15.01.2025 Views

FORMAZIONE ufficio ordini - AGGIORNAMENTO (1)

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.


I nostri comuni obiettivi

L’obiettivo principale e comune tra sede e rete è

vendere più cucine.

Vogliamo farlo con qualità:

per poter svolgere il nostro lavoro con serenità e

soddisfazione (minore turnover)

per ottenere la massima soddisfazione del cliente

(passaparola positivo)

per difendere e ottimizzare la nostra marginalità (più

guadagno > più investo > più vendo > più guadagno)

Vogliamo farlo grazie all’applicazione del metodo:

per essere differenti e vincenti (esperienza di acquisto)

per migliorare costantemente le nostre conversioni

(qualità metodo, riunioni, ecc..)

Per farlo serve tempo da dedicare alle attività commerciali


Il lavoro dei nostri commerciali oggi

Prima fase, dall’accoglienza al rilievo

Aggiornamento continuo Assist

- Accoglienza clienti - dai 30 ai 45 minuti

- Scoperta - da 1 a 2 ore

- Preparazione progetto - da 1 a 4 ore

- Gestione commerciale/riunione - ½ ora

- Presentazione progetto - 2 ore

- Effettuare la vendita - 1h

- Rilievo misure - 2h

Da 8 a 12 ore per ogni cucina venduta


Il lavoro dei nostri commerciali oggi

Seconda fase, dall’ordine all’arrivo merce

Aggiornamento continuo Assist

1h - Preparazione e verifica tecnica rilievo/scena ordine

½ h - Ottimizzazione economica (blocco e acquisti)

½ h - Invio ordini ai fornitori

15’ - Preparazione note montaggio

2h - Ricezione e controllo conferme ordine

Verifica conferme ordine (contenuto)

Verifica conferme ordine (importi/margine)

Verifica conferme ordine (tempi)

1h - Gestione corrispondenza fornitori (modifiche, solleciti, ecc.)

6h30 per ogni cucina venduta

Gestione logistica interna od esterna in base a punto vendita


Il lavoro dei nostri commerciali oggi

Assistenza clienti

Aggiornamento continuo Assist

½ h - Raccogliere richieste di assistenza

½ h - Preparazione e invio ordini assistenze

½ h - Ricezione e controllo conferme ordine

Verifica conferme ordine (contenuto)

Verifica conferme ordine (importi/margine)

Verifica conferme ordine (tempi)

½ h - Gestione corrispondenza fornitori (modifiche, solleciti, ecc.)

2h per ogni assistenza


Il lavoro dei nostri commerciali domani

Aggiornamento continuo Assist

Prima fase, dall’accoglienza al rilievo

- Accoglienza clienti - dai 30 ai 45 minuti

- Scoperta - da 1 a 2 ore

- Preparazione progetto - da 1 a 4 ore

- Gestione commerciale/riunione - ½ ora

- Presentazione progetto - 2 ore

- Effettuare la vendita - 1h

- Rilievo misure - 2h

Da 8 a 12 ore per ogni cucina venduta

PARTE DI LAVORO

ESTERNALIZZABILE

A UN UFFICIO

ORDINI

CENTRALIZZATO

Seconda fase, dall’ordine all’arrivo merce

2h - Preparazione tecnica rilievo/scena ordine

½ h - Ottimizzazione economica (blocco e acquisti)

½ h - Invio ordini ai fornitori

½ h Preparazione note montaggio

2h - Ricezione e controllo conferme ordine

Verifica conferme ordine (contenuto)

Verifica conferme ordine (importi/margine)

Verifica conferme ordine (tempi)

1h - Gestione corrispondenza fornitori (modifiche, solleciti, ecc.)

6h30 per ogni cucina venduta

Assistenza clienti

½ h - Raccogliere richieste di assistenza

½ h - Preparazione e invio ordini assistenze

½ h - Ricezione e controllo conferme ordine

Verifica conferme ordine (contenuto)

Verifica conferme ordine (importi/margine)

Verifica conferme ordine (tempi)

½ h - Gestione corrispondenza fornitori (modifiche, solleciti, ecc.)

2h per ogni assistenza

- 6h30 per ogni cucina

venduta per ogni

commerciale

- 1h30 per ogni

assistenza

Guadagno 30% di

tempo da dedicare ad

attività commerciali


Servizi correlati

- UO fornirà un feedback al negozio su errori e/o punti di miglioramento

nel progetto venduto (elementi migliori, accessori, preparazione

dell’ordine e strade corrette per la progettazione, ecc..)

- UO fornirà un servizio di affiancamento/formazione con controllo

tecnico pre-vendita di 5 progetti per i nuovi venditori (via meet)

- Supporto continuo via chat su singola pratica (l’uso del telefono sarà

limitato)

- Ottimizzazione dei prezzi di acquisto grazie ad una costante

ottimizzazione dei blocchi

- Verifica di fattibilità intrinseca nel servizio (dal punto di vista tecnico e

montaggio)

- Lista dei desideri (richieste dal PV di articoli da inserire nei successivi

ordini)


Vantaggi

Vantaggio principale

Risparmio di tempo dei commerciali dedicabile alla vendita di altre cucine e/o

al miglioramento della qualità del loro lavoro con conseguente miglioramento

dei tassi di conversione = più cucine vendute

Vantaggi correlati

- migliore qualità dei progetti

- migliore qualità degli ordini con personale specializzato => diminuzione

delle assistenze (confermato da Settimo)

- migliore gestione dei tempi (rapidità, comunicazione)

- selezione commerciali più mirata e “semplice”

- attività da assistente commerciale anche nei negozi più piccoli

- note montaggio puntuali e di qualità preparate da tecnico

- migliore soddisfazione del montatore (grazie alla qualità)

- focalizzazione sul commercio di tutto il team negozio

- minori responsabilità per i commerciali e quindi miglior clima in

negozio


Regole

UO gestirà solo ed esclusivamente ordini:

- creati secondo procedura sede (sarà scritta ed organizzata

una formazione specifica)

- con contratto definitivo firmato dal cliente e rilievo misure

caricati in assist

- con merci di fornitori autorizzati LiFE

Le comunicazioni relative ad un ordine dovranno avvenire solo

attraverso apposita area presente in Assist

Sarà necessario sottoscrivere specifico contratto per la fornitura

del servizio tra LiFE Italia e punto vendita.


Risorse e strumenti

PUNTO VENDITA

Il punto vendita continuerà ad utilizzare winner come fatto fino

ad oggi. Atak resterà a disposizione.

Una volta effettuata la vendita, PV caricherà in assist scansione

del contratto, rilievo misure, foto e scena .drw venduta da

ordinare.

SEDE

Personale specializzato e dedicato da lunedì a venerdì con orari

ufficio.

La postazione dell’operatore UO è dotata di doppio monitor 27”,

tavoletta grafica per rapidi appunti su disegni e PDF,

stampante/scanner.

Strumenti: Winner Flex, Assist, Google workspace, Adobe PDF Pro

Nuova area di lavoro in ASSIST.


Processo ufficio ordini

Ricezione ordine

(+ 1 sett rispetto

fornitore)

Assist sarà

continuamente

aggiornato con le

settimane di consegna

dei fornitori. Nel

momento in cui il

negozio invia ordine il

sistema indicherà la

prima settimana

disponibile basandosi

sui fornitori presenti

nell’ordine

ASSIST ordina in autonomia gli

ordini in ingresso basandosi sul

termine di consegna richiesto.

Operatore negozio dovrà

segnalare il possibile passaggio

dell’ordine all’ufficio tecnico in

modo che il sistema metta in

evidenza l’ordine.

Il sistema dà possibilità di

consultazione ordini in corso per

settimana consegna e stato.

A parità di settimana di

consegna ordina in base alla

ricezione dell’ordine.


Processo ufficio ordini

A questo punto l’operatore UO

ha gli ordini in base alla

settimana di consegna, in ordine

di ricezione, per poter lavorare.

Gli ordini a questo punto sono

tutti uguali.

Il cambio settimana di

produzione diventerà il giovedì

alle 15 o al pieno produzione.

L’operatore ufficio ordini dovrà

avere in Assist:

- copia del contratto

firmato

- rilievo come da procedura

- scena venduta DRW

- note utente negozio in

chat


Processo ufficio ordini

rilievo e scena venduta

conformi

elaborazione ed invio

rilievo e scena venduta

NON conformi

(prevede modifiche al

progetto)

rilievo e scena venduta

NON conformi

(nessuna modifica al

progetto)

gestita a priori dal

negozio

NON gestita a priori

dal negozio

U.O. invia

comunicazione a

negozio per

autorizzazione

modifiche

Negozio autorizza

(se c’è modifica al

progetto previo firma

del cliente modulo

integrazione e/o nuovi

disegni)


Processo ufficio ordini

invio ordini

Germania

invio ordini Italia

ricezione conferme

controllo e modifiche

fino a piena

conformità

registrazione info in

Assist

preparazione e invio

note montaggio

Il punto vendita si

occupa della ricezione

merci e della gestione

consegna

ASSISTENZA, ritorna

“rilievo e scena

conformi”

L'operatore negozio

dovrà inviare foto e

posizioni di riferimento

con descrizione del

problema.

Nessuna assistenza

feedback su ordine per

negozio

chiusura pratica

Lavoro concluso,

restituzione pratica a

negozio



La nuova sezione è dedicata alla gestione

centralizzata degli ordini per i negozi

aderenti (gli altri continuano a gestire gli ordini in

autonomia dalla finestra GESTIONE ORDINI E

CONFERME e dall’interfaccia POST-VENDITA)

NEGOZIO


Come preparare gli ordini

prima di inviarli

all’Ufficio Ordini

NEGOZIO


Procedura per invio ordine standard

1. Verificare ATAK

Controllare e risolvere tutte le criticità segnalate dal programma

ATTENZIONE:

se ATAK non è

verificato la

scena winner

viene

rimandata

indietro

NEGOZIO


Procedura per invio ordine standard

2. Verificare LISTA FORNITORI

Verificare che all’interno del preventivo non siano presenti i

cataloghi/listini:

● “nessun fornitore”

● “LiFE Decorazioni”

NEGOZIO


Procedura per invio ordine standard

3. Verificare CATALOGHI

Controllare che tutti i cataloghi siano aggiornati all’ultima

versione e che siano ancora in uso

ATTENZIONE:

● se i cataloghi non sono aggiornati la

scena winner viene rimandata indietro

NEGOZIO


Procedura per invio ordine standard

4. Verificare ELETTRODOMESTICI

● Verificare che all’interno del progetto siano presenti tutti gli

elettrodomestici necessari e che siano associati ai mobili

corrispondenti

● In caso siano già in possesso del cliente è necessario comunque

indicare sul progetto, attraverso le annotazioni associate al

rispettivo mobile, la marca e il modello

Nota EXTRA:

UO non fa verifiche sugli

elettrodomestici acquistati

in autonomia dal cliente

NEGOZIO


Procedura per invio ordine standard

4.1 ARTICOLI PRESI DA MAGAZZINO

Per inserire articoli presi da magazzino bisogna seguire questa

procedura:

1.dal preventivo cliccare su Nuovo quindi su Linea articolo

2. scegliere il catalogo nessun fornitore, questo solo per avere la possibilità di

inserire il codice, la descrizione e l’eventuale costo del prodotto

3. cambiare il catalogo da nessun fornitore a MAGAZZINO 2020-1 IT

4. cliccare quindi su Inserisci

NEGOZIO


Procedura per invio ordine standard

5. Segnalare PARTICOLARITÀ

Particolarità (scelte “non standard”) devono essere indicate all’interno del

progetto con commenti/annotazioni sia sulla planimetria, sia sui

prospetti (NON sezioni) sia nel preventivo

Nota EXTRA:

sporgenze/misure di fianchi e

top: UO di default farà sporgenza

pari a 3 mm se non è presente

nessuna nota

tutto quello che NON è previsto

da listino necessita di

autorizzazione da parte del

responsabile del negozio

NEGOZIO


Procedura per invio ordine standard

6. Esportazione ASCII

Una volta risolti i punti precedenti fare esportazione ASCII della

variante da inviare all’Ufficio Ordini

NEGOZIO


Procedura per invio ordine standard

Riepilogando

1. Verificare Atak e risolvere tutte le domande fatte dal

programma;

2.Verificare lista fornitori

ATTENZIONE:

3.Verificare cataloghi

4.Verificare elettrodomestici

5.Segnalare particolarità

6.Esportazione ASCII

● Se la merce nel DRW è in

non ordinare (anche se

presente a contratto) non

verrà ordinata e non

verranno fatte domande

presumendo che la merce sia

in magazzino.

Di conseguenza nel “drw

ordinato” queste voci le

troverete sotto il fornitore

“magazzino”

NEGOZIO


Procedura per invio ordine semplificato

Che cos’è?

Si utilizza la procedura di ordine semplificato quando:

1. si ha necessità di integrare mobili o elettrodomestici/sanitari

di una cucina già venduta/ordinata/montata a pagamento

2. si ha necessità di acquistare un singolo articolo (mobile o

elettrodomestici/sanitari) a pagamento

Tutti gli articoli gratuiti

devono passare come assistenza

ATTENZIONE:

questo tipo di acquisti non

ha diritto ai blocchi

bagni, soggiorni, mobili da

ingresso devono seguire la

procedura degli ordini

standard

NEGOZIO


Procedura per invio ordine integrazione EXPO

Come si fa?

Seguire la procedura standard.

1. allegare in Assist il drw dei soli articoli da ordinare, tutti

gli articoli già in possesso vanno eliminati

2. verificare che il listino dei nuovi articoli sia l’ultimo e il

più aggiornato

ATTENZIONE:

questo tipo di acquisti non

ha diritto ai blocchi

lo sconto applicato è quello

da EXPO

i piani di lavoro e zoccolini

in laminato (nobilia) sono

gratuiti

NEGOZIO


Procedura per invio ordine integrazione EXPO

ATTENZIONE

UO non verifica

1. corrispondenza tra articoli “esistenti” e nuovi articoli da

ordinare

2. corrispondenza tra drw e contratto

3. corrispondenza finiture (colori, modello, ecc) tra ordine

originale e integrazione

4. fattibilità e possibilità di montaggio

UO non prepara note montaggio

UO farà puro confronto tra quanto ordinato e quanto

confermato assicurandone la corrispondenza

NEGOZIO


Procedura per invio richiesta assistenza

1. Compilare Scheda Assistenza

Come si fa?

2. Caricare foto del danno (per elettrodomestici e lavelli caricare anche

foto del numero/targa)

3. Inviare comunicazione tramite Chat Google

4. In caso sia necessario aggiungere una nuova assistenza ad

una già aperta si deve compilare una nuova scheda e segnalare

nuovamente in Chat Google

ATTENZIONE:

● per tutti i dettagli vedi

formazione dedicata

presente in Academy:

Le assistenze. Come si fa?

NEGOZIO


Procedura richiesta rilievo e/o schema impianti

Come si fa?

1. Caricare drw venduto in Assist

2. Caricare foto e pdf del rilievo effettuato

3. Inviare mail a Ufficio Ordini con richiesta

NEGOZIO


Procedura richiesta dima

In questa situazione l’ordine per UO rimane aperto (non

finalizzato) quindi:

1. UO prepara e carica in Assist le note montaggio per consentire

l’installazione della cucina

2. Viene realizzata la dima dal fornitore o dall’installatore

3. Il fornitore in caso di dubbi scriverà a UO che si preoccuperà di

inoltrare le domande al commerciale interessato

4. UO verificherà la corrispondenza della finitura ordinata, lo spessore

del piano, la presenza e la misura dei fori di incasso

NEGOZIO


Procedura richiesta dima

ATTENZIONE

UO non sarà in grado di verificare le misure e gli angoli

rilevati da terzi (marmista/installatore)

UO potrà effettuare un confronto delle misure solo nel

caso in cui il negozio invierà il rilievo della dima completo di

misure e angoli

La pratica sarà conclusa solo dopo aver completato

questi passaggi

NEGOZIO


Come effettuare il passaggio

degli ordini

all’Ufficio Ordini

NEGOZIO


Pagina della pratica - come si presenta

Dopo la vendita,

all’interno della pagina

della PRATICA i negozi

vedono un nuovo tasto

PASSA LA PRATICA

ALL’UFFICIO ORDINI

NEGOZIO


Pagina della pratica - come si presenta

Dopo aver passato la pratica a UO,

lo stesso tasto diventerà UFFICIO ORDINI.

La pratica quindi passerà in step ORDINI.

Cliccando il tasto ufficio ordini si aprirà l’elenco di tutte le pratiche in

lavorazione.

Quando UO finalizzerà un ordine, la pratica tornerà in gestione al negozio in

step IN CONSEGNA.

Il tasto UFFICIO ORDINI diventerà quindi POST-VENDITA.

Cliccandolo, si aprirà l’elenco delle pratiche in post–vendita.

NEGOZIO


Pagina della pratica - come si presenta

È possibile aprire l’elenco

delle lavorazioni dal MENU PRINCIPALE.

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - come si fa

Per passare la pratica all’Ufficio Ordini il negozio deve:

1. Chiudere la pratica come vinta

2. Caricare il PDF del contratto +

eventuali modifiche/integrazioni

comprese di viste/prospetti con codici

3. Caricare il rilievo

4. Allegare il DRW winner del venduto

5. Indicare la settimana richiesta

6. Campi facoltativi: campo note

ATTENZIONE:

● Il sistema indica la prima settimana

disponibile (+1 sett rispetto al fornitore)

Il formato della settimana deve essere

obbligatoriamente del tipo 20/2025

Cliccando su INVIA LA PRATICA si passa la lavorazione all’Ufficio Ordini

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - come si fa

ATTENZIONE

In assenza di Chat Google

inviare comunicazione via mail a UO quando:

1. nella pratica è presente il fornitore Nolte

2. si modifica (anticipa o ritarda) la settimana di consegna

inizialmente richiesta

3. viene effettuato un ordine semplificato

4. si richiede sistemazione rilievo e/o schema impianti

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - allegati

Il luogo corretto in cui allegare i file è la cartella ALLEGATI della pratica.

In questo modo i file sono ben organizzati e facilmente reperibili da tutti.

ATTENZIONE:

caricare sempre i file nelle cartelle dedicate, NON in altre cartelle

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - allegati

Di seguito le cartelle presenti:

1. assistenze: il negozio carica le foto degli articoli danneggiati; l’UO carica

le conferme del fornitore

2. drw-ordinato: UO, dopo finalizzazione, carica drw del progetto

ordinato + pdf della chat

3. drw-venduto: il negozio carica il drw venduto (da ordinare) +

contratto + eventuali integrazioni (comprese di viste) al contratto originale

4. montaggio: il negozio/l’installatore carica le foto della cucina installata

5. note-montaggio: UO carica pdf delle note di montaggio della

cucina

6. rilievo: il negozio carica le foto dello stato attuale dell’ambiente + pdf con

le misure (secondo procedura in Academy) + scheda rilievo compilata

7. schema-impianti: UO o negozio carica pdf dello schema impianti

da fornire/fornito al cliente

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - stato di lavorazione

Cliccando su STATO LAVORAZIONE si

apre una finestra di dettaglio con il

riepilogo della pratica (la cronologia della

pratica è consultabile solo in lettura)

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - scheda rilievo

La SCHEDA RILIEVO può

essere generata dal tasto in alto a

destra

GENERA SCHEDA RILIEVO

Il QRCODE apre un’interfaccia per

caricare da remoto, anche da casa

del cliente, i file del rilievo,

inviandoli direttamente nella

cartella allegati della pratica

(CARTELLA /Allegati)

ATTENZIONE:

Le foto sono da inviare tramite il

QRCODE, mentre i disegni con le

misure è necessario

scannerizzarli in ufficio e

allegarli in cartella Allegati -

Rilievo

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - interfaccia principale

L’interfaccia principale della pagina dell’Ufficio Ordini comprende:

ELENCO DELLE LAVORAZIONI

CHAT: ogni cliente ha la sua

chat.

Questa è da utilizzare solo se

è necessario comunicare

qualcosa all’UO prima della

creazione, da parte di

quest’ultimo, della Chat

Google (g verde di Google)

CALENDARIO: con slot di

assistenza prenotabili (solo per

nuovi commerciali o verifiche

tecniche relative a progetti

particolarmente

complessi\dubbiosi)

FILTRI E CAMPI DI RICERCA

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - chat Google

Passo 1

Nel momento in cui UO crea lo spazio chat l'arredatore riceverà una mail

(controllare eventualmente anche lo Spam)

ATTENZIONE:

queste specifiche chat funzionano solo dopo che l'UO ha creato lo spazio apposito

● qualsiasi comunicazione non urgente deve essere segnalata sulla planimetria

● comunicazioni urgenti vanno inviate via mail

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - chat Google

Passo 2

Una volta aperta la mail bisognerà cliccare su Apri Google Chat, poi su Partecipa

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - chat Google

Passo 3

Si aprirà quindi lo spazio google creato dall'Ufficio Ordini nel quale UO e arredatore

potranno comunicare in merito a quella specifica pratica. Cliccare quindi su

Notifica per tutti per poter ricevere tutte le notifiche necessarie

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - chat Google

Passo 4

Da questo momento in poi l'arredatore

potrà accedere alla chat Google della

pratica direttamente da Assist

cliccando sulla g verde

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - chat Google

Per poter visualizzare le

notifiche delle chat

direttamente sulla pagina

della casella di posta

dovrete accertarvi che nelle

impostazioni di Gmail sia

spuntata la casella

Google Chat

ATTENZIONE

In questo modo nella home

generale delle mail vi

apparirà una tendina laterale

dalla quale potrete tenere

sotto controllo tutte le

notifiche dei messaggi che

riceverete nelle varie chat

delle pratiche

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - calendario

Nell’interfaccia principale in basso a sinistra il negozio

visualizza il CALENDARIO su cui può prenotare uno slot

tra quelli disponibili per prenotare una call (Google Meet)

con l’Ufficio Ordini.

Un sistema di notifiche conferma e avvisa l’utente

dell’appuntamento in calendario.

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - lista desideri

Nell’interfaccia principale, in alto a destra,

cliccando su ARCHIVIO i negozi possono

visualizzare le lavorazioni già finalizzate.

Di default visualizzano tutte le

LAVORAZIONI in carico all’Ufficio Ordini

in quel momento.

A sinistra del tasto ARCHIVIO è presente il tasto LISTA DESIDERI.

Cliccando su Foglio Google, il Negozio potrà aprire e aggiornare la

lista che è condivisa, in cogestione, con l’Ufficio Ordini.

Sia il negozio, sia le utenze dell’Ufficio Ordini, possono modificare

questa lista in qualsiasi momento.

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - lista desideri

Il file Lista Desideri è

composto da due fogli:

Lista Desideri e Scorte

da blocco.

Nel foglio Lista Desideri le

colonne verdi sono

compilabili dal Negozio

mentre la colonna

grigia è modificabile solo

dall’Ufficio Ordini.

Nota EXTRA:

quando UO richiede

a nobilia

inserimento di un

articolo in un AB

segna nella colonna

grigia PREORDINE

in rif. XXX

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - lista desideri

A lato un esempio di come vanno compilate:

1. nella prima colonna inserire data in cui viene

effettuata la richiesta

2.nella seconda nome dell’arredatore che

inserisce la richiesta

3. nella terza inserire rif. nome cliente ricevente

o magazzino;

4.nella quarta il codice dell’elemento e la sua

completa descrizione (finitura, misure, senso

apertura, ecc);

5.nella quinta si può indicarne la priorità (alta,

media, bassa e/o stato concluso);

6.nella sesta si inserisce il valore in punti/€ da

listino

7.nella colonna grigia l’UO indicherà in quale

AB e riga l’articolo è stato ordinato

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

ATTENZIONE:

Se si ha estrema urgenza di ricevere un

determinato articolo e UO non ha avuto

ancora l’opportunità di inserirlo in un AB

vi consigliamo di eliminare l’articolo dalla

lista e di ordinarlo seguendo la procedura

delle pratiche semplificate

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - lista desideri

ATTENZIONE

Gli Accessori anche se inseriti nella Lista Desideri potrebbero essere ordinati

singolarmente (come integrazione sull’AB originale che dovrà essere indicato) viste

le difficoltà per l’inserimento nei blocchi e la bassa differenza dei costi.

È possibile che per Elettrodomestici e/o Sanitari presenti in Lista Desideri si

attenda tanto perché è raro che ci sia abbastanza spazio in un blocco e perché per

poterli ordinare nel progetto non deve essere presente/ordinato lo stesso tipo di

elettrodomestico (es. due forni, due cappe, due piani cottura, due lavelli, ecc.).

Se questi articoli verranno contrassegnati con urgenza massima UO potrebbe

proporre di cambiare il blocco di un ordine in corso per cogliere un’opportunità a un

prezzo conveniente. Il cambio blocco dovrà essere autorizzato.

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - lista desideri

Anche nel foglio Scorte da blocco le colonne

verdi sono compilabili dal Negozio mentre quelle

grigie sono modificabili solo dall’Ufficio Ordini.

1. 2. 3. 4. 5.

1. nella prima colonna l’UO inserisce AB e riga

dell’articolo;

2.nella seconda l’UO indica il codice dell’elemento

e la sua completa descrizione (finitura, misure,

senso apertura, ecc);

3. nella terza l’UO inserisce il costo in € con il

quale ha ottenuto l’articolo;

4.nella quarta il Negozio cambia lo stato in

Disponibile (arrivato a magazzino), Venduto o

Prenotato (proposto a un cliente e in attesa di

risposta)

5.nella quinta il Negozio indica il referente che ha

utilizzato l’articolo e il riferimento del cliente

NEGOZIO


Passaggio della pratica a UO - finalizzazione

Come funziona?

Quando tutti gli ordini appartenenti alla pratica vengono confermati dai rispettivi

fornitori, UO procederà alla finalizzazione della pratica stessa:

1. UO carica tutte le conferme

(man mano che le riceve)

2. UO carica le note montaggio e il drw ordinato nelle cartelle apposite

3. UO procede alla finalizzazione

ATTENZIONE:

Una volta che l’ordine risulta finalizzato tutto

quello che riguarda la logistica (consegne -

quando arriva la merce?, ritardi, ecc) sono di

esclusiva gestione del negozio

NEGOZIO


Pratiche in corso

Passaggio dalla vecchia alla nuova gestione UFFICIO ORDINI

Gestione delle pratiche in corso

Quando tutto lo staff avrà effettuato la formazione sarà attivato il servizio

Le pratiche in corso, cioè quelle già chiuse precedentemente alla pubblicazione

dell'Ufficio Ordini ma senza ancora nessun ordine inviato, devono essere passate all'UO dal

negozio tramite l'apposita finestra PASSA PRATICA ALL'UFFICIO ORDINI, inserendo tutti

i dati necessari

ATTENZIONE:

● quando un punto vendita aderisce al nuovo

sistema, tutte le nuove pratiche

automaticamente verranno gestite come

descritto in questo documento

pratiche dove qualche ordine è già stato inviato

devono essere completate da negozio con

vecchia procedura

NEGOZIO


Indicazioni pratiche

Utilizzare sempre la cartella ALLEGATI della pratica per scambiarsi dei file

Utilizzare il meno possibile le notifiche esterne al sistema, privilegiando l’uso diretto

dell’interfaccia di Assist e/o chat Google

Non essere mai timidi nell’aggiornare la pagina, con F5, o con CTRL+F5 o cliccando sul

primo simbolo a sinistra che ricarica quasi istantaneamente il contenuto aggiornato della

tabella principale:

Nota EXTRA:

c’è anche una motivazione tecnica: tenendo per

troppo tempo aperta la stessa pagina senza mai

aggiornarla è possibile che la memoria del

browser si sovraccarichi

NEGOZIO


DOMANDE E RISPOSTE

D: Chi fa il controllo del blocco?

R: Il controllo definitivo del blocco lo fa l’UO

D: Chi decide come sfruttare il blocco?

R: L’UO, in base alla capienza del blocco, scegliendo articoli

presenti nella Lista dei Desideri compilata da ogni negozio.

Con ogni negozio sarà stipulato un accordo personalizzato in cui si

stabilisce un “range di movimento”, la gestione dei blocchi, ecc.

D: Chi avvisa il negozio che la pratica è in lavorazione?

R: In Assist, nella pagina “Lavorazioni in carico all’Ufficio Ordini”,

nella colonna “Stato dell’ordine” si può vedere se l’ordine è stato

inviato, confermato o ancora da inviare.

D: Se si verifica una variazione di prezzo

rispetto al venduto come si procede?

R: L’UO comunicherà in chat la variazione al

negozio taggando il responsabile quando le

conferme d'ordine superano la differenza

minima concordata con il singolo negozio.

Anche se i prezzi saranno differenti l’ordine non

verrà bloccato.

Nel caso in cui un elettrodomestico non sia più

disponibile UO avviserà tempestivamente in

chat (senza bloccare l’ordine) così che il negozio

possa decidere se accettare o cambiare quanto

proposto.

I tempi per effettuare un eventuale cambio

sono ristretti, saranno necessarie celeri risposte.

Se non si riceverà una risposta in tempo la

variazione si considererà accettata.

Le modifiche obbligatorie verranno comunicate

in chat e successivamente riportate nel report

sull’ordine (es.: dimenticato KIPPS o

APSLN-SET).

NEGOZIO


DOMANDE E RISPOSTE

D: Chi riceve le conferme d’ordine?

R: Le conferme d’ordine le riceve l’UO.

D: Se il cliente ha i suoi elettrodomestici cosa si deve fare?

R: È necessario inserire all’interno del DRW una nota collegata

alla base/colonna di riferimento con i marchi e i codici degli

eldo.

Tutto quello che non viene ordinato dall’UO non verrà

controllato da UO (es.: dimensioni eldo cliente).

D: Posso avere una lista di ciò che è stato

ordinato?

R: Si, l’UO, una volta ordinato e ricevute tutte le

conferme, caricherà DRW chiamato “ORDINATO”

nella cartella Allegati. Questo file potrà essere

utilizzato per stampare il dettaglio articoli per la

logistica o per verificare eventuali variazioni negli

articoli o per l’installatore.

D: Le comunicazioni nobilia/nolte sulle

settimane di consegna a chi arrivano?

R: Come accade attualmente arriveranno ai

negozi e all’UO, ma dall’attivazione del servizio le

uniche date vincolanti saranno quelle fornite

dall’UO segnate in Assist.

D: Se un articolo è in ritardo come lo posso

sapere?

R: Se in conferma d’ordine viene segnalato il

ritardo o viene proposta una sostituzione, causata

dal ritardo stesso, l’UO, tramite Chat, lo

comunicherà al negozio che ne darà eventuale

approvazione.

Una volta che la pratica risulterà finalizzata e

restituita al negozio, ogni successiva attività dovrà

essere gestita dal negozio/logistica (tranne le

assistenze).

NEGOZIO


DOMANDE E RISPOSTE

DOMANDE E RISPOSTE

D: Come faccio a sapere qual è la prima settimana di consegna

(al magazzino) disponibile?

R: L’UO pubblicherà notizia in Assist con termine di consegna dei

fornitori principali (nobilia e nolte).

D: Chi gestisce il rapporto con il cliente finale?

R: Il rapporto con il cliente finale è sempre gestito solo dal negozio.

D: Chi fa lo Schema Impianti?

R: Il negozio può scegliere se farlo da solo o richiederlo all’UO

(compreso nel servizio).

D: Come si gestiscono gli ordini singoli (es. solo lavello, solo

forno, ecc.)?

R: Si procede come un normale Ordine Semplificato (NON

VELOCE) e si passa la richiesta all’UO.

D: Come si gestiscono le particolarità all’interno

di un progetto?

R: L’arredatore deve annotare le eventuali

particolarità (es. mensola/pannello di un legno

diverso dalla cucina ecc.) nel DRW per evitare

domande che potrebbero bloccare la lavorazione

dell’ordine da parte dell’UO.

D: Se UO ha inviato una domanda, l’ordine è

bloccato?

R: Sì, fino a quando non c’è risposta UO non potrà

inviare ordine o non potrà fornire risposta al

fornitore.

D: Chi gestisce il rapporto con l’installatore?

R: Il rapporto con l’installatore è sempre gestito

dal negozio che avrà a disposizione tutta la

documentazione necessaria fornita dall’UO nella

cartella allegati.

NEGOZIO


DOMANDE E RISPOSTE

DOMANDE E RISPOSTE

D: Come si procede se un negozio ha il Pagamento Anticipato?

R: Quando l’UO ha definito la conferma d’ordine carica

quest’ultima in Assist e in automatico il negozio riceverà

mail/notifica della conferma caricata quindi potrà procedere al

pagamento.

D: Chi prepara le Note Montaggio?

R: Le Note Montaggio sono preparate dall’UO (vedi esempio).

NEGOZIO


DOMANDE E RISPOSTE

DOMANDE E RISPOSTE

D: Come faccio a sapere quali sono gli articoli della Lista dei

Desideri che devo togliere dalla conferma al momento dello

scarico?

R: UO carica apposito documento negli Allegati, cartella Note

montaggio, oltre a indicare quanto necessario anche nella Lista

dei Desideri.

D: Come faccio se ho necessità di far consegnare il mio ordine

NON all’indirizzo solito del mio magazzino?

R: È necessario segnalare questa richiesta sia nel campo note

prima di passare l’ordine a UO sia nel drw sulla planimetria.

D: In caso di errori da parte di UO chi paga?

R: L’importo dell’errore a pagamento dovuto a UO verrà scalato

nella fattura del servizio dell’Ufficio Ordini.

NEGOZIO


Thanks!

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!