SPP 2/1997 - Treasury

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2 TAHUN 1997GARIS PANDUAN PELUPUSAN ASET DAN BARANG KERAJAAN1. TUJUAN1 1 Surat Pekeliling Perbendaharaan ini bertujuan untuk memberi panduan mengenaitatacara pelupusan kepada semua Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun (AgensiKerajaan) supaya pelupusan aset dan barang Kerajaan dapat dilaksanakan denganteratur dan berkesan.1.2 Agensi Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan dan Syarikat Kerajaanjuga diminta untuk mengambil makium dan melaksanakan pelupusan aset dan barangmasing-masing selaras dengan Garis Panduan yang disediakan.2. LATAR BELAKANG2.1. Adalah didapati Agensi Kerajaan masih lewat mengambil tindakan pelupusanwalaupun terdapat kemajuan yang ditunjukkan. Ini menggambarkan bahawa kesedaranmengenai tindakan pelupusan masih di tahap kurang memuaskan. Di antara sebabsebabutama berlakunya kelewatan adalah seperti berikut:-

2.1.1 pegawai tidak mahir mengenai tatacara pelupusan;2.1.2 kurang perhatian Ketua Jabatan sendiri2.1.3 Lembaga Pemeriksa lewat/tidak dilantik2.1.4 pemeriksaan lewat dijalankan:2.1.5 urusan pelupusan tidak dilakukan dari semasa ke semasa;2.1.6 barang-barang stok yang lambat atau tidak bergerak serta yang usang danberlebihan jarang diambil tindakan pelupusan; dan2.1.7 tindakan pelupusan lewat dilaksanakan selepas ke!ulusan diperolehi.2.2. Kelewatan tindakan pelupusan akan mengakibatkan susut nilai aset dan barangKerajaan dan hanya tinggal nilai sisa sahaja. Di samping itu banyak ruang digunakanuntuk menyimpan aset dan barang yang sepatutnya di lupuskan.2.3. Selain daripada aset dan barang yang diperolehi daripada peruntukan Kerajaan,terdapat juga aset dan barang yang telah dirampas, dilucuthak atau disita akibatpenguatkuasaan pelbagai undang-undang dan peraturan-peraturan tertentu yang perludiambil tindakan pelupusan untuk menjamin pulangan hasil yang maksimum.3. GARIS PANDUAN PELUPUSAN ASET DAN BARANG3.1 Garis Panduan ini bertujuan menjelaskan segala aspek pelupusan untukmeningkatkan lagi pengetahuan pegawai-pegawai dalam mengambil tindakan secara

erkesan. Di antara kandungannya adalah seperti berikut:-3.1.1 cara-cara pelupusan dan kaedah-kaedahnya;3.1.2 kaedah perlantikan Lembaga Pemeriksa;3.1.3 tugas-tugas Lembaga Pemeriksa; dan3.1.4 tugas-tugas urusetia di Agensi Kerajaan.3.2 Semua Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) adalah dimintamelaksanakan Garis Panduan ini (Lampiran A) di semua Agensi di bawah jagaannya.4. KUATKUASA4.1 Surat Pekeliling Perbendaharaan berkuakuasa dengan serta merta. Sebarangkemusykilan mengenai Garis Panduan ini hendaklah dirujuk kepada BahagianPengurusan Perolehan Kerajaan, PerbendaharaanMalaysia.

Sekian. terima kasih."BERKHIDMAT UNTUK NEGARA""JIMAT DAN PRODUKTIF"Saya yang menurut perintah( DATO' DR. ABDUL AZIZ BIN MUHAMAD )Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan,b.p. Ketua Setiausaha Perbendaharaan,Kementerian Kewangan Malaysia.Tarikh: /4 Mac 1997No. Fail: S(K&B)(8.09)735/3/1-348Jd.s.k Akauntan Negara Malaysia.Ketua Audit Negara Malaysia.Semua YB Pegawai Kewangan Negeri.Semua Ketua Bahagian Perbendaharaan Malavsia.

Lampiran A SPP 2/1997GARIS PANDUAN PELUPUSANASET DAN BARANG KERAJAAN1.1 Tujuan Garis Panduan ini adalah untuk memberi panduan kepada semuaKementerian, Jabatan dan Badan-badan Berkanun (Agensi Kerajaan) mengenaitatacara pelupusan aset dan barang yang telah diluluskan untuk dilupuskan.2. TAFSIRAN2.1 Aset bermaksud harta modal dan inventori seperti didefinasikan mengikut PekelilingPerbendaharaan Bil.2 Tahun 1991. Barang bermaksud stok yang disimpan dalam stor.2.2 Aset dan barang yang telah dilulus untuk dilupuskan bermakna aset dan barangyang telah mendapatkan kelulusan terlebih dahulu dari Kementerian Kewangan atauPegawai Pengawal atau pegawai-pegawai lain yang telah diperwakilkan kuasa oleh YB.Menteri Kewangan atau YAB Menteri Besar/Ketua Menteri di bawah Seksyen 17 AktaAcara Kewangan 1 957 dan Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1 956.2.3 Ketua Agensi bermaksud ketua bagi organisasi dan termasuk di peringkat negerimengikut mana yang berkaitan. Misalnya: Ketua Pengarah dan Pengarah Negeri.3. LATAR BELAKANG3.1 Pada masa ini aset dan barang yang dilulus untuk dilupuskan boleh dikategorikanseperti berikut:-3.1.1 Aset dan barang yang telah digunakan dan boleh digunakanlagi tetapi tidak lagi

diperlukan oleh Jabatan.3.1.2 Aset dan barang belum pernah digunakan yang didapati berlebihan atau telahmenjadi usang (obsolete/obsolescent).3.1.3 Aset dan barang yang telah digunakan dan tidak ekonomik dibaiki .3.1.4 Aset dan barang yang telah digunakan dan tidak boleh digunakan lagi.Aset dan barang di bawah kategori di para 3.1.1 hingga 3.1.3 biasanya mempunyai nilaipenjualan di pasaran tetapi aset dan barang di bawah kategori 3.1.4 mungkin tiada nilaipasaran atau cuma mempunyai nilai sisa sahaja.3. 2 Tatacara pelupusan aset dan barang telah ditetapkan di bawah Bahagian XIVPanduan Perbendaharaan - Tatacara Pengurusan Stor dan Surat PekelilingPerbendaharaan yang berkaitan. Cara-cara peiupusan yang telah ditetapkan di bawahbahagian ini adalah seperti berikut:-3.2.1 Lelong3.2.2 Tender3.2 3 Tukarbe!i (trade-in)3.2.4 Pindahan3.2.5 Cara pelupusan lain yang sesuai bagi sesuatu aset dan barang yang berkenaan.3. 3 Bahagian XIV (Panduan 224) telah menetapkan jualan melalui tender padamasakini diuruskan oleh Pegawai Pengawal mengikut tatacara tender Kerajaan yangterkandung daiam Arahan/Surat Pekeliling Perbendaharaan. Walau bagaimanapuntatacara perolehan tersebut adalah lebih sesuai untuk urusan pembelian dan perludiubahsuai untuk urusan pelupusan.3.4 Dalam urusan pelupusan aset dan barang, kriteria pulangan hasil hendaklahsentiasa diberi perhatian dan bagi mencapai tujuan ini cara pelupusan yang sesuai danpaling menguntungkan Kerajaan hendaklah dilaksanakan. Di samping itu adalah perlu

tindakan pelupusan dilaksanakan dari semasa ke semasa berdasarkan syarat-syaratpelupusan dan had masa yang diluluskan.4. CARA-CARA DAN TATACARA PELUPUSAN4. 1 Cara-Cara PelupusanCara-cara pelupusan yang telah ditetapkan perlu dikemaskini bersesuaian dengankeadaan dan perkembangan semasa. Berikut adalah cara-cara pelupusan yangdicadangkan:-4.1.1 Tender4.1.2 Sebutharga4.1.3 Lelong4.1.4 Tukarbeli4.1.5 Pindahan4.1 6 Hadiah4.1.7 Ditanam4.1.8 Dibakar4.1.9 Dibuang4.1.10 Kontrak Pusat4.1.11 Cara-cara lainCara pelupusan akan ditetapkan oleh Kementerian Kewangan atau Pegawai Pengawalatau pegawai-pegawai lain yang telah diperwakilkan kuasa meluluskan pelupusan asetdan barang.4.2 Tatacara PelupusanBeberapa tatacara pelupusan telah diperjelaskan dengan syarat-syarat dan borang-

orang tertentu. Syarat-syarat dan borang-borang berkenaan boleh diubahsuaimengikut keperluan sesuatu Agensi Kerajaan. Walau bagaimanapun, syarat-syarat danborang-borang yang diubahsuai hendaklah mendapat kelulusan PerbendaharaanMalaysia.4.2.1 Pelupusan Secara Tender4.2.1.1 Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan format di Lampiran 'A'.Format ini boleh diubahsuai jika perlu. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orangperseorangan.4.2.1.2 Notis tender hendaklah diberi publisiti yang seluas-luasnya melalui akhbarutama tempatan. Notis tender hendaklah juga diedarkan kepada semua AgensiKerajaan yang berhampiran untuk dipamirkan di papan kenyataannya.4.2.1.3 Harga minimum (simpanan) berdasarkan nilai semasa aset dan baranghendaklah ditetapkan terlebih dahulu. Jabatan yang tidak berupaya menentukan hargaminimum bolehlah meminta bantuan dan khidmat Jabatan Teknikal yang mempunyaikepakaran jika perlu. Harga minimum ini hendaklah dinyatakan dalam iklan tender.4.2.1.4 Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepadamaximum RM 10,000.00 hendaklah disertakan bersama tawaran. Deposit tender akandiselaraskan atau dikembalikan mengikut mana yang berkenaan setelah keputusantender diperolehi.4.2.1.5 Tawaran hendaklah dimasukkan dalam sampul berlakri dan dikemukakankepada Agensi penender berkenaan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yangditetapkan. Semua tawaran yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam peti tenderAgensi mengikut prosedur yang sedia ada. Tender yang diterima lewat tidak bolehdipertimbangkan.

4.2.1.6 Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawalatau Ketua Agensi yang berkenaan untuk membuka dan menjadualkan tender. AhliJawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnyaseorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Dalam ketiadaan pegawaiKumpulan Pengurusan dan Profesional, Ketua Agensi berkenaan boleh melantikseorang pegawai kanan Kumpulan Sokongan membuka sebutharga bersama denganseorang lagi pegawai Kumpulan Sokongan.4.2.1.7 Sebaik sahaja sampai tarikh dan waktu tutup tender, peti tender hendaklahditutup. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah membuka peti tender pada tarikhtutup tender atau jika ini tidak mungkin pada satu tarikh lain yang paiing awal denganpersetujuan Ketua Aaensi.4.2.1.8 Selepas tender dibuka Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklahmenyenaraikan semua tawaran yangditerima dalam satu Jadual Tender yangmengandungi semua maklumat tender dan tawaran-tawaran yang diterima. JadualTender hendaklah disediakan menggunakan borang seperti di Lampiran 'B'. Semua ahliJawatankuasa Pembuka Tender hendaklah menandatangani Jadual Tender.4.2.1.9 Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mengemukakan Jadual Tenderbersama-sama dengan dokumen-dokumen tawaran kepada Ketua Agensi yangberkenaan.4.2.1.10 Ketua Agensi hendaklah menganalisis tender-tender yang diterima danmembuat perakuan kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan. Dalammengemukakan perakuan ini, Ketua Jabatan hendaklah menyertakan salinan iklantender, jadual pembukaan tender dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan .4.2.1.11 Lembaga Perolehan Kementerian/Jabatan yang dilantik oleh Menteri

Kewangan di bawah Arahan Perbendaharaan 192(a) hendaklah menimbang tendertenderdan memilih tawaran yang paling menguntungkan.4.2.1 .1. 2 Dalam memilih tawaran yang tertinggi Lembaga Perolehan hendaklahmemastikan harga tawaran tidak kurang daripada harga minimum (simpanan).Sekiranya harga tawaran yang tertinggi masih kurang daripada harga minimum(simpanan), Lembaga Perolehan hendaklah menggunakan budibicaranya bahawaharga tawaran adalah munasabah. Dalam keadaan lain, tawaran hendaklah dirujukkepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk arahan atau keputusan selanjutnya.4.2.1.1.3 Dalam memproses tender, Ketua Agensi hendaklah mempastikan bahawabeliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender tidak mempunyaisebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak mengenai tender itu.Jika Ketua Agensi atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender mempunyaiapa-apa kepentingan persendirian atau kepentingan persendirian atau kepentnganterletakhak, Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklahmengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskantender itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama Jadual dan analisistender kepada Lembaga Perolehan.4. 2.1 .14 Petender yang berjaya hendaklah diberitahu dengan serta merta. Sekiranyapetender yang berjaya gagal menerima tawaran maka perkara ini hendaklahdimaklumkan kepada Lembaga Perolehan untuk keputusan selanjutnya. Deposit tenderhendaklah dirampas. Dalam keadaan ini, Lembaga Perolehan hendaklah menimbangtawaran-tawaran lain mengikul arahan di para 4.2.1.12. Jika tawaran-tawaran lainterlalu rendah tender boleh dipelawa semula atau perkara ini dilaporkan kepada KetuaSetiausaha Perbendaharaan untuk arahan atau keputusan selanjutnya.4.2.1.15 Semua mesyuarat dan perbincangan bagi urusan tender hendaklah dicatatkandalam minit untuk rujukan kemudian kelak.

4.2.1.16 Kakitangan Kerajaan atau ahli keluarganya yang ingin menyertai tenderhendaklah membuat perakuan dalam borang tender. Walau bagaimanapun kakitangandari Agensi yang ingin melupuskan aset dan barang tidak dibenarkan menyertai tenderkerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak.4.2.2 Pelupusan Secara Sebutharga4.2.2.1 Sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya daripada 10syarikat/perseorangan dengan mengemukakan format di Lampiran 'C'.4.2.2.2 Notis sebutharga hendaklah diberi publisiti yang seluas-luasnya denganmemaparkan juga kenyataan di semua Agensi Kerajaan yang berhampiran denganAgensi yang mempelawa sebutharga.4.2.2.3 Harga minimum (simpanan) berdasarkan nilai semasa aset dan baranghendaklah ditetapkan terlebih dahulu. Jabatan yang tidak berupaya menentukan hargaminimum bolehlah meminta bantuan dan khidmat Jabatan Teknikal yang mempunyaikepakaran jika perlu. Harga minimum ini hendaklah dinyatakan dalam pelawaansebutharga.4.2.2.4 Deposit sebutharga sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepadamaksimum RM 10,000.00 hendaklah disertakan bersama tawaran. Deposit sebuthargaakan diselaraskan atau dikembalikan mengikut mana yang berkenaan setelahsebutharga diputuskan.4.2.2.5 Sebutharga hendaklah dimasukkan dalam sampul berlakri dan dikemukakankepada Jabatan berkenaan sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Semuasebutharga yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga Jabatan.Sebutharga yang diterima lewat tidak boleh dipertimbangkan .

4.2.2.6 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawalatau Ketua Agensi untuk membuka dan menjadual sebutharga. Ahli JawatankuasaPembuka Sebutharga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurang seorang pegawaiKumpulan Pengurusan dan Profesional. Dalam ketiadaan pegawai KumpulanPengurusan dan Profesional, Ketua Agensi berkenaan boleh melantik seorang pegawaikanan Kumpulan Sokongan membuka sebutharga bersama dengan seorang lagipegawai Kumpulan Sokongan.4.2.2.7 Sebaik sahaja sampai tarikh dan waktu tutup sebutharga berkenaan petisebutharga hendaklah ditutup. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklahmembuka peti sebutharga pada tarikh tutup sebutharga atau jika ini tidak mungkin padasatu tarikh lain paling awal dengan persetujuan Ketua Agensi4.2.2.8 Selepas peti sebutharga dibuka, Jawatankuasa Pembuka Sebuthargahendaklah menyenaraikan semua tawaran yang diterima dalam satu Jadual Sebuthargayang mengandungi semua maklumat sebutharga dan tawaran yang diterima. Semuaahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menandatangani JadualSebutharga.4.2.2.9 Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah mengemukakan JadualSebutharga kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk menilai dan membuatperakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga Jabatan untuk pertimbangan dankeputusan selanjutnya.4.2.2.10 Dalam memilih tawaran yang tertinggi Jawatankuasa Sebutharga hendaklahmempastikan harga tawaran tidak kurang daripada harga minimum (simpanan). Dalamkeadaan di mana tawaran tertinggi itu kurang daripada harga minimum (simpanan)dalam lingkungan sebanyak 20 peratus, Jawatankuasa Sebutharga bolehlah membuatkeputusan terhadap sebutharga tersebut. Dalam semua keadaan lain, sebutharga

hendaklah dirujuk kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk arahan ataukeputusan selanjutnya dengan salinan kepada Pegawai Pengawal.4.2.2. 11 Dalam memproses sebutharga Ketua Agensi hendaklah mempastikan bahawabeliau sendiri atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebutharga tidakmempunyai sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletakhak mengenaisebutharga itu. Jika Ketua Agensi atau pegawai-pegawai lain yang menguruskansebutharga mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentinganterletakhak, Ketua Agensi atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklahmengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskansebutharga itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama JadualSebutharga kepada Jawatankuasa Sebutharga.4.2.2.12 Penyebutharga yang berjaya hendaklah diberitahu dengan serta merta.Sekiranya penyebutharga yang berjaya gagal menerima tawaran, deposit sebuthargahendaklah dirampas. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang tawarantawaranlain mengikut arahan-arahan dipara 4.2.2.10 di atas. Jika tawaran terlalurendah sebutharga boleh dipelawa semula atau perkara ini dilaporkan kepada KetuaSetiausaha Perbendaharaan untuk arahan atau keputusan selanjutnya dengan salinankepada Pegawai Pengawal .4.2.2.13 Semua perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebutharga hendaklahdicatat dalam minit untuk rujukan kemudian kelak.4.2.2.14 Kakitangan Kerajaan dan ahli keluarganya yang ingin menyertai sebuthargahendaklah membuat perakuan dalam borang sebutharga. Walau bagaimanapunkakitangan dari Jabatan yang ingin melupuskan aset dan barang tidak dibenarkanmenyertai sebutharga kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian ataukepentingan terletakhak.

4.2.3 Pelupusan Secara Lelong4.2.3.1 Aset dan barang yang mudah rosak, mempunyai nilai pasaran dan bolehdilupuskan dengan cepat boleh dilupuskan secara lelong. Pelupusan secara lelongboleh juga dilaksanakan apabila terdapat banyak aset dan barang untuk dilupuskan danterdapat banyak permintaan untuk membelinya .4.2.3.2 Notis lelong hendaklah mengandungi maklumat terperinci semua aset danbarang yang akan dilelong. Tarikh, waktu dan tempat lelong hendaklah dinyatakandengan jelas. Contoh notis seperti di Lampiran 'E'. Notis lelong hendaklah diberi publisitiyang seluas-luasnya dengan diedarkan kepada Agensi Kerajaan untuk dipamirkan dipapan kenyataan. Bagi maksud mengiklankan sesuatu lelong adalah memadai jikanotis itu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat lelong akan diadakan.4.2.3.3 Harga minimum (Simpanan) berdasarkan nilai semasa aset dan baranghendaklah ditetapkan terlebih dahulu. Agensi yang tidak berupaya menentukan hargaminimum bolehlah meminta bantuan dan khidmat Jabatan Teknikal yang mempunyaikemahiran jika perlu. Harga minimum hendaklah dinyatakan dalam senarai barang yangakan dilelong.4.2.3.4 Pembeli yang berjaya hendaklah menjelaskan semua bayaran sebelummengambil aset dan barang yang dilelong.4.2.3.5 Jika harga tawaran tertinggi kurang daripada harga simpanan, aset dan baranghendaklah dilelong semula atau dimaklumkan kepada Ketua SetiausahaPerbendaharaan untuk arahan dan keputusan selanjutnva.4.2.3.6 Urusan lelong hendaklah diadakan diruang terbuka atau di dewan dankemudahan yang sesuai hendaklah disediakan untuk urusan lelong.

4.2.3.7 Aset dan barang yang akan dilelong hendaklah dipamirkan untuk dilihat olehorang ramai sekurang-kurangnya bagi tempoh dua (2) hari dengan harga simpanandipamirkan pada aset dan barang yang akan dilelong.4.2.4 Pelurusan Secara Tukarbeli (Trade-ln)4.2.4.1 Pelupusan secara tukarbeli boleh dilaksanakan dalam keadaan seperti berikut:-4.2.4.1.1 Aset dan barang masih boleh digunakan dalambentuk asal tetapi tidakdiperlukan oleh Agensi dan tiada pihak Agensi lain yang berminat melainkan pembekalasal atau pembekal-pembekal yang berniaga dalam bidang tertentu.4.2.4.1.2 Aset dan barang perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang. Sebagaicontoh loji penghawa dingin yang sedia ada perlu dibuka, dikeluarkan sebelum loji barudipasanq.4.2.4.1.3 Permintaan atau pembekal bagi aset dan barang tertentu terhad.4.2.4.2 Sebelum melaksanakan pelupusan secara tukarbeli, Agensi perlu memastikanperuntukan yang mencukupi sedia ada untuk membiayai harga penuh aset dan barangyang akan diganti. Hasil jualan aset dan barang yang dilupuskan tidak boleh ditolakdaripada harga sebenar aset dan barang yang akandibeli4.2.4.3 Pembeli aset dan barang yang dilupuskan dengan cara tukarbeli hendaklahmembayar harga semasa/harga yang dipersetujui bagi aset dan barang yangberkenaan. Bayaran yang diterima hendaklah dikreditkan sebagai hasil Kerajaan.4.2.4.4 Cadangan jualan secara tukarbeli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalamdokumen pelawaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan.

4.2.4.5 Harga jualan secara tukarbeli bolehlah dirundingkan antara pembekal danAgensi. Harga jualan hendaklah berasaskan nilai semasa yang ditaksir dengan bantuanJabatan Teknikal (jika perlu) atau nilai pasaran mengikut mana yang lebih sesuai .4.2.4.6 Semua cadangan pelupusan secara tukarbeli hendaklah memperolehi kelulusanKetua Setiausaha Perbendaharaan.4.2.5 Pelupusan Secara Pindahan4.2.5.1 Pelupusan secara pindahan boleh dilaksanakan apabila sesuatu aset danbarang boleh digunakan lagi dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan lagi olehJabatan Pengguna kerana:-(i) melebihi keperluan Jabatan Pengguna.(ii) tidak diperlukan lagi oleh Jabatan Pengguna (misalnyaselepas projek siap, jenteraberat tidak diperlukan lagi) .(iii) aset dan barang telah menjadi usang (obsolete/obsolescent), (miszlnya tidakdigunakan lagioleh Jabatan Pengguna tetapi ada kegunaannya di Jabatan-jabatan lain).4.2.5.2 Pelupusan secara pindahan hanya boleh dilaksanakan di antara JabatanjabatanKerajaan Persekutuan tanpa dikenakan apa-apa bayaran. Pindahan antaraJabatan-jabatan Kerajaan Persekutuan hendaklah dimaklumkan kepada KetuaSetiausaha Perbendaharaan.4.2.5.3 Pindahan daripada Jabatan Persekutuan kepada Jabatan-jabatan Negeri tidakboleh dilaksanakan tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

4.2.5.4 Sebarang pindahan hendaklah berasaskan permohonan bertulis daripadaJabatan yang memerlukan aset dan barang yang berkenaan. Semasa melaksanakanpindahan segala rekod aset dan barang hendaklah diserahkan kepada Jabatanpenerima.4.2.5.5 Jabatan yang menerima aset dan barang secara pindahan hendaklah di manaberkenaan meneruskan penyenggaraan daftar harta modal atau inventori atau daftarstok bekalan pejabat.4.2.5.6 Aset dan barang yang diterima secara pindahan hendaklah dilupuskan apabilaperlu mengikut tatacara pelupusan yang sedia ada.4.2.6 Pelupusan Secara Hadiah4.2.6.1 Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan apabila:-(i) aset dan barang boleh digunakan lagi dalam bentukasalnya tetapi tidak diperlukanlagi oleh Jabatan Pengguna atau Jabatan-jabatan lain.(ii) aset dan barang tidak ekonomik dibaiki tetapi boleh digunakan sebagai bahanlatihan atau pamiran.(iii) aset dan barang tidak ekonomik dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagiantertentu seperti bahagian-bahagian jentera/kereta dikeluarkan (canibalise) untukdijadikan alat-alat ganti bagi pembaikan jentera/kereta lain.4.2.6.2 Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan di antara Jabatan-jabatanKerajaan Persekutuan dan mana-mana organisasi, agensi, pertubuhan sukarela ataubadan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan. Semua pelupusan secarahadiah hendaklah dirujuk untuk kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

Cadangan pelupusan secara hadiah hendaklah disokong dengan surat permohonandaripada Jabatan, organisasi, agensi, pertubuhan sukarela dan badan-badan yangberkenaan.4.2.6.3 Aset dan barang yang diluluskan untuk dihadiahkan bagi maksud latihan ataupamiran hendaklah digunakan -ntuk tujuan tersebut sahaja. Sebagai contoh kenderaanyang dihadiahkan untuk latihan hendaklah digunakan untuk latihan sahaja dan tidakboleh dibaiki dan digunakan semula di jalan raya atau untuk pengangkutan.4.2.7 Pelupusan Secara Ditanam4.2.7.1 Aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa bolehdilupuskan dengan ditanam. Pelupusan secara tanam hendaklah dilaksanakan denganmengambil langkah-langkah yang sesuai supaya sebarang benda hidup termasuktumbuh-tumbuhan serta keadaan alam sekitar tidak terancam.4.2.7.2 Sijil menyaksi pelupusan secara ditanam hendaklah menyebut tarikh dan tempatditanam serta ditandatangani oleh pegawai yang berkenaan. Sijil ini hendaklahdisertakan bersama sijil pelupusan Kew 300-X.4.2.8 Pelupusan Secara M e mbakar4.2.8.1 Aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa bolehdilupuskan dengan dibakar jika bahannya buatan kain, plastik, getah, kayu dan bahanbahanlain yang boleh dibakar.4.2.8.2 Pembakaran hendaklah dibuat mengikut garis panduan yang ditetapkan olehKementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar. Seboleh-bolehnya pembakaranhendaklah dibuat dengan menggunakan incinerator. Sebarang pembakaran perlumendapat kelulusan Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan .

4.2.8.3 Peraturan-peraturan Kualiti Alam Sekeliling hendaklah dirujuk dan dipatuhisebelum sesuatu pembakaran dilakukan.4.2.8.4 Sijil menyaksi pelupusan secara membakar mengikut kelulusan Pihak BerkuasaKerajaan Tempatan hendaklah menyebut tarikh dan tempat dibakar sertaditandatangani oleh pegawai yang berkenaan. Sijil ini hendaklah disertakan bersamasijil pelupusan Kew. 300-X.4.2.9 Pelupusan Secara Dibuang4.2.9.1 Aset dan barang yang tiada sebarang nilai jualan atau nilai sisa bolehdilupuskan dengan dibuang. Aset dan barang yang dilupuskan untuk dibuanghendaklah dibuang di tempat pembuangan sampah dengan kebenaran Pihak BerkuasaKerajaan Tempatan dan mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh KementerianSains, Teknologi dan Alam Sekitar .4.2.9.2 Sebelum sesuatu aset dan barang itu dibuang, apa sahaja bahan-bahan yangboleh digunakan sebagai alatganti hendaklah ditanggal/dikeluarkan untuk kegunaan dimasa akan datang. Jika perlu, aset dan barang hendaklah diketok, dihancur ataudirosakkan sebelum dibuang supaya tiada pihak awam yang mengambilnya danmenjual semula.4.2.9.3 Bahan-bahan kimia dan racun hendaklah diolah dan dineutralkan terlebihdahulu sebelum dibuang di tapak yang diluluskan oleh Pihak Berkuasa KerajaanTempatan.4.2.9.4 Barang-barang yang mempunyai unsur-unsur keselamatan boleh dibuang kedalam laut setelah mendapat kebenaran pihak berkuasa yang berkenaan.

4.2.9.5 Sijil menyaksi pelupusan secara membuang hendaklah menyebut tarikh dantempat dibuang serta ditandatangani oleh pegawai yang berkenaan. Sijil ini hendaklahdisertakan bersama sijil pelupusan Kew. 300-x4.2.10 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat4.2.10.1 Kementerian Kewangan telahpun mengadakan Kontrak Pusat bagi penjualanaset dan barang tertentu. Di mana terdapat Kontrak Pusat, Agensi Kerajaan hendaklahmenggunakan Kontrak Pusat untuk pelupusan. Pada masakini terdapat kontrak pusatuntuk pelupusan tayar terpakai dan sisa besi.4.2.11 Cara-cara Lain4.2.11.1 Cara-cara pelupusan lain yang sesuai seperti dilebur, dimusnah,ditenggelamkan dan sebagainya.4.2.11.2 Kuasa melulus bagi cara-cara lain adalah terletak kepada hak kuasa yang adapada Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai lain yang diperwakilkan kuasa oleh YBMen.*ri Kewangan atau YAB Menteri Besar atau Ketua Menteri mengikut mana yangberkaitan.5. KAEDAH PERLANTIKAN DANTUGAS-TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA5 . 1 Kaedah Perlantikan5.1.1 Lembaga Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal atau Pegawai-Pegawai lain yang telah diperwakilkan kuasa untuk meluluskan pelupusan/hapuskira.5.1.2 Lembaga Pemeriksa boleh dilantik mengikut:-

5.1.2.1 jawatan atau nama individu.5.1.2.3 tempoh tertentu.5.1.2.4 negeri/daerah.5.1.3 Keanggotaan boleh terdiri daripada:--5.1.3.1 Sekurang-kurangnya dua orang pegawai (seorang pengerusi, dan seorang ahli)yang tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset dan barang berkenaan:5.1.3.2 Mereka yang mempunyai kepakaran memeriksa aset dan barang;5.1.3.3 Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokonqan; dan5.1.3.4 Di mana tiada atau tidak cukup pegawai daripada Agensi sendiri, pegawaidaripada Agensi lain boleh dilantik.5.1.4 Tempoh masa pemeriksaan hendaklah ditentukan mengikut kesesuaian Agensimisalnya 3 bulan atau 6 bulan sekali. Seboleh-bolehnya pemeriksaan hendaklah dibuatdari semasa ke semasa.5.1.5 Maklumbalas hendaklah diberikan kepada Agensi dan JKPAK dan jika perlukepada Perbendaharaan Malaysia dan cawangannya di Sabah atau Sarawak mengikutmana yang berkenaan mengenai:-5.1.5.1 Penubuhan5.1.5.2 Cadangan pemeriksaan5.1.5.3 Tahap/perjalanan pelupusan

5.1.5.4 Masalah-masalah, jika ada.5.2 Tugas-Tugas Lembaga Pemeriksa5.2.1 Menyediakan jadual pemeriksaan.5.2.2 Memberitahu Jabatan untuk membuat persediaan.5.2.3 Memeriksa aset dan barang dan rekod/dokumen aset dan barang tersebut.5.2.4 Menyediakan Laporan Lembaga Pemeriksa dengan menggunakan borang Kew300-V.5 . 2. 5 Mengesyorkan cara-cara pelupusan yang sesua sebagaimana yang ditetapkanmengikut Garis Panduan ini.5.2.6 Menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa dan kemukakannya kepadaPegawai Pengawal.6. TUGAS-TUGAS URUSETIA (Dl AGENSI KERAJAAN)6.1 Bagi menjamin urusan pelupusan dijalan dengan licin, lancar dan berterusan,urusetia di Agensi Kerajaan hendaklah memainkan peranan yang penting danmengingatkan Jabatan-Jabatan untuk memberi perhatian terhadap urusan pelupusan.Bagi maksud ini urusetia hendaklah :-6.1.1 Menguruskan perlantikan Ahli-ahli Lembaga Pemeriksa .6.1.2 Meminta laporan pemeriksaan daripada Lembaga Pemeriksa.6.1.3 Memperolehi kelulusan:-6.1.3.1 Pegawai Pengawal/Pegawai yang telah diberi kuasa;atau6.1.3.2 Kementerian Kewangan.6.1.4 Hantar peringatan jika kelulusan belum diterima.6.1.5 Setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal atau Kementerian Kewangan,

sampaikan kelulusan kepada Jabatan untuk tindakan pelupusan.6.1.6 Susuli sehingga pelupusan selesai dan pastikan pelupusan selesai dalam tempoh3 bulan dari tarikh kelulusan diterima.6.1.7 Dapatkan perlanjutan tempoh pelupusan atau keputusan cara pelupusan laindengan alasan-alasan munasabah jika pelupusan belum selesai dalam masa 3 bulan6.1.8 Perolehi sijil pelupusan (Kew 300-X).6.1.9 Hantar sijil pelupusan ke Kementerian Kewangan.7. PENUTUP7.1 Garis Paduan ini hendaklah diteliti oleh semua pegawai dan dipatuhi dalampelupusan aset dan barang Kerajaan agar kelewatan pelupusan tidak berlaku lagi danhasil yang maksimum dijamin dan ruang penyimpanan dapat dijimatkan. Sebarangmasalah yang dihadapi hendaklah dirujuk kepada Bahagian Pengurusan PerolehanKerajaan, Perbendaharaan Malaysia untuk nasihat dan keputusan. Dengan adanyaGaris Panduan ini adalah diharapkan kefahaman mengenai tatacara pelupusan dapatdiperkukuhkan lagi di semua Agensi Kerajaan.Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan,Perbendaharaan Malaysia.14 Mac1997C O N T O HLampiran 'A'

NOTIS TENDER AGENSI KERAJAAN1.Tawaran adalah dipelawa untuk membeli aset dan barang seperti berikut:-Bil Perihal Kuantiti Harga simpanan Deposit Tender1.2.3.4.5.2. Aset dan barang boleh dilihat pada _____ hingga_____ di antara jam hingga _____di___________________________________3. Tender akan ditutup pada________ jam 12 00 tengahari.4. Tawaran boleh dibuat dalam bentuk surat biasa dengan nama, nombor kadpengenalan serta alamat dan butiran aset dan barang yang diminati dan harga tawaranatau dalam borang tender yang boleh diperolehi di alamat seperti di para 5 Tawaranhendaklah sah bagi tempoh 60 hari.5. Semua tawaran hendaklah dimasukkan dalam sampul berlakri dan ditanda TenderNo. ___________________dan dihantar melalui pos atau dimasukkan dalarn Peti Tenderdi alamat:______________________________________________________________________________________

______________________________6. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN TENDER6.1 Aset dan barang akan dijual tertakluk kepada harga simpanan6.2 Petender adalah dikehendaki menyertakan deposit tender sebanyak 10% daripadaharga tawaran bagi setiap aset dan barang atau RM10,000 00 mengikut mana yangterendah. Deposit Tender hendaklah dalam bentuk kiriman wanglwang pos/draf bankatau Cashiers' Order atas nama____________________ Tawaran tanpa deposit tendertidak akan dipertimbangkan6.3 Semua aset dan barang adalah dijual seba*aimana keadaannva semasa dilihat(asis-where-is basis).6.4 Jabatan irli tidak bertanggungjawab ke atas aset dan barang yang telah dijual.6.5j Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset dan barang hendaklah ditanggung olehpembeli sendiri6.6 Petender yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh duaminggu *dari tarikh pemberitahu keputusan. Jika bayaran penuh tidak dijelaskan dalamtempoh dua minggu*, deposit tender akan dilucuthak dan Jabatan akan melupuskansemula aset dan barang berkenaan dengan apa-apa cara(* sila isi tempoh yang sesuai)

6.7 Petender yang berjaya hendaklah mengeluarkan aset dan barang dalam tempoh 7hari selepas bayaran penuh dijelaskan, jika tidak Jabatan berhak untuk melupuskannyasemula dan apa-apa bayaran yang telah dibuat akan dilucuthak. Segala bayaranhendaklah dijelaskan sepenuhnya sebelum aset dan barang boleh dikeluarkan daripadapremis Jabatan.JADUAL TENDER PELUPUSAN(Untuk Dipamir Di Papan Kenyataan)LAMPIRANBPerkara :..................Bil Kod Petender HargaNota Harga-harga tawaran di atas adalah harga yang tercatat di dalam dokumen tenderyang diterima dan sebelum diperiksa. Kerajaan adalah tidak terikat · menerima manamanatender...................................................(Pengerusi)..................................................(Ahli)..................................................(Ahli)Tarikh : ..................NOTIS SEBUTHARGA AGENSI KERAJAANLampiran C

1. Sebutharga adalah dipelawa untuk membeli aset dan barang seperti di Lampiran C 1.2 Aset dan barang boleh dilihat pada _______ dan/hingga_________ di antara jarnhingga3 Syarat-syarat dan peraturan sebutharga adalah seperti di Lampiran C24 Tawaran sebutharga boleh dibuat dalarn bentuk surat biasa dengan na na, nomborkad pengenalan, alamat dan butiran aset atau barang yang diminati dan harga tawaranatau dalam borang sebutharga yang boleh diperolehi di alarnat seperti di para 5Tawaran hendaklah sah bagi tempoh 60 hari.5 Semua sebutharga hendaklah dimasukkan dalam sampul surat berlakri dan ditandaSebutharga No / dan dihantar melalui pos atau dimasukkan dalam Peti Sebutharga dialamat:-________________________________________________________________________________________________________________________________6. Tarikh tutup sebutharga pada ___________jam 12 00 tengahari. Sebutharga yangditerima lewat tidak akan dipertimbangkan.Tarikh(Ketua Jabatan)

(Alamat Penuh Agensi Kerajaan)(No Tel )LampiranC11. Senarai aset dan barang untuk dijual adalah seperti berikut:Bil Perihal Kuantiti Harga simpanan DepositSebutharga12345Lampiran C2SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN SEBUTHARGA1. Aset dan barang akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.2. Penyebutharga adalah dikehendaki menyertakan deposit sebutharga sebanyak 10%daripada harga tawaran bagi setiap aset dan barang atau RM10,000.00 mengikut manayang terendah. Deposit Sebutharga hendaklah dalam bentuk kinman wanglwangpos/draf bank atau Cashiers' Order sahaja atas nama ____________________Sebutharga tanpa deposit sebutharga tidak akan dipertimbangkan.3. Semua aset dan barang adalah dijual sebagaimana keadaannya semasa dilihat (asis-where-isbasis)4. Jabatan ini tidak bertanggungjawab ke atas aset dan barang yang telah dijual.

5. Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset dan barang adalah ditanggung olehpembeli sendiri.6. Pembeli yang berjaya hendaklah membuat pembayaran penuh dalam tempoh satu(1) minggu dari tarikh pemberitahu keputusan. Jika bayaran tidak dijelaskan dalamtempoh satu minggu, deposit sebutharga akan dilucuthak dan Jabatan akanmelupuskan semula aset dan barang berkenaan dengan apa-apa cara.7. Pembeli yang berjaya hendaklah mengeluarkan aset dan barang dalam tempoh 7hari selepas bayaran penuh dijelaskan. Jika tidak, Jabatan berhak untukmelupuskannya semula dan bayaran yang telah dibuat akan dilucuthak. Segalabayaran hendalclah dijelaskan sepenuhnya sebelum aset dan barang boleh dikeluarkandaripada premis JabatanLampiran DBORANG TAWARAN TENDER/SEBUTHARGANama Individu/syarikatNo Kad PengenalanAlamat______________________________________________________________________________Kepada: (Nama / Alamat___________________: Agensi Kerajaan__________________

: yang mempelawa )________________TuanTawaran Untuk Tender/Sebutharga Bil_____/______Saya/kami merujuk kepada perkara di atas dan ingin memaklumkan saya/kami berminat untukmenyertai sebutharga/tender diatas.2. Harga tawaran saya/kami adalah seperti berukut:-Bil Perihal Kuantiti Harga Tawaran3. Bersama-sama ini disertakan deposit sebutharga (Sebanyak 10% daripada harga tawaran asetdan barang di atas atau RM10,000 00 mengikut mana yang terendah) yang bernilai RM_______________ (Ringgit Malaysia _______________ ) dalarn bentuk kiriman wang/wangpos/draf banWcashiers order no_________________di atas nama ________________4. Saya/kami memahami serta bersetuju dengan semua syarat-syarat tawaran ini.Sekian, terima kasih.Tandatangan ___________________Nama/Cop Syarikat_________________________________________________________________________________________l32

- 32 -N O TIS JlU A L A N L E L O N G A G E N SI K EFL*.TA A NLa m Piran EAdalah dimaklumkan Agensi Kerajaan akan mengadakan jualan lelong ase*dan barang seperti berikut:-TarikhMasaTempat2 Senarai aset dan barang yang akan dilelong adalah seperti di Lampiran E1 Semua aset danbarang boleh dilihat pada dan/hinggajam hinggadi alarnat di antara3 Syarat dan peraturan lelong adalah seperti di Lampiran E2.Lot Perihal kenderaan/Baran*-33 -KuantitiLampiran El

Har*a Simpanan.l34- 34 -SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN JUALAN LELONG1 Aset dan barang akan dijual tertakluk kepada harga simpanan.Lampiran E 2Penawar harga tertinggi adalah pembeli yang berjaya dan jika ada apa-*pa perselisihan yangberbangkit mengenai penawar yang tertinggi, aset dan barang berkenaan *kan dilelong semula.3 Jabatan berhak mengubah susunan jualan tersebut di senarai dan menarik balik mana-manaaset dan barang dari senarai lelongan.4 Semua aset dan barang adalah dilelong sebagaimana keadaarmya semasa dilihat (as-is-where-isbasis).5 Jabatan ini tidak bertanggungjawab ke atas aset dan barang yang telah dijual.6 Semua perbelanjaan bagi mengangkut aset dan barang hendaklah ditanggung oleh pembelisendiri.7 Pembeli yang beT*aya hendaklah memberitahu nama penuh, no kad pengenalan dan alamatkepada pegawai pelelong semasa jualan dilakukan dan hendaklah membuat pembayaran penuhdengan serta mertaltempoh tertentu yang ditentukan oleh Jabatan yang menjual aset dan barangtersebut.8 Pembeli yang berjaya hendaklah mengeluarkan aset dan barang dalam tempoh 7 hari daritarikh lelong. Jika tidak, Jabatan berhak untuk melupuskannya. Segala bayaran hendaklahdijelaskan sepenuhnya sebelum aset dan barang boleh dikeluarkan daripada premis Jabatan.