toolkit-social-intranet
toolkit-social-intranet
toolkit-social-intranet
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
In 7 stappen naar een<br />
succesvol <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>
Waarom een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>?<br />
De wereld waarin wij leven en werken verandert in een hoog<br />
tempo. Schaalvergroting, transparantie door <strong>social</strong> media en de<br />
hoeveelheid aan data en informatie hebben een grote impact<br />
op organisaties.<br />
Uitvoerend en repeterend werk is geautomatiseerd, verplaatst<br />
naar klanten en burgers of uitbesteed aan landen met lagere<br />
loonkosten. Om in te spelen op deze veranderingen zetten<br />
organisaties steeds vaker een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> in. >><br />
3
Van <strong>intranet</strong> naar <strong>social</strong> <strong>intranet</strong><br />
Organisaties hebben professionals in dienst om in te<br />
spelen op deze veranderingen. Medewerkers die vakmanschap,<br />
verantwoordelijkheid en zelfstandigheid in zich combineren.<br />
Organisaties hebben die professionals nodig omdat ze steeds<br />
wendbaarder moeten worden. Wendbaarder om in te spelen op<br />
veranderingen, wendbaarder om bestaansrecht te houden.<br />
Tegelijkertijd zien we dat de hard- en software die organisaties<br />
beschikbaar stellen achter begint te lopen op wat mensen privé<br />
gebruiken. Privé bankier je op je smartphone, de medewerker<br />
vult op papier zijn kilometer declaratie in. Privé kun je altijd bij je<br />
informatie in de cloud, deel je informatie via <strong>social</strong> media en sta<br />
je 24/7 in verbinding met je vrienden. De medewerker heeft te<br />
maken met rommelige netwerkschijven waar inhoud lastig te<br />
vinden is en heeft behalve email weinig middelen om met<br />
collega’s in gesprek te gaan.<br />
Steeds meer organisaties zien de voordelen van nieuwe manieren<br />
van communiceren, samenwerken en kennisdelen. Geen wonder<br />
dat de inzet van <strong>social</strong> technologies binnen organisaties volop in<br />
de belangstelling staat. Zendergerichte <strong>intranet</strong>sites maken plaats<br />
voor interactieve <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>sites. Naar verwachting beschikt<br />
55% van alle middelgrote en grotere organisaties in 2015 over een<br />
<strong>social</strong> <strong>intranet</strong>.<br />
Het Nieuwe Werken<br />
Fusie<br />
--------------------<br />
--------------------<br />
Samenwerken Innovatie<br />
Kennisdelen<br />
--------------------<br />
Hang de boom vol met je<br />
eigen associaties.<br />
--------------------<br />
Reorganisatie<br />
--------------------<br />
4 bedenken bedenken<br />
5
Waarom dit boekje?<br />
Je staat aan de vooravond van een nieuw en <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>. Je weet<br />
wat van traditionele <strong>intranet</strong>ten en je bent aardig thuis in de wereld<br />
van Facebook en Twitter en hebt wellicht ervaring met intern micro-<br />
bloggen.<br />
Je oriënteert je en bent op de hoogte van de do’s and dont’s.<br />
Je weet dat je de lijn moet betrekken. Dat er een scala aan<br />
functionele mogelijkheden op het gebied van profielen, wiki’s<br />
en microblogging zijn. Je snapt het belang van implementatie.<br />
Toch heb je nog vragen. Welke stappen neem ik, wat is daarin echt<br />
belangrijk? Wat gaat het kosten? Hoe selecteer ik een leverancier?<br />
Wanneer betrek ik wie? Hoe zit het met techniek en software?<br />
Maar hoe ontwikkel je nu als organisatie een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>?<br />
Dit boekje helpt je in 7 stappen op weg, Zonder daarbij te<br />
pretenderen volledig te zijn of een garantie te bieden op succes.<br />
Het boekje bevat 7 stappen uit het traject, waarbij we onze<br />
kennis en ervaring met je delen.<br />
Voor jou is dit geschreven. Log-on is een initiatief ontstaan uit<br />
de passie om bedrijven vooruit te helpen en werken zinvoller te<br />
maken met hulp van een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>. Met log-on willen we<br />
kennis op het gebied van <strong>intranet</strong> projecten delen. Voorkomen dat<br />
het wiel opnieuw uitgevonden wordt. In deze uitgave nemen we<br />
je stap voor stap mee door het proces om te komen tot een nieuw<br />
<strong>intranet</strong>. We hebben onze belangrijkste inzichten opgeschreven<br />
en laten je de ruimte om daar zelf invulling aan te geven.<br />
Graag geven we je feedback op wat je hebt bedacht en gaan we<br />
met je in gesprek over openstaande vragen.<br />
Op de website http://log-on.info vind je een scala aan voorbeeld<br />
documenten bij de diverse hoofdstukken. We hopen dat het je<br />
inspireert of op weg helpt. Laat het ons weten via twitter op<br />
@embracesbs.<br />
6 bedenken bedenken 7<br />
Succes!<br />
Martijn Weesjes en Frank Smit
1<br />
Stel je team samen en oriënteer je<br />
Opdrachtgever<br />
Ieder <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> project heeft een goede opdrachtgever nodig.<br />
Een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> gaat over het bereiken van organisatiedoelen,<br />
over andere manieren van werken, over transparantie.<br />
Doelstellingen moeten op tafel komen te liggen en belangrijke<br />
keuzes moeten worden gemaakt. Een goede opdrachtgever kan<br />
hierin veel betekenen.<br />
Projectteam<br />
Een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> realiseren vraagt om veel expertise en inbreng<br />
vanuit verschillende afdelingen. Minimaal zijn Communicatie, ICT<br />
en Informatievoorziening betrokken. In veel projecten komen we<br />
ook Marketing, HRM en leidinggevenden tegen.<br />
Projec team<br />
afdeling:<br />
Financiën<br />
naam:<br />
--------------------<br />
afdeling:<br />
Logistiek<br />
naam:<br />
--------------------<br />
afdeling:<br />
--------------------<br />
naam:<br />
--------------------<br />
Directie<br />
naam:<br />
--------------------<br />
afdeling:<br />
HRM<br />
naam:<br />
--------------------<br />
afdeling:<br />
--------------------<br />
naam:<br />
--------------------<br />
afdeling:<br />
--------------------<br />
naam:<br />
--------------------<br />
afdeling:<br />
ICT<br />
naam:<br />
--------------------<br />
afdeling:<br />
Co municatie<br />
naam:<br />
--------------------<br />
afdeling:<br />
--------------------<br />
naam:<br />
--------------------<br />
8 bedenken bedenken<br />
9
Oriënteren<br />
Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Social <strong>intranet</strong><br />
is een relatief nieuw fenomeen maar er is bij diverse organisaties<br />
ook al ervaring mee. Op het internet is veel informatie te vinden,<br />
organisaties laten graag zien wat ze hebben en leveranciers kunnen<br />
een goed zicht geven op wat er mogelijk is en wat globaal de kosten<br />
zijn.<br />
Activiteit<br />
Internet<br />
zoeken<br />
Bezoek<br />
organisatie x<br />
Presentatie<br />
leverancier a<br />
Presentatie<br />
leverancier b<br />
.............................<br />
Oriëntatie<br />
Doel<br />
- Algemeen oriënteren<br />
- Lessons learned aanpak en<br />
implementatie<br />
- Inzicht in technisch mogelijk<br />
- Inzicht in kosten<br />
- Inzicht in technisch mogelijk<br />
- Inzicht in kosten<br />
Bepaal de doelen<br />
Een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> is gericht op kennisdelen, samenwerken,<br />
zelfservice en informatievoorziening. En op het kunnen vinden<br />
wat je zoekt uiteraard.<br />
Een succesvol <strong>intranet</strong> draagt bij aan wat de organisatie wil<br />
bereiken. Organisatiedoelen zijn dan ook het startpunt van een<br />
<strong>intranet</strong>project. Door scherp te krijgen op welke onderwerpen<br />
of processen je kennis wilt delen en met wie je waaraan wilt<br />
samenwerken zijn deze doelen te realiseren.<br />
Start met de vraag “waarom een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>?” en wees niet te<br />
snel tevreden met het antwoord . Bevraag de organisatie, het top-<br />
management, waar nu de ambitie of de pijn zit met betrekking tot<br />
kennisdelen en samenwerken. Waarom? Hoe? Wat? Zijn de vragen<br />
die minimaal beantwoord worden.<br />
10 bedenken bedenken 11<br />
2
Waarom?<br />
Waar lig je ‘s nachts van wakker? Welke ambitie zou je over twee<br />
jaar vervuld willen zien? Waarop gaan we onder scheidend zijn?<br />
Hoe?<br />
Hoe zie jij kennis delen voor je? Hoe wil je mensen verbinden?<br />
Hoe gaan we om met partners en klanten op het <strong>intranet</strong>?<br />
Wat?<br />
Wat is voor jou de best denkbare eerste stap? Welk proces wil je<br />
ondersteund zien?<br />
Om de business case sluitend te maken mis je nog de input van de<br />
toekomstige gebruikers: jouw collega’s. Bevraag hen op ergernissen<br />
op het gebied van het vinden van kennis en expertise. Informeer<br />
welke communicatiestromen niet goed lopen. Vraag hoe ze nu<br />
samenwerken en hoe dat ingrijpend beter zou kunnen. Vraag zo<br />
gericht mogelijk. Een te open en algemene vraag als “heb jij nog<br />
wensen voor het <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>” levert te weinig op.<br />
12 bedenken bedenken 13<br />
WHY<br />
HOW<br />
WHAT<br />
Why Wij geloven<br />
How De wijze waarop<br />
What Wat doen we of bieden we<br />
Vraag: Beste directeur van Gemeente X, waar lig je ’s nachts van wakker,<br />
wat houdt je bezig?<br />
Antwoord: Dat wat van ons wordt gevraagd sterk verandert. Burgers gebruiken<br />
een scala aan communicatiekanalen naar ons toe, vanuit de politiek krijgen we<br />
nieuwe taken en inkomsten vanuit het rijk lopen terug. Mijn conclusie is dat de<br />
huidige manier van organiseren eindig is. Het gaat niet meer alleen om de juiste<br />
man op de juiste plaats maar om de juiste kennis en expertise bij de vraag. En dat<br />
ook nog eens snel en makkelijk voor de professional in onze organisatie.<br />
Vraag: Hoe zie je dat voor je?<br />
Antwoord: Onze organisatie moet flexibeler kunnen omgaan met de kennis en<br />
expertise van onze mensen. Hiervoor start volgende maand het traject Organisatieontwikkeling<br />
2.0. Ik wil dat graag ondersteund hebben door een omgeving waarin<br />
onze mede werkers aan het roer staan en kunnen kennisdelen en samenwerken.<br />
Vraag: Wat zijn voor jou de belangrijkste stappen?<br />
Antwoord: Ik zie een omgeving voor me die gebruiksvriendelijk is als Facebook,<br />
waarin medewerkers elkaar kunnen vinden, vragen kunnen stellen en kunnen<br />
samenwerken. Dit moet zo open mogelijk zijn. Minimaal moeten we voor nieuwe<br />
projecten de beste expertise uit onze organisatie kunnen vinden, juist over diensten<br />
heen.
Doelste ling<br />
Kennisdelen<br />
Samenwerken<br />
Informatiev<br />
orziening<br />
Selfservice<br />
Zoeken<br />
.............................<br />
Voorbeeld<br />
Iedere offerte aanvraag die we<br />
binnen krijgen wordt gedeeld met de<br />
hele organisatie met de volgende<br />
tags: #branche, #discipline en<br />
#regio<br />
Ieder project krijgt een samenwerkomgeving<br />
(team) voor het delen<br />
van berichten, documenten en<br />
digitaal vergaderen<br />
In fase 2 realiseren we dat<br />
medewerkers via de <strong>intranet</strong> app<br />
hun declaraties kunnen indienen<br />
Analyseer de gebruikers<br />
Het nieuwe <strong>intranet</strong> moet gebruiksvriendelijk zijn. Klinkt goed! Net als<br />
bij het ontwerpen van een website, zijn persona’s en het werken<br />
met scenario’s twee manieren om hier vorm aan te geven .<br />
Het gebruik van persona’s en scenario’s kan je niet alleen helpen bij<br />
het bepalen van gebruikersvoorkeuren en informatiebehoefte. Het<br />
maakt ook inzichtelijk hoe het nieuwe <strong>intranet</strong> past in het dagelijks<br />
werk van medewerkers.<br />
Zijn ze gezien de aard van het werk überhaupt in staat om het<br />
<strong>intranet</strong> overdag te raadplegen? Werken ze op kantoor, in de fabriek<br />
of zijn ze altijd onderweg? Gebruiken ze pc’s, laptops of mobiele<br />
apparaten? Kortom, veel vragen. Aan de hand van persona’s kun<br />
je de antwoorden rubriceren (zie het voorbeeld op de volgende<br />
pagina). Een goed ingevuld persona heeft een eigen gezicht, een<br />
eigen identiteit en benadert zo goed mogelijk een deel van de<br />
toekomstige <strong>intranet</strong>bezoekers.<br />
Je kunt nu dus in de huid kruipen van je collega’s en starten met<br />
het opstellen van scenario’s. Oftewel met het beantwoorden van de<br />
vraag: wat gebeurt er als een collega in een bepaalde situatie met<br />
een specifiek doel het <strong>intranet</strong> gaat gebruiken?<br />
14 bedenken ontwerpen 15<br />
3
Bob (52)*<br />
Bob werkt als monteur bij de<br />
wegenwacht. Hij doet dit werk al<br />
12 jaar en kent alle ins en outs.<br />
Veel van de jongere monteurs<br />
vragen Bob om advies, omdat hij<br />
door zijn ervaring het antwoord<br />
op veel lastige technische vragen<br />
weet. Bob vindt het leuk om zijn<br />
kennis en ervaring te delen met<br />
zijn collega’s, omdat dit hem het gevoel geeft dat hij een<br />
waardevol onderdeel van het team is.<br />
Bob werkt in ploegen en is afwisselend overdag of ’s nachts<br />
onderweg om klanten te helpen die gestrand zijn. 20% van de<br />
problemen die hij onderweg tegenkomt zijn complex en daarvoor<br />
heeft hij af en toe handleidingen nodig. Bob probeert te voor-<br />
komen dat hij de handleidingen moet gebruiken in het bijzijn van<br />
klanten, omdat hij hen niet het gevoel wil geven dat hij niet weet<br />
waar hij mee bezig is.<br />
* Vrije vertaling van een voorbeeldpersona op<br />
www.steptwo.com.au/papers/kmc_personas/index.html<br />
(sowieso een nuttige website om te bezoeken!)<br />
Hoe ziet mijn dagelijkse werk eruit?<br />
Klanten bezoeken, complexe klussen uitvoeren, tips delen met<br />
beginnende monteurs.<br />
Wat vind ik leuk?<br />
Gezien worden als de expert, kennis delen met beginnende collega’s<br />
... Wat niet?<br />
Nieuws over de organisatie via klanten moeten horen, nieuwe<br />
technologie leren met het risico dat ik dom overkom, technische<br />
handleidingen moeten gebruiken in het bijzijn van klanten<br />
Wat wil ik bereiken?<br />
Op de hoogte blijven van het bedrijf, expertise uitstralen,<br />
mijn expert-status behouden<br />
Waar doe ik mijn werk?<br />
In de werkplaats of bij klanten<br />
Welke apparaten heb ik ter beschikking?<br />
Ik heb een oude PDA zonder internetverbinding. Op het werk kan<br />
ik gebruik maken van een gedeelde PC. Als ik het internet of ons<br />
<strong>intranet</strong> wil raadplegen doe ik dat ’s avonds vanuit huis.<br />
Hoe is mijn kennis van computers en software?<br />
Ik kan me redden met onze standaard programma’s, maar het zal<br />
nooit mijn hobby worden. Moderne fratsen als <strong>social</strong> media doe ik<br />
niet aan mee.<br />
16 ontwerpen ontwerpen 17
geef mij een gezicht Wie ben ik?<br />
Download dit invulformulier als pdf op http://log-on.info<br />
Hoe ziet mijn dagelijkse werk eruit?<br />
Wat vind ik leuk?<br />
Wat niet?<br />
Wat wil ik bereiken?<br />
Waar doe ik mijn werk?<br />
Welke apparaten heb ik ter beschikking?<br />
Hoe is mijn kennis van computers en software?<br />
18 ontwerpen ontwerpen 19
Wie ben ik?<br />
Hoe ziet mijn dagelijkse werk eruit?<br />
Wat vind ik leuk?<br />
Wat niet?<br />
Wat wil ik bereiken?<br />
Waar doe ik mijn werk?<br />
Welke apparaten heb ik ter beschikking?<br />
Hoe is mijn kennis van computers en software?<br />
geef mij een gezicht<br />
Download dit invulformulier als pdf op http://log-on.info<br />
20 ontwerpen ontwerpen 21
4<br />
Breng de techniek in kaart<br />
Door de zorgvuldig geformuleerde doelen en de analyse van<br />
gebruikers als leidraad te gebruiken voorkom je dat technische<br />
uitgangspunten de functionaliteit van het nieuwe <strong>intranet</strong> gaan<br />
bepalen. Techniek is echter wel een belangrijk onderdeel.<br />
De stand van de techniek kan een belangrijke invloed hebben op<br />
fasering. Toegangs- en beveiligingsbeleid bepalen de bereikbaar-<br />
heid van het nieuwe <strong>intranet</strong>. Misschien zou in a perfect world de<br />
techniek gewoon dát moeten faciliteren wat de organisatie vraagt.<br />
De praktijk is vaak een stuk weerbarstiger.<br />
Daar komt bij dat nieuwe <strong>intranet</strong>ten steeds meer data uit systemen<br />
centraal ontsluiten, wat IT sowieso een belangrijke stakeholder in het<br />
geheel maakt. Een goed technisch ontwerp is dus gewoon een onmis-<br />
bare stap in het project. En de kans dat je zonder technisch ontwerp<br />
bepaalde dingen over het hoofd ziet is levensgroot aanwezig.<br />
Neem als voorbeeld een koppeling met de Active Directory.<br />
Op checklists kom je deze vaak tegen als een eenvoudige ‘kan wel<br />
of kan niet vraag’. Maar hoe zit het eigenlijk met de kwaliteit van de<br />
gegevens in de AD? Staat iedereen er wel in? Wordt de AD auto-<br />
matisch en tijdig bijgewerkt wanneer er nieuwe mensen in dienst<br />
treden of wanneer medewerkers de organisatie verlaten? Hoe krijgen<br />
externen toegang tot het <strong>intranet</strong>?<br />
managed<br />
content<br />
systemen<br />
van gebruikers<br />
profielen toegang<br />
hosting<br />
<strong>social</strong><br />
<strong>intranet</strong><br />
zoeken<br />
zelfservice<br />
bestanden en<br />
documenten<br />
informatie<br />
uit processen<br />
Stel jezelf bij al deze onderwerpen vragen als:<br />
- Kunnen we bij de gegevens/ zijn er koppelingen mogelijk?<br />
- Hoe is de kwaliteit van data?<br />
- Zijn er op het gebied van beveiliging specifieke eisen?<br />
- Wie moet en mag erbij/zijn er uitzonderingen voor externe gebruikers?<br />
- Etc.<br />
22 ontwerpen ontwerpen 23
5<br />
Faseer de bouw<br />
Er ligt een geweldig plan voor het nieuwe <strong>intranet</strong>. Doelen zijn<br />
bepaald. Er is een fantastisch ontwerp gemaakt. Iedereen heeft er<br />
zin in. Maar hoe voorkom je nu dat de bouw een langslepend en<br />
frustrerend proces wordt? Het antwoord: Act Small.<br />
Een nieuw <strong>intranet</strong> bevat vaak veel complexe functionaliteit en<br />
ontsluit data uit allerlei achterliggende systemen. De vraag is alleen<br />
wel of de meest complexe onderdelen ook de meeste waarde<br />
toevoegen. Aan het dagelijks werk van medewerkers en aan het<br />
behalen van organisatiedoelen.<br />
Het voordeel van Act Small, oftewel kleine stapjes, is dat je als<br />
projectteam vaak vrij eenvoudig tot een lijst kan komen van onder-<br />
delen met een lage complexiteit en een hoge toegevoegde<br />
waarde. Vraag hiervoor bijvoorbeeld een medewerkerspanel om<br />
hun mening. Durf een versie 1 van het nieuwe <strong>intranet</strong> te baseren<br />
op deze ‘eenvoudige’ onderdelen en overweeg bij de oplevering<br />
of er al genoeg is om te lanceren. Het is vaak jammer dat allerlei<br />
enorme verbeteringen staan te wachten op de ontwikkeling van<br />
een paar complexe onderdelen.<br />
Bevraag ook je leverancier op de manier waarop hij bouwt. Krijg je<br />
alles ineens opgeleverd en wordt de bouw een black box tot je<br />
mag testen? Of wordt er gewerkt in blokken van weken en krijg je<br />
tussenresultaten opgeleverd en kun je alvast testen?<br />
Het risico is dat je met Act Small de rode draad volledig zoekraakt<br />
en alleen nog maar bezig bent met laaghangend fruit. Think Big heb<br />
je gedaan in de bedenkfase en met het opstellen van de persona’s.<br />
Dat is de stip op de horizon. Het enige wat je nu hoeft te doen is<br />
het Think Big te vertalen naar een fasering in de bouw. Wat er wordt<br />
opgeleverd in fase 1 is compleet uitgewerkt, van fase 2 staan de<br />
contouren vast en fase 3 is op hoofdlijnen beschreven.<br />
Impact *<br />
1 2<br />
3 4<br />
* Hoeveel draagt een onderdeel bij aan:<br />
- Het Werkplezier voor medewerkers<br />
- Organisatiedoelste ling<br />
24 maken maken 25<br />
Risico<br />
TIP Als je veel technische complexiteit verwacht bij een aantal onderdelen start<br />
het project dan met een proof of concept (POC), waarbij je met eenvoudige<br />
testopstellingen aantoont of onderdelen (technisch) haalbaar zijn. Vaak levert<br />
een POC een schat aan informatie op.
6<br />
Zorg dat het werkt<br />
De doelen zijn helder, wat er gebouwd wordt ook. Nu gaan we<br />
bedenken hoe de mooie plannen straks realiteit worden.<br />
De implementatie van een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> is wezenlijk anders dan<br />
de implementatie van een willekeurig automatiserings systeem.<br />
Bij auto matiseringssystemen werkt instructie. Niemand vindt het raar<br />
om bepaalde gegevens te moeten vastleggen. Een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong><br />
draait om kennisdelen en samenwerken. Deel spontaan je kennis<br />
en werk proactief samen is in de meeste gevallen niet genoeg.<br />
Alleen het <strong>intranet</strong> beschikbaar stellen is dus te weinig. Wat dan<br />
wel? Gerichte activiteiten om medewerkers mee te laten doen en<br />
monitoren van de doelen! Die professionals zijn geen homogene<br />
groep en organisaties verschillen. Mensen hebben verschillende<br />
wensen en behoeften. Kunnen, willen, durven en moeten spelen<br />
een grote rol.<br />
Kunnen gaat om basale vaardigheid. Hoe plaats je een bericht, hoe<br />
navigeer je, hoe ga je om met mensen vermelden (@persona) en<br />
het uitlichten van onderwerpen (#sales).<br />
Willen is intrinsiek gemotiveerd. Een minimale stap vanuit het project<br />
is duidelijk aangeven waarom de organisatie dit wil. Bij voorkeur<br />
niet één keer maar voortdurend.<br />
Durven is meer cultureel bepaald. Kan ik een vraag stellen aan<br />
de organisatie of vinden ze me dan dom? Als ik een vraag beant-<br />
woord wordt dat gewaardeerd of ben ik dan de wijsneus?<br />
Moeten richt zich op het minimale wat je van mensen verwacht en<br />
afdwingt. Bijvoorbeeld het aanvullen van expertises bij een profiel<br />
verplichten, urenregistratie alleen mogelijk maken via het <strong>intranet</strong><br />
en nieuws exclusief daar plaatsen.<br />
Uiteraard wordt er gemeten. Meten gebeurt vaak op twee vlakken.<br />
Het eerste vlak is de doelen, worden complexe klantvragen nu<br />
binnen 2 dagen beantwoord? Vlak twee gaat om participatie en<br />
gebruik, heeft 95% binnen 2 maanden zijn expertises ingevuld in<br />
het profiel?<br />
Bekijk de checklist op de volgende pagina en vul naar hartenlust aan.<br />
26 zorgen dat het werkt zorgen dat het werkt 27
Kunnen<br />
• Quick reference guide<br />
• Train the trainer<br />
• Gebruikerstraining<br />
• Introductiefilm gericht op waarom<br />
• Ondersteunende film gericht op<br />
gebruik<br />
• Wizzard tour rond het <strong>intranet</strong><br />
• ………....................................<br />
Willen<br />
• Prijsvraag naam <strong>intranet</strong><br />
• Keek op de week van<br />
management<br />
• Vroegtijdig beïnvloeders<br />
betrekken en rol geven<br />
• Zorgen dat iedere vraag de<br />
eerste weken binnen een uur<br />
wordt beantwoord<br />
• ………....................................<br />
• ……….................<br />
Durven<br />
• Communitymanagement<br />
• Promoten bepaalde #<br />
(durf te vragen, sales, help)<br />
• Inloopsessies voor gebruikers<br />
• Vroegtijdig beïnvloeders<br />
betrekken en rol geven<br />
• ………....................................<br />
• ……….................<br />
Moeten<br />
• Social analytics<br />
• Sturen op afspraken<br />
• ……….................<br />
Publiceert 1 minimaal %<br />
Reageert 2 minimaal %<br />
Kijkt 3 minimaal %<br />
Niet actief 4 maximaal %<br />
28 zorgen dat het werkt zorgen dat het werkt<br />
29
7<br />
Blijf ontwikkelen<br />
De wereld verandert, organisaties veranderen, er komen nieuwe<br />
doelen, professionals ontwikkelen nieuwe wensen … het <strong>intranet</strong><br />
is nooit af. Dat is nieuw. Binnen traditionele <strong>intranet</strong>ten verandert<br />
vooral de content. Het <strong>intranet</strong> wordt steeds meer de plek waar<br />
het werk zich afspeelt.<br />
Het <strong>intranet</strong> is niet alleen meer de plaats waar de strategische<br />
zendgerichte communicatie plaatsvindt. Het is de plek waar<br />
medewerkers samenwerken. Waar we kennis maken, waar we<br />
doelen van de organisatie realiseren. Dit vergt onderhoud in<br />
vele soorten en maten.<br />
Tegelijkertijd ben je waarschijnlijk gestart met een project <strong>intranet</strong>.<br />
Een project is eindig. Loopt af als de doelen behaald zijn. Om het<br />
project succesvol over te dragen en het <strong>intranet</strong> een succesvolle<br />
toekomst te geven zijn er een aantal vragen te beantwoorden.<br />
Wie is verantwoordelijk voor de verdere doorontwikkeling?<br />
Waar kunnen mensen hun wensen kwijt? Wie checkt de jaarplannen<br />
op doelen en ambities waarin het <strong>intranet</strong> een rol kan spelen?<br />
Wie bepaalt, beheert en voert de roadmap uit? Bij wie kunnen<br />
gebruikers terecht met wensen en suggesties?<br />
Waar beleg je communitymanagement? Wie blijft zich druk maken<br />
om optimale participatie door de professional? Welke verantwoor-<br />
delijkheid ligt bij de lijn en welke mogelijk ergens anders?<br />
Wie doet het beheer? Wie schoont niet actieve teams op?<br />
Wie gaat er over toegang van externe partners?<br />
30 zorgen dat het werkt zorgen dat het werkt 31
Wie zijn Frank en Martijn?<br />
Frank Smit<br />
Ik ben oprichter van en verandermanager<br />
bij Vetellus, een adviesbureau voor<br />
strategische koerstrajecten en organisatie-<br />
verandering. Binnen Embrace ben ik<br />
verantwoordelijk voor de organisatorische<br />
implementatie van <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> en de<br />
gedrags- en cultuurveranderingen die<br />
hierbij eventueel nodig zijn.<br />
Verder ondersteun ik organisaties actief<br />
met visievorming rond nieuwe manieren<br />
van werken.<br />
Je mag mij altijd bellen op 06-10968161.<br />
nl.linkedin.com/in/franksmitvetellus<br />
Martijn Weesjes<br />
Ik ben oprichter van en consultant bij<br />
Malengo, een ontwikkelaar van maatwerk<br />
webapplicaties voor corporaties, overheid<br />
en zorg. Mijn verantwoordelijkheid binnen<br />
Embrace is de vertaling van organisatie-<br />
doelen naar functionaliteit binnen een<br />
<strong>social</strong> <strong>intranet</strong>.<br />
Samen met klanten werk ik aan visie-<br />
vorming rond nieuwe manieren van<br />
werken en vertaal die visie naar het<br />
Embrace platform.<br />
Neem contact op via 06-22993659.<br />
nl.linkedin.com/in/martijnweesjes<br />
32 zorgen dat het werkt zorgen dat het werkt<br />
33
Log-on is een initiatief van Embrace Social Business Software &<br />
Malengo Online Doordenkers. Als leveranciers van <strong>social</strong> <strong>intranet</strong><br />
vinden we het belangrijk dat jij goed beslagen ten ijs komt.<br />
Dan kunnen we samen het <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> bedenken en creëren<br />
dat voor jouw organisatie het verschil maakt.
http://log-on.info