Atto Aziendale - ULSS5

13. UNITA’ OPERATIVA AFFARI GENERALI
L’U.O. è articolata nei seguenti Servizi:
• Ufficio per gli Affari Amministrativi generali e l’organizzazione
• Ufficio Segreteria e protocollo
UFFICIO PER GLI AFFARI AMMINISTRATIVI GENERALI E ORGANIZZAZIONE
Funzioni:
• istruttoria, studio e predisposizione di testi regolamentari, delle consulenze su problemi gestionali, organizzativi
ed analoghi
• consulenza sulle problematiche giuridiche, regolamentari ed organizzative relative alla libera professione del
personale dipendente e gli adempimenti inerenti di carattere generale, ferma la competenza della gestione
dell’istituto e dei singoli rapporti da parte della Direzione della Unità Operativa interessata (Direzione amm.va
ospedaliera) e del Servizio Personale per quanto riguarda la sorveglianza sulla correttezza dei comportamenti
nei riguardi degli obblighi giuridici e contrattuali e le relative iniziative giuridiche e disciplinari
• stipula di convenzioni con Enti o Associazioni varie per servizi connessi con l’attività Socio-Sanitaria dell’ULSS
e rinnovo di quelle già esistenti)
• gestione amministrativa del patrimonio
• stipula e gestione contratti di locazione e comodato con Enti pubblici e privati per servizi dell’ULSS
• definizione contenuti e gestione problematiche relative alla semplificazione amministrativa
• stipula e gestione contratti attivi (Servizi di bar c/o Ospedali, distributori automatici bevande, etc.)
• istruzioni alle Strutture e Servizi per l’adeguamento alle disposizioni della L. 675/96 di tutela della riservatezza
dei dati personali
• attività propedeutica alla costituzione di organismi aziendali (Consiglio Sanitari, Collegio di Direzione, etc.)
• predisposizione di pratiche per donazioni e relative deliberazioni/determinazioni
• rilascio di documentazione di propria competenza a richiesta di soggetti pubblici e privati
• supporto alle attività amministrative distrettuali relative alle prestazioni sanitarie
• istruttoria e predisposizione provvedimenti riguardanti gli aspetti di supporto amministrativo per le ricerche
sanitarie finalizzate, ferme le competenze gestionali/sanitarie, statistiche ed economiche rispettivamente della
Direzione Medica dell’Ospedale e del Servizio Finanziario
• rimborsi spese varie: spese postali
• nomina delle Commissioni e Collegi vari (es.: Comitato Etico, Commissioni Ispettive Farmacie).
UFFICIO SEGRETERIA/PROTOCOLLO
Sezione atti:
• gestione complessiva (raccolta, controllo formale, predisposizione ODG, partecipazione sedute deliberanti,
numerazione, inoltro ai Servizi) dei provvedimenti deliberativi, sia del Direttore Generale che dei dirigenti e
loro archiviazione
• cura l’adeguata informazione, pubblicizzazione e trasparenza degli atti
• in diretta collaborazione con il Direttore Amministrativo, gestione dei rapporti con il Collegio Sindacale, stesura,
esame e conservazione dei relativi verbali ed atti e adempimenti conseguenti nell’ambito sia interno che
esterno
• raccolta sistematica di leggi e regolamenti fornendo quanto di competenza ad Organi, Unità operative e Servizi
interessati
• tenuta e archiviazione di circolari regionali e distribuzione ai Servizi interessati
• rilascio di documentazione di propria competenza a richiesta di soggetti pubblici e privati
• predisposizione massimario di scarto e gestione archivio dell’Ulss
• cura la tenuta dell’albo pretorio.
Sezione protocollo e messi
• gestione della corrispondenza in arrivo di tutta l’Azienda U.L.S.S. 5, con assegnazione, protocollazione e
smistamento per servizio
• protocollazione della corrispondenza in uscita prodotta dai servizi della sede centrale
• smistamento corrispondenza interna
• registrazione, affrancatura e spedizione di tutta la corrispondenza dell’Azienda U.L.S.S. 5
• servizio collegamenti tra tutte le sedi e strutture dell’Ulss per ritiro e consegna corrispondenza.
14. U.O. AFFARI LEGALI
• cura degli interessi dell’Azienda U.L.S.S. 5, provvedendo -anche su segnalazione o richiesta dei Direttori dei
Servizi competenti- alle azioni di legge per il recupero dei crediti dell’Amministrazione o per resistere avverso
indebiti addebiti di spesa e comunque per la tutela, sia in sede giudiziale che stragiudiziale, dei diritti e degli
interessi dell’ULSS
• tutela degli interessi dell’Azienda U.L.S.S. 5 sotto l’aspetto legale, adempiendo ad ogni incarico anche particolare
che gli verrà assegnato, nell’ambito delle attribuzioni di competenza, dal Direttore Generale e dai Direttori di
Area
• tentativi obbligatori di conciliazione nelle controversie di lavoro
• diretta consulenza legale dell’Azienda U.L.S.S. 5, effettuando studi e ricerche su problemi di particolare
complessità, sottopostigli dai direttori delle unità operative, dei servizi e degli uffici dell’Azienda U.L.S.S. 5 e
dei direttori di area per problemi di carattere generale
• difesa in giudizio dell’Azienda U.L.S.S. 5, su mandato del Direttore Generale
• vigilanza sulle pratiche eventualmente affidate dal Direttore Generale a patrocinatori esterni, provvedendo alla
liquidazione delle relative parcelle ed onorari
• raccolta sistematica di leggi e regolamenti e della giurisprudenza di interesse dell’Azienda U.L.S.S. 5, fornendo
quanto di competenza ad Organi, Unità operative, e Servizi interessati
• rapporti di competenza con gli studi legali esterni e con altre Pubbliche Amministrazioni per quanto attiene ai
problemi legali che coinvolgono l’Azienda U.L.S.S. 5
• consulenza diretta, verbale e/o scritta, ai Responsabili dei vari Servizi dell’Azienda U.L.S.S. 5 in materia sia
giuridica che contrattuale, compresi motivati pareri richiesti su particolari clausole da introdurre, sui contratti,
capitolati, etc. nell’interesse dell’Azienda U.L.S.S. 5
• gestione del pacchetto assicurativo (stipula polizze, liquidazione premi, segnalazione e definizione sinistri,
corrispondenza, etc.), dalla fase di affidamento dei contratti alla relativa gestione ed alla trattazione dei sinistri
in contraddittorio con le Compagnie
• attività di recupero, sia stragiudiziale che giudiziale, delle retribuzioni erogate a dipendenti rimasti assenti dal
servizio per responsabilità di terzi
• funzioni di ufficio competente per i procedimenti disciplinari del personale del Comparto
• funzioni di Ufficiale Rogante per gli atti inerenti a gare d’appalto, ricevuti in forma pubblica amministrativa e
tenuta del relativo repertorio e registrazione, nei casi previsti dalla legge, dei contratti
• attività ispettiva generale aziendale in ordine al funzionamento generale di singoli servizi e soggetti, sui singoli
atti di amministrazione e di gestione
• attività di formazione del personale dipendente su argomenti di diritto di specifico interesse.
All’interno dell’Unità Operativa si distingue:
l’Ufficio gestione Contratti Assicurativi
Competenze ufficio
• Istruzione e svolgimento dei procedimenti di gara (pubblico incanto/licitazione privata/trattativa privata) per
l’affidamento delle diverse polizze assicurative contratte dall’Ente in ragione delle vigenti previsioni normative
(“RCT”, “Infortuni”, “Incendio”, “Furto”, “Kasko”, “Tutela giudiziaria”, “Elettronica”)
• gestione dei contratti assicurativi sia sotto il profilo amministrativo che contabile (pagamenti premi, regolazione
premi, gestione franchigie, etc.)
denunce di sinistro alle compagnie e raccolta sistematica, sia cartacea che informatizzata, delle pratiche di
sinistro
• istruzione delle pratiche di sinistro
trattazione pratiche sinistro con gli Uffici Liquidazione delle Compagnie assicuratrici
• gestione statistiche contratti assicurativi e sinistri da inoltrare periodicamente in Regione
• gestione dei procedimenti amministrativi di rivalsa del datore di lavoro per assenza del dipendente per fatto
illecito di terzi
• gestione repertorio contratti ricevuti dall’Ufficiale Rogante nelle procedure di gara poste in essere dalle preposte
Unità amministrative
• registrazione contratti/verbali di gara
Ad esso compete I’articolata attività di contraenza delle diverse polizze assicurative dell’Azienda U.L.S.S. 5, la
gestione dei rapporti contrattuali con le Compagnie, la segnalazione dei sinistri denunciati da Terzi e dipendenti
e la relativa trattazione in contraddittorio con le Compagnie.
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