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Il ruolo principale dell’archivista è quello di ordinare i documenti dell’archivio storico e di porli in libera consultazione attraverso la compilazione di appositi strumenti di corredo. Il metodo comunemente usato in Italia per il riordino di un archivio è il “metodo storico”: si tratta del metodo oggettivo che mira alla individuazione del vincolo fra i documenti, cioè l’archivista deve ricostruire l’ordine originario delle carte, quell’ordine che i documenti ebbero al momento della loro nascita e che rispecchia il modo di essere e di funzionare dell’ente che le ha prodotte. I documenti devono essere riportati all’ordine che avevano al momento della loro produzione; per questo motivo si dice che un archivio deve essere riordinato e non semplicemente ordinato; proprio questo lavoro richiede la conoscenza della storia dell’associazione di volontariato e di quella dei suoi metodi di gestione e tipo di organizzazione. Questa conoscenza deriva dallo studio del materiale d’archivio; cioè per disporre degli elementi necessari per procedere all’ordinamento di un archivio occorre aver già ordinato l’archivio stesso: si riesce a fare ciò solo quando l’archivista è riuscito ad individuare e ricostruire l’originario vincolo, creatosi fra le carte, al momento della loro produzione. 5. I documenti prodotti dagli organismi ed operatori degli enti non profit In concreto, un ente non profit produce principalmente una documentazione in funzione dell’esercizio delle sue funzioni statutarie e di supporto alle attività che nel tempo porta avanti. Il patrimonio documentale, quindi, può essere diviso in due macro-settori: il primo, riguardante le comunicazioni interne, il secondo riguarda i materiali destinati ad un utente esterno. Nel primo tipo rientrano: statuti, regolamenti settoriali, verbali delle riunioni, lettere (in partenza ed arrivo), documenti congressuali di programmazione, documenti di progettazione di intervento nei settori di lavoro, etc.; mentre, nel secondo tipo troviamo: documenti politici di valenza pubblica, comunicati stampa, news letter, depliant, manifesti, etc., ma anche pubblicazioni vere e proprie: come libri, riviste, fotografie, videocassette, Cd-Rom, etc (anche se , come noto, è improprio considerare tali materiali documenti di tipo archivistico in senso stretto). Inoltre, l’ordinamento della documentazione prodotta dagli organismi non profit può essere fatto anche per competenza: cioè raccogliere le varie carte in base all’organismo che le ha prodotte, tra cui più frequentemente incontriamo la seguente tipologia: il Congresso, la Conferenza (programma ed organizzazione), il Consiglio direttivo, i Collegi (garanti e revisori), la Segreteria, l’Esecutivo, la Presidenza, i Responsabili di settore o di progetto, i gruppi di lavoro o commissioni. In pratica, il rispetto di quanto ricordato avviene raramente: ogni documento, esaurita la cogenza del contesto che lo ha prodotto e raggiunto il suo scopo, viene abbandonato a se stesso e dimenticato, anche perché i dirigenti e gli operatori (autori dei documenti), non hanno la cultura, le competenze archivistiche ed il tempo per occuparsi della vita dei loro documenti, né l’ente, quasi sempre, ha le risorse umane e finanziarie per avvalersi di archivisti professionisti esterni. 14

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