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Sulla base dei simboli desunti dal titolario sarà quindi possibile attribuire ad ogni documento

un indice di classificazione, che rappresenta in sostanza il codice univoco di identificazione del

documento all’interno dell’archivio.

Una volta messo a punto, l’intero schema di classificazione dovrà naturalmente essere

disponibile on-line sul sistema di gestione dei documenti, in maniera da consentire all’utente di

catturare i valori che gli interessano, evitando il rischio di errori in fase di input. Quanto al progressivo,

che identifica il documento o l’unità di base, appositi controlli dovranno impedire

duplicazioni.

Archiviazione

Una volta classificato il documento viene inserito nel fascicolo corrispondente alla classificazione

data; il fascicolo rappresenta l’unità archivistica base di un archivio corrente e deve essere inteso

quale raccolta ordinata della documentazione, che si è prodotta durante la trattazione di un affare,

non avulsa dal complesso documentario costituente l’archivio, ma in esso inserita sulla scorta

del sistema di classificazione previsto dal titolario, che ne consente la razionale attribuzione ad

una categoria di affari. Un fascicolo conterrà quindi: atti ricevuti (per lo più atti originali), atti

spediti (in minute), atti di corredo (in minuta o in originale).

2.2. Archivio di deposito

Nell’archivio di deposito viene a confluire la documentazione che, pur avendo terminato la

sua fase attiva e non essendo più occorrente all’espletamento dell’attività quotidiana, conserva

una sua utilità dal punto di vista operativo e non è comunque ancora pronta ad essere destinata

al prevalente uso culturale. In questa fase si predispongono le operazioni propedeutiche al passaggio

della documentazione nell’archivio storico e si programmano gli scarti, cioè l’eliminazione

del materiale ritenuto superfluo alle esigenze amministrative e storiche.

Il problema dello scarto, cioè della distruzione di documentazione archivistica ritenuta non

più utile, è uno dei più complessi tra quelli che la disciplina è chiamata a risolvere. Come è stato

notato, a suo tempo da Paola Carucci 10 , la selezione e distruzione di documentazione è sul piano

teorico inammissibile, sia dal punto di vista storiografico che giuridico ed archivistico.

Sul versante storiografico è, infatti, impossibile prevedere quali documenti non potrebbero

mai essere utili per la ricerca storica, i cui orientamenti e le cui esigenze possono mutare nel

tempo. Allo stesso modo, sotto il profilo giuridico risulta complicato affermare quali documenti

non potranno essere mai utilizzati per la tutela di certi diritti. Dal punto di vista archivistico

poi, lo scarto è evidentemente in contrasto col principio del vincolo archivistico. Se ricordiamo

infatti che un archivio è un complesso di documenti posti in essere nel corso di una attività e

pertanto fra loro legati da un vincolo originario in una serie di relazioni reciproche, sembra

chiaro che ogni selezione e distruzione di documenti viene ad inficiare il vincolo e la struttura

complessiva e si rivela un atto “antiarchivistico”.

Da un altro punto di vista, però, la enorme produzione di documenti, che caratterizza soprattutto

gli archivi contemporanei, rende di fatto impossibile ipotizzare la conservazione integrale

del materiale.

Possiamo allora concludere che lo scarto rappresenta un compromesso fra l’esigenza teorica

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