De adviesraad sport van de toekomst - ISB-Kennisbank

isb.colo.ba.be

De adviesraad sport van de toekomst - ISB-Kennisbank

De adviesraad sport

van de toekomst


2

Inhoudstafel

[REGELGEVING]

Volgens welk decreet moet de sportraad samengesteld worden? .......................................................................................... 5

Zijn er naast de sportspecifi eke regelgeving nog andere decreten die van belang zijn voor de samenstelling

en werking van adviesraden? .......................................................................................................................................................................... 5

Wat verandert er voor de adviesraad sport met het nieuwe decreet lokaal sportbeleid? ....................................... 6

Welk proces moet er doorlopen worden om de adviesraad sport (opnieuw) samen te stellen? ....................... 8

Is de sportraad het enige mogelijke inspraakinstrument ? ............................................................................................................ 9

[WERKING]

We willen een frisse wind door de sportraad laten gaan, maar hoe beginnen we hier aan? ................................ 10

We willen met de sportraad de overstap van een ‘klassieke’ naar een ‘hedendaagse werking’ maken.

Wat is de beste organisatievorm? ............................................................................................................................................................ 14

Er zijn samenwerkingsverbanden met de adviesraden van andere beleidsdomeinen.

Hoe kan dat vorm gegeven worden? Wat zijn mogelijke meerwaarden, wat zijn mogelijke gevaren? ............. 16

We krijgen maar weinig mensen warm om in de sportraad te zetelen. Hoe kunnen we meer mensen zo ver

krijgen dat ze bij de sportraad willen horen en hen blijvend motiveren? .......................................................................... 18

[SAMENSTELLING]

De schepen bevoegd voor sport en een medewerker van de sportdienst wonen de vergaderingen van de

sportraad bij als waarnemer. Wat is hun rol? ..................................................................................................................................... 21

Is de sportraad in mijn gemeente of stad representatief? Nu en in de toekomst? ...................................................... 22

Colofon

Uitgever

Vlaams Instituut voor Sportbeheer en Recreatiebeleid vzw (ISB)

August De Boeckstraat 1 bus 3 - 9100 Sint-Niklaas

03/780.91.00 - secretariaat@isbvzw.be - www.isbvzw.be

Gerealiseerd met de steun van de Vlaamse overheid.

Werkten mee aan deze uitgave

Marjolein van Poppel - hoofdredactie (stafmedewerker ISB)

David Nassen (directeur ISB)

Dank aan François Bruyndonckx (sportraad provincie Antwerpen, sportraad Rumst), Ronny Cos (Duffel),

Christophe Cools (Mechelen), Frank Malisse (Harelbeke), Marleen Platteau (Ternat), Jurgen Potemans (Geel),

Geertrui Schiltz (Bloso), Peter Van Baelen (Overpelt), Roel Van Caenegem (ISB), Pierre Van Thillo (sportraad

Antwerpen), Marc Vlogaert (Bornem), Stijn Werbrouck (Izegem) voor hun inbreng.


De adviesraad sport van de toekomst

De sportraad van de toekomst is er een met een dynamische visie en betrokkenheid

bij het lokaal sportbeleid. Nu de adviesraden bij de aanvang

van de nieuwe lokale legislatuur opnieuw worden samengesteld, wil men

in heel wat steden en gemeenten werk maken van een dynamische

sportraad. Een sportraad met een goed evenwicht tussen nieuwbakken

en doorwinterde sportraadleden, een sportraad die serieus genomen

wordt door het bestuur, een sportraad die met de achterban afgetoetste

en inhoudelijk goede adviezen geeft, een sportraad die… Het wensenlijstje

is lang… De vraag die daarbij rijst is: hoe pakken we dit aan?

In deze uitgave geven we een aantal ingrediënten mee, maar het recept

zelf is in handen van de kookploeg. De ene sportraad heeft meer nood

aan een nieuwe structuur, de andere is meer gebaat bij nieuwe mensen,

enzovoort. In het ene geval is een resolute verandering de beste optie, in

het andere geval zal een aantal kleine opeenvolgende veranderingen het

gewenste resultaat geven. Sommigen zullen met de vernieuwde sportraad

veranderingsgezind aan de slag willen gaan, anderen bereiden dit

liever voor met de bestaande groep. Het blijft hoe dan ook een uniek

lokaal verhaal dat afhankelijk is van de som van tal van factoren, maar dat

wel voor iedereen herkenbare deelaspecten bevat. Daarom staan er in

deze bundel ook ervaringen uit de praktijk.

Veel succes met het proces om een sportraad van de toekomst te

worden!

Het Handboek Sportraden waar op verschillende plaatsen

naar verwezen wordt, is digitaal beschikbaar in de ISB-Kennisbank:

www.isbkennisbank.be.

3


4

Mechelen

Vroeg begonnen is

half half gewonnen. gewonnen.

In Mechelen kwam men tot de vaststelling dat de sportraad een log orgaan geworden

was waarvan de input eerder beperkt was. Het was jammer dat er niet

meer dynamiek in de sportraad zat en dat er niet breder over het sportbeleid werd

nagedacht. Tijd voor actie, zo dacht men in Mechelen.

Tijdslijn

Midden 2011 werden de eerste ballonnetjes opgelaten om te evolueren naar een sportraad met een kleiner bestuur en

meer thematische commissies. Het bestaande bestuur bestond uit 25 personen en het voorbereidend werk dat de commissies

deden werd deels over gedaan door het bestuur van de sportraad.

Een commissie ‘hervorming sportraad’ startte in september 2011 met het herdenken van de statuten. De deadline was

maart 2012, want dan was het de algemene vergadering. En om in 2013 met de vernieuwde werking van de sportraad te

kunnen starten, moesten de nieuwe statuten dan goedgekeurd worden. Na de goedkeuring van de statuten werd er in het

najaar van 2012 een soort draaiboek uitgewerkt om zo de vernieuwingen ook echt in de praktijk te brengen.

Samenstelling

De nieuwe raad van bestuur bestaat uit maximum 16 leden.

Voor de samenstelling wordt er een specifi eke indeling gehanteerd:

- max. 5 afgevaardigden van alle competitieve verenigingen (de afgevaardigden moeten verschillende sporttakken vertegenwoordigen);

- max. 5 afgevaardigden van alle recreatieve verenigingen (de afgevaardigden moeten verschillende sporttakken vertegenwoordigen);

- max. 3 sportorganisaties en instellingen;

- max. 3 deskundigen sport.

Binnen de werking van de raad van bestuur kunnen commissies opgericht worden waarin specifi eke onderwerpen aan bod

komen. In die commissies, die minimaal 3 leden telt en voorgezeten wordt door iemand van het bestuur kunnen -omwille

van hun expertise- ook externe personen zetelen.

Het woord ‘maximum’ staat hier bewust. Enerzijds wordt op die manier het aantal leden beperkt, anderzijds moeten

de beschikbare plaatsen niet kost wat kost ingevuld worden en zijn er tussentijdse oproepen mogelijk.

De bepaling dat de afgevaardigden van de verenigingen uit een andere sporttak moeten komen, is er bewust zo in

geformuleerd om oververtegenwoordiging van één sporttak te voorkomen en een evenwicht te behouden.

Sportorganisaties en instellingen zetelen als ‘organisatie’ in de sportraad, dus niet als persoon. Dit betekent dat als

degene die voor een sportorganisatie in de sportraad zit er niet meer werkt, die organisatie zonder probleem een

andere medewerker kan afvaardigen.

Keuzes

- De leden van de raad van bestuur worden voortaan voor een periode van drie jaar verkozen (voorheen was dit 6 jaar).

Zo wil men zorgen voor de nodige dynamiek en andere geïnteresseerden een kans geven.

- De bepalingen in de statuten zijn beperkt tot het strikt noodzakelijke. De rest wordt geregeld in het huishoudelijk

reglement.


[REGELGEVING]

Volgens welk decreet moet de sportraad samengesteld worden?

Artikel 15, het artikel met de bepalingen over de sportraad, van het nieuwe decreet Lokaal Sportbeleid treedt, behalve voor

de VGC, in werking op 1/1/2013. De sportraad kan in 2013 dus al volgens het nieuwe decreet Lokaal Sportbeleid samengesteld

worden. Een nieuwe sportraad die samengesteld is zoals bepaald in het vorige decreet Sport voor Allen voldoet echter

nog steeds. De bepalingen hieromtrent in het decreet Sport voor Allen zijn immers niet in strijd met de nieuwe bepaling in

het decreet Lokaal Sportbeleid.

Wat de timing betreft speelt ook de lokale situatie een rol. Het decreet Lokaal Sportbeleid legt niet meer op dat de sportraad

uiterlijk zes maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad opnieuw wordt samengesteld en erkend. Maar als

deze (of een andere) termijn wel in de statuten vermeld staat, moet dit natuurlijk gerespecteerd worden.

Art. 38. Dit decreet treedt in werking op 1 januari 2014 met uitzondering van:


2° artikel 15 1 , 19, 37, die in werking treden op 1 januari 2013;


In afwijking van het eerste lid, treedt voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie:

1° artikel 15 in werking op 1 januari 2015;


[REGELGEVING]

Zijn er naast de sportspecifi eke regelgeving nog andere decreten die van

belang zijn voor de samenstelling en werking van adviesraden?

Ja, ook in andere regelgeving staan er bepalingen over de werking en samenstelling van adviesraden. Deze blijven geldig.

Cultuurpact

(art. 6, art. 7)

Gemeentedecreet

(art. 199, art. 200 § 2,

art. 200 § 3, art. 200 § 4)

1 Nvdr: artikel 15 handelt over de sportraad

- Vertegenwoordiging van het werkveld of de representatieve verenigingen.

- Betrokkenheid en inspraak van de burgers of de doelgroepen bij de beleidsvoorbereiding,

bij de uitwerking van dienstverlening en bij de evaluatie ervan.

- Ten hoogste twee derde van de leden is van hetzelfde geslacht.

- Voorzien van de nodige middelen voor de vervulling van de adviesopdracht.

- Gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen

kunnen geen stemgerechtigd lid zijn.

5


6

[REGELGEVING]

Wat verandert er voor de adviesraad sport met het nieuwe decreet

lokaal sportbeleid?

Decreet Lokaal Sportbeleid (2012)

Art. 15 § 1

Het gemeentebestuur en de Vlaamse Gemeenschapscommissie beschikken over een sportraad die op eigen initiatief of

op verzoek, autonoom advies geeft aan de overheid, over alle aangelegenheden die de sportraad belangrijk acht in het

kader van het sportbeleid.

De schepen of het collegelid, bevoegd voor sport, kan als waarnemer de vergaderingen bijwonen.

Het lidmaatschap van de sportraad kan niet als voorwaarde voor subsidiëring worden gesteld.

Art. 15 § 2

Het gemeentebestuur moet aantonen dat ze de sportraad heeft betrokken bij de opmaak van de strategische meerjarenplanning

met betrekking tot het beleidsveld sport en dat het om advies heeft gevraagd over de strategische meerjarenplanning

met betrekking tot het beleidsveld sport. De sportraad bespreekt ook jaarlijks de door de gemeente

opgemaakte jaarrekening met betrekking tot het beleidsveld sport. (…)

Art. 15 § 2

Het bestuur motiveert bij het nemen van beslissingen eventuele afwijkingen op de uitgebrachte adviezen aan de

sportraad.


Vergelijking met het Decreet Sport voor Allen-beleid (2007)

Waar de sportraad volgens het decreet Sport voor Allen-beleid een afzonderlijke autonome sportraad moest zijn (art. 28),

is nu bepaald dat de sportraad autonoom advies moet kunnen uitbrengen.

Net zoals in het vorige decreet kan de sportraad op eigen initiatief of op verzoek advies geven over alle aangelegenheden

die ze in het kader van het sportbeleid belangrijk acht.

Ten opzichte van het vorige decreet bevat het decreet Lokaal Sportbeleid minder bepalingen over de samenstelling van de

sportraad. In het decreet Sport voor Allen-beleid werd er gesteld dat de sportraad representatief moet zijn voor alle vormen

van sportbeoefening. Het bestuur betrekt in de sportraad de actoren die de Nederlandstalige sport bevorderen. Van de sportraad

zijn lid: 1° de afgevaardigden van alle Nederlandstalige sportinitiatieven o.a. sportverenigingen, sportprojecten, instellingen, scholen

en organisatie, zowel private als publieke die sportieve activiteiten ontplooien op het van toepassing zijnde grondgebied; 2°

deskundigen inzake sport. Het verdwijnen van deze bepalingen betekent echter niet dat representativiteit niet meer van tel

is. Integendeel via het Gemeentedecreet (art. 200) wordt gesteld dat de gemeenteraad de nadere voorwaarden vaststelt

voor de representativiteit. Ook in het Cultuurpact wordt vermeld dat elke overheid alle erkende representatieve verenigingen

en alle ideologische en fi losofi sche strekkingen moet betrekken bij de voorbereiding en de uitvoering van het

cultuurbeleid (nvdr: in het Cultuurpact valt sport onder cultuur).

Net als in het voorgaande decreet mag het lidmaatschap van de sportraad niet als voorwaarde voor subsidiering

worden gesteld en kan de schepen/collegelid bevoegd voor sport de vergaderingen als waarnemer bijwonen. In

het decreet van 2007 stond er ook nog vermeld dat ‘politieke mandatarissen van het eigen bestuur geen deel uit kunnen

maken van de sportraad’. Dit is in het decreet van 2012 weggevallen, maar wordt ondervangen door het Gemeentedecreet

dat stelt dat ‘gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen geen stemgerechtigd lid

kunnen zijn’.

Aangezien de opmaak van een sportbeleidsplan geen basisvoorwaarde voor subsidiëring meer is, maar het sportbeleid mee

opgenomen wordt in de gemeentelijke meerjarenplanning is de rol van de sportraad hier wat gewijzigd.

Het sportbeleidsplan moest op basis van een interactieve bestuursstijl tot stand komen, uitgevoerd en geëvalueerd worden.

Het sportbeleidsplan zelf moest informatie bevatten over de wijze waarop de sportraad werd betrokken. Verder moest het

sportbeleidsplan na 3 jaar en na 6 jaar in overleg met de sportraad geëvalueerd worden. Ook het jaarlijks verslag over de

uitvoering van het sportbeleidsplan moest vergezeld zijn van een advies van de sportraad.

Ook met het nieuwe decreet zal de sportraad tijdens het beleidsproces betrokken en geconsulteerd worden. Het gemeentebestuur

moet immers kunnen aantonen dat ze de sportraad heeft betrokken bij de opmaak van de strategische

meerjarenplanning met betrekking tot het beleidsveld sport en dat ze hieromtrent advies heeft gevraagd. De bespreking

van de jaarrekening met betrekking tot het beleidsveld sport behoort ook tot de taken van de sportraad.

Net als in het vorige decreet moet het bestuur van het advies afwijkende beslissingen motiveren.

Aangezien de mogelijkheid tot het indienen van een ‘verenigingssportbeleidsplan’ door de sportraad of een structuur met

een representatieve vertegenwoordiging van de bestaande sportverenigingen vervalt, zijn er hieromtrent geen bepalingen

voor de sportraad opgenomen.

In het voorgaande decreet moest het gemeentebestuur de sportraad om advies vragen wanneer ze een sportgekwalifi -

ceerde ambtenaar op basis van elders verworden competenties binnen het sportbeleid wilden aannemen.

Aangezien er in het decreet Lokaal Sportbeleid geen bepalingen omtrent personeel meer vervat zitten, vervalt de adviesrol

van de sportraad hier.

In het decreet Lokaal Sportbeleid is de klachtenprocedure niet meer opgenomen. Het Gemeentedecreet bevat echter wel

artikels omtrent een systeem van klachtenbehandeling.

7


8

[REGELGEVING]

Welk proces moet er doorlopen worden om de adviesraad sport

(opnieuw) samen te stellen?

Termijn

Het decreet Lokaal Sportbeleid legt geen termijn op waarbinnen de sportraad samengesteld en erkend moet zijn. De termijn

die in de bestaande -door de gemeenteraad erkende- statuten vermeld wordt, moet evenwel gerespecteerd worden.

Verder getuigt het van goed bestuur om de nieuwe sportraad tijdig samen te stellen en te erkennen zodat de adviserende

functie opgenomen kan worden. De samenstelling gebeurt best ook in overleg met de nieuwe beleidsploeg zodat zij uitvoering

kunnen geven aan Art. 200 - §1 van het Gemeentedecreet. 2 Zo kan in de statuten bijvoorbeeld worden opgenomen dat

de adviesraad hersamengesteld wordt tussen de 3 e en de 6 e maand na de installatie van de nieuwe gemeenteraad.

Procedure 3

Vanuit de vaststelling dat slechts enkele gemeenten niet over een sportraad beschikken volgt hieronder een stappenplan

voor de wedersamenstelling van een bestaande sportraad. Dit moment kan aangegrepen worden om de sportraad een

nieuwe dynamiek te geven. Maar je kan er ook voor kiezen om hier met de nieuwe sportraad mee aan de slag te gaan.

1. Voorbereiding

- Wat is het doel van de adviesraad sport? Wat is de visie op een adviesraad sport voor de gemeente/stad?

- Hoe ziet een representatief samengestelde sportraad er uit?

- Hoe nieuwe leden werven?

- Hoe ziet de ideale structuur (organogram) van de sportraad er uit: aantal leden, afdelingen/clusters, afvaardiging, ...?

Is de veel gebruikte vzw-structuur de beste?

- Moeten de statuten en het huishoudelijk reglement nu bijgewerkt worden of gebeurt dat met de nieuwe ploeg?

2. Oproep aan de bevolking voor kandidaatstelling

- Maak een duidelijke oproep (waar zit de win-win, wat zijn de (wederzijdse) verwachtingen, …).

- Verspreid de oproep voldoende ruim. Schuw de nieuwe communicatiekanalen niet. Spreek geschikte kandidaten eventueel

rechtstreeks aan.

3. Uitnodiging stichtingsvergadering

- Met indien van toepassing: als bijlage ontwerp van statuten en huishoudelijk reglement, formulier voor kandidaatstelling,

voorstel organogram

4. Stichtingsvergadering

- Samenstelling algemene vergadering

- Goedkeuring statuten

- Goedkeuring huishoudelijk reglement

- Indien van toepassing: verkiezing voorzitter afdelingen/clusters/… in functie van afvaardiging in de raad van bestuur

5. Aanvraag erkenning aan het gemeentebestuur

- Brief van het bestuur van de sportraad voor de aanvraag erkenning als adviesorgaan met bijhorend de aanvraag tot

goedkeuring van de statuten en eventueel huishoudelijk reglement.

6. Erkenningsaanvraag wordt besproken en goedgekeurd door de gemeenteraad.

(Bron: Bloso & ISB (2007), Handboek sportraden: weet raad met je sportraad, Politeia: Brussel.)

2 Art. 200. - § 1. - Onder voorbehoud van de toepassing van de op dit gebied geldende wettelijke en decretale bepalingen, kan alleen de gemeenteraad overgaan

tot de organisatie van raden en overlegstructuren die tot opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren.

3 Een nieuwe sportraad, samengesteld zoals bepaald in het decreet Sport voor Allen, voldoet nog steeds. De samenstelling van de sportraad, zoals opgenomen

in het decreet Sport voor Allen, is niet strijdig met de nieuwe bepalingen in het decreet Lokaal Sportbeleid.


[REGELGEVING]

Is de sportraad het enige mogelijke inspraakinstrument ?

Nee. Beschikken over een sportraad die autonoom advies kan uitbrengen over alle aangelegenheden die de ze belangrijk

acht in het kader van het sportbeleid is verplicht, maar dit sluit geen andere inspraakmogelijkheden uit.

In de publicatie ‘Hoera, ik ben schepen!’ 1 krijgen schepenen de boodschap mee dat een adviesraad niet altijd alle segmenten

van de bevolking vertegenwoordigt, terwijl de schepen wel het algemeen belang (dus voor alle inwoners) moet behartigen.

Daarom krijgen ze de raad mee om de burgerparticipatie te verruimen. Zonder daarbij afbreuk te doen aan het advies van

de adviesraad en de adviesraad zelf.

In de VVSG-Methodiekenbank vind je vernieuwende participatiemethodieken:

www.vvsg.be/thema/participatie/Methodieken/Forms/AllItems.aspx

Ook op Participatiewiki vind je heel wat inspiratie:

http://participatiewiki.be/wiki/index.php/Participatiemethoden_-_overzicht

Puurs / Genk

Burgers denken mee

1 Leroy J.,Ruys C., Verbeek M. (2012), Hoera, ik ben schepen!, Politeia: Brussel.

Puurs – Het gemeente- en OCMW-bestuur organiseren een inspraakdag waar

op de burgers hun ei kwijt kunnen. Tijdens rondetafelgesprekken kunnen de deelnemers

hun mening geven en met inwoners en beleidsmakers van gedachten

wisselen. De thema’s die aan bod komen zijn leefomgeving, samenleven, vrije tijd,

welzijn en communicatie. De verzamelde ideeën, meningen, … vormen mee de

basis voor het meerjarenbeleidsplan van de gemeente.

Bron: www.puurs.be

Genk – Het stadsbestuur zoekt 360 inwoners die tijdens de ‘G 360-brainstorms’

hun toekomstvisie over de stad willen delen. De informatie die hieruit voortvloeit,

wordt verwerkt om mee te kunnen nemen in de beleidsplanning 2014-2019. De

deelnemers worden op de hoogte gehouden over hoe het met hun inbreng staat.

Ook de stedelijke adviesraden blijven belangrijk en geven hun bekommernissen

mee.

Bron: m.nieuwsblad.be

9


10

[WERKING]

We willen een frisse wind door de sportraad laten gaan, maar hoe

beginnen we hier aan?

Bezint eer ge begint. Het heeft weinig zin om in het wilde weg en overhaast aanpassingen door te voeren. In het ene geval

zal een grote verandering de beste optie zijn. In het andere geval kan een kleine eenvoudige aanpassing (of een opeenvolging

ervan) al leiden tot een grote vooruitgang.

Neem de tijd om een veranderingsproces op te starten. Zo’n proces begint met een refl ectie op de huidige werking van

de sportraad: durf de eigen tradities in vraag te stellen. Probeer zicht te krijgen op de verschillende aspecten die de werking

beïnvloeden: wat werkt beperkend, wat zit goed, wat is voor verbetering vatbaar, …?

Weten de sportraadleden voldoende waar de sportraad voor staat?

Heeft de sportraad een toekomstvisie?

Het is belangrijk dat het voor iedereen duidelijk is waarom vernieuwingen nodig zijn en er een draagvlak is voor de geplande

aanpassingen. Het tijdig betrekken van voldoende mensen uit de sportraad (en misschien ook een relatieve buitenstaander?)

en terugkoppeling met de ruimere groep is hierbij bepalend.

Bij veranderingen kan je ook te maken krijgen met de angst voor het onbekende. Als je je hier bewust van bent, kan je er

op inspelen…

In het Handboek Sportraden vind je een op sportraden afgestemd discussietraject

aan de hand van een SWOT-analyse. Aan de hand van richtvragen

krijgen sportraden inzicht in de verschillende factoren die bepalend zijn voor

een goede werking. De vragen zijn ingedeeld in verschillende rubrieken: leden

(samenstelling, deskundigheid, werving, …), taken (advies, info, …), structuur

(werkwijze, commissies, …), middelen, communicatie. Het is de bedoeling dat

de sportraad hier een keuze uit maakt in functie van de lokale noden.

Je zal niet alles gelijktijdig kunnen veranderen, dus prioriteiten moeten bepalen. Maar de verschillende factoren die mee een

goede werking maken, zijn geen eilandjes apart. Een verbetering in het ene aspect zal dus ook zijn doorwerking hebben in

het andere.

Eens er een wijziging gebeurd is, moet het ook de kans krijgen ‘om zich te bewijzen’. Naast aanpassingen die pas op langere

termijn effect hebben, is het -waar mogelijk- het overwegen waard om ook een paar initiatieven te nemen die snel resultaat

tonen. Kwestie van de motivatie er in te houden.

Neem je tijd. Niets belet je om nu op de gekende manier, met eventueel een paar kleine vernieuwingen,

verder te werken en met de nieuwe sportraadploeg écht werk te maken van een nieuwe dynamiek

en de adviesraad sport eventueel zelfs in de loop van de legislatuur opnieuw samen te stellen.


Duffel

Intervisietraject

nieuwe statuten

Een bestaande situatie die al jarenlang standhoudt volledig ombuigen naar een

nieuwe werking is geen eenvoudige zaak. In Duffel riep men de hulp van externe

praktijkdeskundigen in om dit proces te begeleiden.

Omwille van een aantal factoren was het voor de sportdienst moeilijk om zelf het voortouw te nemen in het veranderingsproces

van de sportraad. Daarom betrok de sportdienst twee ervaringsdeskundigen (i.c. Pierre Van Thillo en François

Bruyndonckx) bij het verhaal.

Eerst lichtte de sportdienst op de algemene vergadering van de sportraad toe dat de statuten van de sportraad verouderd

waren en dat de samenstelling eigenlijk niet representatief was voor de Duffelse sportwereld en dat er dus nood was aan

verandering. Gelijktijdig was er een oproep naar kandidaten om in een werkgroep de statuten te moderniseren. Een tiental

vrijwilligers ging op deze oproep in. De externe begeleider gaf op basis van een verzameling statuten een overzicht van

mogelijkheden, voorstellen en ideeën. Hij gaf ook een model mee waar de werkgroep onder begeleiding van de sportdienst

mee aan de slag ging. De begeleider gaf hier op zijn beurt weer feedback op en deed bijkomende suggesties. Hieronder volgt

een weergave van het verloop van de sessies:

Sessie 1: Post-it oefening rond zes vragen over de huidige en toekomstige sportraadwerking met als doel het bepalen van de

defi nitie ‘sport in Duffel’ en wat de sportraad voor de Duffelaar wil betekenen.

Sessie 2: Clusteren post-it bevindingen en distilleren ontwerpdefi nitie sportraad gevolgd door een toelichting over het model van

Antwerpen.

Sessie 3: Visievorming aan de hand van groepswerk rond de vragen ‘wat is mijn visie op de sportraad?’ en ‘wat is de ultieme

taak/bestaansreden van een gemeentelijke sportraad?’.

Sessie 4: Visie terugkoppelen naar de realiteit via SMART- en MAGIE-principe.

Sessie 5: Formuleren doelstellingen en terugkoppelen met ‘Handboek Sportraden’.

Sessie 6: Voorbereiden terugkoppeling naar ‘oudesportraadbestuur en schepen van sport.

Sessie 7: Presentatie.

Sessie 8: Voorbereiden presentatie aan de Algemene Vergadering.

De sportdienst en externe begeleider adviseerden de werkgroep om een duidelijk kader te maken voor de werking van

de sportraad: vanuit welke visie, met welke missie, taakomschrijving en met welke doelen voor ogen staat de sportraad in

de Duffelse sportwereld? Er werden 4 sessies – en dus veel aandacht – aan besteed. Het leidde tot een zeer doordachte

formulering. Dat een van de werkgroepleden zijn beroepservaring met het formuleren van missie/visie en doelstellingen als

vrijwilliger van de sportraad kon aanwenden, was een pluspunt.

Hoewel de werking van de sportraad er op vooruit is gegaan, blijft een grotere betrokkenheid de uitdaging. Passie in combinatie

met talent zijn hierbij de kernwoorden: de gedrevenheid om de rol als adviseur op te willen nemen en iets te betekenen

voor de sportraad en de kunde om die rol op te kunnen nemen. Voor het eerste is de succesbeleving cruciaal, namelijk het

ervaren dat er naar het advies van de sportraad geluisterd wordt. Voor het tweede is het op voorhand inlichten over wat de

rol van een sportraadlid is, een praktijkgericht vormingaanbod en de nodige ondersteuning essentieel.

11


12

Izegem

De sportraad van Izegem begon al in 2011 met de voorbereidingen voor de hersamenstelling

van de sportraad die er in 2013 aankwam. En met succes, want de

uitstroom van de oudere leden wordt opgevangen door een jonge instroom, er zijn

meer kandidaten dan er plaatsen zijn voor dedeskundigen sport’ en de nieuwe

bestuursploeg wil de sportraad betrekken bij de opmaak van een masterplan sportinfrastructuur.

Eén van basiselementen die hier aan bijdroegen was het formuleren

van een toekomstvisie en doelstellingen voor de sportraad.

De sportraad wilde de klemtoon van het organiserende naar het adviserende verleggen en daar ook beter in worden. Maar

het gevoel leefde dat enkel adviseren ‘te droog’ zou worden en dat iets organiseren de band tussen de leden van de sportraad

versterkt. Verder wilde de sportraad de communicatie en het contact met de clubs verbeteren. Na een brainstorm

kwam de sportraad tot de volgende missie:

De sportraad moet de belangen van de sportclubs behartigen en de burger-sportparticipatie verhogen

door het voeren van een bewegingsgericht, gezond en sociaal beleid aan de hand van

een gegrond advies en een aantal weldoordachte evenementen.

Na de bespreking van kansen en bedreigingen aan de hand van een SWOT-analyse formuleerde de sportraad strategische

doelstellingen voor de drie werkdomeinen advies, communicatie en organisatie.

Strategische doelstelling ‘advies’

De sportraad verzorgt, op vraag van het College en uit eigen initiatief, een gegrond en gedragen advies op vlak van sport,

bewegen en gezondheid.

Noot: Met deze doelstelling wil men het bestuur van de sportraad opwaarderen en interessante thema’s bespreekbaar maken.

Het inschakelen van deskundigen versterkt het advies en verruimt de visie.

Operationele doelstellingen ‘advies’

1.

Een sportraad die

weet weet waar waar ze ze voor voor

staat

Vanaf 2012 wordt alle advies voorafgegaan door een interne bespreking met het lokale werkveld of aan de hand

van werkgroepvergaderingen al dan niet met deskundigen.

2. Vanaf 2013 is er tweejaarlijks één bestuursvergadering waarbij de jeugdsportcoördinatoren gehoord worden.

3. Vanaf 2014 is er tweejaarlijks één bestuursvergadering waarbij de sportclubs gehoord worden.


Strategische doelstelling ‘communicatie’

De sportraad is een innovatief en transparant orgaan met vertegenwoordiging uit alle gelederen van de sport, die de

sportende Izegemnaar bereikt en aanspreekt.

Noot: Transparantie kan er komen door het betrekken van verschillende partijen. Innovatie wil men bereiken door jongeren te

betrekken waarbij men een jaarlijkse ontmoeting met jeugd als een goede aanzet ziet. Uitgaande van het sociaal doel van de

sportraad is het belangrijk dat ook de kleine clubs vertegenwoordigd zijn.

Operationele doelstellingen ‘advies’

1.

Vanaf 2012 wordt alle advies voorafgegaan door een interne bespreking met het lokale werkveld of aan de hand

van werkgroepvergaderingen al dan niet met deskundigen.

2. De algemene vergadering blijft een vast agendapunt per jaar.

3.

Vanaf 2012 is er jaarlijks één communicatie-evenement (avond van de …) afgewisseld met de ‘week van de sportclub’

en waarbij de sportraad werkt aan zijn innovatie en aan de transparantie.

4. Vanaf 2013 is er tweejaarlijks één bestuursvergadering waarbij de jeugdsportcoördinatoren gehoord worden.

5. Vanaf 2014 is er tweejaarlijks één bestuursvergadering waarbij de sportclubs gehoord worden.

6.

In 2012 worden de statuten aangepast en is het bestuur van de sportraad samengesteld uit 24 leden.


Het opstellen van de toekomstvisie was nog maar het begin. Vanuit de gedachte dat het college van burgemeester en

schepenen pas advies zullen vragen als ze weten dat de sportraad in staat is een degelijk advies te formuleren, maakten de

sportraad en sportdienst samen werk van een ambitienota sport. Op basis van hun eigen toekomstvisie, de ambitienota van

de sportdienst en de ambitienota van de stad werden de hete hangijzers inzake sport geselecteerd. De ambitienota sport

van de sportraad:

- omvat de visie van de sportraad op vrijetijdsdiensten en -raden, op het vrijwilligerbeleid, fusies, …;

- benoemt concrete noden (bv. masterplan sportinfrastructuur) en knelpunten (bv. huisvesting van de sportdienst, boetesysteem,

accommodatie atletiek en voetbal);

- reikt een aantal ideeën aan zoals een FAQ-lijst op de website van de sportdienst en communicatie naar bedrijven die

de infrastructuur ’s middags zouden kunnen gebruiken voor sportactiviteiten voor hun werknemers.

De ambitienota werd aan alle politieke partijen werd bezorgd en het initiatief werd zowel door de gemeenteraad als door de

algemene vergadering van de sportraad positief onthaald. Het gewicht, de kracht en de taak van de sportraad werd voor veel

leden van de algemene vergadering duidelijk en dat wekte belangstelling om in het bestuur te zetelen… Bovendien kwamen

bijna alle zaken van de ambitienota aan bod in de beleidsverklaring van de nieuwe schepen van sport.

(Geïnteresseerden kunnen de ambitienota van Izegem opvragen bij ISB: kennisbank@isbvzw.be.)

13


14

[WERKING]

We willen met de sportraad de overstap van een ‘klassieke’ naar een

‘hedendaagse werking’ maken. Wat is de beste organisatievorm?

Veel sportraden baseren zich voor hun structuur op de klassieke (vzw-)indeling Algemene Vergadering en Raad van Bestuur.

Op deze manier kan het bestuur de adviezen voorbereiden die vervolgens door de Algemene Vergadering bekrachtigd

worden. Maar zoals uit de praktijk blijkt, leidt deze vorm maar in beperkte mate tot echte inbreng en betrokkenheid. Is een

dergelijke structuur nog van deze tijd? Is dit de beste organisatievorm om tot een gedragen advies te komen dat door het

gemeentebestuur serieus genomen wordt?

Onderstaande vragen, ideeën en tips helpen je op weg om kritisch na te denken over de organisatievorm van de sportraad:

- Sluiten termen als denktank, klankbordgroep, inspraaknetwerk, ideeënleverancier, raad van sportadviseurs … niet beter aan

bij wat de sportraad doet of wil bereiken?

In één van de voorgestelde scenario’s in de cultuursector wordt er gesproken over inspraaknetwerk (‘algemene vergadering’)

en inspraakbeheerders (‘raad van bestuur’) die aan het begin van de legislatuur samengesteld worden en

aangevuld worden met inspraakprojecten met wisselend samengestelde groepen. De inspraakbeheerders hebben de

rol van initiatiefnemer. 1

- Een te kleine overleggroep is moeilijk werkbaar, een te grote ook. Het evenwicht vinden tussen inspraak uit voldoende

invalshoeken en een werkbare groepsgrootte is de kunst.

Als je merkt dat de groep te groot is om vlot te werken, kan het een idee zijn om die groep af te slanken en meer met

thematische commissies te werken. Koppel de groepsgrootte met andere woorden aan het vergaderdoel: een gespecialiseerd

advies voorbereiden is gemakkelijker in een kleine werkgroep, voor de goedkeuring van nieuwe statuten moet

je alle stemgerechtigde leden uitnodigen, enz.

- Is met meerdere plaatsvervangers werken een optie? Afhankelijk van het vergaderthema kan men die persoon afvaardigen

die het meeste voeling heeft met het te bespreken thema.

- Wat denk je van een meer projectmatige aanpak van de adviesverlening? Verschillende onderwerpen vragen om

verschillende manieren van aanpak: bespreking binnen de kerngroep/bestuur, adviesvoorbereiding in een aparte werkgroep,

ruimere inspraak organiseren, …

Als je met een tijdelijke adviesgroep werkt, is het belangrijk dat de verwachtingen (inhoudelijk, termijn, …) ten aanzien

van deze groep duidelijk zijn.

- Is het nodig dat de duur van de mandaten (voorzitter, ondervoorzitter, …) zes jaar is? Je kan functies ook om de drie

jaar herkiesbaar maken… Voor bepaalde functies kan in de statuten ook een maximumtermijn bepaalt worden. Er zijn

dus verschillende manieren om het geven van kansen aan andere geïnteresseerden in te bouwen.

- Sociale media zijn niet meer weg te denken. Kan dit een plaatsje krijgen in het proces van adviesverlening? Het kan

een manier zijn om de mening van een andere groep te vernemen, in een afgeschermde groep kunnen ‘makkelijkere’

discussies online gevoerd worden, …

1 Bron: LOCUS, www.locusnet.be

Inspraakproject 1

Inspraakbeheerder

Inspraaknetwerk

Inspraakproject 2


- Is de informatiedoorstroming tussen de verschillende geledingen (projectgroep, clusters, …) gewaarborgd?

- Als je met secties/clusters/… werkt: op basis van welke kenmerken maak je de indeling? Geografi sch (deelgemeentes,

wijken, …), volgens groep sporttakken (balsporten, dansante activiteiten, racketsporten, …), volgens soort sport

(competitie, recreatie, senioren, G-sport,…), of waarom niet thematisch (ondersteuning verenigingen, gezondheid,

vrijwilligers, individuele sport- en beweegmogelijkheden, topsport, …) …

- …

Harelbeke

Een adviesraad en

een organisatieraad

Waarom het lidmaatschap beperken tot clubs, deskundigen, … ? Er is een adviesraad sport waar men

er over denkt om iedereen die in sport geïnteresseerd is de mogelijkheid te bieden toe te treden tot

de sportraad. Wie wil weten waar de sportraad mee bezig is, kan zich bij de sportraad bekend maken

en ontvangt vanaf dan de digitale nieuwsbrief. Hij behoort dan bij de grote groep ‘belangstellenden’.

Wie deel wil uitmaken van de pool van sportraadadviseurs kan zijn belangstelling tonen en een aanvraag

indienen om tot de pool toe te treden. Uit de raad van advies worden de voorzitter en ondervoorzitter(s)

gekozen. Zij vormen samen het coördinatieteam.

Wanneer er een advies geformuleerd moet worden, beslissen de sportraadadviseurs zelf -afhankelijk

van het onderwerp waarover advies wordt geformuleerd- of zij van die tijdelijke (op te richten) adviesgroep

deel willen uitmaken.

Dat ook goedwerkende sportraden hun eigen werking in vraag durven stellen en

durven vernieuwen, bewijzen ze in Harelbeke. Daar wordt nagedacht over een

opsplitsing van de sportraad in een adviesraad en een organisatieraad. Dit met

de bedoeling om nog meer inhoudelijk goede adviezen te kunnen formuleren via

mensen die nog beter op de hoogte zijn.

De taak van de adviesraad van de sportraad is adviezen formuleren over de sportaangelegenheden in Harelbeke en

contact te houden met de sportclubs en -organisaties (o.a. door op jaarbasis minstens twee clubs uit te nodigen om hun

werking voor te stellen). Verder stelt het adviesorgaan aan de organisatieraad vormingstrajecten voor de sportclubs voor. Het

adviesorgaan bestaat uit maximum 15 leden. Van de leden van het adviesorgaan wordt verwacht dat ze geïnformeerd blijven.

Daarom worden er tijdens de vergadering ook af en toe info- en bijscholingsmomenten georganiseerd.

De organisatieraad van de sportraad staat in voor het organiseren van activiteiten/evenementen/vormingen met betrekking

tot sport voor de Harelbeekse bevolking en sportclubs en -organisaties. Een specifi eke opdracht is onder andere het

organiseren van een studie-uitstap voor de leden van de adviesraad, de organisatieraad en de verschillende werkgroepen en

de organisatie van de huldiging van de kampioenen. Ook het organisatieorgaan bestaat uit maximum 15 leden.

Het dagelijks bestuur bereidt de algemene vergadering voor en stuurt de advies- en organisatieraad aan. Ze werkt coördinerend

en stimulerend, maar geeft geen advies. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitters, ondervoorzitters, secretarissen

en de penningmeester van de advies- en de organisatieraad.

Zowel het advies- als het organisatieorgaan kunnen werkgroepen (minimaal 5 leden) inrichten. De werkgroepen die door

het adviesorgaan ingericht worden, hebben een adviesvoorbereidende functie. Enkele het adviesorgaan zelf kan offi cieel

advies formuleren.

15


16

[WERKING]

Er zijn samenwerkingsverbanden met de adviesraden van andere

beleidsdomeinen. Hoe kan dat vorm gegeven worden? Wat zijn mogelijke

meerwaarden, wat zijn mogelijke gevaren?

- De sportraad die ook overleg heeft met andere adviesraden (seniorenraad, jeugdraad, GECORO, …) uit de gemeente

om linken met het sportbeleid te leggen of de belangen van sport te verdedigen.

- Een jaarlijkse bijeenkomst met de andere adviesraden van de gemeente. Al aan de werkvorm ‘speeddaten’ gedacht?

- Een gezamenlijke vorming of overleg over een beleidsdomeinoverschrijdend onderwerp (vrijwilligersbeleid, infrastructuur

van verenigingen, verzelfstandiging, …).

- Eenzelfde stramien voor adviesverlening voor de adviesraden van de gemeente.

- Gemeenschappelijke communicatie over de adviesverlening.

- Afstemming via welk kanaal verenigingen die onder verschillende noemers vallen, gesubsidieerd worden.

- Een vrijetijdsraad met vertegenwoordigers van de cultuurraad, sportraad en jeugdraad, aangevuld met deskundigen.

- …

Zoals uit bovenstaand lijstje blijkt, kan samenwerking tussen adviesraden op veel manieren vorm krijgen. Met het nieuwe

decreet lokaal sportbeleid komt er nog een mogelijkheid bij. De basisvoorwaarde uit het vorige decreet Sport voor Allenbeleid

om te beschikken over een autonome sportraad vervalt. In het nieuwe decreet lokaal sportbeleid is de omschrijving

soepeler: de sportraad moet autonoom advies kunnen geven. Concreet betekent dit dat samenwerkingsverbanden tussen

adviesraden van andere beleidsdomeinen veel hechter kunnen worden en dat één vrijetijdsraad of één andere ‘clusterraad’

tot de mogelijkheden behoren. Zo’n clusterraad biedt kansen om het advies meer te laten aansluiten bij het integraal beleid

van de stad of gemeente. Bovendien biedt het perspectieven om meer ‘burgergericht’ te werken. Voorwaarde om met een

clusterraad te kunnen werken, is wel dat de mogelijkheid er is om over sportaangelegenheden autonoom advies te geven.

Daarnaast is het met het oog op een kwaliteitsvol lokaal sportbeleid belangrijk om de specifi eke sportexpertise en ‘sport

als doel’ te bewaken.


Ternat

Raad van beheer

vrije tijd

Ternat werkt sinds 2007 met een ‘raad van beheer vrije tijd’ voor de beheersmatige

zaken van de beleidsdomeinen cultuur, jeugd en sport. De sectorale adviesraden

spelen echter ook nog steeds hun rol en hebben een bredere adviesfunctie.

De wisselwerking tussen de verschillende raden is structureel ingebouwd en

verloopt goed.

Ontstaan

De raad van beheer vrije tijd in Ternat vindt zijn oorspong in het -volgens

het Cultuurpact verplichte- adviserend beheersorgaan voor culturele infrastructuur

(cultuurcentrum en bibliotheek). De gemeente Ternat breidde die

raad in 2007 uit naar sport- en jeugdinfrastructuur, de beheerraad vrije tijd

zag het levenslicht.

Samenstelling

De raad van beheer – vrije tijd bestaat uit maximum 24 leden en is als volgt samengesteld:

- 10 afgevaardigden van de inrichtende overheid (proportioneel)

- 6 vertegenwoordigers van de gemeentelijke adviesraden (jeugdraad, cultuurraad, sportraad)

- coöptatie van 8 deskundigen (onderwijs, welzijn, architectuur, communicatie, …)

De voorzitters van elke adviesraad zijn automatisch verkozen. Elke adviesraad voegt hier nog iemand effectief aan toe

en kiest ook één plaatsvervanger opdat de aanwezigheid van de adviesraden steeds gevrijwaard is.

De vrijetijdscoördinator is op elke vergadering van raad van beheer vrije tijd aanwezig. De verantwoordelijken van

de betrokken diensten worden telkens uitgenodigd en moeten verplicht aanwezig zijn als één van de agendapunten

hen rechtstreeks aanbelangt.

Er kunnen werkgroepen in het leven geroepen worden die grote dossiers voorbereiden. Externen (bv. bezoekers/

gebruikers, schepenen van andere beleidsdomeinen, …) kunnen hier deel van uitmaken.

Werking

De raad van beheer vrije tijd heeft adviesbevoegdheid voor de beleidsaspecten van het cultuurcentrum, de bibliotheek, de

sportinfrastructuur, de jeugdinfrastructuur. De adviezen van de sportraad zelf hebben betrekking op het volledige sportbeleid.

Zo komt bijvoorbeeld de verzelfstandiging van de sportinfrastructuur zowel ter sprake op de sportraad als op de raad van

beheer vrije tijd, maar worden bijvoorbeeld het subsidiereglement en de projectaanvragen enkel besproken op de sportraad.

Omdat er via de manier van samenstelling een rechtstreekse link is tussen de sportraad en de raad van beheer vrije tijd is er

een goede wisselwerking tussen deze twee structuren. Een advies van de sportraad dat tegengesteld is aan het advies van

de raad van beheer vrije tijd is bijgevolg nog nooit voorgekomen.

De adviesraden zullen op dezelfde manier hersamengesteld worden. Daarna zal de vraag of een verdere evolutie naar één

algemene vrijetijdsraad wenselijk is aan bod komen. Aandachtspunten die men hier in Ternat bij formuleert zijn dat het sectorspecifi

eke bewaakt moet worden, dat het niet mag leiden tot een verenging (bv. jeugd heeft ook linken met milieu, onderwijs,

welzijn, …, dit mag niet verloren gaan), dat een zinvol advies de nodige competentie over het onderwerp veronderstelt

en dat de vraag van onderuit moet komen.

Ervaringen

De opstart van raad van beheer vrije tijd is in Ternat een hefboom geweest om tot breder gedragen advies en meer afstemming

te komen. Het is ook een fi jne verkenning van elkaars domeinen. De vrijetijdscoördinator moet er wel over waken dat

elk domein regelmatig op de agenda komt.

De adviezen van de raad van beheer vrije tijd situeren zich nu meer op het strategische niveau. Bij een werking met meerdere

soorten adviesraden is het belangrijk om de doelen van die verschillende adviesraden scherp te stellen. Het moet duidelijk

zijn wat tot de opdracht van de sportraad en wat tot de opdracht van de raad van beheer vrije tijd behoort. Bovendien mag

de link met de sportraad niet verloren gaan.

In Ternat, een gemeente met 15.000 inwoners en in verhouding veel infrastructuur verloopt deze werkwijze vlot. Maar dit

betekent niet dat dit overal dé werkwijze is, de lokale context is immers een bepalende factor.

17


18

[WERKING]

We krijgen maar weinig mensen warm om in de sportraad te zetelen.

Hoe kunnen we meer mensen zo ver krijgen dat ze bij de sportraad

willen horen en hen blijvend motiveren?

Waardeer en ondersteun de sportraadleden (vrijwilligers)

1. Zeg dikwijls ‘dankuwel’ en meen het.

2. Glimlach wanneer je hen ziet.

3. Zorg voor een warm onthaal van nieuwe vrijwilligers.

4. Voorzie een duidelijke functieomschrijving (zie Handboek Sportraden). Om teleurstellingen (en afhaken) te vermijden

informeer je de betrokkenen best op voorhand wat het betekent om ‘adviseur’ te zijn.

5. Vrijwilligers kunnen verschillende niveaus van betrokkenheid hebben en de beschikbaarheid kan doorheen de tijd

veranderen. Aanvaard dat.

6. Zorg voor kinderopvang tijdens de vergaderingen (vb. een babysitter/jeugdleider in een ruimte in hetzelfde gebouw).

7. Laat vrijwilligers stoppen zonder zich schuldig te voelen. Vraag ook waarom ze weggaan.

8. Gebruik citaten van vrijwilligers in folders, hang foto’s van vrijwilligers op zichtbare plaatsen op, tel het aantal vrijwilligersuren

op en publiceer ze, …

9. Geef constructieve feedback.

10. Intimideer vrijwilligers niet om taken te doen waarvan ze aangaven dat niet te zien zitten.

11. Laat vrijwilligers uitdagende verantwoordelijkheden opnemen.

Vergader effi ciënt

Deze en veel meer tips vind je in de Socius-uitgave

‘A la carte vrijwilligers waarderen’ via

www.socius.be/tiki-index.php?page=Menukaart+Vrijwilligers+waarderen.

Doe de knelpuntentest en achterhaal of het vrijwilligersbeleid van jouw sportraad nog van deze tijd

is. De resultaten geven je inzicht in waar er ruimte voor verbetering is.

De ‘Knelpuntentest vrijwilligersbeleid’ van Socius kun je downloaden via

www.socius.be/tiki-index.php?page=Knelpuntentest+vrijwilligersbeleid.

Al gehoord van de MOTIV8?

1. Voorbereiden

2. Enthousiasme (zelf enthousiast zijn is de basis)

3. Communicatie (open communicatie, geen verborgen agenda’s)

4. Functie (iedereen moet er met een reden zitten)

5. Variatie (door kleine oefeningen, werkgroepen, …)

6. Ernstig (zorg dat je iedereen ernstig neemt)

7. Omgeving (zorg dat er, ook logistiek, een behoorlijke omgeving is)

8. Waardering (cadeaubon, etentje, …)

- Zorg voor een goede mix van werkpunten op zowel korte als lange termijn.

- Durf ook een prioriteitenlijstje te maken.

- Zet niet enkel moeilijke thema’s op de agenda, maar combineer met eenvoudigere items.


- Maak van de adviesraad geen klaagbank. Maar wees hier ook niet blind voor, geef het een plaats.

- Zorg dat de bijeenkomst relevant is voor de sportraadleden, verlies nooit hun tijd.

- Bezorg de sportraadleden tijdig de nodige informatie zodat ze dit kunnen verwerken en eventueel hun achterban

kunnen raadplegen.

- Probeer eens een andere vergadertechniek om zo echt inspraak van iedereen te bekomen.

Maak bekend dat je op zoek bent naar nieuwe sportraadleden – spreek mensen aan

Wees een open sportraad. Communiceer via verschillende kanalen (website, Facebook, gemeenteblad, interview met de

sportraadvoorzitter in de Streekkrant, …) dat je op zoek bent naar nieuwe sportraadleden. Vermeld hierbij wat er van hen

verwacht wordt en wat je hen te bieden hebt. Laat ook ruimte voor soepelere engagementen. Misschien ziet persoon x een

full membership van de sportraad niet zitten, maar is hij wel heel goed op de hoogte van dat specifi eke thema dat binnenkort

op de agenda staat. Bij die vergaderingen kan hij dan adhoc als externe expert ter zake betrokken worden. Zo leert de

sportraad van zijn kennis en kunde (en hij leert de sportraad kennen en stroomt misschien toch nog door).

De stap naar (het bestuur van) de sportraad is voor sommige mensen te groot. Hen persoonlijke aanspreken is het nodige

duwtje in de rug om de stap te zetten. Waag je kans en spreek mensen die je er graag bij wilt hebben persoonlijk aan.

Een paar open plaatsen kan geen kwaad

Surf voor tekst en uitleg over een hele reeks vergadertechnieken

(stickermethode, denkpetten, brainwriting, enz.) naar

www.beleidsimpuls.nl/creatieve_technieken.php.

De motieven van vrijwilligers variëren naargelang de leeftijd. Zo willen 16- tot 24-jarigen

mensen ontmoeten en vrienden maken, aangenaam om te doen en levenservaring opdoen. De motieven

voor 25- tot 64-jarigen zijn zich inzetten voor anderen, mensen ontmoeten en vrienden maken

en aangenaam om te doen. Voor 65-plussers is de beweegreden ‘actief blijven’.

Motieven om te stoppen zijn sfeer of imago is niet goed meer, vrijwilliger-voor-het-leven-verwachting,

activiteiten-verwachting, te weinig waardering, veranderde privé-omstandigheden en overvraagd

worden.

Meer info over de vrijwilliger anno 2012 vind je in het artikel Sportclubs lopen

(bijna) leeg!: Help je sportverenigingen vrijwilligers recruteren (Roel Van Caenegem,

Koen Vermeulen) dat in nummer 231 van het Vlaams Tijdschrift voor Sportbeheer

verscheen en dat beschikbaar is in de ISB-Kennisbank via www.isbkennisbank.be.

Hoewel je er natuurlijk voor moet waken met een voldoende grote groep aan de slag te gaan, hoeven niet alle beschikbare

plaatsen al vanaf het begin ingevuld te zijn. Formuleer bijvoorbeeld dat het bestuur van de sportraad uit maximum 16 personen

bestaat. Zo hoef je niet kost wat kost de plaatsen in te vullen, maar kan de plaats opgevuld worden zodra er een goede

kandidatuurstelling is (jaarlijkse oproep).

19


20

Berlare

Voorstelling van de

adviesraden die de

gemeente rijk is

De communicatieambtenaar van Berlare stelde in het gemeentemagazine van

januari-februari de acht gemeentelijke adviesraden voor. De titel van het artikel?

De cafépraat voorbij, word lid van een offi ciële adviesraad.”

In het interview legt hij uit welke adviesraden er zijn, wat een adviesraad doet, hoe het gemeentebestuur met de adviezen

omspringt, dat er een afsprakennota is, hoe je je kandidaat kan stellen enz. Daarna is het aan de voorzitters van de adviesraden.

In één tekstkolom geven ze mee wat er op de agenda staat, wat volgens hun een hoogtepunt van de adviesraad tijdens

de voorbije legislatuur was en hoe ze werken (vergaderfrequentie, samenstelling, …). Voor wie interesse heeft staat het

telefoonnummer en e-mailadres van de betrokken dienst vermeld.

Geel

De eerste stappen van

de de sportraad sportraad op op facefacebook Bron: Infogem januari – februari 2013, http://t.co/bDXiYCxP

In oktober 2012 zette de sportraad van Geel haar eerste voorzichtige stappen op

Facebook. De Facebook-pagina wordt in eerste instantie gebruikt om informatie

allerlei te verspreiden en om de verenigingen meer met elkaar in contact te laten

treden. Afhankelijk van de feedback zal sociale media –Twitter zit ook in de pijplijn-

een belangrijkere rol krijgen. Zo gaan er momenteel stemmen op om een nieuwe

website te ontwikkelen waarin Facebook en Twitter geïntegreerd zijn. De sportraad

heeft alleszins het geluk dat één van de leden communicatieadviseur is…


[SAMENSTELLING]

De schepen bevoegd voor sport en een medewerker van de sportdienst

wonen de vergaderingen van de sportraad bij als waarnemer.

Wat is hun rol?

Op lokaal niveau is de schepen van sport degene

die het beleid uitstippelt, de sportraad

geeft advies en de dienst verantwoordelijk

voor sport staat in voor de uitvoering. Vaak

spreekt men hier over de ‘driehoeksverhouding

van het lokaal sportbeleid’ die voorgesteld

wordt als een gelijkzijdige driehoek

waarbij elk van de actoren (op hun eigen

terrein) even belangrijk zijn. De uiteindelijke

beslissingbevoegdheid ligt wel steeds bij het

college van burgemeester en schepenen en

de gemeenteraad.

uitvoering

dienst verantwoordelijk voor sport

beleid

gemeenteraad - college van

burgemeester en schepenen

advies

sportraad

Als schakelpersoon tussen het bestuur en de sportraad zorgt de medewerker van de sportdienst die de sportraad

opvolgt voor een goede informatiestroom, maar treedt niet sturend op. Hij is immers ‘slechts’ waarnemer. Wel kan hij de rol

van procesbegeleider op zich nemen. Vanuit die rol kan hij tijdens de vergadering richtvragen stellen om tot de kern van de

zaak te komen, kan hij ervoor zorgen dat het overleg in een open sfeer verloopt, dat iedereen aan bod komt enz. Verder kan

de medewerker van de sportdienst ook instaan voor ondersteuning van de adviesraad sport (organisatie van vergaderingen,

administratieve ondersteuning, …). De medewerker van de sportdienst de formele rol van secretaris (bestuurslid) geven, is

niet aangewezen aangezien hij op die manier de adviezen ondertekent en bijgevolg zijn werkgever (en zichzelf als uitvoerder)

mee-adviseert.

Voor de schepen van sport is de sportraad de link tussen het veld en de politiek. Hij moet de sportraad (tijdig!) infomeren

over de beleidsintenties, adviesvragen en beslissingen van het bestuur verduidelijken. De sportraad en het gemeentebestuur

zouden tot echte gesprekspartners moeten uitgroeien.

In de publicatie ‘Hoera, ik ben schepen’ wordt gesteld dat het voor de schepenen interessant is om de werking van adviesraden

op te volgen als waarnemer of informatieleverancier door feedback te geven vanuit het college, enz. Verder wordt

er gesteld dat de schepen het best de rol van een sterk betrokken luisteraar en verantwoordelijke beleidsmaker aanneemt.

Er wordt ook gewaarschuwd voor een te actieve, misschien zelfs dominerende, rol in het debat. Dit kan de werking van de

adviesraad immers bemoeilijken en de betrokkenheid doen afnemen. Er wordt dus best duidelijk afgesproken met welke

rol de schepen aanwezig is op de vergadering van de adviesraad. Verder moet het ook mogelijk zijn dat de adviesraad eens

bewust zonder de schepen vergadert. Omgekeerd moet het ook kunnen dat de schepen via de voorzitter kan vragen om

de adviesraad bijeen te roepen voor een dringend agendapunt.

Een afsprakennota tussen het gemeentebestuur en de sportraad met onder andere bepalingen over

informatie-uitwisseling en advies vragen, uitbrengen en beantwoorden is een handig, maar niet het enige

instrument (zie Handboek Sportraden voor een voorbeeld). Door elkaar op de hoogte te houden, kom

je tot een goed team waarin de drie partners (advies, uitvoering, beleid) elkaar kennen en waarderen.

(Bronnen: Bloso & ISB (2007), Handboek sportraden: weet raad met je sportraad, Politeia: Brussel - Sandra Denis, Zijn de cultuurraden ziek? 10 pijnpunten

en 10 mogelijke remedies, Locus: Brussel, www.locusnet.be - Sandra Denis, De organisatie van het overleg en de advisering in het gemeentelijk

cultuurbeleid, Locus: Brussel, www.locusnet.be - Leroy J.,Ruys C., Verbeek M. (2012), Hoera, ik ben schepen!, Politeia: Brussel.)

21


22

[SAMENSTELLING]

Is de sportraad in mijn gemeente of stad representatief?

Nu en in de toekomst?

Zijn de huidige sportraadleden een representatieve vertegenwoordiging van het totale sportgebeuren in de gemeente?

Competitie en recreatie? Georganiseerde en andersgeorganiseerde sport? Specifi eke doelgroepen? Schoolsport, wijksport,

buurtsport, …? Binnensporten en buitensporten? Commerciële organisaties? Provinciale sportcentra? Experts? Mannen en

vrouwen? Jong en oud (medior én senior)?

{ re·pre·sen·ta·tief (bijvoeglijk naamwoord) 1 vertegenwoordigend 2 geschikt

om te vertegenwoordigen }

{ ver·te·gen·woor·di·gen (werkwoord; vertegenwoordigde, heeft vertegenwoordigd)

1 in de plaats treden van, handelen in naam van 2 betekenen, uitmaken: dat

vertegenwoordigt een grote waarde }

Als het niet lukt om personen uit een specifi eke doelgroep rechtsreeks te betrekken bij de sportraad,

kan je proberen om iemand met voeling met die doelgroep te betrekken. Op die manier wordt hun

stem dan toch indirect gehoord.

Is de vertegenwoordiging opgewassen voor de huidige en toekomstige werking van het gemeentelijk sportbeleid? Vullen

de leden elkaar aan met hun kennis en expertise of zijn er hiaten? Moeten er personen met specifi eke deskundigheden

aangezocht worden om de sportraad tijdelijk of permanent te versterken? Zijn er opdrachten waarvoor er geen personen

zijn of waarvoor de know how ontbreekt? Is er een mix van verschillende competenties of profi elen (theoretische en praktijkgerichte

mensen, dromers en critici, goede tekstschrijvers en gespreksbegeleiders, …)? Toets de representativiteit dus

niet (alleen) af aan de hand vansport’-criteria (sporttak, competitie/recreatie, …), maar streef representativiteit in ruimere

zin na zodat de sportraad ook over aanverwante thema’s (ruimtelijke ordening, gemeenschapsvorming, doelgroepenbeleid,

wijkontwikkeling, woonbeleid, …) een visie kan vormen.

Heb je het gevoel dat het beleid de sportraad en haar adviezen au sérieux neemt? Zo nee, ligt dat aan de werking van de

sportraad (zie elders) of ligt dat aan het feit dat de sportraad niet evenwichtig is samengesteld? Degelijk opgestelde adviezen

dragen natuurlijk ook bij tot de geloofwaardigheid en impact van de sportraad (zie Handboek Sportraden voor meer informatie

over het formuleren van kwalitatieve adviezen).

Is het wenselijk dat de schepen die bevoegd is voor sport op elke vergadering van de sportraad aanwezig is?

Is de sportraad een voor álle lokale sportactoren (clubs, scholen, andersgeorganiseerde sporters, …) toegankelijk aanspreekpunt?

Is er voldoende voeling met de achterban? Met andere woorden kennen de betrokkenen hun vertegenwoordigers en

communiceert elke vertegenwoordiger voldoende met zijn achterban?

(Bron: Bloso & ISB (2007), Handboek sportraden: weet raad met je sportraad, Politeia: Brussel)

Te weinig bestuursleden. Wat nu?

De ‘+2-methode’ die stichting Lodewijk de Raet ontwikkelde, helpt je om op drie maanden tijd met

behulp van alle bestuursleden minstens twee nieuwe bestuursleden aan te trekken!


Stap 1: zoek namen en maak afspraken

[a] Zoeken we mensen voor welbepaalde taken? Zo ja, voor welke?

[b] Iedereen noemt 2 tot 5 namen uit de kennissenkring (vermijd de ‘ja, maar’-refl ex!).

[c] Noteer de afspraken (wie spreekt wie aan tegen wanneer) en bezorg dit overzicht met als titel ‘+ 2’ aan alle bestuursleden.

Stap 2: ieder bestuurslid spreekt minstens 2 mensen uit de brede kennissenkring aan

[a] Ieder bestuurslid spreekt de afgesproken personen aan.

[b] Enkele tips: Kies een goed moment. Vertel dat je op zoek bent naar nieuwe bestuursleden, leg uit wat het bestuur

doet en waarom jij je engageert. Vraag ‘wil je het eens een half jaar proberen?’.

Stap 3: verwelkom nieuwe mensen

[a] Tijdens de bestuursvergadering: laat iedereen zich voorstellen, vertel wat er voor het komende half jaar in de pijplijn

zit, geef evt. documentatie.

[b] Vraag na 2 à 3 vergaderingen individueel hoe ze het vinden en ga op in op het antwoord.

(Bron: Stichting Lodewijk de Raet, ‘+2-methode’, geraadpleegd op Participatiewiki (http://participatiewiki.be/wiki/index.php/Vrijwilligers_werven_met_

de_%22plus_2_methode%22).)

Bornem

Algemene Vergadering

met ‘clustermoment’

In Bornem werd er gezocht naar een alternatief voor de algemene vergadering

met een monoloog van de voorzitter. Men wilde de algemene vergadering echt

benutten om input vanuit de basis, vanuit de clubs te krijgen en zo de geloofwaardigheid

van de sportraad naar het beleid te vergroten. Het ‘clustermoment’

bleek een sleutel tot succes.

Elke sportclub is vertegenwoordigd in de algemene vergadering van de

sportraad. De algemene vergadering is ingedeeld in negen clusters (groep

sporttakken) die elk een afgevaardigde in de raad van bestuur van de sportraad

hebben. De raad van bestuur kiest een thema voor de algemene vergadering

en bereidt die grondig voor.

De locatie voor de algemene vergadering is een ruime vergaderzaal waar de tafelschikking zo is dat de afgevaardigden van de

clubs per cluster bij elkaar zitten. Ook het (voorbereide) lid van de raad van bestuur zit aan die tafel. Na een korte algemene

inleiding en de agendapunten komt het ‘clustermoment’.

Het thema wordt ingeleid aan de hand van een fi lmpje, een fl itsende prezi-presentatie, …. Daarna is het aan de aanwezigen

om binnen hun cluster te discussiëren over het thema. De clusterafgevaardigden zijn de notulisten van dienst en doen verslag

in het plenum (hun nota’s worden nadien verzameld voor de opmaak van het verslag). Afhankelijk van het thema wordt er

interactief gewerkt en worden bedenkingen ter plaatse ingevoerd en geprojecteerd. Buiten de voorgestelde thema’s ontstaan

vaak gesprekken tussen gelijkaardige clubs waardoor het respect voor elkaar toeneemt en er een zekere verstandhouding

ontstaat.

Deze werkwijze leidde in Bornem tot

- een grotere betrokkenheid van álle clubs en de leden van de raad van bestuur;

- een ernstige afvaardiging in plaats van een seingever;

- een goede opkomst: een evolutie van 40 naar 85 belangstellenden;

- veel input vanuit de basis en gedragen beslissingen;

- netwerking bij de sportverenigingen;

- een zeer grote geloofwaardigheid sportraad naar het beleid.

23


Neem ook een kijkje op www.isbkennisbank.be.

Word lid van het ISB-Forum op forum.isbvzw.be.

Vlaams Instituut voor Sportbeheer en Recreatiebeleid vzw

August De Boeckstraat 1 bus 3

9100 Sint-Niklaas

T. 03/780.91.00

F. 03/780.91.09

secretariaat@isbvzw.be

www.isbvzw.be

More magazines by this user
Similar magazines