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01 | 2018 public

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IT-Megatrends in der öffentlichen Verwaltung

Top-Herausforderung

Top-Herausforderung mittelgroße Herausforderung eher keine Herausforderung Länder Elektronische Aktenführung (E-Akte) 42% 36% 22% Elektronische Vorgangsbearbeitung 35% 48% 17% Elektronische Archivierung Umsetzung von sich rasch wandelnden politischen Entscheidungen Modernisierung von bestehenden Fachverfahren 32% 47% 21% 22% 62% 16% 20% 64% 16% Interoperabilität zwischen Fachverfahren und Behörde Bereitstellung innovativer Onlineservices für Bürger und Unternehmen 13% 55% 32% Integration elektronischer Zugänge zu Fachverfahren für Bürger und Unternehmen 14% 60% 26% Öffentliche Bereitstellung von Datenbeständen, Stichwort „open data“ 11% 47% 42% 18% 62% 20% Unzureichende Zusammenarbeit zwischen fachlicher Seite und IT 8% 60% 32% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Abbildung 3: Beispiel für Ergebnis der Studie: Fachliche Top-Herausforderungen auf Landesebene BEDEUTUNG VON PROZESSAUTOMATISIERUNG UND STANDARDISIERUNG GESTIEGEN ELEKTRONISCHE AKTENFÜHRUNG UND ELEKTRONISCHE VORGANGSBEARBEITUNG WEITERHIN TOP-THEMA Auf Platz 2 der Top-Herausforderungen der IT werden bei Bedarfsträgern des Bundes die Einführung von mehr Standards sowie die Automatisierung von Prozessen gesehen. Auch auf Landes- und Kommunalebene werden diese Themen bei einer signifikanten Anzahl der Befragten als besonders wichtig erachtet. Wie in der Befragung im Jahr 2015 werden vor allem elektronische Aktenführung und elektronische Vorgangsbearbeitung sowie die Umsetzung politischer Entscheidungen in IT-unterstützte Verwaltungsabläufe als fachliche Top-Herausforderungen genannt. Beim Bund ist die Bedeutung dieser Themen in etwa gleich geblieben, bei den Ländern haben diese Themen sicht- Bund Betrieb der Netze und zentralen Infrastruktur 12 Beschaffung von Hardware und Software Entwicklung der Fachanwendungen Betreuung des Mail-Servers User Help Desk/Support 4 3 2 0 Betrieb der Fachanwendungen Technische Beratung bei der Konzeption von IT-Projekten –5 –2 Methodische Beratung bei der Abwicklung von IT-Projekten –17 0% 10% 20% 30% 40% 50% Abbildung 4: Veränderung intern erbrachter Dienstleistungen 2015 und 2017 (in Prozentpunkten) 20 | .public 01-18 | Moderne Verwaltung

ar an Bedeutung gewonnen. Bei den Kommunen sind Onlinezugänge und Bezahloptionen für Bürger und Unternehmen positiv oder eher positiv neutral negativ oder eher negativ Top-Herausforderungen. BEDARFSTRÄGER WOLLEN FACHVERFAHREN WEITERHIN SELBST ENTWICKELN UND BETREIBEN Die Fachbehörden möchten – trotz IT-Konsolidierung – auch in Zukunft mehrheitlich Fachanwendungen selbst betreiben und auch die Entwicklung von Fachverfahren in Eigenregie durchführen – und tun dies auch in zunehmendem Maße (siehe Abbildung 4). Diese Tendenz ist bei Bundesbehörden noch ausgeprägter als bei Landesbehörden oder bei Kommunen. POLITISCHE RAHMENBEDINGUNGEN FÜR DIGITALISIERUNG NICHT AUSREICHEND Einhellige Meinung der Vertreter der politischen Ebene war, dass auf Bundesebene für die Umsetzung von Digitalvorhaben geeignete Strukturen und Prozesse für Programm-, Projekt- und Architekturmanagement fehlen beziehungsweise weiter aufgebaut werden müssen. Die im Bund verteilten Zuständigkeiten für Digitalisierung müssen gebündelt und endlich eine gemeinsame Strategie der Bundesregierung für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung erstellt werden. 28% 24% 48% Abbildung 5: Bewertung der bisherigen IT-Konsolidierung Bund durch Behörden, die schon mit der Konsolidierung betroffen waren (auch Planungsphase) 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zur besseren Abstimmung zwischen Fachverwaltung und IT wäre es sinnvoll, die Verwaltungsexperten überhaupt oder besser in Bezug auf die Digitalisierung von Prozessen und Verfahren auszubilden. Diese Ausbildungsinhalte fehlen derzeit noch. Bei der Einrichtung des Informationstechnikzentrum Bund (ITZ- Bund) wurden von der Politik hohe Erwartungen erzeugt, die für den IT-Dienstleister derzeit aufgrund des Aufgabenzuwachses nur schwer zu erfüllen sind. Sowohl Fachbehörden als auch IT-Dienstleister werden sich künftig viel stärker hinsichtlich ihrer Strategien und Prozesse synchronisieren müssen, um sich sowohl als Dienstleister, aber auch als Kunden professioneller aufstellen zu können.• Die Vernetzung der Behörden und die Möglichkeiten zur Kollaboration müssen dringend ausgebaut werden. Bei neuen Gesetzesvorhaben muss die erforderliche Umsetzung mithilfe von behördenübergreifenden IT-Verfahren bereits von der Politik berücksichtigt werden. ANSPRECHPARTNER – DR. ANDREAS ZAMPERONI Leiter Center of Competence Projektmanagement Public Sector Solutions Consulting G-050-1711-1 Studienband 2017 IT-Konsolidierung und Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung .consulting .solutions .partnership Bestellen Sie sich die vollständige Studie kostenfrei: https://www.msg.group/public-sector/studie Moderne Verwaltung | .public 01-18 | 21

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