functieomschrijving - pdf - Jobpunt Vlaanderen

De Personeelsdienst binnen de Managementondersteunende Diensten van het
departement Onderwijs en Vorming is in statutair dienstverband op zoek naar
2 DESKUNDIGEN TEAM LOOPBAANBEHEER (m/v)
Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming
Departement Onderwijs en Vorming
Managementondersteunende Diensten (MOD)
Niveau B
Graad deskundige
Standplaats Hendrik Consciencegebouw
Koning Albert II- laan 15 1210 Brussel
FUNCTIECONTEXT
Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit:
1
Vacaturenummer: 14170
het Departement Onderwijs en Vorming
het Agentschap voor Onderwijsdiensten
het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen
het Agentschap voor Onderwijscommunicatie
het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming
Meer informatie kan je terugvinden op http://www.ond.vlaanderen.be/wegwijs
Het departement Onderwijs en Vorming ondersteunt de minister bij het bepalen van het
beleid en bij het monitoren van de beleidsuitvoering.
De verzelfstandigde agentschappen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid.
De Managementondersteunende Diensten (MOD) is een afdeling binnen het Departement
Onderwijs en Vorming.( http://www.ond.vlaanderen.be/wegwijs/departement/). De MOD
wordt aangestuurd door het afdelingshoofd die samen werkt met en rapporteert aan de
secretaris-generaal, leidend ambtenaar van het departement Onderwijs en Vorming.
Als dienstverlener ondersteunt de MOD het departement en de agentschappen bij het
uitvoeren van hun kerntaken en verzorgt de dienstverlening aan de personeelsleden (bijv.
personeels- en loonadministratie, vorming, welzijn op het werk, logistiek, ICT, rekrutering en
aanwerving, …) van het departement en de agentschappen.
Volgende grote opdrachten kunnen binnen de MOD onderscheiden worden:
- Personeel en Ontwikkeling
- ICT
- Facility en veiligheid
- Boekhouding

Als deskundige van het team Loopbaanbeheer sta je samen met je teamgenoten in voor
o.m. de correcte en tijdige behandeling van de procedures met betrekking tot wervingen,
bevorderingen, tuchtstraffen, administratieve anciënniteiten, loopbaanexamens, burgerlijke
eretekens en eretekens in de Nationale Orden voor onderwijzend en daarmee gelijkgesteld
personeel en ambtenaren, … Dit team bestaat momenteel uit 3 personeelsleden.
Het beheer van de administratieve loopbaan van de personeelsleden gebeurt via een
ondersteunend IT-systeem: Vlimpers (Vlaams Intermodulair Personeelssysteem). De
toekenning van eretekens is gebaseerd op een complex geheel van reglementeringen
waarbij Federale Overheidsdiensten en de drie gemeenschappen betrokken zijn.
Voornoemd team staat bovendien in voor de legalisatie van diploma’s, informatieverstrekking
omtrent de hospitalisatieverzekering van de Vlaamse overheid en verzorgt het secretariaat
van de overlegcomités en het secretariaat van de selectiecommissies wat de
bevorderingsprocedures betreft. Daarnaast fungeert het team ook als aanspreekpunt wat het
Vlaams Personeelsstatuut betreft en biedt het ondersteuning aan het afdelingshoofd bij het
uitzoeken van juridische vraagstukken en het voorbereiden van nota’s.
RESULTAATGEBIEDEN
1. GEGEVENSVERZAMELING
Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en
bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben.
Voorbeelden van activiteiten:
Ontbrekende gegevens opzoeken
Opzoekingen doen in het VPS, onderwijsdecreten … naar aanleiding van vragen omtrent
regelgeving die bij het afdelingshoofd terecht komen
Gegevens importeren of aanpassen in het personeelsbeheersysteem (Vlimpers) of in
andere databanken bijv. na vaststelling administratieve anciënniteiten en inzake de
toekenning van eretekens in de Nationale Orden of burgerlijke eretekens, diploma’s
personeel (niveau A)
Indiensttredingen vervolledigen met toekenning van administratieve anciënniteiten,
doorstroom- en uitdienstgegevens aanpassen
Samenstellen en opvolgen van de dossiers bevorderingen
Actief meewerken aan de herziening van de reglementering inzake eervolle
onderscheidingen (Vlaams voor het ambtenarenpersoneel, interfederaal voor wat betreft
het onderwijzend en daarmee gelijkgesteld personeel)
Bijhouden van klassementen bv. van bewegingen van eervolle onderscheidingen
ambtenaren en het onderwijzend en daarmee gelijkgesteld personeel
2

2. CONTROLE VAN GEGEVENS
Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat
vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
Voorbeelden van activiteiten:
Interne controles uitvoeren (opstellen, controleren en bezorgen aan de externe instantie
van de maandelijkse prestatiestaten van de gesubsidieerd contractuelen van de
entiteiten die vallen onder Conventie 8100bis)
Vaststellen van fouten op de lijsten van de hospitalisatieverzekering en voorstellen doen
voor correctie
Controleren of aanvragen administratieve anciënniteiten, hoger ambt, deelname
loopbaanexamens in lijn zijn met het statuut
Foutieve of onvolledige voorstellen m.b.t. eretekens voor het onderwijzend en daarmee
gelijkgesteld personeel doorzenden voor correctie of zelf corrigeren
…
3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS
Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens
teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
Voorbeelden van activiteiten:
Berekeningen uitvoeren inzake de vaststelling van de startkapitalen van de
administratieve anciënniteiten (deze worden gerapporteerd in de jaarlijkse gepubliceerde
naamlijst personeel)
Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten
betreffende de behandelde materies, bezorgen van vakbondsformulieren, ….
Optreden als secretaris van het beleidsdomein- en entiteitsoverlegorgaan (agenda,
uitnodigingen en verslagen opstellen)
Uitzoeken hoe wetgeving (voornamelijk Vlaams Personeelsstatuut) het best kan
toegepast worden
Opmaken van overzichten en rapporten (jaarlijkse naamlijst personeel, prestatiestaten,
voordrachtstaten)
Up-to-date houden van arbeidsreglementen
Databanken bijwerken (behaalde diploma’s van het statutair en contractueel personeel)
Opmaken van contracten en besluiten (inzonderheid voor de horizontale arbeidsmarkt,
top- en middenkader, de toekenning van hogere ambten en bevorderingsprocedures)
Het verwerken van aanvragen wat loopbaanexamens betreft, inclusief het klassement
van de dienaangaande stukken
Aanvragen verwerken m.b.t. hospitalisatieverzekering, eretekens, legaliseren van de
handtekening van in Vlaanderen erkende en uitgereikte diploma’s
Optreden als verslaggever bij selectiegesprekken in het kader van wervings- en
bevorderingsprocedures en de interviewers ondersteunen.
4. INFORMATIE-UITWISSELING
Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere
betrokkenen (lijnmanagement, personeelsleden, onderwijzend personeel, scholen en
inrichtende machten) correct te informeren.
3

Voorbeelden van activiteiten:
In overleg met collega’s zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen bijv. bij
moeilijkheden inzake legalisaties
Fungeren als aanspreekpunt bv. wat eretekens, hospitalisatieverzekering,
administratieve anciënniteiten en legalisatie van handtekeningen op diploma’s betreft
Informatie verstrekken aan de verzekeraar inzake hospitalisatieverzekering
Rapporteren over de stand van zaken en periodiek bijhouden van het organogram van
het beleidsdomein
Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen, inzonderheid:
BeleidsDomeinOverlegcomité en EntiteitsOverlegComité’s, de werkgroep
bevorderingsprocedures bij de diensten van de Vlaamse overheid en de werkgroep
eretekens (op federaal niveau) samen met de 3 gemeenschappen
Bespreken van dossiers met collega’s
Het te woord staan van anderstalige klanten in het Frans/Engels i.v.m. de legalisatie van
de handtekeningen van in Vlaanderen erkende en uitgereikte diploma’s
Ondersteuning bieden aan de klant bij de opmaak van de functiebeschrijving en het
competentieprofiel
De publicatie verzorgen van de bevorderingsvacatures
De logistieke en administratieve afhandeling van het selectieproces verzorgen
5. WERKRELATIES
Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een
goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
Voorbeelden van activiteiten:
Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. leveranciers zoals verzekeraar,
andere MOD-cellen, overkoepelende diensten …
Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen
Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het
dossier
Relevante informatie delen met collega’s
Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten
6. OPTIMALISATIE VAN DE WERKING
Stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen n.a.v. nieuwe wetgeving en knelpunten
teneinde de efficiëntie te verhogen
Voorbeelden van activiteiten:
Beheren en optimaliseren van de databanken eretekens
Opstellen formulieren voor het toekennen van eretekens
Meewerken aan verbeterprojecten
Deelnemen aan werkgroepen
4

7. COLLEGA’S VAKINHOUDELIJK HELPEN
Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op
peil te houden
Voorbeelden van activiteiten:
Als back up fungeren bij de activiteiten van de cel Wervingen indien nodig
Ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen,
toepassingen,…
Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen,
rapporteren van indicatoren
Opzoeken en bijhouden van informatie en documentatie
Gegevens verstrekken die door anderen in hun werkzaamheden gebruikt worden
Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten en systemen
Behandelen van vragen en problemen
De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren
Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort
Antwoorden op vragen van klanten
Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen
Pro-actief knelpunten signaleren
JE PROFIEL
DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor of door Jobpunt
Vlaanderen onder bevoegdheidsdelegatie van Selor) voor de graad van deskundige voor de
diensten van de Vlaamse overheid;
of je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte omdat je behoorde tot een
wervingsreserve opgesteld door Selor voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de
graad van deskundige waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was
verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006;
of je bent ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een
loopbaanselectie voor de graad van deskundige;
of je werkt als statutair ambtenaar in de graad van deskundige bij de diensten van de
Vlaamse overheid.
Je hebt 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
JE TECHNISCHE COMPETENTIES
Je hebt een vlotte pen en bent bedreven in het schrijven van verslagen.
Je kan zeer nauwkeurig, grondig en analytisch te werk gaan bij het bestuderen van
administratieve dossiers, statuten, decreten, gegevens en nota’s.
Je beschikt over een professionele kennis van het Vlaams Personeelsstatuut en de
regelgeving betreffende de toekenning van eretekens, of bent in staat die op redelijke termijn
te verwerven.
Operationele kennis van het personeelsbeheerssysteem Vlimpers is een troef.
5

Je beschikt over een basiskennis van het vakbondsstatuut, of bent bereid die te verwerven.
Je hebt een praktische kennis van gesproken Engels en Frans.
Je hebt een praktische kennis van excel, access, word en internet.
Je hebt interesse voor en affiniteit met een administratieve werkomgeving.
Je kan discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Betrouwbaarheid
Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke
behandeling, correctheid en transparantie. Je komt afspraken na en je neemt je
verantwoordelijkheid op.
Je brengt sociale en ethische normen in de praktijk.
Samenwerken
Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of
organisatie ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
Je helpt anderen en pleegt overleg.
Voortdurend verbeteren
Je verbetert voortdurend de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit; je bent
bereid tot voortdurend leren en je staat open voor verandering.
Je toont je leer- en aanpassingsbereidheid met betrekking tot de eigen functie en situatie.
Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften
van verschillende soorten (interne en externe) klanten. Je onderneemt acties om voor de
klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de
hand liggen.
Probleemanalyse (analytisch denken)
Je duidt een probleem in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze ga je op zoek naar
bijkomende, relevante informatie. Je legt verbanden en ziet oorzaken.
Nauwgezetheid
Je voert de toegewezen taken nauwgezet en gedetailleerd uit. Repetitieve
administratieve taken voer je foutloos uit. Je blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk
afleveren.
Plannen
Je brengt structuur in je werk, stelt prioriteiten bij het aanpakken van taken of problemen.
Je plant je eigen werk effectief.
Oordeelsvorming (synthetisch denken)
Je uit je mening en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging
van relevante criteria. Je formuleert hypothesen en je trekt logische conclusies op basis
van de beschikbare gegevens.
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Je structureert je boodschap en je hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de
situatie of het publiek.
ONS AANBOD
Wij bieden je een boeiende baan aan met ruime opleiding- en ontplooiingskansen in een
statutair kader.
De eerste maanden vormen een stageperiode met een individueel vormingsprogramma.
Indien je de stage goed doorloopt, volgt een vaste benoeming. De proeftijd is niet van
toepassing als je als Vlaams ambtenaar al in de graad van de vacature werkt.
6

Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1).
Je aanvangssalaris is minimaal 26.828,11 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de nieuwe
index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2.235,68 euro.
Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de
berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend
door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 9 jaar erkend
worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via http://www2.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden
een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je
eindejaarstoelage.
Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag.
Er zijn glijdende werktijden en tijdens de schoolvakanties is er professionele opvang voor
kinderen van 3 tot 14 jaar.
Je geniet van een aantrekkelijke vakantieregeling en, indien je gebruik maakt van het
openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, heb je recht op een gratis abonnement.
Bovendien wordt je een gratis hospitalisatieverzekering aangeboden.
Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het
Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een
eigen personeelsrestaurant.
HOE SOLLICITEREN
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk
weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en
vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap.
Solliciteren kan tot 02/04/2013.
Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op
www.jobpunt.be.
Je mailt het standaard-cv naar kathy.tas@jobpunt.be. Vermeld in het onderwerp van je mail
het vacaturenummer 14170.
Je kunt het cv ook sturen naar:
Vlaamse overheid – Bestuurszaken
Dienst Rekrutering en Selectie/Jobpunt Vlaanderen (zone 3C)
Boudewijnlaan 30, bus 42
1000 Brussel
Stuur, in voorkomend geval, samen met het ingevuld standaard cv ook een kopie van je
meest recente aanstellingsbesluit mee.
SELECTIEPROCEDURE
1. cv-screening: begin april
2. preselectie (indien meer dan 8 kandidaten): half april
3. interview met case: tweede helft april of begin mei
7

MEER WETEN?
Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen
over de inhoud van de job met:
Annie Hofman, teamverantwoordelijke Cel Loopbaanbeheer
Tel. 02 553 87 88
over de arbeidsvoorwaarden met:
Christelle Van De Vijver – Zulleyha Güler, Cel Aanwervingen
Tel. 02 553 87 76 of 02 553 04 16
Over de selectieprocedure met:
Sara Poffé – Projectassistent Jobpunt Vlaanderen
Tel. 016-38.10.26
8