CLUSTER 1 WERKOMGEVING EN PROFIEL VAN DE OFFICE ...

Inhoud
Cluster 1 Werkomgeving en profiel
van de offiCe assistant 9
Hoofdstuk 1 kennismaking met de instelling of onderneming 11
1 Situering van een instelling of onderneming 12
1.1 Situering volgens activiteit 12
1.1.1 Verschillende sectoren 12
1.1.2 Distributie 13
1.1.3 De distributiekanalen 14
1.2 Situering volgens juridische vorm 22
1.3 Situering volgens bedrijfsgrootte 27
2 Organisatiestructuren en afdelingen van een onderneming 36
2.1 Organisatiestructuren 36
2.1.1 Wat is een organogram? 36
2.1.2 Soorten organisatiestructuren 36
2.2 Afdelingen binnen een onderneming 48
2.2.1 Algemene directie 48
2.2.2 Receptie 49
2.2.3 Aankoop 49
2.2.4 Verkoop 50
2.2.5 Marketing 51
2.2.6 Magazijn 53
2.2.7 Boekhouding 54
2.2.8 Communicatie en PR 55
2.2.9 Research & Development (Onderzoek & Ontwikkeling) 58
2.2.10 Onderhoud / Helpdesk / Dienst na verkoop 58
2.3 Personeelsgegevens beheren 59
3 Bedrijfscultuur 81
3.1 Bedrijfsidentiteit 81
3.2 Bedrijfsimago 82
3.3 Bedrijfscultuur 85
4 Huisstijl 96
4.1 Wat is een huisstijl? 96
4.2 Een huisstijl ontwikkelen 98
Hoofdstuk 2 de kantooromgeving: inriCHting,
uitrusting en Welzijn 115
1 Kantoorruimte 116
1.1 Cellenkantoor 116
1.2 Landschapskantoor 117
Inhoud
// 3
Gevraagd: junior assistant

Inhoud
1.3 Combinatiekantoor 118
1.4 Mobile office en telewerken 119
2 Kantoorinrichting 126
2.1 Ergonomie en antropometrie 126
2.2 Kantooromgeving 127
3 Kantoormeubilair 132
3.1 Bureautafel 132
3.2 Bureaustoel 137
3.3 Bureaukast 139
3.4 Vergadertafel 143
3.5 Kantoorstoel 144
4 Kantoorapparatuur 146
4.1 Kantoorapparaten 146
4.2 Kantoorapparaten voor communicatie 148
4.3 Computerapparatuur 152
4.4 Kantoorbenodigdheden 157
5 Ergonomisch werken 160
5.1 Ergonomie op de werkvloer 160
5.2 RSI 168
6 Milieubewust werken 172
6.1 Papier besparen 172
6.2 Milieuvriendelijk kantoormateriaal 174
6.2.1 Kantoorapparaten 174
6.2.2 Andere kantoorartikelen 175
Hoofdstuk 3 de offiCe assistant m/v 181
// 4
Gevraagd: junior assistant
1 Functies en plaats in het organogram 182
1.1 De verschillende functies 182
1.2 Het organogram 183
2 Het profiel en de belangrijkste taken 186
2.1 De taken 186
2.2 Het profiel 187

Cluster 2 ontHaal van bezoekers
en nieuWe medeWerkers 197
1 De onthaalbediende 198
1.1 Front office 198
1.2 Vaardigheden en attitudes 199
1.3 Taken van de onthaalbediende 202
2 Bezoekers en nieuwe medewerkers onthalen 207
2.1 Een goede eerste indruk maken 207
2.2 Bezoekers registreren 209
2.3 Nieuwe werknemers verwelkomen 215
2.3.1 Wetgeving 215
2.3.2 Onthaaldocumenten 216
3 Het telefoonverkeer verzorgen 224
3.1 De juiste telefoonvaardigheden 225
3.2 Telefoonnummers vormen en opzoeken 231
3.3 Inkomend telefoonverkeer behandelen 234
3.4 Uitgaand telefoonverkeer verzorgen 238
4 De agenda beheren 247
4.1 De elektronische agenda beheren 248
4.1.1 Een afspraak inpassen 250
4.1.2 Een afspraak wijzigen 252
4.1.3 Een afspraak annuleren / verwijderen 254
4.2 Een agenda delen 254
4.3 Gegevens delen via het intranet 256
Inhoud
// 5
Gevraagd: junior assistant

Inhoud
Cluster 3 Correspondentie en postbeHandeling 261
// 6
Gevraagd: junior assistant
1 Post verzenden 262
1.1 Een brief versturen 262
1.1.1 De Post / bpost
Genormaliseerd versus niet-genormaliseerd 262
1.1.2 Frankeren 263
1.1.3 Nationaal versus internationaal 266
1.1.4 Verkooppunten 267
1.2 Een aangetekende brief versturen 271
1.2.1 Een aangetekende zending 271
1.2.2 Een aangetekende zending met de optie ‘Bericht van ontvangst’ 272
1.2.3 Een aangetekende zending met de optie ‘Zending met aangegeven waarde’ 272
1.2.4 Een aangetekende zending opvolgen 273
1.3 Pakketten en expreszendingen versturen 273
1.4 Commerciële zendingen 274
1.4.1 Commerciële zendingen versturen 274
1.4.2 Commerciële zendingen beantwoorden 275
1.5 Afhaling en frankering door bpost 277
1.6 Op de post doen 278
De rode brievenbussen 278
1.7 Elektronische post verzenden 278
1.7.1 E-mail verzenden 279
1.7.2 Bestanden beveiligen 280
1.7.3 Bestanden omzetten naar pdf-formaat 280
1.7.4 Bestanden comprimeren, decomprimeren en zelfextraherend maken 281
2 Post ontvangen 284
2.1 Een brief ontvangen 284
Een postbus huren 285
2.2 Een aangetekende zending ontvangen 286
2.3 Post ontvangen tijdens een afwezigheid of bij een verhuizing 287
2.3.1 Postliggend 287
2.3.2 Mutapost 287
2.4 Een postregistratiesysteem aanmaken 287
2.5 Elektronische post ontvangen 290
2.5.1 Een e-mail met aangehecht bestand openen en gepast antwoorden 290
2.5.2 Een e-mail doorsturen naar een andere locatie 291
3 E-oplossingen van bpost 298
3.1 Digital Delivery: inkomende post gedigitaliseerd en verdeeld 298
3.2 Click & Post: drukken en verzenden van papieren briefwisseling via internet 298
3.3 ExBo: document Management en Printing Service 299
3.4 Certipost: specialist in beveiligde elektronische uitwisseling 299
3.5 Speos: beheer van financiële en administratieve documenten 300