Firma Digitale - sspal

sspal.lombardia.it

Firma Digitale - sspal

Internet nella Pubblica Amministrazione Locale

Trasparenza, accesso e tutela dei dati

Dal Codice dell'Amministrazione Digitale alla attività regolamentare dell'Ente Locale per il

procedimento amministrativo telematico

A cura di Gianluca Passaro

Torino, 16 ottobre 2012

SCUOLA SUPERIORE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE LOCALE Torino 16 ottobre 2012


AVVERTENZA

I contenuti di questo documento rappresentano un supporto alla presentazione svolta

in aula.

Gli stessi contenuti potrebbero quindi non essere correttamente interpretati in

assenza dei commenti verbali di chi ne ha curato la stesura.

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«E debbasi considerare come non è cosa più difficile a

trattare, né più dubia a riuscire, né più pericolosa a

maneggiare, che farsi a capo ad introdurre nuovi ordini.

Perché lo introduttore ha per nimici tutti quelli che delli

ordini vecchi fanno bene, et ha tepidi defensori tutti

quelli che delli ordini nuovi farebbono bene.

La quale tepidezza nasce, parte per paura delli avversarii, che hanno le

leggi dal canto loro, parte dalla incredulità delli uomini; li quali

non credano in verità le cose nuove, se non ne

veggono nata una ferma esperienza.»

N. Machiavelli – “Il Principe”

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Di cosa parliamo

innovazione organizzativa e innovazione tecnologica nella PA

locale: dove nascono i presupposti, quali sono i fabbisogni, come

soddisfarli

i contenuti giuridici nelle istanze di innovazione: leggere le

relazioni tra norme, organizzazione e tecnologie nel processo di

riforma amministrativa

teoria e pratica: proposte per una “cassetta degli attrezzi” per

sostenere e governare alcune priorità nei processi di innovazione

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Riforma Amministrativa e

“innovazione”

Un “filo rosso” di interventi e disposizioni normative strutturate ed

organizzate in un sistema di azioni coerenti e successive

Attenzione alla evoluzione tecnologica ed alla sua contestualizzazione

alla missione della PA (e, talvolta, della PA Locale…)

Supporto alla realizzazione della azione amministrativa:

Semplificazione, Trasparenza, Efficacia, Qualità, Partecipazione

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Cosa significa (fare) innovazione

C'era una volta l'e-Government

L’e-Government passa per la trasformazione dei rapporti

interni alle Amministrazioni e tra queste e

l'esterno innescata dall'impiego di innovazioni tecnologiche, in

particolare di Internet ed altre Tecnologie dell'Informazione e della

Comunicazione (ICT)

Definizione adattata dal documento di policy dell’OECD/OCSE “The e-Government Imperative” (2003)

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Un campo di pressione

L’innovazione (in astratto) è proposta e percepita come un imperativo.

Competitività, risparmio, efficienza, qualità, sono “prodotti” venduti come naturali

conseguenze dell’innovazione in ogni contesto sociale ed economico.

Pressione culturale, sociale, ecc.

Indirizzi politici

Pressione commerciale (mercato)

Scenari macroeconomici

Pressione normativa

Destinatari?

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Il Poligono dell’innovazione

In questo scenario, l’innovazione tecnologica rappresenta una

componente strumentale, necessaria ma non sufficiente,

alla realizzazione delle riforme amministrative

Le numerose, successive e progressive iniziative legislative richiedono

una imprescindibile attenzione alla attività

regolamentare

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come posso intervenire sullo spazio

dell’organizzazione?

di quali ruoli ha bisogno il governo del cambiamento?

quali sono le competenze che devo promuovere e

presso chi?

Domande

ovvero: porsi le giuste domande prima di cercare le risposte

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Innovazione e (è) cambiamento

Norme Organizzazione

Tecnologia

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Riforme amministrative

e innovazione tecnologica

Alcuni riferimenti essenziali (e non esaustivi)

Legge 7 agosto 1990, n. 241 (inter alia, partecipazione al procedimento)

Legge 15 marzo 1997, n. 59 (inter alia, definizione documento elettronico)

Legge 7 giugno 2000, n. 150 (Legge sulla comunicazione pubblica)

DPR 445/2000 (inter alia, strumenti di gestione documentale)

D.Lgs 196/2003 (Codice della Privacy)

D.Lgs 82/2005 – D.Lgs 235/2010 (Codice dell’Amministrazione Digitale)

Legge 18 giugno 2009, n. 69 (Semplificazione e albo pretorio on-line)

D.Lgs 150/2009 (riforma del ciclo di valutazione)

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Le “tracce” del

Codice dell’Amministrazione Digitale

Dematerializzazione degli atti e dei procedimenti amministrativi

Miglioramento dell’organizzazione interna e della qualità dei servizi

Diversificazione dei canali di erogazione dei servizi

Partecipazione e accesso

Semplificazione

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Accordare

gli strumenti per il cambiamento

Strumenti Normativi

Strumenti Organizzativi

Strumenti di Gestione

Strumenti Operativi

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Strumenti Normativi

Profili giuridici e di regolazione

(normativa nazionale, regionale, regolamenti)

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Strumenti Organizzativi

Analisi, revisione e riorganizzazione di processi

per la formazione e la conclusione del procedimento

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Strumenti di Gestione

Regolamenti, procedure, disciplinari tecnici

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Strumenti Operativi

Supporti materiali al processo

(reti, hardware, software)

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Domande

ovvero: porsi le giuste domande prima di attuare il CAD

Di quali “strumenti” dispongo per attuare il CAD?

Si tratta davvero di una priorità?

Come posso sensibilizzare l’Amministrazione su questo tema?

Di quali risorse (organizzative e finanziarie) devo preoccuparmi?

Come gestisco i rapporti con i fornitori? E di quali fornitori ho bisogno?

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La ricerca LEM della SSPAL / piccoli suggerimenti

Composizione del Panel di riferimento della ricerca

2010 2009 2008 TOTALE

Partecipanti 185 176 169 530

Questionari compilati 185 240 169 594

Composizione del Panel per classe dimensionale dei Comuni

38%

19%

15%

45%

66%

63%

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16%

15%

oltre 15.000 abitanti da 5.000 a 15.000 abitanti fino a 5.000 abitanti

24%

2010

2009

2008


La ricerca LEM della SSPAL / piccoli suggerimenti

Giudizi su alcuni principali ostacoli percepiti all'innovazione (2010)

L’impatto economico

della dotazione

strumentale (Hardware

e Software)

L’impatto economico

diretto ed indiretto

connesso ai processi di

riorganizzazione

dell’Ente

La scarsa attenzione

degli Amministratori

Le resistenze culturali

del personale e della

dirigenza

La scarsa cultura

organizzativa delle

risorse umane dell’Ente

Il basso livello di

conoscenze e

competenze tecniche

del personale e della

dirigenza

La difficoltà di conciliare

la gestione quotidiana

con l’avvio di processi

di innovazione

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Forse

La difficoltà di integrare

un processo di

No, non credo

Si, senz'altro

innovazione con il

necessario supporto

formativo


La ricerca LEM della SSPAL / piccoli suggerimenti

Sintesi dei principali fattori di ostacolo percepiti all'innovazione (2010)

la difficoltà di conciliare la gestione quotidiana con l’avvio di processi di

innovazione

l’impatto economico diretto ed indiretto connesso ai processi di

riorganizzazione dell’Ente

la difficoltà di integrare un processo di innovazione con il necessario

supporto formativo

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60%

58%

58%

l’impatto economico della dotazione strumentale (Hardware e Software) 55%

la scarsa attenzione degli Amministratori 40%

la scarsa cultura organizzativa delle risorse umane dell’Ente 34%

le resistenze culturali del personale e della dirigenza 34%

il basso livello di conoscenze e competenze tecniche del personale e dalla

dirigenza

31%


Primo passo: dematerializzazione

Documento Informatico

Firma Digitale

Protocollo Informatico

(scenario applicativo)

Sistema di Gestione Documentale

Procedimenti telematici

Pubblicità amministrativa

Tracciabilità e valutazione

Riflessi sulla azione amministrativa:

Gestione della sicurezza e della Priva

efficienza, trasparenza e risparmio

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Atti e Documenti in Forma Digitale

un documento è una res che rappresenta atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti

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La Documentazione Digitale

Legge 15 marzo 1997, n.59 (art.15) *

“Gli atti, dati e documenti formati dalla Pubblica

Amministrazione e dai privati con strumenti

informatici e telematici, i contratti stipulati nelle

medesime forme, nonché la loro archiviazione e

trasmissione con strumenti informatici, sono

validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.”

* Ora abrogato dal D.Lgs 235/2010 (Codice dell’Amministrazione Digitale)

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Materialità

del supporto utilizzato per rappresentare atti, dati, fatti

Segni

utilizzati per rappresentare atti, dati, fatti

Durata

del supporto fisico utilizzato per permettere una leggibilità futura di

atti, dati, fatti

La Documentazione Digitale

Elementi caratteristici del “documento”

(una res che rappresenta atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti)

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Materialità

Attraverso l'uso di supporti fisici informatici (dischi,

memorie, ecc. …)

Segni

Il linguaggio informatico è una combinazione di segni atti a rappresentare

anche un fatto giuridicamente rilevante

Durata

I supporti fisici informatici possono essere conservati e consultabili

nel tempo

La Documentazione Digitale

Elementi caratteristici del “documento elettronico”

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Strumenti operativi

La Firma Digitale

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Firma Digitale

Che cosa è la firma digitale

D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 | agg. con D.Lgs 235/2010 in vigore dal

25/01/2011 |

Art. 1, “Definizioni”, lettera q: firma elettronica: l'insieme dei dati in forma

elettronica,allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati

elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica

Art. 1, “Definizioni”, lettera q-bis: firma elettronica avanzata: insieme di dati

in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che

consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la

connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario puo'

conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce

in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente

modificati

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Firma Digitale

Che cosa è la firma digitale

D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 | agg. con D.Lgs 235/2010 in vigore dal

25/01/2011 |

Art. 1, “Definizioni”, lettera r: firma elettronica qualificata: la firma

elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la

connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può

conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo

da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati,

che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo

sicuro per la creazione della firma

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Firma Digitale

Che cosa è la firma digitale

D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 | agg. con D.Lgs 235/2010 in vigore dal

25/01/2011 |

Art. 1, “Definizioni”, lettera s: firma digitale: un particolare tipo di firma

elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica

e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata

e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere

manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico

o di un insieme di documenti informatici

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Firma Digitale

Che cosa è la firma digitale

La Firma Digitale è il risultato di una procedura informatica che

garantisce l’autenticità e l’integrità di messaggi e documenti

scambiati e archiviati con mezzi informatici, al pari di quanto svolto dalla

firma autografa per i documenti tradizionali.

La differenza tra firma autografa e firma digitale è che la prima è

legata alla caratteristica fisica della persona che appone la firma, vale a

dire la grafia, mentre la seconda al possesso di uno strumento

informatico, di regole di certificazione (da parte di un soggetto

terzo), e di regole di trasmissione.

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Nominatività

Firma Digitale

Caratteristiche della sottoscrizione o firma autografa

perché la sottoscrizione esplicita il nome di chi la produce

Riconoscibilità

in quanto la sottoscrizione permette di identificarne l'autore

Non-riutilizzabilità

essendo la firma in rapporto univoco col documento firmato

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Funzioni da assolvere per la sottoscrizione o firma autografa

Ostensiva

perché indica chi ha prodotto il documento

Dichiaratoria

in quanto chi firma si assume la paternità del documento

Probatoria

Firma Digitale

in quanto esigibile come prova di valenza giuridica

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Firma Digitale

Come funziona la firma digitale / 1

La procedura informatica che genera il “segno” materiale della firma

digitale si basa sull’utilizzo di una doppia chiave asimmetrica di

crittografia e sulla certificazione (di terza parte) di queste chiavi.

Le “chiavi” sono semplicemente codici digitali.

Il meccanismo è detto asimmetrico perché si compone di una chiave

“pubblica” ed un chiave “privata”, assegnate al titolare del

meccanismo di firma digitale (software e hardware)

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Firma Digitale

Come funziona la firma digitale / 2

La chiave privata è conosciuta solo dal Titolare, ed è utilizzata per

la generazione della firma digitale da apporre al documento informatico.

La chiave pubblica viene utilizzata per verificare l’autenticità della

firma.

Firmato il documento informatico con la chiave privata, la titolarità

della firma può essere verificata solo con la corrispondente chiave

pubblica.

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Firma Digitale

Come funziona la firma digitale / 3

Il soggetto Certificatore, che emette le chiavi pubbliche e private,

assegnandole attraverso l’identificazione “a vista” di chi ne faccia

richiesta, provvede appunto a certificare, attraverso idonea infrastruttura

informatica, la corrispondenza tra la chiave pubblica e quella

privata.

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Firma Digitale

Come funziona la firma digitale / 4

Il Certificatore, quindi, ratifica:

La titolarità della firma del documento informatico

L’integrità del documento informatico (che non può essere

modificato dopo la procedura di firma digitale)

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Nominatività

Riconoscibilità

Nonriutilizzabilità

Firma Digitale

Elementi caratteristici della firma digitale

È garantita dal Certificatore (ente che rilascia il dispositvo di

firma) che detiene l'associazione Titolare/chiave pubblica e

che emette il certificato di sottoscrizione contenente, tra

l'altro, il nome di chi produce la firma.

In apparenza non è garantita perché si usa la crittografia e

non si può leggere la chiave privata, ma applicando la

chiave pubblica, si può risalire a chi ha generato la firma.

È proprio il punto di forza del processo di firma digitale: la

procedura di firma del documento genera un codice

(“impronta”) unico ed univoco, con riferimento a data e ora,

per ogni documento firmato.

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Strumenti operativi

Il Protocollo Informatico

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Protocollo e protocollo Informatico

Il protocollo è uno strumento tecnico necessario per gestire la

documentazione nella fase di formazione e per operare una corretta

strutturazione dell’archivio, organizzando le fasi di produzione e consentendo

una corretta gestione della documentazione nell’archivio corrente

L’effettuazione di una registrazione di protocollo (ovvero l’operazione

con la quale si memorizzano le informazioni principali relative al

documento nel registro di protocollo) corrisponde alla assunzione di

responsabilità da parte dell’amministrazione e in particolar modo serve a

certificare l’esistenza del documento a partire da una certa data.

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Protocollo e protocollo Informatico

Evoluzione “di senso” del protocollo

D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 | agg. con D.Lgs 235/2010 in vigore dal 25/01/2011 |

Art. 1, “Definizioni”, lettera u: gestione informatica dei documenti: l'insieme

delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla

classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei

documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito

del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi

informatici

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Protocollo e protocollo Informatico

Evoluzione “di senso” del protocollo

D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 | agg. con D.Lgs 235/2010 in vigore dal 25/01/2011 |

Art. 1, “Definizioni”, lettera u-ter: identificazione informatica: la validazione

dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che

ne consentono l'individuazione nei sistemi informativi, effettuata attraverso

opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell'accesso

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Protocollo e protocollo Informatico

Obiettivi

Gli obiettivi specifici della gestione documentale sono in modo prioritario:

la produzione/acquisizione di documenti attendibili a fini giuridici e a

fini amministrativi

l'assegnazione e il trattamento dei documenti

l’organizzazione e la tenuta della produzione documentaria in modo

ordinato e coerente alle funzioni esercitate

la trasmissione e conservazione di documenti autentici, cioè integri e di

provenienza certa e identificata

la rapidità e l’efficienza del reperimento nell’ambito dell’attività

amministrativa svolta

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Protocollo e protocollo Informatico

Funzioni

disciplina di conservazione dei documenti nel tempo e

selezione (controllo delle fasi di gestione dell’archivio e piani

di conservazione)

regolamentazione, attraverso la predisposizione di un

manuale di gestione che descriva il sistema di gestione adottato

(regole tecniche)

servizio archivistico per la gestione documentaria con finalità

di coordinamento e supervisione (professionalità tecniche)

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Protocollo Informatico

L’impatto organizzativo/1

Le AOO – Aree Organizzative Omogenee

condividono

Regole e Processi

Sistema di Identificazione dei Documenti

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Protocollo Informatico

Frammentazione del Protocollo

L’impatto organizzativo/2

Area Organizzative Omogenee

Deframmentazione del Protocollo

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Protocollo Informatico

L’impatto organizzativo/3

Una AOO offre il servizio di protocollo in entrata ed in uscita, che

avviene utilizzando una unica sequenza numerica rinnovata ad ogni

anno solare

Ad ogni AOO afferiscono più unità organizzative responsabili.

Un’unità organizzativa responsabile (UOR) è un sottoinsieme di una

AOO, cioè un complesso di risorse umane e strumentali cui sono state

affidate competenze omogenee nell’ambito delle quali i dipendenti

assumono la responsabilità nella trattazione di affari o procedimenti

amministrativi

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Protocollo Informatico

L’impatto organizzativo/4

Per la gestione dei documenti, l’amministrazione individua una o più

Aree Organizzative Omogenee (AOO)

All’interno della AOO il sistema di protocollazione è unico.

Nell’ AOO è istituito un servizio per la tenuta del protocollo

informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi

MODELLI ATTUATIVI POSSIBILI?

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Protocollo Informatico

L’impatto organizzativo/5

SOLUZIONE CENTRALIZZATA

All’interno della AOO il sistema di protocollazione è totalmente centralizzato nel

senso che tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita è gestita da una sola UOP,

ovvero una unità operativa di protocollo

SOLUZIONI DISTRIBUITE

All’interno della AOO il sistema di protocollazione è centralizzato per la corrispondenza

in entrata, mentre è distribuito, per la corrispondenza in uscita, attraverso alcune (o

tutte le) UOR che svolgono anche i compiti di UOP

All’interno della AOO il sistema di protocollazione è totalmente distribuito per la

corrispondenza in entrata e in uscita; pertanto ogni UOR svolge anche i compiti di

UOP. Nelle UOR viene utilizzato il medesimo sistema di numerazione di protocollo e

l’operatore incaricato dell’attività di protocollazione deve essere abilitato dal RSP

(Resp. Servizio di Protocollo) che ha anche il compito di vigilare sulla corretta

esecuzione delle attività

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Protocollo Informatico

Le principali criticità

Organizzative, dei modelli possibili di attuazione e di gestione (modello

centralizzato Vs. modello distribuito, ciascuno ha i suoi costi ed i suoi benefici da

valutare rispetto alle reali esigenze dell’Ente)

Di processo, per quanto concerne il “disegno” dei flussi documentali (priorità al

procedimento o alla organizzazione?)

Strumentali, relativamente alla integrazione degli strumenti di gestione del

documento informatico (firma digitale, e-mail, PEC, sito internet dell’Ente, ecc.)

Di rapporto con l’utenza, interna ed esterna, in relazione quindi al modello

organizzativo e procedurale (cooperazione applicativa e accesso)

Di sicurezza, relativamente alla gestione del diritto di accesso ed all’archivio

informatico

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Protocollo Informatico

Manuale di Gestione/1

Il manuale è l’insieme delle regole certificate

dall’Amministrazione per un corretto ed efficace funzionamento del

sistema di protocollo, dei procedimenti amministrativi informatici e del

sistema documentale

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pianificazione ed esplicitazione delle modalità di attuazione del

servizio di protocollo informatico

piano di sicurezza dei documenti informatici (cfr. anche DPS ai

sensi del D.Lgs 196/2003)

le modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di

documenti

Protocollo Informatico

la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti (Workflow di

gestione documentale)

Manuale di Gestione/2

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l'indicazione delle regole di smistamento e di assegnazione dei

documenti

Protocollo Informatico

l'indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di

registrazione di protocollo

Manuale di Gestione/3

l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo

l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le

relative modalità di trattamento

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il sistema di classificazione, con l'indicazione delle modalità di

aggiornamento

l'indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate

per garantire la registrazione di protocollo e la gestione dei

documenti

i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso

interno ed esterno alle informazioni documentali (“profilazione”

degli utenti del sistema in coerenza con i profili organizzativi del

servizio)

Protocollo Informatico

Manuale di Gestione/4

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Protocollo Informatico

Accesso e profili degli utenti/1

Utenti interni alla AOO (personale dell’Amministrazione)

tipicamente, i livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di

gestione informatica dei documenti si distinguono in:

abilitazione alla consultazione

abilitazione all’inserimento

abilitazione alla cancellazione e alla modifica delle informazioni

La visibilità completa sul registro di protocollo è consentita solo agli utenti abilitati (es.

Sindaco e consiglieri, Segretario comunale, Direttore Generale). L’utente assegnatario dei

documenti protocollati è invece abilitato alla visione e copia degli stessi, ovvero ad

operare sui documenti relativi al procedimento di cui è direttamente o indirettamente

assegnatario

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Protocollo Informatico

Accesso e profili degli utenti/2

Utenti esterni alla AOO (Altre Amministrazioni)*

Nella logica della cooperazione applicativa, e nell’ambito delle regole tecniche

che definiscono l’interoperabilità dei sistemi di gestione documentale, altre

Amministrazioni possono avere accesso al sistema di gestione dei documenti

dell’Ente, accreditandosi opportunamente sul sistema informativo (ed in

particolare attraverso le regole previste nell’ambito del Sistema Pubblico di

Connettività) per visualizzare numero e data di registrazione di un determinato

documento, oggetto, dati di classificazione, ecc.

* su questo cfr. anche attuazione SUAP telematico ai sensi del DPR 7

settembre 2010 n. 160, in particolare all’Art. 12

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Protocollo Informatico

Accesso e profili degli utenti/3

Utenti esterni alla AOO (privati e utenti in generale)

Per quanto lo scenario possa apparire “futuribile” relativamente allo stato

dell’arte di attuazione del protocollo informatico nella maggioranza dei Comuni,

tra gli obiettivi del sistema di gestione documentale deve necessariamente

annoverarsi l’esercizio del diritto all’accesso agli atti per via telematica.

Questo può comportare due scenari:

Accesso diretto per via telematica, previo accreditamento dell’utente esterno

presso il sistema informativo dell’Ente (es. abbinando le credenziali a sistemi di

identificazione digitale, attraverso l’uso della firma elettronica come strumento di

identità digitale)

Attraverso lo sportello di front-office (es. URP come sportello polifiunzionale)

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Protocollo Informatico

Protocollo e procedimento amministrativo/1

D.Lgs 7 marzo 2005 n.82, Art. 41 “Procedimento e fascicolo informatico”

comma 1-bis: La gestione dei procedimenti amministrativi e' attuata in modo da consentire,

mediante strumenti automatici, il rispetto di quanto previsto all'articolo 54, commi 2-ter e 2quater

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Protocollo Informatico

Protocollo e procedimento amministrativo/2

D.Lgs 7 marzo 2005 n.82, Art. 54 “Contenuto dei siti delle Pubbliche

Amministrazioni”

comma 2-ter: Le amministrazioni pubbliche pubblicano nei propri siti un indirizzo

istituzionale di posta elettronica certificata a cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi

richiesta ai sensi del presente codice. Le amministrazioni devono altresì assicurare un

servizio che renda noti al pubblico i tempi di risposta (...)

comma 2-quater: Le amministrazioni pubbliche che già dispongono di propri siti devono

pubblicare il registro dei processi automatizzati rivolti al pubblico. Tali processi devono

essere dotati di appositi strumenti per la verifica a distanza da parte del cittadino

dell'avanzamento delle pratiche che lo riguardano

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Protocollo Informatico

Protocollo e procedimento amministrativo/3

D.Lgs 7 marzo 2005 n.82, Art. 41 “Procedimento e fascicolo informatico”

comma 2: La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un

fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque

formati; all'atto della comunicazione dell'avvio del procedimento ai sensi dell'articolo 8 della

legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via

telematica i diritti di cui all'articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241

comma 2-bis: Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere

direttamente consultato ed alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel

procedimento. Le regole per la costituzione, l’utilizzo e l’identificazione del fascicolo sono

conformi ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione,

gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico, ivi comprese le regole

concernenti il protocollo informatico ed il sistema pubblico di connettività, e comunque

rispettano i criteri dell'interoperabilità e della cooperazione applicativa (…)

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Protocollo Informatico

Protocollo e procedimento amministrativo/4

D.Lgs 7 marzo 2005 n.82, Art. 1 “Definizioni”

lettera u-ter: identificazione informatica: la validazione dell'insieme di dati attribuiti in

modo esclusivo ed univoco ad un soggetto, che ne consentono l'individuazione nei sistemi

informativi, effettuata attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza

dell'accesso

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Protocollo Informatico

Protocollo e procedimento amministrativo/5

D.Lgs 7 marzo 2005 n.82, Art. 41 “Procedimento e fascicolo informatico”

comma 2-quater: Il fascicolo informatico può contenere aree a cui hanno accesso solo

l'amministrazione titolare e gli altri soggetti da essa individuati; esso è formato in modo da

garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità in relazione al

contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti; è inoltre costituito in modo da garantire

l'esercizio in via telematica dei diritti previsti dalla citata legge n. 241 del 1990

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Protocollo Informatico

Protocollo e conservazione/1

D.Lgs 7 marzo 2005 n.82, Art. 43 “Riproduzione e conservazione dei

documenti”

comma 1: I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto,

dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove

riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la

riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità

dei documenti nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71

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Protocollo e conservazione/2

D.Lgs 7 marzo 2005 n.82, Art. 43 “Riproduzione e conservazione dei

documenti”

Protocollo Informatico

comma 2: Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la

corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su

supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità

dei documenti agli originali.

comma 3: I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o

regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee

e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole

tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71

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Strumenti operativi

La Posta Elettronica Certificata (PEC)

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Che cosa è la posta elettronica certificata (PEC)

E' un sistema di "trasporto" di documenti informatici del tutto

sovrapponibile, in termini di procedura, alla tradizionale e-mail.

La “certificazione” è anche in questo caso l’insieme delle regole e delle

caratteristiche in grado di restituire con valore legale, la certezza

dell’invio e della consegna (o meno) di documenti informatici trasmessi

via e-mail ad un dato destinatario.

Si tratta di uno strumento complementare e non sostitutivo della

Firma Digitale.

Posta Elettronica Certificata

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Posta Elettronica Certificata

Normativa e principali profili regolamentari

DPR 11 febbraio 2005, n. 68, “Regolamento recante disposizioni per

l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27

della legge 16 gennaio 2003, n. 3”

Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, “Regole tecniche per la

formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della

posta elettronica certificata”

Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (come modificato dal D.Lgs

235/2010)

DPCM 6 maggio 2009, “Disposizioni in materia di rilascio e di uso della

casella di posta elettronica certificata assegnata ai cittadini”

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Strumenti operativi

Privacy e sicurezza

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Privacy e sicurezza

L’impatto sulla gestione documentale

Valorizzare il patrimonio informativo pubblico significa da un

lato assicurare la qualità dell’informazione e definire standard per

la loro rappresentazione (proceduralizzazione), dall'altro favorire

l'interconnessione dei sistemi informativi delle pubbliche

amministrazioni e facilitare l’interoperabilità sui dati pubblici.

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Diritto alla

Riservatezza

Privacy e sicurezza

L’evoluzione normativa in tema di Privacy

Potere di

Controllo

Partecipazione

Procedimentale

Oggettivazione delle forme di tutela dei dati personali

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gestione delle

informazioni

Privacy e sicurezza

Lo spazio di attuazione dei princìpi della Privacy

Privacy

finalità della

comunicazione

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Privacy e sicurezza

Tra evoluzione normativa e innovazione organizzativa

il “perimetro” di attuazione in ossequio ai tre princìpi essenziali del

Codice della Privacy

Principio di Scopo del Trattamento

Principio di Proporzionalità e di Adeguatezza

Principio di Indispensabilità

(art. 22 su dati sensibili e giudiziari)

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Privacy e sicurezza

D.Lgs 196/03

DPS – Documento Programmatico sulla Sicurezza

REGOLAMENTO interno sulla Privacy

Misure Minime di Sicurezza

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Gestione del patrimonio informativo pubblico

Sicurezza

Organizzazione

Responsabilità e Profili professionali

Privacy e sicurezza

Sistema di Regole

Processi di comunicazione esterna

Accesso

Processi di comunicazione interna

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EVOLUZIONE NORMATIVA

Gestione del patrimonio informativo pubblico

Sicurezza

Organizzazione

Responsabilità e Profili professionali

Sistema di Regole

Processi di comunicazione comunicazione esterna

Accesso

Processi di comunicazione interna

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IMPATTO SULL’ORGANIZZAZIONE

Gestione del patrimonio informativo pubblico

Sicurezza

Organizzazione

Responsabilità e Profili professionali

Sistema di Regole

Processi di comunicazione esterna

Accesso

Processi di comunicazione interna

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Privacy e accesso

Finalita’ dell’intervento normativo

(art.2 comma 1 Codice Privacy)

Garanzie delle finalità del “trattamento”

diritti e libertà fondamentali (Codice Civile)

dignità dell’interessato

diritto alla riservatezza

diritto alla protezione dei dati personali

Azione di Semplificazione

esercizio dei diritti dell’interessato

obblighi dei titolari del trattamento

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Trattamento

raccolta

registrazione

organizzazione

conservazione

consultazione

elaborazione

modifica

selezione

estrazione

Privacy e accesso

Per trattamento si intende qualunque operazione o complesso di

operazioni svolte su dati o informazioni con o senza l’aiuto di mezzi

elettronici o comunque automatizzati, come:

raffronto

utilizzo

interconnessione

blocco

comunicazione

diffusione

cancellazione

distruzione

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Dato Personale

Per dato personale si intende:

Privacy e accesso

Qualunque informazione relativa ad un soggetto ben identificato o identificabile tramite il

riferimento a qualsiasi altro dato

I dati personali si distinguono in

- Dati comuni

- Dati particolari (ovvero):

Dati sensibili

Dati relativi a provvedimenti giudiziari

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Privacy e accesso

Dati particolari (dati sensibili, dati giudiziari)

Per dati sensibili si intendono informazioni attinenti alla sfera più

intima dell’individuo ed in particolare dati riguardanti:

Origine razziale ed etnica

Convinzioni religiose, filosofiche o altro

Opinioni politiche, adesioni a partiti, sindacati, associazioni o organizzazioni a

carattere religioso, filosofico, politico o sindacale

Stato di salute

Vita sessuale

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Privacy e accesso

Dati particolari (dati sensibili, dati giudiziari)

Dati relativi a provvedimenti giudiziari

sono i dati idonei a rivelare provvedimenti di cui all’art. 3 del T.U. in

materia di Casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni

amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti

ovvero la qualità di imputato o indagato (artt. 60 e 61 del Codice di

procedura penale)

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Privacy e accesso

Banca Dati

E’ l’insieme dei dati personali organizzato con una pluralità

di elementi tali da facilitarne il trattamento.

“banca dati” è un insieme di informazioni organizzate in formato cartaceo

e/o in formato elettronico

Comunicazione

Portare a conoscenza di uno o più individui identificati, diversi

dall’interessato, i dati personali in qualunque forma.

Diffusione

Portare a conoscenza di individui, non preventivamente e

specificatamente identificati, diversi dall’interessato,i dati personali, in

qualunque forma.

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Diritto di accesso /1

Privacy e accesso

L’articolo 59 del D.Lgs 196/2003 stabilisce che

fatto salvo quanto previsto dall’art. 60, il diritto di accesso ai

documenti amministrativi è regolato dalla legge n. 241/90 (e ss.mm.ii.).

Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari, necessario per

consentire l’accesso, è considerato di rilevante interesse

pubblico.

Il diritto di accesso ai documenti amministrativi è garantito

(legge 241/90 e ss.mm.ii.)

quando vi sia interesse alla tutela di situazioni giuridicamente

rilevanti, per cui Il diritto alla riservatezza non può essere

utilizzato per limitare la trasparenza dell’attività pubblica

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Diritto di accesso /2

Privacy e accesso

L’art. 60 del D.Lgs 196/2003 stabilisce che

Quando il trattamento concerne dati idonei a rilevare lo stato di salute o la vita sessuale,

il trattamento necessario per consentire l’accesso è consentito se la situazione che si

intende tutelare con la richiesta di accesso consiste in un diritto della personalità o in

altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile di rango almeno pari ai diritti

dell’interessato.

Ne consegue che essendo ogni richiesta un caso a sé stante, le decisioni da prendere per

consentire o negare l’accesso ai dati personali

andranno valutate caso per caso in ottemperanza a quanto previsto dalla legge n.

241/90 ed agli art. 59 e 60 del D.Lgs 196/2003

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Strumenti operativi

Naufragar m’è dolce in questo mare…?

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Input: il cambiamento

effetto: produzione normativa

Conclusioni / semplificazione

motivazioni: esigenze economiche, sociali, ecc.

Prodotto atteso: la regolazione

Output: Codice dell’Amministrazione Digitale

conseguenza: impatto sull’attività programmatoria (Regioni),

sugli indirizzi e la gestione (PA locale)

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Conclusioni / L’impatto sulla PA locale

Recepimento degli indirizzi

Revisione dei procedimenti

Revisione dell’organizzazione

Produzione regolamentare

Valutazione e merito

Partecipazione e accesso

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Domande

Ovvero: come porsi le giuste domande per non naufragare nello scenario

complesso

Come traduco gli indirizzi del legislatore nell’azione amministrativa?

Che spazio ho per la revisione dei procedimenti e con quali obiettivi?

Come intervengo sulla organizzazione?

Come intervengo sui regolamenti?

In che senso devo attivare gli strumenti di valutazione sulla innovazione?

Come valuto la domanda (e le risposte) di partecipazione dei cittadini?

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Esempi: dove porta la norma?

L’accesso ai servizi in rete

/ D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 (agg. con D.Lgs 235/2010 in vigore dal 25/01/2011)

Art. 64, “Modalità di accesso ai servizi erogati in rete dalle PPAA”

Art. 65, “Istanze e dichiarazioni presentate alle PPAA per via

telematica”

Art. 65, comma 1 (lettere da a a c-bis)

forme di validità delle istanze presentate in via telematica

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Esempi: dove porta la norma?

L’accesso ai servizi in rete

/ D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 (agg. con D.Lgs 235/2010 in vigore dal 25/01/2011)

Art. 52, “Accesso telematico ai dati e documenti delle PPAA”

Art. 53, “Caratteristiche dei siti”

Art. 54, “Contenuto dei siti delle PPAA”

Art. 54, comma 3: “I dati pubblici contenuti nei siti delle pubbliche

amministrazioni sono fruibili in rete gratuitamente e senza necessità di

autenticazione informatica”

Art. 54, comma 4: “Le pubbliche amministrazioni garantiscono che le

informazioni contenute sui siti siano conformi e corrispondenti alle

informazioni contenute nei provvedimenti amministrativi originali dei quali

si fornisce comunicazione tramite il sito”

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Esempi: dove porta la norma?

L’accesso ai servizi in rete / Direttiva 26 febbraio 2008, n. 8

Per la riduzione dei siti web delle PPAA e per il miglioramento della qualità dei servizi e delle

informazioni on-line al cittadino

Art. 4: “Caratteristiche generali e contenuti dei siti web”, da cui l’emanazione

delle Linee Guida per i siti web della PA

Linee Guida per i siti web della PA

Criteri di indirizzo per la razionalizzazione dei contenuti dei siti web

Criteri di indirizzo e strumenti per garantire la qualità dei siti web

Contenuti, modelli di gestioni e ruoli

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Esempi: dove porta la norma?

Pubblicità amministrativa / L. 69/2009, art. 32

La pubblicità legale è data esclusivamente attraverso la

pubblicazione degli atti sul sito internet dell’Amministrazione

(“Albo pretorio on-line”)

L’efficacia degli atti amministrativi è garantita dalla pubblicazione in forma

elettronica (documenti informatici) – cfr. anche Art. 23 del D.Lgs 82/2005


Criteri di pubblicazione:

Revisione dei processi di formazione e trasmissione dei documenti

Adeguamento organizzativo

Adeguamento tecnologico

Misure di sicurezza e di efficacia della pubblicazione

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Esempi: dove porta la norma?

L’organizzazione

/ D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 (agg. con D.Lgs 235/2010 in vigore dal 25/01/2011)

Art. 17, sulla sostenibilità organizzativa dell’innovazione, costituzione di

una posizione di responsabilità sui processi di innovazione, soggetta ad

assegnazione di obiettivi e quindi di valutazione

Art. 15, capitalizzazione dei “dividendi” dell’innovazione: i risparmi

ottenuti attraverso la reingegnerizzazione dei processi devono essere

misurati e ridistribuiti in incentivi e nuovi investimenti

Art. 12, collegamento con il ciclo della performance, l’attuazione del CAD è

rilevante ai fini della misurazione e della valutazione della performance

organizzativa ed individuale (del personale e della dirigenza)

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Gianluca Passaro

Per approfondimenti generali sui temi trattati in questa presentazione è

possibile riferirsi al Dossier dei materiali didattici predisposti.

Per gli stessi approfondimenti o per quesiti specifici è possibile contattare la

Segreteria didattica dei Corsi SSPAL per richiedere eventuali materiali integrativi

a cura del relatore.

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