VGWM INTRODUCTIE - A Way Of Living

VGWM INTRODUCTIE
checklist voor nieuwe medewerkers
Standaards voor professionals, wees alert!

NAM VGWM Introductie
VGWM Checklist
voor nieuwe medewerkers
Het is de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende om de
nieuwe collega te informeren over Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu
(VGWM) aspecten bij de NAM.
Deze checklist is een aanvulling op de algemene HR onboarding checklist voor nieuwe
medewerkers. Het is een nadere detailering van verschillende VGWM aspecten bij
NAM en is bedoeld als hulpmiddel voor leidinggevende en nieuwe medewerker.
Voor aanvullende informatie kan men terecht op de algemene onboarding site van HR,
de HSE website en de externe website www.awolinfo.com. Op deze website is
VGWM informatie materiaal beschikbaar onder de naam A way of Living.
Voor vragen en of opmerkingen over deze checklist kan men in eerste instantie terecht
bij de VGWM Focal point en/of de VGWM contactpersoon van de afdeling
INHOUD
Algemeen
(Dienst) reizen
Veiligheid
Gezondheid
Milieu
Duurzame Ontwikkeling & Social Performance
Calamiteiten
Beveiliging
Websites
Informatie
Te nemen actie

ALGEMEEN
Het VGWM beleid is op alle lokaties aanwezig en ondertekend door de NAM
directeur
De gastheer- of vrouw is verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers
Roken is verboden in gebouwen en op locaties en alleen toegestaan in aangewezen
ruimtes buiten de gebouwen/locaties
Er zijn vertrouwenspersonen aangesteld om eventueel ongepast gedrag te bespreken
NAM Gevarenlijst is een lijst met voor NAM relevante gevaren (zie VGWM website
en/of AWOL site onder “SPOT the Hazard”)
Voor het organiseren van bedrijfs- of team evenementen dient vooraf een risico
analyse te worden opgesteld. Raadpleeg eventueel de VGWM adviseur.
SMAT en “24/7” worden binnen NAM als interventie systeem gebruikt. Meer
infomatie over SMAT is te vinden op de A Way Of Living website
Incidenten en risicovolle/onveilige situaties dienen te worden gerapporteerd
Bij toegangen van gebouwen en locaties wordt onze veiligheidsprestatie
middels matrix borden aangegeven
Ieder kwartaal wordt een “VGWM focus bulletin” door de NAM Directeur via mail
verstuurd naar alle medewerkers. Bespreek de Focus tijdens het VGWM overleg
Stel uzelf op de hoogte van eventuele risico’s die op uw werk(plek) of tijdens uw
werkzaamheden kunnen optreden. Zorg dat u vertrouwd bent met noodvoorzieningen
en - procedures op uw werklocatie.
Beoordeel uw eigen kennis en vaardigheden; indien nodig, vraag om additionele
training, instructie en opleidingen via uw leidinggevende (zie VGWM Trainingsmatrix
en HR website)
Stel uzelf op de hoogte van de afdeling of area specifieke VGWM jaarplannen.
Stel uzelf op de hoogte van het beleid inzake Alcohol, Drugs and Medicijnen (zie HR-
online)
Stel uzelf op de hoogte van de relevante onderdelen van het Corporate Management
System (CMS). Voor een inleidende video zie CMS website of de eerder genoemde A
Way Of Living site
(DIENST) REIZEN
U kunt deelnemen aan Defensive driving programma’s; voor buitenlandse werknemers
is speciale training beschikbaar
Check bij aankomst in een hotel altijd of vluchtroutes vrij zijn van obstakels en
controleer de brandbestrijdingsmiddelen
Wees voorbereid op calamiteiten (EHBO doos, auto reparatieset, water, brandblusser etc.)
Neem ICE (In Case of Emergency) telefoonnummer op in uw adresboek van uw
mobiele telefoon
Naar buitenland?
o Check regelmatig de Shell travel site voor extra informatie
o Verschillende landen, verschillende regels!
o Informeer tijdig naar locale eisen en locale medische faciliteiten
o Informeer naar lokale ziekten
o Regel de noodzakelijke vaccinaties
o Neem contact op met thuisbasis bij aankomst envoor vertrek.
o Wees bewust van verschil in hygiëne
o Vraag info over “veilige” locale restaurants en winkels
o Wees voorbereid, neem de juiste kleding en andere vormen van bescherming mee
o Let goed op de kwaliteit vande bus/taxi chauffeur (gebruik veiligheidsriemen)
o Indien uzelf gaat rijden stel u dan op de hoogte van locale omstandigheden en
mogelijk andere verkeersregels
o Waak voor vermoeidheid bij lang reizen, neem voldoende rustpauzes

VEILIGHEID
Neem verantwoordelijkheid voor de housekeeping in uw directe omgeving. Ruim afval
op en hou uw werkplek netjes.
Let er op dat men niet kan stuikelen over losliggende bekabeling. Hou het kort, recht,
langs de muur en/of opgeborgen in meubilair
In kantoor altijd rustig lopen en bij traplopen minstens één hand aan de trapleuning
houden
Opslag bovenop de kasten is niet toegestaan in verband met veiligheid en hygiëne
(schoonmaak)
Sluit archiefkasten af bij afwezigheid. (dit is meer security dan veiligheid)
Een Persoonlijk Veiligheid Paspoort (PSL) is vereist bij locatie werk / bezoek; te
verkrijgen bij beveiliging
Stel zeker dat U de juiste trainingen en juiste kleding hebt om op lokaties te mogen
werken. Voor offshore bezoek gelden aanvullende kledingsvoorschriften (check de
relevante “AWOL” brochures en VGWM Trainingsmatrix)
GEZONDHEID
Voorkom lawaai en overlast in de open office werkomgeving
Voorkom overmatige stress en zorg voor afwisselend werk, voldoende pauzes en
balans in werk en ontspanning
Raadpleeg de VGWM website inzake afstellingen van stoel, buro en beeldscherm.
Hoogte afstelling en kijkafstand zijn belangrijk alsmede voldoende verlichting (PC haaks
op ramen, voorkom reflecties van licht)
Er zijn speciale PC accessories beschikbaar (speciale muis, muis pen, beeldschermen)
goedkeur ARBO nodig
U kunt assistentie krijgen van Shell Health (de Arbo-dienst) bij het beoordelen van de
ergonomie op de –computer- werkplek.
Drink en eet niet op uw werkplek en maak vermorsingen direct schoon (schoonmaak
service is in de avond - indien extra noodzakelijk bel 68000)
Geef klachten over de luchtkwaliteit in de kantoren (geuren, ozon, airco, vochtigheid)
door aan Facility Management
Bel de Arbo-dienst (0592-368800) en de direct leidinggevende of collega, bij
een letselincident en op de eerste dag bij afwezigheid door ziekte en op dag van
betermelding
Voorkom RSI. Installeer WorkPace software (pauze/beweeg herinnering)
MILIEU
Het milieuzorgsysteem van de NAM is gecertificeerd conform de ISO 14001 norm.
Zie VGWM website en/of AWOL website voor nadere informatie
Belangrijkste uitgangspunten van de milieuzorg bij de NAM zijn het voldoen aan
wet- en regelgeving (zowel intern als extern), het voorkomen van milieuvervuiling en
het continu verbeteren van de milieuprestatie
Kantoor locatie:
o Denk aan energie (verbruik) management. Schakel apparaten en verlichting uit
(bijvoorbeeld PC scherm) als u het kantoor verlaat
o Voor hergebruik van kantoor artikelen en materialen zijn in sommige “copy corners”
verzamelfaciliteiten aanwezig
o Afval gescheiden deponeren in afval bakken van plastic, papier, aluminium,
batterijen, chemobox en confidentieel afval

Op boor- of productielocatie;
o Ruim lekkages/spills (conform de Werk Instructie Kaarten (WIK)) direct op en
meld deze aan de lokatiebeheerder
o Zorg voor voldoende opvangmogelijkheden om spills te voorkomen
o Monitor emissies conform de instructies
o Fakkelen en afblazen dienen zoveel mogelijk voorkomen te worden
o Maak zo efficiënt mogelijk gebruik van energie
o Streef naar minder gebruik van grond- en hulpstoffen
o Voorkomen piekgeluiden en denk aan geluidwerende maatregelen
o Voorkom hinder door vrachtverkeer
DUURZAME ONTWIKKELING / SOCIAL PERFORMANCE
Op Shell websites met betrekking to Duurzame Ontwikkeling en Social Performance is
nadere informatie over deze belangrijke onderwerpen te vinden
NAM heeft een aparte plannen (e.g., Social Performance Plan, Biodiversiteit Plan) die de
lokale invulling beschrijven
Houd bij alle activiteiten rekening met uw omgeving door aandacht te geven aan de
balans tussen economische ontwikkeling, milieubescherming en sociale
verantwoordelijkheid. Denk na over de omgeving waarin u werkt:
o Hoe ziet de natuurlijke omgeving eruit en welk effect hebben de NAM activiteiten
op de natuurlijke omgeving?
o Probeer in uw werk de impact tot een minimum te beperken
o Hoe ziet uw directe sociale omgeving eruit? Wie en waar zijn uw buren?
o Welke activiteiten vinden plaats die voor overlast zouden kunnen zorgen?
Communiceer pro-actief met uw omgeving wat NAM doet en wat zij van NAM mogen
verwachten
Maak zoveel mogelijk gebruik van lokale voorzieningen en diensten
CALAMITEITEN
Het alarmsignaal (en mogelijk omroep) is een slow whoop sirene die maandelijks wordt
getest (eerste maandag van de maand om 12:00)
Er is een BHV organisatie (interne noodorganisatie) die contact houdt met de brandweer,
en die EHBO- en evacuatie taken heeft. EHBO-ers zijn onderdeel van de BHV organisatie
Meer informatie is te vinden op de BHV website (speciaal voor BHV vrijwilligers)
Check routes en (nood) uitgangen op uw werklocatie (in kantoren op elke gang een
plattegrond). Stel uzelf op de hoogte van vluchtroutes en signalen en de verzamelplaats
Check de dichtstbijzijnde brandmelder, -slang en -blusser.
BEVEILIGING
NAM kent een Clear Desk Policy (afsluiten van waardevolle zaken en confidentieel
materiaal)
Toegang tot het computer netwerk kan men verkrijgen via een “Request for service”
(aanvraag smartcard en autorisatie)
Indien van toepassing is een vertrouwelijkheid verklaring noodzakelijk
Er is een Beveiliging Informatie Systeem beschikbaar (vertrouwelijk/restricted access)
De toegangspas, GID card dient zichtbaar te worden gedragen door werknemer,
aannemer en bezoeker. De toegangspas kan gebruikt worden voor computertoegang
Gebruik kabelslot bij laptops en berg de laptop op indien u afwezig bent

Geef kenteken van voertuig op bij de afdeling Beveiliging bij gebruik van parkeerkelder
(ook van belang indien voertuig problemen heeft zoals ontstoken lichten bij parkeren,
schade veroorzaakt door derden etc.)
Meld bij beveiliging aan waar wordt overgewerkt en geef een indicatie hoelang wordt
overgewerkt. (raam tijd 07.00 – 18.00 uur)
Buiten kantoor;
o Let op afsluiten deur, kasten, wijze van controle in hotels
o Voorkom diefstal; denk aan uw Laptop, computer media, geld, paspoort
o Let op met vertrouwelijke gesprekken in publieke plaatsen
WEBSITES
UIE HSE (inclusief een algemene onboarding presentatie en een who = who over de
VGWM organisatie)
UIE CMS
HR Online
BHV
Shell Health (via NAM web pagina)
Shell Sustainable Development
Shell Social Performance
A Way Of Living