Strumenti e dati per il supporto alle decisioni e al sistema dei ...
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© SAP AG- SAP It<strong>al</strong>ia S.p.A. –<br />
<strong>Strumenti</strong> e <strong>dati</strong> <strong>per</strong> <strong>il</strong> <strong>supporto</strong> <strong><strong>al</strong>le</strong><br />
<strong>decisioni</strong> e <strong>al</strong> <strong>sistema</strong> <strong>dei</strong> controlli<br />
Dott.ssa Nadia F<strong>il</strong>iteri<br />
Forum PA<br />
Roma, 9 maggio 2006
© SAP AG- SAP It<strong>al</strong>ia S.p.A. –<br />
Il <strong>per</strong>corso di innovazione nella Regione<br />
Em<strong>il</strong>ia-Romagna<br />
“Costruire una Regione che faccia fronte <strong>al</strong>la sua missione in modo<br />
innovativo e improntato a criteri di maggiore efficienza ed efficacia.<br />
(la “Nuova Regione” DPEF region<strong>al</strong>e 2000-2002)<br />
Le tappe princip<strong>al</strong>i<br />
• Agenda della Modernizzazione (2000-2002): programma <strong>per</strong> la<br />
gestione strategica del cambiamento<br />
• Legge Region<strong>al</strong>e 43/01 : T.U. in materia di organizzazione, rivede<br />
l’organizzazione e recepisce la disciplina del d.lgs.286 in materia di<br />
controlli interni<br />
• Progetto Sa<strong>per</strong>e (2002): sv<strong>il</strong>uppo di sistemi informativi integrati<br />
• Progetto Compass (2002): <strong>per</strong> l’avvio del controllo strategico<br />
• Progetto Integra (2004): introduzione della programmazione<br />
annu<strong>al</strong>e di direzione e di servizio
Livelli organizzativi<br />
Organo<br />
politico<br />
Direzioni/<br />
Servizi<br />
Responsab<strong>il</strong>i<br />
iniziative<br />
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Le relazioni fra i livelli di controllo<br />
Politiche<br />
Azioni corrett.<br />
CONTROLLO<br />
STRATEGICO<br />
Attuazione R<strong>il</strong>evazione<br />
feedback<br />
Budget<br />
input<br />
Azioni corrett.<br />
CONTROLLO<br />
DI GESTIONE<br />
Attuazione An<strong>al</strong>isi.Scosta<br />
menti<br />
Obiettivo:<br />
sv<strong>il</strong>uppare una metodologia e<br />
una organizzazione integrata<br />
tra i livelli di controllo<br />
feedback<br />
Programmaz.<br />
o<strong>per</strong>ativa<br />
input<br />
Azioni corrett.<br />
CONTROLLO<br />
OPERATIVO<br />
Attuazione An<strong>al</strong>isi.Scosta<br />
menti<br />
Livello delle informazioni<br />
Strategiche Direzion<strong>al</strong>i O<strong>per</strong>ative
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•PIANIFICAZIONE<br />
Pianificazione<br />
Priorità, articol.<br />
tempor<strong>al</strong>e e<br />
risorse disp.<br />
Vincoli,<br />
coordinamento<br />
e fattib<strong>il</strong>ità<br />
•STRATEGICA<br />
•PROGRAMMAZIO<br />
•NE DIREZIONALE<br />
•PROGRAMMAZIO<br />
• NE OPERATIVA<br />
Negoziazione e<br />
assegnazione.<br />
Competenze e<br />
sv<strong>il</strong>uppo<br />
Strategica<br />
Programmazione<br />
Direzion<strong>al</strong>e<br />
Programmazione<br />
O<strong>per</strong>ativa<br />
Categoria<br />
obiettivi<br />
OBIETTIVI<br />
POLITICI<br />
OBIETTIVI<br />
STRATEGICI<br />
OBIETTIVI DI<br />
UNITA’<br />
ORGANIZZATIVA<br />
OBIETTIVI<br />
INDIVIDUALI<br />
Il modello a tendere<br />
Descrizione<br />
•Obiettivi e priorità<br />
di mandato, con<br />
orizzonte<br />
tempor<strong>al</strong>e di 5<br />
anni<br />
•Sono indirizzi di<br />
politiche integrate<br />
e di settore, con<br />
orizzonte<br />
tempor<strong>al</strong>e 3-5 anni<br />
(slittante)<br />
•Obiettivi delle<br />
Direzioni/Agenzie/<br />
Servizi, orizzonte<br />
tempor<strong>al</strong>e 1 anno<br />
•Obiettivi <strong>dei</strong><br />
singoli dirigenti e<br />
p.o., con orizzonte<br />
tempor<strong>al</strong>e di 1<br />
anno<br />
Livello di<br />
attribuzione<br />
•Presidente con<br />
la giunta<br />
•Comitato di<br />
direzione,<br />
Direttori Gener<strong>al</strong>i<br />
•Unità<br />
organizzative<br />
semplici /<br />
complesse<br />
•Singoli<br />
responsab<strong>il</strong>i di<br />
UO / progetti<br />
Oggetto di<br />
codifica<br />
•Programma<br />
di giunta<br />
•Dpef<br />
• Programmi<br />
di:<br />
• direzione<br />
• servizio<br />
•Schede di<br />
gestione della<br />
prestazione<br />
individu<strong>al</strong>e<br />
Tipo di<br />
verifica<br />
•V<strong>al</strong>utazione<br />
politica di<br />
mandato<br />
(elezioni)<br />
•Controllo<br />
strategico<br />
•V<strong>al</strong>utazione<br />
direzion<strong>al</strong>e e<br />
controllo di<br />
gestione<br />
•V<strong>al</strong>utazione<br />
della<br />
prestazione<br />
individu<strong>al</strong>e
Per poter procedere concretamente <strong>al</strong>l’avvio e <strong>al</strong>lo sv<strong>il</strong>uppo del<br />
modello, sono state identificate tre aree di lavoro<br />
• La scelta di una metodologia <strong>per</strong> an<strong>al</strong>izzare le politiche<br />
region<strong>al</strong>i e <strong>per</strong> v<strong>al</strong>utarne i processi di attuazione;<br />
• La progettazione di un’organizzazione attraverso la qu<strong>al</strong>e<br />
procedere <strong>al</strong>lo sv<strong>il</strong>uppo della funzione e <strong>dei</strong> relativi processi;<br />
• La progettazione e re<strong>al</strong>izzazione di strumenti <strong>per</strong> supportare i<br />
processi di programmazione e controllo e l’integrazione tra i<br />
livelli di programmazione, e in particolare la re<strong>al</strong>izzazione di un<br />
<strong>sistema</strong> informativo attraverso <strong>il</strong> qu<strong>al</strong>e <strong>sistema</strong>ticamente<br />
raccogliere le informazioni e osservare l’andamento degli<br />
indicatori individuati.<br />
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Le aree di lavoro
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La metodologia (1)<br />
• Si è adottato una schema di an<strong>al</strong>isi di tipo multidimension<strong>al</strong>e,<br />
mutuato da una tecnica nota come b<strong>al</strong>anced scorecard,<br />
opportunamente riadattata <strong><strong>al</strong>le</strong> esigenze di un ente come la<br />
Regione.<br />
• L’idea di fondo è che gli obiettivi di ciascuna politica in termini di<br />
impatto sulla collettività (che <strong>per</strong> un ente come la Regione<br />
costituisce la dimensione princip<strong>al</strong>e), sono collegati in via logica a<br />
obiettivi che afferiscono ad aspetti di natura più organizzativa<br />
(processi, competenze) e strument<strong>al</strong>e (risorse finanziarie,<br />
investimenti ecc)<br />
• Il tentativo quindi è stato quello di collegare obiettivi che<br />
riguardano tipicamente l’impatto delle politiche (efficacia) a<br />
obiettivi che riguardano più propriamente l’organizzazione e i<br />
processi di attuazione delle politiche (efficienza).
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Finanziaria<br />
Declina gli obiettivi in<br />
termini di impiego<br />
efficiente ed efficace<br />
delle risorse investite<br />
La metodologia (2)<br />
Collettività<br />
Declina gli obiettivi del programma<br />
region<strong>al</strong>e in termini di impatto sulla<br />
collettività amministrata o di<br />
soddisfazione <strong>dei</strong> bisogni di<br />
determinati portatori di interessi<br />
Programma<br />
Region<strong>al</strong>e<br />
Competenze<br />
Declina gli obiettivi in relazione<br />
<strong><strong>al</strong>le</strong> nuove competenze che l’ente<br />
deve sv<strong>il</strong>uppare <strong>per</strong> migliorare i<br />
processi e aumentare l’efficacia<br />
delle risorse<br />
Processi<br />
Declina gli obiettivi in termini di<br />
individuazione, miglioramento e<br />
sv<strong>il</strong>uppo <strong>dei</strong> processi critici <strong>per</strong><br />
l’attuazione della politica, sia<br />
interni che esterni
AZIONI<br />
sono attività programmate <strong>per</strong> supportare <strong>il</strong><br />
raggiungimento di un obiettivo. A ciascuna<br />
iniziativa si collega un budget, rappresentato d<strong>al</strong>lo<br />
stanziamento previsto d<strong>al</strong> b<strong>il</strong>ancio di previsione<br />
annu<strong>al</strong>e / plurienn<strong>al</strong>e<br />
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Prospettiva<br />
collettività<br />
finanziaria<br />
processi<br />
competenze<br />
Obiettivi<br />
La metodologia (3)<br />
1…<br />
2…<br />
n…<br />
Azioni<br />
INDICATORI<br />
esplicitano le metriche con cui si approssima la<br />
misurazione degli obiettivi:<br />
• indicatori di risultato, rappresentano misure<br />
dell’azione,<br />
• indicatori di impatto, referenziano una<br />
misura di risultato rapportandola ad una misura<br />
del contesto.<br />
Di risultato<br />
Indicatori<br />
Di impatto<br />
Target<br />
VALORI<br />
sono le possib<strong>il</strong>i misure assunte dagli indicatori:<br />
• target, quando sono misure del risultato atteso<br />
• effettivi quando sono misure del risultato<br />
conseguito
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L’organizzazione<br />
• Per implementare la funzione di controllo abbiamo quindi pensato<br />
ad un organizzazione che si poggia su un <strong>sistema</strong> decentrato di<br />
relazioni funzion<strong>al</strong>i con le direzioni gener<strong>al</strong>i, che abbiamo<br />
chiamato “rete <strong>dei</strong> controller”, proprio <strong>per</strong> evidenziare che questi<br />
snodi funzion<strong>al</strong>i non sono solo fornitori di <strong>dati</strong>, ma titolari, insieme <strong>al</strong><br />
servizio centr<strong>al</strong>e, della funzione di controllo.<br />
• Il progetto si è sv<strong>il</strong>uppato sull’idea di un servizio centr<strong>al</strong>e che<br />
presidia metodologie, strumenti e assicura l’omogeneità e la<br />
possib<strong>il</strong>ità di una visione di insieme delle politiche region<strong>al</strong>i e una<br />
rete decentrata che <strong>al</strong>imenta e ut<strong>il</strong>izza anche a fini propri <strong>il</strong><br />
<strong>sistema</strong>.<br />
• Consideriamo indispensab<strong>il</strong>e questa “rete” e <strong>per</strong> questo abbiamo<br />
pensato di investire su di essa in attività di formazione e<br />
sensib<strong>il</strong>izzazione, <strong>per</strong> creare una diffusa cultura del “controlling”.
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Architettura logica del <strong>sistema</strong> di controllo<br />
2005<br />
2005<br />
2005<br />
2005<br />
2005<br />
2005
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Architettura informatica <strong>sistema</strong> di controllo<br />
SEM<br />
BW Data Warehouse<br />
SD<br />
S<strong>al</strong>es &<br />
MM<br />
Distribution<br />
Materi<strong>al</strong>s<br />
PP<br />
Mgmt. Mgmt<br />
Production<br />
Planning<br />
QM<br />
Qu<strong>al</strong>ity<br />
Mgmt. Mgmt PM<br />
Plant Main-<br />
tenance<br />
HR<br />
Human<br />
Resources<br />
ERP SAP R/3<br />
FI-FM FI FM<br />
Financi<strong>al</strong><br />
Accounting CO<br />
Controlling AA<br />
Fixed Assets<br />
Acctg<br />
PS<br />
Project<br />
WF<br />
System<br />
WF<br />
System<br />
Workflow<br />
IS<br />
Industry<br />
Solutions<br />
Pianificazione e controllo<br />
Sistema transazion<strong>al</strong>e<br />
integrato
Architettura Gener<strong>al</strong>e Applicazione Software<br />
Livello 3<br />
C<strong>al</strong>colo e Presentazione<br />
Livello 2<br />
Data Warehouse Controllo<br />
Strategico e Direzion<strong>al</strong>e<br />
Livello 1<br />
Sistemi Sorgente<br />
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Architettura informatica <strong>sistema</strong> di controllo<br />
Applicazioni Applicazioni specifiche specifiche<br />
delle delle Direzioni Direzioni Gener<strong>al</strong>i Gener<strong>al</strong>i<br />
Motore OLAP<br />
Applicazioni<br />
Settori<strong>al</strong>i<br />
Applicazioni An<strong>al</strong>itiche<br />
BSC - MC<br />
DW Controlli<br />
Processi ETL<br />
Applicazioni<br />
Gestion<strong>al</strong>i ERP<br />
Contab<strong>il</strong>ità Finanziaria, e Contab<strong>il</strong>ità An<strong>al</strong>itica<br />
Query & Reporting<br />
Indicatori Indicatori<br />
di di Impatto Impatto<br />
e<br />
di di Risultato Risultato<br />
Fonti Esterne<br />
Istat, Istat, Ministeri,…<br />
Ministeri,…<br />
SAP Strategic<br />
Enterprise<br />
Management<br />
SAP Business<br />
Explorer<br />
SAP Business<br />
Warehouse<br />
SAS – DB2<br />
Excel&Access<br />
SAP R/3<br />
Altre Fonti
Dati di Scenario<br />
•Economico- finanziari<br />
•Demografici<br />
•Soci<strong>al</strong>i<br />
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I “<strong>dati</strong>” <strong>per</strong> <strong>il</strong> controllo<br />
Dati Regione Em<strong>il</strong>ia-Romagna<br />
•Programmazione della spesa<br />
•Dati di b<strong>il</strong>ancio<br />
•Dati gestion<strong>al</strong>i<br />
An<strong>al</strong>isi delle<br />
politiche e <strong>dei</strong><br />
programmi<br />
Misurazione<br />
dell’efficienza e<br />
dell’efficacia<br />
dell’efficacia<br />
Dati <strong>al</strong>tre Amministrazioni<br />
Loc<strong>al</strong>i<br />
•Programmazione della spesa<br />
•Dati di b<strong>il</strong>ancio<br />
•Dati gestion<strong>al</strong>i
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