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Netzwoche 15/2019

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34 XXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX Grafik: Jesussanz / iStock.com FOCUS KOLLABORATIONS- TOOLS Gemeinsam geht es besser mur. Die Digitalisierung hat die Art und Weise, wie Menschen in Firmen zusammenarbeiten, stark verändert. Darum dreht sich dieser Focus. Den ersten Artikel steuert Klemens Berger bei. Der Direktor des Softwareherstellers Fabasoft erklärt auf Seite 35, wie Unternehmen ihre IT- Systeme über Schnittstellen in die Cloud einbinden und sie für die Zusammenarbeit nutzen können. Er empfiehlt Workflow-gesteuerte Dokumentenmanagement-Lösungen, um Prozesse zu optimieren und Sicherheitsrichtlinien einzuhalten. Auch Matthias Oswald, Geschäftsführer des Internet-Service-Providers iWay, kommt in diesem Focus zu Wort. Er schreibt auf Seite 36 über virtuelle Telefonzentralen und Voice over IP. Laut Oswald dürfen diese Technologien nicht bloss ein Vehikel für ein neues Kommunikationsprotokoll sein. Sie sollten auch eine Plattform für Zusammenarbeit bieten, die Effizienz steigern und Kosten einsparen. Der dritte Beitrag im Focus ist von Danny Meyer. Der Senior Consultant UC von Spie ICS behandelt das Thema Mobile Telepresence. Die Lösungen erzeugen heute die Illusion, dass die per Video zugeschalteten Gesprächsteilnehmer im selben Raum sitzen. Die Installation der Systeme ist allerdings kostspielig und aufwendig. Ein Ausweg bieten mobile Telepresence-Endgeräte, wie Sie auf Seite 37 lesen können. 15 / 2019 www.netzwoche.ch © netzmedien ag

Technology Focus 35 Der Weg zur effizienten Zusammenarbeit im Unternehmen führt in die Cloud Täglich werden laut Statista.de weltweit rund 300 Milliarden E-Mails versendet. Mitarbeiter werden am Arbeitsplatz mit Informationen überhäuft. Dabei ist ein transparenter, nachvollziehbarer Informationsfluss der Schlüssel zum Erfolg von Projekten in Unternehmen. Worauf muss man achten, um aus dem täglichen Informationschaos echten Nutzen zu ziehen? Die richtige und aktuelle Information zu finden, kostet oft unnötig viel Zeit. Ein transparenter, nachvollziehbarer Informationsfluss ist der Schlüssel zum Erfolg von Projekten in Unternehmen. State-of-the-Art-Cloud-Lösungen unterstützen die täglichen Arbeitsabläufe. Sie vereinfachen die organisations- und disziplinübergreifende Zusammenarbeit durch digitalisierte Prozesse und einen einheitlichen, zentralen Dokumentenstand für alle Beteiligten. Mittels Kontrollmechanismen wie automatisierten Fristenprüfungen, Freigabeständen für Dokumente und einem Audit-Log werden umfangreiche und langwierige Projekte in geordnete Bahnen gelenkt. Manueller Administrationsaufwand wird reduziert und Übersicht ins Chaos gebracht. Dokumente, Rechnungen und Pläne, die bisher auf Papier oder in verschiedenen digitalen Lösungssilos aufbewahrt wurden, sind nun jederzeit abrufbar, stets aktuell und im gesamten Lifecycle professionell verwaltet. Welche Dokumente kann man in der Cloud ablegen? Grundsätzlich können alle Arten von digitalen Inhalten in einer Cloud gespeichert werden. Von Dokumenten über Pläne, Multimediainhalte bis zu Source-Code. Interessant sind die Dateiformate und standardisierten Schnittstellen, die von einer Cloud-Lösung unterstützt werden. Diese bestimmen, welche Inhalte man direkt in der Lösung erstellen, bearbeiten oder über Drittanwendungen öffnen und bearbeiten kann. Jedoch einfach nur sämtliche digitalen Inhalte in einer Cloud abzuspeichern ist zu wenig. Dieser Weg führt schnell in einen Datensumpf. Um dies zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten. Der «futuristische» Ansatz führt weg von herkömmlichen Dokumenten hin zu einer Sammlung von Metadaten. Diese Metadaten werden über Algorithmen analysiert, ausgewertet und für Menschen aufbereitet (Stichwort «künstliche Intelligenz»). Mittels Suchabfragen kann ein Benutzer auf diese Daten zugreifen und so echte Informationen und Mehrwert generieren. Der weiterverbreitete Ansatz sind Volltextsuche und Ablagestrukturen in Form von «Teamroom»-Konzepten und Ordnerstrukturen. Über Teamrooms können Benutzer Bearbeitungs- oder Leseberechtigungen für alle im Teamroom abgelegten Inhalte bekommen. Durch Ordner werden die Inhalte innerhalb eines Teamrooms strukturiert. Um bequem in der gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten zu können, bieten viele Kollaborationslösungen eine Synchronisationsmöglichkeit der Dokumente in der Cloud mit einem lokalen Ordner am Laptop oder Tablet. Wie arbeitet man in Zukunft mit Mitarbeitern beziehungsweise Partnern zusammen? Unterschiedliche IT-Systeme der diversen Projektpartner werden über Schnittstellen mit einer zentralen Lösung (in einer Cloud) verbunden. Somit steht jedem Projektpartner der gleiche Dokumentenstand zu Verfügung. Dass dabei der gesamte Informationsaustausch Ende-zu-Ende verschlüsselt abläuft, versteht sich von selbst. «Zeit ist Geld» – besonders in der schnelllebigen Geschäftswelt. Mit Workflow-gesteuerten Dokumentenmanagement-Lösungen in der Cloud lassen sich Prozesse optimieren, Fristen und Budgets kontrollieren sowie Sicherheitsrichtlinien einhalten. Cloud-Anwendungen sind leicht zu bedienen und sofort einsatzbereit. DER AUTOR Klemens Berger Direktor, Fabasoft www.netzwoche.ch © netzmedien ag Grafik: katemangostar / Freepik.com 15 / 2019

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