3 - BECI

44
NR 1 - JANUARI 2008 - DYNAMIEK
dossier opslag / archivering
intern bewaren van het archief vaak
onderaan de hiërarchische ladder,”
merkt Rooms op. Hij geeft als voorbeeld
het aantal oudere mensen en
mensen die moeilijk kunnen worden
ontslagen, die deze functie bekleden.
Hierdoor zijn ze slecht geplaatst om
een hoger geplaatste werknemer te
verbieden een document in te kijken,
wat loslippigheid in de hand werkt,”
besluit hij.
Protocol
Bij hem verloopt het outsourcen van
archiefopslag volgens verschillende
regels. Een akkoordprotocol dat stipt
wordt nageleefd, bepaalt nauwkeurig
wie wat mag inkijken. Het bedrijf
maakt een lijst op van iedereen die de
archieven komt inkijken en meldt dit
aan haar klanten, ter plaatse of thuis.
“Onze interne bodes leveren de gevraagde
documenten, in papieren of
digitaal formaat, in minder dan twee
uur,” voegt de ondernemer er nog aan
toe. Een archief intern opslaan betekent
ook dat men een deel van de risico’s
voor zijn rekening neemt bij een
verhuis. “Verhuizingen zijn altijd een
delicaat moment. Bedrijven lopen het
risico om onderweg documenten te
verliezen of eenvoudigweg niet meer
te weten waar ze zich bevinden, wat
vaak op hetzelfde neerkomt,” meent
Anne Lenaerts, werkzaam bij opslagfi
rma Your Mover.
Papier blijft belangrijk
“Het paperless offi ce”, de onderneming
zonder papier, is nog toekomstmuziek.
”Het is te duur om alle documenten
te scannen,” benadrukt Anne
Lenaerts. Daarom moet men zich
afvragen welke documenten moeten
worden gedigitaliseerd en welke documenten
moeten worden bewaard? Die
vraag houdt ook de opslagbedrijven
bezig. Sommige hebben samen met
consultants digitaliseringsdiensten
en gespecialiseerde opslagdiensten
ontwikkeld. Deze uiterst ervaren deskundigen
gaan ter plaatse allerhande
papierbergen klasseren. Op juridisch
vlak, wat betreft fi scaliteit en sociale
wetgeving staat het immers buiten
kijf dat de aanzienlijke documentenberg
moet worden afgeslankt. Toch
lijkt de hoeveelheid documenten met
de tijd niet veel af te nemen: “Onlangs
heeft het Hof van Beroep van Brussel
een transporteur veroordeeld omdat
hij zijn tachografen (de schijven die
de verplaatsingen van voertuigen
Een archief intern opslaan betekent ook dat men
een deel van de risico’s voor zijn rekening neemt
bij een verhuizing
registreren) had vernietigd na één in
plaats van na vijf jaar. Door dat arrest
wordt ook de levensduur van die
boekhoudarchieven verlengd,” geeft
Het archief outsourcen voor minder
rompslomp en meer tijdwinst
Rooms als voorbeeld. Maar de documenten
die door de overheid worden
vereist, moeten niet alle aandacht
krijgen,” benadrukken bedrijven uit
de sector. “Eén van de oudere modellen
van een machinebouwbedrijf
kreeg een defect.. Ze zijn er niet in geslaagd
om de plannen te vinden om
hun klant uit de nood te helpen. De
volledige machine vervangen heeft
één miljoen euro gekost”, haalt de
baas van Merak aan.
Ruimte winnen
Eén van de redenen waarom bedrijven
dit systeem verkiezen, is de oppervlaktewinst.
De voordelen van externe
opslag hangen niettemin af van
de ligging van het bedrijf. Een ZKO die
haar archief in de kelder van een eengezinswoning
bewaart en een bank
die hiervoor een volledige verdieping
van een appartementsgebouw in het
centrum van de stad huurt, zullen hier
niet dezelfde voordelen uit halen. De
opslag van ongebruikte meubels levert
ook aanzienlijke besparingen op.
Het aantal meubels dat een bedrijf nodig
heeft, varieert naar gelang van het
aantal personeelsleden dat er werkt.