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I nostri comuni obiettivi
L’obiettivo principale e comune tra sede e rete è
vendere più cucine.
Vogliamo farlo con qualità:
➔
➔
➔
per poter svolgere il nostro lavoro con serenità e
soddisfazione (minore turnover)
per ottenere la massima soddisfazione del cliente
(passaparola positivo)
per difendere e ottimizzare la nostra marginalità (più
guadagno > più investo > più vendo > più guadagno)
Vogliamo farlo grazie all’applicazione del metodo:
➔
➔
per essere differenti e vincenti (esperienza di acquisto)
per migliorare costantemente le nostre conversioni
(qualità metodo, riunioni, ecc..)
Per farlo serve tempo da dedicare alle attività commerciali
Il lavoro dei nostri commerciali oggi
Prima fase, dall’accoglienza al rilievo
Aggiornamento continuo Assist
- Accoglienza clienti - dai 30 ai 45 minuti
- Scoperta - da 1 a 2 ore
- Preparazione progetto - da 1 a 4 ore
- Gestione commerciale/riunione - ½ ora
- Presentazione progetto - 2 ore
- Effettuare la vendita - 1h
- Rilievo misure - 2h
Da 8 a 12 ore per ogni cucina venduta
Il lavoro dei nostri commerciali oggi
Seconda fase, dall’ordine all’arrivo merce
Aggiornamento continuo Assist
1h - Preparazione e verifica tecnica rilievo/scena ordine
½ h - Ottimizzazione economica (blocco e acquisti)
½ h - Invio ordini ai fornitori
15’ - Preparazione note montaggio
2h - Ricezione e controllo conferme ordine
Verifica conferme ordine (contenuto)
Verifica conferme ordine (importi/margine)
Verifica conferme ordine (tempi)
1h - Gestione corrispondenza fornitori (modifiche, solleciti, ecc.)
6h30 per ogni cucina venduta
Gestione logistica interna od esterna in base a punto vendita
Il lavoro dei nostri commerciali oggi
Assistenza clienti
Aggiornamento continuo Assist
½ h - Raccogliere richieste di assistenza
½ h - Preparazione e invio ordini assistenze
½ h - Ricezione e controllo conferme ordine
Verifica conferme ordine (contenuto)
Verifica conferme ordine (importi/margine)
Verifica conferme ordine (tempi)
½ h - Gestione corrispondenza fornitori (modifiche, solleciti, ecc.)
2h per ogni assistenza
Il lavoro dei nostri commerciali domani
Aggiornamento continuo Assist
Prima fase, dall’accoglienza al rilievo
- Accoglienza clienti - dai 30 ai 45 minuti
- Scoperta - da 1 a 2 ore
- Preparazione progetto - da 1 a 4 ore
- Gestione commerciale/riunione - ½ ora
- Presentazione progetto - 2 ore
- Effettuare la vendita - 1h
- Rilievo misure - 2h
Da 8 a 12 ore per ogni cucina venduta
PARTE DI LAVORO
ESTERNALIZZABILE
A UN UFFICIO
ORDINI
CENTRALIZZATO
Seconda fase, dall’ordine all’arrivo merce
2h - Preparazione tecnica rilievo/scena ordine
½ h - Ottimizzazione economica (blocco e acquisti)
½ h - Invio ordini ai fornitori
½ h Preparazione note montaggio
2h - Ricezione e controllo conferme ordine
Verifica conferme ordine (contenuto)
Verifica conferme ordine (importi/margine)
Verifica conferme ordine (tempi)
1h - Gestione corrispondenza fornitori (modifiche, solleciti, ecc.)
6h30 per ogni cucina venduta
Assistenza clienti
½ h - Raccogliere richieste di assistenza
½ h - Preparazione e invio ordini assistenze
½ h - Ricezione e controllo conferme ordine
Verifica conferme ordine (contenuto)
Verifica conferme ordine (importi/margine)
Verifica conferme ordine (tempi)
½ h - Gestione corrispondenza fornitori (modifiche, solleciti, ecc.)
2h per ogni assistenza
- 6h30 per ogni cucina
venduta per ogni
commerciale
- 1h30 per ogni
assistenza
Guadagno 30% di
tempo da dedicare ad
attività commerciali
Servizi correlati
- UO fornirà un feedback al negozio su errori e/o punti di miglioramento
nel progetto venduto (elementi migliori, accessori, preparazione
dell’ordine e strade corrette per la progettazione, ecc..)
- UO fornirà un servizio di affiancamento/formazione con controllo
tecnico pre-vendita di 5 progetti per i nuovi venditori (via meet)
- Supporto continuo via chat su singola pratica (l’uso del telefono sarà
limitato)
- Ottimizzazione dei prezzi di acquisto grazie ad una costante
ottimizzazione dei blocchi
- Verifica di fattibilità intrinseca nel servizio (dal punto di vista tecnico e
montaggio)
- Lista dei desideri (richieste dal PV di articoli da inserire nei successivi
ordini)
Vantaggi
Vantaggio principale
Risparmio di tempo dei commerciali dedicabile alla vendita di altre cucine e/o
al miglioramento della qualità del loro lavoro con conseguente miglioramento
dei tassi di conversione = più cucine vendute
Vantaggi correlati
- migliore qualità dei progetti
- migliore qualità degli ordini con personale specializzato => diminuzione
delle assistenze (confermato da Settimo)
- migliore gestione dei tempi (rapidità, comunicazione)
- selezione commerciali più mirata e “semplice”
- attività da assistente commerciale anche nei negozi più piccoli
- note montaggio puntuali e di qualità preparate da tecnico
- migliore soddisfazione del montatore (grazie alla qualità)
- focalizzazione sul commercio di tutto il team negozio
- minori responsabilità per i commerciali e quindi miglior clima in
negozio
Regole
UO gestirà solo ed esclusivamente ordini:
- creati secondo procedura sede (sarà scritta ed organizzata
una formazione specifica)
- con contratto definitivo firmato dal cliente e rilievo misure
caricati in assist
- con merci di fornitori autorizzati LiFE
Le comunicazioni relative ad un ordine dovranno avvenire solo
attraverso apposita area presente in Assist
Sarà necessario sottoscrivere specifico contratto per la fornitura
del servizio tra LiFE Italia e punto vendita.
Risorse e strumenti
PUNTO VENDITA
Il punto vendita continuerà ad utilizzare winner come fatto fino
ad oggi. Atak resterà a disposizione.
Una volta effettuata la vendita, PV caricherà in assist scansione
del contratto, rilievo misure, foto e scena .drw venduta da
ordinare.
SEDE
Personale specializzato e dedicato da lunedì a venerdì con orari
ufficio.
La postazione dell’operatore UO è dotata di doppio monitor 27”,
tavoletta grafica per rapidi appunti su disegni e PDF,
stampante/scanner.
Strumenti: Winner Flex, Assist, Google workspace, Adobe PDF Pro
Nuova area di lavoro in ASSIST.
Processo ufficio ordini
Ricezione ordine
(+ 1 sett rispetto
fornitore)
Assist sarà
continuamente
aggiornato con le
settimane di consegna
dei fornitori. Nel
momento in cui il
negozio invia ordine il
sistema indicherà la
prima settimana
disponibile basandosi
sui fornitori presenti
nell’ordine
ASSIST ordina in autonomia gli
ordini in ingresso basandosi sul
termine di consegna richiesto.
Operatore negozio dovrà
segnalare il possibile passaggio
dell’ordine all’ufficio tecnico in
modo che il sistema metta in
evidenza l’ordine.
Il sistema dà possibilità di
consultazione ordini in corso per
settimana consegna e stato.
A parità di settimana di
consegna ordina in base alla
ricezione dell’ordine.
Processo ufficio ordini
A questo punto l’operatore UO
ha gli ordini in base alla
settimana di consegna, in ordine
di ricezione, per poter lavorare.
Gli ordini a questo punto sono
tutti uguali.
Il cambio settimana di
produzione diventerà il giovedì
alle 15 o al pieno produzione.
L’operatore ufficio ordini dovrà
avere in Assist:
- copia del contratto
firmato
- rilievo come da procedura
- scena venduta DRW
- note utente negozio in
chat
Processo ufficio ordini
rilievo e scena venduta
conformi
elaborazione ed invio
rilievo e scena venduta
NON conformi
(prevede modifiche al
progetto)
rilievo e scena venduta
NON conformi
(nessuna modifica al
progetto)
gestita a priori dal
negozio
NON gestita a priori
dal negozio
U.O. invia
comunicazione a
negozio per
autorizzazione
modifiche
Negozio autorizza
(se c’è modifica al
progetto previo firma
del cliente modulo
integrazione e/o nuovi
disegni)
Processo ufficio ordini
invio ordini
Germania
invio ordini Italia
ricezione conferme
controllo e modifiche
fino a piena
conformità
registrazione info in
Assist
preparazione e invio
note montaggio
Il punto vendita si
occupa della ricezione
merci e della gestione
consegna
ASSISTENZA, ritorna
“rilievo e scena
conformi”
L'operatore negozio
dovrà inviare foto e
posizioni di riferimento
con descrizione del
problema.
Nessuna assistenza
feedback su ordine per
negozio
chiusura pratica
Lavoro concluso,
restituzione pratica a
negozio
La nuova sezione è dedicata alla gestione
centralizzata degli ordini per i negozi
aderenti (gli altri continuano a gestire gli ordini in
autonomia dalla finestra GESTIONE ORDINI E
CONFERME e dall’interfaccia POST-VENDITA)
NEGOZIO
Come preparare gli ordini
prima di inviarli
all’Ufficio Ordini
NEGOZIO
Procedura per invio ordine standard
1. Verificare ATAK
Controllare e risolvere tutte le criticità segnalate dal programma
ATTENZIONE:
●
se ATAK non è
verificato la
scena winner
viene
rimandata
indietro
NEGOZIO
Procedura per invio ordine standard
2. Verificare LISTA FORNITORI
Verificare che all’interno del preventivo non siano presenti i
cataloghi/listini:
● “nessun fornitore”
● “LiFE Decorazioni”
NEGOZIO
Procedura per invio ordine standard
3. Verificare CATALOGHI
Controllare che tutti i cataloghi siano aggiornati all’ultima
versione e che siano ancora in uso
ATTENZIONE:
● se i cataloghi non sono aggiornati la
scena winner viene rimandata indietro
NEGOZIO
Procedura per invio ordine standard
4. Verificare ELETTRODOMESTICI
● Verificare che all’interno del progetto siano presenti tutti gli
elettrodomestici necessari e che siano associati ai mobili
corrispondenti
● In caso siano già in possesso del cliente è necessario comunque
indicare sul progetto, attraverso le annotazioni associate al
rispettivo mobile, la marca e il modello
●
Nota EXTRA:
UO non fa verifiche sugli
elettrodomestici acquistati
in autonomia dal cliente
NEGOZIO
Procedura per invio ordine standard
4.1 ARTICOLI PRESI DA MAGAZZINO
Per inserire articoli presi da magazzino bisogna seguire questa
procedura:
1.dal preventivo cliccare su Nuovo quindi su Linea articolo
2. scegliere il catalogo nessun fornitore, questo solo per avere la possibilità di
inserire il codice, la descrizione e l’eventuale costo del prodotto
3. cambiare il catalogo da nessun fornitore a MAGAZZINO 2020-1 IT
4. cliccare quindi su Inserisci
NEGOZIO
Procedura per invio ordine standard
5. Segnalare PARTICOLARITÀ
Particolarità (scelte “non standard”) devono essere indicate all’interno del
progetto con commenti/annotazioni sia sulla planimetria, sia sui
prospetti (NON sezioni) sia nel preventivo
●
●
Nota EXTRA:
sporgenze/misure di fianchi e
top: UO di default farà sporgenza
pari a 3 mm se non è presente
nessuna nota
tutto quello che NON è previsto
da listino necessita di
autorizzazione da parte del
responsabile del negozio
NEGOZIO
Procedura per invio ordine standard
6. Esportazione ASCII
Una volta risolti i punti precedenti fare esportazione ASCII della
variante da inviare all’Ufficio Ordini
NEGOZIO
Procedura per invio ordine standard
Riepilogando
1. Verificare Atak e risolvere tutte le domande fatte dal
programma;
2.Verificare lista fornitori
ATTENZIONE:
3.Verificare cataloghi
4.Verificare elettrodomestici
5.Segnalare particolarità
6.Esportazione ASCII
● Se la merce nel DRW è in
non ordinare (anche se
presente a contratto) non
verrà ordinata e non
verranno fatte domande
presumendo che la merce sia
●
in magazzino.
Di conseguenza nel “drw
ordinato” queste voci le
troverete sotto il fornitore
“magazzino”
NEGOZIO
Procedura per invio ordine semplificato
Che cos’è?
Si utilizza la procedura di ordine semplificato quando:
1. si ha necessità di integrare mobili o elettrodomestici/sanitari
di una cucina già venduta/ordinata/montata a pagamento
2. si ha necessità di acquistare un singolo articolo (mobile o
elettrodomestici/sanitari) a pagamento
Tutti gli articoli gratuiti
devono passare come assistenza
●
●
ATTENZIONE:
questo tipo di acquisti non
ha diritto ai blocchi
bagni, soggiorni, mobili da
ingresso devono seguire la
procedura degli ordini
standard
NEGOZIO
Procedura per invio ordine integrazione EXPO
Come si fa?
Seguire la procedura standard.
1. allegare in Assist il drw dei soli articoli da ordinare, tutti
gli articoli già in possesso vanno eliminati
2. verificare che il listino dei nuovi articoli sia l’ultimo e il
più aggiornato
●
●
●
ATTENZIONE:
questo tipo di acquisti non
ha diritto ai blocchi
lo sconto applicato è quello
da EXPO
i piani di lavoro e zoccolini
in laminato (nobilia) sono
gratuiti
NEGOZIO
Procedura per invio ordine integrazione EXPO
ATTENZIONE
UO non verifica
1. corrispondenza tra articoli “esistenti” e nuovi articoli da
ordinare
2. corrispondenza tra drw e contratto
3. corrispondenza finiture (colori, modello, ecc) tra ordine
originale e integrazione
4. fattibilità e possibilità di montaggio
UO non prepara note montaggio
UO farà puro confronto tra quanto ordinato e quanto
confermato assicurandone la corrispondenza
NEGOZIO
Procedura per invio richiesta assistenza
1. Compilare Scheda Assistenza
Come si fa?
2. Caricare foto del danno (per elettrodomestici e lavelli caricare anche
foto del numero/targa)
3. Inviare comunicazione tramite Chat Google
4. In caso sia necessario aggiungere una nuova assistenza ad
una già aperta si deve compilare una nuova scheda e segnalare
nuovamente in Chat Google
ATTENZIONE:
● per tutti i dettagli vedi
formazione dedicata
presente in Academy:
Le assistenze. Come si fa?
NEGOZIO
Procedura richiesta rilievo e/o schema impianti
Come si fa?
1. Caricare drw venduto in Assist
2. Caricare foto e pdf del rilievo effettuato
3. Inviare mail a Ufficio Ordini con richiesta
NEGOZIO
Procedura richiesta dima
In questa situazione l’ordine per UO rimane aperto (non
finalizzato) quindi:
1. UO prepara e carica in Assist le note montaggio per consentire
l’installazione della cucina
2. Viene realizzata la dima dal fornitore o dall’installatore
3. Il fornitore in caso di dubbi scriverà a UO che si preoccuperà di
inoltrare le domande al commerciale interessato
4. UO verificherà la corrispondenza della finitura ordinata, lo spessore
del piano, la presenza e la misura dei fori di incasso
NEGOZIO
Procedura richiesta dima
ATTENZIONE
UO non sarà in grado di verificare le misure e gli angoli
rilevati da terzi (marmista/installatore)
UO potrà effettuare un confronto delle misure solo nel
caso in cui il negozio invierà il rilievo della dima completo di
misure e angoli
La pratica sarà conclusa solo dopo aver completato
questi passaggi
NEGOZIO
Come effettuare il passaggio
degli ordini
all’Ufficio Ordini
NEGOZIO
Pagina della pratica - come si presenta
Dopo la vendita,
all’interno della pagina
della PRATICA i negozi
vedono un nuovo tasto
PASSA LA PRATICA
ALL’UFFICIO ORDINI
NEGOZIO
Pagina della pratica - come si presenta
Dopo aver passato la pratica a UO,
lo stesso tasto diventerà UFFICIO ORDINI.
La pratica quindi passerà in step ORDINI.
Cliccando il tasto ufficio ordini si aprirà l’elenco di tutte le pratiche in
lavorazione.
Quando UO finalizzerà un ordine, la pratica tornerà in gestione al negozio in
step IN CONSEGNA.
Il tasto UFFICIO ORDINI diventerà quindi POST-VENDITA.
Cliccandolo, si aprirà l’elenco delle pratiche in post–vendita.
NEGOZIO
Pagina della pratica - come si presenta
È possibile aprire l’elenco
delle lavorazioni dal MENU PRINCIPALE.
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - come si fa
Per passare la pratica all’Ufficio Ordini il negozio deve:
1. Chiudere la pratica come vinta
2. Caricare il PDF del contratto +
eventuali modifiche/integrazioni
comprese di viste/prospetti con codici
3. Caricare il rilievo
4. Allegare il DRW winner del venduto
5. Indicare la settimana richiesta
6. Campi facoltativi: campo note
●
ATTENZIONE:
● Il sistema indica la prima settimana
disponibile (+1 sett rispetto al fornitore)
Il formato della settimana deve essere
obbligatoriamente del tipo 20/2025
Cliccando su INVIA LA PRATICA si passa la lavorazione all’Ufficio Ordini
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - come si fa
ATTENZIONE
In assenza di Chat Google
inviare comunicazione via mail a UO quando:
1. nella pratica è presente il fornitore Nolte
2. si modifica (anticipa o ritarda) la settimana di consegna
inizialmente richiesta
3. viene effettuato un ordine semplificato
4. si richiede sistemazione rilievo e/o schema impianti
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - allegati
Il luogo corretto in cui allegare i file è la cartella ALLEGATI della pratica.
In questo modo i file sono ben organizzati e facilmente reperibili da tutti.
●
ATTENZIONE:
caricare sempre i file nelle cartelle dedicate, NON in altre cartelle
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - allegati
Di seguito le cartelle presenti:
1. assistenze: il negozio carica le foto degli articoli danneggiati; l’UO carica
le conferme del fornitore
2. drw-ordinato: UO, dopo finalizzazione, carica drw del progetto
ordinato + pdf della chat
3. drw-venduto: il negozio carica il drw venduto (da ordinare) +
contratto + eventuali integrazioni (comprese di viste) al contratto originale
4. montaggio: il negozio/l’installatore carica le foto della cucina installata
5. note-montaggio: UO carica pdf delle note di montaggio della
cucina
6. rilievo: il negozio carica le foto dello stato attuale dell’ambiente + pdf con
le misure (secondo procedura in Academy) + scheda rilievo compilata
7. schema-impianti: UO o negozio carica pdf dello schema impianti
da fornire/fornito al cliente
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - stato di lavorazione
Cliccando su STATO LAVORAZIONE si
apre una finestra di dettaglio con il
riepilogo della pratica (la cronologia della
pratica è consultabile solo in lettura)
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - scheda rilievo
La SCHEDA RILIEVO può
essere generata dal tasto in alto a
destra
GENERA SCHEDA RILIEVO
Il QRCODE apre un’interfaccia per
caricare da remoto, anche da casa
del cliente, i file del rilievo,
inviandoli direttamente nella
cartella allegati della pratica
(CARTELLA /Allegati)
●
ATTENZIONE:
Le foto sono da inviare tramite il
QRCODE, mentre i disegni con le
misure è necessario
scannerizzarli in ufficio e
allegarli in cartella Allegati -
Rilievo
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - interfaccia principale
L’interfaccia principale della pagina dell’Ufficio Ordini comprende:
ELENCO DELLE LAVORAZIONI
CHAT: ogni cliente ha la sua
chat.
Questa è da utilizzare solo se
è necessario comunicare
qualcosa all’UO prima della
creazione, da parte di
quest’ultimo, della Chat
Google (g verde di Google)
CALENDARIO: con slot di
assistenza prenotabili (solo per
nuovi commerciali o verifiche
tecniche relative a progetti
particolarmente
complessi\dubbiosi)
FILTRI E CAMPI DI RICERCA
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - chat Google
Passo 1
Nel momento in cui UO crea lo spazio chat l'arredatore riceverà una mail
(controllare eventualmente anche lo Spam)
●
ATTENZIONE:
queste specifiche chat funzionano solo dopo che l'UO ha creato lo spazio apposito
● qualsiasi comunicazione non urgente deve essere segnalata sulla planimetria
● comunicazioni urgenti vanno inviate via mail
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - chat Google
Passo 2
Una volta aperta la mail bisognerà cliccare su Apri Google Chat, poi su Partecipa
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - chat Google
Passo 3
Si aprirà quindi lo spazio google creato dall'Ufficio Ordini nel quale UO e arredatore
potranno comunicare in merito a quella specifica pratica. Cliccare quindi su
Notifica per tutti per poter ricevere tutte le notifiche necessarie
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - chat Google
Passo 4
Da questo momento in poi l'arredatore
potrà accedere alla chat Google della
pratica direttamente da Assist
cliccando sulla g verde
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - chat Google
Per poter visualizzare le
notifiche delle chat
direttamente sulla pagina
della casella di posta
dovrete accertarvi che nelle
impostazioni di Gmail sia
spuntata la casella
Google Chat
ATTENZIONE
In questo modo nella home
generale delle mail vi
apparirà una tendina laterale
dalla quale potrete tenere
sotto controllo tutte le
notifiche dei messaggi che
riceverete nelle varie chat
delle pratiche
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - calendario
Nell’interfaccia principale in basso a sinistra il negozio
visualizza il CALENDARIO su cui può prenotare uno slot
tra quelli disponibili per prenotare una call (Google Meet)
con l’Ufficio Ordini.
Un sistema di notifiche conferma e avvisa l’utente
dell’appuntamento in calendario.
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - lista desideri
Nell’interfaccia principale, in alto a destra,
cliccando su ARCHIVIO i negozi possono
visualizzare le lavorazioni già finalizzate.
Di default visualizzano tutte le
LAVORAZIONI in carico all’Ufficio Ordini
in quel momento.
A sinistra del tasto ARCHIVIO è presente il tasto LISTA DESIDERI.
Cliccando su Foglio Google, il Negozio potrà aprire e aggiornare la
lista che è condivisa, in cogestione, con l’Ufficio Ordini.
Sia il negozio, sia le utenze dell’Ufficio Ordini, possono modificare
questa lista in qualsiasi momento.
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - lista desideri
Il file Lista Desideri è
composto da due fogli:
Lista Desideri e Scorte
da blocco.
Nel foglio Lista Desideri le
colonne verdi sono
compilabili dal Negozio
mentre la colonna
grigia è modificabile solo
dall’Ufficio Ordini.
●
Nota EXTRA:
quando UO richiede
a nobilia
inserimento di un
articolo in un AB
segna nella colonna
grigia PREORDINE
in rif. XXX
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - lista desideri
A lato un esempio di come vanno compilate:
1. nella prima colonna inserire data in cui viene
effettuata la richiesta
2.nella seconda nome dell’arredatore che
inserisce la richiesta
3. nella terza inserire rif. nome cliente ricevente
o magazzino;
4.nella quarta il codice dell’elemento e la sua
completa descrizione (finitura, misure, senso
apertura, ecc);
5.nella quinta si può indicarne la priorità (alta,
media, bassa e/o stato concluso);
6.nella sesta si inserisce il valore in punti/€ da
listino
7.nella colonna grigia l’UO indicherà in quale
AB e riga l’articolo è stato ordinato
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
●
ATTENZIONE:
Se si ha estrema urgenza di ricevere un
determinato articolo e UO non ha avuto
ancora l’opportunità di inserirlo in un AB
vi consigliamo di eliminare l’articolo dalla
lista e di ordinarlo seguendo la procedura
delle pratiche semplificate
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - lista desideri
ATTENZIONE
Gli Accessori anche se inseriti nella Lista Desideri potrebbero essere ordinati
singolarmente (come integrazione sull’AB originale che dovrà essere indicato) viste
le difficoltà per l’inserimento nei blocchi e la bassa differenza dei costi.
È possibile che per Elettrodomestici e/o Sanitari presenti in Lista Desideri si
attenda tanto perché è raro che ci sia abbastanza spazio in un blocco e perché per
poterli ordinare nel progetto non deve essere presente/ordinato lo stesso tipo di
elettrodomestico (es. due forni, due cappe, due piani cottura, due lavelli, ecc.).
Se questi articoli verranno contrassegnati con urgenza massima UO potrebbe
proporre di cambiare il blocco di un ordine in corso per cogliere un’opportunità a un
prezzo conveniente. Il cambio blocco dovrà essere autorizzato.
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - lista desideri
Anche nel foglio Scorte da blocco le colonne
verdi sono compilabili dal Negozio mentre quelle
grigie sono modificabili solo dall’Ufficio Ordini.
1. 2. 3. 4. 5.
1. nella prima colonna l’UO inserisce AB e riga
dell’articolo;
2.nella seconda l’UO indica il codice dell’elemento
e la sua completa descrizione (finitura, misure,
senso apertura, ecc);
3. nella terza l’UO inserisce il costo in € con il
quale ha ottenuto l’articolo;
4.nella quarta il Negozio cambia lo stato in
Disponibile (arrivato a magazzino), Venduto o
Prenotato (proposto a un cliente e in attesa di
risposta)
5.nella quinta il Negozio indica il referente che ha
utilizzato l’articolo e il riferimento del cliente
NEGOZIO
Passaggio della pratica a UO - finalizzazione
Come funziona?
Quando tutti gli ordini appartenenti alla pratica vengono confermati dai rispettivi
fornitori, UO procederà alla finalizzazione della pratica stessa:
1. UO carica tutte le conferme
(man mano che le riceve)
2. UO carica le note montaggio e il drw ordinato nelle cartelle apposite
3. UO procede alla finalizzazione
●
ATTENZIONE:
Una volta che l’ordine risulta finalizzato tutto
quello che riguarda la logistica (consegne -
quando arriva la merce?, ritardi, ecc) sono di
esclusiva gestione del negozio
NEGOZIO
Pratiche in corso
Passaggio dalla vecchia alla nuova gestione UFFICIO ORDINI
Gestione delle pratiche in corso
Quando tutto lo staff avrà effettuato la formazione sarà attivato il servizio
Le pratiche in corso, cioè quelle già chiuse precedentemente alla pubblicazione
dell'Ufficio Ordini ma senza ancora nessun ordine inviato, devono essere passate all'UO dal
negozio tramite l'apposita finestra PASSA PRATICA ALL'UFFICIO ORDINI, inserendo tutti
i dati necessari
●
ATTENZIONE:
● quando un punto vendita aderisce al nuovo
sistema, tutte le nuove pratiche
automaticamente verranno gestite come
descritto in questo documento
pratiche dove qualche ordine è già stato inviato
devono essere completate da negozio con
vecchia procedura
NEGOZIO
Indicazioni pratiche
Utilizzare sempre la cartella ALLEGATI della pratica per scambiarsi dei file
Utilizzare il meno possibile le notifiche esterne al sistema, privilegiando l’uso diretto
dell’interfaccia di Assist e/o chat Google
Non essere mai timidi nell’aggiornare la pagina, con F5, o con CTRL+F5 o cliccando sul
primo simbolo a sinistra che ricarica quasi istantaneamente il contenuto aggiornato della
tabella principale:
●
Nota EXTRA:
c’è anche una motivazione tecnica: tenendo per
troppo tempo aperta la stessa pagina senza mai
aggiornarla è possibile che la memoria del
browser si sovraccarichi
NEGOZIO
DOMANDE E RISPOSTE
D: Chi fa il controllo del blocco?
R: Il controllo definitivo del blocco lo fa l’UO
D: Chi decide come sfruttare il blocco?
R: L’UO, in base alla capienza del blocco, scegliendo articoli
presenti nella Lista dei Desideri compilata da ogni negozio.
Con ogni negozio sarà stipulato un accordo personalizzato in cui si
stabilisce un “range di movimento”, la gestione dei blocchi, ecc.
D: Chi avvisa il negozio che la pratica è in lavorazione?
R: In Assist, nella pagina “Lavorazioni in carico all’Ufficio Ordini”,
nella colonna “Stato dell’ordine” si può vedere se l’ordine è stato
inviato, confermato o ancora da inviare.
D: Se si verifica una variazione di prezzo
rispetto al venduto come si procede?
R: L’UO comunicherà in chat la variazione al
negozio taggando il responsabile quando le
conferme d'ordine superano la differenza
minima concordata con il singolo negozio.
Anche se i prezzi saranno differenti l’ordine non
verrà bloccato.
Nel caso in cui un elettrodomestico non sia più
disponibile UO avviserà tempestivamente in
chat (senza bloccare l’ordine) così che il negozio
possa decidere se accettare o cambiare quanto
proposto.
I tempi per effettuare un eventuale cambio
sono ristretti, saranno necessarie celeri risposte.
Se non si riceverà una risposta in tempo la
variazione si considererà accettata.
Le modifiche obbligatorie verranno comunicate
in chat e successivamente riportate nel report
sull’ordine (es.: dimenticato KIPPS o
APSLN-SET).
NEGOZIO
DOMANDE E RISPOSTE
D: Chi riceve le conferme d’ordine?
R: Le conferme d’ordine le riceve l’UO.
D: Se il cliente ha i suoi elettrodomestici cosa si deve fare?
R: È necessario inserire all’interno del DRW una nota collegata
alla base/colonna di riferimento con i marchi e i codici degli
eldo.
Tutto quello che non viene ordinato dall’UO non verrà
controllato da UO (es.: dimensioni eldo cliente).
D: Posso avere una lista di ciò che è stato
ordinato?
R: Si, l’UO, una volta ordinato e ricevute tutte le
conferme, caricherà DRW chiamato “ORDINATO”
nella cartella Allegati. Questo file potrà essere
utilizzato per stampare il dettaglio articoli per la
logistica o per verificare eventuali variazioni negli
articoli o per l’installatore.
D: Le comunicazioni nobilia/nolte sulle
settimane di consegna a chi arrivano?
R: Come accade attualmente arriveranno ai
negozi e all’UO, ma dall’attivazione del servizio le
uniche date vincolanti saranno quelle fornite
dall’UO segnate in Assist.
D: Se un articolo è in ritardo come lo posso
sapere?
R: Se in conferma d’ordine viene segnalato il
ritardo o viene proposta una sostituzione, causata
dal ritardo stesso, l’UO, tramite Chat, lo
comunicherà al negozio che ne darà eventuale
approvazione.
Una volta che la pratica risulterà finalizzata e
restituita al negozio, ogni successiva attività dovrà
essere gestita dal negozio/logistica (tranne le
assistenze).
NEGOZIO
DOMANDE E RISPOSTE
DOMANDE E RISPOSTE
D: Come faccio a sapere qual è la prima settimana di consegna
(al magazzino) disponibile?
R: L’UO pubblicherà notizia in Assist con termine di consegna dei
fornitori principali (nobilia e nolte).
D: Chi gestisce il rapporto con il cliente finale?
R: Il rapporto con il cliente finale è sempre gestito solo dal negozio.
D: Chi fa lo Schema Impianti?
R: Il negozio può scegliere se farlo da solo o richiederlo all’UO
(compreso nel servizio).
D: Come si gestiscono gli ordini singoli (es. solo lavello, solo
forno, ecc.)?
R: Si procede come un normale Ordine Semplificato (NON
VELOCE) e si passa la richiesta all’UO.
D: Come si gestiscono le particolarità all’interno
di un progetto?
R: L’arredatore deve annotare le eventuali
particolarità (es. mensola/pannello di un legno
diverso dalla cucina ecc.) nel DRW per evitare
domande che potrebbero bloccare la lavorazione
dell’ordine da parte dell’UO.
D: Se UO ha inviato una domanda, l’ordine è
bloccato?
R: Sì, fino a quando non c’è risposta UO non potrà
inviare ordine o non potrà fornire risposta al
fornitore.
D: Chi gestisce il rapporto con l’installatore?
R: Il rapporto con l’installatore è sempre gestito
dal negozio che avrà a disposizione tutta la
documentazione necessaria fornita dall’UO nella
cartella allegati.
NEGOZIO
DOMANDE E RISPOSTE
DOMANDE E RISPOSTE
D: Come si procede se un negozio ha il Pagamento Anticipato?
R: Quando l’UO ha definito la conferma d’ordine carica
quest’ultima in Assist e in automatico il negozio riceverà
mail/notifica della conferma caricata quindi potrà procedere al
pagamento.
D: Chi prepara le Note Montaggio?
R: Le Note Montaggio sono preparate dall’UO (vedi esempio).
NEGOZIO
DOMANDE E RISPOSTE
DOMANDE E RISPOSTE
D: Come faccio a sapere quali sono gli articoli della Lista dei
Desideri che devo togliere dalla conferma al momento dello
scarico?
R: UO carica apposito documento negli Allegati, cartella Note
montaggio, oltre a indicare quanto necessario anche nella Lista
dei Desideri.
D: Come faccio se ho necessità di far consegnare il mio ordine
NON all’indirizzo solito del mio magazzino?
R: È necessario segnalare questa richiesta sia nel campo note
prima di passare l’ordine a UO sia nel drw sulla planimetria.
D: In caso di errori da parte di UO chi paga?
R: L’importo dell’errore a pagamento dovuto a UO verrà scalato
nella fattura del servizio dell’Ufficio Ordini.
NEGOZIO
Thanks!