Organisatie Management (OM)

uu.nl

Organisatie Management (OM)

Organisatie Management (OM)

Overzichten en Rapporten

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 1 van 25


1

2

Inhoudsopgave

Rapporten __________________________________________________________ 3

1.1 Algemene informatie OM overzichten ______________________________________ 3

1. 2 Selectie van de structuur ________________________________________________ 4

Voorbeelden van rapporten____________________________________________ 6

2. 1 Financiële lasten Formatie Plaatsen _______________________________________ 6

2.1.1 Algemene beschrijving________________________________________________________ 6

2.1.2 Selectiescherm _____________________________________________________________ 6

2.1.3 Output ____________________________________________________________________ 7

2. 2 Staffuncties voor de organisatie structuur __________________________________ 8

2.2.1 Algemene beschrijving________________________________________________________ 8

2.2.2 Selectiescherm _____________________________________________________________ 8

2.2.3 Output ___________________________________________________________________ 10

2. 3 Organisatiestructuur ___________________________________________________ 11

2.3.1 Algemene beschrijving_______________________________________________________ 11

2.3.2 Selectiescherm ____________________________________________________________ 11

2.3.3 Output ___________________________________________________________________ 12

2. 4 Organisatiestructuur met formatieplaatsen __________________________________ 14

2.4.1 Algemene beschrijving. _________________________________________________________ 14

2.4.2 Selectiescherm _______________________________________________________________ 14

2.4.3 Output ______________________________________________________________________ 15

2. 5 Bestaande functies ______________________________________________________ 17

2.3.4 Algemene beschrijving_______________________________________________________ 17

2.3.5 Selectiescherm ____________________________________________________________ 17

2.3.6 Output ___________________________________________________________________ 17

2. 6 Vacante formatieplaats _________________________________________________ 19

2.6.1 Algemene beschrijving_______________________________________________________ 19

2.6.2 Selectiescherm ____________________________________________________________ 19

2.6.3 Output ___________________________________________________________________ 20

2. 7 Bezettingsplan ________________________________________________________ 21

2.7.1 Algemene beschrijving_______________________________________________________ 21

2.7.2 Selectiescherm ____________________________________________________________ 21

2.7.3 Output ___________________________________________________________________ 22

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 2 van 25


1 Rapporten

In deze werkinstructie worden een aantal standaard SAP rapportage beschreven die

gebruik maken van de functionaliteit van Organisatie management.

Per rapport worden de getoonde gegevens en hoe het selectiescherm kan worden ingevuld

beschreven.

Via onderstaand menupad kom je in de OM Rapportage boom:

1.1 Algemene informatie OM overzichten

Extra functionaliteit en informatie kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Door

op een van de overzichten te gaan staan en een rechter muisklik te geven krijg je de

volgende mogelijkheden:

De optie ‘Documentatie weergeven’ zorgt ervoor dat je naar de help functie gaat van SAP

op internet.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 3 van 25


Na het selecteren van een rapport heb je vaak nog een optie op het selectiescherm van het

rapport om documentatie te bekijken, via de button . Afhankelijk van het rapport staan

er een paar regels of is er wat meer uitgebreide documentatie.

De button geeft aan dat er varianten zijn van het rapport, deze kan je zelf aanleggen

en hergebruiken. Deze button verschijnt pas als iemand varianten heeft aangelegd voor het

betreffende rapport.

In het overzicht is het ook vaak nog mogelijk de lay-out aan te passen. Bij een lay-out die

lijkt op Excel, kan je door op de kolomkop te gaan staan en rechter muisklik te geven het

volgende lijstje met opties naar voren brengen:

Hiermee maak je het mogelijk te sorteren, maar ook om de kolom bijvoorbeeld te verbergen.

Deze lay-out kan je dan ook weer opslaan.

Advies:

Probeer zaken uit en zoek voor jezelf de beste methode om overzichten te bekijken en te

manipuleren.

1.2 Selectie van de structuur

Binnen OM rapporten wordt op 2 manieren de structuur geselecteerd.

1. Je moet alle objecten selecteren waar van je wat wilt zien.

2. Je selecteert alleen het bovenste object en daarmee worden alle onderliggende

objecten meegenomen. Dit wordt gedaan via een evaluatiepad. Een voorbeeld van

een evaluatiepad is: Alle formatieplaatsen binnen de organisatiestructuur.

Het is lastig te zien op het hoofdscherm van een rapport welke selectiemethode van de

objecten wordt gebruikt. Het is wel te achterhalen bij het standaard selectiescherm dat

onder het eerste selectiescherm zit.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 4 van 25


Indien er gebruik wordt gemaakt van een evaluatiepad, dan is dit zichtbaar op het scherm:

Als stelregel kan je wel zeggen:

Geeft het rapport een structuur dan wordt er meestal gebruik gemaakt van een

evaluatiepad, worden er gegevens van objecten getoond of alleen objecten dan wordt er

meestal geen gebruik gemaakt van een evaluatiepad.

Hoe alle objecten te selecteren?

Bij het selecteren via de structuur heb je de volgende button onder aan het scherm van de

te selecteren organisatiestructuur.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 5 van 25


2 Voorbeelden van rapporten

2.1 Financiële lasten Formatie Plaatsen

2.1.1 Algemene beschrijving

Dit overzicht geeft voor de geselecteerde structuur de financiele lasten voor de komende 5

jaar. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de salarisschalen van de formatieplaatsen en de

daarbij behorende salarissen. Ook wordt het aantal uur meegenomen.

2.1.2 Selectiescherm

Het rapport is te benaderen via 2 paden, pad 1 in de rol van OM leesrol.:

Het andere pad is via de rapportage boom die te benaderen is via Infosysteem

Personeelsadministratie in o.a. de

Dan kom je in de rapportage boom, waar je het rapport kan vinden onder OM-rapporten:

(technische naam: ZRHOLO00)

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 6 van 25


Bij het opstarten van het overzicht kom je in het

Hier kan je het betreffende bedrijfsonderdeel selecteren, de peildatum.

Het evaluatiepad (O-S-P) kan je opvoeren, als je deze gebruikt, moet je alleen het bovenste

object-ID selecteren in dat veld, anders krijg je alle gegevens dubbel.

Verder kan je kiezen voor een vast opslagpercentage, dat is in te vullen of de tabel opslag

percentage. Dit percentage wordt gebruikt voor het bepalen van de loonkosten over de

komende jaren.

2.1.3 Output

Het rapport geeft een overzicht van alle organisatorische eenheden met de kosten.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 7 van 25


2.2 Staffuncties voor de organisatie structuur

2.2.1 Algemene beschrijving

Dit overzicht geeft voor de organisatie structuur alle staffuncties weer. Hiermee wordt het mogelijk

om de staffuncties en de afdelingen weer te geven. Het rapport is te bereiken via:

HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Organisatorische eenheid

2.2.2 Selectiescherm

Bij het starten van het rapport kom je in het volgende selectiescherm:

Hier kan je het evaluatietijdvak opgeven en aanvinken of je gebruik wilt maken van het

standaard selectiescherm

Standaard selectiescherm geeft de mogelijkheid om een gedeelte van de structuur te

selecteren.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 8 van 25


Bij het veld Object-ID kan je nu het betreffend structuurdeel selecteren.

Belangrijk hierbij het gebruik van de button

‘Deelstructuur selecteren’ . Hiermee selecteer je alle

onderliggende organisatorische eenheden.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 9 van 25


2.2.3 Output

Het overzicht geeft aan hoeveel staffuncties aanwezig zijn voor de geselecteerde

organisatorische eenheden.

Door nu details te selecteren krijg je een lijst met alle organisatorische eenheden die een

staffunctie vervullen.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 10 van 25


2.3 Organisatiestructuur

2.3.1 Algemene beschrijving

Dit rapport genereert een organisatieplanning. Hierbij is het ook mogelijk om een grafische

weergave van deze structuur te selecteren. Het rapport is te bereiken via:

HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Organisatorische eenheid -> Organisatiestructuur ->

Organisatiestructuur.

2.3.2 Selectiescherm

Bij het starten van het overzicht krijg je het volgende selectiescherm.

Bij het selecteren van de organisatie eenheid moet hier juist NIET worden gekozen voor

‘Deelstructuur selecteren’. Op het standaard selectiescherm is namelijk een evaluatiepad

ingevuld, deze zorgt voor het selecteren van alle onderliggende organisatorische eenheden.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 11 van 25


2.3.3 Output

Het rapport geeft een overzicht van de organisatie structuur. Wanneer de objecten geldig

zijn en wanneer de relaties geldig zijn.

Door het gebruik van de button boven aan het overzicht kan de layout van het overzicht wat

worden gewijzigd.

De button versmalt de kolommen en verbreed ze weer met respectievelijk de korten

en de lange kolomomschrijving van de velden.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 12 van 25


De button kan je gebruiken om extra informatie van een object te bekijken, je komt met

deze optie in detailscherm van objecten weergeven.

De button zorgt ervoor dat de organisatie in een grafische weergave wordt getoond.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 13 van 25


2.4 Organisatiestructuur met formatieplaatsen

2.4.1 Algemene beschrijving.

Dit rapport genereert een organisatieplanning met alle formatieplaatsen. Hierbij is het ook

mogelijk om een grafische weergave van deze structuur te selecteren. Het rapport is te

bereiken via:

HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Organisatorische eenheid -> Organisatiestructuur -

>Organisatiestructuur met formatieplaatsen.

2.4.2 Selectiescherm

Bij het starten van het overzicht krijg je het volgende selectiescherm.

Bij het selecteren van de organisatie eenheid moet hier juist NIET worden gekozen voor

‘Deelstructuur selecteren’. Op het standaard selectiescherm is namelijk een evaluatiepad

ingevuld, deze zorgt voor het selecteren van alle onderliggende organisatorische eenheden.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 14 van 25


2.4.3 Output

Het rapport geeft een overzicht van de organisatie structuur met alle formatieplaatsen.

Wanneer de objecten geldig zijn en wanneer de relaties geldig zijn.

Door het gebruik van de button boven aan het overzicht kan de layout van het overzicht wat

worden gewijzigd.

De button versmalt de kolommen en verbreed ze weer met respectievelijk de korten

en de lange kolomomschrijving van de velden.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 15 van 25


De button kan je gebruiken om extra informatie van een object te bekijken, je komt met

deze optie in detailscherm van objecten weergeven.

De button zorgt ervoor dat de organisatie in een grafische weergave wordt getoond.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 16 van 25


2.5 Bestaande functies

2.3.4 Algemene beschrijving

Dit rapport geeft een overzicht van alle bestaande functie met eventueel additionele informatie. Dit

rapport is het zelfde als ‘Bestaande organisatorische eenheden’ en bestaande formatieplaatsen’. Het

rapport is te bereiken via: HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Functie

2.3.5 Selectiescherm

Bij het starten van het overzicht krijg je het volgende selectiescherm:

2.3.6 Output

Het overzicht geeft een lijst met alle aanwezige functies op het gevraagde tijdstip. Er zijn

verschillende mogelijkheden om de lay-out aan te passen. Er kan worden gesorteerd op de

verschillende kolommen, er kan naar Excel en word worden gedownload.

Met de volgende buttons is het mogelijk om de lay-out te wijzigen t.a.v. de getoonde

kolommen en deze lay-out op te slaan.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 17 van 25


Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 18 van 25


2.6 Vacante formatieplaats

2.6.1 Algemene beschrijving

Dit rapport geeft alle formatieplaatsen die vacant zijn op de opgegeven peildatum. Dit kan

worden bepaald via het infotype ‘Vacature’ of door het feit dat er geen persoon is gekoppeld

aan de formatieplaats. Binnen de UU gebeurt dit nu op basis van gekoppelde personen. Het

rapport is te bereiken via: HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Formatieplaats

2.6.2 Selectiescherm

Bij het opstarten van het rapport kom je in het volgende selectiescherm

Hier kan je de organisatorische eenheid opgeven vanaf waar je wilt gaan evalueren. Met het

evaluatie pad worden alle formatieplaatsen binnen de opgegeven organisatorische eenheid

getoond.

Het veld statusvector wordt niet gebruikt binnen UU, hiermee kan je actieve, geplande

formatieplaatsen tonen. Binnen de UU worden op dit moment alleen actieve

formatieplaatsen gebruikt.

Let op!

Als een formatieplaats gedeeltelijk bezet is komt hij niet voor op dit overzicht. Als je wilt

weten of een formatieplaats volledig of gedeeltelijk bezet is moet je dat doen via het rapport

Bezettingsplan.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 19 van 25


2.6.3 Output

Ook hier zijn weer verschillende mogelijkheden om het overzicht naar o.a. Excel te krijgen.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 20 van 25


2.7 Bezettingsplan

2.7.1 Algemene beschrijving

Het bezettingsplan geeft een overzicht van de organisatie met de formatieplaatsen en de

daarbij behorende houders. Hierbij wordt het percentage bezet, normwerktijd, functie of

het een hoofd is of niet weergegeven. Deze

gegevens zijn wel te verkrijgen, nl. via

Instellingen, Layout, huidige…

Het rapport is te bereiken via: HR -> Organisatiebeheer -> Infosysteem -> Formatieplaats

2.7.2 Selectiescherm

Bij het opstarten van het overzicht krijg je het volgende selectiescherm:

Ook hier kan weer voor het standaard selectiescherm worden gekozen om bijvoorbeeld het

evaluatiepad te wijzigen.

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 21 van 25


2.7.3 Output

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 22 van 25


Bestaande org.eenheden.

selectie op leerstoel / subafdeling

Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 23 van 25


Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 24 van 25


Printdatum: 19-10-2010 Overzichten en Rapporten Pag. 25 van 25

More magazines by this user
Similar magazines