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ProgettoUni5Net4StudentAppunti su “Fascicolo studente sufficiente”

Tipo di documento: Rapporto Tecnico Pag. 2 di 9Titolo del documento: Progetto Uni5Net4Student “Fascicolo dello studente” Analisi preliminareData: 08-03-2010 File: Note_su_fascicolo_studente.doc Preparato da: Valdo Pasqui Resp.Uff. Sistemi Informativi e ProcessiProt.:Allegati:Revisione:SommarioQuesto documento si compone di due parti. Nella prima si riporta in forma integrale unasequenza di mail sull’argomento scambiate nelle ultime settimane tra alcuni autorevoliesponenti che partecipano al Tavolo Tecnico del DIT. Nella seconda espongosinteticamente alcune considerazioni sul tema i relazione alle azioni specifiche chedovremo intraprendere nell’ambito della nostra rete UNI5NET.1. Sequenza di e-mail sul “Fascicolo sufficiente”----- Original Message ----- From: "Mariella Guercio" To: Sent: Friday, March 05, 2010 9:55 PMSubject: [UniDig] : fascicolo studente sufficienteCari colleghi,Condivido la proposta di Luisa Consolinifinalizzata a definire linee guida per lacreazione di un fascicolo studente 'sufficiente'.Naturalmente si tratta di stabilire che cosasignifica 'sufficiente' e quale sia l'obiettivo della produzione di documenti.Senza tediarvi troppo sul tema, vorrei farequalche precisazione: nell'ambito del progettoCartesio il fascicolo studente mi sembra siaancora sostanzialmente pensato nell'ottica di unsistema documentario cartaceo. In ogni caso ci siconcentra sull'utilizzo di documenti statici (siano essi cartacei o digitali).Il nodo e' invece quello di progettare sistemiinformativi in grado di fornire un flusso diinformazioni accurate, affidabili e riconducibiliin modo autentico all'autore che le ha prodottetale da rispondere al duplice bisogno disostenere con efficienza e coerenza il processodecisionale e di documentarlo in modo adeguato -'sufficiente' nel tempo (ovvero in grado dirispettare i termini cronologici definiti dagliarchivisti d'intesa con le esigenzeamministrative degli stessi enti e disalvaguardare il necessario equilibrio tra leIl materiale tecnico e le informazioni contenute nel presente documento sono di natura strettamente confidenziale edi esclusiva proprietà dello CSIAF. Non è consentita la divulgazione e la riproduzione totale o parziale senza esplicitaautorizzazione.

Tipo di documento: Rapporto Tecnico Pag. 3 di 9Titolo del documento: Progetto Uni5Net4Student “Fascicolo dello studente” Analisi preliminareData: 08-03-2010 File: Note_su_fascicolo_studente.doc Preparato da: Valdo Pasqui Resp.Uff. Sistemi Informativi e ProcessiProt.:Allegati:Revisione:garanzie di certezze che dobbiamo assicurare aicittadini-studenti-dipendenti e la necessita' difar fronte al crescente impegno istituzionale conmezzi sempre piu' ridotti e tempi sempre piu' stretti).Come documentare questo processo (conservando labanca dati in modalita' adeguata a verificarneintegrita' e identita' , oppure definendo laproduzione di snapshot in grado di implementarenei formati adeguati - ad esempio in HTML - unfascicolo digitale costituito da documentistatici) sono scelte alternative o in alcuni casi complementari.Si potrebbe in una prima fase, soprattutto inassenza di depositi digitali in grado diassicurare la conservazione a medio e lungotermine di archivi dinamici con le garanziepreviste dalle raccomandazioni internazionali -privilegiare soluzioni piu' semplici epianificare intanto la creazione di ambientidigitali coerenti con le finalita' di tenuta alungo termine delle fonti digitali (vedi ilprogetto PA-RER della Regione Emilia Romagna o leiniziative analoghe della Regione Toscana).Pur non essendo una specialista in materia diconservazione di banche dati, penso siacomunque indispensabile ipotizzare sin d'orascenari diversi (e linee guida specifiche) chetengano conto di scelte tecniche e organizzativedegli atenei inevitabilmente differenziate.Mi scuso del lungo messaggio.Mariella Guercio------------------------Ringrazio Fabrizio Pedranzini che ha scrittoesattamente quello che volevo dire:"A tal fine nell'ambito del progetto di gestionedel fascicolo dello studente stiamo cercando uncompromesso ragionevole tra quanto vorrebberogli archivisti (vedi progetto Cartesio) e quantopragmaticamente saremmo disposti ad aggiungere senza appesantire il sistema."Io suggerirei di focalizzare il TT sullaidentificazione di questo punto di equilibriopartendo dall'idea che, in generale, per gliIl materiale tecnico e le informazioni contenute nel presente documento sono di natura strettamente confidenziale edi esclusiva proprietà dello CSIAF. Non è consentita la divulgazione e la riproduzione totale o parziale senza esplicitaautorizzazione.

Tipo di documento: Rapporto Tecnico Pag. 4 di 9Titolo del documento: Progetto Uni5Net4Student “Fascicolo dello studente” Analisi preliminareData: 08-03-2010 File: Note_su_fascicolo_studente.doc Preparato da: Valdo Pasqui Resp.Uff. Sistemi Informativi e ProcessiProt.:Allegati:Revisione:Atenei mediamente informatizzati i documenti damettere nel fascicolo studente spesso nonsarebbero altro che uno snapshot di dati giàpresenti e certificati che possono essere megliocomunicati come flusso informatico che come documento in senso stretto.Se potessimo condividere in una linea guidaconcepita in una logica di "fascicolo studentesufficiente" questo punto di equilibrio credoche avremmo compiuto un notevole passo avanti.In questo senso suggerisco che oltre al punto divista "statico" (i.e. quali documenti ci sonooggi alimentati da vari processi) proviamo aintersecare il caso d'uso del foglio di congedoper provare a capire il punto di vista"dinamico" (ossia il dossier che accompagna iltrasferimento). Penso che questo cambiamento diputno di vista ci aiuti a trovare la via miglioreSpero che il 25 pv possiamo provare a impostare così le cose.Grazie molteLuisa ConsoliniDirezione CESIACESIA - Centro Servizi Informatici di AteneoAlma Mater Studiorum - Università di BolognaV.le Filopanti, 3 - 40126 Bologna - Italytel: +39 051 20 9 5906 - fax + 39 051 20.95 918luisa.consolini@unibo.it - www.cesia.unibo.it----------Da: Pedranzini Fabrizio [mailto:Fabrizio.Pedranzini@ceda.polimi.it]Inviato: venerdì 26 febbraio 2010 8.55A: unidig@list.unich.itCc: De Simone Antonietta; Turaccio ElenaOggetto: [UniDig] R: proposta per il tavolo tecnico => considerazioniCari colleghi,condivido naturalmente le considerazioniespresse da Luisa in merito all'opportunità dirivedere i processi valutando puntualmente lanecessità di gestire ed archiviare "documenti"(siano essi in formato cartaceo o elettronico).Devo dire che nell'ambito del ns Ateneo, maritengo che non sia un caso isolato, non cisiamo fatti molti problemi in merito alladematerializzazione, ritenendo sufficiente (aisensi dell'Art. 64 del "CodiceIl materiale tecnico e le informazioni contenute nel presente documento sono di natura strettamente confidenziale edi esclusiva proprietà dello CSIAF. Non è consentita la divulgazione e la riproduzione totale o parziale senza esplicitaautorizzazione.

Tipo di documento: Rapporto Tecnico Pag. 5 di 9Titolo del documento: Progetto Uni5Net4Student “Fascicolo dello studente” Analisi preliminareData: 08-03-2010 File: Note_su_fascicolo_studente.doc Preparato da: Valdo Pasqui Resp.Uff. Sistemi Informativi e ProcessiProt.:Allegati:Revisione:dell'amministrazione digitale") la gestione ditransazioni di aggiornamento (es presentazionePiano studi) in un contesto autenticato; pereffetto di ciò non acquisiamo alcun documentocartaceo nell'ambito della gestione dei Pianidegli Studi. Ciò non esclude che possa cmqessere opportuno salvare, per alcuni stati delciclo di vita della carriera, alcuni snapshotdei dati sotto forma di documenti (ovviamente in formato elettronico).A tal fine nell'ambito del progetto di gestionedel fascicolo dello studente stiamo cercando uncompromesso ragionevole tra quanto vorrebberogli archivisti (vedi progetto Cartesio) e quantopragmaticamente saremmo disposti ad aggiungere senza appesantire il sistema.Se di interesse generale, posso presentarvi unasintesi di quanto stiamo facendo nella prossima seduta del Tavolo Tecnico.CordialmenteFabrizio==================================================================Politecnico di MilanoIng. Fabrizio PEDRANZINIDirigente dell'Area "Servizi ed Applicazioni Informatiche"Piazza Leonardo da Vinci, 32 - Edificio 9 - 20133 Milanoph. 02 2399 2377335 7866796fax 02 2399 6990fabrizio.pedranzini@polimi.it==================================================================----------Da: Luisa Consolini [luisa.consolini@unibo.it]Inviato: giovedì 25 febbraio 2010 17.35A: unidig@list.unich.itOggetto: [UniDig] proposta per il tavolo tecnicoGentili colleghi,ho fatto alcune riflessioni sull'incontro a Romadel 22 us e vorrei manifestare un punto di vistasu come rendere ancora più proficui i nostri incontri al Tavolo tecnico.Sto dando voce a un dubbio che già manifestai inriunione: mi pare che stiamo affrontando ilfascicolo studente partendo dal cartaceo, inun'ottica di "protocollo" e assumendo che icambiamenti possibili nei processi che oggi generano i documenti siano minimi.Il materiale tecnico e le informazioni contenute nel presente documento sono di natura strettamente confidenziale edi esclusiva proprietà dello CSIAF. Non è consentita la divulgazione e la riproduzione totale o parziale senza esplicitaautorizzazione.

Tipo di documento: Rapporto Tecnico Pag. 6 di 9Titolo del documento: Progetto Uni5Net4Student “Fascicolo dello studente” Analisi preliminareData: 08-03-2010 File: Note_su_fascicolo_studente.doc Preparato da: Valdo Pasqui Resp.Uff. Sistemi Informativi e ProcessiProt.:Allegati:Revisione:Parlo ora soprattutto sulla base dell'esperienzadi dematerializzazione nel nostro Ateneo oramairipetuta in diversi progetti: ha sempre pagatochiedersi "serve questo documento?" e mettere indiscussione alla fonte molte prassi cheesistevano semplicemente perché "si è sempre fatto così".Per concretezza ritorno sull'esempio del pianodi studio dello studente e relative variazioni.E' parso evidente che le prassi sono diverse traAtenei, ma che chi produce documenti firmati aogni passaggio (submission, approvazione,variazione e approvazione variazione) lofa nell'ipotesi che si tratti di istanze allaPA (la submission e le richieste di variazione)e di atti procedimentali o provvedimenti(leapprovazioni); siamo sicuri che il modello siaquello giusto e non un appesantimento che si puòsemplificare? E se i piani di studio"regolamentari" - ad esempio - potesseroandare "de plano" senza bisogno di questidocumenti firmati? Perché una semplificazione di questo tipo è da escludersi?Parto da questo esempio per riportarmi al pianogenerale: il tavolo tecnico mi pare sia statocreato anche per dar modo agli Atenei diindividuare problemi comuni - diciamo quesiti -che il DIT attraverso agganci ministeriali,DigitPA ecc. può aiutarci a risolvere non solotrovando risposte, ma anche dando a questerisposte quella dose di ufficialità che ciconsente di usarle al nostro interno perinnovare senza essere bloccati da dubbi e interpretazioni discordi.Un altro esempio pertinente sono i quesiti cheil Professor Bogliolo ha sintetizzato molto benesui vincoli dell'assegnazione di un numero VOIP agli studenti in mobilità.Possiamo condividere che questo "uso" del tavolotecnico ci serve e va incoraggiato?Possiamo raccogliere alcuni di questi quesiti(molto specifici e puntuali) e farci portatoriper la prossima riunione della esigenza ditrovare risposte dagli interlocutori giusti con l'aiuto del DIT?Vi chiederei di reagire a questo mio suggerimento.Molte grazieLuisa ConsoliniDirezione CESIAIl materiale tecnico e le informazioni contenute nel presente documento sono di natura strettamente confidenziale edi esclusiva proprietà dello CSIAF. Non è consentita la divulgazione e la riproduzione totale o parziale senza esplicitaautorizzazione.

Tipo di documento: Rapporto Tecnico Pag. 7 di 9Titolo del documento: Progetto Uni5Net4Student “Fascicolo dello studente” Analisi preliminareData: 08-03-2010 File: Note_su_fascicolo_studente.doc Preparato da: Valdo Pasqui Resp.Uff. Sistemi Informativi e ProcessiProt.:Allegati:Revisione:CESIA - Centro Servizi Informatici di AteneoAlma Mater Studiorum - Università di BolognaV.le Filopanti, 3 - 40126 Bologna - Italytel: +39 051 20 9 5906 - fax + 39 051 20.95 918luisa.consolini@unibo.it - www.cesia.unibo.it2. Considerazioni sul “fascicolo studente”Le seguenti affermazioni e considerazioni hanno lo scopo di finalizzare il dibattitosull’argomento almeno all’interno della rete UNI5NET2.2.1 Gli attuali fascicoli cartaceiGli attuali fascicoli cartacei non contengono tutti i documenti relativi alla carriera dellostudente.Per esempio i certificati emessi dal sistema di Gestione Carriere Studenti (per l’Univ. di FirenzeGISS) hanno una copia elettronica pdf (detta copia conforme) che viene memorizzata nelsistema stesso e periodicamente salvata su un supporto esterno. Ogni certificato ha un numeroidentificativo univoco nel sistema. La copia stampata e rilasciata allo studente non è né inseritanel fascicolo cartaceo né protocollata (in Titulus).Altro esempio, le domande dei piani di studio per 6 Facoltà sono presentate on-line, lo studentepuò stampare un promemoria, ma la domanda cartacea non è acquisita nel fascicolo cartaceoné viene protocollata in Titulus.L’originale dei verbali a lettura ottica in gran parte delle segreterie viene conservato altrove,non nel fascicolo cartaceo dello studente nel quale eventualmente viene riposta una “ristampa”(riportante apposita dicitura) ottenuta appunto stampando in segreteria una copia dell’originaleacquisito con il lettore ottico (formato TIFF) anche in questo caso non avviene la registratura aprotocollo.Ed infine, dall’anno accademico 2009/2010 per i CdS LT è attiva l’immatricolazione on-line. Lostudente si presenta agli appositi punti di raccolta per consegnare la documentazione cartacea(tra cui la domanda firmata) dopo aver ricevuto la notifica della corretta conclusionedell’operazione ovvero dopo che già stato immatricolato in GISS. Né la domanda (ingresso) néil libretto (uscita) vengono protocollati.2.2.2 Fascicoli studente e Protocollo InformaticoL’Università di Firenze ha attivato da Titulus dal 2004 e non si avvale al momento dellafunzionalità “Fascicoli studenti” prevista da tale applicativo.Le segreterie non creano singoli fascicoli legati alla carriera dello studente, ma fascicoliche sono di solito raggruppamenti “tematici” o procedurali (es. tasse e contributi, stage e tirocini,immatricolazioni, passaggi, esami di stato, conferme diploma etc.).Il materiale tecnico e le informazioni contenute nel presente documento sono di natura strettamente confidenziale edi esclusiva proprietà dello CSIAF. Non è consentita la divulgazione e la riproduzione totale o parziale senza esplicitaautorizzazione.

Tipo di documento: Rapporto Tecnico Pag. 8 di 9Titolo del documento: Progetto Uni5Net4Student “Fascicolo dello studente” Analisi preliminareData: 08-03-2010 File: Note_su_fascicolo_studente.doc Preparato da: Valdo Pasqui Resp.Uff. Sistemi Informativi e ProcessiProt.:Allegati:Revisione:2.2.3 DematerializzazioneLo sviluppo di molti servizi Web sta progressivamente riducendo la quantità didocumenti e modulistica cartacea prodotti dagli studenti.Oltre agli esempi del paragrafo 2.1.3 si possono ricordare (sempre con riferimento l’Ateneo diFirenze) le attestazioni ISEE e i verbali d’esame con firma digitale.Dall’anno accademico corrente gli studenti si sono avvalsi di un apposito servizio on-line (previaautenticazione). per la registrazioni dei dati dell’attestazione ISEE (tra cui il protocollo IINPS oCAAF) e “non è prevista nessuna consegna di documentazione cartacea della D.S.U. e dellarelativa attestazione ISEE”.La sperimentazione dei verbali con firma digitale (si è appena conclusa la prima fase) comportala creazione di verbali d’esame singoli o cumulativi con firma digitale del docente e preventivapresa visone da parte dello studente (previa autenticazione). Tali verbali per ora sonoaccompagnati dal cartaceo a lettura ottica (cfr. considerazioni di cui sopra) e successivamentesaranno avviati (seconda fase) ad un processo di conservazione sostitutiva, ma non fanno partedel fascicolo cartaceo dello studente (a meno che la segreteria non decida di stampare via webun “surrogato” estratto).2.2.4 OsservazioniOccorre evitare una interpretazione “troppo” archivistica del fascicolo studente che tra l’altronon trova rispondenza neppure nella realtà quotidiana di quello cartaceo.Far produrre documenti testuali, indipendentemente dal loro formato (PDF, XML o altro), daiprocessi che attualmente non li generano potrebbe risultare in un aggravio sia gestionale chetecnologico. Inoltre, occorre evitare che per garantire l’autenticità, l’integrità e il nondisconoscimento di tali documenti si sia obbligati ad inserire nel ciclo di generazione di talidocumenti dei passaggi che complichino le procedure attuali e aumentino i costi operativi egestionali (p.e. firma digitale da parte degli studenti e del personale delle segreterie). Sarebbeauspicabile mantenere quindi le attuali forme di autenticazione basate su credenziali (user epassword). Tale auspicio, se condiviso, solleva però molte perplessità sulla coerenza conl’attuale normativa in relazione all’eventuale necessità di attivare un processo di conservazionesostitutiva (a norma) dei fascicoli studente e dei loro contenuti.D’altra parte le osservazioni molto pertinenti e stimolanti della Prof.ssa M.Guercio riguardanoun ambito molto più ampio, ancora oggetto di ricerca e sperimentazione, e che difficilmente puòavere una ricaduta concreta nei tempi stretti del nostro progetto e con il produttore dei nostrisistemi gestionali (CINECA/KION).Il concetto di “fascicolo sufficiente” introdotto dalla Dr.ssa ConsoliniIn questo senso suggerisco che oltre al punto divista "statico" (i.e. quali documenti ci sonoIl materiale tecnico e le informazioni contenute nel presente documento sono di natura strettamente confidenziale edi esclusiva proprietà dello CSIAF. Non è consentita la divulgazione e la riproduzione totale o parziale senza esplicitaautorizzazione.

Tipo di documento: Rapporto Tecnico Pag. 9 di 9Titolo del documento: Progetto Uni5Net4Student “Fascicolo dello studente” Analisi preliminareData: 08-03-2010 File: Note_su_fascicolo_studente.doc Preparato da: Valdo Pasqui Resp.Uff. Sistemi Informativi e ProcessiProt.:Allegati:Revisione:oggi alimentati da vari processi) proviamo aintersecare il caso d'uso del foglio di congedoper provare a capire il punto di vista"dinamico" (ossia il dossier che accompagna iltrasferimento). Penso che questo cambiamento diputno di vista ci aiuti a trovare la via miglioredeve essere analizzato per definire e consolidare quali “oggetti digitali” (concetto più generale didocumento) ne debbano far parte e, cosa che al momento non appare chiara, di che formato(vista la natura dei sistemi di Protocollo Informatico come Titulus).2.2.5 Conclusioni e una proposta “Provocatoria”a) Non sembra particolarmente complicato, immaginare uno scenario tecnico-funzionale in cuisi automatizza la creazione nel Protocollo Informatico del fascicolo legato alla carriera dellostudente, al momento della sua immatricolazione.b) È invece molto più arduo al momento definire quali “oggetti” o documenti vi debbano essereinseriti, dunque registrandoli automaticamente al protocollo”.Proposta provocatoriaIl “fascicolo sufficiente” per essere uno “snapshot” non solo statico, ma anche dinamico dei datidella carriera dello studente non potrebbe essere gestito interamente nel Sistema di gestionedelle carriere studenti e fuori dal Protocollo Informatico ?Nel sistema di Protocollo Informatico si potrebbe creare il fascicolo al momento dellaimmatricolazione, la domanda di immatricolazione potrebbe essere generata automaticamentedal Sistema di gestione delle carriere studenti in formato da definire. Successivamente lasegreteria potrebbe inserire eventualmente istanze ed altri atti/documenti prodotti dallo studenteattraverso le normali modalità (ma senza obbligatorietà). Infine si potrebbe prevederel’inserimento in tale fascicolo soltanto altri tre documenti:• il Diploma Supplement nel caso di conseguimento del titolo• il Foglio di congedo nel caso di trasferimento ad altro Ateneo• la richiesta di sospensivo o rinuncia agli studiI primi due potrebbero essere generati in modo automatico dal Sistema di gestione dellecarriere studenti e comportare anche l’automatica chiusura del fascicolo.Il materiale tecnico e le informazioni contenute nel presente documento sono di natura strettamente confidenziale edi esclusiva proprietà dello CSIAF. Non è consentita la divulgazione e la riproduzione totale o parziale senza esplicitaautorizzazione.