vacaturebericht - pdf - Jobpunt Vlaanderen

Wij zijn op zoek naar een
Management Assistant (M/V)
onze organisatie - www.lne.be
Vacaturenummer: 23335
Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (DLNE) staat in
voor een integraal en geïntegreerd milieubeleid in Vlaanderen.
Het is dan ook een brede entiteit die op vele milieuterreinen
actief is. Beleidsplanning en –coördinatie,
vergunningsverlening, handhaving, wetenschappelijk
onderzoek, overleg, sensibilisering en educatie zijn enkele van de kernwoorden die in de werking sterk
naar voor komen. Het departement bestaat uit een coördinerend secretariaat-generaal en twaalf
afdelingen die zich elk afzonderlijk inzetten voor een specifiek aspect van de milieu- en
natuurproblematiek.
Binnen het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (DLNE) is een centrale taak weggelegd voor
de afdeling Management ondersteunende Diensten (MOD). Deze afdeling staat in voor de interne
dienstverlening aan de overige afdelingen van het departement en aan een aantal agentschappen van
het beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie op het vlak van personeel en logistiek.
Meer informatie over het departement en de afdeling vind je op de website http://www.lne.be/.
jouw functie
Als Management Assistant verleen je administratief ondersteunende diensten binnen de afdeling
Management ondersteunende Diensten met als doel bij te dragen tot een vlotte en efficiënte
administratieve werking van de afdeling.
Jouw taken bestaan in hoofdzaak uit volgende elementen:
Zorgen voor een vriendelijk en correct onthaal in de afdeling: ontvangst en begeleiding
bezoekers en nieuwe personeelsleden, professioneel beantwoorden en gericht doorgeven van
telefonische oproepen
Agenda beheren van het afdelingshoofd
Als aanspreekpunt fungeren voor de personeelsleden van de afdeling, meer bepaald voor
algemene en concrete vragen, het beheren van ziektemeldingen, afwezigheden, evaluaties en
andere van de afdeling heel wat praktische zaken
Opnemen van administratieve, organisatorische en logistieke taken die zorgen voor een
efficiënte werking van de afdeling

Meewerken aan en coördineren van de behandeling van inhoudelijke dossiers en
afdelingsgebonden projecten, zoals opvolgen doelstellingen van de afdeling,
organisatiebeheersing, advies voor overlegorganen compileren, mandatenlijsten,
afdelingsactiviteiten, afdelingsbudget beheren
Vergaderingen organiseren, vergaderagenda en uitnodigingen opstellen, notulen opstellen
Communicatieverantwoordelijke voor de afdeling: website van de afdeling ontwikkelen en
onderhouden, instaan voor een vlotte informatiedoorstroom naar personeelsleden
Coördineren van de binnenkomende en uitgaande briefwisseling, daarbij horen ook het
opvolgen van de e-mails van het afdelingshoofd en het eventueel al doorsturen of in
behandeling nemen van de dringendste mails
Informatie verzamelen, verwerken en beheren (adressenbestand, jaarverslagen,
beleidsdocumenten, enz.)
Operationele ondersteunende taken: verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van
documenten, fotokopies nemen en verspreiden, stockbeheer (magazijn organiseren en
voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk
houden), aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning (bij vergaderingen, beurzen)
jouw profiel
Je beschikt over een bachelor diploma;
Je werkt vlot met Word, Excel en PowerPoint en vindt vlot je weg op het internet;
Je hebt een goede kennis van e-mail en agendabeheer;
Je hebt ervaring in het digitaal publiceren;
Je kan vlot documenten beheren, klasseren en gemakkelijk terugvinden;
Kennis van de organisatie en inzicht in de formele en informele structuren binnen de Vlaamse
Overheid en beleidsdomein LNE, in het werkdomein van de afdeling en van de
informaticaprocessen binnen de Vlaamse Overheid zijn een pluspunt;
Je beschikt over sterke administratief-organisatorische vaardigheden;
Je bent klantgericht en zoekt naar oplossingen, ook bij vragen die minder voor de hand liggen;
Je hanteert een gepast mondeling en schriftelijk taalgebruik afhankelijk van de situatie of het
publiek;
Je houdt van samenwerken en overleg en helpt graag anderen;
Je handelt vanuit de codes van integriteit en brengt sociale en ethische normen in de praktijk.
ons aanbod
Een contractuele arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur met mogelijkheid tot onmiddellijke
indiensttreding. Een aantrekkelijke en maatschappelijk relevante functie wegens het grote gamma aan
activiteiten en thema's, veel contacten met collega's binnen en buiten de afdeling. Je kantoor bevindt
zich in Brussel (op wandelafstand van het Noordstation).
De Vlaamse overheid is geëvolueerd naar een moderne en dynamische werkgever die zich
onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven:
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen
betreft.
Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en kinderopvang tijdens de schoolvakanties,
occasioneel thuiswerk.
Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer,
gratis hospitalisatieverzekering, personeelsrestaurant.
Je wordt aangeworven in de graad van ‘Deskundige’ (B111). Op de website
http://www.werkenvoorvlaanderen.be/ kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je
individuele situatie. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan
verloond worden, met een maximum tot 9 jaar.
35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar.

Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma en
persoonlijke begeleider.
Je werkt in een organisatie die aandacht besteedt aan gelijke kansen en diversiteit.
Redelijke aanpassingen voor personen met een handicap kunnen voorzien worden. Als je een
handicap hebt, laat je ons dat best vooraf weten. We zorgen er dan voor dat je in de best
mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties.
hoe solliciteren?
We verwachten dat je het standaard-sollicitatieformulier, dat je op de website
www.lne.be/vacatures kan terugvinden, invult en ons, samen met je motivatiebrief en scan/kopie
van je diploma, uiterlijk op zondag 28 juli 2013 bezorgt. Dit doe je via mail naar
sollicitaties@lne.vlaanderen.be.
Jouw kandidatuur zal enkel in overweging worden genomen indien je ons alle vereiste
documenten (CV, motivatiebrief en scan/kopie van het vereist diploma) tijdig bezorgt.
Procedure en timing:
Deel 1: eerste selectie op basis van CV met motivering (kandidaat niet aanwezig) : 31 juli
2013
Deel 2: casus en computergestuurde testen: 8 en 12 augustus 2013 (onder voorbehoud)
Deel 3: interview: 21 en 29 augustus 2013 (onder voorbehoud)
Elk van bovenstaande delen zijn eliminerende stappen.
Wij vinden jouw kwaliteiten belangrijker dan je leeftijd, je geslacht, een handicap, je etnische afkomst
of je nationaliteit. Daarom krijgt iedereen van bij de start gelijke kansen. Grijp je kans: je bent welkom!
meer weten?
Op www.lne.be kan je kennis maken met het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE).
Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met:
Lieve Vandecasteele, afdelingshoofd Management Ondersteunende Diensten
Koning Albert II-laan 20/8, 1000 Brussel
02 553 72 64
lieve.vandecasteele@lne.vlaanderen.be
Voor bijkomende informatie over de arbeidsvoorwaarden of de selectieprocedure kan je contact
opnemen met :
Wendy Loomans, selectiedeskundige
Koning Albert II-laan 20/8, 1000 Brussel
02 553 70 74
wendy.loomans@lne.vlaanderen.be

Website: http://www.lne.be/vacatures