01.06.2013 Views

toolkit-social-intranet

toolkit-social-intranet

toolkit-social-intranet

SHOW MORE
SHOW LESS

Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!

Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.

In 7 stappen naar een<br />

succesvol <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>


Waarom een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>?<br />

De wereld waarin wij leven en werken verandert in een hoog<br />

tempo. Schaalvergroting, transparantie door <strong>social</strong> media en de<br />

hoeveelheid aan data en informatie hebben een grote impact<br />

op organisaties.<br />

Uitvoerend en repeterend werk is geautomatiseerd, verplaatst<br />

naar klanten en burgers of uitbesteed aan landen met lagere<br />

loonkosten. Om in te spelen op deze veranderingen zetten<br />

organisaties steeds vaker een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> in. >><br />

3


Van <strong>intranet</strong> naar <strong>social</strong> <strong>intranet</strong><br />

Organisaties hebben professionals in dienst om in te<br />

spelen op deze veranderingen. Medewerkers die vakmanschap,<br />

verantwoordelijkheid en zelfstandigheid in zich combineren.<br />

Organisaties hebben die professionals nodig omdat ze steeds<br />

wendbaarder moeten worden. Wendbaarder om in te spelen op<br />

veranderingen, wendbaarder om bestaansrecht te houden.<br />

Tegelijkertijd zien we dat de hard- en software die organisaties<br />

beschikbaar stellen achter begint te lopen op wat mensen privé<br />

gebruiken. Privé bankier je op je smartphone, de medewerker<br />

vult op papier zijn kilometer declaratie in. Privé kun je altijd bij je<br />

informatie in de cloud, deel je informatie via <strong>social</strong> media en sta<br />

je 24/7 in verbinding met je vrienden. De medewerker heeft te<br />

maken met rommelige netwerkschijven waar inhoud lastig te<br />

vinden is en heeft behalve email weinig middelen om met<br />

collega’s in gesprek te gaan.<br />

Steeds meer organisaties zien de voordelen van nieuwe manieren<br />

van communiceren, samenwerken en kennisdelen. Geen wonder<br />

dat de inzet van <strong>social</strong> technologies binnen organisaties volop in<br />

de belangstelling staat. Zendergerichte <strong>intranet</strong>sites maken plaats<br />

voor interactieve <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>sites. Naar verwachting beschikt<br />

55% van alle middelgrote en grotere organisaties in 2015 over een<br />

<strong>social</strong> <strong>intranet</strong>.<br />

Het Nieuwe Werken<br />

Fusie<br />

--------------------<br />

--------------------<br />

Samenwerken Innovatie<br />

Kennisdelen<br />

--------------------<br />

Hang de boom vol met je<br />

eigen associaties.<br />

--------------------<br />

Reorganisatie<br />

--------------------<br />

4 bedenken bedenken<br />

5


Waarom dit boekje?<br />

Je staat aan de vooravond van een nieuw en <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>. Je weet<br />

wat van traditionele <strong>intranet</strong>ten en je bent aardig thuis in de wereld<br />

van Facebook en Twitter en hebt wellicht ervaring met intern micro-<br />

bloggen.<br />

Je oriënteert je en bent op de hoogte van de do’s and dont’s.<br />

Je weet dat je de lijn moet betrekken. Dat er een scala aan<br />

functionele mogelijkheden op het gebied van profielen, wiki’s<br />

en microblogging zijn. Je snapt het belang van implementatie.<br />

Toch heb je nog vragen. Welke stappen neem ik, wat is daarin echt<br />

belangrijk? Wat gaat het kosten? Hoe selecteer ik een leverancier?<br />

Wanneer betrek ik wie? Hoe zit het met techniek en software?<br />

Maar hoe ontwikkel je nu als organisatie een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>?<br />

Dit boekje helpt je in 7 stappen op weg, Zonder daarbij te<br />

pretenderen volledig te zijn of een garantie te bieden op succes.<br />

Het boekje bevat 7 stappen uit het traject, waarbij we onze<br />

kennis en ervaring met je delen.<br />

Voor jou is dit geschreven. Log-on is een initiatief ontstaan uit<br />

de passie om bedrijven vooruit te helpen en werken zinvoller te<br />

maken met hulp van een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>. Met log-on willen we<br />

kennis op het gebied van <strong>intranet</strong> projecten delen. Voorkomen dat<br />

het wiel opnieuw uitgevonden wordt. In deze uitgave nemen we<br />

je stap voor stap mee door het proces om te komen tot een nieuw<br />

<strong>intranet</strong>. We hebben onze belangrijkste inzichten opgeschreven<br />

en laten je de ruimte om daar zelf invulling aan te geven.<br />

Graag geven we je feedback op wat je hebt bedacht en gaan we<br />

met je in gesprek over openstaande vragen.<br />

Op de website http://log-on.info vind je een scala aan voorbeeld<br />

documenten bij de diverse hoofdstukken. We hopen dat het je<br />

inspireert of op weg helpt. Laat het ons weten via twitter op<br />

@embracesbs.<br />

6 bedenken bedenken 7<br />

Succes!<br />

Martijn Weesjes en Frank Smit


1<br />

Stel je team samen en oriënteer je<br />

Opdrachtgever<br />

Ieder <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> project heeft een goede opdrachtgever nodig.<br />

Een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> gaat over het bereiken van organisatiedoelen,<br />

over andere manieren van werken, over transparantie.<br />

Doelstellingen moeten op tafel komen te liggen en belangrijke<br />

keuzes moeten worden gemaakt. Een goede opdrachtgever kan<br />

hierin veel betekenen.<br />

Projectteam<br />

Een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> realiseren vraagt om veel expertise en inbreng<br />

vanuit verschillende afdelingen. Minimaal zijn Communicatie, ICT<br />

en Informatievoorziening betrokken. In veel projecten komen we<br />

ook Marketing, HRM en leidinggevenden tegen.<br />

Projec team<br />

afdeling:<br />

Financiën<br />

naam:<br />

--------------------<br />

afdeling:<br />

Logistiek<br />

naam:<br />

--------------------<br />

afdeling:<br />

--------------------<br />

naam:<br />

--------------------<br />

Directie<br />

naam:<br />

--------------------<br />

afdeling:<br />

HRM<br />

naam:<br />

--------------------<br />

afdeling:<br />

--------------------<br />

naam:<br />

--------------------<br />

afdeling:<br />

--------------------<br />

naam:<br />

--------------------<br />

afdeling:<br />

ICT<br />

naam:<br />

--------------------<br />

afdeling:<br />

Co municatie<br />

naam:<br />

--------------------<br />

afdeling:<br />

--------------------<br />

naam:<br />

--------------------<br />

8 bedenken bedenken<br />

9


Oriënteren<br />

Je hoeft het wiel niet helemaal opnieuw uit te vinden. Social <strong>intranet</strong><br />

is een relatief nieuw fenomeen maar er is bij diverse organisaties<br />

ook al ervaring mee. Op het internet is veel informatie te vinden,<br />

organisaties laten graag zien wat ze hebben en leveranciers kunnen<br />

een goed zicht geven op wat er mogelijk is en wat globaal de kosten<br />

zijn.<br />

Activiteit<br />

Internet<br />

zoeken<br />

Bezoek<br />

organisatie x<br />

Presentatie<br />

leverancier a<br />

Presentatie<br />

leverancier b<br />

.............................<br />

Oriëntatie<br />

Doel<br />

- Algemeen oriënteren<br />

- Lessons learned aanpak en<br />

implementatie<br />

- Inzicht in technisch mogelijk<br />

- Inzicht in kosten<br />

- Inzicht in technisch mogelijk<br />

- Inzicht in kosten<br />

Bepaal de doelen<br />

Een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> is gericht op kennisdelen, samenwerken,<br />

zelfservice en informatievoorziening. En op het kunnen vinden<br />

wat je zoekt uiteraard.<br />

Een succesvol <strong>intranet</strong> draagt bij aan wat de organisatie wil<br />

bereiken. Organisatiedoelen zijn dan ook het startpunt van een<br />

<strong>intranet</strong>project. Door scherp te krijgen op welke onderwerpen<br />

of processen je kennis wilt delen en met wie je waaraan wilt<br />

samenwerken zijn deze doelen te realiseren.<br />

Start met de vraag “waarom een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>?” en wees niet te<br />

snel tevreden met het antwoord . Bevraag de organisatie, het top-<br />

management, waar nu de ambitie of de pijn zit met betrekking tot<br />

kennisdelen en samenwerken. Waarom? Hoe? Wat? Zijn de vragen<br />

die minimaal beantwoord worden.<br />

10 bedenken bedenken 11<br />

2


Waarom?<br />

Waar lig je ‘s nachts van wakker? Welke ambitie zou je over twee<br />

jaar vervuld willen zien? Waarop gaan we onder scheidend zijn?<br />

Hoe?<br />

Hoe zie jij kennis delen voor je? Hoe wil je mensen verbinden?<br />

Hoe gaan we om met partners en klanten op het <strong>intranet</strong>?<br />

Wat?<br />

Wat is voor jou de best denkbare eerste stap? Welk proces wil je<br />

ondersteund zien?<br />

Om de business case sluitend te maken mis je nog de input van de<br />

toekomstige gebruikers: jouw collega’s. Bevraag hen op ergernissen<br />

op het gebied van het vinden van kennis en expertise. Informeer<br />

welke communicatiestromen niet goed lopen. Vraag hoe ze nu<br />

samenwerken en hoe dat ingrijpend beter zou kunnen. Vraag zo<br />

gericht mogelijk. Een te open en algemene vraag als “heb jij nog<br />

wensen voor het <strong>social</strong> <strong>intranet</strong>” levert te weinig op.<br />

12 bedenken bedenken 13<br />

WHY<br />

HOW<br />

WHAT<br />

Why Wij geloven<br />

How De wijze waarop<br />

What Wat doen we of bieden we<br />

Vraag: Beste directeur van Gemeente X, waar lig je ’s nachts van wakker,<br />

wat houdt je bezig?<br />

Antwoord: Dat wat van ons wordt gevraagd sterk verandert. Burgers gebruiken<br />

een scala aan communicatiekanalen naar ons toe, vanuit de politiek krijgen we<br />

nieuwe taken en inkomsten vanuit het rijk lopen terug. Mijn conclusie is dat de<br />

huidige manier van organiseren eindig is. Het gaat niet meer alleen om de juiste<br />

man op de juiste plaats maar om de juiste kennis en expertise bij de vraag. En dat<br />

ook nog eens snel en makkelijk voor de professional in onze organisatie.<br />

Vraag: Hoe zie je dat voor je?<br />

Antwoord: Onze organisatie moet flexibeler kunnen omgaan met de kennis en<br />

expertise van onze mensen. Hiervoor start volgende maand het traject Organisatieontwikkeling<br />

2.0. Ik wil dat graag ondersteund hebben door een omgeving waarin<br />

onze mede werkers aan het roer staan en kunnen kennisdelen en samenwerken.<br />

Vraag: Wat zijn voor jou de belangrijkste stappen?<br />

Antwoord: Ik zie een omgeving voor me die gebruiksvriendelijk is als Facebook,<br />

waarin medewerkers elkaar kunnen vinden, vragen kunnen stellen en kunnen<br />

samenwerken. Dit moet zo open mogelijk zijn. Minimaal moeten we voor nieuwe<br />

projecten de beste expertise uit onze organisatie kunnen vinden, juist over diensten<br />

heen.


Doelste ling<br />

Kennisdelen<br />

Samenwerken<br />

Informatiev<br />

orziening<br />

Selfservice<br />

Zoeken<br />

.............................<br />

Voorbeeld<br />

Iedere offerte aanvraag die we<br />

binnen krijgen wordt gedeeld met de<br />

hele organisatie met de volgende<br />

tags: #branche, #discipline en<br />

#regio<br />

Ieder project krijgt een samenwerkomgeving<br />

(team) voor het delen<br />

van berichten, documenten en<br />

digitaal vergaderen<br />

In fase 2 realiseren we dat<br />

medewerkers via de <strong>intranet</strong> app<br />

hun declaraties kunnen indienen<br />

Analyseer de gebruikers<br />

Het nieuwe <strong>intranet</strong> moet gebruiksvriendelijk zijn. Klinkt goed! Net als<br />

bij het ontwerpen van een website, zijn persona’s en het werken<br />

met scenario’s twee manieren om hier vorm aan te geven .<br />

Het gebruik van persona’s en scenario’s kan je niet alleen helpen bij<br />

het bepalen van gebruikersvoorkeuren en informatiebehoefte. Het<br />

maakt ook inzichtelijk hoe het nieuwe <strong>intranet</strong> past in het dagelijks<br />

werk van medewerkers.<br />

Zijn ze gezien de aard van het werk überhaupt in staat om het<br />

<strong>intranet</strong> overdag te raadplegen? Werken ze op kantoor, in de fabriek<br />

of zijn ze altijd onderweg? Gebruiken ze pc’s, laptops of mobiele<br />

apparaten? Kortom, veel vragen. Aan de hand van persona’s kun<br />

je de antwoorden rubriceren (zie het voorbeeld op de volgende<br />

pagina). Een goed ingevuld persona heeft een eigen gezicht, een<br />

eigen identiteit en benadert zo goed mogelijk een deel van de<br />

toekomstige <strong>intranet</strong>bezoekers.<br />

Je kunt nu dus in de huid kruipen van je collega’s en starten met<br />

het opstellen van scenario’s. Oftewel met het beantwoorden van de<br />

vraag: wat gebeurt er als een collega in een bepaalde situatie met<br />

een specifiek doel het <strong>intranet</strong> gaat gebruiken?<br />

14 bedenken ontwerpen 15<br />

3


Bob (52)*<br />

Bob werkt als monteur bij de<br />

wegenwacht. Hij doet dit werk al<br />

12 jaar en kent alle ins en outs.<br />

Veel van de jongere monteurs<br />

vragen Bob om advies, omdat hij<br />

door zijn ervaring het antwoord<br />

op veel lastige technische vragen<br />

weet. Bob vindt het leuk om zijn<br />

kennis en ervaring te delen met<br />

zijn collega’s, omdat dit hem het gevoel geeft dat hij een<br />

waardevol onderdeel van het team is.<br />

Bob werkt in ploegen en is afwisselend overdag of ’s nachts<br />

onderweg om klanten te helpen die gestrand zijn. 20% van de<br />

problemen die hij onderweg tegenkomt zijn complex en daarvoor<br />

heeft hij af en toe handleidingen nodig. Bob probeert te voor-<br />

komen dat hij de handleidingen moet gebruiken in het bijzijn van<br />

klanten, omdat hij hen niet het gevoel wil geven dat hij niet weet<br />

waar hij mee bezig is.<br />

* Vrije vertaling van een voorbeeldpersona op<br />

www.steptwo.com.au/papers/kmc_personas/index.html<br />

(sowieso een nuttige website om te bezoeken!)<br />

Hoe ziet mijn dagelijkse werk eruit?<br />

Klanten bezoeken, complexe klussen uitvoeren, tips delen met<br />

beginnende monteurs.<br />

Wat vind ik leuk?<br />

Gezien worden als de expert, kennis delen met beginnende collega’s<br />

... Wat niet?<br />

Nieuws over de organisatie via klanten moeten horen, nieuwe<br />

technologie leren met het risico dat ik dom overkom, technische<br />

handleidingen moeten gebruiken in het bijzijn van klanten<br />

Wat wil ik bereiken?<br />

Op de hoogte blijven van het bedrijf, expertise uitstralen,<br />

mijn expert-status behouden<br />

Waar doe ik mijn werk?<br />

In de werkplaats of bij klanten<br />

Welke apparaten heb ik ter beschikking?<br />

Ik heb een oude PDA zonder internetverbinding. Op het werk kan<br />

ik gebruik maken van een gedeelde PC. Als ik het internet of ons<br />

<strong>intranet</strong> wil raadplegen doe ik dat ’s avonds vanuit huis.<br />

Hoe is mijn kennis van computers en software?<br />

Ik kan me redden met onze standaard programma’s, maar het zal<br />

nooit mijn hobby worden. Moderne fratsen als <strong>social</strong> media doe ik<br />

niet aan mee.<br />

16 ontwerpen ontwerpen 17


geef mij een gezicht Wie ben ik?<br />

Download dit invulformulier als pdf op http://log-on.info<br />

Hoe ziet mijn dagelijkse werk eruit?<br />

Wat vind ik leuk?<br />

Wat niet?<br />

Wat wil ik bereiken?<br />

Waar doe ik mijn werk?<br />

Welke apparaten heb ik ter beschikking?<br />

Hoe is mijn kennis van computers en software?<br />

18 ontwerpen ontwerpen 19


Wie ben ik?<br />

Hoe ziet mijn dagelijkse werk eruit?<br />

Wat vind ik leuk?<br />

Wat niet?<br />

Wat wil ik bereiken?<br />

Waar doe ik mijn werk?<br />

Welke apparaten heb ik ter beschikking?<br />

Hoe is mijn kennis van computers en software?<br />

geef mij een gezicht<br />

Download dit invulformulier als pdf op http://log-on.info<br />

20 ontwerpen ontwerpen 21


4<br />

Breng de techniek in kaart<br />

Door de zorgvuldig geformuleerde doelen en de analyse van<br />

gebruikers als leidraad te gebruiken voorkom je dat technische<br />

uitgangspunten de functionaliteit van het nieuwe <strong>intranet</strong> gaan<br />

bepalen. Techniek is echter wel een belangrijk onderdeel.<br />

De stand van de techniek kan een belangrijke invloed hebben op<br />

fasering. Toegangs- en beveiligingsbeleid bepalen de bereikbaar-<br />

heid van het nieuwe <strong>intranet</strong>. Misschien zou in a perfect world de<br />

techniek gewoon dát moeten faciliteren wat de organisatie vraagt.<br />

De praktijk is vaak een stuk weerbarstiger.<br />

Daar komt bij dat nieuwe <strong>intranet</strong>ten steeds meer data uit systemen<br />

centraal ontsluiten, wat IT sowieso een belangrijke stakeholder in het<br />

geheel maakt. Een goed technisch ontwerp is dus gewoon een onmis-<br />

bare stap in het project. En de kans dat je zonder technisch ontwerp<br />

bepaalde dingen over het hoofd ziet is levensgroot aanwezig.<br />

Neem als voorbeeld een koppeling met de Active Directory.<br />

Op checklists kom je deze vaak tegen als een eenvoudige ‘kan wel<br />

of kan niet vraag’. Maar hoe zit het eigenlijk met de kwaliteit van de<br />

gegevens in de AD? Staat iedereen er wel in? Wordt de AD auto-<br />

matisch en tijdig bijgewerkt wanneer er nieuwe mensen in dienst<br />

treden of wanneer medewerkers de organisatie verlaten? Hoe krijgen<br />

externen toegang tot het <strong>intranet</strong>?<br />

managed<br />

content<br />

systemen<br />

van gebruikers<br />

profielen toegang<br />

hosting<br />

<strong>social</strong><br />

<strong>intranet</strong><br />

zoeken<br />

zelfservice<br />

bestanden en<br />

documenten<br />

informatie<br />

uit processen<br />

Stel jezelf bij al deze onderwerpen vragen als:<br />

- Kunnen we bij de gegevens/ zijn er koppelingen mogelijk?<br />

- Hoe is de kwaliteit van data?<br />

- Zijn er op het gebied van beveiliging specifieke eisen?<br />

- Wie moet en mag erbij/zijn er uitzonderingen voor externe gebruikers?<br />

- Etc.<br />

22 ontwerpen ontwerpen 23


5<br />

Faseer de bouw<br />

Er ligt een geweldig plan voor het nieuwe <strong>intranet</strong>. Doelen zijn<br />

bepaald. Er is een fantastisch ontwerp gemaakt. Iedereen heeft er<br />

zin in. Maar hoe voorkom je nu dat de bouw een langslepend en<br />

frustrerend proces wordt? Het antwoord: Act Small.<br />

Een nieuw <strong>intranet</strong> bevat vaak veel complexe functionaliteit en<br />

ontsluit data uit allerlei achterliggende systemen. De vraag is alleen<br />

wel of de meest complexe onderdelen ook de meeste waarde<br />

toevoegen. Aan het dagelijks werk van medewerkers en aan het<br />

behalen van organisatiedoelen.<br />

Het voordeel van Act Small, oftewel kleine stapjes, is dat je als<br />

projectteam vaak vrij eenvoudig tot een lijst kan komen van onder-<br />

delen met een lage complexiteit en een hoge toegevoegde<br />

waarde. Vraag hiervoor bijvoorbeeld een medewerkerspanel om<br />

hun mening. Durf een versie 1 van het nieuwe <strong>intranet</strong> te baseren<br />

op deze ‘eenvoudige’ onderdelen en overweeg bij de oplevering<br />

of er al genoeg is om te lanceren. Het is vaak jammer dat allerlei<br />

enorme verbeteringen staan te wachten op de ontwikkeling van<br />

een paar complexe onderdelen.<br />

Bevraag ook je leverancier op de manier waarop hij bouwt. Krijg je<br />

alles ineens opgeleverd en wordt de bouw een black box tot je<br />

mag testen? Of wordt er gewerkt in blokken van weken en krijg je<br />

tussenresultaten opgeleverd en kun je alvast testen?<br />

Het risico is dat je met Act Small de rode draad volledig zoekraakt<br />

en alleen nog maar bezig bent met laaghangend fruit. Think Big heb<br />

je gedaan in de bedenkfase en met het opstellen van de persona’s.<br />

Dat is de stip op de horizon. Het enige wat je nu hoeft te doen is<br />

het Think Big te vertalen naar een fasering in de bouw. Wat er wordt<br />

opgeleverd in fase 1 is compleet uitgewerkt, van fase 2 staan de<br />

contouren vast en fase 3 is op hoofdlijnen beschreven.<br />

Impact *<br />

1 2<br />

3 4<br />

* Hoeveel draagt een onderdeel bij aan:<br />

- Het Werkplezier voor medewerkers<br />

- Organisatiedoelste ling<br />

24 maken maken 25<br />

Risico<br />

TIP Als je veel technische complexiteit verwacht bij een aantal onderdelen start<br />

het project dan met een proof of concept (POC), waarbij je met eenvoudige<br />

testopstellingen aantoont of onderdelen (technisch) haalbaar zijn. Vaak levert<br />

een POC een schat aan informatie op.


6<br />

Zorg dat het werkt<br />

De doelen zijn helder, wat er gebouwd wordt ook. Nu gaan we<br />

bedenken hoe de mooie plannen straks realiteit worden.<br />

De implementatie van een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> is wezenlijk anders dan<br />

de implementatie van een willekeurig automatiserings systeem.<br />

Bij auto matiseringssystemen werkt instructie. Niemand vindt het raar<br />

om bepaalde gegevens te moeten vastleggen. Een <strong>social</strong> <strong>intranet</strong><br />

draait om kennisdelen en samenwerken. Deel spontaan je kennis<br />

en werk proactief samen is in de meeste gevallen niet genoeg.<br />

Alleen het <strong>intranet</strong> beschikbaar stellen is dus te weinig. Wat dan<br />

wel? Gerichte activiteiten om medewerkers mee te laten doen en<br />

monitoren van de doelen! Die professionals zijn geen homogene<br />

groep en organisaties verschillen. Mensen hebben verschillende<br />

wensen en behoeften. Kunnen, willen, durven en moeten spelen<br />

een grote rol.<br />

Kunnen gaat om basale vaardigheid. Hoe plaats je een bericht, hoe<br />

navigeer je, hoe ga je om met mensen vermelden (@persona) en<br />

het uitlichten van onderwerpen (#sales).<br />

Willen is intrinsiek gemotiveerd. Een minimale stap vanuit het project<br />

is duidelijk aangeven waarom de organisatie dit wil. Bij voorkeur<br />

niet één keer maar voortdurend.<br />

Durven is meer cultureel bepaald. Kan ik een vraag stellen aan<br />

de organisatie of vinden ze me dan dom? Als ik een vraag beant-<br />

woord wordt dat gewaardeerd of ben ik dan de wijsneus?<br />

Moeten richt zich op het minimale wat je van mensen verwacht en<br />

afdwingt. Bijvoorbeeld het aanvullen van expertises bij een profiel<br />

verplichten, urenregistratie alleen mogelijk maken via het <strong>intranet</strong><br />

en nieuws exclusief daar plaatsen.<br />

Uiteraard wordt er gemeten. Meten gebeurt vaak op twee vlakken.<br />

Het eerste vlak is de doelen, worden complexe klantvragen nu<br />

binnen 2 dagen beantwoord? Vlak twee gaat om participatie en<br />

gebruik, heeft 95% binnen 2 maanden zijn expertises ingevuld in<br />

het profiel?<br />

Bekijk de checklist op de volgende pagina en vul naar hartenlust aan.<br />

26 zorgen dat het werkt zorgen dat het werkt 27


Kunnen<br />

• Quick reference guide<br />

• Train the trainer<br />

• Gebruikerstraining<br />

• Introductiefilm gericht op waarom<br />

• Ondersteunende film gericht op<br />

gebruik<br />

• Wizzard tour rond het <strong>intranet</strong><br />

• ………....................................<br />

Willen<br />

• Prijsvraag naam <strong>intranet</strong><br />

• Keek op de week van<br />

management<br />

• Vroegtijdig beïnvloeders<br />

betrekken en rol geven<br />

• Zorgen dat iedere vraag de<br />

eerste weken binnen een uur<br />

wordt beantwoord<br />

• ………....................................<br />

• ……….................<br />

Durven<br />

• Communitymanagement<br />

• Promoten bepaalde #<br />

(durf te vragen, sales, help)<br />

• Inloopsessies voor gebruikers<br />

• Vroegtijdig beïnvloeders<br />

betrekken en rol geven<br />

• ………....................................<br />

• ……….................<br />

Moeten<br />

• Social analytics<br />

• Sturen op afspraken<br />

• ……….................<br />

Publiceert 1 minimaal %<br />

Reageert 2 minimaal %<br />

Kijkt 3 minimaal %<br />

Niet actief 4 maximaal %<br />

28 zorgen dat het werkt zorgen dat het werkt<br />

29


7<br />

Blijf ontwikkelen<br />

De wereld verandert, organisaties veranderen, er komen nieuwe<br />

doelen, professionals ontwikkelen nieuwe wensen … het <strong>intranet</strong><br />

is nooit af. Dat is nieuw. Binnen traditionele <strong>intranet</strong>ten verandert<br />

vooral de content. Het <strong>intranet</strong> wordt steeds meer de plek waar<br />

het werk zich afspeelt.<br />

Het <strong>intranet</strong> is niet alleen meer de plaats waar de strategische<br />

zendgerichte communicatie plaatsvindt. Het is de plek waar<br />

medewerkers samenwerken. Waar we kennis maken, waar we<br />

doelen van de organisatie realiseren. Dit vergt onderhoud in<br />

vele soorten en maten.<br />

Tegelijkertijd ben je waarschijnlijk gestart met een project <strong>intranet</strong>.<br />

Een project is eindig. Loopt af als de doelen behaald zijn. Om het<br />

project succesvol over te dragen en het <strong>intranet</strong> een succesvolle<br />

toekomst te geven zijn er een aantal vragen te beantwoorden.<br />

Wie is verantwoordelijk voor de verdere doorontwikkeling?<br />

Waar kunnen mensen hun wensen kwijt? Wie checkt de jaarplannen<br />

op doelen en ambities waarin het <strong>intranet</strong> een rol kan spelen?<br />

Wie bepaalt, beheert en voert de roadmap uit? Bij wie kunnen<br />

gebruikers terecht met wensen en suggesties?<br />

Waar beleg je communitymanagement? Wie blijft zich druk maken<br />

om optimale participatie door de professional? Welke verantwoor-<br />

delijkheid ligt bij de lijn en welke mogelijk ergens anders?<br />

Wie doet het beheer? Wie schoont niet actieve teams op?<br />

Wie gaat er over toegang van externe partners?<br />

30 zorgen dat het werkt zorgen dat het werkt 31


Wie zijn Frank en Martijn?<br />

Frank Smit<br />

Ik ben oprichter van en verandermanager<br />

bij Vetellus, een adviesbureau voor<br />

strategische koerstrajecten en organisatie-<br />

verandering. Binnen Embrace ben ik<br />

verantwoordelijk voor de organisatorische<br />

implementatie van <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> en de<br />

gedrags- en cultuurveranderingen die<br />

hierbij eventueel nodig zijn.<br />

Verder ondersteun ik organisaties actief<br />

met visievorming rond nieuwe manieren<br />

van werken.<br />

Je mag mij altijd bellen op 06-10968161.<br />

nl.linkedin.com/in/franksmitvetellus<br />

Martijn Weesjes<br />

Ik ben oprichter van en consultant bij<br />

Malengo, een ontwikkelaar van maatwerk<br />

webapplicaties voor corporaties, overheid<br />

en zorg. Mijn verantwoordelijkheid binnen<br />

Embrace is de vertaling van organisatie-<br />

doelen naar functionaliteit binnen een<br />

<strong>social</strong> <strong>intranet</strong>.<br />

Samen met klanten werk ik aan visie-<br />

vorming rond nieuwe manieren van<br />

werken en vertaal die visie naar het<br />

Embrace platform.<br />

Neem contact op via 06-22993659.<br />

nl.linkedin.com/in/martijnweesjes<br />

32 zorgen dat het werkt zorgen dat het werkt<br />

33


Log-on is een initiatief van Embrace Social Business Software &<br />

Malengo Online Doordenkers. Als leveranciers van <strong>social</strong> <strong>intranet</strong><br />

vinden we het belangrijk dat jij goed beslagen ten ijs komt.<br />

Dan kunnen we samen het <strong>social</strong> <strong>intranet</strong> bedenken en creëren<br />

dat voor jouw organisatie het verschil maakt.


http://log-on.info

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!