Materiale didattico - SDA Bocconi

SDA Bocconi School of Management
Piano di miglioramento operativo
A.Cagnetta, M.Arrighetti, I.Battistini, B.Boccato, I.Cadoppi, S.Camerota, S.Caratti, M.Cavalli, A.Cerullo,
S.Consonni, E.Cottarelli, M.T.Di Gioia, P.Egi, M.G.Gramazio, C.Leimer, C.Pecoraro, L.Pesci, V.Puricelli,
C.Redaelli, G.Rivino, L.Sorgente, S.Vindelli
Ottobre 2010
1

Indice
1. Struttura del piano di miglioramento e dei gruppi di lavoro
2. Strategie: il fil rouge
3. Comunicazione interna
4. Materiale didattico
5. Supporto organizzativo
6. Internazionalizzazione
2

Struttura del piano di miglioramento
Il piano di miglioramento è strutturato nelle seguenti aree
di sviluppo emerse da un confronto in plenaria che ha
coinvolto tutto lo staff della Scuola:
1. Strategie: il fil rouge
2. Comunicazione interna
3. Materiale didattico
4. Supporto organizzativo
5. Internazionalizzazione
Le 5 aree di sviluppo hanno dato vita a 5 distinti gruppi
di lavoro.
L’adesione ai gruppi è avvenuta spontaneamente.
Una volta sviluppati i progetti e prima della
presentazione, tutti i gruppi hanno messo a fattor
comune le proposte e le hanno condivise.
3

Struttura dei gruppi di lavoro
I 5 gruppi sono così composti:
1. Strategie
B. Boccato, A. Cerullo, P. Egi,
2. Comunicazione interna
A. Cagnetta, M. Cavalli, L. Sorgente, S. Vindelli
3. Materiale didattico
E. Cottarelli, M.T. Di Gioia, M. Gramazio, V. Puricelli
4. Supporto organizzativo
M. Arrighetti, S. Camerota, C. Leimer, C. Pecoraro, L. Pesci, C. Redaelli
5. Internazionalizzazione
I. Battistini, I. Cadoppi. S. Caratti, S. Consonni, G. Rivino
4

Strategie: il fil rouge
Comunicazione interna
Materiale didattico
Supporto organizzativo Internazionalizzazione
5

Strategie: Premessa
Il gruppo Strategie ha sviluppato delle proposte in merito alla
comunicazione delle strategie di scuola, la motivazione, il senso di
appartenenza, la declinazione di ruoli e responsabilità, il
miglioramento della qualità.
Per queste ragioni “Strategie” è il fil rouge del piano di
miglioramento, lo spirito che ha guidato la creazione dei gruppi e le
proposte che ne sono emerse.
Vision e Mission di SDA Bocconi non potevano che essere il punto
di partenza.
Esse sono la nostra guida e la nostra fonte di ispirazione.
Vision
Empowering lives through Knowledge & Imagination
6

Stategie: Premessa (segue)
Mission
Contribuire allo sviluppo delle persone, delle aziende, delle istituzioni e dei
sistemi economici generando e diffondendo conoscenze e competenze
nell’area del management.
Questa la missione della SDA Bocconi, Scuola di Management
dell’Università Bocconi.
SDA Bocconi e Università Bocconi formano un sistema che condivide obiettivi e
valori fondanti, moltiplica le opportunità di azione comune, amplifica la missione
originaria: rispondere alla domanda di formazione e di ricerca scientifica
proveniente dal sistema economico e agire come parte propositiva di un continuo
processo di avanzamento e di integrazione culturale.
La SDA Bocconi si rivolge a chi è già entrato nel mondo del lavoro.
Per questi destinatari, qualificati, integra in modo virtuoso il ciclo ricerca,
diffusione, formazione, ponendo il tema dell’internazionalizzazione al centro
dell’attenzione.
La SDA è un’istituzione Non Profit, che cura il proprio equilibrio economico come
fattore di indipendenza culturale nel lungo periodo.
Fa delle persone una risorsa critica,
meritevole di sviluppo.
Opera con attenzione tanto al giudizio della comunità scientifica quanto alla
rilevanza per il mondo del management, in un contesto globale.
7

Empowering lives through Knowledge
& Imagination
through
Forza, Potenza, Crescita, Energia vitale,
Passione, Sviluppo, Motore, Realizzazione,
Aspirazione, …
Vita, Persona, Individuo, Organizzazione,
Gruppo, Società, Sensibilità, Personalità,
Risorsa, …
Conoscenza, Contenuti, Competenze,
Rigore teorico, Metodi applicativi, Strumenti,
Esperienza, …
Creatività, Innovazione, Pensiero
Associativo, Fantasia, Apertura mentale,
Flessibilità …
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“SDA Bocconi School of Management
fa delle persone una risorsa critica, meritevole di sviluppo”
SOCIETÀ
COMPETENZE CONOSCENZA
ORGANIZZAZIONE RISORSA CRESCITA
FORZA
INNOVAZIONE
VITA
APERTURA MENTALE
ENERGIA VITALE
ESPERIENZA
POTENZA
REALIZZAZIONE
PASSIONE
SVILUPPO
CREATIVITÀ
ASPIRAZIONE
SENSIBILITÀ
FANTASIA
CONTENUTI
MOTORE
GRUPPO
PERSONALITÀ
RIGORE TEORICO
PENSIERO ASSOCIATIVO
FLESSIBILITÀ
Riportiamo la persona “al centro”
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Comunicazione
delle Strategie di Scuola
Comunicare con maggiore chiarezza gli obiettivi della Scuola
a breve e medio termine
Proposte:
– Presentazione del Piano strategico per lo staff professionale che espliciti
chiaramente gli obiettivi a medio e breve termine per ciascuna Unità
organizzativa.
MAGGIORE COINVOLGIMENTO DELLE RISORSE
COSTANTE MONITORAGGIO DEI PROCESSI
POSSIBILE VERIFICA FINALE
QUALITA’
“E’ sempre più evidente che il successo di un’azienda e la sua
stabilità economica sono frutto della qualità che riesce ad
esprimere. Elemento indispensabile in un confronto internazionale.
La qualità è generata dalle risorse.”
10

Motivazione
Costruire un progetto e un sistema di valori condivisi.
Proposte:
– Valutazione della motivazione del personale, dei bisogni di autorealizzazione,
stima, appartenenza e sicurezza.
– Dare valore a tutte le “strutture” interne in modo paritetico. Non ci sono
strutture che “contano” più di altre.
– Definizione degli obiettivi individuali e/o di Unità organizzativa da perseguire.
– Un sistema di valutazione oggettiva delle potenzialità del singolo, crescita
orizzontale della figura attraverso lo stimolo allo sviluppo di nuove
competenze puntando sulla soddisfazione nel sentirsi sempre più preparato.
– Incentivi al personale da assegnare per lo sviluppo di progetti.
– Verifica con le risorse interne l’eventuale interesse a ricoprire nuove posizioni
prima di rivolgersi all’esterno (es. “bando” interno)
CHI SONO?
CHE COSA FACCIO?
COSA POTREI FARE?
COSA L’ISTITUZIONE VORREBBE FACESSI?
FEEDBACK COSTANTE
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Senso di appartenenza
Proposte:
Rinforzare il senso di appartenenza che si è affievolito
dopo la ristrutturazione.
Il personale non si sente più parte di un progetto comune.
– Stimolare la condivisione e il dialogo tra tutte le risorse e tutte le Unità
organizzative. Il coinvolgimento dello staff può rappresentare un valore
aggiunto nello sviluppo di tutti i processi e diventa strumento per accrescere il
senso di appartenenza (LAVORARE IN TEAM).
– Promuovere la messa a fattor comune delle competenze (staff/faculty). Ogni
risorsa può dare il suo contributo al successo dell’impresa.
CLIMA PIU’ SERENO
MAGGIORE COINVOLGIMENTO
PIU’ COMPLICITA’
CONDIVISIONE DEI SUCCESSI E DELLE DIFFICOLTA’
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Ruoli e Responsabilità
Definire con maggiore dettaglio ruoli e responsabilità all’interno
della Scuola.
Proposte/Considerazioni:
– La risorsa professionale, propositiva e collaborativa deve diventare un modello
vincente.
– Integrazione del profilo della persona sulla Intranet di Scuola (tipo linkedin) che
ne descriva le attività svolte (maggiori dettagli nel capitolo comunicazione
interna).
– Definizione di ruoli e responsabilità. Chiarezza di obiettivi e aspettative del
personale sia all’interno dell’Unità Organizzativa presso la quale opera, sia a
livello di Scuola.
– L’identificazione del ruolo non deve comportare mancanza di flessibilità e
spirito di collaborazione.
– Migliorare il processo di valutazione basandolo su criteri oggettivi e sulla
professionalità acquisita negli anni.
MAGGIORE TRASPARENZA
MAGGIORE EFFICIENZA
MAGGIORE RICONOSCIMENTO DEL SINGOLO
INCREMENTO DELLA QUALITÀ
MAGGIORE CONSAPEVOLEZZA DELLE RESPONSABILITÀ E DEI DOVERI
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Siamo solo all’inizio, ma prima di
continuare…
Il personale ha desiderio di impegnarsi per fare bene il proprio
lavoro dando un contributo di proposta e imprenditoriale,
guardando al futuro, senza rifarsi sistematicamente al passato.
La partecipazione del personale a questo piano di
miglioramento ne è la riprova, ma è forte il desiderio di sapere
come procedere poi nella realizzazione dei progetti.
Per questa ragione il gruppo propone di:
dare un ordine di priorità ai progetti
nominare un Responsabile e un Team per ciascun progetto
che ne possa seguire la fase di start up e l’analisi dei
fabbisogni necessari (risorse, spazi, software, ecc.)
interazione e sinergia con i gruppi di lavoro della Faculty
Ma… la Scuola si impegnerà a supportare
le nostre proposte di miglioramento?
Ci darà le risorse, economiche e umane,
per svilupparle?
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Decalogo per la Scuola
Su ispirazione de Il Decalogo per Milano
(fonte Il Corriere della Sera del 13 maggio 2010)
1 Ritrovare l’anima SDA Bocconi rinforzi il suo orgoglio e la sua anima.
Rimuovere i blocchi psicologici per liberare le energie di
una Scuola che deve pensare in grande
2 Guardare oltre Costruire una Scuola internazionale non significa solo
abbattere le barriere linguistiche, ma pensare e agire con
spirito e aperture internazionali
3 Accoglienza e serietà SDA Bocconi impari ad aprire le sue porte a quanti la
vivono e tenga viva la serietà del blasone che porta
4 Ricostruire i ponti SDA Bocconi ricostruisca i ponti tra le varie anime che la
popolano
5 Professioni al centro SDA Bocconi rimetta al centro la professionalità, la
collaborazione e il confronto
6 Il sommerso professionale SDA Bocconi faccia emergere la professionalità dei singoli
7 Aprire ai più deboli SDA Bocconi spalanchi le porte ai più meritevoli ma meno
facoltosi
8 La paura di vincere SDA Bocconi torni a credere di essere Leader. Non si vive
solo di Ranking
9 La ricerca e i giovani SDA Bocconi torni ad investire nella ricerca e nei giovani:
sono il suo futuro
10 Il gusto del rischio SDA Bocconi torni a rischiare. Ha le risorse per farlo.
Una SDA così sarebbe poi così male? 15

Comunicazione interna
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Intranet
Identificazione di uno strumento per la diffusione delle
informazioni, in cui poter trovare tutti i riferimenti per le
necessità operative quotidiane:
INTRANET
Modalità di implementazione
– Ricognizione dell’attuale stato dell’arte della Intranet
– Verifica dei possibili vincoli tecnici > in progress
Passi successivi
• Messa on-line della nuova Intranet da parte di una risorsa dedicata,
affiancata da una risorsa tecnica, che si occuperà di raccogliere il
materiale.
• Successivo aggiornamento da parte dei singoli utenti, ma con risorsa
dedicata che controlli l’effettiva fruizione e manutenzione della
Intranet.
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Proposte
Riorganizzazione / aggiornamento / completamento / incremento
dei contenuti pubblicati secondo un approccio più user friendly e
customer oriented .
– Sviluppo della RUBRICA, con aggiornamento ed aggiunta delle
indicazioni sulle mansioni e responsabilità dei vari uffici e referenti
> work in progress
– Identificazione di una serie di TEMATICHE di interesse generale,
identificabili mediante keyword, di cui pubblicare le procedure
operative per aiutare l’utente nella ricerca delle informazioni
– Pubblicazione di una serie di BEST PRACTICES / Esperienze sul
campo (progetti speciali, convegni, ecc.) che possano aiutare gli
utenti e diventare patrimonio di Scuola
– Utilizzo della sezione NEWS già esistente per le comunicazioni
periodiche inviate dalla Direzione e dagli altri uffici / servizi, e
creazione di una nuova sezione in cui archiviare successivamente
tali comunicazioni.
– Ampliamento delle funzionalità del motore di ricerca interno
NB: tutti i documenti riporteranno la data di aggiornamento e l’autore
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Nuove possibili sezioni Intranet
RUBRICA (già esistente, da ampliare)
- Recapiti
- Mansione – ufficio - CHI FA COSA
CONVEGNI / EVENTI
- Come realizzarli
- Servizi organizzativi (aule, attrezzature, catering, fornitori, tour UB,
guide, hostess, etc.)
MATERIALE DIDATTICO
- Piattaforma materiale
- Tipologie di piattaforme per corsi
- Copyright
- ECCH
- Biblioteca
- Simulazioni (Everest, Eis, Handshake, MBTI, etc)
MARKETING
NEWS
…
N.B. I temi già presenti sullo Stradario verranno approfonditi con le procedure pratiche di
applicazione (es. Biglietti da visita: sullo Stradario ci sono i dettagli sulla possibilità o meno
di averli, ma non come fare per richiederli)
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Materiale didattico
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SDA
SDA
Formazione Pensiero = Futuro Bocconi
MATERIALE DIDATTICO
miglioramento organizzativo della gestione di tutto il materiale didattico
che ne ottimizzi la consultazione (Archivio di Scuola) e la sua divulgazione
(Set Didattici di Scuola)
ARCHIVIO SDA - Consultazione
Archivio unico che favorisca l’orientamento informatico
Facilitare la consultazione dei materiali
Escludere gli archivi cartacei ancora largamente in uso nelle segreterie di programma
Limitare lo spreco dei costi dovuti all’acquisto (libri, riviste, convenzioni ad hoc per copyright)
o alla stampa (articoli, note didattiche) dei materiali che sono duplicati nei differenti archivi
Promuovere un approccio di condivisione e confronto
utile ad un orientamento di verifica permanente sulla qualità dei materiali
SET DIDATTICI SDA - Divulgazione
Facilitare tutto il lavoro di preparazione
Ricerca materiale, verifica copyright, richiesta copyright, verifica format, richiesta duplicazione set
Migliorare la qualità dei set didattici che sono depositari dei contenuti e importante veicolo
dell’immagine della Scuola: materiali sempre più aderenti alla didattica
(unità di misura della loro qualità non è la quantità)
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Archivio SDA
Strumento
Hummingbird DM 5.2
La piattaforma, nata con l’obiettivo di
eliminare l’archivio cartaceo della
Scuola, non è diventata ancora
importante ed efficace riferimento per
docenti e Segreterie
(le segreterie d’Area raccolgono i materiali e
il caricamento del materiale in piattaforma
è affidato ad uno stagista)
AIDRO
Associazione Italiana per i Diritti di
Riproduzione delle Opere dell’Ingegno
Copyright.com
Copyright Clearance Center
Azione
Implementare Hummingbird
tutto il materiale didattico trasferito in piattaforma
(note e casi SDA, “tratto da”, slides)
Creare course pack (già in uso per alcuni
corsi e presenti in piattaforma) importante
strumento che semplifica la composizione
dei set didattici:
– verifica diretta ed immediata dei materiali da
parte del coordinatore del corso e di tutti i
docenti
– stampa set da cd o pen drive: esclude i differenti
archivi cartacei nelle segreterie
– consegna del file set ai partecipanti (pen
drive/cd): favorisce la creazione di set su
supporti informatici
– format di scuola per copertine materiali in word
verifica possibilità creazione format in pdf
editabile
Mappatura del materiale inutilizzato da un
“X” numero di anni e successiva eliminazione per
alleggerire il carico della piattaforma
Studiare una convenzione ad hoc tra
EGEA-ETAS(E&M) per uso dei file di
articoli/capitoli di libro tratti dalle collane di Scuola
(distribuzione e/o consultazione ai partecipanti)
Convenzioni ad hoc per i “tratti da” libri pubblicati
da editori non AIDRO (es. Franco Angeli,
McGraw-Hill, ecc..)
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Archivio SDA
Strumento
ecch.com
ecch the case for learning
Le segreterie di programma acquistano i casi
per numero stampe, il costo è a carico del
programma.
librieriviste
Le segreterie di programma acquistano i
libri/riviste per i “materiali tratti da”, il costo è
a carico dei programmi, uno stesso
libro/rivista è acquistato da più segreterie.
Alcune segreterie di programmi master
effettuano un servizio di prestito ai
partecipanti.
link
pubblicati su piattaforma (blackboard – asit)
per la consultazione di materiali on-line
(riviste, articoli).
Biblioteca Bocconi
→ lib.unibocconi.it
→ ECR CourseReserves
→ RefWorks
Azione
Ampliamento della convenzione con ECCH anche
all’uso dei casi in formato elettronico su piattaforme
e su supporti elettronici.
Gestione in database dei librieriviste di Scuola
(Intranet)
Verifica di uno spazio comune per la loro
catalogazione e archiviazione
Condivisione dei link (Intranet)
Raccogliere tutte le informazioni possibili su riviste
online per studiare una convenzione di Scuola che
permetta l’utilizzo di articoli tratti da riviste
elettroniche (Intranet)
Verifica di possibili sinergie con Biblioteca Bocconi;
strumenti e servizi: ricerca nelle risorse elettroniche
di Ateneo, creazione e ricerca di bibliografie on-line
(course pack)
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Set didattici SDA Customized Programs
Divulgazione – Consultazione Azione
Hard copy set: Faldoni/cartelline con copie
cartacee del materiale per ogni partecipante
al corso
File set: Consegna al committente di 1
master copy.
Consegna ai partecipanti di CD, Pen drive,
caricamento dei materiali in piattaforme
dedicate al corso.
Allo stato attuale il File set non può
contenere il “materiale tratto da” perché
questo non è coperto da copyright . La
copertura richiede convenzioni ad hoc su
singoli materiali.
Piattaforma didattica: Blackboard e Asit
per la pubblicazione dei materiali del corso
I materiali fuori set sono consegnati in
formato cartaceo.
Laddove possibile e di default nei corsi brevi
(fino 3gg), utilizzare materiali distribuiti in File
set: cd, pen drive, piattaforme, estendendo l’uso
anche a materiali coperti da copyright, attraverso
la stipulazione di accordi e convenzioni.
Studio di una copertina con logo SDA che
consenta un formato elettronico adatto all’invio
del File set al cliente.
Centralizzare i materiali (libri e riviste) per
organizzare al meglio la consultazione degli
stessi (gestione tramite database di Scuola).
Sistema già in uso, ad esempio, in DAP.
Implementare Hummingdbird
Una migliore gestione di tutto il processo
porterebbe alla riduzione dei materiali fuori set
(ad esclusione dei casi e simulazioni per lavori di
gruppo)
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Set didattici SDA Master Programs
Divulgazione - Consultazione Azione
Hard copy set: faldone/dispensa copia
cartacea per singoli insegnamenti master
distribuite all’inizio di ogni modulo (note,
casi, materiale tratto da libri, slides)
I materiali fuori set sono consegnati in
formato cartaceo
Piattaforma didattica: Blackboard e Asit
per la pubblicazione di: slides, link ad
articoli su riviste on-line
- libri acquistati da alcuni programmi
master e in prestito all’aula: MPM-
MIHMEP-MIMS (il servizio di prestito è
gestito dalla segreteria)
- tesi consultazione (a partecipanti ed ex
partecipanti) di materiale costituito dalle
tesi finali dei partecipanti master scritte
su progetti svolti presso le aziende
- ECR Biblioteca Bocconi course pack
pubblicati in biblioteca on-line e in
consultazione a tutti gli utenti Bocconi
(studenti e faculty)
–Preferibile l’utilizzo della dispensa (f/r) rispetto al
faldone: ottimizza l’utilizzo dei materiali con
conseguente diminuzione di consumo di carta
–Centralizzare i materiali (libri e riviste) per
organizzare al meglio la consultazione degli stessi
(gestione tramite database di Scuola). La Divisione
Master ha già iniziato una mappatura del materiale
didattico con la finalità di informatizzare lo stesso
per suo inserimento in Hummingbird
–Più efficace gestione del servizio di prestito ai
partecipanti
–Archiviazione delle tesi finali (quelle ritenute più
innovative) in una piattaforma on-line (es. software
RefWorks della Biblioteca Bocconi) (es. su RW
archivio NP&COOP) e visibilità delle stesse sugli
specifici siti dei master (Autore-Anno-Titolo-
Abstract) (es. sito NP&COOP).
Questa azione potrebbe rivelarsi quale importante
veicolo di conoscenza, verso i prospect,
dell’applicazione sul campo dei contenuti dei
programmi e contribuire al rafforzamento dei
rapporti con le aziende partner del master.
–ECR: i materiali sono verificati da Biblioteca
Bocconi che, quando possibile, stipula convenzioni
ad hoc su materiali coperti da copyright (costi su
programma)
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Set didattici SDA Open Programs
Divulgazione – Consultazione Azione
Hard copy set: Faldoni/cartelline con
copia per ogni partecipante al corso
Per alcuni corsi è già in uso la stampa del
set da CD
Piattaforma didattica: Blackboard e Asit
per la pubblicazione dei materiali del
corso
I materiali fuori set sono consegnati in
formato cartaceo.
– Laddove possibile e di default nei corsi brevi
(fino 3gg), utilizzare materiali distribuiti in File
set: cd, pen drive, piattaforme, estendendo
l’uso anche a materiali coperti da copyright,
attraverso la stipulazione di accordi e
convenzioni.
– Centralizzare i materiali (libri e riviste) per
organizzare al meglio la consultazione degli
stessi (gestione tramite database di Scuola).
– Miglioramento Hummingdbird
– Una migliore gestione di tutto il processo
porterebbe alla riduzione dei materiali fuori set
(ad esclusione dei casi e simulazioni per lavori
di gruppo)
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Materiale didattico il progetto necessita di azioni che favoriscano un miglioramento
degli strumenti che sia da presupposto ad un orientamento informatico e di reale condivisione
degli strumenti e delle procedure. Di seguito i fabbisogni riscontrati dal gruppo di lavoro per
l’avvio dei lavori al fine del miglioramento dell’intero processo su materiale didattico.
Hummingdbird
- Potenziamento server in previsione dell’implementazione di Master Program e Customized Program
- Miglioramento interfaccia per velocizzare il processo di inserimento materiale
- Masterizzazione/trasferimento diretto di course pack
Hummingdbird Hard copy set (fornitore)
Course pack supporto informatico PARTECIPANTI
File set (partecipante)
- Convenzioni ad hoc su materiali coperti da copyright per uso in formato elettronico .
Le convenzioni risultano necessarie al fine dell’inserimento dei materiali nel file set e/o in piattaforma
- PC dedicati per piattaforma materiale didattico e DB archivio libri/riviste (1 pc già in uso + 1)
-Team dedicato (spazio e tempo) a gestione: piattaforma – archivio prestito a partecip. (staff e
docente)
- Spazio dedicato alla catalogazione e all’archiviazione di libri/riviste etc..
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Supporto organizzativo
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Premessa
Alla luce del forte incremento che negli ultimi anni ha
caratterizzato gli Eventi organizzati dalla Scuola, è
emersa l’esigenza di effettuare un’analisi che ne
chiarisca i volumi, le caratteristiche peculiari e le
necessità organizzative più ricorrenti.
Una volta verificato il fenomeno, si valuterà se sarà
sufficiente stendere delle linee guida e fornire dei
riferimenti sui possibili fornitori esterni, in modo che le
Segreterie possano continuare ad operare in autonomia,
oppure se è preferibile/necessario investire in una
struttura dedicata.
29

Eventi effettuati e previsti
95 eventi organizzati nel 2009
70 eventi organizzati nel 2009 dalla Segreteria delle Aree (convegni,
conference, riunioni residenziali, workshop, forum, …)
25 eventi organizzati nel 2009 dalla Segreteria delle Divisioni (Study
Tour e presentazioni ricerche)
Previsti 100 eventi nel 2010
Con l’aggiungersi degli AttualiSDA
il numero degli eventi è destinato a crescere.
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Tipologie di eventi
Sono state individuate tre tipologie di eventi:
1. Eventi effettuati in sede (via Bocconi 8)
2. Eventi effettuati fuori sede (Università, Hotel, …)
3. Study Tour
Study Tour
Eventi in sede
Eventi fuori sede
31

Situazione attuale delle attività…
1. Eventi in sede
Attività da svolgere
Badge
Attori coinvolti Problematiche Possibili soluzioni
Segreteria/MKTG/SOL – Stampa badge
– Sistema più flessibile per stampa nominativi dell'ultimo
– Contenitore badge per distribuzione durante minuto
gli eventi
– Consegna dei badge da parte del fornitore in ordine
alfabetico e già inseriti nel portabadge
– Misura unica dei portabadge - acquisto contenitori a
carico di ciascun ufficio + scorta presso SOL
Catering Segreteria/SOL – Aula 03 unica adatta al catering ma spesso
capita di avere più richieste in
contemporanea
– Definire allestimento standard per i tavoli in
Chiusura
posticipata/apertura
domenica
Segreteria/UT
aula 03 per ristorazione
Inviti - richiesta
indirizzi e invio mail
tramite tamtam
Segreteria/MKTG Procedura troppo lunga
Microfoni
Segreteria/IT/
Infocenter
Piantane Segreteria/SOL –Dotazione non sufficiente
–Problematica di spazio in magazzino
–Gestione e trasporto
–Valutare dimensioni
Poster per piantana Segreteria/MKTG/CS
Legenda:
- CS Customer Service - EB Event Bureau - IT Information Systems - UT Ufficio Tecnico
– Creazione tensostruttura in giardino per catering
(riscaldata per inverno)
– Definizione con fornitori di standard per allestimento tavoli
in 03
Riduzione tempistica tra richiesta e invio effettivo
Dotazione a volte non sufficiente Contattare IT per acquisti nuovi microfoni
Tavolo registrazione e Segreteria/SOL/CS
tovaglie
Dotazione non sufficiente dei tavoli
Tegolini Segreteria/SOL – Stampa tegolino
– Non efficiente lay out e la visione in alcune
aule
Sito dedicato Segreteria/MKTG/IT Realizzazione non uniforme delle pagine
internet
– Creazione pagina unica intranet x richieste attrezzature
convegni
– Valutare possibilità di centralizzazione per la gestione
delle varie richieste
– Creazione e acquisto di tegolini rigidi ad hoc per le aule in
cui possibile
– Creazione di un nuovo modello/template per la stampa di
tegolini
Contattare Ufficio MKTG e IT
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Situazione attuale delle attività (segue)
2. Eventi fuori sede
Attività da svolgere Attori coinvolti Problematiche Possibili soluzioni
Allestimenti delle
aule
Catering
Segreteria /UT/ SOL Non esiste una procedura standard
Segreteria/SOL
Piantane Segreteria/SOL/UT Dotazione a volte non sufficiente,
misure non standard, materiale non
sempre in buono stato
Pulizie Segreteria /UT Servizio non di default con
prenotazione dell'aula ma da richiedere
a parte
Rafforzamento
addetti pulizia
Tavolo registrazione Segreteria/SOL
Richiesta dei clienti
di allestimenti
personalizzati e
separati per catering
Segreteria/SOL/UT Servizio richiesto e pagato extra, non
effettuato
Segreteria/SOL Richiesta attualmente non sempre
esaudibile per mancanza di spazio
Logistica aula Segreteria/UT Difficoltà ad avere disponibiltà nelle sedi
università
Legenda:
- CS Customer Service - EB Event Bureau - IT Information Systems - UT Ufficio Tecnico
Richiesta di incontro con UT per creare procedura
standard, condividere informazioni sui fornitori e sulle
attrezzature in dotazioni
Valutare la possibilità di avere spazi dedicati alla SDA
Intervento da parte della Direzione con Ufficio
Convegni/Direzione Generale
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Situazione attuale delle attività (segue)
3. Study Tour
Attività da svolgere Attori coinvolti Problematiche Possibili soluzioni
Attività culturali (tour
di Milano, musei etc.)
Segreteria – Attività time consuming per
segreteria
– Problemi di pagamenti anticipati
Cene Segreteria Difficoltà a trovare locali vicini
(raggiungibili a piedi) - che accettino
pagamento Bocconi - che siano stati
testati
Lettere di invito per
visto entrata
Noleggio bus
Pranzi vegetariani
Prenotazione hotel
Tour in via Roentgen
Segreteria
Segreteria
Segreteria/SOL/
Ristorante
Compass
Segreteria/
Agenzia Seneca
Segreteria/
Uff.Convegni/
Agenzia Civita
Legenda:
- CS Customer Service - EB Event Bureau - IT Information Systems - UT Ufficio Tecnico
Possibilità di attivare un'agenzia esterna per la
gestione di tipologie nuove di attività
– Condivisione delle informazioni attraverso
intranet
– Richiesta di suggerimenti da parte dei docenti
Condivisione del processo e dei contatti
attraverso intranet
Menu' fissi concordati con Compass
Poca disponibilità della sede Incontro con ufficio convegni per cercare delle
soluzioni
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Aree di intervento
A)
Logistica d’aula
F)
Piattaforma
intranet per
richieste convegni
G)
Attività culturali
extra didattica
B)
Collaborazione con
Ufficio Tecnico per
miglioramento
servizio
E)
Procedura per
inviti – richieste
indirizzi e utilizzo
tamtam
H)
Spazi in SDA e
in Bocconi
C)
Spazio intranet
dedicato alla
raccolta di
informazioni
D)
Servizio Catering
I)
Presentazione
degli eventi sul
sito
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Piano d’azione
tegolini
badge
microfoni
piantane
Breve Termine
intranet
catering
tamtam
Best practices
Event Bureau
spazi
Medio-Lungo
Termine
Attività culturali
sito
36

Piano d’azione (segue)
1. A breve termine
A) Logistica d'aula
dotazione di tegolini in plexiglass in tutte le aule > work in progress
progettazione formato standard per badge e tegolini con possibilità di stampa da parte di ciascun
ufficio > work in progress
acquisto nuovi microfoni
acquisto nuove piantane (da valutare difficoltà gestionali magazzino, gestione e trasporto: gestione
centralizzata per mobilitazione, controllo e affissione attraverso piattaforma => collegato alla proposta di
piattaforma per richieste convegni)
B) Collaborazione con UT per miglioramento servizio
creazione di un modulo standard che raccolga tutte le esigenze di allestimenti da compilare e inviare a UT
segnalazione di problemi logistici (dotazioni non sufficienti, materiali non sempre in buono stato, materiali
che servirebbero e non sono disponibili ecc)
C) Spazio intranet dedicato alla raccolta di informazioni (collegato al progetto comunicazione interna)
raccolta best practices per eventi
raccolta informazioni su dotazioni dell'UT (lista fornitori, piantane ecc.) (collegato alla proposta collaborazione
con UT per miglioramento servizi)
raccolta informazioni su hotel e ristoranti già testati
D) Servizio catering
definizione menù standard per esigenze particolari (vegetariani, celiaci, restrizioni religiose)
condivisione liste fornitori già testati sia come SDA che attraverso UT (collegato alla proposta spazio intranet
dedicato a raccolta informazioni)
E) Procedura per inviti-richieste indirizzi e utilizzo tamtam
riduzione della tempistica
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Piano d’azione (segue)
2. A medio-lungo termine
F) Piattaforma per richieste convegni
piattaforma unica in intranet che integri tutte le richieste di allestimento (piantane, tavoli, tovaglie, microfoni,
ecc.)
valutare la possibilità, in sostituzione della piattaforma intranet di cui sopra, di sviluppare l'applicazione
all'interno di Event Bureau in modo da avere un unico strumento sia per eventi in Bocconi che in SDA => in
collaborazione con Ufficio Convegni Bocconi
G) Attività culturali extra didattica
possibilità di attivare un contatto con agenzia esterna per la gestione di nuove tipologie di attività
possibilità di estendere le attività culturali/turistiche anche ai corsi Executive International
H) Spazi in SDA e in Bocconi
intervento della Direzione SDA presso l'Ufficio Convegni/Direzione Generale per avere maggiori spazi
disponibili per eventi SDA presso l'Ateneo
richiesta che in EB siano indicate le effettive disponibilità degli spazi, segnalando anche le date occupate
per gli allestimenti
necessità di spazi per catering (oltre aula 03) sia per eventi in generale che per richieste sempre più
pressanti da parte dei clienti di avere insieme alla formazione anche una ristorazione “personalizzata” e
separata dagli altri corsi.
Tour presso la sede di Via Roentgen: incontro con Ufficio Convegni per trovare nuove soluzioni per
l’incremento delle disponibilità
I) Presentazione degli eventi sul sito
uniformità, attraverso la creazione di standard, nella realizzazione delle pagine internet => coinvolgimento
Ufficio MKTG e valutazione della proposta all'intero del progetto di rifacimento del sito della Scuola
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Internazionalizzazione
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Gli aspetti da considerare
Il tema dell’internazionalizzazione è al centro dell’attenzione
ed è compreso tra gli obiettivi del piano strategico 2015
Obiettivi generali del progetto Internazionalizzazione sono:
Ampliare il mercato estero per i prodotti executive (open
programs, custom programs, ricerche).
Consolidare e ampliare il mercato estero per i master.
Aumentare la reputation della Scuola e diffondere il brand in
nuovi mercati
Alla luce degli obiettivi generali della Scuola, e in sinergia con le
finalità del gruppo di lavoro della faculty “New Markets” due
sono i principali aspetti che si vogliono tenere in considerazione
in questo documento, presentando anche una proposta di primi
passi e azioni da attuare:
Gli strumenti per l’internazionalizzazione
Gli scambi internazionali degli staff
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Gli strumenti per l’internazionalizzazione
L’informazione
Individuazione e comunicazione dei referenti di Scuola per
l’internazionalizzazione.
Condivisione delle informazioni relative a canali e partnership già
esistenti:
– Scuole partner per scambi MBA
– Scuole partner Università (Relazioni Internazionali)
– Network internazionali cui fa parte l’Università ( CEMS e PIM)
– Network degli Alumni Bocconi
– Membership SDA Bocconi (EFMD, …)
– Clienti dei programmi Executive che hanno partecipazioni estere
(es: Unicredit Group…)
– Comunità italiane all’estero e comunità rilevanti per vicinanza geografica
Sinergia e condivisione delle informazioni sugli strumenti di
housing e ricettività.
SFRUTTARE LE SINERGIE
COGLIERE PIU’ OPPORTUNITA’
AUMENTARE LA CUSTOMER SATISFACTION
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Gli strumenti per l’internazionalizzazione
(segue)
Altri aspetti gestionali
Coinvolgimento dello staff nello
sviluppo di nuove partnership e
nuovi programmi/progetti
internazionali, già in fase
negoziale.
Sviluppo di strumenti e procedure
interne per una gestione
“internazionale”
FAVORIRE LA CRESCITA
PROFESSIONALE DEGLI STAFF
ACCRESCERE LA MOTIVAZIONE
e L’EFFICIENZA
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Gli scambi internazionali degli staff
Identificare alcuni corsi ed eventi cui lo staff può
partecipare.
Ipotizzare visite e periodi di servizio presso alcune scuole
partner.
APPRENDERE
CONSOLIDARE LE RELAZIONI E
AMPLIARE LE ATTIVITA’ CON
LE SCUOLE PARTNER
ANALIZZARE I COMPETITOR
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I prossimi passi e alcune proposte
Condivisione delle informazioni relative a canali e partnership già
esistenti
– Nomina dei referenti per le diverse aree di internazionalizzazione.
– Costituzione di un Team per l’internazionalizzazione che riunisca
i vari referenti.
– Condivisione di informazioni tra i referenti (incontri periodici, file,
DB, ecc.).
Comunicazione interna sui referenti di Scuola per
l’internazionalizzazione
– Comunicazione a tutti gli staff e personale docente della Scuola
sui referenti per l’internazionalizzazione.
– Creazione di una sezione sulla Intranet dedicata
all’internazionalizzazione con informazioni generali
e referenti.
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I prossimi passi e alcune proposte (segue)
Sinergia e condivisione delle informazioni sugli strumenti di
housing e ricettività
– Individuazione del Knowledge e creazione della sezione nella
Intranet.
Coinvolgimento dello staff nello sviluppo di nuove partnership
e nuovi programmi/progetti internazionali, già nella fase
negoziale
– Coinvolgimento degli staff che saranno referenti per il progetto alle
riunioni con i partner, già in fase negoziale.
Sviluppo di strumenti e procedure interne per una gestione
“internazionale”
– Docenti internazionali: verifica e realizzazione delle
procedure e dei documenti da rendere “internazionali”,
gestione dei permessi di lavoro, ecc.
– Supporto linguistico: accordo quadro per servizio
di traduzione e copywriting in inglese.
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I prossimi passi e alcune proposte (segue)
Gli scambi internazionali degli staff
– Analisi dell’offerta internazionale di corsi executive.
– Selezione di corsi formativi cui partecipare.
– Analisi delle conferenze internazionali.
– Selezione di conferenze internazionali cui partecipare.
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Le risorse
Attività di coordinamento generale che garantisca il
passaggio delle informazioni, crei sinergie tra gli uffici,
metta a fattore comune progetti/idee/informazioni.
Servizio di traduzione e copywriting. Ovvero avere dei
fornitori condivisi.
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…to be continued…