SIST Sistema Informativo Statistico Turistico - APT Basilicata

SISTSistema Informativo Statistico TuristicoVersione 2.1(ultimo aggiornamento 6 luglio 2007)I. Introduzione ........................................................................................... 2II. Versione di Access ................................................................................ 3III. Modalità di acquisizione per l’Installazione/Aggiornamento del SIST.... 4IV. Predisposizione all’avvio del programma .............................................. 4V. Inserimento dei dati dell’esercizio.......................................................... 8VI. Registrazione dei clienti per la P.S. e l’ISTAT ....................................... 9VII. Registrazione dei clienti per l’ISTAT/APT............................................ 16VIII. Stampa tabulato................................................................................... 20IX. Statistiche ............................................................................................ 22X. Servizi.................................................................................................. 241

I. IntroduzioneIl SIST è un software, diffuso a partire dal 2000, che permette alle strutture ricettive dellaRegione Basilicata di gestire la registrazione dei clienti, sia ai fini di Pubblica Sicurezza(schedine di notifica) che ISTAT.Le funzionalità principali sono:• la compilazione elettronica delle schedine di notifica PS e la stampa delle stesse induplice copia (sia in formato solo dati che complete);• la stampa del tabulato giornaliero che può essere trasmesso alla Questura (Polizialocale, Vigili Urbani, ecc.), previo accordo con gli stessi;• la registrazione, la stampa e la trasmissione telematica (via e-mail) dei clienti per gliadempimenti statistici di cui alle normative nazionali ISTAT e APT;• funzioni di controllo sui dati registrati per finalità aziendali (marketing turistico, studidi settore, ecc.).Il presente manuale è stato elaborato utilizzando, in gran parte, una terminologia noninformatica (1) , per permettere a tutti, quindi anche a coloro che hanno limitate conoscenzeinformatiche, di poter utilizzare il programma.Per visualizzare e usare correttamente il SIST, è necessario che sul computer siainstallato:a) Windows, versione 98 o successiva;b) Microsoft Access, del pacchetto Microsoft Office, o “Access Runtime” (per chi nonha licenze di Office) che può essere fornito dall’APT.(1) I termini che indicano azioni da compiere sul computer sono riportati in corsivo: cliccare,selezionare, copiare, incollare, ecc.2

II.Versione di AccessPrima di scaricare il file di installazione/aggiornamento del SIST, è necessario verificare laversione di Access installata sul computer:quindi cliccareSTART> PROGRAMMI > MICROSOFT OFFICE > ACCESSOppure selezionareSTART> PROGRAMMI > ACCESSPer verificare la versione di Access, cliccare, sulla barra dei menu su? > Informazioni su Microsoft AccessLa versione di Access, contraddistinta dall’anno di produzione, è indicata sul primo rigo.3

III.Modalità di acquisizione per l’Installazione/Aggiornamentodel SIST1) Per acquisire il software SIST occorre inviare una richiesta via e-mail(statistica@aptbasilicata.it) all’APT riportando le seguenti informazioni:a) Denominazione ed indirizzo completo dell’esercizio;b) Versione del sistema operativo (Windows);c) Versione di Microsoft Access;d) Riferimento aziendale dell’addetto alla registrazione dei clienti(nominativo, telefono, cellulare, eventuali orari di servizio, ecc.).2) L’APT, ricevuta la richiesta, trasmetterà le modalità di installazione/aggiornamentotramite e-mail.IV.Predisposizione all’avvio del programmaAprire la cartella “SIST” facendo doppio click suRISORSE DEL COMPUTER > DISCO LOCALE (C:) > SISTSelezionare con il tasto destro del mouse il file “SIST – Sistema Informativo StatisticoTuristico”, scegliere “copia”, poi chiudere la cartella/finestra, posizionarsi in uno spaziovuoto del desktop, e sempre cliccando con il tasto destro del mouse, selezionare “incolla”.Per avviare il programma, cliccare due volte sull’icona “SIST – Sistema InformativoStatistico Turistico”Al primo avvio del programma potrebbe comparire la schermata sottostante, relativa allaprotezione software,quindicliccare su “Apri”.4

Per evitare che il messaggio su menzionato compaia all’avvio del programma, selezionareStrumenti > Macro > ProtezioneSelezionare il livello di protezione “BASSO”, quindi “OK”.5

Per entrare nel programma, cliccare su “ENTRA”Solo al primo avvio, comparirà una finestra nella quale occorrerà inserire i datidell’esercizio:quindi, inserire la denominazione della struttura ed un numero, che corrisponde allasezione censimento (codice di esercizio della struttura); nel caso il predetto numero(assegnato dall’APT ed individuabile in alto a sinistra nella “Comunicazione delleattrezzature, servizi e prezzi”) sia composto da uno, due o tre cifre, questo dovrà essereanteposto da tanti zeri sino a comporne le quattro cifre indispensabili per la correttaregistrazione dell’avvio.6

ATTENZIONEL’inserimento di un numero errato (sezione censimento) potrebbe compromettere latrasmissione dei dati all’APT.La schermata generale del programma è la seguente:- sulla sinistra si trovano il logo del programma ed i dati dell’esercizio (che verrannoanche riportati sulle stampe prodotte dal programma)- sulla destra sono riportate le sezioni operative del programma.7

V. Inserimento dei dati dell’esercizioPer inserire/modificare i dati dell’esercizio cliccare il comandoe poiquindi inserire i dati della struttura ricettiva, facendo attenzione ad inserire i datiobbligatori, contraddistinti da un asterisco.quindi uscire cliccando su “USCITA”.8

VI.Registrazione dei clienti per la P.S. e l’ISTATQuesta sezione del programma è predisposta per le strutture che intendono utilizzare ilSIST anche per la compilazione delle schedine di Pubblica Sicurezza.INSERIMENTO DATI DEI CLIENTIcliccare su “Dati per APT e Questura”Inserire il mese (mm) e l’anno (aaaa); il programma suggerisce il mese e l’anno in corso.La prima volta che si accede a questa funzione (che si ripresenta ad inizio di ogni anno), ilprogramma chiederà da quale numero di schedina s’intende utilizzare il programma.quindi, inserire il numero successivo dell’ultima schedina cartacea compilata e cliccare suOK.9

La schermata di inserimento è suddivisa in tre parti:Tipo di cliente, data diarrivo e permanenzaDati anagrafici delcliente singolo o delcapo famiglia/gruppoDocumento diidentificazione delcliente singolo o delcapo famiglia/gruppoPulsanti per la gestione dei datiAVVERTENZEPer velocizzare le fasi d’inserimento dei dati è possibile spostarsi da un campo a quellosuccessivo premendo il tasto TAB, presente a sinistra della tastiera a fianco alla lettera Q.Compilare le informazioni relative al tipo di CLIENTE, selezionando in alto a sinistraAccanto appaiono le seguenti informazioni:(a) Ospite singolo, Capo famiglia, Capo gruppo• (b) in rosso, il mese e l’anno di riferimento della registrazione;• (c) il numero di schedina del cliente che si sta registrando;• (d) il numero di ospiti registrati nella struttura.Sul secondo rigo inserire (e) il giorno di arrivo del cliente e (f) le notti di permanenza (ladata di partenza (g) verrà calcolata in maniera automatica).Eventualmente inserire (h) il numero della camera in cui alloggia (facoltativo)(a) (b)(c) (d)(e) (f) (g) (h)10

Proseguire con l’inserimento dei DATI ANAGRAFICI e relativi al DOCUMENTO DIINDENTIFICAZIONE del cliente.(c) (d)(a)(d)(e) (f)(g)(h) (i) (l) (m)L’inserimento dei dati del cliente potrà essere eseguito con tre diverse modalità:1) inserimento dei dati;2) inserimento dei dati e salvataggio nell’archivio clienti;3) inserimento dei dati dei clienti già presenti in anagrafe.La modalità 1) “inserimento dei dati” è quella da utilizzare per la registrazione dei clientioccasionali;La modalità 2) “inserimento dei dati e salvataggio nell’anagrafe clienti” è quella dautilizzare per la registrazione dei clienti abituali;La modalità 3) “inserimento dei dati di clienti già presenti in anagrafe” è quella da utilizzareper richiamare i dati dei clienti abituali, già salvati in anagrafe con la modalità di cui al 2).MODALITÀ 1) Registrazione dei clienti occasionali:- inserire i dati nella schermata “dati anagrafici” (a) ed in quella del “documento diidentificazione” (b)11

MODALITÀ 2) Registrazione dei clienti (abituali) in anagrafe.- cliccare su (c) comando (nuovo)- cliccare ITALIANI o STRANIERI (se trattasi di cliente italiano variano i dati relativi allaresidenza ed al rilascio del documento) e proseguire con l’inserimento dei dati. Alla finedell’inserimento per salvare i dati immessi cliccare su “OK”.Per cancellare un cliente cliccare sul “CESTINO”.MODALITÀ 3) Registrazione dei clienti (abituali) presente in anagrafe- cliccare su (d) comando “cartellina” per aprire la schermata di “RICERCA”- inserire il cognome del cliente che bisogna ricercare (1) oppure ricercare il cliente traquelli che appaiono sul rigo sottostante (2), contraddistinti da cognome, nome e data dinascita- selezionare il cliente da inserire: le informazioni saranno completate automaticamente(d)(c)(1)(2)12

- nel caso in cui sia necessario modificare i dati del cliente, dopo averlo ricercato (v.procedura di cui sopra), premere il pulsante (3)(modifica)(3)- si aprirà la schermata dell’anagrafe clienti, i cui dati modificati, verranno salvatipremendo il bottone “OK”Nel caso in cui il cliente registrato sia un “capo famiglia” o un “capo gruppo”, è necessarioinserire i dati relativi agli altri componenti:- cliccare su (h) , si aprirà la schermata che segue:13

Anche in questa schermata è possibile richiamare i dati di un cliente salvatoprecedentemente nell’anagrafe o salvare i dati di un nuovo cliente (v. procedura di cuisopra).- se i componenti sono più di uno, cliccare su- se si vuole visualizzare l’elenco dei componenti, cliccare su- al termine della registrazione dei componenti, cliccare su “USCITA” pertornare al capo famiglia/gruppo.COME STAMPARE LA SCHEDINA DI NOTIFICAEsistono due modalità per la stampa delle schedine di notificazione:1) completa2) solo dati, nel caso in cui si utilizzano dei modelli pre-stampati, verranno completatisolo i dati dell’esercizio e del/i cliente/i.- Se si vuole stampare la schedina completa cliccare su (i)- Se si vogliono stampare solo i dati del cliente e dell’esercizio cliccare su (l)Nella stampa saranno inserite in alto a sinistra le informazioni della struttura ricettiva. Permodificare tali dati vedere il punto “V. Inserimento dei dati dell’esercizio”.14

La schedina verrà stampata in duplice copia, una da conservare nella struttura ed una dainviare o consegnare alla Questura. Per confermare i dati ed acconsentire al trattamentodei suoi dati, il cliente dovrà apportare sulla schedina due firme, nei campi predisposti.Per registrare l’arrivo di un nuovo cliente, cliccare su (f) .Nel caso in cui sia necessario ricercare un cliente (ad esempio per variare il numero dellenotti di alloggio) si possono utilizzare le frecce che si trovano in basso a sinistra (e),oppure utilizzare il tasto (g) .Al termine delle registrazioni, chiudere la finestra cliccando su (m) “USCITA” .N.B. Non è possibile modificare le informazioni di un cliente, se i dati sono stati salvati etrasmessi all’APT per gli adempimenti ISTAT.Se si inseriscono i dati in “DATI PER APT E QUESTURA”, le informazioni necessarie aifini ISTAT vengono prodotte automaticamente.15

VII.Registrazione dei clienti per l’ISTAT/APTPer inserire i dati dei clienti ai soli fini ISTAT/APT, cliccare su “Dati solo APT”Inserire il mese (mm) e l’anno (aaaa): il programma suggerisce il mese e l’anno in corso.La prima volta che si accede a questa funzione (che si ripresenta ad inizio di ogni anno), ilprogramma chiederà da quale numero di schedina s’intende utilizzare il programma.quindi, inserire il numero successivo dell’ultima schedina cartacea compilata e cliccare suOK.16

La schermata di inserimento è suddivisa in due parti:Dati del clienteDati dei clienti giàregistrati (ultime 4registrazioni effettuate)Pulsanti per la gestione dei datiAVVERTENZEPer velocizzare le fasi d’inserimento dei dati è possibile spostarsi da un campo a quellosuccessivo premendo il tasto TAB, presente a sinistra della tastiera a fianco alla lettera Q.(a)(b)(c)(d)(e)(f)(g)Inserire (a) il giorno di arrivo del cliente e (b) le notti di permanenza (la data di partenza(c) sarà calcolata in maniera automatica).N.B. Ai fini ISTAT non è possibile ospitare un cliente per 0 notti, quindi inserire almenouna notte.Inserire (d) il numero di persone che provengono dalla stessa provincia o nazione.17

Inserire la provenienza- per gli italiani è sufficiente inserire la provincia di residenza (e), la sigla della provincia(f) verrà inserita automaticamente.- per gli stranieri inserire lo stato di residenza (g)ESEMPI1) Se il 2 gennaio arrivano due persone che provengono da Monza (MI) e chepernotteranno 1 giorno, la registrazione sarà la seguente:2) Se il 2 gennaio arriva un gruppo di 25 persone che provengono da Berlino (Germania) epernottano 5 giorni, la registrazione sarà la seguente:18

PER SALVARE ED INSERIRE UN NUOVO CLIENTEcliccare su .I tasti e consentono lavisualizzazione degli ultimi 4 clienti inseriti.PER MODIFICARE I DATI DI UN CLIENTE- ricercare il cliente nella schermata di visualizzazione degli ultimi inserimenti, oppureutilizzare le frecce che si trovano in basso a sinistra- modificare i dati (variando il numero delle notti, cambierà automaticamente anche ladata di partenza e vice versa)PER ELIMINARE I DATI DI UN CLIENTE- ricercare il cliente nella schermata di visualizzazione degli ultimi inserimenti;- eliminare premendo il tasto “ELIMINA” (si trova alla destra della registrazione).Quando affianco alla registrazione del cliente compare un asterisco rosso, i dati nonsono più modificabili in quanto già trasmessi all’APT.Pulsante“Elimina”asteriscoAl termine delle registrazioni, cliccare su “USCITA”per chiudere la finestra.19

VIII.Stampa tabulatoQuesta funzione serve per stampare i tabulati giornalieri e/o mensili dei dati/clientiregistrati, da inviare all’APT o alla Questura.Esistono due diversi tabulati:1) Stampa del tabulato per la Questura2) Stampa del tabulato per l’APTLa STAMPA QUESTURA (qualora si siano registrati i clienti nella modalità “Dati per APTe Questura”) è realizzata secondo il tracciato record del Ministero degli Interni: previoaccordo con la Questura di competenza, è possibile inviare la stampa del tabulato conl’elenco giornaliero dei clienti arrivati, evitando di trasmettere giornalmente le singoleschedine di notifica.Inserire, quindi nei campi “dal” “al” lo stesso giorno d’interesse (in quanto il tabulato ai finidi PS è giornaliero) e cliccare sul tasto “STAMPA QUESTURA”.20

IX.StatisticheQuesta sezione del programma permette di visualizzare i calcoli statistici relativi agli arrivie alle presenze registrate dalla struttura.Inserire in (a) “PERIODO IN ESAME” il primo e l’ultimo mese di cui si vuole visualizzare ilcalcolo delle presenze.(a)(b)(c)(d)(e)(f)(g)(h)Ad esempio:- se si vuole visualizzare il mese di gennaio, inserire dal mese “01” al mese “01” econtrollare che l’anno di riferimento sia corretto- se si vuole visualizzare tutto l’anno, inserire dal mese “01” al mese “12”.Per visualizzare le presenze, cliccare su (g): i dati possono esserestampati cliccando sul pulsante “STAMPA” .22

Le presenze vengono calcolate solo per i mesi trasmessi all’APT.Per visualizzare i dati di un mese non concluso o non trasmesso all’APT, utilizzare ilpulsante (e) .Indicare il mese di cui si vogliono visualizzare i dati e cliccare sul pulsante “ELABORA”.Al messaggio “Elaborazione conclusa”, cliccare su (g) .I dati possono essere visualizzati in due modalità:- MOVIMENTO CLIENTI PER REGIONE/PAESE DI PROVENIENZA (b)- MOVIMENTO CLIENTI PER MESE (c)La sezione (d) “FILTRO PROVENIENZA” può essere utile per visualizzare le presenzerelative alle persone provenienti da una regione/paese, suddivisi nei vari mesi dell’anno.Per togliere il filtro, cliccare sul pulsante (f) .Al termine delle operazioni, cliccare su (h) “USCITA”per chiudere la finestra.23

X. ServiziNella sezione “Servizi” sono presenti le funzioni relative alla:- “TRASMISSIONE APT”- “DATI ESERCIZI”- “NUOVO ANNO”24

La sezione “TRASMISSIONE APT” dovrà essere utilizzata per salvare i files delleregistrazioni da trasmettere mensilmente all’APT via e-mail.(a)(b)(g)(h)PROCEDURASelezionare in (a) il mese da salvare, cliccando sulla freccia accanto a “MESE” econtrollare che l’anno sia esatto.Cliccare su (b) “SALVA DATI”: il messaggio “il file è stato creato nella cartella [dati_apt]”conferma il salvataggio delle informazioni.Chiudere il programma, cliccando su (h) “USCITA”Andare inRISORSE DEL COMPUTER > DISCO LOCALE (C:) > SISTed aprire la cartella “dati_apt”Selezionare il file da trasmettereLe cifre che compongono il nome del file (che è di tipo .txt) sono disposte in questo modo- 4 cifre per il codice esercizio- 2 cifre per il mese salvato- 2 cifre per l’annoSe, per esempio, si tratta dell’esercizio con il codice 0999 e si è salvato il mese di gennaio2007, il file da trasmettere sarà “09990107”.25

Allegare il file in un messaggio di posta elettronica all’indirizzo statistica@aptbasilicata.itN.B. Si ricorda che il file con le presenze va trasmesso entro il giorno 10 del mesesuccessivo a quello di riferimento: ad esempio, tutte gli arrivi del mese di gennaio, vannotrasmessi entro il 10 febbraio.“DATI ESERCIZIO”Questi dati vengono visualizzati all’apertura del programma e sono quelli stampati sulleschedine di notifica, sui tabulati per la Questura e l’APT ed sui fogli di visualizzazione degliarrivi/presenze.“NUOVO ANNO”Questa funzione, da utilizzare all’inizio del nuovo anno, permette di azzerare i numeri delleschedine di notifica (un messaggio chiederà da quale numero di schedina iniziare leregistrazioni) e comporta la cancellazione dei dati per rispondere agli adempimenti dellaQuestura e dell’ISTAT: non sarà più possibile- stampare le singole schedine di notifica- modificare il numero di notti di permanenza di un cliente- visualizzare i dati per stampare i tabulati per la Questura e l’APTma si potranno- visualizzare le statistiche relative agli arrivi e alle presenze dei clienti alloggiatiprecedentemente- continuare a consultare i dati dell’anagrafe clienti (per chi avesse salvato i dati deiclienti).26

AREA CEDAzienda di Promozione Turistica della BasilicataUfficio di MateraVia De Viti De Marco, 975100 Matera (MT)Sito web: www.aptbasilicata.itTel: 0835 331983Fax: 0835 333452E-mail: statistica@aptbasilicata.itced@aptbasilicata.itvisceglia@aptbasilicata.itVisceglia Matteo – Cell. 348 5828347De Giacomo ElviraD’Alonzo Filippo27