Verslag vergadering 8 december 2011

PLAATS DATUM REGISTRATIENUMMER
Schiedam
AANWEZIG
8 december 2011
W.J. Meijboom (voorzitter), E. Schoneveld, E. Schoel-van der Vlies, C. de Groot,
F. van Oosten, J.M.L. Tolsma, J. Helderop, A.A. in ‘t Veld en J. Gordijn
AFWEZIG
J.K. Meijer
ONDERWERP
Verslag auditcommissie d.d. 8 december 2011
1. Verslag vergadering 21 september 2011
De auditcommissie stelt het verslag vast.
2. Format raadsvoorstel Financiële stand van zaken
De auditcommissie is van mening dat het format helder en overzichtelijk is. Afgesproken wordt
het raadsvoorstel met ingang van de volgende cyclus iedere raadsvergadering aan de raad voor te
leggen. De griffier zal dit aan de raadsleden melden. Over een jaar zal een evaluatie plaatsvinden.
3. Overzicht afbouw externe inhuur
Mevrouw Tolsma licht toe dat dit een interne maandelijkse rapportage betreft. Vanaf volgend jaar
wordt ook een vertaling in euro’s opgenomen. De raad wordt geïnformeerd via de reguliere P&Ccyclus.
De voorzitter concludeert dat de commissie het overzicht voor kennisgeving aanneemt.
4. Checklist grote projecten
Mevrouw Tolsma licht toe dat alle voorbeelden zijn meegenomen. In het Handboek projectmatig
werken staat voor welke projecten deze checklist geldt. Het is in feite een spiegel van wat in het
Handboek over startdocumenten staat vermeld. Wethouder Van Oosten heeft er als lid van de rekenkamer
Leiderdorp ervaring mee. Het is voor een raadslid een prettig middel, en voor de organisatie
iets om rekening mee te houden. Het Handboek is binnenkort in het college aan de orde.
Daarna zal het ter kennisneming aan de raad worden aangeboden. In de aanbiedingsbrief wordt
uitdrukkelijk melding gemaakt van de checklist en wordt verwezen naar de bijdrage aan de discussie
over de checklist door de RKC.
5. Jaarrekening
De voorzitter meldt dat de mailwisseling hem heeft verbaasd, maar toch ook weer niet. De procedure
moet zijn dat het college een besluit neemt, daarna gaat de accountant aan de slag, na adviezen
van de accountant past het college wel of niet aan. Maar hij weet dat dit niet altijd zo gaat. De
heer Helderop wijst erop dat met de eis van een voorafgaand collegebesluit het tijdschema niet
wordt gehaald. De griffier zegt dat de accountant er geen enkel probleem mee heeft apart te rapporteren.
Het gaat er niet om of er een voorafgaand collegebesluit is – dat is de verantwoordelijkheid
van het college – het gaat om transparantie in het proces. De voorzitter wil het met de accountant
nog eens hebben over de vraag of het huidige proces het gevaar inhoudt van “leunen” op
de accountant. Wethouder Van Oosten is voor transparantie van het proces maar het mag geen
**

vertraging opleveren in het tijdschema. Het moet werkbaar zijn. Als er hardnekkige problemen
zijn, dan moeten deze worden aangepakt. Mevrouw De Groot is van mening dat een aparte rapportage
van de accountant leerzaam kan zijn. De voorzitter laat het niveau van detaillering van
rapportage graag over aan de professionaliteit van de accountant. Wethouder Van Oosten vraagt
of mevrouw Tolsma en de griffier nog even contact kunnen hebben over de vraag hoe transparantie
en werkbaarheid met elkaar kunnen worden verenigd.
6. Reactie college aanbevelingen subcommissie onderzoek der rekening d.d. 15 juni 2011
Afgesproken wordt de reactie ter kennisneming te sturen naar de subcommissie en te betrekken
bij de bespreking van de managementletter in de januarivergadering.
7. Vergaderschema
De auditcommissie stelt het vergaderschema vast.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 25 januari 2012,
de secretaris, de voorzitter,
J. Gordijn, W.J. Meijboom
Pagina 2 van 2