Duurzaamheidsmeter Gent

1. GEINTEGREERD PROJECTPROCES 45
1.1.3 OPVOLGING EN ACTUALISATIE
De 5 basisdocumenten (strategische nota, ruimtelijk ontwikkelingsplan, programma van eisen, strategisch
businessplan en projectplanning) zijn dynamische werkstukken. Tijdens het ontwerp en realisatieproces
worden zij uitgediept en bevraagd waardoor regelmatige actualisatie noodzakelijk worden.
Het is essentieel dat de initiatiefnemer(s) zich hierop voorbereiden en zorgen dat veranderingen en verfijningen
kunnen worden verwerkt in deze 5 essentiële referentiedocumenten. Anders dreigt het overzicht gaandeweg
zoek te raken en wordt niet meer integraal gewerkt.
1.1.3 a Documentenbeheer
Max. Score 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
verplicht
Doel van de maatregel
Zorg dat de communicatie tussen de projectpartners efficiënt gebeurt. Hierbij is belangrijk dat een aantal
documenten toegankelijk zijn voor iedereen en op een logische manier zijn gerangschikt. Het projectteam is
hiervoor verantwoordelijk. Een digitaal projectplatform met specifieke toegangsrechten is hierbij een must.
Criteria-eisen
v Voldoe aan volgende eisen:
- Gebruik een eenduidig volgnummerbeheer voor de verschillende projectdocumenten, inclusief
een versiebeheer
- Maak een inventaris van alle documenten die input leveren op het project en geef aan waar die
kunnen worden geconsulteerd
- Creëer een digitaal platform waarlangs de projectpartners steeds de actuele documenten kunnen
consulteren en aanvullen
- Rapportering en toetsing aan de hand van een nota en de effectieve implementatie bij de projectdocumenten
1.1.3.b Actualisatie basisdocumenten
Max. Score 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
2
Een ontwikkelingsplan en businessplan is geen statisch gegeven. Eenmaal goedgekeurd biedt het houvast
voor de ontwikkeling van verder deelprojecten. Maar beide richtinggevende documenten zijn onderhevig aan
tal van factoren waardoor regelmatige actualisatie noodzakelijk worden.
Het is essentieel dat de initiatiefnemer(s) van de economische sites zich hierop voorbereiden en zorgen dat
ruimtelijke en zakelijke veranderingen kunnen worden geëvalueerd en georiënteerd in het globale plaatje.
Zeker in economische sites valt de dynamiek niet stil en veranderen de vragen en de context. Het bestuur
moet zich hiervoor wapenen zodat de initiële beoogde kwaliteit niet onderuit gaat door ad hoc beslissingen.
Doel van de maatregel
Bepaal een procedure voor bevragingen en wijzigingen in ontwikkelingsplan en businessplan.
Criteria-eisen
1 Voldoe aan volgende eisen:
- Alle basisdocumenten van het ontwikkelingsplan en het businessplan zijn in digitaal bewerkbare
vorm aanwezig en mogen gebruikt worden voor verdere ontwikkeling
- Stel een procedure op hoe een wijziging na goedkeuring van de basisversie kan worden aangevraagd,
verwerkt en goedgekeurd.
- Bepaal wie als ontwerper of auteur hiervoor wordt aangesproken
- Rapportering en toetsing aan de hand van startnota en implementatie in businessplan
1 Voldoe aan volgende eisen:
- Voorzie minstens een jaarlijkse evaluatie van het ontwikkelingsplan en businessplan, met
hieraan gekoppeld alle actualisatie van de basisdocumenten