10 passi per implementare un DMS

10 passi
per implementare un DMS

Introduzione
Nei processi di business di oggi l’informazione gioca un
ruolo chiave. Viene utilizzata per guidare i processi
aziendali e fornire alle persone indicazioni e istruzioni per
svolgere il proprio lavoro. La maggior parte delle nostre
informazioni è contenuta nei documenti quindi è molto
importante che i documenti siano ben gestiti e che siano
disponibili alle persone giuste, al momento giusto. Un
sistema di gestione dei documenti è quindi fondamentale
per guidare i processi di business e garantire che le
persone abbiano accesso alle informazioni appropriate,
quando ne hanno bisogno e ovunque si trovino. Tuttavia
un sistema di gestione dei documenti non può essere
introdotto senza seguire degli step ben precisi. L’azienda
ha bisogno di essere ben preparata e deve individuare le
esigenze, le dimensioni e gli obiettivi per implementare
con successo un sistema di gestione documentale. In
questo documento trovi i dieci passi da seguire per
implementare con successo un sistema di gestione
documentale all’interno della tua azienda.
Step
01
Assegnare il progetto
ad un “campione”
Per implementare un progetto di successo, c’è
bisogno del supporto completo dell’organizzazione.
Il modo migliore di ottenere questo è assegnare il
progetto ad un “campione”, qualcuno che conosce
BENE l’azienda, ne capisce i processi di business ed è
in grado di gestire un team di persone che prendano
parte a questa attività. Il vostro “campione” sarà il motore
del progetto e farà in modo che questo mantenga lo
slancio.
Step
02
Ottenere l’appoggio del management
Oltre ad avere un “campione” alla guida del progetto, è molto importante che la
vostra dirigenza lo sostenga. L'implementazione di un DMS è direttamente
correlata al business e coinvolge molte attività aziendali. Di conseguenza, persone
e reparti devono fare squadra, ciò richiede la supervisione del management.
Step
03
Prepararsi
Un progetto di successo inizia con una preparazione adeguata. Dovrete
comprendere bene cosa siete e cosa volete raggiungere. È importante definire
correttamente l'ambito, gli obiettivi e tempi di sviluppo. Definite il successo del
progetto e create un Business Case che protegga il bilancio determinando il
potenziale risparmio che l’azienda può ottenere introducendo un DMS.
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Step
04
Seguire un approccio graduale
Alcune implementazioni falliscono o superano il budget
perché le aziende hanno voluto fare troppo e troppo in
fretta. La gestione dei documenti è legata ai
processi di business, quindi è necessario
comprendere pienamente l'impatto di un DMS
sul vostro business e sulla vostra
organizzazione.
I processi di business possono essere
complessi e sicuramente gli utenti avranno
già un loro modo di gestire i documenti, per
cui è necessario seguire un approccio
graduale che non sconvolga le loro abitudini di
punto in bianco.
Definendo piccoli passi con precisione sarà più
semplice sorvegliare quello che state facendo,
controllare e gestire il processo, e dare tempo agli
utenti di adattarsi alla nuova situazione. Inoltre, sarà
possibile valutare facilmente ogni passo, apportando le
correzioni necessarie senza il rischio di una brusca battuta d'arresto.
Step
05
Definire i requisiti
Disegnate il vostro modello
Per implementare un sistema che supporta realmente il vostro business e gli
utenti, è necessario capirne le esigenze. Per fare questo sarà bene parlare con
i vari utenti dei diversi reparti, allo scopo di capire come gestiscono i documenti
e come i documenti influenzano il loro lavoro.
L’ideale è iniziare a livello commerciale descrivendo le vostre esigenze da un
prospettiva di business, tralasciando gli aspetti tecnici. Solo successivamente,
dovrete descrivere nello specifico le vostre esigenze funzionali. Insieme, il
vostro business e i requisiti funzionali, costituiscono il modello ideale del vostro
DMS.
Ecco alcuni degli argomenti da descrivere nei vostri requisiti:
• I vostri processi documentali:
Creazione di documenti;
Approvazione dei documenti;
Revisione dei documenti;
Gestione dei file di riferimento;
Distribuzione dei documenti;
I vostri documenti
(quantità, interno, esterno, etc.);
I vostri tipi di documento
(Office, Pdf, e-mail);
• Struttura dei vostri documenti
e progetti;
• Proprietà dei vostri documenti
(metadati);
• I vostri utenti e gruppi,
compresi ruoli e permessi.
Continua a pagina 06...
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Step 05
continua
Per chiarire meglio i processi aziendali e la gestione dei documenti, può essere
molto utile creare dei diagrammi di flusso. Poiché la maggior parte persone
sono orientate visivamente, un diagramma di flusso che illustri il processo può
essere molto efficace.
Partite da una Best Practice
Se non riuscite o avete difficoltà ad elaborare il vostro modello, una buona
alternativa è quella di lavorare da un esempio di Best Practice, che illustra
come aziende simili alla vostra hanno configurato il loro ambiente di gestione
dei documenti. È possibile ricavare ottimi spunti da esempi di Best Practice e
imparare da essi. Molte aziende traggono vantaggio dalle Best Practice dando
un avvio più rapido all’attuazione dei loro progetti.
Step
06
Avviare un progetto pilota
Il nostro consiglio è di iniziare con un progetto pilota o Proof of Concept ( PoC ).
Il vantaggio è che guadagnerete esperienza, capirete l'impatto
dell’implementazione di un sistema di gestione documentale, e le vostre reali
esigenze. Inoltre, sarete in grado di valutare meglio i primi passi e fare gli
adeguamenti necessari.
Un progetto pilota dovrebbe coinvolgere solo una parte dell'azienda (per
esempio un solo reparto definito). Non includete troppi utenti, documenti, tipi di
documenti, flussi di documenti, etc., in una sola volta, ma concentratevi su un
ambiente pilota definito che potrete gestire facilmente e che vi darà i feedback
giusti e i risultati necessari per fare il successivo passo.
Step
07
Valutare il pilota
Valutare correttamente il progetto pilota è
critico per una messa in opera di successo.
È raro che le aziende siano in grado di
elaborare il loro modello da subito.
Difficilmente qualcuno può supervisionare
tutti gli aspetti di un’implementazione di
gestione documentale, quindi è importante
fare piccoli passi, valutare ognuno di essi
ed apportare le modifiche necessarie.
Valutare correttamente il progetto pilota è
critico per una implementazione di successo.
È raro che le aziende siano in grado di elaborare il
loro modello da subito. Difficilmente qualcuno può
supervisionare tutti gli aspetti di un’implementazione di
gestione documentale, quindi è importante fare piccoli passi, valutare ognuno
di essi ed apportare le modifiche necessarie.
In seguito ad un progetto pilota di successo, i vostri requisiti saranno chiari e
sarete in grado di definire e creare modelli per sostenere l'ulteriore
implementazione del DMS nella vostra organizzazione.
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Step
08
Scalabilità verticale
Dopo un primo step di successo potrete scalare. Aggiungere più utenti, più
reparti, più progetti, più documenti o tipi di documento, etc.. Come scalare
dipende dalla vostra specifica situazione, il nostro consiglio è di farlo
continuando a procedere a piccoli passi per assicurarvi un lancio di successo.
Step
09
Fornire formazione e supporto
L’accettazione degli utenti è un fattore critico per
il successo del progetto!
Assicuratevi di fornire una formazione adeguata a
tutti gli utenti. Istruite gli utenti in un ambiente di
produzione che rifletta una vera e propria
situazione di vita lavorativa, in modo che possano
sperimentare immediatamente i vantaggi della
soluzione. Basare la formazione sulla realtà ha
maggior significato per i vostri utenti. Se gli utenti
saranno in grado di lavorare da subito con
documenti e dati reali, accetteranno più facilmente
il nuovo sistema.
Preparate l’azienda a possibili modifiche.
L’introduzione di un DMS può portare cambiamenti nei
metodi di lavoro, oppure può fornirvi l’opportunità di
apportare cambiamenti al vostro attuale modo di operare.
Focalizzatevi sui vantaggi di questo diverso metodo di lavoro, così che gli utenti
lo sosterranno e non lo combatteranno.
Assicuratevi che gli utenti non abbiano alcun motivo per non lavorare con il
nuovo DMS (per esempio perché possono continuare a lavorare con il vecchio
sistema). Assicuratevi anche che gli utenti siano adeguatamente supportati nel
loro lavoro con il nuovo sistema e che ottengono risposte rapide e adeguate
alle domande che potrebbero avere.
Step
10
Fondare prima, integrare dopo
La gestione documentale supporta i vostri processi primari di business, di
conseguenza, dati e documenti contenuti nel DMS possono essere legati a dati
gestiti da altri sistemi (ad esempio ERP, PDM, CRM, etc.). Prima di iniziare a
integrare il vostro DMS con altri sistemi assicuratevi che le vostre fondamenta
siano solide. Per costruire un grattacielo è necessario costruire prima una
solida base! Quindi assicuratevi di avere una solida soluzione di gestione
documentale prima di affrontare complesse integrazioni con altri sistemi.
LogicalDOC 10 passi per implementare un DMS Pagina 05

About LogicalDOC
LogicalDOC è la scelta migliore tra tutti i sistemi di
gestione documentale. La sua interfaccia intuitiva lo
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