Rekenkamerbrief Inhuur derden Schinnen - Rekenkamers Parkstad ...

Onderzoeker: Nicole Demas
Januari 2012
Rekenkamerbrief
Inhuur derden Schinnen

Inhoudsopgave
1. Inleiding 2
1.1. Aanleiding onderzoek 2
1.2. Afronding onderzoek 2
2. De onderzoeksopzet 3
2.1. Onderzoeksvragen 3
2.2. Normenkader 3
2.3. Aanpak onderzoek 3
3. Bevindingen inhuur 4
3.1. Omvang inhuur in Schinnen 4
3.2. Toepassing geldend beleid inhuur 5
4. Aanbevelingen 6
Bijlagen:
1. Literatuurlijst 7
2. Samenstelling RKC Schinnen 8
Rekenkamerbrief Inhuur Derden - 1 - Rekenkamercommissie Schinnen

1. Inleiding
1.1. Aanleiding onderzoek
De Rekenkamercommissie Schinnen heeft in voorjaar 2011 opdracht gegeven voor het
uitvoeren van een onderzoek naar de inhuur van derden bij de gemeente. Dit mede na
overleg met de auditcommissie van de gemeenteraad over de in 2011 mogelijk te
onderzoeken onderwerpen.
Eenzelfde onderzoek is eerder uitgevoerd in enkele andere gemeenten binnen het
samenwerkingsverband van de Rekenkamercommissie Parkstad Limburg.
In een tijd van bezuinigingen is het van belang inzicht te hebben in alle uitgaven van de
gemeente. In dit onderzoek wordt één specifieke kostenpost nader belicht, namelijk
inhuur van derden. De belangrijkste vragen die daarbij worden gesteld zijn: welk beleid
wordt op dit gebied gevoerd, wat is de omvang van de inhuur en wat is de noodzaak
ervan?
Inhuur kent verschillende verschijningsvormen.
Inhuur kan structureel van aard zijn, zoals:
- onderhoudscontracten in verband met groenvoorziening en ICT,
- uitbesteding van diensten zoals schoonmaak en catering,
- en inhuur in verband met de uitvoering van wet- en regelgeving, zoals de
jaarlijkse accountantscontroles.
Daarnaast kan inhuur ook tijdelijk van aard zijn. In dat geval is er sprake van:
- vervanging (uitzendkrachten) bij onderbezetting (vacatures), ziekte en
zwangerschap van eigen personeel,
- uitbesteding van onderzoek en adviesopdrachten,
- interim-management.
Dit onderzoek is gericht op de tijdelijke inhuur zoals hierboven beschreven.
1.2. Afronding onderzoek
Het concept rapport van het onderzoek naar de inhuur van derden in de gemeente
Schinnen is door de rekenkamercommissie besproken in haar vergadering van 14
december 2011. Bij die bespreking kwam naar voren dat het onderzoek minder relevante
bevindingen en conclusies heeft opgeleverd, dan door de commissie vooraf werd
verwacht. Om die reden heeft de commissie na ampel beraad besloten om het onderzoek
thans in een lichtere vorm af te ronden door de bevindingen samen te vatten in de
voorliggende beknopte rekenkamerbrief. Daarbij kan worden afgezien van de bij te
publiceren onderzoeksrapporten gebruikelijke zorgvuldige en tijdrovende procedure van
ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor.
Rekenkamerbrief Inhuur Derden - 2 - Rekenkamercommissie Schinnen

2. De onderzoeksopzet
2.1. Onderzoeksvragen
1) Wat is het beleid van de gemeente Schinnen met betrekking tot externe inhuur?
a) Hoe vindt besluitvorming, verslaglegging en verantwoording plaats?
b) Op welke wijze wordt de noodzaak vastgesteld?
c) Worden inhuuropdrachten duidelijk geformuleerd?
d) Welke selectiemethode wordt in het geldende beleid voorgeschreven?
2) Wat is de aard en omvang van de externe inhuur in de afgelopen 3 jaar (2008-
2010)?
a) Welke noodzaak lag ten grondslag aan de inhuur?
b) Heeft de inhuur plaatsgevonden volgens het geldende beleid?
c) Ten laste van welke budgetten komt externe inhuur?
3) Op welke wijze vindt evaluatie en borging van kennis van de inhuur plaats?
2.2. Normenkader
Normen kunnen ontleend zijn aan wet- en regelgeving, maar ook aan wetenschappelijk
onderzoek of aan algemeen aanvaarde beginselen zoals het beginsel van behoorlijk
bestuur. Ook doelen of prestatie-indicatoren die door de beleidsmaker van te voren zijn
opgesteld kunnen een bron van normen zijn. Daarnaast kan door het vergelijken van
resultaten of gevoerd beleid binnen andere gemeentes “best practices” worden
geformuleerd die als norm kunnen gelden.
De normen waaraan bovenstaande onderzoeksvragen worden getoetst, zijn als volgt:
a. Het beleidskader waarin staat beschreven wanneer tot inhuur mag worden
overgegaan (mandateringsbesluit, aanbestedingsbeleid) en aan welke eisen het
proces van inhuur moet worden voldaan.
b. Elk besluit tot inhuur bevat een duidelijke omschrijving van de inhuuropdracht,
het beoogd resultaat, een kostenopgave en een motivatie.
c. Er is inzicht in de bereikte resultaten en de gemaakte kosten (evaluatie).
d. Van iedere inhuur wordt een dossier bijgehouden dat tenminste de onder norm
b en c genoemde zaken bevat.
e. Er vindt interne controle plaats op de naleving van beleid, de mandaatregels en
het budgetbeheer.
2.3. Aanpak onderzoek
Het onderzoek werd uitgevoerd door middel van een bureaustudie waarbij diverse
gemeentelijke documenten werden bestudeerd. De bestudeerde documenten zijn
opgenomen in bijlage 1. Mede aan de hand van de crediteurenlijst, ter beschikking
gesteld door de gemeente Schinnen, werd een steekproefsgewijze selectie gemaakt van
een vijftiental dossiers, vijf van ieder jaar, verdeeld over de verschillende vormen van
tijdelijke inhuur. Een aantal interviews met de ambtenaren van de gemeente die
betrokken waren bij de besluitvorming, uitvoering en/of evaluatie van het betreffende
dossier maakten het onderzoek compleet. De geïnterviewde ambtenaren betroffen de
gemeentesecretaris, de concerncontroller, een sectordirecteur en een teammanager. Deze
personen werden gezamenlijk geïnterviewd.
Rekenkamerbrief Inhuur Derden - 3 - Rekenkamercommissie Schinnen

3. Bevindingen inhuur
3.1. Omvang inhuur in Schinnen
De omvang van de inhuur van derden in de gemeente Schinnen in de periode 2008-2010
wordt weergegeven in onderstaande tabel. In de tabel wordt de inhuur van derden
uitgedrukt in een percentage van de totale loonsom, en wordt een landelijk gemiddelde
van dit percentage voor vergelijkbare gemeenten (met een inwonertal tussen 10.000 –
20.000) weergegeven.
Jaar Totale loonsom* Inhuur % inhuur
% landelijk
gemiddelde
2008 4.997.025 1.457.379 29% Niet bekend
2009 4.902.124 1.730.224 35% 14%
2010 5.146.489 933.972 18% 16%
*De totale loonsom bestaat uit het totaal aan salarissen en sociale lasten vermeerderd met de kosten voor
inhuur ten laste van de budget inhuur en functionele budgetten. Dit is conform de definitie gehanteerd door
het AenO Fonds Gemeenten.
Het Rijk heeft in 2009 aangegeven voor de ministeries voor de kosten van inhuur een
norm te hanteren van 13 % van de totale loonsom.
Uit de tabel komt naar voren dat de inhuur van derden in de beschouwde periode in
Schinnen duidelijk boven het landelijk gemiddelde ligt. De hoge inhuurcijfers in de jaren
2008 en 2009 vinden in belangrijke mate hun oorzaak in de in 2007 ten behoeve van de
reorganisatie ingestelde vacaturestop. Alle vacatures werden waar nodig ingevuld door
ingehuurde krachten. Na het afronden van de reorganisatie ligt de inhuur van derden in
2010 belangrijk lager. Dat de inhuur van derden in Schinnen in dat jaar nog boven het
gemiddelde van de vergelijkbare gemeenten ligt wordt mogelijk mede veroorzaakt door
de in vergelijking met de andere gemeenten relatief kleine vaste personeelsformatie van
de gemeente.
De cijfers over de vaste formatie van de gemeente zijn in onderstaande tabel
weergegeven. Ook hier hebben de landelijke cijfers betrekking op de groep gemeenten
met een vergelijkbaar inwonertal tussen de 10 en 20 duizend. Als bron voor de landelijke
gegevens zijn de personeelsmonitoren van het A&O Fonds Gemeenten gebruikt.
Kengetallen personeel
2008
Schinnen
2008
Landelijk
2009
Schinnen
2009
Landelijk
2010
Schinnen
2010
Landelijk
Totale formatie in fte 80,9 92,58 82,55 95,69 73,1 101,2
Aantal fte per 1000
inwoners*
6,0 6,9 6,1 7,1 5,4 7,5
Ziekteverzuim 7,6% 4,4% 6,2% 4,6% 7,9% 4,8%
* inwoneraantallen gebaseerd op cijfers cbs per 1 januari van het betreffende jaar.
Een probleem bij het interpreteren van bovenstaande cijfers over het aandeel inhuur en
over het ziekteverzuim vormt de kleine omvang van de formatie van de gemeente, in
statistische termen de “populatie”. Hierdoor zijn de relatieve cijfers in hoge mate
onderhevig aan toevalsfactoren; afwijkingen van enkele procenten kunnen in statistische
termen nog niet worden aangemerkt als significant. De cijfers hebben dan ook vooral een
signaalfunctie. Bij afwijkingen van de gemiddelde waarden is een gedegen analyse nodig
van de onderliggende verklarende factoren. Alleen daaruit kan blijken of en hoe moet
worden bijgestuurd.
Rekenkamerbrief Inhuur Derden - 4 - Rekenkamercommissie Schinnen

3.2. Toepassing geldend beleid inhuur
Op het inhuren van personeel is de nota inkoop en aanbesteding van toepassing.
Deze nota is in 2010 geëvalueerd en geactualiseerd. De nota geeft regels voor de
besluitvorming vooraf, de dossiervorming en de evaluatie achteraf.
Bij de geactualiseerde nota inkoop en aanbesteding is ter ondersteuning daarvan een
checklist opgenomen.
Voor de inhuur van personeel van derden is voorts het Protocol Werving en Selectie 2010
van toepassing. Hierin wordt voorgeschreven welke stappen achtereenvolgens genomen
moeten worden bij het inhuren van personeel. Kortweg is deze volgorde: eigen
organisatie – Igom – overige aanbieders.
Tenslotte zijn op de inhuur van personeel van toepassing de mandaatregeling , het
mandaat register en de budgethoudersregeling.
In het kader van dit onderzoek zijn een aantal interviews afgenomen en is voorts een 15tal
dossiers over inhuur van derden onderzocht. Uit de interviews komt naar voren dat
de besluitvorming over inhuur van derden (tegenwoordig) in de meeste gevallen
plaatsvindt door het college van B&W. In het collegevoorstel worden de noodzaak van
inhuur, de te volgen procedure, de gewenste omvang en inhoud en de budgettaire
mogelijkheden aangegeven. In de enkele gevallen dat er geen collegevoorstel wordt
opgemaakt, wordt de inhuur verantwoord in maandelijkse rapportages.
Uit de interviews komt ook naar voren dat bij het beëindigen van de inhuur, waar van
toepassing, ook exitgesprekken worden gehouden. Daarbij komt ook de noodzakelijke
kennisoverdracht aan de orde; een systematische vastlegging daarvan vindt echter niet
plaats. Ook vindt geen vastlegging plaats van de geleverde kwaliteit.
De geactualiseerde nota inkoop en aanbesteding schrijft een zorgvuldige dossiervorming
voor. In slechts vijf van de vijftien onderzochte dossiers is een beschrijving van de
noodzaak van inhuur opgenomen, terwijl in slechts een enkel geval ook daadwerkelijk
het collegevoorstel en het besluit in het dossier is opgenomen. In geen van de vijftien
onderzochte dossiers is een evaluatie van de inhuur terug te vinden. Voorts is niet
vastgelegd of en hoe kennisoverdracht heeft plaatsgevonden.
Rekenkamerbrief Inhuur Derden - 5 - Rekenkamercommissie Schinnen

4. Aanbevelingen
Op basis van bovenstaande bevindingen komt de rekenkamercommissie tot de volgende
aanbevelingen.
- De in 2010 geactualiseerde nota inkoop en aanbesteding bevat voldoende
richtlijnen voor de besluitvorming over en de begeleiding en evaluatie van
inhuur van derden, en voorts ook voor de dossiervorming daarover.
Draag zorg voor consequente toepassing van deze richtlijnen in de gehele
gemeentelijke organisatie.
- Bij de evaluatie van inhuur achteraf, en de vastlegging daarvan in het dossier,
dient expliciet aandacht te worden besteed aan de geleverde kwaliteit en voorts
aan de benodigde overdracht en borging van kennis.
- In het kader van inhuur van derden kan de samenwerking met andere
gemeenten worden uitgebreid middels inlenen en/of detacheren van personeel.
Schep hiertoe de mogelijkheid in het Protocol Werving en Selectie 2010.
Rekenkamerbrief Inhuur Derden - 6 - Rekenkamercommissie Schinnen

Bijlage 1. Literatuurlijst
Dienstverleningsconcept gemeente Schinnen, 2007
Rapport “Inrichten grof”, 2008 – gemeente Schinnen
Formatieplan, oktober 2008 – Capgemini
Bestuurskrachtmonitor Schinnen, 1 december 2008
Financieel Verdiepingsonderzoek Schinnen, 2008 – Provincie Limburg
Programmabegrotingen 2008, 2009 en 2010 – gemeente Schinnen
Buraps 2008, 2009 en 2010 – gemeente Schinnen
Programmarekeningen 2008, 2009 en 2010 – gemeente Schinnen
Managementletter 2010 – gemeente Schinnen
Nota inkoop- en aanbesteding, 2003 – gemeente Schinnen
Evaluatie nota inkoop- en aanbestedingen, 2010 – gemeente Schinnen
B&W-voorstel mandatering, 13 juli 2009 – gemeente Schinnen
Mandaatregeling gemeente Schinnen 2009
B&W-voorstel budgethoudersregeling, 2 september 2009 – gemeente Schinnen
B&W-voorstel budgethoudersregeling, 21 december 2009 – gemeente Schinnen
B&W-voorstel budgethoudersregeling, 21 mei 2010 – gemeente Schinnen
Budgethoudersregeling 2010 – gemeente Schinnen
Document “belangenverstrengeling bij gunning kleine opdrachten”- gemeente Schinnen
Contract IGOM – gemeente Schinnen
Personeelsmonitoren 2008, 2009 en 2010 – AenO fonds gemeenten
Protocol Werving en Selectie, april 2010 – gemeente Schinnen
Rekenkamerbrief Inhuur Derden - 7 - Rekenkamercommissie Schinnen

Bijlage 2. Samenstelling RKC Schinnen
Externe leden:
Drs. W.M.P. Satijn (voorzitter)
Drs. A.J.M. Huisman FC
Mr. G.C.A.M. van der Oord
Interne leden:
Dhr. R.M.J. Gielen
Mevr. M.G.T. Thuis
Rekenkamerbrief Inhuur Derden - 8 - Rekenkamercommissie Schinnen