Relazione n.1 del dott. Mauro Livraga - Diocesi di Brescia

ELEMENTI DI ARCHIVISTICABrescia 15-22 ottobre 20112011 a cura di Mauro Livraga 1

Programma - Sabato 15/10/2011• L’Archivistica- Archivistica ecclesiastica (si può parlare diarchivistica ecclesiastica)• Elementi di archivistica• Le fonti archivistiche- La tipologia delle fonti presenti negli archiviecclesiastici• L’Organizzazione archivistica- La legislazione archivistico-ecclesiastica- Archivieconomia2011 a cura di Mauro Livraga 2

Programma - Sabato 22/10/2011• Tipologie di archivi ecclesiastici• La gestione dell’archivio corrente(Protocollo, Titolario, Massimario eManuale di gestione)• Selezione e conservazione delle fonti2011 a cura di Mauro Livraga 3

Di cosa vogliamo parlare?DocumentoArchivioAffareAllegatoBastardelloBrogliaccioCabreoCartularioFilzaFascicolo2011 a cura di Mauro Livraga 4

Di cosa vogliamo parlare?CopiaMinutaOriginaleRegistroRepertorio/Elenco dei fascicoliSerieTitolario/Quadro di classificazioneProtocollo (Registro di protocollo)ClassificazioneFascicolazioneProcedimento amministrativo2011 a cura di Mauro Livraga 5

Documento 1• Oggetto che serve a provare, dimostrare, attestarequalcosa.• Il documento è una cosa materiale (res), sul qualesono impressi segni capaci di rappresentare unatto, un fatto, una realtà esterna alla cosa, ildocumento è una cosa rappresentativa è cioèrappresentazione di volontà o azione.• In quanto cosa materiale rappresentativa ildocumento è un bene oggetto di diritti ai sensidell’articolo 33 del C.c.2011 a cura di Mauro Livraga 6

Documento 2• Il documento prova l’esistenza di diritti di unsoggetto, deve pertanto esserne garantita laconservazione.• Il documento giuridico: “una cosa che porta con sé larappresentazione di un fatto o di un atto aventerilevanza giuridica” (A. Masucci).• Il documento amministrativo: ex art. 1 dPR 445/00“rappresentazione, comunque formata, del contenutodi atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni,o comunque utilizzati ai fini dell’attivitàamministrativa”.2011 a cura di Mauro Livraga 7

Documento 3• Il documento è anche “Testimonianza di qualunque genere”: unoscritto, un’opera, un oggetto, un monumento ecc.• Il documento in diplomatica è la rappresentazione di fatti di naturagiuridica compilata secondo determinate forme. Il documento èpubblico o privato, quello pubblico è emesso da una autorità pubblicache si avvale per la redazione dei documenti di un apposito ufficiochiamato Cancelleria.• I documenti privati, anche se prodotti da una pubblica autorità, sonoredatti da amanuensi di professione, che possono avere la veste dipubblici ufficiali (notai) capaci di tramandare la testimonianza inpublicam formam.• In archivistica il documento è qualsiasi rappresentazione di volontà oazione, qualsiasi testimonianza scritta anche se non prodotta con formegiuridicamente prestabilite (es. minute e atti preparatori).2011 a cura di Mauro Livraga 8

Documento 4• Gli elementi costituitivi essenziali sono:- l’autore,- Il destinatario,- l’oggetto,- il tempo e il luogo,- la sottoscrizione.2011 a cura di Mauro Livraga 9

Il documento informatico 1• La rappresentazione informatica di atti, fatti o datigiuridicamente rilevanti, dPR 445/00, art. 1, c. 1, lett.b.• “un documento informatico è sempre costituito da uninsieme di valori binari registrati su un supporto dimemorizzazione che, attraverso un processo di letturae decodifica, eseguito in un determinato ambientetecnologico composto da hardware, softwareapplicativo e software di base, diventa rappresentativodi atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (S.Pigliapoco).2011 a cura di Mauro Livraga 10

Il documento informatico 2• La cosa materiale (res) è un supporto informaticocollegato con un elaboratore elettronico a sua voltacollegato con un video (offrono unarappresentazione –rappresentazione dellarappresentazione?).• Scrittura per impulsi elettronici. Visualizzazionesu monitor. Non vera e propria scrittura, madocumento che soddisfa la forma scritta quoadeffectum.2011 a cura di Mauro Livraga 11

Il documento informatico 3• La firma elettronica: quella diffusa in Italiaè una firma digitale, ossia il risultato di unalgoritmo di crittografia a chiaviasimmetriche applicato all’impronta digitaledel file contenete la rappresentazione deldocumento (S. Pigliapoco).• Attribuzione di data certa: marca temporalee notaio elettronico.2011 a cura di Mauro Livraga 12

Il documento informatico 4• Immodificabilità del contenuto e della forma:problema dei formati; il problema dellaconservazione e l’inevitabile perdita deidocumenti originali.• Volontà dell’autore.• Supporti di memorizzazione.• Riproducibilità: possibilità di riprodurre e farecopie, duplicati o estratti dei documentiinformatici.2011 a cura di Mauro Livraga 13

Il documento informatico 5• Accessibilità:- autenticazione informatica degli utenti;- profili di autorizzazione, associato a ogni utente;- profili di accessibilità, associato a ogni documento e fascicoloelettronico;- protezione informatica.• Trasferibilità: posta elettronica certificata.• Leggibilità:capacità di rappresentarlo a video o di riprodurlo su altro supportoidoneo, in forma autentica.• Sicurezza informatica.2011 a cura di Mauro Livraga 14

Archivio 1• Complesso dei documenti prodotti o comunqueacquisiti da un ente, da una persona o da unafamiglia durante lo svolgimento della propriaattività: corrente, deposito e storico.• Si chiama archivio anche il locale in cui un enteconserva il proprio archivio corrente e di deposito.• Si chiama archivio anche l’istituto nel qualevengono concentrati archivi di provenienzadiversa.2011 a cura di Mauro Livraga 15

Archivio 2• La documentazione di un’autorità pubblica,di un ente ecclesiastico, di un notaiopresenta, in rapporto alla loro attività, dellecaratteristiche particolari, cioè esiste unaconnessione logico-formale che collega idocumenti tra loro mediante un vincolo dinecessità. Vincolo archivistico (Carucci).2011 a cura di Mauro Livraga 16

Archivio 3• L’archivio è una universitas rerum.• Gli archivi hanno contemporaneamentecarattere giuridico-amministrativo ecarattere storico culturale.• Archivi corrente, di deposito e “archiviostorico”.• Archivio come istituto per la conservazionedegli archivi (Carucci).2011 a cura di Mauro Livraga 17

Archivio 4• Per garantire la conservazione dei documentiinformatici bisognerà dotarsi di strutture diarchivio informatico che abbiano impiantitecnologici idonei a garantire la custodiaininterrotta dei documenti e assicurino il regolaresvolgimento delle procedure di conservazione,inoltre la struttura di gestione dell’archivio deveessere dotata di personale qualificato.2011 a cura di Mauro Livraga 18

Affare• Complesso di documenti prodotti (spediti,ricevuti, allegati ecc.) da un ente, relativialla trattazione di un oggetto specifico disua competenza. Si chiama anche pratica.• Ogni affare è classificato nella voce dicompetenza; per uno stesso oggetto possonoesistere più fascicoli classificati in base acategorie diverse.2011 a cura di Mauro Livraga 19

Allegato• Documento unito a un documento o a unapratica (affare) per prova, per chiarimento ointegrazione di notizie, per memoria; devesempre rimanere unito al documento. Avràlo stesso numero di protocollo deldocumento a cui è unito.2011 a cura di Mauro Livraga 20

Bastardello• Registro sul quale si annotavano attidiversi in serie non omogenea. Leannotazioni potevano essereprovvisorie in attesa di essere trasferitein altre registrazioni.2011 a cura di Mauro Livraga 21

Brogliaccio• Registro nel quale si annotanodi prima mano le entrate e leuscite o altre operazioni(Carucci).2011 a cura di Mauro Livraga 22

Cabreo• Negli archivi ecclesiastici spesso èun elenco di beni.• Registro catastale o di partita diconti.2011 a cura di Mauro Livraga 23

Cartulario• Raccolta di trascrizioni di documentioriginali eseguite da monasteri, chiese,capitoli ed altri enti ecclesiastici e civili,anche da privati e famiglie.• I cartulari negli archivi antichi sono spessochiamati: regestum, liber memorialis, liberistrumentorum ecc.2011 a cura di Mauro Livraga 24

Filza• Unità archivistica costituita da un insieme,di documenti sciolti, ma anche di fascicoli,di quaderni e registri (o anche altre tipologiedocumentarie e archivistiche), tenutiinsieme da uno spago e racchiusi in piatti dicartone a volte rilegati da lacertipergamenacei. Nell’Italia centrosettentrionalesi chiama anche mazzo.2011 a cura di Mauro Livraga 25

Fascicolo 1• “- secondo la definizione tradizionale- è l’insiemeordinato di documenti, riferiti in modo stabile a unostesso affare/procedimento amministrativo, a unastessa materia, a una stessa tipologia, che si formasempre nel corso delle attività amministrative delsoggetto, allo scopo di riunire a fini decisionali oinformativi, tutti i documenti utili allo svolgimento ditali attività” (Guercio).• Nel fascicolo sono inseriti in ordine cronologicodocumenti diversificati per forma, natura, contenutoecc.2011 a cura di Mauro Livraga 26

Fascicolo 2• In un sistema di gestione di documenti elettronici l’unitàarchivistica, fascicolo, registro ecc., ha natura logica, illegame tra i documenti non è però identificato nonimplica necessariamente anche la congruità fisica, comein ambiente cartaceo, è dato sicuramente però, come giàaccennato, dalla classificazione e appartenenza allastessa unità logica di aggregazione. La memorizzazionedei documenti può avvenire anche su supporti diversi. Èpero indispensabile che i documenti mantengano lerelazioni stabilite tra di loro come parti di un insieme:fascicolo.2011 a cura di Mauro Livraga 27

Fascicolo 3• Tipologie di fascicolo:1) per oggetto/soggetto;2) per affare/procedimento amministrativo;3) per forma del documento.2011 a cura di Mauro Livraga 28

Fascicolo 4• 1 In questa tipologia di fascicolo sono contenutidocumenti di diversa tipologia relativi a unoggetto (fascicoli per materia) o una persona fisicao giuridica (es. fascicolo personale o intestato auna azienda).• 2 Il fascicolo è costituito da tutti i documentirelativi a un affare/procedimento o specificaattività.2011 a cura di Mauro Livraga 29

Fascicolo 5• 3 i documenti sono raccolti in base alla lorotipologia o forma (determinazioni,deliberazioni, contratti, ordini di servizio,sentenze, relazioni ecc.), spesse volte questotipo di documentazione è raccolta involumi.2011 a cura di Mauro Livraga 30

Fascicolo 6Valenza temporale dei fascicoliSecondo la tipologia dei fascicoli sono previsticriteri predefiniti per la loro chiusura: annuale,pluriennale e permanente.2011 a cura di Mauro Livraga 31

Copia• Riproduzione di un documento originale eseguitaanche mediante strumenti meccanici, informatici oin fotoriproduzione. Non ha valore giuridico.• La copia ha valore giuridico e si definisceautentica quando è emessa da un ente che puòrilasciare copie conformi all’originale e reca segnidi autenticazione.• La copia non è una minuta.2011 a cura di Mauro Livraga 32

Minuta• Per ogni documento/scritto destinato a essere speditovengono scritti due esemplari, quello che resta al mittentesi chiama minuta. I documenti in supporto cartaceoprodotti con mezzi informatici danno origine a minute chesono fac-simile dell’originale, chiamate anche “copie” (lecopie però sono un’altra cosa). La minuta può sostituirel’originale con valore di prova.• La minuta si distingue dall’originale in quanto necostituisce un atto preparatorio; si distingue dalla copia inquanto la copia è una riproduzione successivadell’originale.2011 a cura di Mauro Livraga 33

Originale• È la stesura definitiva del documentoperfetto nei suoi elementi sostanziali eformali.• Se l’originale va disperso è sostituito, convalore probatorio, dalla minuta di cui si puòprovare l’autenticità o dai dati di protocollo.2011 a cura di Mauro Livraga 34

Registro• Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono osi registrano, per esteso o per sunto, documenti ominute di documenti, le registrazioni che sonoesse stesse costitutive dell’atto giuridico. Inalcuni casi le registrazioni sono prescritte danorme di legge.• I registri hanno carattere di autenticità e siconsiderano originali.2011 a cura di Mauro Livraga 35

Repertorio/Elenco dei fascicoli• Registro sul quale vengono annotati ifascicoli nell’ordine cronologico diformazione all’interno delle partizioni deltitolario. È possibile denominarlo ancheelenco, in quanto con gli strumentiinformatici è stata abbandonata la forma delregistro, anche se deve assolutamentepermanere la divisione secondo le partizionidel titolario.2011 a cura di Mauro Livraga 36

Serie• La serie è un raggruppamento didocumenti, o unità archivistiche,omogenee in relazione alla natura eforma dei documenti, all’oggetto e allamateria di cui trattano le unitàarchivistiche stesse.2011 a cura di Mauro Livraga 37

Titolario• Quadro di classificazione, costituito da undeterminato numero di categorie (o titoli, oclassi), articolate in sottopartizioni econtrassegnate da simboli numerici oalfabetici o misti (Carucci). È quindi unsistema precostituito di partizioni astratteche si basano sulle funzioni dell’ente.2011 a cura di Mauro Livraga 38

Protocollo• Si chiamo protocollo il registro su cui vengonoregistrati quotidianamente i documenti spediti ericevuti da un ente; si chiama comunementeprotocollo anche il numero assegnato dallaregistrazione al documento e l’ufficio doveavviene la registrazione.• La registrazione di protocollo costituisce elementoprobante dell’autenticità del documento.• Il protocollo è atto pubblico di fede privilegiatafino a querela di falso.2011 a cura di Mauro Livraga 39

Classificazione 1• Attività di organizzazione logica di tutti idocumenti correnti, protocollati e non,secondo uno schema di voci (titolario oquadro/piano di classificazione).• Costituisce un sistema integrato diinformazioni basato sull’ordinamentofunzionale dei documenti.2011 a cura di Mauro Livraga 40

Classificazione 2• La classificazione è […] essenzialmente unostrumento di ordinamento e organizzazionefunzionale dei documenti e, perciò, di ricerca ereperimento. Assicura stabilità alle relazionidocumentarie (Guercio).• La classificazione rappresenta il momentocostitutivo della universitas (archivio) e assumeperciò rilevanza giuridica per gli archivi pubbliciin quanto momento di attuazione della demanialità(De Felice).2011 a cura di Mauro Livraga 41

Fascicolazione• Assegnazione di un documento a una definitivaunità archivistica generalmente indicata con iltermine fascicolo (Guercio).• La definizione dell’unità archivistica diriferimento, cioè il fascicolo, deve avvenire almomento della formazione del documento odell’acquisizione ufficiale di oggetti documentarinel sistema archivistico di un soggetto.2011 a cura di Mauro Livraga 42

Procedimento amministrativo• Affinché un atto amministrativo sia perfetto (è tale quandosussistano tutti gli elementi necessari per la sua esistenzagiuridica) ed efficace (cioè idoneo a produrre gli effettigiuridici propri del tipo al quale l’atto appartiene), essodeve essere emanato dopo aver seguito un particolare iter,comprendente più atti ed operazioni che, nel lorocomplesso, prendono il nome di procedimentoamministrativo. Il procedimento amministrativo, dunque, èl’insieme di una pluralità di atti (susseguenti e diversi fraloro) che, nonostante la loro eterogeneità e la loro relativaautonomia, sono preordinati allo stesso fine, cioè, allaproduzione degli effetti giuridici propri di una determinatafattispecie. (Virga)2011 a cura di Mauro Livraga 43

Bibliografia• Stefano Pigliapoco, La memoria digitale delle amministrazionipubbliche, 2006• Gino Badini, Archivi e Chiesa. Lineamenti di archivisticaecclesiastica e religiosa, III edizione, 2005• Maria Guercio, Archivistica informatica, 2002• Elio Lodolini, Lineamenti di storia dell’Archivistica italiana,1991• Paola Carucci, Le fonti archivistiche: ordinamento econservazione, 1990• Elio Lodolini, Archivistica. Principi e problemi, 1990• www.archivi.beniculturali.it/SAMI , voce Manuale per enti2011 a cura di Mauro Livraga 44