Over schapen met vijf poten en olifanten in de porseleinkast

vp.p.nl

Over schapen met vijf poten en olifanten in de porseleinkast

Afsluiten van programma’s: lastiger dan het klinkt

Programma’s kennen in de praktijk vaak een onduidelijk einde. Door de vaak

abstracte, strategische (verander)doelstelling van het programma is lastig

concreet te maken wanneer het doel precies is bereikt.

Bijvoorbeeld bij het beëindigen van het programma om de complete back-

officeverwerking van een grote financiële instelling ‘straight through processing’

te maken, is alertheid vereist. Wanneer is het programma nu klaar? Wanneer

is straight through processing ver genoeg doorgevoerd om het resterende

werk over te kunnen dragen aan de lijnorganisatie? Als het grootste deel van

het programma is gerealiseerd en de laatste onderdelen in de steigers zijn

gezet of pas als het laatste project is opgeleverd? Als de nieuwe werkwijzen

net zijn geïntroduceerd of als het ‘nieuwe werken’ zich in de praktijk bewezen

heeft? Als het licht op de afdeling uit kan, omdat er alleen machines zoemen

en een klein deel van de resterende bezetting in een ‘controlroom’ zit om de

processtroom te monitoren? Of als de bestaande bezetting nog de handen vol

heeft met afvloeien, herscholen en herplaatsen? Er bestaat geen universeel

pasklaar antwoord op deze vragen. Het belangrijkste is in ieder geval om niet

te vergeten het einde duidelijk te markeren. Op het moment van beëindiging

hoeft nog niet alles ‘af’ te zijn, maar moet de lijnorganisatie klaar zijn om de

verantwoordelijkheid zelf weer over te nemen. Dit voorkomt dat een programma

te lang blijft ‘hangenen zelf een soort onwrikbaar instituut in een organisatie

wordt. Een programma is geen afdeling en moet dat ook niet worden.

In ieder geval eindigt het programma altijd vóór het laatste project eindigt,

want in de laatste fase van een programma, als er nog maar enkele projecten

zijn die hun oplevering naderen, heeft programmatische sturing onvoldoende

toegevoegde waarde.

5.5 Tot slot

In dit hoofdstuk hebben wij kort enkele belangrijke onderdelen van de besturing

besproken en voorzien van belangrijke praktische kanttekeningen. Inzake het

managen van scope is dat met name de kunst van het behoorlijk volhardend ‘nee’

kunnen zeggen. Ten aanzien van het geld betreft het vooral: de juiste personen

te vinden om de inschattingen te maken en hen verantwoordelijk te houden

voor hun inschattingen. Op het gebied van capaciteit is het belangrijkste dat

de programmamanager niet vergeet dat met geld nog niet altijd de gewenste

resources beschikbaar zijn. Op het vlak van sturen op tijd is het belangrijk om

duidelijk te maken of tijd de kritieke stuurvariabele is of niet. Bij het sturen op tijd

hoort ook de aandacht voor het beëindigen van een programma, wat lastiger is

dan het lijkt.

9

More magazines by this user