Siri 2 - Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan Antarabangsa

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSACONTOH SENARAI KEHADIRAN (MENGIKUT ABJAD)SENARAI JEMPUTAN UNTUK MAJLIS RUMAH TERBUKA BERSAMAKETUA SETIAUSAHA NEGARA PADA 17 OKTOBER 2011, JAM 2.00 PETANGBIL. NAMA NO. MEJAA1. Ahmad Danial Bin Azran YBhg. Tan Sri B32. Azlan Imran Bin Zaidi Encik A4B3. Bakhtiar Bin Azizan YBhg. Datuk C44. Bashah Mazlinda Binti Kasim YBhg. Puan Sri F35. Basiron Bakar Bin Bidin YBhg. Dato’ Seri A2C6. Chee Lock Peng Encik B47. Che Wan Ahmad Bin Che Wan Cheek YABhg. Tun C2D8. Daud Bin Ali A3PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN3

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSACONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( MANUAL)Pelan TempatDudukPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN4

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAHand CardSenaraiKehadiranPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN5

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN7

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPendaftaranmengikut kategoriPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN8

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPapanKenyataan/maklumatPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN9

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN10

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENGGUNAAN KAD JEMPUTAN DENGAN KOD WARNAKad Kod WarnaMerahPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN14

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN15

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN16

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN17

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN18

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSASUASANA SEWAKTU MAJLIS( PERANAN PEMBANTU MAJLIS/PENYAMBUT)PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN19

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPembantu MajlisPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN20

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPembantu MajlisPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN21

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENETAPAN MASA Mengawal perjalanan majlis Tempoh sesuai 90-120 minit Majlis malam mula jam 8.30 mlm dan tamat 10.30 mlm Majlis petang tamat sebelum maghribPEMBAHAGIAN MASA Sambutan5 min Persembahan10-15min Ucapan25-35min Perasmian/cenderamata 10 min Jamuan50 min Meninggalkan majlis5minPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN22

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPEMBACA DOADibaca awal majlis dalam Bahasa Melayu/Inggeris/ Arab di rostrumPembaca doa berdasarkan Tetamu kehormatCENDERAMATABoleh disampaikan dalam majlis/dalam bilikmenunggu.Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib. Dulang + alas, Penyambut ( 2 orang)PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN23

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAROSTRUM Lazimnya 2/3 rostrum-kiri/ kanan dan satu untukjuruacara di tempat yang sesuai Elakkan daripada meletak jambangan bunga diatas untuk mengelak ketidakselesaanPANDU ARAH/ BILIK AIR Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu Pandu arah bilik air wajar diberi perhatian bagitempat persendirian selain hotel Penyediaan kelengkapan di dalam bilik air* Tuala/hand wash/wangian dsb.PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN24

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSABACK DROP Dalam Bahasa Melayu Bahasa Inggeris boleh diguna bagi majlisantarabangsa Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back dropPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN25

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSACONTOH BACKDROPPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN26

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSACONTOH BACKDROPPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN27

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSACONTOH BACKDROPPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN28

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPASUKAN PERUBATAN Bergantung kepada Tetamu kehormat Hospital,Pegawai perubatan, Jururawat, attendandan pemandu ambulan ( VVIP) Pasukan sokongan seperti St. John’s Ambulance (Orang ramai/awam) Ditempatkan bersama tetamu di tempat programPASUKAN KESELAMATAN Fizikal (tempat majlis berlangsung) Peribadi (tetamu kenamaan) Trafik (laluan & parkir VIP)PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN29

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAAPAKAHPERSIAPANSELEPAS MAJLIS ?PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN30

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSASUSUNAN MOTOKED “First in, Last out” Perlu ada Pegawai MotokedMenguruskan tetamu kehormat/tetamu-tetamu lainPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN31

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPOST-MORTEM/LAPORAN Penambahbaikan Laporan kehadiran tetamutindakan susulan * Surat AmaranPEMBAYARANPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN32

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAMAJLIS PERSEKUTUAN YANG DIADAKAN DENGANKERJASAMA KERAJAAN NEGERI …… APA KESILAPANPADA PENTAS INI?PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN33

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSAPENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN34