Slimmer werken met Outlook Hugo Bakker - Peak Professionals

www.peakprofessionals.nl

Slimmer werken met
Hugo Bakker
Outlook
Dit e-book is geschreven door Hugo Bakker en beschrijft hoe jij MS Outlook 2010 kunt laten werken
voor jou zodat je meer tijd over houdt voor de dingen die echt belangrijk zijn.
www.peakprofessionals.nl
Implementeer
en Creëer
een tijdwinst
van 1 uur
per dag!

Inhoud
Voorwoord .............................................................................................................................................. 4
Methodiek ............................................................................................................................................... 5
Elke dag een lege inbox ........................................................................................................................... 6
Tips bij het implementeren van deze methodiek: .................................................................................. 8
Een aantal simpele Tips om de mailcultuur te veranderen: ................................................................... 9
Tip #1. Kijk eerst in je agenda ................................................................................................................ 10
Tip #2. Zet je e-mail waarschuwingen uit .............................................................................................. 11
Tip #3. Creëer ‘Snelle Stappen’ (Outlook 2010 feature) ....................................................................... 12
Tip #4. Emails altijd automatisch naar een map verplaatsen................................................................ 15
Tip #5. Categoriseer ge-cc’de mailtjes automatisch ............................................................................. 16
Tip #6. Hoe bewaken dat gedelegeerde taken ook uitgevoerd worden? ............................................. 18
Tip #7. Gebruik Filters om alleen mail van gisteren of ouder te zien.................................................... 25
Tip #8. Gebruik Voorwaardelijke Opmaak om emails een kleur te geven ............................................ 26
Tip #9. Sneltoetsen ................................................................................................................................ 27
Tip #10. Sneller typen in Word en Outlook ........................................................................................... 28
Tip #11. Al je standaardmails snel versturen ........................................................................................ 29
Tip #12. Een zoekmap ‘vandaag ontvangen’ ......................................................................................... 31
Tip #13. Een zoekmap ‘vandaag ontvangen’ en ‘ongelezen’ ................................................................ 33
Tip #14. Maak van een ‘mail’ een ‘contactpersoon’. ............................................................................ 34
Tip #15. Meerdere e-mail accounts binnen laten komen in je Outlook ............................................... 35
Tip #16. Koppel LinkedIn en andere netwerken aan Outlook (Outlook 2010 feature) ......................... 38
Was dit nuttig? ...................................................................................................................................... 42
Versie 14
6 februari 2012
www.peakprofessionals.nl

Voorwoord
Dit boek schrijf ik omdat ik omdat wij, met z’n allen, in een groeiende stroom van informatie leven.
Als ik om me heen kijk zie ik dat deze informatiestroom langzaam maar zeker steeds meer levens
gaat beheersten. Onze email box loopt vol, we onderscheiden niet meer wat prioriteit heeft, we
vergeten mails te beantwoorden, we missen informatie, we lezen de verkeerde informatie, we
worden afgeleid door interessante artikelen en nieuwsberichten, en ga zo maar door.
Ik vind dat de omgekeerde wereld. Wij zouden ons eigen leven moeten beheersen en informatie zou
ons daarbij moeten helpen!
Daarom dit boek; een dynamisch document dat groeit omdat ik mijn kennis nu wil delen en tevens
continu bezig ben om mijn kennis uit te breiden.
In het boek vind je methodieken over hoe je met de stroom aan emails om kunt gaan zodat het
overzichtelijk en beheersbaar blijft. De tips zijn er om tijd te besparen. Dit loopt al snel op tot een
half uur tot een uur per werkdag! Stelt u zich eens voor…. Dat is al snel 5 uur per week, 200 uur op
jaarbasis. Door simpelweg Outlook voor je te laten werken.
Klinkt dat interessant? Dan raad ik u aan om snel te gaan lezen.
Alleen lezen is niet genoeg; belangrijker nog is om het uit te gaan testen en het te gaan
implementeren.
Veel succes!
En geniet van de tijd die je overhoudt….
www.peakprofessionals.nl

Methodiek
Na een vakantie kun je er tegenop zien om weer te gaan werken vanwege de vele emails die op je
wachten. Gedurende de dag is slokt email een groot deel van je tijd op. Mensen zijn veel meer tijd
kwijt aan het lezen, filteren en beantwoorden van email dan ze zelf denken. En veel meer tijd kwijt
dan eigenlijk nodig is.
Hoe maak je van email weer een effectief middel?
Test dit uit:
Verdeel je email in 5 categorieën.
Er zijn 5 soorten email in je inbox. Bepaal tot welke categorie een emailtje behoort en behandel het
op de manier die daarbij hoort.
1. Email die je hebt gelezen, waar geen actie aan vastzit en die je niet hoeft te bewaren als
referentiemateriaal. Gooi het bericht weg.
2. Email die je hebt gelezen, waar niet direct actie aan vastzit, maar misschien wel in een later
stadium. Bewaar het bericht in een archief.
3. Email die je hebt gelezen en waarvan je vindt dat er een actie aan vastzit (ook al weet je nog
niet wat). Zet het bericht in je actielijst in de juiste context (map ‘af te handelen’ of gewoon
inplannen).
4. Email die je hebt gelezen en waarvan je de bijbehorende actie hebt uitgevoerd, maar nu
wacht je op een antwoord van iemand anders. Zet de email in een ‘wachten op’-lijst.
5. Email die je nog niet hebt gelezen. De enige email die in je inbox zou moeten zitten.
Archiveren of
verwijderen
Beantwoorden
Start email
checken
Nu doen,
delegeren of
inplannen
www.peakprofessionals.nl
Lees mail
globaal
Filterregels
instellen indien
mogelijk

Elke dag een lege inbox
Veel mensen kunnen de hoeveelheid email niet meer onder controle houden. Met behulp van een
eenvoudig systeem zorg ik ervoor dat mijn inbox elke dag leeg is, ja, je leest het goed; leeg!!!
Drie soorten mappen
Veel mensen hebben hun inbox onderverdeeld in submappen. Als je er daarvan te veel hebt, worden
de lijsten submappen te lang en dat maakt het heel onoverzichtelijk. Bovendien kun je bepaalde
emails in verschillende mappen zetten, iets wat het helemaal lastig maakt als je iets zoekt. Ik gebruik
daarom slechts drie submappen:
1. Archief, waarin ik alle mail zet die ik niet direct nodig heb, maar die ik wel wil bewaren. Dit is
m’n lange termijn-emailbibliotheek, waarin ik alle mail stop die ik heb afgehandeld. De
archiefmap heeft geen submappen. Als je dit een te grote verandering vindt om in 1x door te
voeren dan beperk je het aantal submappen in het archief. M.a.w. je kijkt welke van de
bestaande submappen samengevoegd kunnen worden.
2. Af te handelen, waarin ik alle mail zet waar ik nog iets mee moet doen wat langer kost dan
één minuut. Ik zet deze emails op een to-do lijst of maak er een taak van, waarbij ik de
benodigde tijd inplan in m’n agenda.
3. Wachten op, waarin ik alle berichten zet die ik de komende dagen nodig heb. Ik wacht
bijvoorbeeld nog op een reactie van iemand, op een offerte of op cruciale informatie om met
een project verder te kunnen. Ik bekijk de map Wachten op minstens elke week, maar dat
zou natuurlijk ook vaker kunnen.
Wist je trouwens dat ze zoekfunctie in MS Outlook 2010 weer verder verbeterd is? Je hoeft dus
helemaal niet zoveel submappen te maken!
Hier kun je de
zoekterm typen
www.peakprofessionals.nl

Dan verschijnt het resultaat:
Test dit uit:
Nadat je je emailprogramma op deze manier hebt ingericht, is het belangrijk om je emailberichten op
een vaste manier af te handelen. Als je een bomvolle inbox hebt, begin je met de oudste emails en
verwerk je alle berichten op deze manier:
Alle berichten die je niet nodig hebt of waar je niets mee hebt, verwijder je onmiddellijk.
Handel alle emails af die direct zijn te beantwoorden. Daarna gooi je ze weg of archiveer je ze.
Als een email meer dan één minuut kost om af te handelen, maak je er een actiepunt van. Daarna
plaats je de email in de map Af te handelen.
Als het een bericht is waarbij je moet wachten op een actie van een ander, plaats je hem in Wachten
op en maak je een aantekening in je agenda. Als je de map Wachten op elke dag controleert, is dit
laatste niet nodig.
Een emailbericht dat alleen informatie bevat, plaats je in de map Archief.
www.peakprofessionals.nl

Tips bij het implementeren van deze methodiek:
Laat een email nooit onafgewerkt in je inbox. Bekijk elke email slechts één keer en verwerk hem
direct. Zorg er zo voor dat je een bericht niet onnodig tweemaal onder ogen krijgt. Dat kost namelijk
tijd.
Als je voor het eerst begint met het verwerken van een overvolle inbox, is het handig om als volgt te
werk te gaan. Plaats alle emails die ouder zijn dan bijvoorbeeld twee weken in een aparte map en
doe er niets mee. De kans dat er na die periode nog iemand op terugkomt, is gering. De meeste
problemen hebben zich dan vanzelf opgelost of waren blijkbaar toch niet zo urgent.
www.peakprofessionals.nl

Een aantal simpele Tips om de mailcultuur te veranderen:
Ik merk dat er bij alle organisaties waar ik kom een enorme werkdruk heerst.
Eén van de oorzaken is de manier waarop men als team met mail omgaat.
Dit was voor mij een reden om hier iets aan te doen. Hieronder een aantal tips die eenvoudig zijn om
te implementeren:
TIP #1. GEBRUIK JE TELEFOON VOOR URGENTE ZAKEN
TIP #2. TYP KORTE ANTWOORDEN
TIP #3. ZORG DAT JE INBOX LEEG IS AAN HET EINDE VAN DE DAG
TIP #4. GEBRUIK 'FILTERS EN REGELS' IN OUTLOOK OM 'DINGEN' AUTOMATISCH TE LATEN VERLOPEN
TIP #5. VERMIJD CC
TIP #6. GEBRUIK NOOIT BCC
TIP #7. MAAK AFSPRAKEN EN HOUD JE HIER AAN
TIP #8. LOOP EVEN LANGS IPV MAIL
TIP #9. CHECK 2X PER DAG JE E-MAIL
TIP # 10. LAAT JE NIET LEVEN DOOR DE MAIL; zet de filter op 'gisteren of daarvoor' zodat je alleen de
mail ziet die gisteren of eerder binnen is gekomen. Zo zie je nooit de mail van vandaag.
TIP # 11 MAAK EEN AFSPRAAK OVER HET BEINDIGEN VAN DISCUSSIES. Soms wordt er eindeloos
gereageerd op een mail door verschillende mensen. Je kunt hierover afspreken dat je onderaan in je
mail aangeeft EINDE DISCUSSIE, of EINDE MAILCONTACT, of EMC (einde mail contact).
TIP #12. BEGIN BIJ JEZELF...
Hieronder volgen een aantal praktische tips dit je helpen om Outlook voor jou te laten werken.
www.peakprofessionals.nl

Tip #1. Kijk eerst in je agenda
Een van de grootste valkuilen waar bijna iedereen intuint, is dat we wanneer we gaan werken eerst
onze e-mails gaan checken.
Dus; je komt aan op je werk, je zet je computer aan, pakt een bak koffie (of zoals ik, thee) en dan
start je je Outlook (of een ander e-mail programma).
Voor je het weet zit je tot halverwege de middag achter je mail en als alles dan afgewerkt is kun je
aan je werk beginnen; jammer genoeg heb je dan je meest productieve uren van de dag al achter
de rug!
Wat nu als je dit niet eerst naar je mail kijkt, maar eerst naar je agenda?
Simpel toch?
Je start je agenda, hierin heb je ingepland staan welke belangrijke dingen jij vandaag wilt gaan doen.
Een goede reminder toch?
Test dit uit:
1. Klik op Bestand> Opties> Geavanceerd
2. Ga naar de paragraaf Outlook Starten en Afsluiten.
3. Blader naar de map ‘Agenda’.
Nu zul je voortaan eerst je agenda zien wanneer je je Outlook start.
En dan gaan de volgende tips over het behandelen van je e-mail…..
www.peakprofessionals.nl

Tip #2. Zet je e-mail waarschuwingen uit
Een van de grootste afleidingen in Outlook is de mogelijkheid die het programma biedt om je te laten
weten dat je nieuwe mail hebt. Het is mogelijk om deze optie uit te zetten en zo weer wat meer rust
op je desktop te krijgen.
Test dit uit:
4. Klik op Bestand> Opties> E-mail
5. Ga naar de paragraaf Ontvangst van een bericht.
6. Zet het vinkje bij ‘een waarschuwing op het bureaublad weergeven’ uit.
www.peakprofessionals.nl

Tip #3. Creëer ‘Snelle Stappen’ (Outlook 2010 feature)
Outlook 2010 heeft de mogelijkheid om ‘Snelle stappen’ te creëren zodat je nog sneller je email kunt
verwerken.
Voorbeelden van snelle stappen;
Verplaatsen van email naar een veelgebruikte map.
Email opstellen aan je team.
Nieuwe vergadering plannen in vaste ruimte met vaste tijden en genodigden.
Email doorsturen naar je manager.
Etc.
Indien je de methodiek van de 3 submappen hanteert kun je 3 snelle stappen maken die berichten
verplaatsten naar deze 3 mappen.
Trouwens, in de groep Snelle stappen worden precies 3 stappen getoond! Als je er meer inricht moet
je een klik extra doen op het driehoekje. Dit kost weer tijd…
Hoe doe je dit?
Outlook> Start> Snelle stappen
In bovenstaand voorbeeld heb ik een knop gemaakt die ‘Archief’ heet en een knop die ‘Wachten’
heet. Zo kan ik de mail met 1 klik verplaatsen naar de map ‘archief’ of naar de map ‘wachten’
(volgens de eerder beschreven methodiek).
Zo kun je zelf stappen maken:
www.peakprofessionals.nl

1. Kies het type stap dat je wilt maken.
2. Bijvoorbeeld ‘Nieuwe vergadering met…’
3. Klik op ‘Opties’ om allerlei standaarden in te stellen en acties toe te voegen.
4. Kies een sneltoets om deze actie nog sneller uit te kunnen voeren!
www.peakprofessionals.nl

5. Zo kun je 3 snelle stappen maken die overeenkomen met je 3 submappen. Je kunt ook de
volgorde bepalen bij Snelle stappen beheren.
www.peakprofessionals.nl

Tip #4. Emails altijd automatisch naar een map verplaatsen
Het komt vaak genoeg voor dat je nieuwsbrieven ontvangt of berichten via sociale netwerken die je
standaard in een bepaalde map wilt plaatsen. Hierdoor komen ze niet in je postvak in en ben je niet
afgeleid door het ontvangen van dit soort berichten.
Test dit uit:
1. Selecteer het bericht.
2. Geef een rechterklik en kies voor Regels.
3. Kies voor Berichten van xxxx altijd verplaatsen
4. Selecteer de map waar de berichten in moeten komen.
www.peakprofessionals.nl

Tip #5. Categoriseer ge-cc’de mailtjes automatisch
Er zijn mensen die elke dag veel, heel veel emails ontvangen. Voor deze mensen kan het handig zijn
om in één oogopslag te zien of ze de geadresseerde zijn van een email, of dat ze ge-cc’d zijn. In
Outlook kun je dat als volgt instellen.
Test dit uit:
1. Zorg dat je in Postvak In staat.
2. Kies via het lint Start> Regels> Regels en waarschuwingen beheren.
3. Maak een nieuwe regel aan.
4. Kies voor Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op Volgende.
5. Vink de optie aan
6. Kies de actie die je hiermee uit wilt voeren, bijvoorbeeld ‘verplaats naar map’
www.peakprofessionals.nl

www.peakprofessionals.nl

Tip #6. Hoe bewaken dat gedelegeerde taken ook uitgevoerd worden?
Wanneer je iemand per mail vraagt om iets te doen, te regelen, uit te voeren wil je bewaken of
borgen dat jouw vraag ook daadwerkelijk uitgevoerd wordt.
Hoe kun je er nu voor zorgen dat de vraag die je aan je collega, relatie, leverancier, je vrienden of
familie ook daadwerkelijk beantwoord en uitgevoerd worden?
Fysiek kun je iemand natuurlijk nooit forceren dat de persoon jouw verzoek daadwerkelijk uitvoert.
Je kunt er wel voor zorgen dat je Outlook voor je laat werken door automatisch een kopie van de
verzonden mail in je map ‘Wachten op’ laat plaatsen.
M.a.w.: je verstuurt een mail met een verzoek iets uit te voeren. Deze mail wordt automatisch
opgeslagen in een map. En hiermee bedoel ik niet de map ‘verzonden items’ want dat doet Outlook
toch al. Het gaat erom dat jij zelf bepaalt welke mails (dus met een gedelegeerde taak of een
verzoek) in een map geplaatst worden. We kiezen hiervoor de map ‘Wachten op’.
Test dit uit:
1. Verzin een code die je in mails plaatst waarvan je wilt dat deze automatisch naar de map
‘Wachten op’ gekopieerd worden. Bijvoorbeeld; je initialen met een @ ervoor. Dit is namelijk
een code die normaal gesproken niet in tekst voorkomt. In mijn geval zou dit @hb zijn. Je
kunt ook kiezen voor @wo (en ‘wo’ staat dan voor ‘wachten op’). Iedere andere code
voldoet.
2. Maak een regel aan die er voor zorgt dat mails die jij verzendt en waarin staat
automatisch in de map ‘wachten op’ geplaatst worden. Doe dit als volgt:
3. Ga naar Start> Regels> Regels en waarschuwingen beheren.
4. Klik op Nieuwe regel.
5. Kies voor Regel toepassen op berichten die ik verzend.
www.peakprofessionals.nl

6. Klik op Volgende
7. Vink aan Met specifieke tekst in de hoofdtekst. Klik daarna onderaan in het venster op
specifieke tekst.
8. Typ de code in en klik op Toevoegen.
9. Klik op OK.
www.peakprofessionals.nl

10. Klik op Volgende.
11. Vink aan: verplaats een kopie van het bericht naar de map, en klik vervolgens onderaan het
scherm op naar map.
www.peakprofessionals.nl

12. Klik de map ‘Wachten op’ aan om aan te geven dat mails verzonden met @hb in de
hoofdtekst automatisch naar deze map gekopieerd moeten worden.
www.peakprofessionals.nl

13. Klik op Volgende.
14. Klik weer op volgende (want je hoeft geen uitzonderingen aan te geven in deze situatie).
www.peakprofessionals.nl

15. Geef de Regel een ‘naam’ en klik op Voltooien. Test het uit en veel profijt ervan!!!
www.peakprofessionals.nl

16. Test het uit door in een mail naar jezelf of iemand die je goed kent je code onder je e-mail
handtekening te zetten:
www.peakprofessionals.nl

Tip #7. Gebruik Filters om alleen mail van gisteren of ouder te zien
Als je geleefd wordt door de mail die de hele dag door binnenkomt, zou je het volgende kunnen
doen.
Zet een filter aan zodat je alleen nog maar de mails ziet die gisteren binnen gekomen zijn of die
ouder zijn dan ‘gisteren’. Als iemand je dan vraagt of je zijn of haar mail al hebt gelezen zeg je
gewoon ‘nee, die heb ik nog niet gezien’. Het zou namelijk niet zo mogen zijn dat je een mail direct af
zou moeten handelen. Daar is de telefoon voor uitgevonden!
Een mail mag best een dag wachten en meestal vinden mensen dat ook geen enkel probleem.
Vaak is het zo dat JIJ degene bent die er een hoge prioriteit van maakt!!!
Test dit uit:
1. Ga naar je postvak In.
2. Ga naar het Lint> tabblad Beeld> Weergave-instellingen
3. Kies voor Filteren
4. Ga naar Geavanceerd
5. Kies bij Veld: Ontvangen (via Alle e-mail velden) en typ het volgende in:
6. Klik op Toevoegen.
7. Controleer de weergave in je postvak in.
www.peakprofessionals.nl

Tip #8. Gebruik Voorwaardelijke Opmaak om emails een kleur te
geven
Je kunt binnengekomen mails een kleur geven zodat je bijvoorbeeld snel kunt zien of het om een
mail gaat waarbij jij in de CC staat. Of mails van een bepaalde afzender moeten altijd gekleurd zijn.
Test dit uit:
1. Ga naar je postvak In.
2. Ga naar het Lint> tabblad Beeld> Weergave-instellingen
3. Kies voor Voorwaardelijke opmaak
4. Klik op Toevoegen
5. Geef de voorwaarde een Naam
6. Klik op Voorwaarde
7. De mogelijkheden zijn eindeloos – zie ‘tip over filteren’
8. Ga naar Geavanceerd om alle mogelijkheden te zien
9. Kies bij Veld: xxx (via Alle e-mail velden) en typ in waar de mail aan moet voldoen.
10. Klik op Toevoegen, dan op OK.
11. Stel bij Lettertype in welke kleur de mail zou moeten krijgen.
12. Check of het gelukt is.
Varianten:
Alle CC’tjes in kleur
Alle urgente zaken in kleur
www.peakprofessionals.nl

Tip #9. Sneltoetsen
Ik heb 2 redenen om veel gebruik te maken van sneltoetsen:
1. Het voorkomt RSI
2. Ik ben sneller; dit komt omdat ik sneltoetsen kan uitvoeren zonder er bij na te denken. Net
zoals ik handelingen uitvoer in de auto of zoals ik fiets; zonder nadenken. Bij het klikken met
de muis is visuele ondersteuning nodig. Dit kost tijd en energie. Bovendien kan ik op dat
moment niets anders doen dan dat.
Hieronder een aantal sneltoetsen om mee te beginnen.
Ctrl+1: naar Mail
Ctrl+2 : naar Agenda
Ctrl+3: naar Contactpersonen
Ctrl+4 : naar Taken
Ctrl+5: naar Notities
Ctrl+6: naar Mappenlijst
Ctrl+7: naar Favorieten
Een nieuwe mail opstellen: ALT dan R dan B
Oftewel; je kunt snel de toetsen ALT, R en B achter elkaar intoetsen om een nieuwe mail op te
stellen.
Vanaf de versie van 2010 heeft MS Outlook ook het lint. MS Word had dit al in de 2007 versie. De
sneltoetsen worden op het lint weergegeven wanneer je de ALT toets indrukt.
Door de ALT opnieuw in te drukken worden verdwijnen de sneltoetsen weer.
www.peakprofessionals.nl

Tip #10. Sneller typen in Word en Outlook
Veel mensen gebruiken in hun werk steeds dezelfde termen, dezelfde zinnen, uitleg of andere
stukken tekst. Om te voorkomen dat je steeds dezelfde tekst intypt, kun je gebruikmaken van de
AutoCorrectie-functie.
Afkortingen gebruiken
Je kunt enorm veel tijd besparen door veelgebruikte stukken tekst, termen, zinnen, of uitleg aan de
AutoCorrectie-opties in Word toe te voegen. Je geeft een afkorting aan zo’n term, zin of uitleg en
zodra je zo’n afkorting intikt met een spatie erachter, vervangt Word de afkorting door de volledige
tekst. Als je in Outlook instelt dat je Word wilt gebruiken als emaileditor, gelden diezelfde
afkortingen ook daar.
Test dit uit:
In Word 2010 werkt dat als volgt:
1. Druk op de knop Bestand linksboven.
2. Klik op de knop Opties voor Word rechtsonder.
3. Klik op het woord Controle in de linkerkolom.
4. Klik op de knop AutoCorrectie-opties… middenboven.
5. Zorg ervoor dat Tekst vervangen tijdens typen is aangevinkt en voeg alle afkortingen en
bijbehorende teksten toe.
www.peakprofessionals.nl

Tip #11. Al je standaardmails snel versturen
Als je regelmatig dezelfde mails moet sturen, is het handig om daar een sjabloon van te maken. Dat
kan je veel tijd schelen.
Test dit uit:
1. Maak een sjabloon in Outlook:
2. Open een nieuw mailtje (Ctrl+N).
3. Geef bij Aan het emailadres op waar de mail heen moet.
4. Geef bij Onderwerp een onderwerp op.
5. Typ de standaardtekst die je in dit sjabloon wilt gebruiken.
6. Klik daarna op Bestand linksboven in het scherm.
7. Selecteer Opslaan als.
8. Geef bij Bestandsnaam op hoe je de sjabloon wilt noemen.
9. Kies dan bij Opslaan als voor Outlook-sjabloon.
10. Klik op Opslaan.
Maar het kan nog makkelijker, met Fingertips. Je kunt dit gratis downloaden vanaf de volgende
website: getfingertips.com. Vervolgens maak je een sjabloon in Fingertips:
1. Druk op Ctrl+Accent grave (`) om het Fingertips-scherm te openen.
2. Geef de afkorting op die je wilt gaan gebruiken voor je nieuwe standaardmail.
3. Druk op Alt+E of klik op New.
4. Selecteer bij Action Type de optie Outlook.
5. Geef bij Description een beschrijving op.
6. Selecteer bij Outlook Action de optie Create Email Item.
7. Vul bij To de geadresseerde in.
8. Bij Subject geef je het onderwerp op.
9. En bij Body de inhoud van het mailtje.
10. Druk daarna op Alt+O of klik op OK om op te slaan.
11. Druk op Esc om Fingertips af te sluiten.
Voortaan kun je met je nieuwe Fingertips-commando heel snel standaardmails sturen:
Druk op Ctrl+Accent grave (`).
Typ de beschrijving en druk op Enter. Outlook zal nu opstarten (als het niet al openstond) en
automatisch de mail aanmaken.
www.peakprofessionals.nl

Druk op Alt+Z om te verzenden.
Als je bang bent dat je je eigen afkortingen niet kunt onthouden, kun je ook langere
commandonamen gebruiken. In Fingertips hoef je meestal toch maar de eerste paar letters in te
tikken en dan herkent hij je commando al.
Overigens gebruik ik Texter (http://lifehacker.com/#!software) om eenvoudig standaard teksten te
plaatsen. Voor mij heeft dit als voordeel dat deze tool de commando’s ook op internetpagina’s
uitvoert. Bijvoorbeeld op LinkedIn. Wanneer ik daar een bericht schrijf en afsluit met mvg; verschijnt
mijn handtekening;
Vriendelijke groeten,
Hugo Bakker
Trainer, Coach, Interim manager
www.hugobakker.com
06-15951661
Wanneer ik afsluit met mvg2; verschijnt er:
Vriendelijke groeten,
Hugo Bakker
Trainer, Coach in het Efficiënter werken
www.timemanagement-coach.nl
0615951661
www.peakprofessionals.nl

Tip #12. Een zoekmap ‘vandaag ontvangen’
Wanneer je met regels werkt en dus automatisch mails naar mappen verplaatst kan het zijn dat je de
verschillende mappen af moet zoeken naar nieuwe mails.
Dit kun je weer ondervangen met een ‘zoekmap’. Dit is een map die je zelf inricht met een
voorwaarde. De voorwaarde is dan dat de mail vandaag binnen gekomen moet zijn.
Test dit uit:
1. Ga onderaan je mappenlijst naar ‘zoekmappen’
2. Geef een rechterklik op ‘zoekmappen’
3. Kies Nieuwe zoekmap
4. een Aangepaste zoekmap maken
5. klik op Kiezen
6. vul de naam van de map in (bijvoorbeeld: ‘vandaag ontvangen’)
7. Klik op Voorwaarden
www.peakprofessionals.nl

8. Stel de criteria in zoals hierboven en klik op OK.
www.peakprofessionals.nl

Tip #13. Een zoekmap ‘vandaag ontvangen’ en ‘ongelezen’
Omdat bovengenoemde voorwaarden een zoekmap creëren die alle mails tonen die vandaag
binnengekomen zijn kan het toch weer onoverzichtelijk worden.
Daarom stel ik deze zoekmap zo in dat er alleen de mails in getoond worden die ongelezen zijn.
Test dit uit:
1. Geef een rechterklik op de zoekmap en kies voor Deze zoekmap aanpassen
2. Klik op Voorwaarden
3. Kies bij Meer opties voor Alleen items met status ‘ongelezen’.
www.peakprofessionals.nl

Tip #14. Maak van een ‘mail’ een ‘contactpersoon’.
Wanneer je voor het eerst een e-mail van iemand ontvangt kan wil je deze persoon ook als ‘contact’
in je ‘contactpersonen’ opnemen. Dit kan heel eenvoudig en snel;
Test dit uit:
1. Selecteer de mail van de betreffende contactpersoon.
2. Sleep de mail naar je Contactpersonen (dus onder Agenda).
3. Er zal een venster openen met de naam en e-mail adres welke je verder aan kunt vullen met
gegevens die in de handtekening staan.
www.peakprofessionals.nl

Tip #15. Meerdere e-mail accounts binnen laten komen in je Outlook
Ik beheer ongeveer 20 e-mail boxen en deze laat ik allemaal binnenkomen in mijn Outlook.
Outlook kan er voor zorgen dat ze in verschillende mappen geplaatst worden. Zo zou je wanneer je
meerdere bedrijven hebt of wanneer je meerdere takken of poten binnen een bedrijf (of meerdere
taken binnen 1 functie) hebt e-mails per bedrijf of per bedrijfstak in verschillende mappen kunnen
plaatsen.
Doe dit als volgt;
1. Ga naar Bestand> Info> Account toevoegen
2. Het volgende scherm verschijnt en vink aan dat je handmatig wilt configureren:
3. Klik op Volgende en het volgende scherm verschijnt:
www.peakprofessionals.nl

4. Vul de gegevens accountgegevens in en klik op Accountinstellingen testen.
5. Klik op Voltooien en het volgende scherm verschijnt:
www.peakprofessionals.nl

6. Klik op Map wijzigen en wijs vervolgens de map aan waar de mails op binnen moeten
komen.
www.peakprofessionals.nl

Tip #16. Koppel LinkedIn en andere netwerken aan Outlook (Outlook
2010 feature)
In Outlook 2010 is het mogelijk om sociale netwerken te koppelen aan je Outlook. Ik denk zelf vooral
aan LinkedIn en aan Facebook. Een aantal voordelen op een rij;
Wanneer je een mail ontvangt zie je direct de profielfoto van de zender.
Kleine profielfoto’s van alle andere geadresseerden worden weergegeven.
Alle status updates en newsfeeds worden direct in Outlook zichtbaar.
Wanneer je een mail ontvangt kun je deze persoon direct ‘Toevoegen’ aan jouw netwerk. De
persoon ontvangt een uitnodiging om ‘te linken’ of ‘om vrienden te worden’.
De contacten van LinkedIn worden direct ‘Contactpersonen’ in Outlook.
Vanuit MS Word kun je met ‘Afdruk samenvoegen’ je contacten uit je LinkedIn lijst
aanschrijven.
Hoe ziet dat er dan uit?
Profielfoto afzender
Profielfoto’s andere geadresseerden
Hier kun je zien dat er 1 persoon nog niet gelinkt is. Door op dit profielloze plaatje te klikken kun je
de persoon uitnodigen om te linken.
www.peakprofessionals.nl

De visitekaartjes bij Contactpersonen (om privacy redenen gefotoshopped in MSWord)
Afdruk Samenvoegen in MS Word
www.peakprofessionals.nl

Hoe stel je dit in?
MS Outlook> Beeld> Deelvenster personen>
Dit is direct de plek waar je kunt bepalen of je dit eigenlijk wel wilt laten tonen (zo niet, dan
uitschakelen).
Klik op Instellingen om je accountinstellingen te koppelen aan Outlook.
www.peakprofessionals.nl

Het linkje ‘Online beschikbare providers van sociale netwerken bekijken’ kun je gebruiken om de
nodige tools te downloaden. Je komt op de volgende site:
De instellingen in Outlook zien er dan als volgt uit:
www.peakprofessionals.nl

Slimmer en Efficiënter werken
Van praktisch tips tot dieperliggende coachvraagstukken
Was dit nuttig?
Ik ben benieuwd of je er wat aan gehad hebt?
Wil je meer weten?
Mail of bel me;
hugo@peakprofessionals.nl
06-15951661
Individuele
coaching
Projectmonitoring
e-mail Cultuur
Je kunt me ook volgen op Twitter. Dan zul je ook regelmatig tips voorbij zien komen.
www.peakprofessionals.nl
Timemanagement
volgens DISC
Slimmer werken
Groepstraining