Lees hoe de gemeente Alkmaar de informatievoorziening ... - IBM

950.ibm.com

Lees hoe de gemeente Alkmaar de informatievoorziening ... - IBM





Overzicht

De uitdaging

De gemeente Alkmaar streefde

een meer bedrijfsmatige aanpak

van de gemeentelijke processen

na en wilde haar managers

toerusten voor nieuwe controletaken.

Als basis hiervoor besloot

zij de organisatiebrede informatievoorziening

helemaal anders

aan te pakken en in één keer de

stap maken naar gestandaardiseerde,

maar toch snel aan te

passen rapporten voor

managers en bestuurders.

De oplossing

IBM Cognos Business

Intelligence

De resultaten

Eenduidige, gestandaardiseerde,

flexibele rapportage

Jaarrekeningen en bestuurlijke

rapportage snel gereed

Klaar voor verdere aanscherping

rapportage-eisen

Overheid 153

Gemeente Alkmaar

Alkmaar is een sterke stad in een grote regio. De

gemeente hecht waarde aan de ontwikkeling van

Alkmaar als krachtige stad, waarin zichtbare resultaten

worden geboekt en waarin iedereen ertoe doet.

De burger staat centraal en de dienstverlening aan

klanten vindt op een professionele, efficiënte en vlotte

manier plaats.

De uitdaging

Medio jaren ‘90 besloot de gemeente Alkmaar tot een

fundamenteel gewijzigde aanpak van de informatievoorziening

aan haar bestuurders en managers.

“Gemeentemanagers moeten worden toegerust om de

gemeentelijke processen op een meer bedrijfsmatige

wijze te controleren en aan te sturen”, zegt Hans Smit

FC, Hoofd Financieel Beheer bij de gemeente Alkmaar.

“De nieuwe gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften

waren in 1995 de concrete aanleiding voor andere

vormen van rapportage en analyse in de financiële

trajecten. Wij werkten op dat moment, zoals zo vele

overheidsinstanties, nog met papieren overzichten.

Slecht toegankelijk, niet flexibel, niet eenduidig. Wij

wilden in één keer de stap maken naar overzichtelijke,

gestandaardiseerde maar toch snel aan te passen

rapporten, in verschillende mate van detaillering.

Die eisen wilden wij niet stellen aan de operationele

applicaties, zoals die voor financiën en personeelszaken.

Dat zou te grote investeringen vragen. Ook zouden we

blijvend onzeker zijn over de prioriteit die de leveranciers

van die applicaties op termijn aan rapportagefuncties

zouden geven. Wij wilden daarom ‘boven op’ onze

operationele systemen één generiek systeem voor de

aanmaak en presentatie van managementinformatie.

Op dat moment was dat een vrij revolutionaire visie.”

De aanpak

Smit en zijn collega’s kenden de mogelijkheden van

IBM Cognos Business Intelligence al. “Bij de gemeente


154 IBM Software

“Iedereen binnen de

gemeente verkrijgt

nu informatie

op basis van een

identieke rapportageomgeving.”

— Hans Smit,

Hoofd Financieel Beheer,

Gemeente Alkmaar

Maastricht werden daar goede resultaten mee behaald.

Hun praktijkervaringen deden ons besluiten tot een

proef.” De eerste IBM Cognos-rapporten in Alkmaar

putten uit het toenmalige financiële operationele

systeem Fin+. Peter Broersen, als informatieadviseur

vanaf de eerste dag betrokken bij de implementatie van

de IBM Cognos-oplossing: “Het was voor onze mensen

vooral wennen aan het feit dat hun overzichten niet

langer rechtstreeks uit Fin+ kwamen. Dat aspect

verdween echter snel naar de achtergrond, naarmate

we de rapportenportfolio van elke gebruiker steeds

meer toespitsten op diens eigen specifieke informatie-

behoeften. In dat traject hebben we samengewerkt met

IMPACT, een partner van IBM Cognos Software met

veel ervaring in het inrichten van de eindgebruikerszijde

van Business Intelligence-toepassingen. De werking van

IBM Cognos BI is voor eindgebruikers heel vanzelfsprekend

en intuïtief. Daarom konden wij ons concentreren

op de technische implementatie en op het aanmoedigen

van managers en bestuurders om de voor hen interessante

functies zo veel mogelijk te benutten. Ondertussen

introduceerden we IBM Cognos-rapportage bij het

volgende functiegebied, personeelsbeheer. Daar zijn de

managementinformatievoorzieningen gekoppeld aan

PIMS4ALL van Centric.”

De resultaten

Anno 2003 is de IBM Cognos-omgeving uitgegroeid

tot dé rapportagestandaard voor ruim 150 gebruikers


Overheid 155

binnen de gemeente Alkmaar. Managementinformatie

is er nu ook over onder meer Sociale Zaken, Openbare

Verlichting, Belastingen en Burgerzaken. De verschillende

rapportportfolio’s zijn inmiddels met het IBM

Cognos BI-portaal in een webformaat gezet. Daardoor

is ook het beheer eenvoudiger geworden. “Verzoeken

om veranderingen in een portfolio kunnen we vrijwel

direct honoreren”, zegt Smit. “We zijn onderweg naar

een situatie, waarbij de hoogste managementlagen een

geconsolideerde ‘cockpit’ hebben. Daarmee kunnen zij

de performance van het gehele gemeenteapparaat

volgen aan de hand van kengetallen. De verantwoordelijke

budgetbeheerder kan van daaruit dan zelf verder

zoeken naar details. Bijvoorbeeld over de aanschaf van

straatverlichting, over de onderhoudskosten van de

gemeentelijke begraafplaatsen, over de werkdruk aan de

balie Burgerzaken of over de inning van de onroerendgoedbelasting.

Zo’n opzet sluit goed aan bij de evoluerende

eisen ten aanzien van prestatieverantwoording in

het kader van de dualisering.” Hij vervolgt: “Bij de

vervanging in 2002 van ons oude financiële systeem

door dat van Decade konden we direct verder met alle

vertrouwde IBM Cognos-overzichten. De informatie uit

het oude financiële systeem blijft nog beschikbaar met

het oog op de continuïteit in de verslaglegging. Maar

iedereen binnen de gemeente verkrijgt nu inzichten op

basis van een identieke rapportageomgeving en er zijn

geen overbodige rapporten meer. Zo kan men snel en

efficiënt samenwerken aan jaarrekeningen en bestuurlijke

rapportage. Welke aanscherpingen van de rapportageeisen

er ook nog op ons af komen, bijvoorbeeld bij de

nieuwe gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften in

2004; wij zijn er klaar voor.”

More magazines by this user
Similar magazines