“Zwolle en Omstreken” - COVS

dat de ontvangen e-mail ingeboekt is onder nummer 08-027 zodat we de adresge-
gevens naderhand altijd kunnen terugvinden aan de hand van de postlijsten. Op
dit moment is het niet relevant, omdat we een goed draaiende redactie hebben.
JL zegt dat hij de LCI van COVS Nederland gevraagd heeft om aan het gedeelte
van de website van de COVS onder Zwolle (513) de rubriek “Nieuws” toe te voegen.
Als je hier artikelen toevoegt, komen deze op de voorpagina van de website
van de COVS te staan. Op de website kunnen nu alleen notulen en een agenda
worden geplaatst. En natuurlijk de hoofdpagina van Zwolle, waar het bestuur en
algemene informatie gepubliceerd staat. HvV vraagt of JL dit kort gesloten heeft
met Bert. BdR heeft de toegangscode en wachtwoord reeds aan de secretaris
verstrekt.
e. Technische commissie;
HvV zegt dat we in het clubblad ook vaak het inschrijvingsformulier ten behoeve
van de shuttle-run-test opnamen. De voorzitter zegt gebeld te zijn door een lid die
nog niets had ontvangen. HS zegt dat mensen nu een aanmeldingsformulier moeten
downloaden van de website van de COVS. Alleen weten de meeste leden dat
niet. De secretaris zegt een artikel te zullen plaatsen omtrent de shuttle-run-test
en hoe de aanmelding dient te gebeuren. Bij de vermelde shuttle-run-testen staat
ook geen e-mail van HS. HS zegt tegen leden die hem gebeld hebben, dat aanmeldingen
schriftelijk moeten geschieden via een aanmeldingsformulier. HS vraagt of
het goed is, dat alle mensen die meehelpen weer een kleine attentie ontvangen.
HS zegt dit keer te denken aan een kerstbrood, waarvoor hij naar een bakker in
Voorst gaat. FM zegt dat er ook een goede bakker in Rouveen zit. HS zegt hier en
daar eens zijn licht te zullen opsteken. HS zal contact opnemen met de penningmeester
wat hij hieraan mag besteden. Deze attenties zullen worden uitgereikt
tijdens de kerstbingo op 19 december 2008. JL vraagt of de organisatie voor de
shuttle-run-test helemaal rond is of dat hij nog ergens assistentie moet verlenen.
HS zegt dat alles loopt.
Besluitenlijst Scheidsrechtersvereniging Zwolle e.o. d.d. 9 september 2008 Pagina 4 van 7
Henk Schrik
6 Taakverdeling bestuur Actie door:
De voorzitter stelt het door hem opgestelde document aan de orde. Wat hem betreft
mag het punt “draagt zorg voor opleiding en interne organisatie” bij zijn taak
worden doorgestreept. JL zegt het hele document te hebben doorgenomen en hier
en daar nog wel op- en aanmerkingen en aanvullingen te hebben. HvV stelt voor
om het hele document pagina voor pagina onder de loep te nemen. De secretaris
zegt niet zo gecharmeerd te zijn van het rooster van aftreden. Hij zegt er geen
voorstander van te zijn, dat er DB-leden (secretaris en penningmeester) tegelijk
periodiek aftredend zijn. Dat komt de continuïteit binnen een bestuur niet ten
goede. Ieder bestuurslid kan/mag – statutair – elk moment zijn aftreden bekend
maken, maar zal dat redelijkerwijs niet doen als hij over de gang van zaken binnen
een bestuur tevreden is en het moment kiezen als hij periodiek aftredend is.
Ziekte en andere zaken buiten beschouwing latend. Binnen het verenigingsrecht
is het heel ongebruikelijk om een voorzitter samen met een secretaris of penningmeester
te laten aftreden. De secretaris zegt meer een voorstander te zijn van een
bestuursperiode van 3 jaar. Als het bestuur het er mee eens is, stelt de secretaris
voor om een voorstel te doen aan de Algemene Ledenvergadering van 2009. Een
voorstel om de Statuten en het Huishoudelijk reglement aan te passen. In de Statuten
wordt dan in het desbetreffende artikel verwezen naar een rooster van aftreden,
dat geregeld wordt in het Huishoudelijk Reglement. Een Huishoudelijk
Reglement kan altijd – als de behoefte daartoe is – worden gewijzigd op de Algemene
Ledenvergadering zonder tussenkomst van een notaris. Aangezien hier Jan Lahuis
kosten aan zijn verbonden, zal JL dit opnemen met de penningmeester BdR. De
secretaris komt met een uitgewerkt voorstel voor de volgende bestuursvergadering.
De taakverdeling wordt vervolgens per pagina redactioneel en inhoudelijk
doorgenomen. JL zegt het vreemd te vinden, dat een bestuurslid een vast bedrag
mag declareren. HS moet in samenspraak met de penningmeester het bedrag, dat
staat voor de organisatie van de bestuursvergaderingen, declareren. HS weet niet
of de kosten zullen worden gedeclareerd. De secretaris zegt dat hij dit wel moet
doen. Als er over enige tijd een andere locatie (zou) moeten worden gezocht, dan
zijn we de kosten ook kwijt. Voor de penningmeester is het goed te weten, waarmee
hij in de begroting rekening moet houden. Naar leden is het nooit uit te leggen,
waarom het ene jaar niet en het andere jaar wel kosten op de exploitatierekening
worden vermeld voor vergaderkosten. Dus moeten vergaderkosten wor- Jan Lahuis
den gedeclareerd. De secretaris zal het document wijzigen en naar de bestuurs-