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Digital Transformation 2017

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ADVERTOIRAL Eine App

ADVERTOIRAL Eine App für die ganze Kommunikation Mitarbeitende arbeiten heute oftmals von unterwegs, an verschiedenen Standorten und mit unterschiedlichen Kommunikationsmitteln. Darunter leiden Zusammenarbeit, Arbeitsprozesse und Effizienz. Die neueste Lösung für Social Collaboration von Unify wirkt dem entgegen. Der Autor Haskiel Can, Product Manager Unify, Swisscom (Schweiz) AG Wer kennt das nicht: Kaum hat der Tag begonnen, ist das Smartphone angeschaltet und eine Erinnerung leuchtet auf. Die erste Webkonferenz steht an. Vorher noch schnell ein paar Mails checken, auf einen Chat antworten, aus dem Haus und dann von unterwegs sich in die Konferenz einwählen. Die Verbindung hält vielleicht, aber leider hat man nur Ton, nicht aber den freigegebenen Bildschirm auf seinem Smartphone. Anders dann endlich im Büro, wo man sich parallel via PC einwählt. Die Runde diskutiert über eine Präsentation, die in verschiedenen Versionen an unterschiedlichen Orten abgelegt ist. Kaum ist die Online-Besprechung beendet, ein neuer Anruf via UCC, derweil das Chat-System zwei verpasste Unterhaltungen anzeigt. Und auf dem Smartphone eine SMS: «Bitte zurückrufen wegen der Mail.» Welche Mail? Die Flut in der Mailbox hat sie wohl schon weggespült. Eine solche Situation dürfte für viele zum Arbeitsalltag gehören. Studien bestätigen, dass Wissensarbeiter sehr viel Zeit verbringen, ihre Arbeit zu organisieren – sei es, E-Mails zu bearbeiten und verwalten, Personen und Informationen zu suchen oder auch zu warten, bis eine Telefonkonferenz startet. So viel Zeit, dass die eigentliche Arbeit oftmals auf der Strecke bleibt. Die Gründe dafür liegen sicherlich darin, dass Mitarbeitende heutzutage von vielen Informationen über zahlreiche Kanäle überflutet werden. Hier die Übersicht zu bewahren und das Wesentliche im Auge zu behalten – das ist die grosse Herausforderung. Der Ärger mit den isolierten Systemen Ein Blick in verschiedene Unternehmen zeigt, dass diese tatsächlich über zu viele unterschiedliche Applikationen verfügen, damit Mitarbeitende effizient miteinander arbeiten und kommunizieren können. Die Kanäle und Unterschiedliche Geräte, zu viele Tools und verschiedene Anwendungen, die nicht kompatibel sind: Die Kommunikation über diverse voneinander getrennte Kommunikationskanäle macht die Prozesse schwerfällig und die Zusammenarbeit ineffizient. Mitarbeitende sind deswegen weniger produktiv – keine Ausnahmeerscheinung in den Unternehmen.

Plattformen, über die ein Austausch stattfindet, sind fragmentiert und voneinander getrennt. Die verschiedenen Systeme und Tools sind in sich geschlossen, isoliert und kaum kompatibel miteinander. Es gibt eine Anwendung für E-Mails, ein zweite für Meetings, eine dritte für die Dokumentenablage, eine weitere etwa für Projektnotizen und schliesslich noch eine oder mehrere Anwendungen für Instant Messaging, Presence, Video oder Desktop Sharing. Um eine Information durch eine solche Systemlandschaft zu schleusen und mit unterschiedlichen Personen abzustimmen, braucht es viele Iterationen, viel Zeit, Nerven – und schliesslich Geld. Dabei ist eine solche Arbeitsweise kaum kompatibel mit dem Arbeitsverhalten und Anspruch von Mitarbeitenden. Diese arbeiten heute oftmals agil in virtuellen Teams, sprich innerhalb unterschiedlicher Disziplinen und an verschiedenen Standorten. Um effektiv und produktiv zu sein, müssen die Anwendungen so ineinanderspielen, dass der Informationsaustausch im Team schnell und lückenlos läuft. Mit den bestehenden komplexen, isolierten Kommunikationstechnologien ist dies jedoch nicht möglich. Synergieeffekte verpuffen, und nicht nur Informationen, sondern auch der Teamzusammenhalt gehen verloren. Unternehmen sind gefordert Die sich veränderte Arbeitsweise, die neue Generation Mitarbeitende und die sich wandelnden Bedürfnisse verlangen nach neuen ICT-Lösungen – und umgekehrt prägen moderne Dienste das Verhalten der Mitarbeitenden. Bietet das Unternehmen keine einfachen, nutzerfreundlichen Geschäftsanwendungen zur Kommunikation und Zusammenarbeit, weichen die User auf Lösungen aus, die nicht aufs Business ausgerichtet sind: Mit Diensten wie etwa Whatsapp tauschen sie sich spontan und schnell aus, multimedial, in Gruppen, und immer mit dem Lesestatus ihres Gegenübers vor Augen. Die Risiken einer solchen Schatten-IT punkto Sicherheit dürften bekannt sein. Eine runde Sache Dabei existieren Collaboration-Lösungen, die die verschiedenen Kanäle und Systeme zusammenführen und diese in eine einzige Oberfläche einbinden. Dazu zählt die Web- Applikation Circuit des Technologieherstellers Unify. Circuit verbessert die Teamarbeit, Testen Sie Circuit für 3 Monate kostenlos und unverbindlich. Melden Sie sich an unter: go.unify.com/swisscom-circuit indem es qualitativ hochstehende Sprachund HD-Videokommunikation, Screen Sharing, Messaging und den Austausch und die Archivierung von Dateien in einem einzigen Tool zusammenführt. Die App funktioniert über den Browser auf dem PC respektive Mac sowie auf Mobilgeräten (iOS- oder Android). Für den Zugriff auf Circuit ist lediglich eine Internetverbindung nötig. Mit Web Real-Time Communication (Web- RTC) als Standard kann der Anwender in Echtzeit multimedial über den Webbrowser kommunizieren – Clients oder Plug-ins sind nicht nötig. Dies ermöglicht, dass ein User auch externe Personen ganz einfach in Konversationen über Kanäle wie Video, Web Collaboration und Messaging einbinden kann. Da die Applikation an die bestehende Telefonanlage angebunden werden kann, sind auch externe Anrufe über den Circuit Client möglich, wobei gegen aussen die Geschäftsnummer angezeigt wird. Wenn ein Mitarbeitender Circuit unterwegs nutzt, kann er mittels Wischbewegung problemlos auf ein anderes Gerät wechseln – ohne Unterbrechung und ohne Verzögerung. Selbst wenn er mitten im Gespräch ist. Während für den Benutzer die Vereinheitlichung von Zugriff und Kontrolle über sämtliche Kommunikationskanäle im Vordergrund steht, wollen sich die Unternehmen natürlich nicht mit Einschränkungen bezüglich Nutzung von Anwendungen anderer Hersteller konfrontiert sehen. Mit der offenen API-Architektur von Circuit lassen sich auch andere Businessapplikationen wie etwa CRM und weitere Geschäfts-, Dokumenten- und Messaging- Lösungen integrieren. Aus der Cloud, aber sicher Circuit wird als Software-as-a-Service (SaaS) bezogen. Als Cloud-Service benötigt es keine hohen Vorabinvestitionen oder aufwändigen Installationen. Unternehmen zahlen lediglich eine monatliche Gebühr. Diese deckt auch neue Funktionen und Erweiterungen ab – es entstehen keine Zusatzkosten. Bei Circuit wird die Sicherheit von Prozessen, Rechenzentrum und Anwendungen grossgeschrieben. Die Konversationen zwischen Circuit-Anwendern sind verschlüsselt, und die Sicherheitsverwaltung erfüllen ISO- Standards. Die Daten sind über verschiedene Sicherheitsebenen geschützt. Dazu gehören Firewalls sowie ergänzende, in Circuit integrierte Sicherheitsfunktionen, die potenziellen Eindringlingen den Zugriff erschweren. Dies ist auch bei einer BYOD-Strategie des Unternehmens der Fall: Hier schafft WebRTC eine sichere Kommunikationsumgebung dank eines über das Internet verschlüsselten Tunnels und durch die Transport Layer Security. Gerade virtuelle Teams können sich und ihre Dokumente mit Circuit einfacher und effizienter austauschen. Dabei kommt Circuit dem Bedürfnis nach Mobilität und der Ausrichtung auf Social Media nach. Testen auch Sie jetzt Circuit kostenlos für Ihr Unternehmen. Melden Sie sich unverbindlich an unter go.unify.com/swisscom-circuit SWISSCOM (SCHWEIZ) AG Postfach CH-3050 Bern ADVERTOIRAL