17.Edisi_November_2007 - Kantor Jaminan Mutu - Universitas ...

kjm.ugm.ac.id
  • No tags were found...

17.Edisi_November_2007 - Kantor Jaminan Mutu - Universitas ...

No. 17 Tahun 2007/Thn 5Maju Bersama UGMKantor Jaminan MutuBUTIR-BUTIR AMAI FAKULTAS TEKNIK UGMolehTim Gugus Jaminan Mutu Fakultas TeknikNEWSLETTER FOR TOTAL QUALITY CULTURE AND SYSTEMT . Q . C . S .PendahuluanSebagaimana Fakultas lain di UGM, padatahun 2007 ini Fakultas Teknik UGM (FT-UGM)telah melakukan ”siklus” ketiga SistemPenjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT).Pelaksanaan SPMPT di FT-UGM setahap demis e t a h a p m e n g a l a m i p e r b a i k a n a t a upenyempurnaan sesuai dengan ”roh” SPM-PT yaitucontinuous quality improvement (CQI).Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI)pada ”siklus” ketiga ini disebut sebagai ”auditberbasis evaluasi diri”, yaitu kegiatan evaluasi dirioleh eksekutif dan kegiatan audit oleh kolegainternal yang independen menggunakan standarmutu atau kriteria mutu atau butir mutu yangsama. Selain itu, pada ”siklus” ketiga ini levelpencapaian standar mutu tersebut dinyatakansecara kuantitatif. Dengan cara ini diharapkanpelaksanaan evaluasi terhadap pelaksanaanstandar mutu yang telah ditetapkan dapatdilakukan dengan baik dan benar. Untuk itulangkah penyempurnaan atau pengembanganstandar mutu pada ”siklus” berikutnya dapatdilakukan dengan tepat, efektif, dan efisien.Standar mutu atau kriteria mutu atau butirmutu Audit Mutu Akademik Internal FakultasTeknik UGM (selanjutnya disebut sebagai ”ButirAMAI”) adalah instrumen evaluasi diri yang disusunoleh tim Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik UGM(GJM FT-UGM) untuk dipergunakan dalam prosesaudit mutu akademik di lingkungan FT-UGM. ButirAMAI diwujudkan dalam bentuk program lembarbeberan( spreadsheet) Microsoft Excel yang telahdikenal dan mudah untuk dipergunakan ( userfriendly).Saat ini, Penjaminan Mutu Eksternal (PME)semua program studi di lingkungan FT-UGMdilakukan oleh Badan Akeditasi Nasional (BAN) danmasa akreditasi tersebut akan berakhir padatahun 2008. Pada prinsipnya salah satu tujuanPenjaminan Mutu Internal (PMI) adalah sebagailangkah persiapan pelaksanaan PME, makapenyusunan Butir AMAI FT-UGM disesuaikandengan 14 kriteria BAN. Dengan demikian,pelaksanaan evaluasi diri dan AMAI denganmenggunakan instrumen Butir AMAI dapatdipandang sebagai persiapan masing-masingprogram studi di lingkungan FT-UGM untukpelaksanaan akreditasi BAN pada tahun depan.Tim GJM-FT juga telah membandingkanantara kriteria Butir AMAI FT-UGM dengan kriteriaevaluasi diri yang disusun oleh KJM-UGM, dapatdinyatakan bahwa Butir AMAI FT-UGM telahmencakup bahkan melebihi kriteria evaluasi diriyang disusun oleh KJM-UGM.Deskripsi Fisik ButirAMAI FT-UGM2. Lembar [Butir] memuat 14 kriteria yangdiuraikan menjadi 85 pertanyaan atausubkriteria dan kolom-kolom untukmemasukkan level pencapaian oleh terauditoleh dan temuan oleh pihak auditor.3. Lembar [Dokumen] memuat daftar dokumenpendukung yang dipergunakan dalammenanggapi ButirAMAI.4. Lembar [Ruji] menampilkan skor akhir darisetiap kriteria dan skor total, sertamenampilkan level pencapaian masingmasingkriteria dalam bentuk diagram rujiruji.Dengan diagram ruji-ruji tersebut dapatdiketahui dengan mudah kriteria yang sudahdan belum baik. Jika semua kriteria mendapatskor tertinggi maka diagram ruji ini akantampil sebagai ”bulan purnama”.PenggunaanButir-butir pertanyaan dinyatakan dalamlevel 0 sampai 4 dan dapat dijawab denganmemilih level yang sesuai dengan kondisi aktualyang terjadi pada suatu program studi. Untuksetiap level yang dipilih terkait dengan suatu skordengan rentang dari 0 hingga 5. Skor 0 umumnyamenunjukkan capaian kondisi aktual yang minimalsedangkan skor 5 menunjukkan capaian kondisiaktual yang sangat memuaskan.Pemakaian ButirAMAI pada proses audit mutuakademik internal melibatkan dua pihak yangharus bekerja sama. Pihak pertama adalahprogram studi yang diaudit yang terlebih dahulumelakukan evaluasi diri dengan mengisi levelpencapaian Butir AMAI pada kolom yang sesuai(kolom 'Prodi' yang berwarna kuning). Lalu pihakauditor akan melakukan desk evaluationberdasarkan dokumen pendukung yang disediakanoleh program studi yang diaudit, wawancaradengan berbagai pihak yang berkompeten diprogram studi, dan tinjauan langsung di lapangan.Hasil evaluasi oleh auditor ini dimasukkan ke dalamButirAMAI pada kolom yang terkait (kolom 'Auditor'yang berwarna hijau). Jika terdapat kesamaanpemilihan level pencapaian di antara pihakprogram studi dan auditor maka kolom 'Akhir' (yangberwarna cyan) otomatis akan langsung terisidengan skor yang sesuai. Namun, jika terjadiketidaksesuaian pemilihan level pencapaianantara pihak program studi dan pihak auditor,maka kolom 'Akhir' harus diisi berdasarkankesepakatan antara kedua belah pihak.dan benar.Setelah seluruh butir pertanyaan dijawab,skor akhir masing-masing kriteria secara otomatisakan ditampilkan pada lembaran [Ruji] dalambentuk tabel yang disertai skor akhir total dandiagram ruji-ruji. Contoh hasil audit suatu programstudi adalah sebagai berikut.Butir-butir AMAI FT-UGM 1AMAI berbasis Ev. Diri DI FIB-UGM 2Perbandingan Institusi ... 3Std Banding Pimpinan PT se-Jakarta 4AIPT UGM 20074Quotes on Education4Sebagai suatu lembar-beberan terpadu, ButirAMAI terdiri dari empat lembaran, yakni:1. Lembar [Petunjuk] yang berisikan identitasprogram studi yang diaudit atau disebutsebagai teraudit, penjelasan, dan petunjukpemakaian ButirAMAI.(Bersambung ke hal. 1)


(Sambungan dari hal. 1)No.KriteriaSkorAkhir1Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran ProgramStudi7,52 Kemahasiswaan 10,03 Sumber Daya Manusia 10,04 Kurikulum 10,05Sarana Prasarana Proses Belajar-Mengajar10,06 Pendanaan 9,57Tata Pamong/Kelola (Sistem danProsedur)9,48 Pengelolaan Program (Pelaksanaan) 8,39 Proses Pembelajaran 7,410 Suasana Akademik 10,011 Sistem Informasi 6,412 Sistem Jaminan Mutu 8,413 Lulusan 8,414 Karya Ilmiah, Penelitian dan PPM 7,9J u m l a h 123,3Berdasarkan skor masing-masing kriteria, skor akhir, dan gambardiagram ruji-ruji dapat diketahui level pencapaian masing-masingkriteria oleh suatu program studi di FT-UGM. Untuk itu strategipeningkatan standar mutu pada tahun berikutnya dapat dilakukandengan baik dan benar.(Tim GJM FT-UGM)AMAI BERBASIS EVALUASI DIRIDI FAKULTAS ILMU BUDAYA UGMAudit mutu akademik internal (AMAI)merupakan bagian integral dari kegiatansatu siklus SPM-PT UGM. PelaksanaanAMAI tahun 2007 ini berbeda dari duatahun sebelumnya. Bila tahun-tahunsebelumnya kegiatan AMAI difokuskanpada kelengkapan dan pelaksanaandokumen maka tahun 2007 ini lebihdifokuskan pada dokumen evaluasi diri(yang pada tahun sebelumnya dokumenini kurang mendapat perhatian dariauditor). Dengan demikian, AMAI UGMyang berbasis evaluasi diri ini memilikikelebihan, yaitu khususnya parameterd a n a r a h p e n g e m b a n g a n /peningkatannya.Kantor Jaminan Mutu UGM menyusuninstrumen evaluasi diri jurusan/programstudi ke dalam 12 parameter utama,yang meliputi(I) Visi dan Misi,(Ii) Organisasi dan Manajemen,(iii) Proses Pembelajaran,(iv) Kurikulum dan OrganisasiMatakuliah,(v) Pelaksanaan Ujian bagiMahasiswa,(vi) Kemajuan dan Hasil BelajarMahasiswa,(vii) Dukungan dan Bimbingan untukMahasiswa,(viii) Sumber Pembelajaran,(ix) Kompetensi Lulusan,(x) Sumberdaya Manusia,(xi) Penelitian dan PengabdianKepada Masyarakat, dan(xii) Pembiayaan.Ke duabelas parameter itu dijadikansebagai alat untuk mengetahui kondisi riiljurusan/program studi di lingkungan FIB-UGM terhadap efektifitas prosespembelajaran, ketersedian/kecukupanfasilitas dan sumber pembelajaran,aktivitas penelitian dan pengabdian padamasyarakat, serta sumber daya manusia.Pendeknya, instrumen evaluasi diriberfungsi sebagai alat ukur jurusan danprogram studi sehingga dapat diketahuipada bagian mana yang kurang dan padab a g i a n m a n a y a n g c u k u p .Jurusan/program studi pun dapatmenentukan arah pengembangan danpeningkatannya lebih jelas sehinggadapat disusun tahapan kerja serta timeframe yang jelas pula. Hasil AMAI berbasisevaluasi diri jurusan/program studi di FIBUGM dapat dinyatakan sebagai berikut.(i) Visi dan Misi, mencapai 95(ii) Organisasi dan Manajemen,mencapai 91(iii)Proses Pembelajaran, mencapai59(iv) Kurikulum dan OrganisasiMatakuliah, mencapai 74(v) Pelaksanaan Ujian bagiMahasiswa, mencapai 79(vi) Kemajuan dan Hasil BelajarMahasiswa, mencapai 78(vii) Dukungan dan Bimbingan untukMahasiswa, mencapai 57(viii) S u m b e r Pe m b e l a j a r a n ,(ix)mencapai 78Kompetensi Lulusan, mencapai61(x) S u m b e r d a y a M a n u s i a ,mencapai 78(xi) Penelitian dan PengabdianK e p a d a M a s y a r a k a t ,mencapai 60(xii) Pembiayaan, mencapai 82Kelebihan lain dari AMAI berbasisevaluasi diri juga dialami oleh paraauditor. Dalam menjalankan tugas danfungsinya, para auditor bekerja lebihmudah. Paling tidak mereka tidak perlurepot-repot menyiapkan daftarpertanyaan karena pertanyaan sudahtersedia di instrumen evaluasi diri.Setelah selesai mengaudit, mereka punjuga lebih mudah membuat kesimpulanaudit tertuang dalam bentuk grafikataupun jari-jari yang memiliki nilaiketerbacaan lebih tinggi biladibandingkan dengan narasi.Namun demikian, tidak berarti tidakada kekurangan. Misalnya (i) Instrumenevaluasi diri dimanfaatkan untukmengukur seberapa jauh pemenuhanstandar. Standar yang akan dicapai olehevaluasi diri kita apakah StandarAkademik UGM, BAN-PT, atau AUN? Halini belum terlihat dengan jelas; (ii)Sejalan dengan pengembangan UGMmenjadi World Class ResearchUniversity (WCRU), apakah evaluasi dirikita telah mengakomodasi hal tersebut?;selain itu ditemukan pula beberapakesalahan kecil, seperti padapertanyaan: ”Hambatan apa yangditemui dalam peningkatan mutuberkelanjutan?” Dalam lembar penilaiantertulis: bila hambatan ≥ 75% nilainya 4,tetapi bila hambatan < 25% nilainya 1.Contoh pertanyaan yang lain, ”Apakahada kelas paralel pada jurusan/prodiSaudara?” Dalam lembar penilaiantertulis, bila”ya” maka nilainya 4 tetapibila ”tidak” bernilai 1. Mungkin carapenilaian tersebut terbalik sehingga(Bersambung ke hal. 3)


PERBANDINGAN ANTARA INSTITUSI BIASA DENGAN INSTITUSI MUTUDalam kehidupan sehari-hari, mudah sekali kita menilai berbagai hal dengan sebutan biasa atau luar biasa. Luar biasa padaumumnya berkonotasi positif, berkualitas atau bermutu tinggi. Dalam institusi, hal yang serupa juga dapat kita amati, sehinggaada istilah institusi biasa dan institusi mutu. Institusi mutu menerjemahkan visinya dalam bentuk nyata agar mudah dipahamisegenap anggotanya, misalnya ada yang menyebut dengan pelayanan yang baik atau prima, ada juga yang menyebut denganpelayanan cepat dan akurat, dan masih banyak lagi sebutan lainnya.Di rimba raya kehidupan ini, akhirnya kita melihat bahwa menjadi bermutu merupakan hal yang diinginkan banyak orang jugaoleh banyak institusi, termasuk institusi perguruan tinggi. Banyak orang percaya bahwa mutu akan menyediakan pasar dalamberbagai ragam bentuk. Berkaitan dengan hal tersebut, berikut disampaikan salah satu pendapat Edward Sallis (2006) yangmengemukakan perbandingan antara institusi biasa dengan institusi mutu. Dengan tulisan ini diharapkan agar para pembaca dapatmenambahkan lagi sesuai dengan kondisi, realita dan idealismenya masing-masing. Semoga tulisan ini dapat menjadi inspirasipengembangan dan peningkatan mutu bagi para pembaca. (GST)No. Institusi Biasa Institusi Mutu1. Fokus pada kebutuhan internal Fokus pada pelanggan2. Fokus pada deteksi masalah Fokus pada pencegahan masalah3. Pendekatand alam pengembangan karyawan tidaksistematisInvestasi sumebr daya4. Kekurangan visi strategis mutu Memiliki strategi mutu5. Menyikapi komplain sebagai gangguan Menyikapi komplain sebagai peluang untuk belajar6. Sama sekali tidak mempunyai standar mutu yang jelas Mendefinisikan karakteristik mutu pada seluruharea organisasi7. Tidak memiliki rencana mutu Memiliki kebijakan dan rencana mutu8. Peran manajemen dipandang sebagai salah satubentuk kekangan9. Hanya melibatkan tim manajemen dalam masalahapapunManajemen senior memimpin mutuProses perbaikan mutu melibatkan semua orang10. Tidak memiliki fasilitator mutu Memiliki fasilitator mutu yang mendorong11. Prosedur dan aturan yang baku adalah hal yangterpentingkemajuan prosesKaryawan dianggap memiliki peluang untukmenciptakan mutu – kreativitas adalah hal yangpenting12. Tidak memiliki aturan dan tanggung jawab yang jelas Memiliki aturan dan tanggung jawab yang jelas13. Tidak memiliki strategi evaluasi yang sistematis Memiliki strategi evaluasi yang jelas14. Melihat mutu sebagai cara untuk menghemat biaya Melihat mutu sebagai cara untuk meningkatkankepuasan pelanggan15. Rencana jangka pendek Rencana jangka panjang16. Memandang mutu sebagai inisiatif yang mengganggu Mutu dipandang sebagai bagian dari budaya17. Memeriksa mutu dengan tujuan untuk memenuhituntutan para agen eksternalMeningkatkan mutu berada dalam garis strategiimperatifnya sendiri18. Tidak memiliki misi khusus Memiliki misi khusus19. Memiliki budaya hirarkis Memperlakukan kolega sebagai pelangganAMAI BERBASIS EVALUASI...(lanjutan dari hal 2 kolom 3)perlu direvisi hanya pada bagian carapenilaiannya saja.Secara umum pelaksanaan AMAIberbasis evaluasi diri di FIB tahun 2007berjalan lebih baik dari tahun lalu.Namun kami menyadari bahwapelaksanaan SPM-PT di FIB-UGM belummenyeluruh, misalnya baru pada prosespembelajaran, tata usaha, perpustakaanmasih belum tersentuh oleh SPM-PT. Olehkarena itu, internalisasi SPM-PT di UGMkhususnya FIB perlu ditingkatkan. (MP-AMAFIB)

More magazines by this user
Similar magazines