Projektu kvalitātes un risku vadība - Smiltene

smiltene.lv

Projektu kvalitātes un risku vadība - Smiltene

Projektu kvalitātes un risku vadībaSmiltene, 2013.gada 15.februārisApmācības īsteno:NK Konsultāciju birojsLektors: Igors KlapenkovsApmācības notiek projekta „Smiltenes novada pašvaldības darbinieku kapacitātesstiprināšana ES struktūrfondu un pārējo ārvalstu finanšu palīdzības līdzfinansēto projektu unpasākumu īstenošanā” ietvaros (ID Nr.SND2012/27/M/ESF)100% no projekta finansē Eiropas Savienība ar Eiropas Sociālā fonda starpniecību.Apakšaktivitāti administrē Valsts kanceleja sadarbībā ar Sabiedrības integrācijas fondu.IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ2


Kas ir riski?• Ārēju un iekšēju faktoru kopa, kas var:– Ietekmēt, kavēt, mainīt projekta gaitu– Apdraudēt projekta mērķa sasniegšanu– Padarīt projekta īstenošanu neiespējamu.3IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Kas ir risku vadība?• Vadības process– Novērš riska iestāšanos– Mazina riska faktoru iestāšanās varbūtību– Riska iestāšanās gadījumā – novērš vaimazina riska ietekmi uz projektu un tārezultātiem4IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Projekta loģiskais ietvarsProjektaloģikaIndikatori unto avotiPieņēmumiRiskiVispārējimērķiProjektaspecifiskiemērķiIetekmeIznākumsKā zināsim, karezultātssasniegts?Kur ņemsimdatus?Kādiemnosacījumiemjāizpildās, laimēs varētusasniegtvēlamosrezultātus?Ar kādiemriskiemsaskarsimies?Kā ar tiem tiksimgalā?RezultātiKonkrētsprodukts,rezultātsDarbībasDarbībasrezultātaradīšanai5IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Risku iespējamība projektāStratēģijaLikumu ietvarsPortfolioProjektu ietvarsProjektsĪstenošanaIeviešanaRezultātu izmantošanaStratēģijaProjekta vadīšanas processKlientiFunkcijasLietotājiIerosināšana Plānošana Īstenošana Kontrole SlēgšanaIzpēteDarbiniekiIetekmesIeguvumiVajadzības,iespējas,problēmasKoncepts,idejaProjektu pārvaldībaSaturs, resursi, tehnoloģijas, procesiRezultātiIznākums,ietekme6IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Risku analīze projektā1. Kādi ir riski4. Kāmazinātriskasekas2. Kāriskiietekmēmērķi3. Kā novērst, mazināt risku7IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Risku identificēšanaRiska faktoriRiska prioritāteRiska līmenisRisku veidi8IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Riska faktori projektā• novitāte• iepriekš formulēts mērķis• resursu ierobežotība• projekta organizācijas struktūra• tehniskās prasības• rezultātu ieviešana, iedzīvināšana• juridiskā sakārtotība• Starpdisciplinaritāte, u.c.9IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Riska līmeni projektā ietekmē:• sadarbības partneru skaits• iepirkumu procedūru raksturs• paredzētais projekta īstenošanas ilgums• projekta atskaišu prasības, termiņi• projekta mērķa grupas iesaiste• personāla kompetence, mainība• projekta laika grafiks, u.c.10IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Risku veidi / grupasPiegādātājiVadīšanasriskiPersonālsTehniskieriskiRiskiSaimnieciskieriskiJuridiskiePolitiskieriskiIeviešanaSociālieriskiFinanses11IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Vadīšanas riski• Nepareiza projekta vadības struktūra• Vadītāja kvalifikācija un pieredze• Vadītāja pilnvaras pieņemt lēmumu• Pārāk liela projekta vadības komanda• Cilvēkresursu kapacitāte• Nepareiza aktivitāšu plānošana• Neskaidri definēti uzdevumi• Nepietiekama informācijas apmaiņa12IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Personāla riski• riski attiecas uz projekta īstenošanāiesaistīto personālu• nepietiekamas zināšanas vai prasmes• personāla mainība,• cilvēkresursu nepietiekamība institūcijā• cilvēkresursu neefektīvs sadalījums, laiveiktu projektā paredzētās aktivitātes13IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Saimnieciskie riski• Resursu nepietiekamība jeb izmaksupārsniegšana• Resursu nepareizs izlietojums• Speciālistu neatbilstoša izglītība• Sadarbības partneri neizpilda saistības• Nav pieprasījuma, līdz ar to projekts zaudēaktualitātiIEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ14


Finanšu riski• riski, kas saistīti ar finanšu instrumentiem• priekšfinansējuma trūkums• tirgus cenu nepārzināšana• nepareizi saplānota finanšu plūsma• inflācija• plānoto izmaksu atšķirība no reālajām15IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


• VeselībaSociālie riski• Konflikti starp projektā iesaistītajāmpersonām• Projektā neiesaistīto personu viedoklis,iebildumi pret projektu• Attiecības ar “zaļajiem” – ietekme uz vidi• Sabiedrības attieksme• Nepareiza projekta organizācija• Nepareizi izraudzīti speciālisti16IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Politiskie riski• Valsts likumdošana un izmaiņas tajā• Valsts drošība• Politiskā nestabilitāte• Politiskais lobijs17IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Juridiskie riski• spēkā esošo normatīvo aktu prasībuneievērošanu;• līgumsaistību neievērošana• citi juridiskie aspekti– nepareiza iepirkuma procedūras veikšana– pārsūdzības– tiesvedība18IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


• Iekārtu bojājums/ kvalitāte• Speciālistu trūkums un zināšanas• Neatbilstošas kvalitātes izejvielas• Ražošanas risks, izejvielas nederuzstādītajai iekārtai• Darba drošībaTehniskie riski19IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Iespējas ietekmēt projekta nosacījumus,rezultātu rādītājus, izmaksasAktivitātes,resursuizmantošanas,ietekmeslīmenisRiski un nenoteiktībaIzmaksas unpersonāla iesaisteProjekta izdošanās varbūtībaLaiks20IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Risku prioritēšana• Identificētos riskus sakārto prioritārā secībā– Pēc risku iestāšanās iespējamības– Pēc riska ietekmes uz projektu / organizāciju• Atlasa turpmākai analīzei nozīmīgākosriskusIEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ21


Risku analīze, novērtēšana4. Analizē, izvēlasrisinājumualternatīvas1. Analizēriskarašanāsiemeslus3. Nosakariskalīmeni2. Nosakariskavarbūtībuun sekas22IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Analīze & novērtēšana• Analizē risku rašanās iemeslus– izvērtē risku cēloņus– izvērtē risku savstarpējās sakarības– vai risku sekas izraisīs citu risku iestāšanos23IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Analīze & novērtēšana• Novērtē riska iestāšanās varbūtību unsekas.– katram riskam piešķir riska līmeni, ņemotvērā:– riska iestāšanās varbūtību– sekas riska iestāšanās gadījumā• Varbūtība – iespējamais riska iestāšanāsbiežums projekta īstenošanas laikā vainoteiktā laika periodā;IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ24


Analīze & novērtēšana• Sekas – riska seku ietekme uz projektaīstenošanu kopumā, finanšu un cilvēkuresursiem, plānotajām aktivitātēm uncitiem projektam raksturīgiem faktoriem.• Novērtējot sekas, ir jādomā par projektagaitu kopumā.• Risku analīzi un līmeņa noteikšanudokumentē.25IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Analīze & novērtēšana• Riska līmeņa noteikšanas 3 x 3 matrica26IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Riska toleranceNeakceptēt riskuVarbūtībaRiska tolerances robežaAkceptēt riskuSekas27IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Rīcība• Pasākumu plāns• Rīcība atbilstoši pasākumu plānam• Riski periodiski jāpārskata• Sekošana, rezultātu analīze28IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Risku rīcības plāns29IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Risku vadīšanas process30IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Kāpēc projekti neizdodas• Nepietiekama gala lietotāju iesaiste• Nepietiekama komandas iesaiste un komunikācija• Nepilnīgas, mainīgas prasības• Nepietiekams vadības atbalsts• Tehnoloģiskā vai profesionālā nekompetence• Resursu nepietiekamība• Nereālistiski uzstādījumi, neskaidri mērķi• Nereālistisks laika grafiks• Plānošanas trūkums31IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Kāpēc projekti izdodas• Lietotāju aktīva iesaistīšanās• Vadības atbalsts• Skaidri definētas prasības• Atbilstoša plānošana• Reālistiski plānotie rezultāti• Mazāki, pārredzamāki projekta posmi• Kompetenta projekta komanda• Projekta piederība (lietotājs, vadība, komanda)• Skaidrs redzējums un mērķi• Fokusēts un intensīvs komandas darbs32IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Pozitīvi indikatori• Pabeidz darbu savlaicīgi• Padara darbu kvalitatīvi• Strādā rūpīgi• Saprot lietas būtību• Noskaidro noteikumus unprasības• Nododas darbam unrezultātam• Cenšas pacelt kvalitāteslatiņu• Mēra progresu• Darbi sakrīt ar vārdiem• Izrāda iniciatīvu, laisasniegtu rezultātu• Izvērtē padarīto, atbilstošipielāgo turpmāko darbu• Uzņemas atbildību pargala rezultātu• Ir skaidrs rīcības plāns• Ir plāns B (neparedzētiemgadījumiem)• Dara ko var, lai padarītudarbu kvalitatīvi• Nesamierinās arnolaidību un viduvējību33IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Negatīvi indikatori• Bieži aizmirst lietas unsolījumus• Ir jāatgādina par darbaizpildi laikā• Nerūp kvalitāte• Nemācās no kļūdām• Neseko instrukcijām unnorādījumiem• Bieži kavējas ar rezultātiem• Pieļauj daudzas kļūdas• Izdara tikai pašunepieciešamāko• Darba izpildē paļaujas uzcitiem• Nav lepns par darbu• Vaino citus savāsneveiksmēs• Slēpj neizdarības unnegatīvus rezultātus• Koncentrējas uz mazākbūtisko34IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Produkt.laiksPārāk daudzi projekti vienamdarbiniekam – zema efektivitāteKompleksitāte un produktīvais laiks vērtības radīšanā atkarībā noprojektu skaita vienam darbiniekam100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%Laiks, ko projekta darbinieks velta reālai vērtības radīšanaiKompleksitāte0%1 2 3 4 5 635Projektu skaitsIEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


PlānoīstenošanuĪstenoIdentificē,definēproblēmuNosaka mērķiIzvēlasrisinājumuEfektīva problēmurisināšanaHipotēzeparcēloņiemAnalizēalternatīvasIegūstfaktusNosakaalternatīvasAnalizēfaktus36IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Efektīva problēmu risināšana• 1. Identificēt un definēt problēmu (iespēju)– Kas ir nogājis greizi? Kādas iespējas parādījušās?– Problēmas pareiza definēšana ir puse no problēmas risinājuma(grūtākā puse)• 2. Noteikt problēmas risināšanas mērķi– Kas jāatrisina uzreiz– Kas jāatrisina nākotnē, kas jāmaina apstākļos, cēloņos• 3. Izvirzīt hipotēzi– Hipotēze par to, kas ir problēmas cēlonis?• 4. Iegūt faktus– Kas tieši ir noticis, un kā lietām vajadzēja notikt?– Kas ir iesaistītās puses? Kādi ir iekšējie un ārējie apstākļi?• 5. Analizēt faktus– Kuri ir būtiski apstākļi un attiecas uz lietu, kuri ir nebūtiski?– Koncentrēties uz cēloņiem, nevis sekām un simptomiem.37IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Efektīva problēmu risināšana• 6. Noteikt iespējamos risinājumus– Katrai problēmai ir vairāki risinājumu varianti• 7. Izvērtēt alternatīvos risinājumus– Izvērtēt, kādā mērā risinājums atrisinās problēmu, sasniegs mērķi– Izmaksas, resursi, ieviešanas grūtības katram risinājumam• 8. Nolemt– Noteikt, kurš risinājums būs vispraktiskākais un pieņemamākais– Izsvērt alternatīvos risinājumus pēc nozīmīguma, atrisinājuma, u.tml.• 9. Plānot īstenošanu– Laika grafiks, projekta vadīšana, nepieciešamie resursi• 10. Īstenot– Organizēt īstenošanu, sekot līdzi rezultātiem.IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ38


Alternatīvu vērtēšanas kritērijiIzmaksasSabiedrībasakceptsIeguvumiIespējaspielāgotAlternatīvaIlgtspējaRiskiIekļaušanāssistēmāSarežģītībaieviešot39IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ


Efektīva problēmu risināšana• Problēmas jārisina “cēloņu” līmenī• Problēmas definēšanā, analīzē jāiesaista– Tos, kurus problēma skar• Sabiedrības grupas, partneri, komanda, indivīdi– Tos, kuri piedalīsies problēmas risināšanā• Jādefinē lomas un sadarbības mehānismi• Jānodrošina atklāts dialogs40IEGULDĪJUMS TAVĀ NĀKOTNĒ

More magazines by this user
Similar magazines