In dienst van de wethouder - Gemeente Haarlem

In dienst van de
wethouder

Evaluatie van de functie bestuursassistent
Onderzoek en Statistiek Haarlem, januari 2006

Opdrachtgever
Productie
Samenstellers
Foto
Bronvermelding
Colofon
Gemeente Haarlem, Concernstaf
Gemeente Haarlem
Sector Stedelijke Ontwikkeling, afdeling Strategie
Bureau Onderzoek en Statistiek
Postbus 741
2003 RS Haarlem
Telefoon: 023-5113720
Fax: 023-5113451
E-mail: o.en.s@haarlem.nl
Internet: www.haarlem.nl
Wim Molenaar
Mariëlle Spruyt
Peter Holthuizen
Alles uit deze uitgave mag vrij worden gebruikt, mits onder duidelijke
vermelding van de samensteller en de naam van de rapportage.
In dienst van de wethouder 2
Onderzoek en Statistiek Haarlem

1
2
3
4
5
6
Inhoudsopgave
Inleiding
1.1. Achtergrond en doelstelling
1.2. Onderzoeksopzet
De huidige rol van de bestuursassistent
Relatie met andere functies en organisatie-onderdelen
3.1. Beleidsafdelingen/sectoren
3.2. Het wethouderssecretariaat
3.3 De communicatiefunctie
3.4 Binnen de Concernstaf en onderling
3.5 De buitenwereld
3.6 De politieke partij van de wethouder
Het oordeel samengevat
4.1 Wat goed gaat en wat beter kan
4.2 De (on-) misbaarheid van een BA
Bestuursassistentie in de toekomst
5.1 Team wethouder
5.2 Meer uren?
5.3 Taakomschrijving
5.4 Functieprofiel
5.5 Dienstverband/inschaling
Conclusies
In dienst van de wethouder 3
Onderzoek en Statistiek Haarlem
5
5
6
7
9
9
9
9
10
10
11
12
12
12
14
14
14
15
16
16
17

In dienst van de wethouder 4
Onderzoek en Statistiek Haarlem

In dienst van de wethouder 5
Onderzoek en Statistiek Haarlem

1
1.1
Inleiding
Achtergrond en doelstelling
In 2002 trad in Haarlem een volledig nieuw college aan. Drie van de zes
wethouders hadden een periode in de gemeenteraad achter de rug, maar de
anderen waren nieuw in het Haarlemse bestuur.
In navolging van steden als Amsterdam en Leiden ontstond al snel de
behoefte bij een aantal wethouders zich te laten ondersteunen door een
bestuursassistent.
Zo deed in de loop van 2003 de bestuursassistent (BA) in de Haarlemse
gemeentelijke organisatie z’n intrede. Het ging om een parttime functie (20
uur) die voor zes wethouders werd ingevuld door vijf personen. Één BA
werkte dus voor twee wethouders.
Als doelstelling van de functie gold:
1. Ondersteuning van de wethouder beleidsmatig en procedureel.
2. Toezicht op voortgang, inhoud en uitvoering betreffende de portefeuille
van de wethouder (afspraken / kritische onderdelen).
3. Ontwikkeling en positionering van de wethouder.
Enkele hoofd- en deeltaken van de functie:
• Volgt en draagt bij aan de beleidsontwikkeling met betrekking tot de
portefeuille van de wethouder en onderdelen daarvan.
• Ondersteunt de wethouder bij zijn / haar visieontwikkeling m.b.t. de
diverse beleidsvelden.
• Draagt zorg voor de inhoud van actuele dossiers die in de portefeuille
van de wethouder aan de orde zijn.
• Stimuleert afdelingen in het ontwikkelen van toepasselijk beleid en tot
tijdige onderlinge afstemming.
• Ondersteunt de wethouder bij de realisatie van beleids- en
bestuursproducten.
• Draagt mede zorg voor de realisatie van de onderdelen van het
beleidsprogramma waar de wethouder specifieke verantwoordelijkheid
voor heeft.
• Volgt - in relatie tot de portefeuille- belangrijke bestuurlijke processen /
procedures en lost - in overleg met de betrokken afdelingen - zich
daarbij voordoende knelpunten op.
• Bereidt inhoudelijk het werkoverleg tussen wethouder, secretaresse,
communicatieadviseur en bestuursassistent voor.
• Ondersteunt de wethouder bij besprekingen met ambtelijke organisatie
en tussen wethouder en instellingen / personen buiten de ambtelijke
organisatie
In dienst van de wethouder 5 Onderzoek en Statistiek Haarlem

Inleiding
• Begeleidt en ondersteunt de wethouder bij externe overleggen en maakt
daarvan verslaglegging.
• Bewaakt op verzoek wethouder de follow-up en communicatie; ziet toe
op het nakomen van gemaakte afspraken.
Verder was het de bedoeling dat de bestuursassistenten (in het vervolg BA’n)
elkaar zouden vervangen bij ziekte of vakantie.
In 2005 zijn de laatste BA’n geworven: gezien de advertentietekst lijkt dat er
een accentverschuiving heeft plaatsgevonden in de beschrijving van de
functie:
Als Bestuursassistent ondersteun je de wethouder bij diens taken.
• Je inventariseert nauwgezet de stand van zaken van in behandeling
zijnde zaken.
• Je informeert tijdig over de voortgang van belangrijke, bestuurlijk
gevoelige opdrachten
• Je zoekt voor de ‘problemen van alledag’ die zich zowel telefonisch als
schriftelijk kunnen aandienen, een oplossing en handelt deze zoveel
mogelijk zelfstandig af.
• Op verzoek woon je besprekingen bij waar je desgewenst een verslag van
maakt.
• Je hebt een belangrijke signaalfunctie over in- en externe actuele
ontwikkelingen die de portefeuille van ‘je’ wethouder betreffen.
• Je zorgt ervoor dat afspraken en processen worden bewaakt.
Deze beschrijving is veel meer gericht op procedurele ondersteuning en
minder op beleidsmatige taken in vergelijking met de eerste
functiebeschrijving.
Komt die papieren omslag ook in de praktijk tot uitdrukking?
De functie BA is nu ruim twee jaar in bedrijf en het einde van de
collegeperiode nadert. Het moment dus voor een evaluatie: hoe wordt de
functie van de BA in de praktijk ingevuld door de wethouder, de BA zelf en
dit mede in relatie tot de rest van de organisatie.
Met het oog op de nieuwe collegeperiode en vastleggen van taak en positie
van de BA daarin, besloot de Concernstaf het bureau Onderzoek en Statistiek
opdracht te geven deze evaluatie uit te voeren.
In dienst van de wethouder 7
Onderzoek en Statistiek Haarlem

1.2
Onderzoeksopzet
Inleiding
Gekozen is voor een kwalitatieve onderzoeksopzet. Er zijn interviews
gehouden met verschillende betrokken functionarissen:
- vier BA’n
- vijf wethouders
- drie communicatiemedewerkers (1 concern, 2 sectoren)
- twee wethouders-secretaresses
- twee AMT-leden
- een personeelsfunctionaris
De geïnterviewden kregen gespreksthema’s voorgelegd, passend bij hun
functie en/of relatie met bestuursassistentie.
Grofweg ging het daarbij om een tweedeling: huidig functioneren en visie op
de toekomst van de functie.
In hoofdstuk 2 komt vooral de praktijk naar voren zoals die door de BA’n en
de wethouders wordt ervaren. In hoofdstuk 3, waarin de relaties met andere
organisatie-onderdelen worden beschreven, komen deze ook zelf aan bod.
Hoofdstuk 4 probeert een antwoord te geven op de vraag of de
bestuursassistent zich, alles overwegende, onmisbaar heeft gemaakt.
In hoofdstuk 5 wordt beschreven wat de respondenten vinden over de
invulling van de functie bestuursassistent in de toekomst en hoofdstuk 6
trekt in het verlengde daarvan de conclusies.
In dienst van de wethouder 8
Onderzoek en Statistiek Haarlem

2
De huidige rol van de bestuursassistent
In het begin van de college-periode was de ambtelijke ondersteuning van het
college duidelijk onder de maat: een halve secretaresse per wethouder en
twee concern-communicatie-adviseurs. Bovendien waren alle wethouders
nieuw in deze functie. Ervaringen vanuit Amsterdam (weth. Grondel) en van
een werkbezoek aan Leiden deden de overtuiging postvatten dat
ondersteuning in de vorm van een bestuursassistent nuttig zou zijn.
Daarnaast is ook het secretariaat aangepakt.
De CDA-wethouders waren in het begin wat aarzelend: “je moet niet zomaar
tot personeelsuitbreiding overgaan”.
In het begin was het voor wethouders even wennen om iemand (de enige
direct door de wethouder aangestuurde ambtenaar) direct naast zich te
hebben en te zoeken naar een goede taakinvulling.
Enkele wethouders benadrukken het eenzame karakter van hun functie;
andere wethouders zijn weliswaar de directe collega’s, maar de relaties
buiten de vergaderingen om zijn beperkt; ook ziet men elkaar soms als
concurrenten. Een vertrouwenspersoon is daarom belangrijk. Als wethouder
komt er veel op je af en het is goed dat er iemand is die je kan helpen, ook
om daardoor zelf beter te kunnen functioneren. Een enkele BA geeft
overigens ook aan de eigen functie nogal eenzaam te vinden.
De chemie tussen wethouder en BA is belangrijk, maar ook de verwachtingen
ten aanzien van de vervulling van de functie, zowel inhoudelijk als
persoonlijk. Daar is wel eens wat in mis gelopen. De wethouder bepaalt in
principe hoe de functie wordt ingevuld, maar dat kan betekenen dat de
verwachtingen van de BA niet altijd worden ingelost. De ene BA krijgt meer
vrijheid dan de andere. Enkele BA’n willen meer doen dan nu, bijv. meer
inhoudelijk werk of meer externe contacten leggen, maar dat lukt niet, of
door tijdgebrek, of omdat de wethouder daar niet zo’n behoefte aan heeft.
Zowel wethouders als BA’n hebben onderstaande taken voorgelegd gekregen
met de vraag ze te scoren op volgorde van belangrijkheid.
• bewaker beleidsvoortgang
• sparring partner beleidsadviseur
• woordvoerder post e-mail, telefoon
• aanspreekpunt intern agendamanagement
• aanspreekpunt extern profileren en representatie
• coördinator lijn brengen in verschillende onderdelen van de
portefeuille van de wethouder
In dienst van de wethouder 7 Onderzoek en Statistiek Haarlem

De huidige rol van de bestuursassistent
De verschillen in de beantwoording zijn niet heel groot. Ook is de invulling
door de wethouder meestal wel redelijk consistent met die van de
bijbehorende BA.
Aanspreekpunt en sparringpartner blijken de belangrijkste functies.
Sommige wethouders zien daarbij meer in een extern aanspreekpunt en
anderen meer in een intern.
De bewaakfunctie wordt wisselend gewaardeerd; soms staat deze functie
laag, maar dat komt omdat de BA er niet aan toe komt. Bewaken en aanjagen
wordt grosso modo toch wel als een belangrijke functie gezien; hetzelfde
geldt voor coördinatie.
De term woordvoerder past wellicht niet zo bij de activiteiten die er achter
staan; wethouders zien hun BA in ieder geval niet als iemand die zich
uitvoerig met post en telefoon bezig zou moeten houden, dat is meer een
functie van het secretariaat. Het woordvoerderschap ligt weer meer op de
weg van de communicatie-adviseur. Voor de onderwerpen waar de BA mee
bezig is kan deze wel woordvoerder zijn en ook perscontacten onderhouden.
Volgens één wethouder ligt het zwaartepunt van de genoemde functies bij de
bestaande organisatie of bij zichzelf en is de BA daarin ondersteunend aan
de wethouder.
Alle wethouders melden dat ze uitdrukkelijk niet willen dat de BA een soort
schaduwwethouder wordt.
Een aantal wethouders zet de BA in voor speciale taken cq. projecten. Dit
gaat dus meer in de richting van de aanvankelijke functiebeschrijving. Het
betreft doorgaans projecten die de sectoren “laten liggen”: dat kan zijn
vanwege tijdgebrek, maar ook wel eens omdat er in de ogen van de
wethouder onvoldoende coördinerend vermogen is of men niet de gewenste
kwaliteit kan leveren. Een wethouder formuleert het positief als een
“ontlasting van de bestaande organisatie”.
De inzet van de BA is tevens afhankelijk van wat de wethouder zelf wil en
kan doen. Iemand rept over complementariteit: Een wethouder vindt zelf iets
leuk om te doen (bijv. externe contacten) en zet daar de BA niet voor in, of
een wethouder vindt dat hij/zij ergens minder sterk in is en zet daar dan
juist de BA in. Zowel de specifieke kwaliteiten/eigenschappen van de BA als
van de wethouder kunnen deze rolverdeling dus beïnvloeden.
De BA’n hebben voor zichzelf een duidelijke opvatting over hun stijl van
werken en zien ook bij elkaar wel verschillen daarin; de een wordt bijv. meer
als een politieke assistent gezien en de ander als een verkapte
beleidsambtenaar………En dat imago hebben de BA’n ook bij anderen in de
organisatie.
In dienst van de wethouder 10
Onderzoek en Statistiek Haarlem

De huidige rol van de bestuursassistent
Een BA zegt: “De BA moet wel politiek assistent zijn, ambtenaren zijn er al
genoeg”. Een andere BA: “ik ben ambtelijk assistent en onderdeel van de
gemeentelijke organisatie, dat is beter dan politiek assistent, want dan werk
je heel geïsoleerd”.
Politiek is dan nog wat anders dan partijpolitiek: BA’n hebben niet of
nauwelijks contacten met de politieke partij waartoe de wethouder behoort
en worden ook niet of hoogstens incidenteel ingezet voor partijpolitieke
doeleinden.
In dienst van de wethouder 11
Onderzoek en Statistiek Haarlem

3
3.1
3.2
Relatie met andere functies en organisatieonderdelen
Beleidsafdelingen/sectoren
De sectoren moesten in het begin erg wennen aan de BA. Maar in het
algemeen verloopt de samenwerking nu goed. Wethouders hebben richting
sectoren ook benadrukt dat de BA een ondersteunende functie heeft. Een
directiesecretariaat van een sector blijkt voor een BA nog wel eens een
handige ingang; zij hebben meestal wel overzicht.
Het overnemen van sectortaken door een BA leidt volgens hen doorgaans
niet tot problemen in de samenwerking. “In het begin was er veel weerstand,
maar nu zien ze dat ze van je kunnen profiteren”, aldus een BA.
De aanvankelijke scepsis wordt vanuit de sectoren bevestigd, alsmede de in
het algemeen goede samenwerking nu. Dit neemt niet weg dat het doen van
projecten door de BA in principe door de sectoren als iets onwenselijks
wordt gezien:
“Spreek ons er maar op aan als een project niet wordt opgepakt, dan regelen
wij dat wel”.
De BA als beleids-bypass, waarbij de sector het nakijken heeft maar wel de
rekening krijgt gepresenteerd, is de sectoren een doorn in het oog.
Het wethouderssecretariaat
In het algemeen loopt de samenwerking tussen de BA’n en het collegesecretariaat
nu prima. Er is regelmatig overleg, bijvoorbeeld over prioriteiten
in afspraken die gemaakt moeten worden..
Betrokkenen zijn het eens dat het om heel verschillende functies gaat. Maar
ondanks goede afspraken over de taakverdeling komt het voor dat
bijvoorbeeld een BA, noodgedwongen, dingen doet die eigenlijk het
secretariaat zou kunnen doen of bestaat bij sommigen het idee dat het
secretariaat de BA meer zou kunnen ontlasten. Vaak is echter van beide
kanten sprake van tijdgebrek.
Andersom komt het minder voor dat secretaresses taken overnemen van de
BA; dit hangt een beetje van de persoon af. Eén wethouder vindt dat een
goede secretaresse wel wat van een BA over zou kunnen nemen. De anderen
vinden dan niet wenselijk.
Vervanging van een secretaresse zou door directe collega’s moeten
plaatsvinden, zo is de mening van de wethouders. Vanuit het secretariaat
wordt echter opgemerkt dat over vervanging van een andere portefeuille
soms te lichtvaardig wordt gedacht. Inhoudelijk is een BA beter op de hoogte
wat er speelt.
In dienst van de wethouder 9 Onderzoek en Statistiek Haarlem

3.3
3.4
De huidige rol van de bestuursassistent
De communicatiefunctie
De BA’n zijn in het algemeen slecht te spreken over de communicatiefunctie:
ze opereren hap-snap, zijn moeilijk bereikbaar, de kwaliteit is wisselend, er
is weinig betrokkenheid.
Ook een aantal wethouders klaagt hierover. Bovendien hebben deze soms
met veel communicatie-adviseurs te maken, waarbij ook nog eens sprake is
van onderlinge competitie (bijv. tussen centraal en decentraal). Niet alle
communicatie-adviseurs hebben voldoende politiek gevoel. Een wethouder
benadrukt het verschil tussen politieke en inhoudelijke communicatie.
Een andere wethouder meent dat communicatie in Haarlem al jaren wordt
onderschat.
Een communicatie-adviseur sluit aan bij de tweedeling inhoudelijk vs.
bestuurlijk en erkent dat daar verschillende personen voor nodig zijn:
“wethouders hebben nu met te veel communicatie-adviseurs te maken en zo
ontstaat niet snel een vertrouwensband”.
Andere communicatieadviseurs geven toe dat bereikbaarheid een zwak punt
is, anderzijds wijst men er ook op dat BA’n ook niet altijd (makkelijk)
bereikbaar zijn. Wel zien ze de BA als een nuttige functie en ervaren met hen
geen concurrentie.
Wel komt het voor dat bij slecht functionerende communicatie de BA soms
inspringt, waardoor het feilen van de organisatie wordt verdoezeld.
Problemen kunnen beter worden opgelost, waar ze worden veroorzaakt.
“misschien functioneert de organisatie op enkele plekken zo slecht dat de
BA’n niet anders kunnen, maar dat moet dan wel duidelijk en tijdelijk zijn”.
De door sommige wethouders ervaren concurrentie tussen sector- en
concerncommunicatie speelt niet voor de geïnterviewde sector-adviseurs: zij
ervaren een goede en professionele samenwerking met hun concerncollega’s
al lopen er ook collega’s rond die concern-communcatie meer als
bedreigend zien…
Een communicatie-adviseur zou een BA bijvoorbeeld kunnen ontlasten bij
het maken van een web-log.
De meeste geïnterviewden zien overigens BA en communicatieadviseur wel
als duidelijk verschillende functies.
Binnen de Concernstaf en onderling
Hoewel de BA’n dichtbij elkaar zitten is er weinig contact. Er is een
gemeenschappelijk overleg, daar wordt in het algemeen wel het nut van
ingezien. Maar regelmatige uitwisseling van ervaringen komt weinig voor. De
een heeft daar ook meer behoefte aan dan de ander. Het feit dat de BA’n een
verschillende stijl van werken hebben en een chronisch gebrek aan tijd zijn
In dienst van de wethouder 13
Onderzoek en Statistiek Haarlem

3.5
3.6
De huidige rol van de bestuursassistent
redenen die voor het gebrekkige contact worden aangedragen. Onderlinge
vervanging is niet aan de orde, en wordt ook door de wethouders niet
wenselijk geacht.
Een van de BA’n suggereert dat de leiding van de Concernstaf de onderlinge
contacten zou kunnen stimuleren; dit kan een toegevoegde waarde hebben,
bijv. over hoe om te gaan met politieke spanningen rond een wethouder.
Een aantal wethouders ziet ook wel een functie voor intercollegiaal overleg
dan wel voor informeel bilateraal contact om signalen af te geven dan wel te
ontvangen.
Vanuit de Concernstaf was de begeleiding in het begin behoorlijk intensief;
nu is het vrij beperkt: (on-) regelmatige overleggen en ad hoc. De BA’n
nemen wel waar dat de aandacht de laatste tijd wat verslapt. Bij nieuwe BA’n
in de volgende periode zal in het begin wel weer veel begeleiding nodig zijn.
De buitenwereld
Voor een aantal BA’n is dit een belangrijk aspect van de functie. Het gaat dan
bijvoorbeeld om het bouwen van een relatienetwerk rond de wethouder. De
externe contacten kunnen soepeler lopen: het is makkelijker geworden voor
de buitenwacht om een wethouder te spreken te krijgen. Andere BA’n
houden zich minder met externe contacten bezig, o.a. omdat de wethouder
dat liever zelf doet. Ook komt het voor dat een BA wel graag externe
bijeenkomsten zou willen bijwonen, maar dat daar gewoon geen tijd voor is
of steeds iets tussen komt.
Als woordvoerder cq. spreekbuis kan de BA wel optreden, zij het dat de
meeste wethouders vinden dat dit niet geldt in de richting van de pers.
De politieke partij van de wethouder
Wethouders denken verschillend over de wenselijkheid van contacten van de
BA met de partij. Dat hangt samen met de opvatting of een BA van dezelfde
partij zou moeten zijn als de wethouder. Een aantal wethouders maakt het
“geen bal” uit of de BA een politieke geestverwant is, terwijl andere dit juist
als een pré (niet echt als eis) zien. Met een partijgenoot is het makkelijker
sparren, is dan de gedachte.
In de praktijk zijn de contacten van de BA met de politieke partij van de
wethouder, zoals eerder opgemerkt, beperkt: een enkele BA wordt ingezet
voor contacten met Den Haag of heeft af en toe contact met de raadsfractie
om zaken af te stemmen.
In dienst van de wethouder 14
Onderzoek en Statistiek Haarlem

4
4.1
Het oordeel samengevat
Wat goed gaat en wat beter kan
Wat gaat goed en wat kan beter……….de BA’n komen met de volgende
plussen:
- de samenwerking met de wethouder
- het gevoel dat de functie een duidelijke meerwaarde heeft
- het is nooit saai
- je bent overal goed van op de hoogte
- netwerkbouw
- het schrijven van columns en weblogs
Maar wat kan beter?
- loop er nog dagelijks tegenaan dat dingen niet goed geregeld zijn: wat is
je taak en wat niet. Gevolg: dingen oppakken die anderen laten liggen
- weinig contacten met overige BA’n: ze kunnen elkaar niet als klankbord
gebruiken en soms zijn de verhoudingen ook wat minder
- neiging om te veel uren te maken (niet erg zolang het leuk is)
- functie is eenzaam
- worden te veel ingeschakeld als dingen niet goed gaan
- waan van de dag heerst, moeilijk om daar niet in mee te gaan
- wethouder luistert soms niet, is niet altijd even aardig in de omgang of
kan niet goed delegeren of prioriteiten stellen
- weinig tijd om te sparren met het gevaar dat de functie vervalt tot
veredeld secretariaat
De wethouders ervaren de volgende plussen en minnen:
Wat gaat/ is goed?
- het feit dat de BA direct aangestuurd kan worden
- draag nu makkelijker dingen over aan de BA
en wat kan beter:
- flexibiliteit/ inzetbaarheid van de BA
- tijdgebrek, te weinig uren
- de fysieke afstand tussen wethouder en BA
In dienst van de wethouder 12 Onderzoek en Statistiek Haarlem

4.2
Het oordeel samengevat
De (on-)misbaarheid van een BA
Een punt van grote overeenstemming: de BA heeft zich onmisbaar gemaakt
en de wethouders zouden niet meer zonder willen Ook zij die er aanvankelijk
sceptisch tegenover stonden. Geen besparingen of bezuinigingen hier, als
het aan de wethouders ligt.
Het valt op dat de geïnterviewde wethouders ook zonder uitzondering zeer
tevreden zijn over het functioneren van de persoon van hun BA zelf.
Er is wel een nuance: stel dat de communicatiefunctie is verbeterd, dat het
secretariaat verder professionaliseert en dat er bij iedere sector strategen
zijn waarmee inhoudelijk gespard kan worden……. dan zou de functie van de
BA, volgens een van de wethouders wel eens aan belang in kunnen boeten.
Het specifieke van de BA blijft dat het een vertrouweling is van de
wethouder; iemand die zorgt dat: “de wethouder het beter doet”. Ook het
goed laten lopen van de contacten met de wethouder is typisch iets wat op
de weg ligt van een BA.
Een andere wethouder erkent dat het sloofwerk kan zijn, maar: “zonder nou
te mopperen over de lijn, directe aansturing is toch wel erg prettig”.
Een collega: “het blijkt een goede investering: het wethouderschap geeft
zoveel rompslomp, een BA is daarbij reuze handig.”
In dienst van de wethouder 16
Onderzoek en Statistiek Haarlem

5
5.1
Bestuursassistentie in de toekomst
Team wethouder
Een wensbeeld dat opdoemt vanuit de verschillende interviews is een team
rond een wethouder, gevormd door een BA, een communicatieadviseur en
een secretaresse. Voordelen zijn een betere afstemming, een integraler
advies en minder schijven. Eén van de geïnterviewde wethouders vindt een
eigen communicatie-adviseur niet nodig: “ik bel ook makkelijk mensen zelf
op, dat is mijn bestuursstijl”.
De andere wethouders opteren voor een eigen communicatieadviseur. Dit
hoeft geen full-time functionaris per wethouder te zijn, maar wel iemand die
veel aanwezig is. Een duobaan voor 2 wethouders zou een mogelijkheid zijn.
Over de status van de communicatie-adviseur wordt weer verschillend
gedacht: er zijn voorstanders van een zelfde constructie als bij de BA (in
dienst van de wethouder), terwijl anderen weer een lijnpositie prefereren.
Er worden ook combinatiefuncties geopperd: een BA ziet wel iets in de
combinatie BA-communicatieadviseur, een wethouder ziet een model voor
zich van een directiesecretaris die bepaalde onderdelen van de BA en het
secretariaat zou combineren. De meeste geïnterviewden zien de drie functies
echter als totaal verschillend.
Het werken in een team-verband dat ook fysiek bij elkaar zit, spreekt vooral
de huidige BA’n aan. Zij denken ook wat makkelijker over de mogelijkheden
om elkaar binnen het team dan te vervangen. Bij de andere betrokkenen is
die behoefte minder aanwezig. De wethouders vinden dat het secretariaat als
eenheid moet blijven bestaan; het is het bestuurlijk zenuwcentrum, waar
onderling, tussen secretaressen, maar ook tussen wethouders contacten
worden gelegd en zaken gedaan. Ook het secretariaat is die mening
toegedaan. Bij het secretariaat lijkt evenmin veel behoefte te bestaan om qua
functie naar de BA toe te groeien.
Vanuit de hoek van de communicatiemedewerkers en het AMT wordt
gewaarschuwd voor eilandvorming bij een fysiek geconcentreerd team
wethouder. Ook vanuit het oogpunt van professionele klankbordwerking is
een concentratie van secretariaat en ook van eventuele wethoudercommunicatieadviseurs
gewenst, zo klinkt door uit de meeste interviews.
De fysieke nabijheid van de wethouder-gerelateerde functies is wel voor
vrijwel alle geïnterviewden een must. Wat dat betreft wordt de huidige
situatie in het stadhuis als een probleem ervaren. In de toekomst zou in
ieder geval de BA direct naast de wethouder moeten zitten en de
communicatie-eenheid en het secretariaat daar niet ver vandaan.
In dienst van de wethouder 14 Onderzoek en Statistiek Haarlem

5.2
Meer uren?
Bestuursassistentie in de toekomst
Een aantal wethouders wil het liefst een full-time BA dan wel iemand die in
ieder geval elke dag aanwezig is. Dit zou dan wel bezien moeten worden in
relatie tot de ontwikkeling van de secretariaatsfunctie en de uren van de
eigen communicatieadviseur. Deze laatste functies hoeven niet exclusief aan
één wethouder gekoppeld te zijn.
Het zou logisch zijn dat zwaardere portefeuilles meer ondersteuning qua
uren krijgen, maar de verwachting is (bij de wethouders zelf) dat dit een
lastige afweging zou worden: iedere wethouder vindt zijn of haar portefeuille
natuurlijk zwaar…..
In een enkel geval werkt nu één BA voor twee wethouders; dit is volgens
betrokkene, voor de toekomst, geen gewenste situatie. De functie is er te
druk voor en het is lastig afwegen waar voorrang aan gegeven moet worden.
Een ander wijst op het voordeel dat, als een BA full-time en voor twee
wethouders werkt, hij of zij wel altijd aanwezig is.
Andersom: twee BA’n in een duobaan voor één wethouder, lijkt evenmin
ideaal. Het is moeilijker een vertrouwensrelatie op te bouwen met twee
personen dan met één persoon.
De wethouders die voorstander van een part-time BA zijn, willen de functie
niet te veel laten uitdijen; een urenpool zou wel een mogelijkheid zijn om
pieken op te vangen. Van daaruit zouden dus de uren van een BA tijdelijk
aangevuld kunnen worden.
De meeste BA’n vinden dat hun functie full-time zou moeten zijn, hoewel
sommigen wel de kanttekening plaatsen dat dit ook komt omdat zaken in de
rest van de organisatie niet goed lopen.
Wat er bijvoorbeeld meer zou kunnen gebeuren bij meer beschikbare uren:
- postbewaking
- netwerkopbouw en –beheer
- kennis opdoen/bijhouden
- sparren met de wethouder
- contacten leggen met de sectoren en daar iets mee doen
- ook contacten leggen buiten de gemeente, die voor de wethouder van
belang zijn
Een BA merkt op dat de functie best uitgebouwd kan worden en dat er veel
potentie in zit.
In dienst van de wethouder 18
Onderzoek en Statistiek Haarlem

5.3
5.4
Bestuursassistentie in de toekomst
Wat wethouders noemen als mogelijke besteding van de extra uren:
- agendavoorbereiding van de ambtelijke stafoverleggen (en dan gelijk
monitoring en voortgangsbewaking!)
- de dingen die nu gedaan worden sneller doen
- meer mailbewaking: mails uitdraaien en commentaar geven
Taakomschrijving
De wethouder bepaalt wat een BA doet, daar komt het in het kort op neer. Is
er niettemin behoefte aan een duidelijke functiebeschrijving?
De wethouders willen in het algemeen dat de invulling vrij blijft, al kan men
zich wel voorstellen dat om personeelstechnische redenen (bijv. inschaling
van de functie) een (nieuwe) functiebeschrijving nodig is met een aantal
mogelijke taken: de wethouder bepaalt in dat geval welke accenten er
worden gelegd.
De meeste andere geïnterviewden (ook een aantal BA’n) willen toch meer
duidelijkheid: wat behoort wel tot de taken van de BA en wat niet. En als er
een verschillende invulling per wethouder is, moet die ook expliciet worden
gemaakt. In feite willen betrokkenen gewoon weten waar ze aan toe zijn.
Belangrijke functie-elementen die door andere geïnterviewden (buiten
wethouders en BA’n) worden aangedragen:
- voorlezer en –sorteerder en nazorger voor portefeuille wethouder
- onbevangen spiegel
- helicopterview, helpen vooruitdenken, koers uitzetten
- agenda staven bewaken
- bewaken en coördineren zodat de kwaliteit van de besluitvorming beter
wordt
Kortom: een toegevoegde waarde aan het totale profiel van de wethouder.
En wat niet:
- schaduw-wethouder
- spookrijden door bestuurlijke en ambtelijke verkeersafspraken
- stofzuiger en gatenvuller
- niet uitvoeren (projecten) maar signaleren dat iets niet gebeurt dan wel
regelen dat het gebeurt
Functieprofiel
Hoe ziet de ideale BA er uit? Moet het iemand zijn die de organisatie goed
kent, een zwaargewicht die op niveau met de wethouder kan sparren en
hem/haar ook kan tegenspreken, of juist een jonge dynamische kracht van
buiten de organisatie met een frisse kijk, die het als een doorstroomfunctie
In dienst van de wethouder 19
Onderzoek en Statistiek Haarlem

5.5
Bestuursassistentie in de toekomst
ziet. De BA’n zelf denken dat een meer ervaren iemand het werk beter kan
doen: iemand die de organisatie kent en bedacht is op (politieke) valkuilen,
weet hoe bestuurlijke processen werken en tegenwicht kan bieden. Al hangt
het volgens een BA wel af van de taken die deze krijgt toebedeeld door de
wethouder.
De wethouders zien het ook wat genuanceerder:
- maakt mij niet uit, als iemand maar creatief, direct en doortastend is
- de competenties zijn belangrijker: slim, communicatief, gevoel voor
bestuurlijke verhoudingen
- een wethouder van buiten is meer gebaat bij een ervaren iemand en een
voormalig raadslid heeft meer aan een nieuweling met frisse kijk
- liefst iemand uit de organisatie, ook uit oogpunt van functieroulatie
En verder noemen ze nog: een duizendpoot, iemand die de zwakheden van
de wethouder kan opvangen, gevoel voor humor, flexibel, bereikbaar,
initiatiefrijk, zelfstandig kunnen werken en goed zijn in communicatie.
Andere geïnterviewden voegen hier nog aan toe: geen jaknikker, een
vriendelijke terriër en dienstbaar.
Dienstverband/inschaling
Een BA wordt nu aangenomen in een vast dienstverband, maar op tijdelijke
basis voor de duur van de collegeperiode. De onzekerheid die dit met zich
mee brengt zien de meeste BA’n niet als een groot probleem.
De onzekerheid blijkt ook tamelijk relatief: de gemeente heeft na afloop van
het dienstverband als BA een herplaatsingsverplichting die 18 maanden
duurt. Gedurende die tijd wordt het normale salaris uitbetaald. Na die
periode volgen dan de “normale” uitkeringsverplichtingen.
Omdat dit financieel nogal nadelig voor de gemeente kan uitpakken, wordt
nu gedacht aan een tijdelijk dienstverband voor deze functie, waarbij dan de
herplaatsingsverplichting zou vervallen.
Het verlies aan zekerheid zou gecompenseerd kunnen worden door een
hogere schaal.
De meeste BA’n vinden hun functie overigens qua schaal nu te laag
gewaardeerd; vanuit de wethouders komen dergelijke geluiden niet.
In dienst van de wethouder 20
Onderzoek en Statistiek Haarlem

6 Conclusies
De functie BA heeft zich in twee jaar onmisbaar gemaakt. De wethouders zijn
blij met deze ondersteuning en ook met de persoon die deze verzorgt. De
chemie tussen personen blijkt een belangrijke voorwaarde voor het goed
vervullen van de functie.
Om de functie te continueren in de volgende college-periode is het wel
gewenst een aantal zaken nader te bezien:
Taakinhoud
Er zal een tussenweg gevonden moeten worden bij de vaststelling van de
taakinhoud tussen enerzijds deze volledig vrijlaten en te laten invullen door
de wethouder (flexibele inzet) en deze volledig vast te leggen om aan de
behoefte aan duidelijkheid en taakafbakening tegemoet te komen.
Er zijn een aantal taken die belangrijk en weinig omstreden zijn:
• Kwaliteit- en voortgangsbewaking, tot uitdrukking komend in een vaste
plek in de staven
• Sparring partner, spiegel
• Ondersteuning visie- en profielontwikkeling van de wethouder
• Contactpersoon zowel voor de organisatie als de buitenwereld
Het element dat door verschillende respondenten wordt aangeduid met
“manusje van alles”, duizenddingendoekje of duizendpoot lijkt ook
onlosmakelijk verbonden met deze functie.
Omstreden is het trekken van projecten door BA’n. Daar zijn de sectoren in
het algemeen ernstig op tegen, zeker als het zwaardere projecten betreft.
Maar valt het ook onder de vrijheid van de wethouder om de BA voor
dergelijke zaken in te schakelen, in zijn of haar ogen misschien om de sector
te “ontlasten”, om “zaken op te pakken die anderen, om welke reden dan
ook, laten liggen” of om zich politiek te profileren?
Hier zouden in ieder geval goede afspraken over moeten komen. Nu enige
ervaring is opgedaan met het oppakken van projecten door BA’n, kan aan de
hand van deze voorbeelden afgesproken worden wat wel en wat niet door de
beugel kan.
Mocht een BA een project gaan doen, dan is het wel zaak om goed vast te
leggen onder welke voorwaarden, zodat duidelijkheid is over taken en
verantwoordelijkheden.
In dienst van de wethouder 17 Onderzoek en Statistiek Haarlem

Team wethouder
Conclusies
De meeste betrokkenen zien heil in een “team wethouder”, bestaande uit een
BA, een communicatieadviseur en een secretaris.
Om eilandsituaties te voorkomen, is het beter de communicatieadviseurs van
de wethouders bij elkaar te plaatsen op dezelfde wijze als dat nu met het
secretariaat het geval is. Het team valt of staat dan bij een hechte
samenwerking en regelmatig overleg.
De werkafspraken: wie doet wat, binnen een team zijn heel belangrijk en wat
dat betreft hoeft de samenwerkingsrelatie bij het ene team niet een exacte
kopie te zijn van die bij een andere wethouder.
Vervanging van de BA’n onderling bij ziekte, afwezigheid, e.d., wat
aanvankelijk wel de bedoeling was, zal in de praktijk niet zo werken, omdat
het vertrouwenselement dan gaat ontbreken.
Beter is vervanging door een van de overige teamleden, afhankelijk van de
kwestie die aan de orde is.
Andersom zal de BA als regel niet de meest aangewezen persoon zijn om de
communicatieadviseur of wethouderssecretaris te vervangen; dit zal binnen
de eigen vakgroep moeten worden opgelost.
De taakafbakening tussen college-communicatie en sector-communicatie
hangt samen met het onderscheid politieke communicatie (profilering,
communicatie over bestuurlijke standpunten) en inhoudelijke communicatie
(over de totstandkoming en uitvoering van het beleid).
Profiel
Over de competenties van een BA is men het wel eens: het gaat dan om voor
de hand liggende zaken als gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Maar het
allerbelangrijkst is of er een klik is met de wethouder. En in het verlengde
daarvan blijkt complementariteit belangrijk: wethouders willen graag een BA
die hen aanvult: die dingen kan waar zij niet zo sterk in zijn en die niet de
dingen hoeven te doen, die ze graag voor zichzelf houden. Een wethouder
met een sterk ontwikkelde dadendrang heeft wellicht een wat beschouwende
BA nodig en andersom. Belangrijk is in ieder geval dat een BA tegenspel kan
geven, en daarvoor is de klik ook nodig.
Of er gekozen moet worden voor een oude rot uit de organisatie of een
frisse wind van buiten zal van de wethouder afhangen. De huidige BA’n
hebben vanuit hun praktijk de neiging om de voorkeur te geven aan een
ervaren iemand.
In dienst van de wethouder 22
Onderzoek en Statistiek Haarlem

Conclusies
Uren
De inzichten zijn hier verschillend, ook binnen de groep BA’n en het College.
Een volledig full-time BA lijkt niet haalbaar. Een goed functionerend Team
Wethouder maakt dit ook misschien niet nodig. Voor de bereikbaarheid is
het wel gewenst dat een part-time BA er minstens 4 dagen in de week is.
Bij een goed draaiend Team zou het ook denkbaar zijn dat één BA toch voor
2 wethouders zou werken, maar dan alleen onder speciale omstandigheden
(2 wethouder van 1 partij). Voordeel is dan wel dat iemand steeds aanwezig
is.
De zwaarte van de portefeuille heeft uiteraard invloed op de benodigde uren,
alsmede de wijze van inzet, bijv. wel of geen projecten.
Via een urenpool bestuursassistentie (budget waar naar behoefte uit geput
kan worden) of het ter beschikking stellen van uren door de sectoren kan dit
mogelijk worden opgevangen. BA’n moeten dan ook wel in staat zijn die
extra uren erbij te kunnen hebben.
Dienstverband
Het meest wenselijke dienstverband voor een BA is niet aan de orde gesteld
in de meeste interviews. Hier kan dus ook geen conclusie over worden
geformuleerd. Alleen de inschaling is besproken: BA’n vinden die te laag en
als bijv. een vergelijking wordt getrokken met een seniorcommunicatieadviseur
(1 schaal hoger), dan lijkt dat wel terecht. Voor de
wethouders is dit overigens niet echt een issue.
In dienst van de wethouder 23
Onderzoek en Statistiek Haarlem

In dienst van de wethouder 19 Onderzoek en Statistiek Haarlem