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nonché quelli prodotti dagli uffici statali postunitari della rispettiva circoscrizione;
- le sezioni di archivio di Stato, con sede in città non capoluogo di provincia, le quali conservano
i fondi documentari di particolare pregio esistenti in loco e dipendono dalla direzione del
l’archivio di Stato competente per la Provincia.
Il Ministero per i beni e le attività culturali, anche quello relativo ai beni archivistici, è nato
con il compito di provvedere al coordinamento tecnico-amministrativo dell’intero settore, occupandosi
della conservazione degli archivi storici statali, della sorveglianza sugli archivi statali in formazione
presso le varie amministrazioni e della vigilanza sugli archivi non statali [archivi di enti pubblici
territoriali e non, archivi di enti privati, archivi di aziende, archivi familiari].
Accanto all’amministrazione archivistica attiva, è stata prevista l’esistenza di un organo collegiale
di carattere consultivo, ovvero i comitati tecnico-scientifici. 1
Una delle funzioni istituzionali dell’amministrazione archivistica, fissata dall’art. 1
della legge degli archivi del 1963, è quella di provvedere alla conservazione dei documenti non
più occorrenti alle necessità ordinarie di servizio che gli organi centrali e periferici dello Stato
formano nello svolgimento delle loro attività istituzionali. A proposito della conservazione degli
archivi, l’art. 40 del D. Lgs 490/1999 specifica che “Gli enti pubblici hanno l’obbligo di
ordinare i propri archivi e inventariare i propri archivi storici, costituiti dai documenti relativi
agli affari esauriti da oltre quarant’anni. Allo stesso obbligo sono soggetti i proprietari, possessori
o detentori a qualsiasi titolo, degli archivi privati di notevole interesse storico”.
Sull’osservanza degli obblighi vigilano i soprintendenti archivistici.
In base all’art. 1 del D.P.R. 1409/1963, l’amministrazione degli archivi di Stato è
tenuta a conservare:
- gli archivi degli Stati italiani preunitari;
- i documenti degli ordini giudiziari e amministrativi dello Stato non più
occorrenti alle necessità ordinarie di servizio;
- gli altri archivi e singoli documenti che lo Stato abbia in proprietà o in
deposito per disposizione di legge o per altro.
Gli organi preposti alla conservazione sono:
1. l’Archivio centrale dello Stato, con sede in Roma, per quanto riguarda i documenti
prodotti dagli archivi degli organi centrali dello Stato;
2. gli archivi di Stato con sede nei capoluoghi di Provincia [e relative sezioni], per quanto
ottiene ai documenti formati dagli archivi degli organi periferici dello Stato, aventi
sede nella circoscrizione di loro competenza. In essi si conservano pure gli archivi
degli Stati preunitari, quelli notarili anteriori agli ultimi cento anni, quelli degli enti
ecclesiastici e delle corporazioni religiose soppresse, i cui beni siano stati confiscati
dallo Stato. Inoltre, gli archivi di Stato possonoconservare anche archivi non
appartenenti allo Stato, come quelli di enti pubblici [Regioni, Province, etc.] e di
archivi privati [di famiglie, imprese, istituzioni, o personali] a seguito di donazioni,
acquisti o espropriazioni 2 . A proposito della consultabilità dei documenti, l’art. 107
del Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali
chiarisce che i documenti conservati negli archivi di Stato sono consultabili, fatta
eccezione sia per quelli a carattere riservato concernenti la politica estera o
interna dello Stato, che diventano consultabili cinquant’anni dopo la loro data, sia
per quelli riservati relativi a situazioni puramente private di persone, a loro volta
consultabili dopo settant’anni. Anche i documenti dei processi penali diventano
consultabili settant’anni dopo la data della conclusione del procedimento. Il Ministero
dell’Interno può permettere, per motivi di studio, la consultazione di documenti a
carattere riservato anche prima della scadenza dei termini previsti dalla legge.
I privati che risultino possessori, detentori o proprietari di archivi o di documenti dichiarati
di notevole interesse storico hanno l’obbligo di consentire agli studiosi, che ne facciano richiesta
tramite il soprintendente archivistico, di consultare quei documenti che, d’intesa con lo stesso
soprintendente, non siano riconosciuti di carattere riservato; le già ricordate norme si applicano
pure agli archivi storici degli enti pubblici.
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