Brochure CORSA Awb_Gemeente Schiedam.indd

CASE-STUDY
CORSA/Awb ondersteunt gemeente Schiedam bij afhandeling bezwaar
TRANSPARANTIE EN PROCESBEWAKING GAAN
HAND IN HAND
In oktober 2009 realiseert de gemeente Schiedam een koppeling tussen de vakapplicatie voor bezwaar
Octopus Awb en de document managementomgeving CORSA. Het resultaat is toegenomen effi ciency
voor het team Juridische Zaken en een forse vermindering van de werkdruk bij het team DIV. Maar de
grootste winst: voortaan heeft iedere – geautoriseerde – medewerker inzage in de status en voortgang
van bezwaarprocedures. Effi ciencyverbetering, transparantie en procesbewaking gaan hand in hand.
Als één van de ongeveer 75.000 inwoners van Schiedam
bezwaar aantekent in het kader van de Algemene wet
bestuursrecht (Awb) en de bezwaarschriftencommissie is
bevoegd, wordt dit bezwaar in behandeling genomen door
Juridische Zaken. Gemiddeld behandelt Juridische Zaken zo’n
600 bezwaarschriften per jaar. Het onderdeel van het team
Juridische Zaken dat zich bezighoudt met bezwaarschriften
telt vijf medewerkers, waarvan twee voor de administratie
en drie secretarissen die de zaken inhoudelijk bewaken. Na
behandeling van een zaak werden tot een aantal jaar geleden de
papieren dossiers naar DIV gestuurd om te worden opgeslagen.
Organisatiebreed Géraldine van der Geest, secretaris
bezwaarschriftencommissie, vertelt: ‘Bij Juridische Zaken
gebruiken wij al langere tijd de vakapplicatie Octopus Awb
van Iv-Software. Tijdens de gebruikersdagen van Iv-Software
Géraldine Géraldine van van der der Geest Geest & & Ismonda Ismonda Dudok-Roodsant
Dudok-Roodsant

2 case-study
hoorden wij van de mogelijkheid van een koppeling van Octopus
Awb met CORSA. Omdat wij als gemeente al organisatiebreed
met CORSA werkten, was dat voor ons interessant.’
In een vroeg stadium werd Ismonda Dudok-Roodsant,
beleidsmedewerker DIV, bij het project betrokken. Zij vult aan:
‘Aan het realiseren van een koppeling tussen Octopus Awb en
CORSA is een lang voorbereidingstraject vooraf gegaan. In eerste
instantie was er onduidelijkheid binnen onze eigen organisatie
met betrekking tot het besluitvormingstraject. Maar ook aan de
zijde van de beide ontwikkelaars, BCT en Iv-Software, heerste
aanvankelijk een zekere besluiteloosheid. Enerzijds was er
sprake van het volledig overhevelen van de functionaliteit van
Octopus Awb naar CORSA; anderzijds werd gesproken over een
koppeling tussen beide systemen. Uiteindelijk is gekozen voor
de koppeling van beide systemen onder de noemer CORSA/
Awb. Wat ons betreft, is dat een uitstekende keuze gebleken. Op
deze manier combineren wij het beste van twee werelden: de
procesgerichte functionaliteit van Octopus Awb met de fl exibiliteit
en veelzijdigheid van CORSA.’
Specifi ek ontmoet generiek Doel van de functionele samenwerking
tussen Octopus Awb en CORSA is het bewerkstelligen van
een betere beheersing van de werkprocessen rondom de Awb.
Tegelijkertijd wordt gestreefd naar het verminderen van de
werkdruk bij DIV. Dudok-Roodsant: ‘De koppeling tussen Octopus
Awb en CORSA werkt in de praktijk als volgt: een medewerker
DIV registreert een ontvangen bezwaarschrift als posstuk in
CORSA. Door de koppeling kan de administratie van Juridische
Zaken het bezwaarschrift overhalen naar Octopus, stuurt een
ontvangstbevestiging en start een zaak. Onder water wordt een
zaakdossier in CORSA aangemaakt, waarbij het dossiernummer
correspondeert met het zaaknummer in Octopus. Vervolgens gaan
alle documenten die tijdens deze zaak in Octopus aangemaakt
worden, onder water terug naar CORSA. Zo vindt tijdens de
behandeling van de zaak tegelijkertijd de opbouw van het dossier
plaats.’ Ze maakt hierbij een kleine kanttekening. ‘Spijtig is dat
we in Schiedam nog niet de beschikking hebben over een digitale
handtekening. Alle documenten worden digitaal weggeschreven,
maar ten behoeve van het dossier is het nog steeds noodzakelijk
om van sommige stukken een papieren exemplaar met een ‘natte’
handtekening in te scannen. Overigens zijn we ons wel aan het
bezinnen op invoering van de digitale handtekening.’
DSP De gemeente Schiedam maakt gebruik van een Documentair
StructuurPlan (DSP), waarin is vastgelegd op welke manier alle
informatie- en archiefbestanden zijn ingedeeld en gerangschikt
en de wijze waarop de toegankelijkheid ervan is georganiseerd.
Dudok-Roodsant licht toe: ‘Het DSP voorziet in een codering met
een standaardinhoudomschrijving voor ieder type document.
Deze codering wordt in CORSA toegepast bij de registratie van
documenten. Op ons verzoek heeft Iv-Software deze codering
tevens verwerkt in Octopus Awb. Hierdoor krijgen de documenten
uit Octopus o.a. een inhoudsomschrijving mee in CORSA. Je
kunt in een oogopslag zien welke documenten er in het dossier
zitten. Zonder DSP bleven het lege postregistraties met alleen
een document eraan. De inzet van het DSP, zowel binnen CORSA
als in de Octopus omgeving, maakt alles zeer inzichtelijk.’
Schiedam is de eerste gemeente die op deze manier – in een
combinatie met een DSP, Octopus Awb en CORSA - werkt. ‘In
feite hebben we in CORSA slechts twee registratieschermen voor
documenten en één voor dossiers ingericht. In Octopus was wel
iets meer inrichting nodig, maar dat was eigenlijk alles wat nodig
was om deze koppeling te realiseren. Dat lijkt niet veel, maar het
vergt veel denkwerk om het zo simpel te kunnen houden. Als
er nu een bezwaarschrift binnenkomt, hoeft de DIV-medewerker
geen speciale handelingen te verrichten. Het is – net als bij de
reguliere registratie van een document - een kwestie van in het
DSP het documenttype ‘bezwaarschrift’ kiezen en automatisch
wordt het juiste venster geopend. Alleen bij de eerste beoordeling
van het document, of het een zienswijze of een bezwaarschrift
betreft, kan het eventueel fout gaan, maar dat wordt later in het
proces vanzelf duidelijk. Voor de rest gaat alles automatisch’,
aldus Dudok-Roodsant.
Vertrouwelijkheden Tegelijk met de registratie van een
bezwaarschrift wordt binnen CORSA een vertrouwelijkheid
vastgelegd. Hiermee wordt bepaald welke afdelingen of personen
toegang hebben tot het dossier. Ieder nieuw aangemaakt document
in dezelfde zaak krijgt automatisch deze vertrouwelijkheid.
In oktober 2009 was de koppeling in Schiedam een feit.
Dudok-Roodsant en Van der Geest kijken met genoegen terug
op het project. Van der Geest: ‘Deze implementatie heeft met
name voor het team DIV grote gevolgen gehad: alle uitgaande
documenten worden automatisch geregistreerd en het dossier

wordt opgebouwd gaande het proces waardoor de werkdruk voor
DIV is verminderd. Maar ook voor Juridische Zaken zijn er veel
voordelen, naast het feit dat we door de koppeling effi ciënter
kunnen werken. Bijvoorbeeld het feit dat wij geen kopietjes meer
hoeven maken voor de vakafdelingen. Zij kunnen op hun eigen
werkplek CORSA raadplegen. Daarin kan iedere medewerker, mits
geautoriseerd, zelf opzoeken in welke fase een zaak zich bevindt
en welke correspondentie heeft plaatsgevonden. Opmerkelijk is
ook dat onze administratie steeds meer op CORSA vertrouwt.
Papieren dossiers worden zelfs niet meer uit de kast gepakt; alles
wordt nagezocht via CORSA.’
Niet-zaakgerelateerd Toch heeft Dudok-Roodsant nog een laatste
punt op haar verlanglijst. ‘De niet-zaakgerelateerde documenten,
zoals de uitnodiging voor de hoorzitting aan de commissieleden
of het vergaderschema. Dit zijn documenten die vanuit Octopus
Awb gegenereerd worden. Maar waar laat je ze in CORSA? We
hebben deze vraag neergelegd bij Christian Berkhout van Iv-
Software die de implementatie technisch heeft begeleid. Gezien
zijn geweldige ondersteuning in het verleden verwachten we op
korte termijn een adequaat antwoord.’
Na het succes van de integratie tussen CORSA en Octopus
Awb is Dudok-Roodsant op zoek naar andere mogelijkheden:
‘Van Iv-Software gebruiken we ook de module Vergunningen
en Handhaving voor de afdeling Veiligheid. Binnenkort gaan
we onderzoeken of ook met deze applicatie een koppeling
gerealiseerd kan worden.’
Teamwerk Ismonda Dudok-Roodsant en Géraldine van der Geest
kijken terug op een goede samenwerking gedurende de afgelopen
twee jaar. ‘Niet alleen heeft de koppeling van deze twee systemen
onze organisatie veel voordeel gebracht, ook op het persoonlijke
vlak was sprake van goed teamwerk. En heel belangrijk: de lijnen
zijn kort.’ Lachend besluit Van der Geest: ‘Juridische Zaken werkt
dagelijks met Octopus Awb, maar verdere toekomstwensen zijn er
nu niet; eigenlijk willen wij gewoon bezwaarschriften behandelen.
Door de integratie van onze vakapplicatie met CORSA is ook de
rest van de organisatie op de hoogte van waar wij mee bezig zijn.
Met dank aan de visie en de gestructureerde aanpak van onze
beleidsmedewerker DIV!’
CORSA/AWB
3
In CORSA/Awb is de bewezen functionaliteit
van Octopus Awb geïntegreerd in de
betrouwbare en veelzijdige document
management omgeving van CORSA.
CORSA/Awb is hiermee een unieke en
op maat gesneden geautomatiseerde
oplossing die de vakafdeling Juridische
Zaken ondersteunt bij de behandeling van
bezwaar- en beroepschriften in het kader
van de Awb.
Oude stadhuis Schiedam

4 case-study
Postbus 300 - 6430 AH Hoensbroek
Heiberg 40 - 6436 CL Amstenrade
T. +31 (0)46-442 45 45
F. +31 (0)46-442 47 30
info@bct.nl www.bct.nl