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- l’espressione di pareri sulle richieste di deposito volontario nel competente archivio di Stato;

- la trasmissione delle richieste di consultazione di documenti agli enti e privati;

- il recupero di archivi e di singoli documenti dello Stato che si trovino fuori dagli archivi

di Stato;

- interventi atti a favorire l’attività didattica e promozionale, nonché la ricerca scientifica.

Sulla attività di vigilanza sugli archivi delle amministrazioni statali, occorre ricordare

che l’art. 30 del D. Lgs. 490/1999 ha stabilito che presso gli ordini giudiziari e amministrativi

dello Stato vengono istituite apposite commissioni con il compito di:

- vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito;

- collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei

documenti;

- proporre gli scarti [per i quali c’è comunque bisogno dell’autorizzazione del Ministero per i

beni e le attività culturali];

- curare i versamenti all’Archivio centrale dello Stato e degli archivi di Stato;

- identificare gli atti di natura riservata.

5. Procedure di scarto

I fascicoli degli affari conclusi, così come quelli che non sono più necessari alla trattazione

delle pratiche, vengono trasferiti ogni anno dagli archivi correnti 3 in locali più appartati,

detti archivi di deposito, i quali nascono per finalità pratiche e organizzative dell’ente che

produce e riceve i documenti, provvedendo a trasferire in un apposito locale i fascicoli degli

affari definiti, che non devono essere necessariamente consultati con frequenza. All’interno

degli archivi di deposito si procede all’operazione di “scarto”, termine che viene utilizzato per

indicare il complesso delle valutazioni e attività necessarie per decidere quale parte della

documentazione prodotta da un ente debba essere conservata in maniera permanente e quale

possa invece essere distrutta.

La legislazione italiana ha affrontato il problema della selezione dei documenti in funzione

del loro scarto più che in riferimento alla loro conservazione e si è limitata a stabilire le

procedure che devono essere osservate. Compito di un ufficio che intenda attuare uno scarto è

innanzitutto quello di redigere la proposta di scarto, vale a dire l’elenco delle unità archivistiche

considerate inutili, nel quale devono figurare:

- gli estremi della categoria del Titolario riguardante i documenti proposti per lo scarto;

- il numero delle unità archivistiche e le date estreme per ciascuna categoria;

- il peso approssimativo;

- una breve spiegazione dei motivi che avvalorerebbero lo scarto.

Per gli uffici statali la proposta di scarto dev’essere vagliata dai competenti organi di

sorveglianza, che, procedendo all’esame diretto dei documenti in questione, valutano l’opportunità

esprimendo un parere motivato su tale decisione. Una volta ottenuto parere favorevole,

la proposta di scarto viene trasmessa ai competenti organi ministeriali, per il prescritto nulla

osta che consenta la consegna gratuita degli atti d’archivio da eliminare alla Croce Rossa

Italiana.

Gli enti pubblici sono tenuti a trasmettere le proprie proposte di scarto per il nulla osta

al Soprintendente archivistico competente per territorio, analogamente a quanto avviene anche

per gli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. E’ necessario ricordare che:

- è vietata l’eliminazione dei documenti anteriori al 1860, poiché le carte degli Stati preunitari

rivestono importanza come fonti storiche, pur essendo poco rilevanti dal punto di vista

contenutistico;

- è vietato lo scarto di atti conservati negli archivi di Stato iscritti negli inventari;

- sono vietati gli scarti di documenti appartenenti all’ultimo periodo bellico [1940-1945].

Tra i compiti attribuiti alle commissioni di sorveglianza sugli archivi prodotti dagli

organi centrali e periferici dello Stato rientra la compilazione dei massimari di scarto, intesi

come strumenti atti a consentire un più razionale coordinamento dei criteri che presiedono alla

destinazione al macero dei documenti. Il massimario di scarto è lo strumento che riproduce le

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