Vademecum Kanselarij 3.0.0 - CIRB

Vademecum Kanselarij 3.0.0
Toegang tot de test-website
http://stagingchancellerie3.irisnet.be/ (testomgeving)
http://www.kanselarij.irisnet.be/ (productieomgeving)
Op de homepagina vindt u de toegang tot drie instanties van de toepassing :
− Brusselse Hoofdstedelijke Regering
− COCOF
− Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (COCOM)
Kies hier « EGBRU-GRBC »

Gebruikers en profielen
(enkel in testomgeving http://stagingchancellerie3.irisnet.be/)
Login 1 Profiel Groep Password Email / pswd
pmCreator1 Creator « Kabinet1 »
(kab. Minister)
pmCreator1b Creator « Kabinet1 »
(kab. Minister)
pmReviewer1 Validator « Kabinet1 »
(kab. Minister)
pmCreator2 Creator « Cabinet2 »
(staatssecretaris)
PmReviewer2 Validator « Cabinet2 »
(staatssecretaris)
pmManager Beheerder van een
zitting
pmManager2 Beheerder2 van een
zitting
Voor Kabinetsmedewerkers
Aanmaak van een agendapunt
meeting pmcreator1@gmail.com /
meeting8
meeting pmcreator1b@gmail.com /
meeting8
meeting pmreviewer1@gmail.com /
meeting8
meeting pmcreator2@gmail.com /
meeting8
meeting pmreviewer1@gmail.com /
meeting8
Kanselarij meeting pmmanagerpm@gmail.com /
meeting8
Kanselarij meeting pmmanagerpm2@gmail.com /
meeting8
Een gebruiker met het profiel « creator » logt in en maakt een punt aan
De « creator » vult titel en tekst in, kiest de materie, de eventueel geassocieerde
kabinetten en voegt eventuele bijlagen toe.
Na op « bewaren » geklikt te hebben heeft de « creator » twee opties:
− Hij kan het punt (nu al later) verder aanvullen « bewerken »
− Hij klikt op « voorstellen » om het punt naar de « validator » binnen zijn
kabinet te sturen.
Validatie van een agendapunt
1
Login en password zijn « case sensitive » -> hoofd-en kleine letters
respecteren

Een gebruiker met het profiel « validator » logt in en beoordeelt de punten die
hem werden toegezonden. De « validator » heeft nu drie opties:
− Hij kan het punt zelf « bewerken »
− Hij kan het punt terugsturen naar de « creator » door te klikken op
« verbeteren »
− Hij kan het punt naar de kanselarij sturen door te klikken op « valideren »
Voor de medewerkers van de Kanselarij
De punten die door de kabinetten werden doorgestuurd, toegankelijk via het
menu « alle punten » , kunnen:
− ofwel worden teruggestuurd naar een kabinet (door op « verbeteren » te
klikken)
− ofwel gewijzigd worden door de Kanselarij zelf (« bewerken »)
Aanmaak van een agendapunt
De leden van de Kanselarij kunnen zelf ook agendapunten aanmaken.
NB.: Tijdens het aanmaken van agendapunten kunnen enkel de leden van de
Kanselarij de categorie “Goedkeuring” kiezen (het eerste element in de lijst van
categoriën). Een agendapunt van de categorie “Goedkeuring” zal automatisch
bovenaan op de agenda komen en kan worden “bevestigd” (zie verder) zonder
dat een beslissing werd gespecifieerd.
Een punt dat aangemaakt werd door de Kanselarij moet ook “voorgesteld” en
“gevalideerd” . Pas daarna zal het verschijnen in de lijst van punten die op de
agenda kunnen worden ingeschreven.
Aanmaak van een zitting
Een lid van de Kanselarij kan nieuwe zittingen aanmaken
Hij/zij preciseert datum en uur van de ministerraad; De toepassing berekent
automatisch datum en uur van de vergadering van de kabinetsdirecteurs (2
dagen eerder, zelfde uur). Datum en uur van deze vergadering van de
kabinetsdirecteurs kunnen evenwel nadien gewijzigd worden.
De administrator van de toepassing kan een lijst definiëren van de leden die
normaal deelnemen aan de vergadering van de kabinetsdirecteurs en aan de
ministerraad.
Deze gegevens zullen dan automatisch opgenomen worden tijdens het genereren
van het verslag (proces-verbaal). De leden van de Kanselarij kunnen deze lijst
aanpassen, bijvoorbeeld wanneer er afwezigen zijn.
Als de zitting aangemaakt is, dan kunnen de agendapunten worden toegevoegd.
Validatie van een zitting
Een zitting die nog in “in opbouw” is, is niet zichtbaar voor de kabinetten. Ze
wordt pas zichtbaar na validatie. De validatie laat de kabinetsleden ook toe om de
agenda te consulteren in PDF-formaat.
De validatie gebeurt in 2 fasen :
− Voorlopige validatie
De zitting is zichtbaar voor de kabinetten en kan nog gewijzigd of
aangepast worden. Er wordt geen e-mail verstuurd naar de kabinetten bij

een voorlopige validatie.
Een PDF-bestand « voorlopige agenda » is beschikbaar na de voorlopige
validatie.
− Definitieve validatie
Na de definitieve validatie wordt een e-mail verstuurd naar de kabinetten
met de boodschap dat de Agenda gepubliceerd werd. Wijzigingen zijn nog
steeds mogelijk via de knop « corrigeren ».
Een PDF-bestand « Agenda » is beschikbaar na de definitieve validatie.
Vergadering van de kabinetsdirecteurs
Eens de Agenda definitief gevalideerd én na da vergadering van de
kabinetsdirecteurs is het mogelijk om voor elk punt de beslissingen (aanvaard,
retrait, uitgesteld, beslissing tijdens ministerraad) toe te voegen alsook een
eventuele kommentaar in het veld “kommentaren PVKD”.
De knop “vergadering van de kabinetsdirecteurs kennisgeven” is pas zichtbaar als
voor elk punt een beslissing werd genomen !
Eenmaal de vergadering ter kennis gegeven, worden het PV en de beslissingen
zichtbaar voor de kabinetten.
Het is mogelijk om het PV te consulteren voor verspreiding, om het PV
automatisch te laten genereren door de toepassing of dit aan te passen (zie hoger
“genereren van documenten”)
Vergadering van de Ministerraad
Nadat het PV van de vergadering van de kabinetsdirecteurs ter kennis werd
gegeven én na de ministerraad, is het mogelijk om voor elk punt de beslissingen
(acceptation+confirmation, retrait, report) toe te voegen.
De agendapunten die tijdens de vergadering van de kabinetsdirecteurs
“acception” werden, moeten “bevestigd” worden. Deze bevestiging is pas
mogelijk nadat een tekst wordt ingevoerd in het veld “notificatie van de beslissing
tijdens de ministerraad (en dit zowel in FR en NL).
De knop “definitief ter kennis geven” is pas zichtbaar als voor elk punt een
beslissing werd genomen !
Eenmaal de vergadering ter kennis werd gegeven, worden het PV en de
beslissingen zichtbaar voor de kabinetten.
Het is mogelijk om het PV te consulteren voor verspreiding, om het PV
automatisch te laten genereren door de toepassing of dit aan te passen (zie hoger
“genereren van documenten”).
Na de ter kennisgeving van de Ministerraad kan de zitting gearchiveerd worden.
Ze blijft dan altijd toegangkelijk via “alle kennisgevingen”.

Beeschrijving van de iconen
Corriger
Affecter un point en attente à un ODJ
Affecter tous les points en attente à un ODJ
Retirer un point de l’ODJ
Éditer un point
Supprimer
Déplacer vers le bas
Déplacer vers le haut
Reporter
Refuser (« retirer » selon la terminologie)
Décision en conseil des ministres
Accepter
Confirmer (un point précédemment accepté)