Panduan Pelesenan serta menguruskan aktiviti pelesenan di bawahAkta Timbang Dan Sukat 1972 dan Akta Kawalan Bekalan 1961.Menjalankan siasatan terhadap kes di bawah Akta Kawalan Bekalan 1961, AktaKawalan Harga 1946, Akta Perihal Dagangan 1972, Akta Timbang Dan Sukat 1972 danAkta Perlindungan Pengguna 1999 yang dikuatkuasakan termasuk menyediakan garispanduan berhubung dengan penguatkuasaan Akta berkenaan.Merancang operasi, risikan dan pemeriksaan selaras dengan garis panduan yangditetapkan terhadap kes yang tertakluk di bawah Akta Jualan Langsung 1993.Unit Perlindungan HartaIntelekUnit Aduan, Kajian KesDan Pengurusan EksibitUnit Penyelarasan DanKhidmat NasihatUnit Sewa Beli DanJualan KreditUnit Metrologi SahMerancang operasi, risikan dan penyiasatan terhadap kes yang tertakluk di bawah AktaHak Cipta 1987 dan Akta Cakera Optik 2000 di samping menyediakan garis panduansiasatan dan mengambil tindakan terhadap kesalahan di bawah kedua Akta tersebut.Mengendalikan aduan yang diterima, menjalankan kajian terhadap kertas siasatan yangbermasalah, menjadi Juru perunding bagi kes pertikaian antara pengguna dan peniagadi samping menguruskan barangan eksibit.Menyelaras program dan aktiviti Bahagian di peringkat negeri dan daerah sertamembantu bahagian lain dalam Kementerian melaksanakan program/ aktiviti mereka diperingkat tersebut. Unit ini juga terlibat secara langsung dalam aktiviti Majlis Hal-EhwalPengguna di peringkat negeri dan daerah.Merancang dan melaksanakan aktiviti penguatkuasaan di bawah Akta Sewa Beli 1967dan jualan secara kredit yang tidak tertakluk kepada Akta ini. Ia juga bertanggungjawabdalam menyebarkan maklumat berkaitan melalui ceramah dan khidmat nasihat yangdiadakan.Menguatkuasakan penggunaan sistem metrik dalam perdagangan, menentukan aktivitipenentusahan alat timbang dan sukat dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan;memastikan barangan di pasaran tempatan mematuhi standard pembungkusan yangditetapkan serta menyenggara inventori standard dan peralatan Inspektor Timbang DanSukatUnit Penyelidikan Dan ITUnit KawalseliaanBekalanUnit PengurusanKewanganUnit Pengurusan AmUnit Pengurusan SumberManusiaUnit Kawalseliaan HargaUnit Pencegahan DanTugas KhasMenjalankan penyelidikan ke atas aktiviti baru dan sedia ada termasuk kemudahan ITbagi memastikan keberkesanannya ke arah mencapai objektif Bahagian.Menentukan bekalan barangan sentiasa mudah diperolehi di pasaran, menentukanpengedaran bekalan barangan mengikut keperluan pengguna, mengenal pasti barangankawalan dan memantau langkah penyediaan menghadapi musim perayaan, bencanaalam, darurat dan sebagainya.Mengurus dan mengawalselia perihal kewangan dan perolehan Bahagian.Menguruskan pejabat dan kemudahan logistik mengikut keperluan di sampingmengadakan program kualiti dan produktiviti staf.Menentukan bilangan perjawatan yang mencukupi dan sesuai dengan tugas yangdipertanggungjawabkan sebagaimana keperluan Bahagian Penguatkuasa dalammelaksanakan fungsinya. Di samping itu, unit ini bertanggungjawab mengadakanprogram latihan dan pelan induk latihan yang sesuai dengan tugas staf dan keadaansemasa.Menentukan harga barangan sentiasa di paras yang munasabah setiap masa selainmembuat analisis maklumat harga barangan bagi menentukan harga di semua kawasanadalah berpatutan. Di samping itu, unit ini juga menyediakan laporan kajian hargaterhadap sesuatu barang dan caj perkhidmatan yang dikenal pasti perlu untuk dikawalharganya.Membuat perancangan untuk membangunkan aktiviti penguatkuasaan dankepenggunaan. Unit ini juga berperanan sebagai Urusetia kempen dan aktiviti diBahagian Penguatkuasa. Selain itu, unit ini bertanggungjawab menyediakan garispanduan naziran dan menyelaras tugas naziran.240

Struktur organisasi Bahagian Penguatkuasa adalah seperti di carta berikut : -CARTA 19STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENGUATKUASAKEMENTERIAN PERDAGANGAN DALAM NEGERI DAN HAL-EHWAL PENGGUNAKetua SetiausahaKementerian Perdagangan Dalam NegeriDan Hal Ehwal Pengguna(JUSA A)Ketua Pengarah Penguatkuasa(JUSA C)Timbalan Ketua PengarahPenguatkuasa (Operasi)(Gred N54)Timbalan Ketua PengarahPenguatkuasa(Perancangan Dan Sumber)(Gred N54)PengarahUnit KawalseliaanPelesenan(Gred N41)PengarahUnit Penyiasatan Am(Gred N48)PengarahUnit KawalseliaanHarga(Gred N48)PengarahUnit KawalseliaanBekalan(Gred N48)PengarahUnit Aduan, KajianKes Dan PengurusanEksibit(Gred N48)PengarahUnit PerlindunganHarta Intelek(Gred N48)Pengarah UnitPengurusan SumberManusia(Gred M48)PengarahUnit Pengurusan Am(Gred N48)PengarahUnit Sewa Beli DanJualan Kredit(Gred N48)PengarahUnit Jualan Langsung(Gred N48)PengarahUnit Pencegahan DanTugas Khas(Gred N48)PengarahUnit PengurusanKewangan(Gred W41)PengarahUnit Penyelarasan(Gred N48)PengarahUnit Metrologi Sah(Gred N48)PengarahUnit Penyelidikan dan IT(Gred N48)Pengarah Negeri(14 Negeri & 41 Daerah )(Gred N48/N41/N32)b. Aktiviti utama di peringkat negeri ialah menjalankan penguatkuasaanselaras dengan program yang telah ditetapkan di peringkat Ibu Pejabat.Bagi menjalankan aktiviti ini, setiap Pejabat Cawangan Negeri/Daerahmempunyai 4 unit utama yang terdiri daripada Unit Penguatkuasaan,Unit Perdagangan Dalam Negeri dan Jualan Langsung, UnitKepenggunaan serta Unit Sokongan. Struktur organisasi BahagianPenguatkuasa di peringkat negeri adalah seperti di Carta 20.CARTA 20STRUKTUR ORGANISASI CAWANGAN NEGERIPengarah Perdagangan Dalam Negeri Dan HalEhwal Pengguna Negeri(N48)Timbalan Pengarah Negeri(Gred N41/N32)UnitPenguatkuasaanUnit PerdaganganDalam Negeri danJualan LangsungUnitKepenggunaanUnit Sokongan241

Pada pandangan Audit, Bahagian Penguatkuasa mempunyai strukturorganisasi yang jelas bagi membolehkannya menjalankan fungsi yangtelah ditetapkan.25.4.1.2. Undang-UndangIbu Pejabat Bahagian Penguatkuasa bertanggungjawab untuk penggubalandasar dan strategi penguatkuasaan manakala sebahagian besar aktivitipenguatkuasaan dijalankan di peringkat negeri dan daerah. Aktiviti ini dijalankanantara lainnya dengan berpandukan kepada Akta Timbang dan Sukat 1972,Akta Perihal Dagangan 1972, Akta Kawalan Harga 1946 dan Akta KawalanBekalan 1961. Perkara utama yang dikuatkuasakan melalui Akta tersebut adalahseperti di bawah :-a. Akta Timbang dan Sukat 1972i. Akta ini memastikan kawalan terhadap spesifikasi alat timbang dan sukatserta memastikan penentusahan ketepatan alat berkenaan untuk kegunaanperdagangan. Bagi tujuan ini, lesen dikeluarkan kepada pembuat, pembaikdan penjual alat timbang dan sukat mengikut peraturan Timbang dan Sukat1981 oleh Ketua Inspektor Timbang dan Sukat.ii. Perkara yang menjadi kesalahan di bawah Akta ini adalah :-• Menggunakan alat timbang dan sukat selain daripada sistem metrik;• Menggunakan alat timbang dan sukat yang tidak ditentusahkan olehInspektor Timbang Dan Sukat untuk tujuan perdagangan;• Mengeluar, membaiki atau menjual alat timbang dan sukat yangdiketahui palsu;• Berurus niaga tanpa alat timbang dan sukat yang perlu ada, bagi aktivitiperdagangan yang berkenaan;• Menggunakan sijil palsu bagi penentusahan;• Membuat, membaiki, menjual alat timbang dan sukat tanpa lesen;• Gagal melaporkan kepada Inspektor mengenai alat timbang dan sukatyang tidak boleh dibaiki dalam tempoh 3 hari;• Gagal mengeluarkan perakuan pembaikan terhadap alat timbang dansukat yang dibaiki; dan• Gagal untuk mengesahkan standard ujian alat timbang dan sukat sertagagal mempamerkan lesen yang dikeluarkan di bawah PeraturanTimbang dan Sukat 1981.iii. Denda maksimum yang boleh dikenakan bagi kesalahan di bawah Akta iniadalah sehingga RM5,000 atau 4 tahun penjara atau keduanya sekali. Bagikesalahan yang boleh di kompaun, jumlah kompaun adalah sehingga 50%daripada jumlah denda maksimum yang diperuntukkan.242

. Akta Perihal Dagangan 1972Akta ini diwujudkan bertujuan melarang penggunaan perihal, penyataan ataupetunjuk palsu atau mengelirukan berhubung dengan barangan, perkhidmatan,tempat tinggal, kemudahan dan harga barang. Antara perkara yang menjadikesalahan di bawah Akta ini adalah :-i. Menggunakan barang tiruan dalam perdagangan;ii. Menggunakan tanda “Halal” kepada makanan yang tidak mematuhi hukumsyarak; daniii. Mengadakan jualan murah tanpa memperolehi kelulusan dan melebihitempoh yang dihadkan.Denda maksimum bagi kesalahan pertama untuk pesalah perseorangan ialahRM100,000 atau 3 tahun penjara atau keduanya dan bagi kesalahan berikutnyasehingga RM200,000 atau 6 tahun penjara atau keduanya. Manakala dendamaksimum bagi kesalahan pertama pertubuhan perbadanan(pertubuhan/syarikat) adalah RM250,000 dan kesalahan berikutnya sehinggaRM500,000. Kompaun boleh dikenakan sehingga 50% daripada jumlah dendamaksimum yang diperuntukkan.c. Akta Kawalan Harga 1946Akta ini bertujuan untuk menentukan kestabilan harga barangan di pasaran sertamemberi panduan harga untuk rujukan pengguna. Antara perkara yang menjadikesalahan di bawah Akta ini adalah :-i. Menjual barang harga terkawal melebihi harga maksimum yang telahditetapkan;ii. Berniaga barang harga terkawal tanpa lesen;iii. Enggan menjual barang harga terkawal;iv. Menjual barang tersedia bungkus yang tidak mempunyai penandaan butiranmengenai nama sebutan sebenar, nama dan alamat pembuat/ pengeluar, isikandungan/berat dan bagi simen standard Malaysia dan bagi bajakomposisinya ; danv. Tidak meletakkan tanda harga.Denda maksimum yang boleh dikenakan terhadap pesalah perseorangan adalahRM15,000 atau penjara tidak melebihi 2 tahun atau keduanya manakala bagipertubuhan perbadanan, tidak melebihi RM25,000. Kompaun maksimum yangboleh dikenakan tidak melebihi 50% daripada denda maksimum yangdiperuntukkan.d. Akta Kawalan Bekalan 1961i. Akta ini bertujuan menentukan bekalan barangan mudah diperolehi dalamsetiap keadaan dengan harga berpatutan. Bagi tujuan ini, 3 jenis lesendikeluarkan iaitu lesen runcit, lesen borong dan lesen mengilang terhadap 12jenis barang kawalan berjadual seperti berikut :-243

JADUAL 152LESEN BAGI 12 JENIS BARANGAN KAWALANJENIS BARANGAN KAWALANGulaTepung GandumMinyak MasakMinyak TanahBaja KimiaMinyak PetrolMinyak DieselGas Petroleum CecairSimenBar Bulat Keluli LembutRoti ( berat 200g – 1000g)AyamJENIS LESEN YANG DIKELUARKANLesen MengilangLesen BorongPeniaga runcit tidak dikenakan lesenSurat Kuasa Barang KawalanLesen MengilangLesen MemborongLesen RuncitSurat Kuasa Barang KawalanLesen MengilangSurat Kuasa Barang KawalanLesen BorongLesen Runcitii. Antara perkara yang menjadi kesalahan di bawah Akta ini adalah:-• Menyorok dan memusnahkan barang kawalan;• Menjual barang kawalan tanpa lesen atau melanggar syarat lesen;• Gagal mempamerkan lesen kawalan; dan• Mengenakan syarat tanpa kebenaran.iii. Denda maksimum yang boleh dikenakan terhadap pesalah perseorangantidak melebihi RM15,000 atau penjara tidak melebihi 2 tahun atau keduanyamanakala bagi pertubuhan perbadanan, jumlah yang dikenakan tidakmelebihi RM25,000. Kompaun maksimum yang boleh dikenakan adalah100% daripada denda maksimum yang diperuntukkan.Pada pandangan Audit, Bahagian Penguatkuasa mempunyai peruntukanundang-undang yang mencukupi untuk melaksanakan aktivitipenguatkuasaan dengan teratur.25.4.1.3. Garis Panduan Dan Prosedur Kerjaa. Manual Prosedur KerjaManual Prosedur Kerja dijadikan asas bagi menjalankan aktivitipenguatkuasaan. Ia menerangkan prosedur penguatkuasaan, prosedurmengawal bekalan dan harga, pelesenan dan sebagainya. Selain itu, beberapaGaris Panduan juga disediakan seperti Garis Panduan PengkompaunanKesalahan, Garis Panduan Pengurusan dan Pelupusan Eksibit serta GarisPanduan Jualan Murah.b. Pengurusan KompaunGaris Panduan Pengkompaunan Kesalahan telah dikeluarkan oleh BahagianPenguatkuasa Kementerian dan mula berkuatkuasa pada bulan Oktober 1997.Ia menetapkan prosedur untuk menawar kompaun, penerimaan tawarankompaun, rayuan terhadap kompaun, kadar kompaun yang boleh dikenakan244

dan pegawai yang diberi kuasa untuk mengkompaun. Di samping itu, ianya jugamenyatakan prosedur bagi tindakan yang perlu diambil terhadap Orang KenaKompaun yang mengulangi kesalahan. Pada bulan Januari 1998, GarisPanduan ini telah dikaji semula dan perenggan mengenai penetapan kadarkompaun yang ditawarkan telah diubah suai daripada “kadar tetap” kepada“mengikut budi bicara Ketua Pejabat”. Garis Panduan ini juga memberi kuasakepada Pengarah/Jawatankuasa Kompaun untuk mengurangkan kompaunsehingga 20%.c. Pengendalian AduanUnit Aduan ditubuhkan di Ibu Pejabat dan setiap Pejabat Cawangan Negeri. Iabertanggungjawab dalam menguruskan segala aduan yang diterima daripadapelbagai pihak sama ada melalui telefon, surat, faks, e-mel atau daripadapengadu yang datang sendiri ke pejabat. Pegawai yang bertanggungjawab diUnit ini ditugaskan untuk merekodkan aduan yang diterima di Daftar Aduan.Sekiranya aduan yang diterima adalah berkaitan dengan tugas dan bidangkuasa Kementerian, maka siasatan dijalankan. Siasatan ke atas aduan berakhirsama ada dengan tindakan operasi, penyelesaian antara kedua pihak (pihakyang diadu dan pengadu) dan penyelesaian Jabatan dan agensi lain. Hasilsiasatan akan direkodkan di Daftar Aduan oleh pegawai di Unit Aduan untuktindakan selanjutnya. Piagam Pelanggan Bahagian Penguatkuasa menetapkanbahawa selepas 3 minggu, pihak pengadu akan dimaklumkan mengenaiperkembangan aduan yang dibuat. Fail Aduan akan ditutup sekiranya pegawaiatasan berpuas hati dengan hasil siasatan yang dijalankan. Aduan yang diterimadaripada Ibu Pejabat, Persatuan Pengguna ataupun Biro Pengaduan Awamakan diberikan keutamaan. Bagaimanapun, tiada sebarang pekeliling atauarahan khusus dikeluarkan dalam memberi keutamaan ini.d. Penyiasatan KesFail Kertas Siasatan perlu diselenggarakan mengikut prosedur yang ditetapkansebelum sesuatu kes didakwa di mahkamah. Setelah selesai pemeriksaan,segala barang rampasan dan dokumen berkenaan dibawa ke Pejabat. Kes akandidaftarkan di Daftar Kes dan butiran kes dicatat di Daftar Kertas Siasatan.Segala dokumen yang diperolehi semasa siasatan termasuk salinan borangserahan eksibit ke stor, disimpan di Fail Kertas Siasatan. Fail ini diberikannombor rujukan yang sama seperti di Buku Daftar dan Laporan Kes disediakanoleh Pegawai Penyiasat. Fail Kertas Siasatan bersama laporan kes tersebutkemudiannya diminit dan diserahkan kepada Pengarah Negeri/ KetuaCawangan. Laporan Kes dianalisis dan ditandatangani setelah keputusandibuat. Seterusnya fail tersebut diminitkan kembali kepada Pegawai Penyiasatuntuk tindakan selanjutnya.e. Pengendalian Eksibit Dan Pengurusan Stor EksibitEksibit meliputi apa jua barang, cecair, gas, peralatan, perkakas, dokumen dankenderaan bermotor yang disita daripada mana-mana pihak dalam245

menguatkuasakan undang-undang dengan tujuan untuk digunakan sebagaibukti kes. Bagi mengendalikan eksibit ini, Bahagian Penguatkuasa telahmengeluarkan Garis Panduan Pengendalian Eksibit, Garis Panduan PengurusanStor Eksibit dan Garis Panduan Pelupusan Eksibit yang berkuatkuasa mulaibulan Januari 1996. Prosedur kerja bagi tindakan di bawah 4 Akta tersebutditunjukkan dalam carta berikut :-CARTA 21CARTA ALIRAN TINDAKAN DI BAWAH AKTA KAWALAN HARGA 1946,AKTA KAWALAN BEKALAN 1961, AKTA PERIHAL DAGANGAN 1972DAN AKTA TIMBANG DAN SUKAT 1972Kenal pasti kesalahan dan terangkankepada OKKRampas dan keluarkan AkuanPenyitaanLengkapkan borang KenyataanPemeriksaanLakaran Rajah KasarKompaun Ditawarkan*TidakYaBawa balik eksibit ke pejabatBuat laporan polisLapor kes ke Ibu PejabatPengesahan dengan SuruhanjayaSyarikat MalaysiaGagal jelaskankompaunProses pendakwaan dimahkamah dimulakanArahan Kementerian selanjutnyaTawaran Kompaun Kepada OKKOKK Menerima KompaunSediakan Resit BayaranLengkapkan borang Akuan PulangBalik EksibitSediakan laporan penyelesaian kesNota:OKK - Orang Kena Kompaun* - Tidak diperuntukkan di bawah Akta PerihalDagangan 1972Hantar Kertas Siasatan ke bilik rekod246

25.4.1.4. Rancangan Kerja Tahunana. Pemeriksaan TahunanSetiap tahun, Ibu Pejabat Bahagian Penguatkuasa menetapkan bilanganpemeriksaan yang perlu dilaksanakan oleh Cawangan ke premis perniagaanyang meliputi pengilang, pengimport, pemborong, peruncit, pasar malam, pasar,pasaraya, penjual pakaian, perabot, peralatan elektrik, kereta terpakai, kedaimakanan dan lain-lain. Bilangan pemeriksaan ini ditentukan berdasarkansumber tenaga yang ada, prestasi tahun sebelumnya dan keperluan semasa.Selain daripada itu, Ibu Pejabat Bahagian Penguatkuasa juga menetapkanpemeriksaan berdasarkan kawasan bandar dan luar bandar. Jumlahpemeriksaan yang dirancang bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 di enamnegeri yang diaudit adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 153JUMLAH PEMERIKSAAN YANG DIRANCANGBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003LOKASISelangorSabahJohorPulau PinangPerakPahangSASARANTAHUNKAWASAN BANDAR KAWASAN LUAR BANDAR2001 77,000 15,0002002 77,000 20,0002003 70,000 42,0002001 50,000 25,0002002 50,000 25,0002003 86,000 52,0002001 65,000 37,0002002 100,000 30,0002003 85,000 50,8002001 22,000 30,0002002 22,000 30,0002003 45,000 27,5002001 90,000 10,0002002 90,000 10,0002003 58,000 32,2002001 27,000 13,5002002 27,000 13,5002003 42,000 24,600Pada pandangan Audit, Bahagian Penguatkuasa KementerianPerdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna mewujudkan garispanduan yang mencukupi untuk membolehkannya melaksanakan aktivitipenguatkuasaan selaras dengan peruntukan undang-undang yangberkaitan.b. Tindakan Susulan Terhadap Hasil PemeriksaanDi samping menetapkan bilangan pemeriksaan yang patut dijalankan sepertimana yang dinyatakan di atas, Ibu Pejabat Bahagian Penguatkuasa juga akanmengambil tindakan susulan terhadap kes yang ditemui hasil daripadapemeriksaan yang telah dijalankan.Pada pandangan Audit, Bahagian Penguatkuasa telah merancang kerjatahunannya dengan baik berdasarkan kepada sumber yang ada.247

25.4.1.5. Kaedah PenguatkuasaanPenetapan tugas penguatkuasaan dibuat melalui 2 cara iaitu secara berjadualdan secara “Ad-hoc”. Tugas secara berjadual meliputi tugas penguatkuasaanbersepadu antara seksyen yang terdapat di Pejabat Cawangan manakala tugas“Ad-hoc” lazimnya melibatkan tindakan ke atas aduan yang diterima sepertioperasi membanteras perisian komputer tiruan dan operasi khas yangdikeluarkan secara langsung oleh Ketua Pengarah Penguatkuasa sepertirampasan VCD cetak rompak di lokasi tertentu. Dalam melaksanakan operasiini, arahan kepada para Pegawai Penguatkuasa dikeluarkan sejurus sebelumoperasi dijalankan. Ini bertujuan untuk menjamin supaya tidak berlakunyakebocoran maklumat kepada pihak yang tidak bertanggungjawab yang bolehmenggagalkan operasi tersebut.25.4.1.6. Keperluan Kewangana. Setiap tahun Bahagian Penguatkuasa telah mengemukakan permohonankeperluan kewangan berdasarkan kepada keperluan untuk menjalankanfungsi yang telah ditetapkan. Bagi tujuan ini, semua unit yang terlibatdikehendaki mengemukakan keperluan kewangan masing-masing. Jumlahkewangan yang dipohon akan dikemukakan kepada Kementerian.b. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah RM115.31 juta peruntukanmengurus telah dipohon oleh Bahagian Penguatkuasa. Peruntukan yangdipohon bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 154PERUNTUKAN MENGURUS YANG DIPOHONBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN DIPOHON(RM Juta)2001 31.802002 34.562003 48.95JUMLAH 115.31Pada pandangan Audit, Bahagian Penguatkuasa KementerianPerdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna telah mengenal pastikeperluan kewangannya bagi membolehkan Bahagian ini melaksanakanfungsi yang telah ditetapkan.25.4.1.7. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Guna TenagaBagi melaksanakan fungsinya, Bahagian Penguatkuasa KementerianPerdagangan Dalam Negeri Dan Hal Ehwal Pengguna memerlukan sejumlah5,440 jawatan. Bagi memenuhi keperluan ini, pada bulan Disember 2003,sejumlah 4,073 jawatan telah dipohon daripada agensi pusat untuk menambahjawatan sedia ada berjumlah 1,367. Permohonan tambahan ini adalah bagitujuan mewujudkan pengkhususan bagi tugas penguatkuasaan mengikut Aktayang dikuatkuasakan.248

. LatihanUntuk memastikan bahawa setiap kakitangannya mempunyai kemahiran dalammenjalankan tugas, pelbagai latihan khususnya yang berkaitan dengan tugaspenguatkuasaan telah dirancang di peringkat Ibu Pejabat BahagianPenguatkuasa. Pada tahun 2002, sejumlah 22 kursus telah dirancang manakalabagi tahun 2003 sejumlah 24 kursus. Bagaimanapun, maklumat berhubungdengan kursus yang dirancang pada tahun 2001 tidak dapat diperolehi. Antarakursus yang dirancang adalah : -i. Kursus Asas Keselamatan Untuk Pembantu Penguatkuasa.ii.iii.iv.Taklimat Penguatkuasaan dan Prosedur Siasatan.Kursus Pendakwaan Untuk Pegawai Penguatkuasa.Kursus Keterangan dan Pemakaiannya dalam Perbicaraan.v. Seminar Akta Perlindungan Pengguna .vi.vii.Kursus Bekalan dan Harga.Sesi Akademik Harta Intelek.viii. Worldwide Anti Piracy Conference.ix.Tatacara Pengendalian Consumer Dispute Trial.Pada umumnya, Bahagian Penguatkuasa Kementerian Perdagangan DalamNegeri Dan Hal Ehwal Pengguna telah merancang keperluan guna tenagadan latihan bersesuaian dengan tugas dan tanggungjawab yang perludilaksanakan.25.4.1.8. Keperluan KemudahanDalam melaksanakan tugas penguatkuasaan, kenderaan dan peralatan sepertisenjata api, kamera, pemotong besi, pengumpil dan tukul diperlukan.Kenderaan diperlukan untuk membawa Pegawai Penguatkuasa semasamelaksanakan tugas dan membawa barang rampasan ke tempat yangditetapkan. Kamera diperlukan untuk mengambil gambar sebagai bahan buktikes. Senjata Api adalah untuk perlindungan diri pegawai dan peralatan laindiperlukan untuk membolehkan mereka memasuki premis. Pihak Ibu PejabatBahagian Penguatkuasa mengenal pasti dan membekalkan keperluan peralatanberdasarkan maklum balas yang diperolehi daripada setiap PejabatCawangan/Daerah serta berasaskan kajian Ibu Pejabat sendiri.Pada pandangan Audit, Bahagian Penguatkuasa telah mengenal pastikeperluan peralatannya dengan baik.25.4.1.9. Penyelenggaraan RekodBahagian Penguatkuasa telah menetapkan rekod berikut untukdiselenggarakan :-249

a. Daftar Kertas SiasatanIa mengandungi butiran kes yang diambil tindakan di bawah Akta yangdikuatkuasakan seperti nama Pegawai Penyiasat yang bertanggungjawab, tarikhlaporan kes, maklumat eksibit yang dirampas dan juga tarikh kes selesai. Daftarini menjadi rujukan utama bagi mengetahui status terkini kes yang diambiltindakan.b. Fail Kertas SiasatanFail Kertas Siasatan atau “Investigation Paper” merupakan dokumen pentingyang mengandungi maklumat terperinci berkenaan sesuatu kes yang diambiltindakan di bawah Akta yang dikuatkuasakan.c. Buku Daftar AduanIa merupakan satu daftar yang digunakan bagi merekod segala aduan yangditerima dan mengandungi butiran penting sesuatu aduan antaranya sepertinama pengadu, perkara yang diadu dan juga tarikh siasatan dijalankan terhadapaduan tersebut.d. Fail AduanFail ini dibuka apabila siasatan ke atas aduan telah dimulakan. Ia jugamengandungi maklumat aduan dan juga butiran mengenai siasatan yangdijalankan. Fail ini akan ditutup apabila siasatan ke atas aduan telah selesai.e. Daftar KompaunBuku Daftar Kompaun merupakan rujukan bagi Pejabat Cawangan untukmendapatkan maklumat berkenaan kompaun yang dibayar.f. Daftar EksibitBerdasarkan Garis Panduan Pengendalian Eksibit dan Stor Eksibit, Buku DaftarEksibit adalah satu rekod penting yang perlu disediakan dan mengandungibutiran lengkap mengenai sesuatu eksibit sebelum kertas siasatan disediakan.g. Daftar InventoriIa merupakan satu daftar yang mengandungi maklumat perolehan danpenempatan sesuatu inventori. Ia berfungsi sebagai kawalan ke atas inventoriyang ada dan memudahkan proses pengesanan.h. Daftar Harta ModalIa digunakan bagi merekod semua jenis harta modal yang diperolehi. Rekodtersebut terdiri daripada maklumat berkaitan pembelian, penempatan,pemeriksaan dan pelupusan serta butiran penyenggaraan. Penggunaannyadapat memudahkan tugas pengawalan dan penyenggaraan.250

25.4.1.10. Mekanisme Pemantauana. Bahagian Penguatkuasa merancang untuk memantau pelaksanaan aktivitipenguatkuasaannya dengan membandingkan bilangan aktiviti yangdirancang dengan bilangan aktiviti yang dilaksanakan melalui LaporanKemajuan yang dikemukakan oleh Pejabat Cawangan Negeri dan Daerahkepada Ibu Pejabat. Antara maklumat yang diberi perhatian adalah sepertiberikut : -• Jumlah operasi pemeriksaan yang dijalankan dan pegawai terlibat.• Jumlah rampasan.• Jumlah kompaun dikeluarkan.• Jumlah denda yang dikenakan.• Jumlah kes yang diambil tindakan.• Jumlah lesen yang dimohon dan dikeluarkan.• Jumlah alat timbang dan sukat yang ditentusahkan .• Jumlah kes siasatan yang masih tertunggak.• Jumlah pendakwaan yang dijalankan.• Kedudukan harga runcit barangan di bandar utama.b. Di samping menunjukkan kedudukan aktiviti, analisis terhadap laporantersebut juga akan digunakan untuk mengesan kelemahan berbangkit yangakan dibincangkan semasa Mesyuarat Pegawai Kanan BahagianPenguatkuasa dan juga Mesyuarat Jawatankuasa Mengkaji Kes. Normakekerapan mesyuarat tersebut adalah seperti berikut : -• Mesyuarat Pegawai Kanan Bahagian Penguatkuasa - 4 kali setahun• Mesyuarat Jawatankuasa Mengkaji Kes - mengikut keperluan apabilawujud kes yang tertunggakKeputusan dan hasil daripada mesyuarat ini digunakan untuk merancangprogram penguatkuasaan yang lebih mantap. Di samping itu, analisis juga akandibuat terhadap Laporan Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan, Laporan HarianOperasi Pemeriksaan, Rampasan dan Tindakan Kes, Laporan Harga setiapminggu secara talian terus dan Laporan Penentusahan Alat Timbang Dan Sukat.Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya Kementerian telahmerancangkan aktiviti penguatkuasaannya dengan baik selaras dengan gunatenaga yang ada.25.4.2. PELAKSANAAN25.4.2.1. Prestasi Aktiviti Penguatkuasaana. Pencapaian Keseluruhani. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Bahagian Penguatkuasa telahmenjalankan 3,786,808 pemeriksaan di mana sejumlah 49,424 kes yangmemerlukan tindakan penyiasatan. Kes tersebut melibatkan nilai251

ampasan berjumlah RM197.22 juta. Semakan Audit selanjutnyamendapati bahawa pada puratanya, Pejabat Cawangan seluruh negaradapat melaksanakan 111.7% hingga 122.7% daripada sasaranpemeriksaan yang ditetapkan. Berikut diberikan carta yang menunjukkanjumlah pemeriksaan yang dijalankan meliputi kesemua Akta yang perludikuatkuasakan berbanding sasaran mengikut kawasan bagi tempohtahun 2001 hingga 2003 :-CARTA 22PENCAPAIAN KESELURUHAN OPERASI PEMERIKSAANBAHAGIAN PENGUATKUASA SELURUH NEGARA1,000,000950,000900,000850,000800,000750,000700,000Bil.Pemeriksaan650,000600,000550,000500,000450,000400,000350,000300,000250,000200,000150,000100,00050,00002001 2002 2003Sasaran Kawasan BandarKawasan Bandar DicapaiSasaran Kawasan L.BandarKawasan L.Bandar DicapaiSasaran Kawasan LainKawasan Lain DicapaiTahunii. Adalah diperhatikan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, BahagianPenguatkuasa telah mengenal pasti 46,864 kes untuk tindakan susulanselanjutnya. Bagi tempoh yang sama, sejumlah 24,293 kes telahdiselesaikan. Kedudukan penyelesaian kes mengikut Akta adalah sepertiberikut :-JADUAL 155PENCAPAIAN PENYELESAIAN KES YANG DIAMBIL TINDAKAN2001 2002 2003AKTABIL.KESBIL. KESSELESAI% BIL. KESBIL. KESSELESAI%BIL.KESBIL. KESSELESAI%AKH 5,169 2,958 57.2 7,519 3,257 43.3 8,950 4,244 47.4AKB 541 482 89.1 392 369 94.1 766 685 89.4ASB 19 18 94.7 15 14 93.3 120 96 80APD 2,244 1,468 65.4 4,676 1,577 33.7 6,877 2,302 33.5ATS 1,488 1,437 96.6 2,158 2,089 96.8 3,253 3,163 97.2AHC 388 - - 364 - - 717 - -AJL 43 2 4.7 29 9 31 43 3 7ACO 3 - 0 21 1 4.8 12 - -APP 89 4 4.5 298 15 5 670 100 14.9JUMLAH 9,984 6,369 63.8 15,472 7,331 47.4 21,408 10,593 49.5Nota: AKH-Akta Kawalan Harga 1946; AKB-Akta Kawalan Bekalan 1961; ASB-Akta Sewa Beli 1967; APD-Akta Perihal Dagangan 1972; ATS-Akta Timbang Dan Sukat 1972; AHC-Akta Hak Cipta 1987; AJL-AktaJualan Langsung 1993; Akta Perlindungan Pengguna 1999 dan ACO- Akta Cakera Optik 2000252

iii. Semakan Audit mendapati antara faktor yang menyebabkan penyelesaiankes yang rendah seperti ditunjukkan di jadual di atas adalah keranakakitangan juga perlu melaksanakan tanggungjawab yang lain sepertimenguruskan aktiviti pelesenan, menentusahkan alat timbang dan sukatserta terlibat dengan program anjuran Majlis Hal Ehwal Pengguna Negeri. Disamping masalah di atas, penyelesaian kes di bawah Akta PerihalDagangan 1972 dan Akta Hak Cipta 1987 bergantung kepada kerjasamayang diberikan oleh tuan punya cap dagangan atau tuan punya hak ciptayang berkenaan. Terdapat juga kes di bawah Akta Perihal Dgangan 1972yang perlu dikemukakan ke Jabatan Kimia, SIRIM, Unit FarmasiKementerian Kesihatan dan agensi selainnya untuk mendapat pengesahanpakar.iv. Selaras dengan peruntukan Akta yang berkenaan, mereka yang didapatibersalah boleh dikenakan kompaun. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003,sejumlah RM6.20 juta kompaun telah berjaya dikutip. Berikut diberikanbutirannya :-JADUAL 156NILAI KOMPAUN DIKUTIP BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003AKTA2001 2002 2003 JUMLAH(RM) (RM) (RM) (RM)AKH 606,336 548,381 623,911 1,778,628AKB 232,760 152,515 414,316 799,591ASB 9,850 4,850 27,190 41,890APD 915,424 746,660 1,185,190 2,847,274ATS 151,343 179,260 306,105 636,708AHCTiada memperuntukkan kompaunAJL 1,600 18,500 3,500 23,600ACO - 5,000 - 5,000APP 2,000 6,050 59,800 67,850JUMLAH 1,919,313 1,661,216 2,620,012 6,200,541Nota: AKH-Akta Kawalan Harga 1946; AKB-Akta Kawalan Bekalan 1961; ASB-Akta Sewa Beli 1967; APD-AktaPerihal Dagangan 1972; ATS-Akta Timbang Dan Sukat 1972; AHC-Akta Hak Cipta 1987; AJL-Akta Jualan Langsung1993; Akta Perlindungan Pengguna 1999 dan ACO- Akta Cakera Optik 2000b. Pematuhan Kepada Garis Panduan Dan Prosedur PenguatkuasaanSemakan Audit telah dijalankan terhadap 939 Fail Kertas Siasatan (1 fail bagisetiap kes) untuk menilai prestasi dari segi pematuhan kepada peraturanpenguatkuasaan mengenai Akta Kawalan Harga 1946(AKH), Akta KawalanBekalan 1961(AKB), Akta Perihal Dagangan 1972(APD) dan Akta Timbang DanSukat 1972(ATS). Bilangan fail yang diaudit mengikut Akta dan PejabatCawangan adalah seperti berikut :-JADUAL 157BILANGAN FAIL YANG DIAUDIT MENGIKUT AKTADAN PEJABAT CAWANGANCAWANGAN/ AKTA APD AKB AKH ATS JUMLAHShah Alam 89 10 36 41 176Kota Kinabalu 72 16 22 60 170Penang 60 37 76 62 235Johor Bahru 30 14 28 30 102Kuantan 60 47 60 60 227Ibu Pejabat 25 - 4 - 29JUMLAH 336 124 226 253 939253

Semakan Audit tersebut mendapati perkara berikut :-i. Pengkompaunan• Adalah didapati hanya 381 daripada 939 kes siasatan melibatkankompaun. Daripada 381 kes tersebut, kompaun bagi 19 kes tidak dapatdiserahkan kepada Orang Kena Kompaun(OKK). Antara sebab berlakuperkara ini adalah kerana tawaran kompaun tidak dikeluarkan sertamerta sehingga ada kes di mana OKK tidak lagi berniaga di tempatberkenaan atau OKK tidak dapat dikesan. Bagaimanapun, tindakan telahdiambil oleh Bahagian Penguatkuasa untuk mengesan lokasi OKKseperti menghubungi Jabatan Pendaftaran Negara dan Pihak BerkuasaTempatan bagi mendapatkan maklumat.• Surat Tawaran Kompaun menyatakan tempoh kompaun perlu dijelaskanoleh OKK adalah dalam masa 14 hari daripada tarikh surat tersebut.Menurut Garis Panduan Kompaun, bagi menggalakkan pembayaranawal, OKK ditawarkan pengurangan kompaun sehingga 20% kecuali diNegeri Sabah di mana sistem pengurangan kompaun ini tidak diamalkan.• Adalah didapati 37 (9.71%) daripada 381 kes kompaun telah lewatdijelaskan. Kompaun itu hanya dijelaskan antara 16 hingga 219 haridaripada tempoh ia dikenakan. Berdasarkan maklumat di atas, walaupuntempoh menyelesaikan pembayaran kompaun telah tamat, namunpendakwaan tidak diambil ke atas OKK tersebut sebagaimana ditetapkandalam Garis Panduan Kompaun. Sebaliknya penyelesaian berupakompaun akan terus digunakan. Mengikut maklum balas yang diterima,sekiranya tindakan pendakwaan diambil ia akan mengambil tempohmasa yang lama.• Di Cawangan Kota Kinabalu, tawaran kompaun dibuat serta mertaterutamanya semasa operasi pemeriksaan di pasar. Ia bertujuan untukmenghalang Orang Kena Kompaun mengelak daripada membayarkompaun memandangkan sesetengah mereka tidak berniaga secaratetap. Penawaran kompaun secara serta merta tidak dinyatakan didalam Garis Panduan Pengkompaunan dan ianya dijalankan atas budibicara Pengarah Negeri/Ketua Cawangan.Pihak Audit berpendapat ini merupakan satu cara yang positif ke arahmenyelesaikan kes dengan kadar segera.ii. Penyiasatan Kes• Daripada sejumlah 616 kes yang telah didaftarkan pada tahun 2001 dan2002, siasatan terhadap 156 kes masih belum diselesaikan keranaOrang Kena Tuduh tidak dapat dihubungi atau tidak dapat dikesan.254

• Mengikut prosedur, Fail Kertas Siasatan bersama Laporan Kes yangdisediakan oleh Pegawai Penyiasat perlu dikemukakan dalam tempoh 1minggu daripada tarikh kejadian kepada Ketua Pegawai Penyiasat untuksesuatu keputusan iaitu sama ada tindakan pendakwaan ataupunpengkompaunan akan diambil. Semakan Audit mendapati 223 daripada939 Fail Kertas Siasatan telah dikemukakan oleh Pegawai Penyiasatkepada Ketua Pegawai Penyiasat antara 9 hingga 312 hari daripadatarikh kes didaftarkan.• Keadaan ini berlaku kerana tiadanya pengkhususan kerja pegawaiBahagian Penguatkuasa Cawangan Negeri di mana selain menjalankanoperasi penguatkuasaan dan menjalankan siasatan kes terhadap semuajenis Akta yang berkaitan, mereka juga terlibat dengan aktiviti pelesenan,menentusahkan alat timbang dan sukat serta lain-lain program yangdianjurkan .Pada pandangan Audit, pengkhususan kerja perlu diwujudkan bagimembolehkan siasatan yang menyeluruh di buat dengan awal dan bagimengelakkan Orang Kena Tuduh mengambil kesempatan melarikan dirisehingga tidak dapat dikesan.iii. Pengendalian Eksibit Dan Pengurusan Stor Eksibit• Semakan Audit terhadap 233(24.8%) daripada 939 Fail Kertas Siasatanmendapati borang serahan eksibit tidak diisi dengan lengkap dan tidakditandatangani oleh pegawai yang bertanggungjawab. Perkara ini bolehmenyebabkan berlakunya kehilangan/kesukaran untuk mengesan barangeksibit apabila diperlukan untuk perbicaraan mahkamah.• Semakan Audit juga mendapati sebuah stor disediakan untuk setiap zonbagi menyimpan eksibit yang besar dan tak mudah alih. Di samping itu,setiap cawangan negeri/daerah juga disediakan stor eksibit masingmasing.Contohnya, stor bagi zon utara telah diadakan di Sg. Petani,Kedah. Pemeriksaan yang dijalankan terhadap stor eksibit di PejabatCawangan Negeri mendapati barangan eksibit tidak disimpan denganteratur yang menyebabkan barangan berkenaan sukar dikesan apabiladiperlukan. Antara pejabat yang terlibat adalah Cawangan Pulau Pinangdan Johor Bahru. Memandangkan aktiviti penguatkuasaan sertarampasan dijalankan dengan aktif di Pejabat Pulau Pinang,menyebabkan stor Pejabat Cawangan telah dipenuhi dengan barangeksibit. Tambahan pula setelah mengambil kira faktor jarak, masa dankos perjalanan yang tinggi untuk menyimpan barang eksibit di stor zonutara yang berada melebihi 60km daripada pejabat, menyebabkan ruangpejabat terpaksa digunakan secara sementara untuk menyimpan barangeksibit berkenaan. Gambar 56 dan 57 adalah berkaitan.255

GAMBAR 56 GAMBAR 57Ruang Pejabat Digunakan Untuk MenyimpanBarang EksibitBarang Eksibit Yang Disusun Di Salah Satu SudutDi Dalam Pejabat• Semasa lawatan ke stor Cawangan Pulau Pinang, Sabah, Johor Bahrudan Shah Alam, pihak Audit telah menjalankan verifikasi stok barangeksibit. Secara keseluruhannya, eksibit berada dalam keadaan baik danbilangannya menyamai catatan di Daftar atau Fail Kertas Siasatan yangberkenaan. Bagaimanapun terdapat satu kes di Cawangan Johor Bahrudi mana bilangan sebenar eksibit melebihi bilangan yang direkodkan diDaftar Eksibit iaitu 400 unit berbanding 50 unit di Daftar. Ini menunjukkanbahawa tidak semua barang eksibit telah direkodkan. Semakan Auditselanjutnya mendapati tiada pegawai khusus yangdipertanggungjawabkan di stor ini bagi menyelenggarakan rekod stor.• Mengikut Garis Panduan, pelupusan terhadap eksibit hendaklahdilakukan dalam tempoh 30 hari daripada arahan Pegawal di bawah Aktayang berkenaan. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati 19 daripada115 kes di Cawangan Johor Bahru menunjukkan pelupusan eksibit lewatdilakukan antara 158 hari hingga 367 hari. Selain itu, bagi kes di manaOrang Kena Tuduh melarikan diri dan tidak dapat dikesan oleh PegawaiPenguatkuasa, permohonan akan dikemukakan kepada PegawaiUndang-Undang untuk tidak meneruskan kes tersebut dan arahan tiadatindakan lanjutan dikeluarkan. Seterusnya satu arahan bertulisdikeluarkan oleh Timbalan Pengawal Perihal Dagangan untukmembolehkan Bahagian Penguatkuasa melupuskan eksibit yangberkaitan dengan cara yang sesuai. Semakan terhadap Buku DaftarSiasatan Tindakan Kes Operasi Cetak Rompak di Ibu Pejabat BahagianPenguatkuasa mendapati sejumlah 328 kes telah didaftarkan dan darijumlah tersebut, 109 kes(33.2%) telah diberi arahan tiada tindakanlanjutan. Semakan Audit selanjutnya telah dijalankan terhadap 60daripada 109 kes tersebut dan mendapati barang eksibit bagi 43 kesmasih belum dilupuskan pada tarikh pengauditan dijalankan.• Di Cawangan Johor Bahru, sejumlah 32(27.8%) daripada 115 kes yangtelah selesai, manakala kompaun pula telah dibayar tetapi barangeksibit yang berkaitan masih belum dilupus kerana belum mendapat256

perintah mahkamah. Tiada bukti tindakan susulan telah diambil olehpihak Pejabat Cawangan terhadap perkara ini. Kes berkenaan adalah dibawah Akta Kawalan Harga 1946 yang melibatkan cakera padat video(VCD).Pada pandangan Audit, Kementerian perlu menyediakan tempat simpananbarang eksibit yang sesuai dan mencukupi serta memastikanpenyelenggaraan barangan eksibit dibuat dengan teratur. Bagi tujuan iniKementerian perlu melantik pegawai khusus untuk menyelenggarakanrekod serta stor eksibit.25.4.2.2. Peruntukan Dan PerbelanjaanBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Bahagian Penguatkuasa telah diluluskanperuntukan mengurus (termasuk peruntukan tambahan dan pindah peruntukan)berjumlah RM140.87 juta di mana RM132.54 juta telah dibelanjakan. Butirannyaadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 158PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN MENGURUSBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN YANGDILULUSKAN(RM Juta)PERBELANJAANSEBENAR(RM Juta)PERATUSPERBELANJAAN(%)2001 34.58 34.34 99.32002 51.76 48.57 93.82003 54.53 49.63 91Pada pandangan Audit, prestasi perbelanjaan Bahagian Penguatkuasaadalah memuaskan.25.4.2.3. Guna Tenaga Dan Latihana. Guna TenagaBagi tahun 2003, sejumlah 1,203 (88%) daripada 1,367 jawatan yang diluluskanuntuk Bahagian Penguatkuasa Kementerian telah diisi bagi melaksanakanaktiviti penguatkuasaan dan pengurusannya. Daripada jumlah ini, 107 jawatanadalah khusus bagi melaksanakan aktiviti penguatkuasaan di peringkat IbuPejabat di mana 89 daripadanya telah diisi. Manakala di peringkat negeri, jumlahkakitangan yang diluluskan mengikut negeri adalah antara 24 hingga 134jawatan di mana 55.8% daripadanya adalah bagi melaksanakan tugaspenguatkuasaan. Jawatan yang telah diisi adalah antara 75.8% hingga 100%daripada jawatan tersebut. Kedudukan pengisian berbanding dengan jawatanyang diluluskan di peringkat Ibu Pejabat dan negeri adalah seperti di Jadual 159dan Jadual 160. Permohonan tambahan jawatan bagi tujuan penstrukturansemula masih dalam pertimbangan Jabatan Perkhidmatan Awam.257

JADUAL 159KEDUDUKAN PERJAWATAN YANG TERLIBAT SECARA LANGSUNGDENGAN AKTIVITI PENGUATKUASAAN DI IBU PEJABATSENARAI PERJAWATAN GRED LULUS ISI % DiisiKetua Pengarah Penguat kuasa Gred VU7 1 1 100Timbalan Ketua Pengarah Penguat kuasa Gred N54 2 2 50Pegawai Penguat kuasa Gred N48 13 13 100Pegawai Penguat kuasa Gred N41 35 17 48.6Penolong Pegawai Penguat kuasa Gred N32 15 15 100Penolong Pegawai Penguat kuasa Gred N27 37 37 100Pembantu Penguat kuasa Gred N17 4 4 100JUMLAH 107 89 83.2JADUAL 160KEDUDUKAN PERJAWATAN CAWANGAN NEGERI DAN DAERAHCAWANGAN NEGERI DILULUSKAN DIISI % DIISIWilayah Persekutuan (KL & Labuan) 84 73 86.9Selangor 111 97 87.4Johor 129 119 92.3Melaka 35 30 85.7Negeri Sembilan 65 61 93.8Perak 115 100 87.0Pulau Pinang 67 57 85.1Kedah 97 79 81.4Perlis 24 24 100Pahang 79 73 92.4Kelantan 62 47 75.8Terengganu 73 65 89Sabah 123 106 86.2Sarawak 134 107 79.9JUMLAH 1,198 1,038 86.6b. LatihanSemakan Audit ke atas fail Unit Latihan Bahagian Penguatkuasa mendapatisejumlah 74 kursus telah dilaksanakan di dalam negeri manakala 30 kursus luarnegara telah dihadiri oleh kakitangannya. Antara kursus yang telah dilaksanakanadalah Kursus Akta Keterangan Dan Pemakaian Dalam Perbicaraan; TaklimatPenguatkuasaan Serta Prosedur Tangkapan Akta Hak Cipta 1987;Penguatkuasaan Akta Penapisan Filem 2002 serta Taklimat PenguatkuasaanUndang-Undang Dan Prosedur Siasatan. Perbandingan antara jumlah kursusyang dirancang dengan yang telah dilaksanakan bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 161PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN KURSUSBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003KURSUS DALAM NEGARAKURSUS LUAR NEGARATAHUN PERANCANGAN PELAKSANAAN % PERANCANGAN PELAKSANAAN %2001 TM 27 - TM 12 -2002 22 17 77.3 6 11 183.32003 24 30 125 6 7 116.7Nota :TM : Tiada Maklumat258

Pada pandangan Audit, pihak Kementerian sepatutnya memastikan semuajawatan yang telah diluluskan diisi sepenuhnya supaya aktivitipenguatkuasaan dapat dijalankan dengan berkesan. Pada umumnyalatihan yang telah dilaksanakan adalah memadai dan bersesuaian dengankeperluan kakitangannya.25.4.2.4. Kemudahan Dan Peralatana. KenderaanBahagian Penguatkuasa mempunyai 160 pelbagai jenis kenderaan di seluruhnegara. Semakan Audit di Ibu Pejabat dan 6 Pejabat Cawangan Negerimendapati pada umumnya, kenderaan yang ada adalah mencukupi bagimelaksanakan aktiviti penguatkuasaan.b. Senjata apiBahagian Penguatkuasa mempunyai 112 unit senjata api. Senjata tersebutdibekalkan kepada Pegawai Penguatkuasa di Ibu Pejabat dan PejabatCawangan untuk tujuan pertahanan diri. Pada umumnya, senjata yang telahdibekalkan adalah mencukupi untuk kegunaan operasi.c. Peralatan LainSemakan Audit mendapati peralatan lain seperti cutter besar, crow bar dansteering lock yang terdapat di Pejabat Cawangan yang dilawati berada dalamkeadaan baik dan penggunaannya memenuhi keperluan operasipenguatkuasaan. Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya BahagianPenguatkuasa mempunyai kemudahan dan peralatan yang mencukupiuntuk melaksanakan aktiviti penguatkuasaan.25.4.2.5. Penyelenggaraan Rekoda. Rekod Berhubung Dengan AsetDaftar Harta Modal, Daftar Inventori dan Daftar Pergerakan Harta Modal DanInventori telah diselenggarakan dengan teratur oleh semua Cawangan bagisetiap peralatan yang ada di Pejabat berkenaan.b. Buku Daftar AduanSemakan ke atas Buku Daftar Aduan mendapati kebanyakan Pejabat Cawangantidak menyelenggarakannya dengan lengkap dan tidak kemas kini. Ruanganseperti Hasil Siasatan dan Sumber Aduan tidak diisikan. Format Buku DaftarAduan juga tidak seragam antara beberapa Cawangan. Dalam usaha untukmemperkemaskan lagi tugas pengendalian aduan, Bahagian Penguat kuasamerancang untuk membangunkan Sistem e-Aduan mulai tahun 2004.c. Buku Daftar KompaunPengauditan mendapati kesemua Cawangan yang dilawati kecuali CawanganPulau Pinang telah menyelenggara Buku Daftar Kompaun dengan lengkap dankemas kini. Bagaimanapun, tiada bukti menunjukkan bahawa daftar ini telahdisemak oleh pegawai kanan yang bertanggungjawab.259

d. Daftar Kertas SiasatanPengauditan mendapati Daftar Kertas Siasatan tidak diselenggarakan denganbaik dan tidak kemas kini. Antaranya, kes yang selesai dengan pembayarankompaun dan penutupan Fail Kertas Siasatan tidak direkodkan dalam Daftartersebut.e. Buku Daftar EksibitMengikut peraturan setiap barang eksibit perlu direkodkan di Buku DaftarEksibit. Sebarang tindakan terhadap sesuatu barang eksibit yang telahdiputuskan oleh mahkamah seperti pelupusan atau pengembalian kepadapemunya, mesti direkod di daftar tersebut. Semakan Audit mendapati kecualiCawangan Pulau Pinang, semua Pejabat Cawangan yang dilawati telahmenyelenggarakan Buku Daftar Eksibitnya dengan teratur.Pada pandangan Audit, kecuali beberapa Pejabat Cawangan tertentu,secara keseluruhannya Bahagian Penguatkuasa telah menyelenggarakanrekod berkaitan aktiviti penguatkuasaan dengan memuaskan.25.4.3. PEMANTAUANPengauditan mendapati segala aktiviti/program yang dijalankan oleh BahagianPenguatkuasa diselia oleh pihak pengurusan di Ibu Pejabat melalui:-25.4.3.1. Penyediaan LaporanSetiap Pejabat Cawangan Negeri telah menyediakan laporan bagi aktiviti yangdilaksanakannya dan dihantar ke Ibu Pejabat. Antara laporan yang disediakanadalah Laporan Pencapaian Sasaran Kerja Tahunan, Laporan Tunggakan Kes,Laporan Rampasan Eksibit, Laporan Pelupusan Eksibit, Laporan Harian danjuga Laporan Mingguan yang mengandungi maklumat pelaksanaan aktivitiseperti pemeriksaan, operasi khas, penentusahan alat timbang sukat, kutipanharga dan juga laporan permohonan lesen seperti mana yang ditetapkan.25.4.3.2. MesyuaratMesyuarat Pegawai Kanan diadakan bagi menilai prestasi setiap Cawanganberdasarkan kepada analisis terhadap Laporan yang disediakan, mencari jalanpenyelesaian bagi masalah yang berbangkit dan menetapkan Sasaran KerjaTahunan yang baru. Semakan Audit ke atas rekod mesyuarat mendapatikekerapan Mesyuarat Pegawai Kanan ini telah mematuhi norma yangditetapkan iaitu setiap suku tahun. Mesyuarat tersebut telah dijalankan 3 kalipada tahun 2001, 5 kali pada tahun 2002 dan hanya 2 kali pada tahun 2003.25.4.3.3. LawatanLawatan oleh pegawai Ibu Pejabat dibuat ke atas Cawangan Negeri terpilih bagitujuan penilaian kemajuan kerja yang dilaksanakan. Semakan Audit mendapatilawatan tersebut telah dibuat pada tahun 2001 manakala ianya tidak dapatdilaksanakan bagi tahun 2002 dan 2003 disebabkan tugas dan tanggungjawabsetempat yang terpaksa diutamakan oleh pegawai yang berkenaan.260

Pada pandangan Audit, pada umumnya pemantauan Kementerian terhadapaktiviti penguatkuasaan adalah baik.25.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT25.5.1. Sebagai rumusan, pada umumnya aktiviti penguatkuasaan KementerianPerdagangan Dalam Negeri Dan Hal Ehwal Pengguna telah dilaksanakan denganbaik setelah mengambil kira jumlah guna tenaga yang terlibat serta beban tugasyang perlu dilaksanakan. Bagaimanapun Kementerian masih perlu mengambillangkah untuk menangani masalah kelewatan penyelesaian/siasatan kes danpengurusan barangan eksibit. Tindakan Bahagian Penguatkuasa untukmengadakan penstrukturan semula organisasi dilihat sebagai usaha yang baik bagimeningkatkan kecekapan sama ada dalam operasi penguatkuasaan atau programkesedaran masyarakat mengenai hak pengguna. Adalah diharapkan pihak agensipusat melihat usaha penstrukturan semula Bahagian Penguatkuasa sebagaitindakan yang positif bagi mencapai objektif Bahagian dan memberi pertimbanganyang sewajarnya terhadap usaha ini.25.5.2. Sungguhpun Kementerian telah merancang pemeriksaan tahunannyaberdasarkan kepada sumber yang ada, prestasi tahun sebelumnya dan mengikutkeperluan semasa, namun bagi membuat perancangan yang lebih sistematik danstrategik, Kementerian disyor supaya mengkategorikan sesuatu kawasan mengikutkeutamaan penguatkuasaan. Contohnya, kawasan yang mempunyai potensi atautelah mempunyai sejarah penangkapan kes tertinggi dikategorikan sebagai kategoriA, yang kurang mempunyai kes kategori B dan selebihnya kategori C. Kekerapanlawatan yang dirancang boleh ditetapkan seperti berikut :-• Kategori A - Perlu dilawati pada setiap tahun;• Kategori B - Dilawati 3 tahun sekali; dan• Kategori C - Dilawati setiap 5 tahun sekali.Di samping itu juga, Kementerian perlu menetapkan tempoh tertentu bagimenjalankan penguatkuasaan terhadap keseluruhan kawasan yang terdapat disesebuah negeri.25.5.3. Dari segi penyelenggaraan rekod, Kementerian perlu memastikan ianyalengkap dan kemas kini serta melantik seorang pegawai khusus bagi menguruskanstor eksibit dan rekod yang berkenaan. Selain itu, penekanan juga harus diberidalam meningkatkan pengurusan kompaun.261

KEMENTERIAN PERTAHANAN26. PENGURUSAN PELURU TENTERA DARAT26.1. LATAR BELAKANG26.1.1. Perintah Majlis Angkatan Tentera Bilangan 3 Tahun 1989 mentakrifkanbahawa “Peluru meliputi semua peluru yang dilancarkan dengan tangan, senjataringan, artileri, meriam dari kapal perang dan juga dari pesawat terbang termasukbom, periuk api, depth cas, torpedo, pyrotechnics, kartus dan propelan perantipengerak, elektro letupan, alat dan komponen yang digerak dengan kuasa bahanletupan, peluru berpandu, peluru yang diisi dengan bahan nuclear, biological danbahan kimia serta bahan letupan buatan sendiri atau direka ganti. Peluru yangdimaksudkan di atas adalah merangkumi semua peluru yang dibuat khas untukoperasi, latihan, pertunjukan, penyelidikan dan ujian termasuk komponen yangbukan dari bahan letupan dan juga bekas pembungkusnya.”26.1.2. Depot Peluru dibina bagi menyimpan peluru untuk kegunaan semasa danjuga simpanan untuk kegunaan pada waktu perang. Di seluruh negara, ada 11tempat menyimpan peluru Tentera Darat iaitu 4 Depot Peluru, 6 Platun Peluru dansatu detachment Platun Peluru. Selain itu, Depot Peluru juga dipertanggungjawabsecara keseluruhan terhadap aktiviti penerimaan, penyimpanan, pengeluaran danpenyenggaraan peluru. Nilai pegangan peluru bagi keseluruhan Depot dan PlatunPeluru adalah RM1.5 bilion.26.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan peluru telahdirancang dan dilaksanakan dengan teratur serta mematuhi peraturan yang ditetapkan.26.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan yang dijalankan meliputi proses perolehan, penyimpanan, pengeluaran,pelupusan dan aspek keselamatan peluru. Bagi tujuan ini, lawatan telah dibuat keCawangan Pengurusan Teknikal (Tek-4), Markas Kejuruteraan Peluru, BahagianPerolehan Kementerian Pertahanan dan 2 Depot Peluru serta 2 Platun Peluru. Selainitu, semakan Audit telah dijalankan terhadap fail dan dokumen yang berkaitan bagitempoh tahun 2001 hingga bulan Jun 2003. Maklumat dan penjelasan juga diperolehimelalui temu bual dan perbincangan dengan pegawai yang berkenaan.26.4. PENEMUAN AUDIT26.4.1. PERANCANGAN26.4.1.1. Struktur Pengurusana. Markas Pemerintahan Logistik Tentera DaratMarkas Pemerintahan Logistik Tentera Darat bertanggungjawab memberibantuan logistik kepada Angkatan Tentera Malaysia (ATM) khususnya TenteraDarat. Perancangan logistik adalah ditumpukan kepada tahap kesiapsiagaan262

(operational readiness) merangkumi elemen seperti mobiliti, daya tembakan,komunikasi dan material. Bagi memenuhi keperluan tersebut, markas inidibahagikan kepada Kumpulan Kor Perkhidmatan, Kumpulan Kor Ordnans sertaKumpulan Jurutera Letrik dan Jentera manakala pengurusan yang melibatkanaspek teknikal peluru dipertanggungjawabkan kepada Markas KejuruteraanPeluru. Pusat yang terlibat dalam pengurusan peluru adalah seperti berikut :-i. Kumpulan Kor OrdnansKumpulan Kor Ordnans adalah bertanggungjawab terus kepada PanglimaLogistik Tentera Darat di dalam semua aspek bantuan Teknikal Ordnans.Cawangan Pengurusan Teknikal (Tek-4) di bawah Kumpulan Kor Ordnanspula adalah bertanggungjawab merancang pembelian dan keperluan peluru,menyediakan anggaran belanja mengurus dan pembangunan, perolehankontrak peluru, pengawalan pengeluaran, penerimaan stok danpenyelenggaraan perakaunan peluru.ii. Markas Kejuruteraan PeluruPerintah Majlis Angkatan Tentera Bilangan 3 Tahun 1989 telah memberikuasa kepada Penguasa Eksekutif Teknik Peluru untuk menguruskan halteknik peluru yang meliputi 3 perkhidmatan seperti berikut :-• Tentera Darat – Ketua Pegawai Teknik Peluru• Tentera Laut – Ketua Pemeriksa Ordnans• Tentera Udara – Ketua Inspektor Bahan Letupan.Pada umumnya, setiap Penguasa Eksekutif Teknik Peluru adalahbertanggungjawab menguruskan hal teknik peluru seperti kawalan teknikterhadap semua aspek kejuruteraan peluru di dalam setiap perkhidmatan,penyenggaraan peluru untuk menentukan peluru yang dipegang olehperkhidmatan adalah selamat dan boleh digunakan serta kecekapan teknikdan piawaian kejuruteraan di dalam bidang pengawasan; penelitian;pemeriksaan; pembaikan; pembuktian; ujian; pengubahsuaian; pergerakan;penstoran; pelupusan dan pemusnahan peluru di Depot dan juga yangdipegang di unit. Penguasa Eksekutif Teknik Peluru bagi Tentera Daratadalah bertanggungjawab terhadap perancangan penyenggaraan peluru,penyediaan spesifikasi peluru, khidmat nasihat terhadap tempat simpananpeluru, makmal peluru, penyediaan kemudahan pemusnahan peluru,penyediaan proses aliran kerja yang terperinci dan penilaian ke atas tender,sebut harga dan pembelian peluru yang berkaitan dengan aspek teknikal.Struktur pengurusan Markas Pemerintahan Logistik Tentera Darat adalahseperti di carta berikut :-263

CARTA 23STRUKTUR PENGURUSAN MARKAS PEMERINTAHANLOGISTIK TENTERA DARATMARKASANGKATANTENTERAMARKAS TENTERALAUTMARKAS TENTERADARATMARKAS TENTERAUDARAPEMERINTAHANLOGISTIKTENTERA DARATKUMPULANKORPERKHIDMATANKUMPULANKORORDNANSKUMPULANJURUTERA LETRIKJENTERAMARKASKEJURUTERAANPELURUCAWANGANTEK 4Pusat yang terlibat dalampengurusan pelurub. Depot/Platun Peluru Tentera DaratPengurusan di peringkat Depot/Platun Peluru pada umumnya terdiri daripadaBahagian Kawalan Dan Kira-Kira, Bahagian Stor, Bahagian Teknikal danCawangan Trafik. Struktur pengurusan Depot/Platun Peluru Tentera Daratadalah seperti di carta berikut :-CARTA 24STRUKTUR PENGURUSAN DEPOT/PLATUN PELURU TENTERA DARATPEGAWAI TEKNIKPELURU (PTP)TADBIRBAHAGIAN KAWALANDAN KIRA-KIRABAHAGIANSTORBAHAGIANTEKNIKALCAWANGANTRAFIKSIMPANANSumber : Platun Peluru Sungai Petani264

Pada pandangan Audit, struktur pengurusan Markas PemerintahanLogistik Tentera Darat telah menunjukkan dengan jelas pembahagiantugas dan tanggungjawab semua pihak yang terlibat.26.4.1.2. Keperluan KewanganCawangan Pengurusan Teknikal (Tek-4) telah memohon peruntukan berjumlahRM353.86 juta bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Jun 2003. Permohonan inidibuat setelah mengenal pasti keperluan kewangan untuk melaksanakan aktivitipembekalan peluru di seluruh negara bagi meningkatkan kesiapsiagaannya.Butiran peruntukan yang dipohon adalah seperti di jadual berikut:-JADUAL 162PERUNTUKAN YANG DIPOHON BAGI TEMPOHTAHUN 2001 HINGGA BULAN JUN 2003TAHUNPERUNTUKAN DIPOHON(RM Juta)2001 100.002002 100.002003 153.86JUMLAH 353.86Pada pandangan Audit, Tentera Darat telah memohon peruntukan selarasdengan aktiviti yang telah dirancang.26.4.1.3. Guna Tenaga Dan Latihana. Bagi melaksanakan aktiviti pengurusan peluru yang telah dirancang,sejumlah 424 perjawatan diperlukan untuk Cawangan Pengurusan Teknikal(Tek-4); Markas Kejuruteraan Peluru; Depot Pusat Peluru Batu Arang; DepotPeluru Masjid Tanah dan Platun Peluru Sungai Petani serta Kuantan. Antaraperjawatan yang diperlukan terdiri daripada Pegawai Teknik Peluru,Juruteknik Peluru dan Pembantu Stor.b. Selaras dengan syarat yang menetapkan agar anggota yang menguruskanpeluru adalah yang terlatih atau sudah menghadiri kursus yang berkaitandengan peluru, Tentera Darat telah merancang program latihan untukanggota dalam Gred jawatan tertentu daripada golongan tentera dankakitangan awam bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003. Antara kursus yangtelah dirancang berkaitan dengan pengurusan peluru adalah kursus asasdan lanjutan bagi Juruteknik Peluru dan kursus asas serta lanjutan PegawaiOrdnans bagi Pegawai Teknik Peluru.Pada pandangan Audit, Tentera Darat telah mengenal pasti keperluan gunatenaga yang mencukupi dan juga latihan yang bersesuaian bagimelaksanakan aktivitinya.26.4.1.4. Kaedah Dan PeraturanAngkatan Tentera Malaysia (ATM) telah menyediakan peraturan khususberhubung dengan aktiviti pengurusan peluru yang meliputi kaedahpenyimpanan, pengeluaran, pelupusan dan keselamatan. Antara peraturan yangdiguna pakai ialah :-265

• Perintah Majlis Angkatan Tentera (PMAT) Bilangan 3 Tahun 1989• Peraturan Peluru dan Bahan Letupan – Peraturan Pengendalian danPenyimpanan Peluru• Konsep Skala Peluru Tentera Darat• The NATO Principle Instruction For The Storage Of Explosive 1976• Arahan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor.a. Perolehan Pelurui. Rancangan perolehan peluru ini dibuat oleh Cawangan PengurusanTeknikal (Tek-4) berdasarkan kepada keperluan stok semasa, skala latihanpasukan, penggantian stok simpanan pertahanan, kadar penggunaanpurata dan keperluan khas atau baru dari pasukan pengguna.ii. Proses perolehan ini dibuat setelah semua keperluan ditapis terlebihdahulu oleh Jawatankuasa Perolehan dan Pengguna Tentera Darat,Cawangan Logistik (Sel Alat) Markas Tentera Darat, JawatankuasaPembangunan Bahagian Perancangan Dan Pembangunan danJawatankuasa Kelengkapan Operasi Tentera Darat.iii. Permohonan perolehan ini akan dimajukan kepada Bahagian PerolehanKementerian Pertahanan bagi kontrak yang bernilai di bawah RM15 jutamanakala Bahagian Bekalan dan Perolehan Kerajaan, KementerianKewangan bertanggungjawab terhadap kontrak melebihi RM15 juta.Pada pandangan Audit, Tentera Darat mempunyai sistem perolehan yangteratur untuk menguruskan perolehan peluru.b. Penerimaan BekalanPeluru akan dihantar ke Depot Pusat Peluru di Batu Arang, Selangor sebelumdibuat pengagihan ke Depot dan Platun Peluru lain berdasarkan kepadapermintaan dan kelulusan yang diberikan oleh Cawangan Pengurusan Teknikal(Tek-4) dan Cawangan Operasi dan Latihan, Markas Tentera Darat.c. Kawalan MutuBagi memastikan peluru yang dibekalkan mempunyai mutu yang ditetapkan,satu pasukan akan ditubuhkan bagi membuat pemeriksaan sebelumpenghantaran atau pre-delivery inspection bagi memastikan peluru tersebutmenepati keperluan dan spesifikasi teknikal seperti yang dinyatakan di dalamkontrak manakala peluru yang baru diterima daripada pembekal akan dibuatpemeriksaan permulaan oleh Juruteknik Peluru di Depot Pusat Peluru, BatuArang bagi memastikan peluru tersebut mencukupi dan tidak mengalamisebarang kerosakan/kecacatan.d. Penyimpanan Pelurui. Majlis Angkatan Tentera pada bulan Oktober 1967 telah meluluskanpegangan stok peluru secara keseluruhan untuk tempoh 90 hari.Bagaimanapun, Mesyuarat Lembaga Menteri yang telah diadakan padabulan April 1992 telah mengkaji semula tempoh pegangan stok ini dan telah266

ersetuju ia dikurangkan kepada minimum 45 hari. Bagi melaksanakandasar pegangan stok ini, tempoh pegangan stok di setiap Depot dan PlatunPeluru yang ditetapkan adalah mengikut tempat peluru disimpan seperti dijadual berikut :-JADUAL 163TEMPOH PEGANGAN STOK YANG DITETAPKAN MENGIKUTTEMPAT PELURU DISIMPANTEMPATBILANGANTEMPOH PEGANGAN PELURUYANG DITETAPKAN(Hari)Baris Pertama (Pasukan) 71 5Baris Kedua (Briged)/12Baris Ketiga ( Divisyen)410Baris Keempat (Depot Pusat Dan Depot PengkalanPeluru)2 35JUMLAH 45Pada pandangan Audit, Kementerian Pertahanan telah membuatperancangan untuk menetapkan tempoh pegangan stok pelurubersesuaian dengan keperluan semasa.ii. Kementerian Pertahanan dalam perancangannya untuk memeliharakekuatan tempur Angkatan Tentera Malaysia telah menempatkan peluruyang diterima di bangunan simpanan peluru lama yang kebanyakannyadibina pada tahun 60-an dan 70-an.iii. Pada tahun 1976, North Atlantic Treaty Organization (NATO) telahmengeluarkan peraturan baru untuk meningkatkan tahap keselamatanDepot Peluru dan tempat simpanan peluru yang dikenali sebagai TheNATO Principle Instruction For The Storage Of Explosive 1976. Selarasdengan pekembangan ini, Malaysia telah juga menerima pakai peraturanNATO untuk penyimpanan peluru. Keputusan ini telah dibuat melaluipersidangan Majlis Angkatan Tentera.iv. Bagi menentukan peluru disimpan secara efektif dan berekonomi, setiapDepot dan Platun Peluru perlu mematuhi prinsip penyimpanan NATOseperti berikut :-• Bangunan Simpanan Peluru hanya boleh menyimpan peluru.• Peluru yang mempunyai bahan letupan yang kuat hendaklahditempatkan di bangunan yang jaraknya tidak kurang daripada 400meter daripada kawasan awam.• Peluru perlu disimpan di bangunan simpanan peluru yang beradadalam keadaan kering, dingin dan mempunyai sistem pengudaraanyang baik.• Kaedah penyimpanan peluru turut meliputi ruang simpanan, jenispeluru dan kategori peluru bagi memastikan peluru berada dalamkeadaan yang baik, tidak mengalami kecacatan, kerosakan danmempunyai keupayaan yang konsisten.267

v. Kategori peluru dikelaskan mengikut kumpulan bahaya bagi menentukankaedah simpanan mengikut tahap keselamatan yang telah ditetapkanmengikut sistem NATO. Kategorinya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 164KATEGORI KUMPULAN BAHAYA PELURUKUMPULAN BAHAYA PELURUJENIS KUMPULAN BAHAYAKATEGORI KUMPULANBAHAYAKumpulan Bahaya 1.1Kumpulan Bahaya 1.2Dipecahkan kepada 2 kumpulan seperti berikut :• Kumpulan Bahaya 1.21Peluru yang mempunyai bahaya letupan yang kuat.Peluru yang mempunyai bahan letupan berterbangan tetapi tidakmempunyai bahaya letupan yang kuat.Peluru yang mempunyai serpihan yang besar dan akanberterbangan pada jarak yang jauh.• Kumpulan Bahaya 1.22 Peluru yang mempunyai serpihan kecil dan akan berterbangan padajarak yang dekat.Kumpulan Bahaya 1.3Dipecahkan kepada 2 kumpulan seperti berikut:• Kumpulan Bahaya 1.33Peluru yang mempunyai bahaya kebakaran berkemungkinanmempunyai gegaran atau berterbangan yang kecil atau sederhanaatau keduanya sekali. Tidak mempunyai bahaya letupan yang kuat.Mempunyai bahaya kebakaran yang dahsyat.• Kumpulan Bahaya 1.34 Mempunyai bahaya kebakaran, berkemungkinan akan meletup danmenghasilkan serpihan kecil.Kumpulan Bahaya 1.4Peluru ini tidak mempunyai sebarang bahaya, tiada serpihan besardan letupan kuat serta bahaya kebakaran pada peti peluru.vi. Penyimpanan jumlah had letupan bersih melebihi dari had yangdibenarkan memerlukan kelulusan dispensory authority daripada MarkasKejuruteraan Peluru. Kelulusan ini perlu diperolehi oleh Depot dan PlatunPeluru yang menyimpan peluru yang melebihi dari had yang telahditetapkan atau melibatkan penyimpanan peluru dari kumpulan bahayayang tidak dibenarkan dipegang oleh sesebuah Depot atau PlatunPeluru. Kelulusan ini diberi bagi membolehkan Depot dan Platun Pelurumenyimpan peluru terbabit bagi sesuatu tempoh tertentu. Sekiranyakeperluan untuk menyimpan peluru tersebut adalah berterusan, makakelulusan dispensory authority ini perlu dipohon semula bagimendapatkan sesuatu tempoh lanjutan. Jumlah had letupan bersih yangditetapkan adalah antara 110,000 kg hingga 209,500 kg.vii. Kementerian Pertahanan telah merancang membina 11 lagi bangunansimpanan peluru di Depot Pusat Peluru Batu Arang bagi mengatasimasalah ruang simpanan peluru yang terhad.Berdasarkan kepada perancangan struktur bangunan yang akan dibinaadalah dari jenis igloo seperti mana mengikut peraturan NATO yangtelah diterima dan diguna pakai, bangunan simpanan peluru jenis inidapat memberi perlindungan dan penebat letupan dari dalam dan luar.Pada pandangan Audit, Tentera Darat mempunyai peraturan penyimpananyang lengkap untuk menjamin kategori peluru disimpan mengikut tahapkeselamatan yang ditetapkan.268

e. Permohonan Dan Pengeluaran Pelurui. Pengeluaran peluru terbahagi kepada pengeluaran khas, pengeluaranlatihan, pengeluaran penggantian jadual peralatan, pengeluaranpenggantian stok simpanan perang, pengeluaran operasi dan pemindahanstok antara Depot Peluru.ii. Pembekalan peluru oleh pihak pembekal akan dihantar terus ke DepotPusat Peluru Batu Arang sebelum pengagihan dibuat ke Depot atau PlatunPeluru yang lain. Sementara itu, pengeluaran peluru oleh Depot dan PlatunPeluru kepada pasukan adalah bergantung kepada kelulusan yang telahdiberikan oleh Cawangan Pengurusan Teknikal (Tek-4) melalui BorangPerintah Pengeluaran Peluru yang telah diluluskan.iii. Cawangan Tek-4 adalah salah satu Cawangan Pengurusan Teknikal yangbertanggungjawab terhadap perakaunan pengeluaran peluru. Prosesmenyemak dan meluluskan permohonan yang dibuat oleh pasukan adalahberdasarkan kepada jumlah pegangan peluru pasukan yang dibenarkandan kemampuan pegangan stok di Depot dan Platun Peluru.Bagaimanapun, sekiranya permohonan yang dibuat oleh pasukanmelebihi pegangan yang ditetapkan, ianya akan dirujuk kepada BahagianOperasi dan Latihan untuk mendapatkan kelulusan. Perintah PengeluaranPeluru dihantar ke Depot pengeluar dan juga ke pasukan. Selepaspengeluaran dibuat, Depot berkenaan akan menghantar kembali satusalinan Perintah tersebut ke Cawangan Tek-4 sebagai pengesahanpengeluaran dan bagi tindakan mengemaskinikan akaun lejar.iv. Aliran kerja bagi permohonan dan pengeluaran peluru adalah seperti diCarta 25.Pada pandangan Audit, Angkatan Tentera Malaysia mempunyai prosedurkerja yang memadai berhubung dengan permohonan dan pengeluaranpeluru.f. Pemeriksaan PeluruJemaah Pemeriksa Peluru bertanggungjawab kepada Markas KejuruteraanPeluru yang berkaitan dengan pemeriksaan peluru di pasukan. Jemaah inidiketuai oleh pegawai yang berpangkat Kapten dan anggota lain-lain pangkat.Antara pasukan yang menjalani pemeriksaan ini adalah pasukan Askar Melayu.Manakala di Depot dan Platun Peluru, pemeriksaan peluru dijalankan olehJuruteknik Peluru bagi memastikan peluru sentiasa berada di dalam keadaanbaik dan mempunyai keupayaan yang konsisten serta untuk mengelakkandaripada berlakunya kehilangan dan penyalahgunaan terhadap peluru tersebut.Pemeriksaan peluru yang dirancang untuk diadakan di Depot dan Platun Peluruialah pemeriksaan biasa, pemeriksaan khas serta pemeriksaan teknikal olehKetua Pegawai Teknik Peluru. Verifikasi Stok pula dijalankan oleh pegawai dariCawangan Verifikasi Stok, Bahagian Kewangan dan Akaun, KementerianPertahanan.269

CARTA 25ALIRAN KERJA BAGI PERMOHONAN DAN PENGELUARAN PELURUMULAARTILERI INFANTRI AMOR LAIN-LAINPASUKANLULUS-BRIGEDLULUS-DIVISYENLULUS-MARKAS MEDANLULUS-CAWANGAN OPERASI DAN LATIHANLULUS-TEK 4DEPOT PELURUBATU ARANGDEPOT PELURUMASJID TANAHPLATUN PELURUKUANTANPLATUN PELURUSUNGAI PETANIPANGGIL UNITPENGGUNATIADASTOK- KEPERLUAN DIDAFTAR -UNTUK PEROLEHANPENGAMBILAN DIDEPOTTEK 4MEMAKLUMKANPENGAMBILAN(TOLAK LEJER)PELARASANAKAUNTAMATPROSESg. Pelupusan Pelurui. Markas Kejuruteraan Peluru adalah bertanggungjawab untukmengadakan pemeriksaan khas bagi membuat pengkelasan kondisipeluru. Peluru diklasifikasikan kepada 4 kategori berdasarkan kepadakeupayaan dan kegunaan (serviceable) peluru tersebut. Kategori pelurutersebut adalah seperti di jadual berikut:-270

JADUAL 165KONDISI PELURUKATEGORIABCDPENJELASAN KONDISI PELURUPeluru ini berada dalam keadaan baik dan boleh digunakan semasa keadaan aman,kecemasan atau peperangan.Peluru pada kondisi ini dilarang digunakan dalam semua keadaan kerana menunggu siasatanteknikal pada peluru tersebut.Peluru yang perlu dibuat pembaikan, pengubahsuaian, pemeriksaan khas atau ujian khas.Peluru yang tidak boleh digunakan kerana mengalami kerosakan atau kecacatan.Pelupusan dilakukan terhadap peluru yang telah dikelaskan kepadakondisi D. Pelupusan ini boleh dilaksanakan dengan caramembuangkannya ke laut serta secara jualan dan pemusnahan.ii. Proses pelupusan peluru dibuat berasaskan kepada Surat PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1997. Garis panduan ini menetapkanLembaga Pemeriksa perlu diwujudkan bagi melupuskan baranganKerajaan yang nilai perolehan asalnya melebihi RM20,000 setiap satuatau melebihi RM300,000 keseluruhannya. Arahan Perbendaharaan danTatacara Pengurusan Stor pula telah menetapkan pelupusan aset ataubarangan Kerajaan yang melibatkan nilai perolehan asal melebihiRM50,000 setiap satu atau RM500,000 nilai keseluruhannya,memerlukan kelulusan pelupusan daripada Perbendaharaan Malaysia.iii. Proses kelulusan bagi pelupusan peluru terbahagi kepada 2 cara iaitu :-• Peluru Yang Tidak Boleh Digunakan Atau Rosak Tetapi TidakMerbahayaProses pelupusan peluru ini memerlukan pengwujudan LembagaPelupusan Am untuk memberikan kelulusan pelupusan. CawanganPengurusan Kewangan akan menubuhkan Lembaga Pemeriksa bagimenjalankan verifikasi stok sebelum memohon kelulusan pelupusan.Selepas pelupusan dijalankan, dokumentasi berkaitan perludimajukan oleh pihak Depot ke Cawangan Pengurusan Kewangan.• Peluru Yang Berada Dalam Keadaan Sensitif Dan MerbahayaPelupusan peluru ini tidak memerlukan pengwujudan LembagaPelupusan Am disebabkan keadaan peluru yang berada dalamkeadaan merbahaya. Pemusnahan peluru dilakukan setelahmendapat kelulusan daripada Markas Kejuruteraan Peluru.Dokumentasi berkaitannya dimajukan kepada CawanganPengurusan Kewangan setelah pemusnahan selesai dilaksanakan.26.4.1.5. Keselamatan Depot Dan Tempat Simpanan PeluruHampir kesemua Depot dan tempat simpanan peluru dilitupi oleh kawasan hijauatau hutan simpan di awal rancangan pembinaannya. Kawasan yang dirancangadalah jauh dari penempatan awam dan arus pembangunan bagi menjamin271

keselamatan Depot dan kerosakan harta benda sekiranya berlaku letupan ataukebakaran. Kawalan keselamatan Depot dan tempat simpanan peluru akandijalankan oleh anggota Polis Tentera yang membuat rondaan, pemantauan daripos pemerhati dan pemasangan pagar keselamatan.26.4.1.6. Mekanisme Pemantauana. Tentera Darat khususnya Markas Pemerintahan Logistik Tentera Darat telahmewujudkan mekanisme pemantauan terhadap aktiviti pengurusan pelurubagi memastikan ianya berjalan lancar dan mematuhi peraturan yangditetapkan.b. Di bawah kaedah ini, pusat di bawahnya seperti Cawangan PengurusanTeknikal (Tek-4), Markas Kejuruteraan Peluru, Depot dan Platun Pelurudikehendaki mengendalikan :-• Mesyuarat Bulanan Staf di Kumpulan Ordnans• Mesyuarat Bulanan Kewangan di Kumpulan Ordnans• Mesyuarat Bulanan Kewangan di Markas Logistik Tentera Darat• Mesyuarat Jawatankuasa Perkilangan Peluru Dengan SyarikatPembekal• Mesyuarat Jawatankuasa Ketua Pegawai Teknik Peluru di MarkasKejuruteraan Peluru• Mesyuarat di Bahagian Perolehan, Kementerian Pertahanan danKementerian Kewangan.Pada umumnya, Tentera Darat telah mewujudkan mekanisme yang baikuntuk memantau aktiviti pengurusan peluru.26.4.2. PELAKSANAAN26.4.2.1. Peruntukan Dan PerbelanjaanCawangan Pengurusan Teknikal (Tek-4) telah mendapat peruntukan kewanganberjumlah RM203.44 juta bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Jun 2003.Daripada jumlah ini, sejumlah RM147.91 juta telah dibelanjakan dari peruntukantersebut. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 166PERUNTUKAN DAN PERBELANJAANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA BULAN JUN 2003TAHUNPERUNTUKAN DILULUSKAN(RM Juta)PERBELANJAANSEBENAR(RM Juta)%PERBELANJAAN2001 64 38.65 60.42002 60 29.82 49.72003 79.44 79.44 100JUMLAH 203.44 147.91 73272

Semakan Audit mendapati perbelanjaan bagi tahun 2001 dan 2002 hanya60.4% dan 49.7%. Ini adalah disebabkan oleh penghantaran peluru tidakmengikut jadual, peluru yang dibekalkan terpaksa dikembalikan kerana tidakmengikut spesifikasi dan kelewatan mewujudkan kontrak. Bagaimanapun,prestasi perbelanjaan bagi tahun 2003 telah meningkat menjadi 100%.Pada pandangan Audit, tindakan yang diambil oleh Cawangan PengurusanTeknikal untuk mengembalikan peluru yang tidak mengikut spesifikasiadalah satu langkah yang baik. Kementerian juga perlu bertindak tegasterhadap kontraktor yang lewat membuat bekalan.26.4.2.2. Kedudukan Guna Tenaga Dan Latihana. Daripada 424 jawatan yang diluluskan, hanya sejumlah 267 jawatan telahdiisi dan 157 jawatan yang masih kosong. Pihak Audit mendapatikekosongan yang ketara ialah jawatan Juruteknik Peluru yang melibatkananggota tentera lain-lain pangkat di Depot dan Platun Peluru yang dilawatikerana kesukaran mendapatkan anggota yang berkelayakan serta persaraananggota. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 167KEDUDUKAN PERJAWATAN BAGI MELAKSANAKANAKTIVITI PENGURUSAN PELURUNAMA JAWATANJAWATANDILULUS DIISI KOSONGPegawai* 24 19 5 79Anggota Lain-lain Pangkat ** 313 183 130 58Kakitangan Awam*** 87 65 22 75JUMLAH KESELURUHAN 424 267 157 63* - Pegawai Teknik Peluru** - Juruteknik Peluru*** - Pembantu Stor dan Pembantu Am Rendah%DISIPada pandangan Audit, Kementerian hendaklah mengambil langkah yangsewajarnya untuk mengisi kekosongan jawatan terutamanya JuruteknikPeluru bagi membolehkan aktiviti ini dilaksanakan dengan lancar.b. Semakan Audit mendapati anggota yang terlibat dengan aktiviti pengurusanpeluru telah diberi latihan yang sewajarnya. Pegawai Teknik Peluru telahmenjalani kursus asas dan lanjutan Pegawai Ordnans selama 1 tahunmanakala anggota lain-lain pangkat juga telah menghadiri kursus asas bagiJuruteknik Peluru selama 1 tahun 2 bulan dan kursus lanjutan bagiJuruteknik Peluru untuk tempoh 8 bulan.Pada pandangan Audit, latihan yang diberi kepada anggota yang terlibatdengan aktiviti pengurusan peluru adalah bersesuaian dengan keperluanmereka untuk menjalankan tugas.273

26.4.2.3. Perolehan Pelurua. Pentadbiran KontrakSehingga kini, terdapat hanya satu syarikat tempatan sebagai pembekal utamayang membekalkan peluru kepada Angkatan Tentera Malaysia. Bagi tempoh2001 hingga 2003, Kementerian Pertahanan telah menandatangani 15 kontrakyang bernilai antara RM720,000 dan RM36.40 juta untuk bekalan peluru. Adalahdidapati 14 kontrak daripadanya telah dibuat secara rundingan terus dan 1kontrak melalui tender terbuka.i. Syarat KontrakAntara syarat kontrak yang ditetapkan adalah meliputi perkara sepertiberikut:-• Peluru yang dibekalkan hendaklah berfungsi dengan baik, berkualiti danmempunyai tahap keupayaan.• Mematuhi spesifikasi yang ditetapkan.• Kontraktor hendaklah menyerahkan Bon Pelaksanaan dalam bentukjaminan bank.• Bekalan peluru dibuat dalam tempoh yang ditetapkan.• Denda akan dikenakan bagi penghantaran barangan yang lewat daritempoh yang ditetapkan.Pada pandangan Audit, syarat kontrak yang diwujudkan itu adalah teraturdan menjamin kepentingan Kerajaan.ii. Pematuhan Kepada Syarat KontrakKontrak perolehan peluru yang ditandatangani antara Kementerian danpihak pembekal menetapkan bahawa penghantaran mestilah dibuatmengikut tempoh masa yang telah dipersetujui seperti mana yang dijelaskandalam syarat kontrak. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati berlakukelewatan penghantaran peluru antara 77 hingga 272 hari. Kementeriantelah mengambil tindakan terhadap pihak pembekal dengan mengenakandenda lewat bekal berjumlah RM2.63 juta. Bagaimanapun sehingga ke tarikhpengauditan, jumlah tuntutan denda tersebut masih belum dijelaskan olehpembekal walaupun surat peringatan telah dihantar oleh pihak Kementerian.Pada pandangan Audit, Kementerian perlu mengambil tindakan susulanyang lebih tegas bagi memastikan pembekal menjelaskan denda yangtelah dikenakan atas kegagalannya membuat bekalan seperti mana yangtelah ditetapkan di dalam kontrak.26.4.2.4. Pengurusan Stora. Kawalan MutuSemakan Audit mendapati pemeriksaan pre-delivery inspection telah dijalankanoleh pasukan yang berkaitan. Laporan pemeriksaan fizikal telah dikemukakankepada Cawangan Logistik (Sel Alat) Markas Tentera Darat bagi memastikan274

peluru yang dibekalkan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan. Di sampingitu, pemeriksaan permulaan oleh Juruteknik Peluru di Depot Pusat Peluru, BatuArang telah dijalankan terhadap peluru baru yang diterima daripada pembekal.b. Penyimpanan PeluruDasar stok simpanan pertahanan menetapkan bahawa Depot dan Platun Peluruperlu menyimpan stok simpanan peluru pada kadar minimum antara 5 hingga 35hari mengikut tempat peluru disimpan sama ada di Depot atau Platun Peluru.Bagaimanapun, semakan Audit di Depot dan Platun Peluru yang dilawatimendapati beberapa jenis peluru tidak mencapai tempoh pegangan peluru yangditetapkan. Antara faktor yang menyebabkan kekurangan ini ialah bekalanpeluru yang diterima di Depot Pusat Peluru, Batu Arang tidak dihantar mengikutjadual, ada yang terpaksa dikembalikan kerana tidak mengikut spesifikasi dankelewatan mewujudkan kontrak.Pada pandangan Audit, walaupun Kementerian telah menetapkan tempohpegangan stok minimum bagi setiap Depot dan Platun Peluru, namunkekurangan pegangan stok di kedua lokasi tersebut masih ketara.Kementerian perlu mengambil tindakan bagi memastikan kadar minimumpegangan stok yang telah ditetapkan dipatuhi.c. Pengeluaran Pelurui. Mengikut proses kerja pengeluaran peluru, sebelum pindaan dibuat olehDepot atau Platun Peluru terhadap kuantiti peluru yang dipohon,kelulusan daripada Cawangan Pengurusan Teknikal (Tek-4) sertaCawangan Operasi dan Latihan perlu diperolehi terlebih dahulu.Semakan Audit terhadap Borang Perintah Pengeluaran Pelurumendapati pindaan pada ruangan kuantiti yang diluluskan (kuantiti asalyang dipohon) telah dilakukan oleh Depot Peluru tanpa menyatakansebarang sebab pada borang tersebut. Pihak Audit difahamkan pindaandibuat disebabkan kuantiti yang dipohon oleh pasukan tidak dapatdibekalkan oleh Depot atau Depot telah membekalkan lebih kuantitipeluru bagi tujuan menghabiskan stok.ii. Pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada kebenaran ataukelulusan telah diberi kepada Depot yang mengeluarkan peluru untukmembuat pindaan pada kuantiti yang dipohon. Pihak Audit dimaklumkanbahawa pada masa kini, pindaan kuantiti peluru dibuat setelah Depotmenghubungi Cawangan Tek-4 melalui telefon untuk mendapatkankelulusan berbuat sedemikian tetapi tidak ada sebarang catatan yangdibuat untuk mengesahkan sama ada panggilan telefon telah dilakukan.Pada pandangan Audit, pindaan kuantiti pada Borang PerintahPengeluaran Peluru yang dibuat oleh Depot atau Platun Peluru perludinyatakan sebab pindaan dibuat dan dimaklumkan secara bertuliskepada Cawangan Pengurusan Teknikal (Tek-4) bagi memastikanwujudnya kawalan dalaman yang teratur.275

d. Pemeriksaan Pelurui. Pemeriksaan BiasaPemeriksaan biasa dibuat oleh Juruteknik Peluru ke atas semua peluru yangberada di Depot dan Platun Peluru. Tujuan pemeriksaan ini adalah untukmemastikan peluru berada dalam keadaan baik, tidak mengalami kerosakandan boleh digunakan pada sebarang masa. Semakan Audit di Depot danPlatun Peluru mendapati pemeriksaan biasa telah dijalankan dengan baikseperti mana yang dirancang.ii. Pemeriksaan KhasPemeriksaan khas dilaksanakan oleh Juruteknik Peluru terhadap peluruatas arahan Markas Kejuruteraan Peluru dan ianya melibatkan peluru yangdidapati bermasalah hasil daripada pemeriksaan biasa, peluru yang diterimadari pasukan pengguna, peluru yang mengalami kerosakan atau bencanaalam. Semakan Audit mendapati pemeriksaan khas telah dilaksanakandengan baik dan memuaskan seperti mana yang diarahkan.iii. Pemeriksaan Teknikal Ketua Pegawai Teknik PeluruPemeriksaan ini dilakukan oleh pegawai dari Markas Kejuruteraan Peluru.Pemeriksaan ini dijalankan di Depot dan Platun Peluru bagi menentukansetiap aspek teknikal berkenaan penyimpanan peluru mematuhi peraturansimpanan dan keselamatan seperti mana yang ditetapkan. Semakan Auditdi Depot dan Platun Peluru yang dilawati mendapati pemeriksaan yangdirancang telah dilaksanakan dengan memuaskan.iv. Verifikasi StokPemeriksaan ini dijalankan oleh pegawai dari Cawangan Verifikasi Stok,Bahagian Kewangan dan Akaun, Kementerian Pertahanan. Pemeriksaan inidijalankan satu kali pada setiap tahun. Tujuan pemeriksaan ini dijalankanuntuk menentukan sama ada semua arahan dan peraturan pengurusan stortelah dipatuhi dan dilaksanakan dengan memuaskan. Pemeriksaan Auditterhadap Depot/Platun Peluru di Batu Arang, Masjid Tanah, Kuantan danSungai Petani mendapati verifikasi stok telah dijalankan di Depot/PlatunPeluru berkenaan.e. Pelupusan PeluruMengikut daftar rekod pelupusan peluru, pelbagai jenis peluru dengan perolehanasalnya bernilai RM26.25 juta telah dilupuskan oleh Tentera Darat bagi tempohtahun 2001 hingga 2003. Peluru ini telah dibeli antara tahun 1970 hingga 1992telah disahkan tidak lagi boleh digunakan sama ada telah rosak atau senjatayang menggunakannya tidak lagi digunakan oleh tentera. Semakan Auditselanjutnya mendapat perkara berikut :-276

i. Kelulusan Perbendaharaan MalaysiaPelupusan peluru biasanya dibuat secara terkumpul di mana nilai perolehanasal keseluruhan kumpulan peluru tersebut melebihi RM500,000.Sehubungan ini, kelulusan pelupusan daripada Perbendaharaan Malaysiaperlu diperolehi terlebih dahulu sebelum syor pelupusan oleh LembagaPemeriksa boleh dilaksanakan. Semakan Audit mendapati sejumlah 10 kespelupusan yang nilainya melebihi RM500,000 telah memperolehi kelulusandaripada Perbendaharaan Malaysia.ii. Pelupusan Di Lapang SasarSelaras dengan Seksyen 21 Peraturan Teknikal Peluru, pemusnahan peluruyang bersaiz besar dan mempunyai letupan yang kuat hanya bolehdilakukan di Lapang Sasar Asahan, Negeri Sembilan. Semakan Auditmendapati peluru jenis ini telah dilupuskan mengikut peraturan yangditetapkan.iii. Penangguhan Pelupusan Peluru Rds. 90MM MECAR dan Rds.303INCHTentera Darat telah tidak menggunakan kenderaan Commando V100danV150 untuk melaksanakan perkhidmatannya pada tahun 1992. Keadaanini telah menyebabkan peluru Rds. 90MM MECAR bagi kenderaanCommando V100 dan peluru Rds. 303INCH bagi kenderaan V150 tidakdiperlukan lagi. Semakan Audit juga mendapati Lembaga Pemeriksa AmKementerian Pertahanan yang bermesyuarat pada bulan September 1992telah mengesyorkan agar 857,589 unit peluru ini dilupuskan dengan carapenjualan dan perkara ini telah dipersetujui oleh Kementerian Kewangan.Bagaimanapun, pihak Audit mendapati peluru tersebut masih disimpan diDepot dan Platun Peluru berkenaan. Markas Logistik Tentera Daratmemaklumkan bahawa syarikat yang dilantik telah menarik diri daripadaproses penjualan. Bagaimanapun, adalah didapati tindakan selanjutnya tidakdiambil kerana Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset KerajaanKementerian Pertahanan pada bulan Oktober 1999 telah memutuskanbahawa peluru tersebut tidak dibenarkan dijual kepada pihak swasta.Keadaan ini telah memberi kesan yang negatif kepada Depot/Platun Peluruterbabit seperti berikut :-• Mengurangkan ruang simpanan peluru di dalam stor.• Menanggung risiko penyimpanan peluru lama yang telah dikeluarkandari perkhidmatan.• Menambah bebanan kerja Juruteknik Peluru kerana perlumemastikan peluru tersebut sentiasa dalam keadaan baik.Pada pandangan Audit, keputusan tentang cara melupuskan peluru yangtidak diperlukan itu wajar dibuat dengan segera oleh Kementerian. Ini bagimengelakkan kesesakan ruangan simpanan di Depot/Platun Peluru danjuga mengurangkan beban kerja Juruteknik Peluru.277

f. Keselamatan Depot Dan Tempat Simpanan PeluruBagi mengelakkan berlakunya perkara yang tidak diingini seperti pencerobohan;letupan; sabotaj; kebakaran; kehilangan jiwa dan ancaman lain, bangunansimpanan peluru perlu direka bentuk mengikut piawaian yang ditetapkan olehperaturan NATO. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati beberapa perkaraseperti berikut :-i. Struktur Bangunan Simpanan Peluru Dan Tempat Simpanan PeluruHampir kesemua struktur bangunan simpanan peluru dan tempat simpananpeluru Tentera Darat kecuali Depot Pengkalan Peluru Masjid Tanah Melakaadalah bangunan lama yang dibina berdasarkan struktur free standingbuilding concrete type medium wall with flat roof dan sebahagiannya yangdikategorikan sebagai pike hut dan zinc shed dan ini tidak memenuhiperaturan NATO. Struktur bangunan lama ini hanya berkeupayaan menahandari kebakaran dan bukannya menahan ledakan letupan. Oleh itu, strukturbangunan ini hanya sesuai untuk menyimpan peluru senjata kecil dan yangtidak mempunyai kuasa ledakan yang kuat. Lawatan Audit ke Depot danPlatun Peluru mendapati beberapa perkara seperti berikut :-• Depot Pusat Peluru Batu Arang, Selangor telah dibina pada tahun 1977.Depot ini dibina bagi menggantikan Depot Peluru Tentera British di BatuGerisen atau pun sekarang dikenali sebagai Batu Kentomen. DepotPeluru ini mempunyai 68 unit bangunan simpanan peluru danmempunyai keluasan 149.5 hektar. Struktur dan reka bentuk bangunansimpanan peluru ini adalah dari jenis medium wall with flat roof sepertiyang ditunjukkan di Gambar 58. Depot ini merupakan Depot Pusat bagipenerimaan peluru dan bahan letupan sebelum diagihkan ke Depot dantempat simpanan peluru lain. Berdasarkan kepada faktor usia,sebahagian besar bangunan telah mengalami keretakan struktur padabahagian bumbung yang menyebabkan berlakunya kebocoran. Usahamemperbaiki Depot itu telah dibuat dengan membina bumbung bagimengatasi masalah kebocoran tersebut seperti yang ditunjukkan diGambar 59.GAMBAR 58 GAMBAR 59Reka Bentuk Bangunan Simpanan Peluru Jenis Medium Wall WithFlat Roof Di Depot Pusat Peluru Batu ArangBangunan Simpanan Peluru Yang Telah Dinaik Taraf DenganMembina Bumbung Bagi Mengatasi Masalah Kebocoran DiDepot Pusat Peluru Batu Arang278

• Depot Pengkalan Peluru, Kem Masjid Tanah Melaka yang telah siapdibina pada tahun 1983 adalah merupakan turnkey project yangmenelan belanja berjumlah RM73.20 juta. Depot ini mengandungi 155unit bangunan simpanan peluru dan mempunyai keluasan 570 hektar.Bagaimanapun, ia telah mengalami kerosakan yang serius dan telahdirobohkan. Pembinaan semula Depot ini telah dijalankan pada tahun1993 dan siap pada tahun 1994 melibatkan kos RM15.10 juta denganmenempatkan 24 unit bangunan simpanan peluru jenis igloo sahaja.Bagaimanapun, bangunan simpanan peluru ini masih mengalamikerosakan disebabkan berlakunya resapan air pada dinding danbumbung bangunan tersebut. Pembinaan semula ke atas kesemuabangunan simpanan peluru itu telah dijalankan pada tahun 1999 dandiambil alih oleh Tentera Darat pada tahun 2000 setelah ia siap dibina.Depot Pengkalan Peluru ini adalah Depot yang memenuhi piawaian yangditetapkan berdasarkan kepada peraturan NATO.• Platun Peluru Kem Batu 9, Kuantan, Pahang telah dibina pada tahun1968 dan terletak dalam Kompleks Pengkalan TUDM Kuantanberhampiran dengan rumah keluarga ATM. Platun Peluru ini mempunyaikeluasan 13 hektar dan menempatkan 31 unit bangunan simpananpeluru. Struktur dan reka bentuk bangunan simpanan peluru ini adalahdari jenis medium wall with flat roof dan pike hut. Selain itu, terdapat juga3 unit bangunan simpanan peluru yang berdinding asbestos. Bangunanini tidak sesuai digunakan untuk menyimpan peluru walaupun untukpeluru senjata kecil kerana tidak memenuhi ciri keselamatan yang digunapakai pada masa kini. Selain dari struktur bangunan lama, terdapat jugasatu bangunan simpanan peluru yang telah mengalami mendapan yangserius dan tidak selamat untuk digunakan. Tindakan telah diambildengan mengosongkan bangunan tersebut. Pada umumnya, bangunansimpanan peluru ini adalah bangunan lama. Keadaan reka bentukbangunan peluru dari jenis pike hut dan berdinding asbestos sertabangunan yang mengalami mendapan adalah seperti ditunjukkan digambar berikut :-GAMBAR 60 GAMBAR 61Reka Bentuk Bangunan Simpanan PeluruDi Platun Peluru KuantanReka Bentuk Bangunan Simpanan PeluruDi Platun Peluru Kuantan279

GAMBAR 62Bangunan Simpanan Peluru Yang DikosongkanAkibat Mengalami Mendapan Di Platun PeluruKuantan• Platun Peluru Kem Lapangan Terbang, Sungai Petani, Kedah telah siapdibina pada tahun 1974. Platun Peluru ini mempunyai keluasan 14 hektardan mempunyai 27 unit bangunan simpanan peluru dari jenis mediumwall with flat roof seperti yang ditunjukkan di Gambar 63 dan zink shedseperti yang ditunjukkan di Gambar 64.GAMBAR 63 GAMBAR 64Bangunan Simpanan PeluruJenis Medium Wall With Flat RoofDi Platun Peluru Sungai PetaniBangunan Simpanan Peluru Jenis Zink ShedDi Platun Peluru Sungai PetaniLawatan Audit di Platun Peluru ini mendapati kebanyakan bangunansimpanan peluru mengalami kerosakan dan keretakan pada bahagianbumbung dan ini boleh mengakibatkan kebocoran sekiranya berlaku hujan.Selain itu, kemungkinan berlakunya mendapan pada bangunan simpananpeluru kerana persekitaran bangunan simpanan peluru ini terdedahkepada saliran air yang mengalir memenuhi longkang di sekelilingkawasan bangunan simpanan peluru. Keadaan bangunan simpanan pelurudan kawasan sekitarnya adalah seperti yang ditunjukkan di gambarberikut:-280

GAMBAR 65 GAMBAR 66Bahagian Bumbung Di Platun Peluru Sungai PetaniMenunjukkan Bumbung Bangunan Simpanan Peluru YangTerkopak Boleh Menyebabkan KebocoranKeadaan Dinding Zink Yang Terkopak Menunjukkan TempatSimpanan Peluru Tidak Mempunyai Ciri KeselamatanYang BaikGAMBAR 67 GAMBAR 68Takungan Air Yang Memenuhi Longkang Utama Di BahagianHadapan Kawasan Simpanan Peluru Menunjukkan SistemSaliran Yang Tidak SempurnaLongkang Di Sekitar Bangunan Simpanan Peluru YangSentiasa Dipenuhi Air Walaupun Tiada HujanPada pandangan Audit, Kementerian perlu menggantikan bangunansimpanan peluru yang struktur dan reka bentuknya tidak mematuhiperaturan NATO dengan bangunan jenis igloo yang boleh memberiperlindungan dan penebat sekiranya berlaku letupan.ii. Kelulusan Dispensory AuthorityMengikut peraturan, penyimpanan jumlah had letupan bersih melebihi darihad yang dibenarkan memerlukan kelulusan dispensory authority. Dalamhal ini, adalah didapati pegangan jumlah had letupan bersih bagi pelurukumpulan bahaya 1.1 di beberapa Depot yang melebihi dari had yangditetapkan telah mendapat kelulusan dispensory authority daripadaCawangan Operasi dan Latihan, Markas Tentera Darat.iii. Kawalan Keselamatan• Pos PemerhatiKeadaan pos pemerhati yang terdapat di Depot/Platun Peluru di BatuArang, Masjid Tanah, Kuantan dan Sungai Petani berada dalam keadaanyang tidak selamat disebabkan pos pemerhati tersebut telah usangkerana telah berusia berpuluh tahun manakala lampu pengesan yangsepatutnya digunakan untuk mengesan sekiranya berlaku pencerobohan281

tidak berfungsi. Di samping itu, lawatan Audit di Depot Pusat Peluru BatuArang mendapati hanya 3 dari 6 pos pemerhati yang menempatkananggota tentera. Manakala bagi Depot/Platun Peluru Masjid Tanah,Kuantan dan Sungai Petani, adalah didapati anggota tentera juga tidakbertugas di pos pemerhati tersebut. Gambar berikut menunjukkan contohpos pemerhati di Depot Pusat Peluru Batu Arang :-GAMBAR 69Pos Pemerhati Di Depot Pusat Peluru Batu Arang• Pagar Keselamatan Di Sekitar Bangunan Simpanan Peluru- Adalah didapati Depot Pusat Peluru Batu Arang dan DepotPengkalan Peluru Masjid Tanah Melaka telah dikelilingi denganpagar 2 lapis bagi menjamin keselamatan Depot daripada dicerobohi.Bagaimanapun bagi meningkatkan tahap keselamatan di Depot dantempat simpanan peluru, Kementerian Pertahanan sedangmelaksanakan Sistem Kawalan Keselamatan Bersepadu di keduaDepot tersebut. Kerja pendawaian semua bangunan simpanan pelurudan pemasangan pagar keselamatan serta pemasangan kamera litartertutup sedang dijalankan. Contoh pagar yang sedang dipasangdengan Sistem Kawalan Keselamatan Bersepadu adalah sepertiyang ditunjukkan di gambar berikut :-GAMBAR 70Pagar Di Depot Pusat Peluru Batu Arang Yang SedangDipasang Dengan Sistem Kawalan Keselamatan Bersepadu282

- Tempat simpanan peluru di Platun Peluru Kuantan dan Sungai Petanihanya dipagari dengan satu lapis pagar. Pemeriksaan Auditmendapati pagar keselamatan di Platun Peluru Kuantan telah rosakakibat dari pencerobohan haiwan liar selain dari keadaan pagar yangsememangnya usang. Keadaan ini memberi kesan terhadap PlatunPeluru tersebut jika pencerobohan berlaku di kawasan itu biarpun iaberada di dalam Pengkalan TUDM Kuantan. Pemeriksaan Auditselanjutnya mendapati pagar di Platun Peluru Sungai Petani pulaadalah berkarat dan reput. Keadaan pagar tersebut adalah sepertiyang ditunjukkan di gambar berikut :-GAMBAR 71Keadaan Pagar Di Platun Peluru Kuantan Yang UsangDan Rosak Akibat Dicerobohi HaiwanGAMBAR 72 GAMBAR 73Keadaan Pagar Yang Rosak Dan ReputDi Platun Peluru Sungai PetaniKeadaan Pagar Yang Rosak Dan ReputDi Platun Peluru Sungai PetaniPada pandangan Audit, pemasangan Sistem Kawalan KeselamatanBersepadu di semua Depot dan Platun Peluru yang lain harusdipertimbangkan dengan segera oleh Kementerian bagimemperkukuhkan keselamatan Depot dan Platun Peluru tersebut.• Alat Pemadam ApiSetiap bangunan simpanan peluru perlu mempunyai alat pemadam apiyang ditempatkan di bahagian hadapan bangunan di sebelah luar.Bagaimanapun, lawatan Audit di Platun Peluru Sungai Petani mendapatisemua alat pemadam api tidak ditempatkan di tempat yang sepatutnya.Sebaliknya, ia diletakkan di stor yang jauh dari bangunan simpananpeluru. Keadaan ini berlaku kerana amalan meletakkan alat pemadam283

api di hadapan bangunan simpanan peluru telah menyebabkannyaterdedah kepada cuaca panas dan hujan yang boleh menyebabkanberlakunya kerosakan. Di Depot Pusat Peluru Batu Arang pula, alatpemadam api ditempatkan di bahagian hadapan bangunan simpananpeluru. Contoh gambar yang menunjukkan lokasi penempatan alatpemadam api di Depot dan Platun Peluru yang dilawati adalah sepertiberikut :-GAMBAR 74 GAMBAR 75Alat Pemadam Api Yang Ditempatkan Di Bahagian HadapanBangunan Simpanan Peluru Di Depot Pusat Peluru Batu ArangAlat Pemadam Api Yang Ditempatkan Di Dalam Stor Di LuarBangunan Simpanan Peluru Di Platun Peluru Sungai PetaniPada pandangan Audit, Kementerian sepatutnya mengkaji semula lokasipenempatan alat pemadam api supaya ia bersesuaian dengan keadaansemasa.26.4.3. PEMANTAUAN26.4.3.1. Pada umumnya Markas Pemerintahan Logistik Tentera Daratmempunyai kaedah pemantauan yang baik terhadap pengurusan peluru melaluiMesyuarat Bulanan Kewangan di Kumpulan Ordnans dan Markas LogistikTentera Darat; Mesyuarat Jawatankuasa Perkilangan Peluru Dengan SyarikatPembekal dan Mesyuarat Jawatankuasa Ketua Pegawai Teknik Peluru diMarkas Kejuruteraan Peluru.26.4.3.2. Pemantauan juga telah dilakukan oleh Markas Kejuruteraan Pelurubagi memastikan setiap jenis peluru berada di dalam keadaan baik denganmenjalankan pemeriksaan teknikal oleh Ketua Pegawai Teknik Peluru dikesemua Depot dan Platun Peluru. Pemantauan juga dilaksanakan di Depot danPlatun Peluru dengan mengadakan pemeriksaan biasa dan pemeriksaan khasbagi memastikan peluru berada dalam keadaan baik dan tidak mengalamikerosakan. Selain itu, Kementerian juga memantau prestasi pembekal peluru.Pada pandangan Audit, pengurusan peluru Tentera Darat telah dipantaudengan baik di semua peringkat.284

26.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada keseluruhannya, Kementerian mempunyai perancangan yang baik terhadapaktiviti pengurusan peluru. Bagaimanapun dari segi pelaksanaannya, masih adakelemahan yang perlu diperbaiki. Sehubungan ini, adalah disyorkan supayaKementerian menimbangkan perkara berikut :-a. Kementerian perlu memastikan bangunan simpanan peluru yang tidak mematuhistandard yang ditetapkan diganti dengan bangunan simpanan peluru jenis igloo.b. Kekosongan jawatan Juruteknik Peluru yang ketara perlu diatasi untukmengelakkan berlakunya ketidakseimbangan beban tugas di Depot dan PlatunPeluru.c. Kementerian perlu mengambil tindakan yang sewajarnya bagi mengatasikekurangan pegangan stok simpanan peluru yang ketara di kesemua Depot danPlatun Peluru Tentera Darat.d. Mempertingkatkan kawalan keselamatan dengan menempatkan anggota tenteradi kesemua pos pemerhati dan memasang Sistem Kawalan KeselamatanBersepadu bagi menjamin keselamatan kawasan Depot dan Platun Peluru.285

KEMENTERIAN PERTAHANAN27. PROJEK PEMBINAAN PANGKALAN TENTERA LAUTDIRAJA MALAYSIA SEMPORNA, SABAH27.1. LATAR BELAKANG27.1.1. Pada tahun 1998, Kerajaan telah meluluskan pembinaan pangkalanTentera Laut DiRaja Malaysia di Daerah Semporna, Sabah berikutan daripadakegiatan rompakan dan menyamun yang sering terjadi di perairan Timur Sabah.Pangkalan ini terletak di bahagian timur Negeri Sabah iaitu lebih kurang 5 km disebelah barat daya Semporna.27.1.2. Pangkalan ini akan digunakan untuk operasi khas Pasukan Khas Laut danakan memberi perkhidmatan pengawasan dan pencegahan kegiatan lanun sertakemasukan pendatang asing tanpa izin ke Malaysia Timur khasnya melalui perairanSabah. Di samping itu, kapal Tentera Laut DiRaja Malaysia (TLDM) yangberpangkalan di sini akan berupaya memberi maklum balas segera terhadapancaman di perairan berdekatan seperti di Pulau Sipadan dan Ligitan sekiranyakeadaan memerlukan. Pangkalan ini juga diharap akan menampung keperluanlogistik kepada kapal kecil TLDM yang beroperasi di persekitaran kawasan SabahTimur.27.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada pembinaan pangkalan TenteraLaut DiRaja Malaysia di Semporna, Sabah dirancang dan dilaksanakan dengan teraturserta berhemat.27.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN27.3.1. Pengauditan ini melibatkan beberapa bahagian seperti berikut :-a. Markas Tentera Laut :-- Cawangan Rancang dan Strategi- Jabatanarah Pembangunan Prasarana- Cawangan Hidrografib. Bahagian Pembangunan, Kementerian Pertahanan :-- Cawangan Teknikal- Cawangan Projek Lautc. Markas Angkatan Tentera :-- Jabatanarah Pembinaan dan Perumahan.286

27.3.2. Semakan telah dibuat terhadap dokumen kontrak, fail dan rekod sertapelbagai laporan seperti Variation Orders Assessment Report dan Project StatusReport yang disediakan oleh Perunding Pengurusan Projek, Audit And AssessmentReport yang disediakan oleh juruperunding yang dilantik oleh PerbendaharaanMalaysia dan laporan perunding kontraktor mengenai Conceptual and PreliminaryDesign. Lawatan ke tapak projek serta perbincangan dengan pegawai berkenaanuntuk mendapat maklumat lanjut telah juga dilakukan.27.4. PENEMUAN AUDIT27.4.1. PERANCANGAN27.4.1.1. Struktur Pengurusan Dan Proses KerjaPerancangan terhadap projek pembangunan dibuat oleh setiap PerkhidmatanAngkatan Tentera Malaysia, iaitu Markas Tentera Darat, Markas Tentera Laut,Markas Tentera Udara dan Markas Angkatan Tentera Malaysia.Pelaksanaannya pula dibuat sama ada oleh Jabatanarah Pembinaan danPerumahan, Jabatan Kerja Raya atau Cawangan Teknikal, BahagianPembangunan, Kementerian Pertahanan. Prosedur kerja bagi pelaksanaanprojek pembangunan adalah seperti berikut :-a. Mengikut Perintah Angkatan Tentera Malaysia Bab 13 dan garis panduanserta peraturan bagi melaksanakan projek pembangunan KementerianPertahanan, pihak TLDM sebagai pengguna hendaklah mengenal pastikeperluan pembinaan dengan menyediakan Penyata Keperluan (StatementOf Needs). Penyata Keperluan adalah suatu senarai kemudahan yang perludibina bagi sesuatu projek pembangunan. Tujuan Penyata Keperluan ialahuntuk :-• Menyeragamkan keperluan pembinaan dengan Skala PerumahanAngkatan Tentera Malaysia;• Digunakan sebagai senarai semakan bagi menentukan keperluanpembinaan;• Digunakan sebagai satu dokumen penentuan keperluan bangunan,binaan dan fasilitas yang perlu dibina; dan• Digunakan sebagai asas bagi membuat anggaran peruntukan awalsesuatu bangunan, binaan dan fasilitas.b. Penyata Keperluan perlu dimajukan kepada Jabatanarah Pembinaan danPerumahan, Markas Angkatan Tentera untuk menyediakan RingkasanProjek (Project Brief). Penyata Keperluan akan disemak oleh JabatanarahPembinaan dan Perumahan untuk menentukan sama ada keperluan yangdikehendaki itu adalah berasaskan kepada Skala Perumahan AngkatanTentera Malaysia.287

c. Ringkasan Projek akan diserah kepada Cawangan Projek Laut, BahagianPembangunan, Kementerian Pertahanan. Cawangan ini akan berbincangdengan agensi pelaksana tentang kaedah dan jadual pelaksanaan projek.d. Agensi pelaksana akan membuat semakan terhadap Ringkasan Projek yangditerima dan mencadangkan pelantikan juru perunding untuk memantaupelaksanaan projek. Pelantikan juru perunding perlu diluluskan olehPerbendaharaan Malaysia.Pada pandangan Audit, sungguhpun Kementerian Pertahanan telahmenyediakan garis panduan / tatacara mengenai prosedur pelaksanaanprojek pembangunan, namun perancangan yang lebih baik untukpembinaan pangkalan Tentera Laut DiRaja Malaysia Semporna, Sabahboleh dibuat sekiranya perkara berikut diambil kira :-• Penglibatan Yang Lebih Awal Oleh Cawangan Hidrografi TerutamanyaDi Peringkat Tapisan Kesesuaian TapakCawangan Hidrografi adalah pihak berkuasa terhadap pengukuranhidrografi, menerbitkan carta nautika dan segala keperluan lain di bidangoseanografi. Cawangan ini melaksanakan pengukuran secara sistematik danmengurus data berkaitan rujukan geografi pesisir pantai; kedalaman laut;pembentukan dasar laut; pasang surut; arus dan sifat fizikal air laut. Semuadata yang diperolehi dan laporan analisis yang dikeluarkan diguna dandijadikan panduan utama bagi segala urusan di laut. Bagaimanapun, adalahdidapati Cawangan Hidrografi tidak terlibat dalam projek ini di peringkatperancangan. Input dan kepakaran Cawangan Hidrografi tidak dimintaberhubung dengan kesesuaian tapak yang dipilih sebagai pangkalan TLDM,terutama sekali apabila TLDM berhasrat meningkatkan saiz dan kemampuankapal daripada Patrol Craft kepada Corvette untuk beroperasi di pangkalantersebut. TLDM hanya mendapat bantuan pakar daripada CawanganHidrografi pada bulan Julai 2002 semasa pelaksanaan skop kerjaNavigational Channel bagi projek ini. Berdasarkan kepada maklumat yangdiperolehi daripada Cawangan Hidrografi, kawasan terusan yang dipilih ituadalah terdedah kepada mendapan lumpur akibat daripada pertemuan 2kuala sungai. Dengan yang demikian, kerja arus dan kerja pengukuranhidrografi berjadual perlu dilaksanakan bagi memastikan kedalaman terusanadalah seperti yang ditetapkan dan sentiasa selamat. Ini bolehmenyebabkan kos penyenggaraan yang tinggi.• Penyediaan Penyata Keperluan Yang Menyeluruh Oleh Pasukan KhasLaut Dan Penyediaan Ringkasan ProjekPenyata Keperluan adalah disediakan oleh Pasukan Khas Lautmemandangkan pangkalan TLDM Semporna apabila siap kelak akanberfungsi sebagai markas bantuan untuk operasi khas Pasukan itu danmenampung keperluan logistik kepada kapal kecil TLDM yang beroperasi di288

persekitaran kawasan Sabah Timur. Bagaimanapun, Pasukan Khas Lauthanya mengambil kira faktor keperluan operasinya dan aspek keselamatanpangkalan tetapi tidak mengambil kira keperluan operasi TLDM yang lain.Pasukan Khas Laut juga tidak diberi peluang untuk berbincang danmemberikan pandangan mengenai cadangan penyediaan fasilitas dipangkalan TLDM Semporna. Semakan Audit selanjutnya mendapatiPenyata Keperluan itu telah digunakan untuk proses tender tanpapenyediaan Ringkasan Projek oleh Jabatanarah Pembinaan dan Perumahanseperti mana yang sepatutnya.27.4.1.2. Penetapan Lokasi Untuk Pangkalana. Pada bulan Oktober 1996, TLDM telah menjalankan satu tinjauan untukmengenal pasti kawasan yang paling sesuai dan berpotensi untukdibangunkan sebagai pangkalan TLDM Semporna. Tinjauan dijalankan di 3kawasan yang dicadangkan sebagai tapak, iaitu Kampung Tampi-Tampi,Kampung Tanjung Kapur dan Batu Hilas. Mengikut laporan tinjauan,Kampung Tanjung Kapur dan Batu Hilas adalah tidak sesuai untukdibangunkan sebagai pangkalan TLDM Semporna dari perspektif penugasanPasukan Khas Laut, atas sebab berikut :-i. Kampung Tanjung Kapur• Terletak jauh dari tumpuan kawasan sasaran iaitu 10 km dari baratlaut Semporna.• Tidak terdapat kawasan yang sesuai untuk penempatan anggota danperalatan.• Kawasan yang berlumpur menyukarkan pergerakan bot terutamaketika air surut.ii. Kawasan Batu Hilas• Kawasan ini sesuai dari segi keadaan persekitaran tetapi lokasinyajauh dari tumpuan kawasan sasaran iaitu 12 km ke selatanSemporna.• Kedudukan TLDM di kawasan ini terlalu terpencil. Anggota dankeluarga TLDM yang ditempatkan di sini akan menghadapikesukaran untuk mendapatkan bantuan sekiranya berlakukecemasan.• Kawasan tanah lapang yang sesuai untuk dibangunkan adalahterhad. Muara untuk memasuki teluk ini adalah sempit disebabkanlonggokan pasir berlumpur.• Kawasan perairan tidak sesuai untuk semua kapal ronda TLDM.289

. Pasukan tinjauan mengesyorkan Kampung Tampi-Tampi yang terletak 4 kmdi bahagian tenggara bandar Semporna dipilih untuk dibangunkan sebagaipangkalan TLDM Semporna atas sebab berikut :-• Kedalaman terusan adalah antara 20 meter hingga 30 meter dan bolehdilalui oleh kapal ronda TLDM.• Secara am, kawasan ini adalah berhampiran dengan kawasan sasarandan mudah untuk pergerakan serta merta.• Pembinaan jeti boleh dilakukan dan kemudahan asas yang lain jugaboleh dibina.• Kewujudan pangkalan TLDM ini akan dapat mengawasi pergerakan bot.c. Semakan Audit mendapati kawasan yang dipilih oleh TLDM adalahkawasan Batu Hilas sungguhpun ia bukan disyorkan oleh pasukan tinjauan.Pihak Audit tidak dapat mengenal pasti asas pemilihan kawasan Batu Hilas.d. Bagi tujuan pembangunan pangkalan ini, Negeri Sabah telah meluluskantanah Kerajaan Negeri seluas 50 ekar. Bagaimanapun, urusan pindah miliktanah belum diselesaikan kerana Jabatan Tanah dan Ukur Sabah masihtidak memberi maklum balas berhubung dengan premium yang akandikenakan.Pada pandangan Audit, memandangkan pasukan tinjauan yangdiwujudkan telah diberi tanggungjawab untuk mengenal pasti kawasanyang paling sesuai dan berpotensi untuk dibangunkan sebagai pangkalanTLDM Semporna, maka syor pemilihan tapak yang sesuai di KampungTampi-Tampi daripada pasukan itu patutlah diberikan pertimbangan yangsewajarnya.27.4.1.3. Kemudahan Yang Akan DibangunkanAntara bangunan dan kemudahan yang akan dibina di pangkalan adalah sepertiberikut :-• Bangunan pentadbiran• Wisma Pegawai, Wisma Bintara dan Wisma Lasykar• 2 stor dan 2 woksyop• Pusat kenderaan dan bengkel• Helipad• Jeti• Lapangan sasar• Rumah keluarga (6 unit kelas C; 6 unit kelas D/E; 24 unit kelas F; 90 unitkelas G; 1 unit kelas C+ dan 6 unit kelas C modified)• Kemudahan sukan.Pada pandangan Audit, Kementerian telah mengenal pasti kemudahanasas yang diperlukan untuk pangkalan TLDM, Semporna.290

27.4.1.4. Perancangan Kerjaa. Untuk mempercepatkan pelaksanaannya, Kementerian Pertahanan padabulan April 1999 telah mencadangkan projek pangkalan TLDM Sempornadilaksanakan dengan kaedah reka dan bina (design and build). CadanganKementerian ini telah diluluskan oleh pihak Kementerian Kewangan tetapidengan syarat pemilihan kontraktor dibuat melalui tender terhad dankeutamaan diberi kepada syarikat tempatan.b. Pihak Perbendaharaan Malaysia telah mengenal pasti 6 kontraktor untukmenyertai tender. Semua kontraktor perlu menyerahkan cadangan teknikaldan status kewangan untuk tujuan penilaian. Bagaimanapun, hanya 5kontraktor yang mengemukakan tawaran dan harga tawaran mereka adalahdi antara RM114.30 juta dan RM156.40 juta.c. Penilaian terhadap tawaran penender akan dibuat oleh JawatankuasaTeknikal Dan Penilaian Kewangan. Jawatankuasa ini akan menjalankanpenilaian terhadap aspek kewangan dan juga aspek teknikal. Penilaianteknikal melibatkan penilaian terhadap kerja arkitek; sivil dan kerja struktur;mekanikal dan elektrikal.Pada pandangan Audit, Kementerian telah menetapkan prosedur yangpatut diikuti dengan sewajarnya berhubung dengan pelantikan kontraktor.27.4.1.5. Keperluan KewanganPermohonan Kementerian Pertahanan untuk memasukkan projek pembinaanpangkalan TLDM Semporna dalam Kajian Separuh Penggal RMK 7 telahdiluluskan oleh Unit Perancang Ekonomi dengan kos keseluruhan projektersebut berjumlah RM50 juta. Bagaimanapun, Unit Perancang Ekonomikemudiannya meluluskan kenaikan kos keseluruhan projek daripada RM50 jutamenjadi RM128 juta pada bulan Februari 2000.27.4.1.6. Mekanisme PemantauanCawangan Teknikal, Bahagian Pembangunan, Kementerian Pertahananmerupakan agensi pelaksana. Bagaimanapun untuk memastikan pelaksanaanprojek berjalan dengan lancar, Kementerian Pertahanan pada bulan Ogos 2000telah memohon perkhidmatan Perunding Pengurusan Projek (Project MonitoringConsultant) daripada Perbendaharaan Malaysia untuk memantau pelaksanaanprojek. Perbendaharaan Malaysia telah melantik Perunding Pengurusan Projektersebut dan surat niat dikeluarkan pada bulan November 2000.Pada pandangan Audit, Kementerian telah mewujudkan mekanisme yangmemadai untuk memantau pelaksanaan projek ini.291

27.4.2. PELAKSANAAN27.4.2.1. Pemilihan KontraktorDaripada 5 kontraktor yang mengemukakan tawaran, pemilihan kontraktor initelah disenaraipendekkan menjadi 2 kontraktor sahaja kerana 3 kontraktor yanglain telah mengemukakan harga yang lebih tinggi daripada harga anggaran kospembinaan projek Kementerian iaitu RM120 juta. Hasil daripada penilaian yangdijalankan oleh Jawatankuasa Teknikal Dan Penilaian Kewangan, sebuahsyarikat pembinaan Kelas A dengan modal RM750,000 telah dipilih dandiperakukan oleh Lembaga Perolehan Kementerian Pertahanan untuk membinapangkalan TLDM Semporna. Syarikat tersebut dipilih berdasarkan kepada faktorberikut :-• Telah mengambil kira kos dredging yang munasabah.• Gross Floor Area yang dicadangkan adalah lebih besar.• Telah menawarkan skop kerja tambahan iaitu dewan serbaguna dan balaibomba.• Kementerian Kewangan bersetuju dengan perakuan yang dikemukakan olehKementerian Pertahanan.Pada pandangan Audit, secara umumnya Kementerian telah mematuhiprosedur dan peraturan penting dalam proses pemilihan kontraktor.27.4.2.2. Syarat KontrakKontrak untuk melaksanakan projek secara reka dan bina yang bernilaiRM120.33 juta ini telah diberikan kepada syarikat yang dipilih pada bulanDisember 1999. Antara lain syarat kontrak menetapkan perkara berikut :-• Menyedia reka bentuk, membina, mentauliah dan menyenggara pangkalanTLDM Semporna.• Projek ini perlu disiapkan pada 30 September 2002 iaitu dalam tempoh 144minggu.• Menubuhkan Pasukan Perunding Projek dan melantik syarikat perundingberdasarkan perkhidmatan yang diperlukan.• Mengemukakan Bon Pelaksanaan bernilai RM6.01 juta yang merupakan 5%daripada harga kontrak asal kepada Kementerian sebelum memulakan kerja.Tempoh sah laku bon ialah sehingga 12 bulan selepas Tempoh TanggunganKecacatan.• Mengemukakan Bon Reka Bentuk bernilai RM7.41 juta sebelum/pada tarikhSijil Siap Kerja dikeluarkan. Tempoh sah laku bon ialah selama 5 tahundaripada tarikh siap kerja.• Mengemukakan satu Quality Assurance Plan yang menunjukkan bagaimana/cara kualiti kerja dicapai oleh kontraktor.292

Pada pandangan Audit, syarat kontrak tersebut pada umumnya adalahmemadai untuk menjamin kepentingan Kerajaan.27.4.2.3. Pematuhan Kepada Syarat KontrakPada umumnya, pihak Audit mendapati pihak kontraktor telah mematuhi semuasyarat kontrak tersebut. Pihak kontraktor telah menyelenggara rekod/dokumenseperti Non Conformance Reports, Test Reports/Results/Certificates, Engineer’sInstructions dan Site Daily Report dengan teratur sebagaimana dikehendakidalam Quality Assurance Plan yang merupakan salah satu syarat kontrak.27.4.2.4. Prestasi Projeka. Berdasarkan kontrak, sungguhpun projek ini perlu disiapkan pada 30September 2002, namun kontraktor telah diberi 2 tempoh lanjutan masa bagimenyiapkan projek tersebut. Lanjutan masa pertama adalah selama 182 hariiaitu sehingga 31 Mac 2003 dan lanjutan masa kedua selama 275 hari dimana tarikh menyiapkan projek telah dipinda kepada 31 Disember 2003.Antara sebab kelewatan tersebut adalah seperti berikut :-• Lanjutan masa selama 182 hari diberi kerana kelewatan KementerianPertahanan memberi arahan untuk memulakan kerja menambak tanah(land reclamation) dan masalah kontraktor untuk mendapat tenagapekerja berikutan peristiwa penculikan orang tebusan oleh kumpulanmilitan Islam.• Lanjutan masa selama 275 hari pula diberi kerana arahan PengarahProjek untuk melaksanakan kerja tambahan.b. Semakan Audit selanjutnya mendapati walaupun 2 lanjutan masadibenarkan, namun mengikut laporan yang dibentangkan semasa mesyuaratDetermination of Completion Works yang diadakan pada bulan Disember2003, prestasi projek ini hanya 98%. Sehubungan ini, kontraktor telah jugamemohon lanjutan masa untuk tempoh 8 minggu lagi bagi tujuan pengujiandan pentauliahan beberapa peralatan.c. Setelah kontrak diberikan kepada kontraktor, pihak TLDM memutuskanuntuk meningkatkan saiz dan kemampuan kapal perang yang akanberoperasi di pangkalan. Perubahan keperluan daripada Patrol Crafts (beratmuatan 109 tan) sebagaimana yang dirancang kepada Corvette (beratmuatan 750 tan) telah mengakibatkan 5 arahan perubahan kerja yang perludilaksanakan. Selain dari perubahan yang melibatkan kerja marin sepertipembinaan laluan kapal; jeti basin; jeti; frequency converter dan markerslight with piling, Markas Tentera Laut juga telah meminta 5 arahanperubahan kerja lagi kerana penambahan skop kerja yang lain. Jumlah kosbagi kesemua 10 arahan perubahan kerja tersebut yang dituntut olehkontraktor ialah RM83.87 juta. Butiran lanjut mengenai perubahan danpenambahan skop kerja itu adalah seperti berikut :-293

i. Perubahan Kerja Akibat Pertukaran Jenis Kapal• Laluan Kapal (Navigational Channel)Laluan kapal perlu dikorek dan diperdalamkan sehingga 8 meter bagimembolehkan kapal jenis Corvette memasuki pangkalan untuk berlabuhdi jeti.• Jeti BasinKeperluan untuk melebarkan jeti basin adalah bagi membolehkan kapaljenis Corvette membuat satu pergerakan pusingan tanpa bantuan.• JetiKeperluan untuk mengubah reka bentuk pada saiz dan struktur jetiadalah bagi menampung kapal yang lebih besar untuk berlabuh di jeti.• Frequency ConverterPerubahan pada saiz frequency converter daripada 2 x 180 KVA kepada2 x 500 KVA adalah kesan daripada perubahan jenis kapal dan rekabentuk jeti.• Marker’s Light With PilingPerubahan marker lights, kerja cerucuk dan struktur memandangkanbeacons dan buoys pada asalnya adalah untuk jeti dan bukannya untuklaluan kapal dan jeti basin yang diperbesarkan.ii. Perubahan Dan Penambahan Skop Kerja Yang Lain• HelipadPerubahan saiz pad bagi helicopter deck daripada 20m x 20m kepada45m x 45m bagi membolehkan pesawat helicopter Nuri dan Superlinkuntuk mendarat.• Hyperbaric ChamberPertukaran saiz Hyperbaric Chamber bagi bangunan selam daripada 2orang kepada 10 orang.• Shooting RangePerubahan sistem sasaran daripada jenis mekanikal dan manual kepadasasaran jenis elektronik sepenuhnya. Ini juga perlu dilengkapi denganIntelligent Visual Unit dan Centralized Range Control System.• Perlindungan NBC (Nuclear, Biological And Chemical)Perubahan pada saiz perlindungan NBC adalah untuk melindungikeseluruhan basement bangunan Ibu Pejabat sebagaimana dikehendakioleh TLDM.• Pagar Dan Pintu PagarKeperluan pagar tambahan bagi kawasan bersebelahan EasternMonsoon rubble drain sebagaimana dikehendaki oleh TLDM.294

d. Lawatan Audit ke tapak projek pada bulan Julai 2003 mendapati perkaraberikut:-i. Susun atur pangkalan yang dibahagikan mengikut zon berdasarkan fungsikawasan seperti zon operasi, zon kemudahan perumahan, zon kemudahansosial and rekreasi serta Ordnance Danger Area adalah teratur. Rekabentuk bangunan telah dibuat dengan baik terutama sekali reka bentukfuturistic architectural design bagi bangunan pentadbiran dan operasi sepertiyang ditunjukkan di 2 gambar berikut :-GAMBAR 76 GAMBAR 77Klinik Kesihatan Dengan FuturisticArchitectural DesignBangunan Skuadron Dengan FuturisticArchitectural Designii. Pembinaan rumah kediaman yang terletak di zon kemudahan perumahantelah siap dibina dan dilengkapi dengan perabot. Gambar berikutmenunjukkan rumah kediaman yang telah siap dibina :-GAMBAR 78 GAMBAR 79Rumah Kediaman Jenis GRumah Kediaman Jenis D/EGAMBAR 80 GAMBAR 81Perabot Ruang MakanPerabot Bilik Utama295

iii. Bangunan pejabat, bangunan bantuan logistik dan bangunan sosial sertarekreasi didapati sama ada siap sepenuhnya atau hampir siap.Bangunan Ibu Pejabat dan jeti masih dalam beberapa peringkatpembinaan serta kerja dredging basin dan navigational channel sedangdijalankan. Kedudukan kemajuan projek adalah seperti di 6 gambarberikut :-GAMBAR 82 GAMBAR 83Hangar Helikopter Hampir SiapWisma Bintara Hampir SiapGAMBAR 84 GAMBAR 85Kolam Renang Dalam PembinaanBangunan Ibu Pejabat Dalam PembinaanGAMBAR 86 GAMBAR 87Jeti Dalam PembinaanDredging Basin Dan Navigational ChannelSedang Dijalankan296

iv. Semakan Audit selanjutnya mendapati bangunan lapangan sasar mengalamikecacatan struktur yang amat serius. Mengikut Non-Conformance ReportNo. 66 bertarikh 30 Jun 2003, bangunan ini mengalami keretakan yangserius pada reinforce concrete dan brick walls serta dislocation of reinforceconcrete ground beam from the pile cap. Bangunan ini akan dibina semulasetelah kerja penstabilan cerun dilakukan. Gambar berikut menunjukkankeadaan bangunan tersebut :-GAMBAR 88Bangunan Lapang Sasar Yang Mengalami KerosakanPada pandangan Audit, kegagalan menyiapkan projek mengikut jadualtelah mendedahkan kepada risiko ancaman keselamatan di kawasanperairan Timur Sabah seperti mana kes penculikan yang telah berlakupada bulan Oktober 2003. Selain itu, kelewatan ini menyebabkan matlamatprojek dijalankan secara fast track (design and build) tidak tercapai.Kerajaan juga terpaksa menanggung kos bayaran yang lebih tinggi kepadaPerunding Pengurusan Projek memandangkan bayaran perkhidmatanperunding adalah berdasarkan man month basis. Adalah didapati sejumlahRM1.98 juta telah dituntut sebagai tambahan kepada bayaran asalberjumlah RM3.75 juta seperti mana yang dipersetujui semasa pelantikanperunding.27.4.2.5. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Bagi perubahan dan penambahan skop kerja, Perunding Pengurusan Projekhanya memperakukan sejumlah RM46.52 juta berbanding dengan RM83.87juta yang dituntut oleh kontraktor. Bagaimanapun, selepas beberapa siriperbincangan, jumlah muktamad yang dipersetujui ialah RM63.19 juta.Memandangkan kos berkenaan adalah melebihi daripada bidang kuasakelulusan yang dibenarkan kepada Kementerian Pertahanan, permohonandikemukakan kepada Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan,Kementerian Kewangan untuk kelulusan. Kementerian Kewangan melantiksatu syarikat perunding untuk menjalankan audit and assessment terhadaparahan perubahan kerja sebelum kelulusan diberi. Perunding berkenaantelah dibayar sejumlah RM188,662 untuk perkhidmatan tersebut.Berdasarkan kepada laporan perunding, Kementerian Kewangan telah297

BILANGANPERUBAHANKERJAmeluluskan 10 arahan perubahan kerja yang dikemukakan oleh KementerianPertahanan dengan kos berjumlah RM43.47 juta. Butiran terperinciberhubung dengan perubahan kerja dan kos yang terlibat adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 168RINGKASAN PERUBAHAN KERJA DAN KOSTUNTUTAN PERAKUANNILAIKONTRAKTOR PERUNDING DIPERSETUJUIKETERANGANPENGURUSANMENGENAI KERJAPROJEK(RM Juta)(RM Juta)(RM Juta)1 Laluan Kapal 49.05 14.86 18.22 11.212 Jeti Basin 5.26 15.96 23.00 13.12NILAIDILULUSOLEH KEM.KEWANGAN(RM Juta)3 Jeti 7.37 4.26 6.29 5.374 Hyperbaric Chamber 3.58 2.50 2.94 2.255 Frequency Converter 3.10 2.41 2.41 2.266 Helipad 1.49 0.86 0.89 0.797 Shooting Range 7.66 3.94 4.06 3.878 Marker’s Light With Piling 2.01 1.73 1.56 1.169Perlindungan Nuclear,Biological And Chemical4.35 3.75 3.3710 Pagar Dan Pintu Pagar 0.07 0.07JUMLAH 83.87 46.52 63.19 43.47Pada pandangan Audit, pihak Kementerian Kewangan telah mengambillangkah yang positif untuk melantik sebuah syarikat perunding bagimenjalankan audit and assessment terhadap arahan perubahan kerjayang dikemukakan oleh Kementerian Pertahanan. Nilai yuran berjumlahRM188,662 yang dibayar kepada perunding adalah memadai jikadibandingkan dengan sejumlah RM19.72 juta yang dapat dijimatkandaripada harga asal berjumlah RM63.19 juta yang dipersetujui olehkontraktor. Bagaimanapun, penambahan kos berjumlah RM43.47 jutaakibat daripada perubahan saiz kapal yang bakal menggunakankemudahan serta beberapa keperluan tambahan skop kerja lain yangtelah menaikkan nilai projek daripada RM120.33 juta menjadi RM163.80juta iaitu peningkatan 36.1%.b. Setakat bulan Disember 2003, Kementerian Pertahanan telah memperakudan membayar RM136.06 juta daripada kos projek. Pada asalnya, bayarankemajuan projek adalah berdasarkan kepada bayaran kemajuan berjadualyang ditetapkan dalam kontrak. Bagaimanapun berikutan dengan kelewatandalam pelaksanaan projek, bermula dari bayaran kemajuan No. 4, PengarahProjek, Kementerian Pertahanan memperakukan bayaran kemajuan projekberdasarkan nilai sebenar kemajuan kerja di tapak bina. Tindakan PengarahProjek adalah selaras dengan Fasal 49.1 (a) (ii) Syarat-syarat Am Kontrak, dimana Pengarah Projek dibenarkan untuk tidak mematuhi jadual bayaransekiranya pihak kontraktor gagal melaksanakan kerja mengikut programkerja yang ditetapkan.Pada pandangan Audit, keputusan Kementerian Pertahanan membuatbayaran mengikut kemajuan kerja sebenar adalah tepat.298

27.4.3. PEMANTAUAN27.4.3.1. Satu pasukan pengawas TLDM telah ditubuhkan sebagai sebuah unitpemantau di lokasi tapak pembinaan pangkalan supaya semua kerja kontraktorsentiasa diawasi, dipantau dan diperiksa kualiti kerjanya. Berdasarkan kepadarekod yang disimpan, sejumlah 11 Mesyuarat Kemajuan Tapak dan 49Mesyuarat Teknikal serta beberapa siri Mesyuarat Terhadap PelarasanPerubahan Kerja telah diadakan secara tetap bagi mengawal kemajuan kerjapembinaan serta memastikan kerja kontraktor dijalankan mengikut spesifikasi.27.4.3.2. Quality Assurance Plan yang disediakan oleh kontraktor selarasdengan kehendak kontrak adalah rujukan penting untuk tujuan pemantauanpelaksanaan projek. Dokumen ini antara lainnya menyatakan prosedurkendalian, pemeriksaan tapak, pelaporan dan penyimpanan rekod yang perludibuat oleh kontraktor. Ianya dapat membantu memastikan kualiti kerjapembinaan serta bahan binaan dan dengan demikian tindakan segera sertapenyelesaian boleh diambil sekiranya terdapat kecacatan, masalah danpercanggahan pendapat dalam pelaksanaan projek.27.4.3.3. Selain daripada pemantauan tersebut di atas, PerbendaharaanMalaysia telah meluluskan permohonan yang dikemukakan oleh KementerianPertahanan pada bulan Ogos 2000 untuk mendapatkan perkhidmatan PerundingPengurusan Projek bagi memantau pelaksanaan projek. Semakan Auditmendapati sungguhpun surat niat telah dikeluarkan oleh PerbendaharaanMalaysia pada bulan November 2000, namun perunding tersebut hanyamemulakan kerjanya pada bulan Julai 2001. Kelewatan berlaku keranapercanggahan pendapat di antara Kementerian dan perunding berhubungdengan terma rujukan dan bayaran perkhidmatan perunding. Antara tarikhpermulaan kerja pembinaan pangkalan pada bulan Disember 1999 hingga bulanJulai 2001, pihak kontraktor telah pun melaksanakan kerja tanah dan kerjamenambak tanah.Pada pandangan Audit, Kementerian Pertahanan sepatutnya melantikPerunding Pengurusan Projek semasa permulaan peringkat perancangan lagi.Dengan demikian, pihak perunding boleh mendapat gambaran serta fahamanyang lebih jelas berhubung dengan keperluan TLDM dan cadangan kontraktor.27.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITKekurangan perancangan yang terperinci telah mengakibatkan banyak perubahan/penambahan kepada skop kerja projek yang menyebabkan kelewatan dan peningkatankos projek. Sehubungan ini, adalah disyorkan supaya Kementerian mendapatkanpandangan daripada semua pihak yang mempunyai kepakaran dalam bidang yangberkaitan semasa merancang sesuatu projek bagi memastikan ia dilaksanakan denganteratur dan berhemat serta memenuhi objektif yang ditetapkan. Memandangkan QualityAssurance Plan yang disediakan oleh kontraktor adalah merupakan bahan rujukanyang berguna untuk tujuan pemantauan prestasi pelaksanaan projek, adalah disyorkansupaya dokumen ini juga dimasukkan sebagai syarat dalam kontrak pembinaan yanglain.299

KEMENTERIAN PELAJARAN28. PROGRAM PENYEDIAAN RUMAH GURU SECARAPENSWASTAAN *28.1. LATAR BELAKANG28.1.1. Pelaksanaan program penyediaan rumah guru adalah salah satu daripadausaha Kerajaan untuk mempertingkatkan kebajikan dan kualiti kemudahan bagikaum guru demi meningkatkan mutu pendidikan keseluruhannya. Dasar danstrategi pelaksanaan program ini adalah menyediakan kemudahan perumahan yangmencukupi di kawasan yang tidak mempunyai kemudahan rumah sewa dankawasan yang mempunyai kadar sewa yang tinggi. Adalah menjadi hasrat Kerajaanuntuk memberi kemudahan ini kepada para guru sekurangnya 25% daripada jumlahguru yang sedang berkhidmat.28.1.2. Penyediaan rumah guru dibuat melalui pelbagai pendekatan, iaitu denganmembina kompleks rumah guru dan membeli terus rumah siap daripada pemaju. Dibawah Rancangan Malaysia Kelapan (RMK-8), Kementerian telah merancangprogram penyediaan rumah guru dilaksanakan melalui 4 kaedah seperti berikut :-a. Projek Penswastaan Secara Bina Dan SerahProjek ini mula dilaksanakan di bawah Rancangan Malaysia Ketujuh (RMK-7)(tahun 1997) dan akan disambung dalam tempoh RMK-8. Di bawah projek ini,pembinaan 10,000 unit rumah guru akan diswastakan kepada satu syarikat.Tujuan menswastakan pembinaan projek ini ialah untuk mengurangkan bebankewangan Kerajaan. Melalui kaedah ini, syarikat akan membina rumahkompleks (pangsapuri 4 tingkat) di tapak yang disediakan oleh KementerianPendidikan yang terletak di semua negeri di seluruh negara. Syarikatdikehendaki membina rumah guru berkenaan dengan menggunakan sumberkewangannya sendiri dan rumah yang siap dibina dibuat secara bayaran konsesiselama 30 tahun.b. Projek Pembinaan Rumah Guru Fasa 2 Secara Reka Dan BinaKementerian telah merancang untuk membina 10,000 unit rumah guru mengikutkaedah reka dan bina yang akan dilaksanakan dalam 2 fasa. Sebagaipermulaan, sejumlah 19 syarikat telah ditawarkan projek untuk membina 100unit setiap satu projek (dikenali sebagai Fasa 2 Rintis) dan diikuti denganpelantikan 13 kontraktor lagi untuk membina 100 unit setiap satu projek (dikenalisebagai Projek Rumah Guru Fasa 2A). Baki projek dibawa ke RancanganMalaysia Kesembilan. Bagi tujuan ini, Kerajaan akan melantik kontraktor untukmembina rumah guru berdasarkan skop dan spesifikasi yang ditetapkan olehKementerian Pendidikan. Pakar perunding projek akan dilantik bagi membantuKementerian untuk memantau pelaksanaan projek ini.Nota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Pendidikan300

c. Projek Rumah Guru Yang Diurus Oleh Jabatan Kerja RayaSejumlah 1,078 projek yang melibatkan 9,908 unit rumah guru telah diluluskanuntuk dibina di bawah pengawasan Jabatan Kerja Raya (JKR). Daripadabilangan ini, sejumlah 136 projek yang melibatkan 1,927 unit rumah guru adalahprojek di bawah RMK-7 yang dibawa ke RMK-8 sebagai projek sambungan. Dibawah kaedah pelaksanaan ini, Kementerian Pendidikan akan mengeluarkansurat kuasa pelaksanaan projek pembinaan rumah guru di setiap negeri yangterlibat kepada JKR.d. Penyediaan Rumah Guru Secara Pembelian TerusKementerian telah merancang untuk membeli sejumlah 4,375 unit rumah di 13projek yang dibina oleh pemaju perumahan swasta. Rumah yang dibeli adalahterdiri daripada rumah teres di taman perumahan yang dibina untuk dijualkepada orang awam di pasaran terbuka.28.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada program penyediaan rumahguru secara penswastaan telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur danberhemat serta memenuhi keperluan yang telah ditetapkan.28.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN28.3.1. Skop pengauditan adalah meliputi projek rumah guru yang dibina secarapenswastaan di dalam tempoh Rancangan Malaysia Kelapan yang dilaksanakanoleh Kementerian Pendidikan. Pemilihan program penyediaan rumah guru melaluikaedah ini adalah berdasarkan jumlah kos tertinggi yang dilibatkan berbandingkaedah lain.28.3.2. Pemeriksaan terhadap fail, rekod dan dokumen bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 dijalankan di peringkat Bahagian Pembangunan, Penswastaan danBekalan Ibu Pejabat; Unit Perancang Ekonomi serta Jabatan Pendidikan NegeriPerak, Negeri Sembilan, Pulau Pinang, Kelantan, Kedah, Sabah dan Sarawak.Pasukan Audit juga telah melawat 51 tapak kompleks rumah guru yang telah siapdibina untuk memeriksa keadaan fizikal bangunan.28.4. PENEMUAN AUDIT28.4.1. PERANCANGAN28.4.1.1. Struktur Pengurusana. Di peringkat Kementerian, Bahagian Pembangunan, Penswastaan DanBekalan adalah bertanggungjawab untuk membangunkan infrastrukturpendidikan yang telah dirancang mengikut jangka masa dan piawaian yangditetapkan dengan kos yang efektif. Bahagian ini juga merancang danmenyelaras projek fizikal pendidikan, mengurus serta mengawal peruntukanuntuk pembangunan dan perolehan Kementerian.301

. Bahagian Pembangunan, Penswastaan Dan Bekalan diketuai oleh seorangSetiausaha Bahagian Gred Jusa C dan dibantu oleh 2 orang TimbalanSetiausaha Bahagian Gred M54. Bagi melaksanakan fungsi bahagian ini,Kementerian telah mewujudkan 7 Unit iaitu Unit Pengurusan Sumber &Maklumat; Unit Bekalan 1; Unit Bekalan 2; Unit Penswastaan; Unit Teknikal;Unit Pembangunan 1 dan Unit Pembangunan 2.c. Bagi program penyediaan rumah guru, Unit Pembangunan 2 adalahbertanggungjawab dalam merancang serta menyediakan kemudahan rumahguru. Unit Pembangunan 2 diketuai oleh seorang Ketua PenolongSetiausaha (Pembangunan) Gred M48 dan dibantu oleh seorang PenolongSetiausaha Gred N41. Bagi melaksanakan program penyediaan rumah guru,unit ini telah dibantu oleh seorang Jurukur Bahan, seorang Arkitek danseorang Jurutera Awam bagi memastikan setiap rumah guru yang dibinamengikut spesifikasi yang telah ditetapkan di samping memberi khidmatnasihat berkaitan dengan pembinaan rumah guru. Kedudukan strukturorganisasi Bahagian Pembangunan, Penswastaan Dan Bekalan adalahseperti di carta berikut :-CARTA 26STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN , PENSWASTAAN DAN BEKALANKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIASETIAUSAHA BAHAGIANJUSA CTIMBALAN SETIAUSAHABAHAGIAN (A)M54TIMBALAN SETIAUSAHABAHAGIAN (B)M54UNITPENGURUSANSUMBER &MAKLUMATKPSU SumberPTD M48UNITPENSWASTAANKPSU PenswastaanPTD M48UNITPEMBANGUNAN1KPSUPembangunan 1PTD M48UNITPEMBANGUNAN2KPSUPembangunan 2PTD M48UNIT BEKALAN 1KPSU Bekalan 1PTD M48UNIT BEKALAN 2KPSU Bekalan 2PTD M48UNITTEKNIKALKPSU TeknikalPTD J48NotaKPSU - Ketua Penolong SetiausahaPTD - Pegawai Tadbir & Diplomatik302

CARTA 27UNIT PEMBANGUNAN 2KPSU (P) 2PTD M48Sek Men Teknik- MaktabPerguruanPSU(P)DG 41Kolej KomunitiPSU(P)PTD M41PendidikanPoliteknikPSU (P)M48Rumah GuruPSU(P)PT N41Projek BankDuniaPengurus ProjekPSUNOTAKPSU –Ketua Penolong SetiausahaPTD – Pegawai Tadbir & DiplomatikPPT – Penolong Pegawai TadbirPPT(P)N 27- Jurukur Bahan J41- Arkitek J41- Jurutera Awam J41PPT(P)N 32- Jurukur Bahan J41- Arkitek J41- Akauntan W41- Pegawai Perolehan- M41Pada pandangan Audit, struktur organisasi Kementerian Pendidikan telahmenunjukkan dengan jelas pembahagian tugas dan tanggungjawab semuapihak yang terlibat dengan program penyediaan rumah guru.28.4.1.2. Perancangan Kerjaa. Kaedah Pemilihan KontraktorPelantikan kontraktor bagi projek penswastaan rumah guru secara bina danserah dibuat oleh Unit Perancang Ekonomi manakala bagi rumah guru fasa 2secara reka dan bina, pemilihan kontraktor akan dibuat oleh PerbendaharaanMalaysia. Pembelian terus pula dikendalikan oleh Kementerian dengankelulusan Kementerian Kewangan dan penyediaan rumah guru oleh JKR akandibuat melalui tender terbuka.b. Penetapan Keperluani. Perancangan program pembangunan rumah guru dirancang di bawahRancangan Malaysia di mana pelan pembangunan bagi program inidisediakan bagi jangka masa setiap tempoh 5 tahun. Di peringkatKementerian, proses perancangan dimulakan dengan BahagianPembangunan, Penswastaan Dan Bekalan mengeluarkan pekeliling kepadasemua Jabatan Pendidikan Negeri untuk mengkaji dan mengemukakancadangan keperluan rumah guru bagi setiap negeri. Bagi prosespenyediaan pelan di bawah RMK-8 yang meliputi tempoh tahun 2001 hingga2005, pekeliling yang meminta cadangan keperluan rumah guru telahdikeluarkan pada bulan Januari 2000.ii. Semakan Audit terhadap proses penyediaan keperluan rumah guru yangdilakukan oleh 7 Jabatan Pendidikan Negeri mendapati cadangan keperluanrumah guru yang disediakan oleh ketujuh Jabatan Pendidikan Negeri untukRMK-8 adalah berpandukan kepada data yang dikumpulkan oleh pihakPejabat Pendidikan Daerah. Keperluan rumah guru yang disediakan adalahuntuk menampung guru yang mengajar/ bertugas di institusi berikut :-303

• Sekolah Rendah dan Menengah• Sekolah Asrama Penuh• Sekolah Menengah Teknik/Vokasional• Sekolah Pendidikan Khas• Sekolah Menengah Agama• Pejabat Pendidikan Daerah• Pusat Sumber Jabatan Pendidikan Negeri.c. Rancangan Bagi Penyenggaraan BangunanKementerian sepatutnya merancang penyenggaraan bangunan yang telahdisiapkan untuk memastikan rumah guru dalam keadaan baik dan selamatdiduduki. Sehubungan ini, kaedah penyenggaraan secara preventive dancorrective perlu dikenal pasti semasa perancangan. Seorang pegawai yangbertanggungjawab terhadap program penyenggaraan hendaklah dilantik.Sehubungan dengan ini, pada tahun 2002 Kementerian telah mengemukakancadangan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam bagi menubuhkan UnitPengurusan Aset yang akan turut bertanggungjawab terhadap pengurusanpenyenggaraan bangunan.Pada pandangan Audit, Kementerian hendaklah juga menyediakan jadualpenyenggaraan bangunan supaya kerja penyenggaraan dapat dijalankansebaik sahaja bangunan rumah diserahkan kepada Kerajaan.28.4.1.3. Penetapan Lokasia. Tapak di mana rumah guru dibangunkan adalah terletak di lokasi yang akandikenal pasti oleh pihak Jabatan Pendidikan Negeri (JPN). Pemilihan lokasiadalah bergantung kepada tahap keperluan rumah guru mengikut kawasanseperti berikut :-• Kawasan amat kritikal• Kawasan kritikal• Kawasan tidak kritikal.b. Penentuan kategori kawasan ini berasaskan kepada kriteria dan kawasanyang dikenal pasti seperti di Jadual 169 manakala peratusan guru yangdisediakan rumah mengikut kategori kawasan adalah seperti di Jadual 170.JADUAL 169KATEGORI KAWASAN BAGI PEMBINAAN RUMAH GURUASASPEMILIHANKriteriaKawasan yangdikenal pastiKATEGORI KAWASANKAWASAN AMAT KRITIKAL KAWASAN KRITIKAL KAWASAN TIDAK KRITIKAL• Tiada rumah sewa• Sewa terlalu tinggi• Kawasan yang diisytiharkan sebagaihardship areas• Pulau• Kawasan Orang Asli• Semua Rancangan Felda, Felcra danRancangan Pembangunan Wilayah• Pedalaman• Bandar yang kos hidupnya terlalutinggi• Rumah sewa tidakmencukupi• Sewa rumah tinggi• Kawasanmetropolitan dengankos sara hidup yangtinggi• Kampung tradisionalterpencil• Penempatan baru• Ada rumah sewa tetapitidak memuaskan dari segikedudukan dan fizikalnya• Bandar kecil• Pekan kecil304

JADUAL 170KRITERIA PERUNTUKAN RUMAH GURU MENGIKUT KAWASANKATEGORI KAWASANPERATUSAN GURU YANG DISEDIAKAN RUMAHAmat Kritikal 80%Kritikal 50%Tidak Kritikal 20%Pada pandangan Audit, kriteria yang telah ditetapkan oleh Kementerianuntuk menentukan bilangan rumah yang perlu disediakan di sesuatu lokasiadalah wajar.28.4.1.4. Kriteria Pengagihan Rumah Gurua. Pengagihan rumah guru adalah berdasarkan kepada permohonan yangditerima daripada guru terlibat. Setiap permohonan dinilai olehJawatankuasa yang diwujudkan di peringkat Jabatan Pendidikan Daerahyang berkenaan. Keutamaan akan diberi kepada guru yang memenuhikriteria berikut :-i. Guru yang tidak mempunyai rumah sendiri di daerah yang sama dengantempat mengajar.ii. Guru yang mana suami atau isterinya tidak mengajar di daerah yangsama.iii. Suami atau isteri guru tidak disediakan rumah oleh majikannya.b. Pengagihan rumah guru adalah berdasarkan kelayakan seperti mana yangditetapkan dalam garis panduan yang dikeluarkan oleh Jabatan Kerja Rayadan Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri seperti berikut :-JADUAL 171KELAYAKAN RUMAH GURU MENGIKUT GREDKELASJENIS RUMAHKELUASAN(Meter Persegi)BILANGANBILIKGRED GURUCSebuah 2 tingkatBerkembar 2 tingkat274.6 4 Pengetua Sekolah MenengahDSebuah 2 tingkatBerkembar 2 tingkatPangsapuri 4 tingkat190.1 4Guru Penolong Kanan SekolahMenengah dan Guru SiswazahESebuah 2 tingkatBerkembar 2 tingkatPangsapuri 4 tingkat175.34 3 Guru Besar Sekolah RendahFTeres 2 tingkatSebuah 1 tingkatBerkembar 1 tingkatPangsapuri 4 tingkat113 3Guru Penolong Kanan SekolahRendah dan Guru BukanSiswazahPada pandangan Audit, Kementerian telah mengenal pasti kriteriapengagihan rumah guru dengan teratur.28.4.1.5. Keperluan KewanganBagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Jun 2003, Kementerian Pendidikan telahmemohon peruntukan berjumlah RM1.35 bilion untuk melaksanakan programpenyediaan rumah guru. Jumlah peruntukan kewangan yang dipohon mengikuttahun adalah seperti di jadual berikut :-305

JADUAL 172PERUNTUKAN YANG DIPOHON BAGI TEMPOHTAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN DI POHON(RM Juta)2001 780.002002 217.552003 356.70JUMLAH 1,354.25Sumber : Fail Belanjawan Tahunan Kementerian PendidikanPada pandangan Audit, pihak Kementerian Pendidikan telah mengenalpasti keperluan kewangannya selaras dengan projek rumah yangdirancang untuk disediakan.28.4.1.6. Mekanisme PemantauanBagi memastikan pelaksanaan projek rumah guru berjalan dengan baik dandapat mencapai sasaran yang dirancangkan, pemantauan yang rapi hendaklahdibuat terhadap projek yang dilaksanakan itu. Bagi tujuan tersebut, BahagianPembangunan, Penswastaan Dan Bekalan telah dipertanggungjawabkan untukmemantau projek ini di mana seorang pegawai telah ditempatkan di lokasiprojek. Pemantauan projek rumah guru dibuat melalui mesyuarat JawatankuasaTeknikal yang akan diadakan 2 kali sebulan dan mesyuarat JawatankuasaPenyelarasan Bersama yang akan juga diadakan 2 kali sebulan. MesyuaratKoordinasi di peringkat pegawai Kementerian pula akan diadakan dari semasake semasa.Pada pandangan Audit, pemantauan yang dibuat oleh Kementerian dalampelaksanaan program penyediaan rumah guru secara penswastaan adalahmemuaskan.28.4.2. PELAKSANAAN28.4.2.1. Pemilihan Kontraktora. Pada bulan Disember 1997, Kerajaan telah memutuskan supaya pembinaan10,000 unit rumah secara penswastaan diberi kepada satu syarikattempatan. Bilangan ini adalah termasuk 300 unit rumah guru di Sabah dan300 unit di Sarawak. Semakan Audit terhadap Ringkasan Memorandumyang disediakan oleh Unit Perancang Ekonomi mendapati pemilihan syarikatberkenaan adalah berasaskan kepada cadangan yang terperinci daripadasyarikat ini berbanding dengan cadangan daripada 4 syarikat lain.Bagaimanapun, cadangan daripada syarikat tersebut tidak dikemukakanuntuk semakan Audit.b. Sehubungan dengan keputusan Kerajaan seperti di atas, Unit PerancangEkonomi (UPE), Jabatan Perdana Menteri telah mengeluarkan satu suratpada bulan Januari 1998 kepada syarikat tersebut untuk memaklumkantentang persetujuan Kerajaan.c. Semakan Audit selanjutnya mendapati syarikat yang dipilih mempunyaimodal dibenarkan berjumlah RM50 juta dan modal berbayar berjumlahRM20 juta untuk menjalankan operasinya .306

Berhubung dengan pemilihan kontraktor, pihak Audit tidak dapatmenentukan sejauh mana pemilihan syarikat telah dibuat dengan teratur.28.4.2.2. Syarat Perjanjian Penswastaana. Perjanjian penswastaan untuk menyediakan rumah guru secarapenswastaan yang dianggarkan bernilai RM1.18 billion telah ditandatanganiantara Kementerian Pendidikan dan syarikat berkenaan pada bulan Februari1998. Antara lain, syarat perjanjian menetapkan perkara berikut :-i. Syarikat akan membina 10,000 unit rumah guru dengan menggunakansumber kewangannya sendiri. Kerajaan akan membuat bayaran konsesikepada syarikat mengikut formula yang telah dipersetujui. Bayarankonsesi akan dibuat mulai bulan yang berikutan daripada tarikh siappembinaan setiap kompleks rumah guru. Tempoh bayaran konsesi iniadalah selama 30 tahun.ii. Kerajaan telah membayar kepada syarikat bayaran permulaan berjumlahRM125 juta dan syarikat berkenaan dikehendaki mengemukakanjaminan bank dengan nilai yang sama sebagai jaminan bagi bayaranpermulaan ini.iii. Syarikat konsesi dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan bernilaiRM58.50 juta iaitu anggaran 5% daripada jumlah kos pembinaan projek.Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan ialah sehingga Sijil Siap Kerja bagipembinaan kesemua unit rumah guru dikeluarkan.iv. Syarikat konsesi dikehendaki juga mengemukakan Bon Jaminan RekaBentuk bernilai RM58.50 juta iaitu anggaran 5% daripada jumlah kospembinaan projek. Tempoh sah laku Bon ini ialah selama 5 tahunselepas Sijil Siap Kerja bagi pembinaan kesemua unit rumah gurudikeluarkan.v. Projek ini perlu disiapkan dalam tempoh 48 bulan mulai bulan Februari1998. Sekiranya syarikat gagal menyiapkan kerjanya dalam tempohtersebut, lanjutan masa boleh dibenarkan jika ada sebab yang wajar,atau sebaliknya default notice dan notis pengambilalih projek dikeluarkanoleh Kerajaan. Selepas tempoh notis ini tamat, syarikat konsesihendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala kos danperbelanjaan yang telah dilakukan oleh kontraktor lain terhadap projekini.vi. Syarikat konsesi adalah bertanggungjawab untuk mendapatkan SijilLayak Menduduki (Certificate Of Fitness) terhadap rumah guru yangtelah siap dibina.b. Semakan Audit mendapati pada umumnya syarat perjanjian tersebut telahdipatuhi oleh syarikat berkenaan. Bagaimanapun, perjanjian ini tidakmengambil kira beberapa perkara seperti berikut :-307

i. Penyerahan Kunci RumahPerjanjian penswastaan sepatutnya mengandungi syarat yangmenetapkan tempoh masa penyerahan kunci rumah kepadaKementerian bagi rumah guru yang telah siap dibina. Tanpa syarat iniboleh menyebabkan pihak kontraktor tiada obligasi untuk menyerahkankunci rumah pada sesuatu masa tertentu. Semakan Audit mendapatiKementerian melalui Jawatankuasa Penyelarasan Bersama memutuskandan dipersetujui oleh syarikat konsesi bahawa kunci diserahkan dalamtempoh 2 minggu selepas Sijil Layak Menduduki Rumah dikeluarkan dantarikh tempoh tanggungan kecacatan adalah bermula dari tarikhpenyerahan kunci tersebut. Pada pandangan Audit, sungguhpunpersetujuan telah dicapai mengenai tempoh penyerahan kuncirumah, namun pihak Kementerian tidak dapat mengambil tindakansekiranya pihak kontraktor tidak mematuhinya memandangkantempoh penyerahan ini tidak dimasukkan dalam dokumen perjanjianberkenaan.ii. Tindakan Penalti Terhadap Pelanggaran Syarat KontrakPerjanjian penswastaan didapati tidak mengandungi klausa tertentutentang tindakan untuk mengenakan denda terhadap syarikat konsesijika ianya melanggar syarat perjanjian. Oleh itu, denda tidak bolehdikenakan terhadap syarikat konsesi jika syarikat melakukan kesalahanseperti lewat mendapatkan Sijil Layak Menduduki ataupun menyerahkankunci rumah kepada Kerajaan.c. Semakan Audit selanjutnya mendapati syarat perjanjian ini juga mempunyaibeberapa kekurangan seperti berikut :-i. Bayaran KonsesiMengikut syarat perjanjian, Kementerian dikehendaki mula membuatbayaran konsesi bulanan kepada kontraktor sebaik sahaja sesuatu kompleksrumah siap dibina dan tidak pada masa penyerahan kunci rumah. Inibermakna bayaran ini hendaklah dibuat sungguhpun kompleks rumah guruberkenaan tidak boleh diduduki kerana tiada Sijil Layak Menduduki ataupunbelum diserahkan kepada Kerajaan. Bagi memastikan kontraktor komitedmenyerahkan kunci dalam tempoh yang ditetapkan sebagai mana yangdicadangkan di perenggan 28.4.2.2.b(i), syarat perjanjian wajar dipindadengan menetapkan bayaran konsesi bulanan sepatutnya bermula setelahkunci masuk diserahkan oleh syarikat konsesi.ii. Keluasan Lantai RumahDi bawah syarat perjanjian, spesifikasi keluasan ruang lantai setiap rumahyang dibina adalah 92.59 meter persegi. Semakan Audit mendapati keluasanruang lantai rumah guru yang dipersetujui di bawah perjanjian ini adalah308

tidak sejajar dengan norma dan standard keluasan ruang lantai rumah yangdigariskan oleh JKR dan Unit Perancang Ekonomi di mana keluasan lantaisepatutnya 113 meter persegi.Pada pandangan Audit, syarat perjanjian yang dicadangkan oleh pihakAudit adalah wajar diambil kira dalam perjanjian penswastaan demimenjamin kepentingan Kerajaan.28.4.2.3. Penetapan Harga Projeka. Kos pembinaan rumah guru di bawah perjanjian penswastaan ini telahditetapkan oleh Unit Perancang Ekonomi. Pada bulan Julai 1999, UnitPerancang Ekonomi telah menetapkan kos siling pembinaan rumah berjumlahRM117,654 bagi satu unit sebagai harga panduan untuk projek ini. Kospembinaan setiap unit ditentukan menggunakan formula yang mengambil kirafaktor berikut :-• Kos Tetap (termasuk peralatan plumbing dan sanitary; kerja elektrikal;kerja mekanikal; kelengkapan; kerja permulaan serta bayaranprofesional dan pengurusan projek)• Kos Anjal (termasuk kerja piling, pile caps dan earthworks; kerja luarandan perkhidmatan; kemudahan lain; soil investigation dan ukur sertapemindahan perkhidmatan/utiliti dan setinggan)• Kos Dikembalikan (bayaran perancangan dan kawalan modal)• Perbelanjaan dan Pendapatan Pemaju• Kos Pembiayaan.b. Berasaskan kepada harga siling rumah RM117,654 untuk satu unit, kospembinaan 10,000 unit rumah adalah RM1.18 bilion dan ini adalahmerupakan kos keseluruhan bagi projek penswastaan yang dipersetujui olehUnit Perancang Ekonomi pada asalnya.c. Pada bulan Julai 2001, syarikat konsesi telah memohon kepadaKementerian Pendidikan supaya meluluskan penambahan kos bagimenyiapkan 904 unit untuk 15 tapak rumah guru dengan anggaran purataRM 141,000 satu unit. Permohonan ini telah dirujuk kepada Unit PerancangEkonomi (UPE) di mana pada bulan Ogos 2001, UPE telah meluluskankenaikan kos bagi 15 tapak berkenaan menjadi tidak melebihi 20% had silingasal (RM117,654) iaitu tidak melebihi RM141,184. UPE juga telahmeluluskan syarat yang sama dikenakan bagi tapak lain yang dijangka akanmelebihi had siling berkenaan.Pada pandangan Audit, sungguhpun pihak UPE telah menetapkan semulahad siling harga rumah guru tersebut yang akan dibina oleh syarikatkonsesi berdasarkan kepada beberapa faktor yang ditetapkan termasukkos anjal, namun pihak UPE sepatutnya memastikan asas perkiraan untukkenaikan kos siling ini adalah realistik dan munasabah terutama sekalidalam perkiraan kos anjal.309

28.4.2.4. Prestasi Projeka. Kemajuan Pelaksanaan ProjekSemakan Audit terhadap status kemajuan rumah guru mendapati setakat bulanDisember 2003, kesemua 10,000 unit rumah guru yang dibina di 109 tapak dibawah projek penswastaan telah siap dari segi fizikal. Bagaimanapun daripadajumlah tersebut, adalah didapati 1,694 unit rumah di 22 tapak tidak dapatdisiapkan mengikut tempoh kontrak yang ditetapkan iaitu pada bulan Februari2002. Kementerian telah memberi kebenaran untuk syarikat konsesimelanjutkan tempoh masa antara 11 hingga 16 bulan bagi menyiapkan projekitu. Semakan Audit selanjutnya mendapati tempoh masa yang diambil untukmenyiapkan rumah tersebut melebihi tempoh yang dibenarkan iaitu melebihiantara 6 hingga 11 bulan.b. Kualiti Dan Kesesuaian Rumah Gurui. Pemeriksaan fizikal telah dijalankan bertujuan untuk melihat keadaanbangunan dan kemudahan yang telah dibina. Secara keseluruhannya,suasana luaran dan persekitaran rumah guru yang dibina di bawahprojek penswastaan oleh syarikat konsesi adalah memuaskan. Kompleksrumah guru ini dilengkapi dengan kemudahan surau, taman permainankanak-kanak dan kawasan meletak kereta. Contoh rumah guru danpersekitarannya adalah seperti di gambar berikut :-GAMBAR 89Kompleks Institusi Pendidikan Tasek Damai, Ipoh, Perakii. Pemeriksaan Audit selanjutnya mendapati beberapa perkara berikutperlu diberi perhatian sewajarnya:-• Keluasan Ruang Lantai- Pemeriksaan Audit terhadap rumah guru di bawah projekpenswastaan iaitu di Kompleks Institusi Pendidikan (KIP) Kg Tawas,Tasek Damai, Perak; Kompleks Rumah Guru Ulu Kinta, Perak; KIPTanjung Tokong Pulau Pinang; KIP Bukit Padang, Sabah dan KIPSeberang Perak, Kedah mendapati keluasan lantai adalah 92.59meter persegi sebagaimana yang telah ditetapkan di dalam310

spesifikasi kontrak. Bagaimanapun, keluasan ini adalah lebih kecildan sempit jika berbanding dengan norma yang ditetapkan oleh JKRatau Unit Perancang Ekonomi iaitu 113 meter persegi.- Semakan Audit selanjutnya mendapati keluasan lantai itu juga lebihkecil dan sempit jika dibandingkan dengan rumah guru lainsungguhpun harganya bagi setiap unit adalah lebih tinggi daripadaharga bagi rumah yang dibina secara reka dan bina dan rumah yangdibina di bawah penyeliaan JKR. Keluasan lantai rumah dilaksanakansecara reka dan bina ialah 110.05 meter persegi manakala di bawahpenyeliaan JKR ialah antara 148.57 hingga 193.91 meter persegi.Harga bagi setiap unit rumah yang dibina di bawah projekpenswastaan ialah RM141,184, reka dan bina ialah RM100,000 sertaantara RM80,000 hingga RM100,000 setiap unit rumah yang dibina dibawah penyeliaan JKR. Berikut diberikan butirannya :-JADUAL 173PERBANDINGAN KELUASAN RUANG LANTAI RUMAH GURU KERAJAANKELAS “F” DI BAWAH PROJEK PENSWASTAAN, REKA DAN BINASERTA PENYELIAAN JKRPROJEK RUMAH GURURUANG LANTAIPENSWASTAAN(Meter Persegi)REKA DAN BINA(Meter Persegi)PENYELIAAN JKR(Meter Persegi)Ruang Tamu Dan Ruang Makan 37.44 43.34Ruang Dapur 7.64 7.86Bilik Air 1 3.10 3.69Bilik Air 2 3.24 3.28Bilik Tidur (Utama) 13.88 15.74Blik Tidur 2 11.18 12.60148.57 hingga193.91Bilik Tidur 3 8.61 11.10Ruang Stor - 2.56Langkan 4.18 4.37Balkoni 3.32 5.51JUMLAH 92.59 110.05HARGA SEUNIT (RM) 141,184 100,000 80,000 – 100,000• Penyediaan Perabot BinaanSemakan Audit selanjutnya mendapati syarikat yang membina rumahguru tidak menyediakan perabot binaan dalaman di beberapa lokasisungguhpun mengikut syarat perjanjian ia sepatutnya disediakan. Lokasiyang terlibat ialah Kompleks Intitusi Pendidikan (KIP) Kg Tawas, TasekDamai, Perak; KIP Seberang Perak; KIP Ulu Kinta, Perak; KIP TanjungTokong, Pulau Pinang; KIP Bukit Padang dan Sabah .Pada pandangan Audit, Kementerian sepatutnya menetapkankeluasan rumah yang seragam mengikut kelayakan guru sama adaia diperolehi secara penswastaan ataupun dibina sendiri bagimenjamin keselesaan penghuninya dan mematuhi piawaian yangditetapkan. Kementerian juga perlu mengenal pasti jumlah kos yangterlibat dengan perabot yang tidak dipasang dan seterusnyamenuntut jumlah itu daripada syarikat berkenaan.311

c. Sijil Layak Menduduki Bangunani. Bagi membolehkan rumah guru didiami dengan selamat dan layakdiduduki, pihak kontraktor dikehendaki mendapatkan Sijil LayakMenduduki Bangunan daripada Pihak Berkuasa Tempatan (PBT).Dalam proses mendapatkan Sijil Layak Menduduki ini, Kementerian telahmengarahkan supaya kontraktor mematuhi keperluan daripada PBT.Antaranya adalah seperti berikut :-• Keperluan, kehendak serta syarat teknikal oleh PBT dan agensiteknikal perlu dipatuhi sepenuhnya.• Pelan bangunan perlu diluluskan dan dipersetujui oleh PBT.• Undang-undang Kecil Bangunan Seragam (Uniform Building By-Law)dan Akta Jalan, Parit dan Bangunan (Akta 133) hendaklah dipatuhi.ii. Setakat bulan Disember 2003, daripada 10,000 unit rumah guru yangsiap dibina, hanya 4,774 unit rumah yang diberi Sijil Layak MendudukiBangunan/Sijil Sementara Layak Menduduki Bangunan. Sejumlah 5,226unit rumah yang lain masih lagi belum memperolehi sijil berkenaan.Antara sebab sijil tersebut tidak diperolehi ialah syarikat konsesi tidakmematuhi kehendak Pihak Berkuasa Tempatan termasuk menjelaskanyuran proses pelan, jaminan bank, wang sumbangan keperluanpenyediaan lorong persimpangan dan pelebaran jalan.Pada pandangan Audit, Kementerian hendaklah menggesa pihakkontraktor memenuhi semua kehendak dan keperluan Pihak BerkuasaTempatan bagi mendapatkan segera Sijil Layak Menduduki Bangunantersebut. Kelewatan kontraktor mendapatkan sijil tersebut merugikanKerajaan kerana rumah berkenaan tidak dapat diagihkan sungguhpunbayaran konsesi mula dibayar semenjak Sijil Perakuan Siap Kerjadikeluarkan.28.4.2.5. Penyerahan Dan Pengisian Rumaha. Penyerahan Kunci Rumahi. Semakan Audit mendapati kontraktor hanya menyerahkan kunci rumahbagi 880 unit rumah selepas 10 hingga 19 bulan dari tarikh rumahdisiapkan. Butirannya adalah seperti di Jadual 174.Pada pandangan Audit, kelewatan penyerahan kunci rumah bolehdielakkan sekiranya syarat perjanjian menetapkan tempohpenyerahan kunci rumah yang telah siap dibina dan bayarankonsesi bulanan hanya bermula dibuat setelah kunci rumahdiserahkan oleh syarikat konsesi.312

JADUAL 174TEMPOH PENYERAHAN KUNCI RUMAH GURU OLEH KONTRAKTORKEPADA KEMENTERIANLOKASISekolah KebangsaanSeksyen 18Sekolah Menengah PusatBandar PuchongDAERAHBIL.UNITTARIKH RUMAHSIAPTARIKH SERAHKUNCITEMPOH(Bulan)Shah Alam 116 Oktober 2001 April 2003 19Subang Jaya 78 November 2001 Oktober 2002 12Politeknik Shah Alam Shah Alam 152 November 2001 Mei 2003 19Sekolah MenengahKebangsaan Sri TualangSekolah Menengah SriBentongSekolah MenengahKelumpangSekolah Menengah SriIskandarKompleks InstitusiPendidikan ChangkatBeruasSekolah Menengah KualaKatil dan Batu PekakaTemerloh 120 November 2001 September 2002 11Bentong 116 April 2002 Januari 2003 10Hulu Selangor 60 Jun 2001 Ogos 2002 15Perak Tengah 60 Jun 2002 Jun 2003 13Manjung 98 April 2002 Jun 2003 15Baling 80 Mei 2002 Jun 2003 14ii. Semakan Audit selanjutnya terhadap penyerahan kunci bagi 4,874 unitrumah di 53 lokasi mendapati hanya 1,947 unit di 22 lokasi kunci rumahdiserahkan oleh kontraktor dalam tempoh 1 bulan selepas Sijil LayakMenduduki/Sijil Layak Menduduki Sementara dikeluarkan oleh PBT danyang lain adalah antara 2 hingga 7 bulan. Berikut diberikan butirannya :-• Dalam tempoh 1 bulan - 22 tapak (1,947 unit)• Di antara 2 bulan sehingga 3 bulan - 23 tapak (2,074 unit)• Di antara 4 bulan sehingga 5 bulan - 6 tapak (682 unit)• Di antara 6 bulan sehingga 7 bulan - 2 tapak (174 unit)Pada pandangan Audit, kelewatan penyerahan kunci oleh pihakkontraktor terhadap rumah guru yang telah menerima Sijil LayakMenduduki Bangunan/Sijil Layak Menduduki Sementara adalahmerugikan Kerajaan dari segi kehilangan tempoh menanggungkecacatan rumah guru kerana tempoh ini bermula daripada tarikh SijilLayak Menduduki dikeluarkan.b. Pengisian Rumahi. Sehingga bulan Disember 2003, sejumlah 2,666 unit rumah di 36 lokasitelah diduduki. Peratusan pengisian rumah berbanding dengan 4,774 unitrumah yang telah diberi Sijil Layak Menduduki/Sijil Layak MendudukiSementara ialah 55.8%.Pada pandangan Audit, tahap pengisian rumah tersebut adalah tidakmemuaskan. Tahap pencapaian ini adalah sangat rendah danmerugikan Kerajaan memandangkan Kerajaan terpaksa menanggung313

eban pembayaran elaun perumahan kepada golongan guru yangsepatutnya diuntukkan rumah Kerajaan. Tindakan tidak dapat diambilterhadap kontraktor atas pencapaian yang rendah ini kerana kontrakpenswastaan tidak mengandungi syarat yang mencukupi untukmenampung situasi ini.ii. Semakan Audit secara rambang di 47 lokasi mendapati tempoh yangdiambil daripada tarikh penyerahan kunci rumah kepada penghunisehingga tarikh menduduki rumah adalah antara 15 hingga 90 hari.Mengikut maklum balas yang diperolehi, antara faktor yangmenyebabkan kelewatan tersebut ialah guru berkenaan telah punmemiliki rumah sendiri dan mereka tidak berminat menduduki rumahKerajaan. Berikut diberikan kedudukan pengisian rumah guru dibeberapa tempat berdasarkan maklumat yang diperolehi :-JADUAL 175TEMPOH MENGURUSKAN KEMASUKAN PENGHUNILOKASISekolah KebangsaanSeksyen 18DAERAHBIL.UNITTARIKHSERAH KUNCIBIL. UNITDIISIBIL. UNITTIDAK DIISIShah Alam 116 29.4.2003 93 23Sekolah Menengah Sri Pekan Pekan 96 1.8.2003 33 63Kompleks Institusi PendidikanChini (Centralized)Sekolah Menengahkebangsaan Sri TualangSekolah Menengah SriBentongSekolah Menengah (LKTP)ChermomoiSekiolah Menengah(Lembaga Kemajuan TanahPersekutuan) Lurah BilutPekan 274 1.9.2002 130 144Temerloh 120 1.9.2002 61 59Bentong 116 1.1.2003 50 66Bentong 120 1.1.2003 36 84Bentong 120 3.12.2002 33 67Sekolah Menengah Jengka Maran 120 1.11.2002 69 51Pada pandangan Audit, Pihak Kementerian hendaklah memastikan semuarumah guru yang telah disediakan tersebut diduduki sepenuhnya bagimengelakkan pembaziran wang Kerajaan.28.4.2.6. Bayaran Kepada Kontraktora. Sehingga akhir bulan Jun 2003, Kementerian Pendidikan telah membayarsejumlah RM227.48 juta kepada syarikat konsesi bagi tujuan yang berikut:-i. Bayaran PendahuluanKementerian telah membuat bayaran pendahuluan berjumlah RM125 jutakepada kontraktor seperti ditetapkan dalam perjanjian. Bayaran pendahuluanini dibuat dalam 3 peringkat dan jaminan bank seperti mana yangdikehendaki oleh syarat kontrak telah dikemukakan oleh pihak syarikat.Bayaran pendahuluan ini telah didapatkan balik oleh Kementerian secaraansuran melalui potongan daripada bayaran konsesi bulanan yang dibuatkepada syarikat berkenaan.314

ii. Bayaran KonsesiBayaran konsesi yang pertama berjumlah RM33,039 telah dibayar kepadasyarikat pada bulan April 2001 bagi 36 unit rumah guru yang telah disiapkan. Sehingga bulan Jun 2003 bayaran konsesi yang telah dibuatadalah berjumlah RM102.44 juta berdasarkan bayaran ansuran bulananberjumlah RM950 bagi setiap unit yang telah siap. Pada pandangan Audit,bayaran ini telah dibuat selaras dengan syarat perjanjian yang telahditetapkan.b. Pendahuluan KhasKementerian Pendidikan telah membuat bayaran pendahuluan khas kepadasyarikat konsesi berjumlah RM25 juta pada bulan Februari 2003 untukmembantu syarikat menyelesaikan masalah kewangannya. Mengikut maklumbalas Kementerian, pendahuluan ini dibuat mengikut arahan KementerianKewangan.Pada pandangan Audit, bayaran pendahuluan ini tidak teratur keranasebab berikut:-i. Mengikut amalan biasa di dalam pemberian wang pendahuluan kepadakontraktor, lazimnya pihak kontraktor dikehendaki mengemukakanjaminan bank sebagai jaminan kepada jumlah wang pendahuluan yangdiberikan kepadanya. Di dalam kes ini, adalah didapati tiada sebarangbentuk jaminan diperolehi daripada syarikat konsesi bagi menjaminkeselamatan wang pendahuluan yang diberikan itu.ii. Wang pendahuluan ini diberikan tanpa menetapkan syarat mengenaicara pembayaran baliknya. Oleh itu, adalah tidak jelas bagaimanaKementerian hendak mendapatkan balik bayaran wang pendahuluanini.iii. Perjanjian penswastaan tidak ada syarat untuk membenarkanpembayaran wang pendahuluan ini.Untuk menjaga kepentingan Kerajaan, Kementerian hendaklah mengambiltindakan segera untuk mendapatkan jaminan bank daripada syarikatkonsesi berkenaan sebagai jaminan terhadap bayaran pendahuluantersebut. Selain itu, Kementerian hendaklah juga menetapkan carapembayaran balik wang pendahuluan tersebut supaya tidak timbulmasalah mengenainya di masa depan. Memandangkan elemen faedahtelah dikenakan di dalam bayaran ansuran konsesi yang dibuat olehKementerian kepada syarikat konsesi, adalah wajar faedah dikenakan jugaterhadap wang pendahuluan yang diberikan kepadanya. Berdasarkananggaran Unit Perancang Ekonomi, kos pembinaan keseluruhan projekadalah RM1.18 bilion. Bagaimanapun, berdasarkan bayaran ansuranbulanan berjumlah RM950 bagi setiap unit rumah guru, kos pembinaantermasuk faedah bagi 10,000 unit rumah guru selama 30 tahun adalahberjumlah RM3.42 bilion.315

28.4.2.7. Penyenggaraan Kompleks Rumah Gurua. Penyenggaraan kompleks rumah guru meliputi kebersihan persekitaran danblok bangunan, pembaikan kerosakan, kawalan keselamatan danpengurusan keluar masuk para penghuni. Ianya termasuk juga kerjamemotong rumput dan mengutip sampah. Manakala kerja pembaikan adalahseperti membersihkan saluran paip tersumbat, pembersihan longkang, lojikumbahan najis, mengecat, pendawaian semula, pembaikan lampu jalan dikoridor dan lain-lain.b. Mengikut syarat perjanjian, Kementerian perlu melantik syarikat konsesiberkenaan atau pihak lain untuk menjalankan kerja penyenggaraanbangunan dari semasa ke semasa. Namun begitu, sehingga projek rumahguru siap dibina, penyenggaraan sedemikian masih belum dibuat. SemakanAudit mendapati kompleks rumah guru hanya disenggara secara ad-hocbergantung kepada keperluan semasa tanpa perancangan sewajarnya.Pembaikan ini dijalankan apabila menerima aduan daripada penghunikepada Jawatankuasa Penduduk dan Pejabat Pendidikan Daerah atauJabatan Pendidikan Negeri. Ini menyebabkan kerosakan yang berlakumengambil masa untuk dibaiki dan tidak disenggarakan dengan sempurna.c. Mengikut maklum balas yang diterima daripada Kementerian, cadangannyauntuk menubuhkan Unit Pengurusan Aset telah diluluskan pada bulanJanuari 2004. Unit ini yang diketuai oleh seorang Pegawai Tadbir danDiplomatik Gred M48 telah pun beroperasi dan sedang merangka pelantindakan bagi kerja penyenggaraan.28.4.3. PEMANTAUANSemakan Audit mendapati tahap pemantauan yang wujud di Kementerian adalahseperti berikut :-a. Mesyuarat KoordinasiMesyuarat ini yang dipengerusikan oleh Ketua Penolong Setiausaha, BahagianPembangunan, Kementerian Pendidikan adalah berbentuk perbincangan diperingkat pegawai. Ia kerap kali diadakan untuk menangani masalah yang timbuldalam pelaksanaan kerja pembinaan.b. Mesyuarat Jawatankuasa TeknikalMesyuarat ini yang dipengerusikan oleh Setiausaha Bahagian, KementerianPendidikan diadakan 2 kali sebulan dan fungsi Jawatankuasa ini adalah untukberbincang dan menyelesaikan masalah teknikal yang timbul daripada kerjapembinaan. Jawatankuasa ini melapor kepada Jawatankuasa PenyelarasanBersama perkara penting untuk mendapatkan keputusan muktamad.c. Mesyuarat Jawatankuasa Penyelarasan BersamaJawatankuasa ini ditubuhkan mengikut kehendak perjanjian penswastaan danianya dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan.Ahli Jawatankuasa ini terdiri daripada 4 orang wakil Kerajaan dan 2 orang wakil316

daripada syarikat konsesi. Sepanjang tahun 2003, Jawatankuasa ini telahbermesyuarat melebihi kekerapan yang ditetapkan. Fungsi dan tanggungjawabJawatankuasa ini antaranya adalah seperti berikut :-i. Memantau penyerahan tapak tanah untuk pembinaan kompleks rumah guru;ii. Memantau kemajuan kerja pembinaan;iii. Membantu untuk mendapatkan kelulusan daripada Agensi Kerajaan bagikerja pembinaan; daniv. Membuat penilaian dan keputusan mengenai bilangan unit rumah gurudibangunkan di sesuatu tapak tanah, spesifikasi dan pelan susun atur rumahdan perubahan terhadap reka bentuk rumah.Pada pandangan Audit, pemantauan yang diwujudkan terhadappelaksanaan pembinaan kompleks rumah guru di bawah projekpenswastaan adalah memuaskan.28.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT28.5.1. Pada umumnya Kementerian telah merancang program penyediaan rumahguru dengan baik. Sungguhpun langkah yang diambil untuk membina kompleksrumah guru telah meningkatkan bilangan rumah guru dan pendekatan ini telahmembolehkan Kementerian menangani masalah kekurangan rumah guru terutamadi kawasan pedalaman, namun beberapa kelemahan dalam syarat perjanjian sertakegagalan Kementerian mengambil tindakan segera dan tegas terhadap syarikatkonsesi menyebabkan kerugian kepada Kerajaan. Di samping itu, keluasan ruangrumah yang dibina di bawah projek penswastaan juga didapati sempit dan kurangselesa.28.5.2. Kementerian hendaklah mengambil tindakan untuk memastikanpenyenggaraan berkala dan tersusun dapat dijalankan di persekitaran kompleksrumah guru bagi meningkatkan kebersihan dan keceriaan kompleks tersebut.317

KEMENTERIAN PELAJARAN29. AKTIVITI PENYIARAN RANCANGAN TELEVISYENPENDIDIKAN (*)29.1. LATAR BELAKANG29.1.1. Perkhidmatan Televisyen Pendidikan (TVP) telah bermula pada tahun1972 di bawah Bahagian Perkhidmatan Sebaran Pendidikan, KementerianPendidikan Malaysia (Kementerian) dan disiarkan melalui TV2 Radio TelevisionMalaysia (RTM) dengan menggunakan pancaran terrestrial. Pada tahun 1988,Bahagian Perkhidmatan Sebaran Pendidikan telah ditukar nama kepada BahagianTeknologi Pendidikan. Tujuan mewujudkan TVP ialah :-a. Memperkukuh sistem pendidikan kebangsaan dengan memberi peluangpendidikan yang sama rata kepada semua pelajar sama ada di bandar atau diluar bandar.b. Mempertingkat peluang dan kualiti pendidikan kepada sekolah di luar bandar.c. Mengadakan rancangan pengajaran-pembelajaran mata pelajaran Bahasa,Sains, Pendidikan Islam, Matematik, Sains Sosial dan Vokasional bagimembantu peningkatan pengajaran dan pembelajaran di bilik darjah.d. Mempertingkat kualiti pendidikan di sekolah melalui demonstrasi contohpengajaran yang baik.e. Membantu dalam penyebaran pembaharuan kurikulum dengan cepat dan efektif.f. Menyebarkan maklumat terkini tentang pendidikan kepada ibu bapa dan guruserta masyarakat amnya.29.1.2. Akibat kegawatan ekonomi pada hujung tahun 1997, KementerianPenerangan telah mengambil balik waktu siaran TVP. Seterusnya Kerajaan telahmeluluskan rancangan tersebut disiarkan melalui stesen penyiaran ASTRO yangmenggunakan satelit. Mulai bulan Januari 2000, semua Rancangan TVP telahdisiarkan melalui saluran ASTRO.29.1.3 Rancangan TVP yang disiarkan adalah berasaskan kurikulum dan bukankurikulum (untuk pendidikan umum). Siri yang disiarkan mencakupi kurikulumsekolah rendah dan menengah bagi matapelajaran Bahasa Melayu; BahasaInggeris; Matematik; Sains; Pendidikan Islam; Pendidikan Moral; Kajian Tempatan;Sejarah; Geografi serta Teknik dan Vokasional. Siri bukan kurikulum ialahRancangan Khas, Laman Minda, Lensa Pendidikan, Khazanah Pendidikan,Pedagogi dan Aplikasi Sains. Selain daripada Rancangan TVP, sekolah juga dapatmengikuti pakej pendidikan yang diberi secara percuma daripada 10 saluran lain,iaitu Discovery, National Geographic, Animal Planet, Disney, Discovery Travel andAdventure, RTM 1, RTM 2, TV3, NTV7 dan TVIQ.Nota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Pendidikan318

29.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada Aktiviti Penyiaran RancanganTVP telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur selaras dengan objektif yangditetapkan.29.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPemeriksaan ke atas fail, rekod dan dokumen berkaitan bagi tempoh tahun 2000 hingga2003 telah dijalankan di Bahagian Teknologi Pendidikan Ibu Pejabat, BahagianTeknologi Pendidikan Negeri Sarawak, 7 Pusat Sumber Pendidikan Negeri iaitu diSelangor, Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur, Negeri Sembilan, Melaka, Kelantan,Johor dan Pahang dan di 381 sekolah. Maklum balas juga diperolehi dari temu bualdengan pengetua, guru dan pelajar di sekolah yang dipilih dengan menggunakan soalselidik yang disediakan. Pemeriksaan fizikal terhadap kemudahan TV dan peralatanASTRO telah dibuat di sekolah yang dilawati.29.4. PENEMUAN AUDIT29.4.1. PERANCANGAN29.4.1.1. Struktur Pengurusan Perkhidmatan TVPa. Di peringkat Kementerian, Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) diletakkandi bawah tanggungjawab Pengarah BTP Gred Jusa C yang bertanggungjawabkepada Ketua Pengarah Pendidikan Malaysia. Pengarah BTP dibantuoleh 2 orang Timbalan Pengarah Gred DG54 iaitu Timbalan PengarahPembangunan Teknologi Pendidikan dan Timbalan Pengarah PembangunanPendidikan Bestari. Sektor TVP diletakkan di bawah Timbalan PengarahPembangunan Teknologi Pendidikan. Sektor ini diketuai oleh KetuaPenolong Pengarah Gred DG48, yang bertanggungjawab untuk merancangdan menyediakan Rancangan TVP untuk disiarkan kepada pelajar dariprasekolah hingga Tingkatan Enam, dan menyelaraskan pelaksanaanpenerbitan Rancangan TVP. Dalam penerbitan Rancangan TVP, sektor inidibantu oleh Sektor Perkhidmatan Kejuruteraan yang memberi khidmatnasihat dan bantuan teknikal dalam penggunaan alat media pendidikan.Struktur Organisasi Bahagian Teknologi Pendidikan ditunjukkan dalam Carta28.b. Di peringkat negeri, Pusat Sumber Pendidikan Negeri/Bahagian TeknologiPendidikan Negeri antara lainnya bertanggungjawab merancang, melaksanadan mengawal selia projek yang berkaitan dengan teknologi pendidikantermasuk keberkesanan penggunaan media dan teknologi dalam prosespengajaran dan pembelajaran.Pada pandangan Audit, struktur organisasi Bahagian TeknologiPendidikan menunjukkan dengan jelas pembahagian tugas dantanggungjawab semua pihak yang terlibat.319

CARTA 28CARTA ORGANISASI BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKANKETUAPENGARAHPENDIDIKANTurus IIIPengarah(BTP)JUSA CTimbalan Pengarah(PembangunanTeknologiPendididikan)(Gred DG 54)TimbalanPengarah(PembangunanPendididikanBestari)(Gred DG 54)KPPPusat SumberPendidikanNegeri/BahagianTeknologi(Gred DG 48)KPPSektorPembangunan &PenggunaanTeknologiPendidikan(Gred DG 48)KPPSektorPelbagaiMediaPendidikan(Gred DG 48)KPPSektorTelevisyenPendidikan(Gred DG 48)KPPSektorPerkhidmatanSumberPendidikan(Gred DG 48)KPPSektorPerkhidmatanKejuruteraan(Gred J48)PenyelarasPusat KegiatanGuru(Gred DGA 29)KPP – Ketua Penolong Pengarah29.4.1.2. Perolehan Rancangan TVPa. Kaedah PerolehanMesyuarat Pengurusan Kementerian Pendidikan pada bulan Jun 1998 telahmemutuskan bahawa perolehan Rancangan TVP dibuat dengan nisbah 70%diterbitkan sendiri oleh BTP, 20% diterbitkan secara usaha sama dengansyarikat swasta dan 10% dibeli daripada syarikat penerbitan swasta. PembelianRancangan TVP daripada syarikat penerbitan swasta adalah secara rundinganterus tetapi untuk rancangan secara usaha sama akan dibuat melalui sebutharga. Bagi rancangan usaha sama dengan syarikat swasta, Syarikat tersebutdikehendaki menerbitkan rancangan mengikut spesifikasi yang ditetapkan dalamsebut harga. Setelah siap, rancangan tersebut diserahkan kepada BTP untukpenilaian. Sekiranya diterima, BTP akan membuat bayaran mengikut hargayang ditetapkan dalam Surat Setuju Terima.b. Pemilihan Syarikat PembekalPemilihan syarikat penerbitan swasta untuk menerbitkan rancangan secarausaha sama dengan BTP dibuat oleh Jawatankuasa Tender/Sebut Harga yangdipengerusikan oleh Pengarah BTP dan dianggotai oleh Ketua PenolongPengarah Sektor Pembangunan dan Penggunaan Teknologi Pendidikan danKetua Penolong Pengarah Sektor Kejuruteraan.320

c. Kawalan Kualiti Rancangan TVPSemua Rancangan TVP sama ada diperolehi daripada syarikat swasta, secarausaha sama atau terbitan sendiri perlu dinilai oleh Panel Penilai yangdipengerusikan oleh Pengarah BTP dan dianggotai oleh Ketua PenolongPengarah Sektor TVP, Ketua Penolong Pengarah Sektor Kejuruteraan,Penyelaras Sektor TVP, Jurutera/Penerbit Teknik, Penerbit Rancangan,Pegawai Mata Pelajaran dari Bahagian Pendidikan Guru, Bahagian Buku Teks,Pusat Perkembangan Kurikulum, Jabatan Pendidikan Islam dan Moral sertaPenerbit Syarikat Swasta (bagi tayangkaji rancangan usaha sama ataupembelian). Panel Penilai akan menapis rancangan untuk memastikan samaada ia sesuai untuk ditayangkan, perlu diubah suai atau tidak disiar terusberdasarkan beberapa kriteria yang ditetapkan seperti berikut :-i. Aspek Kandungan Isi Rancangan• Pengenalan Rancangan – Dinilai dari segi tarikan (appeal) dankesesuaiannya dengan isi rancangan.• Pembuatan Rancangan – Sesuatu penceritaan dibuat mengikutkronologi, ada kesinambungan dan menggunakan teknik yang sesuaidengan tajuk dan penonton sasar.• Isi Rancangan – Kandungan rancangan menepati kehendak sukatanpelajaran yang ditetapkan dan berdasarkan penyelidikan yang mantapserta fakta yang betul.• Perbualan – Kesesuaian penggunaan bahasa dalam rancangan dancara penyampaian (tidak terkongkong dengan penghafalan skrip/ dialogketerlaluan).• Uji Kaji (Jika ada) – Berkaitan Rancangan Sains dan Matematik. Uji kajisecara formal atau informal perlu dijalankan di dalam sesuatu rancangan.• Komen Umum Kandungan Rancangan - Komen umum dari segi isidan persembahan yang disampaikan secara keseluruhan.ii. Aspek Teknikal• Pengendalian Kamera – Shot yang diambil sesuai untuk tayangan.Tidak ada shaking, steady shot dan lain-lain. Dari segi kesinambunganshot, tidak ada jump shot, warna merah, visual kemerahan dan overexpose.• Kualiti Visual – Sesuai dengan kemahuan kandungan skrip, contohnya:ada close-up, mid-shot dan lain-lain. Tidak soft-focus dan jelas untukpenonton. Resolusi visual yang tinggi.• Kemahiran Suntingan – Kesinambungan cerita adalah baik. Tidakberlaku jump-shot. Insert gambar yang bersesuaian. Penggunaan kesanvisual (effect) yang menarik dan bersesuaian.321

• Seni Grafik/Set – Penulisan grafik boleh dibaca dengan jarak yangsesuai. Animasi/ilustrasi dibuat dengan baik dan jelas. Set dan propsyang menarik serta skim warna yang sesuai dengan persembahanrancangan.• Pencahayaan – Penggunaan pencahayaan yang menarik. Tidak “softfocus”.Sesuai dengan scene yang dipaparkan. Tiada electronic effect,white wash dan lain-lain.• Kesan Bunyi Dan Perbualan Suara – Menggunakan kesan bunyi yangnatural, jelas dan sesuai. Audio yang menepati dengan objek yangdiambil shot.• Muzik – Menggunakan muzik yang bersesuaian visual untuk melahirkanmood yang tepat. Muzik latar ataupun yang mempunyai vokal.• Komen Umum Tentang Teknikal – Keseluruhan komen tentang teknikalsama ada layak untuk siaran/diadakan dengan baik dari aspek teknikal.d. Panel Penilaian berhak membuat pindaan jika didapati ada rancangan yangtidak memenuhi kriteria yang ditetapkan. Selepas diluluskan oleh PanelPenilaian, rancangan yang dibeli atau diterbitkan dihantar ke ASTRO melaluipita rakaman DVCPRO untuk disiarkan ke sekolah. Aliran Proses PerolehanDan Penyiaran Rancangan TVP adalah seperti di Carta 29. BilanganRancangan TVP yang dirancang mengikut kategori dan tahun adalah sepertiditunjukkan dalam jadual berikut :-JADUAL 176BILANGAN RANCANGAN TVP DIRANCANGBAGI TEMPOH TAHUN 2000 HINGGA 2003KAEDAH PEROLEHANTAHUN2000 2001 2002 2003JUMLAHTerbitan BTP Sendiri 203 59% 215 65% 160 44% 110 36% 688Usaha sama BTP &SwastaPembelian DaripadaSwasta91 26% 78 23% 104 28% 104 34% 37751 15% 40 12% 103 28% 91 30% 285JUMLAH 345 100% 333 100% 367 100% 305 100% 1,350e. Semakan Audit mendapati bilangan Rancangan TVP yang dirancang tidakmengikut nisbah 70% terbitan sendiri, 20% usaha sama BTP dengansyarikat swasta dan 10% pembelian daripada syarikat swasta. Pada tahun2002 dan 2003, BTP mengurangkan jumlah rancangan terbitan sendirikerana masalah jawatan kader Penerbit Rancangan yang tidak dapat diisioleh Kementerian Penerangan memandangkan Kementerian itu jugamengalami kekurangan pegawai berkenaan.322

CARTA 29ALIRAN PROSES PEROLEHAN DAN PENYIARAN RANCANGAN TVPRancangan BaruPenentuan Jenis DanJumlah Rancangan YangAkan DisiarkanRancangan LamaBeli DaripadaSyarikat (10%)Terbit Sendiri OlehBTP (70%)Terbit Secara UsahaSama BTP DanSyarikat Swasta (20%)GunaRancanganSedia AdaPanel PenilaianMembuatPindaanDipersetujuiPita rakaman DVCPROKepada ASTRODisiarkan Di SekolahTamatPada pandangan Audit, proses perolehan sehingga penyiaran RancanganTVP melalui ASTRO adalah teratur. Bagaimanapun, nisbah yangditetapkan untuk perolehan filem hendaklah dikaji semula mengikutkeadaan semasa.29.4.1.3. Kemudahan Dan PeralatanKementerian telah menetapkan bahawa set TV dan bilik tayangan yang sediaada di sekolah akan digunakan. BTP hanya membekalkan peralatan ASTROiaitu Digital Multimedia System (DMS) yang terdiri daripada decoder, satellitedish dan smart card untuk membolehkan sekolah mendapat siaran melaluiASTRO. Peralatan DMS akan dibekalkan oleh ASTRO.29.4.1.4. Garis Panduan Mengenai Kehilangan / Kerosakan Peralatan DMSa. Memandangkan peralatan DMS iaitu decoder, satellite dish dan smart cardadalah peralatan baru dan kali pertama dipasang di sekolah, BTP telahmenyediakan garis panduan mengenai tindakan yang patut diambilsekiranya berlaku kerosakan/kecurian peralatan DMS. Mengikut garispanduan, sebarang kehilangan atau kecurian perlu dilaporkan kepada pihakpolis. Seterusnya, sekolah perlu menghubungi perkhidmatan pelangganASTRO tentang kerosakan/kecurian tersebut. Sekiranya pihak sekolah tidak323

erbuat sedemikian, pihak ASTRO akan terus mengenakan yuranpenggunaan siaran kepada sekolah berkenaan dan ini akan merugikanKerajaan. Seterusnya, satu laporan bertulis mengenai kerosakan/kecurian ituhendaklah dihantar kepada Pusat Sumber Pendidikan Negeri/BahagianTeknologi Pendidikan Negeri bersama dengan laporan Polis untuk keskecurian. Salinan laporan itu juga perlu dikemukakan kepada BTP.b. Sekolah boleh menghantar decoder yang rosak kepada Pusat PerkhidmatanNokia/Philip yang berhampiran untuk diperiksa dan mendapatkan laporankerosakan serta anggaran kos untuk memperbaikinya. Maklumat tersebutperlu dikemukakan kepada pihak BTP untuk mendapatkan kelulusanmemperbaikinya atau mengganti decoder.Pada pandangan Audit, garis panduan yang dikeluarkan oleh Kementerianberhubung dengan tindakan yang perlu diambil oleh pihak sekolahsekiranya berlaku kehilangan/kerosakan peralatan DMS adalah jelas.29.4.1.5. Pemasangan Peralatan DMSa. Mengikut perancangan awal pada tahun 1999, sekolah menerima siaranTVP melalui ASTRO secara berperingkat mengikut fasa:-• Fasa 1 - Sejumlah 4,000 sekolah akan dipasang DMS pada tahun2000.• Fasa 2 - Sejumlah 3,000 sekolah akan dipasang dengan DMS padatahun 2001.• Fasa 3 - Semua sekolah yang belum menerima ASTRO akan dipasangDMS pada tahun 2002.b. Pada tahun 2000, Kementerian memutuskan bahawa BTP melaksanakanRancangan TVP untuk semua sekolah. Ini adalah kerana banyak sekolahyang selama ini menonton siaran TVP melalui RTM2 dan ada yang tidakmendapat siaran kerana terpaksa menunggu giliran pemasangan ASTRO.29.4.1.6. Jadual Siaran Rancangan TV PendidikanBahagian Teknologi Pendidikan bertanggungjawab menyediakan Jadual SiaranRancangan TVP untuk makluman sekolah. Mengikut perancangan, jadualSiaran Rancangan TVP sesuatu tahun hendaklah disediakan pada bulanOktober tahun sebelumnya iaitu sebelum sesi persekolahan tahun baru bermulasupaya pihak sekolah dapat menyediakan jadual waktu pelajaran untukdisesuaikan dengan waktu siaran TVP.Pada pandangan Audit, BTP telah merancang dengan baik dalampenerbitan Jadual Siaran Rancangan TVP supaya dapat membantu gurumenggunakan TVP sebagai bahan pengajaran dan pembelajaran.324

29.4.1.7. Keperluan KewanganSejumlah RM156.20 juta telah dipohon untuk BTP bagi tempoh tahun 2000hingga 2003. Daripada jumlah ini, sejumlah RM22.73 juta telah diperuntukkanuntuk memasang alat menerima satelit dan cakera piring di 8,883 sekolah danjuga untuk bayaran operasi tahunan kepada ASTRO. Butirannya adalah sepertidi jadual berikut :-JADUAL 177ANGGARAN KOS PEROLEHAN DAN PENYENGGARAAN PERALATANBAGI TEMPOH TAHUN 2000 HINGGA 2003PERKARATETAPKOS (RM Juta)OPERASIMemasang alat menerima satelit dan cakera piring di 8,883 sekolah 10.65Yuran siaran melalui satelitYuran langganan perkhidmatan setiap bulan bagi semua sekolahKos penyenggaraan peralatan bagi semua sekolah0.559.541.99JUMLAH 10.65 12.08JUMLAH BESAR 22.73Pada pandangan Audit, peruntukan yang dipohon adalah selaras denganaktiviti yang telah dirancang.29.4.1.8. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Guna TenagaPenerbitan Rancangan TVP merupakan kerja berpasukan, di mana satupasukan terdiri daripada sekurangnya 30 pegawai dan kakitangan dan diketuaioleh seorang Pegawai Perkhidmatan Pendidikan sebagai Penerbit Rancangan.Anggota pasukan ini terdiri daripada pelbagai jawatan seperti Jurutera;Juruteknik; Jurukamera; Jurubunyi (Soundman); Switcher; Pembantu Skrip;Penyunting; Juruteknik Post Production; Pembuat Set dan Jurusolek. Sejumlah130 kakitangan diperlukan iaitu 70 kakitangan daripada Sektor TVP dan 60kakitangan daripada Sektor Perkhidmatan Kejuruteraan. Kedudukan perjawatanyang diperlukan untuk melaksanakan program TVP adalah seperti di Jadual178.b. LatihanBahagian Teknologi Pendidikan (BTP) tidak merancang latihan bagi kakitanganyang terlibat dalam penerbitan rancangan sebab jawatan teknikal adalahjawatan kader daripada Kementerian Penerangan. Bagaimanapun, kursusPenggunaan Rancangan TVP Dalam Pengajaran Dan Pembelajaran telahdirancang bagi guru sekolah.Pada pandangan Audit, BTP telah mengenal pasti keperluan guna tenagabagi membolehkannya melaksanakan aktiviti itu dengan berkesan.325

JADUAL 178KEDUDUKAN PERJAWATAN BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKANKLASIFIKASIPERKHIDMATANSKIM PERKHIDMATANGREDJAWATANJUMLAHJAWATANSEKTOR TV PENDIDIKANKetua Penolong Pengarah DG 48 1Penerbit Rancangan DG 41 11Penolong Pengarah DG 41 2Pendidikan (D)Pegawai Teknologi Pendidikan DGA 34 8Pegawai Teknologi Pendidikan DGA 32 7Pegawai Teknologi Pendidikan DGA 29 9Penerbit Rancangan B 22 4Penerbit Rancangan B 17 14Bakat Dan Seni ( B )Ahli Fotografi B 17 4Penerbit Rancangan B 11 4Jurusolek B 11 2Sains ( C ) Pembantu Makmal C 17 1Pentadbiran dan Sokongan ( N ) Pembantu Tadbir / Pembuat Set N 17 3JUMLAH KECIL 70SEKTOR PERKHIDMATAN KEJURUTERAANKetua Pen. Pengarah Jurutera J 48 1Jurutera J 41 2Kejuruteraan ( J )Pembantu Teknik J 29 4Juruteknik J 22 10Juruteknik J 17 29Ahli Fotografi B 22 2Penerbit Rancangan B 22 2Bakat Dan Seni ( B )Penerbit Rancangan B 17 4Ahli Fotografi B 17 2Ahli Fotografi B 11 3Penjaga Jentera Elektrik R 17 1JUMLAH KECIL 60JUMLAH BESAR 13029.4.1.9. Mekanisme PemantauanBagi meningkatkan keberkesanan penggunaan TVP di semua sekolah, BTPtelah mengeluarkan arahan supaya sekolah menyelenggara Buku Logpenggunaan TVP. Buku Log ini merekodkan antara lain, tajuk rancangan, tarikhdisiarkan, guru dan kelas yang menonton dan juga ulasan terhadap rancangantersebut. Selain itu, pihak Pusat Sumber Pendidikan Negeri/Bahagian TeknologiPendidikan Negeri dan Pusat Kegiatan Guru Negeri dikehendaki memberikhidmat bantu, membimbing dan menggalakkan guru menggunakan bahanmedia dan teknologi pendidikan secara berkesan dalam proses pengajaran danpembelajaran melalui mesyuarat, lawatan serta pelaksanaan kursus danbengkel.Pada pandangan Audit, BTP telah mewujudkan mekanisme pemantauanyang memadai bagi memastikan Rancangan TVP digunakan secaraoptimum sebagai bahan pengajaran dan pembelajaran.326

29.4.2. PELAKSANAAN29.4.2.1. Perolehan Rancangan TVPa. Bagi tempoh tahun 2000 hingga 2003, sejumlah 1,350 Rancangan TVPtelah dirancang untuk diterbitkan. Bagaimanapun, hanya 1,083 rancanganyang dapat diterbitkan di mana hanya 536 (49.5%) rancangan diterbitkansendiri manakala 547 lagi (50.5%) diterbitkan secara usaha sama atau dibelidaripada penerbit swasta. Antara sebab rancangan yang diterbitkan tidakmencapai program yang dirancang adalah kerana hanya 28 (44.4%) jawatankader Kementerian Penerangan daripada 63 jawatan kader yang diluluskantelah diisi. Selain itu, ada rancangan yang tidak dapat dibekalkan olehsyarikat swasta untuk terbitan usaha sama. Adalah diperhatikan pembelianrancangan daripada syarikat swasta telah meningkat pada tahun 2002 dan2003 dengan perolehan rancangan Bahasa Inggeris untuk matapelajaranSains dan Matematik. Kedudukan program yang dirancang dan diterbitkanadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 179PROGRAM YANG DIRANCANG DAN YANG DITERBITKANPROGRAM YANG DIRANCANG RANCANGAN YANG DITERBITKAN % RANCANGAN DITERBITKANTAHUNTERBITANSENDIRIUSAHASAMAPENERBITSWASTATERBITANSENDIRIUSAHASAMAPENERBITSWASTATERBITANSENDIRIUSAHASAMAPENERBITSWASTA2000 203 91 51 126 91 51 62.1 100 1002001 215 78 40 170 39 39 79.1 50 97.52002 160 104 103 122 52 106 76.3 50 102.92003 110 104 91 118 - 169 107.3 - 185.7JUMLAH 688 377 285 536 182 365 77.9 48.3 128.1b. Seperti mana yang telah dirancang, program yang dibeli daripada syarikatswasta telah dibuat secara rundingan terus manakala pemilihan syarikatuntuk mengeluarkan program secara usaha sama dengan BTP dibuatsecara sebut harga. Bagi tempoh tahun 2000 hingga 2003, sejumlah 15syarikat swasta terlibat dengan pembekalan program sama ada secararundingan terus atau sebut harga.c. Antara rancangan yang diperolehi daripada syarikat swasta ialah RancanganSains – Bill Nye The Science Guy (26 rancangan), Rancangan Agama IslamNusantara dan Rancangan Sains dan Matematik dalam Bahasa Inggeris.Rancangan secara usaha sama dengan swasta termasuk Kerjaya,Pedagogi, Teknologi Maklumat, Sains Tulen–Fizik, Matematik (Tingkatan 1),Kajian Tempatan dan Pendidikan Moral. Antara contoh rancangan terbitanBTP pula ialah semua rancangan yang berasaskan kurikulum, RancanganKhas, Lensa Pendidikan dan Laman Minda.29.4.2.2. Perjanjian Kontraka. Perjanjian Dengan Pembekal FilemPerolehan filem secara rundingan terus diikat dengan perjanjian antara Kerajaandan pembekal filem. Sementara perolehan filem melalui sebut harga diikatdengan Surat Setuju Terima dan syarat sebut harga. Syarat bagi kedua kaedahperolehan ini adalah seperti berikut :-327

i. Syarat Perjanjian Bagi Perolehan Secara Rundingan TerusAntara syarat dalam perjanjian antara Kementerian dengan pembekal filemialah :-• Pembekal dikehendaki menyediakan Bon Pelaksanaan sejumlah 2.5%daripada jumlah harga tawaran kontrak dalam bentuk Jaminan Bankdalam tempoh 30 hari daripada tarikh Surat Setuju Terima dihantar.• Bon Pelaksanaan ini akan terus berkuat kuasa dari tarikh kontrakditandatangani sehingga 12 bulan selepas tamatnya kontrak atau tarikhpembekalan terakhir, mengikut mana yang terkemudian.• Bon Pelaksanaan akan dikembalikan kepada pembekal setelah semuakontrak dilaksanakan dengan sempurna tertakluk kepada potongan yangdibuat oleh Kementerian berhubung dengan pelanggaran syarat kontrak.• Kementerian boleh menamatkan perjanjian dan merampas BonPelaksanaan jika pembekal gagal mematuhi syarat kontrak. Sekiranyabekalan lewat diserahkan oleh pembekal, Kementerian boleh sama ada:-- Menolak barangan itu, menamatkan perjanjian dan merampas BonPelaksanaan; atau- Setuju menerima barangan itu dan mengenakan denda 1% daripadanilai barangan berkenaan.• Pembekal boleh membuat tuntutan bayaran bagi item yang telahdibekalkan.ii. Syarat Surat Setuju Terima Dan Syarat Sebut Harga Bagi PerolehanSecara Sebut Harga• Surat Setuju Terima mengandungi syarat antara lainnya adalah sepertiberikut:-- Pembekal dikehendaki mengemukakan Jaminan Bank yangmempunyai nilai bersamaan 2.5% daripada nilai kontrak.- Pembekal terikat dengan syarat sebut harga dan penentuan kerjayang terkandung dalam dokumen sebut harga.Semakan Audit mendapati sungguhpun Surat Setuju Terima menyatakanpembekal perlu mengemukakan Jaminan Bank, namun ia tidakmenyentuh sebarang tindakan diambil sekiranya barang tidak diserahkankepada Kementerian. Semakan Audit selanjutnya mendapati pada tahun2001, sejumlah 39 rancangan daripada 78 rancangan tidak dapatdibekalkan tetapi Jaminan Bank pembekal berkenaan tidak dirampas danJaminan Bank itu telah pun luput tempoh sah laku. Butiran mengenairancangan tersebut adalah seperti di jadual berikut :-328

JADUAL 180JAMINAN BANK YANG TIDAK DIRAMPASTAJUK RANCANGANHARGAKONTRAK(RM)NILAI JAMINANBANK(RM)Rancangan Geografi - 13 rancangan 79,950 1,999.75Rancangan Teknologi Maklumat – 13 rancangan 79,950 1,998.75Rancangan Pedagogi – 13 rancangan 79,950 1,998.75• Antara syarat yang dinyatakan dalam sebut harga ialah :-- 100% bayaran dijelaskan kepada pembekal setelah penerbitanselesai.- Pesanan rasmi dibuat kepada pembekal sebelum kerja penerbitanbermula.- Sebut harga ini tidak termasuk kerja penerbitan ulangan.Pada pandangan Audit, syarat perjanjian pada umumnya adalah memadaiuntuk menjamin kepentingan Kerajaan. Bagaimanapun, Surat SetujuTerima sepatutnya menyatakan bahawa Jaminan Bank boleh dirampassekiranya pembekal tidak dapat membekalkan rancangan seperti manayang ditetapkan demi menjaga kepentingan Kerajaan.b. Perjanjian Dengan ASTROi. Surat perjanjian antara Kementerian dengan satu syarikat pengendalitelevisyen satelit pertama Malaysia di bawah jenama ASTRO telahditandatangani pada bulan Disember 2000 untuk menyiarkan RancanganTVP melalui saluran ASTRO ke 8,280 sekolah di negara ini termasukpemasangan peralatan. Tempoh perjanjian adalah selama 3 tahun iaitu daritahun 2000 hingga 2002. Antara syarat yang terkandung dalam suratperjanjian tersebut ialah:-• Pembekal hendaklah mengemukakan Bon Pelaksanaan dalam bentukJaminan Bank bernilai RM322,365 yang merupakan 5% nilai kontrak.Bon tersebut hendaklah terus berkuat kuasa 12 bulan setelah tamatperjanjian ini.• Rancangan TVP diperuntukkan untuk disiarkan setiap Isnin hinggaKhamis daripada jam 9.00 pagi hingga 1.00 tengahari dan siaran ulangan(tidak diwajibkan) daripada jam 1.00 tengahari hingga 5.00 petang.• Pembekal dikehendaki mengemukakan kepada Kementerian, JadualPemasangan yang menunjukkan bila pemasangan peralatandilaksanakan di sekolah. Kementerian perlu memaklumkan kepadasekolah dan memastikan pihak sekolah memberikan kerjasama semasapemasangan peralatan dijalankan.329

• Pemasangan peralatan dan ujian dianggap selesai setelah pihak sekolahmengesahkan dapat menerima rancangan ASTRO denganmenandatangani Sijil Akuan Penerimaan.• Bagi sekolah di pedalaman, Kementerian dikehendaki mengatur danmenyediakan pengangkutan yang sesuai untuk pemasangan peralatandan penerimaan siaran ASTRO.• Bayaran yuran perkhidmatan, peralatan dan pemasangan yangdikenakan oleh syarikat pembekal adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 181BAYARAN YURAN PERKHIDMATAN, PERALATAN DAN PEMASANGANJENIS BAYARANYuran Perkhidmatan(Service Fee)PeralatanYuran Pemasangan(Semenanjung)(Sabah, Sarawak &Labuan)Fibre Optic LinkJUMLAH BAYARANRM546 setiap sekolah (berdasarkan RM13 setiap minggu) untuk tahun persekolahanpenuh (42 minggu) atas permulaan perkhidmatan ASTROYuran perkhidmatan akan dikenakan pada hari ke 7, 14, 21 dan hari terakhir setiapbulan kepada sekolah yang telah mendapat siaranRM499 setiap DMSRM100 bagi setiap sekolah di bandar dan RM200 bagi setiap sekolah di luar bandarRM100 bagi setiap sekolah di bandar dan RM300 bagi setiap sekolah di luar bandarRM100 bagi setiap jam untuk 42 minggu setiap tahun• Kementerian akan membuat bayaran yuran perkhidmatan kepadasyarikat pembekal seperti dinyatakan sama ada kemudahan yangdisediakan digunakan atau tidak.• Sekolah akan bertanggungjawab untuk mengganti sebarang kerosakan/kehilangan smart card.ii. Mengikut perjanjian asal dengan pembekal, sejumlah 8,280 sekolah akandipasang peralatan DMS sehingga bulan Disember 2002. Bagaimanapun,perjanjian ini telah dilanjutkan sehingga bulan Disember 2005 dan yuranperkhidmatan telah juga dinaikkan daripada RM13.00 menjadi RM14.25setiap minggu.Pada pandangan Audit, syarat perjanjian berhubung dengan pemasanganperalatan DMS pada umumnya adalah memadai untuk menjaminkepentingan Kerajaan.29.4.2.3. Prestasi Aktiviti Penyiaran Rancangan TVPa. Hasil Kajian oleh BTPi. Pada tahun 2001, satu kajian Status Penggunaan Rancangan TVP MelaluiASTRO telah dijalankan oleh BTP. Antara objektif kajian ini adalah :-• Mengetahui tahap penggunaan Rancangan TVP melalui siaran ASTROdalam proses pengajaran dan pembelajaran.• Mengetahui jenis dan tahap latihan yang diperlukan oleh guru dalampenggunaan Rancangan TVP melalui siaran ASTRO dalam prosespengajaran dan pembelajaran.330

• Mengetahui faktor yang mempengaruhi penggunaan Rancangan TVPmelalui siaran ASTRO sama ada secara langsung atau secara rakamandalam proses pengajaran dan pembelajaran.• Mengetahui persepsi guru dan pelajar mengenai kemudahan prasarana,status pengajaran dan penilaian keseluruhan terhadap penggunaanRancangan TVP dalam proses pengajaran dan pembelajaran.ii. Antara hasil kajian tersebut ialah :-• Daripada 1,658 responden, 1,523 (91.9%) mengikuti Rancangan TVPwalaupun hanya 1 rancangan dalam 1 semester persekolahan.• Jenis dan tahap latihan yang diperlukan oleh guru adalah mengenai carapengendalian peralatan ASTRO dan alat kawalan jauh, membaik pulihkerosakan kecil, kaedah pengajaran menggunakan Rancangan TVPdalam pengajaran dan pembelajaran serta kemahiran asas mengajarmenggunakan Rancangan TVP dan membuat rumusan hasil tontonan.• Pakej rancangan pendidikan ASTRO adalah Rancangan TVP yangpaling diminati dan kerap ditonton iaitu 80.6% secara langsung dan50.2% secara rakaman. Rancangan terbitan BTP adalah rancangankedua tertinggi ditonton iaitu 69.2% ditonton secara langsung dan 44.6%secara rakaman. Rancangan yang dibeli oleh BTP adalah rancanganyang kurang ditonton secara langsung iaitu 59.8% dan 38.9% secararakaman.• Kemudahan bilik tayangan dan peralatan terutamanya set TV dan sistemaudio visual yang baik mempengaruhi penggunaan Rancangan TVPdengan lebih kerap. Selain itu, faktor pengurusan dan persekitaranterutamanya penyeliaan oleh pengetua/guru besar dan promosi daripadapihak pengurusan sekolah akan meningkatkan penggunaan TVP.• Ada perbezaan persepsi guru dan pelajar dalam penilaian terhadapproses pengajaran dan pembelajaran menggunakan Rancangan TVP.Pelajar berpendapat bahawa guru kurang aktif menggunakankemudahan Rancangan TVP dalam proses pengajaran mereka.Sebaliknya, guru menyatakan mereka lebih aktif menggunakankemudahan Rancangan TVP dalam proses pengajaran danpembelajaran.b. Hasil Kajian Oleh Jabatan Audit Negarai. Semakan Audit mendapati bagi tempoh tahun 2000 hingga 2003, sejumlah8,860 (94.1%) daripada 9,417 sekolah yang ada di seluruh negara telahdipasang dengan peralatan DMS. Ini melibatkan kos pemasanganberjumlah RM5.70 juta dan yuran perkhidmatan berjumlah RM13.90 juta.Bilangan sekolah yang telah dipasang dengan peralatan DMS berbandingdengan bilangan yang ditetapkan dalam perjanjian adalah seperti di jadualberikut :-331

JADUAL 182BILANGAN SEKOLAH YANG DIPASANG PERALATAN DMSBAGI TEMPOH TAHUN 2000 HINGGA 2003TAHUNBILANGAN SEKOLAH MENGIKUTPERJANJIANBILANGAN SEKOLAH YANG DIPASANGPERALATAN2000 6,084 6,0842001 2,196 2,3952002 - 1352003 - 246JUMLAH 8,280 8,860ii. Semakan Audit telah dijalankan di 381 sekolah di seluruh negara danmendapati sejumlah 347 daripada 381 sekolah yang dilawati atau 91.2%tidak menggunakan Rancangan TVP sebagai media pengajaran danpembelajaran. Antara faktor yang menyebabkan kebanyakan sekolah tidakmenggunakan Rancangan TVP ialah :-• Peralatan DMS Rosak Atau Hilang- Sejumlah 90 daripada 381 sekolah yang dilawati telah kehilanganatau mengalami kerosakan smart card. Sejumlah 32 sekolah pulatelah mengalami kerosakan decorder dan satellite dish. Tanpa keduaperalatan tersebut, siaran Rancangan TVP tidak dapat ditonton disekolah. BTP telah mengeluarkan satu garis panduan mengenaitindakan yang perlu diambil sekiranya berlaku kerosakan ataukehilangan peralatan DMS. Bagaimanapun, semakan Auditmendapati pihak sekolah tidak mematuhi kehendak garis panduantersebut. Mengikut panduan itu, sekolah dikehendaki melaporkansetiap kehilangan/kerosakan kepada ASTRO dan BTP supayatindakan susulan boleh diambil. Kerajaan tidak perlu membayaryuran perkhidmatan kepada ASTRO untuk sekolah yang tidakmenggunakan perkhidmatan ASTRO kerana kerosakan/kehilanganperalatan yang telah dilaporkan.- Adalah didapati sejumlah 34 sekolah di mana peralatan telah rosaklebih 1 tahun. Sekiranya kerosakan peralatan DMS tidakdimaklumkan, pihak ASTRO akan terus mengenakan yuranperkhidmatan berdasarkan RM14.25 setiap minggu kepadaKementerian dan ini akan merugikan pihak Kerajaan. Jadual berikutmenunjukkan tempoh kerosakan peralatan :-JADUAL 183TEMPOH KEROSAKAN PERALATANPERALATAN YANGROSAKTEMPOH KEROSAKAN PERALATAN< 6 Bulan 6-12 Bulan 13-18 Bulan > 18 Bulan JUMLAHSmart Card 31 39 4 16 90Decoder 10 4 4 7 25Satellite Dish 2 4 2 3 11JUMLAH 43 47 10 26 126332

Pada pandangan Audit, sekolah hendaklah memainkan peranan lebihpro-aktif untuk mengambil tindakan memperbaiki sebarang kerosakan/kehilangan peralatan supaya dapat memberi faedah kepada pelajarsekolah. Ini juga adalah penting untuk mengelakkan Kementerianmembayar yuran perkhidmatan walaupun tidak menggunakanperkhidmatan ASTRO.• Peralatan Televisyen (TV) Rosak Atau HilangKementerian telah menetapkan bahawa sekolah perlu menggunakan set TVyang sedia ada. Kementerian hanya membekalkan Digital MultimediaSystem (DMS) yang terdiri daripada decoder, satellite dish dan smart cardsahaja. Lawatan Audit ke 381 sekolah mendapati 28 sekolah mengalami setTV yang rosak/hilang. Sejumlah 24 sekolah telah kehilangan TV antara 6hingga melebihi 18 bulan. Kebanyakan sekolah ini sukar untukmendapatkan set TV yang kedua atau baru terutamanya sekolah luar bandardisebabkan sumber kewangan yang terhad. Masalah ketiadaan set TVmenyebabkan pihak sekolah tidak dapat melaksanakan Rancangan TVPsebagai salah satu daripada kaedah pengajaran dan pembelajaran.Tambahan pula, terdapat sekolah yang kehilangan TV sejak tahun 2000 dantelah dibekalkan dengan peralatan DMS. Semasa lawatan Audit ke SKSampun, Asajaya, Kota Samarahan, Sarawak pada bulan Oktober 2003,peralatan DMS masih berada dalam kotak dan belum diuji. Tempoh warranty1 tahun telah pun luput dan Kementerian telah juga membayar kospemasangan peralatan tersebut.• Sekolah Tiada Bilik Tayangan/Tidak SesuaiBilik tayangan bukanlah salah satu elemen yang termasuk dalam kategoriperalatan siaran. Namun begitu, tanpa bilik tayangan yang sesuai makakeselesaan untuk menonton siaran televisyen terutamanya Rancangan TVPdi sekolah akan terganggu. Lawatan Audit ke sekolah pada bulan Mei danbulan Oktober 2003 mendapati 120 sekolah atau 31.5% menghadapimasalah ruang dan terpaksa menggunakan bilik yang sama sebagai pusatsumber, perpustakaan dan bilik tayangan. Ini telah memberi kesan kepadapenggunaan Rancangan TVP kerana guru tidak boleh mengajar pelajar dibilik guna sama. Gambar 90 dan 91 menunjukkan contoh bilik tayanganyang sesuai dan yang kurang selesa.Pada pandangan Audit, sekolah perlu berusaha untuk mendapatkanbilik tayangan supaya pengajaran dan pembelajaran melalui siarantelevisyen dapat dijalankan dalam keadaan yang selesa.333

GAMBAR 90 GAMBAR 91SK TAMAN SETIAWANGSA,WILAYAH PERSEKUTUAN KUALA LUMPURBilik Tayangan Yang Selesa Dan Sesuai UntukMenonton Rancangan TV PendidikanSK GITA, JALAN SEMARAK KUCHINGBilik Tayangan Yang Dikongsi Dengan Bilik SumberTidak Sesuai Dan SempitNEGERIiii. Faktor utama yang menyebabkan kebanyakan pelajar di sekolah yangdilawati tidak dapat menonton Rancangan TVP diringkaskan seperti di jadualberikut :-JADUAL 184FAKTOR YANG MENYEBABKAN PELAJAR SEKOLAHTIDAK MENONTON RANCANGAN TVPBILANGANSEKOLAH YANGDILAWATISMART CARDROSAK /HILANGDECODERROSAK /HILANGSATELLITEDISH ROSAK /HILANGSET TVROSAKTIADABILIKTAYANGANSelangor 44 14 2 - 3 7N. Sembilan 38 6 - - 1 7Kelantan 52 10 4 2 5 16Melaka 35 9 4 - - 16W. Persekutuan,Kuala Lumpur33 10 - 1 - 11Johor 60 16 6 3 1 21Pahang 51 9 5 - 4 12Sarawak 68 16 4 5 14 30JUMLAH BESAR 381 90 25 11 28 120Peratus (%) 100 23.6 6.6 2.9 7.3 31.5iv. Selain daripada faktor yang tersebut di atas, penggunaan Rancangan TVPyang kurang memuaskan adalah juga berpunca daripada faktor berikut :-• Penerimaan Jadual Siaran Rancangan TVPLawatan Audit ke sekolah mendapati Jadual Siaran Rancangan TVP tahun2003 lewat diterima atau langsung tidak diterima oleh sekolah. Sejumlah77.7% atau 296 sekolah daripada 381 sekolah yang dilawati telah lewatmenerima Jadual Siaran Rancangan TVP di mana penerimaan adalahantara bulan Mac dan April 2003. Baki 85 sekolah atau 22.3% daripadasekolah yang dilawati tidak menerima langsung jadual tersebut. Justeru itu,kebanyakan sekolah memberi alasan tidak menonton Rancangan TVPkerana jadual lewat diterima dan kesukaran untuk menyesuaikannya denganjadual waktu sekolah.334

Pada pandangan Audit, BTP mempunyai perancangan yang baik untukmenyediakan Jadual Rancangan TVP tetapi sekiranya dihantar lewatatau tidak diterima oleh sekolah, maka ia akan menjejaskanpenggunaan Rancangan TVP.• Pemberitahuan Perubahan Jadual Siaran Rancangan TVPJadual Siaran Rancangan TVP memberi butiran (tajuk dan waktu) rancanganyang akan ditayangkan untuk sepanjang tahun. Rancangan yang berbentukkurikulum dan bukan kurikulum disediakan untuk pelajar sekolah menengahdan sekolah rendah termasuk pelajar pra sekolah. Semakan Audit diperingkat BTP mendapati tidak semua rancangan yang disiarkan adalahseperti mana yang tertera pada jadual tersebut, malah perubahan rancanganini tidak dimaklumkan kepada pihak Pusat Sumber Pendidikan Negeri/Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri, Pusat Kegiatan Guru dan sekolahkhasnya. Semakan Audit ke atas 731 rancangan yang disiarkan pada 8Januari 2002 hingga 15 April 2003 mendapati 237 rancangan atau 34% tidakditayangkan mengikut jadual yang telah diedarkan ke sekolah. Antaracontoh yang menggambarkan perubahan rancangan yang dimaksudkanadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 185CONTOH PERUBAHAN RANCANGANRANCANGAN MENGIKUT JADUAL TARIKH/MASA RANCANGAN GANTIMathematics (Secondary)*The Adventures Of The Aftermath CrewScience (Primary)*Look And Learn Part 1Teknologi Maklumat*The Open RoadMathematics (Primary)*Number Counts – Part 3Pra Sekolah*The Crazy Snail - TripKajian Tempatan*Jiran Kita Keluarga Kita – Tahun 4Mathematics (Primary)*Number Counts – Part 5Pra Sekolah*My Friends The StarPra Sekolah*On Butterfingers TrailRabu : 8 Januari 20039.00 am9.30 am10.30 amSelasa : 21 Januari 2003Gameshow – SainsEpisod 2Alam SekitarKuala GulaKemahiran Hidup (Sekolah Rendah)Pengurusan Masa9.30 am Kota Warisan : Bukhara10.00 am11.00 amSelasa : 11 Februari 20039.30 am10.00 amSelasa : 18 Februari 200310.00 amKemahiran Hidup (Sekolah Menengah)PematerianKajian TempatanAntara Darat Dan LautKota WarisanSamarkhandKemahiran Hidup (Sekolah Rendah)Asas Kerja KayuKemahiran Hidup (Sekolah Menengah)Kerja Asas PaipKajian Tempatan*Bandar Dan Desa Kita – Tahun 411.00 amKajian TempatanPendudukan Jepun Di Tanah MelayuBerdasarkan contoh di atas, sekiranya rancangan yang bertajuk OnButterfingers Trail untuk pra sekolah diganti dengan rancangan KemahiranHidup (Sekolah Menengah) bertajuk Kerja Asas Paip, maka jelas ianya tidaksesuai lebih-lebih lagi jika perubahan ini tidak dimaklumkan kepada pihaksekolah.335

Pada pandangan Audit, sebarang perubahan dalam rancanganhendaklah dimaklumkan kepada sekolah supaya sekolah dapatmembuat perubahan untuk menyesuaikan dengan jadual baru.• Peranan Guru Besar/PengetuaSejumlah 2 sekolah yang dilawati telah menerima peralatan DMS tetapiianya tidak digunakan dan disimpan dalam kabinet/stor. Selain daripadakerosakan peralatan di sekolah, kurang galakan daripada guru besar ataupengetua merupakan salah satu faktor yang menyumbang kepadakurangnya penggunaan Rancangan TVP sebagai bahan pengajaran danpembelajaran di sekolah. Temu bual dengan pengetua sekolah mendapatiTVP hanya disiarkan sekali sahaja dan ada yang memberi alasan sekolahperlu menghabiskan sukatan pelajaran yang telah dirancang untuk tahunberkenaan. Pada pandangan Audit, pengetua/guru besar memainkanperanan penting dalam menjayakan aktiviti pembelajaran danpengajaran melalui TV. Oleh itu, pengetua/guru besar hendaklahmengubah mindset dan mendorong guru sekolah untuk menggunakanRancangan TVP.• Pertukaran Guru MediaKekerapan pertukaran Guru Media/Guru Pusat Sumber ke tempat lainadalah merupakan salah satu faktor yang menyebabkan kurangnyapenggunaan Rancangan TVP di sekolah. Apabila seseorang guruterutamanya Guru Media bertukar ke sekolah lain, penyerahan tugas tidakdibuat. Keadaan ini akan menyebabkan guru yang mengambil alih tugasberkenaan menghadapi masalah terutamanya yang berkaitan denganpengurusan fail berhubung dengan Rancangan TVP. Pada pandanganAudit, Guru Media yang bertukar perlu menyediakan serahan tugasyang jelas supaya dapat diambil alih oleh guru lain.• Saingan Daripada MultimediaTeknologi maklumat dan komunikasi berubah dan berkembang begitu pesatsekali dewasa ini khususnya teknologi yang digunakan untukmempersembahkan maklumat, mengakses maklumat dan bertukarmaklumat. Temu bual dengan para guru mendapati mereka lebih berminatmenggunakan bahan media yang lebih interaktif contohnya perisian dalambentuk CD interaktif atau VCD yang dapat dimainkan melalui pemain VCDatau dengan menggunakan komputer. Lawatan ke sekolah bestari jugamendapati pelajar lebih berminat untuk melayari laman web di komputerdaripada menonton Rancangan TVP.Pada keseluruhannya, semakan Audit yang dijalankan pada tahun 2003mendapati bahawa penggunaan kemudahan TVP masih kurangmemuaskan sungguhpun hasil kajian BTP pada tahun 2001 mendapatisebaliknya. Adalah diperhatikan perbezaan antara 2 hasil kajian tersebut336

ukan sahaja disebabkan oleh faktor masa yang berbeza malahan jugakerana fokus yang berbeza. Pihak BTP telah menjalankan kajianmenyeluruh iaitu meliputi semua pakej pendidikan ASTRO. Sebaliknya,kajian Audit adalah bertumpu kepada penggunaan Rancangan TVP yangditerbitkan/dibeli oleh BTP sahaja.29.4.2.4. Penyelenggaraan Buku Log Penggunaan TVPa. Semua sekolah dikehendaki untuk menyelenggarakan Buku Log bagimerekodkan antara lain, tajuk rancangan, tarikh disiarkan, guru dan kelasyang menonton dan juga ulasan terhadap rancangan tersebut. SemakanAudit terhadap Buku Log untuk mengenal pasti penggunaan TVP adalahdidapati hanya 183 daripada 381 sekolah yang dilawati atau 48%menyelenggara Buku Log seperti di jadual berikut :-JADUAL 186PENYELENGGARAAN BUKU LOG PENGGUNAAN RANCANGAN TVPNEGERIJUMLAHSEKOLAHDISELENGGARATIDAKDISELENGGARASelangor 44 9 35Negeri Sembilan 38 20 18Kelantan 52 34 18Melaka 35 16 19Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur 33 18 15Johor 60 38 22Pahang 51 21 30Sarawak 68 27 41JUMLAH 381 183 198b. Kebanyakan sekolah tidak menyelenggara Buku Log kerana RancanganTVP tidak digunakan sebagai bahan pengajaran dan pembelajaran. PihakAudit juga mendapati pemantauan ke atas penggunaan Buku Log tidakdijalankan oleh pihak pengurusan sekolah.Pada pandangan Audit, pihak pengurusan sekolah hendaklahmenguatkuasakan penggunaan Buku Log supaya dapat memantaupenggunaan Rancangan TVP.29.4.2.5. Rancangan Siaran Langsunga. Selain daripada rancangan berbentuk kurikulum sekolah, BTP jugamenyiarkan rancangan secara langsung di bawah Laman Minda yangmembincangkan pelbagai isu seperti pelaksanaan ICT dan cabaran; sistempendidikan orang asli masa kini; peperiksaan kertas Bahasa Melayu SPMdan Developing Reading Skills In Primary Schools. Isu ini akandibincangkan oleh antara 3 hingga 4 orang panel dan seorang Pengerusi.Rancangan ini disiarkan secara langsung dari Studio 2 BTP pada setiap hariKhamis jam 12.00 tengahari hingga 1.00 petang dan ulangannya pada hariyang sama pada jam 4.00 hingga 5.00 petang.337

. Bagi menerbitkan rancangan ini, bayaran secara langsung berjumlahRM328,213 telah dibayar kepada Telekom Malaysia Berhad dari tahun 2001hingga 2003. Semakan Audit mendapati hanya pelajar di 5 sekolah daripada381 sekolah yang dilawati yang menonton rancangan tersebut. Ini adalahsatu pembaziran kepada BTP kerana terpaksa membayar RM2,500 sejamdan 5% cukai perkhidmatan kepada Telekom Malaysia Bhd. Bayarantersebut adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 187BAYARAN KEPADA TELEKOM MALAYSIA BHD. BAGI TEMPOHTAHUN 2001 HINGGA TAHUN 2003BULANTAHUN2001 2002 2003JUMLAH(RM)Januari 9,765 15,015 10,500 35,280Februari 7,875 10,500 10,500 28,875Mac 13,125 10,500 10,500 34,125April 10,500 7,875 7,875 26,250Mei 18,490 11,943 5,250 35,683Jun 10,500 10,500 7,875 28,875Julai 10,500 10,500 13,125 34,125Ogos 13,125 13,125 10,500 36,750September 7,875 7,875 7,875 23,625Oktober 10,500 13,125 10,500 34,125November 5,250 2625 2,625 10,500JUMLAH 117,505 113,583 97,125 328,213Pada pandangan Audit, BTP hendaklah mengkaji semula tujuan siaranlangsung ini dan mencari alternatif lain bagi meningkatkan bilangansekolah mendapat manfaat daripada siaran tersebut.29.4.2.6. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Sejumlah RM171.14 juta telah dibelanjakan di bawah Aktiviti PengurusanTeknologi Pendidikan bagi tempoh tahun 2000 hingga 2003. Butirannyaadalah seperti di jadual berikut :-TAHUNJADUAL 188PERUNTUKAN DAN PERBELANJAANAKTIVITI PENGURUSAN TEKNOLOGI PENDIDIKANPERUNTUKAN DILULUS(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)PERATUSANPERBELANJAAN(%)2000 32.14 31.27 97.32001 34.11 31.39 922002 25.74 23.57 91.62003 151.69 84.91 56JUMLAH 243.68 171.14 70.2b. Semakan Audit mendapati jumlah perbelanjaan bagi tempoh tahun 2000hingga 2003 itu adalah untuk pembayaran emolumen, tuntutan perjalanan,perolehan filem dan penerbitan program selain daripada pembayarankepada ASTRO. Kos pembayaran kepada ASTRO adalah seperti di jadualberikut :-338

JADUAL 189KOS PERBELANJAAN UNTUK PERALATAN DAN PERKHIDMATAN ASTRODARI TAHUN 2000 HINGGA 2003AKTIVITITAHUN2000 2001 2002 2003JUMLAHBilangan Digital Multimedia System yang dibekalkan 6,084 2,395 135 246 8,860Kos Pemasangan Dan Pembekalan Peralatan DMS (RM Juta ) 4.25 1.16 0.13 0.17 5.71Yuran Perkhidmatan (termasuk untuk DMS yang telah dipasangdi tahun sebelum) (RM Juta)1.67 3.40 4.01 4.82 13.90JUMLAH KOS (RM Juta) 5.92 4.56 4.14 4.99 19.61c. Semakan Audit selanjutnya mendapati peruntukan yang dilulus bagi tahun2000 dan 2003 juga termasuk peruntukan tambahan untuk membiayaitambahan kos disebabkan oleh peralihan dalam penyiaran Rancangan TVPdaripada RTM kepada ASTRO pada tahun 2000 dan keputusan Kerajaanpada tahun 2003 supaya matapelajaran Matematik dan Sains diajar dalamBahasa Inggeris.Pada pandangan Audit, prestasi perbelanjaan secara keseluruhannyaadalah memuaskan.d. Prosedur Pembayaran Kepada ASTROi. Bayaran Pemasangan• Pemasangan peralatan DMS telah dikendalikan oleh syarikat yangdilantik dan harga pemasangan mengikut perjanjian adalah berbezabezamengikut lokasi sekolah seperti di jadual berikut :-JADUAL 190HARGA PEMASANGAN MENGIKUT LOKASI SEKOLAHLOKASIHARGA PEMASANGAN(RM)Sekolah Bandar 100Sekolah Luar Bandar (Semenanjung) 200Sekolah Luar Bandar (Sabah & Sarawak) 300• Senarai sekolah yang diklasifikasikan bandar atau luar bandar mengikutsenarai Kementerian telah dinyatakan dalam perjanjian dengan syarikattersebut. Mengikut perjanjian, sekolah perlu menyediakan 6 salinan SijilAkuan Penerimaan. Salinan asal dan 2 lagi salinan diberi kepadakontraktor ASTRO selepas pemasangan peralatan DMS bagi tujuantuntutan bayaran manakala satu salinan diberi kepada BTP, satu salinankepada Unit Bekalan, Bahagian Pembangunan, Penswastaan danBekalan dan satu lagi untuk simpanan sekolah.• Kos pemasangan peralatan DMS adalah mengikut lokasi sekolah samaada di bandar atau di luar bandar. Semakan ke atas kos pemasanganperalatan untuk 8,860 sekolah mendapati sejumlah RM5.70 juta telahdibayar bagi tempoh tahun 2000 hingga 2003. Pemeriksaan terperincitelah dijalankan ke atas 799 sekolah dan adalah didapati sejumlahRM44,600 telah terlebih dibayar. Butirannya adalah seperti di jadualberikut :-339

LOKASIJADUAL 191PERBEZAAN KOS PEMASANGAN PERALATAN ASTROUNITDALAMINVOISUNITKIRAANAUDITPERBEZAANUNITKADARJUMLAHDALAMINVOISJUMLAHKIRAANAUDITPERBEZAANLEBIH/(KURANG)(RM) (RM) (RM) (RM)Semenanjung (Bandar) 25 183 (158) 100 2,500 18,300 (15,800)Semenanjung(Luar Bandar)Sabah / Sarawak(Bandar)Sabah / Sarawak(Luar Bandar)185 377 (192) 200 37,000 75,400 (38,400)96 65 31 100 9,600 6,500 3,100493 174 319 300 147,900 52,200 95,700JUMLAH 799 799 - - 197,000 152,400 44,600• Semakan Audit selanjutnya mendapati BTP tidak menerima semua SijilAkaun Penerimaan daripada sekolah yang telah dipasang peralatanDMS. Sijil Akuan Penerimaan disertakan oleh ASTRO semasamenghantar bil bayaran. Bayaran dibuat berdasarkan bil dan dokumensokongan yang dihantar oleh ASTRO. Hasil daripada perbincangandengan pegawai di BTP mendapati ASTRO telah menyelaraskankelebihan caj berjumlah RM42,800 dalam salah satu invois bertarikh 30April 2001. Jumlah ini masih kurang daripada kiraan Audit dengansejumlah RM1,800.ii. Bayaran Yuran Perkhidmatan• Mengikut Garis Panduan yang diedarkan kepada sekolah, sebarangkerosakan/kecurian perlu dilaporkan kepada PSPN/BTPN dan dimajukankepada BTP. Yuran perkhidmatan akan dibayar berdasarkan sekolahaktif yang ditakrif oleh ASTRO bagi semua sekolah yang dipasangperalatan DMS dan dapat menerima siaran semasa ujian dijalankan.Oleh itu dalam Garis Panduan Kes Kerosakan/Kecurian, sekolahdikehendaki menghubungi ASTRO terus tentang kerosakan/kecurianyang telah berlaku supaya sekolah tersebut diklasifikasikan sebagai nonactivedan tidak dikenakan yuran perkhidmatan.• Semakan Audit mendapati yuran perkhidmatan yang dikenakan olehASTRO tidak disertakan senarai sekolah yang aktif dan non-active.Invois yang diterima hanya menyatakan bilangan sekolah yang aktif.Lawatan Audit mendapati 34 sekolah yang dilawati mempunyaikerosakan/kehilangan peralatan DMS tetapi tidak dilaporkan kepadaASTRO dan BTP tidak dapat menyenaraikan sekolah yang aktif. Olehitu, pihak Audit tidak dapat mengesahkan sama ada bil yuranperkhidmatan yang dihantar oleh ASTRO adalah betul dan tepat.Pada pandangan Audit, BTP hendaklah menyemak bil dan dokumensokongan sebelum diperakukan untuk bayaran. Di samping itu, BTP perlumemantau semua bayaran sama ada kos pemasangan atau yuranperkhidmatan dan mewujudkan satu kawalan/rekod di BTP di mana bolehdibandingkan dengan bil yang diterima oleh ASTRO.340

29.4.2.7. Guna Tenaga Dan Latihana. Pengisian Jawatani. Guna tenaga yang mencukupi adalah penting untuk membolehkan suatuaktiviti dijalankan dengan berkesan. Semakan Audit mendapati JabatanPerkhidmatan Awam telah meluluskan 130 jawatan pelbagai gred danperkhidmatan untuk Sektor TVP dan Sektor Perkhidmatan Kejuruteraan bagimelaksanakan aktiviti TVP. Semakan seterusnya mendapati daripadajumlah tersebut, 63 jawatan adalah jawatan teknikal serta Bakat dan SeniKementerian Penerangan dan berbanding dengan jumlah tersebut, hanya 28jawatan diisi (44.5%). Kedudukan jawatan kader Kementerian Peneranganadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 192STATUS JAWATAN KADER KEMENTERIAN PENERANGANDI BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKANKLASIFIKASIPERKHIDMATANSKIM PERKHIDMATANGREDJAWATANJUMLAHJAWATANKADER KEM.PENERANGANMALAYSIAJUMLAHJAWATANKADERYANG DIISIJUMLAHJAWATANKADER YANGKOSONGSektor TV PendidikanPenerbit Rancangan B 22 4 1 3Penerbit Rancangan B 17 14 3 11Bakat Dan Seni (B) Ahli Fotografi B 17 4 1 3Penerbit Rancangan B 11 4 - 4Jurusolek B 11 2 1 1Pentadbiran &Sokongan (N)Pembantu Tadbir N 17 2 2 -JUMLAH KECIL 30 8 22Sektor Perkhidmatan KejuruteraanKetua Pen. PengarahJuruteraJ 48 1 1 -KejuruteraanJurutera J 41 2 1 1( J )Pembantu Teknik J 29 4 2 2Juruteknik J 22 4 4 -Juruteknik J 17 9 6 3Ahli Fotografi B 22 2 2 -Penerbit Rancangan B 22 2 1 1Bakat Dan Seni( B )Penerbit Rancangan B 17 4 3 1Ahli Fotografi B 17 2 - 2Ahli Fotografi B 11 3 - 3JUMLAH KECIL 33 20 13JUMLAH BESAR 63 28 35ii. Kekurangan pengisian jawatan teknikal sedia ada menyebabkan banyakrancangan baru tidak dapat diterbitkan dan rancangan lama terpaksa diulangsiaran berkali-kali. Antara langkah yang diambil oleh BTP untuk mengatasimasalah ini ialah meningkatkan penerbitan Rancangan TVP secara usahasama dengan pihak swasta dan mendapat krew penggambaran daripadapihak swasta secara kontrak. Bagi langkah jangka panjang pula,Kementerian mencadangkan supaya 63 jawatan kader KementerianPenerangan ditukar kepada jawatan tertutup Kementerian Pendidikan. Iniakan mengatasi masalah kekurangan kepakaran dalam bidang penerbitanRancangan TVP.341

Pada pandangan Audit, BTP telah mengambil tindakan yang sewajarnyauntuk mengatasi masalah kekurangan staf teknikal.b. LatihanSemakan Audit mendapati pada tahun 2001, BTP telah mengendalikan 2 kursusuntuk semua Pusat Sumber Pendidikan Negeri/Bahagian Teknologi PendidikanNegeri/Pusat Kegiatan Guru iaitu Kursus Penggunaan Rancangan TVP dalamPengajaran Dan Pembelajaran serta Kursus Penyelenggaraan Dan TeknikPemasangan Sistem ASTRO. Kursus Penyelenggaraan Dan TeknikPemasangan Sistem ASTRO telah diadakan bersama dengan pihak ASTROuntuk seramai 30 peserta pada bulan Mei tahun 2001. Bagaimanapun, KursusPenggunaan Rancangan TVP dalam Pengajaran Dan Pembelajaran telahdijalankan 4 kali mengikut zon iaitu Zon Sabah yang melibatkan seramai 49peserta, Zon Sarawak yang melibatkan seramai 50 peserta, Zon Utara/Tengahyang melibatkan seramai 50 peserta dan Zon Selatan/Timur seramai 50 peserta.Semakan Audit mendapati peruntukan berjumlah RM753,250 telah dihantar kePusat Sumber Pendidikan Negeri/Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri bagitempoh tahun 2000 hingga 2002 untuk menjalankan kursus yang sama bagimelatih seorang guru di setiap sekolah. Pihak Audit tidak dapat memastikanbilangan guru sekolah yang telah menghadiri kursus ini kerana maklumatberkenaan disimpan oleh Pusat Sumber Pendidikan Negeri/Bahagian TeknologiPendidikan Negeri masing-masing.Pada pandangan Audit, latihan haruslah berterusan dan digalakkan inhousetraining di mana guru yang telah menghadiri kursus boleh mengajarguru lain di sekolah masing-masing untuk menggalakkan penggunaanRancangan TVP.29.4.3. PEMANTAUANPemantauan terhadap program penyiaran Rancangan TVP telah dijalankan di 2peringkat :-29.4.3.1. Peringkat Bahagian Teknologi Pendidikana. Semakan Audit mendapati BTP telah mengadakan Mesyuarat Penyelarasandengan Pusat Sumber Pendidikan Negeri/Bahagian Teknologi PendidikanNegeri satu kali dalam 3 bulan. Selain daripada mesyuarat, Pusat SumberPendidikan Negeri dikehendaki menghantar laporan pemantauan sekolahkepada BTP setiap tahun.b. Hasil daripada kajian status penggunaan Rancangan TVP yang dijalankan,BTP telah mengenal pasti tahap penggunaan Rancangan TVP dan telahmengambil tindakan bagi meningkatkan penggunaannya.29.4.3.2. Peringkat Pusat Sumber Pendidikan NegeriRancangan TVP telah dipantau di peringkat negeri melalui Pusat SumberPendidikan Negeri dan di peringkat daerah melalui Pusat Kegiatan Guru.Pemantauan yang dijalankan oleh kedua pusat tersebut adalah seperti berikut :-342

a. Mengadakan mesyuarat dengan guru media dan pusat sumber sekolah.b. Membimbing guru pusat sumber sekolah melalui kursus, bengkel danlawatan.c. Mengedarkan borang pemantauan kepada pihak sekolah untuk mendapatmaklum balas tentang program Rancangan TVP.Pada pandangan Audit, walaupun kajian telah dijalankan untukmenentukan tahap penggunaan Rancangan TVP, namun terdapat masalahkegunaan Rancangan TVP yang tidak dilaporkan. Bagaimanapun, tindakansusulan telah diambil untuk memperbaiki penggunaan Rancangan TVP.29.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT29.5.1. Bahagian Teknologi Pendidikan, Kementerian Pendidikan telah membuatperancangan yang baik untuk menerbitkan Rancangan TVP berbentuk kurikulumsekolah, pendidikan umum serta pelbagai rancangan selingan yang lain.Bagaimanapun, penggunaan Rancangan TVP sebagai media pengajaran danpembelajaran adalah tidak memuaskan. Keberkesanan penggunaan RancanganTVP ini banyak bergantung kepada pengetua sebagai pengurus professional, paraguru sebagai tenaga pengajar dan para pelajar sebagai kumpulan sasarannya.Semua pihak perlu memainkan peranan masing-masing untuk mengelakkanpembaziran serta memastikan Rancangan TVP ini benar-benar memberi kesanyang besar dan bermakna. Dengan wujudnya Sekolah Bestari dan perluasanpenggunaan komputer di sekolah, Kementerian hendaklah mengkaji balik impak dankeberkesanan perkhidmatan dan penyiaran Rancangan TVP dalam meningkatkankefahaman dan pengetahuan serta prestasi pelajar.29.5.2. Sehubungan ini, Pihak Audit ingin mengesyorkan supaya perkara berikutdilaksanakan :-a. Kementerian menyelaraskan siaran pelaksanaan Rancangan TVP denganjadual waktu persekolahan.b. Kementerian perlu memastikan Dasar Penggunaan Media Dan Teknologi DalamPengajaran Dan Pembelajaran yang dikeluarkan pada bulan Julai 2003 dipatuhioleh pihak sekolah.c. Naziran sekolah hendaklah memainkan peranan untuk memastikan semuakemudahan sekolah digunakan dan sekiranya tidak, hendaklah melaporkankepada Kementerian.d. Sekolah juga hendaklah lebih pro-aktif untuk memaklumkan sebarang masalahbagi mengelakkan pembaziran.343

KEMENTERIAN PELAJARAN30. PENGURUSAN PINJAMAN PELAJARAN *30.1. LATAR BELAKANGMulai tahun 1987, Kementerian Pendidikan Malaysia (Kementerian) telah menawarkan2 skim bantuan kepada pelajar Kursus Ijazah Pertama di universiti iaitu biasiswa danPinjaman Boleh Ubah. Pinjaman Boleh Ubah ialah pinjaman di mana peminjam akandiminta sama ada membayar balik semua pinjaman atau sebahagian daripadanyabergantung kepada pencapaian akademik mereka. Pada tahun 1998, Skim PinjamanPelajaran kepada pelajar peringkat Sijil di Politeknik telah juga diserahkan kepadaBahagian Biasiswa, Kementerian oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). JPA hanyamenguruskan pinjaman di peringkat Diploma. Pelajar peringkat Sijil di Politeknik diberipinjaman pelajaran selama 2 tahun pengajian. Pada tahun 2001, Kementerian jugamenawarkan pinjaman pelajaran kepada pelajar kursus peringkat Sijil di Kolej Komunitidi seluruh negara yang turut diuruskan oleh Bahagian Biasiswa. Sehingga 31 Disember2003, seramai 87,676 pelajar telah diberi pinjaman berjumlah RM363.58 juta.30.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini adalah untuk menentukan sama ada pengurusan pinjaman pelajaranKementerian Pendidikan Malaysia telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur,cekap dan berhemat.30.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan ini meliputi pengurusan pinjaman pelajaran yang diberikan olehKementerian kepada pelajar Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) di dalam negarasahaja. Semakan Audit telah dilakukan terhadap rekod, dokumen dan fail individu yangmendapat pinjaman bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 yang dipilih secara rambangdi Bahagian Biasiswa, Kementerian. Semakan terhadap rekod yang berkaitan telahdijalankan di 7 universiti tempatan, 7 Politeknik dan 3 Kolej Komuniti. Pihak Audit jugamendapat pandangan daripada beberapa pegawai IPTA mengenai pengurusanpinjaman pelajaran yang dikendalikan oleh Bahagian Biasiswa, Kementerian.30.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-30.4.1. PERANCANGAN30.4.1.1. Struktur Organisasia. Bahagian Biasiswa, Kementerian yang menguruskan pinjaman adalahdiketuai oleh seorang Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M54. Beliaudibantu oleh 2 orang Ketua Penolong Setiausaha Gred M48. BahagianBiasiswa adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan fungsi yangberikut :-Nota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Pendidikan344

i. Melaksanakan Skim Pinjaman Pelajaran di bawah Tabung PusinganPinjaman Pelajaran;ii. Menyimpan semua rekod permohonan yang diluluskan atau tidak;iii. Menyelenggara rekod akaun setiap pinjaman yang diluluskan;daniv. Memungut balik pinjaman sepenuhnya dalam masa yang ditetapkan.b. Pengurusan pinjaman di Bahagian Biasiswa ini dikendalikan oleh beberapaunit seperti berikut : -i. Unit Pra-Perkhidmatan :Merancang, mengurus dan melaksanakan pemberian pinjaman.ii. Unit Pentadbiran dan Kewangan :Menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan pemberian pinjaman,perjanjian dan bayaran balik pinjaman.iii. Unit Penguatkuasaan dan Kutipan :Melaksana dan menguatkuasakan syarat yang termaktub di dalam suratperjanjian pinjaman pelajaran dan mengurus kutipan balik.iv. Unit Sistem dan Kualiti :Memantau kualiti pengurusan pinjaman.c. Kesemua unit yang tersebut di atas selain daripada mengendalikanpinjaman, juga terlibat dalam pengurusan biasiswa. Struktur organisasiBahagian Biasiswa adalah seperti yang ditunjukkan di carta berikut :-CARTA 30STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN BIASISWASETIAUSAHABAHAGIAN BIASISWA(M54)KETUA PENOLONGSETIAUSAHA(Gred M48)KETUA PENOLONGSETIAUSAHA(Gred M48)UNIT PRAPERKHIDMATANUNITPENGUATKUASAAN& KUTIPANUNIT DALAMPERKHIDMATANUNITPENTDABIRAN& KEWANGANUNITSISTEM& KUALITIPSU(M41)PSU(M41)PSU(M41)PSU(M41)PSU(M41)PSU(M41)PSU(M41)PSU(M41)PSU(M41)PSU(M41)Tidak Terlibat Dengan Urusan PinjamanNota : PSU – Penolong SetiausahaPada pandangan Audit, Kementerian mempunyai struktur organisasi danpembahagian tugas yang jelas untuk menguruskan pinjaman pelajaran.345

30.4.1.2. Keperluan Kewangana. Sumber Kewangan TabungSatu tabung pusingan iaitu Tabung Pusingan Pinjaman Pelajaran telahdiwujudkan pada tahun 1987 bagi membiayai kemudahan pinjaman ini. Sumberkewangan tabung pinjaman adalah daripada peruntukan Kerajaan dan bayaranbalik pinjaman.b. Pembiayaan Pinjamani. Setiap tahun Kementerian memerlukan peruntukan untuk membiayaipinjaman baru dan pinjaman yang telah diluluskan pada tahun sebelumnyadi mana peminjam masih belum menamatkan pengajian mereka(perbelanjaan tertanggung).ii. Pada tahun 2003, Kementerian memerlukan peruntukan berjumlah RM82.85juta untuk memberi pinjaman kepada pelajar. Daripada jumlah tersebut,RM39.34 juta adalah bagi membiayai pinjaman baru kepada 12,500 pelajardi Kolej Komuniti, Politeknik dan pelajar Kursus Ijazah Pertamaberintegrasikan pendidikan di universiti manakala RM43.51 juta untukmembayar pinjaman di bawah perbelanjaan tertanggung bagi pelajar yangtelah ditawarkan pinjaman pelajaran bagi tempoh tahun 2000 hingga 2002.Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 193ANGGARAN PERBELANJAAN KESELURUHAN UNTUK SKIM PINJAMANPELAJARAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN BAGI TAHUN 2003SKIM PINJAMAN PELAJARANPinjaman Boleh Ubah untuk pelajarKursus Ijazah Pertama di UniversitiTempatanPinjaman Biasa untuk Sijil diPoliteknik / Kolej KomunitiPERBELANJAANTERTANGGUNG(RM Juta)CADANGANTAWARAN BARU 2003(RM Juta)JUMLAH PERUNTUKANYANG DIPERLUKAN(RM Juta)9.99 3.34 13.3333.52 36.00 69.52JUMLAH 43.51 39.34 82.85Pada pandangan Audit, Kementerian telah mengenal pasti keperluankewangannya dengan baik.30.4.1.3. Undang-undang Dan PeraturanMemandangkan pinjaman ini dibiayai daripada Tabung Pusingan PinjamanPelajaran yang diwujudkan di bawah Seksyen 9 Akta Acara Kewangan 1957,pengendaliannya hendaklah mengikut Tatacara Amanah yang diluluskan olehPerbendaharaan Malaysia. Antara lain, tatacara ini menghendaki penyediaanPenyata Terimaan dan Bayaran tahunan untuk memperakaunkan semuatransaksi yang terlibat. Penyata ini perlu dikemukakan kepada Ketua AuditNegara untuk diaudit. Wang daripada tabung ini juga hendaklah digunakanuntuk tujuan yang telah ditetapkan.30.4.1.4. Golongan Sasaran Dan Kriteria Kelayakana. Bahagian Biasiswa telah menetapkan mereka yang layak menerimapinjaman adalah :-346

i. Semua pelajar yang telah berjaya ditawarkan kursus peringkat Sijil diPoliteknik dan Kolej Komuniti, kecuali mereka yang telah mendapatpinjaman atau bantuan kewangan dari sumber lain.ii. Semua pelajar yang diterima masuk ke universiti tempatan untukmengikuti Kursus Ijazah Pertama di bidang pendidikan/berintegrasikanpendidikan; daniii. Pelajar yang tidak mendapat biasiswa daripada Kementerian PendidikanMalaysia atau pun mana-mana sumber lain.b. Kelayakan am pelajar untuk dipertimbangkan pinjaman adalah sepertiberikut :-i. Warganegara Malaysia;ii. Mempunyai kelulusan akademik yang ditetapkan;iii. Diterima masuk untuk melanjutkan pengajian di institusi pengajian didalam atau di luar Malaysia yang diiktiraf oleh Kerajaan;iv. Mempunyai sikap, kecerdasan, ciri kepimpinan, minat, pengetahuan amdan motivasi yang ditetapkan;v. Kedudukan kewangan pelajar serta ibu/bapa atau penjaga sebagaimanayang ditetapkan; danvi. Tidak melebihi had umur yang ditetapkan. Bagi program praperkhidmatan (lepasan SPM) had umur adalah 35 tahun, manakala bagipegawai di dalam perkhidmatan, had umur adalah 44 tahun.Pada pandangan Audit, Kementerian telah menetapkan dengan jelasgolongan sasaran dan kriteria kelayakan untuk mendapatkan pinjamanpelajaran.30.4.1.5. Prosedur Permohonan Dan Kelulusana. Kaedah PermohonanBorang permohonan boleh didapati di institusi pengajian masing-masing.Permohonan pinjaman hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Biasiswa,Kementerian melalui Pengetua ( Politeknik/Kolej Komuniti ) atau Unit Hal EhwalPelajar universiti berkenaan. Permohonan tersebut akan diproses olehKementerian secara berkomputer berdasarkan maklumat yang ada dalamborang permohonan.b. Kaedah Penilaian Dan Kelulusani. Jawatankuasa Kerja Pinjaman Pelajaran yang dilantik oleh Ketua SetiausahaKementerian adalah bertanggungjawab meluluskan permohonan pinjaman.Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha (SumberManusia) dan ahlinya terdiri daripada Setiausaha Bahagian Kewangan/wakil,Pengarah Bahagian Sekolah/wakil, Pengarah Bahagian Pendidikan Guru/wakil, Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia (Teknikal)/wakil danSetiausaha Bahagian Biasiswa.347

ii. Calon akan disenaraikan mengikut merit berdasarkan kelayakan akademikyang diperolehi, kegiatan kokurikulum dan latar belakang kewangan pelajartersebut. Pelajar yang memperolehi markah merit yang cemerlang/tertinggidalam senarai itu akan dipanggil untuk ditemu duga bagi ditawarkanbiasiswa. Manakala yang selebihnya atau yang tidak dipanggil temudugaakan dipertimbangkan untuk ditawarkan pinjaman pelajaran.Pada pandangan Audit, prosedur yang diwujudkan berhubung dengankaedah untuk membuat permohonan, menilai dan meluluskan pinjamanadalah teratur.30.4.1.6. Perjanjian Pinjamana. Pelajar yang menerima pinjaman dikehendaki menandatangani suratperjanjian mengikut tempoh yang ditetapkan. Bayaran balik perlu dibuat olehpelajar selepas 6 bulan mereka menamatkan kursus atau mendapat kerjamengikut mana yang terdahulu. Semua perjanjian hendaklah disokongdengan dokumen lengkap seperti Surat Penerimaan Tawaran Pinjaman danBorang Pengakuan Kedudukan Kewangan Penjamin.b. Bahagian Biasiswa hanya akan memproses bayaran setelah pelajarmenyempurnakan dokumen ini. Jumlah pinjaman yang diberi kepada pelajaryang layak adalah seperti berikut :-i. Politeknik / Kolej Komuniti - RM3,000 setahun dan RM6,000 bagi tempoh2 tahun pengajian.ii. Universiti Tempatan - Kadar pinjaman pelajaran yang diberi kepadapelajar Kursus Ijazah Pertama berintegrasikan pendidikan masa kiniadalah antara RM6,361 hingga RM6,697 seorang setahun mengikutjurusan akademik yang dipilih. Jumlah ini adalah sama seperti kadarbiasiswa dan pinjaman pelajaran yang diberi oleh JPA kepada pelajarlain di semua IPTA tempatan.30.4.1.7. Kaedah Pengeluaran Dan Bayaran Balik Pinjamana. Kaedah Pengeluaran Pinjamani. Bahagian Biasiswa hanya memproses bayaran setelah pelajarmenyempurnakan surat perjanjian. Cara pembayaran adalah sepertiberikut :-• Bayaran pinjaman bagi kursus peringkat Sijil di Kolej Komuniti/Politeknik dibuat sekali dalam tahun akademik melalui bank.• Bagi pelajar universiti, bayaran akan dibuat setiap semester melaluiBendahari Universiti. Pejabat Bendahari akan memproses bayaranselanjutnya kepada pelajar setelah ditolak jumlah hutang pelajarkepada universiti.ii. Pembayaran kepada pelajar Kolej Komuniti/Politeknik oleh bank sertapelajar Institusi Pengajian Tinggi Awam oleh Bendahari Universiti perludibuat sejurus selepas penerimaan bayaran pinjaman dari BahagianBiasiswa.348

. Kaedah Bayaran Baliki. Pelajar Kolej Komuniti / PoliteknikBagi pelajar Kolej Komuniti / Politeknik mereka akan diminta membayarbalik pinjaman pelajaran selepas 6 bulan tamat pengajian. Permohonanuntuk penangguhan bayaran balik pinjaman atas alasan menyambungpengajian atau alasan lain tidak akan dipertimbangkan. Sungguhpundemikian, bagi kes tertentu yang melibatkan pelajar menyambungpengajian boleh dipertimbangkan mengikut merit kes tersebut.ii. Pelajar Universiti• Pelajar universiti dikehendaki membayar balik pinjamannya kepadaKementerian selepas 6 bulan mereka menamatkan kursus/ mendapatkerja, mengikut mana yang terdahulu.• Jumlah bayaran balik adalah berdasarkan kepada peringkat ijazahyang diperolehi oleh pelajar tersebut. Pelajar yang memperolehiIjazah Kepujian Kelas Pertama sehingga Kepujian Kelas Dua Bawah/Rendah dalam tempoh masa yang dibenarkan membayar baliksebanyak 25% sahaja daripada jumlah pinjaman. Manakala pelajaryang memperolehi Ijazah Am, gagal atau diluluskan pinjamantambahan kerana melanjutkan tempoh pengajiannya dikehendakimembayar balik semua pinjaman secara ansuran.Pada pandangan Audit, kaedah pengeluaran dan bayaran balik pinjamanyang diwujudkan oleh Kementerian adalah memadai untuk mengawalpinjaman yang diberi.30.4.1.8. Penyelenggaraan Rekoda. Untuk meningkatkan kualiti pengurusan pinjaman pelajaran, BahagianBiasiswa telah membangunkan beberapa sistem secara berkomputer bagimelancarkan operasinya. Semua maklumat mengenai pelajar yangmemohon pinjaman akan dimasukkan ke dalam sistem berkomputer yangdikenali sebagai Sistem Maklumat Bersepadu Biasiswa (SISPADU). Melaluisistem ini, Bahagian Biasiswa mengendalikan semua urusan pemilihan danbayaran pinjaman, tindakan tuntutan ganti rugi dan pengakaunan dendaakibat dari pelanggaran syarat perjanjian pinjaman. Kementerian jugamembangunkan SISKUTIP untuk memudahkan proses mengesan peminjamyang lewat atau tidak membayar pinjaman, mengemas kini lejar,mengeluarkan notis dan menyediakan penyata tahunan secara berkomputer.Hanya rekod peminjam dari SISPADU yang telah tamat pengajian sahajaakan dipindahkan ke SISKUTIP. Bagi memudahkan peminjam, BahagianBiasiswa juga mewujudkan Info-Line Tele-Pinjam yang dilancarkan padabulan April 2000 untuk peminjam menyemak status pinjaman dan bakibayarannya.349

. Kementerian juga menyelenggara fail individu secara manual. Antara lain,fail ini mengandungi borang permohonan, surat tawaran, surat perjanjianpinjaman dan Borang Pengakuan Kedudukan Kewangan Penjamin.Pada umumnya, Bahagian Biasiswa mengambil langkah yang bijak denganmengaplikasikan kemudahan teknologi maklumat bagi menguruskanpinjaman pelajaran Kementerian.30.4.1.9. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Keperluan Guna TenagaSebelum penstrukturan semula perjawatan, seorang Penolong Pegawai TadbirGred N5 dari Unit Pra Perkhidmatan, Bahagian Biasiswa telah ditugaskan untukmenjalankan urusan pinjaman. Bagaimanapun di bawah penstrukturan semulaperjawatan, Bahagian Biasiswa telah mewujudkan unit khas untuk memberiperkhidmatan urusan pinjaman kepada pelajar. Sehubungan ini, BahagianBiasiswa memerlukan 28 jawatan untuk urusan tersebut. Antara jawatan yangdiperlukan terdiri daripada Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M54, PegawaiTadbir dan Diplomatik Gred M48, Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M41,Pegawai Tadbir Gred N41, Penolong Pegawai Tadbir Gred N32, PenolongPegawai Tadbir Gred N27, Penolong Akauntan Gred W27 dan pegawai daripadalain-lain kumpulan sokongan.b. LatihanKementerian telah merancang kursus SISPADU kepada pegawai dankakitangan Bahagian Biasiswa yang terlibat dengan penggunaan Sistemtersebut. Selain itu, Kementerian juga merancang kursus untuk kakitangannyasecara umum berhubung dengan hal ehwal pentadbiran, penggunaan ICT danpengurusan kewangan.Pada pandangan Audit, Bahagian Biasiswa telah mengenal pasti danmerancang kursus yang bersesuaian dengan tugas kakitangan yangterlibat dalam penggunaan Sistem dan pengurusan pinjaman.30.4.1.10. Mekanisme PemantauanPengurusan pinjaman dipantau melalui kaedah yang berikut :-a. Unit Penguatkuasaani. Unit Penguatkuasaan Bahagian Biasiswa telah dipertanggungjawabkanuntuk :-• Menguatkuasakan syarat perjanjian pinjaman;• Menguruskan pelepasan/pemindahan perkhidmatan (kontrak)pegawai;• Mengurus kutipan ganti rugi dan bayaran balik pinjaman;• Mengurus dan mengemaskinikan rekod perjanjian pinjaman; dan• Merekod dan melaporkan kutipan daripada bayaran balik pinjaman.350

ii. Unit ini telah mengadakan satu task force bagi mengenal pasti penjaminbagi semua peminjam yang masih belum menjelaskan pinjamankhususnya pinjaman yang tertunggak.b. Unit Sistem Dan KualitiUnit Sistem dan Kualiti antara lainnya adalah bertanggungjawab mengkajisesuatu cadangan atau memantau kualiti perkhidmatan Bahagian Biasiswa.Unit ini terdiri daripada Penolong Setiausaha, Pegawai Eksekutif dan PembantuTadbir.c. Penubuhan JawatankuasaBahagian Biasiswa juga turut mewujudkan beberapa jawatankuasa untukmelaksanakan fungsi yang berikut :-i. Jawatankuasa Kerja Pinjaman PelajaranJawatankuasa ini berperanan menimbang dan meluluskan setiappermohonan pinjaman yang dibuat oleh pelajar. Selain itu, ia jugamembincangkan kes yang berkaitan dengan tawaran pinjaman dan kutipanbayaran balik pinjaman. Ia dijadualkan bermesyuarat setiap 3 bulan satu kaliiaitu pada bulan Mac, Jun, September dan Disember.ii. Jawatankuasa Penelitian PinjamanJawatankuasa ini berperanan mencari jalan penyelesaian bagimempercepatkan bayaran permohonan pinjaman kepada pelajar. MesyuaratJawatankuasa ini diadakan apabila ada keperluan oleh Bahagian Biasiswa.iii. Jawatankuasa Kerja Lembaga BiasiswaJawatankuasa ini berperanan membincangkan hal berkaitan denganpengurusan Bahagian Biasiswa secara keseluruhannya. Jawatankuasa inidijadualkan bermesyuarat setiap 3 bulan satu kali iaitu pada bulan Mac, Jun,September dan Disember.d. Mesyuarat PengurusanBahagian Biasiswa juga memantau kemajuan aktivitinya melalui MesyuaratPengurusan yang perlu dihadiri oleh semua Ketua Unit. Kemajuan aktiviti danprestasi akan dibincangkan dan sebarang masalah yang timbul akandiselesaikan.e. Mesyuarat Penyelarasan Proses Pinjaman Pelajaran Peringkat Sijil DiPoliteknik Dan Kolej KomunitiMesyuarat ini dihadiri oleh wakil Kementerian Pendidikan Malaysia, Politeknikdan Kolej Komuniti. Ia diadakan bertujuan untuk membincangkan isu berhubungdengan pengurusan pinjaman pelajaran kepada pelajar kursus peringkat Sijil diPoliteknik dan Kolej Komuniti. Pada pandangan Audit, Bahagian Biasiswamempunyai mekanisme yang mencukupi untuk memantau urusanberkaitan pinjaman pelajaran.351

Secara keseluruhannya, Kementerian telah merancang pengurusan pinjamanpelajarannya dengan baik.30.4.2. PELAKSANAAN30.4.2.1. Prestasi Keseluruhan Pinjaman Pelajarana. Semenjak skim ini dilancarkan, sejumlah 87,676 pelajar telah diberipinjaman berjumlah RM363.58 juta. Daripada jumlah ini, RM154.55 jutapinjaman telah dikeluarkan kepada 30,729 pelajar bagi tempoh tahun 2001hingga 2003. Kedudukannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 194KEDUDUKAN PINJAMAN PELAJARANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003INSTITUSIKolej KomunitiTAHUNTAWARAN(Bil. Pelajar)JUMLAH(RM Juta)2001 456 1.822002 1,283 6.792003 2,639 7.922001 6,640 26.56Politeknik2002 8,414 43.672003 8,648 51.892001 1,029 6.18Universiti2002 1,120 6.722003 500 3.00JUMLAH 30,729 154.55b. Daripada sejumlah RM363.58 juta pinjaman yang telah dikeluarkan, jumlahpinjaman yang perlu dikutip balik sehingga akhir bulan Disember 2003adalah RM143.73 juta dan sejumlah RM40.82 juta hanya akan dikutip padatahun 2004 manakala bakinya berjumlah RM179.03 juta adalah pinjamanyang masih belum matang. Sehingga akhir bulan Disember 2003, sejumlahRM47.01 juta telah berjaya dikutip balik dan sejumlah RM96.72 juta masihtertunggak. Antara faktor yang menyebabkan tunggakan ini adalah sepertiberikut :-i. Kelewatan Kementerian memaklumkan kepada pelajar yang telah tamatpengajian mereka amaun ansuran yang perlu dijelaskan;ii. Pelajar tidak dapat dikesan;iii. Pelajar tidak mempunyai pekerjaan atau sumber pendapatan, hilangkeupayaan atau sebagainya; daniv. Pelajar meninggal dunia.Pada pandangan Audit, prestasi skim pinjaman pelajaran telah berjayamembiayai bilangan pelajar yang tinggi tetapi tempoh kelewatan peminjammenjelaskan hutang mereka adalah antara 1 hingga 15 tahun.352

30.4.2.2. Proses Penilaian Dan Kelulusan Pinjaman PelajaranBerdasarkan amalan Kementerian, tempoh keseluruhan proses pemberianpinjaman adalah antara 3 hingga 4 bulan selepas borang permohonan pinjamanditerima. Namun, adalah didapati berlaku kelewatan dalam proses tersebut.Kelewatannya adalah antara 3 hingga 11 bulan. Semakan Audit mendapatikelewatan adalah berpunca daripada cara Kementerian mengendalikanpermohonan pinjaman yang mana permohonan pelajar hanya akan diprosessetelah menerima permohonan pinjaman daripada semua Institusi PengajianTinggi Awam (IPTA). Selain itu kelewatan juga adalah berpunca daripadaborang permohonan pinjaman yang tidak lengkap dan kakitangan yang tidakmencukupi untuk menguruskan pinjaman. Akibat daripada kelewatan inimenyebabkan pelajar tidak mendapat wang pinjaman mereka pada semesteryang pertama. Semakan Audit selanjutnya mendapati kebanyakan pelajaruniversiti hanya mendapat wang pinjaman mereka pada semester yang keduadan pelajar Politeknik pada semester ketiga.Pada pandangan Audit, walaupun semakan terhadap 150 fail peminjammendapati semua permohonan pinjaman telah dipertimbang dandiluluskan oleh Jawatankuasa Kerja Pinjaman Pelajaran mengikut kriteriayang ditetapkan tetapi kelewatan memproses dan meluluskan pinjamantelah memberi kesan kepada kebajikan pelajar yang meminjam.30.4.2.3. Syarat Pinjaman PelajaranSemua pelajar yang menerima pinjaman telah menandatangani surat perjanjiandengan Kementerian. Semakan Audit juga mendapati bahawa semua pelajartersebut telah menandatangani Surat Penerimaan Tawaran Pinjaman sebelummereka menerima wang pinjaman. Berikut diberikan beberapa syarat utamayang dinyatakan dalam surat perjanjian pinjaman :-a. Pelajar dikehendaki membayar balik pinjamannya kepada Kementerianselepas 6 bulan pelajar menamatkan kursus/ mendapat kerja, mengikutmana yang terdahulu;b. Penjamin pinjaman akan membayar balik pinjaman kepada Kementeriansekiranya pelajar gagal berbuat demikian dan membayar ganti rugi sekiranyapelajar tidak mematuhi syarat perjanjian;c. Pelajar dikehendaki memberitahu Kementerian dengan bertulis sekiranya iamendapat biasiswa/dermasiswa, pinjaman atau apa jua bantuan kewangandaripada sumber lain semasa pengajian; dand. Pelajar/penjamin dikehendaki membayar balik kepada Kerajaan dalamtempoh 60 hari jumlah pinjaman yang telah diberi jika ia meninggalkankursus sebelum tamat pengajian.Pada pandangan Audit, pada umumnya syarat perjanjian pinjaman adalahmemadai untuk menjamin kepentingan Kerajaan.353

30.4.2.4. Pengeluaran Pinjaman Pelajarana. Kementerian telah membuat pembayaran mengikut kaedah yang telahditetapkan. Bagi pelajar Kolej Komuniti dan Politeknik, bayaran dibuat satukali dalam tahun akademik berkenaan melalui bank. Manakala bagi pelajaruniversiti, bayaran dibuat setiap semester melalui Bendahari Universiti.b. Semakan Audit mendapati bayaran untuk 157 pelajar di Politeknik Sarawakberjumlah RM471,000 telah disimpan oleh bank selama 2 bulan sebelumdipindahkan ke akaun pelajar. Pihak Audit juga mendapati bayaran kepada184 pelajar di Politeknik Kota Kinabalu yang berjumlah RM552,000 telahlewat dipindahkan ke akaun pelajar oleh Bank Simpanan Nasional antara 2minggu sehingga satu bulan. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 195JANGKAMASA CEK DISIMPAN DI BANKBAGI POLITEKNIK KOTA KINABALU DAN SARAWAKNAMAINSTITUSIPoliteknikKota KinabaluPoliteknikKota KinabaluPoliteknikSarawakTARIKH CEK DIHANTAR KE BANKTARIKH PINJAMAN MASUKKE AKAUN PELAJARJUMLAH(RM)TEMPOH24.04.03 10.05.03 456,000 2 minggu06.05.03 10.06.03 96,000 sebulan23.04.03 18.07.03 471,000 2 bulanc. Beberapa universiti lewat memulangkan wang pinjaman yang tidakdiserahkan kepada pelajar sama ada telah berhenti atau menolak tawaranpinjaman. Sebagai contoh 4 Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) hanyamengembalikan sejumlah RM71,815 wang pinjaman yang tidak diserahkankepada pelajar selepas 1 hingga 4 tahun kemudian.Pada pandangan Audit, hal ini boleh dielakkan sekiranya Kementerianmemantau kedudukan semua bayaran yang telah diberi kepada institusiberkenaan. Sehubungan dengan ini, Kementerian perlu menetapkantempoh tertentu untuk IPTA memulangkan baki wang yang tidak diserahkepada pelajar.30.4.2.5. Penyelenggaraan Rekod PinjamanAdalah diperhatikan 2 sistem yang dibangunkan oleh Kementerian iaituSISPADU dan SISKUTIP tidak digunakan sepenuhnya untuk tujuan pengurusandan pemantauan. Ini adalah kerana tiada manual yang lengkap disediakan untukkegunaan dan panduan kakitangan. Oleh yang demikian masih terdapatmaklumat peminjam yang tidak dikemas kini. Semakan Audit selanjutnyamendapati kawalan dalaman sistem ini perlu dipertingkatkan, antaranya sepertimengawal kata laluan dan juga capaian terhadap sistem.354

Pada pandangan Audit, penyimpanan fail secara manual didapati tidakdibuat dengan teratur menyebabkan fail sukar dikesan. Adalah didapatijuga beberapa fail tidak dikemaskinikan.30.4.2.6. Peruntukan Dan Perbelanjaan Pinjaman Pelajarana. Kementerian telah diluluskan peruntukan berjumlah RM41.20 juta danRM68.14 juta masing-masing bagi tempoh tahun 2001 dan 2003. Tiadaperuntukan diterima pada tahun 2002 kerana Perbendaharaan Malaysiaberanggapan baki peruntukan dalam Tabung Pusingan Pinjaman PelajaranKementerian dan bayaran balik yang dijangka dapat dikutip daripada pelajaryang telah tamat pengajian di sepanjang tahun 2002 adalah mencukupiuntuk menampung pembiayaan program pinjaman bagi tahun tersebut.b. Semakan Audit mendapati pada tahun 2003, Kementerian dapat memungutbayaran balik berjumlah RM10.86 juta. Sekiranya jumlah kutipan ini diambilkira bersama dengan baki tabung pada awal tahun 2003 yang berjumlahRM64.86 juta dan peruntukan yang diterima daripada Kerajaan pada tahunsemasa berjumlah RM68.14 juta, tabung ini mempunyai dana berjumlahRM143.86 juta. Jumlah ini mampu menampung perbelanjaan bagi tahun2003 yang berjumlah RM103.79 juta dan meninggalkan baki berjumlahRM40.07. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 196PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN TABUNG PUSINGAN PINJAMANPELAJARAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNBAKIAWAL(RM Juta)PERUNTUKANYANGDITERIMA(RM Juta)KUTIPAN BALIKPINJAMAN(RM Juta)PENGELUARANPINJAMAN(RM Juta)BAKIAKHIR(RM Juta)2001 71.30 41.20 10.50 23.31 99.692002 99.69 0.00 4.59 39.43 64.852003 64.86 68.14 10.86 103.79 40.07JUMLAH 109.34 25.95 166.53c Pada akhir tahun 2003, Kerajaan telah memperkenalkan Program JarakJauh dan Program Pegawai Perkhidmatan Pendidikan untuk dilaksanakanoleh Kementerian dan perbelanjaan mengenainya akan dibiayai daripadaTabung Pusingan Pinjaman Pelajaran. Sehubungan ini, baki tabungberjumlah RM40.07 juta itu adalah tidak mencukupi untuk membiayaipelaksanaan kedua Program tersebut dan juga untuk membiayai pinjamanbaru dan pinjaman tertanggung pada tahun 2004. Bagaimanapun,Kementerian telah diluluskan peruntukan berjumlah RM100 juta pada awaltahun 2004. Daripada jumlah tersebut, sejumlah RM25 juta telah diterimapada bulan Mac 2004. Selain itu, Kementerian telah juga memohonperuntukan tambahan berjumlah RM21 juta untuk menambahkan danatabung.355

Pada pandangan Audit, sungguhpun pihak Kementerian telah mengambillangkah yang positif untuk memastikan dana tabung mencukupi bagimembiayai perbelanjaan tersebut pada tahun 2004, namun Kementerianjuga perlu bertindak lebih tegas untuk mendapatkan bayaran balikdaripada peminjam yang telah tamat pengajian bagi membolehkan lebihramai pelajar mendapat faedah daripada dana ini.30.4.2.7. Guna Tenaga Dan Latihana. Kedudukan Perjawatani. Sehingga akhir bulan Disember 2003, Bahagian Biasiswa telah diluluskandengan 28 jawatan di mana 21 daripadanya telah diisi. Bahagian tersebutdiketuai oleh seorang Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M54 (SetiausahaBahagian) dan 2 orang Pegawai Tadbir dan Diplomatik M48 sebagai KetuaPenolong Setiausaha. Ketiga pegawai tersebut terlibat dengan urusanbiasiswa dan pinjaman. Manakala 5 Pegawai Tadbir dan Diplomatik GredM41 dan seorang Pegawai Tadbir Gred N41 sebagai Penolong Setiausaha,seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N32, 2 Penolong Pegawai TadbirGred N27, seorang Penolong Akauntan Gred W27 dan 15 pegawai daripadalain-lain kumpulan sokongan adalah terlibat secara langsung dalam urusanpinjaman kepada pelajar. Kedudukan perjawatan Bahagian Biasiswa padaakhir bulan Disember 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 197KEDUDUKAN PERJAWATAN BAHAGIAN BIASIWAPADA 31 DISEMBER 2003BILANGAN PERJAWATANKUMPULAN PERKHIDMATANDILULUSKAN DIISI KEKOSONGANPERATUSANDIISI (%)Pegawai Tadbir dan Diplomatik M54 1 1 - 100Pegawai Tadbir dan Diplomatik M48 2 2 - 100UNIT PRA-PERKHIDMATANPegawai Tadbir dan Diplomatik M41 2 2 - 100Penolong Pegawai Tadbir N27 1 1 - 100Lain-lain Kumpulan Sokongan 8 5 3 62.5UNIT PENGUATKUASAANPegawai Tadbir dan Diplomatik M41 1 1 - 100Pegawai Tadbir N41 1 - 1 -Penolong Pegawai Tadbir N32 1 1 - 100Lain-lain Kumpulan Sokongan 3 3 - 100UNIT PENTADBIRAN & KEWANGANPegawai Tadbir dan Diplomatik M41 1 1 - 100Penolong Akauntan W27 1 1 - 100Lain-lain Kumpulan Sokongan 3 3 - 100UNIT MAKLUMAT & KUALITIPegawai Tadbir dan Diplomatik M41 1 - 1 -Penolong Pegawai Tadbir N27 1 - 1 -Lain-lain Kumpulan Sokongan 1 - 1 -JUMLAH 28 21 7 75356

ii. Adalah diperhatikan jumlah kakitangan yang ada di Bahagian Biasiswatidak dapat menampung beban kerja di Bahagian tersebut di mana padapuratanya setiap kakitangan itu terpaksa menguruskan 1,463 pinjamanpada tahun 2003. Jumlah ini adalah termasuk pinjaman baru tahun 2003dan pinjaman yang telah diluluskan pada tahun 2001 dan 2002 di manapelajar masih belum menamatkan pelajaran mereka. Selain daripada itu,perluasan program dan pertambahan program baru iaitu Program JarakJauh Universiti Terbuka Malaysia (UNITEM) dan Tabung Pelajar Miskintelah menambah beban tugas. Tugas yang dimaksudkan adalahpenyemakan, penyimpanan dan lain-lain tugasan yang berkaitan denganprogram tersebut. Bagi mengatasi masalah ini, Kementerian telahmengambil pekerja khidmat singkat dari masa ke semasa mengikutkeperluan dan juga mengarahkan kakitangan yang berkenaan bekerjalebih masa.b. Semakan Audit mendapati pegawai yang menguruskan pinjaman telahdihantar untuk menghadiri kursus seperti Sistem SISPADU, hal ehwalpentadbiran, penggunaan ICT dan pengurusan kewangan sebagai manayang telah dirancang.Pada pandangan Audit, Kementerian perlu mengisi kekosongan jawatan dibahagian tersebut dengan segera bagi membolehkannya menguruskanpinjaman dengan lancar.30.4.2.8. PEMANTAUANa. Jawatankuasa Kerja Lembaga Biasiswa Dan Mesyuarat PengurusanSungguhpun Jawatankuasa ini bermesyuarat mengikut kekerapan yangtelah ditetapkan, namun tidak semua mesyuarat membincangkan halberkaitan pinjaman. Sehubungan ini, adalah disyorkan isu kelulusanpinjaman ini dimasukkan sebagai agenda tetap.b. Unit PenguatkuasaanUnit ini yang bertanggungjawab untuk memastikan peminjam mematuhisyarat kontrak tidak dapat melaksanakan fungsinya dengan berkesankerana kekurangan kakitangan.c. Mesyuarat Penyelarasan Proses Pinjaman Pelajaran Peringkat Sijil diPoliteknik dan Kolej KomunitiWakil Kementerian Pendidikan Malaysia, Politeknik serta Kolej Komunitididapati telah bermesyuarat mengikut kekerapan yang telah ditetapkan.Pada pandangan Audit, Bahagian Biasiswa hendaklah mempertingkatkanpemantauannya terhadap aktiviti pengurusan pinjaman pelajaran bagimemastikan ia diurus dengan cekap dan teratur dan peminjam mematuhisyarat kontrak.357

30.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, Kementerian mempunyai perancangan yang baik dalam menguruskanpinjaman pelajaran. Bagaimanapun, dari segi pelaksanaannya masih ada kelemahanyang perlu diperbaiki. Sehubungan ini, adalah disyorkan supaya Kementerianmengambil tindakan yang berikut :-30.5.1. Memastikan wang pinjaman yang disalurkan melalui Bendahari Universitidi bankkan segera dan dipindahkan ke akaun pelajar dalam tempoh tertentu.(ditetapkan oleh Kementerian). Bagi tujuan ini, Kementerian perlu mewujudkan satumekanisme yang membolehkannya memantau dan memastikan bahawa wangberkenaan telah dibank dan dipindahkan dengan segera ke akaun pelajar. Sebagaicontoh Bendahari Universiti boleh diminta mengemukakan kepada Kementeriansalinan slip bank dan mengesahkan bahawa bank berkenaan telah memindahkanwang pinjaman kepada akaun pelajar.30.5.2. Mempertingkatkan usaha mendapatkan bayaran balik pinjaman daripadapelajar yang telah menamatkan pengajian mereka. Bagi tujuan ini, Kementerianhendaklah sentiasa mengemaskinikan alamat pelajar bagi membolehkan merekadihubungi.358

KEMENTERIAN KEWANGAN31. PENGURUSAN PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUANKEPADA SYARIKAT31.1. LATAR BELAKANG31.1.1. Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan, PerbendaharaanMalaysia adalah bertanggungjawab menguruskan pinjaman kepada SyarikatKerajaan, Syarikat Konsesi dan Syarikat Bukan Kerajaan/Penswastaan. SyarikatKerajaan adalah syarikat di mana Kerajaan mempunyai pelaburan saham/ekuitimanakala Syarikat Konsesi dan Syarikat Penswastaan pula adalah syarikat yangmenjalankan projek penswastaan Kerajaan.31.1.2. Objektif utama pinjaman kepada syarikat adalah untuk memberi suntikanmodal kerja kepada syarikat; membiayai projek industri dan teknologi; projekpelaburan dan hartanah; projek utiliti dan kemudahan awam (termasuk lebuh raya,rel pengangkutan, pembetungan dan pelabuhan); projek komunikasi danmultimedia; projek perkhidmatan dan projek khas Kerajaan. Sehingga akhir bulanDisember 2003, Kerajaan telah mengeluarkan pinjaman berjumlah RM27.54 bilionkepada 55 syarikat.31.1.3. Pinjaman Kerajaan Persekutuan kepada syarikat adalah berasaskanperuntukan yang disediakan dalam Anggaran Belanjawan Pembangunan Tahunanyang diluluskan oleh Parlimen. Hanya projek yang diluluskan dalam anggarantersebut diberi pinjaman. Jenis pinjaman terdiri daripada pinjaman sokongan yangdikeluarkan kepada syarikat dan pinjaman kemudahan untuk projek sosioekonomidan strategik.31.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada Perbendaharaan Malaysiatelah menguruskan pinjaman kepada syarikat dengan teratur dan berhemat sertaselaras dengan objektif yang ditetapkan.31.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan ini meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauan terhadappinjaman kepada syarikat. Dokumen dan rekod berkaitan dengan pinjaman yang diberiantara tahun 1993 hingga 2003 kepada 21 syarikat melibatkan 36 pinjaman telahdisemak. Selain daripada itu, perbincangan juga telah diadakan dengan pegawai yangterlibat di Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan, PerbendaharaanMalaysia dan Jabatan Akauntan Negara Malaysia.359

31.4. PENEMUAN AUDIT31.4.1. PERANCANGAN31.4.1.1. Struktur Organisasia. Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan, PerbendaharaanMalaysia diketuai oleh Setiausaha Bahagian Gred JUSA C yangbertanggungjawab terus kepada Timbalan Ketua SetiausahaPerbendaharaan Malaysia (Dasar). Beliau dibantu oleh 3 TimbalanSetiausaha yang masing-masingnya mengetuai Seksyen Pembiayaan,Seksyen Kawalselia Pasaran dan Seksyen Pinjaman Kerajaan Persekutuan.Fungsi seksyen berkenaan adalah seperti berikut:-i. Seksyen Pembiayaan - bertanggungjawab menguruskan perolehandana dari sumber pasaran dalam dan luar negeri, pembiayaan darisumber multilateral, bilateral dan serantau serta mengurus danmengawasi operasi tabung Kerajaan dan pelaburannya.ii. Seksyen Kawalselia Pasaran - bertanggungjawab menggubal dasar,undang-undang dan peraturan serta mewujudkan mekanisme bagimengawal pasaran modal dan kewangan.iii. Seksyen Pinjaman Kerajaan Persekutuan - bertanggungjawabmenguruskan pinjaman Kerajaan Persekutuan kepada Kerajaan Negeri,Badan Berkanun, Syarikat Kerajaan dan bukan Kerajaan serta Koperasibagi membiayai projek pembangunan dan projek khas seperti yangdiperuntukkan dalam Anggaran Belanjawan tahun semasa dan luarjangka yang diluluskan oleh Parlimen serta bayaran balik pinjaman.Seksyen ini terbahagi kepada 4 unit iaitu Unit Badan Berkanun, UnitKerajaan Negeri, Unit Penswastaan dan Menteri KewanganDiperbadankan serta Unit Pengurusan Pinjaman dan ManagementInformation System. Unit Penswastaan dan Menteri KewanganDiperbadankan bertanggungjawab menguruskan pinjaman KerajaanPersekutuan kepada syarikat pemegang konsesi projek penswastaanKerajaan Persekutuan dan syarikat milikan Menteri KewanganDiperbadankan.b. Carta organisasi Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan,Perbendaharaan Malaysia adalah seperti Carta 31.Pada pandangan Audit, Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan DasarKewangan, Perbendaharaan Malaysia telah mewujudkan strukturorganisasi yang jelas untuk membolehkannya menjalankan aktiviti yangdirancang termasuk menguruskan pinjaman kepada syarikat.360

CARTA 31CARTA ORGANISASIBAHAGIAN PENGURUSAN PINJAMAN DANDASAR KEWANGAN, PERBENDAHARAAN MALAYSIABAHAGIAN PENGURUSAN PINJAMANDAN DASAR KEWANGAN(SETIAUSAHA BAHAGIAN – JUSA C)SEKSYENPEMBIAYAANTSBK(M)-M54SEKSYENKAWALSELIAPASARANTSBK(K)-M54SEKSYENPINJAMANKERAJAANPERSEKUTUANTSBK(D)-M54MULTILATERALINDUSTRIBANKBADANBERKANUNPINJAMANPASARAN& PENGURUSANHUTANGINDUSTRISEKURITIKERAJAANNEGERIBILATERAL& SERANTAUPERANCANGAN&PENYELARASANPENSWASTAAN& MKDTABUNGAKTUARIPENGURUSANPINJAMAN& MISNota :TSBK (M) - Timbalan Setiausaha Bahagian Kewangan (Modal)TSBK(K) - Timbalan Setiausaha Bahagian Kewangan (Kawalselia)TSBK (D) - Timbalan Setiausaha Bahagian Kewangan (Dalam Negeri)MIS - Management Information SystemMKD - Menteri Kewangan Diperbadankan31.4.1.2. Undang-undang Dan Peraturana. Akta Kumpulan Wang Pembangunan 1966Seksyen 3, Akta Kumpulan Wang Pembangunan 1966 memperuntukkanbahawa kumpulan wang ini boleh digunakan antara lainnya untuk memberipinjaman kepada mana-mana badan atau pihak yang melaksanakan aktivitiyang ditetapkan. Akta tersebut juga memperuntukkan bahawa MenteriKewangan bertanggungjawab menetapkan syarat yang perlu dipatuhi oleh pihakyang akan diberi pinjaman.361

. Akta Kontrak Kerajaan 1949Mengikut Seksyen 2, Akta Kontrak Kerajaan 1949, Menteri Kewangan bolehmenurunkan kuasa kepada pegawai awam lain untuk menandatanganiperjanjian. Selaras dengan peruntukan Akta tersebut, Menteri Kewangan telahmenurunkan kuasa kepada pegawai berikut untuk menandatangani perjanjianpinjaman yang bernilai kurang daripada RM2 bilion:-i. Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia;ii. Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia (Operasi);iii. Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia (Dasar); daniv. Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia (Sistem &Kawalan).c. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 1989Pekeliling ini menjelaskan tanggungjawab Perbendaharaan Malaysia sebagaipemberi pinjam dan peranan Pegawai Pengawal yang bertanggungjawab untukmemastikan projek yang diswastakan di bawah Kementerian masing-masingdilaksanakan dengan teratur.d. Manual Prosedur KerjaManual ini menerangkan tentang prosedur kerja yang perlu diikuti oleh semuapihak yang terlibat dalam pengurusan pinjaman. Antara lain, manual inimengandungi prosedur berhubung permohonan, kelulusan, pengeluaran danbayaran balik pinjaman serta penyelenggaraan rekod yang berkaitan.Pada pandangan Audit, Perbendaharaan Malaysia mempunyai undangundangdan peraturan yang mencukupi bagi membolehkannyamenguruskan pinjaman kepada syarikat.31.4.1.3 Keperluan KewanganSetiap tahun, Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan,Perbendaharaan Malaysia mengemukakan permohonan untuk peruntukanmengurus dan Kumpulanwang Pembangunan kepada Bahagian BelanjawanKementerian Kewangan. Peruntukan mengurus diperlukan untuk membiayaipembayaran gaji dan aktiviti. Manakala peruntukan KumpulanwangPembangunan adalah bagi tujuan pembiayaan pinjaman. Selain itu, pemberianpinjaman turut diperuntukkan melalui Kumpulanwang Terkanun, iaitu bagi tujuanpinjaman luar jangka/adhoc. Jumlah yang diperlukan untuk tujuan memberipinjaman pada umumnya, ditentu berdasarkan kepada jumlah pinjaman yangdikeluarkan pada sesuatu tahun. Ia mengambil kira beberapa faktor antaranyajumlah yang diperlukan bagi membiayai baki pinjaman yang telah diluluskanpada tahun terdahulu dan pengeluaran pinjaman baru. Jumlah peruntukankewangan yang telah dipohon oleh Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan DasarKewangan, Perbendaharaan Malaysia bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003adalah seperti di jadual berikut:-362

JADUAL 198PERMOHONAN PERUNTUKAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003MENGURUSKUMPULANWANG KUMPULANWANG TERKANUNTAHUNPEMBANGUNAN(RM Juta)(RM Juta)(RM Juta)2001 0.79 1,414.02 700.502002 4.04 780.56 1,192.302003 4.43 296.00 826.32JUMLAH 9.26 2,490.58 2,719.12Pada pandangan Audit, Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan DasarKewangan, Perbendaharaan Malaysia telah mengenal pasti keperluankewangan yang mencukupi untuk tujuan pengurusan bahagian danmembiayai pengeluaran pinjaman kepada syarikat.31.4.1.4. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Pada tahun 2001, Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan,Perbendaharaan Malaysia memerlukan 15 jawatan lagi sebagai tambahankepada 72 jawatan yang sedia ada untuk melaksanakan fungsinya denganberkesan. Lima daripada jawatan ini adalah untuk Unit Penswastaan danMenteri Kewangan Diperbadankan yang bertanggungjawab menguruskanpinjaman kepada syarikat. Jawatan tersebut terdiri daripada 1 PegawaiTadbir dan Diplomatik Gred M48; 1 Pegawai Tadbir dan Diplomatik GredM48/M41 (fleksi); 1 Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M41; 1 PenolongAkauntan Gred W27 dan 1 Pembantu Tadbir Gred N17.b. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Perbendaharaan Malaysia tidakmenyediakan rancangan latihan tahunan berhubung pengurusan pinjamanbagi pegawai yang berkaitan. Bagaimanapun, pegawai yang terlibat akandihantar menghadiri kursus/seminar/persidangan/bengkel dari semasa kesemasa berdasarkan kepada tawaran biasiswa latihan yang telah diterimadaripada penaja seperti Jabatan Perkhidmatan Awam atau penganjur sepertiINTAN dan institusi latihan lain.Pada pandangan Audit, Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan DasarKewangan, Perbendaharaan Malaysia telah mengenal pasti keperluan gunatenaga yang mencukupi. Bagaimanapun, Bahagian ini juga perlumengenal pasti latihan khusus yang perlu diberikan kepada pegawainyabagi membolehkan mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan.31.4.1.5. Sasaran Pinjamana. Pinjaman boleh dikeluarkan kepada Syarikat Kerajaan, Syarikat Konsesi danSyarikat Bukan Kerajaan/Penswastaan yang terlibat dengan pelaksanaanprojek industri dan teknologi; pelaburan dan hartanah; utiliti dan kemudahanawam; komunikasi dan multimedia; perkhidmatan serta projek khasKerajaan.363

. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Bahagian Pengurusan PinjamanDan Dasar Kewangan, Perbendaharaan Malaysia telah menetapkan sasaranuntuk mengeluarkan RM2.49 bilion yang melibatkan 26 pinjaman kepada 24syarikat dan mendapatkan bayaran balik pinjaman berjumlah RM2.72 biliondaripada 46 syarikat yang melibatkan 44 hingga 48 pinjaman. Butiransasarannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 199SASARAN BERHUBUNG DENGAN PENGELUARAN DAN PENERIMAANBAYARAN BALIK PINJAMAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNBILANGANSYARIKATPENGELUARAN PINJAMANBILANGANPINJAMANAMAUN(RM Juta)PENERIMAAN BAYARANBALIK PINJAMANBILANGANSYARIKATAMAUN(RM Juta)2001 11 13 1,414.02 15 853.082002 11 11 780.56 14 901.292003 2 2 296.56 17 968.67JUMLAH 24 26 2,490.58 46 2,723.04c. Selain itu, pinjaman berjumlah RM2.72 bilion juga dirancang dikeluarkandaripada peruntukan Kumpulanwang Terkanun. Bagaimanapun, pihakPerbendaharaan Malaysia tidak menetapkan bilangan syarikat yang akandiberi pinjaman daripada Kumpulanwang ini.Pada umumnya, kecuali bagi Kumpulanwang Terkanun, PerbendaharaanMalaysia telah menetapkan sasaran pengeluaran pinjaman selaras denganperuntukan yang dipohon dan bayaran balik pinjaman yang ditetapkan.31.4.1.6. Kriteria Kelayakan PinjamanSyarikat yang boleh dipertimbangkan untuk diberi pinjaman hendaklahmempunyai sekurang-kurangnya salah satu daripada kriteria berikut :-a. Tiada Tunggakan Bayaran Balik PinjamanSesuatu syarikat perlu menyelesaikan semua baki pinjaman terdahulu yangtelah diterima daripada Kerajaan.b. Projek Yang Berdaya Maju Dan Mempunyai Kadar Pulangan DalamanSekurang-kurangnya 8%Sesuatu projek yang dicadangkan dibiayai melalui pinjaman adalah projek yangberupaya menjana hasil yang mencukupi untuk membayar balik pinjaman.Projek tersebut juga mesti mempunyai kadar pulangan dalaman (IRR) sekurangkurangnya8%. IRR adalah kadar pulangan yang dijana melalui modal dan asetyang dimiliki oleh syarikat.c. Projek Yang Dikendalikan Oleh Syarikat KonsesiSesuatu projek yang melibatkan projek infrastruktur seperti pembinaan jalan, reldan pembetungan yang dikendalikan oleh Syarikat Konsesi.364

d. Mempunyai Nisbah Khidmat Hutang 1:2Sesuatu syarikat perlu mempunyai jumlah hutang tidak melebihi 50% daripadakeseluruhan aset yang dimilikinya.31.4.1.7. Prosedur Peraturan Dan Kelulusana. Kaedah Permohonan PinjamanMengikut Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 4 Tahun 1989, syarikat yangmemohon pinjaman dari Kerajaan Persekutuan dikehendaki mengemukakanpermohonan pinjaman dengan menggunakan Borang Permohonan PinjamanKerajaan Persekutuan (Borang SPKP 3/02) kepada Perbendaharaan Malaysia.Borang permohonan tersebut dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysiamelalui Kementerian yang terlibat. Manual Prosedur Kerja Unit Penswastaandan Menteri Kewangan Diperbadankan menggariskan maklumat yang perludisertakan untuk menyokong permohonan pinjaman tersebut iaitu :-i. Latar belakang projekii. Keterangan projekiii. Anggaran kos dan hasil berserta dengan andaian yang digunakaniv. Cadangan pembiayaan projekv. Kedudukan kewangan projek- Aliran wang tunai- Penyata Untung Rugi- Viabiliti dari segi payback, net present value (NPV), internal rate ofreturn (IRR)- Kemampuan projek/agensi membayar balik pinjaman.b. Kaedah Penilaian Dan Kelulusan Pinjamani. Permohonan yang diterima oleh Perbendaharaan Malaysia disemak bagimemastikan kesempurnaannya. Mengikut peraturan, setiap permohonanpinjaman perlu dibawa untuk pertimbangan Mesyuarat JawatankuasaPembiayaan Projek Pembangunan. Jawatankuasa ini dipengerusikanoleh Setiausaha Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan,Perbendaharaan Malaysia.ii. Setelah permohonan pinjaman dipertimbangkan dan diperakukan olehMesyuarat Jawatankuasa Pembiayaan Projek Pembangunan, kertasperakuan disediakan oleh Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan DasarKewangan, Perbendaharaan Malaysia untuk kelulusan Ketua SetiausahaPerbendaharaan Malaysia. Kertas ini mengandungi maklumat sepertiberikut :-• Tajuk/tujuan• Latar belakang projek• Keterangan projek365

• Anggaran kos dan hasil• Cadangan pembiayaan projek• Analisis kewangan projek- Aliran wang tunai- Penyata Untung Rugi- Viabiliti- Kemampuan membayar balik pinjaman• Penyata kewangan yang lepas• Syarat pinjaman• Asas pertimbangan• Rumusan• Perakuanc. Setelah kelulusan diperolehi, syarikat akan dimaklumkan dan seterusnyaperjanjian dimeterai. Surat kelulusan disalinkan kepada Pegawai Pengawalterlibat dengan menyatakan syarat pinjaman. Proses permohonan dankelulusan pinjaman adalah seperti Carta 32.d. Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan, PerbendaharaanMalaysia telah menetapkan tempoh masa selama 14 hari bekerja untukmemproses dan meluluskan permohonan pinjaman syarikat tertakluk kepadakesempurnaan dokumen permohonan yang diterima. Tempoh yang samadiperlukan untuk memproses surat perjanjian pinjaman.31.4.1.8. Kaedah Pengeluaran Pinjamana. Mengikut Manual Prosedur Kerja, pinjaman dikeluarkan setelah perjanjianpinjaman ditandatangani.b. Pada umumnya pengeluaran pinjaman perlu dipertimbangkan dalam tempoh7 hari bekerja apabila mendapat notis pengeluaran pinjaman daripadapeminjam yang disertakan bersama laporan kemajuan projek bagi projekpembangunan atau dokumen lain yang disyaratkan dalam perjanjianpinjaman.c. Jumlah yang akan dikeluarkan untuk sesuatu tempoh adalah berasaskankepada prestasi perbelanjaan projek dan kemajuan fizikalnya. Selaindaripada itu, pengeluaran juga tertakluk kepada syarat yang ditetapkandalam perjanjian pinjaman.366

CARTA 32PROSES PERMOHONAN DAN KELULUSAN PINJAMANMenerima Dan Menyemak PermohonanPinjaman Dari PeminjamTidak LengkapMinta Maklumat Tambahan /Mengadakan PerbincanganLengkapMenyediakan Kertas Analisis PermohonanPinjaman Untuk Pertimbangan MesyuaratJKPPPMesyuarat JKPPPLulus / tidak LulusTidak LulusMenyediakan Kertas Perakuan UntukKelulusan KSP Serta Persetujuan Di AtasSyarat PinjamanMaklum Kepada PeminjamSecara RasmiLulusMenyediakan Draf Perjanjian Pinjaman /Semakan Oleh PeguamcaraPerbendaharaan MalaysiaTidak TeraturLulusPembetulan Draf PerjanjianPinjamanTidak BersetujuTeraturMengemukakan Surat Kelulusan PinjamanKepada Peminjam Beserta Syarat PinjamanDan Surat Perjanjian Pinjaman UntukDitandatanganiMakluman PerbendaharaanMalaysiaBersetujuPeminjam Menandatangani Surat PerjanjianPinjamanTidak TeraturPerbendaharaan MalaysiaMembuat PembetulanMengemukakan Untuk TandatanganKSP / TKSP (D)Fail Disimpan Untuk TindakanSelanjutnyaJKPPP - Jawatankuasa Pembiayaan Projek PembangunanKSP - Ketua Setiausaha Perbendaharaan MalaysiaTKSP (D) - Timbalan Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia (Dasar)367

31.4.1.9. Kaedah Bayaran Balik Pinjamana. Jadual bayaran balik pinjaman perlu disediakan oleh Jabatan AkauntanNegara Malaysia dalam tempoh 30 hari selepas ansuran terakhir pinjamandikeluarkan atau selepas berakhirnya tempoh pertangguhan, yang manalebih awal. Tempoh pertangguhan adalah tempoh sebelum bayaran balikpinjaman bermula. Tempoh pertangguhan bayaran balik pinjaman adalahberbeza antara satu pinjaman dengan yang lain, iaitu antara 1 tahun hingga14 tahun. Selain itu, faedah juga akan dikenakan sepanjang tempohpertangguhan bayaran balik pinjaman bagi syarikat yang melaksanakanprojek selain daripada projek pembinaan, sosial dan projek yang strategik.b. Tempoh bayaran balik pinjaman ditetapkan dalam perjanjian pinjaman dan iaditentu berdasarkan kepada kadar pulangan dalaman projek yang dibiayaioleh pinjaman dan keupayaan peminjam membayar balik hutangnya.Bayaran balik pertama sesuatu pinjaman adalah berbeza antara satuperjanjian dengan yang lain.31.4.1.10. Penyelenggaraan RekodRekod berhubung pengurusan pinjaman Kerajaan kepada syarikatdiselenggarakan oleh Perbendaharaan Malaysia serta Jabatan AkauntanNegara Malaysia. Di peringkat Perbendaharaan Malaysia, maklumat berhubungdengan permohonan dan kelulusan bagi setiap pinjaman difailkan mengikutsyarikat. Perbendaharaan Malaysia juga membangunkan Sistem PengurusanPinjaman yang mengandungi maklumat permohonan dan kelulusan pinjaman. Diperingkat Jabatan Akauntan Negara Malaysia pula, maklumat pengeluaran,bayaran balik pinjaman, baki pinjaman belum selesai serta maklumat lainberhubung pinjaman diselenggarakan di dalam Daftar Pinjaman dan PenyataTunggakan Bayaran Balik Pinjaman. Penyata Tunggakan tersebut jugadikemukakan kepada syarikat bagi tujuan pengesahan dan makluman.31.4.1.11. Mekanisme PemantauanPerbendaharaan Malaysia telah mewujudkan beberapa mekanisme untukmemantau penggunaan wang pinjaman yang telah dikeluarkan kepada syarikat.Antaranya ialah menghendaki syarikat menghantar laporan kemajuanpelaksanaan projek mengikut tempoh masa yang ditetapkan dalam perjanjian;lawatan ke tapak projek untuk mengesahkan prestasi fizikal projek; mengadakanmesyuarat bagi membincangkan kedudukan pinjaman dan juga menghendakiJabatan Akauntan Negara Malaysia menyediakan laporan bulanan bayaran balikpinjaman. Pada pandangan Audit, Perbendaharaan Malaysia mempunyaimekanisme pemantauan yang mencukupi untuk memastikan aktivitipinjaman dilaksanakan dengan teratur.Pada umumnya, Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan,Perbendaharaan Malaysia telah mengadakan perancangan yang baik untukmenguruskan pinjaman.368

31.4.2. PELAKSANAAN31.4.2.1. Peruntukan Dan PerbelanjaanBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah RM9.26 juta peruntukanmengurus telah diluluskan untuk aktiviti Bahagian Pengurusan Pinjaman danDasar Kewangan, Perbendaharaan Malaysia di mana sejumlah RM7.39 juta(79.8%) telah dibelanjakan. Sejumlah RM2.49 bilion telah diluluskan di bawahKumpulanwang Pembangunan di mana sejumlah RM2.32 bilion (93.2%)daripadanya telah dibelanjakan untuk pengeluaran pinjaman kepada 22 syarikat.Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 200PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN KUMPULANWANG PEMBANGUNANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNBILANGAN SYARIKATPERUNTUKAN(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)2001 11 1,414.02 1,381.502002 9 780.56 640.792003 2 296.00 296.00JUMLAH 22 2,490.58 2,318.29Peruntukan berjumlah RM2.72 bilion telah diluluskan di bawah KumpulanwangTerkanun untuk tujuan pinjaman kepada Badan Berkanun dan Badan lain(termasuk syarikat). Sejumlah RM1.95 bilion (71.7%) telah dikeluarkan daripadaKumpulanwang tersebut untuk membiayai pengeluaran pinjaman kepada 10syarikat.Pada pandangan Audit, Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan DasarKewangan, Perbendaharaan Malaysia telah mendapat peruntukan sebagaimana yang dipohon untuk membolehkannya memberi pinjaman kepadasyarikat.31.4.2.2. Prestasi Pinjamana. Sehingga 31 Disember 2003, sejumlah 124 pinjaman yang melibatkanRM29.98 bilion telah diluluskan kepada 55 syarikat yang terdiri daripadaSyarikat Kerajaan, Syarikat Konsesi dan Syarikat Bukan Kerajaan/Penswastaan. Daripada jumlah tersebut, sejumlah RM27.54 bilion telahdikeluarkan. Berikut diberikan butirannya :-JADUAL 201KEDUDUKAN PINJAMAN KERAJAAN PERSEKUTUAN KEPADA SYARIKATPADA 31 DISEMBER 2003JENIS SYARIKATBILANGANSYARIKATPINJAMANDILULUSKAN(RM Juta)PINJAMANDIKELUARKAN(RM Juta)BILANGANPINJAMANBAKI BELUMSELESAI(RM Juta)Syarikat Kerajaan 30 21,305.21 19,458.66 95 17,205.28Syarikat Konsesi 23 8,206.84 7,816.70 27 7,565.12Syarikat Bukan Kerajaan/Penswastaan2 471.92 262.92 2 262.92JUMLAH 55 29,983.97 27,538.28 124 25,033.32369

. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, daripada sejumlah RM2.49 bilionyang diluluskan di bawah Kumpulanwang Pembangunan, PerbendaharaanMalaysia telah mengeluarkan RM2.32 bilion (93.1%) yang melibatkan 25pinjaman (96.2%) kepada 22 syarikat berbanding dengan sasarannya.Mengikut sasaran yang ditetapkan, jumlah yang diluluskan tersebut adalahuntuk membiayai 26 pinjaman kepada 24 syarikat. Bagi tempoh yang sama,Perbendaharaan Malaysia hanya menerima bayaran balik pinjamanberjumlah RM1.30 bilion (47.9%) berbanding dengan RM2.72 bilion yangsepatutnya diterima. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 202PENGELUARAN PINJAMAN DAN PENERIMAAN BAYARAN BALIK PINJAMANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNBILANGANSYARIKATPENGELUARAN PINJAMANBILANGANPINJAMANAMAUN(RM)PENERIMAAN BAYARAN BALIK PINJAMANMENGIKUT JBB(RM Juta)SEBENAR(RM Juta)2001 11 11 1,381.50 853.08 126.38 14.82002 9 12 640.79 901.29 481.87 53.32003 2 2 296.00 968.67 695.57 71.8JUMLAHSASARANPENCAPAIAN (%)222491.7 %252696.2 %2,318.292,490.5893.1 %(%)2,723.04 1,303.82 47.9%Nota :JBB = Jadual Bayaran Balik Pinjamanc. Adalah juga didapati bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, daripadasejumlah RM2.72 bilion yang diperuntukkan di bawah KumpulanwangTerkanun, pinjaman berjumlah RM1.95 bilion (71.7%) telah dikeluarkankepada 10 syarikat yang melibatkan 15 pinjaman.Pada keseluruhannya, Jabatan Audit Negara berpendapat bahawaKerajaan telah berupaya memenuhi tanggungjawab memberi pinjamankepada syarikat tetapi prestasi bayaran balik pinjaman tidak memuaskandan perlu diperbaiki.31.4.2.3. Pematuhan Kepada Prosedur Kerja Dan Peraturana. Kriteria Kelayakan Mendapat PinjamanPerbendaharaan Malaysia telah menetapkan bahawa syarikat yang memohonpinjaman baru mestilah tidak mempunyai tunggakan bayaran balik pinjaman.Merujuk kepada Penyata Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman pada akhir bulanDisember 2002, adalah didapati satu syarikat masih ada tunggakan bayaranbalik pinjaman berjumlah RM1.25 juta tetapi telah diluluskan pinjaman baruberjumlah RM157.90 juta pada bulan April 2003. Tunggakan ini sepatutnyadibayar balik pada bulan Disember 2000. Bagaimanapun, semakan Auditmendapati kriteria kelayakan pinjaman baru yang lain telah dipatuhi.b. Penilaian Dan Kelulusan Pinjamani. Semakan Audit terhadap fail 21 syarikat yang melibatkan 36 pinjamanmendapati 3 permohonan pinjaman telah menggunakan borang permohonanpinjaman manakala 7 lagi permohonan dikemukakan melalui surat. Duapinjaman lagi tidak perlu mengemukakan borang permohonan kerana370

merupakan pinjaman sedia ada yang telah diambil alih oleh syarikat lain.Bagi 24 pinjaman yang lain, borang permohonan tidak dapat disemak keranatidak semua fail yang berkaitan dengan pinjaman itu dikemukakan semasapengauditan.ii. Mengikut peraturan, permohonan perlu dipertimbangkan oleh JawatankuasaPembiayaan Projek Pembangunan. Semakan Audit mendapati mulai tahun2001, permohonan pinjaman tidak lagi dibawa ke Mesyuarat JawatankuasaPembiayaan Projek Pembangunan untuk pertimbangan dan perakuan.Bagaimanapun perakuan daripada Pegawai Pengawal yang terlibat telahdiperolehi sebelum permohonan dikemukakan kepada Ketua SetiausahaPerbendaharaan Malaysia/Menteri Kewangan untuk kelulusan. Selain itu,Bahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan, PerbendaharaanMalaysia juga mengadakan mesyuarat bagi membincangkan permohonanpinjaman daripada syarikat. Mesyuarat ini dihadiri oleh wakil dariPerbendaharaan Malaysia, Unit Perancang Ekonomi, Kementerian dansyarikat.iii. Semakan Audit selanjutnya mendapati kesemua pinjaman yang dikeluarkankepada syarikat telah mendapat kelulusan daripada Ketua SetiausahaPerbendaharaan Malaysia. Pertimbangan untuk meluluskan pinjaman adalahberdasarkan permohonan dari syarikat yang terlibat dalam projek strategik,mengambil alih pinjaman yang dikorporatkan dan menghadapi masalahkewangan untuk membiayai projek.iv. Tempoh masa yang ditetapkan oleh Perbendaharaan Malaysia untukmemproses dan meluluskan permohonan pinjaman syarikat adalah selama14 hari bekerja tertakluk kepada kesempurnaan dokumen permohonanditerima. Semakan Audit terhadap 33 fail mendapati 3 permohonanpinjaman telah diproses dalam tempoh yang ditetapkan. Bagi 12permohonan pinjaman pula, adalah didapati Perbendaharaan Malaysia telahmengambil masa antara 9 hingga 192 hari untuk memproses danmeluluskan permohonan tersebut. Antara faktor kelewatan adalah keranasyarikat tidak mengemukakan maklumat permohonan yang lengkapmenyebabkan Perbendaharaan Malaysia mengambil masa untukmendapatkan maklumat tersebut atau sebarang maklumat tambahan. Bagi18 permohonan pinjaman yang lain, tempoh yang diambil untuk memprosespermohonan pinjaman sehingga kelulusan diberikan tidak dapat ditentukankerana fail yang mengandungi maklumat berkenaan tidak dikemukakanuntuk pengauditan. Tempoh memproses 12 permohonan pinjaman tersebutadalah seperti di Jadual 203.Pada pandangan Audit, adalah lebih teratur setiap permohonan pinjamandibincangkan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Pembiayaan ProjekPembangunan sebelum diperakukan untuk kelulusan oleh KetuaSetiausaha Perbendaharaan Malaysia. Bagi pinjaman kepada syarikatyang masih aktif, fail yang berkenaan hendaklah diselenggarakan denganlengkap dan kemas kini.371

JADUAL 203TEMPOH KELEWATAN MEMPROSES PERMOHONAN PINJAMANJENIS SYARIKATBILANGANPINJAMANTEMPOH KELEWATAN(Hari)Syarikat Kerajaan 6 9 hari hingga 192 hariSyarikat Konsesi 5 34 hari hingga 85 hariSyarikat Bukan Kerajaan/Penswastaan 1 100 hariJUMLAH 12c. Perjanjian Pinjamani. Tempoh Penyediaan Perjanjian PinjamanTempoh 14 hari juga ditetapkan untuk memproses surat perjanjian pinjamandan dikemukakan kepada peminjam selepas kelulusan. Semakan Auditterhadap 33 fail mendapati 2 perjanjian pinjaman telah diproses dalamtempoh yang ditetapkan. Bagi 21 pinjaman pula, tempoh yang diambil untukmenyediakan perjanjian pinjaman setelah kelulusan diperolehi adalah antara7 hingga 352 hari. Antara faktor kelewatan adalah kerana syarikatmengambil masa untuk mempersetujui syarat dan terma perjanjian yangdicadangkan oleh Perbendaharaan Malaysia. Bagi 10 pinjaman yang lain,tempoh yang diambil untuk menyediakan perjanjian pinjaman setelahkelulusan diperolehi tidak dapat ditentukan kerana tiada maklumatberhubung kelulusan permohonan pinjaman dalam fail syarikat berkenaanyang disemak. Tempoh penyediaan perjanjian pinjaman bagi 21 pinjamanadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 204TEMPOH KELEWATAN PENYEDIAAN PERJANJIAN PINJAMANJENIS SYARIKATBILANGANPERJANJIANTEMPOH KELEWATAN(Hari)Syarikat Kerajaan 16 7 hari hingga 324 hariSyarikat Konsesi 4 146 hari hingga 352 hariSyarikat Bukan Kerajaan/Penswastaan 1 116 hariJUMLAH 21ii. Had KuasaSemakan Audit mendapati bagi 36 pinjaman yang dikeluarkan kepada 21syarikat, had kuasa menandatangani perjanjian pinjaman telah dipatuhisepenuhnya.iii. Syarat Perjanjian Pinjaman• Pihak Yang Menyediakan Jadual Bayaran Balik PinjamanAdalah didapati pihak yang bertanggungjawab menyediakan jadualbayaran balik pinjaman adalah berbeza di antara satu perjanjianpinjaman dengan yang lain. Semakan Audit terhadap 33 perjanjianpinjaman mendapati jadual bayaran balik pinjaman disediakan sama adaoleh pemberi pinjam (Kerajaan) atau peminjam (Syarikat). Sembilanperjanjian pinjaman pula didapati tidak menyatakan pihak yangmenyediakan jadual bayaran balik pinjaman. Butirannya adalah sepertijadual berikut :-372

JADUAL 205PIHAK BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIA JADUAL BAYARAN BALIKPIHAK BERTANGGUNGJAWABBILANGAN PINJAMANTERLIBATKerajaan 15Syarikat 9Tidak Dinyatakan 9JUMLAH 33• Tempoh Penyediaan Jadual Bayaran Balik PinjamanSemakan Audit mendapati wujud ketidakseragaman bagi tempohpenyediaan jadual bayaran balik pinjaman. Adalah didapati 22 perjanjianpinjaman memperuntukkan tempoh penyediaan jadual bayaran balikmanakala 11 perjanjian tidak menyatakan tempoh penyediaannya.• Tarikh Kuat Kuasa Jadual Bayaran BalikAdalah didapati 14 daripada 33 perjanjian pinjaman yang disemakmemperuntukkan tarikh kuat kuasa jadual bayaran balik pinjaman manakala19 lagi tidak memperuntukkan tarikh kuat kuasa.• Tindakan Terhadap Kegagalan Membayar Balik HutangBagi 12 perjanjian pinjaman yang disemak, adalah diperhatikan sekiranyapeminjam gagal membayar balik hutangnya mengikut jadual bayaran balikpinjaman yang ditetapkan, syarikat dikenakan penalti dalam bentuk faedahlewat bayar ke atas baki yang tertunggak. Peminjam dikehendaki membayarfaedah yang berbeza-beza mengikut perjanjian pinjaman iaitu antara 2%hingga 5%. Sebaliknya bagi perjanjian pinjaman yang tidak mensyaratkanfaedah lewat bayar ke atas baki yang tertunggak, perjanjian menetapkanbahawa Kerajaan boleh melantik pegawai untuk mengambilalih kawalanpengurusan syarikat atau projek yang diberi pinjaman sehingga pinjamandibayar balik sepenuhnya.• Laporan Kemajuan Projek/Laporan PerbelanjaanSemakan Audit terhadap 33 perjanjian pinjaman mendapati 8daripadanya tidak memperuntukkan supaya laporan kemajuan projek/laporan perbelanjaan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalamtempoh yang tertentu seperti setiap 3 bulan atau 6 bulan.• Penggunaan Wang PinjamanPerjanjian pinjaman telah mensyaratkan bahawa wang pinjaman hendaklahdigunakan bagi maksud ianya diberi.Pada pandangan Audit, bagi menjamin kepentingan Kerajaan,Perbendaharaan Malaysia perlu memastikan keseragaman syaratperjanjian dari aspek berikut :-• Jadual Bayaran Balik Pinjaman hendaklah disediakan oleh Kerajaan• Tempoh penyediaan dan tarikh kuat kuasa Jadual Bayaran BalikPinjaman perlu dinyatakan dalam perjanjian373

• Laporan kemajuan projek/laporan kewangan berhubung pinjamandikemukakan secara berkala kepada Perbendaharaan Malaysiasehingga projek tamatd. Pematuhan Kepada Syarat Perjanjian Pinjaman Dan Peraturani. Pengeluaran PinjamanAdalah didapati 9 pinjaman kepada 7 syarikat berjumlah RM943.76 juta dimana RM305.60 juta daripadanya telah dikeluarkan sebelum perjanjianditandatangani. Perjanjian tersebut hanya ditandatangani antara 10 hingga550 hari selepas pinjaman dikeluarkan. Semakan Audit selanjutnyamendapati sehingga bulan Januari 2004, perjanjian pinjaman dengan satusyarikat bagi membiayai Skim Penggalakan Perniagaan Bumiputera DalamPerkhidmatan Strategik berjumlah RM45 juta belum dimeterai sungguhpunpengeluaran keseluruhan pinjaman tersebut berjumlah RM45 juta telahdibuat. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 206TEMPOH ANTARA PENGELUARAN PINJAMAN DENGANTARIKH PERJANJIAN PINJAMAN DITANDATANGANINOMBORPINJAMAN(a)TUJUAN PINJAMAN(b)JUMLAHPINJAMAN(RM Juta)(c)JUMLAHPENGELUARAN(RM Juta)(d)TARIKHPENGELUARAN(e)TARIKHPERJANJIAN(f)TEMPOH(Hari)(f) - (e)3040/96/006 Tabung Penerbitan 20.00 20.00 8.5.1996 18.5.1996 103040/2002/005Tabung Khas Pelancongan(TKP)400.00 100.00 17.9.2002 8.10.2002 213040/2002/012Membiayai SkimPenggalakan PerniagaanBumiputra DalamPerkhidmatan Strategik45.00 45.00 7.1.2003Belumtandatangan3583520/2003/003 Peruntukan Pendahuluan 157.90 40.00 3.10.2002 28.4.2003 2073720/2001/002Pengambil Alihan 60Peratus Ekuiti70.0019.92 13.12.2000 1179.4.20015.90 15.12.20001153600/1998/011Perbelanjaan Modal DanPembangunan Operasi175.0030.00 26.5.1997 55027.11.199830.00 14.11.19973783830/2003/008Untuk Pinjaman MudahPerbelanjaan operasi33.40 3.28 3.12.2002 17.9.2003 2883760/2001/028Membiayai Projek PayaIndahPinjaman BelanjaMengurus32.461.00 2.1.2001 2454.9.20010.50 28.6.2001683380/93/005Pinjaman BelanjaMengurusJUMLAH 305.6010.00 10.00 16.4.1993 17.1.1994 276Pada pandangan Audit, Perbendaharaan Malaysia perlu memastikan tarikhkuat kuasa pinjaman bersamaan dengan tarikh perjanjian ditandatanganiataupun selepasnya manakala pengeluaran pinjaman pertama hanyadibuat pada tarikh perjanjian dimeterai ataupun selepasnya. Ini adalahuntuk memastikan pengeluaran pinjaman disokong dengan perjanjianpinjaman yang telah ditandatangani demi menjaga kepentingan Kerajaan.374

ii. Bayaran Balik Pinjaman• Bayaran balik pinjaman sepatutnya dibuat mengikut jadual bayaran balikpinjaman yang disediakan dan dipersetujui oleh Kerajaan dan peminjam.Semakan Audit terhadap fail syarikat mendapati sehingga akhir bulanDisember 2003, sejumlah 14 syarikat tidak membuat bayaran balikmengikut jadual menyebabkan amaun bayaran balik tertunggakberjumlah RM3.36 bilion. Amaun ini tertunggak antara 1 bulan hingga 14tahun 3 bulan. Sebab utama berlaku tunggakan adalah kerana syarikatmenghadapi masalah kewangan yang menyebabkan aliran tunai terjejasdan tidak mampu membayar balik pinjaman mengikut jadual yangditetapkan. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 207TUNGGAKAN BAYARAN BALIK PINJAMANSEHINGGA 31 DISEMBER 2003SYARIKATBILANGANSYARIKATTUNGGAKAN BAYARAN BALIKPINJAMAN(RM Juta)Syarikat Kerajaan 11 3,250.55Syarikat Konsesi 3 111.84JUMLAH 14 3,362.39• Semakan Audit selanjutnya mendapati jadual bayaran balik pinjamanmasih belum disediakan bagi pinjaman kepada 2 syarikat walaupuntempoh pertangguhan telah berakhir dan bayaran balik pinjamanpertama masing-masingnya sepatut bermula pada bulan April 1999 danbulan September 2001. Kelewatan ini menyebabkan tunggakan pinjamanberjumlah RM56.59 juta tidak ditunjukkan di dalam Penyata TunggakanBayaran Balik Pinjaman yang disediakan oleh Jabatan Akauntan NegaraMalaysia.• Bagi syarikat yang mempunyai tunggakan bayaran balik, Kerajaan bolehmengenakan penalti dalam bentuk faedah lewat bayar ataumengambilalih kawalan pengurusan syarikat (bergantung kepada syaratyang ditetapkan dalam perjanjian pinjaman). Semakan Audit mendapatitiada bukti bahawa Perbendaharaan Malaysia telah mengambil tindakansedemikian. Bagaimanapun adalah diperhatikan sehingga bulanDisember 2003, Perbendaharaan Malaysia telah meluluskan penjadualansemula bayaran balik pinjaman bagi 5 syarikat yang melibatkantunggakan berjumlah RM171.67 juta berdasarkan permohonan daripadasyarikat berkenaan.Pada pandangan Audit, Perbendaharaan Malaysia perlu mengambiltindakan tegas terhadap syarikat yang gagal membuat bayaran balikpinjaman mengikut jadual.iii. Laporan Kemajuan Projek/Laporan PerbelanjaanSemakan Audit mendapati bagi pinjaman yang dikeluarkan untuk projekpembangunan, laporan kemajuan pelaksanaan projek telah disertakan bersama375

notis pengeluaran pinjaman. Manakala bagi pinjaman yang dikeluarkan untuktujuan belanja mengurus, mengambil alih liabiliti dan suntikan modal, laporanperbelanjaan telah dikemukakan bersama notis pengeluaran pinjaman.iv. Penggunaan Wang PinjamanSemakan Audit mendapati pada umumnya, syarikat yang diberi pinjaman olehKerajaan telah membelanjakan wang pinjaman tersebut sepertimana yangdisyaratkan dalam perjanjian pinjaman. Bagaimanapun, adalah didapati satusyarikat masih belum menggunakan wang pinjaman berjumlah RM8.77 jutauntuk melaksanakan Projek Ternakan Udang Harimau di Tanjung Kapur Sabahkerana tidak mendapat kelulusan daripada Jabatan Perhutanan Sabah untukpenggunaan kawasan hutan yang termasuk dalam persekitaran Hutan SimpanSemporna. Pinjaman sepenuhnya telah dikeluarkan kepada syarikat tersebutpada bulan Januari 2003. Sehubungan ini, Kementerian Pembangunan LuarBandar telah mengemukakan permohonan pada bulan Julai 2003 kepada UnitPerancang Ekonomi supaya wang pinjaman tersebut digunakan untukmelaksanakan Projek Ternakan Udang Harimau di Kampung JenangTerengganu dan Ternakan Ikan Hiasan (Projek baru) di Kampung Labi, KualaNerang Kedah yang mana setiap satunya melibatkan kos berjumlah RM1.99 jutadan RM6.78 juta. Kelulusan daripada Unit Perancang Ekonomi hanya diperolehipada bulan Mac 2004 selepas beberapa perbincangan diadakan antara pihakterlibat.Pada pandangan Audit, semua pihak terlibat perlu membuat keputusansegera bagi membolehkan pinjaman tersebut digunakan dengansewajarnya.31.4.2.4. Penyelenggaraan RekodSemakan Audit terhadap rekod yang diselenggarakan oleh Jabatan AkauntanNegara Malaysia mendapati ia telah diselenggarakan dengan teratur. JabatanAkauntan Negara Malaysia telah juga menyimpan maklumat yang mencukupiuntuk tujuan perakaunan pinjaman syarikat yang mendapat pinjaman daripadaKerajaan Persekutuan. Bagaimanapun bagi beberapa fail yang diperiksa di UnitPenswastaan dan Menteri Kewangan Diperbadankan, adalah didapati ianyatidak mengandungi permohonan pinjaman yang lengkap. Pada pandanganAudit, Perbendaharaan Malaysia perlu memastikan semua dokumen yangberkaitan dengan pinjaman disimpan di dalam fail berkenaan untukmemudahkan rujukan.31.4.2.5. Guna Tenaga Dan Latihana. Mulai bulan Februari 2001, Unit Aktuari berserta 15 jawatannya telahdipindah daripada Ibu Pejabat untuk ditempatkan di bawah SeksyenKawalselia Pasaran. Sehubungan ini, jumlah keseluruhan jawatan diBahagian Pengurusan Pinjaman Dan Dasar Kewangan, PerbendaharaanMalaysia telah bertambah daripada 72 jawatan menjadi 87 jawatan.Daripada 87 jawatan tersebut, sejumlah 79 (90.8%) jawatan telah diisi. Unit376

Penswastaan dan Menteri Kewangan Diperbadankan yangbertanggungjawab menguruskan pinjaman kepada syarikat masihkekurangan pengisian satu jawatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik GredM41. Kekosongan jawatan ini sedikit sebanyak telah menjejaskankelancaran aktiviti pengurusan pinjaman dan juga kurang keberkesanan darisudut pemantauan.b. Semakan Audit mendapati walaupun rancangan latihan tidak disediakan bagipegawai yang menguruskan pinjaman, namun Bahagian PengurusanPinjaman Dan Dasar Kewangan, Perbendaharaan Malaysia telahmengamalkan dasar terbuka dalam mempastikan pegawainya mendapatlatihan. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, seramai 28 kakitangan daribahagian ini telah mengikuti latihan, seminar dan bengkel berkaitan denganpengurusan pejabat dan pengurusan kewangan.Pada pandangan Audit, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia,Perbendaharaan Malaysia perlu memastikan kekosongan jawatan diBahagian Pengurusan Pinjaman dan Dasar Kewangan, PerbendaharaanMalaysia diisi supaya urusan pinjaman yang dirancang dapat berjalandengan lancar.31.4.3. PEMANTAUANAntara pemantauan yang dilaksanakan oleh Perbendaharaan Malaysia adalahmengadakan mesyuarat berkala untuk membincang dan melaporkan kedudukanpinjaman dan status bayaran balik. Selain itu, laporan bayaran balik pinjaman olehsyarikat disediakan setiap bulan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia dandiserahkan kepada Perbendaharaan Malaysia bagi memaklumkan kemajuanbayaran balik pinjaman oleh syarikat. Bagaimana pun pada umumnya, pemantauanyang dibuat terhadap kemajuan pelaksanaan projek yang dibiayai dari peruntukanpinjaman Kerajaan Persekutuan perlu dipertingkatkan. Perbendaharaan Malaysiaperlu memastikan jadual bayaran balik disediakan dalam tempoh yang ditetapkan.Daripada maklum balas yang diperolehi, sungguhpun pegawai PerbendaharaanMalaysia telah membuat lawatan ke beberapa syarikat yang mendapat pinjamanuntuk memastikan pematuhan terhadap syarat perjanjian, namun tiada buktimenunjukkan bahawa laporan hasil daripada lawatan tersebut telah disediakan olehpegawai terlibat.Pada pandangan Audit, Perbendaharaan Malaysia hendaklah memastikanlawatan pemantauan prestasi fizikal projek dijalankan dan laporan hasildaripada lawatan itu disediakan bagi membolehkan pihak pengurusansentiasa dimaklumkan tentang prestasi syarikat.31.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT31.5.1. Pada umumnya, Perbendaharaan Malaysia mempunyai perancangan yangbaik untuk menguruskan pinjaman kepada syarikat. Perbendaharaan Malaysia telah377

dapat mengeluarkan pinjaman yang dirancang dan mencapai sasaran yangditetapkan. Bagaimanapun, masih ada beberapa kelemahan dari segi pengurusanpinjamannya terutamanya berhubung dengan pematuhan kepada peraturan danprosedur kerja pinjaman serta syarat perjanjian termasuk mengutip tunggakanbayaran balik pinjaman. Pemantauan terhadap bayaran balik pinjaman juga kurangmemuaskan.31.5.2. Bagi memastikan kepentingan Kerajaan terjamin dan pinjaman Kerajaandigunakan bagi tujuan yang telah ditetapkan, adalah disyorkan supayaPerbendaharaan Malaysia mempertingkatkan kawalannya dengan mengambiltindakan berikut :-a. Memastikan keseragaman syarat perjanjian dari aspek pihak yangmenyediakan Jadual Bayaran Balik Pinjaman, tempoh penyediaan dan tarikhkuat kuasa jadual tersebut serta menetapkan tempoh berkala penyerahanlaporan prestasi dan kewangan projek sehingga projek tamat.b. Mempertingkatkan aspek pemantauan terhadap keseluruhan pinjamanterutamanya berhubung lawatan pemantauan prestasi fizikal projek.Sehubungan itu Perbendaharaan Malaysia perlu merancang lawatanpemeriksaan ke syarikat berdasarkan kepada maklumat yang diperolehidaripada laporan prestasi dan kewangan yang dikemukakan oleh syarikat .c. Menentukan dan memaklumkan kepada Jabatan Audit Negara tentangsyarikat yang pada pendapat Perbendaharaan Malaysia perlu diperiksa dandiaudit dari segi pengurusan projek. Ini membolehkan pengauditan terhadapprestasi dan kedudukan kewangan syarikat tersebut dijalankan oleh JabatanAudit Negara selaras dengan perintah Yang Dipertuan Agong yangmembenarkan Jabatan Audit Negara menjalankan pengauditan sedemikian.378

KEMENTERIAN KEWANGAN32. PELAKSANAAN SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALANBELANJAWAN SECARA ELEKTRONIK (eSPKB) DIJABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA32.1. LATAR BELAKANG32.1.1. Aplikasi Kerajaan Elektronik (EG) merupakan salah satu aplikasi perdanadi bawah projek Koridor Raya Multimedia (MSC) bertujuan untuk meningkatkanproduktiviti dan keberkesanan Perkhidmatan Awam melalui penggunaan teknologimaklumat dan multimedia. Dengan pelaksanaan projek ini, proses kerja JabatanKerajaan akan dikendalikan secara elektronik, beroperasi tanpa kertas danberlandaskan komunikasi pantas yang dilakukan secara talian melalui pelbagaisaluran.32.1.2. Lima projek perintis EG berkenaan ialah eServices, ePerolehan, GenericOffice Environment (GOE), Human Resource Management Information System(HRMIS) dan Project Monitoring System (PMS). Pelaksanaan aplikasi perdana EGyang terlibat dalam urusan pembayaran perlu diintegrasikan dengan sistem legasiJabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). Keperluan integrasi ini penting bagimembolehkan proses dan prosedur bayaran yang dilakukan secara elektronik dapatdihubungkan dengan sistem legasi JANM untuk memberi penyelesaian yangmenyeluruh. Menyedari keperluan ini, Jawatankuasa Pemandu EG melalui salahsatu mesyuarat yang diadakan pada tahun 2000 telah mengarahkan supaya SistemPerancangan dan Kawalan Belanjawan secara Elektronik (eSPKB) dibangunkan.Objektif utama sistem ini adalah untuk membolehkan kawalan belanjawan,perolehan, pembayaran dan terimaan serta perakaunan dibuat dengan betul, cepatdan terperinci.32.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada sistem eSPKB dirancang dandilaksanakan dengan teratur, berhemat dan selaras dengan objektif yang ditetapkan.32.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN32.3.1. Pengauditan dijalankan terhadap pembangunan dan pelaksanaaneSPKB di peringkat Pejabat Perakaunan dan Pusat Tanggungjawab (PTJ) yangdipilih. Pengauditan ini dijalankan dengan menyemak rekod, fail dan dokumenberkaitan di Ibu Pejabat Jabatan Akauntan Negara, Unit Permodenan PentadbiranPerancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) dan Pejabat Pasukan ProjekKerajaan Elektronik. Tiga Pejabat Perakaunan telah dipilih iaitu Pejabat JabatanAkauntan Negara Malaysia Cawangan Wilayah Persekutuan (JANM WKL), PejabatJabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Kuching (JANM Kuching) danPejabat Akauntan Kanan Perbendaharaan Kementerian Dalam Negeri (AKP KDN).379

Tiga PTJ di bawah kawalan Pejabat Perakaunan berkenaan telah dipilih iaituBahagian Kewangan, Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar; BahagianKewangan, JANM Cawangan Kuching serta Unit Percetakan dan KawalanPenerbitan, Kementerian Dalam Negeri.32.3.2. Kajian juga dijalankan dengan membuat analisis melalui perisian AuditCommand Language (ACL) terhadap data daripada Pejabat Perakaunan yangdipilih bagi tahun 2002 dan 2003 yang dimuat turun dari pangkalan data. Di sampingitu, perbincangan dan temu bual dengan pegawai yang terlibat denganpembangunan dan pelaksanaan sistem eSPKB telah diadakan.32.4. PENEMUAN AUDIT32.4.1. PERANCANGAN32.4.1.1. Struktur PengurusanBagi memastikan pelaksanaan projek ini berjalan dengan lancar dan teratur,struktur organisasi yang jelas dan lengkap dari segi pembangunan danpelaksanaan sistem perlu diwujudkan.a. Peringkat Pembangunan SistemPasukan Pembangunan Projek Kerajaan Elektronik (EG-AG), Jabatan AkauntanNegara Malaysia adalah bertanggungjawab terhadap pembangunan danpemantauan pembangunan sistem oleh vendor. Pasukan ini di ketuai olehPengarah Projek Gred JUSA C dan dibantu oleh seorang Pengurus Projek GredF54. Bagi melaksanakan fungsinya, Pasukan ini mempunyai 4 unit yang masingmasingnyadiketuai oleh sama ada Akauntan Gred W48 atau Pegawai SistemMaklumat Gred F48. Namun demikian, adalah diperhatikan JANM tidakmewujudkan unit sokongan bagi menguruskan pentadbiran PasukanPembangunan Projek. Struktur Organisasi Pasukan Pembangunan Projek iniadalah seperti di carta berikut :-CARTA 33STRUKTUR ORGANISASI PASUKAN PEMBANGUNANPROJEK KERAJAAN ELEKTRONIKPengarah ProjekJUSA CPengurus ProjekF54Pembangunan IW48Pembangunan IIW48Sokongan TeknikalF48Meja BantuanF48PenambahbaikaneSPKB,antaramukaPMS,AntaramukaHRMIS, EFTdan eKhidmatInfrastruktur,Jaminan KualitiMeja Bantuandan KhidmatSokongan380

. Peringkat Pelaksanaan SistemBahagian Perkhidmatan Operasi Cawangan EG, Jabatan Akauntan NegaraMalaysia pula adalah bertanggungjawab terhadap pelaksanaan sistem.Bahagian ini diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred W54 dan dibantu oleh 2orang Timbalan Pengarah Gred W48. Antara fungsi utama Bahagian ini adalahmenguruskan proses peralihan daripada manual kepada elektronik (handholding),menyediakan latihan dan panduan mengenai sistem dan memantaupelaksanaan sistem di peringkat Pejabat Perakaunan dan peringkat PusatTanggungjawab. Bagi melaksanakan fungsi tersebut, 5 unit telah diwujudkandengan setiap satu diketuai oleh Akauntan Gred W41. Struktur OrganisasiBahagian Perkhidmatan Operasi Cawangan EG adalah seperti berikut :-CARTA 34STRUKTUR ORGANISASIBAHAGIAN PERKHIDMATAN OPERASI CAWANGAN EGPENGARAHW54TIMBALANPENGARAH (TP1)W48TIMBALANPENGARAH(TP2)LatihanW41Kad Pintar /Helpdesk /W41Pekeliling/ArahanPerbendaharaanW41PanduanPenggunaW41Naziran/PentadbiranW41Pada pandangan Audit, secara umumnya JANM telah menyediakanstruktur organisasi yang jelas dan memadai bagi membolehkanpembangunan dan pelaksanaan sistem berjalan lancar dan teratur.Bagaimanapun, JANM sepatutnya mengambil kira pengujudan unitsokongan yang bertanggungjawab terhadap pentadbiran khususnya darisegi penyelenggaraan rekod.32.4.1.2. Kaedah Pembangunan Sistema. Objektif dan kejayaan pelaksanaan projek boleh dicapai denganmenggunakan kaedah pembangunan sistem yang standard dan diterimaumum. Kaedah pembangunan sistem yang sistematik adalah penting keranaia dapat mengawal pembangunan sistem, mengurangkan risiko kegagalan,menyelaras projek dan memastikan semua komponen sistem berfungsiseperti yang dikehendaki. Pembangunan sistem eSPKB dirancangmenggunakan Kitaran Hayat Pembangunan Sistem dan dibahagikan kepadabeberapa peringkat utama seperti berikut :-i. Mengenal pasti keperluan pengguna;ii. Menyediakan reka bentuk;381

iii. Membangunkan sistem;iv. Menguji bagi menentukan sistem berfungsi sewajarnya;v. Mentauliah sistem; danvi. Melaksanakan sistem di Pejabat Perakaunan dan PTJ.b. Pada masa pembangunan sistem, kaedah Observation Report (OR)digunakan bagi merekodkan semua masalah, kesilapan dan ketidakpatuhanterhadap spesifikasi yang ditetapkan semasa ujian dilaksanakan. Manakalasebarang masalah dalam peringkat pelaksanaan yang berkaitan denganoperasi serta sistem bug, kaedah Problem Solving Log (PSL) pula digunakanbagi membantu pengguna membuat laporan. OR dan PSL ini akan dikajioleh Pasukan Pembangunan Projek dan vendor. Seterusnya, nomborrujukan berdasarkan modul aplikasi akan diberi dan severity iaitu sejauhmana serius masalah terhadap sistem keseluruhannya ditentukan. SetelahOR/PSL ini dibaiki, pindaan akan dimasukkan ke dalam versi productionyang seterusnya. Sekiranya masalah atau kesilapan yang dibangkitkansama ada melalui OR atau PSL tidak termasuk dalam spesifikasi yangditetapkan, masalah boleh diselesaikan melalui Change Request(Permohonan Perubahan) yang mana ia akan melibatkan pertambahan kos.c. Meja Bantuan (Helpdesk) akan menyediakan bantuan kepada penggunaakhir aplikasi EG-AG. Dengan wujudnya Meja Bantuan ini, ia akan menjadisatu perantara tunggal (single point of contact) terhadap sebarang masalahyang mungkin dihadapi oleh pengguna semasa mengakses aplikasi JANM.Antara sebab Meja Bantuan perlu diwujudkan adalah seperti berikut :-i. Menyediakan satu perantara tunggal kepada pengguna bagimenyalurkan masalah yang dihadapi dari penggunaan sistem EG-AGtermasuk aplikasi eSPKB.ii. Merekod dan menyalurkan masalah yang diterima kepada pihak yangbertanggungjawab untuk diselesaikan.iii. Mempercepatkan penyelesaian masalah yang dihadapi oleh penggunadengan menentukan masa yang akan diambil bagi menyelesaikansesuatu masalah bergantung kepada keutamaan dan severity masalah.iv. Memantau dan membuat pelaporan terhadap status sistem EG-AG.Pada pandangan Audit, JANM telah merancang dengan baik kaedahpembangunan sistem iaitu menggunakan kitaran hayat pembangunansistem di mana ia merupakan kaedah yang standard dan diterima umumbagi mengurangkan risiko kegagalan.32.4.1.3. Aplikasi Yang Akan DibangunkanSistem eSPKB meliputi beberapa komponen seperti eSPKB dan Legacy FrontEnd Processor (LFEP).382

a. Komponen eSPKBi. Komponen eSPKB ialah aplikasi berasaskan web yang digunakan olehPusat Tanggungjawab (PTJ) untuk transaksi kewangan hariannya. Sistemini terdiri daripada 12 modul dan akses kepada sistem ini boleh dicapaimelalui web browser yang mengikut standard industri seperti MicrosoftInternet Explorer, Netscape dan sebagainya. Sebanyak 9 entiti telah dikenalpasti mempunyai kaitan dengan sistem yang akan dibangunkan. Antara entititersebut ialah Pusat Tanggungjawab, Pembekal, agensi penerbangan danSistem ePerolehan. Carta berikut menunjukkan hubung kait eSPKB denganentiti yang terlibat :-CARTA 35HUBUNGKAIT eSPKB DENGAN ENTITI LAINELECTRONICPROCUMENT SYSTEM(EP)KAKITANGANData Penyesuaian,Data filmsi danBudget information,Payment acknowledgementBAHAGIAN PERKHIDMATANKAKITANGAN (SERVICEDEPARTMENT)BudgetCcheck,POInvoiceClaim InformationClaimInformationData bayaran pukal,Daily transaction updateData Penyesuaian danmaklumat kelompok(baucar Bayaran,jurnalpelarasan,waran peruntukan, penyata pemungut)GovernmentLocal PurchaseOrderBRANCH ACCOUNTINGSYSTEM (BAS)PEMBEKAL(SUPPLIER)Allocated Warrant InfoInvoice/BillInformationPUSATTANGGUNGJAWABMonthly ExpenditureInfoE-SPKB APPLICATIONGeneral WarrantInformationE-SPKBExpenditureStatementReport &GraphinfoInvoice/BillInformationKEMENTERIANKEWANGANApproval &RequirementSpecificationAirWarrantInfoAGENSIPENERBANGANPENTADBIRAN/PENGURUSANii. Sistem yang dibangunkan ini akan mengautomasikan semua transaksiyang berkaitan dengan peruntukan dan pembayaran di dalam beberapamodul seperti berikut :-• Modul Waran PeruntukanModul ini meliputi proses penyelenggaraan, pengesahan, kelulusan danpembatalan waran peruntukan dan mengemaskinikan Buku Vot. FungsiWaran Peruntukan akan membolehkan pengguna mencetak dokumenberkenaan dalam format Kew. 308 dan Kew. 308a.383

• Modul Nota MintaModul Nota Minta ialah modul yang digunakan bagi memohonperkhidmatan atau barangan sebelum Pesanan Tempatan diwujudkan.Sebaik sahaja transaksi Nota Minta diluluskan, sistem akanmengemaskinikan ‘Baki Bayang’ dalam Buku Vot bagi menunjukkanamaun berkenaan akan digunakan.• Modul Pesanan TempatanPesanan Tempatan dikeluarkan bagi perolehan perkhidmatan ataubarangan untuk kegunaan Jabatan Kerajaan. Ada 2 cara PesananTempatan dijanakan. Cara yang pertama dengan menggunakan sistemePerolehan bagi menghasilkan Pesanan Tempatan yang akan dihantarke eSPKB melalui antara muka eSPKB – ePerolehan. Cara kedua ialahPesanan Tempatan dijana terus melalui modul ini. Sebaik sahajaPesanan Tempatan berkenaan diluluskan, jumlahnya akandikemaskinikan sebagai tanggungan di Buku Vot .• Modul KontrakModul Kontrak ini digunakan untuk mendapatkan perkhidmatan danbarangan apabila Pesanan Tempatan tidak diperlukan. Maklumat kontrakdijana melalui kelulusan pegawai sama ada di peringkat pengurusan atauLembaga Tender. Sebaik sahaja kontrak dimasukkan ke dalam sistem,jumlah tanggungan akan dikemaskinikan di Buku Vot.• Modul Daftar BayaranModul ini digunakan untuk mendaftar setiap invois, bil, nota kredit,tuntutan perjalanan dan nota debit. Modul ini berfungsi untuk mengesantanggungan yang perlu diselesaikan oleh sesuatu PTJ. Apabila BahagianKewangan menerima sebarang dokumen yang perlu dibuat bayaran,dokumen itu akan dicop tarikh terima sebagai tanda akui terima dandidaftarkan dalam modul ini. Bil atau invois yang dijana melalui sistemePerolehan akan dikemaskinikan terus ke modul ini dan apabiladiluluskan, ia akan dikemaskinikan dalam Buku Vot sebagai tanggungan.• Modul Baucar BayaranModul ini berfungsi membenarkan pengguna mencipta danmenyelenggara baucar bayaran yang dibahagi kepada 2 jenis iaituBaucar Dengan Pesanan Tempatan atau Tanpa Pesanan Tempatan.Pengguna yang diberi kuasa akan mencipta rekod apabila semuadokumen sokongan adalah lengkap. Ia juga membolehkan prosesmencipta, mengubah, membatal, mengesah dan melulus berdasarkanstatus sesuatu baucar. Apabila baucar bayaran diluluskan, Buku Votakan dikemaskinikan dan baucar bayaran akan dihantar ke Legacy FrontEnd Processor bersama senarai semak untuk tujuan pembayaran.384

• Modul Penyelenggaraan PenggunaModul Penyelenggaraan Pengguna menyediakan kaedah bagimembolehkan Pentadbir Sistem mencipta, mengubah, membatal danmenentukan tahap capaian pengguna terhadap berbagai aspek dalamsistem. Setiap peranan mempunyai fungsi yang telah ditetapkan dalamsistem bagi membolehkan pengguna mendapat akses kepada modultertentu.Proses kerja yang terlibat dalam pelaksanaan eSPKB adalah seperti di cartaberikut :-CARTA 36PROSES KERJA ESPKBb. Komponen Legacy Front End Processor (LFEP)LFEP ini dibangunkan dengan menggunakan operasi perisian IBM AdvanceInteractive Executive Versi 4.3.3 yang berasaskan sistem terbuka Unix. LFEP inidisimpan di dalam pelayan (server) Pejabat Perakaunan dan akan bertindaksebagai pengantara muka dengan eSPKB, Branch Accounting System (sistemyang sedia ada di JANM) dan bank. LFEP ini berfungsi untuk menyemak danmeluluskan bayaran di peringkat Pejabat Perakaunan.32.4.1.4. Keperluan Peralatan Dan Infrastruktur Sistema. Perolehan, pemasangan dan pengujian peralatan serta perisian komputerakan dibuat bersekali dengan pembangunan sistem. Namun begitu,peralatan komputer di peringkat PTJ bagi Fasa 1 dan Fasa 2 dirancang385

diperolehi melalui proses sebut harga atau tender yang akan dibekalkan olehpihak MAMPU berdasarkan keperluan setiap PTJ. Keperluan PTJ ditentukanberdasarkan jumlah baucar bayaran yang diproses setiap hari. Manakalaperolehan peralatan perkakasan komputer bagi Fasa 3 pula disediakansendiri oleh Kementerian/Jabatan terlibat berdasarkan spesifikasi yangditetapkan oleh JANM pada bulan Februari 2002. Secara amnya, setiap PTJakan dibekalkan dengan 3 komputer peribadi bagi membolehkan proseskewangan dilaksanakan dengan teratur.b. Kemudahan infrastruktur yang mencukupi perlu disediakan bagimembolehkan sistem ini dilaksanakan dan diperluaskan ke setiap PejabatPerakaunan dan PTJ dengan lancar tanpa sebarang gangguan. Kemudahaninfrastruktur ini meliputi persediaan tempat pemasangan (site preparation)dan kemudahan talian. Pihak MAMPU merancang untuk menggunakankemudahan talian EG*Net yang disediakan oleh GITN dengan bandwidth64kbps bagi menghubungkan semua PTJ ke Pejabat Perakaunan.Pada pandangan Audit, JANM dan MAMPU telah mengenal pasti keperluanperalatan dan infrastruktur sistem yang akan dibangunkan dengan baik.32.4.1.5. Jadual Pelaksanaan ProjekPembangunan sistem eSPKB akan dilaksanakan secara berperingkat mengikutfasa sebelum dilaksanakan secara menyeluruh untuk meliputi semua JabatanKerajaan Persekutuan. Fasa yang terlibat adalah seperti di jadual berikut :-FASAJADUAL 208JADUAL PELAKSANAAN PROJEK MENGIKUT FASABILANGANPEJABAT PERAKAUNAN DAN PUSAT TANGGUNGJAWABFasa 1Fasa 2Fasa 3Perintis1 Pejabat Perakaunan5 PTJ6 Pejabat Perakaunan9 PTJ24 Pejabat Perakaunan512 PTJPada Pandangan Audit, JANM telah merancang dengan baik bagimelaksanakan sistem eSPKB di Pejabat Perakaunan dan PusatTanggungjawab secara berperingkat mengikut fasa yang ditetapkan.32.4.1.6. Kaedah Pemilihan Vendor Untuk Pembangunan Sistema. Pelawaan TenderPemilihan vendor bagi membangunkan Fasa 1 dan 2 projek perintis eSPKBakan dibuat secara tender terhad. Vendor yang berjaya dipilih dikehendakimembekal peralatan dan perisian yang diperlukan, menyediakan reka bentuk,membangun, memasang, menguji lari, melaksanakan sistem eSPKB di sampingmemberi latihan kepada pegawai Kerajaan yang terlibat dengan pelaksanaansistem ini.386

. Proses PenilaianUrusan penilaian tender akan dibuat oleh Jawatankuasa Kos dan TeknikalPerbendaharaan Malaysia dan hasil penilaiannya akan dikemukakan untukkelulusan Lembaga Tender Perbendaharaan Malaysia. Jawatankuasa inidipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan dianggotaiantaranya oleh wakil MAMPU dan Akauntan Negara.32.4.1.7. Keperluan KewanganSiling asal Rancangan Malaysia Ke Lapan bagi melaksanakan PembangunanAplikasi Kerajaan Elektronik adalah berjumlah RM384.84 juta. Daripada jumlahtersebut, sejumlah RM62.72 juta telah diperuntukkan bagi pelaksanaan IntegrasiEG-AG. Semasa Kajian Separuh Penggal, siling bagi Pembangunan AplikasiKerajaan Elektronik telah ditambah menjadi RM584.93 juta. Kenaikan silingberkenaan turut menyebabkan siling bagi pelaksanaan Integrasi EG-AGditambah menjadi RM78.25 juta. Jumlah ini adalah termasuk peruntukan bagitujuan perbelanjaan pembangunan sistem dan perolehan peralatan sertaperisisian. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat menentukan jumlah sebenaryang telah dipohon untuk projek ini.Pada pandangan Audit, berdasarkan bajet yang disediakan dan semakansemula keperluan kewangan, pihak MAMPU telah mengenal pastikeperluan kewangan dengan baik meliputi keperluan peralatan/perisiandan kos pembangunan sistem.32.4.1.8. Keperluan Guna Tenagaa. Keperluan Perjawatani. Bagi memastikan pelaksanaan sistem berjalan dengan lancar dan teratur,keperluan kakitangan perlu diwujudkan seperti projek Kerajaan elektronikyang lain. Berikutan dari itu, kertas cadangan permohonan 81 jawatan bagimelaksanakan projek perintis telah diluluskan secara dasarnya oleh JabatanPerkhidmatan Awam pada bulan Julai 1999. Permohonan ini merangkumi:-- 32 jawatan baru secara tambahsentara bagi unit baru yang dikenalisebagai Pasukan Pembangunan Projek; dan- 49 jawatan baru secara tambahsentara di peringkat BahagianPerkhidmatan Operasi Cawangan Kerajaan Elektronik dan PTJ projekperintis.ii. Bagi melaksanakan eSPKB di 35 Pejabat Perakaunan dan lebih kurang2,865 Pusat Tanggungjawab yang dijangka disempurnakan pada tahun2003, penyusunan semula organisasi dan fungsi Pejabat Perakaunan danPTJ perlu dilakukan. JANM pada bulan April 2002 telah mengemukakancadangan penyusunan semula organisasi dan fungsi Pejabat Perakaunandan PTJ kepada Jabatan Perkhidmatan Awam melalui KementerianKewangan. Cadangan penambahan perjawatan ini meliputi kakitangan diPejabat Perakaunan (cawangan JANM) dan beberapa jawatan perakaunan387

di 2,865 PTJ. Bagaimanapun penambahan jawatan ini tidak melibatkanJabatan Mengakaun Sendiri (seperti Pejabat Akauntan KananPerbendaharaan bagi Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Kesihatan,Kementerian Pertahanan dan Kementerian Pendidikan) kerana ia akandibuat secara berasingan oleh Kementerian berkenaan.iii. Bagi menetapkan jawatan perakaunan di PTJ termasuk PTJ di bawahJabatan Mengakaun Sendiri yang tersebut di atas, model PTJ dan keperluanjawatan semasa melaksanakan projek perintis digunakan. Penetapan saizmodel PTJ dan jawatan adalah seperti di jadual berikut :-MODEL PTJMega x > 400JADUAL 209SAIZ MODEL PTJ DAN KEPERLUAN KAKITANGANSederhana 100 > x < 400KRITERIA(RM Juta)KEPERLUAN KAKITANGAN1 Akauntan Gred W411 Pembantu Akauntan Gred W221 Penolong Akauntan Gred W321 Pembantu Akauntan Gred W22Kecil x < 100 1 Pembantu Akauntan Gred W22Nota : X Mewakili Peruntukan TahunanSecara ringkasnya, cadangan perjawatan ini adalah seperti berikut :-• Peringkat Pejabat Cawangan JANMMewujudkan 426 jawatan baru dan mengurangkan 634 jawatan.• Peringkat PTJ Kementerian PersekutuanMewujudkan 24 jawatan Akauntan W41, sebanyak 46 PenolongAkauntan W32 di samping 398 jawatan fleksi Pembantu AkauntanW17/W22 dan penempatan semula 2,467 jawatan fleksi PembantuTadbir (kewangan) sedia ada W22/W17.• Peringkat PTJ NegeriKeperluan perjawatan berjumlah 363 jawatan baru di PTJ peringkatNegeri.• Pengurangan 634 jawatan secara berperingkat selari denganpelaksanaan projek dari Jawatan N27 hingga Operator Mesin ProsesanData.Pada pandangan Audit, pihak JANM telah merancang keperluan gunatenaganya selaras dengan rancangan pelaksanaan sistem di kesemuaPejabat Perakaunan dan PTJ di seluruh negara.b. Keperluan Latihani. Latihan bagi Fasa 1 dan 2 dirancang diberi sendiri oleh vendor kepadapegawai JANM yang terlibat dalam pembangunan sistem dan pegawaidaripada PTJ yang terbabit sebelum eSPKB dilaksanakan di PTJ berkenaan.Di samping itu, vendor juga akan memberi latihan teknikal kepada PentadbirSistem.388

ii. Dari bulan Mac hingga bulan Disember 2002, sebanyak 35 sesi latihaneSPKB melibatkan seramai 735 peserta telah dirancang untuk dilaksanakan.Manakala sehingga bulan April 2003, sebanyak 46 sesi melibatkan 966peserta telah dirancang. Latihan selama 3 hari ini akan dikendalikan sendirioleh pegawai dari Bahagian Perkhidmatan Operasi Cawangan KerajaanElektronik. Setiap kelas terdiri daripada 21 orang peserta dan 2 orang tenagapengajar. Latihan ini dirancang bagi memberi pendedahan kepada pegawaidi Pejabat Perakaunan dan PTJ di Lembah Kelang dan Selangor agarpelaksanaan projek eSPKB dapat berjalan dengan lancar.Pada pandangan Audit, keperluan latihan pentadbir dan pengguna sistemini telah dirancang dengan baik meliputi semua Pejabat Perakaunan danPTJ yang terlibat mengikut keutamaan.32.4.1.9. Mekanisme PemantauanProjek ini akan dipantau di peringkat seperti berikut :-a. Peringkat PembangunanPembangunan projek akan dipantau melalui laporan kemajuan projek yangdisediakan secara bulanan oleh vendor untuk dikemukakan kepadaJawatankuasa Pemandu. Di samping itu, jawatankuasa yang diwujudkan sepertiJawatankuasa Pemandu dan Penyelarasan Projek akan bermesyuarat secaraberkala bagi memantau dan menyelesaikan masalah projek berdasarkanmaklum balas yang diterima daripada Pasukan Pembangunan Projek.b. Peringkat Pelaksanaani. Jawatankuasa Pelaksanaan bertanggungjawab memantau danmembincangkan masalah pelaksanaan sistem di peringkat PejabatPerakaunan dan PTJ.ii.iii.Mesyuarat Meja Bantuan akan bertanggungjawab membincang masalahyang dikemukakan oleh pengguna untuk mencari penyelesaian.Pasukan Naziran akan ditubuhkan untuk memantau pematuhan terhadappanduan pengguna dan peraturan yang berkuat kuasa.Secara keseluruhannya, Pihak JANM mempunyai perancangan yang teratur dan rapidalam melaksanakan projek eSPKB ini bagi memastikan ianya dijalankan denganlancar dan teratur walaupun ia merupakan projek fast track.32.4.2. PELAKSANAAN32.4.2.1. Pemilihan Vendora. Pemilihan vendor bagi membangunkan Fasa I dan 2 sistem eSPKB dibuatsecara tawaran tender terhad pada tahun 1999 di mana 3 tawaran telahditerima. Hasil dari penilaian yang dibuat oleh Jawatankuasa Kos danTeknikal Perbendaharaan, sebuah syarikat komputer (vendor) telah dipiliholeh Lembaga Tender Perbendaharaan dan ditawarkan projek ini dengan389

nilai RM14.57 juta. Seterusnya, kontrak telah ditandatangani pada bulan Jun2000 dan tempoh projek ditetapkan selama 12 bulan seperti yang dinyatakandalam jadual pelaksanaan projek. Bagaimanapun, asas pemilihan vendor initidak dapat ditentukan oleh pihak Audit kerana maklumat berkaitan dengantender berkenaan tidak dapat dikemukakan oleh JANM.b. Bagi meneruskan pelaksanaan Fasa 3 projek ini setelah Fasa 1 dan 2selesai, JANM bercadang mengadakan rundingan terus dengan vendor yangsama. Cadangan ini telah diluluskan oleh Jawatankuasa Pemandu padabulan Ogos 2001 yang dipengerusikan oleh Akauntan Negara Malaysia dandianggotai oleh wakil dari MAMPU, Jabatan Audit dan JANM sendiri.Seterusnya satu Jawatankuasa Teknikal telah ditubuhkan bagi mengkajikeperluan dan menilai cadangan yang diterima dari vendor terbabit. Alasanyang diberikan bagi mengadakan rundingan terus antaranya ialah :-• Vendor berkenaan telah berjaya memenuhi kehendak kontrak yangterdahulu.• Masa yang lama diperlukan bagi memahami keseluruhan aliran kerjaprojek dan teknologi yang digunakan sekiranya projek diserahkankepada syarikat lain.• Modul yang dibangunkan dalam fasa terdahulu seperti kad pintar danmodul antaramuka dengan projek Kerajaan Elektronik yang lain sepertiProject Monitoring System, eServices dan Human ResourceManagement Information System sedang dikaji dan dianalisis olehvendor berkenaan.• Vendor telah menyediakan perisian Information Broker yangmembolehkan komunikasi di antara projek Kerajaan Elektronik yang lainsedangkan keupayaan syarikat lain tidak dapat dipastikan.c. Perbendaharaan Malaysia telah bersetuju dengan cadangan JANM bagimengadakan rundingan terus dengan vendor terbabit. Kontrak bernilaiRM48.16 juta telah ditandatangani pada bulan April 2002 denganmenetapkan tempoh pelaksanaan projek selama 14 bulan seperti yangdinyatakan dalam jadual pelaksanaan. Pecahan nilai kontrak bagi keduafasa berkenaan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 210PECAHAN NILAI KONTRAKPECAHAN KONTRAK FASA 1 DAN 2(RM Juta)NILAI KONTRAKFASA 3A DAN 3B(RM Juta)Lesen Perisian Sistem 2.35 9.71Perkhidmatan Pelaksanaan dan Pembangunan Aplikasi 8.85 6.19Pemasangan - 4Latihan 0.69 0.98Pejabat Pengurusan Projek 0.47 1.23Perkakasan 2.21 21.09Perkhidmatan Profesional - 4.95Jumlah Kontrak 14.57 48.16Sumber : Dokumen Kontrak390

32.4.2.2. Syarat KontrakDokumen kontrak telah ditandatangani pada bulan Jun 2000 dan bulan April2002 di antara Kerajaan dan vendor yang dipilih bagi membangunkan sistem ini.Dokumen kontrak ini juga telah dikemukakan kepada Jabatan Peguam Negarauntuk disemak bagi memastikan kepentingan Kerajaan dilindungi. Antara syaratyang dimasukkan ke dalam kontrak berkenaan adalah seperti berikut :-a. Bon PelaksanaanBon Pelaksanaan diperlukan sebagai jaminan terhadap prestasi dan keupayaanvendor memenuhi semua tanggungjawabnya seperti yang dinyatakan dalamkontrak. Vendor perlu mendepositkan Bon ini dalam bentuk jaminan bank gerentibernilai 5% daripada jumlah kontrak yang ditandatangani dalam tempoh 14 haridari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan. Bon ini hendaklah sah sehingga 12bulan dari tarikh Sijil Penerimaan Akhir.b. LatihanVendor perlu memberi latihan secara percuma kepada semua peringkatpengguna sistem meliputi latihan penggunaan dan teknikal.c. UjianVendor dikehendaki melaksanakan beberapa ujian yang telah ditetapkansemasa pembangunan dan pelaksanaan sistem di Pejabat Perakaunan dan PTJyang terlibat. Sijil Penerimaan Bersyarat akan dikeluarkan apabila sistemberoperasi dengan jayanya dan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan sepertiyang dinyatakan dalam syarat kontrak. Selepas 3 bulan sistem beroperasidengan sempurna, Sijil Penerimaan Akhir akan dikeluarkan.d. Pengujian Sistem Dan DendaSistem perlu diuji mengikut masa yang ditetapkan dalam jadual pelaksanaan.Kelewatan ujian ini membolehkan vendor dikenakan denda dari tarikh ujian perludilakukan sehingga ke tarikh sebenar ujian dilaksanakan.e. DeliverablesVendor dikehendaki menyerahkan deliverables (dokumentasi pembangunansistem) kepada Kerajaan berdasarkan jadual pelaksanaan projek untukpertimbangan dan kelulusan Kerajaan. Kerajaan perlu menyerahkan kelulusanbertulis terhadap sesuatu deliverables tidak lewat dari 10 hari dari tarikhpenerimaannya.f. Kajian Semula Pelaksanaan (Implementation Review)Vendor dikehendaki menjalankan kajian semula pelaksanaan sistem untuksetiap fasa bermula dari tarikh Sijil Penerimaan Bersyarat dikeluarkan danhendaklah siap sebelum tarikh Sijil Penerimaan Akhir fasa berkenaandikeluarkan. Laporan hasil dari kajian semula ini adalah penting bagimembolehkan Kerajaan menilai sama ada sistem yang dibangunkan telahmemenuhi objektif dan standard prestasi yang ditetapkan sebelum SijilPenerimaan Akhir dikeluarkan.391

g. Penamatan KontrakKontrak boleh ditamatkan sekiranya salah satu pihak gagal mematuhi syaratkontrak atau vendor menjadi muflis, bankrap atau terlibat dalam rasuah.Pada pandangan Audit, pada umumnya kontrak berkenaan mempunyaisyarat kontrak yang memadai untuk menjamin kepentingan Kerajaankecuali tiada peruntukan yang menetapkan bila permohonan lanjutan masasepatutnya dibuat. Ekoran daripada itu, pihak vendor telah memohonlanjutan masa bagi kedua kontrak selepas tamat tempoh kuat kuasakontraknya.32.4.2.3. Pematuhan Kepada Syarat KontrakPada umumnya, syarat kontrak telah dipatuhi kecuali perkara berikut :-a. Kajian Semula PelaksanaanFasa 1 dan Fasa 2 telah disiapkan pada akhir bulan Disember 2001 manakalaFasa 3B telah siap pada bulan Februari 2003. Semakan mendapati kajiansemula pelaksanaan Fasa 1 dan 2 telah dijalankan pada bulan Disember 2001tetapi tiada kajian sedemikian dijalankan bagi Fasa 3B sehingga kontraknyatamat pada bulan Mac 2004.b. Bon PelaksanaanBagi Fasa 1 dan 2, Jaminan Bank bertarikh 26 Jun 2000 bernilai RM728,368iaitu 5% dari nilai kontrak yang kemukakan oleh vendor adalah berkuat kuasadari 26 Jun 2000 hingga 6 April 2002. Bagaimanapun, adalah didapati tempohkontrak telah dilanjutkan dari 7 Jun 2001 hingga 31 Disember 2001, namunJaminan Bank itu tidak dilanjutkan sehingga 31 Disember 2002 selaras dengansyarat kontrak.c. Deliverablesi. Sebanyak 37 deliverables untuk Fasa 1 dan 2 manakala33 deliverables untuk Fasa 3 perlu diserah oleh vendor kepada JANM.Kebanyakan deliverables itu perlu diluluskan oleh Pengarah atau PengurusProjek bagi pihak Kerajaan dan satu sijil yang dikenali sebagai DeliverablesSign Off Certificates akan diserah kepada vendor sebagai tanda persetujuan.Semakan Audit mendapati 14 deliverables utama bagi Fasa 1 dan 2 telahdipersetujui dan dikeluarkan Deliverables Sign Off Certificates kecualieSPKB Software Functional Specification. Manakala sebahagian daripadadeliverables lewat dipersetujui oleh pihak Kerajaan iaitu melebihi 10 haridaripada tarikh ia diterima. Butiran mengenai kedudukan pengeluaran sijilbagi deliverables Fasa 1 dan 2 adalah seperti berikut :-392

JADUAL 211KEDUDUKAN PENGELUARAN SIJIL BAGI DELIVERABLES FASA 1 DAN 2DELIVERABLESSEPATUT DISERAHMENGIKUT JADUALPELAKSANAANTARIKHVENDOR SERAHDELVERABLESProject Management Project Plan 19/09/2001 19/09/2001 03/01/2002Risk Management Plan 19/05/2000 04/08/2000 19/09/2000Quality Assurance Plan 09/06/2000 04/08/2000 4/9/2000Master Test Plan 29/06/2000 30/01/2001 03/01/2002Training Plan 10/06/2000 04/08/2000 4/9/2000Configuration Management Plan 15/06/2000 04/08/2000 4/9/2000System Design/Development/TechnicalUser Requirement Specification- eSPKB- LFEP19/05/2000Tidak dinyatakan11/08/200004/08/2000SIJIL04/09/200004/09/2000System Development Methodology 15/06/2000 04/08/2000 4/9/2000Software Functional Description- eSPKB- LFEP02/06/2000Tidak dinyatakan-24/09/2001-03/01/2002Detailed Network Plan 29/05/2000 03/11/2000 19/01/2001System Integration and System Interfacing 15/06/2000 04/08/2000 04/09/2000Detailed Design Specification 16/06/2000 30/03/2001 03/01/2002Conversion Plan & Migration Plan – Fasa 1 & II 18/08/2000 18/08/2000 03/01/2002ii. Sehingga kontrak tamat pada 31 Mac 2004, Deliverables Sign OffCertificates untuk deliverables utama bagi Fasa 3 masih belum dikeluarkanoleh pihak Kerajaan sungguhpun ianya telah diserahkan oleh vendor untukkelulusan. Kedudukan penyerahan deliverables oleh vendor bagi Fasa 3adalah seperti berikut :-JADUAL 212KEDUDUKAN PENYERAHAN DELIVERABLES BAGI FASA 3DELIVERABLESSEPATUT DISERAHMENGIKUT JADUALPELAKSANAANTARIKHProject Management Project Plan 25/02/2002 09/01/2003Risk Management Plan 26/03/2002 13/04/2002Quality Assurance Plan 11/03/2002 08/03/2002Master Test Plan 22/03/2002 05/04/2002Training Plan 04/03/2002 21/02/2002Configuration Management Plan 11/03/2002 08/03/2002System Design/Development/TechnicalUser Requirement Specification- eSPKB- LFEP20/03/200220/03/2002DELIVERABLES DISERAH09/04/200211/09/2002System Development Methodology 03/04/2002 03/05/2002Software Functional Description- eSPKB- LFEPDetailed Design Specification- eSPKB- LFEP03/04/200203/04/200224/04/200224/04/200206/08/200211/09/200211/04/03-Conversion Plan & Migration Plan – Fasa 1 & II 02/04/2002 05/09/2002Sumber : Laporan Status Mingguan Jun 2003393

d. Sijil Penerimaan Bersyarat Dan AkhirSemakan Audit mendapati Sijil Penerimaan Bersyarat dan Sijil Penerimaan Akhirbagi fasa 1 dan 2 tidak dikeluarkan kepada vendor sebagai bukti Kerajaanbersetuju dan berpuas hati dengan sistem yang dibangunkan walaupun kontrakbagi kedua fasa tersebut telah tamat. Manakala bagi Fasa 3 projek pula, SijilPenerimaan Akhir bagi Fasa 3B telah dikeluarkan kepada vendor pada bulanFebruari 2003 sungguhpun Sijil bagi Ujian Penerimaan Bersyarat tidakdikeluarkan kepada vendor sebagai bukti ujian berkenaan telah dijalankan. BagiFasa 3A, sungguhpun kontrak telah tamat dan sistem telah beroperasi, tiadabukti bahawa Ujian Penerimaan Bersyarat dan Akhir telah dilaksanakan. Namunbegitu, Sijil Penerimaan Bersyarat dan Sijil Penerimaan Akhir telah dikeluarkan.Pada pandangan Audit, Pihak JANM perlu memastikan semua syaratkontrak dipatuhi bagi menjamin kepentingan Kerajaan.32.4.2.4. Pembangunan SistemPembangunan sistem eSPKB dilaksanakan berdasarkan methodology waterfalldi mana sistem telah dibangunkan secara beberapa peringkat pembangunanseperti analisis keperluan, menyediakan reka bentuk penyelesaian danpembangunan sistem. Semakan Audit untuk menentukan sama ada kaedahpembangunan sistem telah diikuti mendapati beberapa perkara berikut :-a. Mengenal Pasti Keperluan PenggunaKeperluan pengguna perlu disediakan dengan lengkap dan kemas kini sebelumsign off kerana ia merupakan dokumen rujukan yang penting. Sekiranyakeperluan pengguna yang disediakan tidak lengkap, ia akan memberi kesanterhadap kesempurnaan spesifikasi fungsi perisian serta spesifikasi reka bentukterperinci dan juga seterusnya menyebabkan matlamat pembangunan sistemtidak dapat dicapai sepenuhnya. Semakan Audit mendapati keperluan penggunayang disediakan adalah tidak lengkap dan menyebabkan ianya terpaksadikemaskinikan beberapa kali. Keperluan pengguna akhir (keluaran 4.0) telahditerima pada bulan Ogos 2000 untuk Fasa 1 dan 2 tetapi pindaan terhadapnyamasih dibuat beberapa kali iaitu pada bulan Mei dan September 2001sedangkan sistem ini telah digunakan secara live pada bulan Oktober 2000untuk Fasa 1 dan bulan April 2001 untuk Fasa 2. Pada pandangan Audit,keperluan pengguna hendaklah dikenal pasti dengan tepat dan lengkappada peringkat awal pembangunan supaya tidak menjejaskan prosespembangunan sistem seterusnya.b. Observation Reporti. Observation Report dikeluarkan apabila terdapat kelemahan dalam sistematau kegagalan vendor memenuhi spesifikasi dalam sistem semasa iadibangunkan. Pasukan Pembangunan Projek telah mengutarakanObservation Report berdasarkan borang yang standard dan menyerahkan394

orang asal kepada pihak vendor. Suatu mesyuarat yang dikenali sebagaiwash up meeting telah diadakan di mana ia perlu dihadiri oleh kedua pihak.Mesyuarat ini telah menentukan sama ada Observation Report yangdibangkitkan oleh pihak Kerajaan perlu diselesaikan oleh vendor ataudikategorikan sebagai permohonan perubahan untuk dibawa ke MesyuaratChange Control Board untuk kelulusan.ii. Observation Report telah diberi nombor rujukan mengikut modul aplikasisebelum dibaiki/diselesaikan oleh vendor. Observation Report berkenaantelah diuji semula oleh Pasukan Pembangunan Projek sebelum diserah keserver production untuk digunakan. Sebanyak 1,994 Observation Reporttelah dibangkitkan dan diselesaikan bagi Fasa 1 dan 2. Daripada jumlahtersebut, sebanyak 433 berada pada severity 1 (risiko tinggi), 440 padaseverity 2 (risiko sederhana), 1,085 pada severity 3 (risiko rendah) dan 36lagi tidak dinyatakan tahap severity. Semakan Audit mendapati sebahagianObservation Report mengambil masa melebihi 30 hari untuk diselesaikan.Butiran mengenainya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 213TEMPOH MASA OBSERVATION REPORT DISELESAIKANTEMPOHBILANGAN OBSERVATION REPORTPENYELESAIAN SEVERITY 1 SEVERITY 2 SEVERITY 3Melebihi 30 hari 201 250 567Melebihi 100 hari 25 55 128Melebihi 200 hari 5 5 42JUMLAH 231 310 737Sumber :Ujian ACLiii. Berdasarkan jadual di atas, adalah diperhatikan 1,278 atau 64% daripada1,994 Observation Report bagi Fasa 1 dan 2 telah diselesaikan antara 30hingga 200 hari. Keadaan ini berlaku kerana tiada tempoh had masa yangmunasabah di tetapkan untuk menyelesaikan sesuatu Observation Report.Manakala bagi Fasa 3, sebanyak 1,248 Observation Report telahdibangkitkan sehingga bulan Disember 2003. Dari jumlah tersebut, sebanyak869 Observation Report telah ditutup/diselesaikan manakala baki 379 lagimasih belum diselesaikan. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapatmenentukan tempoh masa yang diambil untuk penyelesaian sebahagianObservation Report itu kerana tarikh ia dibangkit tidak direkodkan. Keadaanini menyukarkan pemantauan yang berkesan oleh PasukanPembangunan Projek.c. Laporan Meja Bantuani. Pangkalan Data Meja Bantuan menyimpan semua jenis masalah yangdilaporkan oleh pengguna sistem. Adalah diperhatikan sebanyak 6,709masalah telah dilogkan mengikut keutamaan ke dalam sistem Meja Bantuansemenjak ia mula beroperasi sehingga akhir bulan Disember 2003. Bilanganmasalah yang dilaporkan mengikut kategori adalah seperti di jadual berikut :-395

JADUAL 214BILANGAN LAPORAN MENGIKUT KATEGORI MASALAHBILANGAN LAPORANKATEGORI MASALAHMASALAHAplikasi 5,050Perkakasan 663Rangkaian 985Perisian 9Lain-lain 2JUMLAH 6,709Sumber : Laporan Meja Bantuan Helpdesk Dan Ujian ACLii. Berdasarkan proses escalation Meja Bantuan yang disediakan oleh vendor,masalah dikategorikan seperti berikut :-• Keutamaan IMasalah yang memberi impak yang kritikal dan akan diselesaikan dalamtempoh kurang dari 1 jam. Contohnya seperti server down dan penggunatidak boleh akses eSPKB.• Keutamaan 2 Dan 3Masalah yang memberi impak yang besar dan akan diselesaikan dalamtempoh 4 jam seperti kesilapan dalam eSPKB dan sub modul tidakberfungsi. Antara contohnya ialah talian terlalu perlahan dan proses cetakangagal.• Keutamaan 4Impak adalah kecil dan akan diselesaikan dalam tempoh 8 jam. Contohnyaialah masalah kata laluan dan komputer pengguna.iii. Analisis Audit menunjukkan sebanyak 5,956 masalah mengikut keutamaantelah diselesaikan dalam tempoh kurang dari 30 hari di mana masalah inikebanyakannya merupakan masalah dari segi aplikasi. Namun begitu,tempoh masa di antara 31 hingga 410 hari telah diambil bagi menyelesaikanbaki 753 masalah. Sebahagian masalah ini adalah Problem Solving Log dimana tempoh masa bagi menyelesaikannya tidak ditetapkan. SemakanAudit mendapati 753 masalah tersebut mengambil masa melebihi 30 hariuntuk diselesaikan. Butiran mengenainya adalah seperti di jadual berikut :-TEMPOHJADUAL 215TEMPOH MASA MASALAH DISELESAIKANKATEGORI KEUTAMAAN1 2 3 4Melebihi 30 hari 21 133 326 10Melebihi 100 hari 3 25 128 6Melebihi 200 hari - 10 83 8JUMLAH 24 168 537 24Sumber : Laporan Meja Bantuan Helpdesk Dan Analisis ACL396

d. Problem Solving Logi. Problem Solving Log (PSL) adalah bagi menyelesaikan masalah yangdilaporkan di peringkat penggunaan sistem. Sekiranya masalah yangdilaporkan berkaitan dengan system bug, ia telah direkodkan sebagai PSLatau permohonan perubahan jika sebaliknya. Masalah mengenai PSL telahdiberi nombor rujukan berdasarkan modul aplikasi dan severity ditentukan.ii. Problem Solving Log yang diselesaikan telah diuji oleh vendor. Seterusnya,ia diserahkan kepada Pasukan Pembangunan Projek dan pengguna untukdiuji semula. PSL berkenaan telah dikategorikan sebagaiditutup/diselesaikan apabila pengguna berpuas hati bahawa sesuatumasalah berkenaan telah diselesaikan. Status PSL ini kemudiannya telahdikemas kini ke Pangkalan Data Meja Bantuan.iii. Berdasarkan kepada laporan Post Implementation Review Fasa I dan 2,sebanyak 258 PSL telah dibangkitkan di mana 31 darinya berisiko tinggi, 50berisiko sederhana dan 177 berisiko rendah. Manakala bagi Fasa 3,sebanyak 216 PSL telah disediakan dan 71 daripadanya telah ditutupmanakala baki 145 masih belum diselesaikan. Pada pandangan Audit,kegagalan menetapkan tempoh masa penyelesaian masalahmenyebabkan ia berlarutan untuk tempoh yang lama danmendatangkan masalah kepada Pejabat Perakaunan dan PTJ yangterlibat.iv. Adalah diperhatikan sebahagian besar daripada senarai PSL bagi Fasa 3yang diselenggarakan oleh vendor adalah tidak lengkap di mana maklumatyang penting seperti severity, modul, tarikh dibangkitkan dan nombor patch(untuk kawalan ) tidak diisi. Ini menyukarkan lagi kerja pemantauan.Pada pandangan Audit, kaedah pembangunan projek telah diikuti sepertimana yang dirancang tetapi masalah yang dihadapi dalam prosespembangunan tidak diselesaikan lebih awal. Pihak JANM sepatutnyamenetapkan tempoh tertentu untuk menyelesaikan sesuatu masalahbergantung kepada keutamaan atau severity bagi memastikan iadiselesaikan lebih awal.32.4.2.5. Aplikasi, Peralatan Dan Infrastruktur Sistema. Aplikasii. Semua aplikasi dan modul yang dirancang untuk dibangunkan dalam sistembagi semua fasa telah dibangunkan dan mematuhi spesifikasi secarakeseluruhannya kecuali mengenai penambahbaikan sistem di Fasa 3. Skopkerja Fasa 3 menetapkan vendor perlu menyediakan reka bentuk, menguji,menyerah, melaksana dan menguji lari sistem dalam tempoh yangditetapkan di jadual pelaksanaan. Vendor perlu memastikan sistemmemenuhi semua keperluan yang dinyatakan dalam skop kerja danspesifikasi kontrak yang antaranya termasuk penambahbaikan sistem397

eSPKB. Mengikut Jadual 2 spesifikasi, penambahbaikan sistem ini termasukmenyediakan kawalan had capaian berdasarkan amaun untuk PesananTempatan Kerajaan, Daftar Bayaran dan Baucar Bayaran. Semakan Auditmendapati penambahbaikan ini telah diwujudkan dalam sistem dan dikenalisebagai had kuasa berbelanja dan dimasukkan sebagai salah satu submenudi bawah Modul Penyelenggaraan dalam versi 2.4. Bagaimanapun,semakan Audit selanjutnya mendapati had kuasa berbelanja ini hanyadibangunkan untuk baucar bayaran dan baucar jurnal dan tidak untukPesanan Tempatan dan Daftar Bayaran.ii. Adalah diperhatikan juga aplikasi yang dibangunkan turut membolehkansemua proses pembayaran iaitu daripada Modul Nota Minta hingga keBaucar Bayaran ditentukan statusnya dalam modul berkenaan. Status 1hingga 3 merupakan status yang berlaku di peringkat PTJ manakala status 4hingga 9 di peringkat Pejabat Perakaunan. Penukaran status ini dilakukansecara automatik dan dikawal sepenuhnya oleh sistem. Keterangan statustransaksi adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 216STATUS TRANSAKSISTATUS TRANSAKSIKETERANGAN1 Data baru dicipta (nilai default)2 Disahkan3 Diluluskan4 Dihantar ke BAS5 Ditolak oleh BAS6 Ditolak oleh LFEP7 Dibatalkan8 Diterima oleh BAS9 EFT ditolak oleh BANKSumber : Reka Bentuk Spesifikasi Terperinciiii. Semakan Audit mendapati kod status bagi beberapa transaksi tidak berubahsemasa pelaksanaan sistem di PTJ. Sungguhpun beberapa usaha untukmemperbaiki masalah tersebut telah diambil tetapi masih belum berjaya.Sebagai langkah sementara, pada bulan Julai 2002 pihak JANM telahmeminta semua PTJ untuk mengemukakan permohonan pertukaran statusdokumen mengikut format yang ditetapkan. Pertukaran status inidilaksanakan oleh vendor secara manual. Keadaan ini masih berterusan danprosedur penukaran status di atas telah dimasukkan ke dalam PanduanPengguna PTJ pada bulan Ogos 2003 sebagai prosedur tetap.Pada pandangan Audit, pada keseluruhanya aplikasi yang dibangunkantelah memenuhi keperluan yang ditetapkan. Bagaimanapun bagikegagalan sistem, pihak JANM hendaklah memastikan vendormemperbaikinya atau sebaliknya mengenakan penalti seperti manayang ditetapkan dalam syarat kontrak. Di samping itu, JANM juga perlumemastikan vendor melaksanakan sepenuhnya keperluanpenambahbaikan bagi Fasa 3 memandangkan ia akan meningkatkankawalan dalaman terhadap perbelanjaan Kerajaan.398

. Keperluan Peralatani. Berdasarkan kajian keperluan komputer peribadi bagi kedua PasukanProjek ePerolehan dan eSPKB (Fasa 1 dan 2), dua tender telahdikeluarkan bagi membekalkan 260 unit komputer. Ekoran daripada itu,satu syarikat komputer telah dilantik bagi membekalkan 109 unitkomputer berjenama PC MIMOS dengan nilai kontrak RM553,938.Manakala satu syarikat komputer yang lain telah dilantik untukmembekalkan 151 unit komputer berjenama PC Gateway bernilaiRM837,144.ii. Pada peringkat awal Fasa 3, kemudahan komputer disediakan sendirioleh Kementerian/Jabatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan olehJANM pada bulan Februari 2002. Bagaimanapun PerbendaharaanMalaysia kemudiannya telah bersetuju membekalkan 3 unit komputeruntuk aplikasi eSPKB dan 2 unit untuk aplikasi ePerolehan bagi setiapPTJ Fasa 3 dan roll out ke seluruh negara. Berikutan dari itu, sebanyak6,190 unit komputer dan 3,457 pencetak bernilai RM25.49 juta telahdiperolehi pada bulan September 2003 melalui rundingan terus di antaraPerbendaharaan Malaysia dengan 2 syarikat terpilih. Pada pandanganAudit, tindakan membuat perolehan secara berpusat adalah wajarbagi memastikan kemudahan komputer dapat dibekalkan dengansegera kepada pengguna yang akan melaksanakan sistem eSPKB.c. Kemudahan Infrastrukturi. Pihak MAMPU merancang untuk menggunakan kemudahan talianEG*Net yang disediakan oleh GITN dengan bandwidth 64kbps bagimenghubungkan semua PTJ ke Pejabat Perakaunan. Bagaimanapunselepas pelaksanaan Fasa 1 dan 2, masalah talian dikenal pasti sebagaisalah satu punca yang menyebabkan gangguan dalam penggunaansistem eSPKB. Oleh itu, Kerajaan telah memutuskan untuk menaik tarafbandwidth talian menjadi 256kbps. Proses untuk menaiktarafkan taliansedang dilaksanakan secara berperingkat dan sehingga bulan April2004, kedudukan bandwidth talian adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 217BILANGAN PTJ MENGIKUT BANDWIDTHKELAJUAN BANDWIDTH(KBPS)BILANGAN PTJ64 149128 48256 678512 5ii. Semakan Audit selanjutnya mendapati pada peringkat awal pelaksanaanFasa 3, tiada pihak di dalam Pasukan Pembangunan Projek yangbertanggungjawab terhadap kesediaan PTJ dari segi status pemasangantalian EG*net. Semakan Audit mendapati 75 daripada 529 PTJ masihtidak mempunyai kemudahan talian.399

Pada pandangan Audit, tindakan menaik taraf talian adalah wajar untukmembolehkan pelaksanaan sistem berjalan lancar. Bagaimanapun,kesediaan PTJ dari segi pemasangan talian untuk melaksanakansistem perlu dipantau dengan rapi.32.4.2.6. Kemajuan Pelaksanaan Projeka. Fasa I Dan 2i. Kesemua modul bagi Fasa 1 dan 2 tidak dapat dibangunkan dalam tempohasal yang dijadualkan. Lanjutan masa telah diberikan sehingga akhir bulanDisember 2001. Prestasi pelaksanaan projek Fasa 1 dan 2 adalah seperti dikedua jadual berikut :-JADUAL 218PRESTASI PELAKSANAAN PROJEK - FASA 1PERKARAPengurusan Projek• Dependencies• Milestones• General• Jaminan Kualiti• DeliverablesKejuruteraan Sistem• Pasukan Kawalan Antaramuka• Pemasangan• Ujian IntegrasiTARIKHSEPATUTMULATARIKHSEPATUTSIAPTARIKHSEBENARMULATARIKHSEBENARSIAPApril 2000 Januari 2001 April 2000 Disember 2001April 2000 Januari 2001 April 2000 Disember 2001Information Broker Bus Jun 2000 Ogos 2000 Jun 2000 Mac 2001BAS Mei 2000 Ogos 2000 Mei 2000 Disember 2001Legacy Front End Processor• Rekabentuk• Pembangunan 1• Pembangunan 2Mei 2000September2000Mei 2000 Disember 2001SPKB• Rekabentuk• Pembangunan 1• Pembangunan 2Mei 2000September2000Mei 2000 Disember 2001JADUAL 219PRESTASI PELAKSANAAN PROJEK - FASA 2PERKARATARIKHSEPATUTMULATARIKHSEPATUTSIAPTARIKHSEBENARMULATARIKHSEBENAR SIAPPengurusan Projek• MilestonesKejuruteraan Sistem• Pemasangan• Ujian IntegrasiNovember 2000 April 2001 Februari 2001Disember 2001Oktober 2000 April 2001 Disember 2000 Disember 2001Sumber : Post Implementation Review Reportii. Kelewatan ini disebabkan oleh beberapa faktor seperti berikut :-• Kelewatan Kelulusan Oleh Pihak Pasukan Pembangunan ProjekBeberapa keputusan lewat diberikan oleh Pasukan Pembangunan Projekkepada vendor seperti kelewatan meluluskan Modul Penutupan Akhir Tahundan kelewatan membuat keputusan mengenai format laporan yang perludijanakan oleh sistem.400

• Talian Komunikasi EG*NetPelaksanaan sistem di 2 PTJ iaitu Cawangan Pengurusan Kewangan,Kementerian. Tenaga, Telekomunikasi Dan Multimedia dan BahagianKewangan, Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar tidak dapatdijalankan dalam tempoh kontrak. Keadaan ini disebabkan oleh masalahkomunikasi EG*Net iaitu kekurangan kapasiti (bandwidth) dan masa tindakbalas yang terlalu lambat. Pelaksanaan sistem telah ditangguh sehinggakapasiti ditingkatkan.• Tahap Kesediaan BankKemudahan Desktop Banking disediakan sendiri oleh 5 bank yang dikenalpasti bagi mewujudkan proses antara muka dengan JANM. Bagaimanapun,hanya satu bank yang telah bersedia dalam tempoh berkenaan. Ini adalahkerana pihak bank perlu membuat penyesuaian terhadap kemudahanDesktop mereka yang sedia ada bagi membolehkan proses Electronik FundTransfer dilaksanakan.• Perisian Bagi Kad PintarPenggunaan kad pintar terpaksa ditangguhkan akibat daripada masalahintegrasi dan teknikal di antara pihak MIMOS dan GITN.b. Fasa 3i. Mengikut syarat kontrak bagi membangunkan sistem di fasa ini, jadualpelaksanaan projek yang ditetapkan adalah seperti di kedua jadual berikut :-Kejuruteraan Sistem• Umum• Perpindahan ke Oracle 9i• PemasanganJADUAL 220JADUAL PELAKSANAAN PROJEK - FASA 3APERKARATEMPOHPELAKSANAANMac 2002 – Mei 2003Rekabentuk dan pembangunan penambahbaikan eSPKB- Rekabentuk Sistem- Pembangunan AplikasiMac 2002 – Nov 2002Ujian Penambahaikan dan Integrasi April 2002 – Dis 2002Integrasi Dengan Sistem Kerajaan Elektronik Julai 2002 – Okt 2002Pemasangan dan pelaksanaan eSPKB ke 521 PTJ Mac 2002 – Feb 2003JADUAL 221JADUAL PELAKSANAAN PROJEK - FASA 3BPERKARATEMPOH PELAKSANAANKejuruteraan Sistem• Penyediaan Tapak• Pemasangan dan UjilariMac 2002 – Ogos 2002Ujian dan Integrasi April 2002 – Ogos 2002Proses Peralihan Manual ke Elektronik (Handholding) April 2002 – Jun 2002Latihan April 2002 – Mei 2002401

ii. Berdasarkan jadual tersebut di atas, projek ini sepatutnya disiapkan padabulan Mei 2003. Namun begitu, ianya gagal disiapkan dalam tempohberkenaan. Tempoh kontrak telah dilanjutkan pada mulanya sehingga akhirbulan Disember 2003 dan seterusnya dilanjutkan lagi sehingga akhir bulanMac 2004. Antara faktor yang menyebabkan kelewatan projek adalahseperti berikut :-• Ketidakstabilan Perisian Kad PintarKetidakstabilan berpunca daripada masalah penggunaan kad pintar danperisiannya.• Pengesahan Lewat DiperolehiKeperluan laporan yang boleh dijana dari sub sistem e-Terimaan lewatdisahkan oleh Pasukan Pembangunan Projek.• Proses Antara Muka Dengan Aplikasi Kerajaan ElektronikVendor telah disyaratkan supaya mewujudkan pengantaramuka antaraeSPKB dengan aplikasi Kerajaan Elektronik yang lain iaitu ePerolehan,Human Resources Management Information System, eKhidmat dan ProjectMonitoring System 2. Bagaimanapun sehingga kini, hanya pengantaramukadengan ePerolehan yang berjaya. Keadaan ini disebabkan projek aplikasiKerajaan Elektronik yang lain belum bersedia untuk proses berkenaan.• Ketiadaan InfrastrukturPelaksanaan projek di semua PTJ di sekitar Lembah Kelang, Selangor danPutrajaya tidak dapat dicapai disebabkan :-- Ketiadaan infrastruktur seperti masalah talian di PTJ- Kekurangan peruntukan di sebahagian PTJ untuk perolehanperalatan serta rangkaian setempat (Local Area Network) keranapada peringkat awal, perolehan dibuat oleh PTJ sendiri.iii. Pada awal tahun 2004, Kerajaan telah menetapkan untuk melaksanakansistem di 529 PTJ bagi Fasa 3. Bagaimanapun, ia hanya dapat dilaksanakandi 195 PTJ. Manakala bagi 259 PTJ, sistem masih belum dilaksanakansungguhpun PTJ berkenaan telah sedia untuk proses peralihan dari manualkepada elektronik di mana kesemua kemudahan peralatan dan talian telahdisediakan. Ini adalah kerana kakitangan Bahagian Perkhidmatan OperasiCawangan yang bertanggungjawab tidak mampu melaksanakan prosesperalihan memandangkan jumlah PTJ yang telah bersedia adalah banyak.Baki 75 PTJ lagi, sistem tidak dapat dilaksanakan kerana ketiadaan talian.Maklumat terperinci status pelaksanaan sistem di PTJ bagi Fasa 3 adalahseperti di jadual berikut :-402

PEJABAT PERAKAUNANJADUAL 222STATUS PELAKSANAAN eSPKB FASA 3AJUMLAHTELAHLAKSANASEDIA UNTUKPROSESPERALIHANBELUMLAKSANAJANM W.PERSEKUTUAN 102 20 59 23JANM SELANGOR 123 15 78 30JMS K.KESIHATAN 32 22 9 1JMS K.KERJA RAYA 21 17 2 2JMS K.PERTANIAN 25 10 9 6JMS K.PENDIDIKAN 89 30 59 -JMS K.DALAM NEGERI 31 9 15 7JMS J.KASTAM 5 3 2 -JMS K. PENERANGAN 6 1 5 -JMS JAB. PERDANA MENTERI 33 16 14 3JMS K. PENGANGKUTAN 9 5 2 2JMS K. PERTAHANAN 53 47 5 1JUMLAH 529 195 259 75Nota : JMS – Jabatan Mengakaun SendiriPada pandangan Audit, pihak vendor dan JANM telah menunjukkan usahabagi memastikan pelaksanaan projek mengikut jadual, namun begitu faktordi luar kawalan seperti perisian kad pintar, tahap kesediaan bank danmasalah talian EG*Net memberi kesan terhadap pelaksanaan projek.32.4.2.7. Pelaksanaan Sistem Di Pusat Tanggungjawab Dan PejabatPerakaunanPemeriksaan Audit dijalankan terhadap Pejabat Perakaunan iaitu PejabatJabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Wilayah Persekutuan (JANMWKL); Pejabat Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Kuching (JANMKuching); Pejabat Akauntan Kanan Perbendaharaan, Kementerian DalamNegeri (AKP KDN) dan PTJ yang dipilih iaitu Bahagian Kewangan; KementerianSains, Teknologi dan Alam Sekitar; Bahagian Kewangan, JANM Kuching sertaUnit Percetakan dan Kawalan Penerbitan, Kementerian Dalam Negeri. Hasildaripada semakan Audit mendapati perkara seperti berikut :-Peringkat Pusat Tanggungjawaba. Garis Panduan Dan Arahan Operasi eSPKB• Sehingga bulan April 2004, sebanyak 13 Arahan Operasi PejabatPerakaunan telah dikeluarkan oleh JANM dan 13 Surat Arahan Operasioleh Pasukan Pembangunan Projek. Namun begitu, Arahan Operasimengenai Panduan Pengguna PTJ eSPKB Versi 1 hanya dikeluarkansebagai rujukan kepada semua pengguna eSPKB hanya pada bulanOgos 2001 walaupun sistem mula digunakan pada bulan Oktober 2000.Semakan Audit di ketiga PTJ berkenaan mendapati penggunamenjalankan operasi eSPKB berdasarkan kursus yang diikuti danmembuat rujukan kepada Meja Bantuan sekiranya menghadapi masalahkerana panduan PTJ tidak diedarkan kepada kakitangan yang terlibat.403

• Panduan Pengguna Sistem Kerajaan Elektronik di Pejabat Perakaunanpula dikeluarkan pada bulan Disember 2003 melalui Arahan OperasiPejabat Perakaunan. Sebelum itu, pengguna di Pejabat Perakaunanmenggunakan sistem LFEP tanpa sebarang panduan dan cumaberpandukan arahan dalaman yang dikeluarkan atas inisiatif PengarahCawangan ataupun Ketua Akauntan Kanan. Proses perwujudan IDpengguna eSPKB dan LFEP serta penyelenggaraan pangkalan data jugatidak dijalankan dengan teratur. Bagaimanapun setelah PanduanPengguna Sistem Kerajaan Elektronik di Pejabat Perakaunandikeluarkan, Pejabat Perakaunan mula menyeragamkan prosespenyelenggaraan sistem seperti ID Pengguna dan backup.Pada pandangan Audit, Panduan Pengguna dan arahan operasi adalahdokumen yang penting untuk rujukan pengguna dari semasa ke semasa.Oleh itu, salinan dokumen ini hendaklah diedarkan kepada semua pegawaiyang terlibat.b. Penggunaan Modul Baucar Bayaran Dengan Invois Tanpa PesananTempatanMengikut Arahan Perbendaharaan 170, 171, dan 173 perolehan barangan atauperkhidmatan boleh dibuat melalui sama ada sebut harga, tender dan pembelianterus. Bagaimanapun, sekiranya nilai perolehan tidak melebihi RM50,000,kontrak formal tidak sesuai digunakan. Sebaliknya, Pesanan Tempatanhendaklah digunakan. Pihak Audit dimaklumkan bahawa Modul Baucar BayaranDengan Invois Tanpa Pesanan Tempatan diwujudkan untuk penyediaan baucarbayaran bagi beberapa jenis bayaran seperti bayaran bagi bil utiliti, bekalanakhbar dan penyediaan minuman semasa mesyuarat yang tidak melibatkanamaun yang besar. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati kemudahan initelah digunakan oleh Bahagian Kewangan, Kementerian Sains, Teknologi danAlam Sekitar serta Unit Percetakan dan Kawalan Penerbitan, KementerianDalam Negeri untuk membuat bayaran melibatkan jumlah yang besar tanpaPesanan Tempatan dikeluarkan. Contoh bayaran ialah seperti pembelian pistoldan kerja ubahsuai dan sebagainya yang melibatkan perbelanjaan berjumlahRM644,062.Pada pandangan Audit, amalan sebegini adalah tidak wajar dilakukankerana Arahan Perbendaharaan telah menetapkan semua pembelian/perolehan mestilah dilakukan dengan Pesanan Tempatan.c. Modul Tidak Digunakani. Adalah diperhatikan PTJ Bahagian Kewangan, Kementerian Sains,Teknologi dan Alam Sekitar dan Bahagian C, Kementerian Dalam Negeritidak menggunakan beberapa modul baru yang telah diwujudkan dalamVersi 2.4i seperti berikut :-404

• Modul KontrakModul ini digunakan bagi membolehkan tanggungan dikenakan ke Buku Votdan dibayar secara berkala. Ia digunakan bagi kontrak penyelenggaraan,sewaan dan seumpamanya.• Modul Had Kuasa BerbelanjaModul ini membolehkan Ketua PTJ menentukan had kuasa meluluskanbaucar bayaran dan baucar jurnal berdasarkan nilai bagi kakitanganbawahannya. Ianya merupakan satu kawalan kelulusan yang diwujudkandalam sistem bagi memastikan baucar bayaran diluluskan dengan teraturdan sempurna mengikut had kuasa yang dibenarkan.• Modul Penyelarasan RekodModul ini digunakan pada permulaan pelaksanaan eSPKB dan juga bagimengemaskinikan Buku Vot eSPKB untuk transaksi yang dibuat secaramanual akibat daripada masalah talian. (Hanya Bahagian Kewangan,Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar tidak menggunakan modulini).ii. Hasil perbincangan dengan pengguna, adalah didapati modul di atas tidakdigunakan kerana ia merupakan modul baru dan pengguna masih belumdiberi latihan untuk menggunakan modul berkenaan. Manakala bagi ModulKontrak pula, pengguna tidak berapa pasti mengenai jenis kontrak yangpembayarannya perlu menggunakan modul ini.iii. Adalah diperhatikan juga modul yang sedia ada tidak digunakan antaranyaseperti Modul Penyata Penyata Pemungut, Modul Baucar Jurnal dan ModulDraf Bank kerana tiada urus niaga yang terlibat dengan modul berkenaan.Pada pandangan Audit, setiap PTJ sepatutnya menggunakan semua modulyang terdapat di dalam sistem eSPKB. Sekiranya PTJ menghadapi masalahatau kurang jelas dengan penggunaannya, PTJ sepatutnya merujuk kepadaPejabat Perakaunan atau Meja Bantuan.d. Pematuhan Kepada Panduan PenggunaSemakan terhadap dokumen yang dijanakan dari sistem eSPKB mendapatibeberapa arahan yang ada dalam Panduan Pengguna eSPKB tidak dipatuhioleh PTJ Bahagian Kewangan, Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitardan Bahagian C, Kementerian Dalam Negeri seperti berikut :-• Baucar Bayaran Tidak DicopMengikut Prosedur Penyediaan dan Penyimpanan Baucar Bayaran, semuabaucar bayaran yang diproses melalui eSPKB dan semua dokumensokongan asal mesti dicopkan dengan perkataan “BAUCAR BAYARANTELAH DISEDIAKAN MELALUI BAUCAR NOMBOR ……….. TARIKH……… NOMBOR EFT / CEK / BANK DRAF/ TT ……….TARIKH………………”. Semakan Audit mendapati semua baucar bayarandi kedua PTJ itu tidak dicopkan sedemikian.405

• Nota Minta Tidak DicetakMengikut Prosedur Penyediaan Nota Minta, Penyedia perlu mencetak NotaMinta untuk dikemukakan kepada Penyedia Pesanan Tempatan. Semakanmendapati Penyedia berkenaan tidak mencetak Nota Minta berkenaan.• Tiada Pesanan Tempatan Salinan PejabatMengikut Prosedur Penyediaan Pesanan Tempatan, Nota Minta Lulus danPesanan Tempatan Dengan Pindaan, Penyedia perlu mencetak 3 salinanPesanan Tempatan untuk diagihkan seperti berikut:-- 1 salinan untuk simpanan PTJ- 2 salinan untuk dikemukakan kepada pembekalSemakan Audit mendapati kedua PTJ itu tidak mempunyai salinan pejabatbagi Pesanan Tempatan yang telah disediakan kerana Penyedia hanyamencetak 2 salinan Pesanan Tempatan.• Pergerakan Dokumen eSPKBMengikut Prosedur Pergerakan Dokumen eSPKB, setiap pergerakandokumen eSPKB mesti dicop dengan menggunakan format JAN08.Semakan Audit mendapati dokumen eSPKB di PTJ Bahagian C,Kementerian Dalam Negeri yang dicop tidak mengikut format JANM08seperti yang ditetapkan dalam Panduan Pengguna PTJ eSPKB.Secara keseluruhannya, pihak Audit berpendapat semua PejabatPerakaunan perlu membuat pemantauan yang rapi bagi memastikansemua Pusat Tanggungjawab di bawah kawalannya mematuhi proseduryang telah ditetapkan supaya sistem digunakan sepenuhnya danberoperasi dengan cekap.Peringkat Pejabat Perakaunane. Kawalan AmKawalan am meliputi kawalan fizikal, kawalan persekitaran, pengurusan pelanpemulihan bencana, kawalan keselamatan dan kawalan capaian.Bagaimanapun, semakan Audit mendapati perkara berikut :-i. Kawalan Capaian Fizikal Ke Bilik Server• Bagi memastikan keselamatan dan integriti data, kawalan terhadapkakitangan yang memasuki bilik server adalah amat penting. Oleh itu bilikserver sepatutnya sentiasa berada di dalam keadaan berkunci sama adasecara manual atau menggunakan kata laluan, kad akses atau punkombinasi kad akses dan kata laluan. Semasa pengauditan dijalankan,JANM WKL dan AKP Kementerian Dalam Negeri mempunyai kawalanakses ke bilik server dengan menggunakan kad akses. Hanyakakitangan yang berkenaan dan diberi kuasa sahaja mempunyai akseske bilik server. Di samping itu daftar telah disediakan bagi merekod406

pergerakan keluar dan masuk ke bilik server oleh kakitangan vendoryang melakukan kerja penyenggaraan.• Bilik server di JANM Kuching pula tidak mempunyai kawalan akses danboleh dimasuki oleh sesiapa sahaja. Sebagai langkah keselamatan,cuma notis diletakkan di pintu masuk bagi memberi peringatan bahawahanya kakitangan yang dibenarkan boleh memasuki ke bilik server. Disamping itu, adalah didapati tiada daftar diselenggarakan bagimerekodkan pergerakan keluar dan masuk kakitangan dan vendor yangmelakukan kerja penyenggaraan.ii. Kawalan PersekitaranKawalan persekitaran yang baik dapat mengurangkan risiko kemusnahanaset ICT daripada ancaman banjir, kebakaran dan bencana alam. Semakanmendapati semua billik server pejabat Cawangan JANM yang dilawatimempunyai alat pengesan bencana iaitu pengesan asap yang dipasang disiling bilik berkenaan. Di samping itu, semua bilik server berkenaandilengkapi dengan jangka suhu, uninterrupted power supply (kecuali dipejabat JANM Cawangan Kuching) dan alat pemadam api.iii. Pengurusan Pelan BencanaBagi menjamin kesinambungan operasi ICT apabila berlaku bencana,sesebuah organisasi perlu mempunyai satu pelan pemulihan bencana(Disaster Recovery Plan) sama ada secara hot site (lokasi yangdilengkapkan dengan peralatan, perisian dan aplikasi serta kemudahankomunikasi) atau cold site (lokasi yang hanya menyediakan ruang tanpaperalatan dan kemudahan komunikasi). Semakan Audit mendapatipenyediaan pelan pemulihan bencana secara hot site telah dipersetujui olehJawatankuasa Pemandu dalam mesyuaratnya pada bulan Mac 2003 tetapiperkara ini masih lagi dalam pertimbangan pihak MAMPU. Ini adalah keranakos yang terlibat adalah besar. Namun begitu, bagi mengatasi masalahgangguan operasi, JANM telah menyediakan pelan kontigensi di manasemua pejabat JANM Cawangan dilengkapi dengan bilik kontigensi bagimembantu PTJ meneruskan operasi mereka.iv. Kawalan KeselamatanSelaras dengan dokumentasi sistem yang disediakan, beberapa langkahkeselamatan telah disediakan dalam aplikasi eSPKB. Antara langkahkeselamatan ini ialah penggunaan ID Pengguna dan kata laluan yangdienkrip dan capaian ke fail sistem dihadkan kepada pengguna ataukumpulan berdasarkan keperluan.v. Kawalan Capaian Logikal• Pengurusan ID PenggunaMengikut Panduan eSPKB, setiap Pejabat Perakaunan perlu melantikseorang Pentadbir Sistem yang antaranya bertanggungjawab terhadappengurusan ID pengguna. Bagaimanapun, analisis Audit terhadap data407

ID pengguna yang dimuat turun mendapati 6 kod peranan di JANM WKLdan 3 kod peranan di JANM Kuching mempunyai peranan yang samaseperti Pentadbir Sistem dibenarkan untuk menambah, mengubah danmenghapuskan sesuatu ID pengguna. Di samping itu, adalahdiperhatikan ID pengguna bagi kakitangan yang telah bertukar ataubersara masih aktif.Pada pandangan Audit, perkara ini hendaklah diperbetulkan bagimengelakkan berlakunya sebarang penyelewengan.• Kata Laluan Utama (Root Password)Kata laluan utama adalah amat penting dan perlu disimpan olehPentadbir Sistem untuk tujuan penyenggaraan konfigurasi keseluruhansistem. Bagi tujuan keselamatan, Pasukan Pembangunan Projek padabulan Februari 2003 telah meminta supaya kata laluan ini disimpan olehhanya dua orang pegawai di Pejabat Perakaunan. Jika kata laluan initelah diberikan kepada pihak lain atas sebab penyenggaraan, ianyahendaklah ditukar serta merta apabila kerja berkenaan selesai. SemakanAudit mendapati AKP Kementerian Dalam Negeri dan JANM WKL telahmematuhi arahan ini. Bagaimanapun, adalah didapati JANM Kuchingtidak menukar kata laluan itu dan diberikan kepada vendor bagimenjalankan kerja penyenggaraan seperti backup.f. Pengurusan Kad PintarKad pintar menggunakan perisian yang dibangunkan oleh MIMOS Berhad dandigunakan sepenuhnya di semua Pejabat Perakaunan dan PTJ. Denganpenggunaan kad pintar ini, identiti pengguna boleh disahkan melalui DigitalCertificate dan membolehkan semua transaksi ditandatangani secara digital. Inibermakna transaksi berkenaan adalah sah dari segi undang-undang dan bolehdijadikan bukti di mahkamah. Oleh yang demikian, pengurusan kad pintar darisegi penerimaan, pengagihan dan pelupusan perlu dikawal dan diurus denganteratur. Pihak Audit tidak dapat menentukan bilangan kad pintar yang diterima diAKP KDN dan JANM WKL kerana tiada daftar atau senarai disediakan bagimerekodkan penerima kad pintar.Pada pandangan Audit, sebagai satu langkah kawalan, daftar dan senaraipenerima kad pintar ini perlu disedia dan dikemaskinikan dari semasa kesemasa.g. Pelantikan Pegawai Yang Diberi Kuasa (Authorised Personnel)Pada bulan Julai 2002, Bahagian Perkhidmatan Operasi Cawangan EG telahmeminta semua Ketua Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri dan PengarahCawangan JANM supaya melantik seorang pegawai yang diberi kuasa di semuaPTJ di bawah kawalannya untuk menguruskan permohonan, pembatalan danpengagihan kad pintar. Bagaimanapun, adalah didapati pegawai yang khusus inimasih belum dilantik oleh di ketiga Pejabat Perakaunan berkenaan.408

h. Pengurusan BackupBerdasarkan Panduan Pengguna Sistem Kerajaan Elektronik Di PejabatPerakaunan, operasi backup hendaklah dilaksanakan secara harian, mingguandan bulanan. Operasi backup ini perlu direkodkan ke dalam satu daftar dandisimpan dengan selamat. Proses backup perlu dilaksanakan bagimembolehkan sistem beroperasi seperti biasa apabila berlakunya sesuatubencana. Semakan Audit mendapati backup ada dilaksanakan di ketiga PejabatPerakaunan tersebut tetapi tidak direkodkan dalam daftar backup dan pitabackup juga tidak dibuat dalam 2 salinan.Pada pandangan Audit, JANM perlu mempertingkatkan tahap kawalandalaman di peringkat Pejabat Perakaunannya.32.4.2.8. Peruntukan Dan PerbelanjaanSehingga bulan Mei 2003, sejumlah RM14.34 juta telah dibayar kepada vendorbagi kontrak Fasa 1 dan 2. Baki berjumlah RM230,969 masih belum dibayarbagi komponen kerja yang belum selesai disebabkan oleh masalah talian GITNdan aplikasi Kad Pintar. Manakala bagi Fasa 3, sejumlah RM38.65 juta telahdibayar kepada vendor bagi komponen kerja yang telah selesai dilaksanakan.Sejumlah RM9.51 juta lagi masih belum dijelaskan adalah bagi kerja berkaitanyang sedang dijalankan. Pada pandangan Audit, perbelanjaan yang dibuatadalah selaras dengan prestasi pelaksanaan projek.32.4.2.9. Guna Tenaga Dan Latihana. Kedudukan PerjawatanSemua jawatan yang dipohon iaitu 81 jawatan secara tambah sentara bagipenubuhan Pasukan Pembangunan Projek dan Bahagian Perkhidmatan OperasiCawangan EG serta perjawatan untuk projek perintis di PTJ telah diluluskanoleh Jabatan Perkhidmatan Awam pada bulan Julai 1999. Bagaimanapundaripada 81 jawatan yang diluluskan itu, sebanyak 4 jawatan tidak diisi iaitu 2jawatan bagi Pasukan Pembangunan Projek dan 2 jawatan lagi bagi BahagianPerkhidmatan Operasi Cawangan EG. Setakat bulan April 2004, JabatanPerkhidmatan Awam masih belum meluluskan cadangan penyusunan semulaPejabat Perakaunan dan PTJ yang dipohon oleh JANM pada bulan April 2002untuk pelaksanaan eSPKB di 35 Pejabat Perakaunan dan 2,865 PTJ.b. Latihani. Pada umumnya latihan mengenai sistem eSPKB untuk PTJ terlibat dalamFasa 1 dan 2 projek perintis telah diberi oleh vendor manakala Fasa 3dikendalikan oleh pegawai dari Bahagian Perkhidmatan Operasi CawanganEG. Selain itu, Pejabat Perakaunan juga telah dibekalkan dengan komputerdan rangkaian setempat untuk kemudahan latihan di samping sebagai pusatkontigensi jika hubungan rangkaian terputus dengan PTJ. Sehingga tamatprojek perintis, seramai 118 pegawai dari pelbagai Jabatan Kerajaan telahmenjalani latihan manakala bagi Fasa 3 hanya 1,328 dari 1,701 pegawai409

yang dirancang telah diberikan latihan. Ini adalah disebabkan pegawai yangbertanggungjawab memberi latihan turut juga terlibat dalam pelaksanaaneSPKB di PTJ yang lain.ii. Selain itu, vendor juga telah memberi latihan teknikal berkaitan dengansistem operasi dan pangkalan data kepada pegawai yang terlibat dalampembangunan sistem. Antara latihan yang diberikan ialah LFEP & eSPKBAdministration, Oracle Developer dan Java programming.Pada pandangan Audit, keperluan perjawatan perlu diberi keutamaan bagimemastikan pelaksanaan eSPKB di semua Pejabat Perakaunan dan PusatTanggungjawab berjalan dengan teratur dan lancar. Berhubung denganprogram latihan, pihak JANM perlu memastikan bahawa PejabatPerakaunan menyediakan program latihan supaya latihan secaraberterusan dapat diberi kepada kakitangan di PTJ di bawah kawalannyabagi membolehkan mereka lebih cekap dan mahir dalam menjalankantugasnya.32.4.3. PEMANTAUANPemantauan terhadap pembangunan dan pelaksanaan sistem dibuat dalam 2peringkat iaitu :-a. Peringkat Pembangunan Sistemi. Laporan KemajuanPemantauan di peringkat pembangunan sistem dibuat melalui laporanmingguan dan bulanan yang diserahkan oleh vendor kepada Kerajaan.Laporan ini menyatakan kemajuan projek, status deliverables dan bayaranserta masalah dalam pelaksanaan projek.ii. Jawatankuasa Yang DiwujudkanJawatankuasa seperti Jawatankuasa Pemandu dan JawatankuasaPenyelarasan Projek telah bermesyuarat dan membincangkan masalah samaada mengenai pelaksanaan atau pembangunan projek. Bagaimanapun,kekerapan Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu tidak mengikut kontrak dimana ia hanya bermesyuarat sebanyak 9 kali mengenai Fasa 1 dan 2sedangkan mengikut kontrak, Jawatankuasa itu perlu bermesyuarat setiapbulan. Bagi Fasa 3 pula, kontrak tidak menetapkan kekerapan MesyuaratJawatankuasa Pemandu, namun Jawatankuasa tersebut telah bermesyuaratsebanyak 5 kali. Manakala Jawatankuasa Penyelarasan hanya bermesyuaratsatu kali pada tahun 2003.b. Peringkat Pelaksanaan Projeki. Mesyuarat Jawatankuasa PelaksanaanMesyuarat Jawatankuasa ini dihadiri oleh wakil-wakil dari Pejabat Perakaunandan PTJ yang telah melaksanakan sistem eSPKB. Jawatankuasa ini410

ermesyuarat mengikut keperluan dan perkara yang dibincangkan termasukpelaksanaan dan masalah yang dihadapi di peringkat PTJ.ii. Meja Bantuan (Helpdesk)Unit ini berperanan membantu pengguna menyelesaikan masalah apabilamenggunakan sistem ini. Penyaluran masalah boleh dibuat sama ada melaluiemail atau telefon mengikut prosedur yang ditetapkan. Semua masalahdirekodkan dalam sistem dan dibincangkan semasa Mesyuarat Meja Bantuandengan vendor.iii. Pasukan NaziranSurat Pekeliling Jabatan Akauntan Negara Bilangan 2 Tahun 2003 dan ArahanOperasi Pejabat Perakaunan Bilangan 7 Tahun 2003 menghendaki semuaPejabat Perakaunan menubuhkan satu Pasukan Naziran eSPKB. TujuanPasukan Naziran ini ditubuhkan adalah untuk menjalankan pemeriksaanterhadap 4 dokumen kewangan contohnya, baucar bayaran yang terpilih diperingkat PTJ; pematuhan terhadap Panduan Pengguna eSPKB danperaturan yang berkuat kuasa; memberi khidmat nasihat dan melaporkankepada Ketua PTJ mengenai perkara luar aturan yang berlaku. Ianya jugaselaras dengan Arahan Perbendaharaan 138 di mana adalah tanggungjawabAkauntan Negara untuk menentukan sistem perakaunan yang sepatutnyatelah diwujudkan dan pengawasan yang sesuai disediakan bagi mengelakkanpenipuan dan kehilangan. Semakan Audit mendapati Pasukan Naziran initelah ditubuhkan di AKP KDN tetapi ia masih belum diwujudkan di JANMKuching dan JANM WKL.Pada pandangan Audit, JANM perlu mempertingkatkan pemantauanterhadap pelaksanaan projek bagi memastikan objektif pembangunansistem dicapai.32.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara umumnya, perancangan bagi pembangunan dan pelaksanaan sistem eSPKBadalah baik. Namun demikian di peringkat pelaksanaan pembangunan sistem,beberapa perkara yang dibangkitkan seperti kegagalan mematuhi syarat kontrak,kelewatan penyelesaian masalah pembangunan sistem, kelemahan sistem aplikasi danmasalah yang membawa kepada kelewatan projek harus dijadikan iktibar untuk projekseumpama ini di masa akan datang. Bagi peringkat pelaksanaan sistem di PejabatPerakaunan dan Pusat Tanggungjawab, JANM perlu mempertingkatkan kawalandalaman dan pemantauan terhadap pematuhan kepada peraturan dan panduan yangditetapkan bagi memastikan objektif projek tercapai.411

KEMENTERIAN KEWANGAN33. AKTIVITI PENILAIAN JABATAN PENILAIAN DANPERKHIDMATAN HARTA33.1. LATAR BELAKANG33.1.1. Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta (JPPH) ditubuhkan pada tahun1957 dan merupakan salah satu Jabatan di bawah Kementerian KewanganMalaysia. JPPH memberi perkhidmatan dan nasihat kepada Kerajaan sertaagensinya berkaitan penilaian harta serta pembangunan dan pengurusan hartatanah. Fungsi JPPH dilaksanakan melalui 3 program iaitu :-a. Program Penilaian dan Perkhidmatan Hartab. Program Maklumat Harta Tanahc. Program Latihan dan Penyelidikan.33.1.2. Program Penilaian dan Perkhidmatan Harta adalah program utama JPPH.Objektif program ini ialah untuk memberi perkhidmatan penilaian dan perundinganharta yang boleh dipercayai, menepati masa serta profesional. Penilaian ini dibuatuntuk tujuan utama antara lainnya ialah :-a. Duti Setemb. Cukai Keuntungan Harta Tanahc. Duti Harta Pesakad. Pengambilan Tanahe. Penswastaan dan Pengkorporatanf. Pembelian dan Penjualan Harta Tanahg. Tukar Syarath. Pinjaman Perumahani. Pemberian Milik Tanah.33.1.3. Jabatan dan agensi Kerajaan yang hendak membangunkan sesuatu projekdi atas tanah yang dimiliki orang awam (membuat pengambilan tanah) dikehendakimembayar pampasan berdasarkan nilai harta tanah yang akan dipindah milik.Pemilik tanah yang hendak memohon penukaran kategori kegunaan tanah (tukarsyarat tanah) dikehendaki membuat permohonan kepada Pihak Berkuasa Negeri.Pemohon yang berjaya dikehendaki membayar sejumlah premium yang dikiramengikut suatu formula berasaskan nilai tanah yang ditentukan oleh JPPH. Begitujuga Jabatan dan agensi Kerajaan yang hendak menswastakan atau menguruskanpembelian dan penjualan harta tanah dikehendaki meminta JPPH menilai hartatanah terlibat sebelum sesuatu urus niaga boleh dilaksanakan. Bahagian PinjamanPerumahan, Perbendaharaan Malaysia memberi pembiayaan pinjaman perumahankepada kakitangan Kerajaan mengikut kelayakan dengan berpandukan kepada nilaiharta tanah yang hendak dibeli. Seterusnya bagi setiap urusan pindah milik harta,Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) akan mengenakan duti setem yang kenadibayar oleh penerima pindah milik berdasarkan nilai harta tanah yang dipindahmilik.412

33.1.4. Sepanjang tahun 2003, sejumlah 441,886 kes penilaian telah dijalankanuntuk aktiviti penilaian di mana 58.2% daripadanya adalah untuk duti setem. Berikutdiberikan pecahan peratusan aktivitinya :-CARTA 37PECAHAN PERATUSAN AKTIVITI PENILAIAN PADA TAHUN 2003Duti Setem (58.2%)Lain-lain (17.0%)Pensw astaan &Pengkorporatan(0.2%)PinjamanPerumahan (6.9%)Cukai KeuntunganHarta Tanah (3.3%)Duti Harta Pesaka(7.0%)Pemberian MilikTanah (3.0%)Pembelian &Penjualan HartaTanah (0.4%)Tukar Syarat(1.3%)Pengambilan Tanah(2.7%)33.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada aktiviti penilaian JPPH telahdirancang, dilaksanakan dengan teratur, berhemat serta selaras dengan objektif yangditetapkan.33.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN33.3.1. Pengauditan ini meliputi perancangan, pelaksanaan dan pemantauanterhadap 9 jenis penilaian utama tersebut di atas. Pengauditan ini dijalankan denganmenganalisis data JPPH dan menyemak dokumen, fail serta rekod berkaitan aktivitipenilaian bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 di Ibu Pejabat JPPH dan 12 pejabatcawangan negeri dan daerah berikut :-a. Kedah (Alor Setar dan Sungai Petani)b. Johor (Johor Bahru dan Kluang)c. Negeri Sembiland. Selangor (Shah Alam dan Gombak)e. Sarawak (Kuching)f. Sabah (Kota Kinabalu dan Tawau)g. Kelantan (Kota Bharu dan Kuala Krai)33.3.2. Selain itu, temu bual dan perbincangan dengan pegawai JPPH berkenaanserta lawatan ke lokasi harta tanah yang dinilai telah diadakan.33.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-413

33.4.1. PERANCANGAN33.4.1.1. Struktur Organisasia. Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta mempunyai 3 program iaituProgram Penilaian dan Perkhidmatan Harta, Program Latihan danPenyelidikan dan Program Maklumat Harta Tanah. JPPH diketuai oleh KetuaPengarah Penilaian (Gred JUSA A). Beliau dibantu oleh Timbalan KetuaPengarah Penilaian I (Perancangan Korporat Dan Pengurusan) danTimbalan Ketua Pengarah Penilaian II (Teknikal). Program Penilaian danPerkhidmatan Harta beroperasi di 14 pejabat cawangan negeri dan 16pejabat cawangan daerah. Di peringkat Ibu Pejabat, aktiviti penilaiandilaksanakan oleh 4 bahagian iaitu Bahagian Perkhidmatan Penilaian,Bahagian Perkhidmatan Perundingan Harta, Bahagian Penswastaan DanPelaburan serta Bahagian Perancangan Korporat. Fungsi setiap bahagianadalah seperti berikut :-i. Bahagian Perkhidmatan Penilaian• Merancang dan menggubal dasar, strategi, polisi dan prosedurpenilaian harta bagi duti setem, cukai keuntungan harta tanah, dutiharta pesaka, pemberian milik tanah, tukar syarat dan pengambilantanah.• Menyemak, melulus dan melaporkan kes penilaian bagi jenispenilaian di atas di mana berkaitan.• Menyemak kualiti laporan penilaian pegawainya.ii. Bahagian Perundingan Harta• Menggubal dasar, polisi, strategi dan prosedur penilaian harta bagipembelian dan penjualan harta tanah serta pinjaman perumahan.• Menyelaras, menyemak, melulus dan melaporkan kes penilaian bagijenis penilaian di atas di mana berkaitan.• Memberi nasihat kepada cawangan negeri/daerah dalam halberkaitan dengan kes perundingan harga.• Menjalankan kerja penilaian untuk maksud pembelian di luar negara.iii. Bahagian Penswastaan Dan Pelaburan• Menyemak, melulus dan melaporkan penilaian harta bagi tujuanpenswastaan dan pengkorporatan yang diterima dari cawanganmengenai permohonan daripada Kerajaan dan Badan BerkanunPersekutuan.• Menyemak, melulus dan melaporkan penilaian harta bagi tujuanpenswastaan dan pengkorporatan daripada Kerajaan Negeri yangditerima melalui cawangan di mana berkaitan.iv. Bahagian Perancangan KorporatMerancang, menggubal dan mengkaji dasar, strategi dan prosedurpembangunan organisasi termasuk perancangan sumber manusiasecara sistematik.414

. Empat belas cawangan JPPH Negeri dan 16 cawangan JPPH Daerah yangdiketuai oleh Pengarah Penilaian Negeri dan Penilai Daerah masingmasingnyaadalah bertanggungjawab untuk menjalankan semua jenispenilaian serta menyemak, melulus dan melapor kepada pelangganmengikut had kuasa yang dibenarkan. Bagaimanapun bagi kes penilaianterhadap pembelian dan penjualan harta tanah serta penswastaan danpengkorporatan yang melibatkan Kerajaan Persekutuan/Badan BerkanunPersekutuan, laporan penilaian muktamad dikeluarkan oleh Ibu Pejabat.Berikut diberikan Carta Organisasi JPPH berhubung dengan ProgramPenilaian Dan Perkhidmatan Harta :-CARTA 38CARTA ORGANISASI JABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTA BAGIPROGRAM PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTAKETUA PENGARAH PENILAIAN(JUSA A )Nota :PPN – Pengarah Penilaian NegeriPPPN – Penolong Pengarah Penilaian NegeriPD – Penilai DaerahPWPL – Penilai Wilayah Persekutuan LabuanTIMBALANKETUA PENGARAHPENILAIAN I(JUSA C)TIMBALANKETUA PENGARAHPENILAIAN II(JUSA C)PENGARAH(PERANCANGANKORPORAT)(W48)PENOLONGKETUA PENGARAH(PENSWASTAAN &PELABURAN)(W54)PENOLONGKETUA PENGARAH(PERUNDINGANHARTA)(W48)PENOLONGKETUA PENGARAH(PERKHIDMATANPENILAIAN)(W54)PERLISPPN(W48)KEDAHPPN(W54)PULAUPINANGPPN(W54)PERAKPPN(W54)SELANGORPPN(W54)W.P.K.L.PPN(W54)NEGERISEMBILANPPN(W48)MELAKAPPN(W48)JOHORPPN(W54)PAHANGPPN(W54)TERENGGANUPPN(W54)KELANTANPPN(W48)SABAHPPN(W48)SARAWAKPPN(W48)SUNGAIPETANI(PD-W48)LANGKAWI(PD-W41)TELUKINTAN(PD-W48)SEBERANGPERAI(PD-W48)TAIPING(PD-W48)BANDARBARU BANGI(PD-W48)BATUPAHAT(PD-W48)GOMBAK(PD-W48)KLUANG(PD-W48)SEGAMAT(PD-W41)TEMERLOH(PD-W48)RAUB(PD-W41)KEMAMAN(PD-W48)KUALA KRAI(PD-W48)TAWAU(PD-W41)WILAYAHPERSEKUTUANLABUAN(PWPL-W41)Pada pandangan Audit, JPPH telah menyediakan struktur organisasi yangjelas di peringkat Ibu Pejabat, cawangan negeri dan daerah bagimembolehkannya menjalankan fungsi yang telah ditetapkan.33.4.1.2. Undang-undang Dan Peraturana. Penggubalan dasar, polisi, strategi dan prosedur kerja dibuat di peringkat IbuPejabat. Aktiviti penilaian dijalankan dengan berpandukan kepada Akta415

Penilai, Pentaksir dan Ejen Harta Tanah 1981 (Akta 242). Antara lainnya,Akta ini menetapkan bahawa fi yang kena dibayar oleh pemohon kecualiKerajaan adalah mengikut kadar yang ditetapkan di Jadual Keenam WartaKerajaan P.U. (A) 382 bertarikh 9 September 1999.b. Setakat bulan Disember 2003, JPPH telah mendapat pengiktirafan MS ISO9002 untuk urusan kerja berkaitan perkhidmatan penilaian bagi maksud dutisetem, cukai keuntungan harta tanah, pemberian milik tanah, tukar syarattanah, pinjaman perumahan, pembelian dan penjualan harta tanah sertapenswastaan dan pengkorporatan bagi 22 pejabat di seluruh negara danpada ketika ini sedang mengemas kini prosedur kerja selaras dengankehendak MS ISO 9000:2000 yang baru.c. Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta juga mengeluarkan Buku AmalanStandard Penilaian sebagai panduan. Buku ini menerangkan tentang prosespenilaian yang perlu diikuti. Ia mengandungi perkara berkaitan termarujukan, proses kerja, pengumpulan data, tatacara kerja pemetaan, kaedahdan teknik penilaian, piawaian melapor nilai dan rekod nilai. Selain itu,JPPH juga mengeluarkan Buku Arahan yang menerangkan tentangperaturan dan had kuasa melapor kes penilaian serta kuasa dan peraturanmengkaji rayuan penilaian. Selaras dengan peraturan Buku Arahantersebut, JPPH telah mengeluarkan Pekeliling Ikhtisas Bil. A/2/2001 bagimenetapkan had kuasa melapor terhadap penilaian yang dibuat mengikutgred pegawai penilaian dan jenis penilaian di peringkat Ibu Pejabat sertacawangan negeri dan daerah. Pengarah Penilaian Negeri/Penilai Daerahhendaklah mengeluarkan arahan bertulis kepada setiap pegawai yang layakmelapor untuk semua jenis penilaian mengikut format yang ditetapkan. Satusalinan surat had kuasa melapor berkenaan hendaklah dikemukakan kepadapihak Ibu Pejabat untuk makluman. Sekiranya Pegawai Penilaian Negeri/Penilai Daerah perlu membuat laporan penilaian melebihi had kuasa yangdibenarkan, kelulusan daripada pihak Ibu Pejabat hendaklah diperolehiterlebih dahulu mengikut jenis penilaian seperti di jadual berikut :-JADUAL 223KUASA KELULUSAN BAGI PELAPORAN PENILAIANYANG MELEBIHI HAD KUASAKUASA KELULUSANPenolong Ketua Pengarah,Perkhidmatan PenilaianPenolong Ketua Pengarah,Perundingan HartaPenolong Ketua Pengarah,Penswastaan Dan PelaburanPERKARAKes penilaian bagi maksud duti setem, cukai keuntungan harta tanah, duti hartapesaka, pemberian milik tanah, tukar syarat dan pengambilan tanahKes penilaian bagi maksud pembelian/ penjualan harta tanah dan pinjamanperumahanKes penilaian bagi maksud penswastaan dan pengkorporatan yang diterima daripadaKerajaan Negeri dan agensinyad. Pekeliling Pentadbiran dan Surat Arahan Ketua Pengarah Penilaian jugadikeluarkan dari semasa ke semasa sebagai bahan rujukan bagimemudahkan tugas penilaian. Pekeliling dan arahan ini telah pun diedar416

dan diterima pakai oleh semua pegawai penilaian.Pekeliling/Arahan ini menetapkan perkara berikut :-Antara lainnyai. Bagi memudah dan mempercepatkan kerja penilaian yang dijalankan,JPPH menggunakan borang yang tertentu mengikut jenis dan aktivitipenilaian. JPPH juga menyelenggara fail yang berasingan bagi setiapharta yang dinilai.ii. Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta telah mewujudkan piagampelanggan untuk menetapkan tempoh masa membuat penilaian danmengeluarkan laporan bagi setiap jenis penilaian. Tempoh masa tersebutadalah antara 14 hingga 84 hari dari tarikh permohonan diterimamengikut tahap kerumitan kes penilaian. Sehubungan ini, JPPH jugamenetapkan peratus minima bilangan kes penilaian yang perlu disiapkandalam tempoh piagam pelanggan iaitu antara 65% hingga 87% daripadajumlah kes penilaian diterima. Varian yang dibenarkan ini ditetapkan olehPengurusan Tertinggi JPPH semasa perbincangan mengenai BusinessPlan cawangan pada awal setiap tahun. Piagam pelanggan ini telahdikaji dari semasa ke semasa untuk menentukan kesesuaian dankeperluannya. Pada tahun 2001, piagam pelanggan telah dipinda denganmenambah skop jenis penilaian daripada 4 menjadi 9 jenis penilaian dantempoh penyiapan bagi penilaian untuk penswastaan danpengkorporatan dipinda dengan mengikut keluasan lot tanah. Tempohpenilaian/laporan penilaian perlu disiapkan untuk aktiviti penilaian adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 224TEMPOH PENILAIAN/LAPORAN PENILAIAN DISIAPKANJENIS PENILAIANTEMPOH PENILAIAN/LAPORANPENILAIAN DISIAPKAN(Hari Bekerja Dari TarikhPermohonan Diterima)PERATUS MINIMAPENCAPAIAN(%)Duti Setem 14 87Pinjaman Perumahan 14 85Cukai Keuntungan Harta Tanah 28 80Penswastaan Dan Pengkorporatan- 1- 100 lot- 101- 200 lot- lebih daripada 200 lotTukar Syarat Tanah 28 70Pemberian Milik Tanah 28 65Pembelian Dan Penjualan Harta Tanah- 1-100 lot28- 101-200 lot4270- lebih daripada 200 lot56Pengambilan Tanah- Kurang daripada 10 lot- 10-50 lot- lebih daripada 50 lotDuti Harta Pesaka 28 70e. Mengikut Pekeliling Ikhtisas Bilangan A/5/2001, kes rayuan hendaklah dinilaisemula oleh Pegawai Penilaian Gred W41 dan ke atas. Semua kes rayuanmestilah diluluskan oleh Pengarah Penilaian Negeri/Penilai Daerah. Semuakes rayuan yang dibuat kali kedua hendaklah dirujuk kepada pihak IbuPejabat untuk pandangan/kelulusan sebelum laporan penilaian dikeluarkankepada pelanggan.2842564256847065417

33.4.1.3. Proses Kerja Dan Kriteria Penilaiana. Proses kerja penilaian di peringkat Ibu Pejabat JPPH dan pejabat cawangandidokumenkan dalam Buku Amalan Standard Penilaian. Pada amnya,proses kerja bagi membuat semua jenis penilaian adalah seperti di Carta 39dan 40.CARTA 39PROSES KERJA PENILAIAN (PERINGKAT IBU PEJABAT)MULATerima Permohonan / SuratMinitkan Agihan Surat / Permohonan KesDaftar Permohonan Penilaian/Kemaskinikan ButiranAgih Permohonan PenilaianBuka Fail Baru / Dapatkan Fail LamaPermohonan PenilaianKelulusan Laporan PenilaianTidakADapatkanButiranTambahanYaPermohonanLengkap ?Kenalpasti AsasPenilaianHantar Ke CawanganYang MenilaiTidakYaSemak Laporan PenilaianSetuju Dengan Cadangan Taraf/Status KelulusanLapor KepadaPelanggan/CawanganKemas Kini Rekod DalamKomputerTAMATb. Bagi kes penilaian untuk tujuan pembelian harta tanah di luar negara, proseskerja adalah sama seperti penilaian harta tanah di negara ini kecuali tempohmasa mengeluarkan sesuatu laporan penilaian tidak ditetapkan. PegawaiPenilaian dilantik oleh Pengurusan Tertinggi mengikut giliran, yang manapada kebiasaannya terdiri daripada gred W54. Penilaian dijalankan denganbantuan daripada pegawai Kementerian Luar Negeri di negara berkenaandan juga daripada penilai negara terletaknya harta tanah untuk mendapatkanmaklumat harta tanah perbandingan dan juga maklumat semasa pasaranharta tanah.418

CARTA 40PROSES KERJA PENILAIAN(PERINGKAT PEJABAT CAWANGAN)MULATerima PermohonanTidakDaftarBKembali KepadaPelangganPermohonanLengkapJenisPermohonanYaDaftarDapatkanFailTentukan KedudukanHarta TanahLawatSemulaLawatanSemula ?Buka Fail Baru/AmbilFail LamaTidakKenal Pasti DataSemak / KumpulDataKumpul DataKajian SemulaPenilaianTidakMemerlukanLawatan ?YaDapatkanKelulusanPegawai AtasanLaporkan KepadaPelangganLawatan Ke TapakKemas KiniRekodBuat PenilaianTAMATTidakDalam HadKuasa MelaporADapatkanKelulusanPegawaiYaLaporkan KepadaPelangganKemas kini rekodRayuan?TidakTAMATYaB419

c. Buku Amalan Standard Penilaian juga menetapkan beberapa kriteria yangperlu diikuti dalam membuat penilaian sesuatu harta. Antara lainnya ialah :-i. Keadaan rupa bumi harta tanah, keadaan fizikal bangunan dan butirankawasan persekitaran. Ini dapat dilaksanakan melalui lawatan ke lotharta yang dinilai.ii. Mengambil kira kesesuaian harta tanah dari segi masa, lokasi, saiz danjenis. Bagi tujuan ini, perbandingan boleh dibuat dengan harta yangmempunyai ciri yang sama.iii. Status hak milik.iv. Faktor lain yang berkaitan seperti keadaan ekonomi tempatan dan polisiKerajaan berhubung dengan harta yang dinilai.Pada pandangan Audit, prosedur kerja penilaian telah disediakan denganlengkap dan menyeluruh untuk semua jenis penilaian. JPPH telahmenetapkan standard penilaian untuk dipatuhi dan menggariskan denganjelas proses kerja penilaian dan tanggungjawab semua peringkat pegawaipenilaian. Bagaimanapun bagi melicinkan pengurusan aktiviti penilaian diluar negara, JPPH sepatutnya menetapkan tempoh masa untukmengeluarkan laporan penilaiannya.33.4.1.4. Penentuan Golongan SasaranAntara golongan sasaran adalah Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, PihakBerkuasa Tempatan, Badan Berkanun, syarikat swasta di mana Kerajaanmempunyai kepentingan dan orang perseorangan atau syarikat seperti manadipersetujui oleh Menteri Kewangan.33.4.1.5. Perancangan KerjaaPada awal setiap tahun, semua pejabat cawangan, bahagian dan unit diJPPH dikehendaki menyediakan rancangan kerja tahunan. Rancangan ituakan dikeluarkan setelah diluluskan oleh Pengurusan Tertinggi Jabatan.Bagi Rancangan Kerja Tahunan Aktiviti Penilaian tahun 2001 hingga 2003,Jabatan telah menetapkan sasaran sejumlah 1,003,200 kes penilaian dan9,880 kes rayuan. Bagaimanapun, pencapaian Jabatan bergantung kepadapermohonan kes penilaian yang diterima daripada pelanggan. Butiransasaran mengikut jenis penilaian adalah seperti di Jadual 225.b. Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta juga telah mengenal pastistrategi dan pelan tindakan untuk melaksanakan aktivitinya. Antara strategiyang telah ditetapkan ialah memperluaskan perkhidmatan penilaian bagi dutisetem, tukar syarat tanah dan pengambilan tanah di negeri di manaperkhidmatan penilaian berkaitan aktiviti ini masih belum dikendalikan olehcawangan JPPH. Bagi maksud ini, pelan tindakan yang telah dirancangialah mengadakan mesyuarat/perbincangan dengan pihak berkenaan sepertiLembaga Hasil Dalam Negeri; Kerajaan Negeri; Pengarah Tanah dan Galianserta Pentadbir Tanah Daerah supaya penilaian bagi maksud ini di negeriberkenaan dirujuk kepada JPPH.420

JADUAL 225SASARAN PENILAIAN DAN RAYUAN TERHADAP LAPORAN PENILAIANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003SASARANJENIS PENILAIANTAHUN 2001 TAHUN 2002 TAHUN 2003PENILAIAN RAYUAN PENILAIAN RAYUAN PENILAIAN RAYUANDuti Setem 253,000 2,600 255,000 2,700 258,000 2,800Duti Harta Pesaka 10,500 25 10,600 30 10,700 35Cukai Keuntungan Harta Tanah 17,500 150 17,600 150 17,700 150Tukar Syarat 7,500 100 7,800 100 8,000 100Pemberimilikan Tanah 8,000 200 8,200 200 8,400 210Pinjaman Perumahan 13,000 50 14,000 60 14,500 70Pengambilan Tanah 13,000 10 13,500 20 14,000 30Pembelian & Penjualan Harta Tanah 3,000 10 3,300 15 3,500 20Penswastaan & Pengkorporatan 4,100 10 4,300 15 4,500 20JUMLAH 329,600 3,155 334,300 3,290 339,300 3,435Pada pandangan Audit, JPPH telah menyediakan rancangan kerja tahunandengan baik.33.4.1.6. Keperluan KewanganPada tahun 2001 hingga 2003, JPPH telah memohon sejumlah RM113.98 jutaperuntukan mengurus untuk melaksanakan aktiviti penilaian. Butiran peruntukanyang dipohon bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 226PERUNTUKAN MENGURUS YANG DIPOHONBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNJUMLAH PERUNTUKAN DIPOHON(RM Juta)2001 33.062002 38.452003 42.47JUMLAH 113.98Pihak Audit telah menyemak justifikasi yang disediakan oleh JPPH untukmenyokong keperluan kewangan dan mendapati bahawa peruntukankewangan yang dipohon adalah mencukupi untuk melaksanakan aktivitipenilaian yang dirancang.33.4.1.7. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Pada awal tahun 2003, JPPH telah menyusun semula struktur organisasinyadan memohon 494 jawatan baru pelbagai gred iaitu satu Jawatan UtamaSektor Awam (Jusa C), 62 jawatan Profesional dan Ikhtisas dan bakinyaadalah jawatan sokongan sebagai tambahan kepada jawatan yang sediaada. Permohonan tersebut masih lagi dalam pertimbangan JabatanPerkhidmatan Awam. Pada bulan Oktober 2003, selaras denganpelaksanaan Sistem Saraan Malaysia, JPPH telah menggredkan semula 111jawatan yang sedia ada. Kedudukan perjawatan pada 31 Disember 2003adalah seperti di jadual berikut :-421

JADUAL 227KEDUDUKAN PERJAWATAN BAGI PROGRAM PENILAIAN DANPERKHIDMATAN HARTA PADA 31 DISEMBER 2003JAWATAN / GREDDILULUSPERMOHONAN PENGGREDAN SEMULAJAWATANPegawai JUSA A 1 TURUS III 1Pegawai JUSA C 2JUSA AJUSA BPegawai Penilaian W54 10 JUSA C 3Pegawai Penilaian W48 28Pegawai Penilaian W41 104W54W52W48W44Penolong Pegawai Penilaian W32 49 W36 7Penolong Pegawai Penilaian W27 260 W32 1Pembantu Penilaian W22 54 W26 14Pembantu Penilaian W17 343 W22 4Lain-lain jawatan 500 26JUMLAH 1,351 11111916919b. Jabatan Penilaian dan Perkhidmatan Harta telah mengeluarkan PekelilingPentadbiran Bilangan 2 Tahun 1991 yang menghendaki setiap pegawainyamenghadiri kursus di Institut Penilaian Negara (INSPEN) sekurangkurangnya2 kali dalam satu tahun untuk memperluas danmempertingkatkan lagi pengetahuan dan kemahiran mereka. Bagi tahun2002, INSPEN merancang mengadakan 26 kursus berkaitan dengan aktivitipenilaian dan perkhidmatan harta. Bagaimanapun bagi tahun 2003, JPPHhanya merancang 15 kursus sahaja disebabkan INSPEN juga terlibatmengendalikan kursus Penilaian Tahap Kecekapan di bawah Sistem SaraanMalaysia.Pada pandangan Audit, JPPH telah merancang keperluan guna tenaga danlatihannya dengan baik bersesuaian dengan keperluannya.33.4.1.8. Mekanisme Pemantauana. Peringkat Ibu PejabatDi peringkat Ibu Pejabat, 3 mekanisme pemantauan terhadap aktiviti penilaiantelah diwujudkan iaitu :-i. Menghendaki cawangan negeri dan daerah mengemukakan LaporanPenilaian Untuk Semakan Kualiti. Setiap Pegawai Penilaian Gred W41 danke atas dikehendaki mengemukakan 3 laporan penilaian setiap tahun.ii. Mengadakan mesyuarat pengurusan tahunan yang melibatkan pihak IbuPejabat dan Ketua Cawangan Negeri dan Daerah untuk membincangmasalah dan menilai kualiti kerja penilaian.iii. Mengadakan lawatan ke pejabat cawangan negeri dan daerah untukmembuat semakan kualiti kerja dan memberi bimbingan kaedah penilaianyang betul.iv. Cawangan negeri dan daerah dikehendaki mengemukakan laporan prestasikerja mengikut kekerapan yang ditetapkan seperti di jadual berikut :-422

JADUAL 228JENIS DAN KEKERAPAN LAPORAN YANG DIKEMUKAKAN OLEHCAWANGAN NEGERI DAN DAERAH KE IBU PEJABAT JPPHJENIS LAPORAN KEKERAPAN UNTUK TINDAKANBeban Kerja Pegawai Teknikal JPPH /T-16(Keputusan Mesyuarat Pengurusan Jabatan)Spesifikasi Output JPPH/P/26Beban Kerja Pejabat JPPH/P/16Pembersihan Tunggakan Kerja JPPH/P/52(Pekeliling Pentadbiran Bil. 10/95)Setiap bulanSetiap bulanSetiap bulanSetiap 4 bulan:Januari – AprilMei – OgosSeptember – DisemberBahagianPerancangan KorporatPengendalian Rayuan Ke Atas Kes Penilaian(Pekeliling Pentadbiran 4/2000)Setiap bulanBahagianPenilaianPerkhidmatanb. Peringkat Cawangan Negeri/ DaerahPengarah Penilaian Negeri dan Penilai Daerah memantau prestasi kerjapegawai bawahannya melalui Sistem Integrasi Berkomputer dan SistemMaklumat Penilaian. Di samping itu, Pengarah Penilaian Negeri dan PenilaiDaerah juga mengadakan mesyuarat pemantauan mengikut keperluan.Pada pandangan Audit, JPPH mempunyai mekanisme yang baik bagimemantau aktiviti penilaian.33.4.2. PELAKSANAAN33.4.2.1. Prestasi Aktiviti Penilaiana. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, JPPH telah menerima sejumlah1,110,180 permohonan penilaian harta tanah untuk pelbagai maksud didalam negara dan 11 permohonan untuk pembelian harta tanah di luarnegara. Semakan Audit selanjutnya mendapati JPPH telah dapatmengeluarkan laporan penilaian antara 82.7% dan 98.5% daripada jumlahpermohonan yang diterimanya bagi tempoh yang ditetapkan dalam piagampelanggan bagi tahun 2003. Butiran lanjut berhubung dengan prestasipenilaian untuk tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di Carta 41dan Jadual 229.CARTA 41PENCAPAIAN PRESTASI AKTIVITI PENILAIAN BERBANDINGPIAGAM PELANGGAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003707070706565808587Penswastaan &PengkorporatanPembelian &Penjualan HartaTanahTukar SyaratDuti HartaPesakaPengambilanTanahPemberian MilikTanahCukaiKeuntunganHarta TanahPinjamanPerumahanDuti Setem76.398.998.590.787.896.995.694.082.796.796.696.672.288.379.593.182.385.494.093.392.597.398.096.196.096.994.82001 2002 2003 Peratus Minimum Pencapaian423

JADUAL 229BILANGAN KES PENILAIAN YANG DILAPORKAN DALAMTEMPOH PIAGAM PELANGGAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003JENIS PENILAIAN2001PERMOHONANDITERIMA DANDINILAILAPORAN PENILAIANDIKELUARKAN DALAMTEMPOH PIAGAMPELANGGAN% LAPORANPENILAIANDIKELUARKANDALAM TEMPOHPIAGAMPELANGGANDuti Setem 257,797 247,577 96Duti Harta Pesaka 14,242 13,776 96.7Cukai Keuntungan Harta Tanah 19,548 18,374 94Tukar Syarat 7,494 7,165 95.6Pemberian Milik Tanah 14,544 13,540 93.1Pinjaman Perumahan 28,158 27,402 97.3Pengambilan Tanah 7,947 5,735 72.2Pembelian & Penjualan Harta Tanah 3,866 3,505 90.7Penswastaan & Pengkorporatan 3,557 2,715 76.3JUMLAH 357,153 339,7892002Duti Setem 253,839 245,851 96.9Duti Harta Pesaka 27,743 26,800 96.6Cukai Keuntungan Harta Tanah 20,978 19,573 93.3Tukar Syarat 7,135 6,710 94Pemberian Milik Tanah 20,126 16,558 82.3Pinjaman Perumahan 31,387 30,754 98Pengambilan Tanah 15,901 14,036 88.3Pembelian & Penjualan Harta Tanah 5,866 5,151 87.8Penswastaan & Pengkorporatan 3,032 3,000 98.9JUMLAH 386,007 368,4332003Duti Setem 257,098 243,683 94.8Duti Harta Pesaka 31,066 30,052 96.7Cukai Keuntungan Harta Tanah 14,727 13,617 92.5Tukar Syarat 5,725 4,733 82.7Pemberian Milik Tanah 13,102 11,195 85.4Pinjaman Perumahan 30,659 29,469 96.1Pengambilan Tanah 12,011 10,319 85.9Pembelian & Penjualan Harta Tanah 1,697 1,645 96.9Penswastaan & Pengkorporatan 935 921 98.5JUMLAH 367,020 345,634b. Seperti mana yang dinyatakan terdahulu, tempoh masa untuk mengeluarkanlaporan penilaian harta tanah di luar negara tidak dinyatakan. Adalahdidapati laporan penilaian tersebut telah dikeluarkan kepada pelangganantara 8 hingga 78 hari dari tarikh lawatan pemeriksaan harta tanah.Pada pandangan Audit, JPPH dapat melaksanakan aktivitinya dengancekap selaras dengan sasaran yang ditetapkan.33.4.2.2. Pematuhan Terhadap Prosedur KerjaSemakan Audit terhadap 1,444 kes penilaian harta mendapati perkara berikut :-424

a. Pada umumnya, semua laporan penilaian telah diluluskan oleh pegawaiyang diberi kuasa.b. Beberapa borang penting seperti borang Semakan Kualiti (JPPH/Q1a) danborang Pendaftaran Kes (JPPH/T/3B) telah tidak diisi dengan lengkap,malahan ada kes di mana borang tidak digunakan langsung untuk beberapakes penilaian. Tanpa penggunaan borang ini boleh menjejaskan kelicinanurusan penilaian.c. Adalah diperhatikan JPPH tidak dapat memungut sepenuhnya fi penilaianyang dikenakan kepada Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan. Initelah mengakibatkan tunggakan fi setakat 31 Disember 2003 berjumlahRM830,846. Bagaimanapun, usaha telah diambil oleh pihak JPPH untukmengutip balik tunggakan fi tersebut. Antara tindakan yang diambil olehpihak JPPH ialah :-i. Mengeluarkan surat peringatan kepada agensi terlibat.ii. Perhubungan terus secara telefon.iii. Mengadakan perbincangan dengan pegawai terlibat di agensiberkenaan.iv. Mengeluarkan surat kepada Ibu Pejabat agensi terbabit untukmendapatkan kerjasama pihak Ibu Pejabat agensi bagi menjelaskanhutang pejabat cawangan.d. Semakan Audit selanjutnya mendapati sejumlah RM45,781 daripada jumlahtunggakan tersebut di atas telah tertunggak melebihi had tempoh 6 tahun.Pada pandangan Audit, sekiranya tunggakan fi ini tidak mungkin dapatdikutip balik, tindakan hapus kira perlu diambil supaya ianya menunjukkansatu kedudukan yang lebih munasabah.33.4.2.3. Rayuan Penilaiana. Adalah diperhatikan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 5,705kes rayuan terhadap laporan penilaian telah diterima untuk disemak dandinilai semula. Sejumlah 3,024 (53%) daripada kes rayuan itu telahdikekalkan nilainya sementara nilai bagi 2,681 (47%) kes lagi telah dipinda.Butirannya adalah seperti di Jadual 230.b. Berdasarkan rekod JPPH, laporan penilaian perlu dipinda selepas nilai hartatanah disemak dan dinilai semula adalah disebabkan beberapa faktor sepertimelawat lot harta yang salah atau lawatan langsung tidak dibuat, pengiraanatau pelarasan nilai tidak dibuat dengan betul dan tepat ataupun maklumatlengkap tidak diperolehi. Semakan Audit mendapati setiap pindaan ituadalah disebabkan oleh sama ada salah satu faktor atau beberapa faktortersebut. Jadual 231 menunjukkan faktor yang menyebabkan pindaanpenilaian perlu dibuat.425

JADUAL 230KEDUDUKAN KES RAYUAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003JENIS PENILAIANBILANGAN KES RAYUAN (TAHUN)BILANGAN RAYUAN2001 2002 2003(2001 – 2003)SASARAN DITERIMA SASARAN DITERIMA SASARAN DITERIMA SASARAN DITERIMADuti Setem 2,600 2,352 2,700 1,297 2,800 1,028 8,100 4,677Cukai Keuntungan Harta Tanah 150 128 150 134 150 103 450 365Pemberian Milik Tanah 200 31 200 33 210 65 610 129Tukar Syarat 100 69 100 81 100 52 300 202Duti Harta Pesaka 25 15 30 16 35 6 90 37Pinjaman Perumahan 50 60 70 180Pengambilan Tanah 10 20 30 60Pembelian & Penjualan Harta10 15 20 45Tanah9694105295Penswastaan & Pengkorporatan 10 15 20 45Jumlah Kecil 3,155 3,290 3,435 9,880Lain-lain 231296361888JUMLAH KES RAYUAN 3,386 2,689 3,586 1,657 3,796 1,359 10,768 5,705Penilaian Dikekalkan:Bilangan1,363 957 704 3,024(%) 50.7% 57.8% 51.8% 53%Penilaian Dipinda :Bilangan1,326 700 655 2,681(%) 49.3% 42.2% 48.2% 47%JADUAL 231FAKTOR YANG MENYEBABKAN PINDAAN PENILAIANFAKTOR TERLIBATBILANGAN RAYUAN2001 2002 2003 JUMLAHHarta tanah tidak dilawatI 49 25 18 92Salah melawat lot harta - 2 8 10Keterangan/ Deskripsi harta kurang tepat 91 75 66 232Maklumat tidak mencukupi (Tidak pasti pembeli/ penjual yangmembuat pembaikan/pengubahsuaian)84 46 39 169Perbandingan yang digunakan kurang tepat 145 99 84 328Faktor kegawatan tidak diambil kira 36 23 19 78Asas nilaian kurang tepat 54 27 45 126Pelarasan nilai kurang tepat 203 184 165 552Pengiraan nilai tidak betul 385 20 12 417Lain-lain 131 177 144 452Maklumat di dalam Borang PDS 15/Borang lain kurang tepat 114 84 71 269Tiada alasan yang munasabah 136 82 18 236Pada pandangan Audit, sebab utama penilaian perlu dipinda sepertipelarasan nilai kurang tepat, pengiraan nilai tidak dibuat dengan tepat,melawat lot tanah yang salah ataupun lawatan langsung tidak dibuat perludiberikan perhatian yang serius supaya objektif JPPH untuk memberiperkhidmatan penilaian yang boleh dipercayai dapat dicapai dan tahapkepuasan pelanggan dapat dipertingkatkan.33.4.2.4. Peruntukan Dan PerbelanjaanBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, JPPH telah membelanjakan peruntukantahunannya antara 97.8% hingga 102.3% daripada jumlah peruntukan yangdiluluskan untuk aktiviti penilaian. Sungguhpun pada tahun 2002, JPPH telah426

erbelanja 2% melebihi peruntukan tetapi ianya adalah untuk membayaremolumen kakitangan di bawah Sistem Saraan Malaysia. Butirannya adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 232PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERMOHONANPERUNTUKAN(RM Juta)PERUNTUKAN MUKTAMAD YANGPERBELANJAANDILULUSKAN(RM Juta) (RM Juta) %2001 33.06 39.16 38.50 98.32002 38.45 42.69 43.67 102.32003 42.47 45.76 44.76 97.8JUMLAH 113.98 127.61 126.93Pada pandangan Audit, prestasi perbelanjaan JPPH pada keseluruhannyaadalah memuaskan.33.4.2.5. Guna Tenaga Dan Latihana. Sehingga 31 Disember 2003, sebanyak 1,351 jawatan telah diluluskan untukpelaksanaan aktiviti penilaian dan perkhidmatan harta dan 1,288 jawatan(95.3%) telah diisi. Kekosongan 63 jawatan berlaku kerana pertukaran danperletakan jawatan. Setakat akhir tahun 2003, permohonan penambahan494 jawatan baru dan penggredan semula 111 jawatan yang sedia adamasih belum diluluskan oleh pihak Jabatan Perkhidmatan Awam.Kedudukan perjawatan JPPH setakat akhir tahun 2003 adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 233KEDUDUKAN PERJAWATAN JABATAN PENILAIAN DAN PERKHIDMATAN HARTASETAKAT AKHIR TAHUN 2003BILANGAN JAWATANNAMA DAN GRED JAWATANDILULUSKAN DIISI KEKOSONGANKetua Pengarah Penilaian JUSA A 1 - 1Timbalan Ketua Pengarah Penilaian JUSA B 2 2 -Pegawai Penilaian W54 10 10 -Pegawai Penilaian W48 26 26 -Pegawai Penilaian W41 100 87 13Penolong Pegawai Penilaian W33 49 49 -Penolong Pegawai Penilaian W27 270 267 3Pembantu Pegawai Penilaian W22 54 54 -Pembantu Pegawai Penilaian W17 343 332 11Lain Jawatan 496 461 35JUMLAH 1,351 1,288 63b. Daripada 41 kursus yang dirancang oleh INSPEN berkaitan aktiviti penilaiandan perkhidmatan harta bagi tahun 2002 dan 2003, sejumlah 39 kursustelahpun dilaksanakan. Selain daripada program kursus yang dirancang dandilaksanakan oleh INSPEN, JPPH juga memberi peluang kepada pegawaipenilaiannya untuk menghadiri seminar dan persidangan yang berkaitanaktiviti penilaian di luar negara dari semasa ke semasa bagi mendedahkanmereka kepada amalan penilaian di luar negara. Dalam bidang teknologimaklumat (IT), pegawai penilaian digalakkan meningkatkan kemahiranmereka dalam aplikasi yang sedang digunakan.427

33.4.3. PEMANTAUANSemakan Audit mendapati pemantauan telah dijalankan terhadap aktiviti penilaiandi peringkat Ibu Pejabat dan cawangan negeri dan daerah seperti berikut :-33.4.3.1. Peringkat Ibu Pejabata. Bahagian Perkhidmatan Penilaian telah mengambil tindakan bagimempercepatkan masa yang diambil untuk menyiapkan penilaian denganmendaftar semua penilaian teknikal yang diterima oleh JPPH melalui sistempendaftaran berpusat secara komputer. Mel elektronik digunakan untukmenghantar surat/pertanyaan dan spreadsheets penilaian. Pertanyaan danperbincangan dibuat melalui telefon dan keputusan diikuti oleh faksimile.b. Pada umumnya, laporan penilaian yang perlu dikemukakan oleh cawangannegeri dan daerah telah dikemukakan kepada JPPH dan telah disemak olehpihak yang bertanggungjawab. Lawatan ke pejabat cawangan telah dibuatdari semasa ke semasa.c. Prestasi kerja dan masalah yang berbangkit dibincangkan semasa pelbagaimesyuarat seperti Mesyuarat Teknikal JPPH, Persidangan Pengarah JPPHdan Mesyuarat Pegawai Kanan dengan Pengarah Penilaian Negeri/PenilaiDaerah.33.4.3.2. Peringkat Cawangan Negeri/DaerahBahagian Perkhidmatan Penilaian, JPPH memantau pelaksanaan MesyuaratTeknikal yang diadakan di cawangan negeri dan daerah dari segi kekerapan danperkara yang dibincangkan melalui salinan minit mesyuarat yang diterimacawangan negeri dan daerah setiap kali mesyuarat diadakan. PengurusanTertinggi JPPH menggalakkan pejabat cawangan mengadakan MesyuaratTeknikal satu bulan sekali. Cawangan yang tidak mengadakan MesyuaratTeknikal bagi tempoh yang panjang akan diberi teguran dan dibangkitkan didalam Mesyuarat Pegawai Kanan Dengan Pengarah Penilaian Negeri/PenilaiDaerah.Pada pandangan Audit, Bahagian Perkhidmatan Penilaian telah mengambiltindakan yang mencukupi dan berkesan untuk memantau pelaksanaan aktivitipenilaian.33.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, Jabatan Penilaian Dan Perkhidmatan Harta mempunyai perancanganyang baik untuk menguruskan aktiviti penilaian. JPPH telah berjaya dalammelaksanakan aktiviti penilaian yang dirancang dan mencapai sasaran yang ditetapkan.Bagaimanapun bagi memastikan JPPH dapat memberi perkhidmatan penilaian yangboleh dipercayai dan menepati masa, adalah dicadangkan supaya tindakan yangsewajarnya diambil bagi mengelakkan daripada berlaku sebarang kesilapan dari segipengiraan nilai harta dan lawatan tapak yang boleh menjejaskan ketepatan laporanpenilaian.428

KEMENTERIAN KEWANGAN34. JABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIA- AKTIVITI PENCEGAHAN34.1. LATAR BELAKANGJabatan Kastam Diraja Malaysia (Jabatan Kastam) bertanggungjawab memungut cukaitidak langsung, melaksanakan aktiviti mengesan dan mencegah kegiatanpenyelewengan hasil, penyeludupan barangan berduti serta yang bertentangan dengankepentingan negara dari segi keselamatan dan perlindungan sosial di sampingmembantu melaksanakan Dasar Pembangunan Perindustrian. Bagi melaksanakanfungsi ini, Jabatan Kastam mewujudkan 3 program iaitu Pengurusan, Operasi danPencegahan.34.1.1. Program Pengurusan mempunyai 4 aktiviti utama iaitu PengurusanSumber Manusia, Pengurusan Kewangan dan Perolehan, Perancangan Korporatdan Akademi Kastam Diraja Malaysia. Objektif utama Program Pengurusan adalahmewujudkan sistem perundangan dan prosedur kerja yang lengkap, meningkatkankualiti menyeluruh Jabatan Kastam bagi memenuhi kehendak pelanggan danmengeratkan kerjasama antara Jabatan Kastam dengan pihak kastam luar negarasupaya pertukaran maklumat perkastaman dapat dilaksanakan.34.1.2. Program Operasi pula mempunyai 3 aktiviti iaitu Kastam, Cukai Dalamandan Perkhidmatan Teknik. Objektif utama program ini ialah memungut cukai tidaklangsung dengan teratur dan menyelaras serta melaksanakan dasar pungutanduti/cukai.34.1.3. Program Pencegahan pula adalah khusus melaksanakan aktivitipencegahan sahaja. Objektifnya ialah untuk meningkatkan lagi aktiviti mengesandan mencegah kegiatan penyelewengan hasil, penyeludupan barangan berduti danbarangan yang bertentangan dengan kepentingan negara.34.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini adalah untuk menentukan sama ada aktiviti pencegahan dirancang dandilaksanakan dengan teratur, berhemat serta selaras dengan objektif yang telahditetapkan.34.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan terhadap aktiviti pencegahan yang dijalankan oleh StesenPencegahan Alor Setar; Ipoh; Johor Bahru; Kangar; Kota Bharu; Kota Kinabalu; KualaTerengganu; Kuantan; Kuching; Melaka; Pelabuhan Klang; Pulau Pinang; Serembandan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur. Rekod berhubung dengan perancangan danpelaksanaan program ini bagi tempoh Januari 2001 hingga Jun 2003 telah disemak.429

34.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan mendapati perkara berikut :-34.4.1. PERANCANGAN34.4.1.1. Struktur Organisasi Bahagian Pencegahana. Bahagian Pencegahan Jabatan Kastam diketuai oleh Timbalan KetuaPengarah Kastam (Pencegahan) yang secara langsung bertanggungjawabkepada Ketua Pengarah Kastam dalam semua hal berhubung dengan aktivitipencegahan dan mengesan semua pelanggaran undang-undang yangberkaitan dengan Jabatan Kastam. Beliau dibantu oleh 4 orang TimbalanPengarah Kastam, Gred W54. Di peringkat negeri, Pengarah Kastam Negeridibantu oleh Ketua Bahagian Pencegahan Negeri yang bertanggungjawabdalam semua perkara berkaitan dengan aktiviti pencegahan di negerimasing-masing. Bahagian Pencegahan Negeri terdiri daripada 4 cawanganiaitu Cawangan Siasatan, Risikan, Pendakwaan dan Khidmat Sokongan.Setiap cawangan diketuai oleh Penolong Kanan Pengarah Kastam/PenolongPengarah Kastam.b. Tugas dan tanggungjawab Timbalan Ketua Pengarah Kastam(Pencegahan), Pengarah Pencegahan Ibu Pejabat, Pengarah KastamNegeri dan Ketua Bahagian Pencegahan Negeri dinyatakan dengan jelasdalam Perintah Tetap Pencegahan yang telah dikeluarkan oleh Ibu PejabatJabatan Kastam. Secara umumnya, struktur organisasi BahagianPencegahan Jabatan Kastam adalah seperti di carta berikut :-CARTA 42STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN PENCEGAHANJABATAN KASTAM DIRAJA MALAYSIAKETUA PENGARAH KASTAMPTD-TURUS IIIPENGARAH KASTAMNEGERIW-JUSA C/54TIMBALAN KETUA PENGARAH(PENCEGAHAN)W-JUSA BPENGARAH PENCEGAHAN IBU PEJABATW-JUSA CKETUA BAHAGIANPENCEGAHAN NEGERITIMBALANPENGARAHRISIKAN (W54)TIMBALANPENGARAHSIASATAN (W54)TIMBALANPENGARAHKHIDMATSOKONGAN(W54)TIMBALANPENGARAHNARKOTIK(W54)SIASATANRISIKANKHIDMATSOKONGAN/MARINPENDAKWAAN430

Pada pandangan Audit, struktur organisasi Bahagian Pencegahan JabatanKastam telah menunjukkan dengan jelas pembahagian tugas dantanggungjawab semua pihak yang terlibat.34.4.1.2. Undang-undang dan Peraturana. Akta Kastam 1967; Akta Cukai Jualan 1972; Akta Cukai Perkhidmatan 1975;Akta Eksais 1976 dan Akta Dadah Berbahaya 1952 memberikan kuasa danmandat kepada Jabatan Kastam untuk melaksanakan aktiviti pencegahan.Antara lain Akta Kastam 1967 memberi kuasa kepada Pegawai Kastamuntuk memeriksa barang, menahan barang dan kenderaan, memeriksaorang, premis, kenderaan dan menahan serta menangkap orang yangdisyaki.b. Beberapa peraturan dan perintah telah disediakan oleh Ibu Pejabat JabatanKastam sebagai rujukan oleh kakitangan Bahagian Pencegahan. PerintahTetap Pencegahan menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab semuapihak yang terlibat melaksanakan aktiviti pencegahan. Antara lain PerintahTetap Pencegahan ini menerangkan tentang perkara berikut :-i. Tugas Dan Tanggungjawab – tugas dan tanggungjawab semua pihakyang terlibat dengan aktiviti pencegahan.ii. Kaedah Mengurus Maklumat Yang Diterima - maklumat yang diterimaperlu dicatatkan ke dalam format yang ditetapkan seperti Buku Saku,Buku Harian Rasmi dan Laporan Maklumat. Antara maklumat pentingyang perlu dicatatkan adalah seperti pergerakan pegawai di luar pejabattermasuk tempat /premis yang dilawati dan maklumat yang diterimadaripada seseorang atau diperolehi secara pemerhatian/ pemeriksaan.iii. Kaedah Mengurus Pemberi Maklumat (Ampoma) – tindakan danperaturan yang sewajarnya diambil oleh Pegawai Pencegahan semasaberurusan dengan Ampoma. Ia meliputi tindakan wajar ke arahmelindungi identiti Ampoma di samping memperolehi maklumat yangterperinci dan tepat daripada Ampoma.iv. Perisikan - tatacara bagaimana menjalankan kerja risikan termasukkaedah pengumpulan maklumat mentah, penganalisisan maklumat sertapenyediaan dan penyebaran maklumat risikan.v. Operasi Pencegahan - tindakan yang perlu diambil sebelum, semasadan selepas operasi dilakukan.vi. Pengendalian Kertas Siasatan - Antara perkara yang diliputi adalahmengenai pembukaan, pendaftaran, penyediaan, penandaan sertakawalan dokumen di dalam kertas siasatan. Sesuatu penyiasatanmestilah selesai dalam tempoh 3 bulan dari tarikh ia dimulakan.431

vii. Panduan Mengenakan Kompaun – jenis kesalahan yang bolehdikenakan kompaun, kuasa yang diperuntukkan dan amaun yangdibenarkan mengikut undang-undang.viii. Peraturan Pemberian Sagu Hati - prosedur kelulusan pemberian saguhati serta kadarnya.ix. Pengendalian Barang Rampasan - Antara peraturan yang perlu dipatuhiadalah :-• Melantik penjaga stor dan pegawai pemverifikasi stok;• Menyediakan bangunan khas untuk menyimpan barang rampasan dantempat simpanan kenderaan yang selamat serta berbumbung; dan• Mendaftarkan semua barang rampasan serta memastikan daftarsentiasa dikemas kini.x. Pelupusan Barang Rampasan - prosedur mengenai pelupusan secaralelong, sebut harga, tender, rundingan terus dan hadiah.Pada pandangan Audit, Jabatan Kastam mempunyai peruntukan undangundangdan peraturan yang memadai untuk membolehkannyamelaksanakan aktiviti pencegahan.34.4.1.3. Kaedah Pelaksanaana. Jabatan Kastam melaksanakan aktiviti pencegahan melalui 2 pendekatanseperti berikut :-i. Aktiviti yang dirancang iaitu dengan mengadakan rondaan darat, laut,pemeriksaan mengejut, sekatan jalan raya dan risikan.• Aktiviti rondaan, pemeriksaan mengejut terhadap premissyarikat/individu yang disyaki dan sekatan jalan raya diadakanbertujuan untuk mengawasi dan mencegah perbuatan penyeludupan.Aktiviti ini dilaksanakan oleh Pegawai Kastam dari Cawangan Siasatan.• Aktiviti risikan pula adalah untuk mengumpul dan menganalisismaklumat tentang profil penyeludupan seperti profil komoditi, kawasandan individu. Di peringkat Ibu Pejabat Jabatan Kastam, CawanganRisikan memproses dan menganalisis maklumat yang diterimadaripada sumber dalaman Jabatan Kastam dan memaklumkannyakepada semua Bahagian Pencegahan Negeri dalam bentuk LaporanRisikan, Arahan Berjaga-jaga, Notis Perisikan, Laporan Kajian Kes danLaporan Profil Penyeludupan. Di peringkat negeri pula, CawanganRisikan Negeri berperanan untuk mengumpul dan mengemukakanmaklumat penyeludupan kepada Ibu Pejabat di samping menyediakanlaporan penyeludupan kes tertentu.432

ii. Berdasarkan maklumat mengenai penyelewengan, penyeludupan danpelanggaran undang-undang yang melibatkan bidang kuasa JabatanKastam yang diterima dari orang awam dan agensi lain, PegawaiPencegahan Jabatan Kastam akan menyerbu di tempat yang disyakiberlakunya penyelewengan dan pengelakkan cukai.b. Maklumat yang diperolehi daripada inisiatif sendiri atau daripada pemberimaklumat/orang awam akan dibuat siasatan awal. Kertas siasatan akandibuka apabila terdapat kes rampasan/tangkapan daripada serbuan yangdijalankan. Hasil siasatan dan bukti yang diperolehi serta arahan dankeputusan daripada pegawai atasan akan dicatatkan dalam kertas siasatanini. Jabatan Kastam akan kemudiannya mengeluarkan notis rampasan.Barang dirampas akan disimpan dalam stor Kastam. Siasatan rapi danmenyeluruh dijalankan sebelum membuat dakwaan/mengenakan kompaun.Proses kerja Bahagian Pencegahan Jabatan Kastam adalah seperti di Carta43.34.4.1.4. Perancangan KerjaBahagian Pencegahan menjalankan aktiviti bagi mengesan dan menangkapmereka yang terlibat dengan penyeludupan dan penyelewengan cukai. Aktivitiyang dijalankan ialah membuat rondaan darat/laut, pemeriksaan mengejut dansekatan jalan raya. Semua Bahagian Pencegahan Negeri perlu membuatperancangan setiap awal tahun tentang bilangan aktiviti pencegahan yang akandilaksanakan di negeri masing-masing yang dikenali sebagai Pelan TindakanTahunan. Semakan Audit mendapati tidak semua Stesen Pencegahan Negeritelah menyediakan perancangan mengikut Pelan Tindakan Tahunan ini.Bilangan aktiviti pencegahan yang akan dilaksanakan bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 234PERANCANGAN KERJA TAHUNAN STESEN PENCEGAHANSTESEN PENCEGAHANRONDAANDARATRONDAANLAUTPEMERIKSAANMENGEJUTSEKATANJALAN RAYAW. Persekutuan Kuala Lumpur 18 - 42 6Kuala Terengganu - - - -Kota Bharu 8 8 8 5Kangar 468 - - 108Melaka 157 96 26 28Ipoh 36 - - 36Kuching 48 24 72 24Kuantan 132 - 468 36Seremban - - - -Kota Kinabalu 204 60 - -Alor Setar - - 360 36Johor Bahru 28 16 * 8Pelabuhan Klang * - - -Pulau Pinang 468 486 504 112Nota: * Maklumat Tidak Diperolehi - Tiada Perancangan433

CARTA 43PROSES KERJA BAHAGIAN PENCEGAHANMULAMaklumat Daripada PemberiMaklumat/Inisiatif SendiriSiasatan AwalKeluar Notis Rampasan/Laporan PolisSerbuan, Rampasan Barang/ TangkapanSimpan Barang RampasanDalam StorSiasatan Rapi/ MenyeluruhDakwaan / MengenakanKompaunTAMATPelupusan Barang RampasanLucut Hak Barang RampasanPada umumnya, sungguhpun sebahagian Stesen Pencegahan telahmenyediakan perancangan kerja tahunannya, namun BahagianPencegahan Jabatan Kastam perlu menetapkan format pelaporan aktivitipencegahan yang seragam dan menyeluruh bagi mempertingkatkankeberkesanan serta memudahkan pemantauan aktiviti ini.434

34.4.1.5. Keperluan PeralatanUntuk memastikan aktiviti pencegahan berjalan dengan lancar, kenderaan danalat perhubungan yang digunakan hendaklah mencukupi, sesuai dan juga dalamkeadaan baik. Jabatan Kastam telah menyediakan pelbagai jenis kenderaandarat dan laut serta alat perhubungan untuk kegunaan membanteras aktivitipenyeludupan. Kenderaan ini digunakan sebagai kenderaan pengejar,rondaan/siasatan dan risikan. Jenis dan jumlah kenderaan serta alatperhubungan yang disediakan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 235PERALATAN DAN KEMUDAHAN YANG DIPERLUKAN UNTUKAKTIVITI PENCEGAHANJENIS KENDERAAN / ALAT PERHUBUNGANBILANGANKereta 129Kenderaan Pacuan Empat Roda 157Lori 34Forklif 18Motosikal 55Van 26Bot 110Sampan 6Walkie-talkie 534Telefon bimbit 128**Tidak Termasuk Stesen Pencegahan Alor Setar, Pelabuhan Klang dan Kuching34.4.1.6. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Guna tenaga yang mencukupi adalah perlu bagi melaksana aktiviti yangdirancang dengan berkesan. Menyedari hakikat ini, Jabatan Kastam telahmengenal pasti keperluan guna tenaga tambahan bagi melaksanakanaktivitinya. Pada bulan Julai 2003 Bahagian Pencegahan Ibu PejabatJabatan Kastam telah mengemukakan cadangan penstrukturan semulaorganisasinya di mana sejumlah 54 jawatan telah dipohon sebagaitambahan kepada 2,850 jawatan yang sedia ada. Permohonan tambahan iniadalah bagi tujuan penubuhan Pusat Perisikan Kastam yang akan berfungsisebagai pusat data dan maklumat, menjalankan penganalisisan danpenyelidikan khas. Dalam melaksanakan sesuatu misi, pasukan ini akanbergabung dengan Cawangan Risikan Negeri. Jawatan tambahan yangdiperlukan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 236JAWATAN TAMBAHAN YANG DIPERLUKANBAHAGIAN PENCEGAHAN IBU PEJABATJAWATAN/GREDBILANGAN JAWATAN TAMBAHANYANG DIPERLUKANPenguasa Kastam JUSA C 2Penguasa Kastam Gred W54 1Penguasa Kastam Gred W52/48 6Penguasa Kastam Gred W44/41 19Pen. Penguasa Kastam Gred W32 8Pegawai Guna Sama 18JUMLAH 54Sumber : Rekod Perjawatan Ibu Pejabat Jabatan Kastam435

. Aspek latihan untuk pegawai dan kakitangan Jabatan Kastam telahdirancang dan disediakan oleh Akademi Kastam Diraja (AKMAL). Sepanjangtempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 45 kursus yang berkaitandengan aktiviti pencegahan seperti kursus mengenai prosedur mahkamah,risikan, soal siasat dan pendakwaan telah dirancang oleh AKMAL.Pengarah Kastam Negeri juga telah merancang kursus secara dalamankepada pegawai dan kakitangan pencegahan.Pada pandangan Audit, Jabatan Kastam telah mengenal pasti keperluanguna tenaga dan latihan dengan baik bagi melaksanakan fungsinya.34.4.1.7. Keperluan KewanganPermohonan keperluan kewangan bagi menjalankan aktiviti pencegahan adalahberasaskan anggaran peruntukan yang disediakan oleh Bahagian PencegahanIbu Pejabat serta Bahagian Pencegahan Negeri. Anggaran peruntukankewangan yang disediakan oleh Bahagian Pencegahan Negeri dikemukakankepada Pengarah Kastam Negeri masing-masing untuk disemak sebelumdihantar ke Bahagian Pencegahan Ibu Pejabat untuk tindakan. Semakan Auditterhadap justifikasi permohonan peruntukan tersebut mendapati ia meliputikeperluan kewangan bagi tujuan emolumen, tuntutan perjalanan,perhubungan/utiliti dan peralatan pejabat. Keperluan kewangan BahagianPencegahan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 237KEPERLUAN KEWANGAN BAHAGIAN PENCEGAHANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN YANG DIPOHON(RM Juta)2001 56.402002 67.952003 76.32Sumber : Buku Anggaran BelanjawanPada pandangan Audit, Jabatan Kastam telah mengenal pasti keperluankewangannya dengan baik bagi membolehkan aktiviti pencegahandilaksanakan dengan lancar.34.4.1.8. Mekanisme PemantauanPemantauan dijalankan di 2 peringkat iaitu peringkat Ibu Pejabat JabatanKastam dan peringkat Pengarah Kastam Negeri seperti berikut :-a. Di peringkat Ibu Pejabat Jabatan Kastam, pemantauan dibuat melalui retankemajuan kerja yang dikemukakan secara bulanan oleh Pengarah KastamNegeri. Selain itu, pegawai Ibu Pejabat juga melakukan lawatan naziran disemua Bahagian Pencegahan untuk mengenal pasti dan memantaumasalah yang dihadapi oleh mereka.b. Di peringkat Pengarah Kastam Negeri, pemantauan dilakukan melaluimesyuarat bulanan dengan Ketua Bahagian Pencegahan. Mesyuaratmingguan dijalankan antara Ketua Bahagian Pencegahan dengan pegawai436

penyiasat. Melalui mesyuarat ini, kemajuan kerja dan masalah yang dihadapidibincangkan dan diambil tindakan penyelesaian. Pada pandangan Auditmekanisme yang diwujudkan untuk memantau aktivitinya adalahmemadai.Pada umumnya, pihak Audit berpendapat Jabatan Kastam mempunyaiperancangan yang baik bagi melaksanakan aktiviti pencegahan.Bagaimanapun, masih ada lagi ruang untuk diperbaiki dalam aspekperancangan khususnya perancangan kerja tahunan di mana setiap StesenPencegahan seharusnya mempunyai perancangan kerja tahunan untukmenjadi panduan bagi pencapaian sasaran dan mengukur prestasi cawanganmasing-masing.34.4.2. PELAKSANAANSTESENPENCEGAHAN34.4.2.1. Prestasi Aktivitia. Aktiviti Pencegahan Yang DirancangPemeriksaan Audit terhadap laporan yang dikemukakan oleh StesenPencegahan Negeri yang dilawati berhubung dengan pelaksanaan aktivitiPencegahan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 mendapati Jabatan Kastamtelah melaksanakan sejumlah 3,888 rondaan darat, 1,365 rondaan laut, 3,939pemeriksaan mengejut dan 454 sekatan jalan raya. Semakan Audit selanjutnyamendapati Stesen Pencegahan Ipoh, Kuantan, Alor Setar dan Kangar tidakmerancang dan tidak melaksanakan rondaan laut kerana aktiviti tersebutdilaksanakan oleh stesen lain. Bagaimanapun, Stesen Pencegahan Kuching;Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur; Kota Bharu dan Kota Kinabalu telahmelaksanakan aktiviti pencegahannya melebihi daripada bilangan yangdirancang. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 238PERBANDINGAN ANTARA PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN AKTIVITIBAGI TAHUN 2003BILANGANRANCANGRONDAANDARATBILANGANLAKSANABILANGANRANCANGRONDAANLAUTBILANGANLAKSANABILANGANRANCANGPEMERIKSAANMENGEJUTBILANGANLAKSANABILANGANRANCANGSEKATANJALAN RAYABILANGANLAKSANAW. PersekutuanKuala Lumpur18 44 TB TB 42 1,200 6 164Kuala Terengganu - 139 - 26 - 29 - 28Kota Bharu 8 170 8 96 8 16 5 6Kangar 468 296 - - - - 108 -Melaka 157 157 96 86 26 11 28 7Ipoh 36 4 - - - 26 36 6Kuching 48 854 24 33 72 1,015 24 57Kuantan 132 123 - - 468 386 36 36Seremban - 1,111 - 436 - * - 26Kota Kinabalu 204 512 60 61 - 61 - 47Alor Setar - - - - 360 288 36 -Johor Bahru 28 * 16 * * * 8 *Pelabuhan Klang * 146 - 324 - 396 - 3Pulau Pinang 468 332 486 303 504 511 112 74JUMLAH 1,567 3,888 690 1,365 1,480 3,939 399 454Nota : * Maklumat Tidak DiperolehiTB - Tidak Berkenaan437

Pada pandangan Audit, pihak pengurusan Jabatan Kastam perlu mengenalpasti punca beberapa Stesen Pencegahan yang tidak melaksanakan aktivitipencegahan supaya tindakan yang sewajarnya dapat diambil bagimembolehkan mereka merancang dan melaksanakan aktiviti tersebutdengan lebih berkesan.b. RisikanAktiviti ini adalah mengumpul dan menganalisis maklumat tentang profilpenyeludupan. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, lima belas laporan dannotis perisikan telah dikeluarkan oleh Ibu Pejabat Bahagian PencegahanJabatan Kastam kepada Bahagian Pencegahan Negeri di seluruh negara. Bagitempoh yang sama, Bahagian Pencegahan Negeri telah mengeluarkan berbagailaporan dan kajian kes penyeludupan ke Ibu Pejabat. Semakan Auditselanjutnya mendapati Stesen Pencegahan Alor Setar dan Kuala Terengganumempunyai Unit Risikan dan Operasi, yang merupakan satu unit di manapegawai risikan juga menjalankan operasi pencegahan. Ini menyebabkanbilangan laporan dan profil yang disediakan pada tahun 2003 adalah rendahbagi kedua Bahagian Pencegahan tersebut, di mana Stesen Kuala Terengganudan Alor Setar hanya menyediakan 2 dan 1 laporan masing-masing.Pada pandangan Audit, secara amnya Cawangan Risikan telah memainkanperanan dengan baik dalam menyediakan laporan risikan untuk digunakanoleh Bahagian Pencegahan seterusnya membantu menangani masalahpenyeludupan. Bagaimanapun bagi kes seperti Stesen Pencegahan AlorSetar dan Kuala Terengganu, pihak pengurusan Jabatan Kastam perlumengkaji semula kedudukan kakitangannya supaya ia dapat disesuaikandengan beban kerja yang ada di Stesen berkenaan.c. Serbuan Dan Rampasani. Serbuan dibuat terhadap premis perniagaan yang disyaki menjalankankegiatan yang bertentangan dengan Akta Kastam 1967, Akta CukaiPerkhidmatan, Akta Cukai Jualan dan Akta Duti Eksais. Maklumat yangditerima daripada pemberi maklumat, inisiatif sendiri serta arahandaripada Ibu Pejabat atau negeri adalah merupakan asas kepadaserbuan yang dijalankan. Bagi tempoh tahun 2001 hingga bulan Jun2003, sejumlah 6,339 serbuan telah dilakukan oleh semua StesenPencegahan yang diaudit. Daripada jumlah tersebut, 81.2% merupakanserbuan yang dibuat hasil daripada maklumat yang diterima daripadaorang awam. Pecahan serbuan bagi Stesen Pencegahan yang diauditadalah seperti di jadual berikut :-438

JADUAL 239AKTIVITI SERBUAN OLEH STESEN PENCEGAHANSTESENBILANGAN SERBUANPENCEGAHAN DENGAN MAKLUMAT AWAM TANPA MAKLUMAT AWAMAlor SetarMaklumat Tidak DiperolehIpoh 286 165Johor Bahru 1,646 222Kangar 223 -Kuala Terengganu 101 59KuantanMaklumat Tidak DiperolehKota Bharu 229 -Kota Kinabalu 116 4Kuching 91 152Melaka 333* -Pelabuhan Klang 523* -Pulau Pinang 449 214Seremban 625 75Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur 523 303Nota: * Tidak Dapat Dipastikan Pecahan Bilangan Serbuan Ini Hasil DaripadaMaklumat Orang Awam Atau Inisiatif Sendiriii. Dari analisis Audit terhadap serbuan yang dijalankan oleh StesenPencegahan Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur pada tahun 2002, adalahdidapati serbuan yang dilakukan berasaskan maklumat yang diperolehimelalui inisiatif Pegawai Pencegahan sendiri telah berjaya menghasilkan kesberjumlah 84% daripada jumlah serbuan berbanding dengan hasil daripadamaklumat orang awam yang berjaya menghasilkan kes berjumlah 62%. Inimenunjukkan serbuan hasil inisiatif sendiri lebih berjaya menghasilkan kesdaripada maklumat orang awam. Pada pandangan Audit, Jabatan Kastamperlu mempertingkatkan aktiviti risikannya yang terbukti dapatmemberikan maklumat yang boleh dipercayai.iii. Maklumat adalah sumber yang diterima dari seseorang atau hasil darisesuatu pemerhatian yang dibuat mengenai sesuatu kegiatan penyeludupanatau penyelewengan. Maklumat ini perlu diuruskan dengan baik untukmembolehkan analisis yang tepat dihasilkan. Semakan Audit mendapatibeberapa perkara berikut :-• Pada umumnya semua Stesen Pencegahan yang diaudit telah mematuhiprosedur berkenaan yang antaranya ialah :-- Setiap pegawai merekodkan dan mencatatkan pergerakan danmaklumat yang diterima dalam Buku Saku.- Berdasarkan laporan maklumat yang disediakan, segala catatanmaklumat dalam Buku Saku/Buku Harian Rasmi telah dilaporkandalam Laporan Maklumat. Laporan ini didaftarkan dalam DaftarLaporan Maklumat oleh Ketua Stesen Pencegahan.- Tindakan pencegahan diambil dengan segera terhadap maklumat yangmendedahkan sesuatu kes. Bagi maklumat yang tidak mendedahkankes dalam tempoh 3 bulan, maklumat tersebut dikemas kini olehpegawai berkenaan sebelum kes tersebut ditutup.439

• Di Stesen Pencegahan Ipoh, Buku Saku dan Buku Harian Rasmi tidakdiserahkan untuk pengesahan Audit. Di Stesen Pencegahan KualaTerengganu, Buku Saku tidak disemak oleh penyelia dan maklumat yangtidak mendedahkan kes selepas 3 bulan tidak dibuat penilaian semula. DiStesen Pencegahan Alor Setar pula, Laporan Maklumat disediakanberdasarkan maklumat yang diberikan secara lisan oleh pegawai danbukannya daripada catatan Buku Saku pegawai berkenaan.Pada pandangan Audit, secara umumnya maklumat yang diterima telahdiuruskan dengan baik kecuali beberapa kes tertentu yang tidakmengikut peraturan yang ditetapkan dalam pengurusan maklumat.iv. Kertas siasatan akan dibuka apabila ada kes rampasan/tangkapan daripadaserbuan yang dijalankan. Mengikut peraturan yang ditetapkan, setiap kertassiasatan hendaklah disiapkan dalam tempoh 3 bulan dan keputusan untukmenutup kes dibuat oleh Pengarah Kastam Negeri/Ketua BahagianPencegahan Negeri. Semakan Audit mendapati perkara berikut:-• Pada amnya kesemua Stesen Pencegahan yang diaudit telahmenyediakan ringkasan kes, mendaftarkan dalam buku kes dan menutupkes melalui keputusan yang dibuat oleh Pengarah Kastam Negeri.Bagaimanapun adalah diperhatikan jumlah kertas siasatan yang masihbelum ditutup adalah besar. Pada awal tahun 2003, sejumlah 12,447kertas siasatan yang dibuka pada tahun 2002 dan juga sebelumnyamasih belum ditutup. Manakala sepanjang tahun 2003, sejumlah 6,995kertas siasatan telah dibuka dan sejumlah 8,294 kertas siasatan pulatelah ditutup. Ini bermakna pada 31 Disember 2003 masih ada sejumlah11,148 kes siasatan yang belum ditutup. Berikut diberikan butirannya :-BAHAGIAN PENCEGAHANJADUAL 240BILANGAN KERTAS SIASATAN YANG BELUM DITUTUPBAKI AWAL TERKUMPUL2003JUMLAH KERTAS SIASATANDIBUKATAHUN 2003DITUTUPTAHUN 2003BAKI PADA31.12.2003Johor 3,063 823 605 3,281Kedah 581 231 152 660Kelantan 1,838 932 2,173 597Melaka 288 198 111 375Negeri Sembilan 363 235 - 598Pahang 210 74 63 221Perak 739 315 231 823Perlis 384 230 244 370Pulau Pinang 673 203 254 622Sabah 1,831 1,854 2,654 1,031Sarawak 770 1,095 1,273 592Selangor 736 392 292 836Terengganu 198 104 67 235Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur 773 309 175 907JUMLAH 12,447 6,995 8,294 11,148Sumber : Bahagian Pencegahan Ibu Pejabat Jabatan Kastam440

• Antara faktor yang menyebabkan kelewatan kes siasatan ditutup adalahseperti berikut :-- Wang hadiah/ sagu hati tidak dapat diagihkan- Tindakan untuk melupuskan barang bukti belum diambil- Siasatan masih belum disiapkan- Dalam tindakan mahkamah- Menunggu keputusan rayuan daripada Menteri.• Semakan Audit selanjutnya mendapati sebahagian besar daripada kertassiasatan yang lewat ditutup adalah yang melibatkan rampasankenderaan. Siasatan terhadap rampasan kenderaan mengambil masayang panjang disebabkan oleh Jabatan Kastam terpaksa mendapatkankerjasama agensi Kerajaan yang lain seperti Jabatan PengangkutanJalan, Jabatan Kimia dan Polis Diraja Malaysia untuk pengesahan dankelulusan sebelum tindakan lucut hak diambil terhadap baranganrampasan berkenaan.Pada pandangan Audit, secara amnya kertas siasatan telah diuruskansewajarnya mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Namun demikianmemandangkan kelewatan dalam menutup siasatan adalah disebabkanoleh faktor yang di luar kawalan, Jabatan Kastam perlu menyusul perkaraini dengan pihak pengurusan tertinggi Jabatan Kerajaan terlibat untukmendapatkan komitmen dari semua peringkat Jabatan berkenaan.34.4.2.2. Pengendalian Barang Rampasana. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, jumlah barangan rampasan adalahbernilai RM232.68 juta. Semakan Audit mendapati Stesen Pencegahan yangdilawati telah menguruskan barang rampasan mengikut peraturan yangtelah ditetapkan iaitu melabelkan setiap barang rampasan danmengeluarkan notis rampasan kepada tuan punya barang, manakala laporanpolis juga telah dibuat bagi tuan punya barang yang tidak dapat dikesan.Sungguhpun prestasi pengendalian barang rampasan pada umumnyaadalah memuaskan, namun beberapa aspek dalam pengendalian barangantersebut masih perlu dipertingkatkan.b. Stor Pencegahan berfungsi untuk menyimpan barangan yang dirampas olehBahagian Pencegahan Jabatan Kastam. Oleh kerana stor ini turut digunakanuntuk menyimpan barang rampasan yang kes siasatannya masih belumselesai, maka aspek keselamatan perlu dititikberatkan untuk mengelakkanberlakunya kecurian, kehilangan dan kerosakan barang tersebut.Pengendalian barang rampasan yang tidak cekap akan juga mengakibatkanpulangan hasil yang rendah dalam pelupusan stok yang telah susut nilai danusang. Pemeriksaan Audit terhadap stor Stesen Pencegahan yang dilawatimendapati beberapa kelemahan yang perlu diberi perhatian. Antarakelemahan yang telah dikenal pasti adalah seperti di jadual berikut :-441

JADUAL 241KELEMAHAN PENGURUSAN BARANG RAMPASANSTESENPENCEGAHANKuala TerengganuKangarKuantanWilayah PersekutuanKuala LumpurSerembanKota KinabaluAlor SetarJohor BahruPelabuhan KlangKELEMAHAN PENGURUSAN BARANG RAMPASAN• Pegawai Penjaga Stor tidak dilantik.• Rekod barang rampasan tidak kemas kini.• Verifikasi stok tidak dijalankan mengikut ketetapan.• 10 kenderaan yang dirampas antara bulan Februari hingga bulan Oktober 2003 belum diserahkepada Pegawai Stor.• Pelupusan kain sarung dan telefon bimbit tidak mengikut peraturan.• Senarai aksesori kenderaan rampasan tidak disediakan.• Verifikasi stok tidak dijalankan mengikut ketetapan.• Kenderaan rampasan disimpan di tempat terbuka dan terdedah kepada cuaca.• Daftar barang rampasan tidak lengkap – tiada maklumat sijil pelupusan dan resit jualan.• Kenderaan rampasan disimpan di tempat terbuka dan terdedah kepada cuaca. Dua kenderaankehilangan rim dan tayarnya.• Verifikasi stok tidak dijalankan mengikut ketetapan.• Kenderaan rampasan disimpan di tempat terbuka dan terdedah kepada cuaca. (Gambar 92)• Kenderaan dijadikan tempat meletakkan tayar terbuang.• Sebahagian kenderaan rampasan ditumbuhi lumut dan ditenggelami lumpur.• Daftar barang rampasan tidak kemas kini - 3 kenderaan, 6 botol minuman keras dan mercun yangdirampas pada bulan November 2002 tidak dicatat dalam daftar barang rampasan.• Barang rampasan tidak disimpan dengan teratur dan tidak dilabelkan.• Verifikasi stok tidak dijalankan sejak tahun 2001.• 6 kes jualan barang rampasan bernilai antara RM68,000 hingga RM1.70 juta hanya diluluskan diperingkat Jawatankuasa Sebut Harga Pelupusan Barang Lucut Hak Peringkat Negeri.• 40 barang yang dirampas sejak 3 hingga 22 tahun lepas masih disimpan. Antara barang berkenaanadalah bijih timah, motosikal, kenderaan, rokok keretek, barangan elektrik dan minuman keras.GAMBAR 92Lokasi : Cawangan Pencegahan Kota KinabaluKenderaan Tidak Dijaga Dengan Baik Dan Tempat Penyimpanan Tidak Berbumbungc. Adalah juga diperhatikan sejumlah 88 kenderaan pelbagai model yangdirampas oleh Stesen Pencegahan Kuala Terengganu, Kota Bharu, Kangardan Kuantan antara tempoh tahun 2001 hingga tahun 2003 belumdilupuskan kerana Jabatan Kastam masih menunggu kelulusan pindah milikkenderaan daripada Jabatan Pengangkutan Jalan.Pada pandangan Audit, secara keseluruhannya pengurusan barangrampasan masih tidak memuaskan. Barang rampasan yang tidak dikawal,diselenggarakan dan dilupuskan dengan teratur bukan sahaja bolehmembawa implikasi undang-undang sekiranya melibatkan barangan yangmasih dalam kes mahkamah malah akan turut merugikan Kerajaan darisegi penggunaan ruang, rosot nilai dan imej.442

34.4.2.3. KompaunAkta Kastam 1967 memberi kuasa kepada Pegawai Kanan Kastammengenakan kompaun terhadap orang yang disyaki melakukan kesalahan yangboleh dikompaun. Kompaun boleh dikenakan terhadap kes yang melibatkanmasalah teknikal seperti kelewatan membayar cukai perkhidmatan, kesilapankiraan taksiran cukai serta pengenaan cukai yang rendah. Ketua PengarahKastam diberi kuasa mengenakan kompaun tidak melebihi sepuluh kali gandaduti atau nilai barang rampasan. Penguasa Kastam (Gred W41 ke atas) puladiberi kuasa mengenakan kompaun tidak melebihi RM5,000.00 manakalaPegawai Kastam dalam kumpulan sokongan tidak melebihi RM100.00.Pemeriksaan Audit mendapati bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, kompaunberjumlah RM33.63 juta telah dikenakan bagi 17,869 kespenyeludupan/penyelewengan cukai dan pada umumnya peraturan mengenaipengenaan kompaun tersebut telah dipatuhi kecuali di Stesen PencegahanJohor Bahru di mana bagi 6 kes, kadar kompaun antara RM5,400 hinggaRM12,500 telah dikenakan oleh Pegawai Kastam Gred W41.Pada pandangan Audit, pemantauan perlu dibuat dari semasa ke semasaterhadap pengenaan kompaun oleh pegawai Kastam yang terlibat bagimempertingkatkan keberkesanan aktiviti ini.34.4.2.4. Bayaran Sagu Hatia. Bayaran sagu hati merupakan satu inisiatif kepada orang awam dan jugakakitangan Jabatan Kastam yang memberi maklumat sehinggatertangkapnya orang yang disyaki dan juga menyebabkan barang larangandirampas. Bayaran sagu hati ini bukan sesuatu yang wajib dibayar, iaberdasarkan kepada ketulenan maklumat dan kesempurnaan tugas yangdilaksanakan oleh pegawai yang terlibat. Pemeriksaan Audit yangdijalankan adalah untuk menentukan kadar dan kelulusan bayaran sagu hatidibuat mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Hasil semakan Audit diStesen Pencegahan yang dipilih mendapati, bagi tempoh tahun 2001 hingga2003 kesemua Stesen Pencegahan kecuali Kangar, Ipoh dan Alor Setartelah membuat bayaran sagu hati kepada Ampoma/kakitangan JabatanKastam mengikut kadar yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh pegawaiyang sepatutnya.b. Di Stesen Pencegahan Ipoh dan Kangar, bayaran sagu hati kepadaAmpoma adalah teratur tetapi bayaran yang dibuat kepada kakitanganJabatan Kastam bagi tempoh yang sama didapati melebihi kadar yangdibenarkan. Bagi Stesen Pencegahan Alor Setar pula, bayaran sagu hatikepada kedua kumpulan tersebut adalah tidak teratur. Butirannya adalahseperti di Jadual 242.Pada umumnya, pemberian sagu hati telah diuruskan dan dibayarmengikut kadar yang telah ditetapkan dalam Perintah Tetap Pencegahan.Bagaimanapun bagi kes bayaran sagu hati yang melebihi daripada kadaryang ditetapkan, Stesen Pencegahan yang terlibat perlu mendapatkelulusan Ketua Pengarah Kastam.443

JADUAL 242BAYARAN SAGU HATI BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003DI STESEN PENCEGAHAN ALOR SETAR, IPOH DAN KANGARBAYARAN KEPADA AMPOMA *BAYARAN KEPADA KAKITANGANSTESENDILULUSKAN SEPATUTNYA BAYARAN DILULUSKAN SEPATUTNYA BAYARANPENCEGAHANTERLEBIHTERLEBIH(RM)(RM)(RM)(RM)(RM)(RM)Alor Setar 44,000 42,629 1,371 41,945 37,111 4,834Ipoh 64,600 64,600 - 40,350 27,490 12,860Kangar 14,400 14,400 - 15,980 12,960 3,020JUMLAH 123,000 121,629 1,371 98,275 77,561 20,714Nota (*) Ampoma : Pemberi Maklumat34.4.2.5. Keperluan Logistika. Untuk memastikan aktiviti pencegahan berjalan dengan lancar, keperluanlogistik seperti kenderaan, alat perhubungan dan peralatan lain yangdigunakan mestilah mencukupi, sesuai dan juga dalam keadaan baik.Semakan Audit mendapati Stesen Pencegahan Wilayah Persekutuan KualaLumpur; Kuala Terengganu; Kangar; Ipoh; Kuching; Kuantan; Kota Bharu;Seremban; Kota Kinabalu; Alor Setar; Johor Bahru; Pelabuhan Klang danPulau Pinang mempunyai jumlah kenderaan yang mencukupi dan dalamkeadaan baik. Bagaimanapun di Stesen Melaka, 2 daripada 10 kenderaandidapati tidak boleh digunakan lagi dan tidak ekonomi untuk dibaiki. Satudaripadanya mengalami kemalangan pada tahun 2000 dan sehingga ketarikh pengauditan ianya masih belum lagi dibaiki. Di Stesen PencegahanPulau Pinang, kapal ronda (Bahtera) sedang dibaiki dan berada di limbungansejak bulan Jun 2003. Di Stesen Pencegahan Kota Bharu, satu sampanyang dibeli pada bulan Disember 2002 untuk tujuan risikan tidak bolehdigunakan kerana tiada enjin.b. Untuk memantapkan lagi aktiviti pencegahan ini, pada tahun 2003 JabatanKastam telah membeli peralatan bernilai RM72.87 juta untuk digunakandalam aktiviti pencegahan. Butirannya adalah seperti di jadual berikut:-JADUAL 243PERALATAN LOGISTIK YANG DIBELI PADA TAHUN 2003PERALATANKUANTITINILAI(RM Juta)Mesin Pengimbas Bergerak 7 unit 34Kenderaan Lucut Hak Untuk Kegunaan Pasukan Gerak Cepat 14 unit -Alpha Six (Alat Pengesan Dadah) 22 unit 0.8Senjata Api ( M16, GPMG) 14 unit -Bot Ronda Laju 14 unit 38Khemah 2 unit 0.04Vest Tempur 25 unit 0.03JUMLAH 72.87c. Alat perhubungan yang biasa digunakan oleh Pegawai Pencegahan ialahwalkie-talkie. Di semua Stesen Pencegahan yang dilawati, 80% daripadawalkie-talkie yang ada mengalami kerosakan dan tidak diperbaiki. PegawaiPencegahan lebih kerap menggunakan telefon bimbit persendirian sebagaialat perhubungan. Di Stesen Pencegahan Seremban, alat semboyan tidakberfungsi dengan baik dan tidak pernah disenggara sejak ia mula digunakan.444

Pada pandangan Audit, alat perhubungan yang sesuai perlu dibekalkankepada Pegawai Pencegahan untuk melicinkan perjalanan aktivitipencegahan. Penyenggaraan berkala terhadap peralatan yang digunakanperlu dilakukan bagi memastikan kesemua alat berada dalam keadaan baikdan sesuai digunakan sepanjang masa. Alat yang rosak perlu digantidengan peralatan baru yang bersesuaian.34.4.2.6. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Daripada 2,850 jawatan yang diluluskan, sejumlah 2,263 jawatan telah dilisioleh Jabatan Kastam untuk melaksanakan aktiviti pencegahan. Daripada587 kekosongan jawatan yang belum diisi, 175 (29.8%) merupakan jawatanPembantu Penguasa Kastam Gred W17 dan 205 (34.9%) adalah jawatanPegawai Marin. Jawatan ini merupakan nadi kepada Jabatan Kastam keranamereka sememangnya diperlukan untuk menjalankan operasi dan serbuan.Stesen Pencegahan yang ketara dengan kekosongan jawatan PembantuPenguasa Kastam Gred W17 adalah Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur(10.9%), Kota Bharu (13.7%) dan Johor Bahru (37.7%). Kekosongan jawatanPegawai Marin ialah bagi jawatan Juruinjin Laut, Serang dan Kelasi yangmerupakan kakitangan sokongan di Unit Marin. Bagi 54 jawatan tambahanyang dipohon, ia masih belum diluluskan oleh pihak Jabatan PerkhidmatanAwam. Kedudukan jawatan yang diluluskan, diisi dan kekosongan adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 244KEDUDUKAN JAWATAN DI BAHAGIAN PENCEGAHANJAWATANBILANGANDILULUSKANBILANGANDIISIBILANGANKOSONGPenguasa Kastam JUSA B 1 1 -Penguasa Kastam Gred W54 11 11 -Penguasa Kastam Gred W48 55 42 13Penguasa Kastam Gred W41 171 165 6Penolong Penguasa Kastam Gred W32 3 1 2Penolong Penguasa Kastam Gred W27 15 17 (2)Pembantu Penguasa Kastam Gred W22 171 153 18Pembantu Penguasa Kastam Gred W17 1,086 911 175Pegawai Guna Sama 421 251 170Pegawai Marin 916 711 205JUMLAH 2,850 2,263 587b. Latihan yang berterusan adalah penting untuk memastikan setiap kakitangandidedahkan dengan perkara baru dalam menjalankan tugas mereka.Semakan Audit terhadap kursus yang dilaksanakan bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 mendapati ia adalah mengikut perancangan. Pencalonankakitangan untuk mengikuti latihan yang dianjurkan oleh AKMAL, INTAN danagensi lain dibuat oleh Ketua Bahagian masing-masing. Proses pemilihanpeserta kursus dibuat oleh Jawatankuasa Latihan Negeri. Walaupun begitu,ada juga Pegawai Pencegahan yang tidak berpeluang menghadiri kursusseperti di Stesen Pencegahan Kota Kinabalu di mana 9 orang pegawai Gred445

W17 dan W41 tidak pernah mengikuti kursus sejak tahun 2001. Sementaraitu, seramai 13 orang pegawai Gred W17 dan W41 di Stesen PencegahanAlor Setar dan 23 orang pegawai di Stesen Pencegahan Johor Bahru yangsebahagian besarnya terdiri daripada Pegawai Marin juga tidak menghadirikursus antara 5 hingga 7 tahun yang lepas.Pada umumnya, Jabatan Audit Negara mendapati jumlah kakitangan bagimenguruskan aktiviti pencegahan adalah memadai sekiranya semuajawatan kosong dapat diisi. Berhubung dengan latihan, kakitanganBahagian Pencegahan perlu diberi latihan dari semasa ke semasa supayadapat meningkatkan kemahiran dan motivasi dalam menjalankan tugasmereka.34.4.2.7. Peruntukan Dan PerbelanjaanDaripada sejumlah RM200.67 juta yang dipohon bagi tempoh tahun 2001 hingga2003 untuk aktiviti pencegahan, sejumlah RM204.17 juta telah diluluskan dansejumlah RM221.28 juta telah dibelanjakan. Perbelanjaan melebihi peruntukandisebabkan oleh pembayaran imbuhan tahunan kepada kakitangan seperti yangdiumumkan oleh Kerajaan. Peruntukan yang dilulus dan dibelanjakan bagitempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 245PERUNTUKAN DAN PERBELANJAANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PERUNTUKAN DILULUSKANPERBELANJAAN SEBENARTAHUN(PINDAAN)(RM Juta)(RM Juta)2001 57.75 60.252002 67.95 73.802003 78.47 87.23JUMLAH 204.17 221.2834.4.3. PEMANTAUANPemantauan adalah elemen pengurusan yang penting. Sekiranya dilaksanakandengan berkesan pihak pengurusan dapat mengenal pasti kelemahan dan masalahpada peringkat awal dan seterusnya mengambil tindakan untuk menyelesaikannya.Pemantauan dijalankan di 2 peringkat iaitu peringkat Pengarah Kastam Negeri danIbu Pejabat Jabatan Kastam. Di peringkat Pengarah Kastam Negeri, pemantauandilakukan melalui mesyuarat bulanan dengan Ketua Bahagian Pencegahan.Mesyuarat mingguan dijalankan antara Ketua Bahagian Pencegahan denganpegawai penyiasat. Pemeriksaan Audit mendapati semua Bahagian Pencegahanmengadakan mesyuarat bulanan secara tetap dengan Pengarah Kastam Negeriuntuk membincangkan kemajuan kerja dan masalah yang dihadapi serta tindakanpenyelesaian yang perlu diambil. Di peringkat Ibu Pejabat Jabatan Kastam,pemantauan dibuat melalui retan kemajuan kerja yang dikemukakan secara bulananoleh Pengarah Kastam Negeri. Selain itu, pegawai Ibu Pejabat juga melakukanlawatan naziran di semua Bahagian Pencegahan untuk mengenal pasti danmemantau masalah yang dihadapi oleh mereka.446

34.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, Jabatan Kastam di peringkat Ibu Pejabat dan Negeri telah mempunyaiperancangan yang baik bagi melaksanakan aktiviti pencegahan. Bagaimanapun diperingkat stesen, tidak semua stesen pencegah menyediakan perancangan tahunanmereka untuk menjadi panduan bagi pencapaian sasaran dan mengukur prestasistesen masing-masing. Bagi melaksanakan aktiviti pencegahan, Jabatan Kastam telahmengeluarkan arahan dalam bentuk Perintah Tetap Pencegahan, Surat PekelilingBahagian Pencegahan dan arahan lain dari semasa ke semasa yang diedarkan kepadasemua Bahagian Pencegahan Negeri untuk memperbaiki dan memantapkan lagiperjalanan aktiviti pencegahan. Kebanyakan Bahagian Pencegahan Negeri telahmenerima pakai dan mengikuti perintah dan arahan kerja dengan baik. Komitmenpengurusan atasan Jabatan Kastam supaya Bahagian Pencegahan mencapaimatlamatnya adalah sangat tinggi di mana pada tahun 2003 Pusat Perisikan Kastamdan Pasukan Gerak Cepat telah ditubuhkan dan ianya mampu membantu JabatanKastam membuat perancangan strategik, menyalurkan maklumat dan membantuoperasi pencegahan Jabatan Kastam. Sungguhpun demikian, penekanan harus diberiterhadap tempoh penyiasatan sesuatu kes dan pelupusan barang rampasan supaya iaboleh dibuat tanpa mengambil masa yang lama.447

KEMENTERIAN KEWANGAN35. LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI- TAKSIRAN CUKAI TERHADAP SYARIKAT YANG DIBERIINSENTIF CUKAI TARAF PERINTIS35.1. LATAR BELAKANG35.1.1. Kerajaan telah memperkenalkan berbagai jenis insentif cukai untukmenarik minat pelabur menceburi aktiviti dan pengeluaran produk yang digalakkanmelalui Akta Penggalakan Pelaburan 1986 dan Akta Cukai Pendapatan 1967.Antara insentif yang diperkenalkan ialah Taraf Perintis, Elaun Cukai Pelaburan,Elaun Penyelarasan Perindustrian, Elaun Infrastruktur, Potongan 2 Kali BagiPenggalakan Eksport dan Elaun Pelaburan Semula.35.1.2. Lembaga Pembangunan Industri Malaysia (MIDA), sebuah agensiberkanun di bawah Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI)adalah bertanggungjawab memproseskan permohonan daripada syarikat untukmendapat kemudahan ini. Permohonan tersebut akan dibincangkan semasaMesyuarat Jawatankuasa Bertindak Berkenaan Pelaburan yang dihadiri oleh wakildari MIDA; MITI; Kementerian Kewangan; Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN);Kementerian Kebudayaan, Kesenian dan Pelancongan; Jabatan Alam Sekitar danlain-lain Kementerian yang berkaitan. Kelulusan daripada MIDA akan dimaklumkankepada pemohon yang berjaya dan satu salinan surat kelulusan dikemukakankepada MITI.35.1.3. Syarikat yang berjaya dikehendaki memohon Sijil Perakuan Taraf Perintisdalam tempoh 6 bulan atau satu tempoh lanjutan yang dibenarkan oleh Menteri. SijilPerakuan Taraf Perintis akan dikeluarkan oleh MITI setelah syarikat mematuhisegala syarat sebagaimana yang telah ditetapkan dan satu salinan sijil dikemukakankepada Jabatan Teknikal LHDN untuk tujuan penaksiran cukai. Proses aliran kerjabagi pengurusan pemberian insentif cukai taraf perintis kepada syarikat adalahseperti di Carta 44.CARTA 44CARTA ALIRAN PERMOHONAN DAN KELULUSAN INSENTIF CUKAI TARAF PERINTISPEMOHONPermohonanNota * : JBBP – WakilJawatankuasa BertindakBerkenaan Pelaburan(MIDA; MITI; KementerianKewangan; LembagaHasil Dalam Negeri;KementerianKebudayaan, Keseniandan Pelancongan;Jabatan Alam Sekitar danlain-lain Kementerian.Sijil Perintis dikeluarkanoleh MITIMIDAJBBP *MITISalinan Surat KelulusanSalinan Sijil PerintisSurat KelulusanIbu PejabatLHDN448

35.1.4. Insentif cukai taraf perintis pada amnya diberi selama 5 tahun bermula darihari pengeluaran produk sebagaimana yang ditetapkan oleh MITI. Insentif ini bolehdilanjutkan 5 tahun lagi sekiranya syarikat menepati syarat yang ditetapkan olehMITI.35.1.5. Setakat bulan Disember 2003, sejumlah 492 syarikat telah diberi SijilPerakuan Taraf Perintis oleh MITI di seluruh negara. Syarikat tersebut sama adaterlibat dalam aktiviti berteknologi tinggi, penyelidikan dan pembangunan,penempatan pengilangan dalam kawasan yang digalakkan, perkilangan danpertanian seperti keluaran bahan kimia, elektronik, koko dan getah.35.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan telah dijalankan untuk menentukan sama ada taksiran cukai terhadapsyarikat yang diberi insentif cukai taraf perintis telah dibuat dengan teratur.35.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANSemakan Audit telah dijalankan terhadap taksiran cukai pendapatan 309 syarikat yangmemperolehi insentif cukai taraf perintis bagi tempoh tahun 1996 hingga 2000.Semakan terhadap rekod yang berkaitan di Cawangan Syarikat Kuala Lumpur dan 7Cawangan LHDN iaitu Cawangan Johor Bahru, Ipoh, Taiping, Pulau Pinang, BukitMertajam, Kuala Terengganu dan Seremban. Maklumat juga diperolehi daripada MITIberhubung dengan syarikat yang telah diberi insentif cukai taraf perintis.35.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan mendapati perkara berikut :-35.4.1. PERANCANGAN35.4.1.1. Struktur Organisasia. Jabatan Teknikal, LHDN yang diketuai oleh Pengarah Gred 5 adalahbertanggungjawab mengeluarkan arahan dan pekeliling yang berkaitandengan pengurusan insentif cukai termasuk insentif cukai taraf perintis danmengumpul semua Sijil Perakuan Taraf Perintis yang diterima daripada MITI.Jabatan Pengurusan Hasil yang juga diketuai oleh Pengarah Gred 5 pulamenerima dan menyelenggarakan statistik syarikat yang mendapat tarafperintis serta memantau prestasi syarikat berkenaan.b. Urusan taksiran cukai pendapatan syarikat termasuk yang mendapat insentifcukai taraf perintis dibuat oleh Cawangan Negeri yang berkenaan.Cawangan Negeri diketuai oleh seorang Pengarah Gred 5 dan dibantu olehTimbalannya dan beberapa Penolong Pengarah Gred 6. Struktur organisasiLHDN adalah seperti di Carta 45.Pada pandangan Audit, LHDN telah menetapkan dengan jelas fungsi setiapJabatan/Cawangan yang terlibat dalam pengurusan pemberian insentifcukai taraf perintis. Bagaimanapun, LHDN tidak mewujudkan satu UnitKhas atau pegawai khusus untuk mengurus taksiran cukai pendapatanbagi syarikat yang menikmati insentif cukai termasuk insentif cukai tarafperintis. Ianya ditaksir bersama-sama fail syarikat yang lain.449

CARTA 45STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA HASIL DALAM NEGERIKETUA EKSEKUTIF / KETUA PENGARAH LHDNTimbalan KetuaPengarah(Pembangunan)Timbalan KetuaPengarah(Operasi)Timbalan KetuaPengarah(Pematuhan &Pencegahan)Timbalan KetuaPengarah(Teknikal &Perundangan)Jabatan HartaJabatanPengurusan HasilJabatan SiasatanJabatan TeknikalJabatan TeknologiMaklumatJabatan PematuhanJabatanUndang-undangJabatan PerisikanPejabat Pengarah NegeriDan CawanganPusat LatihanSiasatanNaziranCukaiAntarabangsaAkademiPercukaianNegaraKewanganPentadbiranPerancangan &PerkhidmatanKorporatUnitTransformasi35.4.1.2 Undang-Undang Dan Peraturana. Pengurusan pemberian kelulusan insentif cukai taraf perintis telahdiperuntukkan di bawah Akta Penggalakan Pelaburan 1986, Akta CukaiPendapatan 1967, Pekeliling Ketua Pengarah dan Arahan Teknikal.b. Akta Penggalakan Pelaburan 1986 dan Akta Cukai Pendapatan 1967menetapkan beberapa perkara yang perlu dipatuhi oleh syarikat yang diberiinsentif cukai taraf perintis. Antaranya ialah :-Akta Penggalakan Pelaburan 1986i. Menyimpan rekod dan menyediakan akaun berasingan bagi syarikatyang menikmati insentif cukai taraf perintis.ii. Elaun Modal mesti diserap dalam tempoh perintis dan tidak dibenarkandibawa ke hadapan selepas tempoh perintis.iii. Kerugian yang tidak diserap dalam tempoh perintis tidak dibenarkanuntuk dibawa ke hadapan selepas tempoh perintis, kecuali bagi syarikatpenyelidikan dan pembangunan.450

iv. Syarikat yang mendapat pengecualian cukai terhadap semua atausebahagian daripada pendapatan perintis hendaklah menyediakan satuAkaun Pengecualian Cukai untuk merekodkan jumlah pendapatan yangtelah dikecualikan cukai setiap tahun. Syarikat boleh mengunakanpendapatan ini untuk membayar dividen yang akan dikecualikan cukai.v. Syarikat yang telah diberi insentif cukai taraf perintis mendapat antara70% hingga 100% pengecualian cukai mengikut jenis aktiviti yangdijalankan seperti di jadual berikut :-JADUAL 246KADAR PENGECUALIAN DI BAWAH PEMBERIAN INSENTIF CUKAITARAF PERINTIS KEPADA SYARIKATJENIS AKTIVITI/PRODUK YANG DIGALAKKAN BAGIINSENTIF CUKAI TARAF PERINTISKADAR PENGECUALIAN(%)Projek Kepentingan & Strategik Nasional 100Syarikat Penyelidikan & Pembangunan 100Berteknologi Tinggi 100Kawasan Digalakkan 85Lain-lain Produk/Aktiviti Digalakkan 70Akta Cukai Pendapatan 1967Akta Cukai Pendapatan 1967 menghendaki syarikat menyediakan AkaunPembayaran Dividen untuk merekod jumlah cukai yang dikenakan setiaptahun. Tujuan penyediaan akaun ini adalah bagi memastikan jumlah dividenyang dibayar daripada Akaun Pembayaran Dividen kepada pemegangsaham pada sesuatu tahun tidak boleh melebihi jumlah cukai yangditunjukkan dalam akaun ini bagi tahun yang sama. Akaun ini hendaklahsentiasa dikemaskinikan untuk menunjukkan baki sebenarnya.c. Ketua Pengarah LHDN telah mengeluarkan beberapa pekeliling yangmemperjelaskan kehendak Akta Penggalakan Pelaburan 1986. Selain itu,dari semasa ke semasa arahan teknikal dikeluarkan oleh Jabatan TeknikalLHDN untuk menerangkan sesuatu isu yang memerlukan penerangan lanjut.d. Sebelum bulan November 1991, pendapatan larasan (Adjusted Income) dariaktiviti perniagaan perintis dikecualikan 100% dari cukai pendapatan.Bagaimanapun, permohonan yang diterima selepas tempoh tersebut diberipengecualian antara 70% hingga 100% dari pendapatan statutori atas aktivitiperintis. Pendapatan statutori adalah keuntungan setelah mengambil kiraperbelanjaan yang tidak dibenarkan dan elaun modal.Pada pandangan Audit, LHDN telah mempunyai perundangan danperaturan yang mencukupi untuk melaksanakan taksiran cukai pendapatanbagi syarikat yang menikmati insentif cukai taraf perintis.35.4.1.3. Prosedur Kerjaa. Lembaga Hasil Dalam Negeri telah menetapkan antara perkara yang perludiberi perhatian semasa menaksir cukai pendapatan syarikat yangmenikmati insentif cukai taraf perintis. Antara perkara yang perlu dipastikanadalah :-451

• Sijil Perakuan Taraf Perintis daripada MITI berada dalam fail taksiran.• Syarikat menyediakan akaun berasingan mulai tarikh perintis bermuladan pada tarikh perintis tamat.• Kerugian yang tidak diserap sebelum tempoh perintis, dalam tempohperintis dan selepas tempoh perintis ditaksir dengan betul.• Elaun Modal digunakan dalam tempoh perintis dan tidak dibenarkandibawa ke hadapan selepas tempoh perintis.• Perbelanjaan modal tidak diberi potongan dalam pengiraan cukai.• Hanya pendapatan dari aktiviti yang digalakkan diberi pengecualian.• Dividen yang dibayar dari Akaun Pengecualian Cukai dan AkaunPembayaran Dividen adalah betul.b. Mulai tahun taksiran 2001, penaksiran cukai pendapatan syarikat telahbertukar kepada Sistem Taksiran Sendiri (STS). Dengan pelaksanaan sistemini, syarikat telah membuat taksirannya sendiri dan hanya Borang Nyatadikemukakan kepada LHDN. Borang Nyata ini dianggap sebagai notistaksiran dan cukai yang dikenakan hendaklah dibayar mengikut perkiraansyarikat dalam tempoh 30 hari dari tarikh borang dikemukakan ke LHDN.Penyata Kewangan dan dokumen sokongan yang lain tidak perludikemukakan melainkan jika diminta oleh pihak LHDN apabila perlu.Bagaimanapun bagi syarikat yang menikmati insentif cukai taraf perintis,cukai pendapatan mereka akan ditaksir dengan menggunakan prosedurkerja yang sama.Pada pandangan Audit, LHDN mempunyai proses kerja yang jelas untukmembolehkan kakitangannya membuat taksiran cukai pendapatanterhadap syarikat yang mendapat insentif cukai taraf perintis.35.4.1.4. Keperluan Guna Tenaga Dan LatihanTaksiran cukai pendapatan syarikat dibuat oleh Pegawai Penaksir Gred 7 dan keatas di semua cawangan. Pihak LHDN tidak menetapkan Pegawai Penaksiryang khusus untuk menaksir cukai pendapatan syarikat yang mendapat insentifcukai taraf perintis. Pihak Audit tidak dapat menentukan bilangan sebenar yangdiperlukan oleh LHDN untuk membolehkannya membuat taksiran cukaipendapatan syarikat tersebut dengan lebih berkesan.Pada pandangan Audit, pihak LHDN patut mengenal pasti bilangankakitangan yang diperlukan bagi mengendalikan fail taksiran syarikat yangmenerima insentif cukai taraf perintis bagi membolehkan urusan auditmeja dilaksanakan dengan lebih berkesan. Dengan itu, latihan yangkhusus berhubung dengan taksiran cukai pendapatan syarikat yang diberiinsentif cukai taraf perintis perlu diberi kepada kakitangan yang terlibat.35.4.1.5. Mekanisme PemantauanLembaga Hasil Dalam Negeri telah memberikan tanggungjawab kepada UnitAudit Dalamannya untuk memastikan taksiran cukai pendapatan syarikat dibuatdengan teratur. Bagaimanapun, LHDN tidak mewujudkan mekanisme yang452

khusus untuk menentukan bahawa syarikat yang telah diberi insentif cukai tarafperintis mematuhi semua syarat yang telah ditetapkan dalam surat kelulusansebelum pengecualian cukai diberi.35.4.2. PELAKSANAAN35.4.2.1. Pendaftaran Fail Cukai PendapatanMengikut syarat yang ditetapkan oleh MITI, syarikat yang diluluskan denganinsentif cukai taraf perintis dikehendaki menjalankan perniagaannya terlebihdahulu sebelum Sijil Perakuan Taraf Perintis dapat dikeluarkan. Daripada 562Sijil Perakuan Taraf Perintis yang dikeluarkan oleh MITI bagi tempoh tahun 1996hingga 2001, masih terdapat 3 syarikat yang tidak mempunyai fail cukaipendapatan. Satu syarikat telah diluluskan insentif cukai taraf perintis padatahun 1997 manakala 2 syarikat lagi pada tahun 1998. Ketiga syarikat tersebuttelah mendaftar dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia tetapi tidak melaporkanperniagaannya kepada LHDN.Pada pandangan Audit, LHDN perlu memastikan fail cukai pendapatansyarikat didaftar apabila menerima Sijil Perakuan Taraf Perintis. Oleh itu,satu mekanisme perlu diwujudkan untuk memastikan syarikat yang terlibatmendaftar fail cukai pendapatan mereka.35.4.2.2. Sijil Perakuan Taraf PerintisSyarikat yang menerima kelulusan insentif cukai taraf perintis daripada MIDAhendaklah membuat permohonan kepada MITI dalam tempoh 6 bulan atau lebih(tempoh lanjutan yang dibenarkan) daripada tarikh kelulusan taraf perintis untukmendapat Sijil Perakuan Taraf Perintis. Semakan Audit terhadap 288 failsyarikat di 6 Cawangan LHDN mendapati sejumlah 58 syarikat atau 20.1%tidak mempunyai Sijil Perakuan Taraf Perintis dalam fail taksiran syarikat yangberkenaan walaupun mereka telah menikmati pengecualian cukai yang diberioleh LHDN. Butirannya seperti di jadual berikut :-JADUAL 247SYARIKAT YANG TIDAK MEMPUNYAI SIJIL PERAKUAN TARAF PERINTISCAWANGAN LHDNBILANGANSYARIKATSYARIKAT YANG TIADA SIJILPERAKUAN TARAF PERINTISPERATUSAN(%)Kuala Lumpur 150 28 18.7Kuala Terengganu 8 2 25.0Ipoh 14 4 28.6Pulau Pinang 58 18 31.0Bukit Mertajam 14 3 21.4Johor Bahru 44 3 6.8JUMLAH 288 58 20.1Di Cawangan Syarikat, Kuala Lumpur dari tahun 1995 hingga 2000 sejumlahRM3.28 juta telah diberi pengecualian cukai pendapatan walaupun SijilPerakuan Taraf Perintis tidak ada dalam fail taksiran. Pihak Audit tidak dapatmenentukan ketepatan jumlah pengecualian cukai yang diberi kepadasyarikat berkenaan memandangkan Sijil Perakuan Taraf Perintis tidak adadi dalam fail syarikat.453

35.4.2.3. Kadar Pengecualian Pendapatan Perintisa. Syarikat yang diluluskan insentif cukai taraf perintis diberi pengecualianterhad sehingga 70% daripada pendapatan statutori perintis. Bagi kestertentu seperti dalam kawasan yang digalakkan, aktiviti berteknologi tinggidan syarikat penyelidikan dan pembangunan, pengecualian cukai sehingga85% dan 100% boleh diberikan.b. Bagi 309 fail syarikat yang telah disemak, adalah didapati kadarpengecualian cukai pendapatan perintis tidak ditunjukkan dalam SijilPerakuan Taraf Perintis daripada MITI mahupun dalam surat kelulusandaripada MIDA. Sijil Perakuan Taraf Perintis ini hanya memperakukan :-• Syarikat sebagai syarikat perintis• Produk/aktiviti di mana taraf perintis diberi• Kilang sebagai kilang perintis• Hari pengeluaran bagi syarikat perintis.c. Dengan ketiadaan kadar pengecualian cukai pendapatan perintis dicatatkandalam Sijil Perakuan Taraf Perintis, pihak LHDN tidak dapat mengesahkansama ada kadar pengecualian cukai pendapatan perintis yang dituntut olehsyarikat adalah tepat.Pada pandangan Audit, kadar pengecualian cukai pendapatan perintisyang diberi kepada syarikat perlu dicatat dalam Sijil Perakuan TarafPerintis untuk membolehkan LHDN memberikan pengecualian cukaipendapatan perintis dengan tepat.35.4.2.4. Pengiktirafan KerugianMengikut Akta Penggalakan Pelaburan 1986, syarikat yang menikmatipengecualian cukai pada kadar 70%, baki pendapatannya sejumlah 30% perludikenakan cukai. Bagaimanapun, semua kerugian yang dialami dalam sesuatutahun sama ada dari aktiviti/produk perintis atau aktiviti bukan perintis bolehdikurangkan daripada 70% pendapatan yang dikecualikan cukai jikapengurangan ini dibuat pada tahun semasa. Sebaliknya, jika kerugian itu tidakdikurangkan pada tahun semasa, hanya kerugian dari aktiviti perintis yang bolehdikurangkan dari 70% pendapatan yang dikecualikan cukai bagi tahun yangakan datang sehingga tamat tempoh insentif cukai taraf perintis. Semakan Audituntuk menentukan sama ada pengurangan kerugian berkenaan telah dibuatmengikut peraturan tersebut mendapati perkara berikut :-a. Lima belas syarikat telah mengurangkan kerugiannya daripada pendapatan30% yang sepatutnya dikenakan cukai. Akibatnya cukai pendapatanberjumlah RM0.40 juta telah kurang dikenakan. Pada pandangan Audit,pengurangan kerugian dari 30% pendapatan yang sepatutnyadikenakan cukai adalah tidak teratur dan perlu dipungut daripadasyarikat yang berkenaan. Butiran mengenai jumlah cukai yang terkurangdikenakan adalah seperti di jadual berikut :-454

CAWANGAN LHDNJADUAL 248KERUGIAN DIKURANGKAN DARI 30% PENDAPATAN PERINTISBILANGANSYARIKATJUMLAH KERUGIAN(RM Juta)JUMLAH CUKAI YANGTERKURANG DIKENAKAN(RM Juta)Kuala Lumpur 8 1.04 0.29Johor Bahru 2 0.04 0.01Taiping 2 0.01 0.01Pulau Pinang 3 0.32 0.09JUMLAH 15 1.41 0.40b. Dua puluh satu syarikat yang mengalami kerugian dari aktiviti bukan perintisberjumlah RM5.10 juta dan 14 syarikat yang mengalami kerugian dari aktivitiperintis berjumlah RM36.37 juta bagi tempoh tahun 1996 hingga 2000 tidakmengurangkan kerugian itu dari 70% pendapatan yang dikecualikan padatahun yang berkenaan. Kerugian tersebut telah dikurangkan dari pendapatanselepas tempoh perintis atau digunakan untuk dikurangkan dari puncapendapatan yang lain. Kegagalan mengurangkan kerugian dari 70%pendapatan yang dikecualikan cukai bagi tahun yang berkenaan telahmengakibatkan Akaun Pengecualian Cukai terlebih dinyatakan dengansejumlah RM41.47 juta dan seterusnya menyebabkan jumlah dividen terlebihdibayar melalui akaun itu. Pada pandangan Audit, pihak LHDNsepatutnya menentukan jumlah cukai yang boleh dikenakan terhadappendapatan yang telah terlebih diberikan pengecualian cukai danseterusnya memungutnya daripada syarikat terlibat. Butiran mengenaijumlah pengecualian yang terlebih diberi adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 249KERUGIAN TIDAK DITOLAK DARI PENDAPATAN PERINTISCAWANGAN LHDNBILANGAN SYARIKATJUMLAH PENGECUALIANTERLEBIH DIBERI(RM Juta)Kuala Lumpur 20 20.70Ipoh 1 0.03Taiping 2 0.12Pulau Pinang 6 19.42Bukit Mertajam 1 0.20Johor Bahru 5 1.00JUMLAH 35 41.4735.4.2.5. Elaun ModalElaun Modal adalah salah satu elaun yang diberikan terhadap aset yangdigunakan dalam perniagaan bagi menggantikan susutnilai dengan syarat asetitu hendaklah digunakan pada akhir tempoh perakaunan. Bagi syarikat yangmenikmati insentif cukai taraf perintis, semua asetnya yang dibeli sebelum iamendapat insentif (tempoh pra perintis) dan digunakan sehingga masuk tempohperintis, Elaun Modal boleh dituntut dari pendapatan perintis. Semakan Auditmendapati 27 syarikat telah menunjukkan Elaun Modal yang dituntut dalamtempoh pra perintis dan juga dalam tempoh perintis. Perkara ini adalahbertentangan dengan Akta Penggalakan Pelaburan 1986 yang mana dalam455

tahun pertama syarikat menikmati insentif cukai taraf perintis, Elaun Modalhanya diberi dalam tempoh perintis. Pengagihan pengiraan Elaun Modal dalam2 peringkat iaitu tempoh pra perintis dan tempoh perintis telah mengakibatkankekurangan pendapatan yang tidak dikenakan cukai berjumlah RM47.44 juta.Dengan ini, cukai terkurang dikutip ialah berjumlah RM16.34 juta. Padapandangan Audit, pihak LHDN hendaklah menaksir semula cukai terhadapsyarikat berkenaan. Butiran mengenai tuntutan Elaun Modal dan cukai yangterkurang dikenakan adalah seperti di jadual berikut:-JADUAL 250TUNTUTAN ELAUN MODALCAWANGAN LHDNBILANGANSYARIKATJUMLAH ELAUN MODAL YANGTIDAK DIBENARKAN(RM Juta)CUKAI TERKURANGDIKENAKAN(RM Juta)Kuala Lumpur 17 39.21 10.98Ipoh 2 1.94 0.54Taiping 1 0.93 0.03Pulau Pinang 2 1.27 3.35Bukit Mertajam 2 0.92 0.56Johor Bahru 1 0.05 0.01Seremban 2 3.12 0.87JUMLAH 27 47.44 16.3435.4.2.6. Pendapatan Lain Yang Tidak Mendapat Insentif Cukai TarafPerintisInsentif cukai taraf perintis diberi kepada syarikat untuk menjalankan aktivititertentu seperti mana yang dinyatakan dalam Sijil Perakuan Taraf Perintis yangdikeluarkan oleh MITI. Sekiranya syarat itu tidak dipatuhi, insentif ini akan ditarikbalik dan cukai akan dikenakan 100%. Adalah didapati bahawa 45 syarikat yangtelah diluluskan dengan insentif cukai taraf perintis juga menerima pendapatanlain seperti pendapatan pelbagai, penerimaan yuran pengurusan, faedah, sewadan pendapatan dari penyelidikan dan pembangunan yang ditunjukkan dalampenyata kewangan syarikat. Bagaimanapun, syarikat tersebut telahmengambilkira pendapatan ini yang berjumlah RM139.32 juta sebagaipendapatan di bawah insentif cukai taraf perintis dan telah dikecualikan cukai.Pendapatan lain ini patut ditaksir sebagai pendapatan aktiviti bukan perintis dandikenakan cukai mengikut kadar cukai pendapatan. Oleh itu, jumlah cukai yangterkurang dikenakan adalah berjumlah RM34.77 juta. Pada pandangan Audit,semua pendapatan lain yang diterima oleh syarikat selain dari aktivitiperintis hendaklah dikenakan cukai. Butiran mengenai jumlah yang terkurangdikenakan cukai adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 251PENDAPATAN LAIN YANG DIBERI PENGECUALIAN CUKAICAWANGAN LHDNBILANGANSYARIKATJUMLAH PENDAPATAN(RM Juta)CUKAI TERKURANGDIKENAKAN(RM Juta)Kuala Lumpur 25 112.20 27.45Pulau Pinang 6 21.95 6.13Bukit Mertajam 3 1.82 0.37Johor Bahru 9 2.86 0.68Seremban 2 0.49 0.14JUMLAH 45 139.32 34.77456

35.4.2.7. Akaun Pengecualian Cukai Dan Akaun Pembayaran DividenSemakan Audit terhadap 296 fail syarikat dari 7 Cawangan LHDN mendapati 12syarikat ada menyediakan Akaun Pengecualian Cukai dan Akaun PembayaranDividen tetapi ianya tidak dikemas kini. Manakala 31 syarikat tidak menyediakansebarang Akaun Pengecualian Cukai dan Akaun Pembayaran Dividen sepertiyang ditetapkan. Kegagalan untuk menyediakan Akaun Pengecualian Cukai danAkaun Pembayaran Dividen telah mengakibatkan kawalan terhadap jumlahpendapatan yang dikecualikan cukai dan cukai yang dikenakan tidak dapatditentukan. Dengan itu, jumlah dividen yang boleh dibayar juga tidak dapatdisahkan. Butiran mengenai syarikat yang tidak menyediakan AkaunPengecualian Cukai dan Akaun Pembayaran Dividen dan yang tidak mengemaskini akaun berkenaan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 252AKAUN PENGECUALIAN CUKAI/AKAUN PEMBAYARAN DIVIDENTIDAK DISEDIAKAN / TIDAK KEMAS KINICAWANGAN LHDNBILANGANSYARIKATSYARIKAT YANG TIDAKMENYEDIAKAN AKAUNPENGECUALIAN / AKAUNPEMBAYARAN DIVIDENSYARIKAT YANG TIDAK MENYEDIAKANAKAUN PENGECUALIAN /AKAUN PEMBAYARAN DIVIDENDENGAN KEMAS KINIKuala Lumpur 150 9 4Kuala Terengganu 8 3 -Ipoh 14 4 1Taiping 8 2 -Pulau Pinang 58 3 4Bukit Mertajam 14 8 2Johor Bahru 44 2 1JUMLAH 296 31 1235.4.2.8. Penyediaan Akaun BerasinganPerniagaan perintis dianggap bermula pada tarikh penetapan hari pengeluaranproduk/aktiviti dan berakhir pada tarikh tamat tempoh perintis. Perniagaanselepas perintis adalah satu perniagaan baru yang disifatkan telah ditubuhkanpada hari selepas tamat tempoh perintis. Tempoh perakaunan syarikat perintisbagi tahun taksiran adalah seperti berikut:• Akaun pertama tidak melebihi 12 bulan dari tarikh perniagaan perintisbermula;• Akaun seterusnya 1 tahun berturut-turut selepas itu; dan• Akaun terakhir tidak melebihi 12 bulan, sehingga ke tarikh tamat tempohpelepasan cukai.Akaun berasingan perlu disediakan untuk mengasingkan pendapatan sebelumsyarikat mendapat insentif cukai taraf perintis dan juga selepas tempoh perintis.Dari 309 fail syarikat yang disemak, adalah didapati 35 syarikat atau 11.3% tidakmenyediakan akaun berasingan. Kegagalan menyediakan akaun berasingan initelah mengakibatkan pembahagian pendapatan bagi tempoh pra perintis,tempoh perintis dan selepas tempoh perintis tidak boleh ditaksir. Butiranmengenai syarikat yang tidak menyediakan akaun berasingan adalah seperti dijadual berikut :-457

JADUAL 253SYARIKAT YANG TIDAK MENYEDIAKAN AKAUN BERASINGANCAWANGAN LHDNBILANGAN SYARIKATDIAUDITSYARIKAT YANG TIDAKMENYEDIAKAN AKAUNBERASINGANPERATUSAN(%)Kuala Lumpur 150 16 10.7Kuala Terengganu 8 1 12.5Ipoh 14 1 7.1Taiping 8 2 25.0Pulau Pinang 58 7 12.1Bukit Mertajam 14 4 28.6Johor Bahru 44 3 6.8Seremban 13 1 7.7JUMLAH 309 35 11.335.4.2.9. Perbelanjaan Modal Yang Tidak DibenarkanPerbelanjaan yang dibenarkan dalam pengiraan cukai adalah perbelanjaan yangdibelanjakan untuk menghasilkan pendapatan. Semakan Audit mendapati 29syarikat telah menuntut perbelanjaan modal yang tidak patut dibenarkan sepertiperbelanjaan untuk memohon insentif cukai taraf perintis, yuran kelab, yuranguaman dan perbelanjaan untuk mendapatkan ISO yang berjumlah RM1.56 jutamenyebabkan cukai berjumlah RM0.43 juta terkurang dikenakan. Padapandangan Audit, pihak LHDN perlu mematuhi peruntukan yang ditetapkandalam Akta Cukai Pendapatan 1967 untuk menentukan sama adaperbelanjaan patut dibenarkan dalam pengiraan cukai atau sebaliknya.Butiran mengenai perbelanjaan modal yang tidak dibenarkan adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 254PERBELANJAAN MODAL YANG TIDAK DIBENARKANCAWANGAN LHDNBILANGANSYARIKATJUMLAH PERBELANJAANMODAL(RM Juta)CUKAI TERKURANGDIKENAKAN(RM Juta)Kuala Lumpur 13 0.27 0.06Kuala Terengganu 1 0.04 0.01Ipoh 2 0.03 0.01Taiping 1 0.01 0.01Pulau Pinang 7 1.17 0.32Bukit Mertajam 3 0.03 0.01Johor Bahru 2 0.01 0.01JUMLAH 29 1.56 0.4335.4.2.10. Elaun Pelaburan SemulaSyarikat yang diberi insentif cukai taraf perintis atas sesuatu aktiviti yangdigalakkan boleh menuntut Elaun Pelaburan Semula atas aktiviti lain. Mulaitahun taksiran 1998, pindaan telah dibuat di mana Elaun Pelaburan Semuladiberi atas syarikat dan bukan atas aktiviti yang dijalankan oleh syarikat yangmendapat insentif cukai taraf perintis. Semakan Audit menunjukkan 3 syarikatyang menikmati insentif cukai taraf perintis juga menuntut Elaun PelaburanSemula atas aktiviti lain yang tidak digalakkan berjumlah RM2.06 juta. Padapandangan Audit, syarikat yang telah diberi insentif cukai taraf perintistidak boleh menikmati Elaun Pelaburan Semula seperti yang ditetapkandalam Akta Cukai Pendapatan 1967. Butiran mengenai Elaun PelaburanSemula yang dituntut adalah seperti di jadual berikut :-458

CAWANGAN LHDNJADUAL 255TUNTUTAN ELAUN PELABURAN SEMULA (EPS)BILANGAN SYARIKATJUMLAH EPS(RM Juta)Johor Bahru 2 1.96Pulau Pinang 1 0.10JUMLAH 3 2.0635.4.2.11. Guna Tenaga Dan Latihana. Seperti mana yang dinyatakan di perenggan 35.4.1.4., LHDN tidakmenetapkan Pegawai Penaksir yang khususnya untuk membuat taksirancukai pendapatan syarikat yang menikmati insentif cukai taraf perintis. Olehitu, kedudukan Pegawai Penaksir yang sebenarnya ditugaskan untuk masaini tidak dapat ditetapkan. Pada tahun 2003, sejumlah 327 PegawaiPenaksir Gred 7 dan ke atas telah diluluskan untuk menaksir cukaipendapatan bagi 352,000 syarikat di semua Cawangan Syarikat di seluruhnegara. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 256GUNA TENAGA YANG DILULUS DAN DIISIDI CAWANGAN SYARIKAT BAGI PEGAWAI PENAKSIR GRED 5,6& 7CAWANGAN SYARIKAT DILULUS DIISIPERATUSAN DIISI(%)Kuala Lumpur 169 146 86.4Seremban 6 6 100Melaka 7 7 100Johor Bahru 12 12 100Muar 4 4 100Kluang 4 4 100Kangar 1 1 100Alor Setar 8 8 100Sungai Petani 4 4 100Pulau Pinang 22 22 100Bukit Mertajam 5 5 100Ipoh 13 13 100Taiping 5 5 100Telok Intan 2 2 100Kota Bharu 3 3 100Kuala Terengganu 3 3 100Kuantan 4 4 100Raub 6 6 100Temerloh 4 4 100Kota Kinabalu 18 18 100Labuan 1 1 100Kuching 8 8 100Sibu 5 5 100Miri 4 4 100Bintulu 3 3 100Cawangan Tidak Bermastautin 6 6 100JUMLAH 327 304 93b. Tiada latihan yang khusus berhubung dengan taksiran insentif cukai tarafperintis diberi kepada Pegawai Penaksir yang terlibat. Sebaliknya merekadikehendaki menghadiri kursus yang berkaitan dengan taksiran cukai secaraam. Jenis kursus yang dilaksanakan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003adalah seperti di jadual berikut :-459

JADUAL 257JENIS KURSUS/LATIHAN YANG DILAKSANAKAN UNTUK PEGAWAI PENAKSIR(GRED 7 DAN KE ATAS)TAHUN20012002JENIS KURSUS• Kursus Induksi• Latihan Asas Pegawai Eksekutif• Percukaian Am• Audit Cukai Bersepadu• Perakaunan• Pengauditan• Percukaian Am2003 • Percukaian Am• Elaun Pelaburan Semula35.4.3. PEMANTAUAN35.4.3.1 Unit Audit Dalam LHDN yang bertanggungjawab membuatpemeriksaan semula terhadap taksiran cukai pendapatan syarikat telahmenjalankan pemeriksaan mengikut jadual yang ditetapkan.35.4.3.2. Lembaga Hasil Dalam Negeri tidak mengadakan satu mekanismeuntuk memantau sama ada semua syarikat yang telah menerima insentif cukaitaraf perintis mematuhi semua syarat yang ditetapkan dalam surat kelulusansebelum pengecualian cukai diberi. Jabatan Teknikal, LHDN yang menerima SijilPerakuan Taraf Perintis daripada pihak MITI juga tidak memaklumkan kelulusanini kepada Cawangan Syarikat yang berkenaan melainkan syarikat yangberkenaan sendiri memberitahu kepada LHDN mengenai kemudahan insentifyang diterima. Kelemahan ini telah menyebabkan fail taksiran tidak di daftarkan.Pada pandangan Audit, Jabatan Teknikal dan Cawangan Syarikat patutmenetapkan penyelarasan maklumat mengenai pemberian Sijil Perakuan TarafPerintis oleh MITI. Maklumat tersebut patut menjadi asas untuk memastikanbahawa setiap syarikat yang diberi insentif cukai taraf perintis mempunyai failcukai pendapatan dan mematuhi semua syarat yang ditetapkan sebelumpengecualian cukai diberi. LHDN hendaklah memaklumkan kepada pihak MITIjika syarikat gagal mematuhi syarat yang ditetapkan dan pengecualiancukainya ditarik balik.35.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, LHDN mempunyai perancangan yang baik untuk mentaksirkan cukaipendapatan syarikat yang diberikan insentif cukai taraf perintis. Bagaimanapun dari segipelaksanaannya, ia perlu meningkatkan kecekapan dan kemahiran pegawainya yangmembuat penaksiran bagi memastikan ketepatan jumlah cukai yang dikenakan. Selainitu, LHDN juga perlu mengambil tindakan yang lebih tegas terhadap syarikat yang gagalmematuhi syarat kelulusan insentif cukai taraf perintis selaras dengan kehendak AktaPenggalakan Pelaburan 1986 dan Akta Cukai Pendapatan 1967.460

KEMENTERIAN KEWANGAN36. LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI- PENGURUSAN PEMBAYARAN BALIK CUKAI YANGTERLEBIH DIPUNGUT36.1. LATAR BELAKANG36.1.1. Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) telah ditubuhkan pada bulan Mac1996 di bawah Akta Lembaga Hasil Dalam Negeri, Malaysia 1995. LHDN bertindaksebagai agen kepada Kerajaan dalam menyediakan perkhidmatan berhubungdengan pentadbiran, penaksiran, pemungutan dan penguatkuasaan pembayarancukai pendapatan, cukai petroleum, cukai keuntungan harta tanah, duti hartapesaka dan duti setem. Di samping memungut cukai, LHDN juga melaluiCawangan Pungutan bertanggungjawab membayar balik kepada pembayar cukaiyang terlebih membayar cukainya sama ada melalui potongan cukai berjadual(PCB), skim ansuran bulanan ataupun bayaran penuh.36.1.2. Seksyen 111 Akta Cukai Pendapatan 1967 menetapkan bahawa cukaiyang terlebih bayar perlu dibayar balik kepada pembayar cukai manakala Seksyen151 Akta Cukai Pendapatan 1967 menetapkan bahawa bayaran ini hendaklahdipertanggungkan kepada Kumpulan Wang Disatukan. Bagi tempoh tahun 2001hingga 2003, bayaran balik berjumlah RM5,755.31 juta telah dibayar kepada243,851 pembayar cukai.36.1.3. Bayaran balik bagi cukai yang terlebih dipungut (pembayaran balik) akandibuat berdasarkan kepada setiap permohonan yang diterima daripada pembayarcukai dan laporan yang diterima daripada Jabatan Teknologi Maklumat bagi cukaiyang melibatkan bayaran dividen yang terlebih dibuat oleh syarikat. Bagi bayaranbalik kepada syarikat, laporan tahunan baki yang boleh dibayar balik akandikeluarkan oleh Unit Pemprosesan, Jabatan Pengurusan Hasil. Antara jenis cukaiyang terlibat dengan kes pembayaran balik adalah cukai pendapatan, cukaikeuntungan harta tanah dan cukai pegangan. Cukai pegangan adalah cukaipendahuluan yang dikenakan atas pendapatan kontrak yang diterima oleh individuatau syarikat yang bukan pemastautin.36.1.4. Permohonan pembayaran balik akan diproses dan diluluskan oleh setiapCawangan Pungutan di peringkat negeri dan Unit Bayaran Balik, CawanganPungutan, Kuala Lumpur akan menyediakan baucar bayaran untuk dikemukakankepada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) bagi tujuan penyediaan cek.Penghantaran cek kepada pembayar cukai berkenaan akan dilakukan oleh LHDN.Unit Bayaran Balik, Cawangan Kota Kinabalu dan Kuching menguruskanpembayaran balik di Negeri Sabah dan Sarawak.461

36.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini adalah untuk menentukan sama ada pengurusan bayaran balik cukaiyang terlebih dipungut dilaksanakan dengan cekap dan mengikut undang-undang sertaperaturan yang ditetapkan.36.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN36.3.1. Kajian ini dijalankan terhadap bayaran balik cukai yang terlebih dipungutdaripada cukai pendapatan, cukai keuntungan harta tanah, cukai pegangan dandividen di semua 15 Cawangan Pungutan, LHDN bagi tempoh tahun 2001 hinggabulan Jun 2003. Sejumlah 5% daripada jumlah kes permohonan pembayaran balikyang diluluskan di semua Cawangan tersebut telah dipilih untuk pemeriksaan.Ianya merangkumi bilangan permohonan antara 196 hingga 400 kes di setiapCawangan dan pemeriksaan telah dijalankan terhadap rekod, dokumen, laporandan lejar yang berkaitan bagi tempoh yang sama di Bahagian Pentadbiran danCawangan Pungutan LHDN.36.3.2. Sejumlah 3,655 kes permohonan pembayaran balik telah dipilih untuksemakan Audit. Di Cawangan Pungutan Negeri, semakan Audit dibuat dari tarikhpermohonan diterima sehingga kelulusan diberi. Di peringkat Ibu Pejabat pula,semakan dibuat dari peringkat penyediaan baucar bayaran hingga cek dikeluarkanmanakala bagi peringkat Ibu Pejabat Kuala Lumpur, Negeri Sabah dan Sarawak,semakan dijalankan dari tarikh permohonan diterima sehingga cek dikeluarkan.36.4. PENEMUAN AUDIT36.4.1. PERANCANGAN36.4.1.1. Struktur Organisasia. Pengurusan pembayaran balik melibatkan beberapa Jabatan/Cawangan diLHDN. Antaranya adalah seperti berikut :-i. Jabatan Pengurusan Hasil bertanggungjawab mengeluarkan pekelilingdan arahan dari semasa ke semasa untuk rujukan kakitangan semasamenjalankan tugas. Unit Pemprosesan Jabatan ini mengeluarkan laporanbayaran balik lebihan cukai yang melibatkan bayaran dividen olehsyarikat dan bayaran balik bagi cukai berlebihan daripada syarikat.ii. Jabatan Teknologi Maklumat bertanggungjawab mengeluarkan laporanbayaran balik lebihan cukai yang melibatkan bayaran dividen individuuntuk diedarkan kepada semua Cawangan Pungutan, LHDN.iii. Cawangan Pungutan LHDN menerima senarai permohonan dari JabatanTeknologi Maklumat, laporan bayaran balik lebihan cukai dari JabatanPengurusan Hasil dan juga surat permohonan daripada pembayar cukai.Cawangan ini bertanggungjawab menyemak, mengemas kini lejarindividu dan meluluskan permohonan bayaran balik cukai yang terlebihdipungut.462

iv. Unit Bayaran Balik di Ibu Pejabat bertanggungjawab mengeluarkanbaucar bayaran untuk dikemukakan kepada Jabatan Akauntan NegaraMalaysia (JANM). Cek yang dikeluarkan oleh JANM kemudiannyadihantar kepada pembayar cukai melalui pos.b. Carta organisasi yang menunjukkan Jabatan/Cawangan yang terlibat dalamurusan pembayaran balik adalah seperti berikut :-CARTA 46STRUKTUR ORGANISASI LEMBAGA HASIL DALAM NEGERIKETUAEKSEKUTIF/KETUAPENGARAH LHDNTimbalan KetuaPengarah(Pembangunan)Timbalan KetuaPengarah(Operasi)Timbalan KetuaPengarah(Pematuhan &Pencegahan)Timbalan KetuaPengarah(Teknikal &Perundangan)JabatanHartaJabatanPengurusanHasilJabatanSiasatanJabatanTeknikalJabatanTeknologiMaklumatJabatanPematuhanJabatanUndang-undangPejabat Pengarah Negeridan CawanganJabatanPerisikanCawanganPungutanKuala LumpurCawanganPungutan NegeriPusat LatihanSiasatanUnitBayaran BalikUnitPungutanNaziranCukaiAntarabangsaAkademiPercukaian NegaraKewangan Pentadbiran Perancangan &Perkhidmatan KorporatUnitTransformasiPada pandangan Audit, LHDN telah menetapkan dengan jelas fungsi setiapJabatan/Cawangan yang terlibat dalam pengurusan bayaran balik cukaiyang terlebih dipungut.463

36.4.1.2. Undang-undang Dan Peraturana. Seksyen 111 Akta Cukai Pendapatan 1967 menjelaskan bahawa pembayarcukai berhak menuntut balik jumlah cukai yang melebihi dari amaun yangsepatutnya dibayar. Seterusnya, jika pembayar cukai tidak berpuas hatidengan amaun yang dikembalikan, perkara ini boleh dirujuk kepadaPesuruhjaya Khas Cukai dalam tempoh 30 hari daripada tarikh bayaranditerima. Di samping itu, tuntutan pembayaran balik hendaklah dibuat dalamtempoh 6 tahun dari berlakunya lebihan berkenaan.b. Bagi membantu pihak LHDN menguruskan pembayaran balik dengan cekap,pihak pengurusan LHDN telah mengeluarkan beberapa arahan danpekeliling dari sepanjang tempoh tahun 1999 hingga 2003 seperti berikut :-i. Pekeliling Operasi Bilangan 6 Tahun 2002 mengenai panduan kepadapengguna Sistem Taksiran Dan Pungutan Bersepadu Bagi KumpulanBergaji (INTACTSG) dalam memproses kes bayaran balik cukaipegangan yang terlebih dipungut;ii. Pekeliling Operasi Bilangan 5 Tahun 2003 mengenai penyeragamantindakan yang diambil di dalam penggunaan kredit Sistem TaksiranSendiri dan pembayaran balik yang dikendalikan oleh Cawangan/UnitPungutan;iii. Arahan Operasi Bilangan 1 Tahun 1999 mengenai had kelulusan bagipembayaran balik dan taksiran kurangan; daniv. Arahan Operasi Bilangan 8 Tahun 2000 mengenai surat memaklumkankedudukan cukai kepada pembayarnya bagi pembayaran balik lebihankredit.c. Selain daripada pekeliling dan arahan di atas, LHDN juga ada mengeluarkanbeberapa Arahan Pejabat dari tempoh tahun 1986 hingga 1994 mengenaipembayaran balik cukai yang terlebih dipungut. Antaranya ialah ArahanPejabat Bilangan 4 Tahun 1988 yang menghendaki Perintah Mahkamahdiperolehi jika lebihan cukai dipungut ingin diserahkan kepada individu yanglain. Manakala permohonan syarikat untuk menyerahkan lebihan pungutancukai kepada syarikat lain perlu mendapatkan resolusi Lembaga Syarikatberkenaan.d. LHDN juga telah menetapkan dalam piagam pelanggannya bahawapembayaran balik dibuat kepada pembayar cukai dalam tempoh 3 bulandaripada tarikh permohonan diterima dengan syarat semua maklumat yangberkaitan dikemukakan.Pada pandangan Audit, LHDN mempunyai undang-undang dan peraturanyang mencukupi yang membolehkannya menguruskan pembayaran balikdengan cekap dan teratur.464

36.4.1.3. Keperluan Kewangana. Sumber kewangan untuk membuat bayaran balik cukai yang terlebihdipungut adalah dipohon daripada Kementerian Kewangan berdasarkanfaktor seperti jumlah bayaran balik yang dibuat pada tahun yang lalu,kedudukan ekonomi negara dan bayaran balik bagi cukai yang melibatkandividen yang dituntut oleh individu, syarikat dan Badan-badan Berkanun.b. Peruntukan yang telah dipohon bagi tempoh tahun 2001 sehingga 2003adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 258PERUNTUKAN YANG DIPOHONBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNPERUNTUKAN DIPOHON(RM Juta)2001 1,562.262002 2,175.002003 3,500.00Semakan Audit mendapati jumlah tersebut tidak mengambil kira jumlahpembayaran balik yang sebenarnya perlu dibuat kepada syarikat bagilebihan cukai yang diterima melalui Sistem Taksiran Sendiri.Pada pandangan Audit, LHDN perlu memohon peruntukan yangmencukupi untuk membayar cukai yang terlebih dibuat oleh syarikat dibawah Sistem Taksiran Sendiri memandangkan anggaran cukai yang telahdibayar oleh syarikat biasanya adalah lebih tinggi daripada jumlah cukaisebenar.36.4.1.4. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. LHDN tidak memohon kakitangan khusus untuk menjalankan urusanpembayaran balik. Tugas ini dijalankan oleh kakitangan di CawanganPungutan yang juga menjalankan tugas lain seperti memberi perkhidmatandi kaunter, menguruskan pemindahan akaun, menyusul kes cukai tertunggakdan sebagainya. Bagaimanapun, LHDN ada menetapkan kakitangan bagiCawangan Pungutan. Permohonan perjawatan di semua CawanganPungutan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di Jadual259.b. Setiap pegawai dan kakitangan LHDN dikehendaki mengikuti latihan asasyang dikendalikan oleh Akademi Percukaian Negara. Antara perkara yang diliputi dalam latihan ini ialah pemahaman peruntukan Akta Cukai Pendapatan1967, isu percukaian semasa dan perakaunan hasil cukai pendapatan.Pada pandangan Audit, LHDN sepatutnya merancang latihan yang khususbagi pegawai yang menguruskan pembayaran balik agar urusan ini dapatdilaksanakan dengan lebih berkesan.465

JADUAL 259JAWATAN YANG DIPOHON DI SEMUA CAWANGAN PUNGUTANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003CAWANGAN TAHUN 2001 TAHUN 2002 TAHUN 2003Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur 760 707 812Pulau Pinang - 28 30Bukit Mertajam 22 29 32Ipoh 32 33 33Melaka 18 19 19Johor Bahru - 40 40Seremban 18 19 19Alor Setar - 12 13Kangar 6 8 8Kuantan 15 16 15Kota Bahru 14 15 16Kuala Terengganu 17 18 19Shah Alam 29 31 40Kota Kinabalu 230 227 191Kuching 128 127 12236.4.1.5. Prosedur KerjaLembaga Hasil Dalam Negeri telah menyediakan Manual Prosedur Kerja bagiCawangan Pungutan untuk menguruskan bayaran balik cukai yang terlebihdipungut selaras dengan peruntukan dalam Akta Cukai Pendapatan 1967 danpekeliling serta arahan yang dikeluarkan. Antara peraturan yang ditetapkanadalah seperti berikut :-i. Mendaftar setiap permohonan bayaran balik cukai yang terlebihdipungut;ii. Memasukkan permohonan dalam fail pungutan pembayar cukai yangberkenaan sebelum memprosesnya;iii. Mengemas kini akaun pembayar cukai dalam lejar dan membuatpelarasan yang perlu bagi memastikan cukai tahunan telah ditaksir danpembayar cukai tidak mempunyai baki cukai tertunggak;iv. Menyemak semula bagi memastikan bayaran balik adalah teratur olehpegawai yang diberi kuasa;v. Permohonan diluluskan oleh pegawai yang bertanggungjawab; danvi. Baucar bayaran disediakan oleh Unit Bayaran Balik dan cek dikeluarkanoleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia.Pada pandangan Audit, LHDN telah mempunyai proses kerja yang jelasuntuk membolehkan kakitangan di Cawangan Pungutan menguruskanpembayaran balik. Bagaimanapun, tiada tempoh masa yang ditetapkanuntuk setiap peringkat memproses permohonan.466

36.4.1.6. Mekanisme PemantauanLHDN tidak merancang satu mekanisme untuk memantau semua permohonanpembayaran balik yang diterima di peringkat Ibu Pejabat mahupun di peringkatnegeri. Memandangkan tiada rekod atau daftar yang diselenggara bagimemantau permohonan yang diterima di setiap Cawangan, jumlah kespermohonan pembayaran balik yang sebenar tidak dapat disahkan oleh pihakAudit.Pada pandangan Audit, LHDN mempunyai perancangan yang memuaskan darisegi penyediaan perundangan dan peraturan serta struktur organisasi yangjelas. Bagaimanapun, keperluan kewangan untuk membiayai bayaran balikcukai yang terlebih dipungut di bawah Sistem Taksiran Sendiri dan keperluanpegawai yang khusus untuk mengurus pembayaran balik perlu dikaji olehLHDN. Mekanisme pemantauan juga perlu diwujudkan untuk memantaukemajuan kerja di setiap peringkat.36.4.2. PELAKSANAAN36.4.2.1. Prestasi KeseluruhanBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, pembayaran balik berjumlah RM5,755.31juta telah dibayar kepada 243,851 pembayar cukai yang merangkumi individudan syarikat. Dari jumlah ini, 96.6% adalah bayaran yang dibuat melalui SistemTaksiran Dan Pungutan Bersepadu Bagi Kumpulan Bergaji (INTACTSG)manakala bakinya bagi bayaran penuh dan yang di bawah Sistem TaksiranSendiri (STS). Secara keseluruhannya, bilangan kes pembayaran balik yangdibuat bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 merupakan 1.3% hingga 2.8%daripada pembayar cukai yang berdaftar dengan LHDN bagi tempoh tersebut.Butiran pembayaran balik bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 260STATISTIK BAYARAN BALIK MENGIKUT KAEDAH BAYARAN CUKAIBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003KAEDAHBAYARAN CUKAIBILANGANKESBAYARAN BALIK MENGIKUT TAHUN2001 2002 2003AMAUN(RM Juta)BILANGANKESAMAUN(RM Juta)BILANGANKESAMAUN(RM Juta)INTACTSG 53,588 1,531.05 76,545 1,353.11 105,395 528.87STS Syarikat - - 276 295.82 7,426 2,012.50Bayaran Penuh 202 25.45 225 4.73 194 3.78JUMLAH 53,790 1,556.50 77,046 1,653.66 113,015 2,545.1536.4.2.2. Tempoh Masa Memproses Pembayaran Balika. Mengikut LHDN, setiap permohonan bayaran balik perlu diselesaikan dalamtempoh 3 bulan. Bagaimanapun, semakan Audit terhadap 3,655 kes di 15Cawangan Pungutan mendapati 35.7% hingga 75% daripadanya mengambilmasa melebihi 3 bulan untuk memproses permohonan yang diterimasehingga cek dikeluarkan. Sejumlah 1,774 kes (48.6 %) mengambil masa467

antara 3 hingga 12 bulan; 114 kes (3.1%) mengambil masa antara 1 hingga2 tahun manakala 22 kes atau 0.6% mengambil masa melebihi 2 tahun.Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-CAWANGANPUNGUTAN NEGERIJADUAL 261KELEWATAN DALAM MEMPROSESPERMOHONAN PEMBAYARAN BALIKBILANGAN KESKELEWATANMELEBIHI 3BULANPERATUSKELEWATAN( % )ANTARA3 - 12 BULANTEMPOH PROSESANTARA1 - 2 TAHUNMELEBIHI 2TAHUNMelaka 150 57.3 141 9 -Perlis 108 56.3 103 5 -K. Terengganu 118 59.6 114 4 -Ipoh 211 60.6 183 21 7Kuantan 67 47.9 63 3 1P. Pinang 83 41.5 76 7 -B. Mertajam 145 74.0 129 16 -Shah Alam 71 35.7 68 3 -Kota Bahru 80 41.2 73 7 -Johor Bahru 126 36.4 116 6 4Seremban 95 49.2 92 2 1Alor Setar 87 44.8 72 10 5Jalan Duta 156 41.4 148 7 1Kuching 267 75.0 256 11 -K.Kinabalu 146 56.2 140 3 3JUMLAH 1,910 52.3 1,774 114 22b. Semakan Audit selanjutnya mendapati antara faktor yang menyebabkankelewatan tersebut adalah :-i. Masa yang lama diambil di peringkat Cawangan Pungutan Negeri untukmeluluskan permohonan. Dari 3,655 kes yang diperiksa, sebanyak57.4% mengambil masa sehingga 3 bulan, 36.9% antara 3 bulan hingga1 tahun, 4.9% antara 1 hingga 2 tahun manakala 0.8% melebihi tempoh2 tahun;ii. Daftar Permohonan Bayaran Balik Cukai tidak diselenggarakan bagitujuan merekod dan mengawal permohonan bayaran balik;iii. Permohonan daripada pembayar cukai yang diterima oleh Ibu PejabatLHDN Kuala Lumpur lewat dihantar ke Cawangan untuk diprosessehingga melebihi 6 bulan;iv. Laporan Bayaran Balik Bagi Cukai Yang Melibatkan Dividen yangdikeluarkan oleh Jabatan Teknologi Maklumat lewat dihantar keCawangan Pungutan Negeri untuk diproses;v. Maklumat tambahan perlu diminta daripada pembayar cukai ataumajikan;vi. Bilangan kakitangan tidak mencukupi bagi melaksanakan beban kerjayang ada kerana permohonan bayaran balik yang bertambah darisetahun ke setahun;468

vii. Sasaran kerja bagi menyelesaikan kes permohonan bayaran balik tidakditetapkan mengikut Cawangan. Kakitangan di Cawangan jugamenjalankan tugas lain di bawah Cawangan Pungutan;viii. Proses menyemak dan mengemas kini lejar pembayar cukai mengambilmasa yang panjang sebelum permohonan bayaran balik diluluskankerana data yang dipindahkan dari sistem lama ke sistem baru adalahtidak tepat. Oleh itu, penyesuaian dan pengimbangan akaun perludilakukan;ix. Sebelum sesuatu permohonan pembayaran balik boleh diluluskan, ianyaperlu mendapat pengesahan daripada Bahagian Penaksiran berkaitandengan kedudukan cukai pembayar cukai. Bagaimanapun bagikebanyakan kes, adalah didapati Bahagian tersebut lewat mengeluarkansurat pengesahan;x. Permohonan yang diterima tidak dikaji terlebih dahulu bagi memastikansama ada pembayar cukai layak diberi bayaran balik sebelum mencarifail pungutannya. Jika pengesahan dibuat terlebih dahulu, masa dapatdijimatkan untuk mencari fail dan memproses permohonannya; danxi. Pembantu Am Rendah membuat keputusan untuk mencari danmengedar fail pungutan mengikut kesesuaiannya dan tidak mengikutpermohonan yang diterima terlebih dahulu.Pada pandangan Audit, bagi membolehkan permohonan pembayaran balikdiproses dalam tempoh 3 bulan seperti mana yang ditetapkan, LHDN perlumenetapkan tempoh masa bagi setiap peringkat pemprosesan iaitu daripermohonan diterima sehingga penyediaan baucar bayaran.36.4.2.3 Bayaran Balik Bagi Cukai Yang Melibatkan Dividen SyarikatDi bawah Sistem Taksiran Sendiri, Jabatan Pengurusan Hasil akanmengemukakan senarai permohonan bayaran balik bagi cukai yang melibatkandividen syarikat kepada Cawangan Syarikat Kuala Lumpur. Cawangan ini perlumenjalankan pemeriksaan sebelum permohonan diluluskan. Semakan Auditmendapati sehingga bulan April 2004, masih ada 2,285 permohonan yangditerima bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 melibatkan pembayaran balikberjumlah RM841.56 juta masih belum diluluskan. Mengikut CawanganSyarikat, antara sebab berlakunya kelewatan ini adalah seperti berikut :-a. Hampir 60% dari Pegawai Penaksir yang baru ditempatkan di CawanganSyarikat masih belum mahir bagi mengendalikan kes pembayaran balikmelalui sistem komputer;b. Pegawai yang menjalankan pemeriksaan dan meluluskan permohonanpembayaran balik tidak dapat menumpukan masa sepenuhnya sebab perlumengambil tindakan terhadap kes tunggakan/rayuan yang memerlukantindakan segera. Bagi mengatasi masalah ini, Pasukan Khas yangdianggotai oleh 8 Pegawai Penaksir telah ditubuhkan untuk menyelesaikankes pembayaran balik secara sepenuh masa;469

c. Ketua Kumpulan tidak boleh memberi tumpuan sepenuhnya terhadap urusanmeluluskan kes pembayaran balik kerana perlu juga menjalankan tugas lain.Bagi mengatasi masalah ini, Ketua Kumpulan dari cawangan lain ditugaskanuntuk membantu menyemak dan meluluskan pembayaran balik yangberjumlah RM500,001 hingga RM10 juta; dand. Ketua Kumpulan lewat mengagihkan semula fail apabila berlaku pertukaranpegawai kerana beliau perlu meneliti untuk memastikan sama ada kes yangdiagihkan adalah sesuai untuk pegawai baru yang belum mahir bagimengendalikan kes syarikat yang rumit.Pada pandangan Audit, memandangkan meningkatnya kes pembayaranbalik, pihak LHDN perlu mengenal pasti bilangan kakitangan yangdiperlukan khusus untuk menguruskan kes tersebut.36.4.2.4. Keperluan Kewangana. Semakan Audit mendapati kecuali tahun 2002, keseluruhan peruntukan bagitahun 2001 dan tahun 2003 yang diluluskan telah lebih dibelanjakan sepertiditunjukkan di jadual berikut :-JADUAL 262PERUNTUKAN DILULUSKAN DAN PERBELANJAANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PERUNTUKANPERBELANJAANPERATUSANTAHUNDILULUSKANPERBELANJAAN(RM Juta)(RM Juta)(%)2001 1,551.46 1,556.50 100.3%2002 2,175.00 1,623.66 74.7%2003 2,532.50 2,533.16 100.1%b. Seperti mana yang dinyatakan di perenggan 36.4.1.3.(b), peruntukankewangan yang dipohon oleh LHDN tidak mengambil kira jumlahpembayaran balik sepenuhnya yang perlu dibuat bagi cukai yang terlebihdipungut melalui Sistem Taksiran Sendiri. Ini menyebabkan peruntukan bagitahun 2003 tidak mencukupi untuk menampung 862 baucar bayaran yangmelibatkan pembayaran balik berjumlah RM5.40 juta. Baucar tersebut telahdikembalikan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) kepadaLHDN dan telah diberi arahan untuk menahan pembayaran ini.Pengembalian baucar oleh JANM ini telah menyebabkan berlakunyakelewatan pembayaran balik walaupun permohonan ini telah diterima diantara bulan Julai 2001 hingga bulan Oktober 2003. Butirannya adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 263BAUCAR BAYARAN DIKEMBALIKAN OLEHJABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIACAWANGANSISTEM TAKSIRAN SENDIRISISTEM INTACTSGBilangan (RM Juta) Bilangan (RM Juta)Semenanjung 71 1.71 108 0.24Kuching/Miri 4 0.04 155 0.61Kota Kinabalu 12 1.09 512 1.71JUMLAH 87 2.84 775 2.56470

c. Semakan Audit selanjutnya mendapati bagi tempoh tahun 2001 hingga2003, sejumlah RM7,655.45 juta juga harus dibayar balik kepada syarikat.Jumlah ini adalah bayaran balik yang perlu dibuat kepada syarikatberkenaan kerana anggaran cukai mereka yang dibayar melalui SistemTaksiran Sendiri biasanya melebihi cukai sebenar. Bagaimanapun sehinggakini, bayaran balik masih belum dibuat kerana jumlah tersebut tidak diambilkira semasa mengemukakan permohonan peruntukan kewangan. Berikutadalah jumlah cukai yang perlu dibayar balik kepada syarikat untuk tempohtahun 2001 hingga 2003 :-JADUAL 264JUMLAH CUKAI TERLEBIH BAYAR OLEH SYARIKATBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNBILANGAN KESJUMLAH(RM Juta)2001 32,876 3,241.022002 38,069 3,261.312003 17,203 1,153.12JUMLAH 88,148 7,655.45Pada pandangan Audit, peruntukan yang dipohon daripadaPerbendaharaan Malaysia adalah tidak mencukupi untuk membuat bayaranbalik kerana di bawah Sistem Taksiran Sendiri jumlah anggaran cukai yangterlebih dibuat adalah tinggi dan meningkat setiap tahun. LHDN perlumengkaji balik keperluan kewangannya kerana pembayar cukai berhakmendapat balik jumlah yang terlebih dibayar.36.4.2.5. Guna Tenaga Dan Latihana. Seperti mana yang dinyatakan di perenggan 36.4.1.4., LHDN tidakmenetapkan pegawai yang khusus untuk membuat pembayaran balik diperingkat Ibu Pejabat dan Negeri. Tugas ini dijalankan oleh kakitangan diCawangan Pungutan. Semakan Audit mendapati beberapa CawanganPungutan Negeri terutamanya Cawangan Negeri Sabah mengalamikekurangan kakitangan kerana tidak semua jawatan telah diisi. SemakanAudit juga mendapati beberapa Cawangan telah mengambil kakitangansambilan untuk mengatasi kekosongan ini. Kedudukan perjawatan adalahseperti di Jadual 265.b. Semakan Audit mendapati semua pegawai di Cawangan Pungutan telahmenghadiri latihan asas yang dikendalikan oleh Akademi Percukaian Negaraseperti mana yang rancang. Bagaimanapun, tiada latihan yang khususdiberi kepada kakitangan yang mengendalikan kes pembayaran balik.Sebaliknya mereka hanya diberi latihan on the job dari semasa ke semasa.Pegawai yang ditempatkan bagi mengendalikan kes pembayaran balik perludiberi latihan untuk memahami transaksi kemasukan dan pelarasan dalamlejar pembayar cukai agar bayaran balik cukai yang terlebih dipungut dapatdibuat dengan cepat dan tepat.471

JADUAL 265KEDUDUKAN PERJAWATAN DI CAWANGAN PUNGUTAN NEGERITAHUNCAWANGAN PUNGUTAN2001 2002 2003LULUS DIISI LULUS DIISI LULUS DIISIWilayah Persekutuan Kuala Lumpur 760 703 707 796 812 685Kota Kinabalu 230 200 227 187 191 153Kuching 128 120 127 121 122 113Pulau Pinang - - 28 29 30 28Bukit Mertajam 22 27 29 30 32 31Shah Alam 29 28 31 45 40 34Johor Bahru - - 40 39 40 39Ipoh 32 32 33 32 33 31Alor Setar - - 12 12 13 16Seremban 18 18 19 18 19 18Kota Bharu 14 14 15 16 16 15Kuala Terengganu 17 17 18 18 19 17Melaka 18 18 19 18 19 16Kuantan 15 15 16 14 15 13Kangar 6 6 8 6 8 6JUMLAH 1,289 1,198 1,329 1,381 1,409 1,215Pada pandangan Audit, kekurangan kakitangan di Cawangan Pungutandan tiada pegawai yang khusus untuk menguruskan pembayaran balikmenyebabkan kelewatan dalam membuat pembayaran balik. Di sampingitu, pegawai yang ditempatkan untuk mengurus pembayaran balik perludiberi latihan yang berkaitan dengan tugasnya agar hasil kerjanya lebihcekap dan berkesan.36.4.3. PEMANTAUANPemantauan yang rapi dan berterusan perlu dilaksanakan terhadap bayaran balikcukai yang terlebih dipungut untuk memastikan bahawa ia dilaksanakan dalamtempoh 3 bulan seperti mana yang ditetapkan dalam piagam pelanggan.Pengauditan yang dilaksanakan menunjukkan mesyuarat bulanan telah diadakan disetiap Cawangan Pungutan. Bagaimanapun, isu mengenai pembayaran balik tidakdimasukkan dalam butiran agenda untuk perbincangan secara tetap. Ibu PejabatLHDN perlu meminta semua Cawangan menyediakan laporan yang menunjukkankes permohonan yang diterima, selesai, belum selesai dan kes yang melebihi 3bulan serta menyusuli kes yang telah melebihi 3 bulan. Pemantauan melaluikomputer harus diperkenalkan memandangkan kes pembayaran balik semakinbertambah. Sistem komputer yang akan diperkenalkan harus dilaksanakan secaraon-line dengan Ibu Pejabat LHDN supaya ia mendapat gambaran yang tepat dansegera berhubung dengan kes pembayaran balik yang belum selesai.Pada pandangan Audit, pihak LHDN perlu mengadakan satu mekanismepemantauan yang lebih sempurna bagi menentukan semua permohonandiuruskan dengan teratur serta kemajuan kerja dibincang dalam mesyuaratbulanan. Cawangan perlu mengemukakan laporan kemajuan kerja kepada IbuPejabat dan tindakan susulan yang sewajarnya diambil oleh pihakpengurusan.472

36.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, LHDN telah merancang pengurusan pembayaran balik dengan baik.Bagaimanapun, LHDN perlu mempertingkatkan dari segi pelaksanaannya.Sehubungan itu, LHDN perlu menempatkan pegawai yang khusus untuk menguruspembayaran balik serta mendaftar permohonan yang diterima agar kemajuan sesuatukes dapat dipantau. Selain itu, LHDN juga perlu mengkaji keperluan kewangan yangsebenar untuk membiayai jumlah yang perlu dibayar balik bagi cukai yang terlebihdipungut di bawah Sistem Taksiran Sendiri dan bagi cukai yang melibatkan bayarandividen agar Perbendaharaan Malaysia dapat meluluskan peruntukan yang sebenar.473

KEMENTERIAN KERJA RAYA37. PENYENGGARAAN JAMBATAN DI LALUAN PERSEKUTUANSEMENANJUNG MALAYSIA37.1. LATAR BELAKANG37.1.1. Jabatan Kerja Raya (JKR) diberikan mandat di bawah Akta JalanPersekutuan 1959 untuk melaksanakan pengurusan jalan dan juga jambatanPersekutuan kecuali yang di bawah pengawasan Syarikat Konsesi LebuhrayaBertol. Adalah menjadi dasar Kerajaan untuk menyediakan sistem rangkaian jalandan jambatan yang sentiasa selamat serta mampu beroperasi sepanjang hayatrekabentuknya bagi menjamin perjalanan yang selesa untuk pengguna jalan raya.Cawangan Jalan, Ibu Pejabat JKR adalah bertanggungjawab menjalankan kerjabaik pulih dan penyenggaraan semua komponen jambatan di SemenanjungMalaysia kecuali kerja penyenggaraan rutin. JKR Negeri Sabah, Sarawak danWilayah Persekutuan Labuan adalah bertanggungjawab sepenuhnya terhadappengurusan jambatan di negeri masing-masing.37.1.2. Sehingga akhir tahun 2003, terdapat 7,195 jambatan di SemenanjungMalaysia dari berbagai jenis seperti pipe culvert, box culvert dan cantilever yangdibina dari pelbagai jenis bahan seperti konkrit, besi keluli, masonry dan kayu.37.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan bagi menentukan sama ada pengurusan aktivitipenyenggaraan jambatan telah dirancang dan dilaksanakan dengan cekap serta teraturbagi mencapai objektif yang ditetapkan.37.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan telah dijalankan di Cawangan Jalan, Ibu Pejabat JKR dan JKR Negeri/Daerah di Selangor, Perak, Pahang dan Johor. Semakan telah dibuat terhadap rekod,fail dan dokumen berkaitan aktiviti penyenggaraan yang berkaitan bagi tempoh tahun2001 hingga 2003. Lawatan ke 66 lokasi jambatan juga telah dibuat bagi penyemakankerja pembaikan/penyenggaraan.37.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dilaksanakan meliputi keseluruhan aspek perancangan, pelaksanaandan pemantauan yang telah dilakukan oleh Jabatan Kerja Raya bagi tujuanpenyenggaraan jambatan Persekutuan melalui kaedah yang telah ditetapkan. Berikutadalah perkara yang ditemui hasil daripada pengauditan yang dijalankan antara bulanApril hingga bulan Disember 2003 :-474

37.4.1. PERANCANGAN37.4.1.1. Struktur Organisasi Dan Perjawatana. Peringkat Ibu PejabatDi peringkat Ibu Pejabat, Unit Jambatan diwujudkan di bawah pengawasanPengarah Cawangan Jalan bagi penyelarasan aktiviti berkaitan reka bentuk,pembinaan, penggantian, rehabilitasi dan penyenggaraan jambatan di laluanPersekutuan bagi Semenanjung Malaysia. Sebelum penyusunan semulastruktur organisasi Cawangan Jalan, Unit Jambatan terbahagi kepada 2 seksyenutama iaitu Seksyen Reka Bentuk dan Seksyen Baik Pulih. Seksyen Baik Pulihadalah terlibat secara langsung dengan penyenggaraan jambatan. Unit inidiketuai oleh Jurutera Gred J54 yang dibantu oleh 2 Jurutera Gred J48 yangmasing-masing mengetuai Seksyen Reka Bentuk Zon Tengah/Utara danSeksyen Reka Bentuk Zon Selatan/Timur. Fungsi Unit Jambatan adalah untuk :-i. Menyediakan reka bentuk struktur jambatan yang selamat, bermutu tinggidan berekonomi untuk memenuhi keperluan infrastruktur asas jalan;ii. Memastikan struktur jambatan di laluan Persekutuan disenggara ke tahapasalnya supaya sentiasa berada dalam keadaan selamat dan selesa disamping memastikan bahawa pemeriksaan dan baik pulih jambatandilaksanakan setiap tahun;iii. Mengukuhkan dan melebarkan jambatan supaya berupaya menanggungbeban tinggi serta menampung aliran trafik semasa; daniv. Memberi khidmat nasihat teknikal kepada semua unit di Cawangan Jalandan lain-lain agensi Kerajaan.Struktur organisasi Unit Jambatan adalah ditunjukkan dalam Carta 47.b. Peringkat NegeriJabatan Kerja Raya Negeri yang diketuai oleh seorang Pengarah Gred UtamaC/J54 adalah bertanggungjawab memantau aktiviti penyenggaraan jambatanyang dijalankan oleh JKR Daerah. Pemantauan ini dibuat melalui BahagianJalan, JKR Negeri. Bahagian ini diketuai oleh Ketua Penolong Pengarah JalanGred J48 manakala JKR Daerah pula diketuai oleh seorang Jurutera Gred J41yang bertanggungjawab terus kepada Ketua Penolong Pengarah Jalan. Strukturorganisasi JKR Negeri Johor disertakan sebagai contoh seperti di Carta 48.Pada pandangan Audit, struktur organisasi yang jelas telah diwujudkan diperingkat Ibu Pejabat dan Negeri bagi membolehkan aktivitipenyenggaraan jambatan dibuat dengan teratur.475

CARTA 47STRUKTUR ORGANISASI UNIT JAMBATAN IBU PEJABATJABATAN KERJA RAYAJURUTERA PENGUASA KANAN (J54)PEMBANTU TADBIRKESETIAUSAHAAN (N17)REKA BENTUK AREKA BENTUK BPENTADBIRANBAIK PULIHJURUTERA PENGUASA KANAN (J48)JURUTERA PENGUASA KANAN (J48)ZON TIMURZON SELATANZON UTARAZON TENGAHZON UTARA & TENGAHZON TIMUR &SELATANJURUTERA AWAM J41(3 JAWATAN)JURUTERA AWAM J41(3 JAWATAN)JURUTERA AWAM J41(2 JAWATAN)JURUTERA AWAM J41(3 JAWATAN)JURUTERA AWAM J41(1 JAWATAN)JURUTERA AWAM J41(1 JAWATAN)KUMPULAN SOKONGANKUMPULAN SOKONGANKUMPULAN SOKONGANPEMBANTU TEKNIK J36(1 JAWATAN)JURUTEKNIK J29(2 JAWATAN)JURUTEKNIK J17(3 JAWATAN)PEMBANTU TEKNIK J36(1 JAWATAN)JURUTEKNIK J17(1 JAWATAN)PELUKIS PELAN J17(2 JAWATAN)KUMPULAN SOKONGANPEMBANTU TADBIR N17(1 JAWATAN)PEMBANTU TADBIR N13(1 JAWATAN)PEMB. AM RENDAH N1(1 JAWATAN)PEMBANTU TEKNIK J36(1 JAWATAN)JURUTEKNIK J22(1 JAWATAN)PELUKIS PELAN J17(1 JAWATAN)PEMANDU R1(1 JAWATAN)CARTA 48STRUKTUR ORGANISASI JABATAN KERJA RAYA NEGERI JOHORPENGARAH JKR JOHORJUSA CTIMBALAN PENGARAHJ54PERANCANGANUNIT KHASPULAREKKEJ. ELEKTRIKKEJ. MEKANIKALKEW. & STORJALANBANGUNANARKITEKUKUR BAHANPEN. PENGARAHJ48JURUTERA KERJAKANAN J48PEN. PENGARAHJ48PEN. PENGARAHJ48PEGAWAI TADBIRN48PEN. PENGARAHJ48PEN. PENGARAHJ48PEN. PENGARAHJ48PEN. PENGARAHJ48JKR (D)MUARJKR (D)BATU PAHATJKR (D)KOTA TINGGIJKR (D)JOHOR BAHRUJKR (D)SEGAMATJKR (D)MERSINGJKR (D)KLUANGJKR (D)PONTIANJURUTERADAERAHJ41JURUTERADAERAHJ41JURUTERADAERAHJ41JURUTERADAERAHJ41JURUTERADAERAHJ41JURUTERADAERAHJ41JURUTERADAERAHJ41JURUTERADAERAHJ41476

37.4.1.2. Prosedur PenyenggaraanSemua peraturan dan prosedur berhubung dengan proses kerja untukpenyenggaraan jambatan ditetapkan dalam Manual Pemeriksaan TahunanJambatan (Annual Bridge Inspection Manual) yang dikeluarkan oleh UnitJambatan, Cawangan Jalan pada bulan Ogos 1996 dan dikemas kini pada bulanApril 2001 serta bulan Oktober 2003. Berikut adalah antara peraturan yangperlu diikuti dalam pengurusan penyenggaraan jambatan :-a. Penyenggaraan Daftar Inventori Jambatani. Jabatan Kerja Raya ada mewujudkan satu sistem inventori jambatanyang dipanggil Sistem JKR-BMS untuk merekodkan senarai lengkapbutiran terperinci jambatan yang terdapat di laluan PersekutuanSemenanjung Malaysia. Sistem ini diperkenalkan mulai tahun 1986semasa Kajian Beban Gandar Kebangsaan dijalankan di negara ini.Maklumat yang diperolehi daripada JKR Daerah akan disahkankesahihannya sebelum dimasukkan ke dalam sistem itu.ii. Kad inventori perlu disediakan bagi setiap jambatan. Antara maklumatyang perlu dimasukkan dalam kad ini ialah ukuran dimensi jambatan;lakaran keratan; gambar jambatan; tahun dibina; kos pembinaan; jenisjambatan dan penyenggaraan yang telah dijalankan. Sesalinan kadinventori ini wajib dihantar ke Unit Jambatan Ibu Pejabat untukdikemaskinikan butiran jambatan ke dalam pangkalan data Sistem JKR-BMS. Data yang telah dikumpulkan akan diguna oleh JKR bagimerancang dan melaksanakan program penyenggaraan, baik pulih, naiktaraf atau penggantian mengikut tahap keadaan setiap komponenjambatan yang diperiksa. Maklumat asas inventori ini diperolehi setelahPemeriksaan Inventori dijalankan oleh JKR Daerah sebaik sahaja setiapjambatan selesai dibina/dibaik pulih/dinaik taraf/diganti.b. Jenis PemeriksaanSelain daripada Pemeriksaan Inventori yang bertujuan untuk menyediakanDaftar Inventori Jambatan, pemeriksaan berikut perlu dijalankan :-i. Pemeriksaan RutinPemeriksaan secara visual ini hendaklah dilakukan ke atas setiap jambatansekali dalam tempoh satu tahun. Ia bertujuan memberi penilaian terhadapkeadaan struktur jambatan melalui pemeriksaan komponen utama jambatanseperti beam/girder; deck slab; pier; abutmen; bearing; drain pipe; parapet;expansion joint; slope protection dan culvert. Di bawah kaedah ini, penilaiankomponen jambatan ditetapkan mengikut tahap 1 hingga 5 seperti di Jadual266. Setelah Pemeriksaan Rutin selesai dijalankan oleh JKR Daerah, borangPemeriksaan Rutin perlu dilengkapkan bagi setiap jambatan dandikemukakan kepada Unit Jambatan Ibu Pejabat.477

JADUAL 266TAHAP PENILAIAN STRUKTUR JAMBATANMENGIKUT PEMERIKSAAN RUTINTAHAPPENILAIANTAFSIRAN KEROSAKAN1 Tiada kerosakan ditemui dan penyenggaraan tidak diperlukan2 Kerosakan kecil ditemui dan dicatatkan untuk pemerhatian3 Kerosakan kritikal ditemui dan memerlukan kerja penyenggaraan rutin45Kerosakan kritikal ditemui dan memerlukan kerja pembaikan atau pemeriksaan terperinci untukmenentukan sama ada kerja baik pulih perlu dilaksanakanKerosakan besar dan kritikal ditemui yang berkemungkinan membahayakan keselamatan lalu lintas.Memerlukan kerja kecemasan dilakukan dengan segera atau kerja baik pulih dilaksanakan serta mertasebaik sahaja papan tanda menghadkan beban kenderaan (load limitation traffic sign) disediakanii. Pemeriksaan PengesahanBerdasarkan kepada Borang Pemeriksaan Rutin yang diterima, UnitJambatan Ibu Pejabat akan menentukan sama ada PemeriksaanPengesahan perlu dijalankan terhadap komponen jambatan terutamanyayang berada pada tahap penilaian 4 dan 5. Selepas pemeriksaandijalankan, pasukan berkenaan akan mengesyorkan langkah pembaikanseperti di jadual berikut :-JADUAL 267JENIS KEROSAKAN JAMBATAN DANTINDAKAN YANG DISYORKANJENIS KEROSAKANKerosakan Kecil (Minor Damage)Kerosakan Besar (Severe Damage)Beyond Economic RepairTINDAKAN YANG DISYORKANMelaksanakan kerja penyenggaraan rutinPemeriksaan terperinci dan kerja baik pulihCadangan penggantianiii. Pemeriksaan TerperinciPemeriksaan Terperinci adalah lanjutan kepada Pemeriksaan Rutin danPemeriksaan Pengesahan. Pemeriksaan dijalankan oleh Jurutera dari UnitJambatan Kuala Lumpur setelah Pemeriksaan Pengesahan mengenal pastikerosakan yang berlaku adalah sangat kritikal dan memerlukan kerja naiktaraf atau baik pulih. Pemeriksaan Terperinci dibuat terhadapkecacatan/kerosakan pada struktur jambatan termasuk pengambilan danpengujian terhadap sampel bahan yang cacat bagi menentukan punca dantahap kerosakannya. Berdasarkan hasil pemeriksaan, perakuan dibuat olehpasukan berkenaan tentang kaedah/cara baik pulih/naik taraf yang sesuaidilaksanakan.c. Proses kerja bagi menguruskan pelbagai jenis pemeriksaan tahunanjambatan dari peringkat Pemeriksaan Inventori hingga ke peringkatpenyediaan program baik pulih/penggantian adalah seperti di carta berikut :-478

CARTA 49PROSEDUR PENYENGGARAAN JAMBATAN OLEH JABATAN KERJA RAYAPemeriksaanInventoriJDTidakAda DalamInventori?UJYaPemeriksaanRutinJDKemukakanLaporan KeUJJNSenggaraJDKerosakanKecilPemeriksaanPengesahanKerosakanBesarPemeriksaanTerperinciJDUJTidak EkonomiDibaikiCadanganPenggantianUJCadanganBaik PulihUJKemukakanReka BentukKe JNUJKemukakanReka BentukKe JNUJPenggantian JN Baik Pulih JNNota :Kemukakan LaporanAs-BuiltKe UJJNKemukakan LaporanAs-BuiltKe UJJNJD - Jurutera DaerahUJ - Unit JambatanJN - Jurutera NegeriKemas KiniSistemJKR BMSUJKemas KiniSistemJKR BMSUJd. Keperluan PeralatanManual Pemeriksaan Tahunan Jambatan menyenaraikan peralatanpemeriksaan merangkumi peralatan mengukur, peralatan untuk catatan danrakaman, peralatan keselamatan dan peralatan capaian untuk digunakan olehpasukan pemeriksa jambatan. Contoh senarai peralatan adalah seperti di jadualberikut :-479

JADUAL 268SENARAI PERALATAN PEMERIKSAAN YANGDISYORKAN DALAM MANUAL PEMERIKSAAN TAHUNAN JAMBATANTUJUAN PERALATANMengukurMerakamKeselamatanCapaian (Access)ALAT DIPERLUKANMeasuring Tape, Plum Bob, Vernier Calipers, Crack Scale, Deep Sounding Apparatus, SpiritLevels, Ranging RodsKameraJaket Keselamatan Lutsinar, Topi Keselamatan, But Keselamatan, Life Jacket, Papan TandaTrafik Dan Kun, Tali Pinggang Keselamatan Dan GogglesTangga, Binoculars, Bot, Tapping Hammer, Chisel Dan Electric Drill, Flash Lights Dan Ropes& Harness37.4.1.3. Program Penyenggaraan Tahunana. Manual Pemeriksaan Tahunan Jambatan menetapkan bahawa UnitJambatan Ibu Pejabat perlu menyediakan Program Kerja TahunanPenyenggaraan Jambatan berdasarkan kepada hasil PemeriksaanPengesahan yang telah dijalankan. Semakan Audit mendapati UnitJambatan Ibu Pejabat telah menyediakan Jadual Pemeriksaan TahunanJambatan. Antara maklumat yang perlu dinyatakan dalam jadual tersebutialah lokasi jambatan, jenis kerosakan dan tindakan yang diambil.Bagaimanapun, semakan Audit mendapati ruangan “Tindakan Yang Diambil”di jadual itu tidak diisi. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat menentukanperancangan penyenggaraan.b. Kaedah yang digunakan untuk memilih kontraktor bagi melaksanakan kerjapenyenggaraan adalah berpandukan kepada peraturan kewangan sedia adaiaitu sebut harga dipanggil bagi kerja kurang daripada RM200,000 dantender akan dipelawa bagi kerja yang bernilai lebih daripada jumlahtersebut. Bagi jambatan yang perlu dibina/ganti kerana tidak ekonomi dibaiki,peruntukan pembangunan akan dipohon melalui Rancangan Malaysia yangberkenaan.Pada pandangan Audit, Unit Jambatan Ibu Pejabat perlu menyediakanJadual Pemeriksaan Tahunan Jambatan dengan lebih lengkap. Ia perlujuga menetapkan anggaran kos dan tempoh kerja penyenggaraanjambatan.37.4.1.4. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Perjawatan Unit JambatanMengikut cadangan penyusunan semula struktur organisasi Jabatan KerjaRaya yang dibuat pada tahun 2000, Unit Jambatan telah memohon 8jawatan sebagai tambahan kepada 36 jawatan yang sedia ada. Jawatanyang dipohon itu antara lainnya adalah terdiri daripada Jurutera, PembantuTeknik dan Juruteknik. Bagaimanapun, adalah didapati tiada jawatantambahan diminta untuk Seksyen Baik Pulih yang bertanggungjawabterhadap penyenggaraan jambatan. Ketika itu, Seksyen Baik Pulihmempunyai 6 jawatan terdiri daripada 2 Jurutera Awam Gred J41, 1Pembantu Teknik Gred J36, 1 Juruteknik Gred J22, 1 Pelukis Pelan GredJ17 dan 1 Pemandu Gred R1.480

. Perjawatan JKR Negeri/DaerahBagi setiap negeri/daerah, bilangan jawatan yang diwujudkan adalahberdasarkan saiz negeri dan bilangan daerah yang ada di negeri berkenaan.Di JKR Daerah, kakitangan yang menjalankan kerja penyenggaraan terdiridari Pembantu Teknik dan Juruteknik. Kakitangan yang sama juga adalahditugaskan dengan pelbagai kerja lain yang bersangkut paut dengan jalanseperti kerja pembinaan longkang dan bahu jalan. Kedudukan perjawatanyang diperlukan di JKR Daerah di seluruh Semenanjung tidak dapatditentukan kerana maklumat mengenainya tidak dapat diperolehi.c. LatihanManual Pemeriksaan Tahunan Jambatan telah menetapkan bahawapemeriksaan jambatan perlu dijalankan oleh kakitangan yang kompeten danpeka kepada selok belok pemeriksaan yang baik. Sehubungan itu,kakitangan terlibat dimestikan menghadiri sesi kursus/latihan berhubungdengan pemeriksaan dan baik pulih jambatan yang dianjurkan oleh UnitJambatan Ibu Pejabat. Perbincangan yang diadakan dengan pegawai yangterlibat secara langsung dengan pengurusan aktiviti penyenggaraanmenunjukkan bahawa penganjuran sesuatu kursus/mesyuarat bagi sesuatutahun tidak dirancang terlebih dahulu pada tahun sebelumnya tetapidirancang dan dilaksanakan serentak pada tahun yang sama.Pada pandangan Audit, perancangan latihan perlu dibuat pada tahunsebelumnya bagi membolehkan ia dilaksanakan dengan lancar dan teratur.37.4.1.5. Keperluan KewanganJKR tidak menentukan keperluan kewangan sebenar bagi penyenggaraanjambatan. Peruntukan yang dipohon adalah berdasarkan kepada jumlahperuntukan yang diperolehi pada tahun sebelumnya dan bukan berdasarkankepada unjuran penyenggaraan jambatan yang dirancang. Bagi tempoh tahun2001 hingga 2003, adalah diperhatikan JKR hanya memohon peruntukan RM3juta setiap tahun untuk menyenggarakan jambatan. Pihak Audit tidak dapatmenentukan asas yang digunakan untuk menetapkan jumlah ini.37.4.1.6. Mekanisme Pemantauana. Semua JKR Negeri dikehendaki mengemukakan borang Pemeriksaan RutinJambatan ke Unit Jambatan Ibu Pejabat mengikut tempoh yang ditetapkanoleh Unit berkenaan.b. Mesyuarat Penolong Pengarah Jalan perlu diadakan 2 kali setahun bagimembincangkan masalah yang berbangkit mengenai projek jalan danjambatan.c. Setiap JKR Negeri dikehendaki mengumpulkan laporan prestasiperbelanjaan daripada semua daerah di bawah pengawasannya danmengemukakannya kepada Unit Jambatan Ibu Pejabat 2 kali setiap bulan.481

d. Mesyuarat Pengurusan di antara JKR Negeri dan Daerah perlu diadakan 4kali setahun bagi membincangkan berbagai masalah yang berbangkitberkaitan jalan termasuk jambatan.Pada pandangan Audit secara keseluruhannya, pihak Jabatan Kerja Rayahendaklah merancang kerja penyenggaraan dengan memberi penekananterhadap keperluan guna tenaga yang mencukupi serta penyediaanProgram Kerja Tahunan Penyenggaraan Jambatan. Di samping itukeperluan kewangan yang mencukupi juga harus diambil kira bagimempastikan penyenggaraan dapat dilaksanakan sepenuhnya.37.4.2. PELAKSANAAN37.4.2.1. Prestasi Keseluruhana. Pemeriksaan RutinMengikut rekod di Unit Jambatan Ibu Pejabat, pada puratanya PemeriksaanRutin hanya dijalankan antara 30.5% hingga 42.3% daripada jambatan yang adadi seluruh Semenanjung Malaysia bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 sepertidi jadual berikut :-JADUAL 269KEDUDUKAN PEMERIKSAAN RUTIN MENGIKUT NEGERIBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNBIL. PEMERIKSAANSELANGORPAHANGJOHORPERAKKEDAHTERENGGANUKELANTANNEGERIPERLISMELAKAPULAU PINANGNEGERISEMBILANGRIK JRTBKETENGAHW. P. LABUANJUMLAHSepatut 373 1,531 858 1,313 597 773 436 42 157 351 463 26 7 - 6,9272001Sebenar 218 522 278 161 68 232 160 4 93 278 95 - 7 - 2,116Peratus (%) 58.4 34.1 32.4 12.3 11.4 30.0 36.7 9.5 59.2 79.2 20.5 - 100 - 30.5Sepatut 386 1,607 863 1,380 616 821 435 45 168 357 460 26 7 - 7,1712002Sebenar 175 705 289 347 102 179 203 4 82 241 104 - 7 - 2,438Peratus (%) 45.3 43.9 33.5 25.1 16.6 21.8 46.7 8.9 48.8 67.5 22.6 - 100 - 34.0Sepatut 386 1,613 863 1,398 616 821 435 45 168 357 460 26 7 - 7,1952003Sebenar 173 784 517 384 321 160 218 - 69 244 158 - 7 6 3,041Peratus (%) 44.8 48.6 59.9 27.5 52.1 19.5 50.1 - 41.1 68.3 34.3 - 100 - 42.3b. Pemeriksaan PengesahanBerdasarkan kepada Borang Pemeriksaan Rutin yang dikemukakan padasesuatu tahun, Unit Jambatan akan menjalankan Pemeriksaan Pengesahan danpembaikan terhadap komponen jambatan yang dikategorikan di tahap 4 dan 5pada tahun berikutnya. Bagi tahun 2001 dan 2002, sejumlah 888 jambatan dan542 jambatan bagi tahun 2003 yang mana komponen jambatannya telahdikategorikan di bawah tahap 4 dan 5. Bagaimanapun daripada 888 jambatantersebut, Pemeriksaan Pengesahan hanya dijalankan terhadap komponen bagi482

162 jambatan atau 18.2% sahaja pada tahun 2002 dan 2003. Selain itu,sejumlah 157 jambatan yang tidak termasuk dalam Jadual PemeriksaanTahunan telah dibuat Pemeriksaan Pengesahan atas permintaan JKR Daerahpada tahun yang sama. Bagi 542 jambatan lagi, Pemeriksaan Pengesahanmengenainya akan dijalankan pada tahun 2004. Mengikut maklum balasdaripada Unit Jambatan, pada umumnya Pemeriksaan Pengesahan danpembaikan tidak dapat dijalankan sepenuhnya adalah disebabkan kekurangankakitangan dan peruntukan kewangan. Pembaikan komponen jambatanberkenaan terpaksa ditangguh sehingga memperolehi peruntukan yangmencukupi.c. Pemeriksaan TerperinciManual Pemeriksaan Tahunan Jambatan juga menetapkan supayaPemeriksaan Terperinci dijalankan oleh Unit Jambatan Ibu Pejabat sekiranyahasil daripada Pemeriksaan Pengesahan mendapati komponen jambatan masihperlu dibaik pulih. Bagaimanapun, tiada bukti yang menunjukkan bahawapemeriksaan berkenaan telah dijalankan.37.4.2.2. Prestasi Penyenggaraan Jambatan JKR Negeri/Daerah YangDilawatiLawatan Audit yang dijalankan ke beberapa pejabat JKR Negeri/Daerahmendapati perkara berikut :-a. Penyelenggaraan Daftar InventoriMengikut Manual Pemeriksaan Tahunan Jambatan, Pemeriksaan Inventorihendaklah dibuat oleh JKR Daerah selepas kerja pembinaan/baik pulih/naiktaraf/penggantian jambatan selesai dilaksanakan. Daftar Inventori Jambatanperlu diisi dengan lengkap mengikut format yang telah ditetapkan, dikembarkanbersama gambar jambatan serta lukisan teknikal dan dikemukakan kepada UnitJambatan Ibu Pejabat untuk dikemas kini ke dalam pangkalan data Sistem JKR-BMS. Perbandingan antara sampel data inventori jambatan dari sistem itudengan Daftar Inventori yang telah disediakan oleh JKR Daerah jelasmenunjukkan wujudnya perbezaan yang ketara dari segi bilangan jambatanyang tercatat dalam kedua dokumen bahkan butiran jambatan sendiri adakalanya bercanggah di antara satu dengan lainnya. Contoh perbezaan butirandi Daftar Inventori JKR Daerah dan Sistem JKR-BMS bagi negeri yang telahdilawati adalah seperti di Jadual 270.Pada pandangan Audit, pihak JKR hendaklah mengenal pasti puncaberlakunya perbezaan maklumat jambatan antara kedua rekod danseterusnya memastikan pemeriksaan yang sewajarnya dijalankan oleh JKRDaerah terhadap jambatan yang tidak disenaraikan dalam Daftar Inventoribagi memastikan keselamatannya.483

JADUAL 270PERBEZAAN MAKLUMAT JAMBATAN ANTARADAFTAR INVENTORI DAN SISTEM JKR-BMSJKR NEGERI/DAERAHSelangorBILANGAN JAMBATANDAFTARINVENTORISISTEMJKR-BMSCATATANGombak 17 24 Daftar Inventori JKR Daerah tidak lengkap.Kelang 41 150 Daftar Inventori JKR Daerah tidak lengkap.PerakKinta 56 60Butiran bagi 6 jambatan di laluan FF3150, 21 jambatan di laluanFF073 dan 42 jambatan di laluan FT005 telah dibuat PemeriksaanRutin tetapi butiran jambatan tidak terdapat dalam Sistem JKR-BMS.Manjung 188 198 Daftar Inventori JKR Daerah tidak lengkap.PahangKuantan 57 198Temerloh 6 41Terdapat percanggahan butiran length jambatan dan tarikh binajambatan dalam kedua daftar.Butiran 4 jambatan di laluan FF810 dan satu masing-masing dilaluan FF811 dan FF812 tercatat di dalam Sistem JKR-BMS,disahkan oleh JKR Daerah Temerloh sebagai di bawahtanggungjawab JKR Bera.Johor12 jambatan yang disahkan oleh JKR Daerah sebagai di bawahpenyenggaraan PLUS masih ditunjukkan dalam Sistem JKR-BMS.Johor Bahru 92 1067 jambatan iaitu 1 jambatan masing-masing bagi JKR DaerahKluang dan JKR Daerah Kota Tinggi serta 5 bagi JKR DaerahPontian yang bukan di bawah JKR Daerah Johor Bahru ditunjukkandalam Sistem JKR-BMS.1 jambatan yang dicatat dalam Sistem JKR-BMS tidak wujudlangsung dalam Daftar Inventori JKR Daerah Johor Bahru.14 jambatan telah dibuat Pemeriksaan Rutin oleh JKR Daerahtetapi butiran jambatan tidak terdapat di Sistem JKR-BMS.Batu Pahat 116 117 Daftar Inventori JKR Daerah tidak lengkap.b. Penyerahan Borang Pemeriksaan RutinManual Pemeriksaan Tahunan Jambatan mewajibkan Pemeriksaan Rutindijalankan oleh JKR Daerah terhadap setiap jambatan sekurangnya satu kalisatu tahun. Pemeriksaan ini sebaik-baiknya dijalankan selepas musim banjiryang biasanya berlaku sekitar bulan Mac. Borang Pemeriksaan Rutin perludikemukakan kepada Unit Jambatan Ibu Pejabat selepas pemeriksaan diadakanuntuk tindakan selanjutnya. Lawatan Audit ke 8 Pejabat JKR Daerah mendapatitarikh penyerahan borang Pemeriksaan Rutin telah pun ditetapkan oleh UnitJambatan Ibu Pejabat. Bagaimanapun, adalah didapati kelewatan telah berlakudalam penyerahan borang tersebut dan ada juga yang tidak dikemukakanlangsung ke Unit Jambatan Ibu Pejabat. Antara faktor yang menyebabkanborang berkenaan tidak dikemukakan adalah kerana Pemeriksaan Rutin tidakdijalankan akibat daripada kekurangan kakitangan. Kedudukan penyerahanborang Pemeriksaan Rutin adalah seperti di jadual berikut :-484

JADUAL 271KEDUDUKAN PENYERAHAN BORANG PEMERIKSAAN RUTIN KE IBU PEJABATJKR NEGERI/DAERAHTAHUNTARIKH AKHIR BORANGPEMERIKSAAN RUTIN PATUTDIKEMUKAKANTARIKH DIKEMUKAKANGombak2001200220031.7.200118.8.200226.8.200331.7.2001*Tidak dikemukakanSedang disediakanKlang2001200220031.7.200118.8.200226.8.200318.10.2001*21.7.2003*21.7.2003 dan 7.1.2004*Kuantan2001200220031.7.200125.6.200210.9.200324.8.2001*22.8.2002*7.8.2003 dan 5.9.2003**Temerloh2001200220031.7.200125.6.200210.9.200325.7.2001*3.7.2002*25.8.2003**Kinta2001200220031.7.20012.9.200230.9.2003Tidak dikemukakanTidak dikemukakan13.12.2003*Manjung2001200220031.7.20012.9.200230.9.200323.7.2001*2.10.2002*8.10.2003*Johor Baharu2001200220031.7.200118.8.200226.8.200320.7.2001*18.9.2002*6.11.2003*Batu Pahat2001200220031.7.200118.8.200226.8.200327.9.2001*30.8.2002*4.9.2003*Nota :* Borang Pemeriksaan Rutin Lewat Dikemukakan Ke Unit Jambatan Ibu Pejabat** Borang Pemeriksaan Rutin Dikemukakan Dalam Tempoh Yang DitetapkanPada pandangan Audit, kegagalan JKR Daerah mematuhi prosedur yangtelah ditetapkan bukan sahaja menyulitkan pihak Ibu Pejabat dalampenyediaan Jadual Pemeriksaan Tahunan malah akan membataskanpeluang daerah berkenaan bagi memohon peruntukan untukpenyenggaraan jambatannya.c. Pemeriksaan Pengesahani. Mengikut Manual Pemeriksaan Tahunan Jambatan, PemeriksaanPengesahan perlu dijalankan terhadap komponen jambatan yang telahdikategorikan di bawah tahap 4 dan 5. Semakan Audit mendapati meskipunPemeriksaan Pengesahan telah dijalankan, Laporan Pemeriksaanberkenaan tidak disediakan. Ketiadaan laporan itu menyebabkan pihak Audittidak dapat menentukan bentuk tindakan yang telah dicadang untukdilaksanakan oleh JKR Daerah bagi mengatasi sebarang masalahkerosakan komponen jambatan.ii. Berdasarkan kepada borang Pemeriksaan Rutin yang dikemukakan, adalahdidapati komponen bagi 23 daripada 66 jambatan yang dilawati telah dikenalpasti pada tahap 4 dan 5 dan 29 jambatan pada tahap antara 1 hingga 3.Baki 14 jambatan lagi tidak dapat ditentukan tahap penilaiannya keranasebahagian daerah gagal mengemukakan borang Pemeriksaan Rutin,contohnya JKR Daerah Kinta dan JKR Daerah Gombak. Semakan Auditselanjutnya mendapati kecuali jambatan Sungai Bruas di Daerah Manjung,22 daripada 23 jambatan yang mana penilaian komponennya pada tahap 4485

dan 5 telah dibuat Pemeriksaan Pengesahan. Bagi jambatan yang tidakdapat ditentukan tahap penilaiannya, pemeriksaan fizikal di daerahberkenaan mendapati keadaan beberapa komponen jambatanberkemungkinan berada pada tahap 4 dan 5 tetapi masih belum diperbaiki.Gambar berikut menunjukkan keadaan jambatan di mana pemeriksaanpengesahan atau kerja pembaikan tidak dijalankan :-GAMBAR 93 GAMBAR 94Jambatan Sungai Palai (Kinta)Ft 001/564/40Abutment A Yang Rosak Tidak DiperbaikiJambatan Sg. Selinsing (Kinta)Ft 005/678/30Abutment B Rosak Tidak DiperbaikiGAMBAR 95Jambatan Sungai Bruas (Manjung)Ft 071/18/400Pemeriksaan Struktur Perlu Dijalankand. Pemilihan KontraktorBagi menentukan sama ada kontraktor telah menjalankan kerja pembaikan/penyenggaraan mengikut spesifikasi yang ditetapkan oleh JKR, pasukan Audit telahmembuat lawatan fizikal ke 66 jambatan. Sejumlah 14 daripada jambatan itu telahdisenggarakan antara tahun 2001 hingga 2003. Pemilihan kontraktor untuk kerjaberkenaan telah dibuat melalui sebut harga memandangkan kos penyenggaraansetiap jambatan adalah tidak melebihi RM200,000. Pada umumnya, kerjapembaikan/penyenggaraan adalah memuaskan kecuali bagi beberapa jambatanseperti contoh di gambar berikut :-486

GAMBAR 96 GAMBAR 97Jambatan Sungai Kampar (Kinta)Ft 001/564/50Rumput Rumpai Di Sisi Sebelah Bawah Jambatan TidakDibersihkanFt 073/42/2b (Kinta)Persekitaran Jambatan Dalam Keadaan Semak SamunTidak DibersihkanGAMBAR 98Jambatan Sg. Semantan (Temerloh)Ft 098/002/20Kerja Pembaikan Tidak Mengikut Spesifikasi– Expansion Joint Tidak Dibuate. Keperluan PeralatanManual Pemeriksaan Tahunan Jambatan telah mengesyorkan supaya peralatantertentu diperolehi untuk menjalankan pemeriksaan yang berkesan.Bagaimanapun, lawatan Audit ke 8 pejabat JKR Daerah mendapatikebanyakannya tidak mempunyai peralatan yang mencukupi untuk membuatpemeriksaan. Ketiadaan peralatan menyebabkan pemeriksaan tidak dapatdijalankan dengan menyeluruh dan berkesan. Contoh jambatan di manapemeriksaan tidak dapat dilaksanakan dengan sempurna adalah seperti diGambar 99 dan 100. Kedudukan peralatan yang dimiliki dan yang tidak dimilikioleh JKR Daerah untuk tujuan pemeriksaan jambatan adalah seperti di Jadual272.487

JENISPERALATANJADUAL 272KEDUDUKAN PERALATAN KHUSUS UNTUK PEMERIKSAANJAMBATAN DI JKR DAERAHNEGERI/DAERAHSELANGOR PERAK PAHANG JOHORKELANG GOMBAK KINTA MANJUNG KUANTAN TEMERLOHJOHORBAHRUMeasuring Tape / X / / / / / /Plum Bob / X / X X X / /Vernier Calipers X X / X / X X /Crack Scale X / / / / X / XDeep SoundingApparatusX X X X X X X XSpirit Levels / X / / X X X XRanging Rods / X / / / X X XCamera / X / / / X X XSafety Jackets / / / / / X / /Safety Helmets X X / / / X / XSafety Boots / / / / X X / /Life Jackets X X / / / X X XTraffic S/boards &Cones/ / / / / X / /Safety Belts / X X X X X / XGoggles / X X X X X X XLadder / / / / X X X /Binoculars X X X X / X X XBoats X X X X / X X XTapping Hammer / X X X / X / XChisel & ElectricDrill/ X X X X X X XFlash Lights / X / / / X / /Ropes & Harness / / / X / X X XNota : / - Ada X - TiadaBATUPAHATGAMBAR 99 GAMBAR 100Jambatan Sungai Lepar (Kuantan)Ft 002/313/30Pemeriksaan Bagi Jambatan 6 Span Ini Tidak DapatDijalankan Sepenuhnya Kerana Ketiadaan PeralatanYang SesuaiJambatan Sungai BalokFt 003/349/10Tidak Semua Span Dapat Diperiksa KeranaKekurangan Peralatan488

37.4.2.3. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah RM9.12 juta telah diluluskanuntuk Unit Jambatan Ibu Pejabat yang kemudiannya telah diagihkan kepadanegeri mengikut keperluan. Daripada jumlah ini, RM8.93 juta dibelanjakanuntuk tempoh yang sama. Kedudukan peruntukan dan perbelanjaanmengikut negeri bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 273PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN MEMBAIKI JAMBATANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003NEGERIPERUNTUKAN(RM)AGIHAN PERUNTUKAN BAGI TAHUN2001 2002 2003PERBELANJAAN(RM)PERUNTUKAN(RM)PERBELANJAAN(RM)PERUNTUKAN(RM)PERBELANJAAN(RM)P.Pinang 13,900 13,850 61,500 61,386 85,800 85,441Perak 531,000 521,829 276,000 275,980 196,000 127,165Selangor 174,000 173,550 389,000 388,661 604,000 562,122N.Sembilan 197,500 195,090 - - 136,000 135,750Melaka 40,000 39,727 - - 100,000 100,000Johor 135,000 134,996 455,000 452,770 470,000 468,884Kelantan 566,000 547,423 190,000 169,000 110,000 110,000Terengganu 506,000 505,461 840,000 824,658 650,000 648,038Pahang 835,000 831,385 634,000 633,850 772,400 772,367Kedah - - 138,300 137,795 - -Perlis - - 12,000 11,995 - -JUMLAH 2,998,400 2,963,311 2,995,800 2,956,095 3,124,200 3,009,767b. Seperti yang telah dinyatakan di perenggan 37.4.2.1.(b) di atas, peruntukanyang diberi adalah tidak mencukupi untuk membolehkan Unit Jambatan IbuPejabat melaksanakan penyenggaraan/pembaikan seperti yang dirancang.Di samping kerja yang dirancang, JKR Daerah juga menjalankanpenyenggaraan bagi kerja adhoc. Oleh kerana peruntukan yang tersediaadalah sangat terbatas dan tidak mencukupi bagi menampung pembaikanjambatan yang sedia ada, adalah diperhatikan bagi kes kerosakan yangmendesak, Unit Jambatan Ibu Pejabat telah memohon peruntukan tambahanberjumlah RM3.30 juta bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 daripada UnitSenggara Jalan untuk membaiki 87 jambatan. Gambar 101 hingga 104menunjukkan keadaan jambatan yang tidak dapat dibuat penyenggaraanberikutan kekurangan peruntukan.Pada pandangan Audit, Unit Jambatan Ibu Pejabat sepatutnya menentukankeperluan kewangannya untuk sesuatu tahun berdasarkan kepada jumlahsebenar jambatan yang perlu disenggara/diperbaiki mengikut LaporanPemeriksaan Rutin. Peruntukan juga patut merangkumi perbelanjaan bagikakitangan tambahan sekiranya perlu dan pembelian peralatan bagimenjalankan pemeriksaan jambatan yang berkesan.489

GAMBAR 101 GAMBAR 102Jambatan Sungai Cherating (Kuantan)Ft 003/373/50Rubble-Pitching Bagi Abutment Yang Runtuh TidakDiperbaikiFt 005/142/05 (Batu Pahat)Expansion Joint Yang Berlubang Tidak DitampalGAMBAR 103 GAMBAR 104Ft 3209/002/70 (Gombak)Sheet Pile Tidak Dapat Dipanjangkan Di Kedua TebingSungai Untuk Menghalang HakisanJambatan Sungai Aur (Klang)Ft 005/428/70Expansion Joint Tidak Diganti37.4.2.4. Guna Tenaga Dan Latihana. Guna Tenagai. Selaras dengan penyusunan semula struktur organisasi JKR yang diluluskandan berkuat kuasa mulai bulan Februari 2004, Cawangan Jalan telahmembuat rombakan terhadap struktur organisasinya, di mana Seksyen BaikPulih diletakkan di bawah Unit Senggara Jalan. Bagaimanapun, jawatanbagi Seksyen tersebut masih dikekalkan 6 jawatan yang diketuai olehseorang Jurutera Awam Gred J48.ii. Semakan Audit selanjutnya mendapati berlaku kekurangan kakitangan diperingkat daerah. Kakitangan yang sama juga adalah terlibat denganpelbagai kerja lain yang bersangkut paut dengan jalan seperti kerjapembinaan longkang dan bahu jalan. Kekurangan tenaga kerja yang agakketara di sebahagian JKR Daerah menyebabkan timbulnya kes di manaPemeriksaan Rutin lewat atau tidak dijalankan langsung. Nisbah kakitangan490

di JKR Daerah yang terlibat dengan penyenggaraan jambatan berbandingdengan jumlah jambatan di laluan Persekutuan JKR Daerah adalah sepertidi jadual berikut :-JADUAL 274NISBAH JAWATAN YANG TERLIBAT DENGAN KERJAPEMERIKSAAN JAMBATAN BERBANDING DENGAN BILANGANJAMBATAN DI LALUAN PERSEKUTUAN JKR DAERAHNEGERIDAERAHBILANGAN JAWATANTERLIBATBILANGANJAMBATANNISBAHPAHANG Kuantan 7 188 1: 27Temerloh 2 31 1: 16JOHOR Batu Pahat 6 109 1: 18Johor Bahru 3 91 1: 30PERAK Kinta 3 60 1: 20Manjung 6 250 1: 42SELANGOR Gombak Tidak diperolehi 23 -Kelang 2 34 1: 17Pada pandangan Audit, bilangan jawatan yang ada di Seksyen Baik Pulihdan peringkat JKR Daerah adalah tidak seimbang dengan beban kerja yangperlu menguruskan penyenggaraan/pembaikan 7,195 jambatan.Sehubungan ini, pihak JKR sepatutnya mengkaji semula keperluan untukmenambah jawatan di Seksyen Baik Pulih dan JKR Daerah.b. LatihanSejumlah 3 kursus/mesyuarat berhubung Pemeriksaan dan Baik Pulih Jambatantelah diadakan setiap tahun yang dianjurkan bersama oleh Unit Jambatan IbuPejabat dan JKR Negeri. Kursus tersebut telah dihadiri oleh antara 195 hingga231 peserta setiap tahun.37.4.3. PEMANTAUANSemakan Audit mendapati pemantauan terhadap aktiviti penyenggaraan/pembaikanjambatan masih perlu dipertingkatkan. Adalah diperhatikan Unit Jambatan IbuPejabat tidak memastikan bahawa semua JKR Daerah mengemukakan LaporanPemeriksaan Rutin untuk menentukan sama ada Pemeriksaan Pengesahan perludijalankan dan supaya data dalam Sistem JKR-BMS dikemas kini. SungguhpunMesyuarat Penolong Pengarah diadakan mengikut kekerapan yang ditetapkan,namun perkara yang dibincang lebih memberi keutamaan kepada penyelesaianmasalah projek jalan.37.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITUntuk mengatasi masalah pelaksanaan penyenggaraan jambatan, Jabatan AuditNegara mengesyorkan agar Kementerian Kerja Raya mengambil tindakan segerauntuk :-491

37.5.1. Menambah peruntukan bagi aktiviti penyenggaraan jambatan semasapermohonan bajet berdasarkan keperluan yang telah dikenal pasti terlebih dahulu.Peruntukan ini hendaklah juga merangkumi perbelanjaan bagi pertambahankakitangan dan pembelian peralatan untuk digunakan semasa pemeriksaandijalankan. Dengan itu, Program Kerja Tahunan Penyenggaraan Jambatan bolehdirancang berdasarkan jumlah jambatan yang sebenarnya memerlukan pembaikandan bukan merancangkan pembaikan/penyenggaraan jambatan berdasarkan silingperuntukan sekitar RM3 juta yang telah ditetapkan setiap tahun.37.5.2. Merancang untuk menambah bilangan kakitangan di JKR Negeri/Daerahdan juga di peringkat Unit Jambatan Ibu Pejabat khususnya Seksyen Baik Pulihmengikut keperluan sebenar dan skop kerja yang bakal dijalankan bagi melicinkanpelaksanaan pemeriksaan jambatan.37.5.3. Pemantauan ke atas aktiviti penyenggaraan jambatan perlu dipergiatkanlagi melalui mesyuarat khusus mengenai jambatan bagi membincangkan masalahkerosakan/penyenggaraan jambatan.492

KEMENTERIAN KESIHATAN38. PEROLEHAN UBAT DARI LUAR NEGARA38.1. LATAR BELAKANG38.1.1. Kementerian Kesihatan adalah bertanggungjawab untuk melaksanakanprogram Rawatan Perubatan dan Kesihatan Awam. Bagi membolehkan programtersebut dilaksanakan dengan berkesan, ia memerlukan bekalan ubat yangmencukupi bagi memenuhi keperluan hospital dan klinik yang menyediakanperkhidmatan bercorak rawatan, promotif, pencegahan dan pemulihan kepadakumpulan sasar berkenaan.38.1.2. Urusan perolehan ubat adalah di bawah tanggungjawab BahagianPerkhidmatan Farmasi, Kementerian. Pada umumnya, ubat dikategorikan kepada 2jenis iaitu ubat original dan ubat generik. Ubat original adalah ubat yang masihmempunyai tempoh patennya dan hanya boleh dikilangkan oleh pembuat/pemegang francais yang biasanya terdiri daripada syarikat besar di luar negara.Manakala ubat generik adalah ubat yang dikeluarkan oleh syarikat lain atau syarikattempatan setelah tempoh paten yang diberikan kepada syarikat pembuat asal telahluput. Beberapa contoh ubat jenis original dan generik adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 275CONTOH UBAT ORIGINAL DAN UBAT GENERIKKOMPOSISI UBAT JENAMA ORIGINAL JENAMA GENERIKParacetamol Panadol RedonMefenamic Acid Ponstan MefecapAmlodipine Besylate Norvasc (*)Olanzapine Zyprexa (*)Acarbose Glucobay (*)* Masih Dalam Tempoh Paten38.1.3. Sehingga akhir bulan November 1994, perolehan dan pembahagianbekalan ubat guna sama dilakukan secara berpusat oleh Makmal Ubat dan StorPetaling Jaya serta Stor Perubatan Kawasan Bukit Mertajam. Pembelian danpembekalan ubat ini dibiayai melalui peruntukan Kumpulan Wang Amanah StorTidak Beruntuk. Pada ketika itu, Hospital Besar dan Daerah serta Stor PerubatanNegeri mendapatkan bekalan ubat terus daripada Makmal Ubat atau Stor PetalingJaya atau Stor Perubatan Kawasan Bukit Mertajam kecuali di Negeri Kelantan,Johor, Terengganu, Sabah dan Sarawak. Hospital di negeri tersebut mendapatkanbekalan daripada Stor Perubatan Negeri. Hospital bertanggungjawab mengedarkanbekalan ubat ke klinik dan pusat kesihatan yang berdekatan di samping untukkegunaan hospital sendiri. Dispensari di hospital, klinik dan pusat kesihatan akanmemberikan ubat kepada pesakit mengikut preskripsi yang dikeluarkan oleh pakarperunding atau pegawai perubatan.493

38.1.4. Semenjak bulan November 1994, Makmal Ubat dan Stor Petaling Jayatelah diswastakan dan Kerajaan telah menandatangani perjanjian konsesi dengansyarikat yang mengambil alih makmal ini untuk membekalkan ubat yang diluluskandalam ‘Senarai Harga Produk Yang Diluluskan’ kepada semua hospital dan institusiperubatan Kementerian. Sehubungan ini, konsep Stor Integrasi telah diperkenalkandi hospital. Mengikut konsep Stor Integrasi ini, hospital besar/daerah, Pusat BekalanStor Farmasi Negeri Sabah serta Makmal Ubat dan Stor Negeri Sarawakmemperolehi ubat dari kontraktor manakala klinik dan pusat kesihatan mendapatkanubat daripada Stor Integrasi yang berdekatan. Ketika ini ada 132 Stor Integrasi diseluruh negara.38.2. OBJEKTIF PENGAUDITANKajian ini dijalankan untuk menentukan sama ada perolehan ubat dari luar negara telahdirancang dan dilaksanakan dengan cekap, berhemah serta memenuhi keperluan yangtelah ditetapkan.38.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANKajian ini ditumpukan kepada perolehan ubat dari luar negara secara tender untuktempoh tahun 2001 hingga 2003 yang melibatkan sejumlah 140 kontrak. Untuk tujuanini, rekod yang berkaitan dengan perolehan, penerimaan, penyimpanan, pembekalandan pelupusan ubat telah disemak. Semakan telah dijalankan di BahagianPerkhidmatan Farmasi dan Cawangan Pengurusan Perolehan di peringkatKementerian, 6 Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi) dan 6 StorIntegrasi. Soal selidik telah juga dihantar ke 34 Stor Integrasi yang dipilih untukmendapatkan maklumat berhubung dengan perolehan dan pengurusan ubat yang dibelidari luar negara.38.4. PENEMUAN AUDIT38.4.1. PERANCANGANPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara seperti berikut :-38.4.1.1. Struktur PengurusanPerolehan ubat dari luar negara melibatkan beberapa bahagian/unit di peringkatKementerian, negeri dan hospital. Antara bahagian/unit yang terlibat adalahseperti berikut :-a. Peringkat Kementeriani. Bahagian Perkhidmatan Farmasi adalah salah satu daripada bahagian dibawah Program Penyelidikan dan Sokongan Teknikal yang mengendalikan3 aktiviti iaitu Kepastian Kualiti Farmaseutikal, Pelesenan DanPenguatkuasaan serta Pengurusan Farmasi. Bahagian ini diketuai olehPengarah Perkhidmatan Farmasi Gred Utama B yang bertanggungjawabterus kepada Timbalan Ketua Pengarah Kesihatan (Penyelidikan &Sokongan Teknikal). Beliau dibantu oleh 2 Timbalan Pengarah dan 42anggota yang lain. Bahagian Perkhidmatan Farmasi melalui aktivitiPengurusan Farmasi memainkan peranan dalam pembekalan ubat dihospital dan klinik serta bertanggungjawab mengumpulkan maklumat494

mengenai anggaran keperluan bagi sesuatu ubat baru yang perlu dibelidaripada luar negara secara tender.ii. Cawangan Pengurusan Perolehan di Bahagian Perolehan dan Penswastaanmengendali urusan tender serta penyediaan dan penguatkuasaan kontrakmengenai perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja bagi memenuhikeperluan Jabatan pengguna di bawah Kementerian yang mana jumlahkeperluan tahunannya melebihi RM200,000.iii. Struktur pengurusan di peringkat Kementerian yang menunjukkan bahagianyang terlibat dengan perolehan ubat adalah seperti di carta berikut :-CARTA 50STRUKTUR PENGURUSAN DI PERINGKAT KEMENTERIANMENTERIKETUA SETIAUSAHAKEMENTERIANJUSA Turus IIIKETUA PENGARAHKESIHATANJUSA Turus IITIMBALAN KETUA SETIAUSAHA(KEWANGAN)JUSA BTIMBALAN KETUA PENGARAHKESIHATAN(PENYELIDIKAN & SOKONGANTEKNIKAL)JUSA ASETIAUSAHABAHAGIAN PEROLEHAN DANPENSWASTAANJUSA CPENGARAHBAHAGIAN PERKHIDMATAN FARMASIJUSA BTIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIANPENGURUSAN PEROLEHANM54TIMBALAN PENGARAHPENGURUSAN FARMASIJUSA Cb. Peringkat NegeriPejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi) bertanggungjawab keatas perancangan dan pengagihan peruntukan tahunan, memantauperbelanjaan dan rangkaian logistik bagi perolehan ubat serta mencadangkandan memastikan pencapaian spesifikasi output yang ditetapkan. Strukturpengurusan di peringkat negeri adalah seperti di carta berikut :-495

CARTA 51STRUKTUR PENGURUSANPEJABAT TIMBALAN PENGARAH KESIHATAN (FARMASI)DI PERINGKAT NEGERIPENGARAH KESIHATANNEGERITIMBALAN PENGARAHKESIHATAN NEGERI (FARMASI)BAHAGIAN PENTADBIRANFARMASIPegawai FarmasiBAHAGIAN“PHARMACEUTICALCARE”Pegawai FarmasiBAHAGIANPENGUATKUASAANFARMASIPegawai Farmasic. Peringkat Hospitali. Di peringkat hospital, Jabatan Farmasi memastikan pengurusan perolehandan rangkaian logistik dengan had kewangan adalah seimbang di sampingmenegakkan prinsip bahawa tiada pesakit dengan penyakit yangmengancam nyawa ditolak atas sebab kesulitan peruntukan kewangan.Jabatan ini memberi khidmat pembelian dan pembekalan keperluan ubatuntuk semua hospital, klinik dan pusat kesihatan di bawah jagaannya.Jabatan Farmasi diketuai oleh Ketua Pegawai Farmasi dan dibantu olehPegawai Farmasi; Pembantu Farmasi; Penolong Pegawai Tadbir; PembantuTadbir dan Pekerja Am. Skop perkhidmatan terdiri daripada 2 komponenutama iaitu Perkhidmatan Farmasi Klinikal serta Pengurusan PembekalanUbat-ubatan dan Peralatan Perubatan.ii. Stor Integrasi yang merupakan salah satu unit di bawah Jabatan FarmasiHospital adalah bertanggungjawab memenuhi permintaan ubat dari UnitFarmasi Pesakit Luar dan Unit Farmasi Pesakit Dalam. Unit Farmasi PesakitLuar membekalkan ubat kepada pesakit luar manakala Unit Farmasi PesakitDalam memastikan bekalan mencukupi untuk pesakit di dalam wad.Struktur pengurusan Stor Integrasi di peringkat hospital adalah seperti diCarta 52.Pada pandangan Audit, struktur pengurusan di peringkat Kementerian,negeri dan hospital telah menunjukkan dengan jelas pembahagian tugasdan tanggungjawab semua pihak yang terlibat dengan perolehan ubat dariluar negara. Struktur pengurusan yang didokumenkan untuk Stor Integrasijuga adalah selaras dengan struktur yang ditetapkan dalam TatacaraPengurusan Stor.496

CARTA 52STRUKTUR PENGURUSAN STOR INTEGRASIDI PERINGKAT HOSPITALJABATAN FARMASIKetua Pegawai FarmasiSTOR INTEGRASI (UBAT)Pegawai Farmasi (Ubat)UNIT PENTADBIRANPembantu Tadbir(Operasi & Perkeranian)PENOLONG PEGAWAI TADBIRUNIT PEROLEHANPembantu Tadbir(Stor)UNIT PENSTORAN& PEMBEKALANPembantu Tadbir(Stor)UNIT KAWALANSTOR(KOMPUTER)Pembantu Tadbir(Stor)UNIT PENERIMAANPembantu Tadbir(Stor)38.4.1.2. Undang-Undang Dan PeraturanPenggubalan dasar dan strategi bagi perolehan ubat dari luar negara dibuatberpandukan kepada beberapa akta seperti Akta Racun 1952, Akta DadahBerbahaya 1952 , Akta Pendaftaran Ahli Farmasi 1951, Akta Jualan Dadah 1952serta pekeliling dan garis panduan seperti berikut :-a. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 6 Tahun 1996 mensyaratkansetiap barangan import bernilai RM50,000 bagi setiap item perlu diuruspenghantaran dan insuransnya oleh agensi/Kementerian melalui kaedahpembelian secara Percuma Atas Kapal atau Free On Board (FOB). Setiapurusan penghantaran perlu dikendalikan oleh syarikat perkapalan danpengangkutan yang dilantik oleh Kerajaan serta perlindungan insuransbarangan import hendaklah ditanggung di bawah Akaun Amanah KumpulanWang Insurans Barang-Barang Kerajaan seperti yang dinyatakan dalamArahan Perbendaharaan 229. Semua barangan perlu dihantar terus darinegara asal barangan dibeli ke pelabuhan di negara ini.b. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 7 Tahun 2002 pula menghendakikelulusan pihak Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI)diperolehi terlebih dahulu sekiranya barangan yang akan diimport bernilaimelebihi RM50,000. Manakala perolehan barangan siap yang diimport yangberada dalam negara dan bernilai melebihi RM50,000 perlu mendapatkelulusan Kementerian Kewangan. Bagi perolehan bernilai melebihiRM200,000 setiap satu kontrak yang barangannya dibenarkan untukdiimport perlu dilaksanakan secara FOB.497

c. Melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 18 Tahun 2002 bagiperolehan setiap jenis ubat dan ‘consumables’ yang berkaitan yang tidakmelebihi RM500,000 untuk setiap PTJ boleh dibuat secara ‘Cost, Insuranceand Freight’ (CIF) dan bekalan tersebut perlu diperolehi daripada agen sahyang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan bertaraf Bumiputera.Manakala bagi perolehan ubat yang memerlukan perkhidmatan rangkaiansejuk (Sistem untuk mengangkut, mengedar dan menyimpan vaksin), iadibenarkan dibeli secara CIF dan tidak tertakluk kepada sebarang had nilaiperolehan.d. Surat Pekeliling Kementerian Kesihatan Bilangan 3 Tahun 1995 jugamenerangkan mengenai tatacara penerimaan dan pembayaran bagiperolehan ubat/alat kelengkapan yang diimport dan dibeli secara FOBmenerusi kontrak Kementerian Kesihatan Malaysia.e. Tatacara Pengurusan Stor yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan.f. Hospital Pharmacy Operational Policies and Practices In Malaysia, 1997yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesihatan MalaysiaPada pandangan Audit Kementerian mempunyai undang-undang danperaturan yang menyeluruh untuk menguruskan perolehan ubat dari luarnegara dengan teratur.38.4.1.3. Kaedah Menetapkan Keperluana. Kementerian telah mengeluarkan satu ‘Senarai Ubat-ubatan KementerianKesihatan Malaysia’ yang menunjukkan jenis ubat yang boleh digunakanuntuk tujuan rawatan di semua hospital dan institusi perubatan Kerajaan.b. Perolehan ubat ditentukan mengikut keperluan dan penggunaan ubat olehpesakit di hospital atau klinik. Pakar/pegawai perubatan hospital atau klinikmembuat permohonan bagi sesuatu ubat untuk digunakan dengan mengisiborang permohonan ubat.c. Jika jenis ubat yang dipohon tidak tersenarai dalam Senarai Ubat-UbatanKementerian Kesihatan Malaysia, Stor Integrasi akan membuat permohonanke Jawatankuasa Ubat-ubatan Hospital. Permohonan ini seterusnyadihantar ke Jawatankuasa Ubat-ubatan Negeri untuk mendapat sokongansebelum ia dikemukakan untuk dinilai oleh Jawatankuasa Ubat-UbatanKementerian. Setiap cadangan/permohonan boleh dikemukakan keKementerian sama ada pada bulan April atau November setiap tahun.d. Permohonan ubat tersebut setelah disokong oleh Jawatankuasa UbatubatanKementerian akan dibentangkan semasa Mesyuarat Panel KajiSemula Senarai Ubat-Ubatan KKM. Setelah ia diluluskan oleh panel, jenisubat tersebut akan dimasukkan dalam senarai dan diedarkan kepada semuaStor Integrasi sebagai rujukan.498

e. Ubat baru dari luar negara yang diluluskan dan dimasukkan dalam SenaraiUbat-ubatan Kementerian Kesihatan Malaysia bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 276BILANGAN JENIS UBAT BARU DARI LUAR NEGARA YANG DILULUSKANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNBILANGAN JENIS UBAT BARU YANG DILULUSKAN2001 632002 312003 40Sumber: Bahagian Perkhidmatan Farmasif. Sekiranya ubat yang diperlukan bernilai kurang daripada RM200,000, StorIntegrasi boleh membuat pesanan terus daripada agen syarikat pemegangfrancais di dalam negara. Sehubungan ini, jika ubat tersebut melebihiRM50,000, Stor Integrasi perlu mendapat kelulusan daripada KementerianKewangan. Sekiranya nilai ubat yang diperlukan melebihi RM200,000, StorIntegrasi perlu memaklumkan kepada Kementerian untuk dibeli secarakontrak yang dipilih melalui tender terbuka.g. Setelah mendapat anggaran keperluan, Bahagian Perkhidmatan Farmasimenubuhkan satu Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi untuk menentukanspesifikasi ubat. Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi ini terdiri daripadaKetua Penolong Pengarah Bahagian Perkhidmatan Farmasi, PenolongPengarah Bahagian Perkhidmatan Farmasi dan Ketua Pegawai FarmasiHospital Kuala Lumpur. Setelah Jawatankuasa Penentuan Spesifikasimenentukan spesifikasi ubat, laporan spesifikasi di hantar ke CawanganPengurusan Perolehan untuk mengeluarkan iklan tawaran tender. Prosesyang terlibat dalam menetapkan keperluan ubat adalah ditunjukkan di 2carta berikut :-499

CARTA 53ALIRAN KERJA BAGI PERMOHONAN UBATStorIntegrasiPegawai Farmasi/ Pegawai Perubatan /Pakar mengisi proforma yang berkaitan (18Tidak DisokongStorIntegrasiMendapat Sokongan Jawatankuasa Ubat-Ubatan HospitalPermohonan difailkanPermohonan difailkanTidak DisokongNegeriDisokongMendapat Sokongan Jawatankuasa Ubat-Ubatan NegeriKementerianBahagian Perkhidmatan Farmasimemproses proforma yang diterima.Semua cadangan untuk pertimbanganPanel hendaklah sampai tidak lewat dari1 April dan 1 November setiap tahunKementerianJawatankuasa Kerja Ubat-Ubatan dimintamemberi ulasan/pandangan mengenaiPermohonan difailkanTidak DisokongKementerianDibentangkan dalam Mesyuarat PanelKaji Semula Senarai Ubat-Ubatan KKMakan bermesyuarat 2-3 kali setiap tahunDisokongKementerianSurat Pekeliling diedarkan ke semuanegeri / institusi KKM untuk maklumanA500

CARTA 54ALIRAN KERJA BAGI PEROLEHAN UBATAStorIntegrasiTerima senarai ubat yang melebihiRM200,000.00 daripada Stor IntegrasiNegeriBahagian Perkhidmatan Farmasimenghantar surat edaran ke TPKN(Farmasi) di semua negeri untuk mendapatanggaran keperluan 2 tahunStor IntegrasiTPKN (Farmasi) edarkan senarai kesemua Stor Integrasi untuk dapatkananggaran keperluanNegeriPegawai Farmasi di Stor Integrasimembuat anggaran dan hantar ke TPKN(Farmasi)Bahagian PerkhidmatanFarmasi akanmengumpulkan spesifikasiKementerianTPKN (Farmasi) kumpul semua anggarandan hantar ke Bahagian PerkhidmatanFarmasiKementerianKementerianBahagian Perkhidmatan Farmasikumpulkan anggaran dan buat semakanKementerianJawatankuasa Spesifikasiakan menentu danmelulus spesifikasi ubatKementerianAnggaran dan spesifikasi dihantar keBahagian Perolehan - Urusetia & Storuntuk dikeluarkan iklan tawaran tenderTAMATNOTA : TPKN – Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri501

38.4.1.4. Kaedah Perolehana. Kementerian telah menetapkan bahawa perolehan ubat boleh dibuat melaluikaedah yang berikut :-JADUAL 277KAEDAH PEROLEHAN UBATJENIS PEROLEHANPembelian TerusSebut HargaTenderHAD NILAI PEROLEHANa) RM10,000 bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM 50,000 setahun daripada manamanakontraktorb) RM10,000 hingga RM50,000 setiap pesanan dan tidak melebihi RM100,000 setahundaripada kontraktor Bumiputera yang berdaftara) Perolehan melebihi RM50,000 hingga RM100,000 dipelawa di kalangan 5 kontraktorbertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewanganb) Perolehan melebihi RM100,000 hingga RM200,000 dipelawa di kalangan 5 kontraktorberdaftar dengan Kementerian KewanganPerolehan melebihi RM200,000b. Sekiranya ubat baru yang tidak terdapat dalam Senarai Ubat-ubatanKementerian Kesihatan Malaysia diperlukan dengan segera demi untukmenyelamatkan nyawa pesakit, ia boleh dibeli terus daripada pembekaldengan mendapat kebenaran khas daripada Timbalan Ketua PengarahKesihatan (Penyelidikan dan Sokongan Teknikal).c. Memandangkan ubat yang dibeli dari luar negara bernilai melebihiRM200,000, pada umumnya ia diperolehi secara kontrak yang dipilih melaluitender terbuka. Berikut adalah proses yang terlibat dalam pengurusantender perolehan ubat :-i. Cawangan Pengurusan Perolehan, Kementerian membuat persediaandan mengiklankan tender bagi ubat tersebut dan seterusnyaJawatankuasa Pembuka Tender membuka dan menyediakan jadualtender serta menghantarnya ke Jawatankuasa Penilaian Teknikal yangdipengerusikan oleh Ketua Penolong Pengarah Kanan BahagianPerkhidmatan Farmasi untuk membuat penilaian teknikal terhadapsampel ubat. Jawatankuasa Penilaian Teknikal menyemak danmemastikan semua penender telah berdaftar dengan Biro PengawalanFarmaseutikal Kebangsaan serta penender telah diberi lesen untukmengilang, memborong dan mengimport ubat. Laporan Penilaian Teknikalseterusnya dihantar ke Cawangan Pengurusan Perolehan untuk prosespemilihan. Pada masa yang sama dokumen tender akan dikemukakankepada Lembaga Perolehan.ii. Kertas taklimat disediakan dan dibentangkan semasa MesyuaratLembaga Perolehan. Setelah mesyuarat membuat keputusan terhadappenender yang berjaya, Cawangan Pengurusan Perolehan membuatpermohonan kepada Kementerian Perdagangan Antarabangsa danIndustri (MITI) untuk mendapatkan kelulusan bagi mengimport bekalanubat berkenaan dari luar negara. Surat Setuju Terima bagi kontrakdikeluarkan kepada penender yang berjaya setelah mendapat kelulusandaripada MITI.502

iii. Salinan Surat Setuju Terima bersama sebahagian daripada terma kontrakyang telah ditandatangani dihantar kepada semua Stor Integrasi untukrujukan. Ketua Jabatan perlu mengisi Borang Penerimaan Dokumen danmengembalikannya ke Cawangan Pengurusan Perolehan, Kementerian.Tempoh masa yang ditetapkan bagi keseluruhan urusan proses tendersehingga Surat Setuju Terima dikeluarkan adalah 125 hari. Manakalakontrak perjanjian perlu ditandatangani dalam tempoh masa 4 bulandaripada tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan.iv. Pembekal hanya akan mengimport ubat dari pengeluar di luar negarasetelah mendapat pesanan dari Stor Integrasi. Setelah menerima semuapesanan daripada pihak Stor Integrasi, pihak pembekal akanmemaklumkan bilangan dan harga ubat yang diperlukan kepadapengeluar di luar negara dan mengemukakan permohonan kepadaCawangan Pengurusan Perolehan untuk mendapatkan perkhidmatansyarikat perkapalan dan pengangkutan. Persetujuan Kementeriandiperlukan kerana kos pengangkutan dan kos insurans adalah ditanggungoleh Kerajaan.v. Mulai bulan November 2002, Kementerian Kewangan telah memberikebenaran kepada Kementerian Kesihatan untuk membuat perolehanbagi setiap jenis ubat yang tidak melebihi RM500,000 secara CIF. Inibermakna harga ubat termasuk kos pengangkutan dan insurans.38.4.1.5. Kaedah Penerimaan Dan Penyimpanan Ubata. Apabila ubat diterima, Unit Penerimaan, Stor Integrasi berkenaan akanmenyemak ubat itu dengan buku daftar Pesanan Kerajaan serta termakontrak dan seterusnya memperakukan Nota Hantaran. Bekalan yangditerima akan direkodkan. Invois bersama dengan Nota Hantaran yang telahdisahkan dihantar ke Unit Perolehan, Stor Integrasi untuk tujuan membuatbayaran.b. Laporan mengenai perakuan bekalan mengikut spesifikasi perlu disediakandengan menggunakan Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan (BorangT1) dan dihantar kepada Cawangan Pengurusan Perolehan. Sebarangkelewatan bekalan perlu dilaporkan ke Cawangan Pengurusan Perolehanmenerusi Borang Laporan Bekalan lewat (Borang T2).c. Bekalan dihantar ke Unit Penstoran dan Pembekalan untuk disimpan sertadicatatkan dalam kad petak/bin card. Kementerian telah menetapkanbahawa ruang minimum bagi Stor Integrasi adalah mengikut saiz hospitalyang berdasarkan kepada bilangan katil. Berikut diberikan saiz ruang storuntuk ubat yang ditetapkan mengikut jenis hospital :-503

JADUAL 278KEPERLUAN RUANG PENYIMPANAN STOR INTEGRASI UNTUK UBATKATEGORI HOSPITALKELUASAN RUANG PENYIMPANANHospital ( 700 katil) 1,636.80 m 2Sumber: Hospital Pharmacy Operational Policies Dan Practices In Malaysia,Bahagian Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia, 1997d. Sistem pengurusan stor pada umumnya bergantung kepada jenis bekalanyang disimpan. Setiap Stor Integrasi juga perlu dibahagikan kepadabeberapa seksyen seperti di jadual berikut :-JADUAL 279KEMUDAHAN ASAS YANG DIPERLUKANBAGI STOR INTEGRASISEKSYENKEMUDAHAN ASAS YANG DIPERLUKANPejabatStor UbatStor Dadah Berbahaya &PsikotropikBilik SejukStor Bahan CorrosiveStor Barang Mudah TerbakarSistem Berhawa Dingin, Meja Kerusi, Fail Kabinet, Terminal Tiub Pneumatik,Mesin Faks, Mesin Fotostat, Komputer Dan PerabotRak Terbuka, Berhawa Dingin Suhu Di Bawah 21 0 C, Forklift/ Power StackerGerobok Besi Berkunci, Berhawa Dingin Suhu Di Bawah 21 0 C,Peti Sejuk Farmaseutikal Dan Peti Beku Farmaseutikal, Suhu 2-8 0 C, BekalanElektrik Disambung Terus Ke Penjana Kuasa KecemasanPencurah Air DalamanPengesan Asap, Exhaust Fan, Pintu Kalis Api, Sprikler SystemSumber: Hospital Pharmacy Operational Policies Dan Practices In Malaysia,Bahagian Perkhidmatan Farmasi, Kementerian Kesihatan Malaysia, 1997e. Proses penerimaan, menyimpan dalam stor, pengesahan dan pembekalanubat serta mendaftarkan maklumat dalam komputer perlu dilaksanakan olehpegawai yang berlainan.38.4.1.6. Kaedah Pengeluaran Ubat Dari Stor IntegrasiApabila Stor Integrasi menerima inden dari Klinik Kesihatan, Farmasi PesakitLuar dan Farmasi Pesakit Dalam, inden tersebut akan disemak dan didaftarkanserta dikunci masuk dalam komputer oleh kerani di Unit Komputer. Setelahmendapat kelulusan daripada penyelia, bekalan disediakan oleh PembantuTadbir (Stor) di Unit Penstoran dan seterusnya ubat berkenaan dihantar kepadapemohon. Pemohon dikehendaki merekod bekalan ubat yang diterima danmenyimpan di tempat yang selamat.38.4.1.7. Kaedah Verifikasi Dan PelupusanVerifikasi stok perlu dijalankan setiap 6 bulan sekali oleh Pemverifikasi Stokyang telah dilantik untuk memastikan bilangan bekalan ubat yang disimpan didalam stor adalah bersamaan dengan Daftar Bekalan Ubat. Bekalan ubat yangtelah luput jangka hayatnya akan dilupuskan mengikut Laporan LembagaPemeriksa.Pada pandangan Audit, Kementerian mempunyai prosedur kerja yanglengkap dan jelas untuk menguruskan perolehan ubat dari luar negara.504

38.4.1.8. Keperluan Kewangana. Kementerian perlu merancang dan merangka tindakan pengurusan secarastrategik agar sumber kewangan digunakan dengan cara yang palingoptimum bagi memastikan ubat dapat dibekalkan kepada pesakit secaraberterusan. Pada setiap tahun Kementerian dikehendaki menyediakanbatasan perbelanjaan mengurus dengan mengambil kira elemen sepertitrend perbelanjaan tahun lalu, dasar baru yang perlu dipatuhi serta kenaikanemolumen.b. Perancangan keperluan kewangan bagi membiayai perbelanjaan pembelianubat dari luar negara dibuat secara bersepadu dengan perancangankeperluan kewangan bagi bekalan ubat di bawah Program RawatanPerubatan dan Kesihatan Awam. Keperluan semasa ubat diperuntukkan dibawah perbelanjaan mengurus.c. Kementerian juga mengemukakan cadangan Dasar Baru dan One Off bagimemenuhi keperluan ubat baru. Permohonan dikemukakan berdasarkankepada aktiviti yang dirancang di bawah Program Rawatan Perubatan danKesihatan Awam.d. Peruntukan kewangan yang diperlukan bagi pembelian ubat termasuk ubatdari luar negara untuk memenuhi keperluan hospital dan klinik bagi tempohtahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 280PERUNTUKAN KEWANGAN UNTUK PEROLEHAN UBATBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNMENGURUS DASAR BARU / ONE OFF JUMLAH(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta)2001 498.58 4.96 503.542002 510.48 14.15 539.482003 759.86 13.84 773.70Sumber: Cawangan Pengurusan BelanjawanBerdasarkan kepada batasan perbelanjaan yang ditentukan, padapandangan Audit, pihak Kementerian telah mengenal pasti keperluankewangannya dengan baik yang mana ia telah mengambil kira jugakeperluan baru bagi membolehkannya melaksanakan fungsinya denganberkesan.38.4.1.9. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Keperluan Guna Tenagai. Keperluan guna tenaga khusus bagi menguruskan perolehan ubat dariluar negara tidak dapat dikenal pasti kerana perancangan sumbermanusia dibuat secara bersepadu di bawah Program RawatanPerubatan dan Kesihatan Awam. Sungguhpun demikian, berdasarkanmaklum balas yang diterima daripada Bahagian Perkhidmatan Farmasi,sejumlah 1,640 jawatan pelbagai gred diperlukan bagi menguruskan ubattermasuk ubat dari luar negara. Butirannya adalah seperti di jadualberikut :-505

JADUAL 281JUMLAH JAWATAN YANG DIPERLUKAN BAGI TAHUN 2003BILANGAN JAWATANJAWATANGREDSEDIA ADATAMBAHANDIPOHONJUMLAHDIPERLUKANPegawai Farmasi U48 113 90 203Pegawai Farmasi U41 972 64 1,036Pembantu Tadbir (Stor) N22 43 - 43Pembantu Tadbir (Stor) N17 358 - 358JUMLAH 1,486 154 1,640Sumber: Bahagian Perkhidmatan Farmasiii. Keperluan tenaga manusia di Stor Integrasi bagi menguruskanpembelian, penerimaan, penstoran dan pembekalan adalah tertaklukkepada saiz hospital dan kuantiti atau nilai bekalan ubat yangdikendalikan oleh sesuatu stor. Jadual berikut adalah anggarankeperluan tenaga manusia bagi Stor Integrasi mengikut saiz hospitalberdasarkan bilangan katil :-JADUAL 282KEPERLUAN TENAGA MANUSIA BAGI STOR INTEGRASIMENGIKUT KATEGORI HOSPITALKATEGORI TENAGA MANUSIAGREDHospital( 700 katil)Pegawai Farmasi U48 - - 1Pegawai Farmasi U41 1 1 1Penolong Pegawai Tadbir N27 - 1 1Pembantu Tadbir (Stor) N22 - 1 1Pembantu Tadbir (Stor) N17 2 5 12Pembantu Tadbir (Kerani) N17 - 1 1Penyelenggara Stor Rendah / Atendan N11 / U1 3 6 13Sumber: Hospital Pharmacy Operational Policies Dan Practices In Malaysia,Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KementerianKesihatan Malaysia, 1997iii. Setiap hospital yang mempunyai 700-1,000 katil dianggarkan akanmengendalikan nilai item melebihi RM6 juta setahun. Setiap tambahanRM2 juta pada nilai stok, seorang Pembantu Tadbir (Stor) diperlukanmanakala setiap tambahan RM5 juta pada nilai stok seorang PegawaiFarmasi diperlukan.Pada pandangan Audit, Kementerian telah mengenal pasti keperluananggota bagi membolehkan pengurusan ubat yang dibeli dari luar negaradilaksanakan dengan teratur.b. Keperluan Latihani. Perancangan keperluan latihan bagi meningkatkan tahap pengetahuan dankemahiran personel perkhidmatan farmasi dalam golongan profesional dansokongan supaya mereka dapat melaksanakan tugas yang ditetapkandengan cekap dan berkesan dibuat oleh Bahagian Perkhidmatan Farmasi diperingkat Kementerian dan Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan (Farmasi)di peringkat negeri.506

ii. Sebagai program pendidikan yang berterusan, Pegawai Farmasi juga diberipeluang untuk mengikuti ijazah lanjutan, latihan sambilan, seminar danprogram latihan yang lain dalam bidang berkaitan di dalam dan di luarnegara. Bagi tahun 2003 Bahagian Perkhidmatan Farmasi telah merancang14 kursus/seminar untuk Pegawai Farmasi dan 1 untuk Pembantu Tadbir(Stor). Antara kursus/ seminar yang dirancang adalah seperti berikut:-• Kursus Pengurusan Kewangan Serta Penstoran• Seminar ‘National Drug Policy’• Kursus Kecemerlangan Perolehan Dan Bekalan• Persidangan Akta Baru Farmasi• Kursus Pengawalan Ke Atas Pengimportan Farmaseutikal, BahanKimia dan Kosmetik• Persidangan Penyelidikan Dan Pembangunan Farmasi• Bengkel Farmasi Klinikal.iii. Selain itu, Bahagian Perkhidmatan Farmasi memperkenalkan satu sesilatihan baru iaitu Program Pembelajaran Berterusan bagi meningkatkanpengetahuan Pegawai Farmasi dan Pembantu Farmasi dalam bidangberkaitan. Program ini dirancang dilaksanakan di 3 peringkat iaitu peringkatKementerian, Negeri dan Daerah. Program ini juga telah dijadikan sebagaisalah satu kriteria dalam menilai prestasi seseorang Pegawai/PembantuFarmasi.Pada pandangan Audit, latihan yang dirancang adalah bersesuaian dengankeperluan yang dikenal pasti.38.4.1.10. Kaedah Pemantauana. Peringkat Kementeriani. Bahagian Perkhidmatan Farmasi di Kementerian dikehendaki memantauperolehan bekalan ubat melalui beberapa cara. Antaranya ialah menerusiMesyuarat Ketua Pegawai Farmasi dan Ketua Penolong Pengarah yangdiadakan setiap tahun yang dihadiri oleh Timbalan Pengarah Farmasi, KetuaPengarah serta Ketua Pegawai Farmasi dari negeri. Mesyuarat ini akanmembincangkan hal berkaitan dengan peruntukan, perolehan, perjawatan,kursus dan sebagainya. Di samping itu, pada setiap suku tahun, semuaStor Integrasi perlu menghantar Laporan Statistik yang mengandungimaklumat seperti stok yang dikendalikan oleh stor, jenis peruntukan yangdiluluskan, nilai pembelian yang dilakukan dan 20 jenis ubat yang mana nilaipembelian adalah tertinggi kepada Bahagian Perkhidmatan Farmasi melaluiPejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi).ii. Bahagian Perkhidmatan Farmasi menjalankan naziran bagi memantauaktiviti perkhidmatan farmasi di Stor Integrasi serta memantau aduan yangditerima daripada Stor Integrasi untuk dikemukakan kepada BiroPengawalan Farmaseutikal Kebangsaan.507

iii. Cawangan Pengurusan Perolehan juga perlu menjalankan naziran bagimemastikan semua terma kontrak dipatuhi dan pembelian bekalan ubat luarnegara dibuat mengikut pekeliling dan garis panduan yang telah ditetapkan.b. Peringkat NegeriPejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Farmasi) bertanggungjawabterhadap penyelarasan dan perkembangan perkhidmatan farmasi, memantaupenggunaan ubat dan menentukan garis panduan penggunaan ubat menerusiJawatankuasa Ubat-Ubatan Negeri. Beliau juga bertanggungjawab dalammenyelaraskan Laporan Statistik daripada Stor Integrasi untuk diserahkankepada Bahagian Perkhidmatan Farmasi serta membincangkan masalah yangdihadapi oleh Ketua Pegawai Farmasi di peringkat hospital melalui mesyuaratpengurusan yang akan diadakan 4 kali setahun.c. Peringkat HospitalDi peringkat hospital, pemantauan perolehan ubat dari luar negara dibuatmelalui mesyuarat pengurusan peringkat hospital. Ketua Pegawai Farmasi StorIntegrasi bertanggungjawab memantau peruntukan dan perbelanjaan bagi ubat,mengadakan lawatan ke unit pemohon dan klinik serta mengendalikan aduanyang diterima dan mengemukakannya kepada Bahagian Perkhidmatan Farmasiatau Biro Pengawalan Farmaseutikal Kebangsaan.Pada pandangan Audit, satu mekanisme pemantauan yang memuaskantelah diwujudkan di semua peringkat bagi memastikan pengurusanbekalan ubat dari luar negara dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.Pada umumnya, Kementerian melalui Bahagian Perkhidmatan Farmasi,Cawangan Pengurusan Perolehan di Bahagian Perolehan dan Penswastaan,Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan (Farmasi) dan Stor Integrasimempunyai perancangan yang baik bagi menguruskan perolehan ubat dariluar negara.38.4.2. PELAKSANAAN38.4.2.1. Pemilihan Pembekala. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sebanyak 140 kontrak bernilai RM425juta yang mana setiap satunya di antara RM0.17 juta hingga RM17.23 jutatelah ditandatangani. Semakan Audit selanjutnya mendapati hanya 12pembekal yang terlibat dengan pembekalan ubat di bawah kontrak itu dimana 83 kontrak yang bernilai RM282.93 juta telah diberikan kepadapembekal yang sama.b. Pengauditan yang telah dijalankan terhadap proses pemilihan pembekalmendapati perkara berikut :-i. Pemilihan 12 pembekal bagi 140 kontrak telah dibuat melalui tenderterbuka. Tawaran mereka juga telah dinilai oleh Jawatankuasa Penilaiandan Kewangan. Semakan Audit selanjutnya mendapati hanya 12pembekal sahaja terpilih kerana bagi setiap tender hanya antara 1508

hingga 5 pembekal sahaja yang telah membuat tawaran. Butiran tenderyang disertai oleh seorang penender adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 283BILANGAN TENDER YANG DISERTAI OLEH SEORANG PENENDERTAHUNBILANGANKONTRAKNILAIKONTRAKKONTRAK YANG DISERTAIOLEH SEORANGPENENDERPERATUS%(RM Juta) Bil. (RM Juta) Bil. Nilai Kontrak2001 57 157.37 26 80.54 45.6 51.22002 38 121.22 23 88.66 60.5 73.12003 45 146.41 3 4.13 6.7 2.8JUMLAH 140 425.00 52 173.33 37.2 40.8Sumber : Cawangan Pengurusan Perolehanii.Pihak Audit mendapati kebanyakan syarikat pemegang francais adalah‘foreign owned company’ yang mana tidak layak untuk memasuki tenderKerajaan. Oleh yang demikian, Syarikat Bumiputera menjadi agenkepada syarikat berkenaan yang mana status agen selalunya diberikankepada syarikat tertentu sahaja. Keadaan ini menyebabkan agenmemonopoli bekalan dan juga mengawal harganya sehingga Kerajaantiada pilihan dan terpaksa menerima harga yang telah ditawarkan olehmereka. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada hargayang ditawarkan itu adalah harga yang terbaik.iii. Berikut diberikan perbandingan harga kontrak dengan harga pasaranbagi beberapa jenis ubat yang disertai oleh seorang pembekal :-JADUAL 284PERBANDINGAN HARGA KONTRAK DENGAN HARGA PASARAN BAGI TENDERYANG DISERTAI OLEH SEORANG PENENDERNAMA UBATUNITHARGAKONTRAK/UNITHARGAPASARAN/UNITPERBEZAAN HARGAKONTRAK DANPASARAN/ UNITLebih/(Kurang)(RM)(RM)(RM)Acetylcysteine 200mg in 10ml Injection 10 ampul 355.35 288.00 67.35Cefuroxime Axetil 125m Tablet 50 tablet 112.94 106.10 6.84Risperidone 2mg Tablet 60 tablet 343.73 253.03 90.70Flumazenil 0.6mg in 5ml Inj 5 ampul 410.00 356.70 53.30Lansoprazole 30mg capsule 30 tablet 90.00 81.00 9.00Moclobernide 150mg tab 100 tablet 243.80 222.30 21.50Clozapine tablet 100mg 50 tablet 331.66 281.30 50.36Antithymocyte Immunglobulin 50mg/mlInj x 5ml (Equine)5 ampul 3,750.00 3,125.00 675.36Sevoflurane 250ml 1 botol 473.00 447.40 25.60Tacrolimus 1 mg capsule 100 tablet 730.00 724.20 5.80Tolterodine L-Tartrate 2 mg tablet 56 tablet 140.00 103.00 37.00Sumber: Stor IntegrasiPada pandangan Audit, pihak Kementerian perlu mengambil inisiatif untukmendapatkan maklumat pembekal dan agen Bumiputera daripadaMalaysian Organisation of Pharmaceutical Industry (MOPI) dan PersatuanFarmaseutikal Malaysia agar maklumat tersebut boleh digunakan untuk509

mempelawa lebih ramai lagi penender untuk memasuki sesuatu tendersupaya satu persaingan yang sihat dapat diwujudkan dan Kerajaan dapatmenikmati harga yang paling menguntungkan.c. Berdasarkan maklumat yang dikemukakan oleh Cawangan Pengurusan(Perolehan) Kementerian, adalah didapati tempoh sesuatu tender diprosesiaitu dari tarikh penerimaan laporan spesifikasi ubat sehingga Surat SetujuTerima dikeluarkan bagi 140 kontrak mengambil masa di antara 147 hingga327 hari berbanding dengan tempoh yang ditetapkan iaitu 125 hari.Semakan Audit selanjutnya mendapati sungguhpun Kementerian telahmenetapkan tempoh masa untuk menyelesaikan sesuatu proses kerja,namun berlaku kelewatan di setiap proses yang terlibat. Butirannya adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 285TEMPOH PROSES TENDER BAGI PEROLEHAN UBAT DARI LUAR NEGARAPROSES KERJABILANGANKONTRAKYANGTERLIBATNORMAKERJA(Hari)MASA YANGDIAMBIL(Hari)KELEWATAN(Hari)Mengeluarkan Notis Iklan 139 5 11 - 81 6 - 76Dokumen Tender Dihantar ke JawatankuasaPenilaian Teknikal dan Kewangan14 10 16 - 38 6 - 28Keputusan Jawatankuasa Penilaian Teknikaldan Kewangan138 21 28 - 93 7 - 72Keputusan Lembaga Perolehan 126 7 13 - 126 6 - 119Surat Setuju Terima Dikeluarkan 119 33 40 - 256 7 - 223Sumber : Unit Pengurusan Kontrak, Cawangan Pengurusan Perolehand. Kelewatan memproses tender menyebabkan pembelian beberapa jenis ubatperlu dibuat melalui pembelian terus atau sebut harga yang mana hargayang ditawarkan lebih tinggi daripada harga kontrak. Butirannya adalahseperti di jadual berikut:-JADUAL 286PERBANDINGAN HARGA TENDER DENGAN HARGAPEMBELIAN TERUS / SEBUT HARGANAMA UBATUNITHARGATENDER /UNIT(a)HARGA PEMBELIANTERUS/SEBUTHARGA / UNIT(b)PERBEZAAN(b) - (a)(RM) (RM) (RM)Celecoxib 200mg tab 100 tablet 185.25 195.70 10.45Erythromycin Ethylsuccinate 400 mg tab 500 tablet 109.00 142.00 33.00Iopromide 300mg /50ml Inj. 10 botol 251.60 329.00 77.40Clozapine tab 100mg 50 tablet 331.66 348.84 17.18Daunorubicin 20mg Inj. 1 vial 49.35 65.00 15.65Sumber : Borang Soal Selidik Dari Stor IntegrasiPada pandangan Audit, pihak Kementerian perlu mengenal pasti faktoryang menyebabkan kelewatan memproses tender dan seterusnyamengambil tindakan pembaikan yang sewajarnya supaya ubat dapatdibekalkan segera apabila ia diperlukan.510

e. Semakan Audit selanjutnya mendapati tempoh yang diambil untuk menawarkontrak baru/gantian setelah kontrak lama tamat/matang memakan masayang panjang iaitu di antara 75 hingga 272 hari. Keadaan ini menyebabkanStor Integrasi membeli ubat tersebut daripada syarikat yang sama atausyarikat lain pada harga luar kontrak yang lebih tinggi dan ada juga StorIntegrasi yang terpaksa menangguhkan pembelian bagi ubat yang terlibat.Ini secara tidak langsung akan menjejaskan kualiti perkhidmatan yangdiberikan kepada pesakit. Ketiadaan bekalan ubat juga menyebabkanpesakit terpaksa menanggung sendiri kos perbelanjaan ubat tersebutsehingga bekalan ada. Jadual 287 menunjukkan harga ubat bagi pembelianluar kontrak yang terpaksa dibayar oleh pihak Stor Integrasi sementaramenunggu kontrak gantian/baru ditandatangani.JADUAL 287PERBANDINGAN HARGA UBAT ANTARA PEMBELIAN LUAR KONTRAKDENGAN HARGA KONTRAKNAMA UBATHydroxyureaCapsuleCiprofloxacin 100mg/50ml Injection500mgIpratropium Br 20mcg/puffInhalerActracurium Besylate Inj.50mg/5mlTARIKHKONTRAKLAMA MATANGTARIKHKONTRAKGANTIAN /BARUTEMPOHMASAYANGDIAMBIL(Hari)UNITHARGAKONTRAK/UNIT(a)(RM)HARGAPEMBELIANLUARKONTRAK /UNIT(b)(RM)PERBEZAAN(a) - (b)(RM)10.10.2002 10.07.2003 272 100 tablet 221.00 231.00 10.0008.01.2003 11.08.2003 216 1 vial 28.50 44.10 15.6011.02.2003 16.06.2003 125 1 unit 22.59 24.27 1.6827.05.2003 11.08.2003 75 5 ampul 43.40 45.55 2.15Sumber : Borang Soal Selidik Dari Stor IntegrasiPada pandangan Audit, pihak Kementerian perlu mengambil langkahproaktif dengan mengkaji semua kontrak bekalan ubat 6 bulan sebelum iatamat untuk memastikan pembekalan ubat kepada hospital dan klinik tidakterjejas. Pihak Kementerian boleh juga melanjutkan tempoh sesuatukontrak jika ubat berkenaan masih diperlukan sehingga kontrak gantianbaru bagi ubat itu ditandatangani agar ia akan memudahkan pihak StorIntegrasi menguruskan pembeliannya dengan teratur, cekap danberhemat.38.4.2.2. Perolehan Secara Pembelian Terus / Sebut HargaMengikut peraturan yang ditetapkan, pembelian ubat dari luar negara yangmana keperluan tahunannya melebihi RM200,000 hendaklah diperolehi melaluitender. Semakan Audit mendapati beberapa Stor Integrasi telah membeli ubatyang sama jenis secara sebut harga/pembelian terus. Sekiranya pembelianyang dibuat bagi tahun 2003 disatukan, jumlah nilai pembelian tahunan telahmencapai atau melebihi had kewangan yang ditetapkan bagi pembelian melaluitender iaitu RM200,000. Pada pandangan Audit, sekiranya pembelian ubattersebut dibuat melalui tender yang mana berlaku persaingan,Kementerian boleh mendapatkan harga yang lebih berpatutan. Butiranmengenai pembelian ubat daripada luar negara secara pembelian terus/sebutharga adalah seperti di jadual berikut :-511

JADUAL 288PEMBELIAN UBAT DARI LUAR NEGARASECARA PEMBELIAN TERUS / SEBUT HARGANAMA UBATBILANGAN STORINTEGRASI YANGTERLIBATNILAI PEMBELIANBAGI TAHUN 2003(RM Juta)Rofecoxib 25mg Tablet 5 2.45Meropenem 1g Injection 6 2.32Meloxicam 7.5mg Tablet 8 0.51Synthethic Slmon Calcitonim Nasal Spray 3 0.44Meropenem 500mg Injection 3 0.36Atorvastatin Calcium 20mg 4 0.36Lamotrigine 100mg Tablet 4 0.34Enoxaparine 60mg Injection 4 0.31Budesonide Aqua Nasal Spray 4 0.27Enoxaparine 40mg Injection 5 0.25Warfarin 2mg Tablet 5 0.24Valsartan 80mg Tablet 4 0.2038.4.2.3. Syarat Perjanjian BekalanSumber : Stor IntegrasiPada umumnya kesemua kontrak perolehan ubat mengandungi syarat yangberikut :-a. Pembekal hendaklah membekal dan menghantar ubat mengikut syarat,harga dan spesifikasi yang ditetapkan.b. Pembekal hendaklah menyerahkan Bon Pelaksanaan yang bernilai 5%daripada harga kontrak sama ada dalam bentuk jaminan bank atau jaminaninsurans. Jaminan insurans hanya boleh diterima bagi nilai kontrak yangkurang RM500,000. Bon Pelaksanaan hendaklah berkuat kuasa dari tarikhkontrak ditandatangani sehingga 12 bulan selepas tamatnya kontrak tersebutatau tarikh pembekalan terakhir mengikut yang mana terkemudian.c. Kerajaan boleh mengenakan denda berjumlah 2 ½ % daripada nilai bekalanjika pembekal telah menyerahkan bekalan yang rosak, rendah kualiti atautidak cukup bekalan.d. Sekiranya bekalan tidak diserahkan dalam tempoh masa yang ditetapkan,Kerajaan boleh menamatkan kontrak tersebut dan Bon Pelaksanaan bolehdirampas.e. Jika bekalan lewat diserahkan, Kerajaan boleh mengambil tindakan samaada :-i. Menolak bekalan tersebut dan menamatkan kontrak serta merampasBon Pelaksanaan.ii. Membeli bekalan yang dikehendaki daripada punca lain dan menolakbekalan yang dipesan daripada pembekal serta meminta pembekalmembayar perbezaan kos bagi bekalan yang diperolehi dengan hargakontrak sebagai pampasan.iii. Mengenakan denda sebanyak 2% bagi setiap bulan kelewatan.512

Pada pandangan Audit syarat kontrak tersebut pada umumnya adalahteratur dan menjamin kepentingan kerajaan.38.4.2.4. Pematuhan Syarat KontrakPada umumnya syarat kontrak telah dipatuhi kecuali yang dinyatakan di bawah:-a. Bekalan Yang Diimport Perlu Dibeli Secara ‘Free On Board’Mengikut perjanjian kontrak, setiap ubat yang diimport dari luar negara perludibeli melalui ‘Free On Board’ (FOB). Semakan Audit mendapati 127 daripada140 kontrak ubat yang diimport dari luar negara perlu diperolehi melalui FOB.Bagaimanapun adalah didapati hanya 25 kontrak yang mematuhi peraturan ini.Ini adalah kerana pembekal berkenaan hanya berperanan sebagai agen sahkepada syarikat pemegang francais ubat di negara ini yang mengimport ubattersebut dari luar negara. Harga FOB yang dinyatakan dalam borang tenderhanyalah untuk mematuhi syarat penyertaan tender. Pada hakikatnya, hargayang dinyatakan adalah harga bersih yang telah mengambil kira kospengangkutan, insurans dan keuntungan agen tersebut.b. Had Nilai Pembeliani. Had nilai pembelian bagi setiap ubat untuk tempoh masa yang ditetapkantelah dinyatakan dengan jelas di dalam kontrak yang ditandatangani.Semakan Audit mendapati jumlah pembelian ubat dari luar negara yangdilakukan oleh 4 Stor Integrasi Hospital dan 2 Pusat Bekalan Stor Farmasinegeri bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 menunjukkan nilainya telahmelebihi had nilai kontrak yang telah ditetapkan. Keadaan ini berlaku keranaBahagian Perolehan Dan Penswastaan, Kementerian tidak membuatpemantauan rapi terhadap jumlah pembelian yang dilakukan oleh StorIntegrasi, Hospital dan Pusat Bekalan Stor Farmasi negeri yang berkenaan.Butiran adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 289NILAI PEMBELIAN UBAT BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003YANG MELEBIHI NILAI KONTRAK YANG DITETAPKANNAMA UBATRecombinant synthethic Human Biphasic IsophaneInsulin 100 iu/ml in 3.0ml CartidgeNILAIKONTRAK(RM Juta)JUMLAHPEMBELIAN(RM Juta)PERATUSLEBIHAN NILAIPEMBELIAN%2.18 2.70 23.9Iopromide 300mg/50ml Injection 0.73 2.68 267.1Amlodipine 5mg tablet 5.51 5.57 1.1Amlodipine 10mg tablet 4.70 6.21 32.1Acetycyteine 200mg/ml 10ml Injection 0.92 1.19 29.4Granisetron Hcl 3mg/3ml Injection 1.74 4.31 147.7Omeprazole 40mg Injection 1.79 2.33 30.2Bupivacaine 0.5% 10ml Injection (Plain) 0.33 3.58 984.6Noradrenaline Bitartrate 4mg Injection 0.77 0.84 9.1Sumber : Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan (Farmasi) Negeri & Hospital Kuala Lumpurii. Semakan selanjutnya di Cawangan Pengurusan Perolehan mendapati BonPelaksanaan bagi kontrak terlibat juga tidak ditambah dan keadaan ini akanmerugikan Kerajaan jika pembekal tidak mematuhi syarat kontrak keranaBon Pelaksanaan yang perlu dirampas tidak meliputi nilai yang sebenar.513

38.4.2.5. Pengurusan Ubata. Penerimaan Dan Penyimpanani. Semakan Audit terhadap bekalan ubat yang diterima di Pusat BekalanFarmasi Sabah, Makmal Stor & Ubat Negeri Sarawak, Stor IntegrasiHospital Melaka dan Hospital Tengku Ampuan Afzan Pahang mendapatibekalan tersebut telah disemak dengan terma kontrak oleh UnitPenerimaan, Stor Integrasi sebelum dihantar ke stor untuk penyimpanan.Bagaimanapun, penyemakan terma kontrak dijalankan oleh PembantuTadbir (Stor) yang kurang berpengalaman dalam bidang farmasi. Selain itu,di Stor Integrasi Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru dan Hospital PulauPinang, penyemakan terma kontrak langsung tidak dibuat menyebabkanpenerimaan bekalan yang tidak mengikut terma yang ditetapkan. Jadualberikut menunjukkan beberapa contoh ubat yang tidak mengikut termakontrak :-JADUAL 290KETIDAKPATUHAN TERHADAP TERMA KONTRAKFlutamide 250mg tabletNAMA UBATTERMA KONTRAK BEKALAN YANG DITERIMANEGARANEGARABUATANBUATANASALASALOrionFinland Fultan CyprusPharmaSalbutamol 200mcg Easyhaler 200 doseOrionPharmaFinland Orion Pharma BangkokSumber : Stor Integrasi, Hospital Pulau PinangPada pandangan Audit, pihak Kementerian perlu melantik pegawai yangberpengalaman dan berkelayakan untuk memastikan sama ada setiapbekalan ubat yang diterima adalah mengikut spesifikasi. Penilaian semulaterhadap kesesuaian perjawatan Pembantu Tadbir yang diletakkan dibawah Unit Penerimaan, Stor Integrasi Hospital wajar dibuat. Selain itu,sebarang ketidakpatuhan terma kontrak perlu dimaklumkan kepada pihakCawangan Pengurusan Perolehan.ii. Bekalan yang dihantar ke Unit Penstoran Stor Integrasi diperiksa sekali lagisebelum disimpan. Semakan Audit mendapati ruang penyimpanan di StorIntegrasi Hospital di Negeri Johor, Selangor, Melaka, Kelantan, Pahang danKuala Lumpur adalah sempit dan tidak mengikut keperluan ruangpenyimpanan minimum bagi sesebuah stor seperti di jadual berikut:-JADUAL 291KELUASAN RUANG PENYIMPANAN STOR INTEGRASIKATEGORI HOSPITAL KELUASAN MINIMUM KELUASAN SEBENAR YANG ADAHospital Kuala Lumpur 1,636.80 m 2 610.17 m 2Hospital Kota Bahru 1,636.80 m 2 1,116.51 m 2Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru 1,636.80 m 2 1,614.20 m 2Hospital Melaka 1,636.80 m 2 516.34 m 2Hospital Kajang 1,059.27 m 2 325.67 m 2Hospital Mentakab 678.90 m 2 297.60 m 2Hospital Kluang 678.90 m 2 185.60 m 2Sumber : Stor Integrasi514

iii. Sistem penyimpanan di stor Farmasi Pesakit Luar dan Farmasi PesakitDalam juga tidak teratur dan kemas kini. Bekalan yang diterima daripadaStor Integrasi tidak dicatatkan dalam kad petak dan pengeluaran bekalanpula tidak dikemaskinikan. Bekalan ubat yang mahal juga disimpan di almariterbuka tanpa dikunci seperti di Gambar 105.Pada pandangan Audit, ruang penyimpanan yang mencukupi bagi ubatadalah amat penting agar bekalan dapat diuruskan dengan cekap danberkesan. Ubat yang mahal pula perlu disimpan di dalam almari yangberkunci dan setiap pengeluaran direkodkan di dalam kad petak.GAMBAR 105Ubat Mahal Disimpan Di TempatYang TerbukaFarmasi Pesakit Luar HospitalSultanah Aminah, Johor Bahruiv. Kemudahan asas bagi sistem penstoran sesebuah Stor Integrasi adalahamat penting untuk memelihara mutu, kualiti serta keberkesanan sesuatuubat. Semakan Audit di 6 Stor Integrasi yang dilawati menunjukkankemudahan asas seperti sistem berhawa dingin, forklift dan gerobokberkunci tidak mencukupi atau tidak disediakan. Pengesan asap, pintu kalisapi dan sistem sprinkler juga tidak disediakan di 6 Stor Integrasi yangterdedah kepada risiko terbakar. Keadaan ini boleh mengancamkeselamatan kakitangan di Stor Integrasi. Kebanyakan bekalan yang perludisimpan di bawah 21 0 C telah disimpan di ruang stor yang panas dansempit. Gambar 106 dan 107 menunjukkan keadaan contoh Stor Integrasi :-GAMBAR 106 GAMBAR 107Ruang Stor Yang Sempit Di Stor Integrasi,Hospital Pulau PinangPenghawa Dingin Rosak Di Stor IntegrasiHospital Pulau Pinang515

Pada pandangan Audit, kemudahan asas seperti penghawa dingin, sistemsprinkler, pengesan asap dan pintu kalis api amat diperlukanmemandangkan bekalan ubat adalah terdiri daripada bahan kimia dan iamudah bertindak balas dengan suhu persekitaran dan merbahaya kepadakeselamatan kakitangan di Stor Integrasi serta boleh menjejaskan kualitiubat.b. Pengeluaran Dan Penggunaani. Pada umumnya, pengeluaran bekalan ubat dari Stor Integrasi ke storpemohon telah dilaksanakan dengan baik. Namun demikian, semakan Auditterhadap Buku Pesanan Kerajaan mendapati bekalan ubat yang dibeli olehStor Integrasi telah terus dihantar ke unit pemohon tanpa direkodkan dalamsistem kawalan inventori atau pun kad petak. Kebanyakan bekalan tersebutmerupakan ubat pakar yang hanya digunakan oleh klinik atau wad tertentusahaja.Pada pandangan Audit, setiap pembelian yang dilakukan oleh StorIntegrasi perlu direkodkan dahulu ke dalam Sistem Kawalan Inventorisebelum dikeluarkan kepada pemohon bagi memastikan setiap bekalanyang diterima adalah mencukupi dan mematuhi terma kontrak sertamenunjukkan nilai sebenar stok yang diuruskan oleh sesebuah StorIntegrasi.ii. Semakan Audit terhadap senarai Minit Mesyuarat Jawatankuasa PenentuanSpesifikasi mendapati kebanyakan ahli jawatankuasa tersebut merupakanPegawai Farmasi dari Bahagian Perkhidmatan Farmasi dan Hospital dantiada pakar/pegawai perubatan yang turut bersama menyertai Jawatankuasatersebut. Pemeriksaan terperinci di stor Farmasi Bekalan Wad, HospitalPulau Pinang mendapati ubat yang dibeli melalui kontrak iaitu Bupivavaine0.5% 10ml Injection (Plain) keluaran Pharmacia Upjohn jarang digunakanoleh pakar anestetik kerana tidak mematuhi prosedur yang menghendakipembungkusan dua kali. Ubat tersebut hanya dibungkus sekali dengankeadaan nyah kuman(steril). Berdasarkan maklum balas yang diterimadaripada 40 Stor Integrasi, adalah didapati beberapa jenis ubat sepertiVecuronium Bromide 10mg / 5mg Inj., Midazolam 15 mg in 1ml Inj., FentenylTransdermal Patch 25mcg., Goserelin Depot 3.5mg Inj. dan Lignocaine 2%jelly in accordion 20mg yang dibeli melalui kontrak Kementerian KesihatanMalaysia tidak atau jarang digunakan oleh pakar di hospital. Antara faktoryang menyebabkan ia tidak digunakan ialah kerana ia tidak memenuhikehendak pakar/pegawai perubatan dan tidak mematuhi prosedurperubatan.Pada pandangan Audit, pihak Kementerian sepatutnya mendapatkanpandangan daripada pakar/pegawai perubatan yang memerlukan ubatberkenaan semasa menentukan spesifikasi ubat bagi memastikan iamemenuhi keperluan.516

c. Penyelenggaraan Rekod Dan Pengurusan Dokumen Kontraki. Semakan Audit yang dijalankan terhadap 6 Stor Integrasi pada umumnyamenunjukkan rekod telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini. Stor Integrasi di Semenanjung Malaysia mengguna pakai SistemKawalan Inventori yang dibangunkan oleh syarikat konsesi di bawahprojek penswastaan Makmal Ubat dan Stor Petaling Jaya serta StorPerubatan Kawasan Bukit Mertajam. Dalam perjanjian tersebut, syarikatkonsesi dikehendaki membangunkan satu Sistem Kawalan Inventoriyang menguruskan semua stok dalam stor hospital. Semua StorIntegrasi hospital mengguna pakai Sistem Kawalan Inventori ini.Bagaimanapun, semakan Audit di Pusat Bekalan Farmasi Sabah danMakmal Ubat dan Stor Sarawak mendapati sistem kawalan inventoriyang digunakan adalah sistem kawalan inventori yang lama iaitusebelum penswastaan. Akibat daripada penggunaan Sistem KawalanInventori yang berbeza telah menyebabkan 2 jenis kod bekalandigunakan di stor dan keadaan ini menyukarkan dan melambatkanproses merekod di stor hospital di Sabah dan Sarawak.Pada pandangan Audit, Pusat Bekalan Farmasi Sabah dan MakmalUbat dan Stor Sarawak perlu mengadaptasikan sistem yang digunapakai di stor hospital yang lebih user friendly agar ia akan melicinkanproses merekod di stor hospital di Sabah dan Sarawak.ii. Adalah diperhatikan Surat Setuju Terima daripada pihak PengurusanPerolehan, Kementerian lewat dikemukakan kepada beberapa StorIntegrasi. Ini menyebabkan beberapa jenis ubat telah dibeli oleh StorIntegrasi di luar kontrak sungguhpun kontrak mengenainya masihberkuat kuasa. Berikut diberikan butirannya :-JADUAL 292TARIKH KUAT KUASA KONTRAK / TARIKH SURAT SETUJU TERIMADITERIMA OLEH STOR INTEGRASIJENIS UBATTARIKHKONTRAKKUATKUASATARIKHSURATSETUJUTERIMADITERIMAOLEH STORINTEGRASITEMPOHYANGDIAMBIL(Hari)STOR INTEGRASIIopromide 300mg/50ml Injection 29/5/2001 24/2/2003 634 Hospital MelakaVinorelbine 10mg Injection 13/02/2003 18/02/2004 370 Hospital Kuala LumpurCarbamazapine 400mg 1/9/2001 22/2/2002 174 Hospital MelakaAtracurium Besylate Inj. 50mg/50ml 11/08/2003 10/01/04 152 Hospital Kota BharuHydroxyurea 500mg capsule 07/07/2003 16/10/2003 100 Hospital Kuala LumpurAmlodipine 5mg tablet 14/9/2001 7/12/2001 83 Hospital MelakaRisperidone 2mg tablet 25/5/2001 2/8/2001 67 Hospital MelakaSumber : Stor Integrasiiii. Semakan Audit di Hospital Sultanah Aminah Johor Bahru dan HospitalPulau Pinang mendapati dokumen kontrak di Stor Integrasi tidak difailkandengan teratur dan kemas kini.517

Pada pandangan Audit, Cawangan Pengurusan Perolehan perlumemastikan dokumen kontrak/salinan Surat Setuju Terima diedarkansegera kepada semua Stor Integrasi agar pembelian tidak dibuat di luarkontrak.d. Verifikasi Dan Pelupusani. Adalah diperhatikan pada keseluruhannya verifikasi stok telah dijalankanmengikut jadual. Bagaimanapun verifikasi itu tidak meliputi semua kategoriubat iaitu sangat menarik, menarik dan tidak menarik. Semakan selanjutnyamendapati verifikasi ubat tidak dijalankan di stor Farmasi Pesakit Dalam danFarmasi Pesakit Luar yang juga menyimpan stok untuk kegunaan sesuatutempoh.Pada pandangan Audit, setiap pemverifikasi yang dilantik perlu merancangdengan membuat satu analisis terhadap senarai stok di sesebuah storsebelum memulakan verifikasi stok agar sampel yang dipilih akanmencapai objektif sebenar verifikasi.ii. Pelupusan terhadap ubat yang dibeli dari luar negara jarang dilakukan olehStor Integrasi kerana kebanyakannya habis digunakan dalam tempoh jangkahayat ubat berkenaan. Bagaimanapun bagi beberapa jenis ubat yang perludilupuskan, adalah didapati ia telah dilupuskan mengikut peraturan yangditetapkan.38.4.2.6. Struktur Pengurusan Stora. Semakan Audit terhadap struktur pengurusan di 6 Stor Integrasi yangdilawati menunjukkan pengurusan Stor Integrasi di Semenanjung Malaysia,Sabah dan Sarawak adalah berbeza-beza. Stor Integrasi di SemenanjungMalaysia ditempatkan bersama hospital dan semua perolehan iaitupembelian ubat melalui syarikat konsesi, kontrak tender, sebut harga danpembelian terus diuruskan oleh Stor Integrasi Hospital. Bagi Stor Integrasi diSabah dan Sarawak, perolehan ubat melalui syarikat konsesi, pembelianterus dan sebut harga diuruskan oleh Stor Integrasi Hospital manakala StorIntegrasi peringkat negeri iaitu Pusat Bekalan Farmasi Negeri Sabah danMakmal Ubat dan Stor Negeri Sarawak hanya menguruskan pembelian ubatmelalui kontrak tender.b. Semakan Audit terhadap struktur pengurusan di Stor Integrasi di hospital diSemenanjung Malaysia mendapati struktur pengurusannya tidakdibahagikan mengikut unit seperti mana yang dikehendaki oleh TatacaraPengurusan Stor dan tiada pengasingan tugas dalam pengurusan stor.Pada pandangan Audit, Kementerian perlu memastikan strukturpengurusan yang dilaksanakan di Stor Integrasi adalah selaras denganstruktur yang telah ditetapkan agar Stor Integrasi dapat diuruskan dengancekap, ekonomik dan berkesan.518

38.4.2.7. Peruntukan Dan PerbelanjaanSejak beberapa tahun yang lalu, peruntukan bagi perolehan bekalan ubatmeliputi 10% daripada jumlah peruntukan yang diterima oleh Kementerian.Kementerian telah membelanjakan antara RM457.17 juta (90.8%) hinggaRM764.57 juta (98.8%) setiap tahun daripada peruntukan yang diterima bagitempoh tahun 2001 hingga 2003 bagi tujuan perolehan ubat. Butirannya adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 293JUMLAH PERUNTUKAN DAN PERBELANJAANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003MENGURUS DASAR BARU / ONE OFF JUMLAHTAHUN LULUS DIBELANJA LULUS DIBELANJA LULUS DIBELANJAPERATUS(RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) (RM Juta) %2001 498.58 453.17 4.96 4.0 503.54 457.17 90.82002 510.48 516.63 14.15 16.06 539.48 532.69 98.72003 759.86 751.84 13.84 12.73 773.70 764.57 98.8Sumber: Cawangan Pengurusan BelanjawanPada pandangan Audit, prestasi perbelanjaan secara keseluruhannyaadalah memuaskan.38.4.2.8. Guna Tenaga Dan Latihana. Guna Tenagai. Pengisian JawatanSemakan Audit di 6 Stor Integrasi yang dilawati mendapati, padakeseluruhannya jumlah jawatan yang sedia ada masih belum mencukupiuntuk menampung beban kerja yang sedia ada untuk menguruskan StorIntegrasi. Pengisian bagi jawatan Pegawai Farmasi dan Pembantu Tadbir(Stor) pada keseluruhannya hanya di antara 49.4% hingga 89.1% bagitahun 2003. Perincian untuk kategori kakitangan tersebut bagi tahun 2003adalah seperti di jadual berikut:-JADUAL 294KEDUDUKAN PERJAWATAN BAGI TAHUN 2003PERJAWATANJAWATANGREDLULUS ISI %Pegawai Farmasi U48 113 90 79.7Pegawai Farmasi U41 972 512 52.7Pembantu Tadbir (Stor) N22 43 33 76.8Pembantu Tadbir (Stor) N17 358 319 89.1JUMLAH 1,486 954 64.2Sumber : Bahagian Perkhidmatan FarmasiPada pandangan Audit, masalah kekurangan jawatan di Stor Integrasiperlu diatasi dengan segera. Keputusan Kerajaan mewajibkan semuaPegawai Farmasi perlu bertugas di Hospital Kerajaan sebelum berkhidmatdengan swasta merupakan satu langkah proaktif yang perlu diberi pujian.Selain itu, pihak Kementerian juga perlu memikirkan langkah baru bagimeningkatkan pengambilan pelajar dalam bidang farmasi untuk mengatasimasalah ini.519

ii. Pengagihan Guna TenagaSemakan Audit selanjutnya di Stor Integrasi, Hospital Sultanah AminahJohor Bahru yang mengendalikan jumlah stok yang bernilai RM44.75 jutamendapati stor tersebut hanya mempunyai seorang Pegawai Farmasi yangbaru dilantik dalam perkhidmatan, 2 orang Penyelenggara Stor dan 2 orangPekerja Am Rendah. Stor ini juga tidak dibahagikan kepada unit perolehan,unit penerimaan, unit penstoran dan unit komputer. Manakala Stor Integrasi,Hospital Pulau Pinang, jawatan Pegawai Farmasi kosong sejak bulanFebruari 2002 dan ditanggung kerja oleh Pegawai Farmasi dari UnitPerkhidmatan Maklumat Ubat dan Racun serta dibantu oleh 5 orangkakitangan stor yang bertanggungjawab mengendalikan stok yang bernilaiRM55.34 juta.Pada pandangan Audit, pengagihan guna tenaga di Stor Integrasi Hospitaltidak dibuat secara seimbang dan mengesyorkan supaya penumpuanyang lebih serius diberikan dalam mengagihkan guna tenaga agarpengagihannya seimbang dengan beban kerja yang sedia ada.b. LatihanLatihan bagi kakitangan yang berkaitan perolehan ubat telah dilaksanakandengan baik bagi setiap tahun. Semakan Audit mendapati BahagianPerkhidmatan Farmasi telah menyelaraskan latihan bagi semua kakitangan diseluruh negara. Setiap tahun, latihan berbentuk kursus dalaman atau luarnegara diadakan di antara 1 hingga 13 kali bagi semua peringkat pegawai untukkursus/latihan dalam atau luar negara seperti di jadual berikut :-JADUAL 295PERANGKAAN AKTIVITI LATIHAN BAGI TAHUN 2003KATEGORIBILANGAN LATIHANYANG DIRANCANGBILANGAN LATIHANYANGDILAKSANAKANBILANGANPESERTA YANGTERLIBATPegawai Farmasi 14 13 511Pembantu Tadbir (Stor) 1 1 45Sumber : Bahagian Perkhidmatan Farmasi, KKMPada pandangan Audit, pihak Kementerian telah melaksanakan latihan/ kursussebagaimana yang dirancang.38.4.3. PEMANTAUANPada umumnya, pemantauan yang sedia ada bagi perolehan ubat dari luar negaraperlu diperbaiki dan perkara yang diperhatikan adalah seperti berikut :-38.4.3.1. Peringkat KementerianDi Bahagian Perkhidmatan Farmasi, beberapa mesyuarat telah diadakan untukmembincangkan masalah yang berkaitan dengan peruntukan, perolehan danperjawatan yang terlibat dengan pengurusan bekalan ubat luar negara. Selainitu, Laporan Statistik juga telah dikemukakan oleh 14 Pejabat Timbalan520

Pengarah Kesihatan (Farmasi). Bagaimanapun, semakan Audit mendapatilaporan yang dikemukakan tidak digunakan secara optimum bagi merangka danmerancang sesuatu perolehan ubat dari luar negara. Maklumat tersebut hanyadigunakan untuk dimasukkan sebagai data dalam Laporan Tahunan, BahagianPerkhidmatan Farmasi. Mengikut pihak Bahagian Perkhidmatan Farmasilawatan naziran telah dilaksanakan dari semasa ke semasa. Bagaimanapun,pihak Audit tidak dapat mengesahkan perkara ini kerana tiada sebarang rekodatau laporan mengenainya diselenggarakan. Semakan Audit selanjutnya diCawangan Pengurusan Kontrak mendapati lawatan naziran tidak dijalankan danpihak berkenaan tidak memantau prestasi syarikat yang telah berjaya mendapatkontrak Kementerian.38.4.3.2. Peringkat NegeriSemakan Audit di Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan (Farmasi) di setiapnegeri yang dilawati mendapati pemantauan terhadap pengurusan perolehanubat dari luar negara kurang diberi perhatian. Pemantauan terhadap pengurusanperolehan bekalan ubat yang dijalankan di 4 Stor Integrasi hanya meliputi aspekpenyelarasan Laporan Statistik untuk dihantar ke Bahagian PerkhidmatanFarmasi.38.4.3.3. Peringkat HospitalKetua Pegawai Farmasi memantau urusan perolehan ubat dari luar negarahanya meliputi aspek peruntukan kewangan sahaja. Aspek seperti penerimaanbekalan, penyimpanan bekalan, penghantaran bekalan ke stor Farmasi PesakitLuar dan Farmasi Pesakit Dalam, pendispensan ubat ke pesakit tidak diberiperhatian dan dipantau secara rapi. Tindakan pembetulan hanya diambilberdasarkan kepada laporan atau aduan yang diterima daripada pengguna.Pada pandangan Audit, Kementerian perlu mempertingkatkan kaedahpemantauannya terhadap urusan perolehan ubat dari luar negara bagimemastikan ubat yang dibekalkan mengikut spesifikasi kontrak danurusan penerimaan, penyimpanan serta pengeluarannya dibuat denganteratur.38.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT38.5.1. Pada umumnya, Kementerian mempunyai perancangan yang baik bagimenguruskan aktiviti perolehan ubat dari luar negara. Setiap proses kerja di bawahaktiviti ini telah didokumenkan untuk dijadikan sebagai rujukan kepada pihak yangterlibat. Sungguhpun demikian, dari segi pelaksanaannya masih ada beberapakelemahan yang perlu dibaiki. Antara kelemahan yang diperhatikan ialah nilaipembelian ubat sama jenis melalui pembelian terus/sebut harga telah mencapaiatau melebihi had kewangan bernilai RM200,000 seperti yang ditetapkan. Bagiperolehan ubat melalui tender. Ada juga kes nilai pembeliannya di mana telahmelebihi had nilai kontrak. Selain itu, terdapat kelewatan dalam pemprosesan tenderbagi kontrak baru dan gantian; penyemakan terma kontrak terhadap bekalan yang521

diterima tidak dijalankan oleh pegawai yang berpengalaman dan berkelayakandalam bidang farmasi; bekalan ubat yang dibeli tidak digunakan kerana tidakmengikut kehendak pakar perunding; kelewatan dalam penghantaran Surat SetujuTerima ke Stor Integrasi; verifikasi stok yang dibuat tidak meliputi semua kategori;ruangan penyimpanan stor yang terhad dan juga ketiadaan kemudahan asas yangmencukupi di Stor Integrasi.38.5.2. Bagi mengatasi kelemahan tersebut demi meningkatkan prestasipengurusan aktiviti ini pada masa akan datang, pihak Audit mengesyorkanpertimbangan diberi kepada perkara berikut :-a. Mengatasi kekurangan personel dengan mengisi jawatan yang kosong;b. Mempertingkatkan tahap pemantauan aktiviti ini di peringkat Kementerian,Negeri dan hospital;c. Mengadakan lebih banyak kajian pasaran farmaseutikal;d. Menggalakkan lebih ramai pembekal/agen menyertai tender;e. Menggalakkan penglibatan pakar perunding atau pegawai perubatan dalammenyediakan spesifikasi ubat; danf. Menambahkan ruangan penyimpanan dan kemudahan asas.522

KEMENTERIAN KESIHATAN39. PENGURUSAN PERALATAN PERUBATAN DI POLIKLINIKKOMUNITI39.1. LATAR BELAKANG39.1.1. Poliklinik komuniti (sebelum bulan Julai 2002, poliklinik ini dikenali sebagaiklinik kesihatan) merupakan komponen penting dalam rangkaian infrastrukturkesihatan awam. Pada awalnya ia dikenali sebagai pusat kesihatan yangmenyediakan perkhidmatan kesihatan di luar bandar di mana perkhidmatankesihatan ibu dan anak menjadi teras utamanya di samping perkhidmatan pesakitluar dan pergigian. Bagaimanapun pada tahun 1995, pusat kesihatan telah dikenalisebagai klinik kesihatan dan skop perkhidmatannya diperluaskan ke kawasanbandar untuk menyediakan perkhidmatan bercorak rawatan, promotif, pencegahandan pemulihan kepada kumpulan sasaran yang baru seperti warga tua, remaja,dewasa dan wanita serta kanak-kanak dengan keperluan khas dan juga rawatanprimer kepada pesakit luar demi membangunkan taraf kesihatan keluarga secarakeseluruhannya.39.1.2. Sehingga bulan Disember 2003, ada 864 poliklinik komuniti di seluruhnegara dan 95 Klinik Kesihatan Ibu dan Anak. Bagi memastikan perkhidmatankesihatannya diberi dengan cekap dan berkesan, kemudahan peralatan perubatanyang lengkap, mencukupi dan dalam keadaan sedia serta juga selamat digunakanadalah diperlukan. Menyedari hakikat ini, Kementerian telah melengkapkan poliklinikkomuniti baru dengan berbagai jenis peralatan perubatan seperti x-ray machine,ultrasound, top loading fridge, tablet counting machine, autoclave, bio hazardcabinet/biological safety cabinet, chemistry analyser, centrifudge, microscope andrehabilitation equipment.39.1.3. Pengurusan peralatan perubatan adalah diletakkan di bawahtanggungjawab pegawai yang menjaga Pejabat Kesihatan Daerah/Kawasan/Bahagian dan poliklinik komuniti.39.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan peralatan perubatandi poliklinik komuniti telah dibuat dengan teratur, berhemah dan memenuhikeperluannya.39.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN39.3.1. Pengauditan ini meliputi aspek perolehan, penerimaan, penyimpanan,penggunaan, penyenggaraan, pelupusan serta penyelenggaraan rekod peralatanperubatan di poliklinik komuniti.523

39.3.2. Lawatan Audit telah dibuat ke 4 Bahagian di peringkat Ibu PejabatKementerian, 6 Jabatan Kesihatan Negeri termasuk Pejabat Timbalan PengarahKesihatan (Kesihatan) dan Pejabat Timbalan Pengarah Kesihatan (Pengurusan), 24Pejabat Kesihatan Daerah/Kawasan dan 63 poliklinik komuniti yang termasuk KlinikKesihatan Ibu & Anak. Semakan telah dijalankan terhadap rekod, dokumen dankontrak bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003.39.3.3. Pemeriksaan fizikal terhadap sampel peralatan perubatan yang bernilaisetiap satu RM500 ke atas juga dibuat di Klinik Pesakit Luar, Klinik Kesihatan Ibudan Anak, Unit Rehabilitasi, Unit Imejan dan Diagnostik, Makmal dan Farmasi dibawah jagaan poliklinik komuniti yang dilawati.39.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-39.4.1. PERANCANGAN39.4.1.1. Struktur Pengurusana. Peringkat Kementeriani. Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga yang diketuai oleh seorangpegawai Gred JUSA B adalah diletakkan di bawah kawalan TimbalanKetua Pengarah Kesihatan (Kesihatan Awam). Bahagian ini antara lainadalah bertanggungjawab bagi mengkaji dan menentukan keperluanperalatan perubatan di poliklinik komuniti dan merancang perolehannyayang akan dibuat melalui tender.ii. Bahagian Perancangan dan Pembangunan yang diletakkan di bawahkawalan Timbalan Ketua Pengarah Kesihatan (Penyelidikan DanSokongan) diketuai oleh seorang Pengarah Gred Utama JUSA C adalahterlibat dalam penggubalan dan pelaksanaan pelan kesihatan bagijangka masa 5 tahun termasuklah pembangunan poliklinik komuniti baru.Bahagian ini turut terlibat dalam menetapkan Senarai Peralatan Piawaibagi poliklinik komuniti baru mengikut jenis dan meluluskanpermohonan berdasarkan senarai ini bagi poliklinik komuniti baru yangdikemukakan oleh agensi pelaksana dan Jabatan Kesihatan Negeri.iii. Cawangan Pengurusan Perolehan di Bahagian Perolehan danPenswastaan, Kementerian antara lain adalah bertanggungjawab bagimengendalikan urusan tender peralatan perubatan di poliklinik komunitiyang mana keperluan tahunannya melebihi RM200,000.Kedudukan Struktur Organisasi Kementerian yang menunjukkan bahagianyang terlibat dengan pengurusan peralatan perubatan di poliklinik komunitiadalah seperti di carta berikut :-524

CARTA 55STRUKTUR ORGANISASI DI PERINGKAT KEMENTERIANKETUA SETIAUSAHA(PTD TURUS III)KETUA PENGARAHKESIHATAN(GRED UTAMA TURUS II)TIMBALAN KETUA SETIAUSAHA(KEWANGAN)(PTD GRED JUSA B)TIMBALAN KETUA PENGARAHKESIHATAN(KESIHATAN AWAM)(GRED JUSA A)TIMBALANKETUA PENGARAHKESIHATAN (PERUBATAN)(GRED JUSA A)TIMBALAN KETUA PENGARAHKESIHATAN(PENYELIDIKAN & SOKONGAN)(GRED JUSA A)SUBBAHAGIANKEWANGANPENGARAHKAWALANPENYAKITPENGARAHAMALANPERUBATANPENGARAHPERKHIDMATANKEJURUTERAANSUBBAHAGIANAKAUNPENGARAHPERKHIDMATANPERGIGIANPENGARAHPERKEMBANGANPERUBATANPENGARAHPERKHIDMATANFARMASISUBPEROLEHANDANPENSWASTAAN(GRED JUSA C)PENGARAHPEMBANGUNANKESIHATANKELUARGA( GRED JUSA B)PENGARAHPERANCANGANDANPEMBANGUNAN(GRED JUSA C)Bahagian Yang TerlibatDengan PengurusanPeralatan PerubatanDi Poliklinik KomunitiPENGARAHPENDIDIKANKESIHATANPENGARAHKAWALAN MUTUMAKANANb. Peringkat NegeriPejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Kesihatan Awam) di JabatanKesihatan Negeri bertanggungjawab merancang dan mengagih peruntukantahunan, memantau perbelanjaan serta memastikan pencapaian spesifikasi outputyang ditetapkan bagi aktiviti di bawah Program Kesihatan Awam. Penyelarasanbagi pengurusan peralatan perubatan di poliklinik komuniti dijalankan olehPenolong Pengarah Gred U48/U41 dan dibantu oleh Penyelia Jururawat sertaPembantu Perubatan. Selain itu, Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri(Pengurusan) Gred M54/M48 juga terlibat dalam perancangan pengurusankewangan dan sumber manusia di poliklinik komuniti. Struktur organisasinyaadalah seperti di Carta 56.c. Peringkat Daerah/Kawasan/BahagianPegawai Kesihatan Daerah/Bahagian/Kawasan Gred U47/U48 bertanggungjawabmerancang dan mengagih peruntukan tahunan, memantau perbelanjaan sertamencadang dan memastikan pencapaian spesifikasi output yang ditetapkan bagiaktiviti di poliklinik komuniti. Penyelarasan peralatan perubatan di poliklinikkomuniti dijalankan oleh Pegawai Kesihatan Gred U41 melalui Unit PembangunanKesihatan Keluarga dan Unit Kesihatan Primer. Struktur organisasi di peringkatPejabat Kesihatan Daerah/Kawasan/Bahagian adalah seperti di Carta 57.525

CARTA 56STRUKTUR ORGANISASI DI PERINGKAT NEGERIPENGARAH KESIHATANNEGERI(GRED UTAMA JUSA B/C/U53/U54)Timbalan PengarahKesihatan Negeri(Pengurusan)( GRED M54/M48)Timbalan PengarahKesihatan Negeri(Kesihatan Awam)(GRED U53/U54/U47/U48)Penolong Pengarah(Pengurusan)PenolongPengarah(Ibu & Anak)PenyeliaJururawatNegeriPembantuPerubatanPembantuTadbirCARTA 57STRUKTUR ORGANISASI DI PEJABAT KESIHATAN DAERAH/KAWASAN/BAHAGIANPEGAWAI KESIHATANDAERAH/KAWASAN/BAHAGIAN( GRED U47/U48)PEGAWAI KESIHATANPENTADBIRANUNIT PEMBANGUNANKESIHATAN KELUARGAUNIT KESIHATAN PRIMERd. Peringkat Poliklinik KomunitiSecara umumnya, Pegawai Perubatan Keluarga Gred U47/48bertanggungjawab terhadap pengurusan aktiviti di poliklinik komuniti manakalapenyeliaan terhadap peralatan perubatan di poliklinik komuniti adalah di bawahtanggungjawab pegawai di setiap unit seperti di carta berikut :-CARTA 58STRUKTUR ORGANISASI DI POLIKLINIK KOMUNITIPAKAR PERUBATAN KELUARGA(GRED U47/U48)Pegawai FarmasiPegawai PerubatanPembantuFarmasiPembantuPerubatanJururawatJuru X-RayJuruteknologiMakmal Perubatan526

Pada pandangan Audit, struktur organisasi yang diwujudkan telahmenunjukkan dengan jelas pembahagian tugas dan tanggungjawab semuapihak yang terlibat dengan pengurusan peralatan perubatan di poliklinikkomuniti.39.4.1.2. Garis Panduan Dan PeraturanPengurusan peralatan perubatan di poliklinik komuniti telah dibuat berpandukankepada peraturan perolehan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia.Selain itu, Kementerian juga telah mengeluarkan garis panduan danperaturannya sendiri bagi menguruskan peralatan perubatan dengan teratur.Antara garis panduan dan peraturan yang dimaksudkan adalah seperti berikut :-a. Senarai Peralatan Piawai Bagi Poliklinik KomunitiSenarai ini dikeluarkan oleh Bahagian Perancangan dan Pembangunan untukdijadikan panduan bagi membekalkan peralatan perubatan/bukan perubatan kepoliklinik komuniti yang baru/dinaikkan taraf di bawah Rancangan MalaysiaKetujuh (RMK-7) dan Kelapan (RMK-8). Antara lain, senarai ini menyatakantentang jenis peralatan, kuantiti dan anggaran kos peralatan tersebut.b. Surat Urusan Perolehan Kementerian Kesihatan MalaysiaPerolehan peralatan perubatan di poliklinik komuniti perlu dibuat mengikutperaturan yang telah ditetapkan oleh Kementerian melalui surat urusanperolehan yang dikeluarkan pada awal tahun semasa atau akhir tahunsebelumnya. Antara peraturan yang ditetapkan di dalam surat ini adalahberkaitan dengan tempoh penyerahan spesifikasi ke Bahagian Perolehan danPenswastaan Kementerian, kaedah perolehan, penubuhan Jawatankuasa SebutHarga dan kuasa menandatangani kontrak Kementerian.Pada pandangan Audit, Kementerian mempunyai garis panduan danperaturan yang mencukupi dalam perancangan pengurusan peralatanperubatan di poliklinik komuniti.39.4.1.3. Penetapan Keperluan Peralatan Perubatana. Semakan Audit mendapati Kementerian tidak menetapkan norma bagimenentukan keperluan peralatan perubatan di poliklinik komuniti.Bagaimanapun, Senarai Peralatan Piawai bagi poliklinik komuniti Jenis I, IIdan III kecuali bagi jenis IV, V dan VI yang disediakan oleh Kementeriantelah dijadikan garis panduan bagi merancang keperluan peralatanperubatan di poliklinik komuniti yang baru/dinaik taraf dari segi jenis, kuantitidan nilainya. Anggaran nilai peralatan perubatan mengikut jenis poliklinikkomuniti adalah seperti di Jadual 296.b. Permohonan bagi peralatan mudah alih seperti ultrasound, bilirubinometerdan weight scale seca yang diperlukan bagi poliklinik komuniti baru yangtidak di dalam pakej pembinaan akan dikemukakan oleh Jabatan KesihatanNegeri kepada Bahagian Perancangan dan Pembangunan apabila kemajuanpembinaan poliklinik komuniti berada pada tahap 70%.527

JADUAL 296ANGGARAN NILAI PERALATAN PERUBATANMENGIKUT JENIS POLIKLINIK KOMUNITI DI BAWAH RMK-7 DAN RMK-8JENIS POLIKLINIKKOMUNITIBILANGAN KEDATANGAN PESAKITDALAM SATU HARIANGGARAN NILAIPERALATAN PERUBATAN(RM)I Melebihi 800 pesakit satu hari 2,033,417II Antara 500 hingga 800 pesakit satu hari 1,417,145III Antara 300 hingga 500 pesakit satu hari 1,289,757IV Semenanjung Kurang daripada 300 pesakit satu hariIV Sabah/SarawakV : Sabah & SarawakVI : Sabah & SarawakAntara 150 hingga 300 pesakit satu hariKurang daripada 150 pesakit satu hariKurang daripada 50 pesakit satu hariSenarai Peralatan Piawai BelumDisediakanc. Bagi menentukan keperluan peralatan untuk poliklinik komuniti yang sediaada, Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga tidak berpandukankepada keperluan sebenar setiap poliklinik komuniti kerana keperluannyaberbeza. Bagaimanapun, keperluan yang dikemukakan oleh negeri, bebankerja yang wujud dan perjawatan yang sedia ada di poliklinik komuniti akandiambil kira.d. Pejabat Kesihatan akan mengemukakan permohonan tentang keperluantahunan peralatan tambahan bagi poliklinik komuniti kepada TimbalanPengarah Kesihatan Negeri (Kesihatan). Timbalan Pengarah KesihatanNegeri (Kesihatan Awam) kemudiannya akan membuat pengagihanperuntukan dasar baru/one off setelah mengambil kira permohonan yangdikemukakan oleh Pejabat Kesihatan.Pada pandangan Audit, Kementerian perlu mengemas kini SenaraiPeralatan Piawai yang sedia ada supaya merangkumi semua jenispoliklinik komuniti sama ada yang baru atau sedia ada bagimenggambarkan keperluannya yang sebenar.39.4.1.4. Keperluan Kewangana. Jumlah peruntukan yang diperlukan oleh Kementerian untuk perolehanperalatan perubatan di poliklinik komuniti tidak dapat ditentukan. Ini adalahkerana keperluan kewangan yang dirancang bagi perolehan peralatanperubatan di bawah peruntukan mengurus dibuat secara bersepadu denganperolehan aset untuk Aktiviti Pembangunan Kesihatan Keluarga yangmerupakan salah satu daripada aktiviti di bawah Program Kesihatan Awam.Bagi perolehan di bawah dasar baru, ianya dirancang di bawah AktivitiMeningkatkan Perkhidmatan Kesihatan Awam. Jumlah peruntukan yangdipohon untuk perolehan aset bagi tahun 2002 dan 2003 adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 297PERUNTUKAN KEWANGAN YANG DIPOHON UNTUK PEROLEHAN ASETTAHUNMENGURUSDASAR BARUJUMLAH(RM Juta)(RM Juta)(RM Juta)2002 11.00 98.35 109.352003 11.00 70.33 81.33528

. Peruntukan pembangunan bagi pembinaan poliklinik komuniti baru/naik tarafklinik sedia ada di bawah Rancangan Malaysia Kelapan adalah termasukperolehan peralatannya. Peruntukan ini dipohon di bawah ProgramKesihatan Awam bagi projek kesihatan bandar dan luar bandar. Bagi tahun2002, Kementerian telah memohon peruntukan berjumlah RM359.99 jutadan RM319.23 juta bagi tahun 2003.c. Keperluan peruntukan bagi penyenggaraan peralatan perubatan di poliklinikkomuniti juga tidak dapat dipastikan kerana ia adalah sebahagian daripadakeperluan kewangan bagi penyenggaraan fasiliti, pembersihan, kawalanmakhluk perosak serta mekanikal dan elektrikal di bawah Program KesihatanAwam. Kementerian telah memohon sejumlah RM36.64 juta dan RM40.20juta untuk penyenggaraan kemudahan kesihatan awam termasuk poliklinikkomuniti bagi tahun 2002 dan 2003.Pada pandangan Audit, Kementerian patut menentukan secara khususjumlah peruntukan kewangan yang diperlukan untuk perolehan peralatanperubatan dan penyenggaraannya bagi poliklinik komuniti supayamembolehkan ia berfungsi dengan lancar.39.4.1.5. Kaedah PerolehanPerolehan peralatan perubatan di poliklinik komuniti adalah melalui kaedahberikut :-a. Tenderi. Perolehan peralatan perubatan yang mana keperluan tahunan melebihiRM200,000 akan diuruskan secara tender terbuka. JawatankuasaPenentuan Spesifikasi yang diletakkan di bawah BahagianPembangunan Kesihatan Keluarga akan menentukan spesifikasiperalatan dan menyediakan laporan spesifikasi untuk dikemukakankepada Cawangan Pengurusan Perolehan bagi urusan tender. Laporanini perlu dikemukakan selewatnya pada 31 Januari kepada CawanganPengurusan Perolehan bagi perolehan di bawah peruntukan mengurusdan dasar baru. Spesifikasi perolehan di bawah peruntukanpembangunan perlu dikemukakan dari semasa ke semasa mengikutkeperluan.ii. Cawangan Pengurusan Perolehan menguruskan pengiklanan,pembukaan dan penyediaan jadual tender serta mengemukakannyakepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal di Bahagian PembangunanKesihatan Keluarga. Jawatankuasa membuat penilaian danmengemukakan laporan kepada Cawangan Pengurusan Perolehanuntuk tindakan selanjutnya. Lembaga Tender Kementerian akan memilihpenender yang berjaya. Kelulusan Kementerian PerdaganganAntarabangsa dan Industri (MITI) diperlukan bagi perolehan baranganimport. Surat Setuju Terima dikeluarkan kepada penender setelahmendapat kelulusan MITI.529

iii. Kontrak perlu ditandatangani dalam tempoh 4 bulan daripada tarikh SuratSetuju Terima dikeluarkan dan satu salinannya hendaklah diedar keBahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga dan Jabatan KesihatanNegeri. Borang Penerimaan Dokumen itu perlu dikembalikan keBahagian Perolehan dan Penswastaan. Bahagian Belanjawanmengemukakan waran peruntukan kepada Jabatan Kesihatan Negeriuntuk tujuan mengeluarkan pesanan peralatan kepada kontraktor.iv. Peralatan perubatan juga dibekalkan oleh kontraktor yang membinapoliklinik komuniti. Antara peralatan yang akan dibekal ialah mesin x-ray,x-ray processor, examination procedure lights dan autoclaves –built in.b. Sebut HargaPengurusan sebut harga dijalankan di peringkat Jabatan Kesihatan Negeri danPejabat Kesihatan bagi perolehan peralatan perubatan tertakluk kepada hadnilai berikut :-i. Melebihi RM50,000 hingga RM100,000 sekurangnya 5 pembekal bertarafBumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan hendaklahdipelawa.ii. Melebihi RM100,000 hingga RM200,000 sekurangnya 5 pembekalberdaftar dengan Kementerian Kewangan hendaklah dipelawa.Bahagian Perolehan dan Penswastaan menyelaras Jawatankuasa Sebut Hargadi kedua peringkat ini dan ahlinya dilantik secara bertulis oleh Ketua SetiausahaKementerian.c. Pembelian TerusPerolehan peralatan tambahan akan diuruskan sama ada oleh JabatanKesihatan Negeri atau Pejabat Kesihatan secara sebut harga/pembelian terus.Jabatan Kesihatan Negeri/Pejabat Kesihatan menguruskan perolehan peralatanperubatan secara pembelian terus berdasarkan kepada had nilai berikut :-i. Sehingga RM10,000 bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM50,000bagi satu tahun daripada pembekal/syarikatii. Melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 setiap pesanan dan tidakmelebihi RM100,000 bagi 1 tahun daripada pembekal/syarikatBumiputera yang berdaftar.39.4.1.6. Kaedah Penerimaana. Kontrak KementerianPeralatan yang dipesan oleh Jabatan Kesihatan Negeri akan dihantar olehpembekal ke tempat serahan yang dinyatakan di dalam kontrak. Pengesahanmengenai bekalan yang diterima adalah mengikut spesifikasi dan sudahdipasang, didemonstrasi, diuji serta dihantar ke tempat penyimpanan perludikemukakan ke Bahagian Perolehan dan Penswastaan melalui BorangPengesahan Penerimaan Bekalan oleh Pegawai Kesihatan yang berkenaan.Kelewatan bekalan perlu dilapor menggunakan Borang Laporan Bekalan Lewat.530

. Pakej Dengan Kontrak PembinaanPeralatan perlu dibekalkan oleh pembekal sebelum bangunan diserahkankepada Kementerian. Pembekal perlu menjalankan pemasangan dan pengujianperalatan dengan kehadiran wakil Pegawai Penguasa. Salinan SijilPentauliahan, Manual Pemasangan, Manual Operasi dan ManualPenyelenggaraan perlu dikemukakan kepada wakil Pegawai Penguasa.c. Penerimaan Melalui Sebut Harga/Pembelian TerusPenghantaran dibuat oleh pembekal ke Pejabat Kesihatan/poliklinik komunitiyang berkaitan. Pengesahan penerimaan pada Nota Hantaran dan PesananKerajaan dibuat oleh pegawai berkenaan di Pejabat Kesihatan/PoliklinikKomuniti. Pembekal perlu menjalankan pemasangan, pentauliahan dan memberilatihan kepada kakitangan bagi sebahagian peralatan.39.4.1.7. Kaedah PenyimpananPeralatan perubatan yang diperolehi oleh poliklinik komuniti adalah untukkegunaan terus. Peralatan yang diterima oleh poliklinik komuniti diagihkanmengikut unit khusus seperti Klinik Pesakit Luar, Unit Kecemasan, KlinikKesihatan Ibu dan Anak, Unit Imejan dan Diagnostik, Unit Rehabilitasi, Makmaldan Farmasi. Setiap unit di poliklinik komuniti akan melantik pegawai yangbertanggungjawab untuk mengurus peralatan perubatan dari aspekpenyenggaraan dan penyelenggaraan rekod peralatan tersebut.39.4.1.8. Kaedah PenggunaanKementerian telah menetapkan pegawai yang khusus untuk mengendalikanperalatan teknikal. Antaranya ialah Pakar Perubatan Keluarga, PegawaiPerubatan, Juru X-Ray, Jurupulih Perubatan dan Juruteknologi MakmalPerubatan. Antara peralatan perubatan teknikal yang dikendalikan oleh pegawaiini di poliklinik komuniti adalah ultrasound, mesin x-ray, peralatan rehabilitasi,chemistry analyser, bio hazard cabinet, bilirubinometer dan haematologyanalyser. Penggunaan sebahagian peralatan perubatan di poliklinik komunitiakan direkodkan dalam rekod penggunaan, rekod kehadiran pesakit dan rekodujian makmal yang merupakan maklumat sokongan kepada Sistem MaklumatPengurusan Kesihatan yang dilaksanakan oleh Kementerian.39.4.1.9. Kaedah PenyenggaraanBagi memastikan peralatan perubatan di poliklinik komuniti sentiasa dalamkeadaan sedia, selamat diguna dan berfungsi pada tahap optimum, ianya perludisenggara secara efektif seperti mana yang dikehendaki oleh Surat PekelilingAm Bilangan 2 Tahun 1995. Program penyenggaraan berjadual tahunan untukperalatan hendaklah disediakan dan ia patut menetapkan kekerapanpenyenggaraannya. Semakan Audit mendapati perancangan penyenggaraansecara berjadual yang khusus bagi peralatan perubatan poliklinik komuniti tidakdisediakan dan sebaliknya penyenggaraan yang disediakan adalah secarabersepadu dengan kemudahan kesihatan awam yang lain. Peruntukan531

penyenggaraan yang diperolehi hanyalah untuk pembaikan biasa apabilaberlaku kerosakan peralatan. Sehubungan itu, sebagai langkah bagimemastikan peralatan perubatan sentiasa berada dalam keadaan yangmemuaskan, Kementerian telah meluluskan supaya satu kajian perintisdilaksanakan oleh Jabatan Kesihatan Negeri Selangor untuk menjalankanperkhidmatan penyenggaraan berjadual bagi peralatan perubatan secaraoutsource.39.4.1.10. Kaedah PelupusanPemeriksaan harta modal sekurangnya 2 tahun satu kali perlu dijalankan olehKetua Jabatan. Peralatan perubatan yang rosak,usang dan tidak ekonomi lagiuntuk disenggara perlu dilupuskan. Pelupusan peralatan perubatan di poliklinikkomuniti melibatkan sama ada Lembaga Pemeriksa atau tanpa LembagaPemeriksa berdasarkan kepada harga asal peralatan. Lembaga Pemeriksa bagisetiap pusat tanggungjawab terdiri daripada pegawai dari pusat tanggungjawabyang berlainan bagi membuat pemeriksaan silang. Permohonan pelupusandikemukakan kepada Pengarah Kesihatan Negeri untuk kelulusan mengikut hadnilai yang ditetapkan.39.4.1.11. Kaedah Penyelenggaraan RekodSetiap unit di poliklinik komuniti melantik kakitangan yang bertanggungjawabuntuk menyelenggara daftar aset dan menguruskan penyenggaraan aset. Daftaryang diselenggara perlu mengandungi maklumat seperti jenis, nilai danspesifikasi aset yang lengkap dan kemas kini.Pada umumnya, Kementerian mempunyai prosedur kerja yang jelas bagimenguruskan peralatan perubatan di poliklinik komuniti. Bagaimanapun,Kementerian perlu menyediakan program penyenggaraan berjadualtahunan untuk peralatan perubatan bagi memastikan ianya sentiasa dalamkeadaan sedia dan selamat diguna serta memberikan perkhidmatan yangbaik kepada penggunanya.39.4.1.12. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Guna Tenagai. Anggaran keperluan perjawatan bagi poliklinik komuniti adalah berasaskankepada norma yang telah ditetapkan dan diluluskan oleh JabatanPerkhidmatan Awam (JPA) pada tahun 1980 serta cadangan pindaan normaperjawatan kesihatan awam pada tahun 1996. Permohonan juga mengambilkira faktor lain seperti projek pembinaan poliklinik komuniti baru dan projekpoliklinik komuniti sambungan yang akan dijalankan di bawah RMK-8,tambahan program baru, perubahan skop kerja, pelbagaian dan perluasanperkhidmatan sedia ada serta juga peningkatan dalam Level of Care.Keperluan perjawatan bagi poliklinik komuniti yang berdasarkan normaperjawatan kesihatan awam yang ditetapkan pada tahun 1996 adalah sepertidi jadual berikut :-532

JADUAL 298KEPERLUAN PERJAWATAN DI POLIKLINIK KOMUNITIJAWATANGREDKEPERLUANPERJAWATANCATATANPakar Perubatan Keluarga U47/U48 1 -Pegawai Perubatan U48 1 -Pegawai Perubatan U41 2 Tambahan 1:50 Kes/HariPembantu Perubatan U29 5 Tambahan 1:75 Kes/HariPembantu Farmasi U29 1 Tambahan1:50 Kes/HariJuruteknologi Makmal Perubatan U29 1 Tambahan 1:4500 Ujian/TahunJurupulih Perubatan (Anggota) U29 1 Tambahan 1:50,000 PopulasiJurupulih Perubatan (Cara Kerja) U29 1 Tambahan 1:50,000 PopulasiJururawat U29 7 Tambahan 1:25 Kes/Hariii. Semakan Audit mendapati keperluan guna tenaga yang terlibat secaralangsung dalam pengurusan termasuk penyenggaraan peralatan perubatandi poliklinik komuniti tidak dapat dikenal pasti kerana perancangan sumbermanusia dibuat secara bersepadu di bawah Aktiviti Pembangunan KesihatanKeluarga. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat menentukan sama ada normayang ditetapkan tersebut telah dipatuhi.Pada pandangan Audit, Kementerian hendaklah mengenal pasti keperluanguna tenaga bagi mengurus dan menyenggarakan peralatan perubatan dipoliklinik komuniti dengan teratur supaya peralatan tersebut sentiasa beradadalam keadaan yang boleh digunakan.b. Keperluan LatihanBahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga di peringkat Kementerian tidakmenyediakan latihan secara khusus dan berjadual bagi kakitangan yang terlibatsecara langsung dalam pengendalian peralatan perubatan.Pada pandangan Audit, kursus dan latihan secara khusus bagi kakitanganyang mengendalikan peralatan perubatan di poliklinik komuniti perludirancang secara berjadual oleh Kementerian memandangkan peralatan inimemerlukan kemahiran dan teknik untuk mengendalikannya.39.4.1.13. Kaedah Pemantauana. Peringkat Kementeriani. Pemantauan terhadap pengurusan peralatan perubatan di poliklinik komunitidijalankan di peringkat Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga melaluimesyuarat yang diadakan. Antaranya adalah Mesyuarat Polisi Operasipoliklinik komuniti dan Klinik Desa, Mesyuarat Teknikal Juru X-RayPenjagaan Kesihatan Primer, Mesyuarat Teknikal Juruteknologi MakmalPerubatan dan Mesyuarat Mengemas Kini Garis Panduan Pelaksanaan danPemantauan Perkhidmatan Penyenggaraan Kemudahan Kesihatan Awam.533

ii. Kementerian telah menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan diPeringkat Kementerian bagi memantau pengurusan kewangan dan aset.Antara perkara yang dipantau ialah mengenai laporan pelupusan, verifikasistok serta latihan pengurusan perolehan dan pengurusan stor dan aset.Lawatan dan pemeriksaan di pusat tanggungjawab yang dikenal pastimempunyai masalah dalam pengurusan stor dan aset akan juga dirancang.iii. Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga memantau kedudukanperalatan perubatan di poliklinik komuniti melalui maklum balas InventoriPenjagaan Kesihatan Primer yang diterima dari Pengarah Kesihatan Negerisetiap akhir tahun.b. Peringkat Jabatan Kesihatan NegeriSemua Jabatan Kesihatan Negeri perlu melantik seorang wakil teknikal bagimenguruskan peralatan dan pelaksanaan perkhidmatan penyenggaraan selarasdengan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Perkhidmatan PenyenggaraanKemudahan Kesihatan Awam bagi tahun 2003. Pemantauan terhadappengurusan peralatan perubatan di poliklinik komuniti dikehendaki dibuatmelalui Mesyuarat Teknikal yang diadakan dan juga lawatan penyeliaan kepoliklinik komuniti.c. Peringkat Pejabat KesihatanPemantauan perlu dijalankan melalui Mesyuarat Teknikal yang diadakan setiap3 bulan. Penyeliaan di poliklinik komuniti juga perlu dijalankan oleh KetuaJururawat dengan menggunakan Senarai Semak Untuk Penyeliaan. Selain itu,Pejabat Kesihatan akan mendapatkan maklum balas daripada Pakar PerubatanKeluarga, Ketua Jururawat dan Pembantu Perubatan Kanan yang menjagapoliklinik komuniti. Setiap Pejabat Kesihatan perlu melantik seorang PembantuPerubatan bagi menguruskan semua aktiviti berkenaan peralatan danpenyenggaraannya. Senarai induk peralatan dan salinan Kad Harta Modal bagisetiap poliklinik komuniti perlu disimpan oleh Pejabat Kesihatan.d. Peringkat Poliklinik KomunitiSetiap unit di poliklinik komuniti adalah bertanggungjawab memantau peralatanperubatan di bawah jagaan unit masing-masing. Selain itu, tugasan berhubungpemantauan peralatan tersebut perlu dikemas kini di dalam senarai tugaspegawai yang bertanggungjawab dalam urusan tersebut. Pada pandanganAudit, mekanisme pemantauan yang diwujudkan terhadap pengurusanperalatan di poliklinik komuniti adalah memadai.Pada umumnya, Kementerian mempunyai perancangan yang baik bagipengurusan peralatan perubatan di poliklinik komuniti. Bagaimanapun, aspekperancangan keperluan peralatan perlu diperbaiki melalui penyediaan SenaraiPeralatan Piawai yang kemas kini dan menyeluruh bagi poliklinik komunitiserta program penyenggaraan berjadual disediakan bagi memastikanperalatan perubatan sentiasa dalam keadaan yang boleh digunakan.534

39.4.2. PELAKSANAAN39.4.2.1. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Bagi tahun 2002, Kementerian telah diluluskan peruntukan mengurus dandasar baru berjumlah RM25.70 juta untuk perolehan aset di bawah AktivitiPembangunan Kesihatan Keluarga termasuk untuk poliklinik komuniti.Jumlah ini adalah 23.5% daripada amaun yang dipohon. Bagaimanapun,jumlah yang diluluskan itu tidak dibelanjakan sepenuhnya di manaperuntukan mengurus dan dasar baru yang dibelanjakan bagi tahun 2002masing-masingnya adalah 90.5% dan 69.7%. Pada tahun 2003,Kementerian tidak diluluskan peruntukan mengurus dan dasar baru untukperolehan aset walaupun sejumlah RM81.33 juta telah dipohon.Kementerian hanya diluluskan peruntukan one off berjumlah RM3.15 jutabagi perolehan aset di bawah Aktiviti Pembangunan Kesihatan Keluarga.Peruntukan dan perbelanjaan bagi tahun 2002 adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 299PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN BAGI TAHUN 2002TAHUN /BUTIRANPERUNTUKAN( RM Juta )2002PERBELANJAAN( RM Juta )PERBELANJAAN(%)Mengurus 7.96 7.20 90.5Dasar Baru 17.74 12.37 69.7JUMLAH 25.7 19.57 77.5b. Semakan Audit juga mendapati bagi tahun 2002 dan 2003, Kementeriantelah diluluskan peruntukan penyenggaraan untuk Program Kesihatan Awamberjumlah RM77.37 juta (termasuk peruntukan tambahan) dan RM36.62 jutamasing-masing. Adalah didapati prestasi perbelanjaan bagi tahun 2002 tidakbegitu memuaskan di mana hanya RM54 juta (69.8%) daripada peruntukanpenyenggaraan berjumlah RM77.37 juta yang dibelanjakan. Manakala bagitahun 2003, perbelanjaan penyenggaraan adalah RM40.83 juta atau111.50%. Bagaimanapun, hanya RM3.33 juta (8.2%) daripada keseluruhanperbelanjaan penyenggaraan digunakan bagi tujuan penyenggaraanperalatan perubatan termasuk poliklinik komuniti. Butirannya adalah sepertidi jadual berikut :-JADUAL 300PERBELANJAAN PENYENGGARAAN KEMUDAHAN KESIHATAN AWAMBAGI TEMPOH TAHUN 2003PERKARAPERBELANJAAN(RM Juta)PERBELANJAAN(%)Penyenggaraan Mekanikal & Elektrikal 12.61 30.9Penyenggaraan Peralatan Bioperubatan 3.33 8.2Pembersihan 8.85 21.7Penyenggaraan Bangunan 15.98 39.1Pendobian 0.06 0.1JUMLAH 40.83 100535

Pada pandangan Audit, memandangkan jumlah peruntukan danperbelanjaan untuk tujuan perolehan peralatan perubatan danpenyenggaraannya di poliklinik komuniti tidak diasingkan daripadaperuntukan di bawah Aktiviti Pembangunan Kesihatan Keluarga, pihakAudit tidak dapat menilai prestasi perbelanjaannya.39.4.2.2. Keperluan Peralatan Perubatana. Pemeriksaan Audit mendapati penyediaan peralatan perubatan berdasarkankepada Senarai Peralatan Piawai dan beban kerja di poliklinik komuniti tidakdapat diikuti sepenuhnya oleh Kementerian terutamanya bagi poliklinikkomuniti sedia ada/naik taraf. Peralatan perubatan adalah tidak mencukupimengikut keperluan sebenar di setiap poliklinik komuniti bagi menjaminaccessibility perkhidmatan yang berkenaan. Masalah ini disebabkanpenambahan skop perkhidmatan dan pengambilalihan Jabatan Pesakit Luarhospital di bawah pentadbiran Pejabat Kesihatan yang menyebabkankedatangan pesakit ke poliklinik komuniti semakin meningkat. Pengagihanperalatan baru adalah berdasarkan keperluan dan peruntukan yang diluluswalaupun setiap poliklinik komuniti telah membuat permohonan kepadaPejabat Kesihatan dan permohonannya telah dikemukakan kepada JabatanKesihatan Negeri. Contohnya keperluan peti sejuk top loading yang dipohonoleh negeri berjumlah 1,467 unit tetapi hanya 448 unit dibekalkan melaluikontrak Kementerian. Sebahagiannya adalah untuk keperluan hospital sertamakmal ubat dan stor.b. Oleh kerana wujud kekurangan peralatan perubatan yang kritikal, beberapaperalatan perubatan seperti ultrasound terpaksa dikongsi bersama olehbeberapa poliklinik komuniti. Contohnya, di salah satu poliklinik komuniti diNegeri Perlis, ia hanya mempunyai 1 unit ultrasound tetapi adalah untukkegunaan 2 poliklinik komuniti lain dan 5 klinik desa dengan jumlahkedatangan hampir 5,000 pesakit pada setiap tahun. Oleh itu, penggunaanperalatan ini adalah berterusan dan jika terdapat kerosakan, pesakitterpaksa dirujuk ke klinik lain. Semakan lanjut mendapati hanya terdapat 4unit ultrasound di Negeri Perlis untuk kegunaan 9 poliklinik komuniti dan 30klinik desa. Berdasarkan maklum balas daripada lawatan ke poliklinikkomuniti, antara peralatan yang amat diperlukan adalah seperti di Jadual301.c. Pejabat Kesihatan Daerah Pasir Mas yang mempunyai 7 poliklinik komunitijuga mengalami masalah kekurangan peralatan perubatan keranaperuntukan berjumlah RM721,623 yang dipohon pada tahun 2003 bagitujuan pembelian peralatan perubatan masih belum diterima pada tarikhpengauditan iaitu bulan Jun 2003. Ketiadaan peralatan yang mencukupi jugatelah menjejaskan rancangan Pejabat itu untuk memperolehi pengiktirafandan persijilan MS ISO 9001:2000 bagi sistem kualitinya daripada SIRIM.Pada pandangan Audit, Kementerian perlu memberi keutamaan denganmenyediakan peralatan perubatan yang mencukupi di poliklinik komunitibagi memastikan keberkesanan dan kelicinan perkhidmatan diberi kepadapesakit.536

JADUAL 301PERALATAN PERUBATAN YANG AMAT DIPERLUKANDI POLIKLINIK KOMUNITINEGERIKelantanPerakPerlisSelangorSabahPOLIKLINIKKOMUNITIKemahangBatu GajahTumpatJeliPengkalanKuborPeringatKeterehPasir MasRantauPanjangGreen TownGunung RapatSanglangKaki BukitPadang BesarSimpangEmpatSalakKelana JayaSungai PelekKundasangBundu TuhanBingkorApin-apinLuyangUrinlax, StretcherWater Bath, Refrigerator, Autoclave (besar)NAMA PERALATANDaptone,Ultrasound, Autoclave, Bio Hazard Cabinet, Bio Chemistry, Full Blood CountBio Hazard Cabinet, X-Ray Machine, Bio ChemistryTablet Counting MachineBio Hazard Cabinet, Counting Tablet Machine, Ultrasound, Rehabilitation EquipmentBlood Pressure Set, Bio Hazard Cabinet, Haematology Analyser, Rehabilitation EquipmentTop Loading Refrigerator, Adult Balance Beam Scale With Height, Table Top Autoclave,Instrument Trolley With Guardrail Fully S/S, Oxymeter, Mesin ECG, Refrigerator (Chiller 3Pintu), Examination Couch, Bilirubinometer, Hemoglobin Meter, Coagulation MeterTop Loading Refrigerator, Adult Balance Beam Scale With Height, Table Top Autoclave,Silicone Autoclavable Manual Resuscitatr Infant, Instrument Trolley With Guardrail FullyS/S, Tablet Counting Machine, Ultrasound, Haematology Analyser, Urine Analyser,Examination Couch, Bilirubinometer, RefrigeratorPortable Sucker, Emergency Trolley, Daptone, Emergency Immobiliz SecaPortable Sucker, Daptone, Height & Weight Scale SecaUltrasound, Tablet Counting Machine, Rehabilitation EquipmentNoise Stik, Autoclave, UltrasoundFull Blood Count,Bio Hazard Cabinet, X-Ray Machine, Emergency Trolley, Ultrasound,Automatic Blood Pressure MonitorEmergency Trolley, Ultrasound, Automatic Blood Pressure Monitor, AudiometerSuction, UltrasoundTablet Counting MachineChemistry Analyser, Tablet Counting MachineTop Loading Refrigerator, Rehabilitation EquipmentRegion Warmer, Height & Weight Scale SecaTablet Counting MachineEmergency Light, Delivery Set, Emergency Trolley, BilirubinometerFridge Lab, Autoclave, Noise Stik39.4.2.3. Perolehana. Tenderi. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Kementerian telahmenandatangani 2 kontrak termasuk 1 kontrak tambahan bernilaiRM2.88 juta bagi membekalkan 448 peti sejuk top loading untukpenyimpanan vaksin HIB dan MMR ke hospital/makmal ubat dan stor/poliklinik komuniti.ii. Sehingga bulan Disember 2003, Kementerian telah menyiapkan 64projek poliklinik komuniti baru/naik taraf di bawah RMK-8 yangdilaksanakan oleh Jabatan Kerja Raya/Perunding Pengurusan Projek.Sejumlah RM129.50 juta telah diperuntukkan untuk menyediakankemudahan peralatan termasuklah peralatan perubatan secara pakejdengan kontrak pembinaan poliklinik komuniti. Butiran lanjut poliklinikkomuniti baru/naik taraf yang disiapkan mengikut jenis adalah seperti dijadual berikut :-537

JADUAL 302BILANGAN POLIKLINIK KOMUNITI YANG SIAP MENGIKUT JENIS DI BAWAHRANCANGAN MALAYSIA KELAPAN SEHINGGA BULAN DISEMBER 2003JENIS POLIKLINIKKOMUNITIJABATAN KERJARAYAAGENSI PELAKSANAPERUNDING PENGURUSANPROJEK (PMC)JUMLAHI - - -II 5 - 5III 42 12 54IV : Semenanjung - - -IV : Sabah & Sarawak 2 3 5V : Sabah & Sarawak - - -VI : Sabah & Sarawak - - -JUMLAH 49 15 64b. Sebut HargaSemakan Audit mendapati perolehan peralatan seperti peralatan makmal,ultrasound scanner, ECG machine, pharmaceutical fridge dan autoclave secarasebut harga telah dilaksanakan di peringkat Jabatan Kesihatan Negeri mengikutprosedur yang ditetapkan. Semakan Audit selanjutnya mendapati JawatankuasaPembuka dan Pemilihan Sebut Harga ada ditubuhkan di setiap pejabat yangdilawati. Sebut harga yang dipilih adalah yang menepati spesifikasi peralatanyang ditetapkan dan merupakan tawaran yang terendah.c. Pembelian TerusSemakan Audit mendapati sebahagian besar perolehan yang boleh diuruskansecara pembelian terus telah dibuat dengan menggunakan kaedah perolehansecara sebut harga di mana Pejabat Kesihatan memanggil sebut harga daribeberapa pembekal dan memilih sebut harga yang terendah serta menepatispesifikasi peralatan yang ditetapkan. Pemilihan juga dijalankan olehJawatankuasa Sebut Harga yang dilantik. Antara peralatan perubatan yangmenggunakan kaedah tersebut adalah seperti bilirubinometer, ECG machine,ultrasound scanner dan microscope.Pada pandangan Audit, perolehan peralatan perubatan pada umumnyatelah dibuat dengan teratur.39.4.2.4. Pemilihan Kontraktora. Kontrak KementerianBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, Kementerian hanya menawarkan 2kontrak perolehan peralatan termasuk 1 kontrak tambahan di bawah BahagianKesihatan Keluarga. Kedua tender itu adalah untuk membeli peti sejuk toploading bagi poliklinik komuniti/hospital/makmal ubat dan stor. Semakan Auditmendapati syarikat yang sama telah dipilih bagi kedua kontrak tersebut yangbernilai RM2.88 juta. Hasil daripada penilaian yang telah dijalankan olehJawatankuasa Penilaian Teknikal terhadap tawaran tender, tawaran daripadasyarikat tersebut telah dipilih dan diperakukan oleh Lembaga PerolehanKementerian untuk kedua kontrak ini berdasarkan faktor berikut :-538

i. Tawaran produk buatan tempatan yang menyertai tender tidak memenuhispesifikasi dan keperluan WHO.ii. Syarikat yang dipilih menawarkan program latihan yang menyeluruh yangboleh membantu kakitangan Kementerian menjalankan latihan lanjut.iii. Tempoh serahan adalah paling cepat berbanding penender lain.b. Pakej Dengan Kontrak PembinaanJabatan Kerja Raya telah membuat pemilihan kontraktor secara tender terbuka,tender terhad dan rundingan terus bagi projek poliklinik komuniti baru/naik tarafyang dibina. Bagi projek yang dilaksanakan melalui khidmat PerundingPengurusan Projek, pemilihan kontraktor telah dijalankan secara rundingan terusdan tender terhad. Sebahagian peralatan perubatan yang dibuat secara pakejdengan kontrak pembinaan telah dibekalkan oleh sub kontraktor atau subkontraktor yang dinamakan (nominated sub contractor) yang dipilih.Pada pandangan Audit, pelantikan kontraktor untuk menguruskanperolehan peralatan perubatan telah dibuat dengan teratur.39.4.2.5. Syarat Kontraka. Pada umumnya, syarat yang ditetapkan bagi kedua kontrak untukmembekalkan peti sejuk top loading adalah seperti berikut:-i. Tempoh kontrak berkuatkuasa adalah satu tahun.ii. Syarikat hendaklah mengemukakan Bon Pelaksanaan bernilai 5%daripada harga kontrak dalam tempoh 14 hari selepas Surat SetujuTerima Tawaran dikeluarkan. Tempoh sah laku Bon sehingga 12 bulanselepas tamat kontrak atau tarikh pembelian terakhir.iii. Kontraktor memastikan barang yang dibekalkan belum pernah dipakai,tulen, pengeluaran terbaru dan menepati spesifikasi.iv. Barang hendaklah diserahkan di tapak pengguna seperti dinyatakandalam tempoh 2 hingga 4 minggu dari tarikh kontrak ditandatangani.v. Penerimaan adalah tertakluk kepada pemeriksaan dan ujian penerimaan.vi. Kerajaan boleh membeli dari punca lain dan menolak barang yangdipesan atau menolak barang dan merampas Bon Pelaksanaan ataumenerima barang dan mengenakan denda 2% untuk setiap bulankelewatan penyerahan barang.vii. Tempoh jaminan adalah 12 bulan dari tarikh barang diperakui/ditauliah.viii. Kontraktor menyediakan latihan selama 1 hari untuk 10 orang di tapak/tempat serahan.539

. Bagi kontrak perolehan peralatan yang dibuat secara pakej denganpembinaan bangunan, antara syarat kontrak yang ditetapkan adalah sepertiberikut :-i. Skop kerja kontrak meliputi membekal, memasang, menguji danmentauliah.ii. Peralatan yang dibekalkan adalah baru, belum pernah dipakai, berkualitidan diluluskan oleh pihak yang berkuasa seperti Jabatan Kilang danJentera, Jabatan Bekalan Elektrik dan Gas, Jabatan Bomba danPenyelamat dan sebagainya.iii. Pentauliahan yang dijalankan dihadiri oleh wakil dari Pegawai Penguasakecuali telah diluluskan/dibenarkan oleh Pegawai Penguasa.iv. Kontraktor perlu menguruskan latihan kepada kakitangan berkenaansistem operasi dan penyenggaraan peralatan sebelum atau selepaspenyerahan projek.v. Kontraktor bertanggungjawab menyenggara peralatan dalam tempohjaminan.Pada pandangan Audit, syarat kontrak tersebut pada umumnya adalahmemadai untuk menjamin kepentingan Kerajaan.39.4.2.6. Pematuhan Kepada Syarat KontrakPada umumnya, syarat kontrak telah dipatuhi oleh pembekal bagi kontrakKementerian dan kontrak perolehan secara pakej dengan pembinaan bangunankecuali dari aspek pembekalan peti sejuk. Adalah didapati pembekal gagalmembekalkan 35 unit peti sejuk top loading kepada 23 poliklinik komuniti, 8Klinik Kesihatan Ibu dan Anak serta 4 klinik desa di Negeri Sabah bernilaiRM222,846 dalam tempoh masa yang ditetapkan. Ini adalah disebabkan olehkehilangan peralatan itu di tempat penyimpanan kargo. Ketiadaan peti sejuk initelah memberi kesan terhadap penyimpanan vaksin HIB dan MMR di poliklinikkomuniti dan klinik desa.Pada pandangan Audit, pihak Kementerian patut memperolehi peti sejuktop loading daripada pembekal lain bagi memastikan bahan yang perludisimpan berada dalam keadaan yang baik. Memandangkan kehilanganberlaku semasa peralatan ada di bawah simpanan dan kawalanKementerian, maka Kerajaan perlu menanggung risiko ke atas kehilanganitu. Sehubungan dengan ini, Kementerian perlu mengambil tindakanmenuntut insurans ke atas kehilangan tersebut.39.4.2.7. Penerimaana. Kontrak KementerianPengesahan terhadap peralatan yang diterima melalui kontrak Kementerianperlu dilakukan oleh kakitangan dari unit berkenaan di poliklinik komuniti dandisusuli pula dengan penyediaan Borang Pengesahan Penerimaan Bekalanuntuk dikemukakan kepada Bahagian Perolehan dan Penswastaan.540

Bagaimanapun, Borang Pengesahan tersebut tidak dikemukakan untuksemakan Audit. Oleh itu, pihak Audit tidak dapat memastikan sama ada bekalanperalatan di poliklinik komuniti telah dibuat mengikut spesifikasi dan dalamtempoh masa yang ditetapkan dalam kontrak.b. Pakej Dengan Kontrak Pembinaani. Adalah didapti peralatan yang diterima melalui pakej dengan kontrakpembinaan telah dibekalkan oleh kontraktor sebelum bangunan diserahkepada Kementerian. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat memastikansama ada pentauliahan telah dijalankan oleh kontraktor terhadapsebahagian peralatan yang diterima kerana salinan Sijil Pentauliahan tidakdapat dikemukakan oleh Pejabat Kesihatan/poliklinik komuniti yang dilawatiseperti di Jadual 303.ii. Semakan Audit mendapati pentauliahan lewat dijalankan bagi mesin x-ray diPoliklinik Komuniti Bukit Kuda, Klang dan terdapat penggantian peralatanbernilai RM11,000 yang terpaksa ditanggung oleh Pejabat Kesihatan keranaperalatan telah digunakan sebelum pentauliahan dibuat. Selain itu, peralatanx-ray di Poliklinik Komuniti Kelana Jaya, Selangor pula didapati telahditauliahkan sebelum bangunan beroperasi.JADUAL 303PERALATAN PERUBATAN YANG TIADA SIJIL PENTAULIAHANNEGERIPEJABATKESIHATANKLINIKKESIHATANSabah Kudat TandekNegeri SembilanKuala PilahKuala PilahJuasehSelangor Hulu Selangor SerendahJENIS PERALATANMesin X-RayUltra SoundAutoclaveMesin X-RayUltra SoundMesin X-RayUltra SoundMesin X-RayAutoclaveUltra Soundc. Sebut Harga Dan Pembelian TerusPeralatan yang diperolehi melalui sebut harga dan pembelian terus diserahkanoleh pembekal kepada poliklinik komuniti berkenaan. Bagaimanapun, pihakAudit tidak dapat mengesahkan sama ada pentauliahan dijalankan sepenuhnyakerana salinan Sijil Pentauliahan tidak dapat dikemukakan oleh sebahagian unitdi poliklinik komuniti semasa pemeriksaan Audit.Pada pandangan Audit, setiap Pejabat Kesihatan/poliklinik komuniti patutmenyimpan salinan Sijil Pentauliahan sebagai bukti peralatan yangditerima berkeadaan baik dan berfungsi dengan teratur demi menjaminkepentingan Kerajaan.541

39.4.2.8. Penyimpanana. Peralatan yang ditempatkan di poliklinik komuniti perlu diuruskan denganbaik bagi memastikan ianya sentiasa selamat dan sedia digunakan.Kakitangan yang dilantik di unit berkenaan adalah bertanggungjawabterhadap pengurusan peralatan perubatan dari segi penyelenggaraan daftaraset dan penyenggaraannya. Bagaimanapun, pemeriksaan Audit mendapatiada peralatan makmal yang tidak diletakkan di tempat yang sesuai dipoliklinik komuniti. Antaranya ialah peralatan makmal di Poliklinik KomunitiSeremban. Bagi Poliklinik Komuniti Setiawan, adalah didapati bio hazardcabinet disimpan di dalam stor sejak ia dibekalkan pada tahun 2002 keranabilik makmal terlalu kecil. Semakan Audit selanjutnya mendapati keluasanmakmal bagi beberapa poliklinik komuniti yang sedia ada terlalu sempit dantidak sesuai untuk menjalankan ujian makmal seperti yang ditunjukkan diJadual 304 serta Gambar 108 dan 109.JADUAL 304POLIKLINIK KOMUNITI YANG MEMPUNYAI MAKMAL YANG SEMPITNEGERI PEJABAT KESIHATAN POLIKLINIK KOMUNITIKaki BukitPerlisKangarPadang BesarPerak Manjung SetiawanKota BharuBadangBachokMahligaiTanah MerahBatu GajahKelantanRantau PanjangPasir MasTendongWakaf BharuTumpatPengkalan KuborKuala PilahJoholNegeri SembilanNilaiSerembanSerembanKota KinabaluKinarutKeningauBingkorSabahKundasangTuaranBundu TuhanGAMBAR 108 GAMBAR 109Lokasi : Poliklinik Komuniti Kaki Bukit, PerlisKeadaan : Bilik Makmal Yang SempitLokasi : Poliklinik Komuniti Kinarut, SabahKeadaan : Bilik Makmal Yang Sempit542

. Tahap keselamatan bagi sebahagian makmal di poliklinik komuniti adalahtidak memuaskan kerana ia tidak dilengkapkan dengan bio hazard cabinet/biological safety cabinet yang boleh menyebabkan jangkitan kuman yangberbahaya seperti penyakit tibi dan sebagainya. Ini boleh mengancamkesihatan kakitangan makmal.Pada pandangan Audit, peralatan perubatan perlu disimpan dengan teraturdan selamat bagi memastikan ianya berfungsi dengan baik dan menjaminkesihatan kakitangan.39.4.2.9. Penggunaana. Peralatan Yang Rosak/Kerap RosakPeralatan perubatan yang dilengkapkan di poliklinik komuniti hendaklah dalamkeadaan baik bagi memastikan perkhidmatan yang optima dapat diberikankepada pesakit. Bagaimanapun, adalah diperhatikan sebahagian peralatanperubatan di poliklinik komuniti sudah rosak/kerap rosak. Ini adalah disebabkanpenyenggaraan berjadual tidak dijalankan, peralatan yang lama masihdigunakan dan penggunaan alat perubatan tertentu adalah pada tahapmaksimum. Antara peralatan yang kerap terdedah kepada kerosakan mengikutpoliklinik komuniti adalah seperti di Jadual 305 dan contoh peralatan adalahseperti di Gambar 110 hingga Gambar 112.GAMBAR 110 GAMBAR 111Poliklinik Komuniti Bandar Pasir Mas, KelantanKeadaan : Alat Ultrasound Bagi Kegunaan Semua Klinik DiBawah Pejabat Kesihatan Daerah Pasir Mas YangMenunjukkan Imej KaburLokasi : Poliklinik Komuniti Serendah, SelangorKeadaan : Peralatan Mesin X-Ray Yang DidapatiRosak Pada Tarikh Pemeriksaan AuditGAMBAR 112Lokasi : Klinik Kesihatan Ibu Dan Anak Kudat, SabahKeadaan : Peralatan Bilirubinometer Yang MemberikanKeputusan Ujian Tidak Tepat543

NEGERIKelantanPerlisNegeriSembilanJADUAL 305BILANGAN PERALATAN PERUBATAN YANG ROSAK/ KERAP ROSAKPEJABATKESIHATANKota BharuPasir MasPOLIKLINIKKOMUNITIBILANGANPERALATANNAMAPERALATANTAHUNDITERIMANILAIPERALATAN(RM)Kota Bharu 1 Autoclave 1997 TMWakaf Che Yeh 3Ketereh 3Pasir Mas 3Tendong 3ECG Machine 1993 TMNebulizer Machine 1990 TMAutoclave SES 2000 1996 10,000Autoclave 1995 TMGlucometer TM TMMesin X-Ray 1995 90,000Digital Colorimeter 1998 2,600Urilux Urine Analyser 1998 2,500Dark Ground Microscope 1997 3,990Top Loading Fridge 1997 6,500Analyser Balances 1997 4,960Chrome Colorimeter 1997 2,680Tanah Merah Batu Gajah 1 Centrifudge TM TMTumpat Tumpat 6Jeli Jeli 2KangarKuala PilahSerembanAutoclave TM TMUltrasound 1993 TMECG Machine 1996 5,000X-Ray Processor 2001 TMTop Loading Fridge TM TMDaptone 1993 TMMesin X-Ray 1997 176,157Haematocrit 1993 TMKangar 1 Autoclave TM 25,000Kuala Sanglang 1 Bilirubinometer 1999 11,600Beseri 7Arau 6Simpang Empat 2Kaki Bukit 2Padang Besar 4Bilirubinometer 1996 11,600Autoclave TM 25,000Suction 1992 2,000Mikroskop Model Olympus 1985 3,000Urilux Meter 2000 5,000Daptone 1994 1,348Top Loading Fridge 1994 3,000X-Ray Processor 2001 27,000Bilirubinometer 1996 11,600Top Loading Fridge 1994 TMAutomatic Blood Pressure 2001 8,360Audiometer Peadiatrik 2001 3,900Hitachi Automatic Analyser 2001 TMHaemacue Haemoglobin 1997 1,875Bilirubinometer 1999 11,600Top Loading Fridge 1994 TMNoisestik 1994 TMTop Loading Fridge TM TMBilirubinometer TM TMKuala Perlis 1 Bilirunobinometer 1996 11,600Kuala Pilah 1 Mesin X-Ray 2002 220,000Juasseh 1 Mesin X-Ray 2000 105,000Seremban 5Interferential Stimulation Machine 2000 11,800PTC 2100 Ultrasound 2000 5,510Electrical Interferential Tilt Table 2000 12,110Short Wave Diarthermy Ches 1 2000 23,800Electrical Variable Height Traction 2000 18,000Nilai 1 Ultrasound 2002 70,000Port Dickson Pasir Panjang 2Ultrasound 2002 46,000Electrolyte Analyser Ise Module 2002 18,000Selangor Hulu Selangor Serendah 1 X Ray Machine 2002 235,000SabahKota Kinabalu Kinarut 1 Ultrasound 1999 43,000Klinik KesihatanUltrasound 1996 23,000KudatIbu Dan Anak2Kudat (*)Bilirubinometer 2002 10,800Tuaran Kundasang 1 Ultrasound 2000 20,000Keningau Apin-Apin 1 Sterilizer 1979 1,000Nota :TM :Tiada Maklumat* Nama Kekal Klinik Kesihatan Ibu Dan Anak544

. Peralatan Kurang/Tidak DigunakanPemeriksaan Audit menunjukkan terdapat peralatan perubatan berkeadaan baikdan berfungsi tetapi kurang/tidak digunakan di poliklinik komuniti. Peralatankurang/tidak digunakan kerana tidak sesuai dari segi saiz, berteknologi lama,kesukaran penggantian komponen peralatan, tiada kes/ujian dibuat dan tiadapakar untuk mengendalikannya. Ianya memberi kesan dari segi ketepatan ujianyang dijalankan dan merupakan pembaziran bagi Kerajaan. Antara peralatanyang kurang/tidak digunakan adalah seperti di Jadual 306 serta Gambar 113.JADUAL 306PERALATAN PERUBATAN YANG KURANG/TIDAK DIGUNAKANNEGERIPEJABATKESIHATANPOLIKLINIKKOMUNITINAMAPERALATANTAHUNDITERIMAHARGA(RM)KURANG/TIDAKDIGUNAKANSEBABReflootron 4 Analyser 2001 6,000 Kurang Digunakan Tidak SesuaiKangarWater Distiler 1993 1,400 Kurang Digunakan Berteknologi LamaColorimeter Ciba Corning 1992 3,200 Kurang Digunakan Berteknologi LamaPerlisKangarUltra Sound 2000 46,000 Kurang Digunakan Imej KaburArauSuction Pump 1982 - Kurang Digunakan Tiada KesElectric Sterilizer 1984 4.800 Kurang Digunakan Berteknologi LamaAutoclave 2000 950 Tidak Digunakan Saiz Tidak SesuaiKelantanKota BharuTumpatWakaf Che Yeh Incubator 1996 TM Kurang Digunakan Kes KurangKota Bharu Biological Safety Cabinet TM TM Kurang Digunakan Tidak SesuaiTumpatHot Air Oven, Memmert TM TM Tidak DigunakanUjian Kultur TidakDibuatWater Bath TM TM Tidak Digunakan Tidak SesuaiBiochemistry Analyser 2002 58,000 Kurang Digunakan Ujian Tidak TepatPasir PanjangEmergency Trolley 2002 12,500 Kurang Digunakan Tiada KesPort DicksonDebrilator 2002 21,000 Tidak Digunakan Tiada KesPort DicksonTrolley 2002 12,500 Kurang Digunakan Kekurangan KesDefeat Machine 2002 21,000 Kurang Digunakan Kekurangan KesSeremban Seremban Operating Table 1999 29,970 Tidak Digunakan Tiada KesNegeriSembilanKuala PilahUltra Sound 2002 46,000 Kurang Digunakan Tiada KepakaranIncubator 2003 TM Tidak Digunakan Tiada Ujian DibuatJuasseh Haematocrit Centrifudge TM TM Tidak DigunakanAnalyser Diguna UntukMembuat UjianWaterbath 2002 1,545 Kurang Digunakan Kekurangan KesGemenchehAnalytical Balance 2003 5,200 Kurang DigunakanLab Cuffrential Count 2003 957 Kurang DigunakanRe agent TidakDisediakanMenggunaHaematology AnalyserHaematocrit Centrifudge 1998 2,800 Kurang Digunakan Tidak SesuaiSabahKeningauColorimeter 2001 TM Kurang Digunakan Tidak SesuaiNabawan Ultrasound 2002 43,000 Tidak digunakanApin-ApinHaemoglobinmeter TM TM Tidak digunakanDoktor Kontrak TidakTahu MengendaliPeralatan TersebutMengguna Yang SediaAdaWater Distiller TM TM Tidak digunakan Tidak SesuaiSelangor Hulu Selangor Serendah Biological Safety Cabinet 2001 9,980 Tidak digunakanTidak SesuaiDigunakanNota : TM :Tiada Maklumat545

GAMBAR 113Lokasi : Poliklinik Komuniti Kuala Pilah, Negeri SembilanAlat : Incubatorc. Peralatan Tidak Diguna Melalui Pakej Bersama BangunanLawatan Audit mendapati 14 peralatan bernilai RM386,100 yang dibekalkansecara pakej dengan bangunan tidak diguna walaupun poliklinik komuniti telahberoperasi. Ini disebabkan jawatan pakar seperti Pakar Perubatan Keluarga danJuru X-Ray tidak diisi serta peralatan tidak sesuai diguna di poliklinik komunitiberkenaan. Contohnya adalah seperti di Jadual 307 dan Gambar 114.JADUAL 307PERALATAN YANG TIDAK DIGUNA MELALUI PAKEJ BERSAMA BANGUNANNEGERIPEJABATKESIHATANPOLIKLINIKKOMUNITINAMAPERALATANTAHUNDITERIMAHARGA(RM)SEBABKudatTandekMesin X-Ray 2002 110,000 Tiada Juru X-RayUltra Sound 2002 43,000Tiada Pakar PerubatanKeluargaSpektrofto Meter 1999 27,830 Peralatan Tidak SesuaiSabahKota KinabaluLuyangStainerHaemotology1999 27,800 Peralatan Tidak SesuaiScale Elektronic 1999 1,900 Peralatan Tidak SesuaiMeter PH 1999 3,800 Peralatan Tidak SesuaiAutoclave 1999 TM Saiz Tidak SesuaiSerembanSerembanAutoclave 2000 15,500 Saiz Tidak SesuaiOperating Table 1999 29,970 Tiada KesNegeri SembilanKuala Pilah Juaseh Mesin X-Ray 2002 105,000Analyser Diguna UntukMembuat UjianRembau/TampinGemenchehBiologicalCabinetSafety2003 17,900 Saiz Tidak SesuaiKelantan Kota Baharu Autoclave TM TM Saiz Tidak SesuaiSelangor Petaling Kelana Jaya Incubator 2001 3,400 Tiada Ujian DijalankanPerak Manjung Setiawan Bio Hazard Cabinet TM TM Bilik Makmal SempitNota: TM :Tiada Maklumat546

GAMBAR 114Lokasi : Poliklinik Komuniti Kuala Pilah, Negeri SembilanAlat : Mesin X-RayPada pandangan Audit, Kementerian perlu memastikan peralatan adalahsentiasa mencukupi, berkeadaan baik dan sedia untuk digunakan dipoliklinik komuniti. Bagi peralatan yang tidak sesuai digunakan, ia perludipindahkan ke klinik desa atau klinik lain yang sesuai untukmenggunakannya dan diganti dengan peralatan baru. Di samping itu,jawatan pakar yang diperlukan untuk mengendalikan peralatan tertentuperlu diisikan dengan segera.39.4.2.10. Penyenggaraana. Adalah didapati kaedah penyenggaraan peralatan perubatan yangdiamalkan di poliklinik komuniti yang dilawati pada umumnya ialahpenyenggaraan hanya dibuat apabila berlaku kerosakan pada peralatan.Bagaimanapun, sekiranya kerosakan adalah kecil ia akan diperbaiki sendirioleh Juruteknologi manakala bagi kerosakan besar pihak vendor akandipanggil. Penyenggaraan berjadual atau pencegahan tidak dapatdilaksanakan terhadap semua peralatan perubatan di poliklinik komunitidisebabkan kekurangan peruntukan. Contohnya, kos penyenggaraanberjadual bagi mesin x-ray pada kadar kekerapan 2 kali setahundianggarkan antara RM10,000 hingga RM14,000. Ketiadaan penyenggaraanrutin yang kerap telah menyebabkan sebahagian peralatan tersebut seringrosak dan juga menjejaskan kecekapan operasinya.b. Jabatan Kesihatan Negeri Selangor merupakan negeri pertama yangmengendalikan perkhidmatan penyenggaraan bagi peralatan perubatanmelalui kaedah outsource kepada kontraktor yang dipilih. Dua syarikat telahdipilih bagi 2 zon untuk tempoh bulan September 2002 hingga bulan Ogos2003. Kontrak pertama selama 1 tahun yang telah tamat telah disambung ketahun kedua atas persetujuan Jabatan Kesihatan Negeri dengan kadarharga yang sama seperti tahun pertama. Butiran perjanjian yang diadakanbagi Zon 1 dan 2 adalah seperti di jadual berikut :-547

ZONJADUAL 308PERJANJIAN KONTRAK PENYENGGARAANBILANGANPEJABATKESIHATANBILANGANPOLIKLINIKKOMUNITIJUMLAHPERALATAN/UNIT BAGIPLAN PREVENTIVEMAINTENANCE (PPM)BAYARANBULANAN1 5 37 1,564@ 130 unit sebulan 16,5502 4 34 1,564@ 130 unit sebulan 16,500(RM)c. Semakan Audit mendapati perkhidmatan yang diberikan oleh kontraktorpenyenggaraan adalah tidak memuaskan. Antara kelemahan yangdiperhatikan adalah :-i. Penyediaan dokumen bagi setiap peralatan tidak menyeluruh dan kemaskini dan senarai peralatan mengikut daftar harta modal dan Inventoritidak pernah disemak sehingga kini.ii. Jadual penyenggaraan peralatan mengikut Plan Preventive Maintenanceada disediakan tetapi tidak dikemukakan sebelum penyenggaraandijalankan. Semasa tempoh kontrak pertama berkuatkuasa, hanya kerjapenyenggaraan yang telah dilaksanakan dikemukakan dalam laporanbulanan di setiap pejabat. Bagaimanapun, ia tidak berpandukan kepadasenarai semak (check list) yang ditetapkan.iii. Syarikat penyenggaraan sungguhpun ada mengenal pasti statusperalatan yang memerlukan pembaikan besar tetapi tidak berupayamenjalankannya kerana ketiadaan kepakaran teknikal untukmemperbaiki peralatan seperti mesin x-ray, autoclave, ultrasound danperalatan makmal.iv. Hampir semua peralatan perubatan dijalankan Plan PreventiveMaintenance (PPM) satu kali sahaja. Di Jabatan Pesakit Luar KualaKubu Baru, hanya 3 daripada 28 peralatan yang diperiksa didapatimengikut PPM. Adalah didapati juga 9 peralatan belum dijalankan PPMdi Poliklinik Komuniti Sg. Pelek.v. Pembaikan kerosakan Break Down Maintenance tidak dijalankandengan memuaskan. Ada peralatan yang sudah dibaiki tetapi tidakdapat digunakan seperti daptone di Poliklinik Komuniti Soeharto danultrasound di Poliklinik Komuniti Kuala Kubu Baru.vi. Ujian keselamatan ke atas peralatan yang diklasifikasikan dalam KelasB, BF dan F seperti autoclave tidak dilaksanakan di poliklinik komuniti dibawah Pejabat Kesihatan Daerah Hulu Selangor.vii. Latihan dan tunjuk ajar terhadap penyenggaraan harian (Daily UserMaintenance) tidak pernah diberi kepada kakitangan yang berkaitan dipoliklinik komuniti.548

d. Perkhidmatan penyenggaraan peralatan perubatan di poliklinik komuniti jugadikendalikan oleh syarikat konsesi. Mengikut perjanjian asal, penyenggaraanperalatan bio perubatan yang dijalankan di hospital hendaklah juga meliputipoliklinik komuniti jika kedudukannya dalam lingkungan kawasan yang sama.Di Poliklinik Komuniti Kota Bharu, peralatan yang baru diterima telah diuji,ditauliah dan diuruskan oleh syarikat konsesi. Jika berlaku masalah ataupunkerosakan peralatan, pesanan aduan dibuat melalui borang Request dantindakan diambil oleh syarikat konsesi tersebut. Selain itu, penyenggaraanperalatan perubatan di Poliklinik Komuniti Penampang juga dijalankan olehsyarikat konsesi. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati penyenggaraanberjadual hanya dijalankan terhadap peralatan yang dilekatkan tagging olehsyarikat konsesi iaitu peralatan lama semasa poliklinik komuniti di bawahpentadbiran hospital. Peralatan baru yang diperolehi melalui PejabatKesihatan tidak tertakluk kepada penyenggaraan melainkan jika berlakukerosakan.Pada pandangan Audit, Kementerian perlu menimbang semula kaedahpenyenggaraan yang dijalankan memandangkan kaedah penyenggaraansecara outsource yang dijadikan sebagai projek perintis di JabatanKesihatan Negeri Selangor mengalami masalah.39.4.2.11. PelupusanMengikut garis panduan yang ditetapkan, peralatan yang rosak, usang dan tidakekonomi disenggara perlu dilupuskan oleh pejabat yang berkenaan. SemakanAudit mendapati Lembaga Pemeriksa yang dilantik ada menjalankanpemeriksaan terhadap peralatan di poliklinik komuniti dan mengesyorkantindakan pelupusan dibuat. Bagaimanapun, Pejabat Kesihatan yang dilawatitidak mengambil tindakan pelupusan yang menyeluruh bagi peralatan perubatanyang rosak, usang dan tidak ekonomi disenggara. Ini adalah disebabkanpelupusan yang dilaksanakan lebih tertumpu kepada peralatan lain.39.4.2.12. Penyelenggaraan Rekoda. Semakan Audit mendapati sebahagian poliklinik komuniti tidakmenyelenggarakan daftar harta modal dengan kemas kini terutamanya bagiperalatan lama di poliklinik komuniti sedia ada. Peralatan perubatan yangdiperolehi melalui pakej dengan bangunan didapati juga tidak direkod dalamdaftar. Pihak Audit dimaklumkan bahawa ini adalah kerana maklumatperalatan perubatan tidak dapat diperolehi daripada Pejabat Kesihatan danJabatan Kesihatan Negeri disebabkan kontrak pembinaan tidak disimpandengan lengkap. Antara poliklinik komuniti yang terlibat adalah PoliklinikKomuniti Kota Bharu; Setiawan; Greentown; Gunung Rapat; Luyang; PasirPanjang; Juaseh; Kangar dan Padang Besar.b. Usaha Audit untuk mendapatkan statistik tentang bilangan jenis dan nilaiperalatan perubatan yang dipegang oleh poliklinik komuniti secara549

keseluruhannya tidak berhasil kerana ketiadaan rekod indukdiselenggarakan mengenainya sama ada di peringkat Ibu PejabatKementerian, Jabatan Kesihatan Negeri dan Pejabat Kesihatan.Pada pandangan Audit, Kementerian perlu memastikan rekod peralatanperubatan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini untuk tujuanperancangan perolehan dan penyenggaraan peralatan perubatan.39.4.2.13. Guna Tenaga Dan LatihanSepertimana yang dinyatakan di perenggan 39.4.1.12.(a), keperluan gunatenaga untuk menguruskan peralatan perubatan dan penyenggaraannya dipoliklinik komuniti tidak dapat dikenal pasti oleh pihak Audit. Semakan Auditmendapati pada umumnya pembekal peralatan telah menyediakan latihan yangsepatutnya kepada kakitangan yang terlibat dalam penggunaan peralatanberkenaan. Selain itu, sungguhpun latihan secara berjadual tidak disediakanoleh Kementerian, namun latihan dan kursus telah diberi kepada PembantuPerubatan yang mengendalikan mesin x-ray dan jururawat yang mengendalikanperalatan rehabilitasi dari semasa ke semasa oleh Jabatan Kesihatan Negeri.Pada pandangan Audit, sungguhpun latihan telah diberi oleh pembekalkepada kakitangan di poliklinik komuniti, namun latihan yang khusus danberterusan sepatutnya diberi oleh Kementerian kepada pengguna danpenyenggara peralatan terutamanya bagi pegawai yang baru ditempatkandi sesuatu poliklinik komuniti.39.4.3. PEMANTAUAN39.4.3.1. Peringkat KementerianSemakan Audit mendapati pemantauan di peringkat Kementerian terhadappengurusan peralatan perubatan di poliklinik komuniti adalah dibuat menerusibeberapa kaedah. Pertamanya adalah berdasarkan kepada laporan mesyuaratberkaitan jawatan teknikal/pakar, polisi penyenggaraan kemudahan danpenilaian terhadap pencapaian aktiviti pembangunan kesihatan keluarga.Keduanya, ialah melalui penganjuran bengkel pengurusan stor dan jugamenjalankan naziran di pusat tanggungjawab yang memberi maklum balaskepada pengurusan atasan tentang masalah dalam pengurusan stor dan aset.39.4.3.2. Peringkat Jabatan Kesihatan NegeriDi peringkat negeri, adalah didapati Jawatankuasa Teknikal telah ditubuhkanbagi menjalankan pemantauan terhadap pengurusan peralatan perubatan dipoliklinik komuniti. Penyelian ada dijalankan oleh Jururawat Kanan danPembantu Perubatan Kanan dari Jabatan Kesihatan Negeri. Bagaimanapun,pemantauan dari segi pengesahan penerimaan dan pentauliahan perlu diberiperhatian oleh Jabatan Kesihatan Negeri dan salinan kontrak pembinaanhendaklah disimpan dengan lengkap di Jabatan Kesihatan Negeri.550

39.4.3.3. Peringkat Pejabat KesihatanBerdasarkan lawatan Audit, adalah didapati pegawai penyelia yang terdiridaripada Pembantu Perubatan Kanan telah dilantik bagi memantau danmenyelaras pengurusan peralatan perubatan di poliklinik komuniti di bawahjagaan Pejabat Kesihatan berkenaan. Sungguhpun demikian, semakan Auditmendapati sebahagian Pejabat Kesihatan tidak memantau dengan teraturpengurusan peralatan perubatan khususnya yang melibatkan pengesahanpenerimaan dan pentauliahan peralatan. Selain itu, pihak Audit juga mendapatipemeriksaan tahunan bagi peralatan perubatan seperti autoclave tidak dibuatoleh semua poliklinik komuniti yang dilawati. Mengikut Akta Kilang Dan Jentera1967 Peraturan 10(2), pemeriksaan tahunan hendaklah dijalankan sekurangnyasekali setahun oleh Jabatan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP)terhadap peralatan ini. Berdasarkan kepada Sijil Kelayakan yang disimpan dipoliklinik komuniti, adalah didapati pemeriksaan hanya dibuat pada tahunpertama autoclave dibekalkan. Pemeriksaan tahunan selanjutnya tidak dibuatbagi memastikan autoclave berfungsi dengan baik dan selamat digunakan. Olehyang demikian, setiap Pejabat Kesihatan perlu memaklumkan perkara inikepada pihak JKKP bagi tindakan sewajarnya.39.4.3.4. Peringkat Poliklinik KomunitiPemantauan di peringkat poliklinik komuniti didapati tidak dibuat secarabersepadu tetapi secara stand alone di mana setiap unit memantau peralatanperubatan di bawah jagaan masing-masing. Selain itu, urusan ini tidakdimasukkan ke dalam senarai tugas pegawai yang ditugaskan menjalankanpemantauan.Pada pandangan Audit, pemantauan terhadap pengurusan peralatanperubatan di poliklinik komuniti perlu ditingkatkan di setiap peringkat bagimemastikan perkhidmatan di poliklinik komuniti selaras dengan objektifnya.39.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT39.5.1. Pengauditan ini menunjukkan bahawa Kementerian Kesihatan padaumumnya telah merancang pengurusan peralatan perubatan di poliklinik komunitidengan memuaskan. Kementerian telah menyediakan Senarai Peralatan Piawaibagi Poliklinik Komuniti Jenis I, II dan III yang dijadikan sebagai garis panduan bagimerancang keperluan peralatan perubatan di poliklinik komuniti. Kementerian jugamempunyai prosedur kerja yang jelas berhubung dengan penerimaan,penyimpanan, penggunaan, penyenggaraan, pelupusan serta penyelenggaraanrekod peralatan perubatan di poliklinik komuniti.39.5.2. Dari segi pelaksanaannya masih terdapat beberapa kelemahan yang perludiperbaiki. Antara kelemahan yang diperhatikan adalah penggunaan peralatanperubatan yang usang dan tidak sesuai serta secara guna sama di poliklinikkomuniti. Tambahan pula, terdapat peralatan yang kerap rosak dan ini antara lainadalah disebabkan oleh ketiadaan penyenggaraan berjadual yang teratur dan551

sistematik. Selain itu, terdapat masalah dari aspek kelewatan pembekalanperalatan oleh pembekal, pengesahan penerimaan dan pentauliahan bagi peralatanoleh Kementerian dan agensi pelaksana tidak dapat dipastikan, peralatan yangkurang/tidak digunakan, penempatan peralatan perubatan di makmal yang sempit,prestasi penyenggaraan oleh syarikat yang dilantik tidak memuaskan dan pelupusanperalatan perubatan tidak dibuat secara menyeluruh.39.5.3. Bagi mengatasi kelemahan tersebut serta meningkatkan prestasipengurusan peralatan perubatan di poliklinik komuniti pada masa akan datang,pihak Audit mengesyorkan pertimbangan diberi kepada perkara berikut :-a. Peruntukan kewangan yang disediakan bagi perolehan peralatan perubatandi poliklinik komuniti perlu dikaji semula.b. Senarai Peralatan Piawai bagi setiap jenis poliklinik komuniti perlu dikemaskini dengan mengambil kira juga Polikilinik Komuniti Jenis IV, V dan VI bagimencerminkan keperluan yang sebenar.c. Penyelenggaraan rekod peralatan perubatan perlu diperkemaskan di semuaperingkat.d. Latihan secara khusus dan berterusan perlu diberi kepada kakitangan yangmenguruskan peralatan perubatan dari semasa ke semasa terutamanya bagipegawai yang baru ditempatkan di sesuatu poliklinik komuniti.e. Tahap pemantauan di semua peringkat perlu dipertingkatkan.552

KEMENTERIAN KESIHATAN40. PENGURUSAN AKTIVITI PERKHIDMATAN PERGIGIAN DISEKOLAH40.1. LATAR BELAKANG40.1.1. Kementerian Kesihatan melaksanakan aktiviti perkhidmatan pergigian disekolah untuk menyediakan pelbagai jenis perkhidmatan pergigian yang bercorakpenggalakan, pencegahan dan kuratif kepada pelajar bagi meningkatkan tarafkesihatan pergigian mereka di samping memastikan mereka bebas daripadamasalah pergigian.40.1.2. Perkhidmatan di bawah aktiviti ini adalah disampaikan kepada pelajarsekolah di seluruh negara melalui satu rangkaian fasiliti pergigian sekolah yangterdiri daripada 800 Klinik Pergigian Sekolah; 21 Pusat Pergigian Sekolah; 19 KlinikPergigian Bergerak dan 212 Pasukan Pergigian Bergerak.40.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan aktiviti perkhidmatanpergigian di sekolah telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, cekap danberhemat serta selaras dengan objektif yang ditetapkan.40.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan telah dijalankan di Bahagian Kesihatan Pergigian Ibu Pejabat, 7 PejabatTimbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian), 12 Pejabat Pergigian Daerah, 101Klinik Pergigian Sekolah, 6 Pusat Pergigian Sekolah, 15 Klinik Pergigian Bergerak dan17 Pasukan Pergigian Bergerak. Semakan telah dibuat terhadap pelbagai rekod dandokumen yang berkaitan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 dan perbincangandiadakan dengan mereka yang bertanggungjawab. Di samping itu, borang soal selidikjuga telah dihantar ke 50 sekolah rendah dan menengah yang dipilih untukmendapatkan maklum balas daripada guru besar dan pelajar mengenai pelaksanaanaktiviti ini.40.4. PENEMUAN AUDIT40.4.1. PERANCANGANPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara seperti berikut:-40.4.1.1. Struktur Pengurusana. Peringkat Kementeriani. Di peringkat Kementerian, Bahagian Kesihatan Pergigian telahdiletakkan di bawah pengawasan Ketua Pengarah Kesihatan. Bahagianini pada umumnya adalah bertanggungjawab untuk merancang,melaksana dan menguruskan segala aktiviti berkaitan denganperkhidmatan kesihatan pergigian termasuk penyelarasan segalasumber yang perlu bagi menjayakannya. Bahagian ini diketuai oleh553

seorang Pengarah Gred Utama JUSA B dan dibantu oleh 2 orangTimbalan Pengarah iaitu Timbalan Pengarah Gred Utama JUSA C yangbertanggungjawab bagi perkembangan kesihatan pergigian danTimbalan Pengarah Gred U54 yang menjaga peningkatan penjagaankesihatan pergigian.ii. Di bawah tanggungjawab yang ditetapkan, kedua Timbalan Pengarahantara lainnya dikehendaki menyelaraskan pelaksanaan programperkhidmatan kesihatan pergigian primer bagi pelbagai golonganmasyarakat termasuk pelajar sekolah dan kanak-kanak istimewa darisegi penyediaan prosedur/garis panduan pelaksanaan; membuatlawatan bagi memantau pelaksanaan program; pengurusan sumber;menetapkan kriteria bagi pengambilan sumber guna tenaga pergigian;mengendalikan urusan latihan; menentukan piawaian; mengawal seliadan menilai aktiviti peningkatan kualiti. Struktur pengurusan BahagianKesihatan Pergigian adalah seperti di carta berikut :-CARTA 59STRUKTUR PENGURUSAN BAHAGIAN KESIHATAN PERGIGIAN,KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIAKETUA PENGARAHKESIHATANU TURUS IIPENGARAH KESIHATANPERGIGIANU JUSA BTimb. Pengarah Kesihatan Pergigian(Perkembangan Kesihatan Pergigian)U 54Timb. Pengarah Kesihatan Pergigian(Peningkatan PenjagaanKesihatan Pergigian)U JUSA CPejabat Timb. PengarahKesihatan Negeri(Pergigian)U 54KetuaPenolongPengarah(PenggalakanKesihatanPergigian)KetuaPenolongPengarah(PerkembanganKemudahanPergigian)KetuaPenolongPengarah(PenggalakanKesihatanPergigian Asas)KetuaPenolongPengarah(PeningkatanKualiti Pergigian)KetuaPenolongPengarah(TeknologiMaklumat)Pegawai PergigianBahagian/ Daerahb. Peringkat NegeriDi peringkat negeri, pengurusan program perkhidmatan kesihatan pergigianadalah diletakkan di bawah tanggungjawab Timbalan Pengarah KesihatanNegeri (Pergigian) Gred U54. Fungsi utama pejabat ini ialah merancangprogram perkhidmatan kesihatan pergigian di peringkat negeri, menguruspelaksanaan aktiviti ini dan memantau pencapaian objektifnya. Selain daripadaitu, ia menyediakan perkhidmatan sokongan yang mencukupi dari segi554

pengagihan peruntukan kewangan, bantuan pentadbiran, guna tenaga danlatihan bagi melaksanakan program perkhidmatan kesihatan pergigian termasukaktiviti pergigian sekolah. Struktur pengurusan di peringkat negeri adalahseperti di carta berikut :-CARTA 60STRUKTUR PENGURUSAN PEJABAT TIMBALANPENGARAH KESIHATAN NEGERI (PERGIGIAN)PENGARAH KESIHATANNEGERITIMBALAN PENGARAHKESIHATANKETUA PENOLONGPENGARAH(Pergigian)BAHAGIANPENTADBIRANPakar PerundingPegawai PergigianBahagian/Daerahc. Peringkat DaerahPengawasan program perkhidmatan kesihatan pergigian di peringkat daerahtermasuk Klinik Pergigian di bawah jagaan Pegawai Pergigian adalah diletakkandi bawah tanggungjawab Ketua Pejabat Pergigian Daerah yang berpangkatPegawai Pergigian Kanan Gred U48. Program perkhidmatan kesihatanpergigian di peringkat daerah memberi tumpuan kepada pelbagai kumpulansasaran termasuk pelajar sekolah dan golongan yang kurang berupaya.Pelbagai jenis perkhidmatan kesihatan pergigian diberikan oleh PegawaiPergigian atau Jururawat Pergigian kepada kumpulan sasaran tersebut melaluikemudahan pergigian di sekolah yang sedia ada. Struktur pengurusan diperingkat daerah adalah seperti di carta berikut :-CARTA 61STRUKTUR PENGURUSAN PEJABAT PERGIGIAN DAERAHPEGAWAI PERGIGIANDAERAHU48BHGN. PENTADBIRANKLINIK PERGIGIANPegawai Pergigian KlinikalPerkhidmatan Pergigian SekolahKlinik Pergigian Sekolah Klinik Pergigian Bergerak Pusat Pergigian Sekolah Pasukan Pergigian Bergerak555

Pada pandangan Audit, struktur pengurusan yang telah diwujudkan diperingkat Kementerian, negeri dan daerah menunjukkan dengan jelaspembahagian tugas dan tanggungjawab semua pihak yang terlibat denganpengurusan program perkhidmatan kesihatan pergigian termasuk aktivitiperkhidmatan pergigian di sekolah.40.4.1.2. Perkhidmatan Yang DiberiSkop perkhidmatan pergigian di sekolah yang berasaskan konsep penjagaanpergigian secara incremental meliputi 3 komponen utama seperti berikut :-a. Penggalakan Kesihatan PergigianPerkhidmatan ini melibatkan penyebaran dan peningkatan kesedaran dikalangan murid sekolah tentang kepentingan penjagaan kesihatan pergigianmelalui ceramah, pameran, tayangan video/slaid dan risalah serta tunjuk ajarcara memelihara kesihatan pergigian seperti aktiviti latihan memberus gigi.b. Pencegahan Penyakit PergigianPerkhidmatan ini disediakan bertujuan untuk melindungi gigi daripada kejadianmasalah karies atau penyakit pergigian yang lain. Ini dibuat melalui rawatansealan fisur, iaitu satu prosedur pencegahan klinikal di mana pit dan fisur gigiditutup dengan bahan resin.c. KuratifPerkhidmatan ini merangkumi pemeriksaan pergigian dan mulut sertapemberian rawatan asas seperti cabutan (extraction), tampalan (filling) dankikisan (scaling) bagi menangani masalah pergigian yang biasa. Bagi penyakitpergigian yang lebih serius, pelajar adalah dirujuk kepada hospital untukmendapatkan rawatan kepakaran seperti pembedahan mulut, ortodontik,periodontik dan pergigian paediatrik kerana rawatan seumpama ini tidakdisenaraikan di bawah skop perkhidmatan pergigian di sekolah.Pada pandangan Audit, Kementerian Kesihatan telah menetapkan denganjelas jenis perkhidmatan yang patut diberikan di bawah aktivitiperkhidmatan pergigian di sekolah.40.4.1.3. Kaedah Perkhidmatana. Aktiviti perkhidmatan pergigian di sekolah adalah dilaksanakan melalui 4jenis fasiliti pergigian yang telah ditubuhkan oleh Kementerian Kesihatan.Semua jenis fasiliti ini memberikan perkhidmatan yang sama seperti yangtersebut di perenggan 40.4.1.2. dan jadual pelaksanaan tahunan bagi aktivitiyang dirancang telah juga disediakan. Bagaimanapun, ada perbezaan darisegi asas atau kriteria penubuhan, peralatan dan personel di antara satufasiliti dengan yang lain dan berikut diberikan butirannya :-i. Klinik Pergigian Sekolah• Klinik Pergigian Sekolah yang juga dikenali sebagai Klinik PergigianStatik ditubuhkan di sekolah rendah atau menengah yang mempunyaimurid melebihi 1,000 orang. Personel pergigian yang ditetapkan disetiap klinik ini adalah seperti di jadual berikut :-556

JADUAL 309PERSONEL PERGIGIAN YANG DITETAPKANJAWATANJUMLAH PERSONEL YANG DITETAPKANKLINIK PERGIGIANSEKOLAH MENENGAHKLINIK PERGIGIANSEKOLAH RENDAHPegawai Pergigian 1 -Jururawat Pergigian - 1Pembantu Pembedahan Pergigian 2 1Atendan Kesihatan 1 1JUMLAH 4 3• Setiap klinik ini perlu dibekalkan dengan peralatan seperti di jadualberikut :-JADUAL 310PERALATAN PERGIGIAN YANG DIBEKALKANJENIS PERALATANKLINIK PERGIGIANSEKOLAH MENENGAHBILANGAN PERALATANKLINIK PERGIGIANSEKOLAH RENDAHUnit Dan Kerusi Pergigian 1 1Kabinet Penyimpanan Peralatan Pergigian 1 -Troli Peralatan Pergigian - 1Troli Operasi Berlaci 1 1Needle Destroyer 1 1Amalgamator 1 1Autoklaf/ Alat Pembasmi Kuman 1 1Light Cure Unit 1 1Pulp Tester 1 -Ultrasonic Cleaner 1 1Komputer 1 1Extra Handpiece 2 2GAMBAR 115Contoh : Klinik Pergigian Sekolahii. Pusat Pergigian SekolahPusat Pergigian Sekolah diwujudkan bagi sesuatu kawasan yang ada 3sekolah atau lebih dengan jumlah pelajar di kawasan itu melebihi 3,000orang. Setiap pusat hendaklah mempunyai 2 Jururawat Pergigian, 2Pembantu Pembedahan Pergigian dan seorang Atendan Kesihatan sertahendaklah dibekalkan dengan peralatan seperti di jadual berikut :-557

JADUAL 311PERALATAN PERGIGIAN YANG DIBEKALKANJENIS PERALATANBILANGANUnit Dan Kerusi Pergigian 2Kabinet Penyimpanan Peralatan Pergigian 1Troli Peralatan Pergigian 1Needle Destroyer 1Amalgamator 1Autoklaf/ Alat Pembasmi Kuman 1Light Cure Unit 1Pulp Tester 1Ultrasonic Cleaner 1Komputer 1Extra Handpiece 2GAMBAR 116Contoh : Pusat Pergigian Sekolahiii. Pasukan Pergigian Bergerak• Pasukan Pergigian Bergerak diwujudkan bagi sesuatu kawasan yangmempunyai sekolah rendah atau menengah yang tidak mempunyaiKlinik Pergigian Statik atau tidak diberi perkhidmatan Klinik PergigianBergerak dan jumlah pelajar di kawasan itu melebihi 5,000 orang.Personel pergigian yang ditetapkan bagi setiap pasukan ini adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 312PERSONEL PERGIGIAN YANG DITETAPKANJUMLAH PERSONEL YANG DITETAPKANJAWATANPASUKAN PERGIGIANBERGERAK SEKOLAHMENENGAHPASUKAN PERGIGIANBERGERAK SEKOLAHRENDAHPegawai Pergigian 2 1Jururawat Pergigian - 2Pembantu Pembedahan Pergigian 4 4Atendan Kesihatan 1 2Pemandu 1 1JUMLAH 8 10558

• Peralatan yang perlu dibekalkan bagi setiap pasukan adalah sepertidi jadual berikut :-JADUAL 313PERALATAN PERGIGIAN YANG DIBEKALKANBILANGAN PERALATANJENIS PERALATANSEKOLAH MENENGAH SEKOLAH RENDAHUnit Pegawai Pergigian Mudah Alih 2 1Portable Cutting Unit - 2Kerusi Pergigian Mudah Alih 2 3Lampu Pergigian Mudah Alih 2 3Bangku Operasi 2 3Light Cure Unit 2 3Amalgamator 2 3Autoklaf Mudah Alih 2 3Komputer 1 2Extra Handpiece 4 6• Pihak sekolah dikehendaki menyediakan satu tempat yang berkuncidengan kemudahan seperti berikut bagi membolehkan PasukanPergigian Bergerak menjalankan perkhidmatan mereka denganlancar :-- Bilik rawatan mesti di tingkat bawah kerana peralatan pergigianadalah berat.- Ada pencahayaan dan peredaran udara yang mencukupi.- Ada sekurang-kurangnya 6 Power Point.- Sinki serta paip air yang berfungsi.GAMBAR 117Contoh : Pasukan Pergigian Bergerakiv. Klinik Pergigian BergerakKlinik Pergigian Bergerak yang merupakan kenderaan berjenis treler atauvan atau bas yang diubah suai untuk dijadikan klinik dan akan menawarkanperkhidmatannya di sesuatu kawasan di mana sekolah rendah ataumenengah yang tidak mempunyai Klinik Pergigian Statik dan jumlah murid dikawasan itu melebihi 5,000 orang. Klinik Pergigian Bergerak hendaklahmempunyai seorang Pegawai Pergigian, seorang Jururawat Pergigian, 3Pembantu Pembedahan Pergigian, seorang Atendan Pergigian dan seorangpemandu serta dibekalkan dengan peralatan seperti di jadual berikut :-559

JADUAL 314PERALATAN PERGIGIAN YANG DIBEKALKANJENIS PERALATANBILANGAN PERALATAN YANGDITETAPKANUnit Dan Kerusi Pergigian 2Hand Instrument 4Amalgamator 2Autoklaf/ Alat Pembasmi Kuman 1Ultrasonic Cleaner 1Light Cure Unit 2Pulp Tester 2Needle Destroyer 1Komputer Notebook 2GAMBAR 118Contoh: Klinik Pergigian BergerakPada pandangan Audit, Kementerian telah mewujudkan kaedah yang baikuntuk memberi perkhidmatan kesihatan pergigian kepada pelajar sekolah.40.4.1.4. Fasiliti Pergigian Sekolah Yang Dirancang Untuk Ditubuhkan DiBawah Rancangan Malaysia Kelapan (RMK-8)Sejumlah 148 projek perkhidmatan pergigian sekolah telah dirancang untukdilaksanakan di bawah RMK 8 dengan kos RM75.20 juta. Sebahagian besardaripada peruntukan yang disediakan bagi projek ini adalah bagi pembekalanalat pergigian dan kelengkapan seperti unit pergigian (junior/senior), alatmembasmi kuman, troli pergigian, amalgamator, ultrasonic scaler, mesin lightcure,vacuolyser dan kipas elektrik. Berikut diberikan butirannya :-JADUAL 315FASILITI PERGIGIAN YANG AKAN DITUBUHKAN DALAM TEMPOH RMK 8JENIS KEMUDAHAN PERGIGIAN SEKOLAHBILANGAN PROJEKKOS(RM JUTA)Projek Sambungan dari RMK 7 12 17.60Klinik Pergigian 78 18.88Pasukan Pergigian Bergerak 37 19.46Klinik Pergigian Bergerak 11 18.75Kabin Rawatan Pergigian 10 0.51JUMLAH 148 75.20560

40.4.1.5. Perancangan Kerjaa. Garis Panduan Dan Prosedur Kerjai. Bagi tujuan rujukan dan kegunaan pegawai serta kakitangan yang terlibatdalam pengurusan program perkhidmatan kesihatan pergigian diperingkat Ibu Pejabat, negeri dan daerah, beberapa garis panduan danprosedur kerja telah disedia dan dikeluarkan berhubung dengan perkaraseperti berikut :-• Penjagaan Kesihatan Pergigian Secara Incremental.• Perkhidmatan Pergigian di Sekolah Melalui Klinik Statik.• Perkhidmatan Pergigian di Sekolah Melalui Pasukan Bergerak.• Perkhidmatan Pergigian di Sekolah Melalui Pusat Pergigian SecaraShuttling.• Pemantauan Program Perkhidmatan Kesihatan Pergigian.• Pengurusan Pelaksanaan Program Perkhidmatan KesihatanPergigian.• Penilaian Program Perkhidmatan Kesihatan Pergigian.• Pelaksanaan Kempen Pergigian.ii. Prosedur yang perlu diikuti berhubung dengan aktiviti perkhidmatanpergigian di sekolah melalui Klinik Pergigian Sekolah adalah seperti diCarta 62.Pada pandangan Audit, Kementerian telah mengadakan garis panduan danprosedur kerja yang mencukupi untuk panduan kakitangan yang terlibatdengan aktiviti perkhidmatan pergigian di sekolah.561

CARTA 62ALIRAN KERJA AKTIVITI PERKHIDMATAN PERGIGIANDI SEKOLAH MELALUI KLINIK PERGIGIAN SEKOLAHHantar LP8 UntukDilengkapkan BagiMurid Tahun1ABKemaskan KlinikKemas Kini PengumpulanData HarianPanggil Murid Untuk LMG /CeramahSerahkan PG307 UntukDilengkapkan Oleh GuruBerikan Rawatan SehinggaSelesaiBerikan LMG/CeramahKembalikan LP8 DanPG307 Yang TelahDilengkapkanBuat Rujukan SekiranyaPerluKemas Kini PengumpulanData HarianSusunkan Kad LP8Rancangkan JadualCeramah/LMG/PameranKemas Kini BorangPG201dan Berikan SatuSalinan Kepada KJSediakan Peralatan DanBahan PergigianBeri Satu Salinan KepadaGuru. Dapat AkuanPenerimaanSediakan LaporanPemeriksaan PergigianMuridKenal Pasti Dan PanggilMuridBSerahkan Satu SalinanLaporan Kepada PihakSekolahBuat Pemeriksaan DanPencartaanFailkan Satu SalinanLaporanBerikan Rawatan SekiranyaPerluBenarkan Murid Balik KelasApabila SelesaiALP 8 - Kad rawatanPG 307 - Senarai nama pelajarPG 201 - Rekod kerjaKJ - Ketua JururawatLMG - Latihan Memberus Gigib. Sasaran Tahunani. Kementerian Kesihatan telah menetapkan sasaran tahunan dalammelaksanakan perkhidmatan pergigian di sekolah berdasarkan kepadabeberapa petunjuk prestasi iaitu liputan sekolah, liputan pelajar, bilanganpelajar yang selesai menerima rawatan, bilangan pelajar yang bebas dari562

karies gigi serta bilangan pelajar berumur 12 tahun yang kehilangan gigitidak melebihi 3 batang. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sasaranyang telah ditetapkan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 316SASARAN TAHUNAN PETUNJUK PRESTASI TAHUNANPERKHIDMATAN PERGIGIAN DI SEKOLAHPETUNJUK PRESTASITAHUN2001 2002 2003Liputan SekolahBilangan Sekolah Rendah6,8007,0006,700Bilangan Sekolah Menengah1,3501,5001,650Liputan PelajarBilangan Murid Sekolah Rendah2,900,0003,000,0002,950,000Bilangan Pelajar Sekolah Menengah1,400,0001,700,0001,450,000Murid Selesai RawatanBilangan Murid Sekolah Rendah2,800,0002,900,0002,600,000Bilangan Pelajar Sekolah Menengah1,350,0001,400,0001,200,000Pelajar Bebas Karies Gigi (DMFX = 0)*Bilangan Dan Peratus Murid Berumur 12Tahun Sekolah Rendah56%58%60%Bilangan Dan Peratus Pelajar Berumur 16Tahun Sekolah Menengah27%28%30%Murid Dengan DMFX < 3 *Bilangan Dan Peratus Murid Berumur 12Tahun Sekolah Rendah Dengan DMFX

JADUAL 317PERJAWATAN YANG DIPERLUKAN PADA TAHUN 2003JAWATANGREDJAWATANSEDIA ADAJAWATANTAMBAHANDIPOHONJAWATANDIPERLUKANPegawai Pergigian Pentadbir JUSA B 1 0 1Pegawai Pergigian Pentadbir JUSA C 1 0 1Pegawai Pergigian U 54 13 0 13Pegawai Pergigian U 48 201 4 205Pegawai Pergigian U 41 905 306 1,211Jururawat Pergigian U 40 1 1 2Jururawat Pergigian U 38 2 7 9Jururawat Pergigian U 36 35 12 47Jururawat Pergigian U 32 121 16 137Jururawat Pergigian U 29 1,959 71 2,030Juruteknologi Pergigian U 40 0 1 1Juruteknologi Pergigian U 38 1 1 2Juruteknologi Pergigian U 36 14 5 19Juruteknologi Pergigian U 32 44 22 66Juruteknologi Pergigian U 29 628 35 663Pembantu Pembedahan Pergigian U 14 218 30 248Pembantu Pembedahan Pergigian U 11 1,653 258 1,911JUMLAH 5,797 769 6,566Pada pandangan Audit, perancangan guna tenaga telah dibuatbersesuaian dengan keperluan yang ditentukan.b. Perancangan program latihan tahunan bagi meningkatkan tahappengetahuan dan kemahiran personel bagi memberikan perkhidmatankesihatan pergigian dalam golongan profesional dan sokongan dibuat olehBahagian Pengurusan Latihan di Kementerian dan juga Sekolah LatihanPergigian Malaysia Pulau Pinang. Ia dibuat berdasarkan kepada keperluanlatihan yang ditentukan atau diminta oleh Bahagian Kesihatan Pergigian.Bagi tahun 2003, Bahagian Pengurusan Latihan Kementerian telahmerancang beberapa kursus, seminar dan bengkel bagi Pegawai Pergigiandan antaranya adalah yang berkaitan dengan oral health, pembedahanpergigian, oral cancer, medicolegal controversies, clinical pathway dansebagainya. Sekolah Latihan Pergigian Malaysia Pulau Pinang pula telahmerancang 12 kursus untuk 1,507 personel pergigian bagi tempoh tahun2001 hingga 2003. Antara kursus dan latihan yang telah dirancang adalahkursus asas pelatih bagi Juruteknik Pergigian, Pembantu PembedahanPergigian dan Jururawat Pergigian serta kursus asas yang berkaitan denganperidontik dan pergigian pediatrik.Pada pandangan Audit, Kementerian telah mengenal pasti keperluanlatihan untuk memberi perkhidmatan kesihatan pergigian dengan baik.40.4.1.7. Keperluan KewanganPerancangan keperluan kewangan tahunan bagi keseluruhan programperkhidmatan kesihatan pergigian termasuk di sekolah telah dibuat setelahmengambil kira batas perbelanjaan yang ditetapkan di bawah SistemBelanjawan Diubahsuai, aliran trend perbelanjaan tahun lalu dan juga faktor lain564

seperti Dasar Baru dan One-Off’. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, jumlahyang diperlukan bagi membiayai aktiviti dan perbelanjaan di bawah programperkhidmatan kesihatan pergigian termasuk di sekolah adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 318PERUNTUKAN YANG DIPERLUKAN BAGI TEMPOHTAHUN 2001 HINGGA 2003PERUNTUKAN2001(RM Juta)TAHUN2002(RM Juta)2003(RM Juta)Mengurus 225.10 255.29 267.01Dasar Baru / One-Off 80.08 132.14 178.15Pembangunan 315.96 201.81 250.18JUMLAH 621.14 589.24 695.34Pada pandangan Audit, sungguhpun Kementerian telah mengenal pastikeperluan kewangan untuk program perkhidmatan kesihatan pergigian,namun ia juga perlu menentukan secara khusus peruntukan kewanganyang diperlukan untuk aktiviti perkhidmatan pergigian di sekolah.40.4.1.8. Kaedah Pemantauana. Peringkat KementerianBahagian Kesihatan Pergigian di Kementerian dikehendaki memantau programini melalui berbagai cara. Antaranya ialah menerusi Mesyuarat JawatankuasaDasar Dan Perancangan Kesihatan Pergigian yang perlu diadakan setiap 2bulan. Mesyuarat ini akan dihadiri oleh Penolong Pengarah (Pergigian), semuaTimbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian), pegawai dari Ibu PejabatKementerian dan Ketua Pakar Pergigian. Mesyuarat ini akan membincangkanperkara berkaitan peruntukan, projek pembangunan, pelan tindakan, programICT, perjawatan, kursus dan kajian yang dijalankan. Di samping itu, MesyuaratPenyelia Jururawat Pergigian juga perlu diadakan satu tahun sekali. Mesyuaratini akan dihadiri oleh semua Jururawat Pergigian U38 dan U36 dari negeri.Mesyuarat ini akan membincangkan perkara yang berkaitan dengan pelantindakan, kursus/latihan, perjawatan, retan kerja, masalah penempatan ataupertukaran anggota pergigian. Selain daripada itu, laporan kemajuan danmaklum balas perlu dihantar oleh negeri kepada Ibu Pejabat dan pegawaiberkenaan dikehendaki menganalisis laporan ini. Pegawai daripada Ibu Pejabatjuga dikehendaki membuat lawatan penyeliaan atau naziran secara berjadualatau adhoc.b. Peringkat NegeriPejabat Timbalan Pengarah Kesihatan Negeri (Pergigian) dikehendakimemantau program ini melalui Mesyuarat Pengurusan dan Mesyuarat Teknikalyang dijalankan 4 kali dalam satu tahun dan juga secara lawatan ke klinikdaerah. Semua daerah akan membentangkan pencapaian dan masalah yangdihadapi bagi daerah masing-masing semasa mesyuarat ini.565

c. Peringkat DaerahDi peringkat daerah, pemantauan pencapaian aktiviti perkhidmatan pergigian disekolah dikehendaki dibuat melalui maklum balas yang perlu dihantar oleh klinikdalam beberapa borang/penyata yang ditetapkan seperti berikut :-• Laporan bulanan daripada klinik, daerah dan negeri bagi rawatan pergigianincremental di sekolah;• Laporan bulanan pendidikan kesihatan pergigian bagi individu/klinik/daerah/negeri; dan• Laporan tahunan daripada pegawai atau Jururawat Pergigian yang menjagasesuatu fasiliti pergigian tentang status kesihatan pergigian di setiapsekolah.Pada pandangan Audit, kaedah mekanisme yang telah diwujudkan untukmemantau aktiviti perkhidmatan pergigian di sekolah adalah memadai.40.4.2. PELAKSANAAN40.4.2.1. Prestasi Keseluruhan Aktivitia. Bilangan sekolah yang mendapat liputan perkhidmatan telah meningkatpada tahun 2003 berbanding dengan tahun 2001. Pada tahun 2001 bilangansekolah yang diliputi ialah 7,585 berbanding dengan tahun 2003 yangberjumlah 7,929 sekolah. Bilangan pelajar yang telah selesai diberikanrawatan pula ialah 3.88 juta pelajar pada tahun 2001 dan 3.91 juta pelajarpada tahun 2002 manakala bagi tahun 2003, jumlah pelajar adalah 3.78juta.b. Antara petunjuk/indikator yang digunakan untuk menentukan sejauh manaaktiviti seperti di atas berkesan dalam mengurangkan karies gigi di kalanganpelajar sekolah rendah dan menengah ialah sama ada peratus pelajar yangberumur 12 dan 16 tahun tanpa karies gigi dapat dicapai seperti manasasaran ditetapkan. Semakan Audit mendapati bahawa Kementerian dapatmencapai antara 94.5% hingga 95.3% daripada sasarannya untukmemastikan pelajar berumur 12 tahun bebas daripada karies gigi. Pelajaryang berumur 16 tahun pula mencatat pencapaian yang lebih baik di manapada tahun 2003, peratus pelajar yang bebas daripada karies gigi melebihidaripada sasarannya. Butirannya adalah seperti di Jadual 319.Pada pandangan Audit, sungguhpun Kementerian berjayamempertingkatkan pencapaiannya jika dibandingkan dengan sasaranyang telah ditetapkan, namun Kementerian patutlah juga mengambillangkah yang bersesuaian bagi membolehkannya mempertingkatkansasarannya atau memperluaskan aktiviti ini.566

JADUAL 319PERBANDINGAN ANTARA PENCAPAIAN SEBENAR DENGANSASARAN YANG DITETAPKAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 20032001 2002 2003PETUNJUKPRESTASI SASARAN PENCAPAIAN % SASARAN PENCAPAIAN % SASARAN PENCAPAIAN %Liputan SekolahBilangan Sekolah RendahBilangan SekolahMenengah6,800 6,448 94.8 7,000 6,609 94.4 6,700 6,770 101.11,350 1,137 84.2 1,500 1,137 75.8 1,650 1,159 70.3JUMLAH : 8,150 7,585 89.1 8,500 7,746 91.1 8,350 7,929 95Liputan PelajarBilangan Murid SekolahRendahBilangan Pelajar SekolahMenengah2,900,000 2,688,733 92.7 3,000,000 2,753,073 91.8 2,950,000 2,673,074 90.61,400,000 1,194,539 85.3 1,700,000 1,152,403 67.8 1,450,000 1,107,582 76.4JUMLAH : 4,300,000 3,883,272 90.3 4,700,000 3,905,476 83.1 4,400,000 3,780,656 85.2Pelajar Selesai RawatanBilangan Murid SekolahRendah2,800,000 2,688,733 96 2,900,000 2,753,073 94.9 2,600,000 2,673,074 102.8Bilangan Pelajar SekolahMenengah1,350,000 1,194,539 88.5 1,400,000 1,152,403 82.3 1,200,000 1,107,582 92.3JUMLAH : 4,150,000 3,883,272 93.6 4,300,000 3,905,476 90.8 3,800,000 3,780,656 99.5Pelajar Tanpa KariesGigiBilangan Murid Berumur12 TahunBilangan Pelajar Berumur16 Tahun56% 52.89% 94.5 58% 55.29% 95.3 60% 57.1% 95.127% 26.3% 97.4 28% 25.51% 91.1 30% 41.8% 139.6Pelajar Dengan DMFX< 3 *Peratus Murid Berumur 12Tahun Sekolah Rendah92% 85.5% 92.9 93% 88.8% 95.5 94% 89% 94.7*Nota: DMFX = Decayed, Missing, Filling & Extraction40.4.2.2. Prestasi Pengurusan Perkhidmatan Pergigian di Sekolah YangDiperiksaBerdasarkan kepada pemeriksaan terhadap rekod yang diselenggarakan oleh12 Pejabat Daerah Pergigian di 7 Negeri, lawatan ke 139 fasiliti pergigian danjuga maklum balas yang diperolehi melalui borang soal selidik yang dihantarkepada guru besar dan pelajar, pihak Audit mendapati pada umumnya, semuasekolah rendah dan menengah di daerah yang dilawati telah mendapatperkhidmatan pergigian bercorak penggalakan, pencegahan dan kuratif melaluisalah satu daripada 4 jenis fasiliti yang ada kecuali sekolah menengah diBahagian Kuching dan Miri. Antara 73.9% hingga 92.1% daripada sekolah diBahagian Kuching dan Miri tidak mendapat perkhidmatan bagi tempoh tahun2001 hingga 2003 kerana kekurangan Pegawai Pergigian. Pemeriksaan Auditjuga mendapati perkara berikut :-a. Klinik Pergigian Sekolahi. Mengikut kriteria yang telah ditetapkan, Klinik Pergigian Sekolah akandiwujudkan di sekolah yang mempunyai pelajar melebihi 1,000 orang.Bagaimanapun, adalah didapati Klinik Pergigian telah diwujudkan di 10sekolah di Melaka, Perak, Sarawak dan Pulau Pinang yang mempunyaiantara 119 hingga 564 pelajar. Berdasarkan maklum balas yang diterimadaripada pihak yang berkenaan, situasi ini telah berlaku kerana KlinikPergigian ini telah lama diwujudkan di sekolah terbabit. Pertambahansekolah baru di kawasan yang terlibat juga menyebabkan bilangan pelajar disekolah itu berkurangan.567

ii. Berdasarkan maklum balas yang diterima daripada 20 sekolah melalui soalselidik yang telah diedarkan, pihak Audit mendapati kadar kekerapan KlinikPergigian Sekolah beroperasi pada tahun 2003 berbeza antara satu sekolahdengan yang lain di mana ia tidak berdasarkan bilangan pelajar di sekolah.Adalah didapati 6 sekolah sungguhpun bilangan pelajarnya melebihi 1,000orang tetapi Klinik Pergigian Sekolah di sekolah berkenaan hanyaberoperasi sekali. Sebaliknya, di 5 sekolah yang mana bilangan pelajarnyakurang daripada 1,000 orang, klinik itu telah beroperasi antara 2 hingga 31kali. Butiran mengenai kekerapan Klinik Pergigian Sekolah beroperasi di 20sekolah tersebut adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 320KEKERAPAN KLINIK PERGIGIAN SEKOLAH BEROPERASIPADA TAHUN 2003NAMA SEKOLAHJUMLAHPELAJARKEKERAPAN BEROPERASIDALAM SATU TAHUN (Kali)1 2 5 - 10 11 - 30 31 DAN LEBIHSek. Tuanku Abdul Rahman, Perak 554 1SJKC Ave Maria Convent, Perak 2,156 1SK Dato Keramat, Pulau Pinang 538 1SK Jalan Air Panas, Setapak, KL 1,024 1SK Lahar Yooi, Perak 747 1SK Lutong, Miri, Sarawak 1,470 1SK Taman Melawati 2, KL 2,172 1SK Tengku Bariah, Terengganu 727 1SM St. Michael, Sabah 1,533 1SMK Air Hitam, P.Pinang 1,639 1SMK Taman Sri Rampai, K.Lumpur 709 1SK Langgar, Kedah 1,350 1SK Dato' Permaisuri, Miri, Sarawak 2,050 1SK Putra, Perlis 490 1SMK St. Francis, Melaka 1,065 1SMK Datuk Hj. Samad, N. Sembilan 1,085 1SK Likas, Sabah 1,785 1SM Sains Tengku Abdullah, Pahang 685 1SK Seri Chempaka, Kelantan 1,282 1SRK Port Dickson 1,600 1JUMLAH 8 2 2 2 6iii. Pada umumnya, semua Klinik Pergigian Sekolah beroperasi dalampremis tertutup yang disediakan dengan bilik rawatan yang dilengkapidengan peralatan dan keperluan asas seperti outlet air, saluran paip,saluran angin, power point, compresor angin, kerusi pergigian dankabinet. Sungguhpun demikian, beberapa perkara telah diperhatikanseperti di jadual berikut :-568

SEKOLAHSJK (C) Siang Lin, MelakaJADUAL 321KEADAAN FIZIKAL KLINIK PERGIGIAN SEKOLAHKEADAAN KLINIKDitempatkan di tingkat atas. Keadaan ini boleh menjejaskan struktur tekanan air bagimembekalkan air berfluorida yang bersih apabila rawatan pergigian dibuat.SJK (C) Pay Teck, MelakaSJK Ave Maria, Ipoh PerakSR Convent, Pulau PinangSK Pykett Methodist, Pulau PinangSM Munsyi Abdullah, MelakaSJK (C) San Yuk, RawangSK Bandar Baru Sungai Buluh,SelangorSK Bandar Hilir, MelakaDitempatkan di bawah tangga. Keadaan sempit dan ketidakselesaan untuk memberirawatan pergigian kepada pelajar seperti di Gambar 119.Kedudukan klinik berasingan dengan bangunan utama sekolah adalah tidak sesuai.Pelajar sukar pergi ke klinik tersebut kerana tiada laluan berbumbung untuk ke kliniksewaktu hujan.Sekolah lama yang diperbuat daripada kayu di mana tingkap dan pintu telah dimakan anaianai.Pihak sekolah tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi untuk membaikikerosakan tersebut.Lantai dan pintu klinik telah dimakan anai-anai.Bekalan elektrik selalu terganggu kerana bekalan elektrik rendah yang boleh menggangguaktiviti rawatan pergigian. Selain itu, terdapat siling bocor dan boleh mengakibatkankerosakan kepada peralatan pergigian.Keadaan bilik tidak bersih dan berhabuk serta dijadikan tempat penyimpanan peralatanpergigian untuk pasukan pergigian bergerak seperti di Gambar 120.Klinik belum beroperasi sebab pendawaian yang dibuat tidak mengikut spesifikasi. Ia telahdigunakan untuk menempatkan barang sekolah seperti kerusi, botol kosong dan peralatanlain seperti di Gambar 121.Klinik baru belum beroperasi kerana saluran air dan pendawaian tidak mengikut spesifikasiserta saluran angin tidak disediakan seperti mana yang ditetapkan oleh KementerianKesihatan Malaysia. Ini menyebabkan kerja pengubahsuaian terpaksa dibuat danmelibatkan kos berjumlah RM5,500.GAMBAR 119SRJK (C) Pay Teck, Melaka – Klinik Ini Terletak Di Bawah TanggaGAMBAR 120 GAMBAR 121SJK (C) Sun Yuk, Rawang, Selangor – Keadaan KlinikSesak Dan Tidak BersihSekolah Kebangsaan Bandar Baru, Sg. Buluh, Selangor –Klinik Belum Beroperasi KeranaPendawaian Tidak Mengikut Spesifikasi Yang Ditetapkan DanDijadikan Bilik Stor Sekolah569

iv. Pada umumnya Klinik Pergigian Sekolah telah dilengkapkan denganperalatan mengikut standard yang ditetapkan oleh Kementerian. Kerjapenyenggaraan berjadual dan juga pembaikan kerosakan kecil terhadapperalatan utama seperti unit dental chair, peralatan autoklaf danultrasonic cleaner telah dibuat oleh Juruteknik Kementerian sendirimanakala kerja pembaikan kerosakan besar telah dibuat olehvendor/pembekal peralatan berkenaan. Sungguhpun demikian,beberapa perkara seperti berikut diperhatikan :-• Peralatan autoklaf seperti di Gambar 122 adalah sejenis peralatan yangdigunakan untuk mensteril atau membasmi kuman yang terdapat padaperalatan pergigian yang lain. Ketiadaan alat ini boleh menyebabkanpelajar yang dirawat mendapat jangkitan kuman. Peralatan ini mengikutAkta Kilang Dan Jentera 1967, Peraturan 10(2) perlu diperiksasekurangnya satu kali setahun oleh pihak Jabatan Keselamatan DanKesihatan Pekerjaan bagi memastikan alat ini berfungsi dengan baikdan selamat digunakan. Hasil dari lawatan ke sekolah rendah danmenengah di 5 negeri iaitu Melaka, Selangor, Perak, Sarawak dan PulauPinang mendapati sejumlah 24 unit peralatan autoklaf telah rosak dansedang diperbaiki pada tarikh pemeriksaan Audit. Sebagai alternatif,pihak klinik terpaksa menggunakan sterilizer yang tidak dapatmembasmi kuman yang berbahaya seperti HIV. Butiran kedudukankerosakan peralatan autoklaf di klinik pergigian sekolah adalah sepertidi Jadual 322.JADUAL 322KEDUDUKAN KEROSAKAN PERALATAN AUTOKLAFDI KLINIK PERGIGIAN SEKOLAHNEGERI DAERAH SEKOLAH JUMLAHi. SJKC Yok Bin 1ii. SJKC Pin Ming 1MelakaMelaka Tengahiii. SK Sri Bandar 1iv. SJKC Siang Lin 1v. SMK Munshi Abdullah 1Selangor Gombak i. SJKC Selayang Baru 1i. SK Raja Di Hilir Ikram 1IpohPerakii. SK ACS 1Manjung i. SJK Hwa Lian 1i. SK Merpati Jepang 1ii. SK Combined 1KuchingSarawakiii. SRB Chung Hua No. 2 1iv.SRB Chung Hua No. 4 1Miri i. SK Jalan Bintang 1i. SRJKC Chung Hwa 1 1Seberang Perai Utaraii. SJKC Li Hwa 1iii SK Telok Air Tawar 1iv SK Permatang Bertam 1Pulau Pinangi. SRK Dato Kramat 1ii. FrancisLight 1Timur Lautiii. SRK Phor Tay 1iv. SRK Methodist's Girls 1v. SRK Island's Girls 1iv. SRK Convent Light 1JUMLAH 24570

GAMBAR 122Peralatan Autoklaf Yang Digunakan Untuk Mensteril Atau MembasmiKuman Peralatan Pergigian• Pihak Audit mendapati beberapa pejabat pergigian daerah lewat/gagal menerima Sijil Kelayakan daripada pihak JabatanKeselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP) bagi peralatanautoklaf yang digunakan sungguhpun permohonan awal telahdibuat. Sebagai contohnya, walaupun pihak Klinik Pergigian DaerahSeberang Perai Utara telah 2 kali mengemukakan surat peringatankepada pihak JKKP pada tahun 2002 tetapi sijil tersebut masihbelum diperbaharui. Jadual berikut menunjukkan bilangan peralatanautoklaf yang digunakan di daerah sungguhpun Sijil Kelayakannyatelah luput antara 2 bulan hingga 8 tahun yang lalu:-JADUAL 323PENGGUNAAN PERALATAN AUTOKLAF TANPA SIJIL KELAYAKAN DARIPADAJABATAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAANDAERAH/ BAHAGIANKUANTITITEMPOH TARIKH SAHLAKU SIJILTEMPOH AUTOKLAF DIGUNAKANTANPA SIJILSeberang Perai, Pulau Pinang 17 20/10/2001-3/3/20021 tahun 6 bulan –1 tahun 11 bulanGombak, Selangor 8 18/5/1995-12/11/2002 7 bulan - 8 tahunMiri, Sarawak 8 9/11/2002-21/6/2003 2 bulan - 9 bulanKuching, Sarawak 6 Sijil Tidak Diperolehi 11 bulanKuching, Sarawak 4 Sijil Tidak Diperolehi 3 – 5 bulan• Kerusi pergigian di 76 Klinik Pergigian Sekolah di 10 daerah yangberusia 10 tahun tidak lagi sesuai digunakan kerana peralatansokongannya sudah rosak (Gambar 123). Peralatan sokongan bagikerusi lama ini dipinjam daripada Pasukan Pergigian Bergerak.Gambar berikut menunjukkan contoh kerusi pergigian yang telahberusia lebih 10 tahun :-571

GAMBAR 123SJK Chung Hua No.5(B),Kuching, Sarawak – KerusiPergigian Dibeli Pada 1979, DiMana Hanya Kerusi SahajaYang Boleh Digunakan DanPeralatan Sokongan BagiKerusi Tersebut YangDigunakan Adalah DipinjamDari Pasukan PergigianBergerak• Pemeriksaan Audit pada bulan Julai 2003 mendapati peralatan pergigianbaru (Gambar 124) bagi Klinik Pergigian Sekolah Menengah TanahPutih, Kuantan yang dibekalkan pada bulan Disember 2002 masihbelum dipasang kerana bangunan untuk menempatkannya masih dalampembinaan. Oleh itu, ia terpaksa disimpan di Makmal Komputer sekolahtersebut dan perkhidmatan kesihatan pergigian kepada murid sekolah itudiberikan oleh Pasukan Pergigian Bergerak.GAMBAR 124Peralatan Pergigian Baru Yang Diterima Pada Bulan Disember 2002 Terpaksa Disimpan DiMakmal Komputer Sekolah Kerana Klinik Pergigian Sekolah Baru Belum Siap Dibinab. Pusat Pergigian Sekolahi. Mengikut kriteria yang ditetapkan oleh Kementerian, Pusat PergigianSekolah ditubuhkan bagi sesuatu kawasan yang mempunyai 3 sekolahatau lebih dan juga jumlah pelajarnya melebihi 3,000 orang. SemakanAudit mendapati perkhidmatan yang diberikan oleh 4 daripada 6 PusatPergigian Sekolah yang dilawati tidak menepati tahap liputan yangditetapkan dari segi bilangan sekolah dan pelajar. Tiga Pusat PergigianSekolah sungguhpun memberi perkhidmatan kepada 3 hingga 10sekolah tetapi bilangan pelajar yang diberikan perkhidmatan adalah572

antara 1,868 hingga 2,219 pelajar sahaja. Manakala satu pusat lagi,perkhidmatannya hanya meliputi 2 sekolah dan melibatkan 2,247pelajar. Semakan Audit selanjutnya mendapati keadaan ini berlakuantara lainnya disebabkan oleh lokasi Pusat Pergigian Sekolah yangtidak sesuai; masalah pengangkutan yang dihadapi oleh sekolah sertapelajar terpaksa menunggu lama sebelum dihantar balik ke sekolah.Menyedari masalah ini, beberapa Pusat Pergigian Sekolah telahmenukar cara perkhidmatan tradisi mereka iaitu daripada memberikanperkhidmatan di premis mereka kepada memberikan perkhidmatan dipremis sekolah. Langkah yang diambil oleh Pusat Pergigian Sekolah inisungguhpun satu tindakan yang baik tetapi ia telah menyebabkanperalatan di Pusat Pergigian Sekolah kurang digunakan. Peralatan diPusat Pergigian Sekolah hanya digunakan untuk memberikan rawatansusulan kepada pelajar yang dikenal pasti memerlukan rawatan lanjutan.ii. Pada keseluruhannya, lawatan Audit ke 6 Pusat Pergigian Sekolahmenunjukkan bekalan peralatan dan keperluan asas seperti saluran paipair, saluran angin, power point, kompresor angin bagi kerusi pergigiantelah disediakan dengan baik di mana kompresor tersebut telahdiletakkan dalam kabinet yang tertutup bagi mengelakkan bunyi bisingyang boleh mengganggu persekitarannya.iii. Berdasarkan hasil analisis terhadap maklum balas yang diperolehidaripada 40 murid di sebuah sekolah yang menerima perkhidmatankesihatan pergigian melalui Pusat Pergigian Sekolah, kesemua merekapada umumnya berpuas hati dengan mutu layanan, pemeriksaan danrawatan yang diberikan oleh personel pergigian. Bagaimanapun, 10(71.4%) daripada 14 murid yang menerima rawatan lanjutan telahmelaporkan tempoh masa menunggu rawatan pada puratanya melebihisatu bulan.c. Klinik Pergigian Bergeraki. Klinik Pergigian Bergerak diadakan bagi sesuatu kawasan di manasekolah rendah atau menengah yang tidak mempunyai Klinik PergigianSekolah dan jumlah pelajar di kawasan itu melebihi 5,000 orang. Inibermakna bilangan pelajar yang sepatutnya mendapat perkhidmatanjuga tidak kurang daripada jumlah ini. Semakan Audit mendapati 6Klinik Pergigian Bergerak telah dapat memberi perkhidmatan kepadalebih 5,000 pelajar bagi setiap klinik tersebut. Manakala bagi KlinikPergigian Bergerak yang lain, jumlah pelajar yang diberikanperkhidmatan adalah kurang daripada jumlah tersebut. Keadaan iniberlaku antara lainnya disebabkan oleh beberapa faktor sepertikeuzuran Klinik Pergigian Bergerak, kawasan/laluan masuk dan pagaryang sempit, kerosakan peralatan, kekurangan kakitangan sertaketiadaan kawasan sesuai untuk menempatkan klinik tersebut semasaberoperasi. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-573

JADUAL 324TAHAP LIPUTAN PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN OLEH KLINIK PERGIGIANBERGERAK TIDAK MENGIKUT NORMA PELAJAR YANG DITETAPKANNEGERIKLINIK PERGIGIANBERGERAKBILANGAN PELAJAR YANGMENDAPAT PERKHIDMATANPADA TAHUN 2003Kedah K.P.B. Baling 901Pulau Pinang K.P B. Butterworth 536Selangor K.P.B. Sg. Buloh 740Wilayah Persekutuan K.P.B. Dato’ Keramat 1,631Melaka K.P.B. Melaka 1,408Kelantan K.P.B. Pasir Mas 4,163N. Sembilan K.P.B. Kuala Pilah 1,313Perlis K.P.B. Kangar 3,119Terengganu K.P.B. K. Terengganu 2,894ii. Lawatan ke 15 Klinik Pergigian Bergerak yang terdiri daripada 13kenderaan berjenis trailer dan 2 kenderaan berjenis van atau bas minimendapati pada keseluruhannya, klinik ini telah disediakan denganruang rawatan yang dilengkapi dengan peralatan pergigian asas danjuga mempunyai ruang utiliti yang menempatkan bekalan elektrik,penyaman udara, tangki air, bekas pembuangan sisa cairan dankompresor untuk peralatan pergigian. Sungguhpun demikian, adalahdiperhatikan kenderaan yang berfungsi sebagai Klinik PergigianBergerak serta peralatan pergigian sering kali mengalami kerosakan.Berikut diberikan beberapa contoh kerosakan di 8 Klinik PergigianBergerak :-JADUAL 325KEROSAKAN KENDERAAN DAN PERALATAN PERGIGIANKLINIK PERGIGIAN BERGERAKKLINIK PERGIGIAN BERGERAK(KPB)JENIS KEROSAKANKPB Puchong • Kebocoran/ karat pada bahagian pintu/ dinding kontenaKPB Sg. Buloh • Keretakan di bahagian arm dental chair• Kebocoran/ karat pada bahagian pintu• Scaler unit tidak berkuasa• Semburan high speed unit yang tidak kuatKPB Butterworth• Waste water pump tidak berfungsi• Diesel gauge tidak berfungsi• Kebocoran penyaman udara• Awning arm tidak bergerak• Operating light tidak berfungsi• Pam vakum tidak berfungsi• Kebocoran hose vakumKPB Air Keroh• Kerosakan light cure unit• Syringe air tubing bocor• Kerosakan main control board• Kebocoran penghawa dinginKPB Jengka • Kerosakan meter minyak kenderaanKPB Baling• Pintu utama berkarat• Backrest dental chair rosak• Scaling unit tidak kuat• Kerosakan meter minyak kenderaan• Kerosakan lampu dental chair574

KLINIK PERGIGIAN BERGERAK(KPB)KPB Larut Matang & SelamaKPB Johor BahruJENIS KEROSAKAN• Kerosakan headrest• Kerosakan ultrasonic motor• Kebocoran slow speed micromotor• Diesel gauge tidak berfungsi• Discharge pump tidak berfungsi• Kerosakan light cure unit• Operating light tidak berfungsi• Kerosakan main control board• Awning arm patah• Syringe air tubing bocor• Kebocoran penghawa dingind. Pasukan Pergigian Bergeraki. Pasukan Pergigian Bergerak diwujudkan bagi sesuatu kawasan yangmempunyai sekolah rendah dan menengah yang tidak mempunyai KlinikPergigian Statik atau tidak diberikan perkhidmatan Klinik PergigianBergerak dan jumlah pelajar di kawasan itu melebihi 5,000 orang.Semakan Audit mendapati setiap Pasukan Pergigian Bergerak yangdiwujudkan di 12 daerah yang dilawati pada puratanya telah memberiperkhidmatan rawatan pergigian kepada lebih daripada 5,000 pelajarsekolah rendah dan menengah kecuali bagi Daerah Melaka Tengah danSeberang Perai Utara di mana setiap Pasukan Pergigian Bergerak padapuratanya memberikan perkhidmatan rawatan pergigian kepada hanya4,818 dan 2,685 pelajar masing-masing. Butirannya adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 326BILANGAN SEKOLAH DAN PELAJAR YANG DILIPUTIOLEH PASUKAN PERGIGIAN BERGERAKNEGERIPEJABATBAHAGIAN /DAERAHBILANGANPASUKANPERGIGIANBERGERAKUNTUK SEKOLAHRENDAH &MENENGAHBILANGANSEKOLAHRENDAH &MENENGAHDILIPUTIPELAJARPURATAPELAJARDILIPUTIMelaka Melaka Tengah 14 104 67,456 4,818Pahang Kuantan 8 73 49,760 6,220Selangor Petaling 10 126 200,742 20,074Selangor Gombak 3 83 127,076 42,358Sarawak Kuching 5 106 35,057 7,011Sarawak Miri 4 87 61,386 15,346Perak Kinta 23 220 129,162 5,615Perak Manjung 14 94 147,821P. PinangSeberang PeraiUtara14 69 37,590 2,685P. Pinang Timur Laut 6 74 50,373 8,395Terengganu Dungun 6 63 32,842 5,473Terengganu K. Terengganu 14 110 86,393 6,171ii. S575

ii. Semakan Audit terhadap beberapa laporan yang dikemukakan olehJururawat Pergigian kepada Pegawai Pergigian Daerah mendapatibahawa pihak sekolah tidak menyediakan bilik/tempat sementara yangsesuai bagi rawatan dan untuk menyimpan peralatan. Ia tidakmempunyai kemudahan yang diperlukan seperti tiada paip sinki danplug point tidak mencukupi. Berikut diberikan beberapa contohnya :-JADUAL 327BILIK RAWATAN SEMENTARA YANG TIDAK SESUAINEGERIDAERAHBILANGANSEKOLAHPulau Pinang Timur Laut 10Sarawak Kuching 3Perak Hilir Perak 1Pulau Pinang Timur Laut 7Sarawak Kuching 3Perak Hilir Perak 4Pulau Pinang Timur Laut 1Pulau Pinang Timur Laut 4Sarawak Kuching 1Pulau Pinang Timur Laut 3Sarawak Kuching 1Perak Hilir Perak 2Pulau Pinang Timur Laut 2Pulau Pinang Timur Laut 5Pulau Pinang Timur Laut 1Sarawak Kuching 1Perak Hilir Perak 1Pulau Pinang Timur Laut 1KEADAAN BILIK RAWATAN SEMENTARAPerpustakaan – Tiada paip sinki dan plug point tidakmencukupi.Makmal Sains – Plug point tidak mencukupi.Bilik Kesihatan – Tiada paip sinki dan plug point tidakmencukupi.Bilik Pusat Sumber – Sempit, tiada paip sinki.Bilik Kemahiran Hidup - Tiada paip sinki dan plug pointtidak mencukupi.Bilik Stor – Berhabuk, tiada paip sinki dan plug point tidakmencukupi.Bilik Darjah - Tiada paip sinki dan plug point tidakmencukupi.Dewan Sekolah – Tiada paip sinki dan tidak selamat.Pulau Pinang Timur Laut 1 Bilik Seni – Tiada paip sinki.Pulau Pinang Timur Laut 1Sarawak Kuching 1Perak Hilir Perak 1Ruang Legar – Tiada paip sinki, plug point tidakmencukupi dan tidak selamat.Bilik Guru – Sempit, tiada paip sinki dan plug point tidakmencukupi.Pulau Pinang Timur Laut 1 Bilik Mesyuarat – Sempit dan plug point tidak mencukupi.Pulau Pinang Timur Laut 3 Bilik Masakan – Sempit.Pulau Pinang Timur Laut 2Pulau Pinang Timur Laut 1Sarawak Kuching 1Perak Hilir Perak 1Bilik Bimbingan – Sempit, tiada paip sinki dan plug pointtidak mencukupi.Bilik Elektrik – Sempit, tiada paip sinki dan plug point tidakmencukupi.Surau – Plug point tidak mencukupi.iii. Setiap Pasukan Pergigian Bergerak telah menyediakan unit peralatanpergigian yang mudah diangkut ke sekolah yang dilawati. Adalahdidapati kebanyakan spitton yang digunakan tidak berapa sesuai. Adapasukan yang hanya menggunakan baldi untuk membuang sisa kumuranseperti di Gambar 125. Sebaliknya, di Pulau Pinang terutama sekali diSeberang Perai Utara, Pejabat Pergigian berkenaan telah menciptaspitton yang sesuai seperti di Gambar 126 untuk digunakan olehPasukan Pergigian Bergerak.576

GAMBAR 125 GAMBAR 126Pasukan Pergigian Bergerak Di SRK Siol Kanan,Kuching Sarawak – Baldi Digunakan SebagaiTempat SpittonSpitton - Ciptaan Inovasi Dari Pejabat PergigianSeberang Perai Utara, Pulau Pinang,Sesuai Digunakan Oleh Pasukan Pergigian BergerakPada pandangan Audit, Kementerian perlu memperbaiki fasiliti pergigiandan peralatan yang berkaitan bagi membolehkan perkhidmatan pergigiandi sekolah dilaksanakan dengan lebih berkesan.40.4.2.3. Kemajuan Pelaksanaan Projek Pergigian Sekolah YangDirancang Untuk Dibina Di Bawah RMK-8Mengikut maklum balas yang diterima daripada Bahagian Kesihatan Pergigian,sehingga bulan Disember 2003 Kementerian Kesihatan hanya melaksanakansejumlah 51 projek daripada 148 projek fasiliti pergigian di sekolah yangdiluluskan untuk dibina semasa tempoh RMK-8 termasuk beberapa projeksambungan RMK-7. Projek ini terdiri daripada Klinik Pergigian Bergerak, KlinikPergigian Sekolah Dan Pasukan Pergigian Sekolah. Kedudukan pelaksanaanprojek fasiliti pergigian sekolah RMK-8 mengikut negeri adalah seperti di jadualberikut :-JADUAL 328KEDUDUKAN PELAKSANAAN PROJEK FASILITI PERGIGIANSEKOLAH SEHINGGA 31 DISEMBER 2003NEGERIBILANGAN PROJEKDIRANCANG UNTUK DIBINABILANGAN PROJEK YANGDILAKSANAKANPerlis 6 6Kedah 4 1P. Pinang 8 6Perak 24 1Selangor 13 3W. Persekutuan Kuala Lumpur 8 3N. Sembilan 3 3Melaka 7 2Johor 8 1Pahang 8 7Terengganu 6 3Kelantan 12 11Sabah 33 1Sarawak 8 3JUMLAH 148 51577

Memandangkan kekurangan fasiliti pergigian di sekolah yang ketaramenjejaskan mutu perkhidmatan kesihatan pergigian yang diberikankepada pelajar sekolah, pihak Audit berpendapat usaha patut dibuat olehKementerian untuk menyiapkan baki 97 projek fasiliti pergigian di sekolahmengikut jadual, iaitu sebelum tempoh masa RMK-8 tamat.40.4.2.4. Guna Tenaga Dan Latihana. Selain daripada fasiliti pergigian, guna tenaga yang terdiri daripada PegawaiPergigian dan Jururawat Pergigian yang mencukupi adalah juga perlu bagimenjamin keberkesanan dan kelicinan perjalanan perkhidmatan pergigian disekolah. Semakan Audit bagi menentukan sama ada sumber guna tenagaadalah mencukupi mendapati perkara seperti berikut :-i. Nisbah Jururawat Pergigian Dengan Pelajar Sekolah RendahMengikut World Health Organisation (WHO), nisbah antara JururawatPergigian dan pelajar sekolah rendah ialah pada kadar 1 : 2,500 iaituseorang Jururawat untuk 2,500 pelajar sekolah rendah. Semakan Auditmendapati bagi seluruh negara; nisbah Jururawat Pergigian denganpelajar sekolah bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah antara 1 :1,710 hingga 1 : 1,823 dan nisbah ini adalah kurang daripada kadarnisbah yang ditetapkan oleh WHO, di mana kadar tertinggi kekuranganJururawat Pergigian tersebut dicatatkan di Negeri Selangor dan Johor.Butirannya adalah seperti yang ditunjukkan di jadual berikut :-JADUAL 329NISBAH JURURAWAT DENGAN PELAJAR SEKOLAH RENDAHBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003NEGERI 2001 2002 2003Selangor 1 : 3,526 1 : 3,673 1 : 3,722Johor 1 : 3,028 1 : 2,985 1 : 3,121Seluruh Negara 1 : 1,823 1 : 1,710 1 : 1,738ii. Nisbah Pegawai Pergigian Dengan Pelajar Sekolah Menengah• Sungguhpun nisbah WHO bagi Pegawai Pergigian denganpelajar sekolah menengah tidak dapat dipastikan tetapiperbandingan yang dibuat antara bilangan Pegawai Pergigiandan enrolmen pelajar yang sedia ada bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 mendapati nisbahnya bagi seluruh negara adalahantara 1 : 3,190 hingga 1 : 4,041 atau seorang Pegawai Pergigianuntuk 3,190 hingga 4,041 pelajar. Di Negeri Sarawak, Sabah,Kelantan dan Selangor, nisbah tersebut adalah lebih tinggidaripada negeri yang lain. Butirannya adalah seperti di jadualberikut :-578

JADUAL 330NISBAH PEGAWAI PERGIGIAN DENGAN PELAJARSEKOLAH MENENGAH BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003NEGERI 2001 2002 2003Perlis 1 : 5,972 1 : 2,391 1 : 1,684Kedah 1 : 3,435 1 : 3,596 1 : 3,743Pulau Pinang 1 : 5,033 1 : 3,588 1 : 3,214Perak 1 : 3,799 1 : 3,434 1 : 2,879Selangor 1 : 5,221 1 : 4,460 1 : 3,622Wilayah PersekutuanKuala Lumpur1 : 2,849 1 : 2,307 1 : 2,040Negeri Sembilan 1 : 2,815 1 : 2,285 1 : 2,091Melaka 1 : 3,208 1 : 2,531 1 : 1,833Johor 1 : 3,467 1 : 3,367 1 : 3,442Pahang 1 : 3,656 1 : 3,505 1 : 2,951Terengganu 1 : 3,609 1 : 3,822 1 : 2,759Kelantan 1 : 4,309 1 : 4,613 1 : 4,028Sabah 1 : 10,844 1 : 7,244 1 : 6,026Sarawak 1 : 4,059 1 : 5,328 1 : 4,037Seluruh Negara 1 : 4,041 1 : 3,721 1 : 3,190• Untuk mengurangkan kesan daripada kekurangan PegawaiPergigian terhadap perkhidmatan pergigian di sekolah, JururawatPergigian telah dibenarkan untuk merawat pelajar sekolahmenengah. Berdasarkan kepada rekod berkenaan di 12 pejabatdaerah pergigian yang dilawati, adalah didapati antara 25.5% hingga29.9% daripada sekolah itu telah diberi perkhidmatan oleh JururawatPergigian tanpa pengawasan Pegawai Pergigian.• Semakan Audit juga mendapati setakat bulan Disember 2003,sejumlah 6,509 daripada 6,566 jawatan yang diperlukan telahdiluluskan. Daripada jumlah ini, 5,175 jawatan telah diisi manakala1,334 (20.3%) jawatan masih lagi kosong. Antara jawatan yangmasih lagi belum diisi itu ialah 588 Pegawai Pergigian Gred U41 –U54 dan 299 Jururawat Pergigian Gred U29 – U40. Antara faktoryang menyebabkan kekosongan jawatan ini ialah institusi pengajiantempatan tidak dapat melahirkan graduan dalam bidang pergigianyang mencukupi bagi memenuhi keperluan sebenar. Kedudukanperjawatan adalah seperti di Jadual 331.Pada pandangan Audit, pihak Kementerian patut berbincang denganagensi pusat untuk mencari satu pendekatan yang membolehkanpengisian jawatan yang kosong terutamanya bagi jawatan PegawaiPergigian dan Jururawat Pergigian.579

JADUAL 331KEDUDUKAN PERJAWATAN SETAKAT 31 DISEMBER 2003JAWATANGREDBILANGANJAWATANJAWATANDIISIBILANGANKEKOSONGANPegawai Pergigian Pentadbir JUSA B 1 1 -Pegawai Pergigian Pentadbir JUSA C 1 1 -Pegawai Pergigian U 54 13 11 2Pegawai Pergigian U 48 203 122 81Pegawai Pergigian U 41 1,211 706 505Jururawat Pergigian U 40 2 2 -Jururawat Pergigian U 38 4 3 1Jururawat Pergigian U 36 47 26 21Jururawat Pergigian U 32 137 116 21Jururawat Pergigian U 29 2,015 1,759 256Juruteknologi Pergigian U 38 2 2 -Juruteknologi Pergigian U 36 19 19 -Juruteknologi Pergigian U 32 58 44 14Juruteknologi Pergigian U 29 649 472 177Pembantu Pembedahan Pergigian U 14 236 142 94Pembantu Pembedahan Pergigian U 11 1,911 1,749 162JUMLAH 6,509 5,175 1,334b. LatihanBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, semua kursus asas dan lanjutan yangtelah dirancang oleh Sekolah Latihan Pergigian Malaysia telah dilaksanakan.Seramai 1,354 personel pergigian termasuk mereka yang terlibat denganperkhidmatan pergigian di sekolah telah mengikuti latihan tersebut. Selaindaripada itu, antara kursus dan seminar yang telah dilaksanakan oleh BahagianPengurusan Latihan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 332KURSUS DAN SEMINAR BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003JAWATANPegawai PergigianJururawat PergigianJuruteknologi PergigianPembantu PembedahanPergigianAtendan KesihatanNAMA KURSUS/ SEMINARi. Seminar Penyelidikan Kesihatan Pergigianii. Kursus Care For The Critically Ill Oral Surgeryiii. Kursus Kecergasan Fizikaliv. Kursus Asas Dan Pos Basik Auksiliari Pergigianv. Seminar Case Mixi. Seminar Oral Healthii. Seminar Oral Canceriii. Kursus Kempen Cara Hidup Sihativ. Rawatan Penyakit Periodentalv. Kursus Aspek Pencegahan Klinikali. Kursus Pemasangan Unit Pergigianii. Kursus Rawatan Penyakit Periodentaliii. Kursus Peningkatan Dan Perkembangan Juruteknologiiv. Kursus Kawalan Infeksii. Seminar Oral Cancerii. Kursus Pembantu Pembedahan Pergigiani. Kursus Atendan Kesihatanii. Ceramah Kawalan Infeksi HospitalPada pandangan Audit, latihan yang diberikan kepada personel pergigianadalah bersesuaian dengan aktiviti yang dilaksanakan.580

JENISPERUNTUKAN40.4.2.5. Peruntukan Dan PerbelanjaanBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, peruntukan mengurus dan pembangunanberjumlah RM2.03 billion telah diluluskan untuk melaksanakan programperkhidmatan kesihatan pergigian termasuk perkhidmatan pergigian di sekolah.Dalam tempoh 3 tahun ini, Bahagian Kesihatan Pergigian telah membelanjakansejumlah RM1.87 billion iaitu 92.1% daripada peruntukan yang diberikan.Sebahagian daripada peruntukan dan perbelanjaan ini adalah juga untukperkhidmatan pergigian di sekolah. Sebagai perbandingan, prestasiperbelanjaan mengikut tahun adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 333PRESTASI PERBELANJAAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PERUNTUKAN(RM Juta)TAHUN2001 2002 2003PERBELANJAAN(RM Juta)PERUNTUKAN(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)PERUNTUKAN(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)Mengurus 248.98 252.90 295.67 302.87 310.16 339.67Dasar Baru/One-off77.22 71.01 152.24 99.52 178.15 166.99Pembangunan 315.96 300.91 201.81 129.35 250.18 211.32Jumlah 642.16 624.82 649.72 531.74 738.49 717.98Pada pandangan Audit, prestasi perbelanjaan mengurus dan pembangunanbagi program perkhidmatan kesihatan pergigian termasuk di sekolah secarakeseluruhannya adalah memuaskan.40.4.3. PEMANTAUANPemantauan bagi program perkhidmatan kesihatan pergigian termasuk di sekolahadalah dibuat pada 3 peringkat seperti berikut :-40.4.3.1. Peringkat KementerianDi peringkat Ibu Pejabat/Bahagian Kesihatan Pergigian, beberapa mesyuaratsecara berkala telah diadakan seperti Mesyuarat Jawatankuasa Dasar DanPerancangan, Mesyuarat Penyelia Jururawat Pergigian Dan MesyuaratPeningkatan Kualiti. Antara perkara yang dibincangkan semasa mesyuarat iniadalah berkaitan dengan pembangunan sumber tenaga dan latihan, prestasipencapaian perkhidmatan pergigian di sekolah, perjawatan, struktur organisasidan juga mencari penyelesaian kepada sebarang masalah yang timbulberkaitannya. Perkhidmatan pergigian ini juga diawasi berdasarkan kepadalaporan kemajuan/prestasi aktiviti yang diterima oleh bahagian ini daripadaPejabat Kesihatan Negeri (Pergigian) dari semasa ke semasa. Laporan ini akandianalisis dan dibawa ke Mesyuarat Pengurusan.40.4.3.2. Peringkat NegeriPejabat Timbalan Pengarah Kesihatan (Pergigian) di negeri memantaupencapaian perkhidmatan pergigian ini melalui Mesyuarat Pengurusan bulanandan juga berdasarkan kepada pelbagai laporan kemajuan aktiviti bulanan yangdikemukakan oleh Pejabat Kesihatan Daerah (Pergigian). Pemantauan melaluilawatan secara fizikal ke daerah juga telah dijalankan dari semasa ke semasaoleh pegawai di peringkat negeri.581

40.4.3.3. Peringkat DaerahPegawai yang mengetuai Pejabat Pergigian Daerah memantau perkhidmatanpergigian di sekolah terutamanya berdasarkan kepada laporan permulaan danakhir rawatan pergigian incremental pelajar sekolah yang dihantar olehJururawat Pergigian selepas selesai memberi perkhidmatan rawatan pergigiankepada pelajar. Laporan ini dianalisis dan jika sasaran yang ditetapkan tidaktercapai, pihak berkenaan (fasiliti pergigian sekolah) diminta mengemukakansebabnya serta mengambil tindakan pembaikan yang sewajarnya.Pada pandangan Audit, perkhidmatan pergigian di sekolah ini telah dipantaudengan baik di semua peringkat.40.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT40.5.1. Pada umumnya Kementerian telah merancang perkhidmatan pergigian disekolah dengan baik. Sungguhpun demikian, dari segi pelaksanaannya masih adabeberapa kelemahan yang perlu diperbaiki. Antara kelemahan yang diperhatikanialah pelajar dari sebahagian sekolah tidak pernah menerima perkhidmatankesihatan pergigian; liputan perkhidmatan yang diberikan oleh fasiliti pergigian tidakmenepati norma yang ditetapkan; keadaan kemudahan rawatan pergigian yangtidak memuaskan seperti lokasinya yang kurang sesuai dan bilik rawatan tidakdisediakan dengan keperluan asas; tempoh masa menunggu rawatan yang terlalulama serta kelengkapan dan peralatan pergigian yang terlalu uzur kerap mengalamikerosakan, tidak digunakan secara optimum dan dikendalikan tanpa Sijil Kelayakan.Kelemahan ini antara lain adalah disebabkan oleh kekurangan personel pergigiandan pelan piawaian bangunan sekolah yang tidak mengambil kira keperluan asasbagi aktiviti pergigian sekolah.40.5.2. Bagi mengatasi kelemahan tersebut dan meningkatkan prestasipengurusan aktiviti pada masa akan datang, pihak Audit mengesyorkanpertimbangan diberi kepada perkara berikut :-a. Mengisi kekosongan jawatan Pegawai Pergigian dan Jururawat Pergigianyang sedia ada.b. Pelan piawaian bangunan sekolah hendaklah dikemaskinikan bagimerangkumi kemudahan asas yang diperlukan bagi melaksanakanperkhidmatan pergigian di sekolah.c. Mempertingkatkan tahap penyenggaraan kelengkapan dan peralatanpergigian.d. Bagi memastikan penggunaan fasiliti secara optimum, skop liputanperkhidmatan Klinik Pergigian Statik di sekolah dengan enrolmen pelajarnyayang kurang daripada 1,000 pelajar perlu diperluaskan untuk merangkumipelajar di sekolah lain yang berhampiran dengannya.582

KEMENTERIAN HAL EHWAL DALAM NEGERI41. JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA*- PENGELUARAN VISA DAN PAS41.1. LATAR BELAKANG41.1.1 Jabatan Imigresen Malaysia (Jabatan) bertanggungjawab menguruskanhal ehwal imigresen selaras dengan kepentingan negara. Salah satu aktiviti utamaJabatan ialah Aktiviti Kawalan Imigresen. Tujuan aktiviti ini ialah mengawal danmemberi kemudahan pergerakan keluar dan masuk rakyat Malaysia dan wargaasing sejajar dengan dasar negara terutamanya dalam bidang pelancongan,pekerjaan dan pelaburan. Mengikut Akta Pasport 1966, warga asing bagi negaratertentu hendaklah memiliki pasport yang mempunyai visa untuk memasuki negaraini. Manakala Akta Imigresen 1959/63 pula menghendaki warga asing memiliki pasuntuk berada secara sementara di negara ini.41.1.2. Visa adalah suatu pengesahan di dalam pasport yang menunjukkanbahawa kebenaran awal telah diberi untuk memasuki negara ini. Dua jenis visayang dikeluarkan ialah :-a. Visa Tanpa RujukanVisa yang dikeluarkan oleh Pejabat Perwakilan di luar negara tanpa merujuk keIbu Pejabat Imigresen. Visa ini bertujuan untuk lawatan sosial dan tempohnyatidak melebihi 3 bulan.b. Visa Dengan RujukanVisa yang dikeluarkan oleh Pejabat Imigresen yang menerima permohonanselepas mendapat kelulusan dari Ibu Pejabat Imigresen. Visa ini diberi kepadamereka yang ingin masuk ke negara ini bagi tempoh lawatan yang panjang.Pemohon dikehendaki menamakan seorang penaja tempatan sama ada warganegara Malaysia atau penduduk tetap Malaysia.41.1.3. Pas ditakrifkan sebagai pengesahan di dalam pasport untuk membenarkanwarga asing berada sementara di negara ini. Jenis pas yang dikeluarkan di bawahPeraturan Imigresen 1963 adalah :-a. Pas Penggajian - Pas kerja yang dikeluarkan kepada Pegawai Dagang.b. Pas Tanggungan - Pas yang dikeluarkan kepada isteri dan anak pemegangpas penggajian bagi membolehkan mereka menyertai pemegang pastersebut berada di negara ini.c. Pas Lawatan - Pas yang dikeluarkan atas urusan sosial, ikhtisas ataubekerja sementara.d. Pas Pelajar - Dikeluarkan kepada pelajar yang telah diterima belajar disekolah atau institusi pengajian di negara ini.e. Pas Khas - Dikeluarkan kepada orang yang dianggap perlu atas alasanuntuk membuat siasatan atau sebab lain.Nota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Dalam Negeri583

41.1.4. Hasil yang dikutip melalui aktiviti pengeluaran visa dan pas adalahdaripada bayaran visa, pas, levi dan bayaran proses. Manakala BahagianPenguatkuasa pula mengutip hasil dari kompaun yang dikenakan. Jumlah hasilyang telah dikutip bagi aktiviti ini di seluruh negara pada tahun 2003 ialah RM1.41bilion berbanding dengan RM1.05 bilion pada tahun 2002 dan RM0.88 bilion padatahun 2001. Antara 74.3% sehingga 85.4% daripada keseluruhan hasil Jabatanbagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah dijana dari aktiviti pengeluaran visadan pas serta kompaun. Butiran lanjut berkaitan kutipan hasil adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 334KUTIPAN HASIL JABATAN BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003JENIS HASIL 2001(RM Juta)TAHUN2002(RM Juta)2003(RM Juta)Jumlah Hasil Keseluruhan Jabatan 1,182.26 1,337.66 1,645.99Hasil Dari Aktiviti Pengeluaran Visa dan Pas serta PenguatkuasaanPas 100.25 125.59 148.58Visa 68.10 84.13 99.75Levi 637.05 783.90 1,100.82Bayaran Proses 30.04 38.10 49.30Bayaran Kompaun 43.41 20.47 7.28JUMLAH 878.85 1,052.19 1,405.73Sumber : Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat Jabatan Imigresen Malaysia41.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini adalah untuk menentukan sama ada aktiviti pengeluaran Visa DenganRujukan dan pas telah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, berhemat sertaselaras dengan objektif yang ditetapkan.41.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANKajian ini meliputi aktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas. Selain itu,pemeriksaan dibuat terhadap aktiviti penguatkuasaan yang dijalankan oleh BahagianPenguatkuasa untuk menentukan sama ada peraturan berkaitan telah dipatuhi olehpemegang visa dan pas. Fail permohonan dan rekod berkaitan bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 telah disemak. Temu bual dengan pegawai yang terlibat dalampengurusan kaunter telah dilaksanakan. Sejumlah 270 borang soal selidik diedarkankepada pemohon yang berurusan di kaunter untuk mendapatkan maklum balasberkaitan mutu perkhidmatan Jabatan. Dari jumlah tersebut, 189 (70%) borang soalselidik telah dikembalikan dan dianalisis. Lawatan Audit telah juga dijalankan diperingkat Ibu Pejabat, Pejabat Negeri dan Pejabat Cawangan seperti di jadual berikut :-JADUAL 335PEJABAT IMIGRESEN YANG DILAWATIPulau PinangPerakNegeri SembilanPEJABAT NEGERIGeorgetownTaipingPort DicksonWilayah Persekutuan Kuala Lumpur -JohorKelantan -SarawakPEJABAT CAWANGANBatu Pahat dan MuarBintulu dan Miri584

41.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 mendapati perkara berikut :-41.4.1. PERANCANGAN41.4.1.1. Struktur Organisasia. Pengeluaran Visa Dengan Rujukan Dan PasPeringkat Ibu PejabatPengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas diuruskan oleh 3 Bahagian diperingkat Ibu Pejabat seperti berikut :-i. Bahagian Visa, Pas Dan PermitBahagian Visa , Pas dan Permit diketuai oleh seorang Pengarah berjawatanPegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M48 dengan dibantu oleh 2 orangPegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M41. Bahagian ini terdiri dari 6 unityang bertanggungjawab mengeluarkan Visa Dengan Rujukan; lanjutan PasLawatan (Sosial); Pas Lawatan (Ikhtisas); Pas Pelajar; Pas Khas; PermitMasuk serta Sijil Perakuan Taraf.ii. Bahagian Pas PenggajianBahagian Pas Penggajian diketuai oleh seorang Pengarah berjawatanPegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M48 yang dibantu oleh 3 orangPegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M41. Bahagian ini terbahagi kepada 5unit yang mengeluarkan Visa Dengan Rujukan; Pas Penggajian; PasLawatan (Kerja Sementara); Pas Tanggungan; Pas Lawatan (Sosial) jangkapanjang dan Pas Khas kepada Pegawai Dagang dan tanggungannya. Iajuga bertindak sebagai Urusetia kepada Jawatankuasa Pegawai Dagangyang bertanggungjawab meluluskan jawatan dan pengisian Pegawai Dagangserta mengawal selia kehadiran Pegawai Dagang yang bekerja di negara ini.Bahagian ini juga mempunyai Unit Naziran bagi menjalankan naziranterhadap majikan yang memohon pengambilan Pegawai Dagang.iii. Bahagian Pekerja AsingBahagian Pekerja Asing diketuai oleh seorang Pengarah berjawatanPegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M54 yang dibantu oleh 4 orangPegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M48/M41. Bahagian ini mengeluarkanVisa Dengan Rujukan serta Pas Lawatan (Kerja Sementara) kepada pekerjaasing separuh mahir dan kurang mahir serta bertindak sebagai Urusetiakepada Jawatankuasa Penggantian Pekerja Asing.Peringkat Pejabat NegeriDi peringkat Pejabat Negeri pula, aktiviti ini dilaksanakan oleh 2 Bahagian iaituBahagian Visa, Pas dan Permit serta Bahagian Pekerja Asing. Bahagian Visa,Pas dan Permit juga menjalankan fungsi seperti mana Bahagian Pas Penggajiandi Ibu Pejabat. Setiap Bahagian ini diketuai oleh Timbalan Penolong PengarahImigresen Gred KP32/KP27 yang bertanggungjawab kepada TimbalanPengarah Imigresen Negeri. Selain itu, aktiviti Pejabat Cawangan juga adalah dibawah tanggungjawab Pejabat Negeri.585

. Aktiviti PenguatkuasaanPeringkat Ibu PejabatBahagian Penguatkuasa adalah bertanggungjawab menguatkuasakan undangundangmelalui unit aduan dan aktiviti risikan, operasi, siasatan dan kompaun,pendakwaan serta pengusiran. Ia adalah salah satu unit di bawah BahagianKeselamatan. Namun ia telah beroperasi sebagai satu Bahagian secarapentadbiran mulai tahun 1998. Perubahan ini dilaksanakan memandangkanwujudnya keperluan mendesak untuk membanteras perbuatan dan kegiatanyang menyalahi undang-undang akibat dari meningkatnya kemasukan pekerjadan pelancong asing ke negara ini. Bahagian Penguatkuasa diketuai olehseorang Pengarah berjawatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M48 dandibantu oleh seorang Pegawai Tadbir dan Diplomatik Gred M41.Peringkat Pejabat NegeriDi peringkat Pejabat Negeri pula, aktiviti penguatkuasaan dilaksanakan oleh UnitPenguatkuasa yang diketuai oleh Timbalan Penolong Pengarah Imigresen GredKP27 yang bertanggungjawab kepada Timbalan Pengarah Imigresen Negeri.Unit ini menjalankan semua tugas penguatkuasaan seperti mana di peringkatIbu Pejabat.Struktur organisasi Jabatan Imigresen adalah seperti di carta berikut :-CARTA 63STRUKTUR ORGANISASI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIAKETUA PENGARAHTIMBALAN KETUAPENGARAHAktiviti PengurusanAktiviti KawalanPejabat NegeriAtase Luar NegeriPengurusan SumberManusiaPenguatkuasa15 Pejabat Negeri 16 AtasePengurusan KewanganVisa, Pas Dan PermitKualiti Dan LatihanPas PenggajianSistem MaklumatDan RekodAkademi ImigresenMalaysiaKeselamatanDan PasportPekerja AsingAudit DalamSumber : Jabatan Imigresen MalaysiaPada pandangan Audit, Jabatan telah mewujudkan struktur organisasiyang menunjukkan dengan jelas tanggungjawab, fungsi dan peranan setiapBahagian yang terlibat dengan aktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukandan pas serta penguatkuasaan.586

41.4.1.2. Undang-undang dan PeraturanUndang-undang dan peraturan yang diguna pakai oleh Jabatan dalammelaksanakan fungsi pengeluaran Visa Dengan Rujukan, pas danpenguatkuasaan adalah seperti berikut :-a. Akta Imigresen 1959/1963Akta Imigresen 1959/1963 adalah undang-undang yang diguna pakai bagimengawal hal ehwal imigresen. Seksyen 3(2) Akta ini memperuntukkan kepadaKetua Pengarah Imigresen kuasa untuk membuat arahan tentang semuaperkara berkaitan dengan imigresen di seluruh negara. Akta ini juga memberikuasa tertentu kepada Pegawai Imigresen untuk menjalankan aktivitipenguatkuasaan yang antaranya adalah menggeledah premis, kenderaan, kapaldan memeriksa orang tanpa waran.b. Akta Pasport 1966Akta Pasport 1966 memperuntukkan perkara berkaitan pemilikan danpengemukaan dokumen perjalanan oleh mereka yang memasuki ataumeninggalkan negara ini. Seksyen 2(1) Akta ini menetapkan keperluan visayang sah bagi warga asing yang ingin memasuki negara ini.c. Peraturan Imigresen 1963Peraturan Imigresen 1963 dikeluarkan bagi melaksanakan kuasa yangdiberikan oleh Seksyen 54 Akta Imigresen 1959/1963. Antara lain, Peraturan inimenetapkan perkara seperti berikut :-i. Tempat dan cara permohonan untuk memasuki negara ini;ii. Prosedur yang perlu diikuti oleh warga asing yang memasuki negara ini;iii. Prosedur yang perlu diikuti oleh Jabatan bagi menjalankan fungsi dibawah Akta Imigresen 1959/1963;iv. Kadar bayaran yang perlu dikenakan bagi pengeluaran pas; danv. Kesalahan yang boleh dikompaun, orang yang boleh mengkompaun danhad yang boleh dipungut bagi kesalahan yang dikompaun.d. Pekeliling Imigresen Malaysia Dan Pekeliling Imigresen MalaysiaTerhadJabatan perlu peka kepada keadaan semasa dan perubahan persekitarandalam melaksanakan fungsinya demi menjamin keselamatan dan keharmoniannegara. Untuk memaklumkan perubahan peraturan dan polisi, Jabatanmengeluarkan arahan melalui Pekeliling Imigresen Malaysia dan PekelilingImigresen Malaysia Terhad untuk rujukan semua peringkat pejabat. Bagitempoh tahun 2001 hingga 2003, Jabatan telah mengeluarkan 173 pekelilingdan arahan dalaman untuk menyesuaikan Peraturan Imigresen dengan dasardan polisi Kerajaan. Berikut diberikan beberapa contohnya :-587

i. Menggalakkan Pelancong Asing Mengunjungi Malaysia• Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 14 Tahun 2001 - PengeluaranVisa Tanpa Rujukan secara individu kepada warga negara RepublikRakyat China ke negara ini.• Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 34 Tahun 2001 - Perjanjianpenghapusan separa keperluan visa antara Malaysia dan RepublikSosialis Vietnam.ii. Menjadikan Malaysia Sebagai Pusat Kecemerlangan Pendidikan• Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 9 Tahun 2001 - Pengecualianbayaran proses bagi Pengeluaran Visa Dalam Negara kepada pelajaryang telah diterima belajar di negara ini.• Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 10 Tahun 2001 - MemberiKemudahan Pas Lawatan (Sosial) selama 6 bulan bagi setiapkemasukan atau mengikut tempoh sah laku pelajar, kepada ibu bapapelajar asing.iii. Menjadikan Malaysia Sebagai Pusat Rawatan Perubatan• Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 10 Tahun 2001 - Memberikemudahan Pas Lawatan (Sosial) selama 6 bulan atau mengikut tempohrawatan kepada orang yang memerlukan rawatan di negara ini.• Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 23 Tahun 2002 - Kebenarankepada pembantu rumah warga asing untuk mengiring majikan yangmendapat rawatan di negara ini.iv. Membenarkan Syarikat Asing Membawa Masuk Pegawai Dagang UntukMengisi Jawatan Yang Menghadapi Kekurangan Warga NegaraMalaysia Terlatih• Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 26 Tahun 2003 - Memberikemudahan Visa On Arrival kepada semua warga asing yang telahdiluluskan jawatan Pegawai Dagang di negara ini.• Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 10 Tahun 2003 - PegawaiDagang dibenarkan membawa anak/isteri/suami mereka untuk tinggalbersamanya di atas Pas Tanggungan. Kemudahan untuk belajar dinegara ini dengan menggunakan Pas Tanggungan diberi kepada anakPegawai Dagang yang berusia 18 tahun ke bawah.v. Pengambilan Pekerja Asing Separuh Mahir Dan Kurang Mahir HanyaDibenarkan Bagi 5 Sektor Iaitu Sektor Perkilangan, Perladangan,Pembinaan, Perkhidmatan Serta Pembantu RumahPemilihan pekerja hendaklah dari negara sumber yang dibenarkan sahajaseperti yang dinyatakan dalam Pekeliling Imigresen Malaysia Bilangan 5Tahun 2002 dan Pekeliling Imigresen Malaysia Terhad Bilangan 15 Tahun1997 seperti di jadual berikut :-588

JADUAL 336PENGAMBILAN PEKERJA ASING MENGIKUT NEGARA SUMBER DAN SEKTORNEGARA SUMBERSEKTORPEKELILING IMIGRESEN MALAYSIA BILANGAN 5 TAHUN 2002Thailand, Kemboja, Nepal, Myanmar, Laos,Vietnam dan Filipina (Lelaki)Perkilangan, perkhidmatan, perladangan dan pembinaan sahajaTurksmenistan, Uzbekistan dan Kazakhstan Perkilangan, perkhidmatan dan pembinaan sahajaIndiaRestoran, pekerja untuk high tension-cable, tukang gunting rambut dan ladangPerladangan dan pembantu rumahIndonesiaSektor lain seperti perkhidmatan dan pembinaan hanya sebagai pilihan terakhirPEKELILING IMIGRESEN MALAYSIA TERHAD BILANGAN 15 TAHUN 1997Filipina, Indonesia, Thailand, Kemboja danSri LankaPembantu RumahPada pandangan Audit, Jabatan mempunyai peruntukan undang-undangdan peraturan yang mencukupi bagi membolehkannya melaksanakanaktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas serta penguatkuasaanselaras dengan objektif yang ditetapkan.41.4.1.3. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Keperluan Guna TenagaBagi menampung keperluan perjawatannya, Jabatan telah mengemukakancadangan penyusunan semula struktur organisasinya kepada agensi pusat padabulan Ogos 2002. Penyusunan semula tersebut mencadangkan pertambahanjawatan, perwujudan bahagian baru serta menstrukturkan semula bahagiansedia ada. Antara penyusunan semula organisasi yang dicadangkan ialahpencantuman Bahagian Visa, Pas dan Permit, Bahagian Pas Penggajian sertaBahagian Pekerja Asing. Tiga bahagian ini akan dikenali sebagai Bahagian Visadan Pas dan diketuai oleh Pengarah berjawatan Pegawai Tadbir DiplomatikGred JUSA C. Berdasarkan kepada cadangan tersebut, Jabatan memerlukan7,389 pelbagai gred jawatan sebagai tambahan kepada 5,165 jawatan yangsedia ada. Pertambahan ini antaranya termasuk 107 jawatan untuk BahagianPenguatkuasa, 45 untuk Unit Pegawai Dagang dan 32 bagi Unit Pekerja Asing.Selain itu, Jabatan juga telah mengemukakan kepada agensi pusat cadanganmenambah 2,500 jawatan baru khusus bagi Bahagian Penguatkuasa padabulan Oktober 2003.b. LatihanAkademi Imigresen Malaysia telah merancang 126 kursus untuk diikuti olehanggota Jabatan Imigresen bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003. Latihan yangdirancang merangkumi 5 aspek berikut :-i. Kursus induksi umum dan khusus – diwajibkan bagi semua kakitangan baru.ii. Teknikal – kursus berkaitan hal imigresen seperti kefahaman Akta, dokumenkeselamatan, pendakwaan dan siasatan.iii. Pengurusan kualiti – kursus ISO, Audit Kualiti Dalaman dan penanda arasan.iv. Kemahiran bahasa – kursus Bahasa Inggeris, Mandarin, Tagalog, Thai danJepun.589

v. Pembangunan diri – kursus budaya cemerlang, etika kerja, motivasi,pengurusan dan kepimpinan.Pada pandangan Audit, Jabatan mempunyai perancangan yang baik dariaspek keperluan guna tenaga dan latihan untuk melaksanakantanggungjawabnya dengan berkesan.41.4.1.4. Keperluan KewanganJumlah yang diperlukan oleh Jabatan untuk menjalankan aktiviti pengeluaranVisa Dengan Rujukan dan pas serta penguatkuasaan tidak dapat ditentukankerana jumlah berkaitannya tidak dikenal pasti semasa permohonan peruntukandibuat untuk Aktiviti Kawalan. Belanjawan yang dipohon di bawah AktivitiKawalan bagi tahun 2003 adalah RM139.26 juta berbanding RM118.27 juta danRM105.15 juta bagi tahun 2002 dan 2001. Semakan Audit terhadap anggaranbelanjawan bagi tahun 2003 mendapati sejumlah 65.5% daripada RM139.26 jutayang dipohon adalah untuk emolumen dan 34.5% untuk perbelanjaanperkhidmatan dan bekalan. Semakan Audit selanjutnya mendapati anggaranbelanjawan yang disediakan oleh Pejabat Imigresen di peringkat negeri jugatidak mengasingkan jumlah yang diperlukan untuk aktiviti pengeluaran VisaDengan Rujukan dan pas serta penguatkuasaan tetapi sebaliknya adalah untuksemua aktiviti yang dijalankan di peringkat negeri. Pada pandangan Audit,Jabatan Imigresen perlu menyediakan peruntukan kewangan yang khususuntuk aktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas sertapenguatkuasaan supaya aktiviti ini dapat dilaksanakan dengan berkesan.41.4.1.5. Garis Panduan Dan Prosedur Kerjaa. Pengeluaran Visa Dengan Rujukan Dan Pasi. Kuasa Meluluskan PermohonanPekeliling Imigresen yang dikeluarkan telah menetapkan pegawai yangdiberi kuasa untuk meluluskan sesuatu permohonan. Pada umumnya, kuasameluluskan di peringkat Ibu Pejabat diberikan kepada Ketua PenolongPengarah (Gred M41) dan ke atas manakala di peringkat Pejabat Negeripula, kuasa diberikan kepada Pengarah Imigresen Negeri dan TimbalanPengarah Imigresen Negeri. Bagaimanapun, permohonan Visa DenganRujukan bagi Pas Lawatan (Sosial) jangka panjang, Pas Lawatan (Ikhtisas),Pas Lawatan (Kerja Sementara) bagi program pasangan serta permohonanbaru Pas Pelajar untuk menuntut di Institut Pengajian Tinggi Swasta hanyaboleh diluluskan di peringkat Ibu Pejabat.ii. Norma KerjaJabatan telah menetapkan tempoh masa sebagai norma yang perlu dipatuhibagi meluluskan sesuatu permohonan Visa Dengan Rujukan dan pas.Tempoh kelulusan ini ditetapkan oleh Mesyuarat Pengurusan yangdipengerusikan oleh Ketua Pengarah Imigresen dan hendaklah diguna pakaioleh semua Pejabat Imigresen. Tempoh masa yang ditetapkan berkaitandengan pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas adalah seperti di jadualberikut :-590

BAHAGIANVisa, PasDan PermitPasPenggajianPekerjaAsingJADUAL 337TEMPOH KELULUSAN VISA DENGAN RUJUKAN DAN PASBILANGAN HARI DITETAPKANJENIS VISA DAN PASPermohonanPermohonan BaruLanjutanPas Lawatan (Sosial) jangka pendek TB 1Pas Lawatan (Sosial) jangka panjang 14 14Pas Pelajar 14 7Pas Lawatan (Ikhtisas) 7 1Visa Dengan Rujukan 14 TBPas Penggajian / Pas Lawatan (Kerja Sementara)bagi Pegawai Dagang dan Pas Tanggungan7 7Pas Lawatan (Kerja Sementara) bagi program pasangan 14 14Visa Dengan Rujukan dan Pas Lawatan (Kerja Sementara)– Pelbagai Sektor 14Visa Dengan Rujukan Dan Pas Lawatan (Kerja Sementara)– Pembantu Rumah7 1Sumber : Bahagian Pentadbiran, Ibu Pejabat Jabatan Imigresen MalaysiaNota : TB – Tidak Berkenaaniii. Kadar Bayaran1(kurang dari 10 orang)Kadar bayaran bagi pelbagai jenis pas ditetapkan di bawah Seksyen 54(1)(j)Akta Imigresen 1959/1963. Manakala kadar bayaran visa, levi dan proses puladitetapkan di bawah Akta Fee 1951. Kadar bayaran visa bagi warga negaraThailand dan Jepun adalah percuma manakala bagi negara lain (kecuali India)adalah antara RM6 hingga RM36. Kali terakhir kadar ini disemak ialah padatahun 1990. Kadar bayaran visa bagi warga negara India yang disemak semulapada tahun 1998 ialah antara RM50 hingga RM100. Bagi kadar bayaran pas,levi dan proses pula, butiran lanjutnya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 338KADAR BAYARAN BERKAITAN PENGELUARAN PAS,LEVI DAN BAYARAN PROSESJENIS PASKADAR PASTAHUNTERAKHIRDISEMAKKADARLEVITAHUNTERAKHIRDISEMAKKADARPROSESTAHUNTERAKHIRDISEMAKPasPenggajianPasTanggunganRM200 hingga RM300satu tahun atausebahagian daripadanyaRM90 satu tahun atausebahagian daripadanya1995 - - RM50 19971995 - - RM50 2001Pas Lawatan (Kerja Sementara)Pegawai Dagang, SektorPerkilangan, Perkhidmatandan PembinaanPembantu Rumah danSektor PerladanganPas Lawatan (Sosial) -Jangka Pendek (Lanjutan)Pas Lawatan (Sosial)Jangka PanjangPas PelajarPas Lawatan (Ikhtisas) :Kategori Mubaligh Islamdan Lain AgamaPas Lawatan (Ikhtisas) :Kategori LainRM60satu tahunatau sebahagiandaripadanyaRM50satu bulanRM90 satu tahun atausebahagian daripadanyaRM60 satu tahun atausebahagian daripadanyaRM90 satu tahun atausebahagian daripadanyaRM90 hingga RM500untuk3 bulan atausebahagiannya19951995RM100satu bulanRM30satu bulan1998 RM50 19971997 RM10 19971995 - - - -1995 - - - -1995 - - - -1995 - - - -1995 - - - -Pas Khas RM100 2001 - - - -591

iv. Garis Panduan Dan Prosedur Kerja• Jabatan menyediakan perkhidmatan kaunter kepada pelanggannya. Untukmembolehkan perkhidmatan yang cepat dan tepat diberikan, sistem aplikasiberkomputer digunakan sepenuhnya. Pada umumnya, proses yang perludilalui oleh pelanggan untuk mendapatkan pas adalah seperti di cartaberikut:-CARTA 64CARTA ALIRAN PROSES PERMOHONAN PASMulaPelangganberurusan dikaunterpertanyaan – beliborang dan ambilsenarai semakserta nomborgiliranJabatan mencetaksticker dan tampalpada pasportJabatan serahpasport kepadapelangganPelanggan mengisi borang,lengkapkan dokumensokongan dan tunggunombor giliran di panggil(kaunter ikut jenispermohonan)Pelanggan serahpasport dan membuatbayaranYaTidakLulus?Pelanggan berurusan dikaunter – serahpermohonan dan ambilSlip Akuan Terima #Jabatan memprosespermohonan melaluisistem berkomputerPelanggan datangmembawa Slip AkuanTerima ke kaunterberkaitan – semak statuspermohonan (lulus/tidak)TamatJabatan serah suratpenolakan kepadapelangganNota :# : Slip Akuan Terima Tidak Dikeluarkan Bagi Permohonan Yang Diluluskan Pada Hari Yang Sama• Jabatan telah menyediakan prosedur kerja bagi menguruskan pengeluaranVisa Dengan Rujukan dan pas sebagaimana terkandung dalam ManualProsedur Kerja (MPK) Bahagian. MPK berkenaan antara lain menggariskankriteria pemohon, prosedur permohonan, senarai semakan dokumen yangdiperlukan, syarat yang perlu dipatuhi serta kadar bayaran yang dikenakan.Tugas dan tanggungjawab perjawatan juga telah ditentukan dengan jelasmelalui penyediaan Fail Meja. Prosedur kerja yang sama juga dilaksanakandi Pejabat Negeri.• Bahagian Pas Penggajian mempunyai Unit Naziran yang menjalankannaziran atas permintaan Jawatankuasa Pegawai Dagang dan kes aduanorang ramai. Naziran ini bertujuan untuk memastikan permohonan yangdikemukakan adalah tulen sebelum diperakukan kepada pihak yangmeluluskan.Pada pandangan Audit, Jabatan peka kepada perubahan danmengeluarkan pekeliling dalaman dari semasa ke semasa bagi592

menyampaikan arahan serta norma kerja kepada semua peringkat Pejabat.Jabatan juga telah menyediakan prosedur kerja yang menyeluruh danmenunjukkan tanggungjawab semua peringkat dengan jelas.b. Aktiviti Penguatkuasaani. Garis Panduan Dan Prosedur KerjaJabatan telah mengeluarkan Arahan Tetap Ketua Pengarah ImigresenMalaysia Mengenai Tatacara Pengendalian Operasi Penguatkuasaan AktaImigresen 1959/63, Peraturan Imigresen 1963 dan Akta Pasport 1966.Arahan ini dikeluarkan untuk mewujudkan keseragaman dan sebagaipanduan kepada semua Pegawai Imigresen dan agensi penguatkuasaanlain bagi menjalankan fungsi penguatkuasaan. Ia merangkumi perkara yangperlu dilaksanakan sebelum, semasa dan selepas operasi. Selain itu,Jabatan juga menyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja yangmenggariskan prosedur berkaitan kerja penguatkuasaan.ii. Kaedah PenguatkuasaanAktiviti penguatkuasaan dijalankan untuk membanteras kegiatan wargaasing yang bertentangan dengan Akta dan Peraturan Imigresen demimenjaga kesejahteraan dan kemakmuran rakyat Malaysia. AktivitiPenguatkuasaan Jabatan dirancang mengikut fungsi seperti berikut :-• Aduan Dan RisikanMaklumat bagi tujuan penguatkuasaan diperolehi sama ada secara langsungmelalui pemerhatian dan risikan, aduan orang ramai, rujukan dari lainBahagian, laporan dari lain Jabatan atau pun laporan media masa.Maklumat yang diterima akan didaftar di dalam Sistem Penguatkuasa dankemudiannya dianalisis dan dinilai kebenaran serta kepentingannya.Laporan risikan akan disediakan untuk tindakan operasi penguatkuasaan.• OperasiLaporan risikan akan dijadikan asas bagi merancang bentuk operasipenguatkuasaan terhadap sesiapa yang disyaki telah melanggar peruntukandi bawah Akta Imigresen, Akta Pasport dan Peraturan Imigresen. Operasihanya boleh dijalankan dengan kebenaran dan arahan daripada KetuaPengarah Imigresen, Timbalan Ketua Pengarah Imigresen, PengarahBahagian Penguatkuasa atau Pengarah Imigresen Negeri. Tindakan operasiterhadap sasaran yang telah dikenal pasti akan dirancang dengan teraturmengikut Arahan Tetap Ketua Pengarah Imigresen. Prosedur jugamenetapkan laporan Polis dibuat dalam tempoh 24 jam dari tarikh dan masaoperasi bagi setiap pemeriksaan/penggeledahan tanpa mengira sama ada iamelibatkan tangkapan atau sebaliknya.• SiasatanSiasatan bagi kesalahan di bawah Akta Imigresen dan Peraturan Imigresenhanya boleh dilakukan oleh Pegawai Imigresen dengan kebenaran/arahan593

ertulis daripada Pegawai Kanan Imigresen. Seksyen 51(5) Akta Imigresen1959/1963 memperuntukkan kuasa untuk menahan seseorang warganegara selama 24 jam dan warga asing selama 14 hari untuk tujuansiasatan. Penahanan lebih dari tempoh tersebut memerlukan kebenaranmahkamah. Sehubungan itu, kertas siasatan perlu disediakan segera dalamtempoh tahanan tersebut untuk dibawa kepada Pendakwa Raya bagimendapatkan keputusan sama ada dikompaun atau didakwa. Kertassiasatan hendaklah dikendalikan mengikut garis panduan yang telahditetapkan dalam Arahan Tetap Ketua Pengarah Imigresen mengenaipenyelenggaraan kertas siasatan.• PendakwaanPendakwaan bagi kesalahan di bawah Akta Imigresen dan PeraturanImigresen hanya boleh dilakukan oleh Pegawai Imigresen yang telah diberisijil untuk menjalankan pendakwaan daripada Peguam Negara. Pindaankepada Seksyen 58(2) Akta Imigresen 1959/1963 yang berkuat kuasa padabulan Ogos 2002 memperuntukkan bahawa tiada pendakwaan boleh dibuatbagi kesalahan di bawah Akta ini tanpa mendapat kebenaran bertulisdaripada Pendakwa Raya.• KompaunPeraturan Imigresen (Mengkompaun Kesalahan) 2003 telah menetapkanjuga kesalahan berserta kadar yang boleh dikompaun. Kegagalan membayarkompaun dalam tempoh yang ditetapkan seperti dalam notis tawarankompaun boleh menyebabkan orang yang dikompaun didakwa dimahkamah. Pindaan kepada Seksyen 58A Akta Imigresen 1959/1963 telahmenetapkan bahawa kompaun hanya boleh ditawarkan setelah mendapatkeizinan daripada Pendakwa Raya. Peruntukan ini adalah berbeza daripadaprosedur kerja sebelum pindaan Akta di mana Ketua Pengarah Imigresenatau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis mempunyai kuasa untukmengkompaun.• PengusiranPengusiran dijalankan untuk memastikan bahawa warga asing yang tidakdiingini keluar dari negara ini sama ada ke negara asal atau ke negaraketiga. Kategori orang yang diusir adalah pendatang tanpa izin, pesalahImigresen atau warga asing yang tamat menjalani hukuman penjara dinegara ini. Sebelum pengusiran, dokumentasi dengan pihak kedutaan,jadual penghantaran pulang serta tiket pulang perlu disediakan. PegawaiImigresen juga diperlukan untuk mengiringi orang yang diusir sehingga kepintu keluar yang diwartakan.Pada pandangan Audit, prosedur yang disediakan berhubung aktivitipenguatkuasaan adalah memadai.594

iii. Carta aliran bagi prosedur penguatkuasaan adalah seperti di carta berikut :-CARTA 65CARTA ALIRAN PROSES PENGUATKUASAANAduan/MaklumatTindakan/OperasiLaporan Polis(Tangkap / Maklum)SiasatanKuatPendakwa RayaBuktiTidak KuatKeputusanBebasUsir / MemoPeriksa KeluarKompaunDakwaBebas/UsirPenjaraDendaRotanBebas/Usiriv. Penyediaan Rancangan OperasiPenyediaan Rancangan Operasi adalah penting untuk membolehkan Jabatanmenjalankan fungsinya dengan teratur, berhemat dan selaras dengan objektifyang ditetapkan. Dalam hal ini, Jabatan telah menetapkan jenis operasipenguatkuasaan mengikut sasaran. Berikut diberikan beberapa contoh jenisoperasi dan sasaran yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan :-JADUAL 339CONTOH OPERASI PENGUATKUASAAN JABATAN IMIGRESEN MALAYSIAJENIS OPERASI (OPS)OPS SapuOPS SeleraOPS PintuOPS SayangOPS MahirOPS SerkapOPS AjarOPS BersamaSASARANRumah setinggan, rumah kongsi, rumah sewa, rumah tumpangan, pengemis asing dan rumahibadatRestoren, gerai makan dan minumanRumah kediaman (Pembantu Rumah)Pusat hiburan, pusat perjudian, rumah urutKilang, hospital/klinik, pejabat syarikatSindikit pemalsuan dokumen perjalanan, visa, pas dan permit serta sindikit membawamasuk/keluar warga asing secara tidak teraturInstitusi pengajian dan pusat jagaan kanak-kanakOperasi bersama agensi lainPada umumnya, Jabatan telah merancang aktiviti penguatkuasaan denganmemuaskan selaras dengan Akta yang berkaitan.595

41.4.1.6. Pembangunan Sistem Aplikasia. Pengeluaran Visa Dengan Rujukan Dan PasUntuk mempercepatkan pengurusan pengeluaran Visa dengan Rujukan danpas, Jabatan telah membangunkan sistem aplikasi iaitu Sistem Visa dan Pas,Sistem Pas Penggajian, Sistem Kutipan Hasil, Sistem Kawalan Stok sertaSistem Permohonan Web secara penswastaan (outsource) yang melibatkan kosberjumlah RM59.98 juta. Kesemua sistem ini mula digunakan pada bulan Ogos1996 kecuali Sistem Permohonan Web pada bulan Disember 2000.b. Aktiviti PenguatkuasaanJabatan juga telah membangunkan Sistem Penguatkuasa untuk mengawasi danmemudahkan penyelenggaraan kes penguatkuasa serta pengeluaran notiskompaun. Sistem ini juga membolehkan semakan terus dibuat ke pangkalandata Jabatan. Kos pembangunan sistem ini serta beberapa sistem aplikasi yanglain adalah berjumlah RM329.01 juta. Sistem Penguatkuasa mula digunakanpada bulan November 1998.41.4.1.7. Mekanisme Pemantauana. Pemantauan Di Peringkat Ibu Pejabati. Aktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas sertapenguatkuasaan akan dipantau melalui Mesyuarat Pengurusanmingguan. Mesyuarat ini akan dipengerusikan oleh Ketua PengarahImigresen dan dihadiri oleh semua Ketua Bahagian.ii. Mesyuarat Penyelarasan Bahagian Pas Penggajian, Bahagian Visa, Pasdan Permit serta Bahagian Pekerja Asing Jabatan Imigresen Malaysiaakan ditubuhkan khusus untuk memantau pengeluaran Visa DenganRujukan dan pelbagai jenis pas. Mesyuarat ini akan diadakan setiaptahun.iii. Jabatan akan meminta semua Pejabat Imigresen Negeri supayamengemukakan laporan bulanan bagi pelaksanaan aktivitipenguatkuasaan mengikut format yang telah ditetapkan.b. Pemantauan Di Peringkat Pejabat NegeriMesyuarat Pengurusan/Ketua Seksyen akan diadakan sekurangnya satu kalipada setiap bulan dan minit mesyuarat berkenaan perlu dikemukakan kepadaIbu Pejabat untuk tujuan pemantauan.Pada pandangan Audit, mekanisme pemantauan yang diwujudkanterhadap aktiviti pengeluaran visa dan pas serta penguatkuasaan adalahmemadai.596

41.4.2. PELAKSANAAN41.4.2.1. Prestasi Aktivitia. Pengeluaran Visa Dengan Rujukan Dan Pasi. Prestasi KeseluruhanBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 3.22 juta Visa DenganRujukan dan pelbagai pas telah dikeluarkan. Semakan Audit terhadapstatistik pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas menunjukkan trendyang meningkat dalam pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas.Peningkatan pengeluaran bagi tahun 2003 berbanding dengan tahun 2002adalah 29.7% manakala perbandingan antara tahun 2002 dengan 2001 ialah28.2%. Kedudukan pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas mengikutjenis adalah seperti di jadual dan carta berikut :-JADUAL 340PENGELUARAN VISA DENGAN RUJUKAN DAN PASBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003JENIS PASVisa Dengan Rujukan(Isteri Asing Kepada Warga Negara)BILANGAN PENGELUARAN DAN PERATUS PENINGKATAN2001 2002PERATUS(%)2003PERATUS(%)JUMLAH5,986 6,803 13.6 5,350 7.9 18,139Pas Lawatan (Sosial) - Lanjutan 48,125 51,717 7.5 71,899 39.0 171,741Pas Pelajar 20,850 36,452 7.5 39,602 8.6 96,904Pas Lawatan (Ikhtisas) 18,228 24,514 34.5 20,270 17.3 63,012Pas Penggajian 18,862 17,442 7.5 20,728 18.8 57,032Pas Tanggungan 13,141 13,197 0.4 14,387 9.0 40,725Pas Lawatan (Kerja Sementara)– Pegawai DagangPas Lawatan (Kerja Sementara)– Pekerja Asing Pelbagai SektorPas Lawatan (Kerja Sementara)- Pembantu Rumah8,475 9,382 10.7 14,555 55.1 32,412480,815 637,548 32.6 889,145 39.5 2,007,508178,512 209,473 17.3 237,699 13.5 625,684Pas Khas 23,068 39,992 73.4 44,120 10.3 107,180JUMLAH 816,062 1,046,520 28.2 1,357,755 29.7 3,220,337Sumber : Bahagian Sistem Maklumat dan Rekod, Ibu Pejabat Jabatan ImigresenCARTA 66PENGELUARAN VISA DENGAN RUJUKAN DAN PASPengeluaran VDR dan PasBilangan14000001200000100000080000060000040000020000001,357,7551,046,520816,0622001 2002 2003Tahun597

ii.Pematuhan Terhadap Undang-undang Dan PeraturanSemakan Audit telah dibuat terhadap 1,538 sampel fail permohonan yangmerangkumi 96 (6.2%) permohonan Visa Dengan Rujukan dan 1,442(93.8%) permohonan pelbagai jenis pas. Hasil semakan tersebut mendapatibeberapa perkara seperti berikut :-• Pematuhan Terhadap Kuasa Meluluskan PermohonanAdalah didapati antara 3.3% sehingga 33.3% dari sampel permohonan yangmelibatkan Pas Lawatan (Sosial) jangka panjang, Pas Pelajar dan PasLawatan (Ikhtisas) yang dikeluarkan di Pejabat Imigresen Johor Baru, Johor;Seremban, Negeri Sembilan dan Seberang Jaya, Pulau Pinang telahdiluluskan oleh pegawai yang tidak diberi kuasa. Keadaan ini selalunyaberlaku semasa pegawai bertanggungjawab tiada di pejabat danpermohonan perlu diluluskan segera untuk mengelakkan pemohon darimelakukan kesalahan tinggal lebih masa. Butiran lanjut mengenaipemerhatian ini adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 341KUASA MELULUSKANPEJABATJohor BharuSerembanSeberangJayaJENIS PASBILANGAN PERMOHONAN DISEMAKDILULUSKAN OLEHKESELURUHAN KETIDAKPATUHAN SEPATUT SEBENARPas Pelajar 30 10 (33.3%)Pas Lawatan (Ikhtisas) - Pakar 15 5 (33.3%)Pas Lawatan (Sosial) - JangkaPanjang (PMT 5/81)Pas Lawatan (Sosial)(PMT 5/81)Pas Lawatan (Sosial)( PMT 5/81)55 5 (9.1%)17 2 (11.8%)15 3 (20%)Pas Lawatan (Ikhtisas) - Pakar 30 1 (3.3%)TimbalanPengarahImigresenNegeri danke atasPengarahImigresenNegeriTimbalanPenolongPengarahImigresen danke atasTimbalanPenolongPengarahImigresen danke atasTimbalanPenolongPengarahImigresen danke atasPengarahImigresenNegeriTimbalanPenolongPengarahImigresenPenolongPengarah/TimbalanPenolongPengarahImigresenPegawaiImigresenTinggiPegawaiImigresenTinggiPegawaiImigresenTinggiTimbalanPenolongPengarahImigresenPada pandangan Audit, penurunan kuasa untuk meluluskanpermohonan hendaklah dikeluarkan kepada pegawai lain sekiranyaberlaku keadaan di mana pegawai yang telah diberi kuasa tidak dapatmelaksanakan tugasnya pada sesuatu masa. Bagaimanapun, JabatanImigresen perlu mewujudkan peraturan tertentu bagi mengelakkanpenyalahgunaan kuasa berlaku.598

• Meluluskan Permohonan Mengikut Tempoh MasaSemakan Audit mendapati 69% dari sampel permohonan telah diluluskanmengikut tempoh masa yang ditetapkan. Namun masih ada 237 atau 18%permohonan yang lewat diluluskan. Masa yang diambil untuk meluluskannyaadalah antara 15 hingga 130 hari. Sebab utama kelewatan ini ialahdokumen sokongan tidak lengkap. Manakala 13% sampel permohonan pulatidak dapat ditentukan tempoh kelulusan kerana tarikh penerimaanpermohonan atau tarikh kelulusan tidak diperolehi. Butiran lanjut berkaitantempoh kelulusan permohonan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 342TEMPOH PERMOHONAN DILULUSKANJENIS PERMOHONANBILANGANFAILDISEMAKTEMPOHMASA YANGDITETAPKAN(Hari)BILANGANSAMPELMELEBIHITEMPOHMASA 15-24 25 - 34MASA DIAMBIL UNTUKMELULUSKAN PERMOHONAN(Hari)MELEBIHI35Pas Pelajar 252 14 12 (5%) 11 1 TBPas Lawatan (Ikhtisas) 146 7 26 (18%) 10 9 7Pas Lawatan (Sosial) - Jangka Panjang 344 14 38 (11%) 25 4 9Visa Dengan Rujukan 96 14 89 (93%) 76 1 12Pas Penggajian 125 7 27 (22%) 18 6 3Pas Lawatan (Kerja Sementara)- Pegawai Dagang55 7 25 (45%) 16 9 TBPas Lawatan (Kerja Sementara)– Spouse Programme30 14 6 (20%) 4 2 TBPas Lawatan (Kerja Sementara)– Pelbagai SektorPas Lawatan (Kerja Sementara)– Pembantu Rumah122 7 8 (6%) 8 TB TB122 7 6 (5%) 6 TB TBJUMLAH 1,292 237 (18.3%)) 174 32 31Nota : TB- Tidak BerkenaanPada pandangan Audit, bagi memastikan semua permohonan disertakandengan dokumen lengkap supaya tidak melambatkan urusan memprosespermohonan, Jabatan Imigresen perlu mewujud dan menempatkanpegawai di satu kaunter khas untuk memeriksa dokumen sokongantersebut terlebih dahulu sebelum pemohon diberi nombor giliran.Semakan ini boleh dilakukan dengan berpandukan kepada senarai semakyang telah disediakan.• Kadar BayaranSemakan Audit terhadap sampel yang dipilih mendapati kadar yang dikutipberkaitan pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas adalah seperti manayang ditetapkan. Jabatan sedang membuat kajian semula terhadap kadarbayaran dan perkara ini sedang dalam peringkat perbincangan denganKementerian dan Jabatan Peguam Negara.• Pematuhan Pejabat Imigresen Kepada Tempoh Masa Yang DitetapkanSemakan Audit mendapati sungguhpun tempoh masa bagi meluluskanpermohonan telah ditetapkan oleh Jabatan Imigresen, namun beberapa PejabatImigresen tidak mematuhi peraturan tersebut. Ini telah menyebabkanketidakseragaman dalam menetapkan tempoh masa tersebut. Antaranya ialah599

tempoh masa bagi meluluskan permohonan Pas Lawatan (Sosial) jangkapanjang yang ditetapkan 14 hari telah dipinda menjadi 30 hari oleh PejabatImigresen Pulau Pinang. Tempoh masa yang ditetapkan bagi meluluskan PasLawatan (Ikhtisas) pula selama 7 hari telah dipinda menjadi 30 hari olehBahagian Visa, Pas dan Permit Ibu Pejabat dan 14 hari oleh Pejabat ImigresenJohor dan Pulau Pinang. Kelulusan berkaitan pindaan tersebut serta sebabpindaannya tidak dapat dikemukakan kepada pihak Audit. Butiran lanjutberkaitan tempoh masa yang berbeza-beza adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 343KETIDAKSERAGAMAN PENETAPAN TEMPOH MASAJENIS PASTEMPOHMASA YANGDITETAPKAN(Hari)IBUPEJABATTEMPOH MASA MENGIKUTPEJABAT IMIGRESEN(Hari)PULAUPINANGPas Lawatan (Sosial) - Jangka Panjang 14 14 30 14Pas Lawatan (Ikhtisas) - Permohonan Baru 7 30 14 14Pas Lawatan - Permohonan Lanjutan 1 30 1 1Pas Penggajian/ Pas Tanggungan 7 7 14 7JOHORPada pandangan Audit, semua Pejabat Imigresen sepatutnya mematuhitempoh masa yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan. Sehubunganitu, Jabatan Imigresen hendaklah memantau dan memastikan semuaPejabat mematuhi peraturan tersebut. Sekiranya Pejabat mendapatitempoh masa tersebut adalah tidak munasabah dan sukar dipatuhi,perkara ini hendaklah dimaklumkan ke pihak pengurusan di Ibu Pejabatsupaya kajian semula terhadapnya dapat dilaksanakan.• Pengeluaran Slip Akuan Terima- Sistem aplikasi visa dan pas yang diguna pakai telah dilengkapi dengankemudahan mencetak slip akuan terima berkomputer. Menurut prosedurkerja, slip ini perlu dicetak dan diserahkan kepada pemohon sebagaimakluman bahawa permohonan mereka telah diterima dan sedangdalam tindakan. Antara lain, maklumat yang terdapat pada slip akuanterima tersebut adalah tarikh, masa dan pegawai yang menerimapermohonan, nama serta nombor pasport pemohon dan tempoh siap.Semakan Audit mendapati 3 pejabat Imigresen negeri tidak dibekalkandengan mesin pencetak yang mencukupi. Ini menyebabkan Pejabatberkenaan tidak dapat mencetak slip akuan terima. Butiran lanjut adalahseperti di Jadual 344.- Semakan Audit selanjutnya mendapati Pejabat Imigresen Negeri Johortidak menggunakan mesin pencetaknya untuk mencetak slip akuanterima, sebaliknya ia telah mengeluar dan menyerahkan slip akuanterima secara bertulis kepada pemohon.600

PEJABATIMIGRESENIpoh, PerakJENIS PASPas Pelajar,Pas Lawatan (Sosial)- jangka panjangJADUAL 344PENGELUARAN SLIP AKUAN TERIMAJUMLAHSAMPELDIAUDITBILANGANTANPA SLIPAKUAN TERIMA /PERATUSAN(%)109 69 (63%)CATATANCuma ada satu pencetak yang digunakan untukmencetak kertas pelekat. Tindakan serta mertatelah diambil dengan memohon pencetaktambahan dari Ibu PejabatSeberang Jaya,Pulau PinangPas Lawatan (Sosial)jangka panjang,Pas Pelajar,Pas Lawatan (Ikhtisas),Pas Penggajian117 117(100%)Tiada pencetak. Pejabat Imigresen telah beberapakali memohon pencetak dari Ibu Pejabat tetapimasih belum memperolehinyaSeremban,Negeri SembilanPas Lawatan (Sosial) -PMT 5/81Pas Lawatan(KerjaSementara) bagipekerja asing(permohonan lanjutan)17 7 (41%) -45 14 (31%)Akuan terima hanya dicetak bagi permohonan barusahaja kerana masalah beban kerjaPada pandangan Audit, Jabatan Imigresen perlu mengenal pasti keperluanmesin pencetak untuk setiap Pejabat bagi membolehkannya mengeluarkanslip akuan terima kepada pemohon sebagai mana yang ditetapkan dalamprosedur kerja yang disediakan.iii. Pandangan Pengguna Mengenai Aktiviti Pengeluaran Visa DenganRujukan Dan PasSejumlah 270 borang soal selidik telah diedarkan kepada pemohon di kaunter.Soalan yang diajukan merangkumi aspek perkhidmatan kaunter sepertimakluman mengenai dokumen sokongan, layanan petugas kaunter sertakeadaan ruangan menunggu. Daripada 270 borang yang diedarkan, 189 (70%)borang telah dikembalikan. Analisis terhadap borang tersebut menunjukkanseramai 173 (91.5%) pemohon telah sedia maklum mengenai dokumensokongan yang diperlukan semasa mengemukakan permohonan berbandingdengan 16 (8.5%) yang belum maklum. Seramai 169 (89.4%) pemohonberpendapat layanan petugas kaunter adalah memuaskan. Seramai 57 (30.2%)pemohon pula berpendapat bilangan kaunter yang disediakan adalah tidakmencukupi. Selain itu, terdapat juga segelintir pelanggan yang tidak berpuashati dengan keadaan tempat menunggu, iaitu 13 (7%) sahaja berbandingdengan 135 (71.4%) yang berpuas hati. Analisis terhadap jawapan kepada soalselidik yang diedarkan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 345ANALISIS TERHADAP JAWAPAN KEPADA SOAL SELIDIKPERKARAPelanggan Sedia MaklumMengenai Dokumen SokonganYang DiperlukanBilangan KaunterMencukupiMEMUASKANBILANGAN RESPONDEN DAN PERATUSANYATIDAK173 (91.5%) 16 (8.5%)132 (69.8%) 57 (30.2%)SEDERHANATIDAKMEMUASKANSANGAT TIDAKMEMUASKANLayanan Petugas Kaunter 169 (89.4%) 20 (10.6%) - -Keadaan Tempat Menunggu 135 (71.4%) 41 (21.6%) 12 (6.3%) 1 (0.7%)Perkhidmatan Kaunter(Keseluruhan)162 (85.8%) 25 (13.2%) 1 (0.5%) 1 (0.5%)601

Perkhidmatan melalui kaunter yang berkualiti adalah perkhidmatan yangmemenuhi harapan dan memuaskan hati pemohon. Sehubungan itu, demimenambah baik perkhidmatan sedia ada, pihak Audit berpendapatperhatian perlu diberi terhadap maklum balas yang diberikan olehpemohon yang kurang berpuas hati. Antaranya ialah bilangan kaunteryang tidak mencukupi. Untuk mengatasi masalah kekurangan kaunter,mungkin konsep kaunter bersepadu boleh dilaksanakan. Di bawahkonsep ini, kaunter akan mengendalikan semua jenis permohonan dantidak akan berlaku kaunter tertentu yang kosong menunggu pemohonsedangkan kaunter lain sibuk melayani pemohon yang ramai menunggu.Namun untuk melaksanakannya, pegawai bertugas haruslah mahirmenangani semua kategori permohonan, berbeza dengan amalan sediaada di mana pegawai hanya menangani permohonan tertentu sahaja.b. Aktiviti Penguatkuasaani. Aduan Dan Risikan Serta Operasi• Operasi penguatkuasaan yang dijalankan adalah berasaskan kepadaaduan yang diterima dan laporan risikan terhadap maklumat yangdiperolehi. Berdasarkan kepada laporan tersebut, BahagianPenguatkuasa telah menetapkan jenis operasi yang perlu dijalankan.Sepanjang tahun 2003, sejumlah 1,337 operasi telah dilaksanakanberbanding 1,285 dan 1,445 pada tahun 2002 dan 2001. Bilangan inimerangkumi operasi yang dilaksanakan oleh Bahagian/UnitPenguatkuasa di peringkat Ibu Pejabat/Negeri, operasi bersama antaraBahagian Ibu Pejabat dengan Unit di peringkat negeri atau pun operasibersama dengan agensi Kerajaan yang lain seperti Polis DiRajaMalaysia, Jabatan Pendaftaran Negara, Ikatan Relawan Rakyat Malaysiadan Dewan Bandaraya Kuala Lumpur.• Semakan Audit selanjutnya mendapati bilangan pekerja asing bagi tahun2003 meningkat 33% berbanding tahun 2002 sedangkan bilanganoperasi penguatkuasaan hanya bertambah 4% bagi tempoh yang sama.Ini menunjukkan pertambahan bilangan operasi penguatkuasaan tidakselaras dengan peningkatan pekerja asing yang berada di negara iniseperti butiran lanjut pada jadual berikut : -JADUAL 346PENINGKATAN PEKERJA ASING BERBANDINGOPERASI PENGUATKUASAANPERKARATAHUNPERATUSAN2002 2003PENINGKATANPekerja Asing 847,021 1,126,844 33 %Operasi 1,285 1,337 4 %• Jumlah tangkapan berkaitan kesalahan yang dilakukan bagi tahun 2003meningkat 51.6% menjadi 42,935 berbanding 28,316 dan 33,321 padatahun 2002 dan sebelumnya. Bagaimanapun, penurunan jumlahtangkapan pada tahun 2002 adalah disebabkan oleh pelaksanaanProgram Pengampunan, di mana seramai 450,911 pendatang tanpa izin602

telah dihantar pulang di bawah Program ini. Jumlah tangkapan yangpaling besar adalah berkaitan kesalahan di bawah Seksyen 6(3) AktaImigresen 1959/1963 iaitu masuk dan tinggal di negara ini tanpa pas ataupermit yang sah (pendatang tanpa izin). Butiran lanjut mengenaitangkapan yang telah dibuat mengikut jenis kesalahan bagi tempohtahun 2001 hingga 2003 adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 347BILANGAN TANGKAPAN MENGIKUT JENIS KESALAHANJENIS KESALAHANSeksyen 6 (3) Akta Imigresen 1959/1963- Masuk dan tinggal di negara ini tanpa pas dan permit yang sahSeksyen 15(4) Akta Imigresen 1959/1963- Tinggal di negara ini setelah pas/permit tamat atau dibatalkan tanpaalasan munasabahPeraturan 39(b) Peraturan Imigresen 1963/1963- Melanggar atau gagal mematuhi syarat pas atau permitSeksyen 56(1)(d) Akta Imigresen 1959/1963Dengan sengaja memberi perlindungan kepada mana-mana orang yangtelah melanggar Akta ImigresenBILANGAN/ TANGKAPANMENGIKUT TAHUN2001 2002 200314,577 15,839 27,23512,536 7,123 10,9373,377 3,151 2,6551,307 800 352Lain kesalahan 1,524 1,403 4,411JUMLAH / PERATUSAN PENINGKATAN 33,32128,316 /(15%)42,935 /(51.6%)ii. Siasatan Dan PendakwaanPada tahun 2003, berdasarkan kertas siasatan yang disediakan, seramai8,370 orang telah didakwa berkaitan kesalahan di bawah Akta dan PeraturanImigresen. Bilangan dakwaan bagi tahun 2002 pula adalah 5,486berbanding 5,513 tahun sebelumnya. Pada tahun 2003, bilangan kesdakwaan telah meningkat 56.6% berbanding tahun sebelumnya disebabkanpindaan kepada Akta Imigresen 1959/1963 pada tahun 2002 bagimembolehkan tindakan yang lebih berkesan diambil oleh Jabatan untukmenangani masalah pendatang tanpa izin. Semakan Audit mendapati 62%dari jumlah yang didakwa adalah berhubung kesalahan masuk tanpa izinserta 16 % kerana tinggal lebih masa dari tempoh yang dibenarkan.Pecahan peratusan pendakwaan mengikut jenis kesalahan adalah seperti diCarta 67.iii. PengusiranPada tahun 2003, seramai 63,710 orang telah diusir keluar dari negara iniberbanding dengan 70,570 orang dan 139,524 orang tahun sebelumnya.Semakan Audit mendapati 58% dari jumlah yang diusir pada tahun 2003adalah warga Indonesia, 11% dari Filipina dan 9% pula dari Myanmar.Butiran lanjutnya adalah seperti di Carta 68.603

CARTA 67BILANGAN PENDAKWAAN MENGIKUT JENIS KESALAHANBAGI TAHUN 20035497%5957%Sek. 6(3)6438%1,35716%5,22662%Sek. 15(4)Peraturan 39(b)Sek.56(1)(l)Lain-lainNOTA :Seksyen 6(3) - masuk dan tinggal di negara ini tanpa pas dan permit yang sahSeksyen 15(4) - tinggal di negara ini setelah pas/permit tamat atau dibatalkan tanpa alasan munasabahPeraturan 39(b) - melanggar atau gagal mematuhi syarat pas atau permitSeksyen 56(1)(l) - Mengguna atau tanpa kuasa yang sah memiliki permit masuk, pas dan dokumenperjalanan yang dipinda atau dipalsukanCARTA 68BILANGAN PENGUSIRAN MENGIKUT WARGA NEGARABAGI TAHUN 200310%5% 4% 3% 9%11%58%IndonesiaFilipinaMyanmarThailandKembojaR.R.ChinaLain-lainiv. KompaunAntara kesalahan yang boleh dikeluarkan tawaran kompaun sepertitersenarai pada Jadual Pertama kepada Peraturan Imigresen(Mengkompaun Kesalahan) 2003 adalah masuk dan tinggal di negara initanpa pas dan permit yang sah serta tinggal di negara ini setelah tamattempoh pas atau permit. Amaun kompaun yang dikutip pada tahun 2003adalah RM7.28 juta berbanding RM20.47 juta dan RM43.41 juta pada tahun2002 dan 2001. Ini menunjukkan penurunan 64.4% dalam kutipan kompaunbagi tahun 2003 berbanding tahun 2002. Penurunan kutipan kompaun iniadalah disebabkan meningkatkannya bilangan kes yang didakwa dimahkamah. Carta berikut menunjukkan perubahan trend kes dakwaan dankutipan kompaun bagi 3 tahun :-604

CARTA 69BILANGAN KESPENDAKWAANCARTA 70KUTIPAN KOMPAUN BAGI TEMPOHTAHUN 2001 HINGGA 2003BILANGANKES9,0008,0007,0006,0005,0004,0003,0002,0001,00008,3705,513 5,4862001 2002 2003TahunRMJUTA50.0040.0030.0020.0010.000.0043.4120.472001 2002 2003Tahun7.28Pada pandangan Audit, Jabatan dengan sumber tenaga yang terhad telahberusaha untuk melaksanakan aktiviti penguatkuasaan mengikut proseduryang ditetapkan. Namun, pencapaiannya tidak selaras dengan kadarkemasukan pelancong dan pekerja asing ke negara ini. Bagi mengatasimasalah ini, Jabatan telah mengambil langkah yang positif denganmencadangkan penstrukturan semula Jabatan dan penambahan 2,500jawatan untuk Bahagian Penguatkuasa.41.4.2.2. Pembangunan Sistem Aplikasia. Semakan Audit mendapati Aplikasi Sistem Visa dan Pas yang dibangunkanhanya dihubungkan dengan Pejabat Negeri dan tidak dengan semuaPejabat Cawangan. Dari 5 negeri yang dilawati di Semenanjung Malaysia,hanya Pejabat Cawangan Batu Pahat, Johor yang dihubungkan denganaplikasi Sistem Visa dan Pas, walaupun Pejabat Cawangan yang lain jugamenerima permohonan Pas Lawatan (Sosial) jangka panjang, terutamanyapermohonan bagi kategori isteri kepada warga negara. Sebagai contoh,Pejabat Imigresen Negeri Perak terletak di Ipoh mempunyai PejabatCawangan di Taiping, Lumut, Pengkalan Hulu dan Teluk Intan. Permohonanyang diterima oleh Pejabat Cawangan ini akan dikumpulkan dan dihantar kePejabat Negeri di Ipoh satu minggu satu kali untuk diproses dan dikuncimasuk ke dalam sistem sebelum permohonan diluluskan dan kertas pelekatpas dicetak. Amalan ini menyebabkan Pejabat menanggung risiko dalammenjaga keselamatan pasport pemohon semasa dalam perjalanan pergi danbalik ke Pejabat Negeri.b. Semakan Audit juga mendapati Pejabat Imigresen Muar pula memprosespermohonan Pas Lawatan (Sosial) jangka panjang secara manual keranatidak dipasang dengan Sistem Visa dan Pas. Pas yang dikeluarkan adalahdalam bentuk cop dan tidak menggunakan kertas pelekat. Sehubungan itu,maklumat berkaitan pengeluaran pas tidak dikemaskinikan ke dalam sistem.605

Pada pandangan Audit, aplikasi Sistem Visa dan Pas ini perludiperluaskan pemasangannya bukan setakat di peringkat PejabatNegeri tetapi juga ke peringkat Pejabat Cawangan. Langkah ini akanmemudahkan penyaluran maklumat dan penyeragaman dalamprosedur pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas.c. Selaras dengan era ICT, Jabatan telah membangunkan sistem aplikasiImmigration Department Electronic Application System (IDEAS), iaitu sistempenghantaran permohonan Pas Lawatan (Kerja Sementara) bagi pekerjaasing melalui laman web secara on-line. Sistem ini bertujuan memudahkanpenghantaran permohonan, mengurangkan masa menunggu dan kesesakandi kaunter Jabatan Imigresen. Melalui sistem ini, pemohon yang telahberdaftar dengan Jabatan Imigresen akan mengunci masuk maklumat kedalam format yang telah disediakan. Seterusnya, pemohon hanya perludatang ke kaunter untuk mengemuka dan mengesahkan dokumen sertamembuat bayaran. Buat masa ini, skop implementasi IDEAS hanyadigunakan bagi permohonan Pas Lawatan (Kerja Sementara) untukpembantu rumah asing melalui agensi yang berdaftar dengan Jabatan sertadiguna pakai di peringkat Ibu Pejabat sahaja. Permohonan melalui lamanWeb ini adalah satu langkah inovasi yang baik dan seharusnyadiperluaskan penggunaannya di Pejabat Negeri.41.4.2.3. Guna Tenaga Dan Latihana. Guna Tenagai. Semakan Audit mendapati cadangan penyusunan semula organisasiJabatan serta permohonan pertambahan jawatan baru untuk BahagianPenguatkuasa masih di dalam pertimbangan pihak agensi pusat.Sehingga bulan Disember 2003, kedudukan bilangan keseluruhanperjawatan Jabatan ialah 5,165 jawatan. Daripada jumlah tersebut, 414(8%) jawatan adalah bagi aktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukan danpas manakala 659 (12.8%) adalah bagi Bahagian Penguatkuasa. Darisejumlah 1,073 jawatan yang diluluskan untuk 2 aktiviti ini, pengisiansebenar adalah 1,123 iaitu 50 jawatan (4.7%) melebihi bilangan yangdiluluskan. Perkara ini berlaku kerana pegawai dari Bahagian lainterpaksa ditempatkan di Bahagian Penguatkuasa untuk menampungbeban kerja yang semakin bertambah. Butiran lanjut adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 348KEDUDUKAN PERJAWATAN MENGIKUT BAHAGIAN BAGI TAHUN 2003KEDUDUKANPERJAWATANVISA, PAS DANPERMITPASPENGGAJIANBAHAGIANPEKERJAASINGPENGUATKUASALulus 161 66 187 659Isi 181 66 205 671Perbezaan +20 tiada +18 +12Sumber : Bahagian Perjawatan Ibu Pejabat Jabatan Imigresen Malaysia606

ii. Beban kerja berkaitan pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas sertaaktiviti penguatkuasaan telah meningkat disebabkan oleh faktor berikut :-• Kemasukan pelancong dan pekerja asing ke negara ini semakinmeningkat. Ini menyebabkan pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan paspada tahun 2002 dan 2003 telah meningkat antara 28.2% dan 66.4%berbanding tahun 2001.• Aktiviti risikan dan operasi penguatkuasaan perlu dipertingkatkan.Mengikut maklumat yang diperolehi dari Sistem Visa dan Pas, terdapatlebih kurang 325,487 warga asing pada tahun 2003 yang mempunyaiPas Jangka Panjang telah melakukan kesalahan tinggal lebih masa daritempoh yang dibenarkan.• Prosedur kerja bagi aktiviti penguatkuasaan telah berubah disebabkanpindaan kepada Akta Imigresen 1959/1963 pada tahun 2002. Pindaanini menetapkan bahawa tindakan mengkompaun atau mendakwa merekayang melakukan kesalahan imigresen hanya boleh dilaksanakan setelahmendapat keputusan dari Pendakwa Raya. Sehubungan itu, kertassiasatan perlu disediakan bagi setiap kes tangkapan sebelum dibawakepada Pendakwa Raya. Keadaan ini menjadikan tugas siasatan danpendakwaan bertambah. Tambahan pula peruntukan undang-undangmenentukan pegawai yang berasingan untuk membuat tugas tangkapan,siasatan dan pendakwaan.iii. Sebagai landasan untuk menilai bebanan kerja Bahagian Penguatkuasa,pihak Audit telah memilih Polis DiRaja Malaysia yang mempunyaitanggungjawab yang sama iaitu melaksanakan tugas penguatkuasaan. Hasilperbandingan tersebut menunjukkan nisbah jawatan dengan beban kerja diBahagian Penguatkuasa adalah pada kadar 1:1,790 (nisbah 659 jawatandengan 1.18 juta orang Pegawai Dagang dan pekerja asing yang berdaftar).Sekiranya jumlah pelancong juga diambil kira, nisbah jawatan dengan bebantugas di Bahagian Penguatkuasa akan meningkat menjadi 1:18,755(tambahan 11.18 juta orang pelancong pada tahun 2003). Nisbah ini akanmenjadi lebih tinggi sekiranya perbandingan dibuat dengan mengambil kirajumlah pendatang tanpa izin yang tidak dapat dipastikan bilangannya.Sebaliknya bagi Polis DiRaja Malaysia pula, nisbah jawatan dengan bilanganpenduduk Malaysia adalah pada kadar 1:288 (86,929 jawatan pegawaiberuniform berbanding 25.05 juta orang penduduk Malaysia). Berdasarkankepada perbandingan tersebut, dapatlah dirumuskan bahawa beban kerja diBahagian Penguatkuasa telah bertambah.Pada pandangan Audit, agensi pusat patut menimbangkan permohonanpertambahan jawatan baru bagi aktiviti penguatkuasaan khususnya dancadangan penstrukturan semula Jabatan amnya bagi membolehkan aktivitipengeluaran visa dan pas serta penguatkuasaan dilaksanakan dengancekap dan berkesan.607

. LatihanBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 daripada 126 kursus yang dirancang, 118telah dilaksanakan di Akademi Imigresen Malaysia. Antara kursus yang telahdilaksanakan ialah tatacara siasatan, penyediaan kertas siasatan, kemahiranpelbagai bahasa, pendakwaan dan pembangunan diri. Seramai 5,305 anggotatermasuk mereka yang terlibat dengan aktiviti pengeluaran Visa DenganRujukan dan pas serta penguatkuasaan telah mengikuti latihan tersebut. Padapandangan Audit, kursus berkaitan tatacara siasatan, pengendalian kertassiasatan serta pendakwaan perlu ditambah bagi memastikan semuaPegawai Imigresen mendapat peluang menghadiri kursus tersebut.41.4.2.4. Peruntukan Dan PerbelanjaanSejumlah RM386.06 juta peruntukan telah diluluskan untuk Aktiviti Kawalan bagitempoh tahun 2001 hingga 2003. Jumlah ini termasuk pindah peruntukan yangtelah dibuat pada tahun 2001 dan 2002. Semakan Audit mendapati untuktempoh tersebut, 95.3% atau RM367.76 juta dari amaun yang diluluskan telahdibelanjakan. Butiran terperinci adalah seperti di Jadual berikut :-JADUAL 349BELANJAWAN DAN PERUNTUKAN DILULUSKAN SERTAPERBELANJAAN SEBENAR AKTIVITI KAWALANTAHUNBELANJAWANDIPOHON(RM Juta)PERUNTUKANDILULUSKAN(RM Juta)PERBELANJAANSEBENAR(RM Juta)PERATUSANPERBELANJAAN(%)2001 105.15 112.88 114.04 101.02002 118.27 136.12 120.14 88.32003 139.26 137.06 133.58 97.5JUMLAH 362.68 386.06 367.76 95.341.4.3. PEMANTAUANSumber : Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat Jabatan Imigresen Malaysia41.4.3.1. Di Peringkat Ibu Pejabata. Aktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas serta penguatkuasaandipantau melalui Mesyuarat Pengurusan mingguan. Mesyuarat inidipengerusikan oleh Ketua Pengarah Imigresen dan dihadiri oleh semuaKetua Bahagian.b. Mesyuarat khusus untuk memantau pengeluaran Visa Dengan Rujukan danpelbagai jenis pas seperti Mesyuarat Penyelarasan Bahagian PasPenggajian, Bahagian Visa, Pas dan Permit serta Bahagian Pekerja AsingJabatan Imigresen Malaysia juga diadakan setiap tahun. Mesyuarat inidipengerusikan oleh Timbalan Ketua Pengarah Imigresen. Ia dihadiri olehpegawai Bahagian berkenaan di Ibu Pejabat dan juga wakil dari PejabatImigresen Negeri yang terlibat dengan pengeluaran Visa Dengan Rujukandan pas. Semakan Audit mendapati bahawa perkara yang dibincangkan disemasa mesyuarat berkenaan adalah berkaitan dengan prosedur kerja danmasalah yang dihadapi serta tindakan penambahbaikan.608

c. Jabatan juga sedang berusaha untuk mendapatkan persijilan ISO bagiaktiviti pengurusan visa, pas dan permit. Sehubungan itu, Jabatan telahmenubuhkan Pasukan Petugas MS ISO 9002 untuk menjalankanpemeriksaan bagi memastikan bahawa prosedur kerja adalah seragam dandipatuhi.d. Jabatan juga memantau pelaksanaan aktiviti penguatkuasaan melaluilaporan bulanan yang dikemukakan oleh semua Pejabat Imigresen Negerimengikut format yang telah ditetapkan.41.4.3.2. Di Peringkat Pejabat NegeriAktiviti di peringkat negeri dipantau melalui Mesyuarat Pengurusan/KetuaSeksyen yang diadakan sekurangnya satu kali pada setiap bulan. Minitmesyuarat berkenaan dikemukakan kepada Ibu Pejabat bagi tujuanpemantauan.Pada pandangan Audit, Jabatan telah memantau aktiviti pengeluaran VisaDengan Rujukan dan pas serta penguatkuasaan dengan baik.41.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT41.5.1. Pada umumnya, Jabatan Imigresen Malaysia telah mewujudkanperancangan yang baik dalam melaksanakan tanggungjawabnya untukmenguruskan aktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas. Bagaimanapun,pelaksanaannya masih boleh dipertingkatkan demi menambah kecekapan sertameningkatkan kepuasan hati pemohon. Sehubungan itu, bagi memperkemaskanlagi pengurusan aktiviti pengeluaran Visa Dengan Rujukan dan pas, perkara berikutadalah dicadangkan :-a. Mengkaji kesesuaian tempoh masa meluluskan permohonan secaramenyeluruh di mana tempoh hendaklah seragam antara semua Pejabatseperti mana yang ditetapkan oleh pihak pengurusan Jabatan.b. Liputan aplikasi Sistem Visa dan Pas serta IDEAS hendaklah diperluaskankepada semua pejabat yang menguruskan permohonan visa dan pas sertaPas Lawatan (Kerja Sementara) bagi pekerja asing.c. Konsep kaunter bersepadu yang boleh menerima dan memproses semuajenis permohonan perlu diamalkan untuk mengendalikan bilangan pemohonyang meningkat.41.5.2. Mengenai aktiviti penguatkuasaan, Jabatan telah melaksanakannyadengan teratur selaras dengan kemampuan guna tenaga yang sedia ada.Bagaimanapun, bilangan operasi yang dilaksanakan masih tidak mencukupiberbanding dengan bilangan kemasukan pekerja dan pelancong asing yangsemakin meningkat dari satu tahun ke satu tahun. Sehubungan itu, adalahdisyorkan supaya agensi pusat memberikan pertimbangan yang sewajarnyaterhadap permohonan Jabatan bagi penstrukturan semula Jabatan dan menambahguna tenaga demi menjaga kesejahteraan negara dari masalah yang ditimbulkanoleh pendatang tanpa izin.609

KEMENTERIAN KESELAMATAN DALAM NEGERI42. POLIS DIRAJA MALAYSIA (*)- PENGURUSAN STOR MATERIAL SPESIFIK42.1. LATAR BELAKANG42.1.1. Polis DiRaja Malaysia (PDRM) telah mewujudkan Stor Material Spesifikpada bulan Disember 1999 untuk menggantikan pengurusan Pusat Bekalan Polisyang beroperasi secara pemusatan dan menguruskan transaksi bekalan secaramanual. Stor Material Spesifik beroperasi mengikut wilayah di mana PusatPengedaran Wilayah diwujudkan mengikut zon. Transaksi bekalan barangan jugadiuruskan secara elektronik. Objektif Stor Material Spesifik adalah bagi :-a. Menguruskan bekalan barangan secara elektronik (e-bekalan);b. Menguruskan transaksi bekalan barangan secara online dan mengemas kinirekod secara real time;c. Menguruskan kemudahan kawalan stok yang efisyen dan capaian terhadaprekod dengan pantas;d. Melaksanakan kaedah pengoperasian dan pengurusan bekalan barangantanpa kertas (paperless operation); dane. Menyediakan kemudahan Executive Information System bagi membantupihak pengurusan bekalan barangan di dalam membuat analisis,perancangan dan keputusan.42.1.2. Stor Material Spesifik menguruskan aktiviti stor secara bersepadu yangmelibatkan proses penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, penghantaran,perekodan dan perakaunan barangan. Pada akhir bulan Disember 2003, jumlahkeseluruhan pegangan stok ialah 65,982 line item bernilai RM269.90 juta dandibahagikan kepada 10 jenis barangan iaitu pakaian; alat tulis; senjata; peralatanam; komunikasi; fotografi; teknologi maklumat; alat ganti jentera; alat ganti marindan alat ganti unit udara seperti di Carta 71.42.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan dijalankan untuk menentukan sama ada pengurusan Stor Material Spesifiktelah dirancang dan dilaksanakan dengan teratur, berhemat dan selaras dengan objektifyang ditetapkan.Nota (*) : Dahulu Di Bawah Kementerian Dalam Negeri610

CARTA 71NILAI PEGANGAN STOK MENGIKUT JENIS BARANGANPADA 31 DISEMBER 2003Peralatan AmRM19.92 Juta (7.4%)Alat TulisRM36.04 Juta (13.3%)Alat Ganti JenteraRM58.01 Juta (21.5%)SenjataRM61.34 Juta (22.7%)PakaianRM54.75 Juta (20.3%)Alat Ganti Unit UdaraRM20.41 Juta (7.6%)Peralatan FotografiRM1.66 Juta (0.6%)Peralatan KomunikasiRM11.29 Juta (4.2%)Alat Ganti MarinRM4.54 juta (1.7%)Peralatan Teknologi MaklumatRM1.94 Juta (0.7%)Sumber: Stor Material Spesifik Polis Diraja Malaysia42.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan meliputi semakan terhadap rekod dan dokumen bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 berkaitan dengan pengurusan Stor Material Spesifik yang melibatkanproses perolehan, penerimaan, penyimpanan, permintaan, pengeluaran danpenghantaran barangan. Sejumlah 42 stor daerah di Negeri Perak, Pahang, Johor,Kedah, Sabah dan Selangor telah dilawati. Analisis juga telah dijalankan terhadap 10%daripada jumlah permintaan stor daerah bagi tahun 2002 dan 2003 untuk menentukansama ada peraturan yang berkaitan telah dipatuhi.42.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 terhadap pengurusan Stor MaterialSpesifik mendapati perkara berikut :-42.4.1. PERANCANGAN42.4.1.1. Struktur Pengurusan Stor Material Spesifika. Stor Material Spesifik yang berfungsi mengikut zon iaitu Tengah, Utara,Selatan, Timur, Sabah dan Sarawak. Polis DiRaja Malaysia telahmenetapkan pengurusan dan lokasi setiap zon Stor Material Spesifik sepertiberikut :-i. Zon Tengah berpusat di Subang, Selangor dan membekalkan barangankepada 34 stor daerah di Negeri Sembilan, Selangor dan WilayahPersekutuan, Kuala Lumpur.ii. Zon Utara berpusat di Tupah, Daerah Kuala Muda, Kedah danmembekalkan barangan kepada 40 stor daerah di Negeri Perak, PulauPinang, Kedah dan Perlis.611

iii. Zon Selatan berpusat di Daerah Muar, Johor dan membekalkanbarangan kepada 28 stor daerah di Negeri Melaka dan Johor.iv. Zon Timur berpusat di Dungun, Terengganu dan membekalkan barangankepada 27 stor daerah di Negeri Pahang, Terengganu dan Kelantan.v. Zon Sabah berpusat di Kepayan, Kota Kinabalu, Sabah danmembekalkan barangan kepada 17 stor daerah. Zon Sabah jugamempunyai stor di peringkat mini zon di Sandakan yang membekalkanbarangan kepada 10 stor daerah.vi. Zon Sarawak berpusat di Daerah Batu Kawa, Kuching, Sarawak danmembekalkan barangan kepada 27 stor daerah. Zon Sarawak jugamempunyai stor di peringkat mini zon di Miri yang bertanggungjawabmembuat bekalan barangan kepada 8 stor daerah.b. Setiap zon berfungsi sebagai pusat pengedaran dan beroperasi secaraelektronik untuk membekalkan barangan kepada stor daerah dikontinjen/briged/ formasi Polis DiRaja Malaysia di seluruh negara. Konseppengurusan Stor Material Spesifik yang dirancang adalah seperti di cartaberikut :-CARTA 72KONSEP PENGURUSAN STOR MATERIAL SPESIFIKZON UTARA(TUPAH)ZON TIMUR(DUNGUN)JABATANLOGISTIKPDRMPUSAT KAWALANKDNLAIN-LAINAGENSIZON TENGAH(SUBANG)ZON SELATAN(MUAR)ZON SARAWAK(KUCHING)ZON SABAH(K.KINABALU)ZON MINIMIRISTORDAERAHPENGGUNAZON MINISANDAKANSumber : Jabatan Logistik, PDRM612

Pada pandangan Audit, struktur pengurusan stor yang berdasarkanpenggunaan Pusat Pengedaran Wilayah mengikut zon dan beroperasisecara elektronik telah dirancang dengan baik.c. Stor Material Spesifik merupakan salah satu daripada 12 Bahagian di bawahJabatan Logistik Polis DiRaja Malaysia. Ia bertanggungjawab memastikansegala bantuan logistik Polis DiRaja Malaysia (PDRM) berjalan dengancekap dan berkesan. Di peringkat Ibu Pejabat, Stor Material Spesifik diketuaioleh Ketua Penolong Pengarah Jabatan Logistik (Penolong PesuruhjayaPolis, Gred Y22) yang bertanggungjawab terus kepada Timbalan PengarahJabatan Logistik III (Penolong Kanan Pesuruhjaya Polis II, Gred Y24).Pengurusan Stor Material Spesifik di Ibu Pejabat melibatkan 3 Bahagianseperti berikut :-i. Bahagian Bekalan (Gerakan)Bahagian Bekalan diketuai oleh Pegawai Turus Bekalan (Gerakan)(Timbalan Penguasa Polis, Gred Y18) yang bertanggungjawab terhadapkeseluruhan operasi dan pengurusan stor. Bahagian ini dibahagikan kepadaUnit Pusat Kawalan, Unit Akaun/Kontrak, Unit Verifikasi Stok, BahagianPenerimaan, Bahagian Penghantaran, Unit Teknologi Maklumat dan 6 zoniaitu Tengah, Utara, Timur, Selatan, Sabah dan Sarawak.ii. Bahagian Dasar/KatalogingBahagian Dasar/Kataloging diketuai oleh Pegawai Turus Dasar/Kataloging(Penolong Penguasa Polis, Gred Y16) yang bertanggungjawab terhadappenggubalan dasar Stor Material Spesifik, pengwujudan nombor bokeb bagisemua barangan stor dan penyebaran maklumat kepada pengguna.iii. Bahagian Pentadbiran/NaziranBahagian Pentadbiran/Naziran diketuai oleh Pegawai Turus BekalanPentadbiran/Naziran (Timbalan Penguasa Polis, Gred Y18) yangbertanggungjawab terhadap pengurusan pentadbiran am Stor MaterialSpesifik.Struktur organisasi Stor Material Spesifik adalah seperti di Carta 73.d. Adalah didapati pihak pengurusan Stor Material Spesifik tidak menetapkanstruktur organisasi bagi stor daerah yang diwujudkan di setiap kontinjen/formasi/ briged PDRM di seluruh negara.Pada pandangan Audit, PDRM telah mengenal pasti struktur organisasibagi Ibu Pejabat Stor Material Spesifik dengan menunjukkan pembahagiantugas dan tanggungjawab yang jelas bagi semua pihak yang terlibat.Bagaimanapun di peringkat stor daerah, pihak PDRM perlu jugamenetapkan struktur organisasi yang jelas selaras dengan keperluansesuatu organisasi stor.613

CARTA 73STRUKTUR ORGANISASI STOR MATERIAL SPESIFIKKETUA POLIS NEGARA(VU3)PENGARAH JABATAN LOGISTIKDCP (VU7)TIMBALAN PENGARAH IIISAC II (Y24)Ketua Penolong Pengarah Jabatan Logistik (StorMaterial Spesifik) ACP (Y22)Pegawai Turus Bekalan(Gerakan)DSP (Y18)Pegawai Turus Dasar(Kataloging)ASP (Y16)Pegawai Turus BekalanPentadbiran/NaziranDSP (Y18)Pusat KawalanUnit Akaun/KontrakUnit Pentadbiran Am/ Pendaftaran/Rekod/Kewangan/PembangunanBahagian PenerimaanUnit Latihan/Kaunseling/Pusat SumberUnit Verifikasi/StokUnit TatatertibUnit Teknologi MaklumatUnit Kem KomandanBahagian PenghantaranPenyelenggara/PembangunanZon TengahZon UtaraZon TimurZon SelatanZon SabahZon SarawakZon SandakanZon MiriKeselamatan/IstiadatPengangkutanKomunikasiPersenjataanStor TransitPETUNJUK1. DCP Timbalan Pesuruhjaya Polis2. SAC II Penolong Kanan Pesuruhjaya Polis II3. ACP Penolong Pesuruhjaya Polis4. DSP Timbalan Penguasa Polis5. ASP Penolong Penguasa PolisSumber :Jabatan Logistik Dan Stor Material Spesifik Polis DiRaja Malaysia614

42.4.1.2. Proses Pengurusan StorPolis DiRaja Malaysia (PDRM) telah menetapkan proses pengurusan StorMaterial Spesifik merangkumi 5 aktiviti iaitu :-a. Perolehan BaranganBagi aktiviti perolehan barangan, setiap zon akan mengemukakan slippenambahan mengenai keperluan barangan kepada Pusat Kawalan. PusatKawalan akan menyemak dan memajukan slip tersebut kepada BahagianPerolehan (Am/Teknikal) di Jabatan Logistik, PDRM untuk dikemukakan kepadaKementerian Dalam Negeri bagi urusan perolehan barangan.b. Penerimaan BaranganPembekal yang terpilih akan mengambil kod pengenalan (barcode) daripadaPusat Kawalan di Kompleks Stor Material Spesifik, Shah Alam. Pembekal akanmenyediakan nota hantaran, invois dan menampal label kod berkenaan padabarangan sebelum menghantarkannya ke Bahagian Penerimaan. BahagianPenerimaan akan merekodkan barangan yang dihantar oleh pembekal denganmenggunakan Baucar Penerimaan/Keluaran Yang Diperakui. Barang yangditerima akan diagih kepada zon berdasarkan peratusan yang ditetapkan olehPusat Kawalan.c. Penstoran BaranganBahagian Penerimaan akan mengagihkan barangan ke setiap zon. Zonberkenaan akan merekod dan membuat pengesahan terima barang denganmenggunakan Baucar Penerimaan/Keluaran Yang Diperakui. Maklumat padaKad Kawalan Stok dan Kad Petak akan dikemaskinikan dan barang tersebutditempatkan di lokasi yang telah disediakan bagi tujuan penstoran.d. Permintaan Dan Pengeluaran BaranganStor daerah akan membuat permintaan barangan secara elektronik melalui zonmasing-masing dengan menggunakan Baucar Pesanan Dan Keluaran BersamaBarang-Barang Stor. Permintaan tersebut akan disemak oleh zon yangberkenaan bagi tujuan kelulusan pengeluaran barangan. Senarai pilih akandikeluarkan bersama barangan dan dihantar ke Bahagian Pembungkusan.Bahagian Pembungkusan akan menyediakan senarai pembungkusan danmembungkus barangan tersebut sebelum dihantar ke Bahagian Penghantaran.e. Penghantaran BaranganBahagian Penghantaran akan menyediakan senarai perjalanan dan menghantarbarangan yang telah dibungkus kepada stor daerah. Penghantaran barangantelah ditetapkan 2 kali sebulan bagi setiap zon. Pihak pengurusan Stor MaterialSpesifik telah menetapkan sejumlah 28 lori untuk menghantar barangan terusdari stor zon ke 129 stor daerah di Semenanjung Malaysia, 7 lori menghantarbarangan ke 27 stor daerah di Negeri Sabah dan 10 lori bagi 35 stor daerah diNegeri Sarawak.Pada pandangan Audit, PDRM telah mempunyai proses kerja yang jelasuntuk menguruskan aktiviti stor dengan baik.615

42.4.1.3. Keperluan Kemudahan Stor Material Spesifika. Aplikasi SistemBagi memastikan pengurusan Stor Material Spesifik mencapai objektif yangditetapkan, PDRM membangunkan 5 modul aplikasi sistem iaitu :-i. Modul DaerahModul Daerah berfungsi untuk menguruskan permintaan pengguna, pesanandan keluaran barang, penolakan dan penghantaran daripada stor daerah,pendaftaran dan penyelenggaraan harta modal, pelupusan dan hapus kirabarang.ii. Modul SMSModul SMS berfungsi untuk menguruskan penerimaan dan pengeluaranbarang, kawalan kualiti, maklumat perolehan, stok, pendaftaran danpenyelenggaraan harta modal, menyediakan slip penambahan barang untukkelulusan dan melaksanakan pemindahan stok antara zon.iii. Modul Pusat KawalanModul Pusat Kawalan berfungsi untuk menguruskan slip penambahanbarang, dokumen pembayaran, pendaftaran harta modal dan meluluskanpermintaan pemindahan stok antara zon.iv. Modul Logistik/Kementerian Dalam NegeriModul Logistik/Kementerian Dalam Negeri berfungsi untuk menguruskanpembayaran kepada pembekal, kelulusan perolehan, Pesanan Kerajaan,maklumat perolehan, belanjawan, kawalan kualiti, pelupusan barang danhapus kira barang.v. Modul PentadbiranModul Pentadbiran berfungsi untuk memastikan dokumen induk pengurusanstor dan rujukan dikemas kini dari semasa ke semasa serta menjalankanpengauditan sistem.b. Kelengkapan Dan Peralatan SistemKelengkapan dan peralatan utama yang digunakan bagi melaksanakan aplikasisistem Stor Material Spesifik adalah seperti berikut :-i. Perkakasan• UNIX System Server - 8 unit• Komputer Peribadi - 438 unit• Dot Matrix Printer - 438 unit• Line Matrix Printer - 8 unit• Bar Code Printer - 21 unit• Bar Code Scanner - 70 unit• Document Scanner - 10 unitii. Perisian• UNIX Operating System/Relatd Utilities• Secure E-Mail System (Total of 500 users)616

• Informix• Application Enhancement/ Implementation• Microsoft Office Pro• Perisian Anti VirusPihak Audit tidak dapat menentukan cara pengagihan kelengkapan danperalatan tersebut kerana pihak pengurusan Stor Material Spesifik tidakmenetapkan norma mengenainya.iii. RangkaianSistem Local Area Network (LAN) merangkumi Pusat Kawalan, 6 zon dan 2mini zon Stor Material Spesifik serta satu unit untuk setiap stor daerah.iv. Kelengkapan lainSidang video, Uninterrupted Power Supply (UPS), pendingin hawa, bilikserver (raised floor), latihan, pemasangan dan pengujian.Pada pandangan Audit, PDRM telah merancang keperluan kemudahanyang memadai bagi mewujudkan sistem pengurusan stor yang berkesan.Bagaimanapun, pihak pengurusan Stor Material Spesifik perlu menetapkannorma pengagihan kelengkapan dan peralatan itu selaras dengankeperluan Bahagian/unit/stor daerah.42.4.1.4. Perancangan Kerja Stor Material Spesifika. Pelawaan Tender PengkomputeranTawaran tender untuk membangunkan sistem Stor Material Spesifik akan dibuatsecara tender terbuka dan rundingan terus. Kerajaan telah menetapkanbeberapa perkara dalam pelawaan tender tersebut, antaranya ialah :-i. Pembekalan, penghantaran, pemasangan, menguji guna dan pentauliahanperalatan sistem pengurusan stor dan aset PDRM untuk Stor MaterialSpesifik; danii. Menghubung kait, melatih, mendokumentasi, penyelenggaraan danpentauliahan perkakasan dan perisian sistem Stor Material Spesifik.b. Proses PenilaianTawaran tender sistem yang dikemukakan oleh kontraktor berkenaan dinilai oleh2 Jawatankuasa iaitu Jawatankuasa Penilai Teknikal dan Jawatankuasa PenilaiHarga sebelum dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Kementerian. FungsiJawatankuasa Penilai Teknikal dan Jawatankuasa Penilai Harga serta LembagaPerolehan adalah seperti berikut :-i. Jawatankuasa Penilai Teknikal diwujudkan di peringkat Jabatan Logistik,PDRM yang dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah II Jabatan Logistik(Teknologi Maklumat/Komunikasi) dan dianggotai sekurangnya oleh 2pegawai yang dilantik oleh Pengarah Jabatan Logistik, PDRM. Penilaiantender dibuat berdasarkan kepada terma dan kaedah seperti berikut :-617

• Berdasarkan kepada dokumen yang dikemukakan oleh penender melaluiSetiausaha Bahagian ‘P’ (Perolehan), Kementerian Dalam Negeri;• Semua spesifikasi wajib mesti ditepati. Tawaran yang tidak dapatmenepati spesifikasi wajib tidak layak dipertimbangkan untuk perolehandan spesifikasi amnya tidak perlu dinilai selanjutnya.Penilaian yang dibuat oleh Jawatankuasa ini akan dikemukakan kepadaJawatankuasa Penilai Harga Lembaga Perolehan (Teknikal), KementerianDalam Negeri.ii. Jawatankuasa Penilai Harga diwujudkan di peringkat Kementerian DalamNegeri yang dipengerusikan oleh Ketua Penolong Setiausaha Kementeriandan dianggotai oleh 2 pegawai Bahagian Perolehan Teknikal Kementeriantersebut. Kaedah penilaian yang dibuat adalah dengan meneliti tawaranharga yang dikemukakan oleh kontraktor dan pertimbangan akan diberikankepada tawaran yang lengkap dan terendah.iii. Lembaga Perolehan ini diberi tanggungjawab untuk menimbang danmenyetujui terima tender yang telah ditawarkan oleh Kementerian. Lembagadipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha II, Kementerian DalamNegeri dan dianggotai oleh pegawai daripada Kementerian Kewangan danJabatan Kerja Raya.Pada pandangan Audit, PDRM telah membuat perancangan kerja yang baikbagi memperolehi sistem pengurusan stor secara elektronik.42.4.1.5. Keperluan KewanganDi bawah Rancangan Malaysia Ketujuh (RMK-7), PDRM telah memohonperuntukan berjumlah RM253.58 juta bagi membiayai keperluan Stor MaterialSpesifik untuk tujuan berikut :-a. Sejumlah RM235.65 juta untuk pembinaan dan ubah suai bangunan stor,pejabat dan kediaman serta penyediaan infrastruktur bagi Pusat Kawalan,Stor Material Spesifik Zon Tengah, Utara, Selatan, Timur, Sabah, Sarawak,Sandakan dan Miri. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 350KEPERLUAN KEWANGAN BAGI PEMBINAAN DAN UBAH SUAI BANGUNANSTOR, PEJABAT DAN KEDIAMAN SERTA PENYEDIAANINFRASTRUKTUR BAGI STOR MATERIAL SPESIFIKPERKARAKOS (RM Juta)Pusat Kawalan dan Zon Tengah 48.64Zon Utara 46.21Zon Selatan 38.40Zon Timur 37.43Zon Sabah 17.85Zon Sarawak 18.78Zon Mini Sandakan 20.12Zon Mini Miri 8.22JUMLAH 235.65Sumber : Jabatan Logistik, Polis DiRaja Malaysia618

. Sejumlah RM17.93 juta untuk pengkomputeran sistem Stor Material Spesifikyang melibatkan pembelian perkakasan, perisian, rangkaian dankelengkapan sistem. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 351KEPERLUAN KEWANGAN BAGI PENGKOMPUTERANSISTEM STOR MATERIAL SPESIFIKPERKARAKOS(RM Juta)Perkakasan 9.42Perisian 3.99Rangkaian 2.70Kelengkapan Lain 1.82JUMLAH 17.93Sumber : Jabatan Logistik, Polis DiRaja MalaysiaPada pandangan Audit, berdasarkan kepada bajet yang telah disediakan,pihak PDRM telah mengenal pasti keperluan kewangannya dengan baik dimana ia telah mengambil kira pelbagai aspek yang boleh menyumbangkepada keberkesanan pengurusan Stor Material Spesifik.42.4.1.6. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Guna TenagaStor Material Spesifik telah mengguna pakai perjawatan struktur organisasiPusat Bekalan Polis yang berpandukan kepada Waran Perjawatan yangdikeluarkan pada bulan Disember 1981. Perjawatan ini terdiri daripada 252pegawai polis dan 113 jawatan kakitangan awam pelbagai Gred. Bagi memenuhikeperluan pengurusan, pihak Stor Material Spesifik telah membuat cadanganpenstrukturan semula pengurusan stor. Melalui penstrukturan semula ini,sejumlah 67 jawatan baru pelbagai Gred sebagai tambahan kepada 252 jawatansedia ada telah diwujudkan untuk pengurusan Stor Material Spesifik di IbuPejabat. Selain itu, sejumlah 23 jawatan kakitangan awam telah dikurangkandaripada 113 perjawatan pelbagai Gred. Bagaimanapun, keperluan gunatenaga yang terlibat secara langsung dalam pengurusan Stor Material Spesifiktidak dapat dikenal pasti.b. LatihanBagi membolehkan pengurusan Stor Material Spesifik dilaksanakan denganlancar, kakitangan yang terlibat perlu diberikan latihan yang berkaitan denganaplikasi sistem. Latihan ini akan diberikan oleh syarikat yang membangunkansistem ini sebagaimana yang ditetapkan dalam syarat kontrak. Bagaimanapun,adalah didapati pihak PDRM tidak merancang latihan yang khusus untukpegawai yang mengendalikan stor di seluruh negara bagi memastikan latihan itudapat diberi secara berterusan.Pada pandangan Audit, pihak pengurusan Stor Material Spesifik perlumengenal pasti keperluan guna tenaga bagi mengendalikan stor ini supayapengurusannya dapat dilaksanakan dengan teratur dan berkesan. Selaindaripada latihan yang diberi oleh syarikat yang membangunkan sistem,pihak pengurusan Stor Material Spesifik juga perlu merancang latihansecara berjadual bagi kakitangannya.619

42.4.1.7. Garis Panduan Dan PeraturanBagi menguruskan Stor Material Spesifik, PDRM telah menetapkan peraturandan garis panduan yang perlu dipatuhi seperti berikut :-a. Tatacara Pengurusan StorPeraturan ini menggariskan keseluruhan pengurusan stor berkaitan organisasistor; dokumentasi untuk pemesanan dan pengeluaran; pembungkusan;penghantaran dan penerimaan barangan; kawalan; sistem penyimpanan danverifikasi stok serta sistem perakaunan.b. Perintah Tetap Ketua Polis NegaraPeraturan ini dikeluarkan pada tahun 1981 semasa penubuhan Pusat BekalanPolis, PDRM. Ia menggariskan pengurusan stor yang berkaitan dengan prosedurstor am, verifikasi stok, pesanan tempatan, tender dan kontrak, tatacarapengurusan rangsum, penghantaran barangan untuk dibaiki, pelupusan pakaian/kelengkapan, prosedur stor persenjataan dan pengangkutan/jentera.c. Perintah Tetap Ketua Penolong Pengarah Jabatan Logistik (StorMaterial Spesifik)Peraturan ini menetapkan garis panduan kepada pengguna mengenai tatacarapenggunaan dan kawalan peralatan komputer dengan betul serta peraturanberkaitan keselamatan peralatan dan perisian komputer.d. Arahan Pengarah Jabatan LogistikArahan ini menetapkan semua stor daerah dikehendaki mewujudkan stor transituntuk simpanan sementara bagi menguruskan bekalan barangan masingmasing.e. Arahan Ketua Penolong Pengarah Jabatan Logistik Stor MaterialSpesifikArahan ini dikeluarkan pada bulan Disember 2002 dan bulan Februari 2003.Antaranya menetapkan perkara berikut :-iSemua stor daerah dikehendaki mengemaskinikan maklumat pada BaucarPesanan Dan Keluaran Bersama Barang-barang ke dalam sistem StorMaterial Spesifik bagi setiap penerimaan barangan daripada zon masingmasingdalam masa 72 jam dari tarikh penerimaan barangan.ii. Semua Pegawai Penyelia Zon dikehendaki meluluskan setiap permintaandaripada stor daerah dalam masa 48 jam daripada tarikh permintaan dibuat.f. Arahan Jabatan LogistikArahan ini adalah bertujuan memberi panduan mengenai prosedur dan langkahkeselamatan yang perlu diikuti oleh semua personel yang mempunyai akseskepada sumber teknologi maklumat PDRM bagi memastikan aset dan maklumatPDRM tidak disalah guna atau diselewengkan.g. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 12 Tahun 1995Arahan ini menggariskan tentang penglibatan Pegawai Pengawal dalampengurusan stor dan aset di Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun.620

h. Manual PenggunaManual ini disediakan sebagai rujukan dan panduan menggunakan Sistem StorMaterial Spesifik.Pada pandangan Audit, pihak Stor Material Spesifik telah menyediakanperaturan dan garis panduan yang bersesuaian dengan keperluan StorMaterial Spesifik bagi memastikan pengurusan stor mencapai objektif yangditetapkan.42.4.1.8. Mekanisme PemantauanDi peringkat Ibu Pejabat, pihak pengurusan Stor Material Spesifik akanmengadakan taklimat pagi pada setiap hari untuk membincang dan menilaiprestasi aktiviti pengurusan stor. Manakala di peringkat daerah, pemantauanakan dibuat melalui mesyuarat mingguan yang akan dipengerusikan sama adaoleh Ketua Jabatan Logistik (di peringkat negeri) atau Ketua Bahagian LogistikDaerah (di peringkat daerah).Pada pandangan Audit, mekanisme pemantauan yang diwujudkanterhadap pengurusan Stor Material Spesifik adalah memadai.42.4.2. PELAKSANAAN42.4.2.1. Struktur Pengurusan Stor Material SpesifikMengikut perancangan asal, Stor Material Spesifik akan dibahagikan kepada 6zon iaitu Tengah, Utara, Selatan, Timur, Sabah dan Sarawak. Selain itu, ZonSabah dan Sarawak masing-masing akan mempunyai zon mini stor diSandakan dan Miri. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati kecuali ZonSabah dan Sarawak serta zon mini Sandakan dan Miri, pelaksanaan sebenarStor Material Spesifik di peringkat zon adalah berbeza daripada yang telahdirancang. Lokasi bagi Zon Tengah, Utara, Selatan dan Timur telah ditempatkandi Kompleks Stor Material Spesifik, Shah Alam, Selangor sungguhpun mengikutperancangan asal Stor Material Spesifik bagi zon berkenaan sepatutnyaditempatkan di negeri tertentu. Sehubungan ini, pendekatan pengurusan StorMaterial Spesifik yang sebenarnya dilaksanakan adalah seperti di Carta 74.42.4.2.2. Pemilihan Kontraktora. Kontrak Pembinaan Bangunan Stori. Tawaran TenderSejumlah 7 kontrak telah ditandatangani oleh pihak Jabatan Kerja Raya bagitempoh tahun 1994 hingga 2001 bernilai RM47.33 juta bagi membina danmengubah suai serta menyediakan infrastruktur stor. Butirannya adalahseperti di jadual berikut :-621

PERIHALJADUAL 352KONTRAK BANGUNAN STORTAHUNJENISTENDERNILAIKONTRAK(RM Juta)Kerja infrastruktur Kompleks Stor Material Spesifik Shah Alam, Selangor 1994 Terbuka 1.58Pembinaan Kompleks Stor Material Spesifik Shah Alam, Selangor 1996 Terhad 34.54Pembinaan Stor Material Spesifik Kepayan, Kota Kinabalu, Sabah 1999 Terbuka 2.30Pengubahsuaian Stor Am Mini Sandakan 1999 Terbuka 1.50Pengubahsuaian Stor Marin, Sandakan Sabah 2001 Terbuka 1.08Pembinaan Stor Material Spesifik Kuching, Sarawak 2001 Terbuka 3.66Pembinaan Stor Material Spesifik Miri, Sarawak 2001 Terbuka 2.67JUMLAH 47.33Sumber : Jabatan Kerja RayaCARTA 74KONSEP PENGURUSAN STOR MATERIAL SPESIFIK YANG DILAKSANAKANKDNKOMPLEKSSMSZONUTARAZONTIMURJABATANLOGISTIKPDRMLAIN-LAINAGENSIPUSATKAWALANSHAHALAMSARAWAKZONTENGAHZONSELATANZONSARAWAK(KUCHING)ZON MINIMIRISTORDAERAHPENGGUNASABAHZON SABAH(K.KINABALU)ZON MINISANDAKANSumber: Jabatan Logistik, PDRMii. Syarat KontrakKontrak bangunan antara lainnya telah menetapkan syarat seperti berikut :-622

a. Kontraktor hendaklah membina dan menyiapkan kerja mengikutspesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak.b. Kontraktor bertanggungjawab membina kompleks dengan menggunakansumber kewangan sendiri berdasarkan kepada Design Brief, DetailDesign Concept dan Detail Design Works.c. Mengemukakan Bon Pelaksanaan iaitu 5% daripada harga kontrak asalsecara jaminan bank atau wang potongan sebanyak 10% daripada setiapbayaran interim sehingga mencapai jumlah 5% harga kontrak. Tempohsah laku Bon ialah sehingga Sijil Siap Kerja dikeluarkan.d. Kontraktor dikehendaki mengambil insurans bagi melindungi kerugianterhadap kerosakan harta dan tuntutan pampasan oleh mana-manapihak.e. Segala kecacatan, ketidaksempurnaan, kerosakan atau hasil mutu kerjayang tidak mematuhi syarat kontrak yang berlaku di dalam TempohTanggungan Kecacatan hendaklah ditanggung oleh pihak kontraktor.f. Kerja pembinaan hendaklah disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.Sekiranya berlaku kelewatan, kontraktor tersebut hendaklah memberinotis secara bertulis sebab kelewatan dan lanjutan masa bolehdibenarkan atas sebab yang munasabah atau sebaliknya notis kesalahanserta notis penamatan kontrak dikeluarkan.b. Kontrak Bekalan Kelengkapan dan Peralatan Sistemi. Tawaran TenderBagi membolehkan Stor Material Spesifik dilaksanakan, pihak KementerianDalam Negeri telah menandatangani 5 kontrak bernilai RM10.85 juta.Kontrak tersebut adalah untuk membangunkan aplikasi sistem danperolehan peralatan yang berkaitan secara berperingkat. Kontraktor yangdipilih adalah berdasarkan kepada pengalaman dan keupayaan mereka.Butiran kontrak yang telah ditandatangani adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 353KONTRAK KELENGKAPAN DAN PERALATAN SISTEMPERIHALPembekalan, penghantaran, pemasangan, menguji guna dan pentauliahan sistemkomputer untuk sistem pengurusan Stor Pusat Bekalan Polis.Pembekalan dan pentauliahan perisian sistem pengurusan stor dan aset PDRM untukPusat Bekalan Polis Subang, Selangor.Pembekalan, penghantaran, pemasangan, menguji guna dan pentauliahan peralatansistem pengurusan stor dan aset PDRM untuk Pusat Bekalan Polis, Subang Selangor.Pembekalan, penghantaran, pemasangan, menguji guna dan pentauliahan peralatansistem pengurusan stor dan aset PDRM untuk Stor Material Spesifik Subang, Selangor;Kota Kinabalu, Sabah; Sandakan, Sabah; Kuching, Sarawak dan Miri, Sarawak.Pembekalan, penghantaran, pemasangan, menguji guna, menghubungkait, melatih,mendokumentasi, penyelenggaraan dan pentauliahan perkakasan dan perisian sistemStor Material Spesifik di Kompleks Stor Material Spesifik, Shah Alam dan Zon Sabah(Kota Kinabalu).TAHUNJENISTENDERNILAIKONTRAK(RM Juta)1997 Terbuka 1.701999RundinganTerus0.451999 Terbuka 2.062000 Terbuka 4.092001 Terbuka 2.55JUMLAH 10.85Sumber : Kementerian Dalam Negeri623

ii. Syarat KontrakKontrak peralatan sistem antara lainnya telah menetapkan syarat sepertiberikut :• Kontraktor hendaklah membekal, menghantar, memasang, mengujiguna, menghubung kait, melatih, mendokumentasi, menyenggara danmentauliahkan perkakasan dan perisian sistem.• Kontraktor adalah dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan iaitu5% daripada nilai kontrak dalam bentuk jaminan bank. Tempoh sah lakuBon ialah sehingga tarikh tamat kontrak ini.• Kontraktor hendaklah memberi jaminan barang yang dibekalkan adalahbaru dan tulen serta menepati spesifikasi yang telah ditetapkan.• Mematuhi jadual projek sebagaimana yang ditetapkan di dalamperjanjian.c. Kontrak Kelengkapan Sistem Raki. Tawaran TenderDua kontrak telah ditandatangani oleh pihak Jabatan Kerja Raya pada tahun1998 dan 2001 bagi menyediakan kelengkapan sistem rak di Stor MaterialSpesifik, Shah Alam, Selangor dan Kuching, Sarawak yang bernilai RM2.42juta dan RM0.42 juta masing-masing.ii. Syarat KontrakKontrak kelengkapan sistem rak antara lainnya telah menetapkan syaratseperti berikut :-• Membekal dan memasang Storage Racking and Shelving System andRelated Accessories’.• Kontraktor hendaklah menyiapkan kerja seperti yang dinyatakan dalamsyarat kontrak dengan menggunakan bahan, barang dan mutu hasil kerjamenurut kualiti piawaian yang dinyatakan dalam kontrak. Kontraktor jugadikehendaki membaiki segala kecacatan, ketidaksempurnaan ataukerosakan yang mungkin berlaku dalam masa Tempoh TanggunganKecacatan.• Mengemukakan Bon Pelaksanaan iaitu 5% daripada harga kontrak asalsecara jaminan bank.• Kontraktor dikehendaki mengambil insurans bagi melindungi kerugianterhadap kerosakan harta dan tuntutan pampasan oleh mana-manapihak.• Kerja pembinaan hendaklah disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan.Sekiranya berlaku kelewatan kontraktor tersebut hendaklah memberinotis secara bertulis sebab kelewatan dan lanjutan masa bolehdibenarkan atas sebab yang munasabah atau sebaliknya notis kesalahanserta notis penamatan kontrak dikeluarkan.624

Pada pandangan Audit kesemua kontrak yang ditandatangani telahmengambil kira syarat yang boleh menjamin kepentingan Kerajaan.42.4.2.3. Pematuhan Kepada Syarat KontrakSemakan Audit mendapati pada umumnya syarat kontrak yang melibatkanpembinaan bangunan stor, pembekalan dan pemasangan kelengkapan danperalatan Sistem Stor Material Spesifik serta pemasangan kelengkapan sistemrak telah dipatuhi oleh kontraktor.42.4.2.4. Prestasi Stor Material Spesifika. Prestasi Aplikasi Sistemi. Semakan Audit mendapati kesemua 5 modul aplikasi sistem iaitu ModulStor Material Spesifik, Modul Daerah, Modul Pusat Kawalan, ModulPentadbiran dan Modul Logistik/KDN telah dibangunkan dan ditauliahkanoleh syarikat yang terlibat. Adalah didapati hanya 4 daripada modulberkenaan telah digunakan dalam pengurusan stor kecuali ModulLogistik/KDN. Bagaimanapun, adalah diperhatikan semasa pengauditandijalankan, fungsi modul berkenaan tidak dilaksanakan sepenuhnyadalam pengurusan stor. Prestasi modul yang dilaksanakan adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 354PRESTASI FUNGSI MODULMODUL FUNGSI DILAKSANAKAN FUNGSI TIDAK DILAKSANAKANMODUL SMSMODUL DAERAHMODUL PUSAT KAWALANMODUL PENTADBIRAN• Penerimaan Dan Pengeluaran Barang• Maklumat Perolehan• Stok Dan Melaksanakan PemindahanStok Antara Zon• Permintaan• Pesanan Dan Keluaran Barang• Penolakan Dan PenghantaranDaripada Stor Daerah• Meluluskan Pemindahan StokBarangan Antara Zon• Mengemaskinikan Maklumat IndukPengurusan Stok• Kawalan Kualiti• Pendaftaran Dan Penyelenggaraan Harta Modal• Menyediakan Slip Penambahan Barang UntukKelulusan• Pendaftaran Dan Penyelenggaraan Harta Modal• Pelupusan Dan Hapus Kira Barang• Menguruskan Slip Penambahan Barang• Dokumen Pembayaran• Pendaftaran Harta Modal• Menjalankan Pengauditan SistemMODUL LOGISTIK/KEMENTERIAN DALAMNEGERI• Menguruskan Pembayaran Kepada Pembekal• Kelulusan Perolehan• Pesanan Kerajaan• Maklumat Perolehan• Belanjawan• Kawalan Kualiti• Pelupusan Barang Dan Hapus Kira Barangii. Antara faktor yang menyebabkan modul tersebut tidak dilaksanakansepenuhnya adalah kerana anggota/kakitangan tidak diberi latihanmengenai semua fungsi modul berkenaan. Manakala Modul Logistik/KDN tidak dilaksanakan kerana sistem Stor Material Spesifik tidak dapatdihubungkaitkan dengan sistem e-perolehan yang telah dibangunkanuntuk menguruskan perolehan di semua agensi Kerajaan.Pada pandangan Audit, pihak pengurusan Stor Material Spesifik perlumemastikan semua kakitangan terlibat diberi latihan mengenai fungsi625

setiap modul supaya fungsi bersepadu pengurusan stor yang merangkumiproses perolehan, penyediaan, penerimaan, penyimpanan, pengeluaranbekalan pembayaran, penghantaran, perekodan dan perakaunan dapatdicapai.b. Kelulusan Permintaan Bekalan BaranganDengan pelaksanaan Stor Material Spesifik, setiap permintaan barangandaripada stor daerah dibuat kepada zon masing-masing dengan menggunakanBaucar Pesanan Dan Keluaran Bersama Barang-Barang Stor secara elektronik.Permintaan ini disemak oleh Pegawai Penyelia Zon berkenaan bagi tujuankelulusan pengeluaran barangan. Mengikut Surat Arahan Ketua PengarahJabatan Logistik (Stor Material Spesifik) bertarikh 1 Februari 2003, PegawaiPenyelia Zon dikehendaki meluluskan setiap permintaan daripada stor daerahdalam masa 48 jam daripada tarikh permintaan dibuat. Analisis Audit daripadasampel yang dipilih mendapati tempoh proses permintaan yang melebihi 48 jamadalah di Sabah (76.9%), Perak (65%) Pahang (62.8%), Kedah (60%), Johor(48.4%), Terengganu (Marin Kemaman) (38.8%) dan Selangor (13.7%).Perkara ini berlaku disebabkan kadar kelajuan talian sistem yang perlahan dankakitangan di zon yang ditugaskan bagi memproses Baucar Permintaan BarangbarangStor juga terlibat dalam aktiviti keseluruhan stor seperti mengangkat,menyusun dan menyemak stok secara fizikal serta membuat kerja pentadbiran.Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 355TEMPOH KELULUSAN PERMINTAAN BARANGANNEGERIBILANGANSAMPELDIAUDITBIL .SAMA/KURANG48 JAMTEMPOH MASA KELULUSANPERMINTAAN STOKPERATUSAN(%)BIL.LEBIH 48 JAMPERATUSAN(%)Sabah 108 25 23.1 83 76.9Perak 1,086 380 35 706 65Pahang 780 290 37.2 490 62.8Kedah 1,054 422 40 632 60Johor 1,019 526 51.6 493 48.4Terengganu (Marin Kemaman) 85 52 61.2 33 38.8Selangor 672 580 86.3 92 13.7Pada pandangan Audit, bagi membolehkan kelulusan terhadap sesuatupermohonan barangan diberi dalam tempoh yang telah ditetapkan danmatlamat Stor Material Spesifik dicapai, prestasi talian sistem perludipertingkatkan.c. Penerimaan BaranganStor daerah perlu mengemas kini maklumat pada Baucar Pesanan DanKeluaran Bersama Barang-Barang Stor dalam sistem Stor Material Spesifik bagisetiap penerimaan barangan daripada zon yang berkenaan. Arahan KetuaPenolong Pengarah Jabatan Logistik yang dikeluarkan pada bulan Disember2002 telah menetapkan bahawa maklumat tersebut perlu dikemas kini ke dalam626

sistem Stor Material Spesifik bagi setiap penerimaan barangan daripada zonberkenaan dalam masa 72 jam dari tarikh penerimaan barangan. Analisis Auditdi stor daerah mendapati pada umumnya, peraturan tersebut kurang dipatuhi.Perkara ini berlaku disebabkan oleh anggota yang bertanggungjawab terhadappengurusan stor daerah sering kali dipertanggungjawabkan untuk menjalankantugas polis dan ada juga anggota yang belum cekap menggunakan aplikasisistem. Kekurangan perkakasan dan talian serta capaian sistem yang seringkali terganggu juga menyebabkan aktiviti pengurusan Stor Material Spesifik didaerah kurang berkesan. Di samping itu, Jabatan Audit Negara juga tidak dapatmengesahkan sepenuhnya tempoh masa bagi mengemas kini penerimaanbarangan kerana ada dokumen yang tidak lengkap seperti senaraipembungkusan tidak diakui terima, tiada tarikh penerimaan dicatatkan danBaucar Pesanan tersebut tidak dikemaskinikan. Jadual berikut menunjukkantempoh masa kemas kini maklumat penerimaan stok di stor daerah yang dipilihdan bilangan kes di mana maklumat adalah tidak lengkap :-NEGERIJADUAL 356TEMPOH MASA KEMAS KINI MAKLUMAT PENERIMAAN BARANGANBAGI STOR DAERAH YANG DILAWATIBILANGANSAMPELDIAUDITTEMPOH MASA KEMAS KINIMAKLUMAT PENERIMAAN STOKSAMA/KURANG 72 JAMBIL.PERATUSAN(%)BIL.LEBIH 72 JAMPERATUSAN(%)BIL.MAKLUMATTIDAK LENGKAPPERATUSAN(%)Pahang 780 96 12.3 564 72.8 120 14.9Kedah 1,054 119 11.3 615 58.3 320 30.4Selangor 672 117 17.4 387 57.6 168 25Johor 1,019 140 13.7 555 54.5 324 31.8Perak 1,086 74 6.8 482 44.4 530 48.8Terengganu(MaritimKemaman)85 1 1.1 31 36.5 53 62.4Sabah 108 TA TA TA TA 108 100Nota : TA - Analisis Tidak Dapat DijalankanPada pandangan Audit, perkakasan sistem di stor daerah perlu ditambahuntuk memenuhi keperluannya. Pihak pengurusan Stor Material Spesifikjuga perlu mengenal pasti kakitangan khusus untuk pengendalian stor diperingkat daerah supaya tumpuan sepenuhnya dapat diberi kepada urusantersebut.d. Penghantaran BekalanPengurusan Stor Material Spesifik menekankan kepada pengedaran baranganterus dari stor zon di Shah Alam ke stor daerah dengan menggunakankenderaan Stor Material Spesifik. Mengikut peraturan yang ditetapkan, jadualpenghantaran barangan ke stor daerah perlu dibuat 2 kali pada setiap bulanmengikut zon seperti berikut :-• Minggu Pertama : Zon Selatan• Minggu Kedua : Zon Utara• Minggu Ketiga : Zon Timur• Minggu Keempat : Zon Tengah.627

Jadual penghantaran ini bertujuan untuk memastikan pengguna di stor daerahmendapat bekalan barangan yang diminta dalam tempoh masa yang diperlukan.Sehubungan itu, bilangan kenderaan yang mencukupi dan berkeadaan baikadalah perlu bagi memastikan matlamat penghantaran barangan ke stor daerahdilakukan dengan cekap dan berkesan. Bagaimanapun, semakan Auditmendapati penghantaran barangan ke stor daerah tidak dapat dilaksanakanmengikut tempoh yang ditetapkan disebabkan oleh kenderaan Stor MaterialSpesifik yang sedia ada tidak mencukupi untuk beroperasi secara berpusat.Mengikut perancangan asal, Stor Material Spesifik di Semenanjung Malaysiasepatutnya mempunyai 28 lori untuk beroperasi tetapi hanya 20 lori denganpelbagai berat muatan yang disediakan. Daripada 20 lori ini, hanya 18 lori yangboleh digunakan. Kenderaan ini perlu mengedarkan barangan kepada 148 stordaerah di Semenanjung Malaysia. Selain itu, lawatan Audit ke Stor MaterialSpesifik Sabah mendapati ia tidak mempunyai kenderaan bagi mengedarkanbarangan ke stor daerah sungguhpun ia sepatutnya disediakan dengan 7 lori.Keadaan ini menyebabkan pihak stor daerah mengambil sendiri barangan yangdiperlukan.Pada pandangan Audit, pihak pengurusan Stor Material Spesifik perlumenyediakan kenderaan yang mencukupi dan berkeadaan baik bagimemastikan penghantaran barangan ke stor daerah dilaksanakan dengancekap dan berkesan.42.4.2.5. Kelengkapan Dan Peralatan SistemSemakan Audit mendapati kelengkapan dan peralatan utama yang digunakanuntuk melaksanakan sistem aplikasi Stor Material Spesifik adalah sepertiberikut:-a. Perkakasani. Database/Application ServerDua unit Database/Application Server telah ditempatkan di bilik komputerKompleks Stor Material Spesifik PDRM Shah Alam yang berfungsi sebagaiback up server dan online server bagi melayan semua pengguna sistemStor Material Spesifik. Satu unit Database/Application Server telahditempatkan di Kota Kinabalu bagi melayan semua pengguna di Sabah danSarawak dan juga bertindak sebagai penghubung antara SemenanjungMalaysia dengan Sabah dan Sarawak.ii. Komputer Peribadi Dan Pencetak Dot MatrikSeperti mana yang dinyatakan di perenggan 42.4.1.3(b), pihak pengurusanStor Material Spesifik tidak menetapkan norma mengenai cara pengagihankelengkapan dan peralatan. Sejumlah 349 unit komputer peribadi danpencetak dot matrik telah dibekalkan dan diagihkan berdasarkansekurangnya satu komputer peribadi dan pencetak bagi pengurusan stor disetiap stor daerah seperti berikut :-628

• Kementerian Dalam Negeri – 4 Unit• Jabatan Logistik Bukit Aman – 6 Unit• Kompleks Stor Material Spesifik PDRM, Shah Alam – 82 Unit• Kompleks SMS Zon Sabah (Kota Kinabalu) –15 Unit• Kompleks Mini Zon Sandakan –10 Unit• Kompleks SMS Zon Sarawak (Kuching) – 20 Unit• Kompleks Mini Zon Miri –12 Unit• Stor Daerah Zon Utara – 44 Unit• Stor Daerah Zon Tengah – 36 Unit• Stor Daerah Zon Selatan – 28 Unit• Stor Daerah Zon Timur – 28 Unit• Stor Daerah Zon Sabah – 29 Unit• Stor Daerah Zon Sarawak – 35 Unit.Semakan Audit mendapati bilangan komputer dan pencetak tersebut tidakmemenuhi keperluan 438 komputer dan pencetak sebagaimana yangdirancang. Semakan Audit selanjutnya mendapati satu komputer peribadidan pencetak bagi setiap daerah adalah tidak mencukupi kerana aktiviti storyang perlu dilaksanakan adalah luas iaitu meliputi pengendalian urusanpermintaan pengguna, pesanan dan keluaran barangan, pendaftaran danpenyenggaraan harta modal dan pelupusan barang. Adalah didapati jugakomputer yang digunakan di stor daerah sering kali mengalami kerosakanyang mengganggu proses kerja pengurusan stor.Pada pandangan Audit, untuk melicinkan pengurusan stor,kelengkapan dan peralatan bagi sistem Stor Material Spesifik yangdibekalkan di stor daerah perlu ditambah terutamanya stor daerahyang ditempatkan di Ibu Pejabat Polis Kontinjen di mana iamenguruskan hampir kesemua 10 jenis barangan.b. Pencetak BarisSebuah pencetak baris (Line Matrix Printer) telah dibekal dan ditempatkan dibilik Teknologi Maklumat Stor Material Spesifik Shah Alam. Ia berfungsi untukmencetak segala aktiviti transaksi yang telah dijalankan terhadap sistem aplikasidan menjana audit trail dan audit log bagi sistem. Semakan Audit mendapatipencetak baris tersebut telah digunakan dengan baik.c. Peralatan Kod Pengenalan (Barcode)Pihak Stor Material Spesifik telah memperolehi peralatan dan consumable itemsbagi melaksanakan sistem kod pengenalan pada tahun 1999 dan 2000 bernilaiRM1.04 juta. Semakan Audit mendapati sistem kod tersebut masih belumdilaksanakan kerana terdapat beberapa masalah teknikal. Peralatan yangmasih belum digunakan adalah seperti berikut :-629

JADUAL 357PERALATAN KOD PENGENALANPERALATAN UNIT NILAI (RM)Keyboard Bar Code Scanner 36 54,040Desktop Bar Code Printer 22 124,720Portable Bar Code Terminal 20 199,412Portable Bar Code Printer 20 113,604Bar Code Label Sticker 5,200 Rolls 162,412Bar Code Thermal Transfer Ribbon 1,100 Rolls 69,636Access Point Transceiver 38 296,764Accessories for Portable Bar Code Terminal 20 10,691Accessories for Portable Printer 20 12,038JUMLAH 1,043,317Sumber : Kementerian Dalam Negerid. Mesin Pengimbas DokumenPihak Stor Material Spesifik telah memperolehi 4 unit mesin pengimbasdokumen pada tahun 1999 bernilai RM90,384. Mesin ini adalah bagipengimbasan ke atas dokumen spesifikasi barangan, kontrak perolehan,certificate of origin dan sebagainya. Mesin pengimbas dokumen berkenaan telahdiagihkan kepada Kompleks Stor Material Spesifik PDRM Shah Alam,Cawangan Perolehan Teknikal Jabatan Logistik Bukit Aman, CawanganPerolehan Am Jabatan Logistik Bukit Aman dan Kementerian Dalam Negeri.Semakan Audit mendapati mesin tersebut tidak digunakan kerana modulLogistik/ KDN masih belum diintegrasikan dengan e-perolehan. Padapandangan Audit, pihak pengurusan Stor Material Spesifik hendaklahmenggunakan peralatan yang telah dibeli bagi mengelakkan pembaziran.e. Rangkaian Dan Komunikasi SistemSistem Aplikasi Stor Material Spesifik telah dibangunkan berdasarkan kepadakonsep Client Server Architecture. Perisian yang digunakan ialah Borland DelphiVersion 3 untuk ‘front-end application dan Informix Version 7.x untuk ‘back-end’database engine. Rangkaian hubung kait sistem ke stor daerah di seluruhnegara menggunakan perkhidmatan Corporate Informations Superhighway(COINS) yang dibekalkan oleh Syarikat Telekom Malaysia. Satu aplikasi sistemyang menghubungkaitkan antara stor daerah dengan zon secara langganantalian telah diwujudkan. Talian ini adalah bagi tujuan komunikasi data secaraelektronik ke semua stor daerah. Pengurusan stor telah menggunakan 2 kaedahbagi capaian antara stor daerah dengan zon iaitu secara dial-up dan local areanetwork (LAN). Sejumlah 65 talian dial-up dan 147 talian LAN telah diwujudkandi semua stor daerah. Semakan Audit terhadap stor daerah yang dipilihmendapati 12 talian yang dibekalkan beroperasi dengan cekap manakala 26talian tidak beroperasi dengan cekap dan berkesan kerana penggunamenghadapi masalah slow response time bagi capaian ke sistem dan 4 taliantidak beroperasi disebabkan masalah kerosakan komputer dan perisian tidakberfungsi. Stor daerah yang menghadapi masalah sistem tidak dapatmelaksanakan pengurusan stor secara elektronik. Butiran prestasi capaiantalian sistem adalah seperti di jadual berikut :-630

JADUAL 358PRESTASI CAPAIAN TALIAN STOR MATERIAL SPESIFIKNEGERIJENISTALIANBILANGANSTOR DAERAHYANGDILAWATIMEMUASKANPRESTASI CAPAIAN TALIANTIDAKMEMUASKANTIDAKOPERASICATATANPerakDail UpLAN544311--PahangDail UpLAN34--34--Terengganu(Marin Kemaman)Dail UpLAN-1---1--JohorDail UpLAN3411131-KomputerRosakKedahDail UpLAN15-114--SabahDail UpLAN141--3-1Perisian TidakBerfungsiSelangorDail UpLAN431-31-2KomputerRosakJUMLAHDail UpLAN17257591713Pada pandangan Audit, bagi menambah nilai kepada pengurusan StorMaterial Spesifik, pihak PDRM perlu menggunakan aplikasi teknologi Webuntuk membolehkannya mendapat kawalan dan capaian yang lebih baik.42.4.2.6. Pegangan StokStor daerah telah berfungsi sebagai stor transit bagi menyimpan sementarabarangan yang dibekalkan sebelum diagihkan kepada pengguna mulai tahun2001. Mengikut peraturan, stor daerah dibenarkan menyimpan stok selama 14hari daripada tarikh penerimaan stok. Daripada stor daerah yang dilawati, ada diantaranya yang menyimpan stok berlebihan. Pada pandangan Audit, stordaerah yang berperanan sebagai stor transit perlu mengenal pastibarangan yang sebenarnya diperlukan supaya bekalan yang diterimadapat terus diagihkan kepada pengguna.42.4.2.7. Bangunan Stora. Kompleks Stor Material Spesifik bertempat di Shah Alam, Selangor telahberoperasi pada tahun 1999. Kompleks ini menempatkan bangunan stormengikut zon yang mengandungi Tengah, Utara, Selatan dan Timur.Manakala Zon Sabah, Sarawak, Sandakan dan Miri masing-masingmempunyai bangunan sendiri di Sabah dan Sarawak. Setiap zon inimenguruskan 10 jenis barangan iaitu pakaian; alat tulis; senjata; peralatanam; komunikasi; fotografi; teknologi maklumat; alat ganti jentera; alat gantimarin dan alat ganti unit udara.b. Semakan Audit di bangunan stor zon di Kompleks Stor Material Spesifik,Shah Alam dan bangunan Stor Material Spesifik, Sabah mendapati ruangyang disediakan adalah terhad untuk menempatkan barangan yangdibekalkan. Keadaan di stor juga panas dan kakitangan yang bertugas distor sukar memberi tumpuan kepada tugas mereka terutama pada waktupetang. Berhubung dengan keselamatan bangunan stor, adalah diperhatikanbangunan stor telah dibina dengan pagar keselamatan dan ada 3 menara631

kawalan yang diletakkan di setiap penjuru bangunan stor serta mempunyaipondok kawalan di pintu masuk utama. Bangunan juga dilengkapi denganalat pemadam api yang telah ditempatkan di semua rumah stor. Gambarberikut menunjukkan keadaan bangunan stor di kedua Kompleks tersebut :-RUANG STOR YANG TERHAD DI BANGUNAN STOR KOMPLEKS STOR MATERIALSPESIFIK, SHAH ALAM.BARANGAN DILETAKKAN DI LUAR BANGUNAN STORDAN TIDAK DISUSUN MENGIKUT BAHAGIANGAMBAR 127 GAMBAR 128Bekalan Di Bahagian PenerimaanBekalan Di Rumah ZonBARANG DISUSUN MENGIKUT ‘LINE ITEM’GAMBAR 129 GAMBAR 130Stor Alat Ganti Unit UdaraStor Alat Ganti JenteraRUANG STOR YANG TERHAD DI STOR MATERIAL SPESIFIK SABAHGAMBAR 131 GAMBAR 132632

GAMBAR 133 GAMBAR 134Alat Ganti Jentera Disusun Mengikut ‘Line Item’Pada pandangan Audit, keadaan stor secara keseluruhannya didapatibersih, barangan disimpan dengan teratur dan mengikut lokasi rak yangditetapkan.42.4.2.8. Perubahan Struktur Pengurusan Stor Material SpesifikMulai bulan April 2004, struktur pengurusan Stor Material Spesifik di seluruhnegara telah diubahsuai mengikut bahagian barangan dan tidak lagi mengikutzon. Bahagian stor yang telah diwujudkan adalah seperti berikut :-• Bahagian 1 - Stor Pakaian• Bahagian 2 - Stor Peralatan Am• Bahagian 3 - Stor Alat Tulis• Bahagian 4 - Stor Alat Ganti Jentera• Bahagian 5 - Stor Senjata• Bahagian 6 - Stor Alat Komunikasi• Bahagian 7 - Stor Alat Ganti Marin• Bahagian 8 - Stor Teknologi Maklumat• Bahagian 9 - Stor Fotografi• Bahagian 10 - Stor Alat Ganti Unit Udara.Pada pandangan Audit, pihak PDRM patut mewujudkan Stor MaterialSpesifik bagi zon di lokasi seperti mana yang telah dirancang. Inimembolehkan stor daerah di negeri mendapatkan barangan dengan lebihcepat memandangkan lokasi Stor Material Spesifik di setiap zon adalahberdekatan dengan stor daerah berkenaan berbanding dengan lokasi storyang dipusatkan di Shah Alam.42.4.2.9. Kawalan Dalaman Terhadap Sistem BerkomputerSemakan Audit terhadap kawalan am meliputi kawalan fizikal, kawalanpersekitaran, kawalan capaian, impak ke atas sistem dan pengurusan pelanpemulihan bencana mendapati perkara berikut :-633

a. Lantai di mana server dan bilik peralatan percetakan ditempatkan adalahlebih tinggi (raised floor) dari lantai ruang yang lain. Ini telah memenuhistandard yang ditetapkan dalam Garis Panduan Pengurusan KeselamatanICT Sektor Awam (MyMIS) oleh Unit Pemodenan Tadbiran Awam Malaysia(MAMPU). Bagaimanapun, adalah diperhatikan tiada bilik khusus disediakanbagi penempatan server dan peralatan percetakan berkenaan. Padapandangan Audit, bagi melindungi server tersebut, ia hendaklahditempatkan di sebuah bilik khusus dan berhawa dingin.b. Pergerakan keluar/masuk pihak yang tidak berkenaan ke bilik TeknologiMaklumat tidak dikawal. Ciri keselamatan seperti daftar keluar/masuk,thumb reader atau swipe card juga tidak disediakan.c. Semakan Audit mendapati bilik Teknologi Maklumat telah dilengkapi dengansistem water sprinkler, alat pemadam api dan hos air. Bagaimanapun,kemudahan seperti alat pengesan asap, alat pengukur suhu dan pengukurkelembapan tidak disediakan. Pada pandangan Audit, penggunaan watersprinkler bagi sistem pencegahan kebakaran dalam bilik server adalahtidak sesuai kerana ia akan merosakkan server dan peralatankomputer. Adalah dicadangkan agar sistem pencegahan kebakaranyang lebih sesuai seperti Karbon Dioksida digunakan.d. Bagi memastikan keselamatan sistem dan peralatan komputer terjamin, 2unit Uninterrupted Power Supply (UPS) telah disediakan. UPS berkenaanberkemampuan untuk menyimpan bekalan elektrik selama 30 minit bagimembolehkan proses penutupan server dan peralatan komputer yang laindibuat secara teratur sekiranya berlaku gangguan bekalan elektrik.e. Prosedur pengurusan ID Pengguna secara sistematik dan terkawal adalahpenting bagi menentukan hanya pegawai yang dibenarkan boleh mengaksessistem. Semakan Audit mendapati pihak pentadbir sistem telahmenyediakan prosedur bertulis yang menetapkan setiap permohonan IDPengguna daripada stor daerah mestilah disahkan oleh Ketua JabatanLogistik Kontinjen atau Ketua Bahagian Logistik Daerah. Selain itu, pihakpentadbir sistem telah menggantung ID Pengguna bagi kakitangan yangtelah bersara, bercuti panjang atau bertukar cawangan. Tindakan ini adalahbagi memastikan ID Pengguna tersebut tidak disalahgunakan oleh pegawailain.f. Bagi menapis segala transaksi data yang tidak sah dan melindungi sistemdaripada dicerobohi oleh pihak yang tidak bertanggungjawab, pihakpengurusan Stor Material Spesifik telah menyediakan Firewall dan IntrusionDetecting System.g. Dengan pelaksanaan jejak audit, sebarang cubaan akses atau operasi yangdilakukan secara tidak sah dapat dikesan. Semakan Audit mendapati pihakpengurusan Stor Material Spesifik telah melaksanakan jejak audit melalui634

semakan terhadap keseluruhan transaksi pengurusan stor. Jejak Audit inimeliputi penyediaan Pesanan Kerajaan, Baucar Akuan Penerimaan Barang,Kad Kawalan Stok Zon, Kad Kawalan Stok Daerah dan pengagihan bekalankepada pengguna melalui proses Permintaan Baucar Pengeluaran Bersatu/Permintaan Bagi Ganti Barang.h. Bagi memastikan operasi berterusan dan melindungi data semasaberlakunya bencana, back-up harian, mingguan dan bulanan terhadapaplikasi dan sistem perlu dibuat. Semakan Audit mendapati pihakpengurusan Stor Material Spesifik telah menyediakan 2 salinan kartrij backup data bulanan untuk disimpan di Stor Material Spesifik Shah Alam,Selangor dan di Ibu Pejabat Polis Bukit Aman.i. Pihak pengurusan Stor Material Spesifik telah menyediakan kemudahanMeja Bantuan bagi memberi bantuan segera kepada pengguna terhadapmasalah dan kerosakan berkaitan aplikasi sistem dan perkakasan komputer.Kemudahan ini membolehkan tindakan pembaikan segera diambil bagisebarang masalah yang berlaku.j. Semakan Audit selanjutnya mendapati pihak pengurusan Stor MaterialSpesifik tidak menyediakan sebarang Pelan Pemulihan Bencana bagikemungkinan yang berlaku.Pada pandangan Audit, kawalan dalaman pada umumnya adalahmemuaskan. Bagaimanapun, Disaster Recovery Plan perlu dilaksanakansegera bagi memastikan keselamatan data dan kelancaran penggunaansistem terjamin.42.4.2.10. Guna Tenaga Dan Latihana. Kedudukan Perjawatani. Semakan Audit mendapati kedudukan keseluruhan perjawatan StorMaterial Spesifik masih berpandukan kepada perjawatan Pusat BekalanPolis yang diluluskan pada tahun 1981. Daripada 252 jawatan pegawaidan anggota polis pelbagai Gred yang diluluskan, hanya 205 (81.3%)jawatan tersebut telah diisi. Di samping itu, 76 (67.3 %) jawatankakitangan awam pelbagai Gred telah diisi daripada 113 jawatan yangdiluluskan. Penstrukturan perjawatan Stor Material Spesifik masih dalampertimbangan pihak pengurusan PDRM. Kedudukan perjawatan StorMaterial Spesifik di Ibu Pejabat pada tahun 2003 adalah seperti diJadual 359.ii. Lawatan Audit ke stor daerah yang dipilih mendapati pada umumnyaperjawatan di stor daerah adalah tidak lengkap dan tidak kemas kini.Jabatan Audit Negara tidak dapat mengesahkan bilangan pegawai dananggota polis yang ditugaskan untuk menguruskan aktiviti stor di stordaerah.635

JADUAL 359KEDUDUKAN PERJAWATAN STOR MATERIAL SPESIFIKBAGI PEGAWAI/ANGGOTA POLIS DAN KAKITANGAN AWAMJAWATANGREDPERJAWATANDILULUSKAN DIISI % DIISIPenolong Pesuruhjaya Polis (ACP) Y22 1 1 100Timbalan Penguasa Polis (DSP) Y18 3 3 100Penolong Penguasa Polis (ASP) Y16 7 6 85.7Inspektor Y14/12 11 7 63.6Sub Inspektor Y10 2 1 50Sarjan Mejar Y8 3 2 66.7Sarjan Y6 11 15 136.4Koperal Y4 31 27 87.1Konstabel Y1 70 86 122.8Konstabel Tambahan YT1 113 57 50.4JUMLAH PERJAWATAN POLIS 252 205 81.3Pembantu Tadbir N22/17 79 59 74.7Perekod N17 1 1 100OMPD F14/11 12 10 83.3Lain-lain Kakitangan Pelbagai 21 6 28.6JUMLAH PERJAWATAN AWAM 113 76 67.3JUMLAH KESELURUHAN 365 281 77b. Program LatihanSumber: SMS PDRMSemakan Audit mendapati bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 51latihan telah dilaksanakan untuk seramai 1,538 anggota dan kakitangan yangterlibat secara langsung dalam penggunaan aplikasi sistem Stor MaterialSpesifik. Latihan yang dilaksanakan meliputi aplikasi Modul Logistik/KDN,Modul Daerah dan Modul SMS. Bagaimanapun, adalah diperhatikan kakitangandan pegawai/anggota polis yang bertanggungjawab terhadap pengurusan stormasih kurang cekap dalam menggunakan aplikasi sistem SMS kerana merekatidak diberi latihan mengenai pelaksanaan semua fungsi sistem.Pada pandangan Audit, cadangan penstrukturan semula perjawatan StorMaterial Spesifik perlu diberikan keutamaan bagi memastikan pengurusanStor Material Spesifik dilaksanakan dengan berkesan. Perjawatankakitangan awam perlu ditambah bagi memastikan pengurusan storberjalan dengan sempurna memandangkan pegawai/anggota polis yangmenjalankan tugas pengurusan stor sering kali terlibat dengan tugas polis.Stor daerah juga perlu menetapkan perjawatan berdasarkan kepadabahagian stok yang ada di stor daerah. Berhubung dengan programlatihan, pihak pengurusan Stor Material Spesifik hendaklah memberikanlatihan yang meliputi semua aspek mengenai sistem Stor Material Spesifikdan secara berterusan supaya kakitangan/anggota yang melaksanakantugas menjadi lebih cekap.42.4.2.11. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Walaupun PDRM telah memohon peruntukan berjumlah RM253.58 jutauntuk mewujudkan pengurusan stor secara Pusat Pengedaran Wilayah,636

Kerajaan hanya meluluskan peruntukan berjumlah RM45.50 juta di bawahRancangan Malaysia Ke Tujuh (RMK-7) dan RM0.84 juta di bawahRancangan Malaysia Ke Lapan (RMK-8). Analisis perbelanjaanmenunjukkan PDRM telah membelanjakan sebanyak 74.7% di bawah RMK-7 dan 111.9% di bawah RMK-8 untuk pembinaan dan penyediaaninfrastruktur stor Kompleks Stor Material Spesifik Shah Alam. Butirannyaadalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 360PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN PEMBINAAN DAN PENYEDIAANINFRASTRUKTUR KOMPLEKS STOR MATERIAL SPESIFIK SHAH ALAMRANCANGANMALAYSIA (RMK)PERUNTUKAN(RM Juta)PERBELANJAAN(RM Juta)PERATUSPERBELANJAANRMK-7 45.50 34.01 74.7RMK-8 0.84 0.94 111.9Sumber : Stor Material Spesifik PDR M / KDN / Perbendaharaanb. PDRM juga telah memperolehi peruntukan daripada KementerianKewangan di bawah Program Peningkatan Pengurusan Aset Dan StorKerajaan Pelbagai Kementerian/Jabatan berjumlah RM14.59 juta di bawahRMK-7 dan RM11.18 juta di bawah RMK-8. Peruntukan tersebut telahdibelanjakan untuk pembinaan dan penyediaan infrastruktur Stor MaterialSpesifik Sarawak, Sabah, Sandakan dan Miri serta perolehan perkakasansistem Stor Material Spesifik di seluruh negara.Pada pandangan Audit, Agensi Pusat perlu memberi pertimbangansewajarnya mengenai permohonan peruntukan PDRM untuk melaksanakanpengurusan stor mengikut pendekatan yang dirancang iaitu secara PusatPengedaran Wilayah.42.4.2.12. Penyelenggaraan Rekoda. Perintah Tetap Ketua Polis Negara Bahagian C101 Perenggan 33menetapkan bahawa setiap keluaran dan penerimaan barang di peringkatpusat bekalan dicatat di dalam Kad Stok Kew. 300 J1 dan J2 yangdigunakan di peringkat Pusat Bekalan Polis dan Kew. 300 J3 dan J4 diperingkat Unit Kiraan Sendiri dan Unit Kiraan Kecil. Semakan Auditmendapati setiap zon telah mengemas kini setiap pergerakan stok di dalamKad Stok Kew. 300 J1. Bagaimanapun di peringkat stor daerah, penggunaanKew. 300 J3 masih belum dilaksanakan sepenuhnya.b. Tatacara Pengurusan Stor Perenggan 29 menetapkan senaraipembungkusan dan senarai pilih hendaklah disediakan oleh BahagianPembungkusan dan Penghantaran dalam 3 salinan. Namun begitu, adalahdiperhatikan 4 salinan senarai pembungkusan dan senarai pilih telahdisediakan oleh zon iaitu salinan asal untuk simpanan zon, salinan keduadisimpan oleh Bahagian Pembungkusan, salinan ketiga disimpan di stordaerah dan salinan keempat yang telah diakui terima oleh stor daerahdikembalikan ke zon untuk difailkan. Semakan Audit selanjutnya mendapatisungguhpun penyediaan kedua senarai itu tidak mengikut kehendak637

Tatacara Pengurusan Stor (TPS), namun senarai pembungkusan dansenarai pilih itu telah dikeluarkan bersama dengan barangan sebagai manayang ditetapkan dalam TPS.c. Semua stor daerah yang dilawati kecuali Ibu Pejabat Kontinjen Johor danBatalion 7, Pasukan Gerakan Am Kuantan, Pahang tidak menyelenggaraBuku Daftar Laporan Kerosakan Komputer. Buku Daftar tersebut perludisediakan bagi memastikan setiap aduan kerosakan diambil tindakan.d. Buku Daftar Permintaan dan Penerimaan Bekalan yang diguna pakai di stordaerah yang dilawati tidak mengikut format yang seragam dan tidak kemaskini.e. Semua stor daerah yang dilawati kecuali Ibu Pejabat Daerah Kuala Muda,Kedah tidak menyediakan Borang Penambahan ‘C’ (Permintaan BaucarPengeluaran Bersatu) secara elektronik. Keadaan ini menyebabkan bakistok pada Kad Kawalan Stok berbeza berbanding dengan baki fizikal.Keseluruhan stor daerah masih menggunakan Borang Penambahan Csecara manual. Selain itu, adalah didapati juga Borang Penambahan C bagiIbu Pejabat Daerah Batu Pahat, Johor, Ibu Pejabat Kontinjen Selangor, IbuPejabat Daerah Padang Terap, Ibu Pejabat Daerah Kubang Pasu dan IbuPejabat Daerah Kota Setar, Kedah tidak dikemaskinikan.Pada pandangan Audit, pihak pengurusan Stor Material Spesifik perlumemastikan semua dokumen yang berkaitan dengan pengurusan stordikemaskinikan secara elektronik.42.4.3. PEMANTAUANPemantauan adalah elemen pengurusan yang penting dan sekiranya dilaksanakansecara berkesan pihak pengurusan dapat mengenal pasti kelemahan dan masalahpada peringkat awal dan seterusnya mengambil tindakan serta-merta untukmenyelesaikannya. Semakan Audit mendapati pihak pengurusan Stor MaterialSpesifik telah mengadakan taklimat pagi di peringkat Ibu Pejabat setiap hari padatahun 2001, 2002 dan 2003. Taklimat ini untuk membincang, melapor dan menilaiprestasi aktiviti pengurusan Stor Material Spesifik yang merangkumi aspekperolehan, penerimaan, penyimpanan, permintaan, pengeluaran, penghantaranbekalan, kawalan kualiti stok, pembangunan sistem Stor Material Spesifik danperwujudan serta semakan nombor bokeb stok. Manakala di peringkat daerah,pemantauan dibuat melalui mesyuarat mingguan yang dipengerusikan oleh KetuaJabatan Logistik (di peringkat negeri) atau Ketua Bahagian Logistik Daerah (diperingkat daerah).Pada pandangan Audit, pemantauan yang baik telah dilaksanakan di peringkatIbu Pejabat Stor Material Spesifik. Namun demikian, Pegawai Penyelia Zonperlu membuat lawatan ke stor daerah masing-masing untuk menilaikeberkesanan pelaksanaan stor daerah. Di samping itu, pemantauan diperingkat stor daerah perlu dipertingkatkan untuk memastikan perwujudanstor daerah mencapai objektif yang ditetapkan.638

42.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT42.5.1. Pada umumnya, PDRM telah membuat perancangan yang baik untukmeningkatkan pengurusan stor dan aset Kerajaan. Bagaimanapun, pihak PDRMperlu memperbaiki beberapa kelemahan dalam pelaksanaannya iaitu:a. Penstrukturan semula organisasi dan perjawatan Stor Material Spesifik perludiberikan keutamaan.b. Melaksanakan kesemua modul aplikasi sistem bagi membolehkankeseluruhan pengurusan stor beroperasi secara elektronik.c. Mengatur program latihan yang berterusan supaya pegawai yangmelaksanakan tugas akan lebih mahir dan cekap untuk menggunakankesemua fungsi yang terdapat dalam sistem.d. Pertambahan peralatan sistem dan meningkatkan kawalan dan capaiansistem dengan penggunaan teknologi Web.42.5.2. Adalah disyorkan PDRM mempertimbangkan semula untuk mewujudkanStor Material Spesifik bagi zon di lokasi seperti mana yang dirancang bagimemudahkan stor daerah di negeri mendapatkan bekalan dengan lebih efisien.639

KEMENTERIAN PEMBANGUNAN USAHAWANDAN KOPERASI43. LEMBAGA PELESENAN KENDERAAN PERDAGANGAN (*)- AKTIVITI PELESENAN KENDERAAN PERDAGANGAN/PENGANGKUTAN AWAM43.1. LATAR BELAKANG43.1.1. Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan (LPKP) yang merupakansalah satu Bahagian di bawah Kementerian Pembangunan Usahawan telahditubuhkan di bawah Seksyen 6 Akta Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan1987 (Akta 334). Tujuan penubuhan LPKP adalah untuk menguruskan pelesenandan mengawal selia kenderaan perdagangan.43.1.2. Bagi melaksanakan fungsinya, Lembaga telah menetapkan antaranyauntuk menentukan supaya kenderaan perdagangan memenuhi keperluan sertamemberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan mengikut keadaan perkembangansemasa. Bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 130,606 lesen telahdiproses termasuk pengeluaran lesen baru, pembaharuan lesen dan ubah syaratlesen.43.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan aktivitipelesenan kenderaan perdagangan dilaksanakan dengan teratur, cekap dan selarasdengan objektif yang ditetapkan.43.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANSemakan Audit dibuat terhadap rekod, fail dan dokumen berkaitan dengan aktivitipelesenan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 di Ibu Pejabat LPKP dan PejabatLPKP Wilayah Utara di Kedah, Pejabat LPKP Wilayah Tengah di Wilayah PersekutuanKuala Lumpur, Pejabat LPKP Wilayah Selatan di Muar, Johor dan Pejabat LPKPWilayah Timur di Terengganu. Di samping Kementerian Pembangunan Usahawan,lawatan juga dibuat di Jabatan Pengangkutan Jalan dan Polis DiRaja Malaysia yangterlibat secara langsung dengan aktiviti penguatkuasaan LPKP. Tujuannya adalahuntuk mendapatkan maklum balas mengenai aktiviti penguatkuasaan yang berkaitan.Analisis juga telah dijalankan terhadap maklum balas yang diterima daripada soalselidik yang dikemukakan kepada pegawai LPKP, pelesen dan orang awam.43.4. PENEMUAN AUDIT43.4.1. PERANCANGAN43.4.1.1. Struktur Organisasia. Bagi melaksanakan aktiviti pelesenan ini, Kementerian telah menubuhkan 3Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan iaitu LPKP SemenanjungMalaysia, LPKP Sabah dan LPKP Sarawak. Seksyen 4 Akta LembagaNota (*) : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Pembangunan Usahawan640

Pelesenan Kenderaan Perdagangan 1987 menetapkan bahawa setiapLembaga hendaklah terdiri daripada 11 anggota yang dilantik oleh Menteri.Keanggotaan Lembaga tersebut adalah seperti berikut :• Pengerusi,• Timbalan Pengerusi,• Wakil Kementerian Pengangkutan,• Wakil Kementerian Pembangunan Usahawan sebagai Setiausaha LPKP.• Wakil Jabatan Pengangkutan Jalan serta 6 orang ahli yang dilantikdaripada kalangan mereka yang mempunyai kepakaran dalam bidangpengangkutan.b. Aktiviti pelesenan bagi Sabah dan Sarawak diuruskan oleh Lembagamasing-masing di mana ahli Lembaga juga perlu dilantik oleh MenteriPembangunan Usahawan.c. Dari segi pentadbiran seperti penyediaan belanjawan dan pengurusankakitangan, Ibu Pejabat LPKP Semenanjung Malaysia mengawal seliaaktiviti kesemua 4 Pejabat Wilayah di Semenanjung Malaysia manakalaLPKP Sabah dan LPKP Sarawak dikawal selia oleh Kementerian. StrukturLPKP Semenanjung Malaysia terdiri daripada 4 unit utama iaitu Unit Dasardan Pembangunan Usahawan, Unit Pelesenan, Unit Penguatkuasa danPentadbiran serta Unit Rayuan. Fungsi setiap unit adalah seperti berikut : -i. Unit Dasar Dan Pembangunan UsahawanBertanggungjawab dalam menentukan dasar berhubung pengangkutanawam dan kenderaan perdagangan serta penglibatan usahawan dalamaktiviti pengangkutan.ii. Unit PelesenanBertanggungjawab melaksanakan semua aktiviti pelesenan sepertimemproses permohonan lesen baru, memproses pembaharuan lesen danmemproses ubah syarat lesen.iii. Unit Penguatkuasa Dan PentadbiranBertanggungjawab menguatkuasakan Akta Lembaga Pelesenan KenderaanPerdagangan 1987. Antara lain, Unit ini bertanggungjawab untukmenjalankan siasatan, menawarkan kompaun, menggantung dan menarikbalik lesen daripada pemegangnya yang melakukan kesalahan. Ia jugabertanggungjawab dalam menentukan bahawa segala aktiviti LPKP dapatdiuruskan dengan berkesan bagi mencapai objektif Lembaga.iv. Unit RayuanBertanggungjawab mengendalikan rayuan yang diterima daripada pemohonuntuk dimajukan kepada Menteri Pembangunan Usahawan bagi sesuatukeputusan.641

d. Struktur organisasi LPKP Semenanjung Malaysia dan LPKP Wilayah adalahseperti di Carta 75 dan 76 berikut :-CARTA 75STRUKTUR ORGANISASI LPKP SEMENANJUNG MALAYSIAKETUA SETIAUSAHAKEMENTERIAN PEMBANGUNANUSAHAWAN(Gred JUSA A)SetiausahaLPKP(Gred M54)Ketua PenolongSetiausahaUnit Dasar DanPembangunan Usahawan(Gred M48)Ketua PenolongSetiausahaUnit Pelesenan(Gred M48)Ketua PenolongSetiausahaUnit PenguatkuasaDan Pentadbiran(Gred M48)Ketua PenolongSetiausahaUnit Rayuan(Gred M41)Ketua PenolongSetiausahaLPKP Wilayah Utara(Gred M48)Ketua PenolongSetiausahaLPKP Wilayah Tengah(Gred M48)Ketua PenolongSetiausahaLPKP Wilayah Selatan(Gred M48)Ketua PenolongSetiausahaLPKP Wilayah Timur(Gred M48)CARTA 76STRUKTUR ORGANISASI LPKP WILAYAHKetua PenolongSetiausahaLPKP Wilayah(Gred M48)UnitPermohonanLesen BaruUnitUbah SyaratLesenUnitMembaharuiLesenUnitPengurusanMaklumatUnitPenguatKuasaUnitPentadbiranDan KaunterPada pandangan Audit, LPKP mempunyai struktur organisasi yang jelas diperingkat Ibu Pejabat dan Pejabat LPKP Wilayah bagi membolehkannyamenjalankan fungsi yang telah ditetapkan.43.4.1.2. Undang-undang Dan Peraturana. Akta Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan 1987 menetapkan fungsidan bidang kuasa LPKP dalam aktiviti pelesenan kenderaan perdagangandan kenderaan pengangkutan awam. Ini termasuk menetapkan kadartambang, jadual perjalanan, bilangan penumpang, kawasan operasi, berat642

muatan, jenis barangan, perihal pengendalian dan tindakan yang bolehdiambil terhadap pelesen yang melanggar syarat lesen yang ditetapkan.Selain itu, LPKP juga perlu menerima pakai beberapa peruntukan sepertiberikut :-• Motor Vehicles (Commercial Transport) Rules, 1959Peruntukan berhubung dengan kadar bayaran bagi borang permohonan,bayaran pemprosesan, bayaran lesen dan bayaran lain yang berkaitan.• Road Transport Licensing Board (Commercial Vehicles) Rules, 1964Peruntukan berhubung dengan peraturan dan prosedur pelesenan yangperlu diikuti oleh LPKP.b. Berdasarkan Akta LPKP 1987, kaedah dan Minit Mesyuarat Lembagapada tahun 1987 telah menetapkan beberapa dasar, antaranya berkaitanperkara berikut :-• Perwakilan/penurunan kuasa Lembaga kepada Pengerusi, Setiausaha,Timbalan Setiausaha dan Ketua Penolong Setiausaha untuk memberikelulusan dan memutuskan kes penguatkuasaan serta ubah syaratlesen.• Kaedah perkhidmatan, syarat permohonan lesen dan keputusanLembaga.• Penubuhan Jawatankuasa Penyelarasan Dasar bagi tujuanpenyeragaman dasar pelesenan kenderaan perdagangan antara ketigaLPKP.• Keanggotaan Lembaga Pelesenan Kenderaan PerdaganganSemenanjung Malaysia terdiri daripada 11 anggota yang dilantik olehMenteri.• Kriteria yang seragam untuk meluluskan permohonan oleh Lembagatermasuk permohonan lesen baru bagi kenderaan pengangkutan awamteksi dan kereta sewa. Lembaga juga mempunyai kuasa untuk membuatkeputusan sama ada melulus, menolak, mengekal atau menangguhkansetiap permohonan.• Pengeluaran lesen yang seimbang antara negeri mengikut kuota yangditetapkan iaitu sebuah teksi bagi setiap 200 penduduk dan sebuahkereta sewa bagi setiap 400 penduduk.• Kadar tambang dan jadual perjalanan perkhidmatan pengangkutanawam.c. LPKP juga menetapkan masa yang perlu diambil untuk memprosespermohonan lesen dalam Piagam Pelanggannya seperti berikut :-• Permohonan lesen baru 90 hari bekerja.643

• Permohonan pembaharuan lesen 45 hari bekerja.• Permohonan ubah syarat lesen 30 hari bekerja.Pada pandangan Audit, LPKP mempunyai undang-undang dan peraturanyang membolehkan aktiviti pelesenan diurus dengan baik.43.4.1.3. Jenis Lesen Yang Dikeluarkana. LPKP mengeluarkan 2 jenis lesen seperti berikut:i. Lesen Kenderaan BaranganLesen Kenderaan Barangan terbahagi kepada 2 kelas iaitu Lesen PembawaA dan Lesen Pembawa C. Lesen Pembawa A dikeluarkan kepadakenderaan yang disewakan untuk membawa barangan. Manakala LesenPembawa C dikeluarkan kepada kenderaan yang membawa barangankepunyaan sendiri sahaja.ii. Lesen Kenderaan Pengangkutan AwamLPKP mengeluarkan 13 kelas Lesen Kenderaan Pengangkutan Awam yangterdiri daripada :-• Bas Berhenti-henti• Bas Catar (Chartered)• Bas Ekspres• Bas Mini• Bas Pekerja• Bas Pengantara (Shuttle)• Bas Sekolah• Bas Sementara• Kereta Sewa• Kereta Sewa dan Pandu (Sponco sahaja)• Teksi• Teksi Lapangan Terbang• Teksi Mewah.b. Setiap permohonan lesen perlu menggunakan borang yang telah ditetapkan.Pemohon dikehendaki membayar RM2 untuk borang tersebut dan RM10bagi bayaran proses. Sekiranya permohonan mereka diluluskan, pemohonjuga dikehendaki membayar RM50 untuk cetakan lesen dan RM20 setahunbagi bayaran lesen.43.4.1.4. Kriteria Kelayakana. Lesen Kenderaan Barangan kelas A dan C boleh dipohon oleh syarikat,koperasi dan individu yang telah menjalankan aktiviti perniagaan. Syarikat,koperasi dan individu juga boleh memohon Lesen Kenderaan PengangkutanAwam seperti bas, teksi dan kereta sewa. Bagaimanapun bagi permohonanlesen teksi dan kereta sewa oleh individu perlu mematuhi kriteria berikut :-644

• Pemandu yang telah memajak lesen teksi/kereta sewa dan telahmemandu teksi/kereta sewa bagi tempoh 5 tahun atau lebih.• Pemandu teksi/kereta sewa syarikat yang telah memandu sepenuh masabagi tempoh 5 tahun atau lebih.• Pesara Polis, pesara kakitangan awam dan bekas tentera yang berumurtidak melebihi 65 tahun.• Golongan belia berumur tidak melebihi 40 tahun.b. Permohonan lesen baru bagi kelas teksi/kereta sewa boleh dibuat sepanjangtahun. Mengikut Seksyen 16(2) Akta Lembaga Pelesenan KenderaanPerdagangan 1987, “seseorang boleh memegang 2 lesen atau lebih, samaada daripada kelas yang sama atau daripada kelas yang berlainan”. Tempohmaksimum setiap lesen adalah selama 7 tahun.43.4.1.5. Prosedur Permohonan, Penilaian Dan KelulusanLembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan telah menetapkan beberapasyarat yang perlu dipatuhi oleh pemohon/pengusaha semasa membuatpermohonan lesen baru, membaharui lesen dan memohon ubah syarat lesen.Dokumen sokongan yang perlu dikemukakan bersama borang permohonanmengikut kelas lesen yang dipohon adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 361DOKUMEN SOKONGAN BAGI PERMOHONAN LESEN BARUKATEGORI/KELAS LESENTeksiTeksiMewah/LapanganTerbangKereta SewaLesen Pembawa ALesen Pembawa CBas SekolahBas PekerjaBas Berhentihenti/Ekspres/Mini/PengantaraDOKUMEN YANG DIPERLUKANa b c d e f g h i j k l m n o p q r sPerseorangan / / / /Syarikat / / / / / / /Syarikat / / / / / /Perseorangan / / / / /Syarikat / / / / / /Perseorangan / / / / /Syarikat / / / / / / / /Perseorangan / / / / / /Syarikat / / / / / / / / /Perseorangan / / / / / / /Syarikat / / / / / / / / /Perseorangan / / / / / / / /Syarikat / / / / / / / / / /Syarikat / / / / / / / / /Nota:a. Salinan Kad Pengenalan (perseorangan)b. Lesen PSV (perseorangan)c. Daftar Perniagaan (Borang A, B & D, Memorandum Article of Association, Borang 49 dan 24,Pendaftaran Persatuan /Koperasi)d. Modal (Penyata Bank bagi 3 bulan terkini, simpanan, akaun kemudahan pinjaman bank, saham,suratan hak milik tanah dan lain-lain)e. Pengesahan / persetujuan Pihak Berkuasa Tempatanf. Borang J (Cukai Pendapatan)g. Kertas kerjah. Penyata Untung/Rugii. Pelan lokasij. Kawasan operasi yang diminta645

k. Peta laluan dan senarai jalan yang dilaluil. Jadual waktu / tambang bagi laluan (kecuali bas mini)m. Senarai nama murid sekolah (disahkan oleh Guru Besar / Persatuan Ibu Bapa dan Guru)n. Senarai nama pekerja (disahkan oleh syarikat / pertubuhan atau kontrak)o. Bukti kontrak/tawaran pengangkutan yang ditandatangani oleh pemberi kontrakp. Bukti kontrak kerja/tawaran kerja yang disahkan oleh pemberi kontrakq. Bukti sewa lori (resit, invois)r. Salinan lesen perniagaan (seperti PORLA, runcit, kilang, kontraktor dan lain-lain)s. Lesen kilang yang dikeluarkan oleh Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industria. Dokumen yang perlu disertakan untuk memperbaharui lesen teksi, keretasewa, lesen kelas A/C ialah salinan lesen, salinan pendaftaran perniagaan,salinan kad daftar kenderaan dan salinan cukai jalan. Bagi bas, jaduallaluan dan tambang juga perlu disertakan. Bagi perubahan syarat lesen,selain daripada salinan lesen, pemohon juga perlu menyertakan dokumenlain yang berkaitan dengan tujuan mengubah syarat lesen. Sebagai contoh,bagi permohonan untuk mengubah chasis/enjin kenderaan, alamat, hakmilik, nama dan mengganti kenderaan, salinan pendaftaran perniagaan jugaperlu disertakan.b. Semua permohonan lesen baru yang diterima akan disemak untukmenentukan kesempurnaannya sebelum didaftarkan dan maklumatpermohonan akan dimasukkan ke dalam Sistem Maklumat KenderaanPerdagangan (SIKAPv3). Selepas pemohon berjaya dalam temu duga yangdiadakan, permohonannya akan dibentangkan semasa Mesyuarat Lembaga.Mengikut Piagam Pelanggan LPKP, keputusan permohonan akandimaklumkan kepada pemohon berkenaan dalam tempoh 90 hari bekerjadaripada tarikh permohonan diterima oleh LPKP. Proses yang terlibat dalammenimbangkan permohonan lesen baru adalah seperti di Carta 77.c. Permohonan memperbaharui lesen dan mengubah syarat lesen akandisemak oleh Penolong Pegawai Tadbir sebelum dikemukakan kepadaPenolong Setiausaha/Ketua Penolong Setiausaha untuk keputusan. Hanyakes tertentu yang tidak dapat diputuskan oleh pihak berkenaan akandikemukakan kepada Lembaga untuk keputusan.Pada pandangan Audit, LPKP telah menyediakan prosedur kerja yanglengkap bagi membolehkannya melaksanakan fungsi dan tanggungjawabyang ditetapkan.43.4.1.6. Kaedah PenguatkuasaanPenguatkuasaan bertujuan untuk memastikan syarat dan peraturan pelesenandipatuhi oleh pemegang lesen selaras dengan kehendak Akta LembagaPelesenan Kenderaan Perdagangan 1987. Ia dijalankan oleh LPKP sendiri danjuga secara bersepadu dengan kerjasama Polis DiRaja Malaysia dan JabatanPengangkutan Jalan mengikut perancangan yang ditetapkan dan secara reaktifiaitu bergantung kepada penyiasatan terhadap aduan yang diterima. Setakat initumpuan penguatkuasaan hanya kepada kenderaan pengangkutan awamsahaja.646

CARTA 77CARTA ALIRAN KERJA PROSES PERMOHONAN LESEN BARUPemohonKaunter terima bayaran prosesUPPB terima dan semak permohonanDikembalikanTolakLengkapDaftarkan permohonan dan tetapkan tarikh sertamasa temu dugaUPPB masukkan maklumat dalam SIKAPv3PPT terima dan semak permohonanTemu duga dan lengkapkan borang soal jawabSurat penolakanTolakKPSU/PSU buat semakan dan perakuanDiperakukanPPT sediakan memorandum dan bentangkanpada Mesyuarat J/Kuasa LembagaPembentangan memorandum semasa mesyuaratLembagaSurat tidak berjayaTolakKeputusan mesyuarat dimasukkan dalamSIKAPv3 serta menjana Surat PemberitahuKeputusan kepada pemohonBerjayaSurat Tawaran Kelulusan Lesen dikemukakankepada pemohon (sah laku dalam tempoh 1tahun).PT membuka fail pemohon yang berjayaPT serah salinan Surat Tawaran Kelulusan Lesenkepada petugas kaunterPemohon dilesenkan dan bayaran dikenakanSelesaiNota:UPPB – Unit Proses Permohonan Baru KPSU – Ketua Penolong SetiausahaPPT – Penolong Pegawai Tadbir PT – Pembantu TadbirPSU – Penolong Setiausaha647

43.4.1.7. Penyelenggaraan RekodLembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan menyelenggara 2 jenis rekodiaitu secara manual dan data yang disimpan dalam SIKAPv3. Sistem ini telahdibangunkan pada tahun 2001 bagi mengkomputerisasikan proses pelesenandan mempertingkatkan integriti data serta pelaksanaan sistem fail elektronik. Disamping itu, SIKAPv3 juga menyimpan data yang diperlukan dan boleh menjanalaporan daripada semasa ke semasa seperti Laporan Bulanan PerbincanganMesyuarat Lembaga (mengandungi ringkasan permohonan lesen), LaporanBulanan Aktiviti Mengikut Bahagian, Laporan Bulanan Hasil, Laporan BulananMengenai Statistik Kes Penguatkuasaan, bilangan lesen baru, bilanganpembaharuan lesen, bilangan ubah syarat lesen, kes rayuan, maklumatmengenai syarikat yang diluluskan lesen dan maklumat pemandu teksi.Manakala dokumen sokongan yang dikemukakan bersama borang permohonandisimpan secara manual dalam fail individu pemohon.43.4.1.8. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Pada tahun 2002, Kementerian Pembangunan Usahawan telah menyusunsemula struktur organisasi LPKP. Melalui penyusunan ini ia telah memohon51 jawatan baru bagi LPKP Semenanjung Malaysia sebagai tambahankepada 209 jawatan yang sedia ada. Jawatan baru yang diperlukan ituterdiri daripada 8 jawatan Pegawai Tadbir dan Diplomatik, 7 jawatanPenolong Pegawai Tadbir dan 36 pegawai sokongan yang lain.b. Program latihan kakitangan yang dirancang secara sistematik danberterusan boleh membantu LPKP dalam menyediakan perkhidmatan yangberkualiti. Semakan Audit mendapati program latihan bagi kakitangan LPKPdikendalikan di peringkat Kementerian Pembangunan Usahawan. Bagitempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah 9 program latihan dirancangmeliputi pengurusan kewangan, perkhidmatan kaunter, pentadbiran danpengurusan teknologi maklumat. Bagaimanapun, kursus yang menjuruskepada aktiviti pelesenan dan penguatkuasaan lesen kenderaanperdagangan tidak dirancang.43.4.1.9. Keperluan KewanganBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, sejumlah RM20.10 juta peruntukanmengurus telah dipohon oleh LPKP untuk melaksanakan fungsinya. Jumlahperuntukan kewangan yang dipohon mengikut tahun adalah seperti berikut :-JADUAL 362PERUNTUKAN KEWANGAN YANG DIPOHONBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUNJUMLAH(RM Juta)2001 6.702002 6.702003 6.70JUMLAH 20.10648

43.4.1.10. Kaedah PemantauanPemantauan terhadap aktiviti pelesenan dibahagikan kepada 2 peringkat iaituperingkat Ibu Pejabat LPKP dan Pejabat LPKP Wilayah.a. Pemantauan Di Peringkat Ibu PejabatPemantauan di peringkat Ibu Pejabat dibuat berdasarkan Laporan BulananAktiviti Mengikut Bahagian, Laporan Bulanan Hasil dan Laporan BulananMengenai Statistik Kes Penguatkuasaan. Laporan tersebut perlu dikemukakanoleh semua Pejabat LPKP Wilayah untuk dibincangkan pada MesyuaratLembaga setiap bulan.b. Pemantauan Di Peringkat Pejabat WilayahDi peringkat Pejabat Wilayah, pemantauan adalah melalui mesyuarat bulanankakitangan.Pada pandangan Audit, kaedah pemantauan yang ditetapkan adalahmemadai.Pada pandangan Audit, secara umumnya LPKP telah merancang aktivitipelesenan dengan baik.43.4.2. PELAKSANAAN43.4.2.1. Pengeluaran LesenSecara keseluruhannya LPKP Semenanjung Malaysia telah berjaya memprosessejumlah 130,606 permohonan yang melibatkan 23,652 pengeluaran lesen baru,68,256 membaharui lesen dan 38,698 ubah syarat lesen bagi tempoh tahun2001 hingga 2003. Daripada jumlah tersebut, sejumlah 12,791 (54.1%)permohonan lesen baru, 61,849(90.6%) permohonan memperbaharui lesen dan28,870 (74.6%) permohonan ubah syarat lesen telah diluluskan. Bagi tempohyang sama sejumlah RM28.82 juta telah dikutip daripada pemohon lesen.Bilangan permohonan lesen yang diterima dan yang telah diluluskan adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 363BILANGAN PERMOHONAN DAN KELULUSAN LESENBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003KATEGORI2001 2002 2003 JUMLAHPERMOHONAN MOHON LULUS MOHON LULUS MOHON LULUS MOHON LULUS%Lesen Baru 6,102 4,214 10,748 5,461 6,802 3,116 23,652 12,791 54.1Membaharui Lesen 11,242 9,756 34,634 31,429 22,380 20,664 68,256 61,849 90.6Ubah Syarat Lesen 2,516 1,446 14,606 11,284 21,576 16,140 38,698 28,870 74.6JUMLAH 19,860 15,416 59,988 48,174 50,758 39,920 130,606 103,510 79.343.4.2.2. Nisbah Kereta Sewa/TeksiMenteri Pembangunan Usahawan telah menetapkan nisbah pendudukberbanding dengan bilangan teksi/kereta sewa yang perlu diadakan di sesebuah649

kawasan operasi. Sehubungan ini, beliau telah menetapkan 1 teksi bagi setiap200 penduduk dan 1 kereta sewa untuk setiap 400 penduduk. Nisbah ini telahdijadikan panduan dalam menentukan keperluan teksi/kereta sewa di negara ini.Berdasarkan kepada nisbah yang telah ditetapkan itu, pihak Audit telahmembuat perkiraan untuk 21 kawasan/daerah di 8 negeri untuk menentukanjumlah lesen yang sepatutnya dikeluarkan. Hasil daripada perkiraan tersebutmendapati semua kawasan tersebut telah diluluskan lesen berlebihanmenyebabkan bilangan kenderaan pengangkutan awam melebihi nisbah yangditetapkan. Bagaimanapun, jumlah ini tidak melebihi kuota bagi 7 daripada 8negeri berkenaan. Butirannya adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 364JUMLAH LESEN DIKELUARKAN DI SEMENANJUNG MALAYSIA SEHINGGATAHUN 2003 YANG MELEBIHI KUOTA YANG DITETAPKANNEGERITEKSI:W. PersekutuanKERETA SEWA:KedahDAERAH/ KAWASANBILANGANPENDUDUKBILANGANTEKSI/KERETA SEWAMENGIKUTNISBAH YANGDITETAPKANBILANGANTEKSI/KERETASEWA YANGADALEBIHAN%LEBIHANKENDERAANYANG ADAKuala Lumpur 1.3 juta 6,487 10,456 3,969 61.2Kubang PasuLangkawiSikYan185,85669,68159,55662,2174651741491564876421661982246817424.7269.011.426.9Negeri SembilanPort DicksonRembauTampin106,63036,84877,021267921963731745501068235439.789.1180.6JohorMersingPontianSegamat67,605142,697177.916169357445515580545346223100204.762.522.5MelakaAlor Gajah131,87033033110.3PahangCameron HighlandsKuantanTemerloh28,077344,319136,2147086034118896235111810210168.611.92.9TerengganuBesut120,5383023747223.8KelantanBachokMachangPasir MasPasir PutehTanah Merah109,38477,762162,312104,404101,509JUMLAH 3,599,942 12,247 18,668 6,421 52.427319440526125439828441636631212590111055845.846.42.740.222.8Sungguhpun pihak Kementerian Pembangunan Usahawan telahmenetapkan nisbah bagi keperluan pengangkutan awam teksi dan keretasewa, pada pandangan Audit Kementerian patut mengkaji daripadasemasa ke semasa bilangan lesen yang sepatutnya dikeluarkan selarasdengan keperluan setempat.43.4.2.3. Permohonan, Penilaian Dan KelulusanSemakan Audit yang dijalankan terhadap 709 borang permohonan lesen baru,pembaharuan lesen dan ubah syarat lesen yang telah diluluskan di PejabatWilayah Tengah, Utara, Selatan dan Timur di Semenanjung Malaysia mendapatiperkara berikut :-650

a. Kesemua permohonan yang telah diluluskan itu telah memenuhi kriteriayang ditetapkan dari segi kelayakan pemohon dan juga dokumen sokonganyang perlu disertakan. Permohonan itu juga telah diluluskan oleh pihak yangsepatutnya.b. Piagam Pelanggan LPKP menetapkan 90 hari bekerja bagi memprosespermohonan lesen baru, 45 hari bekerja bagi pembaharuan lesen dan 30hari bekerja bagi permohonan mengubah syarat lesen. Bagaimanapun,diperhatikan 183 (25.8%) daripada 709 permohonan yang diaudit telahdiproses melebihi tempoh yang ditetapkan itu. Tempoh kelewatan bagimemproses permohonan baru adalah antara 5 hingga 255 hari dan bagipembaharuan lesen antara 5 hingga 143 hari, manakala bagi permohonanmengubah syarat lesen antara 5 hingga 156 hari. Antara faktor yangmenyebabkan kelewatan tersebut adalah kerana borang permohonan tidakdisokong dengan dokumen yang diperlukan atau dokumen yangdikemukakan tidak lengkap dan juga kerana pemprosesan permohonanyang diterima dalam tempoh pembekuan hanya dibuat selepas tamattempoh tersebut. Dalam tempoh pembekuan, tiada lesen baru dilulus dandikeluarkan. Bilangan permohonan yang lewat diproses adalah seperti dijadual berikut :-JADUAL 365BILANGAN PERMOHONAN YANG LEWAT DIPROSESJENIS LESENBILANGANPERMOHONANDIAUDITBILANGANPERMOHONANYANGLEWATDIPROSESTEMPOH PROSESMENGIKUT PIAGAMPELANGGAN(Hari Bekerja)BILANGAN PERMOHONANYANG LEWAT DIPROSESMENGIKUT TAHUN2001 2002 2003Lesen Baru 271 106 90 9 35 62Membaharui Lesen 220 38 45 16 15 7Ubah Syarat Lesen 218 39 30 13 11 15JUMLAH 709 183 38 61 84Pada pandangan Audit, LPKP boleh menimbang untuk mengadakankaunter khas bagi menyemak kesempurnaan dokumen sokongan yangdikemukakan oleh pemohon sebelum permohonan tersebut diterima untukdiproses.c. Bagi mengawal bilangan kenderaan pengangkutan awam, LPKPSemenanjung Malaysia telah membekukan pengeluaran lesen bagi keretasewa/teksi sepanjang tahun 2001. Bagaimanapun, perkara ini tidakmelibatkan LPKP Sabah dan Sarawak. Pembekuan lesen teksi dibuat bagimengatasi masalah kekurangan penumpang yang menggunakanperkhidmatan tersebut kerana pertambahan perkhidmatan pengangkutanawam yang lain dan pertambahan kenderaan persendirian serta bagimengurangkan kesesakan lalu lintas. Tempoh pembekuannya adalah sepertidi jadual berikut :-651

JADUAL 366TEMPOH PEMBEKUAN LESEN TEKSI DAN KERETA SEWATAHUNTEMPOHPENGELUARANLESEN MENGIKUTTAHUNTEMPOHPEMBEKUANNEGERI/KAWASAN/DAERAHKELAS LESEN15.01.02 - 16.02.02200210.06.02 - 09.08.022003 15.10.03 - 16.12.0301.01.02 - 14.01.0217.01.02 - 31.12.0201.01.02 - 09.06.0210.09.02 - 31.12.0201.01.03 - 14.10.0317.12.03 - 31.12.03Pulau Pinang:- Kawasan Timur Laut dan Barat Daya- Kawasan Seberang PeraiPerak - Semua DaerahTerengganu - Semua DaerahMelaka - Semua DaerahSelangor:- Daerah Gombak, Klang, Kuala Langat,Petaling, Sepang, Ulu Langat, Ulu Selangor- Daerah Sabak Bernam dan K. SelangorNegeri Sembilan - Daerah SerembanJohor - Daerah Johor BaruPerlis - Semua DaerahKedah - Semua DaerahKelantan - Semua DaerahPahang - Semua DaerahNegeri Sembilan ( Semua Daerah KecualiSeremban)Johor ( Semua Daerah kecuali Johor Baru)TeksiKereta SewaKereta SewaKereta SewaKereta SewaTeksiKereta SewaTeksiTeksiKereta SewaKereta SewaKereta SewaKereta SewaKereta SewaKereta Sewad. Semakan Audit terhadap data daripada SIKAPv3 mendapati sejumlah 2,874permohonan lesen baru teksi/kereta sewa bagi seluruh SemenanjungMalaysia telah diterima semasa tempoh pembekuan. Perkara ini berlakukerana tiada arahan rasmi daripada LPKP bagi menghentikan penerimaanborang permohonan baru untuk lesen teksi/kereta sewa semasa tempohpembekuannya. Permohonan yang diterima itu hanya akan diproses selepastempoh pembekuan pengeluaran lesen tamat dan ini telah menyebabkan iatidak dapat diproses mengikut tempoh yang ditetapkan dalam PiagamPelanggan. Bilangan permohonan yang diterima semasa tempohpembekuan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 367PERMOHONAN LESEN BARU YANG DITERIMASEMASA TEMPOH PEMBEKUANBILANGAN PERMOHONAN DITERIMALPKPSEMASA TEMPOH PEMBEKUANWILAYAH2001 2002 2003JUMLAHTEKSI / KERETA SEWA TEKSI / KERETA SEWA TEKSI / KERETA SEWAUtara 524 411 50 985Tengah 377 772 85 1,234Selatan 170 269 17 456Timur 22 40 137 199JUMLAH 1,093 1,492 289 2,874e. Semakan Audit selanjutnya mendapati sejumlah 1,692 daripadapermohonan lesen baru bagi teksi/kereta sewa yang diterima semasapembekuan itu telah diproses dan diluluskan. Tidak ada bukti pengecualiandiberi bagi kelulusan ini. Berikut diberikan butirannya :-652

JADUAL 368BILANGAN LESEN TEKSI/KERETA SEWA YANGDILULUSKAN MENGIKUT WILAYAH SEMASA TEMPOH PEMBEKUANBILANGAN LESEN YANG DILULUSKANKAWASAN/WILAYAH2001 2002 2003JUMLAHTEKSI / KERETA SEWA TEKSI / KERETA SEWA TEKSI / KERETA SEWAUtara 484 209 1 694Tengah 366 280 13 659Selatan 124 86 1 211Timur 21 15 92 128JUMLAH 995 590 107 1,692Pada pandangan Audit, setiap dasar yang diputuskan perlu disampaikandengan jelas kepada pegawai yang melaksanakannya. Bagi kelulusansemasa tempoh pembekuan lesen teksi/kereta sewa, alasan bagi kelulusanperlu dinyatakan dengan jelas.f. Tempoh Kuat Kuasa Memperbaharui LesenSeksyen 21(2) Akta Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan 1987menetapkan bahawa permohonan untuk memperbaharui lesen hendaklahdibuat sebelum tarikh habisnya tempoh lesen sedia ada. Bagaimanapun,semakan terhadap data SIKAPv3 menunjukkan 5,760 permohonan untukmemperbaharui lesen yang telah tamat tempohnya beberapa bulan telahdiluluskan dan tempoh kuat kuasa lesen telah dikebelakangkan sehingga ketarikh ia tamat. Berikut diberikan butirannya :-JADUAL 369LESEN YANG DIPERBAHARUI SELEPAS TAMAT TEMPOHLPKPWILAYAHTAHUN2001 2002 2003JUMLAHUtara 735 492 115 1,342Tengah 22 1,426 1,822 3,270Selatan 531 198 82 811Timur 83 164 90 337JUMLAH 1,371 2,280 2,109 5,760Pada pandangan Audit, pihak LPKP sepatutnya mematuhi peruntukan Aktayang menghendaki setiap lesen diperbaharui sebelum tarikh tamattempohnya.43.4.2.4. Bayaran Mencetak LesenItem 5 Motor Vehicles (Commercial Transport) Rules 1959 menyatakan bahawasemua pengeluaran lesen sama ada bagi permohonan baru, pembaharuanlesen atau permohonan ubah syarat lesen dikenakan bayaran cetakan lesensejumlah RM50.00 setiap satu. Semakan terhadap 199 permohonanmembaharui lesen di semua Pejabat Wilayah di Semenanjung Malaysia bagitempoh tahun 2001 hingga 2003 menunjukkan 82(41.2%) bayaran cetakanlesen tidak dikutip di Pejabat Wilayah Utara dan Wilayah Timur bagi tempohtahun 2001 hingga 2003 dan Wilayah Selatan bagi tahun 2001 dan 2002 sahaja.653

Pejabat Wilayah Selatan telah mula mengutip bayaran cetakan lesen pada tahun2003. Berdasarkan data daripada sistem, adalah didapati bilangan permohonanmembaharui lesen di Wilayah di mana bayaran cetak lesen tidak dikutip adalahberjumlah 36,900. Ini bermakna Kerajaan telah kehilangan hasil berjumlahRM1.85 juta bagi tempoh tersebut. Bayaran ini tidak dikutip disebabkankekeliruan terhadap tafsiran Item 5 Motor Vehicles (Commercial Transport)Rules 1959. Jumlah bilangan permohonan yang diluluskan dan bayaran cetakanyang tidak dikutip mengikut Wilayah adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 370BAYARAN CETAKAN LESEN YANG TIDAK DIKUTIPBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003WILAYAHBILANGAN PERMOHONAN DILULUSKAN DAN AMAUN2001 2002 2003JUMLAHBIL. (RM) BIL. (RM) BIL. (RM) BIL. (RM)Utara 4,152 207,600 8,642 432,100 5,190 259,500 17,984 899,200Selatan 3,678 183,900 7,002 350,100 - - 10,680 534,000Timur 1,011 50,550 4,292 214,600 2,933 146,650 8,236 411,800JUMLAH 8,841 442,050 19,936 996,800 8,123 406,150 36,900 1,845,000Pada pandangan Audit, LPKP perlu memastikan setiap pegawai/kakitanganmemahami sepenuhnya peruntukan Akta dan peraturan yang ditetapkan.Pemantauan terhadap pelaksanaan aktiviti pelesenan juga harus dibuatsecara berterusan.43.4.2.5. Individu Yang Memiliki Lebih Daripada 2 LesenMengikut Seksyen 16(2) Akta Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan1987 “seseorang boleh memegang 2 lesen atau lebih sama ada daripada kelasyang sama atau daripada kelas yang berlainan”. Akan tetapi Lembaga telahmenggunakan kuasanya di bawah Seksyen 16 Akta yang sama untukmenetapkan dasar bahawa “individu atau orang perseorangan tidak dibenarkanmemiliki lebih daripada 2 lesen sama ada dalam kelas yang sama atauberlainan”. Ketetapan ini dibuat berdasarkan kuasa Lembaga untuk melulus ataumenolak permohonan lesen. Analisis terhadap data SIKAPv3 menunjukkan 29individu memiliki antara 3 hingga 8 lesen teksi/ kereta sewa.Pada pandangan Audit, LPKP sepatutnya memastikan dasar yang telahditetapkannya dipatuhi sepenuhnya bagi memberi peluang kepada individulain yang berkelayakan untuk memiliki lesen ini.43.4.2.6. Penilaian Terhadap Prestasi Perkhidmatan Pengangkutan Awama. Memandangkan LPKP sebuah agensi yang beroperasi berasaskanperkhidmatan, kepuasan pelanggan perlu dititikberatkan dan aduan merekaperlu diberi perhatian sepenuhnya. Bagi menilai mutu perkhidmatan yangdikawal selia oleh LPKP, pihak Audit telah menemu bual 75 pengusahapengangkutan awam dan 110 pengguna pengangkutan awam. Rumusanhasil temu duga yang dijalankan adalah seperti di 2 jadual berikut : -654

JADUAL 371RUMUSAN SOAL SELIDIK PENGUSAHA PENGANGKUTANPERKARA% RESPONDEN YANGBERPUAS HATIPerkhidmatan Kaunter LPKP 95Notis Perkhidmatan Pelesenan mudah difahami 56Pembayaran bagi mendapatkan borang permohonan menggunakan wang pos 71Bayaran bagi setiap borang adalah munasabah 75Mengetahui mengenai tempat aduan LPKP 23JADUAL 372RUMUSAN SOAL SELIDIK PENGGUNA PENGANGKUTAN AWAM (BAS)PERKARA% RESPONDEN YANGBERPUAS HATIKeselesaan kemudahan di dalam pengangkutan awam 31Kesesakan penumpang / melebihi muatan 87Pemandu yang berhemah 69Ciri keselamatan yang disediakan seperti notis keselamatan dan tingkap yang tidakbercermin gelap75Mengambil / menurunkan penumpang di tempat yang ditetapkan 83Tambang berpatutan 100Notis tambang di pamer dalam bas 17Tiket diberi untuk tambang yang dibayar 50Tambang berbeza untuk lokasi yang sama 65Notis jadual perjalanan di pamer dalam kenderaan awam atau di hentian bas/ tempatmenunggu32Perkhidmatan bas mengikut jadual yang ditetapkan 25Pengetahuan mengenai tempat pengaduan awam. 15b. Kurang pengetahuan dan pendedahan pengguna tentang tempat pengaduantelah menyebabkan aduan tidak disalurkan kepada LPKP dengan sewajarnya.Akibatnya masalah yang timbul tidak dapat diselesaikan. Bagaimanapun padabulan Oktober 2003, LPKP telah mengarahkan semua pengusahapengangkutan awam dan pengangkutan barangan mencatatkan nombor talianaduan LPKP di kenderaan mereka.Pada pandangan Audit, tindakan ini adalah satu usaha yang baik dalammenangani masalah pengguna.43.4.2.7. Penguatkuasaana. Semakan Audit terhadap Daftar Penguatkuasaan dan Laporan Tahunanmenunjukkan aktiviti penguatkuasaan secara menyeluruh terhadapkenderaan yang dilesenkan di bawah Akta Lembaga Pelesenan KenderaanPerdagangan tidak dapat dilakukan. Penguatkuasaan hanya dijalankansecara reaktif iaitu bergantung kepada penyiasatan terhadap aduan yangditerima. Bilangan aduan yang diterima bagi tempoh tahun 2001 hingga2003 berjumlah 580. Daripada jumlah tersebut bilangan kes yang telah dapatdiselesaikan adalah 216 kes bagi tahun 2001, sebanyak 164 kes bagi tahun2002 dan 123 kes bagi tahun 2003. Butiran lanjut adalah seperti di jadualberikut :-655

JADUAL 373KEDUDUKAN BILANGAN ADUAN YANG DITERIMA DAN DISELESAIKANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003KATEGORIADUAN TERIMA SELESAI BAKI2001 2002 2003 (JAN-MAC)BAKIBAKITERIMA SELESAI BAKITERIMA SELESAI BAKI20012002Teksi /K.Sewa60 60 - - 46 40 6 6 41 36 11Bas 111 111 - - 104 62 42 42 59 53 48Lori LA/LC 45 45 - - 62 62 - - 52 34 18JUMLAH 216 216 - - 212 164 48 48 152 123 77b. Mengikut rekod LPKP, aktiviti penguatkuasaan memberi fokus kepadakesalahan yang kerap dilakukan oleh pemegang lesen antaranya sepertitidak mengikut laluan; tidak menggunakan meter; mengenakan tambanglebih dan enggan mengambil penumpang. Teksi merupakan kenderaanpengangkutan awam yang paling banyak melakukan kesalahan. Antaratindakan LPKP terhadap kesalahan yang dilakukan adalah memberi amaran,membatal serta menggantung lesen. Bagaimanapun, aktivitipenguatkuasaan oleh LPKP tidak dapat dilaksanakan sepenuhnyadisebabkan bilangan Pegawai Penguatkuasa tidak mencukupi. Daripada 31jawatan yang diluluskan, hanya 18 jawatan sahaja diisi. Tambahan pulaaktiviti penguatkuasaan hanya mampu dilakukan secara bersepadu dengankerjasama agensi penguatkuasaan yang lain seperti Polis DiRaja Malaysiadan Jabatan Pengangkutan Jalan. Kedudukan tindakan penguatkuasaanbagi tempoh tahun 2001 dan 2002 terhadap kenderaan perdagangan danpengangkutan awam adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 374KEDUDUKAN TINDAKAN PENGUATKUASAANBAGI TEMPOH TAHUN 2001 DAN 2002BILANGANKELAS LESEN2001 2002Lori Pembawa A 1 1Lori Pembawa C 1 -Bas Berhenti-henti 36 3Bas Mini 1 -Bas Ekspres 85 34Bas Pekerja 5 13Bas Sekolah 38 32Kereta Sewa 34 7Teksi 137 111Teksi Mewah - 37JUMLAH 338 238Pada pandangan Audit, aktiviti penguatkuasaan perlu diberi perhatianyang serius memandangkan bilangan lesen yang diluluskan semakinbertambah daripada setahun ke setahun.43.4.2.8. Guna Tenaga Dan Latihana. Sehingga tahun 2003, LPKP telah diluluskan sejumlah 237 jawatan terdiridaripada 18 perjawatan Kumpulan Pengurusan Dan Profesional dan 219daripada Kumpulan Sokongan. Sejumlah 179 daripada jawatan yang656

diluluskan telah diisi iaitu 9 pegawai daripada Kumpulan Pengurusan danProfesional manakala 170 daripada Kumpulan Sokongan. Antara jawatanyang belum diisi adalah 9 daripada Kumpulan Pengurusan dan 49 daripadaKumpulan Sokongan. Semakan Audit di LPKP Wilayah di SemenanjungMalaysia mendapati perkara berikut :-i. Agihan guna tenaga kurang seimbang berbanding beban tugas iaitubilangan permohonan lesen yang perlu diproses. Bilangan pegawai yangterlibat secara langsung dengan aktiviti pelesenan adalah 22 orang bagiWilayah Utara, 21 bagi Wilayah Tengah, 17 bagi Wilayah Selatan dan 14bagi Wilayah Timur seperti di Jadual 375. Sebagai contoh, WilayahTengah mencatatkan bilangan permohonan lesen paling banyakberjumlah 52,733 sedangkan jumlah pegawai/kakitangannya adalahseramai 21 orang sahaja. Ini adalah kerana sebahagian besar aktivitiekonomi tertumpu di sekitar Lembah Klang. Selain itu, permohonanlesen bas ekspres bagi seluruh Semenanjung Malaysia juga dikendalikanoleh Wilayah Tengah. Ini mengakibatkan beban tugas yang tinggi dikalangan pegawai di Wilayah tersebut.JADUAL 375BILANGAN PERMOHONAN LESEN MENGIKUT WILAYAH BERBANDINGBILANGAN PEGAWAI BAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003BILANGAN PERMOHONAN DITERIMANEGERI/WILAYAHBIL.STAFBARU2001 2002 2003PEMBA-HARUANUBAHSYARATBARUPEMBA-HARUANUBAHSYARATBARUPEMBA-HARUANUBAHSYARATJUMLAHUtara 22 1,517 4,372 22 2,168 9,207 1,300 1,761 5,469 4,192 30,008Tengah 21 2,764 992 797 5,577 12,568 8,710 2,437 8,627 10,261 52,733Selatan 17 1,238 4,769 1,694 2,059 8,164 3,462 1,421 5,121 4,515 32,443Timur 14 583 1,109 3 944 4,695 1,134 1,183 3,163 2,608 15,422JUMLAH 74 6,102 11,242 2,516 10,748 34,634 14,606 6,802 22,380 21,576 130,606ii. Selain itu, bilangan Pegawai Penguatkuasa yang diluluskan juga tidakmencukupi untuk melaksanakan aktiviti penguatkuasaan secara aktif. Iniadalah kerana kawasan liputan bagi setiap Pejabat Wilayah adalah luasdan bilangan lesen bergantung kepada kegiatan aktiviti pengangkutan diwilayah berkenaan. Agihan Pegawai Penguat Kuasa mengikut wilayah,kawasan liputan dan bilangan lesen dikeluarkan adalah seperti di Jadual376.b. Dari segi latihan, sepanjang tempoh tahun 2001 hingga 2003, enamdaripada 9 program latihan yang dirancang telah diadakan dan melibatkanseramai 35 pegawai/kakitangan LPKP. Di samping itu pada tahun 2002,seramai 3 pegawai LPKP telah menghadiri kursus yang dianjurkan olehpihak swasta iaitu Mechanical Transport Fleet Management, KursusPengurusan Maklumat dan Multimedia serta kursus yang dianjurkan olehInstitut Tadbiran Awam iaitu Konvensyen Pengurusan Pengaduan Awam.657

PEJABATWILAYAH/CAWANGANJADUAL 376AGIHAN PEGAWAI PENGUAT KUASA BERBANDINGKAWASAN LIPUTAN DAN BILANGAN LESENKAWASAN LIPUTANBILANGANJAWATANDILULUSKANBILANGANPEGAWAIDIISILESENDIKELUARKAN(UNIT)SemenanjungWilayahTengahKuala LumpurWilayah UtaraSungai PetaniWilayahSelatanMuarWilayah TimurKualaTerengganuSeluruh Wilayah Persekutuan Kuala LumpurSeluruh Negeri SelangorPerak-Daerah Batang Padang, Manjong, Kinta, Hilir Perakdan Perak Tengah.Pahang-Daerah Bentong, Cameron Highlands, Jerantut,Lipis, Raub, Mentakab dan Temerloh.Negeri Sembilan-Daerah Seremban, Kuala Pilah, Johol,Jempol, Port Dickson, Jelebu dan Rembau.Seluruh Negeri PerlisSeluruh Negeri KedahSeluruh Pulau PinangPerak - Daerah Kerian, Kuala Kangsar, Larut Matang,Selama dan Hulu PerakSeluruh Negeri JohorSeluruh Negeri MelakaNegeri Sembilan -Daerah Tampin dan GemasSeluruh Negeri KelantanSeluruh Negeri TerengganuPahang- Daerah Kuantan, Pekan, Rompin, Bera dan Maran16 9 129, 0745 3 48,7356 3 45,2574 3 23, 641Pada pandangan Audit, kakitangan yang mencukupi adalah mustahakuntuk melaksanakan fungsi LPKP dengan berkesan. Menyedari akanmasalah ini, LPKP telah mengambil inisiatif untuk menstrukturkan semulaorganisasinya pada tahun 2002. Bagaimanapun, sehingga kini pengisianjawatan tidak dibuat sepenuhnya. Di bawah justifikasi penstrukturansemula yang dikemukakan kepada Jabatan Perkhidmatan Awam, peranandan skop LPKP telah diperluaskan. Ia bukan sahaja tertumpu kepadamenimbang dan meluluskan lesen kenderaan perdagangan, bahkanmerangkumi peranan menjalankan penyelidikan dalam bidangpengangkutan serta melaksanakan penguatkuasaan menerusi kaedahkompaun.43.4.2.9. Keperluan KewanganBagi tempoh tahun 2001 hingga 2003, LPKP telah diluluskan peruntukanmengurus berjumlah antara RM9.62 juta hingga RM10.68 juta setahun. Jumlahini adalah antara 143.6% hingga 159.4% daripada peruntukan yang dipohon.Semakan Audit selanjutnya mendapati bahawa jumlah yang dibelanjakan untuktempoh tahun 2001 hingga 2003 adalah antara 97.6% hingga 125.7% daripadaperuntukan yang diluluskan. Bagi tahun 2002, perbelanjaan sejumlah 25.8%melebihi peruntukan adalah bagi membiayai kenaikan gaji dan bonus kakitanganserta aktiviti rangsangan ekonomi yang telah diumumkan oleh Kerajaan. Butiranlanjut peruntukan dan perbelanjaan mengurus bagi tahun 2001 hingga 2003adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 377PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN MENGURUSBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003PERUNTUKAN PERBELANJAAN %TAHUN(RM Juta) (RM Juta) PERBELANJAAN2001 9.62 9.39 97.62002 9.71 12.21 125.72003 10.68 10.55 98.8658

Pada pandangan Audit, LPKP telah mengambil inisiatif untukmempertingkatkan kawalan terhadap aktiviti pelesenan, namun penekananterhadap pematuhan dasar, prosedur pelesenan serta aktivitipenguatkuasaannya patut diberi penekanan.43.4.3. PEMANTAUAN43.4.3.1. Pemantauan Di Peringkat Ibu Pejabat LPKPSemakan Audit mendapati Mesyuarat Lembaga telah diadakan pada setiapbulan di Ibu Pejabat LPKP. Bagi memantau prestasi aktiviti pelesenan, LaporanBulanan Aktiviti Mengikut Bahagian dan Laporan Bulanan Hasil yang dijanakanoleh SIKAPv3 serta Laporan Bulanan Mengenai Statistik Kes Penguatkuasaanyang dikemukakan oleh semua Pejabat Wilayah telah dibincangkan.43.4.3.2. Pemantauan Di Peringkat Pejabat LPKP WilayahDi peringkat Pejabat LPKP Wilayah, pemantauan terhadap aktiviti pelesenantelah dibuat melalui mesyuarat kakitangan yang diadakan pada setiap bulan.Pada pandangan Audit, LPKP telah memantau aktiviti pelesenannya denganmemuaskan.43.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITSecara keseluruhannya, Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan telahmerancang aktivitinya dengan teratur. Di samping itu ia telah membangunkan SIKAPv3bagi membantu mempercepatkan proses aktiviti pelesenan serta mengeluarkanlaporan/statistik untuk membuat perancangan dan pemantauan. Bagaimanapun, LPKPmasih perlu berusaha untuk menambah baik aktiviti penguatkuasaannya danmempertingkatkan pematuhan terhadap dasar serta prosedur pelesenan. Di sampingitu, pengisian jawatan perlu dibuat dengan segera bagi menangani masalah kekurangankakitangan. Juga, lebih banyak kursus/latihan mengenai aktiviti pelesenan danpenguatkuasaan perlu dilaksanakan daripada semasa ke semasa.659

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR44. JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN (*)- PROJEK PENGAWALAN HAKISAN PANTAI44.1. LATAR BELAKANG44.1.1. Masalah hakisan pantai yang mengancam harta benda dan kegiatanekonomi adalah gejala yang semakin meningkat di negara ini. Unit PerancangEkonomi, Jabatan Perdana Menteri dengan kerjasama 2 agensi juruperunding dariAmerika Syarikat dan 1 agensi juruperunding tempatan pada bulan November 1984hingga bulan Januari 1986 telah menjalankan satu kajian mengenai hakisan pantainegara. Kajian tersebut menunjukkan sejumlah 28.9% iaitu sepanjang 1,389kilometer daripada 4,809 kilometer pinggir pantai Malaysia mengalami masalahhakisan. Menyedari hakikat ini, Kerajaan pada tahun 1986 telah menubuhkan MajlisKawalan Hakisan Pantai Negara dan Pusat Teknikal Kejuruteraan Pantai (kinidikenali sebagai Bahagian Kejuruteraan Pantai, Jabatan Pengairan Dan Saliran).Majlis Kawalan Hakisan Pantai Negara adalah bertanggungjawab menentukankategori kawasan yang terhakis, menetapkan keutamaan projek perlindungan pantaiserta memperakukan garis panduan pengawalan hakisan dan pembangunan di zonpantai manakala Pusat Teknikal Kejuruteraan Pantai adalah bertanggungjawabmelaksanakan kerja pengawalan hakisan pantai.44.1.2. Hakisan pantai dikategorikan kepada 3 tahap seperti berikut :-• Kritikal - Hakisan adalah kritikal di mana kemudahan dan infrastrukturterancam.• Ketara - Hakisan sedang berlaku di mana kemudahan dan infrastrukturakan terancam dalam tempoh 5 hingga 10 tahun yang akan datang.• Tidak Serius - Hakisan berlaku tetapi kawasan tersebut kurang dimajukandan tidak memberikan kesan yang ketara terhadap ekonomi di kawasanberkenaan.44.1.3. Berikutan dari kajian di atas, sejumlah 213 kawasan telah dikenal pastimengalami hakisan. Kedudukan hakisan mengikut tahap ditunjukkan di Jadual 378.44.1.4. Mengikut sasaran awal, JPS akan melaksanakan projek pengawalanhakisan pantai di semua kawasan yang mengalami hakisan kritikal menjelang tahun2000. Bagi mengatasi masalah hakisan pantai, Jabatan Pengairan Dan Saliran(JPS) melalui Bahagian Kejuruteraan Pantai menetapkan 2 strategi iaitu :a. Strategi jangka pendek - melibatkan pelaksanaan projek kawalan hakisanpantai di kawasan yang mengalami hakisan kritikal.b. Strategi jangka panjang - memberi penekanan kepada perancangan danpengurusan zon pantai secara bersepadu.Nota (*) - Dahulunya Di Bawah Kementerian Pertanian660

JADUAL 378TABURAN KAWASAN HAKISAN PANTAI DI MALAYSIANEGERIPANJANGPANTAIPANJANG PANTAI YANG MENGALAMI HAKISAN(MENGIKUT KATEGORI)KATEGORI 1 KATEGORI 2 KATEGORI 3JUMLAH PANJANGPANTAI YANGMENGALAMI HAKISAN(Km) (Km) (Km) (Km) (Km) (%)Perlis 20 4.4 (3) 3.7 (1) 6.4 (4) 14.5 (8) 72.5Kedah 148 25.1 (14) 2.6 (2) 9.9 (3) 37.6 (19) 25.4Pulau Pinang 152 37.4 (8) 19.7 (5) 1.1 (1) 58.2 (14) 38.3Perak 230 28.3 (4) 18.8 (2) 93.1 (4) 140.2 (10) 61.0Selangor 213 55.3 (9) 30.5 (8) 66.1 (3) 151.9 (20) 71.3N. Sembilan 58 2.0 (1) 9.6 (5) 12.9 (1) 24.5 (7) 42.2Melaka 73 9.2 (3) 15.1 (2) 3.0 (1) 27.3 (6) 37.4Johor 482 24.8 (8) 50.3 (9) 159.7 (12) 234.8 (29) 47.7Pahang 271 9.6 (8) 3.7 (2) 107.8 (8) 121.1 (18) 44.7Terengganu 244 20.0 (6) 10.0 (6) 122.4 (10) 152.4 (22) 62.5Kelantan 71 5.0 (3) 9.5 (3) 37.6 (5) 52.1 (11) 73.4W.P. Labuan 59 2.5 (2) 3.0 (2) 25.1 (2) 30.6 (6) 51.9Sarawak 1,035 15.6 (6) 24 (2) 8.7 (6) 48.3 (24) 4.7Sabah 1,743 12.8 (5) 3.5 (2) 279.2 (12) 295.5 (12) 17.0JUMLAH 4,809 252 (80) 204 (61) 933 (72) 1,389 (213) 28.9Catatan :Angka Dalam ( ) Merupakan Bilangan KawasanKategori 1 – Kawasan Hakisan KritikalKategori 2 – Kawasan Hakisan KetaraKategori 3 – Kawasan Hakisan Yang Tidak Serius44.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini adalah untuk menentukan sama ada projek pengawalan hakisan pantaidirancang, dilaksanakan dengan teratur dan berhemat serta selaras dengan objektifyang telah ditetapkan.44.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN44.3.1. Kajian ini ditumpukan kepada strategi jangka pendek iaitu untukmelindungi kawasan pantai yang telah dikenal pasti mengalami hakisan kritikaldengan memberi fokus kepada aktiviti merancang, mereka bentuk dan membinainfrastruktur mencegah hakisan pantai. Pengauditan dijalankan dengan menyemakdokumen, fail dan rekod berkaitan dengan projek pengawalan hakisan pantai bagitempoh tahun 2001 hingga 2003 di Ibu Pejabat JPS dan 4 JPS Negeri iaitu di PulauPinang, Perak, Sarawak dan Wilayah Persekutuan Labuan.44.3.2. Lawatan telah dijalankan di 5 projek pengawalan hakisan pantai iaitupembinaan lapis lindung di Sungai Burung, Balik Pulau, Pulau Pinang; Parit Tok Hindan Tanjung Piandang Perak; Jalan Kuala Baram, Miri, Sarawak dan aktivititambakan pasir di Pantai Layang-Layangan, Wilayah Persekutuan Labuan.44.4. PENEMUAN AUDITPengauditan yang dijalankan pada tahun 2003 terhadap projek pengawalan hakisanpantai mendapati perkara berikut :-661

44.4.1. PERANCANGAN44.4.1.1. Struktur Pengurusana. Jabatan Pengairan dan Saliran terdiri daripada Ibu Pejabat dan 14 PejabatNegeri. Di peringkat Ibu Pejabat, ianya diketuai oleh Ketua Pengarah GredJusa A dan dibantu oleh 2 orang Timbalan Ketua Pengarah Gred Jusa Bdan Jusa C. Aktivitinya di peringkat Ibu Pejabat dilaksanakan melalui 5bahagian di bawah Timbalan Ketua Pengarah I, lapan Bahagian di bawahTimbalan Ketua Pengarah II dan satu bahagian iaitu Pembangunan Korporatyang bertanggungjawab terus kepada Ketua Pengarah. Sementara itu bagiJPS Negeri, ianya bertanggungjawab terus kepada Ketua Pengarah.Kedudukan Carta Organisasi JPS adalah seperti berikut :-CARTA 78CARTA ORGANISASI JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRANKetua PengarahJusa ‘A’ VU5Timbalan KetuaPengarah IVU6Timbalan KetuaPengarah IIVU7UnitPengurusanMaklumatPantai(Pen.PengarahKanan 1J54)Unit KawalanHakisan Pantai(Pen.PengarahKanan 2J48)UnitPengurusanPantai.(Pen.PengarahKanan 3 J48)UnitPentadbiran &KewanganSaliranVU7Tebatan BanjirVU7KejuruteraanSungaiJ54KejuruteraanPantai(Pengarah J54)Ukur BahanJ54JohorJ54MelakaJ48N. SembilanJ54SelangorJ54W.PersekutuanJ54PerakJ54P. PinangJ54PembangunanKorporatJ54KedahJ54PerlisJ48KelantanJ54TerengganuJ54PahangJ54SabahVU7SarawakVU7Pem. SumberManusiaJ54Pentadbiran &KewanganM48PerkhidmatanMekanikalJ54Sumber Air &HidrologiJ54KhidmatPakarJ54TeknologiMaklumatJ48Kualiti &ProduktivitiJ48Pusat SerantauTropika LembabJ54b. Bahagian Kejuruteraan Pantai yang melaksanakan aktiviti pengawalan danpencegahan hakisan pantai diletakkan di bawah tanggungjawab TimbalanKetua Pengarah I dan diketuai oleh seorang Pengarah Gred J54. Beliaubertanggungjawab terhadap aktiviti di 4 unit iaitu Unit Pengurusan MaklumatPantai, Unit Kawalan Hakisan Pantai, Unit Pengurusan Pantai dan UnitPentadbiran dan Kewangan. Fungsi setiap unit adalah seperti di jadualberikut :-662

JADUAL 379FUNGSI UNIT DI BAHAGIAN KEJURUTERAAN PANTAIUNITUnit PengurusanMaklumat PantaiUnit Kawalan HakisanPantaiUnit Pengurusan PantaiUnit Pentadbiran danKewanganFUNGSIi) Membangun dan menyenggara pangkalan data kejuruteraan pantaiii) Melaksanakan program pengesanan garis pantaiiii) Melaksanakan program penyelidikan pantaiMelaksanakan projek kawalan hakisan pantai di seluruh negara terhadap kawasan pantai yangmenghadapi masalah hakisan kritikali) Memberi khidmat sokongan teknikal terhadap cadangan pembangunan di kawasanpantai di seluruh negaraii) Melaksanakan program pembaikan muara sungai di seluruh negara terhadap muarasungai yang menghadapi masalah pemendapan kritikalMenguruskan kerja berkaitan persuratan, perkhidmatan kakitangan dan pengurusan kewanganbahagian.c. Seperti mana yang ditunjukkan dalam jadual di atas, Unit Kawalan HakisanPantai adalah bertanggungjawab terhadap projek pengawalan hakisanpantai. Bagaimanapun, unit lain juga mempunyai peranan penting sebagaimenyokong fungsi unit ini. Selain di peringkat Ibu Pejabat, BahagianKejuruteraan Pantai juga diwujudkan di semua pejabat JPS Negeri untukmencadangkan projek pengawalan hakisan pantai dan menguruskanpelaksanaan projek secara fizikal.d. Majlis Kawalan Hakisan Pantai Negara dipengerusikan oleh Ketua PengarahUnit Penyelarasan dan Pelaksanaan (UPP), Jabatan Perdana Menteri danUrusetianya dari Bahagian Tindakan Khas dan Teknikal, UPP. Ahli Majlis initerdiri daripada wakil Unit Perancang Ekonomi; Kementerian Kewangan;Kementerian Pertanian; Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar;Jabatan Pengairan dan Saliran; Jabatan Kerja Raya; Jabatan PerancangBandar dan Desa; Jabatan Perhutanan; Kerajaan Negeri Sarawak; KerajaanNegeri Sabah; Kerajaan Negeri di Semenanjung Malaysia; Badan Iktisas/Universiti dan sektor swasta.Pada pandangan Audit, struktur pengurusan yang diwujudkan untukmelaksanakan projek pengawalan hakisan pantai telah menunjukkandengan jelas pembahagian tugas dan tanggungjawab serta hubunganantara semua pihak yang terlibat.44.4.1.2. Prosedur Kerjaa. Jabatan Pengairan Dan Saliran telah menyediakan prosedur kerja bagimerancang dan melaksana projek pengawalan hakisan pantai. SemakanAudit terhadap prosedur kerja bagi setiap peringkat iaitu dari perancanganprojek hingga projek siap mendapati ia adalah jelas dan terperinci.Contohnya, cadangan projek pengawalan hakisan pantai dibuat oleh JPSNegeri dan diluluskan oleh Bahagian Kejuruteraan Pantai, Ibu Pejabat JPS.Reka bentuk projek akan disediakan oleh Ibu Pejabat sebelum pemilihankontraktor dibuat. Pembinaan infrastruktur kemudiannya akan diselia olehJPS Negeri sehingga siap. Proses kerja bagi projek pengawalan hakisanpantai adalah seperti di carta berikut :-663

CARTA 79PROSES KERJA BAGI PROJEK PENGAWALAN HAKISAN PANTAITerima Ringkasan CadanganProjek Dari JPS NegeriMenentukan Keperluan Projek DanMemperolehi Kelulusan UntukPelaksanaan ProjekKenal Pasti Punca HakisanTidakKenal Pasti Dan Kumpul DataUntuk Reka BentukAdakah Data Mencukupi ?YaSediakanDokumen TenderJalankan KerjaReka BentukBuat PindaanDokumen Tenderteratur?YaTidakTidakYaReka BentukDipersetujui?Sediakan DokumenTender TerakhirSediakan Reka Bentuk /Lukisan TerakhirReka Bentuk SiapKemukakan Ke JPS NegeriMeneruskan Dengan Proses Tender /Sebut HargaPembinaan ProjekPemantauan Projek - Laporan Kemajuan Fizikal- Laporan Kemajuan KewanganProjek Siapb. Semakan Audit selanjutnya mendapati tiada prosedur yang jelas diwujudkanmengenai tanggungjawab untuk menyenggara struktur yang telah dibina.Pihak Audit difahamkan oleh JPS bahawa penyenggaraan struktur yangtelah dibina adalah tanggungjawab Kerajaan Negeri yang berkenaan.Pada pandangan Audit, prosedur kerja bagi merancang dan melaksanakanprojek sehingga siap adalah teratur. Bagaimanapun, JPS perlumenetapkan tempoh masa bagi melaksanakan setiap proses kerja. Disamping itu, JPS juga perlu menetapkan prosedur berhubung denganpenyenggaraan projek yang telah siap.664

44.4.1.3. Penetapan Lokasi ProjekJabatan Pengairan Dan Saliran telah menetapkan keutamaan projekpengawalan hakisan pantai ditumpu kepada kawasan yang mengalami hakisantahap kritikal. Bagi membolehkan JPS menentukan keutamaan semasamembuat perancangan projek setiap tahun, Bahagian Kejuruteraan Pantai akanmengemas kini sistem maklumat mengenai tahap hakisan pantai di sepanjangperairan di negara ini dari semasa ke semasa.Pada pandangan Audit, Jabatan Pengairan Dan Saliran telah menetapkanasas yang munasabah bagi menentukan keutamaan lokasi projekpengawalan hakisan pantai.44.4.1.4. Reka Bentuk Pembinaan Struktur Hakisan PantaiReka bentuk infrastruktur pengawalan hakisan pantai adalah ditentukan olehstatus kawasan atau harta yang dilindungi. Sekiranya kawasan kritikalmerupakan pantai rekreasi dan didiami penduduk maka infrastrukturpengawalan hakisan pantai yang akan dibina adalah melalui tambakan pasir.Sekiranya kawasan kritikal adalah kawasan pertanian yang bertujuan melindungitanaman, maka infrastruktur pengawalan hakisan pantai adalah dengan carabinaan batu penahan yang dikenali sebagai lapis lindung. Reka bentuktambakan pasir dan lapis lindung adalah seperti di 2 rajah berikut :-RAJAH 1REKA BENTUK STRUKTUR TAMBAKAN PASIRAras pasiryang di tambakAras pasirsedia adaAras pasirsedia adaTambakan pasiryangdiluluskanRAJAH 2REKA BENTUK STRUKTUR LAPIS LINDUNG665

44.4.1.5. Keperluan Guna Tenaga Dan Latihana. Pada tahun 2003, JPS telah membuat penstrukturan semula organisasinya.Melalui penstrukturan semula itu, ia telah mengemukakan permohonansejumlah 2,955 jawatan baru sebagai tambahan kepada 10,715 jawatanyang sedia ada. Penstrukturan semula ini adalah untuk memenuhi keperluanbagi menjalankan aktiviti dan projek pembangunan JPS sertamenyesuaikannya dengan perkembangan teknologi maklumat terkini.Daripada jumlah tersebut, 14 jawatan diperlukan untuk BahagianKejuruteraan Pantai Ibu Pejabat dan JPS Negeri kecuali Negeri Sabah danSarawak (tidak terlibat dengan penstrukturan semula) yangbertanggungjawab terhadap projek pengawalan hakisan pantai. Kedudukanperjawatan bagi Bahagian Kejuruteraan Pantai yang diperlukan adalahseperti di jadual berikut :-JADUAL 380KEDUDUKAN KEPERLUAN PERJAWATAN BAHAGIAN KEJURUTERAAN PANTAINEGERIKUMPULANPROFESIONALJUMLAH JAWATAN YANG DIPOHONSOKONGANTEKNIKALSOKONGANPENTADBIRANJUMLAHSEDIAADADIPERLUKANSEDIAADADIPERLUKANSEDIAADADIPERLUKANSEDIAADADIPERLUKANTAMBAH/(KURANG)Ibu Pejabat 13 47 28 - 5 - 46 47 1WPPersekutuan(Labuan)1 4 7 15 1 8 9 27 18P. Pinang 2 3 3 6 - - 5 9 4Perlis 1 1 1 13 - - 2 14 12Kedah 2 4 4 8 - - 6 12 6Perak 1 2 2 3 - - 3 5 2Kelantan 2 2 10 12 3 - 15 14 (1)Terengganu 3 3 19 16 1 1 23 20 (3)Pahang 2 3 5 8 - - 7 11 4Selangor 2 2 12 3 - - 14 5 (9)Melaka 1 1 6 3 - - 7 4 (3)N. Sembilan 1 6 38 19 - - 39 25 (14)Johor 1 2 7 2 - 1 8 5 (3)JUMLAH 32 80 142 108 10 10 184 198 14Sumber Maklumat:Laporan Perjawatan Jabatan Pengaliran Dan Saliranb. Dalam usaha meningkatkan kemahiran dan kepakaran kakitangannya, JPSperlu membuat perancangan latihan yang komprehensif untuk setiapkakitangannya. JPS telah mengenal pasti latihan yang diperlukan olehkakitangannya setiap tahun. Program latihan itu mengandungi pelbagaikursus dalaman yang boleh dikategorikan kepada kursus mengenai fungsiutama, teknikal, komputer dan pengurusan. Kursus ini dirancang untukdikendalikan oleh Pusat Latihan Kakitangan Ampang, Pusat LatihanMekanikal Ipoh dan Pusat Latihan Pengurusan Air Kebangsaan Kota Bharu.Semakan Audit terhadap kursus yang dirancang mendapati bilangan kursusmengikut 4 kategori tersebut bagi tahun 2003 adalah berkuranganberbanding dengan tahun sebelumnya kerana tumpuan telah diberi kepadakursus yang diperlukan untuk memenuhi kehendak Sistem Saraan Malaysia.Antara jenis kursus yang dirancang adalah seperti di jadual berikut :-666

JADUAL 381BILANGAN KURSUS YANG DIRANCANG OLEH JPSJENIS KURSUSFUNGSI UTAMAKursus Asas Hidrologi; Kursus Pengenalan Kejuruteraan Pantai; Kursus IntegratedCoastal Zone Management; Kursus Kawalan Tadahan (Sungai)TEKNIKALKursus Kerja Ukur Untuk Pembinaan; Kursus Frequency Analysis Of Flood AndDrought; Kursus Planning And Design Of Flood Mitigation Works Including HydraulicModellingKOMPUTERKursus Membangun Laman Web; Kursus MS Power Point; Kursus Microsoft ProjectManagementPENGURUSANKursus Human Resource Information System; Taklimat Pekeliling Dan ArahanPerbendaharaan Bagi Pengurusan Tender Dan Pentadbiran Kontrak; Kursus BudayaKerja CemerlangBILANGAN KURSUS2001 2002 200315 15 718 19 1217 17 737 24 7JUMLAH 87 75 33Sumber Maklumat: Rancangan Latihan Tahunan JPSPada pandangan Audit, Jabatan Pengairan Dan Saliran telah mengenalpasti keperluan guna tenaga yang mencukupi di samping latihan yangbersesuaian bagi membolehkannya melaksanakan tanggungjawab denganberkesan.44.4.1.6. Keperluan KewanganPeruntukan yang dipohon oleh Bahagian Kejuruteraan Pantai, JPS untukmelaksana projek pengawalan hakisan pantai bagi tempoh tahun 2001 hingga2003 adalah berjumlah RM115.10 juta untuk melaksanakan 30 projeksambungan dan 48 projek baru. Semakan selanjutnya terhadap justifikasipermohonan peruntukan mendapati ia dinilai dan diluluskan oleh Jawatankuasadi peringkat Ibu Pejabat. Pada pandangan Audit, secara umumnya JPS telahmengenal pasti keperluan kewangannya untuk melaksanakan aktiviti yangdirancang.44.4.1.7. Kaedah PelaksanaanJabatan Pengairan Dan Saliran telah menetapkan bahawa pemilihan kontraktorbagi projek pengawalan hakisan pantai dilaksanakan secara tender terbuka.Setiap tawaran kerja akan diiklankan di akhbar tempatan. Syarat lawatan ketapak adalah diwajibkan bagi semua kontraktor sebelum dokumen tender dibeli.Tawaran daripada kontraktor akan dinilai oleh Jawatankuasa Teknikal danJawatankuasa Kewangan yang diwujudkan di peringkat Kementerian/Negeri.Pemilihan kontraktor akan diputuskan oleh Lembaga Perolehan Persekutuanperingkat Kementerian/Negeri bergantung kepada anggaran nilai kontrak.Kontrak yang bernilai antara RM20 juta hingga RM50 juta akan dinilaikan olehLembaga Perolehan Persekutuan peringkat Kementerian. Sementara itu, kerjakontraktor akan diselia oleh pegawai JPS di peringkat negeri.667

44.4.1.8. Mekanisme PemantauanJabatan Pengairan Dan Saliran telah menetapkan beberapa mekanismepemantauan terhadap projek pengawalan hakisan pantai. Pemantauan secarabulanan perlu dibuat melalui kaedah berikut :-• Laporan bulanan mengenai kemajuan fizikal dan kewangan projek yangdikemukakan oleh JPS Negeri.• Mesyuarat bulanan yang perlu diadakan di peringkat Unit PengawalanHakisan Pantai dan Bahagian Kejuruteraan Pantai untuk membincangkankemajuan dan permasalahan projek.• Pegawai daripada Ibu Pejabat akan membuat lawatan fizikal ke lokasi projekdari semasa ke semasa.Secara keseluruhannya, projek ini telah dirancang dengan memuaskan.Bagaimanapun, prosedur kerja berkaitan perlu disediakan dengan lebihlengkap supaya merangkumi aspek penyenggaraan projek siap dan penetapantempoh masa menyiapkan kerja.44.4.2. PELAKSANAAN44.4.2.1. Pelaksanaan Fungsi Majlis Kawalan Hakisan Pantai NegaraSemakan Audit terhadap dokumen di Bahagian Kejuruteraan Pantai, JPSmendapati bagi tempoh tahun 1989 hingga tahun 1999. Majlis Kawalan HakisanPantai Negara telah mengadakan sejumlah 18 kali mesyuarat dan yang terakhirpada bulan Oktober 1999. Antara perkara yang dibincangkan adalah mengenaistatus hakisan pantai, sumber kewangan, status pelaksanaan projek hakisanpantai negara dan perkara lain yang berkaitan dengan masalah hakisan pantai.Bagi tempoh tahun 2000 hingga 2003, Majlis Kawalan Hakisan Pantai Negaratidak mengadakan sebarang mesyuarat. Pada pandangan Audit, MajlisKawalan Hakisan Pantai Negara perlu melaksanakan fungsi dantanggungjawabnya dengan lebih aktif bagi memastikan projek pengawalanhakisan pantai dilaksanakan dengan berkesan selaras dengan objektifyang telah ditetapkan.44.4.2.2. Pemilihan KontraktorSemakan Audit terhadap pemilihan kontraktor bagi 5 projek mendapati kesemuatawaran kerja berkaitan dengan pengawalan hakisan pantai ini adalah secaratender terbuka. Semakan terhadap dokumen kontrak bagi 5 projek iaitupembinaan lapis lindung di Sungai Burung, Balik Pulau, Pulau Pinang; Parit TokHin dan Tanjung Piandang, Perak; Jalan Kuala Baram, Miri, Sarawak danaktiviti tambakan pasir di Pantai Layang-Layangan, Wilayah PersekutuanLabuan mendapati tawaran kerja projek tersebut telah diiklankan di akhbartempatan. Semakan terhadap proses tender mendapati JPS telah mematuhiprosedur dan peraturan yang telah ditetapkan. Kontraktor juga telah dipilihberdasarkan kepada keupayaan dan pengalaman mereka dalam melaksanakanprojek ini. Pada pandangan Audit, pemilihan kontraktor bagi projekpengawalan hakisan pantai telah dilaksanakan dengan teratur.668

44.4.2.3. Perjanjian Kontraka. Tempoh Menandatangani KontrakPenurunan kuasa untuk menandatangani kontrak telah ditetapkan di dalam AktaKontrak Kerajaan 1949 dan semakan Audit mendapati kesemua kontrak untuk 5projek berkaitan telah ditandatangani oleh pegawai yang telah diberi kuasa.Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 10 Tahun 1995 menetapkan bahawadokumen kontrak perlu disediakan dan ditandatangani dalam tempoh 4 bulandari tarikh Surat Setuju Terima dikeluarkan. Bagaimanapun pihak Auditmendapati daripada 5 kontrak yang disemak, 3 kontrak telah lewatditandatangani antara 26 hingga 54 hari. Pada pandangan Audit, JPS perlumemastikan proses menandatangani kontrak dilaksanakan dengan awalbagi menjaga kepentingan Kerajaan.b. Syarat KontrakPada umumnya, syarat utama yang terkandung di dalam 5 kontrak projekpengawalan hakisan pantai adalah seperti berikut :-i. Syarikat perlu mengemukakan Bon Pelaksanaan bernilai 5% daripada hargakontrak sebelum memulakan kerja. Tempoh sah laku bon ialah sehingga SijilSiap Kerja dikeluarkan.ii. Tempoh tanggungan kecacatan ditetapkan selama 12 bulan selepas tarikhSijil Siap Kerja dikeluarkan.iii. Perakuan akhir dan bayaran muktamad perlu dibuat dalam tempoh 3 bulanselepas Sijil Perakuan Siap Membaiki Kecacatan dikeluarkan.iv. Kontraktor dikehendaki mengambil insurans tertentu untuk melindungituntutan pampasan oleh mana-mana pihak.v. Kerja pembinaan perlu dimula dan disiapkan dalam tempoh yang ditetapkandi dalam kontrak. Sekiranya kontraktor gagal menyiapkan kerjanya dalamtempoh tersebut, lanjutan masa boleh dibenarkan atau sebaliknya notiskesalahan dan notis penamatan kontrak dikeluarkan. Denda bolehdikenakan terhadap kontraktor sekiranya gagal melaksanakan kerjamengikut jadual dan lanjutan masa tidak diberi.vi. Wakil Pegawai Penguasa perlu dilantik untuk menyelia kerja yang dijalankandi tapak sekiranya Pegawai Penguasa sendiri tidak menjalankannya.Pada pandangan Audit, syarat kontrak tersebut pada umumnya adalahmemadai untuk menjamin kepentingan Kerajaan.44.4.2.4. Pematuhan Kepada Syarat KontrakPada umumnya, semakan Audit terhadap 5 projek pengawalan hakisan pantaiyang dipilih mendapati syarat kontrak telah dipatuhi oleh JPS dan kontraktoryang berkenaan kecuali beberapa perkara berikut :-669

a. Perbandingan antara tarikh kerja dimulakan dan tempoh sah laku BonPelaksanaan mendapati tarikh kuat kuasa Bon Pelaksanaan bagi 2 projekadalah selepas tarikh kerja dimulakan. Projek yang dimaksudkan adalahPengawalan Hakisan Pantai (Tambahan) di Sungai Burung, Balik Pulau,Pulau Pinang dan Pengawalan Hakisan Pantai Parit Sg. Baru - Parit Tok HinDaerah Krian, Perak. Butirannya ditunjukkan di Jadual 382.b. Kerja bagi 2 projek iaitu projek Pengawalan Hakisan Pantai Jalan Miri -Kuala Baram, Sarawak dan Pengawalan Hakisan Pantai Parit Sg. Baru -Parit Tok Hin Daerah Krian, Perak lewat dimulakan. Kelewatan bagi projekJalan Miri - Kuala Baram, Sarawak ialah selama 73 hari manakala kelewatanbagi projek Parit Sg. Baru - Parit Tok Hin Daerah Krian, Perak adalah 50hari dari tarikh masuk tapak bina. Mengikut kontrak, kerja hendaklahdimulakan dalam tempoh 2 minggu selepas tarikh masuk tapak bina danalasan hendaklah diberi sekiranya berlaku kelewatan. Bagaimanapun, tiadabukti menunjukkan alasan diberi di atas kelewatan memulakan kerja keduaprojek berkenaan. Butiran lanjut adalah seperti di Jadual 382.JADUAL 382PERBANDINGAN ANTARA TARIKH MASUK TAPAK BINA DANTEMPOH MULA KERJA SERTA TEMPOH SAH LAKU BON PELAKSANAANNAMA PROJEKPengawalan Hakisan Pantai(Tambahan) Sungai Burung, BalikPulau, Pulau PinangTARIKH MASUKTAPAK BINATARIKH MULAKERJATEMPOH SAHLAKU BONPELAKSANAAN15.1.2001 1.2.2001 9.2.2001 - 14.11.2003CATATANTarikh kuat kuasa Bon Pelaksanaanadalah selepas kerja dimulakanPengawalan Hakisan Pantai JalanMiri - Kuala Baram, Sarawak.15.12.2000 27.2.2001 26.2.2001-13.12.2003Lewat memulakan kerja selama 73hari dari tarikh masuk tapakPengawalan Hakisan Pantai ParitSg. Baru - Parit Tok Hin DaerahKrian, Perak1.7.2003 20.8.200327.10.2003Hingga30.6.2006i) Tarikh kuat kuasa BonPelaksanaan adalah selepaskerja dimulakanii) Lewat memulakan kerja selama50 hari dari tarikh masuk tapakc. Pengarah JPS Wilayah Persekutuan telah dilantik sebagai PegawaiPenguasa Projek Pengawalan Hakisan Pantai Layang-Layangan, WilayahPersekutuan Labuan. Bagaimanapun, adalah didapati kerja penyeliaan telahdijalankan oleh Penolong Pengarah Kanan JPS Wilayah PersekutuanLabuan. Semakan Audit selanjutnya mendapati surat pelantikan sebagaiwakil Pegawai Penguasa tidak dikeluarkan bagi membolehkan beliaumenjalankan tanggungjawab berkaitan dengan projek tersebut termasukmengarah dan meluluskan arahan perubahan kerja.d. Perakuan akhir dan bayaran muktamad perlu dibuat dalam tempoh 3 bulanselepas Sijil Perakuan Siap Membaiki Kecacatan dikeluarkan. SemakanAudit terhadap Projek Pengawalan Hakisan Pantai Layang-Layangan,Wilayah Persekutuan Labuan mendapati tiada bukti bahawa Sijil PerakuanSiap Membaiki Kecacatan telah dikeluarkan tetapi perakuan akhir danbayaran muktamad telah dibuat pada bulan April 2003.670

e. Semakan Audit selanjutnya mendapati tiada bukti menunjukkan insuransbagi Contractor’s All Risk, Workmen Compensation dan Public Liabilitydiperbaharui untuk melindungi tempoh lanjutan masa yang dibenarkan bagiProjek Pengawalan Hakisan Pantai (Tambahan) di Sg. Burung, Balik Pulau,Pulau Pinang. Tempoh kerja yang tidak dilindungi oleh insurans tidakmemberi jaminan keselamatan kepada pihak yang terlibat.Pada pandangan Audit, pihak pengurusan JPS perlu memastikan semuasyarat kontrak dipatuhi bagi mengelakkan risiko yang boleh menjejaskankepentingan Kerajaan.44.4.2.5. Prestasi Projek Pengawalan Hakisan Pantaia. Unit Pengurusan Maklumat, Bahagian Kejuruteraan Pantai telahmengemaskinikan sistem maklumat mengenai tahap hakisan pantai disepanjang perairan negara dari semasa ke semasa. Berdasarkan kepadamaklumat yang diperolehi daripada unit berkenaan, jumlah kawasan yangmengalami hakisan telah meningkat daripada 198 pada tahun 1986 menjadi213 kawasan pada tahun 2003. Daripada jumlah ini, 80 kawasan adalahpada tahap kritikal. Kedudukan kawasan yang mengalami hakisan mengikuttahap hakisan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 383KEDUDUKAN KAWASAN HAKISAN PANTAI NEGARAKEDUDUKANPADA TAHUNBILANGAN KAWASAN YANG MENGALAMI HAKISANMENGIKUT TAHAPKRITIKAL KETARA TIDAK SERIUSJUMLAH KAWASANMENGALAMIHAKISANMENGIKUT TAHUN1986 47 75 76 1982003 80 61 72 213Sumber Maklumat: Laporan Dari Bahagian Kejuruteraan Pantai Dan Senarai Keutamaan Projekb. Mengikut sasaran asal, JPS telah menetapkan bahawa ia akanmelaksanakan projek pengawalan hakisan pantai di semua kawasan kritikalmenjelang tahun 2000. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati JPShanya melaksanakan projek pengawalan hakisan pantai di 45 kawasansehingga akhir tahun 2003 di mana kesemuanya melibatkan kawasankritikal. Semakan Audit selanjutnya mendapati antara faktor yangmenyebabkan JPS tidak dapat melaksanakan projek pengawalan hakisanpantai seperti mana sasaran asal adalah kerana projek yang dirancang padatahun 2001 dan 2002 tidak dapat disiapkan bagi tahun berkenaan. Inimenyebabkan pelaksanaan projek tersebut dibawa ke tahun berikutnya.Kawasan hakisan yang telah dan belum dilaksanakan projek pengawalanhakisan pantai adalah seperti di jadual berikut :-671

JADUAL 384KEDUDUKAN KAWASAN YANG TELAH DAN BELUM DILAKSANAKANPROJEK PENGAWALAN HAKISAN PANTAI SETAKAT TAHUN 2003KATEGORI HAKISANBILANGANKAWASANYANGMENGALAMIHAKISANPROJEK PENGAWALAN HAKISANPANTAI YANG TELAH DILAKSANAKANBILANGANKAWASANBILANGANPROJEKBILANGAN KAWASANYANG BELUMDILAKSANAKANPROJEK PENGAWALANHAKISAN PANTAIKritikal 80 45 75 35Ketara 61 - - 61Tidak Serius 72 - - 72JUMLAH KAWASAN 213 45 75 168Sumber Maklumat : Senarai Keutamaan Projek Dan Senarai Projek Yang Telah Dilaksanakanc. Semakan Audit telah dijalankan terhadap kedudukan 35 kawasan kritikalyang masih belum dilaksanakan projek pengawalan hakisan pantai danmendapati pada umumnya keadaan hakisan di kebanyakan kawasan itutelah menjadi semakin serius sehingga mengancam keselamatan pendudukdan hasil tanaman di kawasan yang berdekatan. Berikut diberikan beberapagambar yang menunjukkan kedudukan kawasan berkenaan :-i. Kawasan Kritikal Di Seri Menanti, Muar, JohorGAMBAR 135 GAMBAR 136Kelihatan Keadaan Pantai Yang Telah Terhakis Sehingga Penduduk Tempatan Terpaksa MelakukanKawalan Hakisan Dengan Hanya Memacakkan Kayu Untuk Mengurangkan PendedahanPesisiran Pantai Kepada Pukulan OmbakGAMBAR 137Kelihatan Hakisan Yang Telah Hampir DenganKawasan Pertanian Penduduk Tempatan672

ii. Kawasan Kritikal Di Pantai Sabak, KelantanGAMBAR 138 GAMBAR 139Gambar Menunjukkan Keadaan Hakisan Yang Telah Hampir Dengan KediamanPenduduk Tempatan Yang Boleh Menjejaskan Keselamatan Merekaiii. Keadaan Hakisan Pantai Di Bagan Datoh, Perak Kesan Dari Runtuhan BanYang AsalGAMBAR 140 GAMBAR 141Gambar Menunjukkan Keadaan Di Sungai Tiang, Bagan Datoh, Perak Di Mana Kayu Bakau YangDipacak Oleh Penduduk Sebagai Penahan Telah Musnah Akibat HakisanPada pandangan Audit, JPS perlu merangka strategi yangmembolehkannya melaksanakan projek pengawalan hakisan pantai bagisesuatu tempoh tertentu untuk memenuhi sasaran yang telah ditetapkan.44.4.2.6. Keberkesanan Pelaksanaan Projek Pengawalana. Kaedah Struktur Lapis LindungSebelum struktur lapis lindung dibina, air laut boleh masuk ke kawasan kritikalyang terletak berhampiran dengan laut. Bagaimanapun setelah pembinaanstruktur lapis lindung, pengumpulan semula keladak tanah telah berlaku dikawasan yang terhakis. Semakan Audit telah dijalankan ke 4 kawasan yangdibina struktur lapis lindung dan mendapati perkara berikut :-i. Pada umumnya, projek yang dilaksanakan di Sungai Burung, Balik Pulau,Pulau Pinang; Parit Tok Hin dan Tanjung Piandang, Perak serta Jalan KualaBaram, Miri, Sarawak telah menampakkan hasil yang positif. Adalahdiperhatikan di kawasan struktur lapis lindung yang dibina telah berlakupengumpulan semula keladak tanah. Gambar berikut menunjukkan keadaansebelum dan selepas struktur lapis lindung dibina:-673

GAMBAR 142 GAMBAR 143Sebelum Lapis Lindung Dibina Selepas Lapis Lindung Dibina Pada Tahun 2000ii. Komponen binaan yang utama bagi struktur lapis lindung adalah batu danlapisan fabrik jenis Geotextile. Mengikut spesifikasi kontrak, komponen fabrikjenis Geotextile ini jika tidak digunakan perlu dibungkus dengan politin hitambagi mengelakkan dari kerosakan akibat pancaran ultra violet dan diletakkandi tempat yang sejuk dan beratap. Ini adalah bagi memastikan ia berfungsidengan baik apabila digunakan. Bagaimanapun, lawatan ke kawasan projekdi Parit Sg. Baru - Parit Tok Hin Daerah Krian, Perak mendapati sebahagiandaripada fabrik Geotextile yang belum digunakan tidak dibungkus sepertisepatutnya dan dibiarkan terdedah kepada sinaran matahari. Koskeseluruhan fabrik ini ialah RM204,000. Keadaannya ditunjukkan di Gambar144 dan 145.Pada pandangan Audit, JPS perlu memberi perhatian yang serius terhadapkaedah penyimpanan dan keselamatan fabrik Geotextile yang belumdigunakan untuk menjamin ketahanan struktur binaan dan tiada berlakupembaziran.GAMBAR 144 GAMBAR 145Gulungan Fabrik GeotextilePermukaan Fabrik Geotextile Yang Telah Rosakb. Kaedah Struktur Tambakan Pasiri. Melalui kaedah ini, kawasan yang terhakis akan ditambak dengan pasiruntuk menjarakkan kawasan penempatan dari air laut. Lawatan Audit kekawasan projek di Pantai Layang-Layangan, Wilayah Persekutuan674

Labuan yang menggunakan kaedah ini mendapati pada umumnya projekyang dilaksanakan telah menampakkan hasil yang positif di mana jarakkawasan penempatan telah semakin jauh dari laut. Keadaan iniditunjukkan melalui Gambar 146 dan 147, iaitu sebelum dan selepasprojek tambakan pasir dilaksanakan.GAMBAR 146 GAMBAR 147Sebelum Tambakan Pasir Selepas Tambakan Pasir Pada Tahun 2002ii. Kawasan tambakan pasir di Pantai Layang-Layangan, WilayahPersekutuan Labuan adalah disempadani dengan muara Sungai Labu.Bagi membolehkan air sungai tersebut mengalir terus ke laut tanpamenghanyutkan pasir yang telah ditambak itu, satu struktur binaan batu(Groyne) telah dibina di muara sungai tersebut. Gambar 148 dan 149menunjukkan kedudukan tambakan pasir dan Groyne yang telah dibina.GAMBAR 148 GAMBAR 149Kedudukan Muara Sungai Labu Di Mana Struktur Groyne Dibina Pada Tahun 2002Pada pandangan Audit, tambakan pasir dan pembinaan Groyne adalahantara kaedah yang berjaya mengatasi masalah hakisan pantai.44.4.2.7. Penyenggaraan Projek Yang Telah SiapSetiap struktur lapis lindung yang telah siap dibina perlu disenggarakan untukmenjamin ketahanannya. Mengikut kajian JPS, tempoh ketahanan struktur iniadalah sehingga 20 tahun. Pihak Audit dimaklumkan bahawa Kerajaan Negeri675

adalah bertanggungjawab terhadap penyenggaraan struktur lapis lindung yangtelah dibina. Bagaimanapun, lawatan Audit ke JPS Negeri mendapati tiada buktimenunjukkan bahawa projek yang telah siap dibina diserahkan kepada KerajaanNegeri yang berkenaan untuk tujuan penyenggaraan. Ini menyebabkan pihakyang berkenaan tidak membuat sebarang penyenggaraan. Dalam pada itu,pihak JPS juga tidak membuat penyenggaraan berkenaan. Keadaan ini bolehmenyebabkan ketahanan struktur lapis lindung yang dibina tidak terjamin sepertiyang dihuraikan berikut :-a. Ketiadaan penyenggaraan menyebabkan permukaan tembok batu strukturlapis lindung di Sg. Burung, Balik Pulau, Pulau Pinang dipenuhi dengantumbuhan liar. Tumbuhan ini dikhuatiri menjejaskan susunan batu tersebutsekiranya ia tidak dibersihkan dari semasa ke semasa. Keadaan iniditunjukkan di 3 gambar berikut :-GAMBAR 150 GAMBAR 151Tumbuhan Liar Di Celahan Binaan Tembok Batu Yang Tidak DibersihkanGAMBAR 152Semak Samun Yang Mula Tumbuh Di Sepanjang Binaan Lapis Lindungb. Struktur lapis lindung di Jalan Miri - Kuala Baram, Sarawak telah dicemaridengan pelbagai binaan yang akan menjejaskan ketahanannya. Keadaan iniditunjukkan di 3 gambar berikut :-676

GAMBAR 153 GAMBAR 154Sebahagian Dari Struktur Lapis LindungDi Miri, Sarawak Yang Tidak Terurus Di ManaKayu Dipacakkan Di Atas Binaan Batu TersebutSebahagian Dari Struktur Lapis Lindung DijadikanTempat Meletak SampanGAMBAR 155Sebahagian Dari Struktur Lapis Lindung DidirikanPondok Untuk Kegunaan PersendirianPada pandangan Audit, JPS perlu segera mengenal pasti pihak yangbertanggungjawab menyenggara sesuatu struktur yang telah dibinabagi memastikan tujuan pembinaannya dapat dimanfaatkan.44.4.2.8. Guna Tenaga Dan Latihana. Setakat ini, permohonan sejumlah 2,955 jawatan tambahan di bawahpenstrukturan semula Jabatan termasuk 14 jawatan tambahan di BahagianKejuruteraan Pantai masih belum diluluskan oleh pihak JabatanPerkhidmatan Awam. Bagaimanapun, JPS di peringkat Ibu Pejabat danNegeri mempunyai sejumlah 10,715 jawatan yang sedia ada untukmenjalankan aktiviti Jabatan di mana 8,292 jawatan atau 77.4% telah diisi.Daripada jawatan tersebut, 227 jawatan telah diluluskan untukmelaksanakan aktiviti di Bahagian Kejuruteraan Pantai di peringkat IbuPejabat dan semua negeri di mana sejumlah 172 (75.8%) jawatan telah diisi.Kedudukan perjawatan terkini Bahagian Kejuruteraan Pantai Ibu Pejabat danNegeri adalah seperti di jadual berikut :-677

JADUAL 385KEDUDUKAN PERJAWATAN BAHAGIAN KEJURUTERAAN PANTAIJABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN TAHUN 2003BAHAGIAN /NEGERIKUMPULANPROFESIONALKUMPULANSOKONGANTEKNIKALKUMPULANSOKONGANPENTADBIRANJUMLAHKESELURUHANLULUS ISI LULUS ISI LULUS ISI LULUS ISI %Bahagian Kejuruteraan Pantai Ibu Pejabat 13 12 28 17 5 2 46 31 67.4JPS Wilayah Persekutuan Labuan 1 1 7 3 1 1 9 5 55.6Pulau Pinang 2 2 3 1 - - 5 3 60Perlis 1 1 1 1 - - 2 2 100Kedah 2 1 4 4 - - 6 5 83.3Perak 1 1 2 2 - - 3 3 100Kelantan 2 2 10 8 3 2 15 12 80Terengganu 3 3 19 18 1 1 23 22 95.7Pahang 2 2 5 4 - - 7 6 85.7Selangor 2 2 12 11 - - 14 13 92.9Melaka 1 1 6 5 - - 7 6 85.7N. Sembilan 1 1 38 20 - - 39 21 53.8Johor 1 1 7 2 - - 8 3 37.5Sabah 5 5 14 14 1 1 20 20 100Sarawak 5 4 18 16 - - 23 20 87JUMLAH 42 39 174 126 11 7 227 172 75.8Sumber Maklumat : Laporan Perjawatan JPS Ibu Pejabat Dan Negerib. Adalah diperhatikan kedudukan pengisian jawatan di Bahagian KejuruteraanPantai Ibu Pejabat dan Negeri adalah sangat rendah. Kedudukan pengisianjawatan di beberapa negeri khususnya Negeri Sembilan dan Johor sertaWilayah Persekutuan Labuan yang mempunyai persisiran pantai yang luasadalah antara 37.5% hingga 55.6% sahaja. Keadaan ini boleh menjejaskankemampuan JPS untuk melaksanakan aktiviti mengawal dan mencegahhakisan pantai.c. JPS telah melaksanakan sejumlah 205 kursus untuk semua peringkatkakitangannya bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 berbanding denganperancangan berjumlah 195 kursus. Kursus tersebut yang meliputi bidangfungsi utama jabatan, teknikal, komputer dan pengurusan telah dihadiri oleh32 kakitangan dari Bahagian Kejuruteraan Pantai. Kedudukan kursus yangtelah dilaksanakan bagi tempoh 3 tahun adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 386BILANGAN KURSUS YANG DILAKSANAKAN200120022003JENIS KURSUSBILANGANKURSUSBILANGANKURSUSBILANGANKURSUSFUNGSIUTAMAKURSUSTEKNIKALKURSUSKOMPUTERPENGURUSANJUMLAHDIRANCANG 15 18 17 37 87DILAKSANA 15 19 20 20 74% DILAKSANA 100 105.6 117.6 54.1 85.1 %DIRANCANG 15 19 17 24 75DILAKSANA 14 21 22 30 87% DILAKSANA 93.3 110.5 129.4 125 116 %DIRANCANG 7 12 7 7 33DILAKSANA 8 15 11 10 44% DILAKSANA 114.3 125 157.1 142.9 133.3 %Sumber Maklumat :Laporan Penilaian Kursus678

Pada pandangan Audit, JPS perlu memberi tumpuan kepada pengisianjawatan kosong malahan pihak agensi pusat patut mempertimbang untukmengisi jawatan tambahan yang dipohon di bawah penstrukturan semulaJabatan Pengairan Dan Saliran bagi membolehkannya melaksanakanaktiviti seperti mana yang dirancang. Kursus yang diadakan oleh JPSuntuk meningkatkan kecekapan kakitangannya adalah mencukupi.44.4.2.9. Peruntukan Dan Perbelanjaana. Peruntukan pembangunan yang diluluskan khusus untuk projek pengawalanhakisan pantai Bahagian Kejuruteraan Pantai bagi tempoh tahun 2001hingga 2003 adalah berjumlah RM37.40 juta. Daripada jumlah tersebut,sejumlah RM31.88 juta (85.2%) telah dibelanjakan. Kedudukan jumlahperuntukan dan perbelanjaan adalah seperti di jadual berikut :-JADUAL 387JUMLAH PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN PEMBANGUNANBAHAGIAN KEJURUTERAAN PANTAIBAGI TEMPOH TAHUN 2001 HINGGA 2003TAHUN200120022003JENIS PERBELANJAANMENCEGAH HAKISANPANTAI(Kawasan Pertanian)MENCEGAH HAKISANPANTAI(Bukan Pertanian)JUMLAHPERUNTUKAN 6.80 12.0 18.80(RM Juta)PERBELANJAAN6.62 11.13 17.75% PERBELANJAAN 97.4% 92.8 % 94.4 %PERUNTUKAN 1.35 7.20 8.55(RM Juta)PERBELANJAAN0.80 4.43 5.23% PERBELANJAAN 59.3 % 61.5 % 61.2 %PERUNTUKAN 1.40 8.65 10.05(RM Juta)PERBELANJAAN1.41 7.49 8.90% PERBELANJAAN 100.7 % 86.6 % 88.6 %Sumber Maklumat: i) Laporan Kemajuan Kewangan Sehingga Bulan Disember 2003ii) Penyata Perbelanjaan Pembangunan Bagi Tempoh Tahun 2001 Hingga 2003b. Semakan Audit mendapati sejumlah RM17.75 juta (94.4%) telahdibelanjakan pada tahun 2001, RM5.23 juta (61.2%) pada tahun 2002 danRM8.90 juta (88.6%) pada tahun 2003. Semakan selanjutnya mendapatiperbelanjaan tahun 2002 dan 2003 adalah jauh berkurangan daripadajumlah peruntukan yang diluluskan. Peruntukan bagi tahun 2002 kurangdibelanjakan disebabkan oleh keseluruhan projek yang dilaksanakan padatahun itu adalah projek sambungan dari tahun 2001 yang melibatkanbayaran yang rendah kerana kemajuan pelaksanaannya telah mencapai85% hingga 90% pada tahun 2001.Pada pandangan Audit, pihak JPS seharusnya mengkaji semula proseskerjanya bagi membolehkan aktiviti yang dirancang dilaksanakan padatahun yang berkenaan dan peruntukan yang telah diluluskan dapatdigunakan sepenuhnya pada tahun itu.44.4.3. PEMANTAUAN44.4.3.1. Laporan Kemajuan FizikalUntuk menentukan prestasi pelaksanaan projek, pihak JPS Negeri telahmenghantar laporan kemajuan fizikal pada setiap bulan ke Bahagian679

Kejuruteraan Pantai Ibu Pejabat. Semakan Audit mendapati laporan tersebuttelah direkod dan dikemas kini oleh Bahagian Kejuruteraan Pantai.44.4.3.2. MesyuaratBersesuaian dengan fungsi utamanya, Bahagian Kejuruteraan Pantai telahmengadakan Mesyuarat Unit Pengawalan Hakisan Pantai dan MesyuaratPembangunan setiap bulan. Mesyuarat tersebut dipengerusikan oleh PengarahBahagian Kejuruteraan Pantai. Semakan Audit mendapati segala perkara yangberkaitan dengan masalah pengawalan hakisan pantai telah dibincangkansemasa mesyuarat tersebut.44.4.3.3. Lawatan Fizikal Ke Lokasi ProjekPihak Audit dimaklumkan bahawa pihak Ibu Pejabat ada menjalankan aktivitipemantauan melalui lawatan fizikal ke lokasi projek. Bagaimanapun, tiada buktiyang menunjukkan jadual lawatan ke lokasi disediakan oleh BahagianKejuruteraan Pantai.Pada pandangan Audit, kekerapan lawatan perlu dipastikan bersesuaiandengan tempoh kemajuan projek.44.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, Jabatan Pengairan dan Saliran mempunyai perancangan yang baikterutamanya dari aspek menetapkan keutamaan melaksanakan projek pengawalanhakisan pantai. JPS tidak dapat melaksanakan projek pengawalan hakisan pantaisepertimana sasaran asal kerana projek yang dirancang bagi sesuatu tahun tidak dapatdisiapkan pada tahun berkenaan. Kekurangan kakitangan juga menjejaskankemampuan JPS untuk melaksanakan projek dengan berkesan. Penyenggaraan yangtidak dijalankan terhadap projek yang siap dibina boleh menjejaskan ketahanan strukturbinaan. Sehubungan itu, adalah disyorkan supaya JPS mengkaji semula strategi bagimembolehkannya melaksanakan projek pengawalan hakisan pantai dalam mencapaisasaran yang ditetapkan. Dari segi perjawatan, JPS perlu mengambil tindakan segerauntuk mengisi jawatan yang masih kosong dan agensi pusat patut mempertimbanguntuk mengisikan jawatan tambahan yang dipohon di bawah penstrukturan semulaJabatan Pengairan Dan Saliran bagi membolehkannya melaksanakan aktivitinya sepertimana yang dirancang. Majlis Kawalan Hakisan Pantai Negara perlu meneruskanfungsinya dengan mengadakan mesyuarat berkala sebagaimana yang telah ditetapkanbagi memantau keadaan pembangunan dan pengawalan hakisan pantai negara.Adalah disyorkan JPS yang bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaanpengawalan hakisan pantai dilantik sebagai urus setia Majlis ini. Seterusnya Majlis jugaperlu mengenal pasti dengan segera pihak yang bertanggungjawab terhadappenyenggaraan struktur yang siap dibina. Sekiranya JPS negeri diberi tanggungjawabmenyenggara semua projek yang telah siap, pihak JPS Ibu Pejabat sepatutnya terusmemberi peruntukan untuk tujuan tersebut kerana merujuk kepada PerlembagaanPersekutuan, urusan pantai negara adalah di bawah senarai Persekutuan.680

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR45. PEMBINAAN INSTITUT TANAH DAN UKUR NEGARA(INSTUN) (*)45.1. LATAR BELAKANG45.1.1. Hasil daripada cadangan Kementerian Tanah dan Pembangunan Koperasipada bulan September 1997, Kerajaan telah meluluskan pembinaan Institut Tanahdan Ukur Negara (INSTUN) di Behrang Ulu, Tanjung Malim, Perak. Objektifpembinaan Institut ini ialah :-45.1.1.1. Meningkatkan kemahiran anggota pentadbiran tanah, ukur danpemetaan di seluruh negara agar dapat menyumbang kepada pembangunannegara.45.1.1.2. Meningkatkan kecekapan pengurusan dan keberkesanan latihanmelalui peningkatan penggunaan teknologi maklumat; dan45.1.1.3. Mewujudkan pusat rujukan yang unggul dalam bidang pentadbirantanah, ukur dan pemetaan serta teknologi maklumat yang berkaitan.45.1.2. Projek ini dilaksanakan dalam 2 fasa. Fasa pertama melibatkan pembinaanbangunan INSTUN serta penyediaan kemudahan yang berkaitan di kawasan seluas80 ekar di bawah Rancangan Malaysia Ke-7 manakala fasa kedua belum ditetapkantarikh pelaksanaannya. Kos projek ini adalah dianggarkan berjumlah RM135.72 juta.45.2. OBJEKTIF PENGAUDITANPengauditan ini dijalankan untuk menentukan sama ada pembinaan INSTUN danpenyediaan kemudahan yang berkaitan telah dirancang dan dilaksanakan denganteratur dan berhemat bagi memenuhi keperluannya untuk beroperasi.45.3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITANPengauditan ini meliputi aspek pembinaan bangunan dan penyediaan kemudahan sertaperolehan peralatan yang berkaitan. Bagi tujuan ini, semakan telah dijalankan terhadapfail dan dokumen berkenaan di Kementerian Tanah dan Pembangunan Koperasi, IbuPejabat Jabatan Kerja Raya dan INSTUN. Temu bual dengan pegawai dan kakitanganterlibat serta pemeriksaan fizikal di INSTUN juga telah dijalankan.45.4. PENEMUAN AUDIT45.4.1. PERANCANGAN45.4.1.1. Struktur Pengurusana. Peringkat Kementerian Tanah Dan Pembangunan KoperasiPada keseluruhannya idea dan perancangan dasar projek ini adalah di bawahtanggungjawab Kementerian Tanah dan Pembangunan Koperasi. BahagianNota (*)Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Tanah Dan Pembangunan Koperasi681

Dasar Tanah Ukur Dan Pemetaan Kementerian bertanggungjawab merancangkemudahan dan peralatan yang diperlukan untuk INSTUN beroperasi.Pengurusan INSTUN adalah diletakkan di bawah Pengarah INSTUN yangbertanggungjawab terus kepada Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian. CartaOrganisasi Kementerian Tanah dan Pembangunan Koperasi adalah sepertiberikut :-CARTA 80CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN TANAH DAN PEMBANGUNAN KOPERASIPADA TAHUN 2003KETUA SETIAUSAHA(JUSA A)KETUA UNIT AUDITDALAM(W41)TIMBALAN KETUASETIAUSAHA(JUSA C)PENASIHATUNDANG-UNDANG(Gred L48)SETIAUSAHA BAHAGIAN DASARPENGURUSAN DAN PEMBANGUNANKOPERASI (Gred M54)SETIAUSAHABAHAGIANTEKNOLOGIMAKLUMAT(Gred M54)SETIAUSAHABAHAGIANPENTADBIRANDAN KEWANGAN(Gred M48)PENGARAH PUSAT INFRASTRUKTURDATA GEOSPATIAL NEGARA(Gred S54)SETIAUSAHA BAHAGIANDASAR TANAH UKUR DANPEMETAAN(Gred M54)SETIAUSAHA BAHAGIANPEMBANGUNAN SUMBERMANUSIA(Gred M54)KETUA PENGARAHJABATAN KETUA PENGARAHTANAH DAN GALIAN(JUSA B)KETUA PENGARAHJABATAN UKUR DANPEMETAAN MALAYSIA(JUSA A)KETUA PENGARAHJABATAN PEMBANGUNANKOPERASI(JUSA C)PENGARAH INSTITUTTANAH DAN UKURNEGARA(M54)b. Peringkat Jabatan Kerja RayaPelaksanaan projek ini akan diselia oleh Jabatan Kerja Raya. Selaras denganitu, Ketua Pengarah Kerja Raya selaku Pengarah Projek telah menubuhkan satupasukan projek dengan melantik 3 pegawai daripada Cawangan Bangunan, IbuPejabat Jabatan Kerja Raya. Pegawai tersebut terdiri daripada Jurutera J48,Jurutera J41 dan Juruteknik J17 mewakilinya dalam menyelia projek pembinaan.Pada pandangan Audit, Kementerian telah menetapkan dengan jelas pihakyang bertanggungjawab untuk merancang dan melaksanakan projek ini.45.4.1.2. Kaedah Pelaksanaan Projek PembinaanKerja pembinaan dilaksanakan mengikut konsep reka dan bina sertamenggunakan struktur keluli yang dikeluarkan oleh syarikat tempatan. Di bawahkonsep ini, kontraktor bertanggungjawab untuk menyediakan reka bentuk danmelaksanakan kerja pembinaan. Jabatan Kerja Raya bertanggungjawabterhadap penyeliaan kerja pembinaan.682

45.4.1.3. Kemudahan Yang Dibangunkan Dan Peralatan Yang DisediakanProjek ini antara lainnya perlu menyediakan :-a. Infrastruktur Dan Kemudahan• 1 Blok Pentadbiran 3 tingkat• Blok Akademik (3 blok 3 tingkat bilik kuliah)• Blok Asrama (2 blok 4 tingkat)• Kuarters- 1 blok 2 tingkat kelas C Banglo- 2 blok 2 tingkat kelas D/E berkembar- 2 blok 5 tingkat 16 unit kelas G- 2 blok 4 tingkat 8 unit kelas H• Auditorium 2 tingkat• Dewan serbaguna 2 tingkat• Dewan makan 2 tingkat• Surau• Kompleks Sukan – stadium, padang bola sepak/hoki, trek jogging dangelanggang tenis.b. Peralatan• Peralatan pejabat termasuk kerusi, meja dan sebagainya.• Peralatan dapur.• Peralatan asrama peserta kursus seperti katil, almari dan mesin basuh.• Komputer untuk pentadbiran dan kursus.• Peralatan untuk latihan amali.• Peralatan sukan dan rekreasi.Pada pandangan Audit, Kementerian telah mengenal pasti semuakemudahan dan peralatan yang diperlukan oleh INSTUN untuk berfungsisebagai sebuah institusi latihan.45.4.1.4. Penetapan LokasiProjek ini akan dibina di sebuah kawasan seluas 200 ekar di Behrang Ulu,Tanjung Malim, Perak. Tanah ini adalah merupakan tanah milik KerajaanPersekutuan. Pada amnya, pemilihan tapak adalah sesuai dari segi keluasandan status tanah.45.4.1.5. Perancangan Kerjaa. Kaedah Perolehani. Mengikut perancangan awal, urusan pemanggilan tender kerjapembinaan dilakukan oleh Jabatan Kerja Raya. Bagaimanapun,Kementerian Kewangan telah melantik sebuah syarikat tempatan secararundingan terus untuk melaksanakan projek ini secara reka dan bina.Cadangan harga yang dikemukakan oleh kontraktor untuk projekpembinaan bangunan dinilaikan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikaldan Kewangan yang diwujudkan di peringkat Kementerian Tanah danPembangunan Koperasi. Selain daripada pegawai Kementerian Tanah683

dan Pembangunan Koperasi, wakil Ketua Pengarah Kerja Raya jugamenganggotai Jawatankuasa ini.ii. Bagi urusan perolehan peralatan, Kementerian Tanah danPembangunan Koperasi bertanggungjawab mengeluarkan tender, sebutharga dan Pesanan Kerajaan bergantung kepada nilai peralatan yangakan dibeli. Jawatankuasa Penilaian Teknikal telah diwujudkan diperingkat Kementerian untuk membuat penilaian tender bagi perolehanperalatan.b. Rancangan PerpindahanSebelum INSTUN dibina, aktiviti kursus dilaksanakan oleh Seksyen LatihanJabatan Ketua Pengarah Tanah dan Galian serta Seksyen Latihan Jabatan Ukurdan Pemetaan yang bertempat di Wisma Tanah. Pembinaan kampus INSTUNmengikut kontrak perlu disiapkan pada bulan Disember 2000. Kementerian telahmenetapkan bahawa rancangan perpindahan akan dibuat sebaik sahajabangunan disiapkan.c. Rancangan Penyenggaraan BangunanBagi memastikan bangunan dan kemudahan yang disediakan sentiasa beradadalam keadaan memuaskan, satu program penyenggaraan tahunan perludisediakan. Jenis penyenggaraan hendaklah berbentuk penyenggaraanpreventive dan corrective. Semakan Audit mendapati Kementerian telahmembuat perancangan untuk menyenggara bangunan dan kemudahan yangdisediakan. Penyenggaraan ini akan dibuat oleh kontraktor yang dilantik.Pada pandangan Audit, pihak Kementerian telah merancang perolehan,perpindahan dan penyenggaraan bangunan dengan teratur.45.4.1.6. Keperluan KewanganJumlah anggaran harga bagi projek pembinaan termasuk peralatan adalahRM135.72 juta. Daripada jumlah tersebut, RM121 juta telah diperuntukkan dibawah Rancangan Malaysia Ke-7 dan sejumlah RM14.72 juta pula di bawahRancangan Malaysia Ke-8.45.4.1.7. Kaedah Pemantauana. Semasa PembinaanJabatan Kerja Raya telah menubuhkan satu pasukan projek yang mewakiliKetua Pengarah Kerja Raya selaku Pengarah Projek bagi menyelia projek danmenempatkan wakilnya di tapak projek untuk membolehkan kerja pemantauandibuat dengan rapi. Pemantauan semasa pembinaan akan dibuat melaluipemeriksaan kerja pembinaan dan mesyuarat tapak yang diadakan pada setiapbulan. Mesyuarat ini akan dihadiri oleh wakil Kementerian, JKR dan kontraktoryang berkenaan. Minit mesyuarat dan laporan kemajuan keseluruhan projekakan disediakan untuk menunjukkan status kemajuan projek.684

. Selepas Bangunan SiapMengikut peraturan, selepas projek disiapkan dan bangunan diserah milik,pasukan projek Jabatan Kerja Raya masih bertanggungjawab untuk mengambiltindakan terhadap aduan kerosakan dan kecacatan serta memantau kerjapembaikan oleh kontraktor.Secara keseluruhannya, projek ini telah dirancang dengan memuaskan dansemua aspek yang berkaitan telah diambil kira.45.4.2. PELAKSANAAN45.4.2.1. Kerja Pembinaana. Pemilihan KontraktorPada bulan Jun 1998, Kementerian Kewangan telah melantik kontraktortempatan ‘Kelas A’ yang mempunyai modal berbayar RM50 juta secararundingan terus untuk melaksanakan projek pembinaan ini. Projek ini akandibina secara fast-track serta menggunakan struktur keluli yang dikeluarkan olehsyarikat tempatan. Selain itu, kontraktor tersebut perlu berdaftar denganLembaga Pembangunan Industri Pembinaan (CIDB) dan juga Pusat KhidmatKontraktor. Semakan Audit mendapati bahawa kontraktor yang dilantiktelah memenuhi kriteria yang telah ditetapkan.b. Penetapan HargaHarga asal yang telah ditawarkan oleh kontraktor ialah RM90 juta. Hasildaripada rundingan harga yang dibuat oleh pihak Jabatan Kerja Raya dengankontraktor terlibat, harga kontrak tersebut telah diturunkan menjadi RM84.64juta. Harga ini adalah bersamaan dengan anggaran kos Jabatan Kerja Raya.Pada pandangan Audit, kaedah yang diikuti dalam penetapan harga bolehmenjamin Kerajaan mendapat harga yang berpatutan.c. Syarat Kontrak Dan Surat Setuju Terimai. Perjanjian kontrak bernilai RM84.64 juta untuk melaksanakan projek ini telahditandatangani antara Ketua Pengarah Kerja Raya dengan kontraktor yangtelah dipilih pada bulan Julai 2000. Antara syarat penting yang dipersetujuidalam kontrak itu adalah seperti berikut : -• Projek ini perlu disiapkan pada 31 Disember 2000.• Kontraktor dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan berjumlahRM4.23 juta iaitu 5% daripada harga kontrak sebelum memulakan kerja.Tempoh sah laku bon ialah sehingga Sijil Siap Kerja dikeluarkan. BonPelaksanaan itu dibuat secara ansuran melalui potongan 10% daripadasetiap bayaran interim sehingga mencapai amaun 5% tersebut.• Tempoh Tanggungan Kecacatan ditetapkan selama 24 bulan selepastarikh Sijil Siap Kerja dikeluarkan. Untuk maksud ini, wang tahanandengan kadar 10% daripada pembayaran kepada kontraktor akandipegang oleh Kerajaan.685

• Kontraktor dikehendaki menjalankan penyenggaraan terhadap institutyang dibina selama 24 bulan selepas tarikh projek disiapkan.• Kontraktor dikehendaki mengambil insurans untuk melindungi tuntutanpampasan oleh mana-mana pihak.• Kerja pembinaan perlu bermula dan disiapkan dalam tempoh yangditetapkan di dalam kontrak. Sekiranya kontraktor gagal menyiapkankerjanya dalam tempoh tersebut, lanjutan masa boleh dibenarkan atausebaliknya notis kesalahan dan notis penamatan kontrak dikeluarkan.Denda boleh dikenakan terhadap kontraktor sekiranya gagalmelaksanakan kerja mengikut jadual dan lanjutan masa tidak diberi.• Sebelum sesuatu projek dimulakan, kontraktor dikehendaki menjalankankajian tanah bagi memastikan asas pembinaan yang kukuh dan rekabentuk bangunan yang bersesuaian.• Selaras dengan kehendak Akta Kualiti Alam Sekitar 1974, kontraktor jugadikehendaki menjalankan kajian untuk menilai kesan projek kepada alamsekitar sebelum ia dibangunkan.• Kontraktor dikehendaki mengambil langkah dengan menyediakanrawatan pencegahan serangga terhadap bangunan dan peralatan didalamnya. Rawatan tersebut hendaklah dilaksanakan di atas atau dibawah tanah tapak pembinaan. Rawatan juga hendaklah dilakukansecara berterusan sepanjang Tempoh Tanggungan Kecacatan yangberakhir pada bulan November 2003.ii. Kontraktor juga perlu mematuhi syarat yang ditetapkan dalam Surat SetujuTerima seperti berikut :-• Kontraktor dikehendaki mengambil alih tapak bina pada 17 Julai 2000.Tiada sebarang kerja boleh dimulakan sebelum tarikh tersebut.• Kontraktor dikehendaki mencarum 15% daripada harga projek ini kepadaEscrow Account (Akaun ini diwujudkan untuk tujuan penswastaanPERWAJA). Caruman ini perlu dibuat selepas 50% pembayaran kontrakdibuat kepada kontraktor.Pada pandangan Audit, pada umumnya syarat kontrak adalah memadai.d. Pematuhan Kepada Syarat KontrakKajian Audit mendapati pada umumnya, kontraktor telah mematuhi syaratkontrak kecuali perkara yang dinyatakan di bawah :-i. Kajian TanahSyarat kontrak menetapkan bahawa kontraktor dipertanggungjawabkanuntuk menjalankan kajian tanah dan mengemukakan hasil analisis tanahkepada Jabatan Kerja Raya. Pihak Audit mendapati tiada bukti yangmenunjukkan bahawa kajian tanah telah dilakukan sebelum bangunandidirikan.686

ii. Pemilikan Tapak Dan Kerja PembinaanMengikut perjanjian dan Surat Setuju Terima yang bertarikh 6 Julai 2000,tarikh milik tapak adalah pada 17 Julai 2000. Berdasarkan laporan JabatanKerja Raya, kontraktor telah memulakan kerja pembinaan pada 2 Januari2000 dan status kemajuan kerja sehingga 30 Jun 2000 adalah lebih kurang10%. Pada tarikh tersebut, hampir kesemua cerucuk telah ditanam dan substrukturtelah dibina. Semasa kontraktor memulakan kerja pembinaan,lukisan struktur masih belum disahkan oleh Juru Perunding dan belumdiluluskan untuk pembinaan. Sungguhpun “notis berhenti kerja” telahdikeluarkan oleh Jabatan Kerja Raya, namun kontraktor tidak mematuhisebaliknya meneruskan kerja di tapak bina.iii. Laporan Penilaian Kesan Kepada Alam Sekitar (EIA)Semakan Audit mendapati laporan EIA telah dikemukakan oleh JabatanAlam Sekitar Negeri Perak dan diterima oleh Kementerian Tanah danPembangunan Koperasi pada bulan Jun 2000 sedangkan kerja pembinaantelah dimulakan oleh pemaju pada bulan Januari 2000. Ini bermakna perkarayang dinyatakan di laporan EIA tersebut tidak dipatuhi sebelum projekdimulakan.iv. Rawatan Pencegahan SeranggaTiada bukti yang menunjukkan kontraktor mematuhi syarat kontrakberhubung dengan rawatan pencegahan serangga. Lawatan Audit keauditorium mendapati kesemua kerusi yang bernilai RM256,500 danbeberapa bahagian panel dinding auditorium telah diserang bubuk. Aduanpihak INSTUN terhadap perkara ini kepada kontraktor telah dibuat padabulan November 2002. Bagaimanapun hingga ke tarikh lawatan Audit,tindakan masih belum diambil oleh kontraktor untuk mengatasi masalahtersebut. Dengan ini, auditorium yang dibina dengan kos RM2.80 juta tidakdapat digunakan mengikut perancangan. Bagaimanapun setelahdibangkitkan oleh pihak Audit, Kementerian telah mengarahkan supayakontraktor mengambil tindakan menyelesaikan masalah tersebut dankontraktor itu telah pun mengganti dinding dan perabot berkenaan.e. Pembinaan KemudahanSemakan Audit mendapati beberapa butiran kerja yang terdapat dalam kontraktetapi telah tidak dibina/disediakan seperti sistem hawa dingin tidak dipasang diBlok Akademik dan Bilik Urusetia. Pihak Audit tidak dapat mengenal pasti kossebenar bagi butiran kerja di atas kerana kos bagi setiap butiran kerjaberkenaan tidak dinyatakan secara khusus di dalam kontrak. Pada pandanganAudit, perkara yang tersebut di atas boleh dielakkan sekiranya pihakJabatan Kerja Raya memberi penyeliaan yang rapi terhadap kerja yangdilaksanakan oleh kontraktor.687

45.4.2.2. Prestasi Projeka. Mengikut Surat Setuju Terima, tarikh milik tapak adalah pada 17 Julai 2000dan kerja pembinaan perlu disiapkan pada 31 Disember 2000.Bagaimanapun, semakan Audit mendapati kontraktor berkenaan hanyadapat menyiapkan projek ini pada bulan November 2001 iaitu kelewatanselama 11 bulan. Sejumlah 4 lanjutan masa telah dikeluarkan oleh JabatanKerja Raya iaitu pada bulan Jun 2001, Julai 2001, September 2001 danNovember 2001. Antara faktor yang menyebabkan kelewatan ini ialahtambahan kerja yang melibatkan 11 Arahan Perubahan Kerja bernilaiRM5.85 juta seperti di jadual berikut :-JADUAL 388ARAHAN PERUBAHAN KERJAPERIHAL KERJA TAMBAHANAMAUN(RM Juta)Membekal dan memasang kabel elektrik voltan rendah bersaiz 185 mm2 4 teras (aluminium) dari pencawang kefeeder pillar untuk kuarters INSTUNMembekal dan memasang 2 unit genset bersaiz 400KVA dan 250KVA di Blok Akademik dan Blok Pentadbiranlengkap dengan pendawaian pemasangan bekalan iniMembekal dan memasang kabel komputer vertical dan backbone bagi Blok Akademik dan Blok Pentadbiranlengkap dengan penamatan fibre cable, switch dan fibre panel0.141.151.15Membina 8 buah bilik untuk Ketua Program di Blok Pentadbiran 0.03Membina 10 buah pillars di tapak GPS/EDM Test Base 0.22Menambah 70 buah kerusi di auditorium 0.03Melengkapkan ruang galeri INSTUN dengan kerja hiasan dalaman 1.30Membekal dan memasang jubin pada lantai laluan dalam dan tangga di blok kuarters kelas ‘G1’, kelas ‘G2’, Asrama‘A1’ dan Asrama ‘A2’0.46Kerja landskap/pengindahan kampus INSTUN 1.32Membekal dan memasang keperluan soket kuasa bagi bilik server di Blok Akademik 0.05JUMLAH 5.85b. Mengikut Arahan Perbendaharaan 202.2 (d), jika harga asal kontrak melebihiRM20 juta dan jumlah kerja perubahan terkumpul yang dicadangkan tidakmelebihi RM6 juta maka Arahan Perubahan Kerja hendaklah diluluskan olehjawatankuasa yang dipengerusikan oleh Ketua Pengarah JKR. SemakanAudit mendapati 3 Arahan Perubahan Kerja hanya diluluskan olehJawatankuasa Arahan Perubahan Kerja setelah kerja dilakukan.Pada pandangan Audit, Arahan Perubahan Kerja hendaklah diluluskanoleh pihak yang diberi kuasa sebelum ia dilaksanakan bagi memastikankewajaran sebarang pertambahan kos.c. Kualiti Kerja PembinaanPemeriksaan Audit mendapati berlaku beberapa kecacatan dan kerosakanbangunan serta kemudahan yang dibina. Berikut diberikan beberapacontohnya:-• Berlaku resapan air di lantai aras bawah Blok Akademik C menyebabkankerosakan kepada laluan kabel elektrik dan komputer serta beberapa bilikkuliah tidak dapat digunakan. Keadaan ini ditunjukkan dalam Gambar 156.• Kecacatan dan kerosakan juga diperhatikan pada trek jogging sepertiditunjukkan dalam Gambar 157.688

GAMBAR 156 GAMBAR 157Kabel Elektrik Diresapi Air Kerana Lapisan KalisLembab Tidak Dipasang Di Bawah Lantai BangunanAntara Lokasi Trek Jogging Yang MengalamiKerosakan• Loji rawatan kumbahan mengalami kerosakan yang mencemarkanpersekitarannya.• Bilik asrama tidak mempunyai ruang tingkap atau ruang sistem pengaliranudara kerana direka bentuk sebagai bilik berhawa dingin. Bagaimanapun,alat penghawa dingin tidak dibekalkan.• Sistem hawa dingin di Blok Pentadbiran tidak berfungsi.• Atas permintaan Audit, kerja ukur terhadap cerun telah dijalankan olehJabatan Ukur dan Pemetaan dan hasilnya mendapati 3 daripada 7 lokasicerun melebihi darjah kecerunan yang ditetapkan (45 darjah). Ini adalahantara faktor yang menyebabkan cerun di belakang kuarters telah runtuh.• Sebahagian pagar tidak dibina di atas sempadan kawasan INSTUN.• Jarak kedudukan tie beam tidak seragam yang akan mengakibatkankedudukan tebing longkang tidak kukuh.• Sejumlah 28 (63.6%) daripada 44 tanda “Keluar” (atas pintu) tidak berfungsi.• Alat kelengkapan memadam kebakaran yang dibekalkan tidak memenuhikeperluan pelanggan kerana 57 daripada 59 sistem gelung hos tidakberfungsi. Kontraktor juga hanya membekalkan 31 daripada 46 AlatPemadam Api yang sepatutnya dibekalkan.Kebanyakan kerosakan yang dinyatakan di atas telah dimaklumkan oleh pihakINSTUN kepada kontraktor. Bagaimanapun semasa lawatan Audit pada bulanSeptember 2003, tindakan masih belum diambil.Pada pandangan Audit, pihak Jabatan Kerja Raya patutlah mengambiltindakan yang tegas terhadap kontraktor yang gagal melaksanakantanggungjawabnya.689

45.4.2.3. Perolehan Dan Pengurusan Peralatana. PerolehanKementerian Tanah dan Pembangunan Koperasi bertanggungjawabmenguruskan perolehan peralatan INSTUN untuk asrama, kuarters termasukkatil, mesin basuh, almari dan perkakasan dapur; peralatan pejabat termasukmeja dan kerusi; peralatan komputer untuk pentadbiran dan kursus sertaperalatan sukan dan rekreasi. Perolehan dibuat daripada pembekal tempatanpada tahun 2001 melalui 15 tender, 7 sebut harga dan 48 Pesanan Kerajaan.Bagi perolehan melalui tender, ianya dibuat sama ada secara tender terbukaatau pun rundingan terus. Pada amnya, Kementerian Tanah dan PembangunanKoperasi telah mematuhi kaedah perolehan yang ditetapkan. Bagaimanapun,pihak Audit mendapati beberapa bayaran dibuat terlebih dahulu walaupunperalatan belum dibekalkan. Malah bayaran pendahuluan dibuat kepadapembekal loose items walaupun surat perjanjian belum ditandatangani.Butirannya adalah seperti berikut :-i. Loose Items (Peralatan Untuk Pejabat, Asrama, Kuarters, BangunanAkademik, Dapur Dan Sebagainya)Kementerian telah melantik sebuah syarikat untuk membekalkan 201 jenisperalatan loose items seperti peralatan untuk pejabat, asrama, kuarters,bangunan akademik dan dapur bernilai RM3.90 juta. Bayaran pendahuluanberjumlah RM3.90 juta telah diberi kepada syarikat berkenaan ataskelulusan Perbendaharaan Malaysia dengan syarat jaminan bank yangmempunyai nilai yang sama didapatkan daripada syarikat tersebut.Sungguhpun kontraktor berkenaan telah mengemukakan jaminan bankberkenaan seperti mana yang ditetapkan, namun tempoh sah lakunya telahpun tamat pada bulan Julai 2002. Adalah diperhatikan juga 7 jenis peralatanbernilai RM98,230 masih belum diterima. Semakan Audit pada bulanOktober 2003 pula mendapati perjanjian berkenaan belum ditandatangani.Berikut diberikan butirannya :-JADUAL 389SENARAI PERALATAN LOOSE ITEMS YANG BELUM DITERIMA OLEH INSTUNPERALATANKUANTITIHARGA SEUNIT(RM)JUMLAH HARGA(RM)Event Board 1 3,500 3,500Welcome Mat 1 500 500Rostrum 1 3,150 3,150Arm Chair 50 504 25,200Round Table 50 380 19,000Rak Tuala (Hostel) 248 60 14,880Banquet Table Cloth 100 320 32,000JUMLAH 98,230ii. Peralatan Ukur Survey Echo SounderBayaran bagi perolehan peralatan ukur Survey Echo Sounder berjumlahRM116,000 dibuat pada bulan Januari 2002 sedangkan bekalanperalatan hanya diterima pada bulan November 2002.690

iii. Peralatan GPS Receiver SystemBayaran bagi perolehan peralatan GPS Receiver System berjumlahRM2.19 juta dibuat pada bulan Januari 2002 sedangkan bekalanperalatan diterima secara berperingkat iaitu 3 kali bekalan antara bulanFebruari hingga bulan Mei 2002.b. Penggunaan PeralatanPengauditan yang dijalankan pada bulan September 2003 tertumpu kepada 21perolehan. Daripada jumlah itu, adalah didapati peralatan yang dibeli melalui 10perolehan bernilai RM18.64 juta sama ada tidak digunakan langsung atau tidakdigunakan secara optimum. Semua peralatan tersebut yang dibeli pada tahun2001 telah tamat tempoh gerentinya. Peralatan yang dimaksudkan adalahseperti di Jadual 390. Gambar 158 hingga 160 menunjukkan peralatan yangbelum digunakan.JADUAL 390MAKLUMAT MENGENAI PERALATAN YANG BELUM DIGUNAATAU TIDAK DIGUNA SECARA OPTIMUMJENIS PERALATANPeralatan Teknologi Maklumat UntukPusat Kecemerlangan PenerbitanKOS(RM Juta)5.48SEBAB TIDAK DIGUNAKAN• Tidak pernah digunakan kerana air memasuki laluan kabel elektrik di lantaibilik di mana peralatan ini ditempatkan.• Sebahagian komponen peralatan telah berkarat akibat keadaan lantai yanglembab. (Gambar 158 adalah berkaitan).Peralatan Aerial PhotoghraphicCenter Of The Digital MappingSystem0.57• Tidak pernah digunakan kerana bilik yang menempatkan peralatan tidakdilengkapi sistem saluran elektrik, bekalan air, bahan kimia dan kemudahantempat bahan buangan yang diperlukan semasa memproses gambar.• Selain itu, filem foto udara sukar diperolehi.Aluminium Survey Boat 0.08• Belum pernah digunakan kerana enjin bot rosak.• Tidak mempunyai kenderaan untuk menarik bot ke lokasi di mana iadiperlukan. (Gambar 159 adalah berkaitan)60 unit Peralatan Total Station 3.21Terdapat peralatan yang belum digunakan kerana perolehan dibuat berlebihan.Kuantiti yang diperlukan pada satu masa kursus amali adalah 10 unit sahaja.(Gambar 160 adalah berkaitan).Peralatan GPS Receiver System 0.44 Belum digunakan kerana model ini out of date.Peralatan Ukur Survey EchoSounder0.12Belum digunakan kerana sebahagian daripada komponennya masih belumdibekalkan.Peralatan Perisian PhotogrammetryVirtuozo Version 3.2Perisian Dan Perkakasan PemetaanUntuk PC Lab, SPTB & NaLIS0.204.41Belum digunakan kerana penggunaannya memerlukan work station yangkhusus tetapi tidak termasuk dalam perolehan.Belum dilaksanakan sepenuhnya kerana perisian yang dibangunkan tidakmemenuhi keperluan.Peralatan Loose Items 3.90Sebahagian daripada 201 jenis peralatan loose items belum digunakan sepertimesin basuh, dryer, hot and cold water dispenser, Da Vincci Sofa, peralatan gimdan aerobik serta katil masih belum digunakan kerana dibeli berlebihan ataukemudahan berkaitan tidak disediakan. Sebagai contoh, sistem bekalan air tidakdisediakan di bilik laundry.Peralatan Dapur Asrama 0.23Peralatan ini belum digunakan kerana ketiadaan tukang masak. Penyediaanmakanan kepada peserta kursus disediakan secara catering.JUMLAH 18.64691

GAMBAR 158 GAMBAR 159Peralatan Teknologi Maklumat Untuk PusatKecemerlangan Penerbitan Bernilai RM5.48 JutaGAMBAR 160Aluminium Survey Boat Bernilai RM0.08 JutaSebahagian Daripada 60 Unit Peralatan Total Station Bernilai RM3.21 Jutac. Penyelenggaraan Rekod PeralatanPada amnya, walaupun pihak INSTUN telah melaksanakan sistem merekodperolehan sepertimana yang dikehendaki oleh Pekeliling PerbendaharaanBilangan 2 Tahun 1991, namun pelaksanaannya kurang memuaskan. DaftarHarta Modal dan Daftar Inventori tidak lengkap kerana beberapa maklumatpenting seperti rujukan pesanan, harga, tarikh diterima dan nama pembekalbarangan tidak direkodkan. Salinan invois dan nota hantaran juga tidak difailkandengan teratur.Pada pendapat Audit, perancangan yang teliti tidak dilakukan sebelummemperolehi peralatan. Ini menyebabkan terdapat peralatan yang tidakdigunakan langsung atau tidak digunakan secara optimum. Selain itu,pihak INSTUN juga perlu menyelenggarakan rekod peralatannya denganlengkap dan kemas kini.45.4.2.4. Peruntukan Dan PerbelanjaanDaripada RM135.72 juta yang diperuntukkan bagi melaksanakan projek ini,sejumlah RM130.24 juta telah dibelanjakan iaitu RM89.19 juta bagi perbelanjaanpembinaan bangunan manakala RM41.05 juta bagi perbelanjaan memperolehiharta modal yang terdiri daripada perabot, peralatan mengajar, keperluanasrama/kuarters, kenderaan dan sebagainya.692

45.4.2.5. Kerja Penyenggaraan BangunanAdalah diperhatikan kerja penyenggaraan bangunan telah dijalankan olehsebuah syarikat yang dilantik oleh INSTUN. Antara kerja yang dilaksanakanialah mencuci, membersih dan menyenggara bangunan serta persekitaranmengikut jadual yang telah ditetapkan dalam perjanjian.Pada umumnya, wujud kelemahan yang ketara telah berlaku dalampelaksanaan projek ini. Pasukan projek Jabatan Kerja Raya yangbertanggungjawab menyelia pembinaan projek tersebut tidak memainkanperanannya dengan berkesan. Akibatnya skop kerja tertentu telah tidakdilaksanakan oleh kontraktor, spesifikasi kerja tidak dipatuhi sepenuhnyaserta kualiti kerja tidak memuaskan. Selain itu, perubahan kepada kerja asalyang tidak dirancang dan kelewatan dalam meluluskan Arahan PerubahanKerja menyebabkan projek ini lewat disiapkan.45.4.3. PEMANTAUANPemantauan dibuat dalam 2 peringkat seperti berikut :-45.4.3.1. Semasa PembinaanSemakan Audit mendapati mesyuarat tapak telah diadakan pada setiap bulan olehJKR. Minit mesyuarat dan laporan yang menunjukkan status kemajuan projektelah disediakan. Bagaimanapun, pihak Audit tidak dapat mengesahkan sejauhmana penyeliaan kerja oleh pihak Jabatan Kerja Raya di tapak semasapembinaan telah dibuat kerana tiada bukti Buku Catatan Tapak diselenggarakan.45.4.3.2. Selepas Bangunan SiapBangunan yang telah siap diserah milik kepada INSTUN pada bulan Januari 2002.Adalah diperhatikan selepas bangunan siap, pasukan projek Jabatan Kerja Rayatelah dibubarkan. Perkara ini telah menyebabkan pihak INSTUN membuat aduankerosakan terus kepada kontraktor tanpa melalui prosedur yang ditetapkan iaitumelalui Jabatan Kerja Raya. Sehubungan ini, kontraktor tidak melaksanakanpembaikan sehingga tamat tempoh kecacatan. Mengikut perenggan 2.12 kontrak(Part 1, General Conditions To Contract), pihak JKR boleh bertindak denganmengambil kontraktor lain untuk mengatasi masalah ini dan segala perbelanjaandikenakan kepada kontraktor asal. Bagaimanapun, syarat ini tidak dikuatkuasakanke atas kontraktor berkenaan.45.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITPada umumnya, Kementerian telah merancang pembinaan Institut Tanah dan UkurNegara serta penyediaan prasarana untuk aktiviti latihan dengan baik. Bagaimanapundari segi pelaksanaan dan pemantauan terhadap kerja pembinaan, adalah didapatibeberapa kekurangan yang menjejaskan kualiti bangunan serta kemudahan yangdisediakan. Pengurusan perolehan bekalan juga didapati tidak dibuat dengan teraturyang boleh menyebabkan pembaziran wang Kerajaan. Kelemahan yang dilaporkansekiranya tidak diambil tindakan segera akan menjejaskan kelancaran operasi INSTUNdan seterusnya menjejaskan pencapaian matlamat yang ditetapkan.693

HASIL PENGAUDITAN YANG DILAPORKANSECARA RINGKAS46. KEMENTERIAN PERTAHANAN- Penyenggaraan Pesawat Tentera Udara Di Raja Malaysia Oleh SyarikatSwasta46.1. Pada bulan Disember 1994, Mesyuarat Pengurusan Tertinggi Angkatan TenteraMalaysia (dikenali sebagai Lembaga Menteri) yang dipengerusikan oleh MenteriPertahanan telah meluluskan supaya program penyenggaraan barisan kedua bagipesawat bukan tempur Tentera Udara Di Raja Malaysia (TUDM) diserahkan kepadapihak swasta. Program penyenggaraan pesawat yang diswastakan ini dikenali sebagaiProgram Kontraktorisasi. Melalui Program Kontraktorisasi, kerja penyenggaraanpesawat diserahkan kepada pihak swasta dan kontraktor dibenar menggunakankemudahan dan aset secara kongsi bersama dengan Kerajaan. Program inidiperkenalkan bagi mengatasi masalah kekurangan jurutera dan juruteknik TUDM yangberpengalaman disebabkan anggota memilih untuk bersara/berhenti awal atau tempohperkhidmatan mencapai 21 tahun. Selain itu, ia bertujuan untuk menjadikan industripertahanan tempatan sebagai pemangkin kepada perkembangan industri aeroangkasanegara serta membolehkan TUDM memberi fokus kepada peningkatan keupayaannyadi barisan hadapan (front line). Penyenggaraan pesawat bukan tempur meliputikesemua peringkat senggaraan seperti berikut :-46.1.1. Senggaraan barisan pertama (Organisational Level) meliputi rawatanberjadual dan kerja pembaikan yang ringan.46.1.2. Senggaraan barisan kedua (Intermediate Level) melibatkan kerja rawatanberbentuk pencegahan dan pembaikan.46.1.3. Senggaraan barisan ketiga (Depoh Level) merangkumi kerja rawatan yangdirancang dan memerlukan baik pulih komponen dan subsistem. Senggaraanperingkat ini melibatkan pembuat peralatan asal/pembekal.46.2. Pengauditan yang dijalankan meliputi kerja penyenggaraan yang melibatkan 7kontrak penyenggaraan bernilai RM235.35 juta yang dilaksanakan oleh kontraktor yangsama. Hasil daripada pengauditan yang dijalankan mendapati perkara berikut:-46.2.1. Mengikut syarat kontrak, kontraktor perlu mengekalkan kadar purataserviceability pesawat pada tahap 70% berdasarkan kepada formula yangditetapkan. Antara faktor yang di ambil kira ialah jumlah pesawat yang boleh gunapada jam 7 pagi berbanding dengan bilangan pesawat yang ada di unit berkenaansetelah di tolak pesawat yang tidak dibenarkan terbang kerana perlu menjalanipenyenggaraan barisan kedua atau atas arahan. Penalti akan dikenakan terhadapkontraktor sekiranya kadar purata serviceability pesawat kurang daripada 70%.Bagaimanapun, semasa Mesyuarat Pemantauan Program Kontraktorisasi, pihakTUDM menjelaskan bahawa formula tersebut adalah tidak sesuai dan tidakpraktikal dan telah menetapkan bilangan minimum pesawat yang boleh694

melaksanakan tugas penerbangan berdasarkan kepada Mission Capable sebagaiasas untuk mengukur pencapaian kontraktor. Semakan Audit mendapatisungguhpun kontraktor tidak dapat mencapai tahap yang ditetapkan tersebut,namun tindakan mengenakan penalti tidak boleh diambil terhadap kontraktorberkenaan kerana pengiraan berdasarkan pesawat Mission Capable tidakdimasukkan sebagai syarat kontrak.46.2.2. Semakan terhadap 642 invois bernilai RM5.15 juta mendapati kerjasenggaraan dilakukan oleh kontraktor sebelum kelulusan resmi diperolehi daripadapihak TUDM.46.2.3. Kementerian Kewangan telah meluluskan permohonan daripada kontraktorsupaya bayaran alat ganti/peralatan dibuat daripada upon utilised kepada uponreceived kerana menghadapi masalah aliran tunai. Bagaimanapun, KementerianKewangan telah menetapkan syarat yang menghendaki Kementerian Pertahananmeneliti setiap pembelian yang dipohon oleh kontraktor untuk memastikan bahawapembelian alat ganti/peralatan itu sebenarnya bagi tujuan kerja penyenggaraanyang telah dijadualkan. Kontraktor dilarang sama sekali membuat pembelian bagitujuan simpanan stok. Semakan Audit mendapati walaupun alat ganti/peralatanpesawat yang dibeli di bawah kaedah bill upon received issue sepatutnyadigunakan terus untuk tujuan penyenggaraan pesawat, namun alat ganti/peralatantersebut tidak digunakan sepenuhnya oleh kontraktor dan telah disimpan di storTUDM yang dikendalikan oleh kontraktor.46.2.4. Kementerian tidak menetapkan keperluan anggota sama ada dari segibilangan atau gred perjawatan untuk mengawal selia kerja penyenggaraan di setiappangkalan.46.2.5. Pada Julai 2001, kontraktor telah mengemukakan kertas cadangan kepadaKementerian Pertahanan supaya mengambil alih stok alat gantinya termasuk alatganti pesawat yang diperolehinya di bawah Program Kontraktorisasi bernilaiRM147.20 juta. Cadangan tersebut dikemukakan kerana kontraktor menghadapimasalah aliran tunai dan menanggung kos pegangan stok yang tinggi. KementerianPertahanan bersetuju mengambil alih stok berjumlah RM140.62 juta dan setakatbulan Disember 2003, sejumlah RM99.06 juta telah dibayar kepada kontraktor.Bagaimanapun, pengambilalihan stok ini dibuat tanpa kelulusan KementerianKewangan. Semakan Audit selanjutnya mendapati alat ganti yang diambil alih itutermasuk stok yang tidak boleh digunakan lagi (dead stock) dan ini merugikanKerajaan.Pada pandangan Audit, memandangkan Kementerian telah memberi pendapatbahawa kaedah Mission Capable dalam penetapan serviceability adalah lebihpraktikal dan realistik, adalah disyorkan supaya syarat kontrak dikaji semuladengan mengambil kira penggunaan kaedah tersebut. Setiap pembelian alatganti/peralatan secara bill upon received issue yang dipohon oleh kontraktorhendaklah disemak dengan teliti untuk memastikan bahawa pembelian tersebutsebenarnya untuk tujuan kerja penyenggaraan yang telah dijadualkan bagimengelakkan daripada berlakunya penyimpanan stok yang berlebihan oleh695

kontraktor. Kementerian juga perlu mengenal pasti bilangan perjawatan dankepakaran berkaitan yang diperlukan bagi setiap pangkalan untuk memastikankerja penyenggaraan diselia dengan berkesan.47. KEMENTERIAN PERTAHANAN MALAYSIA- Pengurusan Pembiayaan Pelajaran Pra-Perkhidmatan Angkatan TenteraMalaysia47.1. Kementerian Pertahanan menawarkan 2 skim pembiayaan iaitu skim biasiswadari tahun 1980 hingga 1986 dan skim pinjaman mulai tahun 1987 melalui TabungPusingan Pinjaman Pelajaran Persekutuan. Skim pinjaman ini dikendalikan dalam 2bentuk iaitu Skim Pinjaman Biasa, di mana pelajar dikehendaki membayar balikkeseluruhan jumlah pinjaman dan Skim Pinjaman Boleh Ubah, di mana pelajar yangmencapai keputusan cemerlang dibenarkan membayar 25% daripada keseluruhanpinjaman sahaja. Skim biasiswa dan pinjaman ini bertujuan untuk melahirkan pegawaitentera yang berijazah dalam bidang profesional bagi memenuhi keperluan AngkatanTentera Malaysia. Pada mulanya Jabatanarah Pendidikan, Markas Tentera AngkatanTentera Malaysia adalah bertanggungjawab terhadap pengurusan pembiayaan pelajar.Bagaimanapun mulai tahun 2001, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia telah diarahuntuk mengambil alih sepenuhnya semua urusan berkaitan biasiswa dan pinjamankecuali urusan pentauliahan. Bagi tempoh tahun 1980 hingga 2003, Kementerian telahmengeluarkan biasiswa kepada 672 pelajar. Bagaimanapun, pinjaman kepada pelajarhanya diberikan setakat tahun 1997 di mana seramai 309 pelajar telah menerimanya.Selepas tahun itu, pinjaman tidak dikeluarkan kerana masalah kegawatan ekonomiyang melanda negara. Pelajar yang menerima biasiswa dan pinjaman adalah terikatdengan syarat perjanjian yang ditandatangani di antara pelajar dengan Kementerian.Antaranya ialah pelajar yang tamat pengajian dikehendaki berkhidmat dengan AngkatanTentera Malaysia. Hasil daripada pengauditan yang dijalankan mendapati perkaraberikut :-47.2. Daripada 672 penerima biasiswa, adalah didapati 117 penerima biasiswa masihbelajar, 344 penerima telah ditauliahkan dalam Angkatan Tentera Malaysia manakala211 penerima lagi adalah sama ada telah menamatkan pengajian tetapi engganberkhidmat dengan ATM, gagal peperiksaan atau pun menghadapi masalah kesihatan.Semakan Audit selanjutnya mendapati pada tahun 2003, sejumlah RM34,967 telahdibayar kepada 3 individu yang bukan berstatus pelajar. Perkara ini berlaku keranatiada semakan dibuat ke atas senarai pelajar sebelum pembayaran diluluskan.Sehingga akhir bulan Disember 2003, ganti rugi yang masih dalam proses tuntutanadalah berjumlah RM3.34 juta yang melibatkan 270 penerima biasiswa termasuk 6penerima yang telah melepasi tempoh had masa.47.3. Seramai 151 daripada 309 peminjam telah berkhidmat dengan ATM. Sehinggake tarikh pengauditan, baki pinjaman berjumlah RM1.17 juta bagi 83 peminjam yangtidak berkhidmat dengan ATM belum selesai dikutip. Bahagian Pengurusan SumberManusia pula masih belum membuat pelarasan terhadap baki pinjaman bagi PinjamanBoleh Ubah berjumlah RM0.48 juta dan sejumlah RM1.94 juta bagi pinjaman kepada7 pelajar yang ditukar status ke biasiswa .696

47.4. Rekod berhubung dengan pinjaman dan biasiswa tidak diselenggarakan denganlengkap dan kemas kini di mana fail individu tidak mengandungi dokumen pentingseperti keputusan peperiksaan, jadual bayaran balik pinjaman, surat arahan potongangaji dan surat bayaran kepada institusi pengajian. Di samping itu, kad lejar individu jugatidak dikemaskinikan.Pada pandangan Audit, pengurusan biasiswa dan bayaran balik pinjamanpelajaran Persekutuan masih belum mencapai tahap yang memuaskan. Adalahdisyorkan supaya Kementerian menyemak semula fail individu yang masih aktifbagi memastikan ianya kemas kini dan menunjukkan kedudukan semasa kutipanbayaran balik pinjaman dan ganti rugi biasiswa. Selain itu, Kementerian jugaperlu bertindak lebih tegas untuk mendapatkan bayaran balik pinjaman atau gantirugi biasiswa daripada peminjam/penerima biasiswa yang telah tamat pengajiantetapi enggan berkhidmat dengan Angkatan Tentera Malaysia.48. KEMENTERIAN KEWANGAN- Pengurusan Perolehan Kerajaan, Perbendaharaan Malaysia48.1. Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan, Perbendaharaan Malaysia adalahbertanggungjawab untuk melaksana, menyelia dan menyelaras aktiviti perolehan untuksemua jabatan dan agensi Kerajaan. Objektifnya adalah untuk menguruskan aktivitiperolehan Kerajaan dengan cekap, telus dan berkesan supaya Kerajaan memperolehnilai yang terbaik bagi wang yang dibelanjakan. Perolehan Kerajaan dibahagikankepada 3 jenis iaitu kerja, bekalan dan perkhidmatan. Perolehan kerja melibatkan kerjapembinaan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalan raya, tapak,kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Perolehan bekalan pula merangkumibarangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projekKerajaan. Ia juga meliputi input kepada sesuatu proses kerja seperti bahan binaan,makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. Manakala perolehanperkhidmatan adalah ditafsirkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran untukmelaksana dan menyiapkan sesuatu projek/ program/aktiviti tertentu.48.2. Pihak Audit tidak dapat memberi pendapat mengenai prestasi pencapaian aktivitiyang dilaksanakan oleh Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan terhadap perolehankerja, bekalan dan perkhidmatan kerana laporan output/pencapaian secara keseluruhanmengenai aktiviti tersebut tidak dapat dikemukakan. Hasil daripada pengauditan yangdijalankan terhadap dokumen, fail dan rekod yang boleh diperolehi berkaitan aktivitiperolehan Kerajaan bagi tempoh tahun 2001 hingga 2003 mendapati urusan perolehanKerajaan tidak dilaksanakan dengan teratur seperti berikut :-a. Tiga puluh sembilan kontrak bekalan bernilai RM233.80 juta lewatditandatangani antara 27 hingga 747 hari.b. Tiga kontrak bekalan tambahan dan 1 kontrak baru masih belum ditandatanganisehingga bulan Oktober 2003 sungguhpun ia telah berkuat kuasa mulai tahun2001 dan 2003 masing-masingnya.697

c. Perbendaharaan Malaysia telah mengikat kontrak dengan 7 syarikat untukmemberi perkhidmatan Multimodal Transport Operator dan 2 syarikat pembekalsungguhpun tiada bukti menunjukkan Surat Setuju Terima telah dikeluarkan dansyarikat berkenaan telah mengemukakan Bon Pelaksanaan.d. Enam belas syarikat pembekal mendapat pelanjutan kontrak antara 2 hingga 11kali yang menyebabkan tempoh kontrak tersebut berkuat kuasa antara 5 hingga18 tahun sungguhpun ada aduan bahawa sebahagian syarikat tersebut tidakmenunjukkan prestasi yang baik.e. Asas Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan meluluskan penambahan nilaihad kontrak dan pengecualian daripada peraturan perolehan tidak dapat dikenalpasti.f. Tiada bukti menunjukkan Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaanmenguatkuasakan syarat kontrak dengan sepenuhnya serta tiada rekoddiselenggarakan berkaitan dengan denda yang dikenakan kepada pembekalkerana melanggar syarat kontrak.g. Sejumlah 80 daripada 351 permohonan perolehan kerja, pelantikan perundingserta pendaftaran kontraktor/firma perunding yang disemak telah lewatdiluluskan oleh Perbendaharaan Malaysia antara 5 hingga 196 hari berbandingdengan tempoh masa yang ditetapkan dalam piagam pelanggan.48.3. Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan perlu mempertingkatkanpemantauan terhadap pematuhan kepada garis panduan, pekeliling dan surat pekelilingyang telah dikeluarkannya. Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan perlumenyediakan jadual lawatan dan menjalankan pemeriksaan di Kementerian/Jabatan/Agensi serta menyelenggarakan rekod pemantauan.Pada pandangan Audit, Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan perlumematuhi sepenuhnya peraturan yang telah ditetapkan berhubung denganperolehan. Bahagian ini juga perlu memastikan semua pembekal mematuhisyarat.49. KEMENTERIAN KESELAMATAN DALAM NEGERIJabatan Penjara Malaysia*- Aktiviti Perusahaan Dan VokasionalJabatan Penjara Malaysia berperanan untuk menahan dan menempatkan banduandalam persekitaran yang selamat seperti mana yang ditetapkan oleh pihak berkuasadengan mengadakan kemudahan kurungan penempatan. Pada bulan Disember 2003,bilangan banduan yang berada di 27 penjara di seluruh negara adalah 30,220 orang.Jabatan Penjara Malaysia mempunyai 40 Institusi yang terdiri daripada 27 Penjara, 4Sekolah Henry Gurney, 4 Pusat Pemulihan Akhlak, sebuah Tempat TahananPerlindungan dan 4 Depoh Tahanan yang beroperasi di seluruh negara. Sepanjangtempoh penahanan, Jabatan ini bertanggungjawab untuk melatih dan melengkapibanduan dengan beberapa program pemulihan yang berbentuk latihan dan kemahiran.Tujuannya ialah untuk memberi peluang kepada banduan supaya memperolehi(* Nota : Dahulu Di Bawah Tanggungjawab Kementerian Dalam Negeri)698

pengetahuan perusahaan dan kemahiran bagi membolehkan merekamempraktikkannya setelah dibebaskan. Latihan sambil bekerja akan diadakan dibengkel perusahaan, bengkel akaun amanah dan bengkel usaha sama. Pengauditanyang dijalankan mendapati beberapa perkara seperti berikut :-49.1. Jabatan Penjara Malaysia telah mewujudkan sejumlah 154 bengkel perusahaan,127 bengkel akaun amanah dan 19 bengkel usaha sama. Bagaimanapun, adalahdiperhatikan tiada norma ditetapkan mengenai bilangan banduan yang sepatutnyadibenarkan bekerja di sesebuah bengkel. Bilangan banduan yang dibenarkan bekerja disesebuah bengkel adalah berdasarkan kepada budi bicara pengurusan bengkel setelahmengambil kira keluasan bengkel, bilangan pengajar serta pegawai dan anggotakeselamatan yang akan bertugas di bengkel berkenaan. Mengikut rekod penjara,hanya 24.6% daripada jumlah keseluruhan banduan dapat bekerja di bengkeldisebabkan bilangan bengkel sedia ada tidak mencukupi untuk menampung kesemuabanduan yang layak dan dibenarkan bekerja.49.2. Tenaga pengajar, mesin dan peralatan yang mencukupi adalah penting supayalatihan yang disediakan untuk banduan di bengkel dapat dilakukan dengan lebihberkesan. Bagaimanapun, semakan Audit mendapati sejumlah 28 (30.1%) daripada 93bengkel yang dilawati tidak mempunyai tenaga pengajar. Latihan di bengkel tersebuthanya dijalankan di bawah penyeliaan pegawai dan anggota keselamatan. Adalahdiperhatikan juga mesin dan peralatan sedia ada sering mengalami kerosakan danperlu diperbaiki dari semasa ke semasa atau tidak lagi sesuai digunakan dan perludilupuskan.49.3. Selain daripada membuat tempahan di Pejabat Perusahaan Penjara, promosiproduk bengkel telah juga diadakan dari semasa ke semasa di beberapa tempat sepertidi pusat membeli belah dan dewan orang ramai di seluruh negara. Ruang pameranjuga disediakan di setiap penjara. Bagaimanapun, adalah didapati ruang yangdisediakan di beberapa penjara agak kecil dan kurang sesuai untuk menempatkanproduk yang dihasilkan dengan teratur.49.4. Semakan Audit terhadap Rekod Pendapatan Banduan dan Buku Tugas HarianTenaga Pengajar Penjara mendapati rekod tersebut tidak diselenggarakan denganmemuaskan manakala sebahagian penjara didapati tidak menyelenggara rekodtersebut. Tanpa rekod yang lengkap dan kemas kini, adalah sukar untuk menentukansama ada urusan pembayaran kepada banduan adalah teratur serta pembelajaran danlatihan kepada banduan telah dilaksanakan mengikut perancangan.Pada pandangan Audit, pada umumnya aktiviti perusahaan dan vokasional yangdijalankan adalah memuaskan. Bagaimanapun, satu norma berkaitan kapasitibanduan bekerja serta keperluan yang mencukupi bagi tenaga pengajar, mesindan peralatan di setiap bengkel perlu diwujudkan untuk dijadikan garis panduanbagi membolehkan aktiviti ini dilaksanakan dengan berkesan.699

BAHAGIAN IVPENGLIBATAN JABATAN AUDIT NEGARADALAM PELBAGAI AKTIVITI LAIN50. PENDAHULUANSelain daripada menjalankan pengauditan bagi memenuhi kehendak undang-undang,Jabatan Audit Negara juga telah menjalankan program anak angkat dan jugamenjalankan beberapa kajian serta penilaian terhadap perkara tertentu bagi memenuhipermintaan daripada Jemaah Menteri/Kementerian. Sepanjang tahun 2003,penglibatan Jabatan Audit Negara dalam perkara ini adalah seperti berikut :-51. PROGRAM ANAK ANGKAT51.1. PENDAHULUAN51.1.1. Bagi mengatasi tanggapan bahawa Jabatan Audit Negara adalah sebuahJabatan yang bersifat “fault finder” - hanya mencari kesalahan kepada sifat“developmental” iaitu Jabatan yang bersedia membantu memperbaiki kelemahandan meningkatkan pengurusan kewangan Kerajaan, mulai tahun 2003 JabatanAudit Negara telah melaksanakan Program Anak Angkat. Melalui program ini,beberapa pejabat yang dikenal pasti bermasalah dalam pengurusan kewangan telahdiberikan bimbingan dan nasihat oleh Jabatan Audit Negara bagi membantu merekamemperbaiki kelemahan yang berlaku terutamanya berhubung denganpenyelenggaraan rekod perakaunan. Sebagai permulaan, sejumlah 10 pejabat dibawah beberapa Kementerian/Jabatan Persekutuan telah dijadikan “Anak Angkat”seperti berikut :-JADUAL 391SENARAI PEJABAT YANG DIPILIH SEBAGAI ANAK ANGKATANAK ANGKATJABATAN / KEMENTERIAN ASALJABATAN / KEMENTERIANBARUJabatan Parlimen Malaysia Jabatan Parlimen Malaysia -Ibu Pejabat , Jabatan Mineral Dan GeosainsMalaysiaRumah Sembelihan Shah AlamKementerian Perusahaan UtamaKementerian Pertanian- Jabatan Perkhidmatan HaiwanKementerian Sumber Asli danAlam SekitarKementerian Pertanian danIndustri Asas TaniCawangan Pengurusan Pentadbiran Kementerian Kerja Raya -Seksyen Pentadbiran Perbendaharaan Kementerian Kewangan Malaysia -Pejabat Kesihatan Daerah Hulu Langat, Kajang Kementerian Kesihatan -Stesen Kastam KLIA SepangSekolah Menengah Agama Persekutuan,KajangPusat Serenti SerendahKementerian Kewangan- Kastam DiRaja MalaysiaKementerian PendidikanKementerian Dalam Negeri- Agensi Dadah KebangsaanKementerian PelajaranKementerian Keselamatan DalamNegeriAkademi Angkatan Tentera Malaysia Kementerian Pertahanan --703

51.1.2. Pendekatan kerja melibatkan penilaian secara menyeluruh telah dibuat diPejabat yang dipilih sebagai Anak Angkat untuk mengenal pasti masalah yangdihadapi dalam pengurusan kewangan dan puncanya. Bagi tujuan ini, semakanAudit merangkumi rekod kewangan, fail dan dokumen berhubung denganpengurusan, kutipan hasil, perbelanjaan, pengurusan Kumpulanwang Amanah sertapengurusan aset telah dibuat. Selain itu, latihan secara teori dan praktikal turutdiberi kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan kewangan. Tahappencapaian menambahbaikkan pengurusan kewangan juga dipantau dari semasake semasa. Sehubungan ini, lawatan ke Pejabat Anak Angkat dibuat secara berkaladalam tempoh satu tahun.51.2. KELEMAHAN YANG DIKENAL PASTIBerikut adalah antara kelemahan yang dikenal pasti di Pejabat Anak Angkat hasildaripada pengauditan yang dijalankan :-51.2.1. Dari segi kawalan pengurusan, sebahagian Pejabat didapati tidakmenyediakan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja, tidak mengadakan mesyuaratJawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun mengikut kekerapan yangditetapkan serta tidak menyediakan Carta Organisasi yang kemas kini. Selain itu,adalah didapati juga jawatan telah diwujudkan tanpa kelulusan JabatanPerkhidmatan Awam; penurunan kuasa tidak dibuat secara bertulis; Daftar Mel, failperibadi dan Buku Perkhidmatan tidak diselenggarakan dengan lengkap serta tiadapembahagian tugas yang jelas. Sebahagian besar kelemahan ini berlaku di RumahSembelihan Shah Alam, Pejabat Kesihatan Daerah Hulu Langat, Pusat SerentiSerendah dan Akademi Angkatan Tentera Malaysia.51.2.2. Kelemahan ketara dalam aspek kawalan hasil melibatkan perkara sepertikutipan hasil lewat dimasukkan ke bank, Buku Tunai tidak kemas kini, Akaun TunaiBulanan tidak dihantar ke Jabatan Akauntan Negara untuk pemeriksaan, PenyataPenyesuaian Hasil tidak disediakan, Borang Hasil yang belum digunakan tidakdisimpan dengan selamat, Buku Resit tidak disemak sebelum digunakan sertapemeriksaan mengejut tidak dijalankan. Sebahagian besar kelemahan ini berlaku diCawangan Pengurusan Pentadbiran Kementerian Kerja Raya; Pejabat KesihatanDaerah Hulu Langat, Kajang; Sekolah Menengah Agama Persekutuan, Kajang danPusat Serenti Serendah.51.2.3. Berhubung kawalan perbelanjaan pula, antara kelemahan yangdiperhatikan adalah Buku Vot tidak disemak dan ditandatangani ringkas, BaucarBayaran tidak disimpan dengan sempurna, Daftar Bil tidak diselenggarakan atautidak disemak, bil lewat dijelaskan, Penyata Penyesuaian Perbelanjaan lewat atautidak pernah disediakan, tanggungan tidak dicatat dalam Buku Vot sertapengendalian Pesanan Kerajaan tidak memuaskan. Kelemahan ini paling ketaraberlaku di Akademi Angkatan Tentera Malaysia, Cawangan PengurusanPentadbiran Kementerian Kerja Raya, Pusat Serenti Serendah serta JabatanMineral Dan Geosains.704

51.2.4. Semakan Audit terhadap pengurusan Kumpulanwang Amanah mendapatikebanyakan Pejabat Anak Angkat tidak menyelenggarakan Daftar PinjamanKenderaan/Komputer atau daftar tersebut tidak diselenggarakan dengan lengkapdan tidak kemas kini. Selain itu, diperhatikan juga pendahuluan pelbagai lewatdiselaraskan.51.2.5. Pengurusan aset juga merupakan salah satu aspek yang diperiksa olehpihak Audit. Kelemahan ketara yang ditemui ialah kegagalan kebanyakan PejabatAnak Angkat menyelenggarakan rekod yang ditetapkan atau rekod tersebut tidakdiselenggarakan dengan lengkap dan tidak kemas kini. Contoh rekod yangdimaksudkan ialah Daftar Harta Modal, Daftar Pergerakan Harta Modal, Buku LogKenderaan serta Daftar Stok Bekalan Pejabat. Selain itu, diperhatikan jugapemeriksaan fizikal dan verifikasi stok tidak dilakukan serta tindakan pelupusantidak diambil terhadap harta modal dan inventori yang usang atau tidak ekonomiuntuk dibaiki. Kelemahan ini paling ketara di Stesen Kastam KLIA Sepang,Cawangan Pengurusan Pentadbiran Kementerian Kerja Raya, Parlimen dan PusatSerenti Serendah.51.3. TINDAKAN PEMBETULAN OLEH PEJABAT ANAK ANGKAT51.3.1. JABATAN PARLIMEN MALAYSIA51.3.1.1. Kawalan Pengurusana. Tindakan sedang diambil untuk menyediakan Fail Meja bagi kakitanganCawangan Pusat Sumber Dan Teknologi Maklumat.b. Tindakan sedang diambil untuk mengadakan Mesyuarat JawatankuasaPengurusan Kewangan Dan Akaun mengikut ketetapan dalam PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996.51.3.1.2. Kawalan HasilResit yang dibatalkan telah disimpan bersama salinannya.51.3.1.3. Kawalan Perbelanjaana. Tindakan sedang diambil terhadap kes tuntutan perjalanan yang lewatdikemukakan untuk bayaran.b. Daftar Bil telah diselenggarakan dengan kemas kini.c. Bil telah dibayar dalam tempoh yang ditetapkan.51.3.1.4. Pengurusan Kumpulanwang AmanahTindakan sedang diambil untuk menyimpan salinan resit pembelian kenderaan,invois, Buku Pendaftaran Kenderaan dan Polisi Insurans bagi pinjamankenderaan serta resit dan invois bagi pembelian komputer dalam fail peribadipeminjam.705

51.3.1.5. Pengurusan Aseta. Tindakan sedang diambil untuk mengemas kini Daftar Harta Modal (Kew.312) .b. Tindakan sedang diambil untuk mendaftar dan melabel perabot yang baruditerima daripada Jabatan Kerja Raya.c. Daftar Stok Bekalan Pejabat telah diselenggarakan.d. Pemeriksaan fizikal harta modal dan inventori telah dilakukan.e. Tindakan sedang diambil untuk menyimpan barangan inventori dan StokBekalan Pejabat dengan kemas.f. Buku Log kenderaan telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.g. Tindakan terhadap kehilangan 3 unit komputer semasa pembaikan danpengubahsuaian bangunan Parlimen telah diambil.51.3.2. KEMENTERIAN PERUSAHAAN UTAMA- IBU PEJABAT JABATAN MINERAL DAN GEOSAINS MALAYSIA51.3.2.1. Kawalan Pengurusana. Carta Organisasi telah dikemas kini.b. Surat penurunan kuasa telah diperbaharui.c. Fail Meja telah dikemas kini.51.3.2.2. Kawalan Hasila. Notis supaya orang awam meminta resit telah dipaparkan.b. Pemeriksaan mengejut telah dilakukan.c. Tindakan sedang diambil terhadap tunggakan hasil yang berjumlahRM11,873.51.3.2.3. Kawalan Perbelanjaana. Buku Vot berkomputer sedang disediakan.b. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan telah disediakan mengikut tempoh.c. Bil telah dicop tarikh terima.d. Tindakan telah diambil untuk menghentikan bayaran bil elektrik bagi ruangpejabat yang tidak disewa.e. Tindakan sedang diambil terhadap laporan tahunan yang belum diagihkan/dijual sepenuhnya.51.3.2.4. Pengurusan Aseta. Daftar Pergerakan Harta Modal (Kew. 315) telah diselenggarakan.b. Daftar Bekalan Pejabat (Kew. 314) telah direkodkan dengan lengkap.706

51.3.3. KEMENTERIAN PERTANIAN- JABATAN PERKHIDMATAN HAIWAN(Rumah Sembelihan Shah Alam)51.3.3.1. Kawalan Pengurusana. Tindakan sedang diambil untuk mengisi 40 jawatan yang masih kosong sertamemohon kelulusan bagi 15 jawatan yang sebelum ini diwujudkan tanpakelulusan JPA.b. Tindakan sedang diambil untuk mengadakan Mesyuarat JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun mengikut ketetapan dalam PekelilingPerbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1996.c. Manual Prosedur Kerja sedang dalam proses penyediaan.d. Tindakan sedang diambil untuk menyediakan Fail Meja bagi setiap pegawai.e. Tindakan sedang diambil untuk membuat penurunan kuasa secara bertulis.f. Tindakan telah diambil untuk memberi peluang kepada pegawai menghadirikursus yang berkaitan.51.3.3.2. Kawalan Hasila. Tindakan telah diambil bagi memasukkan kutipan ke bank dengan segera.b. Catatan yang lengkap telah dibuat dalam Buku Tunai Cerakinan.51.3.3.3. Kawalan Perbelanjaana. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan telah disediakan dengan kemas kini.b. Daftar Bil telah disemak oleh pegawai yang bertanggungjawab.51.3.3.4. Pengurusan Aseta. Verifikasi stok telah dijalankan.b. Tindakan pelupusan sedang diambil terhadap aset yang usang.51.3.4. KEMENTERIAN KERJA RAYA- Cawangan Pengurusan Pentadbiran51.3.4.1. Kawalan Pengurusana. Tindakan sedang diambil untuk menyediakan Fail Meja bagi semua pegawai.b. Senarai tugas telah ditandatangani.c. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun telah bermesyuaratmengikut kekerapan yang ditetapkan.51.3.4.2. Kawalan Hasila. Tindakan telah diambil untuk merekodkan Borang Hasil dan dokumenkawalan lain yang diterima ke dalam Daftar Stok Kaunterfoil (Kew. 67).b. Semua Borang Hasil dan dokumen kawalan lain telah disimpan di tempatyang selamat dan berkunci di bawah kawalan pegawai kanan.707

c. Tindakan telah diambil untuk mengemukakan Buku Tunai Cerakinan kePejabat Akauntan Negara seperti yang dikehendaki oleh ArahanPerbendaharaan 145.d. Tindakan sedang diambil terhadap semua Buku Resit supaya disemak olehpegawai yang bertanggungjawab sebelum dikeluarkan daripada stok.e. Tindakan sedang diambil oleh pegawai yang bertanggungjawab untukmenandatangani Daftar Pemeriksaan Mengejut apabila ia dilaksanakan.f. Tindakan sedang diambil oleh pegawai yang bertanggungjawab untukmenyemak Daftar Mel.51.3.4.3. Kawalan Perbelanjaana. Tindakan telah diambil oleh pegawai bertanggungjawab untuk menyemakdan menandatangani Buku Vot.b. Tindakan sedang diambil untuk memperbetulkan Penyata Penyesuaian didalam sistem eSPKB.c. Tindakan telah diambil untuk memperakui Pesanan Tempatan sebelummembuat bayaran.d. Tindakan telah diambil bagi menjelaskan bil/invois dengan segera.e. Tindakan telah diambil untuk menyimpan Baucar Bayaran mengikut siri.f. Tindakan telah diambil untuk memastikan Baucar Bayaran dicop ‘DIBAYAR’.51.3.4.4. Pengurusan Kumpulanwang AmanahDaftar Kenderaan/Komputer telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini.51.3.4.5. Pengurusan Aseta. Tindakan sedang diambil untuk menyelenggarakan Daftar Harta Modal/Inventori dengan lengkap dan kemas kini, menjalankan pemeriksaan fizikalserta menyelenggarakan Daftar Pergerakan Harta Modal.b. Tindakan sedang diambil untuk menyemak Buku Log Kenderaan Pejabatdari semasa ke semasa serta mengemas kini Daftar Penggunaan Kad‘Touch n Go’.51.3.5. KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA- Seksyen Pentadbiran Perbendaharaan51.3.5.1. Kawalan Pengurusana. Tindakan telah diambil untuk melengkapkan Daftar Mel.b. Tindakan sedang diambil supaya Jawatankuasa Pengurusan Kewangan danAkaun bermesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan.708

51.3.5.2. Kawalan Hasila. Tindakan telah diambil untuk menjalankan semakan ke atas Buku Resit yangditerima daripada Percetakan Nasional.b. Tindakan telah diambil untuk merekodkan pungutan sewaan kantin denganlengkap.51.3.5.3. Kawalan Perbelanjaana. Tindakan telah diambil untuk mematuhi arahan kerja mengenai bayaransecara elektronik untuk Baucar Jurnal eSPKB dengan mengecop dokumentersebut mengikut format ‘JANM08’.b. Tindakan telah diambil untuk mengecop tarikh terima pada bil.c. Bil telefon telah dijelaskan.d. Tindakan telah diambil bagi menyelenggarakan Daftar ‘no-showpassengger’.51.3.5.4. Pengurusan Kumpulanwang Amanaha. Tindakan sedang diambil untuk mengemas kini Daftar Pendahuluan Diri.b. Tindakan telah diambil untuk menyelaraskan pendahuluan pelbagai dengansegera.51.3.5.5. Pengurusan AsetTindakan telah diambil untuk melupuskan aset yang usang.51.3.6. KEMENTERIAN KEWANGAN(KASTAM DIRAJA MALAYSIA)- Stesen Kastam KLIA Sepang51.3.6.1. Kawalan Pengurusana. Tindakan sedang diambil untuk mengisi kekosongan 95 jawatan sertamemohon kelulusan bagi 12 jawatan yang diwujudkan di bawah ProgramPengurusan Am tanpa kelulusan Jabatan Perkhidmatan Awam.b. Tindakan sedang diambil untuk menyediakan Fail Meja dengan lengkap dankemas kini.51.3.6.2. Kawalan HasilTindakan telah diambil terhadap semua resit rosak dan yang tidak dapatdikemukakan oleh Unit Kendalian Khas Penumpang.51.3.6.3. Kawalan Perbelanjaana. Tindakan telah diambil dengan menandatangani ringkas pada baki di BukuVot.b. Salinan keempat Pesanan Kerajaan telah diisi dengan lengkap.c. Pesanan Kerajaan yang dibatalkan telah disertakan bersama dengan semuasalinan pesanan yang terlibat.709

51.3.6.4. Pengurusan Aseta. Penyelenggaraan Daftar Harta Modal• Tindakan sedang diambil untuk menyediakan senarai aset bagi tujuankawalan terhadap aset yang diserahkan oleh pentadbiran Ibu PejabatStesen KLIA.• Daftar Harta Modal telah diselenggarakan di Cawangan Import dan ZonBebas dan juga di Unit Kedai Bebas Cukai.• Daftar Harta Modal di Unit Kendalian Khas Penumpang sedang dilengkapkan dan dikemas kini.b. Pengurusan StorTindakan sedang diambil di Cawangan Import dan Zon Bebas bagi perkaraberikut :-• Daftar Bekalan Pejabat (Kew. 314) di Cawangan Import dan Zon Bebassedang dilengkapkan dan dikemas kini.• Baki stok dikemas kini pada Kad Petak dan kad ini diletakkan pada rakbarang.• Meletakkan label atau tanda pengenalan barang pada rak bagipengenalan pasti lokasi barang.• Menyusun atur barangan dalam stor.• Mengambil tindakan sepatutnya terhadap barangan usang dan tidakdigunakan.• Membaiki pintu stor yang telah rosak.• Perbezaan antara baki barang mengikut daftar dengan kiraan fizikal telahdiambil tindakan yang sewajarnya.c. Pengurusan Perkakasan Komputer• Tindakan sedang diambil bagi menyediakan senarai untuk merekodkanperalatan dan perkakasan komputer yang disimpan di dalam bilikkomputer.• Tindakan yang sepatutnya sedang diambil bagi perkakasan komputeryang telah rosak atau usang.51.3.7. KEMENTERIAN KESIHATAN– Pejabat Kesihatan Daerah Hulu Langat, Kajang51.3.7.1. Kawalan Pengurusana. Tindakan telah diambil untuk mengemas kini Fail Meja dan Carta Organisasi.b. Tindakan telah diambil oleh pegawai yang bertanggungjawab untukmelengkapkan senarai tugas.710

c. Tindakan telah diambil oleh Jawatankuasa Pengurusan Kewangan danAkaun untuk menyediakan Laporan Suku Tahun mengikut format yangditetapkan.d. Tindakan sedang diambil supaya pegawai yang terlibat dengan urusankewangan menjalani latihan.e. Tindakan sedang diambil untuk menyelenggarakan Fail Peribadi dan BukuPerkhidmatan dengan kemas kini.f. Tindakan telah diambil bagi mengemas kini rekod memangku/ tanggungkerja.51.3.7.2. Kawalan Hasila. Tindakan sedang diambil bagi menyemak dan memperakui Stok Buku Resityang diterima daripada Pejabat Kesihatan Negeri.b. Tindakan telah diambil oleh pegawai yang bertanggungjawab bagimenjalankan pemeriksaan mengejut di peringkat Pemungut Kecil.c. Tindakan telah diambil bagi menetapkan kadar kompaun mengikut kadaryang telah ditetapkan.d. Tindakan telah diambil bagi melaksanakan sepenuhnya caj rawatan bagipesakit warga asing.e. Notis pemberitahuan kadar caj rawatan baru bagi pesakit warga asing telahdilaksanakan sepenuhnya.51.3.7.3. Kawalan Perbelanjaana. Tindakan telah diambil untuk memasang kunci pendua bagi peti tawaransebut harga.b. Tindakan telah diambil bagi mengelakkan kelewatan pembayaran denganmembuat pengesahan penerimaan di Pesanan Kerajaan dan memastikanpembekal mengemukakan invois dengan segera.51.3.7.4. Pengurusan Aseta. Tindakan sedang diambil bagi menyelenggarakan Daftar Harta Modal/Inventori dengan lengkap dan kemas kini.b. Tindakan sedang diambil untuk merekodkan harta modal dan inventoridengan kemas kini.c. Tindakan sedang diambil untuk menjalankan pemeriksaan fizikalsepenuhnya terhadap harta modal.711

51.3.8. KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA- Sekolah Menengah Agama Persekutuan, Kajang, Selangor51.3.8.1. Kawalan Hasila. Buku Daftar Kawalan Hasil (Kew. 67) telah diselenggarakan.b. Terimaan dari bil elektrik penghuni kuarters, sewa kantin dan bayaran balikbil telefon telah direkodkan dalam Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248).c. Penyata Penyesuaian Hasil sedang disediakan.d. Buku Pemeriksaan Mengejut telah diselenggarakan.51.3.8.2. Kawalan Perbelanjaana. Pesanan Kerajaan yang dikeluarkan telah direkodkan sebagai tanggungandalam Buku Vot.b. Salinan Ketiga Pesanan Kerajaan telah diselenggarakan seperti yangdikehendaki.c. Daftar Bil telah diselenggarakan mengikut format yang ditetapkan.51.3.8.3. Pengurusan Kumpulanwang AmanahDaftar Pinjaman Kenderaan dan Daftar Pinjaman Komputer telahdiselenggarakan.51.3.8.4. Pengurusan Aseta. Daftar Harta Modal (Kew. 312) telah diselenggarakan.b. Catatan butiran dalam Buku Log kenderaan telah dikemas kini.51.3.9. KEMENTERIAN DALAM NEGERI( AGENSI DADAH KEBANGSAAN )- Pusat Serenti Serendah51.3.9.1. Kawalan Pengurusana. Manual Prosedur Kerja sedang disediakan.b. Pekeliling Kewangan yang masih berkuat kuasa telah dilengkapkan untukdijadikan rujukan.c. Kakitangan Bahagian Pengurusan dan Pentadbiran telah ditambah bagimenampung keperluan tugasan.d. Senarai tugas sedang dikemas kini.e. Pegawai diberi latihan sewajarnya.f. Bilangan unit komputer telah ditambah untuk tugas kewangan.g. Kekerapan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaundiadakan mengikut pekeliling yang ditetapkan.712

51.3.9.2. Kawalan Hasila. Buku Tunai telah dikemas kini.b. Tindakan sedang diambil untuk mengemukakan Akaun Tunai Bulanan keCawangan Jabatan Akauntan Negara.c. Penyata Pemungut telah disemak dan ditandatangani oleh pegawai yangbertanggungjawab bagi mengesahkan jumlah sebenar yang telahdimasukkan ke bank.d. Penyata Penyesuaian Hasil sedang disediakan.51.3.9.3. Kawalan Perbelanjaana. Daftar Bil telah diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.b. Bayaran melebihi RM10,000 diluluskan mengikut peraturan.c. Tarikh penerimaan dicatatkan bagi invois yang diterima.d. Pengendalian Pesanan Kerajaan telah diperbaiki seperti menyimpan salinanketiga dalam fail serta melengkapkan ruangan kenyataan, pembekal dan‘tarikh bila bekalan perlu dihantar’.e. Buku Vot ditandatangani ringkas apabila semakan dijalankan dan kodperbelanjaan yang betul dicatatkan.f. Penyesuaian Buku Vot sedang disediakan.51.3.9.4. Pengurusan Aseta. Semua harta modal dan inventori pejabat yang direkodkan dalam daftarsedang diberi nombor rujukan/pendaftaran.b. Tindakan sedang diambil untuk mencatatkan butiran penyenggaraan hartamodal.c. Tindakan sedang diambil untuk menukar nama pemandu yang bertugaspada Kad Inden minyak.d. Buku Log telah disemak oleh pegawai pengangkutan bagi menentukan iadiselenggarakan dengan sempurna.e. Pelupusan aset sedang dilaksanakan.f. Bahan kimia dan bahan berbahaya sedang dilabelkan.51.3.10. KEMENTERIAN PERTAHANAN- Akademi Angkatan Tentera Malaysia51.3.10.1. Kawalan Pengurusana. Tindakan sedang diambil bagi mengemaskinikan Fail Meja kakitangan.b. Sungguhpun Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun tidakditubuhkan, namun perkara kewangan yang perlu dibincangkan olehJawatankuasa tersebut seperti ketetapan Surat Pekeliling PerbendaharaanBilangan 2 Tahun 1996 telah dibincangkan setiap bulan dalam MesyuaratKomandan ATMA.713

c. Tindakan telah diambil bagi mengatasi masalah pembahagian tugasPembantu Tadbir N17 melalui kelulusan tambahan perjawatan W17 danpenilaian semula terhadap pembahagian tugas melalui sistem eSPKB.51.3.10.2. Kawalan Perbelanjaana. Kelemahan terhadap penyelenggaraan Buku Vot telah diambil tindakanmelalui pengemaskinian Buku Vot serta penyemakan Buku Vot oleh pegawaiyang bertanggungjawab.b. Daftar Bil yang tidak kemas kini dan lengkap serta tidak ditandatangani olehPegawai Kanan telah diambil tindakan sewajarnya.c. Invois yang diterima telah dinyatakan tarikh penerimaan.d. Pesanan Kerajaan telah dipertanggungkan terlebih dahulu.51.4. PENCAPAIAN51.4.1. Pada keseluruhannya, tahap pengurusan kewangan di Pejabat AnakAngkat yang dipilih telah bertambah baik serta menunjukkan perubahan yang positif.Lawatan Audit yang terakhir dibuat di Pejabat berkaitan menunjukkan kebanyakankelemahan telah dapat diatasi melalui usaha yang berterusan untuk mengemas kinirekod dan dokumen kewangan serta mematuhi peraturan/ prosedur kewangan yangditetapkan.51.4.2. Jabatan Audit Negara telah memutuskan untuk meneruskan ProgramAnak Angkat di Seksyen Pentadbiran Perbendaharaan, Kementerian Kewanganmanakala program yang sama di Pejabat Anak Angkat yang lain ditamatkan. Inimemandangkan tahap pengurusan kewangan mereka telah bertambah baikberbanding sebelumnya.51.5. RUMUSAN DAN SYOR AUDITLatihan secara teori dan praktikal serta bimbingan dan nasihat yang diberikan olehpegawai Audit secara tidak langsung mewujudkan hubungan yang sihat dengan pihakauditi. Masalah pengurusan kewangan dan puncanya serta langkah pembetulan yangdicadangkan telah dibincangkan dengan Ketua Pejabat berkenaan manakala tahappencapaian usaha menambahbaikkan pengurusan kewangan dipantau dari semasa kesemasa. Berdasarkan kepada kemajuan dalam pengurusan kewangan yangditunjukkan oleh pejabat yang menyertai Program Anak Angkat, dapatlah dirumuskanbahawa kelemahan pengurusan kewangan boleh diperbaiki sekiranya penyeliaan yangrapi diberi kepada pegawai bawahan, panduan kerja yang jelas disediakan, latihanyang mencukupi dan berterusan diberi kepada kakitangan serta motivasi secukupnyadiberi kepada kakitangan untuk meningkatkan komitmen mereka dalam menjalankantugas.714

52. MENJALANKAN KAJIAN/PENILAIAN ATAS PERMINTAANJEMAAH MENTERI/KEMENTERIAN52.1. SYARIKAT KONSESI LEBUH RAYA BERTOLPengauditan ini dijalankan atas persetujuan Mesyuarat Jemaah Menteri pada 19 Ogos2003 untuk melantik Jabatan Audit Negara menjalankan pengauditan terhadap syarikatkonsesi lebuh raya bertol sebelum kenaikan kadar tol dipertimbangkan. Sehubunganini, Jabatan Audit Negara telah menjalankan pengauditan terhadap prestasi dankedudukan kewangan Syarikat Besraya (M) Sdn Bhd dan Syarikat Linkedua (Malaysia)Berhad yang masing-masingnya bertanggungjawab mengendalikan Lebuh Raya BertolSungai Besi dan Lebuh Raya Bertol Hubungan Kedua Malaysia – Singapura. Tujuanpengauditan tersebut ialah bagi tujuan mengesahkan antaranya kos operasi dankerugian/keuntungan syarikat. Pemerhatian Audit mengenai perkara ini telahdikemukakan kepada Kementerian Kerja Raya untuk penyediaan Kertas JemaahMenteri.52.2. PENILAIAN KHAS TERHADAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGANKEMENTERIAN/JABATAN/AGENSIAtas permintaan Kementerian Kewangan, Jabatan Audit Negara telah membuatpenilaian khas terhadap prestasi pengurusan kewangan Kementerian/Jabatan/ Agensidi bawah kawalan pegawai dalam Jawatan Utama Sektor Awam (JUSA). Penilaian iniadalah untuk tujuan pengesahan jawatan mereka. Bagi tempoh bulan Januari 2003hingga bulan Jun 2004, penilaian telah dibuat di Kementerian/Jabatan/Agensi yangmelibatkan 63 pegawai JUSA. Penglibatan Jabatan Audit Negara dalam penilaian inisecara tidak langsung telah menyumbangkan kepada pengukuhan pengurusanKerajaan memandangkan pegawai yang dinilai itu akan memastikan pengurusankewangan dan pelaksanaan aktiviti di bawah jagaan mereka dibuat dengan baik.715

BAHAGIAN VKEDUDUKAN MASA KINI PERKARA YANGDIBANGKITKAN DALAMLAPORAN KETUA AUDIT NEGARA TAHUN 200253. PENDAHULUANBagi memastikan tindakan pembetulan diambil oleh Kementerian/Jabatan terhadapperkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara Tahun 2002,pemeriksaan susulan telah dijalankan di Kementerian/Jabatan berkenaan. Hasildaripada pemeriksaan itu dilaporkan dalam bahagian ini seperti berikut :-54. PERKARA YANG DIBANGKITKAN DALAM LAPORANKETUA AUDIT NEGARA TAHUN 200254.1. PENGURUSAN KEWANGANPengauditan telah dijalankan di Kementerian Kerja Raya, Kementerian SumberManusia, Jabatan Perkhidmatan Haiwan, Jabatan Imigresen Malaysia, JabatanPengangkutan Jalan, beberapa kolej matrikulasi, Sekolah Menengah KebangsaanAgama dan Pejabat/Klinik Pergigian untuk menentukan sama ada undang-undang danperaturan kewangan mengenai kawalan pengurusan, hasil dan perbelanjaan sertapengurusan kumpulanwang amanah dan aset dipatuhi. Secara keseluruhannya,Kementerian/Jabatan yang diaudit itu mempunyai kelemahan dalam pengurusankewangan di mana beberapa peraturan kewangan berhubung dengan kawalanpengurusan; perbelanjaan dan hasil; pengurusan Kumpulanwang Amanah; serta asettidak dipatuhi sepenuhnya. Rekod kewangan juga tidak diselenggarakan denganlengkap dan kemas kini.Kedudukan Masa KiniPada umumnya, Kementerian/Jabatan yang terlibat telah mengambil tindakan yangsewajarnya untuk memperbaiki kelemahan pengurusan kewangan yang telahdibangkitkan.54.2. PELAKSANAAN AKTIVITI KEMENTERIAN/JABATAN PERSEKUTUAN54.2.1. JABATAN PERDANA MENTERIJabatan Perkhidmatan AwamPengurusan Bayaran Faedah Persaraan, Bahagian PencenBahagian Pencen bertanggungjawab menguruskan bayaran faedah persaraan kepadapesara atau tanggungannya yang berada di dalam dan di luar negeri dengan tepat danmengikut jadual masa yang ditetapkan serta memastikan bayaran dibuat kepada yanglayak menerimanya. Pengauditan yang dijalankan mendapati perkara berikut :-a. Berlaku masalah kelewatan dan ketidaktepatan bayaran faedah persaraan.b. Ada kelemahan dalam pengurusan bayaran pencen/pencen terbitan di luar negeriseperti berikut :-719

i. Garis panduan berkaitan dengan pengurusan bayaran faedah persaraan di luarnegeri tidak disediakan;ii. Pembayaran pencen dan pencen terbitan di luar negeri kepada penerima yangsepatutnya tidak dapat disahkan kerana sijil pengesahan hidup tidakdikemukakan atau bukan yang terkini;iii. Perjanjian di antara Bahagian Pencen dan ejen pembayar bagi bayaran faedahpersaraan di luar negeri tidak dapat dikemukakan; daniv. Crown Agents Financial Services Ltd. yang menguruskan bayaran pencenkepada pesara/penerima pencen di United Kingdom telah menaikkan kadarkomisen bayaran pada tahun 2002 tanpa kelulusan daripada PerbendaharaanMalaysia.c. Bayaran balik perbelanjaan rawatan perubatan pesara/penerima pencen didapatikurang teratur kerana tidak disokong dengan surat pengesahan pegawai perubatandaripada hospital/klinik Kerajaan. Di samping itu, pengesahan yang dibuat olehpegawai perubatan Kerajaan juga tidak menyatakan bahawa ubat yang diperlukantidak dapat dibekal/disediakan oleh hospital/klinik Kerajaan.Kedudukan Masa Kinia. Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam telah mula melaksanakan ProjectPensions Online Workflow Environment (POWER) pada bulan Julai 2003 bagimewujudkan satu sistem pemprosesan, pembayaran dan perakaunan pencen yangcekap dan berkesan supaya masalah kelewatan dan ketidaktepatan bayaranfaedah persaraan dikurangkan. Pelaksanaan sepenuhnya adalah dijangka padabulan Oktober 2004.b. Bagi memastikan bayaran pencen/pencen terbitan di luar negeri diuruskan denganlebih teratur, Bahagian Pencen telah mengambil langkah pembetulan sepertiberikut :-i. Draf Garis Panduan pengurusan bayaran pencen dan pencen terbitan luarnegeri telah disediakan.ii. Bahagian Pencen bercadang mengadakan lawatan ke ejen pembayar di luarnegeri sebelum akhir tahun 2004 bagi mengesahkan ketepatan bayaran dibuatkepada pesara/penerima pencen terbitan yang layak.iii. Mesyuarat dengan ejen pembayar akan diadakan untuk membincang drafperjanjian.iv. Bahagian Pencen akan menulis surat rasmi kepada Jabatan Akauntan Negaradan Kementerian Kewangan mengenai kenaikan kadar komisyen bayaran olehCrown Agents Financial Services Ltd.c. Bagi mengatasi masalah bayaran balik perbelanjaan rawatan perubatan pesara/penerima pencen, Bahagian Pencen telah mengemaskinikan prosedur bayaranbalik dan menyediakan proses kerja baru.720

54.2.2. KEMENTERIAN PERTAHANAN54.2.2.1. Pembinaan Kem Transit Dan Kem Rejimen 502 Askar WataniahDi Jalan Padang Tembak, Kuala LumpurKementerian Pertahanan telah merancang dengan baik pembinaan Kem Transitdan Kem Rejimen 502 Askar Wataniah secara penswastaan melalui kaedahland swap. Bagaimanapun, pengauditan mendapati beberapa kelemahan dalampelaksanaannya. Antaranya syarikat gagal menyiapkan projek dalam tempohyang ditetapkan dan kualiti kerja kurang memuaskan. Syarikat tidakmengemukakan Bon Pelaksanaan dari mula projek dilaksanakan sehinggatamat tempoh kontrak. Kementerian juga masih belum mendapatkan gantianbagi Land Bond yang tamat tempoh sah lakunya. Kegagalan pihak terlibatdalam projek ini mengambil tindakan yang tegas terhadap kontraktor berkenaanmenyebabkan Kerajaan menghadapi risiko menanggung kerugianmemandangkan tanah milik Kerajaan yang bernilai RM58.30 juta telah dipindahmilik kepada syarikat manakala kerja yang disiapkan hanya setakat 19.7% yangdianggarkan bernilai RM19.16 juta.Kedudukan Masa KiniKementerian telah berjaya mendapatkan semula Land Bond yang baru bernilaiRM39.87 juta berdasarkan nilai baki kerja yang belum disiapkan berkuat kuasamulai bulan Mac 2004. Tempoh sah laku Land Bond berkenaan adalah selama 2tahun atau sehingga Sijil Perakuan Siap Kerja dikeluarkan. Kementerianmenjangkakan masalah pelaksanaan projek ini hanya dapat diselesaikansepenuhnya pada awal bulan April 2004.54.2.2.2. Projek Pembinaan Kompleks 7 Briged, Kem Skudai, Johor BahruKementerian Pertahanan mempunyai perancangan yang baik untukmembangunkan Kompleks 7 Briged secara penswastaan melalui kaedah landswap bagi menempatkan semula pasukan Tentera Darat yang menduduki KemTebrau dan Kem Majidee. Bagaimanapun dari aspek pelaksanaannya,beberapa syarat kontrak tidak dipatuhi oleh pihak konsortium. Antaranya,memulakan kerja tanpa mendapat kebenaran daripada pihak Kementerian,gagal menggantikan Bon Pelaksanaan yang telah tamat tempoh sah lakunyadan tidak menyiapkan projek dalam tempoh yang ditetapkan. Kementerian jugamasih belum mendapatkan Land Bond baru bagi menggantikan Land Bond yangtelah tamat tempoh sah lakunya. Kegagalan pihak yang terlibat dalam projek inimengambil tindakan yang tegas terhadap konsortium menyebabkan Kerajaanmenghadapi risiko menanggung kerugian memandangkan tanah milik Kerajaanyang bernilai RM256 juta telah dipindah milik kepada konsortium tetapi kerjayang disiapkannya hanya setakat 18.3% yang dianggarkan bernilai RM40.42juta.Kedudukan Masa Kinia. Kementerian telah memanggil syarikat untuk mendapat penjelasan.Bagaimanapun, sehingga kini tidak ada sebarang perubahan kedudukansepertimana yang dilaporkan pada tahun lalu.721

. Tindakan untuk merampas Bon Pelaksanaan dan Land Bond tidak dapatdibuat kerana telah tamat tempoh.c. Projek telah diberhentikan.54.2.2.3. Pengurusan Bekalan Makanan Angkatan Tentera MalaysiaPerkhidmatan bekalan makanan yang dilaksanakan oleh Angkatan TenteraMalaysia (ATM) terdiri daripada 2 kaedah iaitu masak sendiri dan secaraoutsource iaitu mendapatkan makanan bermasak daripada kontraktor swastayang dipilih. Bagi tempoh tahun 1999 hingga 2002, sejumlah RM522.57 jutatelah dibelanjakan untuk membekal makanan kepada anggota tentera.Pengauditan yang dijalankan terhadap pengurusan bekalan makanan ATMmendapati beberapa kelemahan seperti berikut :-a. Kelemahan Terhadap Perkhidmatan Bekalan Makanan SecaraOutsourcei. Anggota tentera diberi 5 hidangan sehari dan kadar bayaran satu hari ialahRM11.90. Semakan Audit mendapati sering berlaku keadaan di manapasukan luar yang bertugas sementara di kem berkenaan hanya memohonsebahagian sajian sahaja tetapi bayaran yang perlu dibuat masih dikekalkanpada RM11.90 bagi setiap anggota sehari. Pecahan kos bagi setiap jenishidangan makanan tidak diperuntukkan dalam kontrak.ii. Bagi tahun 2000 dan 2001, pada puratanya hanya 77% anggota yangmengambil makanan. Ini adalah disebabkan oleh kelemahan dalammembuat tempahan harian di mana pasukan pengguna telah membuatpesanan melebihi daripada anggota sebenar yang mengambil makanan.Nilai makanan yang tidak dimakan oleh anggota tentera bagi tempoh tahun1999 hingga 2002 ialah dalam lingkungan RM8.86 juta.b. Kelemahan Terhadap Perkhidmatan Bekalan Makanan Yang DimasakSendirii. Kebanyakan pasukan pengguna tidak mengemukakan Penyata RangsumHarian kepada Stor Rangsum masing-masing. Akibatnya, Stor Rangsumterpaksa menganggarkan bilangan anggota yang akan mengambil makanan.Adalah dianggarkan bahawa 23% anggota tidak mengambil makanan didewan dan kadar kehadiran pada hujung minggu, hari cuti umum dan harigaji menurun sehingga 20% . Keadaan ini menyebabkan pembaziran.ii. Stor Rangsum terpaksa membuat tempahan bahan makanan berdasarkananggaran kerana maklumat muktamad bagi pergerakan keluar masukanggota hanya diketahui oleh Stor Rangsum pada saat akhir. Biasanya,anggaran itu adalah tinggi untuk mengelakkan risiko penerimaan aduanterhadap makanan yang tidak mencukupi.iii. Kelemahan dalam pengurusan kontrak :-• Beberapa jenis denda boleh dikenakan terhadap kontraktor sekiranyagagal mematuhi syarat kontrak. Akan tetapi, pihak Audit mendapati722

denda berjumlah RM626,861 tidak dikenakan kerana maklumat dendayang dikemukakan oleh Pusat Rangsum kepada PerbendaharaanMalaysia atau Bahagian Perolehan, Kementerian Pertahanan tidakterdapat dalam fail kontrak masing-masing.• Bagi kes yang lain, kegagalan kontraktor mematuhi syarat kontrak tidakdikemukakan oleh 3 Pusat Rangsum untuk tindakan pengenaan dendaoleh pihak yang berkenaan. Nilai denda yang boleh dikenakan ialahRM26,708.• Denda yang belum dipungut/dijelaskan bagi 11 kontrak adalah RM7.48juta. Bagi 6 kes daripadanya, ada juga Bon Pelaksanaan tidak cukupuntuk membayar denda dan ada yang telah tamat tempoh sah laku.Kedudukan Masa Kinia. Perkhidmatan Bekalan Makanan Secara “Outsource”i. Berdasarkan maklum balas yang diterima daripada TUDM, pihaknya telahmemaklumkan kepada Bahagian Industri Pertahanan untuk mengkaji semulasyarat kontrak dengan pihak kontraktor yang menyediakan sajian di rumahmasak yang diswastakan dengan mengambil kira teguran Audit sebelumkontrak perjanjian Rumah Masak bagi kawasan Tengah dan Selatandibentuk serta mengkaji semula kontrak yang sedia ada. Selain itu, pihakTentera Darat mencadangkan sistem denda dikenakan untuk kontrakpenswastaan katering.ii. Bagi mengatasi kelemahan terhadap tempahan perkhidmatan penyediaanmakanan, pihak Tentera Darat menggalakkan anggota tentera mengambilmakanan sepenuhnya mengikut hidangan dalam satu hari danmengurangkan permohonan untuk hidangan pada hari Jumaat, Sabtu, Ahad,hari kelepasan am dan hari gaji sebanyak 10%. Selain itu, pihak TUDMtelah mengadakan mesyuarat dengan pihak pentadbiran Pangkalan bagimenyelaras tatacara tempahan sajian agar pembaziran dapat dikurangkan.b. Perkhidmatan Bekalan Makanan Yang Dimasak Sendirii. Penyajian Makanan - Pasukan Pengguna perlu mengemukakan PenyataRangsum Harian kepada Stor Rangsum dan merancang tentangpengurangan permohonan di mana perlu.ii. Tempahan Rangsum - Pasukan Pengguna bertanggungjawab menentukanbilangan anggota yang makan hanya dibuat berdasarkan Penyata BarisPagi. Sebarang tambahan makanan berdasarkan aktiviti yang dijalankan.Semua Formasi dan Pusat Rangsum diingatkan agar menjalankanpemantauan dengan lebih berkesan.iii. Kementerian Pertahanan telah mengambil tindakan untuk mengutip balikdenda yang tertunggak. Bagi kes lama dan kontrak telah tamat, tindakansedang diambil oleh Bahagian Undang-undang Kementerian Pertahanan.723

54.2.3. KEMENTERIAN PENDIDIKANPenyediaan Prasarana Pendidikan Di Kolej MatrikulasiPada bulan Disember 1998, Kementerian Pendidikan (Kementerian) telahmengemukakan cadangan kepada Kerajaan untuk mengambilalih semua programMatrikulasi Sains dan Sastera Iktisas daripada Institut Pengajian Tinggi Awam(IPTA) atas beberapa sebab. Kerajaan telah meluluskan cadangan Kementerianpada bulan Mac 1999 dan selaras dengan ini meluluskan pembinaan 10 kolejmatrikulasi yang perlu disiapkan dengan segera. Kementerian Kewangan telahmeluluskan pembinaan 9 kolej matrikulasi yang ditawarkan kepada sebuah syarikatpembinaan tempatan manakala pembinaan Kolej Matrikulasi Labuan ditawarkankepada syarikat pembinaan yang lain. Pengauditan terhadap pelaksanaan projek inimendapati perkara seperti berikut :-a. Projek ini dilaksanakan tanpa perancangan yang teliti dan tiada pelan indukdisediakan kerana pembinaan kolej perlu disiapkan segera.b. Infrastruktur kolej yang dibina mengalami kerosakan dan kecacatan di 5 kolejyang dilawati. Selain itu, kualiti kerja kemasan bangunan kolej padakeseluruhannya kurang memuaskan. Keadaan infrastruktur lain seperti padangpermainan juga tidak memuaskan.c. Penyediaan kemudahan asas di semua kolej matrikulasi tidak seragam.d. Bekalan peralatan sains didapati bermutu rendah dan mudah rosak. Bekalan initidak disemak dengan spesifikasi kontrak semasa ianya diterima kerana kolejmatrikulasi tidak mempunyai salinan dokumen kontrak. Selain itu, masalahseperti bekalan peralatan yang berkurangan dan tidak digunakan juga telahberlaku di kolej berkenaan.e. Semua kolej matrikulasi yang dilawati menghadapi masalah kekurangan tenagapengajar dan juga staf sokongan.f. Kelima kolej matrikulasi masih tidak mencapai sasaran enrolmen maksimumiaitu seramai 3,000 orang pelajar bagi setiap kolej.g. Pemantauan yang dibuat oleh pihak JKR dan Kementerian Pendidikan diperingkat pembinaan kolej matrikulasi adalah kurang memuaskan.Kedudukan Masa Kinia. Perancangan keperluan dan pembinaan kolej matrikulasi di masa depan telahdirancang semasa Kajian Separuh Penggal Rancangan Malaysia Ke-8 danmungkin untuk RMK-9 akan mengambilkira semua kemudahan prasarana yangdiperlukan.b. Pihak JKR telah mengambil tindakan terhadap kerosakan dan kecacatanbangunan kolej dengan menyenaraikan kecacatan untuk tindakan pembaikankontraktor berkenaan dan tidak melepaskan tanggungan kontraktor asalterhadap kecacatan sehingga berpuashati terhadap perkhidmatan mereka sertakebanyakan kecacatan dan kerosakan yang telah dikenalpasti telah diperbaikibersama kontraktor.c. Kementerian bersetuju penyeliaan terhadap penyediaan kemudahan asas akandiseragamkan dalam pembinaan kolej matrikulasi baru tertakluk kepada724

peruntukan kewangan dan kelulusan Unit Perancang Ekonomi, Jabatan PerdanaMenteri. Bagi kolej matrikulasi yang sedia ada penyediaan kemudahan asasyang secukupnya akan dilaksanakan melalui program naik taraf (upgrading).d. Bahagian Pembangunan, Penswastaan dan Bekalan akan memberikan salinandokumen kontrak kepada Bahagian Matrikulasi dan kolej matrikulasi sebelumpenghantaran peralatan untuk membolehkan semakan dilakukan semasapenerimaan bekalan peralatan.e. Status terkini pengisian perjawatan tenaga pengajar telah berubah di manakebanyakan jawatan telah diisi. Bagaimanapun, kekosongan yang agak tinggimasih berlaku di Kolej Matrikulasi Negeri Sembilan (16%); Johor (25%) danLabuan (29%). Kementerian telah memaklumkan bahawa akan terus berusahamendapatkan tenaga pengajar terlatih daripada sumber sedia ada seperti disekolah dan Maktab Perguruan serta pensyarah kontrak. Pensyarah yangkurang berpengalaman akan diberi kursus semasa kolej bercuti. Bagikekosongan jawatan staf sokongan, Kementerian sedang berusaha untukmendapatkan pengisian jawatan berkenaan daripada pihak berkenaan.f. Kementerian kini masih mengambil tindakan untuk meningkatkan pengisiantenaga pengajar bagi mencapai sasaran pengambilan pelajar seramai 3,000pelajar bagi setiap kolej.g. Pada masa hadapan pihak JKR akan menempatkan seorang Jurutera di tapakprojek untuk menjalankan kerja pemantauan dan juga menguruskan kerjapembaikan terhadap kerosakan dan kecacatan.54.2.4. KEMENTERIAN KEWANGAN54.2.4.1. Perbendaharaan Malaysiaa. Pengurusan Skim Pinjaman Perumahan KerajaanBahagian Pinjaman Perumahan (BBP) Perbendaharaan Malaysiabertanggungjawab menyediakan kemudahan pembiayaan perumahan kepadakakitangan Kerajaan daripada Perkhidmatan Awam, Badan Berkanun, PihakBerkuasa Tempatan dan juga Pentadbiran serta Perundangan dan Kehakimanbagi membolehkan mereka memiliki rumah sendiri. Pengauditan terhadap SkimPinjaman Perumahan Kerajaan mendapati perkara berikut :-i. Sebahagian daripada urusan berkaitan pemberian pinjaman iaitumemproses dan meluluskan permohonan pinjaman, penggadaian harta,penyediaan baucar dan kelulusan bayaran, pengeluaran cek, arahanpotongan gaji dan pelepasan Suratan Hak Milik didapati tidak dibuatmengikut tempoh yang ditetapkan dalam Piagam Pelanggan.ii. Sungguhpun jumlah tunggakan bayaran balik pinjaman disebabkan olehpeminjam telah meletak jawatan, bersara, dibuang kerja atau menyertaiagensi yang diswastakan adalah tinggi, BPP tidak menetapkan tempohmasa menyelesaikan urusan berkaitan untuk mengutip tunggakan daripadapeminjam yang ingkar.725

iii. Sistem penyimpanan fail peminjam yang tidak teratur menyebabkankesukaran mengesan fail yang diperlukan oleh seksyen pengguna di BPPbagi tujuan memproses permohonan pinjaman dan urusan yang lain.iv. Rekod komputer (pangkalan data) bagi beberapa sistem aplikasiberkomputer untuk diguna pakai oleh seksyen pengguna tidakdiselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan menyebabkan bakihutang bagi beberapa peminjam didapati tidak realistik dan diragui.Kedudukan Masa Kinii. Tindakan mengemas kini proses kerja telah diambil dengan membuat cartaaliran kerja baru dan membuat penambahbaikan seperti memendekkantempoh memfail kes di mahkamah/pejabat tanah daripada 3 bulan ke 1bulan daripada tempoh Notis Tuntutan/Notis 16D dihantar kepada peminjamingkar; mewujudkan ‘Unit Baki Debit’, ‘Unit Kes Assignment’ Dan ‘Unit Khas’sebagai tambahan kepada unit kecil sedia ada bertujuan untuk mengadakanpengkhususan tindakan serta mengadakan usahasama dengan SeksyenSistem Teknologi Maklumat bagi menyediakan satu sistem pengaturcaraanyang lebih komprehensif untuk kegunaan Seksyen Perundangan.ii. Antara langkah bagi mempertingkatkan kutipan tunggakan bayaran balikpinjaman adalah seperti meningkatkan kemahiran kakitangan berkaitanperundangan/pendakwaan; mengambil tindakan susulan dengan JabatanPerkhidmatan Awam bagi menambahkan bilangan Pegawai Undang-undangserta kakitangan sokongan; membuat semakan menyeluruh kepada failpeminjam ingkar; mengaktifkan semula tindakan tuntutan baki hutang (kesberbaki debit) secara tuntutan sivil biasa serta memulakan kajian awal untukmenubuhkan Unit Kajian Dan Penyelidikan sebagai unit yangbertanggungjawab untuk mengkaji dan menyemak dasar BPP bersesuaiandengan keadaan semasa.iii. Mempertingkatkan sistem penyimpanan fail peminjam dan mengadakan bilikfail transit di Seksyen Bayaran dan Seksyen Cagaran bagi menjimatkanmasa pencarian fail.iv. Penyesuaian dan Penstrukturan Data sedang dibuat secara berterusan keatas data lama (data sebelum tahun 1978) bagi memastikan data tepat dandikemaskinikan. Selain itu, Bahagian Pinjaman Perumahan sedangberusaha mempertingkatkan sistem komputer yang ada melalui pembelianperalatan tambahan/latihan dengan kerjasama INTAN serta memastikansistem penyimpanan maklumat yang terkini.b. Pengurusan Pelaburan Oleh Menteri Kewangan DiperbadankanMenteri Kewangan Diperbadankan (MKD) diberi tanggungjawab untukmengawasi pelaburan Kerajaan khususnya dari segi kewangan. Selain daripadamendapatkan pulangan yang munasabah, objektif pelaburan Kerajaan adalahjuga untuk mencapai matlamat dasar Kerajaan bagi mengekalkan kepentingan726

Kerajaan dalam industri yang mustahak demi pembangunan ekonomi negara.Semakan Audit mendapati perkara berikut :-i. Kerugian pelaburan melibatkan 3 syarikat Kerajaan yang dipertanggungjawabkanuntuk melaksanakan dasar Kerajaan dalam industri strategik ataupembangunan ekonomi Negara. Ketiga syarikat tersebut ialah MultimediaDevelopment Corporation (MDC), Pengurusan Danaharta Nasional Berhad(Danaharta) dan Keretapi Tanah Melayu Berhad (KTMB).ii. Lima syarikat Kerajaan didapati telah mendapat keuntungan tetapi tidakmembayar dividen. Syarikat tersebut adalah Kuala Lumpur InternationalAirport Bhd (KLIA), Acrospace Technology System Corporation Sdn Bhd,MIMOS Bhd, Syarikat Perumahan Negara Bhd dan Dataran Perdana SdnBhd.iii. Pegawai Bahagian Penyelarasan MKD, Penswastaan dan PerusahaanAwam (BSPN) terlibat dalam pengurusan hal ehwal harian syarikat AircraftBusiness Malaysian dan Assets Global Network Sdn. Bhd.Kedudukan Masa Kinii. Sungguhpun MDC dan Danaharta mengalami kerugian pelaburan, namunpencapaian kejayaan kedua syarikat tersebut bukan sahaja perlu dilihat dariaspek prestasi kewangan tetapi turut mengambilkira peranan dansumbangan yang lain kepada negara. Kerugian operasi tahunan KeretapiTanah Melayu Bhd pula tidak dapat dielakkan kerana beberapa faktor sepertikos operasi telah meningkat dan tidak selaras dengan kadar tariff lama yangrendah, pembukaan Lebuhraya Utara-Selatan dan KLIA, Sepang yangmenyebabkan passenger revenue KTMB telah merosot sebanyak 15% sertakerugian freight revenue berjumlah RM15 juta setahun sejak tahun 1998.ii. Maklum balas terhadap 5 syarikat yang mendapat keuntungan tetapi tidakmembayar dividen adalah seperti berikut :-• Kuala Lumpur International Airport Bhd - Tidak membayar dividenkerana ia ditubuhkan sebagai syarikat penyelaras kepada pembangunanlapangan terbang KLIA dan bukannya bertujuan untuk mengautkeuntungan. Keuntungan hanya diperolehi hasil dari faedah simpanantetap dan bukannya hasil operasi. KLIAB juga perlu membayar balikpinjaman dan faedah setiap tahun sehingga semua tanggungan danpinjaman KLIAB diselesaikan.• Aerospace Technology System Corporation Sdn Bhd – Telah mulamembayar dividen interim sebanyak 5% berjumlah RM2 juta pada bulanJulai 2002.• MIMOS Bhd - Tidak membayar dividen kerana walaupun syarikatmendapat keuntungan, syarikat mendapat pinjaman daripada KerajaanPersekutuan untuk membiayai projeknya. Jumlah perbelanjaan MIMOSadalah lebih besar daripada pendapatannya yang diperolehi hasil dari727

penjualan barangan dan perkhidmatan yang dilaksanakan oleh MIMOSBhd.• Syarikat Perumahan Negara Bhd – Telah mula membayar dividenkepada Kerajaan mulai tahun 2002 iaitu dividen bersih berjumlah RM1.44juta bagi pendapatan tahun 2001. Bagi tahun kewangan 2002, syarikatjuga mengisytiharkan dividen bersih berjumlah RM3.60 juta.• Dataran Perdana Sdn Bhd – Pendapatan syarikat hanya diperolehidaripada faedah simpanan tetap. Keuntungan yang diperolehi adalahterlalu kecil untuk diagihkan kepada pemegang saham.iii. Pengurusan aktiviti syarikat Aircraft Business Malaysia (ABM) dan AssetsGlobal Network Sdn. Bhd. (AGN) oleh pegawai BSPN hanya melibatkanpemantauan bayaran sewaan oleh MAS dan pemindahan lebihan danadaripada akaun semasa kepada akaun tetap, sebagai langkah sementarasebelum syarikat ABM diambil alih oleh Syarikat Penerbangan Malaysia Bhd(SPMB) dan pengurusan syarikat AGN dikendalikan oleh SPMB secarakontrak. Pada masa kini, pengurusan AGN telah diserahkan kepada SyarikatPenerbangan Malaysia Bhd.54.2.4.2. Jabatan Kastam DiRaja MalaysiaKawalan Kastam Terhadap Gudang Berlesen Awam Yang DikendalikanOleh Syarikat SwastaGudang berlesen awam adalah gudang yang dikendalikan oleh syarikat swastadi bawah lesen yang dikeluarkan oleh pihak Kastam untuk menyimpan barangansendiri atau menyewa ruang stor kepada pengimport/pengeksport selain untukmenyimpan barangan. Semakan Audit mendapati perkara berikut :-a. Di 5 negeri, pembaharuan lesen telah diluluskan oleh pegawai selaindaripada Pengarah Kastam Negeri dan tidak ada bukti yang menunjukkanbahawa kuasa untuk mengeluarkan lesen tersebut telah diberikan kepadapegawai berkenaan. Selain itu, terdapat beberapa kes di negeri Perlis danSabah di mana lesen hanya diperbaharui setelah luput tempohnya dankelewatan tersebut berpunca daripada syarikat berkenaan lewatmengemukakan permohonan untuk memperbaharui lesen.b. Barangan bernilai RM511,902 telah disimpan di sebuah gudang di NegeriMelaka dan sebuah gudang lain di Negeri Johor walaupun ia tidakdibenarkan disimpan dalam gudang berkenaan mengikut lesen yangdiberikan.c. Prosedur mengenai penyimpanan barangan dan penyelenggaraan rekodstok gudang berlesen awam tidak dipatuhi sepenuhnya. Antaranya ialahsebahagian gudang didapati tidak menyimpan dan menyelenggarakan rekodstok dengan teratur, laporan pemeriksaan stok tahunan tidak disahkan olehJuruaudit serta pemeriksaan stok tahunan tidak dikemukakan kepada pihakKastam oleh pelesen.728

d. Pemeriksaan terhadap 3,527 Borang Ikrar Kastam 8 di 37 gudang mendapati78 Borang Ikrar Kastam 8 di 5 gudang yang telah dikeluarkan masih belumdikembalikan kepada stesen import/penghantar. Adalah ditaksirkan cukaiyang boleh dipungut daripada barangan tersebut ialah RM14.02 juta.e. Sembilan daripada 491 Borang Ikrar Kastam yang diperiksa di Negeri PulauPinang mengandungi kesilapan penjenisan kod yang menyebabkan cukaikurang dikutip berjumlah RM19,771. Di Negeri Johor dan Kedah pula,barangan yang melibatkan cukai berjumlah RM453,910 telah dikeluarkandaripada gudang sebelum bayaran itu dijelaskan.f. Tiada sebarang tindakan susulan diambil terhadap retan bulanan yangdikemukakan oleh pihak Kastam Negeri kepada Ibu Pejabat. Selain itu,lawatan ke gudang oleh pegawai dari Ibu Pejabat dan pihak Kastam Negeritidak dapat disahkan kerana tiada sebarang rekod atau laporandiselenggarakan kecuali bagi pemeriksaan yang dijalankan bagi tujuanpembaharuan lesen gudang.Kedudukan Masa Kinia. Pegawai Kastam yang bertanggungjawab telah diperturunkan kuasa untukmeluluskan lesen bagi pihak Pengarah Kastam Negeri. Selain itu bagimengelakkan kelewatan pembaharuan lesen, surat peringatan dikemukakankepada pelesen agar mematuhi peraturan.b. Pihak Kastam telah mengambil tindakan pembetulan sewajarnya terhadappenyimpanan barang yang berkenaan bagi memastikan perkara yang samatidak berulang.c. Tindakan pembetulan bagi ketidakpatuhan terhadap tatacara penyimpananbarangan dan penyelenggaraan rekod stok telah dibuat denganmengeluarkan surat arahan kepada pelesen.d. Berbanding 78 kes tersebut, 30 kes telah dapat diselesaikan manakala 48kes lagi masih dalam tindakan penyelesaian. Jumlah cukai yang telahdipungut adalah RM22,204.53.e. Kurangan duti di Pulau Pinang berjumlah RM9,501.96 telah dipungut,manakala cukai terlibat di Johor dan Kedah telah dibayar terlebih dahulusebelum barangan dilepaskan.f. Pihak Jabatan mengadakan panel naziran dan akan mengadakan lawatansecara berkala dan laporan lawatan akan disediakan. Selain itu,pemeriksaan mengejut juga telah dilakukan oleh pegawai daripada IbuPejabat dan Pengarah Kastam Negeri ke gudang berlesen.729

54.2.4.3. Lembaga Hasil Dalam NegeriPengurusan Pungutan Cukaia. Pengurusan Sistem Pembayaran Cukai Melalui BankSistem pembayaran cukai melalui bank diperkenalkan untuk memudahkanpembayar cukai membuat bayaran di bank yang berdekatan. Sistem ini telahdilaksanakan di Bank Bumiputra Commerce Berhad (BBCB) pada tahun 1994yang sebelum ini dikenali sebagai Bank Bumiputra Malaysia Berhad (BBMB) dandi Public Bank Berhad (PBB) serta Public Finance Berhad (PFB) pada tahun2002. Pengauditan mendapati perkara berikut :-i. Syarat perjanjian didapati tidak mempunyai peruntukan bagi pengenaanpenalti terhadap kelewatan memperakaunkan pungutan cukai di BBCB, PBBdan PFB; tidak menetapkan tempoh penyimpanan data pungutan cukai dantiada syarat pengendalian cek tidak laku di BBCB.ii. Pungutan cukai bagi 8 hari transaksi untuk bulan April dan Mei 2001berjumlah RM5.44 juta tidak diperakaunkan oleh BBCB. Daripada jumlah ini,sejumlah RM5.41 juta telah diambil kira dalam lejar pembayar cukaimanakala sejumlah RM0.03 juta tidak dikemas kini dalam lejar.iii. Cek tempatan pada tahun 2001 dan 2002 berjumlah RM5.30 juta lewatdiperakaunkan oleh BBCB antara 1 hingga 13 hari. Selain itu, pungutancukai pada bulan Disember 2000 berjumlah RM3.83 juta juga lewatdiperakaunkan.iv. Cek tidak laku di BBCB bagi tempoh bulan Julai 2001 hingga bulan Jun 2002berjumlah RM18.56 juta didapati tidak diminta cek gantian. Selain itu,28,370 slip bayar masuk bank berjumlah RM252.01 juta tidak diserahkanoleh BBCB manakala slip bayar masuk bank bagi pungutan cukai oleh PBBdan PFB didapati tidak dikemukakan.v. Peraturan kewangan tidak dipatuhi sepenuhnya seperti PenyataPenyesuaian Akaun Harian tidak disediakan dan Penyata Penyesuaian BankBulanan serta Penyata Penyesuaian Akaun Hasil Bulanan yang telahdisediakan adalah tidak lengkap.Kedudukan Masa Kinii. LHDN akan mengkaji semula syarat perjanjian dengan bank.ii. BBCB telah memperakaunkan pungutan cukai ke dalam akaun sementaraLHDN yang dibuka tanpa kelulusan JANM. Akaun sementara ini disediakanoleh BBCB untuk mengakaunkan semua kutipan cukai bagi tempohperalihan antara bulan April hingga bulan Jun 2001 ketika penyatuan 2sistem komputer yang berasingan antara BBMB dan Bank of Commerce(BOC) kepada satu sistem baru BBCB. Sejumlah RM5.41 juta telah diambilkira oleh LHDN dalam lejar pembayar cukai manakala sejumlah RM0.03 jutamasih belum dibukukan kerana data bermasalah. Bagaimanapun, semak ujiterhadap 365 transaksi selanjutnya dengan penyata bank bagi akaunsementara mendapati 53 transaksi berjumlah RM144,792.70 tidak dibayarmasuk ke akaun ini.730

iii. LHDN mengakui kelewatan perakaunan cek tempatan dan akan mengambiltindakan bagi memastikan ianya tidak berulang.iv. LHDN telah meminta BBCB mengemukakan slip bayar masuk bank bagi kescek tidak laku berjumlah RM18.56 juta. Sehingga kini, sebahagian besarslip bayar masuk bank telah diperolehi daripada BBCB dan tindakan sedangdiambil untuk mengemas kini transaksi cek tidak laku ke lejar pembayarcukai.v. LHDN akan menubuhkan satu pasukan kerja (task force) di Unit Akaun bagimenyiapkan semua tunggakan kerja perakaunan dan memantaupemindahan dana ke BNM. Ini adalah bagi memastikan semua rekodperakaunan disediakan dengan betul, tepat dan kemas kini. Di samping itu,satu sistem komputer yang teratur sedang dirancang untuk penyediaanPenyata Penyesuaian Akaun Hasil Bulanan.b. Pengurusan Potongan Cukai BerjadualPotongan Cukai Berjadual (PCB) adalah kaedah bayaran cukai pendapatan dimana majikan membuat potongan cukai daripada saraan bulanan pekerjanyaberdasarkan Jadual Potongan Cukai Bulanan yang telah ditetapkan oleh LHDN.Bayaran itu perlu diserahkan oleh majikan kepada LHDN setiap bulan bersamadengan maklumat pembayar cukai. Semakan Audit mendapati 17 daripada 153majikan kurang memotong cukai dari saraan pekerjanya di mana sejumlahRM0.11 juta kurang dibayar kepada LHDN bagi tahun 2000 dan 2001. Adalahdidapati juga beberapa kelemahan dalam urusan ini di mana 91 majikan lewatmengemukakan bayaran cukai berjumlah RM2.29 juta kepada LHDN. Selain itu,majikan juga gagal mengemukakan maklumat lengkap mengenai pekerjanya dimana 32 Penyata Potongan Cukai Di Bawah Cukai Pendapatan (PotonganDaripada Saraan) 1994 yang melibatkan cukai berjumlah RM2.65 juta tidak diisidengan lengkap.Kedudukan Masa Kinii. Majikan yang kurang meremit potongan cukai berjadual (PCB) telahmenerima borang CP38 daripada Cawangan Pungutan untuk membuatpindaan PCB bagi seseorang pekerja. Pihak Audit LHDN telah membuatlawatan ke pejabat yang kurang meremit PCB dan seterusnya mengeluarkansurat untuk menuntut kekurangan bayaran tersebut.ii. Surat Memberitahu Kesalahan Di Bawah Kaedah-kaedah Cukai Pendapatan(Potongan Daripada Saraan) 1998 telah dikeluarkan kepada majikan yanglewat mengemukakan bayaran cukai. Kompaun atas kelewatan dikenakanatau dikeluarkan kepada majikan selepas 14 haribulan.iii. Semakan telah dilakukan melalui sistem IMS dan INTACTSG terhadap resitbayaran bagi Penyata Potongan Cukai Di Bawah Cukai Pendapatan yangtidak di isi dengan lengkap. Majikan yang terlibat juga telah dihubungi untukmelengkapkan penyata ruangan tersebut dan telah mengembalikannyakepada LHDN.731

c. Pelaksanaan Sistem Taksiran Dan Pungutan Bersepadu Bagi KumpulanBergajiSistem Taksiran Dan Pungutan Bersepadu Bagi Kumpulan Bergaji (INTACTSG)dibangunkan bagi menggantikan sistem lama yang dikenali sebagai InformationManagement System (IMS). Sistem ini melibatkan 1.56 juta pembayar cukaidan mempunyai 331 fungsi. Pengauditan mendapati beberapa kelemahandalam pembangunan dan pelaksanaan sistem ini. Sistem ini gagal dilaksanakanpada tempoh yang ditetapkan kerana perubahan skop kerja untukmenyesuaikan dengan perubahan dasar dan polisi percukaian negara. Disamping itu, beberapa syarat kontrak perlu ditambah untuk menjaminkepentingan Kerajaan. Kontraktor juga gagal memberi latihan yang secukupnyakepada pegawai LHDN dan ini telah menjejaskan kelancaran fungsi sistem ini.Semasa sistem ini dilaksanakan terdapat beberapa kelemahan seperti bayaranberulang kali oleh pembayar cukai pada satu bulan tidak boleh diterima olehsistem, pendaftaran berganda pembayar cukai secara automatik, resit lewatdikeluarkan kerana sistem selalu terjejas serta ketidakmahiran kakitangan dalampenggunaan sistem ini. Di samping itu, kemasukan bayaran ke lejar individujuga lewat dibuat. Pemeriksaan terhadap kawalan am juga menunjukkankelemahan dalam kawalan fizikal peralatan, kawalan persekitaran kurangmemuaskan, tiada pengurusan pelan pemulihan bencana, kawalan capaiantermasuk pengurusan ID pengguna yang mempunyai kelemahan dan tidakkemas kini serta tiada pemeriksaan dibuat terhadap fail log/jejak audit.Kedudukan Masa KiniLHDN telah mengambil tindakan untuk memperbaiki dan mengatasi kelemahanyang dibangkitkan dalam Laporan Audit. Kekosongan jawatan telah diisi danmanual yang lengkap telah disediakan sebagai panduan kepada kakitangannyaserta pegawai LHDN telah diberi latihan yang diperlukan. Kelemahan dalamsistem telah diperbaiki dan bayaran berulang kali telah boleh diterima olehsistem. Kawalan yang berkaitan telah diambil tindakan seperti perancangansedang dibuat untuk pelan pemulihan bencana serta tindakan telah diambiluntuk mengemaskini ID pengguna dan kod peranan bagi melaksanakan tugasharian. Selain itu, Bahagian Kualiti Dan Audit Dalam telah diminta untukmenyelenggara Log Sistem setiap 4 bulan.54.2.5. KEMENTERIAN KERJA RAYA54.2.5.1. Penswastaan Penyenggaraan Jalan Persekutuan DiSemenanjung MalaysiaPada awal tahun 1999, Kerajaan memutuskan supaya aktiviti penyenggaraanjalan Persekutuan diswastakan setelah meneliti faedah yang boleh dicapai hasildaripada cadangan penswastaan yang dikemukakan oleh 3 konsortium.Perjanjian ditandatangani pada bulan Disember 2000 berkuat kuasa selama 15tahun mulai bulan Februari 2001. Pengauditan terhadap PenswastaanPenyenggaraan Jalan Persekutuan Di Semenanjung Malaysia mendapatiperkara seperti berikut adalah tidak selaras dengan perjanjian yangditandatangani :-732

a. Sejumlah RM6,244,725 bagi aset Kerajaan yang telah dipindahkan kepadasyarikat konsesi berdasarkan syarat perjanjian masih belum dijelaskan olehketiga syarikat konsesi.b. Maklumat bayaran balik pinjaman kenderaan dan komputer bagi bekaskakitangan awam yang berkhidmat dengan Syarikat Roadcare (M) Sdn Bhdtidak diperolehi walaupun tempoh bayaran balik mulai pada bulan Mac 2002telah berlalu. Selain itu, ketiga syarikat konsesi juga didapati tidakmenjelaskan bayaran bulanan dan faedah tambahan 5% bagi pinjamanperumahan mengikut jadual.c. Lapan kontrak bernilai RM5.06 juta yang sedang berkuat kuasa tidak diserahhak (novate) dalam tempoh peralihan. Selain itu, Bon Pelaksanaan bagi ZonTengah Dan Timur bagi tahun 2001 dan 2002 yang bernilai RM7.06 juta danRM7.50 juta juga belum dikemukakan.d. Kedudukan Modal Berbayar Syarikat bagi Zon Tengah Dan Timur serta ZonSelatan belum lagi diperolehi.e. Pelantikan Juruaudit Kerajaan hanya dibuat selepas 2 tahun penswastaandilaksanakan. Selain itu, terma rujukan pelantikan Juruaudit Kerajaan tidakditetapkan sebagaimana yang dikehendaki dalam perjanjian iaitupengeluaran Joint Certificate, Certificate for Dispute Payment, Certificate ofMaking Good Defects and Certificate of Completion. Dokumen pelantikanJuruaudit Syarikat juga tidak dapat dikesan.f. Tujuan mewujudkan jalan tanda aras seperti yang dinyatakan dalamdokumen perjanjian tidak mencapai hasratnya kerana tiada klausa didalamnya yang mewajibkan syarikat konsesi menggunakan jalan tersebutsebagai penanda arasan kualiti kerja masing-masing. Jalan yang dipilih jugatidak mewakili kategori jalan bagi setiap zon. Kedudukan 2 daripada 3 laluanadalah tidak sesuai dijadikan contoh kerana mengalami banyak kerosakan.Kedudukan Masa Kinia. Syarikat Selia Senggara telah menyelesaikan pembayaran bagi semua asetyang dipindah milik, manakala Syarikat Roadcare (M) Sdn Bhd dan BelatiWangsa (M) Sdn Bhd masih dalam proses pindah milik aset tersebut.b. Ketiga Syarikat Konsesi telah menyelesaikan baki pinjaman kenderaan dankomputer bagi bekas kakitangan Kerajaan yang kini berkhidmat dengansyarikat tersebut. Bagaimanapun, ketiga syarikat konsesi didapati masihtidak menjelaskan bayaran bulanan dan faedah tambahan 5% baki pinjamanperumahan mengikut jadual.c. Kerja yang berkenaan telah selesai dan telah diserah hak kepada syarikatkonsesi berkenaan. Selain itu, Bon Pelaksanaan bagi Zon Tengah DanTimur bagi tahun 2001 dan 2002 bernilai RM4.62 juta dan RM8.75 juta telahdikemukakan.733

d. Maklumat Modal Berbayar Syarikat bagi Zon Tengah Dan Timur serta ZonSelatan telah dikemukakan.e. Skop kerja Juruaudit Kerajaan telah ditambah untuk keperluan pengurusan(administrative) bagi memantau pelaksanaan penswastaan. Selain itu,perlantikan Juruaudit Syarikat telah dibuat pada bulan Februari dan April2003.f. JKR akur tentang ketiadaan sebarang klausa di dalam dokumen perjanjianyang berkaitan dengan Jalan Tanda Aras (Benchmark Roads ) yang bolehdiguna pakai. Laluan FT067 di JKR Daerah Kuala Muda/Sik dan FT 001 diJKR Daerah Tampin telah disenggara dengan sewajarnya agar kualitinyaterjaga dan mengikut standard piawaian yang ditetapkan.54.2.5.2. Jabatan Kerja Raya MalaysiaAktiviti Penyenggaraan Kemudahan Elektrik, Cawangan KejuruteraanElektrikJabatan Kerja Raya Malaysia telah menubuhkan Cawangan KejuruteraanElektrik untuk mengambil alih kerja pemasangan elektrik bagi projekpembangunan Kerajaan serta penyenggaraan kemudahan elektrik bagipremis Kerajaan yang dikendalikan oleh Lembaga Elektrik Negara sebelumnya.Antara kelemahan yang dikenal pasti dalam aktiviti ini adalah kerjapenyenggaraan pencegahan secara terancang dan berjadual tidak dilaksanakandan kerja penyenggaraan kerosakan tidak dapat diuruskan dengan cekap danteratur kerana kekurangan kakitangan dari segi bilangan dan kepakaran,kekurangan peruntukan kewangan serta rekod berhubung dengan premisKerajaan, lampu jalan dan lampu isyarat serta rekod kerja penyenggaraan tidakdiselenggara dengan lengkap dan kemas kini.Kedudukan Masa Kinia. Cawangan Kejuruteraan Elektrik telah mengambil tindakan untukmemperbaiki kelemahan dalam aktiviti penyenggaraan kemudahan elektrikselaras dengan arahan Surat Pekeliling Pengarah Cawangan KejuruteraanElektrik Bilangan 4 Tahun 2002 yang jelas menggariskan panduan kaedahdan prosedur seragam bagi kerja senggara elektrik yang mengandungi 3manual iaitu Manual Polisi Senggara Elektrik, Manual Prosedur KerjaSenggara Elektrik dan Manual Senggara Elektrik.b. Cadangan penstrukturan semula organisasi Cawangan Kejuruteraan Elektrikyang terkini telah disediakan dan dikemukakan kepada pihak pengurusanatasan JKR untuk kelulusan. Sehingga kini, masalah berkaitan dengankekurangan kakitangan masih belum dapat di atasi kerana kelulusancadangan tersebut belum dibuat.c. Cawangan Kejuruteraan Elektrik sedang mengambil tindakan untukmemastikan semua permohonan peruntukan kewangan daripada Jabatanpelanggan diperolehi bagi memastikan kerja penyenggaraan dapatdilaksanakan dengan lancar. Cawangan juga bercadang untukmenggunakan khidmat kontraktor bagi melaksanakan aktiviti lawatan danpemeriksaan pepasangan elektrik.734

d. Usaha sedang diambil bagi memastikan daftar serta rekod berhubungdengan premis Kerajaan, lampu jalan dan lampu isyarat serta rekod kerjapenyenggaraan di semua lokasi yang menjadi tanggungjawab CawanganKejuruteraan Elektrik diselenggara dengan seragam, teratur, lengkap dankemas kini.54.2.6. KEMENTERIAN KESIHATANPengurusan Bekalan Makanan Di HospitalAktiviti Makanan dan Dapur adalah salah satu daripada aktiviti di bawah programRawatan Perubatan di hospital seluruh negara. Objektif aktiviti ini adalah untukmembantu pesakit agar segera sembuh melalui penyajian makanan yang seimbangselaras dengan keperluan pesakit serta melatih pesakit mengamalkan pemakananmengikut spesifikasi. Antara kelemahan yang diperhatikan ialah harga kontrak bagibeberapa barangan kurang realistik, syarat kontrak berhubung dengan bekalanmakanan tidak dipatuhi dengan sewajarnya dan denda tidak dikenakan terhadapkontraktor yang gagal mematuhi syarat kontrak. Memandangkan penyediaanmakanan secara outsource dapat memberi perkhidmatan yang lebih baik daripadasecara masak sendiri, Kementerian patut mempercepatkan pelaksanaan kaedahpenyediaan makanan ini kepada hospital lain.Kedudukan Masa Kinia. Kementerian mengakui kekurangan tukang masak menjejaskan kesempurnaanmakanan yang disediakan di sesebuah hospital. Sehubungan itu, BahagianSumber Manusia Kementerian telah menyemak semula skim perkhidmatantukang masak semasa mesyuarat yang telah diadakan pada bulan Julai 2003.b. Lembaga Tender Kementerian akan mengkaji secara terperinci sebelummembuat keputusan berhubung kontrak bekalan makanan supaya harga yangditetapkan bersesuaian dengan harga pesanan.c. Kontraktor yang gagal mematuhi syarat kontrak akan dikenakan denda.Kementerian akan menyelaraskan pembayaran denda dengan menolaknyadaripada bayaran yang dikemukakan oleh kontraktor.d. Kementerian telah mengesyorkan supaya hospital menjalankan kajiankepuasan pelanggan untuk memastikan perkhidmatan makanan yang diberikanoleh kontraktor memenuhi kualiti pemakanan.e. Pematuhan syarat kontrak dalam menyediakan bekalan makanan di hospitaltelah dibangkitkan dalam perjumpaan Ketua Setiausaha Kementerian denganPengarah dan Timbalan Pengarah Pengurusan yang berkenaan bagimemastikan kualiti makanan yang dibekalkan adalah terjamin.f. Kementerian telah menyemak kedudukan peralatan bagi perkhidmatan sajiansupaya kualiti sajian dapat dipertingkatkan.g. Kementerian telah melaksanakan sistem hidangan secara centralised plating di2 hospital lagi iaitu Hospital Pulau Pinang dan Hospital Melaka. Prestasiperkhidmatan ini akan diteliti keberkesanannya sebelum diperluaskan kehospital lain.735

54.2.7. KEMENTERIAN DALAM NEGERIAktiviti Pasukan Polis MarinPasukan Polis Marin, PDRM adalah bertanggungjawab bagi menjaga kedaulatandan keselamatan perairan negara. Di antara tugas dan tanggungjawab pasukan iniialah mengawal, membenteras pencerobohan pendatang tanpa izin, penjenayahdan lanun serta penyeludupan di perairan Malaysia. Ia juga bertanggungjawabmenjaga keselamatan nelayan tempatan dan memberi bantuan kepada penduduk dipulau persekitaran semasa kecemasan. Pengauditan yang dijalankan terhadapaktiviti Pasukan Polis Marin mendapati perkara berikut :-a. Pasukan Polis Marin patut menetapkan kriteria atau asas yang jelas sebagaipanduan untuk menentukan bilangan dan jenis kapal/bot ronda yang perluditempatkan di sesuatu Wilayah atau Zon.b. Pasukan Polis Marin perlu mengkaji semula polisi yang telah ditetapkan di manahanya 30% dari bilangan kapal/bot ronda ini digunakan untuk membuat rondaan,30% dalam keadaan bersiap sedia dan 40% lagi untuk penyenggaraan danpembaikan.c. Pasukan Polis Marin mempunyai sejumlah 2,790 jawatan yang diluluskan dan2,499 daripadanya telah diisi. Sejumlah 2,350 jawatan baru telah dipohonkepada Jabatan Perkhidmatan Awam.d. Sejumlah 107 atau 49.5% kapal/bot yang dimiliki oleh Pasukan Polis Marin telahberusia melebihi 20 tahun dan kebanyakannya tidak ekonomi diperbaiki.e. Masalah kekurangan infrastruktur di pangkalan Polis Marin perlu ditanganisegera bagi membolehkan Pasukan Polis Marin menjalankan aktivitinya denganlebih licin. Di bawah RMK-8, sejumlah RM342.13 juta telah diluluskan untukmembina/mengubah suai 11 pangkalan Polis Marin.Kedudukan Masa Kinia. Pasukan Polis Marin telah menetapkan kriteria atau panduan dalam menentukanpengagihan kapal/bot ronda kepada setiap wilayah/zon iaitu ancaman maritim disesuatu tempat atau wilayah, keluasan kawasan tanggungjawab operasi sertakeadaan dan lokasi pangkalan termasuk kemudahan infrastruktur sepertikeadaan air yang cetek dan tempat persempadanan dengan negara jiran.b. Komander Polis Marin telah mengarahkan kepada semua Ketua Polis MarinWilayah supaya memastikan tidak kurang 60% daripada jumlah bot rondaberada di perairan bagi menjalankan rondaan secara bergilir-gilir. Manakalabilangan bot ronda yang menjalani penyenggaraan dan pembaikan hendaklahtidak melebihi 40%.c. Daripada sejumlah 2,350 perjawatan yang dipohon, 321 perjawatan telahdiluluskan tetapi masih belum diisi. Bagaimanapun, Pasukan Polis Marin sedangmembuat penstrukturan semula perjawatan pasukan yang telah diluluskan olehJabatan Perkhidmatan Awam.736

d. Sejumlah 17 kapal/bot ronda yang berusia melebihi 20 tahun telah dilupuskan.Sehingga bulan April 2004, Pasukan Polis Marin telah memperolehi sejumlah 10kapal/bot ronda tambahan.e. Sehingga bulan April 2004, tiga projek infrastruktur pangkalan Polis Marin telahsiap manakala 4 lagi projek sedang dalam proses pembinaan/pengubahsuaiannya54.2.8. KEMENTERIAN TANAH DAN PEMBANGUNAN KOPERASIAktiviti Penguatkuasaan, Jabatan Pembangunan KoperasiJabatan Pembangunan Koperasi bertanggungjawab membantu gerakan koperasimenjadi sebuah institusi sosio-ekonomi yang mampan dan berdikari serta berdayasaing ke arah membentuk masyarakat yang produktif dan berdaya tahan. Disamping itu, Jabatan ini juga bertanggungjawab memastikan gerakan koperasimematuhi Undang-undang yang berkaitan seperti Akta Koperasi 1993 danPeraturan Koperasi 1995. Semakan Audit mendapati perkara berikut :-a. Jabatan Pembangunan Koperasi tidak merancang dengan komprehensifkeperluan kewangan, guna tenaga dan masa bagi menjalankan aktivitipenguatkuasaan dengan lebih berkesan.b. Kekurangan pemeriksaan am dan pemeriksaan khas terhadap koperasi yangtelah beroperasi.c. Tindakan tegas tidak diambil ke atas koperasi yang tidak mematuhi Akta danPeraturan seperti tidak mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan, tidakmengemukakan Minit Mesyuarat Agung Tahunan dan senarai Ahli Lembaga,tidak mengemukakan Penyata Kewangan serta tidak membuat caruman kepadaKumpulan Wang Amanah Pendidikan dan Pembangunan.d. Sistem maklumat yang dibangunkan melalui KOPLINK untuk merekodkanmaklumat berkaitan dengan aduan, pemeriksaan, penyiasatan, pertikaian sertakompaun tidak dibangunkan mengikut perancangan.Kedudukan Masa Kinia. Jabatan telah mengambil tindakan dengan memohon 116 jawatan baru untukdikemukakan melalui Kertas Kabinet bagi membolehkan BahagianPenguatkuasan dan Pendakwaan melaksanakan peranan dan tanggungjawabyang lebih berkesan.b. Jabatan telah mengambil tindakan menyeragamkan Daftar Rekod Pemeriksaandan mengarahkan Daftar Aduan diselenggara dengan kemas kini supaya setiappemeriksaan direkodkan dan semua aduan diambil tindakan.c. Jabatan telah mengambil pelbagai tindakan untuk memastikan koperasimematuhi Akta dan Peraturan dengan mengeluarkan surat peringatan, majlisdialog dengan anggota Lembaga, mengadakan kursus wajib kepada anggotaLembaga serta mengeluarkan amaran untuk dikompaun.737

d. Sistem maklumat KOPLINK yang kini dikenali sebagai D-KOOP telah siap danmula digunapakai di peringkat Negeri dan Bahagian. Melalui sistem ini,maklumat aktiviti penguatkuasaan dapat diseragamkan.54.2.9. KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA54.2.9.1. Jabatan Keselamatan Dan Kesihatan PekerjaanAktiviti PenguatkuasaanJabatan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan bertanggungjawab memastikankeselamatan, kesihatan dan kebajikan pekerja serta melindungi orangperseorangan yang berada di tempat kerja daripada bahaya yang berpuncadaripada aktiviti pekerjaan di pelbagai sektor seperti perkilangan; perlombongan;pembinaan; pertanian; perhutanan dan perikanan; pengangkutan; perdaganganborong dan runcit; hotel dan restoran; kewangan; insurans dan harta tanah sertaperkhidmatan awam dan pihak berkuasa berkanun. Semakan Audit mendapatiperkara berikut :-a. Sejumlah 26.9% daripada jawatan yang diluluskan masih belum diisi.b. Masalah kekurangan peruntukan telah menghadkan tugas penguatkuasaandan penyiasatan kemalangan serta pembekalan peralatan yang mencukupi.c. Kaedah pemilihan pegawai bagi menghadiri sesuatu kursus perlu dikajisemula supaya lebih ramai pegawai yang mendapat manfaat dalammeningkatkan kemahiran dan pengetahuan mereka bagi menjalankan tugas.d. Ketiadaan peruntukan dalam Akta Kilang dan Jentera 1967 yangmembolehkan Ketua Pengarah atau Timbalannya menurunkan kuasakepada Pengarah Negeri untuk mengkompaun kesalahan telahmenyebabkan kelewatan dalam aktiviti ini.e. Jabatan hanya mampu menjalankan aktiviti penguatkuasaan terhadap 2daripada 10 sektor yang perlu dipantau.Kedudukan Masa Kinia. Bagi mengatasi masalah kekurangan kakitangan, Jabatan telah mengambiltindakan mengisi jawatan kosong pada bulan Mac 2004.b. Bagi meningkatkan aktiviti penguatkuasaan, pemeriksaan berkanun,penyiasatan kemalangan dan perolehan peralatan, Jabatan telah memohondan diluluskan peruntukan tambahan bagi tahun 2004 oleh KementerianSumber Manusia. Selain itu, bagi mengatasi masalah kos perjalanan yangtinggi, Jabatan telah memasukkan cadangan untuk mengadakan PejabatCawangan di Perlis, Bintulu (Sarawak) dan Sandakan (Sabah) dalamRancangan Penyusunan Semula Organisasi Jabatan.738

c. Bagi tujuan untuk mengadakan kaedah pemilihan peserta kursus yang lebihteratur, Jabatan merancang untuk membangunkan sistem komputer iaituModul Latihan Dan Pengurusan Sumber Manusia. Spesifikasi bagi sistem iniakan dibuat pada tahun 2004 dan akan dibangunkan pada tahun 2005.d. Jabatan masih dalam proses perbincangan mengenai pindaan Akta Kilangdan Jentera 1967 bagi memasukkan klausa yang membolehkan KetuaPengarah atau Timbalannya menurunkan kuasa bagi mengkompaunkesalahan kepada Pengarah Negeri. Di samping itu, Jabatan juga sedangdalam proses untuk mengadakan prosedur mengemukakan kompaunmenerusi sistem komputer.e. Dengan pertambahan jawatan kader, Jabatan akan meningkatkan lagi aktivitipenguatkuasaan bagi merangkumi lebih banyak sektor yang perlu dipantau.54.2.9.2. Jabatan Buruh Semenanjung MalaysiaAktiviti PenguatkuasaanJabatan Buruh Semenanjung Malaysia adalah bertanggungjawab melindungikepentingan dan memajukan kebajikan masyarakat pekerja di sektor swasta;membantu industri mengoptimumkan operasi demi meningkatkan produktivitiserta mewujudkan suasana perburuhan yang kondusif bagi pembangunanperindustrian dan ekonomi negara melalui pentadbiran dan penguatkuasaanUndang-undang Perburuhan dengan cekap dan adil serta pelaksanaan langkahpromosi yang berkesan. Semakan Audit mendapati sasaran aktivitipenguatkuasaan yang ditetapkan oleh Jabatan gagal dicapai disebabkankekurangan guna tenaga dan peruntukan kewangan.Kedudukan Masa KiniBagi meningkatkan keupayaan melaksanakan aktiviti penguatkuasaan, Jabatantelah membuat penggabungan dengan Jabatan Tenaga Manusia pada bulanMac 2003. Penstrukturan semula perjawatan telah juga dibuat dan dikemukakankelulusan kepada agensi pusat. Peruntukan kewangan yang diluluskan bagitahun 2003 juga telah meningkat menjadi RM32.25 juta berbanding RM26.06juta pada tahun 2002.739

BAHAGIAN VIPERKARA AM55. PEMBENTANGAN LAPORAN KETUA AUDIT NEGARAMENGENAI PENYATA AKAUN AWAM SERTA AKTIVITIKEMENTERIAN, JABATAN DAN AGENSI KERAJAANPERSEKUTUAN TAHUN 2002Perkara 107 Perlembagaan Persekutuan menghendaki Ketua Audit Negaramengemukakan laporannya kepada Yang di-Pertuan Agong yang akan mengarahkanlaporan itu dibentangkan di Parlimen. Laporan Ketua Audit Negara Mengenai PenyataAkaun Awam Serta Aktiviti Kementerian, Jabatan Dan Agensi Kerajaan PersekutuanTahun 2002 telah dibentangkan di Parlimen pada 12 September 2003 iaitu pada hariyang sama dengan pembentangan Anggaran Belanjawan bagi tahun 2004.56. MESYUARAT JAWATANKUASA KIRA-KIRA WANG NEGARA56.1. Dari bulan Mei 2003 hingga Februari 2004, Jawatankuasa Kira-kira WangNegara telah bermesyuarat sebanyak 4 kali. Selain daripada membincangkan topikyang berkaitan dengan perkara yang dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit NegaraMengenai Penyata Akaun Awam Serta Aktiviti Kementerian, Jabatan Dan AgensiKerajaan Persekutuan Tahun 2002, Jawatankuasa telah juga membincangkan perkaralain yang berkaitan dengan isu semasa. Jawatankuasa mempunyai kuasa untukmembangkitkan apa sahaja topik di samping isu yang dibangkitkan dalam LaporanKetua Audit Negara berdasarkan kepada Seksyen 77 (d) Perintah Tetap Dewan Rakyatyang menyatakan:-Seksyen 77(d) - “… such other matters as the Committee may thinkfit, or which may be referred to the Committee by the House.”56.2. Mulai tahun 2001, topik yang dibincangkan oleh Jawatankuasa adalah mengikuttema tertentu. Semasa membincangkan perkara yang dibangkitkan dalam LaporanKetua Audit Negara, Pegawai Pengawal bagi Kementerian/Jabatan/Agensi yangberkenaan telah diminta hadir untuk menjelaskan isu yang dibangkitkan dan jugamelaporkan kedudukan masa kininya. Bagi membantu Jawatankuasa membincangkanperkara lain yang tidak disentuh dalam Laporan Ketua Audit Negara, Kementerian/Jabatan/Agensi yang terlibat diminta memberikan taklimat. Topik yang telahdibincangkan oleh Jawatankuasa dalam mesyuaratnya bagi tempoh bulan Mei 2003hingga Februari 2004 adalah seperti di jadual berikut :-743

TARIKHJADUAL 392PERKARA YANG DIBINCANGKAN DALAM MESYUARATJAWATANKUASA KIRA-KIRA WANG NEGARAPERKARAKEMENTERIAN/JABATAN/AGENSITEMA : DASAR KEWANGAN DAN PEMBIAYAANPEMBANGUNAN NEGARA27 Mei 2003Taklimat Mengenai :-a. Dasar Kewangan Dalam Aspek Penentuan Kadar Faedah,Pengaliran Wang, Sumber Pembiayaan Pembangunan DanRizab Negarab. Aktiviti Pungutan, Bayaran Dan Pelaburan KWSPTEMA : PASARAN MODALBank Negara MalaysiaKumpulan Wang Simpanan Pekerja28 Mei 2003Taklimat Mengenai Perkembangan Semasa Pasaran Modal NegaraYang Meliputi Isu Berkaitan Dengan :-a. Penyenaraian Syarikat Dalam Pasaranb. Pengawasan Dan Kawalan Terhadap Syarikat Yang TelahDisenaraikanc. Pelan Tindakan Pasaran Modal Masa HadapanLAPORAN AUDIT TAHUN 2002Pengurusan Pungutan Cukai24 Februari 2004- Pengurusan Cukai Pendapatan Dan Masalah Yang Dihadapi- Sistem Taksiran Sendiri- Pengurusan Pungutan Cukai- Melalui Bank- Potongan Cukai BerjadualTEMA : PENYELIDIKAN DAN PEMBANGUNANLembaga Hasil Dalam NegeriTaklimat Mengenai :-25 Februari 2004a. Strategi Dan Maklumat Program Penyelidikan DanPembangunan Negarab. Program Penyelidikan Dan Pembangunan mengenai- Universiti Putra Malaysia- Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian Malaysia(MARDI)Kementerian Sains, Teknologi DanAlam SekitarUniversiti Putra MalaysiaMARDISelain daripada memberikan input semasa Mesyuarat Jawatankuasa Kira-kira WangNegara, Jabatan Audit Negara juga menyediakan laporan mengenai perkara yangdibincangkan atau taklimat yang diberi semasa mesyuarat tersebut.744

PENUTUPSecara keseluruhannya ada kemajuan dalam pengurusan kewangan di mana tahappematuhan terhadap peraturan kewangan adalah lebih baik berbanding dengan tahunsebelumnya. Bagaimanapun, tidak banyak kemajuan yang dapat dilaporkan berhubungdengan pelaksanaan program/aktiviti. Seperti mana yang telah dilaporkan dalamLaporan Ketua Audit Negara bagi beberapa tahun yang lalu, sungguhpunprogram/aktiviti telah dirancang dengan baik, namun dari aspek pelaksanaan danpemantauannya, masih ada beberapa kelemahan yang jika tidak diperbetulkan bolehmenjejaskan pencapaian objektif yang telah ditetapkan.Antara faktor utama yang menyebabkan wujudnya kelemahan dalam pelaksanaanprogram/aktiviti ialah kekurangan kakitangan, peruntukan kewangan yang terhad danketiadaan penyeliaan yang rapi.Beberapa Kementerian/Jabatan yang terlibat telah mengambil tindakan pembetulanselepas mendapat teguran daripada pihak Audit, namun bagi mengelakkan kelemahanyang sama daripada berulang, langkah pembetulan perlu dibuat secara menyeluruh danberterusan. Pegawai Pengawal bagi Kementerian/Jabatan yang terlibat juga perlumengaturkan supaya pemeriksaan secara menyeluruh dijalankan untuk menentukansama ada kelemahan yang sama juga berlaku di bahagian yang lain dan seterusnyamengambil tindakan pembetulan yang sewajarnya memandangkan pengauditan yangdijalankan oleh Jabatan Audit Negara adalah berdasarkan kepada persampelan danskop tertentu.JABATAN AUDIT NEGARAPutrajaya30 Jun 2004745

LAMPIRAN AISIJIL KETUA AUDIT NEGARAMENGENAI PENYATA AKAUN AWAMKERAJAAN PERSEKUTUAN MALAYSIABAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2002Penyata Akaun Awam Kerajaan Persekutuan bagi tahun berakhir 31Disember 2002 telah diaudit atas arahan saya mengikut peruntukan dibawah Seksyen 9(1) Akta Audit, 1957.Pada pendapat saya, Penyata Akaun Awam ini memberikan gambaranyang benar dan saksama terhadap kedudukan kewangan KerajaanPersekutuan bagi tahun berakhir 31 Disember 2002 dan rekodperakaunannya telah diselenggarakan dengan teratur dan kemas kini. Sijilini hendaklah dibaca bersama-sama dengan Laporan saya mengenaiPenyata Akaun Awam serta aktiviti Kementerian, Jabatan dan AgensiKerajaan Persekutuan tahun 2002.Putrajaya16 Jun 2003751

Lembaran Imbanganseperti pada 31 Disember 2003LAMPIRAN A2Penyata Nota 2003 2002RMRMASETA WANGTUNAI 8 6,401,192,510 15,889,010,009B PELABURAN 9 34,424,916,156 27,511,056,90040,826,108,666 43,400,066,909JUMLAH ASET DIPEGANG BAGI :C AKAUN HASIL DISATUKAN 10 11,863,127,086 11,863,127,086D AKAUN AMANAH DISATUKAN 11 20,534,931,433 25,108,307,439E AKAUN PINJAMAN DISATUKAN 12 8,428,050,147 6,428,632,38440,826,108,666 43,400,066,909Lembaran Imbangan ini hendaklah dibaca bersama dengan penyata dan nota yang dilampirkan755

Penyata Akaun Memorandumseperti pada 31 Disember 2003LAMPIRAN A3Penyata Nota 2003 2002RMRMASETF1 PINJAMAN BOLEH DITUNTUT 13(a) 75,475,969,234 72,273,132,576F2 PELABURAN 13(b) 17,249,136,720 12,364,019,094F3 YURAN KEPADA PERTUBUHAN ANTARABANGSA 13(c) 472,113,256 465,861,278F4 DEPOSIT BERKANUN 13(d) 34,818,521 33,328,116TANGGUNGANG1 HUTANG AWAM 14(a) 188,766,674,920 164,963,316,548G2 JAMINAN 14(b) 52,676,207,921 50,521,946,498G3 NOTA KENA BAYAR 14(c) 133,151,868 137,433,868G4 AKAUN SAHAM TAK DITUNTUT 14(d) 9,524,052 10,163,578G5 AKAUN DEPOSITORI PUSAT 14(e) 201,326,835 201,107,534Penyata Akaun Memorandum ini hendaklah dibaca bersama dengan penyata dan nota yang dilampirkan759

Nota Kepada Akaun AwamLAMPIRAN A4Bagi tahun berakhir 31 Disember 2003(Nota ini merupakan sebahagian daripada Akaun Awam dan perlu dibaca bersama dengannya)----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------DASAR DAN KAEDAH PERAKAUNAN KERAJAANPERSEKUTUAN YANG PENTING1. Dasar dan Asas Perakaunana) Dasar Perakaunan adalah tertakluk kepada undangundang,aturan dan peraturan yang berkaitandengan pengurusan perakaunan dan kewanganKerajaan Persekutuan.b) Akaun Awam disediakan berasaskan tunai ubahsuai.2. Kaedah PerakaunanKaedah Perakaunan adalah berdasarkan kepada konsepKumpulanwang Disatukan seperti yang terkandung di dalamPerlembagaan Persekutuan iaitu :a) Fasal 97 memperuntukkan bahawa segala hasilditerima kecuali Zakat, Fitrah dan Baitulmal atau lainlainhasil agama Islam seumpamanya dikumpulkanmenjadi satu kumpulanwang.b) Fasal 104 memperuntukkan bahawa tiada wangboleh dikeluarkan dari Kumpulanwang Disatukanmelainkan diperuntukkan atau dibenarkan dengancara lain oleh Parlimen kecuali untuk perbelanjaantanggungan tertentu.3. Pembentangan Akaun AwamPenyata-penyata Akaun Awam yang disediakan adalahmengikut kehendak Akta Prosedur Kewangan1957(Pindaan 1972) Seksyen 16(1) seperti berikut :a) Akaun Hasil Disatukanb) Akaun Pinjaman Disatukanc) Akaun Amanah Disatukand) Kumpulanwang lain di bawah Seksyen 10e) Akaun Memorandum yang terdiri daripada penyataaset dan tanggungan4. Entiti PerakaunanEntiti Perakaunan adalah terdiri daripada semuaKementerian dan Jabatan Kerajaan Persekutuan.5. Tahun KewanganTahun Kewangan sebagaimana yang telah ditetapkan olehAkta Prosedur Kewangan 1957(Pindaan 1972) Seksyen 3adalah suatu tempoh dua belas bulan yang berakhir pada 31Disember setiap tahun.6. Urusniaga Dalam Mata Wang AsingHutang Awam dan Jaminan dalam mata wang asing telahditukar ke nilai persamaan Ringgit Malaysia berdasarkankadar pertukaran Bank Negara Malaysia yang berkuatkuasapada tarikh Lembaran Imbangan. Manakala urusniaga lainditukar ke nilai persamaan Ringgit Malaysia menggunakankadar pertukaran yang dikeluarkan oleh Bank NegaraMalaysia pada tarikh urus niaga.7. Tanggungan LuarjangkaTanggungan Luarjangka adalah tanggungan yang mungkinmenjadi kenyataan sekiranya berlaku peristiwa tertentuseperti yang diperuntukkan dalam perjanjian.Bagi tahun 2003, Kerajaan Persekutuan telahmenandatangani satu perjanjian indemniti yangberkuatkuasa sehingga 30 Jun 2004 untuk membayarkepada pihak ketiga amaun yang melebihi USD50 jutahingga agregat berjumlah USD2 bilion bagi mana-manasatu kejadian selepas 24 September 2001 melibatkan kapalterbang MAS.LEMBARAN IMBANGAN8. Wangtunai – Penyata Aa) Wangtunai adalah terdiri daripada Wangtunai DalamTangan, Wangtunai Dalam Perjalanan danWangtunai Dalam Bank.b) Baki Wangtunai Dalam Bank menunjukkankedudukan baki buku tunai setelah membuatpelarasan perbezaan baki antara buku tunai danbank sebagaimana yang dilaporkan dalam PenyataPenyesuaian Bank. Baki Wangtunai Dalam Bankseperti pada 31 Disember 2003 berjumlahRM6,062,110,585.08.9. Pelaburan – Penyata BPelaburan yang dilaporkan di dalam Lembaran Imbanganadalah pelaburan yang dibuat daripada lebihanKumpulanwang Disatukan.10. Akaun Hasil Disatukan – Penyata Ca) Akaun Hasil – Penyata C1Kutipan hasil diakaunkan secara jumlah kasar kedalam Akaun Hasil kecuali diperuntukkan sebaliknyaoleh mana-mana undang-undang.Prestasi kutipan hasil berbanding dengan bajetditunjukkan dalam bentuk peratusan.763

Nota Kepada Akaun Awambagi tahun berakhir 31 Disember 2003b) Perbelanjaan Mengurus – Penyata C2Perbelanjaan Mengurus terdiri daripada perbelanjaanbagi Maksud Tanggungan dan Bekalani) Emolumen, barang-barang dan perkhidmatan;ii) Pindahan seperti caruman kepadaKumpulanwang Pembangunan danKumpulanwang Pinjaman Perumahan;iii) Peruntukan kepada Kerajaan Negeri, BadanBerkanun dan syarikat milik Kerajaan melaluipemberian, pinjaman dan pelaburan.Perbelanjaan bagi Maksud Tanggungan terdiridaripada perbelanjaan yang dikenakan ke atasKumpulanwang Disatukan mengikut undang-undangPersekutuan.Perbelanjaan bagi Maksud Bekalan terdiri daripadaperbelanjaan yang dikenakan ke atasKumpulanwang Disatukan berdasarkan kelulusanParlimen.11. Akaun Amanah Disatukan – Penyata Da) Kumpulanwang Pembangunan – Penyata D1Kumpulanwang ini ditubuhkan di bawah AktaKumpulanwang Pembangunan 1965 dan urus niagayang berkaitan dengannya diakaunkan dalam AkaunKumpulanwang Pembangunan.Terimaan bagi Kumpulanwang ini adalah terdiridaripada pinjaman yang diambil bagi maksudpembangunan, caruman dari Akaun Hasil Disatukandan teriman bayaran balik pinjaman yangdikeluarkan daripada kumpulanwang ini.Kumpulanwang ini hanya boleh dibelanjakan untuktujuan tertentu mengikut Akta KumpulanwangPembangunan 1965.Baki wang pendahuluan kepada Kontraktor Kerajaanyang dikenakan kepada perbelanjaan pembangunanseperti pada 31 Disember 2003 ialahRM712,392,445.34.b) Kumpulanwang Pinjaman Perumahan– Penyata D2Kumpulanwang Pinjaman Perumahan ditubuhkandi bawah Akta Kumpulanwang Pinjaman Perumahan1971 bagi memberi kemudahan pinjamanperumahan kepada anggota perkhidmatan awam,Pihak Berkuasa Tempatan serta kepada AhliPentadbiran, Perundangan dan Kehakiman. Sumberkewangan Kumpulanwang ini terdiri daripadaperuntukan Akaun Hasil Disatukan danKumpulanwang Pembangunan, pinjaman yangditerima melalui pindahan dari Akaun Pinjaman,bayaran balik pinjaman perumahan dan faedah yangditerima.c) Kumpulanwang Amanah Kerajaan – Penyata D3Kumpulanwang ini ditubuhkan di bawah AktaProsedur Kewangan 1957 (Pindaan 1972) Seksyen10 bagi maksud tertentu selaras denganPerlembagaan Persekutuan. Sebahagian daripadakumpulanwang ini bercorak kumpulanwangpusingan. Sumber kewangan kumpulanwang iniadalah peruntukan daripada Kerajaan.Akaun Kumpulanwang Amanah Pencen dilaporkandi dalam penyata berasingan sejajar dengan prinsipmaterialiti kerana jumlah dananya yang besar.d) Kumpulanwang Amanah Awam – Penyata D4Kumpulanwang Amanah ini adalah terdiri daripadaKumpulawang Amanah Khas yang ditubuhkan dibawah Akta yang berkaitan dan Wang Amanah yangditubuhkan di bawah Akta Prosedur Kewangan1957(Pindaan 1972) Seksyen 9. Sumber kewanganKumpulanwang ini adalah terimaan daripada orangawam yang diamanahkan kepada Kerajaan untuktujuan tertentu.e) Deposit – Penyata D5Akaun Deposit mengakaunkan wang yang diterimakhusus bagi sesuatu maksud di bawah mana-manaundang-undang atau perjanjian.f) Kumpulanwang Amanah Pencen – Penyata D6Penyata Kumpulanwang Amanah Pencen inidisediakan seperti yang dikehendaki di bawah Akta454 Kumpulanwang Amanah Pencen 1991 Seksyen13-18.Sumber Kumpulanwang ini adalah terdiri daripadasumbangan tahunan Kerajaan melalui bajet,caruman pencen dan pendapatan pelaburan.Bayaran yang dibuat dari kumpulanwang ini adalahterdiri daripada pelaburan dan perbelanjaan operasi.g) Akaun Kena Bayar – Penyata D7Tiada bayaran dibuat dalam tempoh Akaun KenaBayar, hanya urusniaga pelarasan berkaitan bukutunai pejabat perakaunan ditunjukkan dalam akaunini.12. Akaun Pinjaman Disatukan – Penyata EPinjaman yang diterima di bawah kuasa undang-undangPersekutuan dan pembayarannya diakaunkan dalam Akaun764

Nota Kepada Akaun Awambagi tahun berakhir 31 Disember 2002Pinjaman Disatukan. Terimaan dari pinjaman dipindahkanke Kumpulanwang Pembangunan, KumpulanwangPinjaman Perumahan atau kumpulanwang lain yangdibenarkan oleh Parlimen bergantung kepada tujuanpinjaman tersebut.AKAUN MEMORANDUM13. Aset – Penyata FPerolehan Aset yang dikenakan kepada perbelanjaanmengurus dan pembangunan mengikut asas tunai, sepertipelaburan, pinjaman boleh tuntut dan yuran kepadaPertubuhan Antarabangsa tidak dilaporkan sebagai asetdi dalam Lembaran Imbangan. Oleh itu, nilai aset inidilaporkan di dalam Akaun Memorandum.a) Pinjaman Boleh Dituntut – Penyata F1Baki pinjaman diberi yang masih belum dibayar balikkepada Kerajaan dan boleh dituntut pembayarannyadaripada peminjam diklasifikasikan sebagaiPinjaman Boleh Dituntut.b) Pelaburan – Penyata F2Pelaburan Kerajaan dalam Badan-badan Berkanun,Syarikat dan Agensi-agensi lain dikenakan kepadaperbelanjaan mengurus dan perbelanjaanpembangunan. Nilai pelaburan ini dilaporkan secaraterperinci dalam Penyata Memorandum.c) Yuran Kepada Pertubuhan Antarabangsa– Penyata F3Yuran ini adalah merupakan bayaran berkala yangtelah dibuat untuk menganggotai pertubuhanantarabangsa bagi mendapatkan kemudahan yangdisediakan seperti pinjaman.d) Deposit Berkanun – Penyata F4Penyata ini menunjukkan jumlah deposit yangdipegang oleh Kerajaan mengikut keperluan akta/pentadbiran tertentu. Oleh kerana Deposit ini bukandalam bentuk wang, ia dilaporkan di dalam AkaunMemorandum.14. Tanggungan - Penyata GBaki hutang Kerajaan yang belum kena bayar tidakdilaporkan dalam Lembaran Imbangan mengikut asas tunaitetapi dilaporkan di dalam Akaun Memorandum.Tanggungan dan saham orang awam yang dipegang olehKerajaan juga dilaporkan dalam Akaun Memorandum.a) Hutang Awam – Penyata G1Kedudukan hutang awam seperti dilaporkan dalamPenyata Memorandum adalah terdiri daripada bakihutang dalam dan luar negeri yang belum selesai.Hutang belum selesai luar negeri telah ditukar kenilai persamaan Ringgit Malaysia berdasarkankepada kadar pertukaran Bank Negara Malaysiapada 31 Disember 2003.b) Jaminan – Penyata G2Penyata ini menunjukkan amaun yang dijamin olehKerajaan bagi hutang dalam dan luar negeri yangdiambil oleh agensi Kerajaan. Jaminan akan menjaditanggungan sebenar sekiranya berlaku kegagalanmemenuhi obligasi oleh peminjam.c) Nota Kena Bayar – Penyata G3Kerajaan telah bersetuju untuk memberi sumbangankepada Pertubuhan Antarabangsa yang akandibayar mengikut jadual atau di atas permintaan.Jumlah sumbangan yang belum dibayar dilaporkandi dalam penyata ini.d) Akaun Saham Tak Dituntut – Penyata G4Saham tak dituntut adalah saham yang diserahkankepada Akauntan Negara di bawah peruntukan AktaSyarikat 1965, Akta Pemegang Amanah 1949 danAkta Syarikat Amanah 1949. Saham tersebutdipegang oleh Kerajaan sehingga dituntut olehempunya yang sah.e) Akaun Depositori Pusat – Penyata G5Jumlah amaun sekuriti yang telah dipindahkankepada Akaun Depositori Pusat Menteri Kewanganmengikut Akta Perindustrian Sekuriti (DepositoriPusat ) (Pindaan) (No.2) 1998 Seksyen 14, 29 dan30 dilaporkan di dalam Akaun Memorandum.765