Organisasi dan Manajemen Industri

Lecture 15• Outline:– Organisasi dan Manajemen Industri• References:– Azlia, Wifqi. PPT: Organisasi dan ManajemenIndustri. PSTI-UB. 2011.

4DEDICATÓRIA- Dedico este trabalho aos meus pais Elaine eAdemir, pessoas muito especiais, pelo amor, pelaformação enquanto pessoa, apoio, incentivo ecompreensão nesta fase da minha vida, e porterem tornado possível tudo isso.- Aos meus irmãos Fabio e Flavio, pelo carinho ecompreensão.- “E a todas as pessoas que são importantes paramim e que me fazem acreditar na vida”.AGRADECIMENTOSAgradeço em primeiro lugar a Deus, por estar sempre comigo nesta caminhada me dando força efazendo nos momentos difíceis, olhar e ver que Ele ainda cuida de nós e tem o melhor para aqueles que Oamam.

Komponen manajemen• People– Orang merupakan komponen utama dalam manajemen yang meliputi :manajer (oleh…), mitra (dengan…), anggota organisasi (melalui…),customer (untuk…)• Ideas– Ide merupakan komponen paling bernilai dalam manajemen yangdipengaruhi oleh ilmu, keterampilan dan seni yang dimiliki manajer sertatata nilai dan budaya organisasi• Resources– Sumber daya merupakan komponen yang diatur, dikoordinasi dandikendalikan dalam manajemen• Objectives– Tujuan dan sasaran merupakan komponen target yang akan dicapai dalammanajemen

Fungsi ManajemenPlanningOrganizingActuatingControlingEvaluasi diri(Baseline),Penentuan tujuan(Target),Perumusan strategi,Pengembanganrencana tindakanPembagian kerja,Alokasi kebutuhansumber dayaStruktur organisasi,Seleksi danpenugasanPendelegasianMemimpin,Menginstruksi danmenjelaskan,Menggerakkan danmemotivasi,Membina danmembimbing,Memonitor aktivitasMengawasi dansupervisiMemeriksa laporanMengevaluasikemajuan pencapaianMengendalikan danmengoreksiPencapaiantujuan dansasaranorganisasi

Fungsi Perencanaan• Proses yang menyangkut upaya yang dilakukanmenghubungkan evaluasi fakta di masa lalu dansekarang serta antisipasi perubahan dankecenderungan di masa mendatang untukmenentukan strategi dan taktik yang tepat gunamewujudkan sasaran dan tujuan yangditetapkan.

Fungsi Perencanaan…• Menetapkan tujuan dan sasaran• Merumuskan strategi dan taktik untuk mencapaitujuan dan sasaran tersebut• Merancang rencana yang diperlukan meliputisumber daya (who), jadwal (when), lokasi(where) dan metode (how) untukmengintegrasikan dan mengkoordinasikanaktivitas (what)• Menetapkan target yang menjadi indikatorkeberhasilan pencapaian tujuan dan sasaran

Fungsi Pengorganisasian• Proses yang menyangkut upaya memilih,menghimpun dan mengkoordinasi sumber dayauntuk mempersiapkan dan membangun strukturorganisasi yang tepat dan tangguh serta sistemdan lingkungan organisasi yang kondusif,dengan memastikan bahwa semua pihak dalamorganisasi dapat bekerja secara efektif danefisien guna pencapaian tujuan organisasi

Fungsi Pengorganisasian…• Menetapkan struktur organisasi yangmenunjukkan adanya garis kewenangan dantanggungjawab• Merumuskan, membagi dan menetapkan tugas• Mengalokasikan dan menempatkan sumberdaya pada posisi dan tugas yang tepat• Menyusun prosedur untuk mengatur aktivitassesuai prioritas atau urutan

Fungsi Pengarahan• Proses yang menyangkut upaya melaksanakanrencana yang disusun dengan memimpin,menggerakkan, mengarahkan dan memotivasiseluruh pihak dalam organisasi untukmenjalankan tanggungjawabnya dengankomitmen dan loyalitas yang tinggi.

Fungsi Pengarahan…• Mendelegasikan tugas dan memberikanpenjelasan mengenai pekerjaan• Memimpin, memotivasi dan membimbingsumber daya agar bekerja secara efektif danefisien• Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan

Fungsi Pengawasan• Proses yang menyangkut upaya untukmengendalikan dan memastikan seluruhrangkaian aktivitas yang telah direncanakan,diorganisasikan dan dilaksanakan dapatberjalan sesuai dengan target tujuan dansasaran yang ditetapkan sekalipun terdapatbeberapa perubahan dan penyesuaian yangterjadi.

Fungsi Pengawasan…• Mengevaluasi pencapaian tujuan dan sasaranberdasarkan indikator kinerja terhadap targetyang telah ditetapkan• Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi ataspenyimpangan yang mungkin ditemukan• Menetapkan kebijakan untuk menyusun strategidan taktik alternatif menangani berbagaimasalah yang terjadi

Fungsi ManajemenPlanningMenentukan tujuan danmerumuskan strategipencapaiannyaOrganizingMenata dan mengalokasisumber daya dalam organisasisecara efektif dan efisienControllingMengendalikan dan memastikanorganisasi bekerja menujutarget tujuan dan sasaranActuatingProses mengarahkan danmempengaruhi anggotaorganisasi untuk komitmenmenjalankan tugasnyaKeterangan:Menunjukkan Arah Tahapan dari setiap fungsi manajemenMenunjukkan keterkaitan timbal balik antar fungsi manajemen

ControllingFungsi Manajemen dalamOrganisasiFungsi-fungsi ManajemenSumber Daya Organisasi Sumber Daya Manusia Sumber Daya Fisik/Alam Informasi ModalPlanningOrganizingTujuan OrganisasiEfektifEfisienActuating

Definisi Organisasi• Organisasi adalah kesatuan yangmemungkinkan masyarakat mencapai suatutujuan yang tidak dapat dicapai individu secaraperorangan (Gibson, Ivancevich & Donnely).• Organisasi : dua orang atau lebih bekerja samadalam cara terstruktur untuk mencapai sasaranspesifik atau sejumlah sasaran (Stoner,Freeman, Gilbert)

Definisi Organisasi...• Organisasi adalah tata hubungan antara orangoranguntuk dapat memungkinkan tercapainyatujuan bersama dengan adanya pembagiantugas dan tanggung jawab (John M Gaus).• Organisasi adalah struktur antarhubunganpribadi yang berdasarkan atas wewenang formaldan kebiasaan di dalam suatu sistemadministrasi (Dwight Waldo).

Sasaran/Goal/Tujuan• Goal/sasaran : tujuan yang diusahakan untukdicapai oleh suatu organisasi• Organisasi mempunyai bbrp program/metodeu/mencapai sasaran disebut rencana• Tanpa rencana, organisasi tidak dapatbertindak efektif• U/mencapai sasaran, organisasi harus memiliki& mengalokasikan sumber daya• Semua organisasi tergantung pada organisasilain u/sumber daya yang mereka butuhkan

Karakteristik Organisasi

Manajemen dan Organisasi

Tingkatan ManajerTOPMANAGEMENT(CEO)Strategic & Fundamental Planning & ControlOverall ReportMIDDLEMANAGEMENT(Manager)Tactical Planning & ControlComprehensive ReportFIRST LINE / BOTTOMMANAGEMENT(Supervisor)Operational Planning & ControlDetail reportWorker, Operator, Clerical & Administration Staff, Professional StaffNonmanagerial Employees

Peran Manajer (Henry Mintzberg)InterpersonalRolesInformationalRolesDecisionalRoles

Keterampilan Manajer (Auren Auris)

Keterampilan Manajer (Rex F. Harlow)

Keterampilan Manajer (Robert L.Top ManagersKatz)Middle ManagerBottom Manager

Keterampilan Manajer

Perencanaan OperasionalPerencanaan operasional merupakanimplementasi strategi yang diterjemahkan secaralebih rinci ke dalam kebijakan, prosedur danaturan untuk memandu manajemen dan karyawandalam mengambil keputusan dan menjalankanoperasional organisasi

Elemen Perencanaan• Deskripsi dan urutan aktivitas yang akandikerjakan• SDM yang dibutuhkan (kuantitas dan kualifikasi)untuk mengerjakan dan SDM yang ditunjuksebagai penanggungjawab• Lokasi pelaksanaan dan fasilitas yangdiperlukan• Prosedur dan metode yang dipergunakan• Indikator ukuran kinerja dan target pencapaian• Jadwal dan anggaran yang direncanakan

Alat Manajemen :Evaluasi Lingkungan• Knowledge Based Information System dan DataMining• Competitor Intelligence• Benchmarking dan Best Practices• Expert Opinion

Alat Manajemen :Perencanaan Kerja• Analisa pekerjaan (job analysis)– Job Description– Job Specification– Job Requirement• Peta kerja– Operation Process Chart– Flow Process Chart– Left-Right Hand Chart

• Peta Aliran KerjaAlat Manajemen :Perencanaan Kerja– Flow Chart– Input-Output Diagram– Value Stream Mapping• Pedoman kerja– Operating Manual– Standard Operational Procedure– Work Instruction

• Jadwal Kerja– Tabel– Gantt Chart– Network PlanningAlat Manajemen :Perencanaan Kerja• Anggaran– Neraca Keuangan– Estimasi Harga Pokok

Perencanaan PemasaranSEGMENTATIONMengelompokan segmen pasar sesuai profilKarakteristik Pasar dan Perilaku KonsumenTARGETINGMenyeleksi dan memilih segmen pasar sasaranPorsi pasar dan PersainganPOSITIONINGMenempatkan produk dalam persepsi konsumenBauran pemasaranBRANDINGMembangun citra produk dan reputasi perusahaanLogo, merek, motto, kemasan

Perencanaan Kualitas• Perencanaan inspeksi dan pengendaliankualitas– Inspeksi• Total/full inspection (population)• Sampling– Pengendalian kualitas• Variable control chart (X & R chart)• Attribute control chart (p, np, c & u chart), dll

Pendelegasian Wewenang

Wewenang (Authority)• Hak untuk melakukan sesuatu/perintah kpdorang lain untuk melakukan/tidak melakukansuatu agar tujuan dapat tercapai.• Merupakan syaraf sbg penggerak yangmenjalankan kegiatan2 organisasi• Wewenang yang bersifat formal didukungwewenang yang bersifat informal37

Jenis Kewenangan• Kewenangan Lini• Kewenangan Staf• Kewenangan Fungsional38

Wenangan Lini• Dimiliki manajer lini yang mengambil keputusan untuk mencapaitujuan organisasi secara langsung.• Dalam bagan organisasi, wewenang lini digambarkan oleh garis yangmenghubungkan manajemen puncak sampai ke manajemen tingkatbawahKepalaRestoranBagianKeuanganBagianPelayananBagian DapurPelayan1Pelayan2Pelayan3BelanjaMemasakLine Authority39

Wewenang Staff• Dilakukan oleh orang atau kelompok orang yangmemberikan nasehat kepada manajer lini (StaffAhli)• Staff ahli memberikan nasehat berdasarkankeahlian, pengalaman, atau riset dan analisisyang diperlukan, termasuk bantuanpelaksanaan kebijakan, monitor, danpengendalian40

Wewenang Fungsional• Kadang organisasi mempunyai manajer ataudepartemen yang mempunyai wewenangfungsional.• Fungsi keuangan dan akuntansi sering diberikanwewenang fungsional.41

Wewenang Staff dan FungsionalKepalaRestoranKonsultan Manajemen,Pajak, dllBagianKeuanganBagianPelayananBagian DapurPelayan 1Pelayan 2Staff AuthorityFunctionalAuthorityPelayan 3BelanjaMemasak42

Tanggung Jawab (Responsibility)• Kewenangan dan Tanggung JawabManajer yang diberi wewenang menyadari terdapattanggung jawab dalam setiap kewenangan, danmenjalankan tanggung jawab tersebut43

Pelimpahan Wewenang• Adalah proses pengalihan tugas kepada orang lain yangsah atau terlegitimasi (menurut mekanisme tertentudalam organisasi) dalam melakukan berbagai aktifitasyang ditujukan untuk pencapaian tujuan organisasi yangjika tidak dilimpahkan akan menghambat prosespencapaian tujuan tersebut• Manfaat Pelimpahan Wewenang– Memungkinkan sub-bagian atau bawahan mempelajari sesuatu yangbaru dan memperoleh kesempatan untuk melakukan sesuatu yang barutersebut– Penyelesaian pekerjaan akan dapat dilakukan dengan lebih cepatsekiranya pelimpahan wewenang tersebut berjalan sebagaimanamestinya dan diberikan kepada orang yang bertanggung jawab– Memanfaatkan sumber–sumber daya yang dimiliki secara optimal.44

Kendala Pelimpahan Wewenang• Manajer :‣ Tidak yakin akan kemampuan bawahan‣ Merasa mampu mengerjakan sendiri‣ Tidak efisien untuk mengajari bawahannya melakukantugas‣ Takut wewenangnya akan berkurang, atau takut kalaubawahannya dapat melakukan tugas lebih baikdibandingkan dirinya.• Karyawan :‣ Takut gagal‣ Merasa tidak ada penghargaan untuk kerja yang akandilakukannya, atau tidak mau menganggung risiko45

Delegasi Wewenang yang Efektif1. Memutuskan pekerjaan mana yang akan didelegasikan2. Memutuskan siapa yang akan memperoleh penugasan,dengan beberapa pertimbangan: waktu, kemampuan,dan kesempatan3. Mendelegasikan tugas, disertai dengan informasi danpemberian wewenang yang cukup, dan bentuk hasilyang diharapkan4. Menetapkan Feedback, untuk memonitor kemajuanyang dicapai oleh bawahan46

Sentralisasi vs Desentralisasi• Sentralisasi merujuk kepada cara pengorganisasiandimana keseluruhan tugas, tanggung jawab, danperintah dipusatkan dari hirarki yang paling tinggi• Desentralisasi merupakan pelimpahan kewenangandari hirarki yang lebih tinggi kepada hirarki yanglebih rendah dalam hal pengambilan keputusan danpenentuan dengan cara bagaimana kegiatan akandijalankan47

Job Analysis

What is a job?• JABATAN (JOB) : sekumpulan pekerjaan yangberisi tugas-tugas yang berhubungan satudengan yang lain, yang pelaksanaannyameminta kecakapan, pengetahuan,keterampilan dan kemampuan tertentu49

Peran Analisis JabatanManfaat bagi perusahaan• Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenagakerja• Menentukan besarnya upah• Merancang jalur karir pekerja / pegawai• Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil• Merancang program pendidikan dan pelatihanyang efektif50

Peran Analisis JabatanManfaat bagi karyawan• Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuaidengan kualifikasi yang ia miliki, berarti parapegawai tersebut telah diberikan kesempatanuntuk mengembangkan dirinya danmerealisasikan potensinya seoptimal mungkin51

What is job analysis?Suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkanketerangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan denganmasing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :• Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut• Apa wewenang dan tanggung jawabnya• Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan• Bagaimana cara melakukannya• Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakanpekerjaannya• Besarnya upah dan lamanya jam bekerja• Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan• Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukanpekerjaan tersebut52