archivist - Sistema Archivistico nazionale

“All’opposto per il piloto mayor e gli altri
cartografi il lavoro più ponderoso principia
quando i navigli rientrano e i piloti fanno
consegna nelle loro mani dei registri di
bordo. Bisogna far confronto tra le nuove
misure e le precedenti, dar conto delle
discrepanze, prestar riguardo alle
annotazioni che raccontano quanto
occorso durante il viaggio e, se si tratta di
un esploramento in mari incogniti, far
revisione del padron real…

Addentrandosi nel particolare, hanno significanza
le rotte, i giorni di arrivo e di partenza dai porti, con
le notizie utili a farvi entratura, e il regime dei venti,
con le bonacce, le tempeste e le correnti che
percorrono le acque. Parimenti torna conveniente
riportare la posizione delle nuove isole, delle
secche degli scogli visibili o di quelli poco sotto il
pelo dell’acqua e di tutti gli altri pericoli o mal
evenienze capitate dal principio al termine della
traversata e nei quali potrebbero incorrere altri
navigli.

Non tutti i piloti sono però abili a prender nota di ciò
che distingue un navigamento. Alcuni per imperizia,
altri per malavoglia, altri ancora perché hanno avuto
nomina di piloti pur sapendo leggere e scrivere a
stento. E’ su questo aspetto che, mi sono fatto
persuaso, dovrà impuntarsi l’ammaestramento che
impartiremo loro. Ogni registro di viaggio dovrà
seguire un medesimo schema di annotazioni che
consenta al rientro una confrontazione svelta e
fruttifera delle misurazioni, e non dipendere dall’estro
momentaneo del suo compilatore”.
Francesco Ongaro, Memorie di un cartografo veneziano, Corbaccio, 2009,
pp.173-174

21 gennaio 2009

Registrazione e segnatura della corrispondenza
Registrazione analitica e sintetica, ossia
possibilità di attribuire lo stesso numero di
protocollo a tutti i documenti afferenti ad un
medesimo affare (art.25)
Classificazione dei documenti tramite uso del
Titolario
Definizione, creazione, gestione dei fascicoli
(artt. 34-42)
Registrazione in uscita delle carte “sui protocolli
di rimpetto a quelle cui esse servono di
riscontro” (art. 66)

Legalità
Buon andamento
Imparzialità
Economicità, efficacia, pubblicità
Trasparenza

Il procedimento è costituito da una “serie di atti
ed operazioni funzionalmente collegati in
relazione ad un unico effetto” (Adunanza
plenaria del Consiglio di Stato del 28 gennaio
1961)
Il suo scopo è quello di predisporre la tutela
giuridica della decisione del soggetto pubblico
ed ha come effetto quello di attuare i principi
della oggettivazione e della razionalizzazione
dell’agire amministrativo

Le pubbliche amministrazioni sono tenute ad
individuare, per ciascun tipo di
provvedimento, l’unità organizzativa
responsabile dell’istruttoria e di ogni altro
adempimento procedurale e a proporre,
all’interno di ciascuna di esse, il responsabile
del procedimento

Procedimentalizzazione
Prefigurazione dell’azione: piani,
bilanci, progetti
Diffusione di forme contrattuali
Tecnicizzazione dell’azione pubblica
Uso del diritto privato
Incidenza del diritto comunitario

Nel procedimento si realizza il principio
di documentalità per cui ogni passaggio
che conduce alla determinazione
conclusiva e la stessa determinazione
debbono possedere l’evidenza
documentale

La legge n. 59/1997 sancisce per la prima volta in
Italia la validità giuridico amministrativa del
documento informatico:
L’art. 15 della L. n. 59/1997 ha disposto che “gli atti,
dati e documenti formati dalla pubblica
amministrazione e dai privati con strumenti
informatici o telematici, i contratti stipulati nelle
medesime forme, nonché la loro archiviazione e
trasmissione con strumenti informatici sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge”.

Decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
(G.U. 20 febbraio 2001, n. 42)
•Disciplina la formazione, il rilascio, la tenuta e la
conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e
documenti da parte di organi della pubblica
amministrazione.
•L'art.50 dispone che entro il 1 gennaio 2004 tutte le
pubbliche amministrazioni attivino almeno il "nucleo
minimo" per digitalizzare la gestione dei documenti.

¤ D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10, attuazione della
direttiva 1999/93/CE, relativa ad un quadro comunitario
per le firme elettroniche (abrogato dal Codice AD)
¤ DPR 7 aprile 2003, n. 137, recante disposizioni di
coordinamento in materia di firme elettroniche a norma
dell’art. 13 del D. Lgs. 10/2002
¤ DPCM 13 gennaio 2004, recante le regole tecniche per
la produzione, trasmissione, conservazione, validazione
e riproduzione dei documenti informatici

Decreto del Presidente della
Repubblica 4 aprile 2002 n. 101
(G.U. n. 125 del 30 maggio 2002)
Regolamento recante criteri e modalita'
per l'espletamento da parte delle
amministrazioni pubbliche di procedure
telematiche di acquisto per
l'approvvigionamento di beni e servizi.

DPCM 30 ottobre 2003
(G.U. 27 aprile 2004, n. 98)
Approvazione dello schema nazionale
per la valutazione e la certificazione della
sicurezza nel settore della tecnologia
dell’informazione, ai sensi dell’art. 10,
comma 1, del decreto legislativo 23
febbraio 2002, n. 10

¤ Decreto 23 gennaio 2004 del MEF, recante
modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici
¤ D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, attuazione
della direttiva 2001/115/CE che semplifica e
armonizza le modalità di fatturazione in
materia di IVA (fattura elettronica)

Decreto del Presidente della Repubblica
11 febbraio 2005, n. 68
(G.U. n. 97 del 28 aprile 2005)
Regolamento recante disposizioni per
l'utilizzo della posta elettronica
certificata

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82
(G.U. del 16 maggio 2005 n. 112 )
Il Codice obbliga tutte le amministrazioni a
gestire i documenti con sistemi informatici
mediante il protocollo elettronico e
l'archiviazione elettronica (art. 20 e segg.;
art. 40 e segg.; art.58 e segg.)

Regole per il riconoscimento e
la verifica del documento
informatico.(G.U. 3 marzo
2005, n. 51)

Regole tecniche per la definizione
del profilo di busta crittografica
per la firma digitale in linguaggio
XML (G.U. 3 ottobre 2006, n.
230)

Art. 32: decorrenza 1/1/2010 pubblicità
legale di atti e provvedimenti
amministrativi solo su Web (la pubblicità
cartacea non avrà valore legale)
Art. 32: decorrenza 1/1/2013 atti soggetti
a pubblicazione su stampa quotidiana
(bilanci, atti e provvedimenti su procedure
di evidenza pubblica) avranno valore
legale solo su Web, mentre su carta
avranno solo finalità di diffusione

Art. 33 delega al Governo per modifiche al CAD
Art.34 modifica il Cad art. 6 dando facoltà a regioni ed enti
locali di fornire i cittadini di caselle di PEC, oppure…
…Art. 35 (autorizza il Governo a modificare il dpr 68/2005)
di sistemi analoghi: EPCM (Electronic Postal Certification
Mark)
Art. 35 modifica l’art. 16 del D. lg. 185/2008: entro il
31/12/2009 le PA dotate di sito Web devono pubblicare il
registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico, con
possibilità di verifica a distanza del cittadino dello stato di
avanzamento delle pratiche

Regole tecniche in materia di
generazione, apposizione,
verifica delle firme digitali e
validazione temporale

Regole per il riconoscimento
e la verifica del documento
informatico

E’ ormai assodato che essa rivesta il ruolo
strategico di una delle componenti fondamentali
dell’innovazione della PA
Proprio tale componente infatti è stata oggetto
di sistematica revisione normativa,
regolamentare, procedurale e strumentale, al
fine di armonizzarne l’esercizio con le nuove
tecnologie informatiche e telematiche

Principio di documentalità: la PA esprime e
motiva le proprie decisioni nella forma scritta
La produzione documentaria è “involontaria”,
ossia supporta in maniera “naturale” e costitutiva i
processi e i procedimenti amministrativi
Essa assicura trasversalmente i principi ispiratori
che la normativa prevede (legalità, imparzialità,
buon andamento, trasparenza, ecc.)

Assicura la certezza del diritto che il cittadino e
l’impresa si attendono dalla PA
Supporta i processi decisionali garantendo la
completezza, la qualità e la corretta
sedimentazione dell’informazione amministrativa
sia nella fase di attuazione delle decisioni, sia nel
loro reperimento remoto, sincronico e diacronico
Garantisce al funzionario responsabile di
procedimento uno strumento organizzativo e
giuridico per la qualità del proprio lavoro (dati,
tempi, informazioni istruttorie, prova della
corretta conduzione dell’affare)

NO
BPR
Progetti
informatici
NO
Revisione
normativa
Interventi
organizzat.
Progetti
informatici
Requisiti
integrati
Acquisizioni tecnologiche e realizzazione sistemi
Modalità operative
Impatto organizzativo
Leggi e norme
Iniziative convergenti

Per Knowledge Management (letteralmente “Gestione
della Conoscenza”) si intende la funzione di sviluppo e
gestione delle risorse relative alle:
- conoscenze tangibili
- conoscenze intangibili
di un’organizzazione.

Document management
Per “gestione dei documenti” si intende l’insieme delle attività che accompagnano fin
dalla sua origine ogni documento aziendale al fine di costruire un archivio all’interno
del quale raccogliere, classificare ogni informazione e dato aziendale.
Content management
Per “gestione dei contenuti” si intende l’insieme delle attività atte a definire un certo
grado di omogeneità nei formati utilizzati per la creazione dei documenti. Lo scopo è
quello di generare un “master copy” a cui consegue una serie di output editoriali
(web, pubblicazione su carta, eBook, rassegna stampa).
Information Retrieval
Per “informazione recuperata” si intende l’insieme delle attività che permettono di
reperire velocemente le informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda
Collaboration & Workflow
Per “collaborazione e flusso di lavoro” si intende l’insieme delle attività atte ad
incentivare la distribuzione ed esplicitazione della conoscenza attraverso strumenti,
quali gruppi di discussione, forum o mailing list.
Enterprise Information
Portal
Per “portale di informazione aziendale” si intende un unico punto di accesso,
standardizzato ma personalizzabile, finalizzato a favorire l’accumulo, l’archiviazione, la
condivisione della conoscenza appartenente all’impresa stessa.

“Archivi cartacei ed elettronici, sistemi
informatici disomogenei, dati strutturati e
documenti tradiscono il risultato di una
gestione del capitale cognitivo priva di un
disegno organico di sviluppo, tesa a
privilegiare, di volta in volta, aspetti
particolari e segmentati, quando non la
singola applicazione tecnologica”
A.Rovella - G. Marré, “Strutturazione dell’informazione e
integrazione della conoscenza”, in AIDA informazioni, n. 3-4 2007

Con il termine Business Intelligence ci si
riferisce alle metodologie e tecnologie
informatiche che integrano, certificano,
centralizzano e quindi valorizzano l’immenso
patrimonio informativo generato in un ente, lo
elaborano e lo rendono accessibile in maniera
semplice e veloce all’utente finale.
L’informazione è infatti un bene a valore
crescente, necessario per pianificare e
controllare con efficacia le attività di una
qualsiasi organizzazione.

COMPLESSITA’
DELLE
ATTIVITA’
alta
bassa
CAPACITA’ DI GESTIONE DEL FLUSSO DI
INFORMAZIONI
bassa alta
Disequilibrio
Sovraccarico informativo
Bassa performance
Inefficacia
Equilibrio
Adeguate performance
Equilibrio
Alte performance
Disequilibrio
Eccesso di capacità
Costi elevati
Inefficienza

Quali sono i nodi tematici più importanti
connessi alle dinamiche di un archivio in
formazione?
La disciplina archivistica tradizionale
possiede tutte le risposte ai quesiti
metodologici posti in essere dalla
formazione di un archivio?
Quali sono le differenze principali con i temi
dell’archivio storico?

I più importanti principi dell’archivistica
nascono dalle esigenze pratiche
connesse al riordinamento di fondi storici
depositati presso archivi di
concentrazione
“Il nucleo fondamentale dell’archivistica,
cioè il riordinamento delle carte, ha per
oggetto l’indagine storica sulla formazione
e tradizione dei fondi…”
(Paola Carucci, Maria Guercio, Manuale di Archivistica,
Carocci, 2008, p. 61)

Come l’archeologo l’archivista entra in
contatto con un complesso documentario di
cui deve ricostruire tipologie di materiali
(forme diplomatistiche), modalità di
produzione e contesti (storia delle istituzioni),
lacune, smembramenti, struttura originaria
(storia dell’archivio e individuazione del
vincolo originario, applicazione del metodo
storico)

A differenza dell’archivista archeologo,,
l’archivista ingegnere si trova nelle condizioni
di dover dettare le regole per la corretta
formazione di un sistema documentario in linea
con i principi archivistici e pertanto definire
principi per la corretta formazione dei
documenti (forme diplomatistiche), per la loro
sedimentazione coerente (vincolo archivistico)
attraverso la preparazione di strumenti per il
trattamento della documentazione (piani di
classificazione, di fascicolazione, di
conservazione, manuali di gestione, ecc.)

“Sotto il profilo metodologico, tutti questi
interventi si rifanno a criteri archivistici
consolidati per la tenuta degli archivi correnti
[…] la possibilità di comparare i dati richiede
ulteriori interventi di normalizzazione nelle
descrizioni, forme di linguaggio controllato,
liste di enti, di persone e di luoghi,
indicizzazioni ragionate, creazioni di thesauri,
informazioni di contesto”
(Paola Carucci, Maria Guercio, Manuale di Archivistica,
Carocci, 2008, p. 64)

Il riordinatore di archivi deve dare conto di processi
avvenuti nel passato, fornendo spiegazioni sul formarsi
più o meno organizzato di fondi (bottom up; andamenti
induttivi, scienza pura: falsificabilità delle conclusioni)
Il record manager deve dare sistematica coerenza ai
quei processi di formazione, e quindi anche alla dottrina
che li supporta, contribuendo alla elaborazione di
metodologie archivistiche che trovano sul campo la
dimostrazione della propria efficacia (top-down;
andamenti deduttivi; scienza applicata: inefficacia delle
premesse)

class Fascicolo
+profilo
Profilo
+metadati *
Metadato
+ chiave:
+ valore:
Fascicolo
+ dataRiferimentoClassificazione:
+ profilo: Profilo
+ contenuti:
*
{ordered}
DocConIdentificativo
DocInProtocollo
+contenuti
ContenutoDelFascicolo
+contenuti
*
{ordered}
SubFascicolo
+ profilo: Profilo
+ contenuti:

L’elemento cruciale di distinzione sta nel
ruolo culturale del primo e organizzativo
del secondo:
l’archivist conserva, ordina e descrive fonti per
la storia;
il record manager è responsabile di un
sistema che fornisce valore di prova ai
documenti in esso conservati, svolgendo un
ruolo giuridico e amministrativo

FIGURA ARCHIVISTA
CONSERVATORE
RECORD MANAGER
RUOLO/RESPONSABILITA’ STORICO CULTURALE ORGANIZZATIVO/AMMINISTR
ATIVO
METODOLOGIE BOTTOM
UP/INDUTTIVE/SCIENZE
ESATTE
STRUMENTI DESCRITTIVI GESTIONALI
DISCIPLINE CONTIGUE DIPLOMATICA,
PALEOGRAFIA STORIA
DELLE ISTITUZIONI, STORIA
DEL DIRITTO
TOP
DOWN/DEDUTTIVE/SCIENZE
APPLICATE
DIPLOMATICA,
INFORMATICA, TEORIA
DELL’ORGANIZZAZIONE,
DIRITTO
ISTITUTI DI RIFERIMENTO BIBLIOTECHE, MUSEI SETTORI DI
PROGRAMMAZIONE,
COORDINAMENTO,
CONTROLLO DEL SOGGETTO
PRODUTTORE

Forma, struttura e contesto di creazione, sono concetti
che si riferiscono specificamente sia ai dati che
costituiscono e mantengono un record come tale, sia a
quelli che rappresentano lo schema interpretativo dei
loro contenuti.
Usando questi concetti la metodologia archivistica
supporta sia la creazione che l’interpretazione dei
documenti archivistici. Nell’applicare la metodologia
archivistica noi possiamo scegliere, come con ogni
sistema, tra due approcci. Possiamo approcciare
l’archivio o negli elementi di cui esso consiste o dalle
funzioni che adempie o ha adempiuto

Il primo approccio è quello classico. Un archivio è
considerato come un’entità fisica; è attraverso un’analisi dei
records e del loro ordinamento che uno tenta di intuire le
loro reciproche relazioni e in tal modo l’intero archivio e i
processi di lavoro, le attività che lo hanno generato. Questo
approccio può essere ancora usato, specialmente
nell’analisi di un archivio che è stato già prodotto, che non è
troppo esteso e che consiste di unità informative classiche.
La metodologia archivistica corrente spesso adotta la
posizione che il contesto (funzionale oppure organizzativo)
di provenienza può essere proficuamente assunto come
punto di partenza dell’analisi

In tal modo in primo luogo si analizzano la missione, le
funzioni, le mansioni e si individuano gli attori, i loro mandati e i
processi di lavoro. Sulla base di questo modello è progettato o
ricostruito un sistema archivistico. Questo approccio analitico
funzionale è più ampio del classico approccio descrittivo ed è
anche più adeguato per l’analisi di un archivio dinamico o un
archivio in via di produzione e per archivi molto estesi e/o
digitali, i quali non possono essere analizzati “record by record”
Il classico metodo descrittivo e il moderno metodo analiticofunzionale
sono complementari non contrapposti e lo stesso
vale per il metodo induttivo (bottom-up) e quello deduttivo (topdown)

L’approccio top-down non esclude quello bottom-up , ma lo
presume. La ricerca sui procedimenti e le loro relazioni può
condurre a previsioni circa i documenti archivistici che
potrebbero essere prodotti, ma è il risultato pratico che
mostrerà in che misura le previsioni sono corrette.
L’altro approccio, una ricostruzione della struttura fisica di
un archivio conduce a previsioni circa l’organizzazione dei
procedimenti che ha prodotto l’archivio, ma la validità di
queste previsioni deve essere dimostrata dall’analisi di
quegli stessi procedimenti

Principles and Functional
Requirements for Records in
Electronic Office Environments
2008

Module 1: Panoramica generale e formulazione
di principi
Module 2: Linee Guida e requisiti funzionali per
ERMS
Module 3: Linee Guida e requisiti funzionali per
i documenti archivistici nei sistemi aziendali

1. L’informazione amministrativa in formato elettronico deve
essere attivamente gestita e conservata in modalità affidabili
come prova autentica dell’attività pratica
2. L’informazione amministrativa deve essere collegata al suo
contesto attraverso l’uso di metadati
3. L’informazione amministrativa deve essere custodita e deve
rimanere accessibile da utenti autorizzati per tutto il tempo
necessario
4. L’informazione amministrativa deve essere organizzata in
modo gestibile, sistematico e controllabile

5. I sistemi dovrebbero supportare una corretta
gestione dell’informazione amministrativa come
parte organica del procedimento
6. I sistemi per la cattura e la gestione
dell’informazione amministrativa devono fare
affidamento su metadati standardizzati come
parte attiva, dinamica e integrante della gestione
documentale
7. I sistemi debbono assicurare l’interoperabilità
nel tempo tra piattaforme e domini

8. I sistemi debbono poter contare quanto più
possibile su standard aperti e neutralità
tecnologica
9. I sistemi dovrebbero avere la capacità di
importare ed esportare grandi masse di
informazioni usando formati aperti
10. I sistemi debbono conservare
l’informazione amministrativa in un ambiente
sicuro

11. I metadati dovrebbero essere generati
dal sistema quanto più possibile
12. Dovrebbe essere facile per gli utilizzatori
creare/catturare records dall’attività
amministrativa

1. L’informazione amministrativa in formato elettronico deve
essere attivamente gestita e conservata in modalità affidabili
come prova autentica dell’attività pratica
Nel momento in cui i procedimenti sono sempre più informatizzati,
l’informazione elettronica generata da tali attività può costituire
l’unica prova (traccia, documentazione) di specifiche transazioni o
decisioni. La conservazione di tale prova nella forma di documenti
archivistici stabili e permanenti (fixed) è necessaria per la ordinaria
affidabilità e responsabilità dell’organizzazione. Ciò comporta
l’identificazione di un set di informazione elettronica che costituirà
documentazione archivistica con valore probatorio

2. L’informazione amministrativa deve essere collegata al suo
contesto attraverso l’uso di metadati
Affinché l’informazione abbia la capacità funzionale propria di un documento
archivistico è necessario aggiungere all’informazione dati aggiuntivi
(metadati) che la pongano nel contesto dei procedimenti amministrativi e
dell’ambiente informatico nel quale essa è stata prodotta. Nel caso di sistemi
di workflow tale contesto deriva dal sistema e dalla sua documentazione. In
altri sistemi, comunque, tale informazione di contesto deve essere associata
al documento archivistico nella misura in cui si renda necessario fornire al
documento archivistico la longevità sufficiente alla sua comprensione e
massimizzarne valore e utilità come supporto probatorio dell’attività pratica

3. L’informazione amministrativa deve essere
custodita e deve rimanere accessibile da utenti
autorizzati per tutto il tempo necessario
I progettisti e gli sviluppatori dei software di “business
information” debbono assicurare che i documenti
informatici possano essere ricercati, recuperati e resi
in formati accessibili e i mezzi affinchè ciò sia
possibile per tutto il tempo richiesto dagli scopi pratici
e giuridici. In questo contesto gli enti dovrebbero
evitare usi erronei delle tecnologie e
cifrature/crittografie connesse ai diritti digitali

4. L’informazione amministrativa deve essere
organizzata in modo gestibile, sistematico e
controllabile
Un requisito di adeguata tenuta dei documenti consiste
nell’uniformare a regole specifiche la gestione e
l’appropriata disposizione dei record generati dai
procedimenti amministrativi. I sistemi debbono poter
assicurare la gestione archivistica in una modalità
sistematica, controllabile e responsabile, in linea con i
requisiti operativi e giuridici

5. I sistemi dovrebbero supportare una corretta
gestione dell’informazione amministrativa come
parte organica del procedimento
Sebbene non sia necessariamente così apprezzato,
corrette prassi di gestione documentale costituiscono
parte integrante di ogni procedimento. Quando si
informatizzano i processi operativi, si dovrebbe sempre
valutare l’opportunità di una simultanea integrazione con
un software di gestione documentale

6. I sistemi per la cattura e la gestione dell’informazione
amministrativa devono fare affidamento su metadati
standardizzati come parte attiva, dinamica e
integrante della gestione documentale
Soluzioni informatiche di gestione documentale offrono
potenti capacità di accedere e collegare ai documenti
archivistici informazione di contesto standardizzata,
attraverso vocabolari controllati e tassonomie, in diverse
fasi del ciclo di vita del documento

7. I sistemi debbono assicurare l’interoperabilità nel
tempo tra piattaforme e domini
L’informazione elettronica prodotta da un ente come
sedimento della propria attività, in forma di documenti
archivistici, spesso richiede requisiti operativi o giuridici
di persistenza per periodi di tempo che possono
superare il ciclo di vita dell’hw o del sw che l’ha
generata.
Come tale l’informazione archivistica deve essere in
grado di presentarsi in un modo comprensibile e in
grado di essere “modificata”, se necessario, per la
migrazione ad altre piattaforme tecnologiche.

8. I sistemi debbono poter fare affidamento quanto
più possibile su standard aperti e neutralità
tecnologica
Molti software per la creazione o gestione di documenti
informatici sono sviluppati facendo uso di programmi
proprietari. Le dipendenze dall’hw e dal sw possono
avere effetti negativi sull’accesso e la conservazione di
documentazione archivistica nel lungo periodo.
L’uso di “open standards” migliora tali dipendenze
tecnologiche

9. I sistemi dovrebbero avere la capacità di importare ed
esportare grandi masse di informazioni usando formati
aperti
I documenti informatici sono il risultato di un procedimento
e sono gestiti da applicativi di gestione documentale che
possono comportare dipendenze nell’hw o nel sw.
I sw ERMS dovrebbero incorporare funzioni per rimuovere
tali dipendenze, supportando riformattazioni massive come
parte di funzioni di import/export di dati, o, al minimo,
attraverso codifiche non proprietarie dei metadati connessi
ai documenti archivistici

10. I sistemi debbono conservare l’informazione
amministrativa in un ambiente sicuro
Per finalità di sicurezza, i sistemi che informatizzano i
procedimenti spesso incorporano protezioni che limitano
particolari azioni individuali che possono essere eseguite
con l’informazione elettronica (per es. viste, stampe, editing,
copie o trasmissioni).
I sistemi non debbono permettere modifiche non autorizzate
dei records (inclusi i metadati) e allorché modifiche
autorizzate avvengono, debbono essere integralmente
documentate

11. I metadati dovrebbero essere generati dal sistema
quanto più possibile
Gli utenti sono normalmente contrari a interrompere il loro
lavoro oltre tre volte per il disbrigo di affari subordinati
all’esecuzione della loro attività primaria. Potrebbe essere
impraticabile e/o non necessario aspettarsi un ‘oculata
implementazione di metadati da parte degli utenti. I sistemi
dovrebbero essere disegnati ed implementati in modo da
permettere un popolamento automatico dei campi relativi ai
metadati archivistici

12. Dovrebbe essere facile per gli utilizzatori
creare/catturare records dall’attività
amministrativa
E’ necessario disegnare sistemi software che
automatizzino la tenuta dei records in un modo
trasparente (“invisible”) per gli utenti finali

Brevi considerazioni teoriche e pratiche

“Le fonti documentarie per la storia nascono e si
difendono nell’archivio in formazione”
Leopoldo Sandri, L’archivistica, in “Rassegna degli Archivi di Stato”,
XXVII (1967), pp. 411-426
“La funzione prioritaria dell’archivio corrente è di
regolare il processo di sedimentazione delle carte in
modo da ritrovare rapidamente e con certezza i
documenti quando servono” (Paola Carucci, Maria
Guercio, Manuale di Archivistica, Carocci, 2008, p. 73)
“Il momento formativo è quello di gran lunga più
importante, perché in esso si costituisce il vincolo
archivistico, che marchia in modo indelebile il
complesso documentario”
Giorgetta Bonfiglio Dosio, Primi passi nel mondo degli archivi,
CLEUP, seconda edizione, 2005, p. 45

I fondamentali normativi:
Istituzione delle Aree Organizzative Omogenee
Istituzione del Servizio per la tenuta del Protocollo
Informatico, dei flussi documentali e degli archivi
Individuazione del Responsabile del Servizio
Adozione del Protocollo Informatico e gestione
informatica dei documenti e flussi documentali
Adozione e pubblicazione del Manuale di gestione
Utilizzo della PEC
Accreditamento presso l’Indice IPA
Conservazione dell’integrità ed omogeneità del proprio
archivio storico
Descrizione inventariale del proprio archivio storico
Accessibilità del proprio archivio storico

I fondamentali archivistici:
Distinzione document/record
Affidabilità e autenticità dei records
Presidio delle relazioni necessarie, native e
stabili, tra i records
Predisposizione, controllo, aggiornamento e
conservazione degli strumenti (allegati al MdG)
Governo sincronico e diacronico dell’integrità
del sistema (procedure, responsabilità,
professionalità, controllo)

Prima, fondamentale distinzione:
Documenti generici (documents)
Documenti archivistici (records)

informazioni memorizzate a prescindere dal
supporto o dalle caratteristiche (glossario ISAD)
informazione registrata o oggetto che può
essere trattato come unità (moreq2 fonte iso
15489)

Supportano l’attività amministrativa senza richiedere particolari forme
di gestione e conservazione (che non siano quelle connesse alle
esigenze della ricerca)
Non rientrano nel sistema di Protocollo: possono essere oggetto di
trattamento documentale (es. descrizione catalografica) e di gestione
informatica (Intranet e/o sito Web), ma non sono classificati nel sistema
di Protocollo.
Non fanno parte dell’archivio, pertanto non generano responsabilità di
natura amministrativa o penale ai sensi del Codice dei Beni Culturali
Possono in certi casi supportare la conduzione di un procedimento
amministrativo, affiancandosi ai documenti archivistici classificati
all’interno di un fascicolo, ma non facendo parte dell’archivio possono
essere eliminati dal fascicolo una volta concluso l’affare

Informazioni memorizzate su qualsiasi supporto
o tipologia documentaria, prodotte o ricevute e
conservate da un ente o da una persona nello
svolgimento della propria attività o nella
condotta dei propri affari
(glossario ISAD)
Informazioni prodotte, ricevute e conservate a
fini probatori e informativi da una persona fisica
o giuridica per soddisfare obblighi legali o per lo
svolgimento delle proprie attività
(ISO 15489-1 e Moreq2 )

Sono atti pubblici che rappresentano
(analogicamente o informaticamente) atti o fatti
giuridicamente rilevanti, formati dalle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa
Ad essi la norma riconduce una serie di
adempimenti che vanno dalla loro redazione e
compilazione, al trattamento, gestione e
conservazione nel tempo, nonché ben precise
responsabilità amministrative e penali

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42
art. 10, comma 2, lettera b)
2. Sono beni culturali:
(...) b) gli archivi e i singoli documenti dello
Stato, delle regioni, degli enti pubblici
territoriali, nonché di ogni altro ente ed
istituto pubblico.

Sistema EDMS
permette ai documenti di essere
modificati e/o di esistere in varie
versioni;
può consentire ai relativi titolari di
modificare i documenti;
può comprendere alcuni controlli di
conservazione;
può comprendere una struttura di
memorizzazione di documenti, che
può essere controllata dall’utente; dall utente;
è prevalentemente destinato a
supportare l’uso l uso quotidiano di
documenti per le attività attivit correnti.
Edms / Erms
Sistema ERMS
impedisce di modificare i record;
impedisce di cancellare i record,
tranne in talune circostanze
severamente controllate
deve comprendere rigorosi controlli
di conservazione
deve comprendere una rigorosa
struttura di disposizione dei record
(lo schema di classificazione),
mantenuta dall’amministratore;
dall amministratore;
può sostenere le attività attivit quotidiane
ma è destinato anche a fornire un
deposito sicuro per record
amministrativi significativi

Sistema informativo
Sistema informatico Sistema documentale
Archivio

Il complesso dei documenti prodotti e ricevuti da una
persona fisica o giuridica nel corso della esplicazione
della propria attività e legati pertanto da un vincolo necessario.
Complesso
dei
documenti
Complesso delle
relazioni tra i
documenti
SISTEMA
ARCHIVIO

Art. 1, comma1, del D. lg. 82/2005
L’insieme delle attività finalizzate alla
registrazione e segnatura di protocollo,
nonché alla classificazione, organizzazione,
assegnazione, reperimento e conservazione
dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito
del sistema di classificazione d’archivio
adottato, effettuate mediante sistemi
informatici

Deve garantire:
la sicurezza e l’integrità del sistema;
la corretta e puntuale registrazione di protocollo in
entrata e in uscita;
le informazioni sul collegamento esistente tra ciascun
documento ricevuto e quelli formati per i
provvedimenti finali;
il reperimento delle informazioni sui documenti
registrati;
l’accesso, in condizioni di sicurezza, alle informazioni
del sistema nel rispetto della privacy;
la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito
del sistema di classificazione adottato;

Registro
di Protocollo
Duplice
funzione
Funzione giuridica
Determina la data certa di arrivo
o di partenza di ciascun documento
Funzione di gestione documentaria
Reperimento dei documenti e
verifica del flusso documentale

È lo strumento tecnico per la gestione sequenziale
dei documenti nel momento della loro formazione
Assicura – con il titolario – una struttura organizzata
all’archivio
Regola le procedure dalla nascita attraverso una rigida
cronologia (numero di corda)
Avvia la corretta distribuzione dei documenti correnti
Realizza i collegamenti tra i singoli documenti e i vari
fascicoli che li contengono
Censisce la mole documentaria posta in essere da un
ente produttore

“Il protocollo delle pubbliche amministrazioni è
un atto pubblico di fede privilegiata, avente ad
oggetto, tra l’altro, la data di ricezione dei singoli
atti, sicchè, in mancanza di querela di falso nei
confronti delle risultanze del protocollo è priva di
fondamento la pretesa di far accertare dal
giudice amministrativo una situazione
contrastante con le risultanze di un atto pubblico
fidefacente”

Segnatura
Registrazione
Art. 55 T.U.
Classificazione
Assegnazione
6 elementi di legge
obbligatori (art.53 T.U.)
A) n.progr.di protocollo B) data
di prot. C) identificaz.sintetica
dell’Amm.ne o AOO
1) n. di protocollo; 2) data di reg.;3)
mitt/dest.;4) oggetto; 5) data e
n.prot. del doc in entrata; 6)
impronta del doc. informatico
Può includere: D) codice id.
dell’ufficio assegnatario o
produttore; E) indice di
classificazione
In ambiente informatico la
segnatura può includere tutte le
informazioni di registrazione,
utilizzabili dall’ente ricevente per
automatizzare le operazioni di
registrazione del doc.ricevuto

Atto di assegnazione dell’identificazione
univoca al documento al momento
dell’immissione nel sistema

La rappresentazione
informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti

1. Il documento informatico da chiunque formato, la
registrazione su supporto informatico e la
trasmissione con strumenti telematici conformi
alle regole tecniche di cui all'articolo 71 sono
validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle
disposizioni del presente codice .
1-bis. L'idoneita' del documento informatico a
soddisfare il requisito della forma scritta e'
liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto
delle sue caratteristiche oggettive di qualita',
sicurezza, integrita' ed immodificabilita', fermo
restando quanto disposto dal comma 2.

2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica
qualificata o con firma digitale, formato nel rispetto delle
regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71, che
garantiscano l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' e
l'immodificabilita' del documento, si presume riconducibile al
titolare del dispositivo di firma ai sensi dell'articolo 21, comma
2, e soddisfa comunque il requisito della forma scritta, anche
nei casi previsti, sotto pena di nullita', dall'articolo 1350, primo
comma, numeri da 1 a 12 del codice civile.
3. Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la
duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei
documenti informatici sono stabilite ai sensi dell'articolo 71; la
data e l'ora di formazione del documento informatico sono
opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche
per la formazione sulla validazione temporale.
4. Con le medesime regole tecniche sono definite le misure
tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità,
la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute
nel documento informatico.
5. Restano ferme le disposizioni di legge in materia di protezione
dei dati personali.

1. Il documento informatico, cui è apposta una firma
elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in
giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
2. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o
con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia
prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del
dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo
che questi dia prova contraria.
3. L'apposizione ad un documento informatico di una firma
digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata
su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso
equivale a mancata sottoscrizione. La revoca o la sospensione,
comunque motivate, hanno effetto dal momento della
pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la
sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di
tutte le parti interessate.

1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni
costituiscono informazione primaria ed originale da cui è
possibile effettuare, su diversi tipi di supporto,
riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
2. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione,
immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione
di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi
informatici e telematici, ivi compresa l'emanazione degli
atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi
facilmente individuabili sia i dati relativi alle
amministrazioni interessate, sia il soggetto che ha
effettuato l'operazione.

Il risultato della scansione di un
documento cartaceo;
Un file;
Una e-mail;

Affidabilità: capacità di un
documento di garantire e proteggere
tutte le sue cartteristiche
Autenticità (Genuinità): capacità di
un documento di essere ciò che
dichiara di essere

Occorrerebbero prove esterne al documento (dichiarazioni,
testimonianze), ma la prassi burocratica, per sveltezza, si
concentra sul fatto che il documento sia intatto:
Doc. ricevuto = Doc. trasmesso
(controllo sui metodi di trasmissione)
Doc. conservato = Doc. archiviato
(controllo sui metodi di tenuta)
La genuinità è stata fatta dipendere dalla autenticità
(certezza che i docc. non siano stati manipolati,
falsificati o sostituiti dopo che il loro processo di
formazione è stato completato)

) firma elettronica qualificata: la firma elettronica
ottenuta attraverso una procedura informatica
che garantisce la connessione univoca al
firmatario e la sua univoca autenticazione
informatica, creata con mezzi sui quali il
firmatario può conservare un controllo esclusivo
e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati
successivamente modificati, che sia basata su un
certificato qualificato e realizzata mediante un
dispositivo sicuro per la creazione della firma,
quale l'apparato strumentale usato per la
creazione della firma elettronica;

s) firma digitale: un particolare tipo di firma
elettronica qualificata basata su un
sistema di chiavi crittografiche, una
pubblica e una privata, correlate tra loro,
che consente al titolare tramite la chiave
privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare la provenienza e
l'integrità di un documento informatico o
di un insieme di documenti informatici;

Procedura di firma (totalmente automatizzabile):
calcola l'impronta del documento
esegue la cifratura dell'impronta del documento
utilizzando la chiave privata
allega il certificato rilasciato dall'Autorità di
certificazione
allega il documento in chiaro
spedisce il tutto in una busta (.P7m) al destinatario.

Impronta di una sequenza di
simboli binari (bit)
la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l'applicazione alla
prima sequenza (doc.informatico) di una
opportuna funzione di hash

L’IMPRONTA è una sorta di “riassunto” del documento: più
breve, ma costruita in modo da risultare diversa anche a
seguito di variazioni in uno solo dei caratteri digitati.

+
Documento Impronta cifrata
+
Certificato Busta .P7m

Verifica dell'autenticità e dell'integrità del
messaggio arrivato:
apre la busta
calcola l'impronta del documento in chiaro allegato
decifra, con la chiave pubblica, l’impronta del
documento
confronta le due impronte. Se l'esito del risultato è
positivo, il documento non è stato manomesso ed
è perfettamente corrispondente a quello che il
mittente ha firmato.
accede ai servizi dell'Autorità di certificazione che
ha rilasciato il certificato per verificare che non ci
siano atti di revoca o di sospensione nei confronti
dello stesso e per verificarne l’identità.

Documenti integralmente in lettura al
Presidente/Amministratore
Scansione selvaggia
Analisi di merito approfondita
Ricerca del precedente
Tenuta dei fascicoli correnti
Fotocopie in assegnazione

La classificazione è il processo mediante il
quale si identificano le categorie di attività
amministrative e i documenti che ne
derivano, e si aggregano tali documenti in
fascicoli al fine di agevolare la descrizione,
il controllo, i collegamenti e la decisione
sulla destinazione finale e sulle condizioni di
accesso.

Articolo 64 DPR 445/2000 Sistema di gestione dei flussi
documentali, commi 1-3
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla
gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi
informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di
rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite
dall’Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i
procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al
miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti
conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità,
di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla
legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il
sistema di gestione informatica dei documenti.

Articolo 64 DPR 445/2000 Sistema di gestione dei flussi
documentali, comma 4
4. Le amministrazioni determinano
autonomamente e in modo coordinato per le aree
organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li
contengono e ai relativi procedimenti, definendo
adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti
i documenti, compresi quelli non soggetti a
registrazione di protocollo.

Schema generale di voci logiche
articolate in modo gerarchico
stabilite in modo uniforme
che identificano le funzioni e le attività di
ciascuna amministrazione
rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto
produttore.
(Direttiva PCM 28.10.1999)

Identificazione e organizzazione in
modo sistematico delle attività e/o dei
relativi documenti in categorie
strutturate logicamente e rappresentate
in un piano di classificazione secondo
principi condivisi, metodi e regole
procedurali

La classificazione delle attività costituisce un
potente ausilio nello svolgimento delle attività
e in molti processi di gestione dei documenti,
soprattutto per:
Creare nessi tra i singoli documenti sedimentati,
allo scopo di fornire una traccia continua
dell’attività
Assicurare che la denominazione dei documenti sia
coerente nel tempo
Fornire supporto nel recupero di tutti i documenti
relativi ad una determinata funzione o attività
Definire livelli di sicurezza e di accesso adeguati
per insiemi di documenti

Attribuire abilitazioni d’accesso o di intervento
su particolari gruppi di documenti
Distribuire le responsabilità per la gestione di
alcuni insiemi specifici di documenti
Distribuire i documenti necessari all’attività
Definire adeguati tempi di conservazione,
eliminazione o trasferimento dei documenti

Classificare significa
Attribuire al documento
un codice
Inserirlo in una struttura
di voci
E associarlo a una
definita unità archivistica
Indice
Piano di classificazione
Fascicolo

Nel fondo archivistico i documenti
conoscono solo due tipi o “unità di
aggregazione naturale”: il fascicolo (o
unità archivistica) e la serie, e un numero
indefinito di “unità di conservazione fisica”,
come il volume, la copertina, la busta, il
mazzo, la scatola

Il fascicolo:
l’Unità archivistica costituita dai documenti di un
determinato affare, collocati - all'interno di una camicia o
copertina - in ordine cronologico. Il fascicolo costituisce
l'unità di base, indivisibile, di un archivio, mentre la
busta, che contiene diversi fascicoli, si considera unità
soltanto ai fini della conservazione materiale. (Paola
Carucci)
Un insieme organizzato di documenti, raggruppati
insieme perché relativi a un medesimo oggetto, alla
medesima attività o allo stesso procedimento.
(MoReq2 European Commission)

Registro: supporto prestrutturato e
munito di particolari garanzie di
inalterabilità e conservazione, sul quale
vengono trascritti e memorizzati per
esteso o per sunto documenti
o dati che da tale memorizzazione
acquistano valenza probatoria.

Repertorio: registro su cui si trascrivono
e nel quale si inseriscono in sequenza
determinata (in genere cronologica)
documenti ai quali si attribuisce un
numero identificativo progressivo con
valenza probatoria.

Ciascun raggruppamento di documenti con
caratteristiche omogenee, all'interno di un fondo
archivistico. Può essere articolata in sottoserie.
(Paola Carucci)
Se il fascicolo contiene tutti i documenti relativi
da un determinato affare, la serie contiene tutti i
fascicoli relativi ad una stessa attività

UNITA’
DOCUMENTARIA
UNITA’
ARCHIVISTICA
Documento
Documento
Documento
Fascicolo
ANNO
COD.CLASS.
N. FASC.
TITOLO
1998/3.1.2/9
COMUNE DI
GODO
Comprende tutti i
tutti documenti i documenti relativi
ad uno relativi stesso
ad affare uno stesso affare
Fascicolo
3.1.2 / 1
1998
COMUNE
DI
RUSSI
Fascicolo
3.1.2 / 2
1998
COMUNE
DI
IMOLA
SERIE
ARCHIVISTICA
(Es. ISPEZIONI)
3.1.2
1998
3.1.2
Fasc
1 - 15
TITOLO (Equivale ad una
classe o sottoclasse) ANNO
Comprende tutti i
fascicoli
relativi ad una
medesima attività

La serie è un raggruppamento di unità archivistiche,
all’interno di un fondo, con caratteristiche omogenee in
relazione alla natura giuridica (sentenze, querele, libri
mastri, testamenti) o alla forma dei documenti (verbali,
decreti, lettere, registri) come risultato di una specifica
attività; alla funzione (ispezioni); alla categoria o
categorie di un quadro di classificazione; all’oggetto
(scioperi, vertenze); alla materia (edilizia)
Paola Carucci in Paola Carucci, Maria Guercio, Manuale di Archivistica,
Carocci, 2008, p. 86

Il quadro di classificazione consente di
aggregare la documentazione in serie e
sottoserie ordinate e, dunque, risponde
all’obiettivo di costruire un sistema integrato di
informazioni sui documenti finalizzato alla loro
organizzazione funzionale e stabile nel tempo,
in grado di riflettere la concreta e quotidiana
attività del soggetto produttore
Maria Guercio in Paola Carucci, Maria Guercio, Manuale di
Archivistica, Carocci, 2008, p. 209

Dove è evidente la diversità dei due punti di osservazione: se
Carucci deve dare conto di una tassonomia di fattispecie concrete,
volte a supportare il lavoro del riordinatore che può incontrare
svariate tipologie di organizzazione documentaria, Guercio si trova
nella necessità di incardinare a principi/strumenti stabili e coerenti la
sedimentazione documentaria nella fase corrente
Se nel primo caso la ricognizione è descrittiva e avalutativa, nel
secondo va fatta una scelta preliminare metodologicamente fondata
(si tratta di “dare forza teorica all’attività organizzativa che è
all’origine di qualunque struttura archivistica” M.Guercio, Ibid., p.
209, nota 10 )

“Il procedimento amministrativo è una figura
organizzativa espressiva dell’ordinazione di una sequenza di
atti all’interno di un meccanismo unitario di produzione di
effetti giuridici, di modo che il venire in vita dell’atto
precedente costituisce il presupposto per il legittimo venire in
vita dell’atto successivo…” Mario Nigro, Lineamenti generali, in Manuale
di diritto pubblico, Bologna, Il mulino, 1984, 5°ed ., pag. 36
assicurando la coerente sedimentazione documentaria
relativa ad un determinato procedimento, il fascicolo è lo
strumento che consente di supportare l’esercizio dell’agire
amministrativo

Un sistema documentale formale imporrà
controlli sui fascicoli creati e sulle loro
denominazioni. L’aggiunta di materiale in un
fascicolo diviene un consapevole processo di
valutazione di quale sia la classificazione più
adeguata per un determinato documento e di
una sua deliberata collocazione all’interno di
una sequenza di documenti predefinita e
conosciuta.
ISO 15489 – 2; 4.3.2

Classificazione; numero progressivo; anno di
apertura (metadati identificativi)
Individuazione della stringa dell’oggetto
(denominazione uniforme e standard per ogni
tipo di procedimento; basata sulle esigenze
della ricerca)
Valutazione della modalità di tenuta:
Per processo/procedimento (autorizzazione y al sig.
X; costruzione palestra z)
Per attività (monitoraggio della qualità dell’aria)
Per oggetto (stabile sito in Via N…)
Tipologico (fascicolo annuale delle circolari)
Eventuale organizzazione in sottofascicoli

“Il titolo, emblema della sintesi, è un testo brevissimo
che, come tale, non segue gli stessi criteri che
regolano la produzione di testi più lunghi e complessi”
I suoi requisiti: la condizione della brevità e la
condizione della coerenza rispetto al contenuto
dell’entità di cui il titolo costituisce in genere la
principale chiave d’accesso
Ciò implica l’attivazione di “meccanismi di riduzione di
frase”, come l’ellissi del verbo e la selezione e la
messa in evidenza degli elementi informativi
fondamentali
Le citazioni sono tratte da A. CICALESE, Titolazione e immagini nella stampa
quotidiana, in Scrivere per comunicare,a cura di G. PALLOTTI, Milano,
Bompiani, 2001, p.140

“Nelle rubriche dei dispacci della Segreteria di
Stato degli affari ecclesiastici di epoca
borbonica (1737-1806) si assiste al passaggio
da voci costituite dal nome del luogo a cui si
riferisce l’affare, seguito da quello dell’ente, a
rimandi formati da una sorta di intestazione del
fascicolo, composta da vari elementi, disposti in
modo regolare e non casuale: il toponimo, il
nome dell’ente, un’espressione che sintetizza
l’oggetto dell’affare”
Da Paolo Franzese, Prospettive di relazione fra linguistica del testo e descrizione
archivistica. Il problema della denominazione, AIDAinformazioni, n. 1-2 2008, p.
210

Verifica della completezza (tutti i
documenti protocollati e non debbono
essere presenti)
Scarto di documentazione accessoria
(appunti, promemoria, copie di circolari o
disposizioni normative, ecc.)
Ordinamento cronologico (dal più recente
al meno recente)
Eventuali segnalazioni di dati sensibili

Le responsabilità e le competenze relative alla
gestione dei documenti dovrebbero essere definite,
assegnate e comunicate formalmente a tutta
l’organizzazione in modo che, ove si presenti
l’esigenza di produrre e di acquisire documenti, sia
chiaramente identificato il responsabile dell’azione
da intraprendere. Queste responsabilità dovrebbero
essere assegnate a tutto il personale
dell’organizzazione, compresi gli archivisti, i
professionisti dell’informazione, i dirigenti, i quadri,
gli amministratori di sistema e qualunque altra figura
che, nel suo lavoro, produca documenti. (UNI ISO
15489 – 1)

E’ l’insieme delle norme, direttive, procedure
interne che:
- stabiliscono le modalità concrete di formazione,
utilizzo e conservazione dei documenti
- definiscono le responsabilità di tutte le strutture
operative del soggetto produttore
- forniscono le informazioni necessarie a un
efficiente trattamento dei documenti
(fonte: Guercio)
Insieme delle regole certificate dalla
Amministrazione per un corretto ed efficace
funzionamento del sistema documentale
(fonte Linee Guida Stanca)

Il Manuale di gestione comprende:
Piano di classificazione o titolario
Piano di fascicolazione
Piano di conservazione
Piano di sicurezza dei documenti
informatici

Piano di classificazione DGA ANCI
Prontuario alfabetico per la
classificazione
Linee guida Fascicoli e serie (piano di
fascicolazione)
Piano di conservazione
Linee guida per la redazione del
Manuale di gestione

Titolo III. Risorse umane
1. Concorsi, selezioni, colloqui
Criteri generali e normativa per il reclutamento del personale: un fasc. con eventuali
sottofascicoli
Procedimenti per il reclutamento del personale: un fasc. per ciascun procedimento
(fasc. per affare), con i seguenti sottofascicoli:
- Bando e manifesto
- Domande
- Allegati alle domande (ove previsti dal bando)
- Verbali
- Prove d’esame scritte
- Copie bando restituite al Comune
Curricula inviati per richieste di assunzione: serie organizzata cronologicamente
o secondo criteri scelti dal singolo Comune
Domande di assunzione pervenute senza indizione di concorso o selezione:
serie organizzata cronologicamente o secondo criteri scelti dal singolo Comune

Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
Fascicoli personali dei contribuenti comunali: un fasc. per ciascun contribuente in rapporto a ciascun tipo
di imposte (ICI, TARSU, TOSAP, etc.), con eventuali sottofascicoli (variazioni, ricorsi, etc.), ordinati in
ordine alfabetico all’interno di ciascuna serie costituita (1 per ciascuna tipologia di imposta)
Ruolo[1] ICI: base di dati
Ruolo imposta comunale sulla pubblicità: base di dati
Ruolo diritti sulle pubbliche affissioni: base di dati
Ruolo TARSU: base di dati
Ruolo COSAP[2]: base di dati
Contratti di mutuo: un fasc. per ciascun mutuo
Proventi da affitti e locazioni: un fasc. annuale per ciascun immobile locato
Diritti di segreteria: registrini annuali o pagamenti virtuali
Matrici dei bollettari delle entrate: registri annuali
Ricevute dei versamenti alla tesoreria delle somme riscosse nelle differenti UOR per diritti di segreteria
Fatture emesse: repertorio annuale
Reversali: repertorio annuale
Bollettari vari: repertori annuali
Ricevute di pagamenti vari: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili
[1] Per le entrate di carattere tributario, la legge prevede l’emissione di ruoli: TU 267/2000, art. 179,
comma 2/a). In alcuni casi i Comuni hanno già predisposto l’anagrafica dei contribuenti. Altri Comuni,
adeguatamente attrezzati in capo archivistico, possono trovare più comodo organizzare il materiale in
fascicoli relativi ciascuno a un immobile.
[2] In questo momento alcuni Comuni, in ottemperanza alle disposizioni di legge, hanno già trasformato la
COSAP da tassa a tariffa. Di conseguenza, cambia anche la fisionomia giuridica del ruolo.

DPR n. 445/2000 Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa
DPCM 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico
D. lg. 7 marzo 2005, n. 82 e ss. mm. ii. – Codice
dell’Amministrazione Digitale
UNI ISO 15489-1:2001 Information and documentation – Gestione
dei documenti d’archivio – parte 1 – Principi generali
UNI ISO 15489-1:2001 Information and documentation – Gestione
dei documenti d’archivio – parte 2 – Linee guida
MoReq 2, Model Requirements CE
ICA Principles and Functional Requirements for Records in
Electronic Office Environments 2008

DPCM 30 marzo 2009 – Regole tecniche in materia di
generazione apposizione verifica delle firme digitali e
validazione temporale
Deliberazione CNIPA 21 maggio 2009, n. 45 Regole per il
riconoscimento e la verifica del documento informatico
DPR 11 febbraio 2005, n. 68 – Regolamento recante
disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata
Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 – Regole
tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su
supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei
documenti agli originali
ISO 14721:2002 OAIS (Open Archival Information System)

ISO/IEC (International Electrotechnical Commission)
26300:2006 ODF (Open Document Format):
ISO/IEC 29500 OOXML (Office Open XML: formato
Microsoft supportato da MS Office solo dalla seconda
metà del 2009)
ISO 19005-1:2005 PDF(A) Document Management:
Electronic document file format for long preservation
ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation -
Records management processes – Metadata for
records – Part 1 – Principles
ISO/TS 23081-1:2006 Information and documentation -
Records management processes – Metadata for
records – Part 2 – Conceptual and implementation

UNI ISO 5127:1987 Documentazione e
informazione. Vocabolario
UNI ISO 5963:1989 Documentazione. Metodi
per l’analisi dei documenti,, la determinazione
del loro soggetto e la selezione dei termini di
indicizzazione
UNI/ISO 2788: 1993, Linee guida per la
costruzione e lo sviluppo di thesauri monolingue
ANSI/NISO Z39.19-2005, Guidelines for the
construction, format, and management of
monolingual controlled vocabularies

www.archivi.beniculturali.it
www.innovazionepa.gov.it
www.cnipa.gov.it
www.ittig.cnr.it/apam
www.docarea.it