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GLI ARCHIVI DELLE ORGANIZZAZIONI NON PROFIT

Memoria storica e patrimonio documentale

di Domenico Muscò

1. Il bisogno formativo

L’attività formativa costituisce la principale strada per ottimizzare l’organizzazione del

lavoro degli enti non profit, cioè è indispensabile dare risposte alle esigenze degli enti di volontariato

che desiderano imparare a gestire la propria documentazione; poiché ciò consente di far

prendere consapevolezza della necessità di una corretta conservazione dei documenti e della

memoria storica dell’associazione. E’ proprio la salvaguardia della memoria di un’associazione

che porta a tenere vivo lo spirito delle origini e degli ideali, che ne determinarono la sua nascita;

per cui è fondamentale dare agli operatori delle associazioni di volontariato la professionalità

di base, che consente di non disperdere la memoria della loro organizzazione ed a mettere a

disposizione degli studiosi un ricco patrimonio di documenti.

Il bisogno formativo archivistico delle associazioni di volontariato emerge dalla mera

osservazione del cattivo stato di conservazione dei documenti, prodotti durante la loro attività,

nonché dalle lacune sul piano delle competenze professionali dei propri volontari, per cui molto

spesso non sono in grado di riuscire a creare un proprio archivio, gestito con mezzi e professionalità

dell’ente stesso, anche se è avvertito il bisogno di acquisire questo tipo di capacità,

poiché gli consentirebbe contemporaneamente di rafforzare la loro identità e di assicurare la

conservazione della memoria storica dell’associazione stessa.

In particolare, è importante acquisire la capacità di governare il percorso di vita dei

complessi documentari, attraverso la conoscenza di come devono essere gestiti i documenti nel

corso delle 3 fasi di: 1. archivio corrente: documenti degli affari in corso e non ancora conclusi,

per cui sempre utilizzati dal personale dell’ente, 2. archivio di deposito: nell’associazione

di volontariato si tratta di uno scaffale, o armadietto, dove si conservano le pratiche prodotte

dagli uffici che hanno concluso il loro iter, ma che ancora possono avere interesse per l’attività

dell’associazione, 3. archivio storico: i documenti che hanno esaurito del tutto la loro funzione

amministrativa e si provvede allo scarto del materiale ritenuto meno utile, e si conservano solo

quelli utili per fini culturali o giuridici; l’archivio storico deve essere unico. La parte storica

degli archivi è il punto più dolente nel mondo del volontariato, poiché, di norma, non esistono

negli enti non profit, a parte qualche eccezione, spazi ufficialmente ed esclusivamente dedicati

ad ospitare la sede dell’archivio storico dell’associazione, gestita in un ottica di luogo di

ricerche di tipo storico e culturale.

2. La memoria storica collettiva e le organizzazioni di volontariato

La necessità di gestire la memoria storica collettiva è connaturata all’esistenza di una

società organizzata: gli eventi vanno collocati nel tempo e nello spazio ed inquadrati nel loro

contesto; per cui diventa importante essere consapevoli che la memoria del passato costituisce

la base per la programmazione dell’attività futura di ogni organizzazione; le informazioni for-

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