Risicomanagement. “Praktijk KEG Viataal Groep”

Risicomanagement.
“Praktijk KEG Viataal
Groep”
Ellen Blaauwwiekel
Coördinator Risicobeheer

PROGRAMMA:
• Organisatieomschrijving
• Doel risicomanagement binnen KEG Viataal Groep
• Factoren extern welke een rol spelen
• Plek binnen de organisatie
• Toegepaste model
• Hoe doen we dit!
• Welke kritische factoren spelen hierbij een rol intern
• Waar staan we nu

Organisatieomschrijving
KEG Viataal levert zorg, onderwijs en diagnostiek voor kinderen,
jongeren en volwassenen die moeite hebben met horen en
communiceren doordat ze:
• Doof of slechthorend zijn
• Doofblind zijn
• Ernstige communicatieproblemen hebben (ernstige spraaktaal
stoornissen of autisme met spaaktaal stoornissen)
Soms in combinatie met een verstandelijke beperking of
psychiatrische problemen

Organisatieomschrijving
KEG Viataal Groep is van 1 januari 2009 ontstaan uit een fusie
• St. Marie
• Viataal
• Koninklijke Effatha Guyot Groep
Vanaf 1 januari 2010 Koninklijke Kentalis

Doel risicomanagement KEG Viataal
Zo veel mogelijk veilig stellen van de realisatie van de
Hoe:
organisatiedoelen door het voorkomen van schade, ongevallen,
fouten en vergissingen.
• Risico’s kennen en beoordelen ( je weet welke risico je neemt)
• Afwijkingen kennen in relatie met het doel
• Risicobeheersing en bewaking door middel van afspraken over
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Doel risicomanagement KEG Viataal
Voorwaarden:
• organisatiestrategie en doelstelling zijn vastgelegd en SMART
zijn vertaald in doelen
• Risicomanagement is geen doel op zich en moet zo min mogelijk
een separaat proces zijn, maar ingebouwd in het
managementsysteem

Factoren extern welke een rol spelen
• Zorg brede Good Governance code
Kaders voor goed bestuur en correcte bedrijfsvoering (o.a. transparantie,
verantwoordelijkheden)
Beginselen van deugdelijk besturen o.a. een op de organisatie
toegesneden risicobeheersing- en controlesysteem
Bij het niet naleven van de voorschriften van de gedragscodes kunnen
bestuurders aansprakelijk worden gesteld
• HKZ (ISO 9001)
Kwaliteitsmanagementsysteem
Alle processen genormeerd binnen hele organisatie, met de nadruk op
primaire proces
Jaarlijkse audit door externe instantie
Veiligheid cliënt belangrijk aandachtspunt

Factoren extern welke een rol spelen
Verantwoording Raad van Bestuur en Directie naar
• Accountant
• Raad van Toezicht
• Centrale Cliëntenraad (ouders van cliënten)
• Inspectiediensten – wet- en regelgeving
Inspectie gezondheidszorg
Onderwijsinspectie
Arbeidsinspectie
Voedsel en warenwet (HACCP)
Brandweer

Plek binnen de organisatie
• Raad van Bestuur is eindverantwoordelijk
Inzicht in meest relevante risico’s en de mogelijke effecten of
organisatiedoelen, maatregelen genomen door het lijnmanagement
• Lijnmanagement
Verantwoordelijk voor beheren en beheersen van risico’s

Toegepaste model Plan-do-check-act
Plan : Vaststellen welke gebeurtenissen een negatief effect kunnen
hebben op het behalen van de organisatie doelen.
Waarschijnlijkheid
Omvang van het effect op de organisatiedoelen
Mogelijke of reeds toegepaste beheersmaatregelen. Hierbij houden wij
rekening met vastgestelde risicotoleranties, de kosten en opbrengsten van
de maatregelen en de implementatie. Maatregelen onder te verdelen in:
Vermijden; risicodragende activiteiten worden gestopt
Reductie; de risico’s worden verminderd door technische,
organisatorische en/of gedragsbeïnvloedende maatregelen
Delen met anderen of afwentelen op een andere partij (verzekering)
Acceptatie de risico’s worden bewust of onbewust geaccepteerd

Uitgangspunt NETTO RISICO
Dit is het risico dat overblijft nadat maatregelen zijn genomen:
Als voorbeeld:
Het risico dat bij een brand een heel pand onbruikbaar wordt is
groot (bruto risico, kans op schade is zonder matregelen groot
en de impact/ gevolgen zijn ook groot). Echter door het nemen
van maatregelen zoals o.a. compartimentering,
brandmeldinstallatie, calamiteitenplannen en oefeningen, neemt
de kans op optreden van het risico af en door daarnaast het
afsluiten van een verzekering te regelen zal de impact
(financiëel en imago) minder zijn. Hierdoor is het netto risico
lager.

Toegepaste model plan do check act
Do
• uitvoer van maatregelen
Check
• nagaan of de maatregelen naar behoren worden uitgevoerd en
Act
de juiste effecten hebben en het waar nodig doen van
voorstellen van aanpassing van maatregelen
• beoordelen van het functioneren van het risicomanagement en
de kwaliteit en de effectiviteit daarvan als onderdeel van de
jaarlijkse managementbeoordeling

Hoe doen we dit!
• Projectgroep
Zorg en onderwijs inhoud
Klachten personeel/ cliënten klachtenfunctionaris
Kwaliteitszorg kwaliteitsfunctionaris
Personeel en personeelsveiligheid P&O
Gebouwveiligheid Facilitaire Ondersteuning
ICT beheer ICT
Financiëel/ bedrijfsvoering Financiën

Hoe doen we dat!
• De projectgroep bestaat uit verschillende afdelingen
Versnippering voorkomen
Eén totaalinzicht
Eén methode voor analyse
Gezamenlijke kennisdeling
• Strategisch plan vertaald naar prestatie indicatoren en
bijbehorende indicatoren voortgang en tijdsbestek
• Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd

Hoe doen we dit!
• Opnemen in de planning en control cyclus
1 * per 4 jaar strategisch beleid
1 * per 2 jaar ondernemingsplannen per besturingseenheid
1 * per jaar begroting en jaarplan
1 * per jaar jaarverslag
4 maandsrapportage basis
1 * per jaar externe audit hkz
2 * per jaar interne audit hkz

Hoe doen we dit: Risicoschatting
KANS
Indicaties
Score
1 2 3
Laag Midden Hoog
Treedt waarschijnlijk niet op
binnen 5 jaar of minder dan 5 %
kans van optreden
Zeldzaam / onwaarschijnlijk, zou
verrassend zijn als het zou
optreden.
Heeft zich nog niet eerder
voorgedaan in Nederland of bij
een vergelijkbare org.
Treed waarschijnlijk op binnen 3
jaar of minder dan 25% kan op
optreden (maar groter dan 5%)
Heeft zich in het verleden (elders)
voorgedaan.
Zou geen grote verrassing zijn
indien het zich voordoet.
Treed waarschijnlijk op binnen 1
jaar of meer dan 25% kan op
optreden
Heeft de potentie om meerdere
keren op te treden binnen de
komende 5 jaar

Hoe doen we dit: Risicoschatting
GEVOLG / IMPACT
Financieel. Wij gaan hier uit van
de omzet per sector
Operationeel
Reputatie
Minder dan 0,05% van de
begroting (0,5 mln Eu)
omzetverlies of extra kosten
Score
1 2 3
Laag Midden Hoog
Beperkte impact op het bereiken
van de operationele
doelstellingen.
Minimaal verlies van kwaliteit van
zorg / onderwijs / ondersteuning
Minimaal verlies van mensen en /
of middelen
Lage politieke en / of
maatschappelijke gevoeligheid.
Geen negatieve aandacht in de
media, slechts interne bekendheid
Meer dan 0,5% van de begroting
(0,5 mln Eu) en minder dan 1% (1
mln Eu) van de begroting
omzetverlies of extra kosten
Grote impact op het bereiken van
de operationele doelstellingen.
Gematigd verlies van kwaliteit van
z/o/o.
Gematigd verlies van mensen en /
of middelen.
Kortstondige onderbreking primair
proces.
Gematigde politieke en / of
maatschappelijke gevoeligheid.
Negatieve aandacht in lokale
media.
Bijzondere aandacht van
Overheid, ZBO,s verzekeraars of
cliënten(organisaties)
Meer dan 1% van de begroting (1
mln Eu) van de begroting
omzetverlies of extra kosten
Grote impact op het bereiken van
strategsiche (en operationele)
doelstellingen.
Significant
Significante politieke en / of
maatschappelijke gevoeligheid.
Negatieve aandacht in de
nationale media.
Waarschuwing van Overheid,
ZBO, verzekeraars of
cliënten(organisaties)
cliënten(organisaties) cliënten(organisaties)

Hoe doen we dit!
risic id dtum naam cate omschrijving ka ge risi huidige eige acties status oud tren
o
inbre gori
ns vol co- maatregele naar
risic d
volg ng e g wa n o H/L/
no
ar
volg =
de
no
1 v01 8-09- veiligh Onder veiligheid cliënt verstaan we het 2 3 6 Preventief: 1.
overzicht
09 eid voorkómen van onbedoeld lichamelijk en/of
- periodieke Samenstellen opstellen
cliënt psychisch letsel bij cliënten, binnen de
ri&e arbo / - overzicht van en
en organisatie zijn veel verschillende maatregelen
individuele veiigheidsrisic bijeenkom
leerling genomen in de vorm van procedures en
ri&e cliënt o's voor st plannen
werkinstructies om het risico te beperken zie
llerling? / - cliënten met met
hiervoor het overzicht van risico's mbt
protocollen daarbij de delegatie
veiligheid cliënt (nog opstellen zie kolom
werkinstruci ingeschatte van
acties).. De volgende risico's zitten in
es / -
ernstcategorie. primair
risicocategorie 6: - optreden van sexuele
inwerken en 2. Beoordelen proces tbv
intimidatie en agressie; - brandveiligheid.
opleiden van huidige ernstclassi
Indien voldoende maatregelen zijn genomen
personeel . maatregelen ficatie en
en worden nageleefd zal bij optreden van het
Reactief: mbt
eventuele
risico het gevolg minder zijn (imagorisico) dan
audits; / betreffende vervolgacti
indien de genomen maatregelen niet worden
leren van risico's, op es
nageleefd of er geen maatregelen zijn. Er
incidenten basis van
hebben zich in het verleden zaken voorgedaan
signalen inschatting
en er is een kans dat dit binnen 3 jaar weer
klachten maar ook in-
gebeurt. Doordat op dit moment niet duidelijk
en externe
is of er overal maatregelen zijn genomen en of
audits. 3. Zo
deze worden nageleefd is met name het
nodig extra
gevolg voor de reputatie minimaal in te
maatregelen
schatten op gematigd en lokaal (overigens is
probleem (in relatie) naar de klant groter; maar
heeft in het kader van risicotermen minder
gewicht.
voorstellen.

Hoe doen we dit!
Risicotolerantie
Dit vinden wij een acceptabele inschatting van de actieplanning.
groen(1 – 2) , geel (3 – 4), rood (6 – 9).
Risico: kans x gevolg
Kans
3 3 6 9
2 2 4 6
1 1 2 3
1 2 3
Impact
1-2: lokaal management monitoren de afgesproken
maatregelen
3-4: regionaal management vraagt lokaal management
om acties, stemt deze af met sectormanagement en
monitoren deze.
6-9: sectormanagement zet acties in en stemt deze af
met Raad van Bestuur

Welke kritische factoren spelen een rol
• Onderdeel van de besturingsfilosofie (draagvlak top)
• Enthousiaste medewerkers die aanjager zijn
• Elk onderdeel aansluiten bij de planning en control
cyclus
• Openheid van dat wat je doet!
• Betrokkenheid medewerkers van de werkvloer voor
opstellen van beleid/ instructies
• Dezelfde waarden en principes uitstralen. Elk
onderdeel van de organisatie moet denken in risico’s
Houdt in dat men de relevantie moet ervaren en de voordelen
hiervan in moet zien
Men moet heldere verwachtingen hebben
Risico-perceptie helder
Gedeelde inzicht = gedeelde kennis
• Duidelijke structuur (TVB’s)

Waar staan we nu!
• Het maken van een volledige risicoanalyse met hierbij
deskundigen binnen de organisatie – projectgroep
+/- 50 % gerealiseerd
Eventuele beïnvloeding en koppelingen naar andere doelen en
plannen.
Wat zijn de voordelen en wat zijn de nadelen van het plan en
welke kosten incidenteel / structureel, direct / indirect, baten
direct / indirect, incidenteel / structureel (ook minder kosten)
en welke investeringen horen bij het plan.
• Bij de fusie is nog niet alles duidelijk m.b.t. taken,
maar dat is een knelpunt die opgenomen wordt.
• Bespreken totaal risico overzicht in directieraad en
vaststelling
• Onderhoud 4 maandelijks
• Communiceren in begrijpelijke taal

Goed risicomanagement kan het risico
op reputatie-, imagoschade en
aansprakelijkheid beperken of
voorkomen.