publicatie Voor de zoeker[1].pdf - Gelders Erfgoed

gelderserfgoed.nl

publicatie Voor de zoeker[1].pdf - Gelders Erfgoed

l

t-

F

tL

-

-

I

I

E

I,

I

I

-

I

I

I

IT

!l

l-

I

I

--

t

t I

l


zS Z,i


Voor de zoeker

Handleiding voor het registreren en uitwisselen

van gegevens over fotocollecties


e'

á

à

à

à

à

à

á

z

Ërrr =

á

b rg

à

2 LL--ra

Lt'

Voor de zoeker

Handleiding

voor het registreren

en uitwisselen

van gegevens over

fotocollecties

ONInR REDACTIE VAN

feanne Hogenboom en fan van de Voort

MBr mnonwnRKlNc vAN

Frits van Latum en Linda Roodenburg

ONITR AUSPIcIËN VAN HET

Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie

NBLC Uitgeverij


CIP-GEGEVENS KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK, DEN HAAG

Voor

Voor de zoeker ; handleiding voor het registreren en uitwisselen van gegevens over fotocollecties

/ onder red. van feanne Hogenboom en fan van de Voort ; met medew. van Frits

van Latum, Linda Roodenburg. - Den Haag : NBLC Uitgeverij. - Ill.

Uitg. onder auspiciën van het Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie. -

Met lit. opg.

ISBN 90-5485-056-s

NUGI 442

Trefw.: fotoverzamelingen ; registratie

@ 1994 NBLC Uitgeverij, Den Haag

Vormgeving: Roland van Helden bNO

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen

in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige

wijze,hetzij elektronisch, mechanisch, door fotocopieën, opnamen, of enige andere manier

zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

ISBN 90-5485-056-5

NUGI 442


f,"

Á

à

à

à

à

à

b-t

t=

=rrrÉ Lrr

á L^r r-J

á

L4

L. t---

'J

l_r

[-

I 1.1

L.2

1.3

t.4

I.4.t

r.4.2

t.4.3

1.4.4

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

2

2.L

2.2

3

5.1

3.2

3.3

3.4

5.5

5.6

3.7

Biilage A

Biilage B

Biilage C

Biilage D

lnhoud

Inleiding (Linda Ro o denburg) ................. 7

Invulinstructies (leanne Hogenboom) ll

Veld 1: InstelIingsnaam......................................... 13

Veld 2 : Inventarisnummer ..................................... i4

Veld 3: Aantal ......... 16

Veld 4:

Veld 5:

Veld 6:

Veld 7:

Veld 8:

Veld 9:

Veld 10:

Veld 11:

Veld 12:

Inleiding bij de velden 4 t/m 7 ............... 17

Voorstelling trefwoord ............................. 1 8

Voorstelling specifiek....... ........................ 20

Titel .............. ....................... 22

Concept ......24

Techniek trefwoord ...........25

Naam fotograaf ................. ........ ............... 26

Datum opname ................. 28

Plaats opname ........................................... 3 0

Opmerkingen .................... 31

Zoeken en verdere registratie ,,.,....,..... 32

(Jeanne Hogenboom)

Het zoeken met de verplichte

gegevens ............................. 32

Uitbreiding beschrijvingsformat ............ 35

Technische aspecten ........59

(Frits uan Latum)

Inleiding ............................. 39

Databaseprogrammatuur ........................ 40

Velddefi nities ............................................. 45

Uitwisselingsbestand................................ 45

Uitwisselingsbestand voor databases ... 46

Beschrijving van het uitwisselingsbestand

voor fotobeschrijvingen ........... 48

Praktische overwegingen ........................ 49

Literaiuur ........................... 51

Terminologie ten behoeve van het veld

'Voorstelling trefwoord'........................... 53

(Linda Roodenburg)

Terminologie ten behoeve van het veld

'Techniek trefwoord' ........ 61

(Jan uan de Voort)

Voorbeelden van ingevulde

uitwisselingsformats ......... 65

$eanne Hogenboom)

Schema velddefinities uitwisselingsformat

(Frits u an Latum)......................... 70


f,"

á

à

à

à

La

5=

à

rr rrr =

=r r-9

à

L4 L-4

t_

r--l

tJ

[_

['

lnleiding

Linda Roodenburg

Alleen al in Nederland bestaan er honderden fotocollecties. Sommige collecties

zijn zorgvuldig samengesteld en worden onder klimatologisch verantwoorde

omstandigheden geconserveerd en beheerd, andere zijn in de loop der jaren

'vanzel? gegroeid en bestaan uit dozen vol afdrukken waarvan niemand precies

weet wat er inzit.

Tussen deze twee uitersten bevinden zich de meeste collecties; er is een verzameling

en de beheerder weet wat er ongeveer inzit, maar van een adequate organisatie

en beschrijving is het nog niet gekomen.

Ook de aard van de collecties verschilt. Zo zijn er archieven vol ooit gebruikte

persfoto's, bedrijfsarchieven, collecties negatieven van overleden fotografen,

museale collecties met kunstfotografie, fotocollecties van documentatie-instellingen,

topografisch-historische atlassen, archieven van persbureaus en particuliere

verzamelingen om slechts wat voorbeelden te noemen.

De één verzamelt fotografie om te documenteren, de ander verzamelt om kunsten

cultuurhistorische redenen en weer een ander exploiteert de collectie en brengt

de foto's in roulatie. Alhankelijk van de functie die de foto's voor de instelling

vervullen, volstaat de ene collectioneur met digitale beeldopslag, terwijl de ander

de foto behandelt als een uniek exemplaar dat, indien noodzakelijk, gerestaureerd

zal worden.

Deze grote variatie in aard, functie en behandeling van fotocollecties lijkt iedere

vorm van standaardisatie op het gebied van gegevensbeschrijving zinloos en

onmogelijk te maken. Het is moeilijk voorstelbaar dat de museummedewerker zich

op dezelfde manier met de registratie van fotografie bezighoudt als de archivaris

van een pers- of stockbureau.

Toch is juist deze grote diversiteit in collecties een van de belangrijkste drijfveren

geweest voor de start van het Samenwerkingsproject Informatisering

Fotografiebestanden dat ten grondslag ligt aan deze publikatie.

Ware het zo dat de diversiteit van de collecties had geleid tot duidelijk afgebakende

vormen van fotografie, dat wil zeggen dat bijvoorbeeld alle kunst in de

kunstmusea te vinden zou zijn en alle puur documenterende fotografie bij de

instellingen die zich daarmee bezig houden, en dat er dus geen overlappingen

zouden zijn, dan zou standaardisatie met het oog op uitwisseling van gegevensbestanden

tussen instellingen niet zo nodig zijn. De praktijk is echter volstrekt

anders. Het gebeurt niet zelden dat een negatief van fotograaf X achteloos, en dus

misschien onvindbaar, in een doos opgeborgen wordt, terwijl een afdruk van

hetzelfde negatief zorgvuldig gekoesterd wordt na aankoop door een museale

instelling.

Met het verstrijken van de tijd worden foto's steeds waardevoller; de historische

dimensie ontstaat vanzelf. Wat eens een strikt functionele foto was, bijvoorbeeld


een foto gemaakt ten behoeve van het registreren van straatmeubilair, wordt jaren

later een historisch en wellicht zelfs artistiek gezien interessante opname, omdat ze

getuigt van een situatie die niet meer bestaat enlof omdat ze gemaakt blijkt te zijn

door een fotograaf die inmiddels een eigen plaats in de geschiedenis van de

fotografie heeft gekregen.

Een goed voorbeeld vormen de collecties van volkenkundige musea. De

honderdduizenden foto's die zich daar bevinden, gemaakt door antropologen,

ambtenaren en beroepsfotografen met het doel om de andere culturen in beeld te

brengen, blijken van grote cultuurhistorische waarde te zijn en nu de moeite van

het tentoonstellen en publiceren waard.

Ook tot andere instellingen dringt het besef steeds meer door, dat de eigen

fotocollectie wel eens zeer interessant kan zijn. Dit heeft tot gevolg dat er behoefte

ontstaat aan adequate organisatie en registratie van het foto-archief.

Het Samenwerkingsproject Informatisering Fotografiebestanden werd in 1987

door Stichting Perspektief, Centrum voor Fotografie in Rotterdam, gestart.

Het belangrijkste doel van dit - door het Ministerie van wvc gesubsidieerde -

project was: een standaard ontwikkelen voor de beschrijving van foto's, fotoseries

en negatieven, opdat uitwisseling van gegevens tussen instellingen mogelijk zou

worden. Uitgevers, conservatoren, publicisten, onderzoekers en niet in de laatste

plaats de bezitters van fotocollecties zelf zijn zeer gebaat bij goed beschreven en

daardoor toegankelijke fotocollecties. Door de grote variëteit in aard, functie en

omvang van de collecties zal iedere instelling zelf bepalen welke gegevens over de

foto's zullen worden geregistreerd. Wie foto's exploiteert, hanteert andere

gegevenssoorten dan wie puur collectioneert of documenteert.

Dat neemt echter niet weg dat enkele basisgegevens voor iedereen van belang

zijn. Deze basisgegevens zijn essentieel voor de uitwisseling van gegevens of voor

een eerste, globale zoekactie naar de aard en standplaats van foto's in een collectie.

Elf Nederlandse instellingen en musea met naar aard en functie zeer verschillende

collecties, participeerden bij aanvang in het project (zie kader op pagina 10).

In samenwerking met Stichting Intc in Rotterdam (Nu: Bureau Ivc) werd in

1989 op basis van een analyse van de aard en omvang van de collecties, en van de

behoefte van de verschillende participanten een rapport uitgebracht waarin een

verslag van het onderzoek was opgenomen en de eerste afspraken die de deelnemers

op het gebied van de standaardisatie hadden gemaakt. Het rapport bevatte

ondermeer een uitgebreide beschrijving van mogelijke gegevenssoorten (format)

waaruit een instelling zou kunnen kiezen voor de beschrijving van foto's. Daarnaast

kwamen technische aspecten aan bod die van belang zijn voor een geautomatiseerde

registratie en uitwisseling van gegevens. Uit het genoemde uitgebreide

format werd een aantal gegevenssoorten (velden) gedestilleerd die voor een

adequate uitwisseling van gegevens het meest noodzakelijk zijn.

Dit zogenaamde uitwisselingsformat vormde in de periode daarna het uitgangspunt

voor het maken van verdere afspraken over de wijze waarop deze velden

ingevuld moeten worden. Zo werden er afspraken gemaakt over de schrijfwijze

van de naam van fotografen, (veld: 'Naam fotograafl), over geografische aanduidin-


;

à

=

b

=

rrrrr

=

Lrr

à

=

F9

á

3

=r ie

t

gen (veld: 'Plaats opname') en over de datering van de foto (veld: 'Datum opname').

Voorts werd een zeer globale trefwoordenlijst samengesteld voor de

gebruikte techniek (veld: 'Techniek trefwoord') en een uitgebreidere trefwoordenlijst

voor de beschrijving van hetgeen is afgebeeld (veld: 'Voorstelling trefwoord').

In deze handleiding staat het uitwisselingsformat centraal. Het voornaamste doel

van deze publikatie is om afspraken over het uitwisselingsformat publiek te

maken, opdat zoveel mogelijk instellingen met fotocollecties deze standaard

kunnen hanteren.

Het welslagen van dit project is voor een groot deel aÍhankelijk van de mate

waarin de beheerders van fotocollecties bereid zijn om de ontwikkelde standaard

te gebruiken. Voor de ene instelling zal dit gemakkelijker zijn dan voor de andere.

In de praktijk is het zo dat vrijwel iedere belangrijke fotocollectie reeds op een of

andere manier is beschreven. Daarbij heeft een ieder zijn eigen methode ontwikkeld

en zijn eigen trefwoordenlijsten of thesauri in gebruik, waardoor er van enige

uniformiteit nauwelijks sprake is.

Heel nadrukkelijk moet gesteld worden dat het niet de bedoeling van het

Samenwerkingsproject is om ervoor te pleiten al deze werkzaamheden overboord

te zetten en opnieuw te beginnen.

De essentie van het format is dat twee instellingen, die middels het

uitwisselingsformat gegevens uitwisselen, ervoor zoÍEen dat zij gegevens uit dit

format kunnen lezen en er gegevens kunnen inbrengen.

Wie het uitwisselingsformat ziet, zal tot de conclusie komen dat de hierin

opgenomen gegevenssoorten aansluiten bij de door de instellingen zelf gehanteerde

beschrijvingen. Zo is het veld 'Voorstelling specifiek' bedoeld om de

instellingsgebonden, maar vastgestelde onderwerpsaanduidingen in te vullen. Door

middel van 'omzetten' (overtypen van kaarten of automatisch converteren van

computerbestanden) kunnen de eigen gegevens voor uitwisseling geschikt gemaakt

worden. Het uitwisselingsformat bevat de meest voor de hand liggende velden

voor een eerste, globale beschrijving van foto's, fotoseries en negatieven.

Het belangrijkste doel van het uitwisselingsformat is het vastleggen van een

minimaal aantal gegevens voor doeltreffende uitwisseling, met voor elk gegeven

een vaste invulwijze. Vervolgens kan iedere instelling naar behoefte het format

uitbreiden (zoals besproken in hoofdstuk 2) met gegevens die specifiek voor die

instelling of collectie van belang zijn.

Het Nederlands Fotogenootschap heeft zichzelf onder andere ten doel gesteld om

een eerste inventarisatie te maken van Nederlandse fotocollecties. Dit initiatief

sluit direct aan bij de fase waarin het Samenwerkingsproject nu verkeert. Er is een

standaard ontwikkeld voor de globale beschrijving van foto's, negatieven, foto-

series en fotocollecties die waagt om toepassing. Wanneer deze inventarisatie een

feit is, en dat duurt uiteraard nog vele jaren, dan is het relatief eenvoudig om al

deze gegevens in één databank te beheren en is het uiteindelijke doel van het

Samenwerkingsproject bereikt: de mogelijkheid om een overkoepelende databank

op te zetten, die informeert over het fotobezit in Nederland. Dan zal er in Nederland

een bestand zijn dat vergelijkbaar is met het reeds bestaande tcoNos in

Frankrijk en het Amerikaanse Smithsonian Archives Survey Project, dat rond

1994 zal worden afgerond.

I

I

I

I

I

I

I

t

!


10

PRoJECTGEGEVENS:

líet Samenwerkingsproject Informatisering Fotografiebestandcn was vanaf 1987 een

initiatief van Stichting Perspektief dat in 1993 werd gecontinueerd door het Nederlands

Foto Instituut.

Het Ministerie van wvc maakte het project mogelijk door middel van projectsubsidies.

Deelnemers

Film- en Fotoarchief der , Den Haag

(Erik Kappetijn)

Algemeen Nederlands Persbureau, Amsterdam

(Rolf Kruger)

Rijksdienst Beeldende Kunst, Den Haag

(Mattie Boom)

Studie- en Documentatiecentrum voor Fotografie, Rijksuniversiteit Leiden

fioke Pronk)

Stichting Nederlands Foto- en Grafisch Centrum, Haarlem

(Rob Molenkamp)

Stichting Nederlands Fotoarchief, Rotterdam

(Elz de Korte, Sandra Felten)

Gemeentearchief Amsterdam

(Anneke van Veen)

Museum voor Volkenkunde, Rotterdam

(Anneke Groeneveld)

Stedelijk Museum Amsterdam

(Hripsimé Visser)

Limburgs Centrum voor Fotografie, Sittard

(Coen Eggen)

Nederlands Scheepvaartmuseum, Amsterdam

(Lucas Veeger)

BEGELEIDING:

Bureau IMc, Rotterdam

(feanne Hogenboom aanvankelijk Stichting tuc)

Rijksbureau voor Kunsthistorische Documentatie, Den Haag

(fan van de Voort)

CoónorNerrB:

1987-1993:

Stichting Perspektief Rdam

(Linda Roodenburg, Frits Gierstberg)

1993:

Nederlands Foto Instituut

(Linda Roodenburg)

Voorts met dank aan:

Hans Zonnevijlle, Agnes Wiiers, fan van Dijk en fosephine Nieuwenhuis.


;

3

=b

à

bL.

r

v

frrr

É

br

Ë

E

t"

F

1. lnvulinstructies

feanne Hogenboom

Het uitwisselingsformat is ontworpen voor de uitwisseling van gegevens over

fotocollecties en biedt de mogelijkheid aan instellingen die dergelijke collecties

beheren om snel foto's te traceren die wellicht interessant kunnen zijn voor

tentoonstellingen, publikaties, onderzoek en dergelijke.

Een uitwisselingsactie bestaat altijd uit'vraag en aanbodl

Onder'waag'wordt verstaan de bereidheid van de instelling die informatie

zoekt om de zoekwaag in de vorm van het uitwisselingsformat aan te bieden.

Onder 'aanbod' wordt verstaan het streven van de instelling, aan wie de zoekvraag

gesteld is, om beschikbare gegevens uit te wisselen en het gegevensbeheer daarop

af te stemmen.

Om verkeer tussen vraag- en aanbodzijde mogelijk te maken, moeten beide

partijen zich aan dezelfde regels houden bij het invullen van het

uitwisselingsformat.

Het in de inleiding genoemde overleg met een aantal instellingen dat fotocollecties

beheert, heeft geresulteerd in een uitwisselingsformat, bestaande uit slechts twaalf

gegevens. Hierbij moet in aanmerking worden genomen, dat een beperkt aantal

gegevens beter hanteerbaar is dan een uitgebreid format met een lange lijst gege-

vens.

De vastgestelde gegevens zijn :

1. instellingsnaam

2. inventarisnummer

3. aantal

4. voorstelling trefwoord

5. voorstelling specifiek

6. titel

7. concept

8. techniek trefwoord

9. naam fotograaf

10. datum opname

11. plaats opname

12. opmerkingen

De leden van het Samenwerkingsproject hebben een aantal velden aangewezen

waarvoor invulling verplicht is gesteld. In deze velden moet u dus altijd iets

invullen. Als het gegeven in zo'n veld niet bekend is, wordt meestal 'onbekend'

ingevuld. De velden met verplichte invulling zljn (zie ook hoofdstuk 2):

11


t2 instellingsnaam;

inventarisnummer;

voorstelling trefwoord (aangevuld met voorstelling specifiek enlof titel);

naam fotograaf.

In dit hoofdstuk wordt per gegeven besproken hoe het betreffende veld in het

uitwisselingsformat moet worden ingevuld. Alle velden komen aan de orde en de

invulling wordt besproken in een vaste structuur. Achtereenvolgens vindt u per

veld:

- de veldnaam;

- de gegevenssoort die u in het betreffende veld kwijt kunt;

- de schrijfwijze;

- enkele voorbeelden;

- een toelichting op doel of gebruik van een gegeven;

- eventueel enkele opmerkingen over gebruik van de computer, aangevuld met

technische aanduidingen die in hoofdstuk 5 nader worden toegelicht.

Bij de invulling is uitgegaan van een papieren formulier of formulier op het

computerscherm, waarbij in trefwoordvelden een of meer trefwoorden ingeluld

kunnen worden, gescheiden door een puntkomma. AÍhankelijk van de gebruikte

software kan de wijze van inwllen verschillen, bijv. een andere scheidingsteken of

herhaalbare velden voor elk in te vullen trefwoord. Is aan de database een

thesaurusmodule gekoppeld en de dakthesaurus daarin opgenomen, dan zou men

desgewenst alleen de meest specifieke term of plaatsnaam behoeven in te vullen.


;

á

à

à

à

à

à

b

5

à


=

=

= 3 t_

=r z

=

=

-

*1

-l

= 1

-,

I

VELD

1

inhoud:

Vul hier de naam van uw instelling in.

L.L lnstellingsnaam

schriifwiize:

Kies de meest gebruikte benaming van uw instelling, eventueel verkort enlof met

plaatsnaam.

voorbeeld:

Stichting Nederlands Fotoarchief (of SNF)

Gemeentearchief Amsterdam

doel:

Voor intern gebruik is dit gegeven in feite niet noodzakelijk. Is er echter daadwerkelijk

sprake van uitwisseling tussen instellingen, dan is het noodzakelijk dat de

instellingsnaam en daarmee de herkomst van de gegevens vastligt. Daarom moet

voor het uitwisselingsformat dit veld altijd worden ingevuld.

Dit veld is gekoppeld aan het veld 'Inventarisnummer' en vormt daarmee

tezamen een uniek fotonummer. Ook dat is van belang als het op het uitwisselen

van gegevens aankomt.

computer:

Bij gebruik van een computer kan deze het invullen van de instellingsnaam

overnemen en hiermee overbodig typewerk voorkomen. U kunt de computer op

twee manieren inzetten:

a) De instellingsnaam wordt automatisch op invul- en uitvoerformats voorgedrukt.

b) Een standaard aÍkorting (of code) wordt automatisch veranderd in de volledige

naam, voor alle records tegelijk.

veldnaam 'Instellingsnaam'

veldtag IN

soort invulling tekst

veldlengte(minimum) 60 posities

verplicht Ja

herhaalbaar

uniek

index

controle

bilzonderheid automatisch invullen

voorbeeld Gemeentearchief Amersfoort

13

I

I

a

I


VELD

2

L4 1.2 Inventarisnummer

inhoud:

Vul hier een uniek foto(negatief)nummer of collectienummer in.

Aftrankelijk van de te beschrijven collectie, betreft het hier het nummer van één

(of meer) negatieven of afdrukken. In een gemengde collectie zalhet veld 'Techniek

trefwoord' onderscheid aanbrengen. Indien gewenst, kan hetzelfde onderscheid

hier aangebracht worden door het nummer vooraf te laten gaan door

bijvoorbeeld een 'N'voor een negatief, een 'y't' voor een afdruk/foto, een 'C'voor

een collectie, een 'F' voor een film of een 'S' voor een serie.

schriifwiize:

Gebruik aanloopnullen bij het noteren van het inventarisnummer (dus niet 10

maar 0010). Voer naast cijfers en letters geen andere tekens in, tenzij dat strikt

noodzakelijk is. Gebruik in dat geval steeds hetzelfde teken, bijvoorbeeld een punt.

voorbeeld:

05671 voor foto- of negatiefnummer 567L

F02I9.20 voor filmnummer 2L9 gevolgd door negatiefttummer 20

N001546 voor negatiefirummer 1546

C005 voor een collectie

doel:

Doel van het inventarisnummer is het eigenlijke beeldmateriaal (foto of negatief)

te koppelen aan de gegevens over het beeldmateriaal. Er mag nooit verwarring

ontstaan over welke foto of welk negatief bij welke gegevens hoort. Het inventarisnummer

moet uniek zijn en moet, gezien de belangrijke identiÍicerende rol die het

speelt, altijd worden ingevuld.

computer:

Laat de computer automatisch controleren of het inventarisnummer dat u invult al

voorkomt.

De genoemde aanloopnullen zijn belangrijk voor het sorteren met behulp van

een computer. Een computer sorteert 'alfanumeriek' (omdat in dit veld zowel

letters als cijfers kunnen voorkomen), wat betekent dat de 12 voor de 2 komt,

tenzij 0002 en 0012 is ingevuld.


L

h

t

ïr

vrrtrrrr

Ër

Ë

Ë

r

VELD

2

veldnaam 'Inventarisnummer'

veldtag

sooÉ invulling

IV

tekst (meestal)

veldlengte(minimum) 20 posities

verplicht

herhaalbaar

ja

uniek

ja

index ia (veld)

controle

ja (op vorm; op uniciteit)

bijzonderheid sorteersleutel d.w.z. bestanden worden gesorteerd

op inventarisnummer

voorbeeld F02r9.20

opmerkingen/aanwiizingen :

Zoals hierboven vermeld, dient het inventarisnummer uniek te zijn voor een foto

of negatief uit de collectie. Als alle foto's of negatieven doorlopend en uniek

genummerd zijn, doen zich hier geen problemen voor.

Er zijn echter drie aspecten die de uniciteit van het nummer bedreigen:

a) een aantal foto's of negatieven krijgt soms samen een (film)nummer;

b) in de instelling kunnen binnen deelcollecties (vaak gekoppeld aan een bepaalde

fotograaf) dezelfde nummers voorkomen;

c) bij verschillende instellingen kunnen dezelfde nummers voorkomen.

Oplossingen voor deze problemen ziin:

voor a):

Geef een serie- of filmnummer een achtervoegsel voor iedere aparte foto of

negatief. Gebruik een afgesproken volgorde of maak gebruik van de nummers die

corresponderen met de negatieven op de film.

Bijvoorbeeld : F6139.02, F6139.05, enz.

voor b):

Geef door middel van een letter(combinatie) als voorvoegsel aan tot welke deelcollectie

de foto of het negatief behoort.

Bijvoorbeeld: CO.526.16 voor Cas Oorthuys, film 526, nummer 16. Een negatief

zou dan als nummer CO.N526.16 kunnen krijgen.

voor c) :

Zoals bij het veld 'Instellingsnaam' al werd aangegeven, voorkomt de combinatie

van instellingsnaam en inventarisnummer verwarring wanneer nummers bij

meerdere instellingen in gebruik zijn.

15

I

I

I

I

I

t

I


VELD

3

16 1.5 Aantal

inhoud:

Als foto's (afdrukken of negatieven) als individuele objecten worden beschreven in

het format, is het niet nodig in dit veld 'f in te vullen. Maar in dit veld kan wel

worden ingevuld wat de omvang is van een groep van foto's, dus van een film, een

serie of een hele verzameling. In het veld 'Inventarisnummer' staat dan een film-.

serie- of collectienummer. In sommige gevallen kunnen meerdere losse foto's, die

elk een inventarisnummer hebben gekregen, opgevat worden als serie. Dan zijn er

twee mogelijkheden:

- de foto's worden als object beschreven en via het veld 'Opmerkingen' wordt

telkens naar de andere nummers uit de serie verwezen;

- of de serie krijgt een eigen aanduiding in veld 'inventarisnummer' en wordt als

geheel beschreven, waarbij in dit veld Aantal' wordt ingevuld uit hoeveel foto's

de serie bestaat en in veld 'opmerkingen'worden eventueel eenmalig alle

fotonummers opgesomd.

schriifwiize:

Vul hier alleen een getal in. Als een aantal is geschat, kan dat met 'ca.'worden

aangegeven, of in veld 'Opmerkingen' worden gemeld.

voorbeeld:

36

I20

500 ca.

doel:

Door de invulling strikt getalsmatig te houden, kan eventueel de totale omvang

van een verzameling of zelfs van een bepaalde fotograaf, of van een onderwerpsgebied

worden berekend. Degenen die informatie over de collectie wagen, krijgen

via deze gegevens een indruk van de omvang van het resultaat van hun waag.

veldnaam 'Aantal'

veldtag AN

soort invulling tekst

veldlengte(minimum) 20 posities

verplicht

herhaalbaar

uniek

index

controle

bijzonderheid

automatisch 1 invullen

voorbeeld


L"

bL^

Í

É

b

hre

g

L^

4

L^ Lr

á

1Lri-

4

4

L

=

-1

4

=

=s,

VELD VELD VELD

4 5 6

VELD

7

1.4 Inleiding bii de velden 4 t/m 7

De volgende vier velden hebben alle betrekking op de 'inhoud'van de foto. De

velden 'Voorstelling trefwoord', 'Voorstelling specifiek' en 'Titel' zijn bedoeld om

zo concreet mogelijk het afgebeelde aan te geven, het veld 'Concept' is bedoeld om

de meer abstracte betekenis van de foto vast te leggen. Alleen het veld 'Voorstelling

trefwoord' is verplicht, de andere velden zijn een aanvulling op dat veld.

Afhankelijk van het type collectie en interne afspraken, kan het veld 'Voorstelling

trefwoord' - naar keuze - verfijnd worden in veld 'Voorstelling specifiek' enlof

'Titel', door:

a) extra trefwoorden of classificatietermen toe te voegen in het veld 'Voorstelling

specifiek';

b) de titel die de fotograaf aan de foto gaf, of een korte omschrijving, toe te voegen

in veld 'Titel'.

De betekenis van een foto kan met zeer verschillende beelden en fotografische

middelen worden uitgedrukt. Een abstract begrip als 'droogte' kan worden uitgedrukt

door foto's van verdorde bomen, dode dieren, gebarsten aarde, mensen of

dieren die door een droog terrein lopen, kranen waar nauwelijks water uitkomt.

Hoewel 'betekenis'of 'thema' een vaag begrip kan zijn, is het toch een veel

gebruikt zoekcriterium. Het is niet altijd benoembaar en sommige instellingen

wensen dit gegeven ook niet toe te kennen. Daarom is invulling uiteraard niet

verplicht.

De concrete voorstelling en abstracte betekenis kunnen dus ver uit elkaar liggen

en zijn hier dan ook niet in het veld 'Voorstelling trefwoord' samengetrokken. In

het uitwisselingsformat is gekozen om betekenis of thema van de foto in een apart

veld 7 voor 'Concept' vast te leggen. Dit veld kan ook worden gebruikt om aan te

geven met welk doel een foto is gemaakt en/of in welk genre de foto past.

Als illustratie van het bovenstaande, volgen hier twee varianten van invulling van

de velden 'Voorstelling trefwoord' t/m 'Concept':

'Voorstelling trefwoord' dier & zoogdier activiteit & religieuze

activiteit

'Voorstelling specifiek' olifant

'Titel' Olifant in close-up Vrouw uit Sarajevo, die

bij een graf bidt en huilt

t7

I

I

I

I

,

I

I

ll

l


VELD

4

18 L.4.1 Voorstelling trefwoord

Zie ook bijlage A

inhoud:

Vul hier tenminste één of meer trefwoorden van algemene aard in, om aan te

geven wat er op de foto of het negatief te zien is. Vul eerst een meer algemeen

trefwoord in uit de hoofdcategorie, gevolgd door een specifieker begrip uit een

subcategorie (zie bijlage A - terminologie - voor deze categorieën).

Het is soms niet eenvoudig vast te stellen welke elementen van een foto het

meest belangrijk zijn. Kies in dat geval twee of meer combinaties uit de hoofd- en

subcategorieën van bijlage A, waarbij alle woorden worden gescheiden door het

&-teken (of ander, door uw programmatuur gedicteerd scheidingsteken). Het gaat

hier om de aanduiding van een categorie in de collectie, die in het veld 'Voorstelling

specifiek' en/of het veld 'Titel' nader kan worden aangeduid. Kies binnen uw

eigen instelling voor een bepaalde benadering en stel daama vast welke van de

velden 'Voorstelling specifiek' of 'Titel' ook (verplicht) ingevuld moet worden.

schriifwiize:

Houdt u aan de exacte schrijfwíjze van deze trefwoorden. Gebruik het juiste

scheidingsteken bij meerdere trefwoorden!

voorbeeld:

object & bouwwerk & ruimtelijke omgeving & bebouwing

(Als bijvoorbeeld niet is vast te stellen wat het belangrijkste element is van een foto

van een huis in een straat.)

doel:

Dit veld bevat een van de belangrijkste terugzoekkenmerken van het uitwisselingsformat.

Daarom is invulling verplicht en is het aantal invulmogelijkheden beperkt

en streng gecontroleerd.

Omdat een gegeven als 'persoon' op zich weinig zegt, is het aan te raden ook

één van de twee volgende velden in te vullen, zoveel mogelijk in samenhang met

de gegevens in dit veld.

Een laatste opmerking: in de praktijk staat het gegeven in dit veld nooit alleen.

Een zoekactie op het gegeven voorstellingstrefwoord 'persoon', gecombineerd met

de naam van de fotograaf en de opnamedatum kan veelzeggend zijn als het gaat

om het globaal toegankelijk maken van een verzameling foto's. Men vraagt

bijvoorbeeld naar: 'Alle portret(achtige) foto's door W. Eugene Smith tussen 1940

en 1955'. Dit vormt een afgebakende zoekactie, die bovendien nog verder verfijnd

kan worden door bijvoorbeeld een drukmethode-trefwoord als selectiecriterium

toe te voegen (zie ook hoofdstuk 2).


E

E

E

h

v

= =rrrrrs à

3

H'

=

à

à

l_

4

Ft-e

t

VELD

4

computer:

Sommige programma's dicteren eigen scheidingstekens (bijvoorbeeld een ';'in

Q&A programmatuur). Sommige programmatuur gebruikt voor elk trefwoord een

apart (bij voorkeur naar behoefte op te roepen) herhaald veld. Een scheidingsteken

is dan overbodig.

Het is aan te bevelen controle in het systeem in te bouwen op het gebruik van

de lijst van trefwoorden uit bijlage A. Bij dergelijke automatische controle wordt

de gebruiker gewaarschuwd wanneer bij het invoeren van gegevens een trefwoord

wordt gebruikt dat niet is toegestaan (en worden dus ook typefouten gemeld).

(Zie ook'computer' bij het veld'Voorstelling specifiek'.)

veldnaam 'Voorstelling trefwoord'

veldtag VT

soort invulling tekst

veldlengte (minimum) 40 posities

verplicht

herhaalbaar

uniek

index ia (veld)

controle

ja (inhoud)

bijzonderheid verplichte (minimaal 1 x) algemene benoeming

voorstelling, specifieker in veld'Voorstelling

specifiek'.

voorbeeld persoon&man&portret

19

I

t

I

3

!

I


VELD

5

20 L.4.2 Voorstelling specifiek

inhoud:

Kies een trefwoord uit een vastgestelde lijst om het op de foto afgebeelde specifieker

aan te duiden, in samenhang met wat u eerder in het veld 'Voorstelling trefwoord'

heeft ingevuld. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor een eigen, reeds gehanteerde

trefwoordenlijst of classificatie (codering). Ook eigennamen of adressen

kunnen hier worden ingevuld.

Het is ook mogelijk om hier één of meer trefwoorden in te vullen die niet het

hoofdthema van de foto aangeven, maar die toch van belang zijn voor het terugvinden

van de foto.

schriifwiize:

Vul de trefwoorden exact in volgens de lijst van bijlage A. Dat geldt ook voor

aanvullingen uit een eigen lijst van de instelling: een eenmaal samengestelde lijst

moet nauwkeurig gevolgd worden.

Meerdere trefwoorden kunt u van elkaar scheiden door een &-teken of door uw

programmatuur gedicteerd scheidingsteken.

voorbeeld:

'Voorstelling trefwoord': persoon & wouw & portret

'Voorstelling specifiek' : Poldervaart, Cornelia

voorbeeld:

'Voorstelling trefwoord' : dier & zoogdier & ruimtelijke omgeving &

landschap

'Voorstelling specifiek' : koe & weiland

doel:

De globale indeling in het veld 'Voorstelling trefwo&d' kan te vage of te globale

informatie opleveren. Dit vult u aan door nader te specificeren wat er op de

afbeelding te zien is. U kunt dit op twee manieren doen: door in dit veld een

aantal trefwoorden in te vullen, die meer specifiek zijn dan in het voorgaande veld,

of door middel van een beschrijving in het volgende veld 'Titel'. Een voordeel van

de trefwoordmethode is dat, mits goed toegepast, er standaardisatie van invoer

plaatsvindt waardoor een beter zoekresultaat kan worden bereikt.

computer:

AÍhankelijk van de gebruikte software kan het mogelijk zijn ook voor deze trefwoorden

automatische controle in te bouwen, vergelijkbaar met de methode die in


L-

?

t

á

?=

r

=r

=rrÉra

à

3l-rl

l_

FJ'

à

á

à

3

t"

VELD

5

het vorige veld werd genoemd. Een andere praktische controlemethode, die in dit 2l

opzicht het noemen waard is, is het gebruik van zogenaamde validatie'vensters',

waarbij men tijdens het invoeren een lijst van eerder ingevoerde trefwoorden kan

raadplegen en er eventueel geschikte termen uit kan overhevelen. Is dit alles niet

mogelijk, zorg dan voor een, regelmatig bijgehouden, lijst van trefwoorden bij de

computer en maak het gebruik hiervan verplicht!

Wanneer in uw instelling invulling van dit veld verplicht is, dan kunt u de

computer automatisch laten controleren of dit veld daadwerkelijk is ingevuld.

veldnaam 'Voorstelling specifiek'

veldtas VS

soort invulling tekst

veldlengte(minimum) 40 posities

verplicht

herhaalbaar

uniek

index ia (zo mogelijk, veld)

controle

ja (zo mogelijk, inhoud)

bijzonderheid Specifieke benoeming van de voorstelling, naar

behoefte in instelling. Kan bijv. adres zijn, of

eigennaam. Altijd in samenhang met globale

benoeming in veld 'Voorstelling trefwoord'. Kan

ook een term of code uit een classificatie ziin.

voorbeeld fansen, L.G.M.

t

I

t

I

I

t

I

!

I


VELD

6

22 L.4.5 Titel

inhoud:

Vul hier de titel in die de fotograaf aan de foto heeft gegeven of geef een zeer

beknopte beschrijving van de voorstelling op de foto.

schriifwiize:

Gebruik goed Nederlands in een korte, duidelijke zin of twee zinnen. Gebruik bij

voorkeur geen afkortingen of uitdrukkingen.

Zorgdat de essentiële beeldelementen in de zin voorkomen, maar beperk

herhaling van gegevens die al in andere velden voorkomen.

voorbeeld:

Straat in Trinidad (Zuid-Cuba). Met meisje, oude man en hond.

Zonder titel V

Krantenverkoop in het Centraal Station van Antwerpen.

doel:

Een serie trefwoorden kan niet altijd de essentie van een beeld vangen. Ook

details als plaatsing van onderwerpen in het beeldvlak of kleuren, kunnen niet in

trefwoorden worden aangeduid. In het titelveld kan men zulke details kort

vastleggen.

In een lijst kan een korte omschrijving de informatie geven die nodig is om de ene

foto van de andere te onderscheiden. Hierdoor wordt al snel duidelijk welke foto

het meest beantwoordt aan een zoekvraag. Vergelijk bijvoorbeeld de volgende

beschrijvingen:

- fohannes Hees, in donker kostuum met hoed.

- fohannes Hees, in zwembroek.

computer:

Veel programma's kunnen op elk willekeurig woord in een tekst zoeken. Dit wordt

'free text search' of 'zoeken op woordbeeld' genoemd, wat wil zeggen dat wordt

gezocht op een serie karakters achter elkaar. 'Free text search' is nodig om begrippen

in een vrije-tekstveld als 'Titel'te kunnen terugzoeken. Vaak is het mogelijk

daarbij te 'trunceren': de computer kan dan ook een combinatie van karakters

vinden als die tussen andere karakters in staat. Bijvoorbeeld: een zoekactie naar

**'t'straat**+ (waarbij de í***' linker- en rechtertruncatie aanduiden) levert als

resultaat behalve 'straat' ook 'straatje', 'Kalverstraat', 'straatmuzikant' op.

Getrunceerd zoeken is dus geen precieze zoekmethode. Ook al omdat een straatgevecht

ook wel eens 'rel' of 'opstand' genoemd kan zijn in een titel, waardoor


E

ïr

ErËr

Ë

br

Ë

F

VELD

6

belangrijke foto's bij een selectie zullen worden gemist. Om deze reden kunt u 23

beter gebruik maken van het veld 'Voorstelling specifiek' voor trefwoorden die als

zoekkenmerken kunnen worden gebruikt. Zoeken op een woord uit de titel zal

dus vooral nuttig zijn, wanneer een zoekactie in het voorstellingsveld geen bevredigend

resultaat oplevert.

Is in uw instelling gekozen voor verplichte invulling van het titelveld, controleer

dan met behulp van de computer of het veld daadwerkelijk is ingevuld bij de

invoer.

veldnaam 'Titel'

veldtag

soort invulling

veldlengte (minimum)

vemlicht

TI

tekst

120 posities

herhaalbaar

uniek

Ja

nee

index

controle

ja (tekstindex, woord)

nee

biizonderheid

voorbeeld Portret ten voeten uit van acteur Louis G.M.

Jansen, met hond, in een lege ruimte.

a

,

)

I

I

,

{

)

llrT

-


VELD

7

24 t.4.4 Concept

inhoud:

Hier kan een trefwoord of een combinatie van trefwoorden worden ingevuld om

aan te geven welk thema of welk abstract begrip de fotograaf met de foto heeft

willen uitdrukken of met welk doel de foto is gemaakt of tot welk (fotografisch)

genre de foto kan worden gerekend. Voorkom overlap met de velden die op de

concrete voorstelling betrekking hebben, al zal overlap met de titel regelmatig

onvermijdelijk zijn.

schriifwiize:

Gebruik gestandaardiseerde begrippen, volgens afspraken die binnen de instelling

zijn gemaakt.

voorbeeld:

snelheid

kolonialisme

reclame

mode

oorlog

protest

computer:

De computer kan worden ingezet om woordcontrole toe te passen, door de

ingevoerde begrippen te vergelijken met reeds ingevoerde begrippen, eventueel

met een classificatie of thesaurus.

veldnaam 'Concept'

veldtag co

soort invulling tekst

veldlengte (minimum) 40 posities

verplicht

herhaalbaar p

uniek

index

ja (veld)

controle ja (inhoud)

bijzonderheid

voorbeeld eenzaamheid


^

3

b=

Ë

É

b

bLH'

à

b

P

VELD

8

1.5 Ibchniek trefwoord

inhoud:

Vul hier een trefwoord in waarmee de afdrukmethode van een foto of het type

negatief wordt aangeduid, volgens de instructies van bijlage B van deze handleiding.

schriifwiize:

Kies een trefwoord uit de lijst, die is opgenomen in bijlage B.

voorbeeld:

heliogravure

kooldruk

acetaatnegatief

doel:

Dit veld is opgenomen in het uitwisselingsformat, omdat de afdrukmethode

bepalend kan zijn voor beeldeffect en -kwaliteit, maar ook voor de kwetsbaarheid

(en daarmee voor uitleenmogelijkheid) van de afdrukken. Het type negatief is, als

uitgangsmateriaal, uiteraard al even bepalend voor de uiteindelijke foto. Voor

bestellingen, rechten en dergelijke is het van belang al in een vroeg stadium te

weten of een instelling het negatief beheert.

computer:

Zie voor deze rubriek de velden 'Voorstelling trefwoord' en 'Voorstelling specifiek'

voor hulp bij het kiezen van de juiste term.

veldnaam 'Techniek trefwoord'

veldtag TT

soort invulling tekst

veldlengte(minimum) 40 posities

verplicht

herhaalbaar

uniek

index ia (veld)

controle

ja (inhoud)

bijzonderheid

voorbeeld kleurpositief

25

a

t

D

I

,

I

{

)

trll

T


26 1.6 Naam fotograaf

VELD

9

inhoud:

Vul hier de naam in van de fotograaf die de opname heeft gemaakt. Ook de naam

van een studio of andere foto-instelling kan hier worden ingevuld. Als de naam

niet bekend is kunt u 'anoniem' (als de naam niet meer te achterhalen is) of

'onbekend' (als de naam wellicht nog achterhaald kan worden) invullen.

schriifwiize:

Vul eerst dat deel van de naam in dat gealfabetiseerd wordt en zet dan een

komma. Achter die komma komen voornamen en,/of voorletters en eventueel

voorvoegsels in de normale volgorde. Vergelijk een telefoonboek of een namenregister

in een boek. Bij de naam van een studio of foto-atelier kan eventueel de

plaatsnaam tussen haakjes achter de naam worden toegevoegd. Kies voor Neder-

landse fotografen bij voorkeur de schrijfwijze van het 'Lexicon geschiedenis van de

Nederlandse fotografie' (zie literatuurlijst).

voorbeeld:

Andriessen, Emmy

anoniem

ANP

Corbijn, Anton

Corbijn, Maarten

Curtis, Edward Sheriff

Studio Fotohoek (Utrecht)

doel:

Het is om redenen van copyright van belang te weten en te melden wie de maker

van de opname is (al hoeft de maker niet altijd copyrighthouder te zijn). Daarnaast

vormt het hier ingevoerde gegeven één van de belangrijkste (kunst)historische

zoekingangen. Om deze redenen is invulling verplicht.

computer:

Sommige programmatuur meldt bij het invoeren van een 'waarde' (in dit geval een

naam) of deze al eerder is ingevoerd. Deze functie of de bij de voorstellingsvelden

eerder genoemde controlefuncties kunnen voorkomen dat er meerdere spellingvarianten

van een naam in het systeem opgenomen worden.


veldnaam 'Naarn fotograaf

veldtag

soort invulling tekst

veldlengte(minimum) 40 posities

verplicht ja

herhaalbaar ja

index

contro

ja (veld)

voorbeeld Vos, M.H.G. de


28 1.7 Datum opname

VELD

10

inhoud:

Deze gegevensgroep bestaat uit datumvelden voor begin- en einddatum. Is de

exacte opnamedatum bekend, dan vult u op beide velden dezelfde datum in. Weet

u de exacte datum niet, maar is wel een schatting mogelijk, vul dan de periode in

waarbinnen de opname gemaakt is. De oudste datum komt in dat geval in het

begindatum-veld, de meest recente datum in het einddatum-veld.

schriifwiize:

Een jaar wordt ingevuld door JJfJ in te typen. Een maand door in te vullen : ffJJ-

MM. Een datum door in te vullen: IJJJ-MM-DD.

voorbeeld:

begindatum: 1940

einddatum: t945

voor een opname uit de Tweede Wereldoorlog

begindatum: L991-12-25

einddatum: r99t-t2-25

voor een opname van 1e kerstdag 1991

begindatum: 1875

einddatum: 1899

voor een opname uit het laatste kwart van de 19e

eeuw

doel:

Is men op zoek naar opnames met betrekking tot een bepaald evenement dan kan

een zoekvraag naar de periode waarin dat evenement plaatsvond resultaat opleveren,

zelfs al wordt het evenement zelf niet in de trefwoorden van bovenstaande

velden genoemd.

computer:

Veel programmatuur heeft een vastgestelde schrijfwijze voor een datumveld, die

door het programma automatisch wordt toegepast. Zo kan bijvoorbeeld een datum

ingevoerd als DD-MM-JIf| automatisch worden omgezet in |J]J-MM-DD. De door

het systeem vastgestelde schrijfwijze kunt u veranderen. Is dit niet het geval dan is

het belangrijk om een datum in uw systeem altijd op dezelfde wijze in te voeren.


L.

b

E

E

à

h

-b

b

à

b

bL

-t

à

à

F

=

l-=,

VELD

10

veldengroep 'Datum opname' 29

veldnaam beginJfff-MM-DD eind:ffff-MM-DD

veldtag

soort invulling datum

veldlengte(minimum) 4-2-2 posities 4-2-2 posities

verplicht nee nee

herhaalbaar

uniek

index

controle

ja (datum)

ja (vorm)

ia (datum)

bijzonderheid Bij exacte datum zijn begindatum en einddatum

gelijk

begin: 1988-10-1.8 eind: 1988-12-06


30 1.8 Plaats opname

inhoud:

Vul in dit veld in op welke geografische plaats de opname werd gemaakt.

VELD

11

schriifwiize:

Gebruik een vaste bron voor de in te vullen geografische namen, bijvoorbeeld de

'Times Wereldatlas' en de 'Lijst van landnamen' (zie literatuurlijst). Gebruik zoveel

mogelijk actuele geografische namen in plaats van historische. Het is bij invulling

van dit veld gebruikelijk van specifiek naar algemeen te werken. Dus noem eerst

een straat, dan een stad en dan het land. Plaats enlof streek en land zijn als

minimum aan te raden voor instellingen die een internationaal georiënteerde

collectie beheren.

voorbeeld:

Dam & Amsterdam & Nederland

Toscane & Italië

Bamako&Mali&AÍrika

computer:

De computer kan helpen bij het controleren van de juiste schrijfwijze. In de meest

simpele vorm betekent dit controleren of een term reeds eerder werd ingevoerd. In

de meest geavanceerde vorm betekent dit dat men via een 'onjuiste' naam (bijvoorbeeld

in verouderde spelling ofvolgens verouderde landsindeling) naar de goede

naam gestuurd wordt.

veldnaam 'Plaats opname'

veldtag PL

soort invulling tekst

veldlengte(minimum) 60 posities

verplicht

herhaalbaar

uniek

index ia (veld)

woordcontrole

ja (inhoud)

bijzonderheid

voorbeeld Den Haag


l-

4


à

I

--a

=

=

=

=

=

-1

=

=

=

+

Y

!-

ll-

t-

I

b.

I

1.9 Opmerkingen

VELD

L2

inhoud:

In dit veld kunt u opmerkingen plaatsen die van belang zijn voor externe gebruikers

enlof opmerkingen die te maken hebben met beperkingen ten aanzien van de

beschikbaarheid van de beeldopname.

schriifwiize:

Gebruik heldere, korte formuleringen. Voeg eventueel een datum en naam toe van

degene die voor de opmerking verantwoordelijk is.

voorbeeld:

- Wordt niet meer uitgeleend (WvB 19SS).

- Alleen contactafdruk direct beschikbaar (1979 Stevens).

- Op karton geplakt. Vuil.

- Handschoenen verplicht bij hanteren (zilvemitraatl).

- Film bevat ook enkele opnamen van een onbekende wouw.

- Alleen groot formaat beschikbaar.

doel:

wanneer er met behulp van het uitwisselingsformat een eerste ruwe selectie van

foto's voor publikatie enlof tentoonstelling wordt gemaakt, dan kunnen collectiebeheerder

en onderzoeker in dit veld eventuele beperkingen in het gebruik van de

beeldopname lezen. ook kan dit veld gebruikt worden om belangrijke opmerkingen

over formaat van de afdruk of over het type negatief te u"r-àld.r, (gegevens

die in paragraaf 2.2 aan de orde komen).

veldlengte (minimum

verplicht

herhaalbaar

uniek

index

woordcontrole

M.n. opmerking voor exteme

voorbeeld Wordt niet meer ui

31

I

I

I

I

I

I

t

i!


32 2. Zoeken en verdere registratie

feanne Hogenboom

In hoofdstuk f. is aangegeven wat het doel van de verschillende velden is. Daarmee

is een en ander gezegd over het gebruik van de gegevens in het uitwisselingsformat.

In paragraaf L van dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op zoeken met

behulp van het format, waarbij de voorbeelden betrekking hebben op de verplichte

gegevens. In paragraaf 2 wordt besproken hoe het uitwisselingsformat uitgebreid

zou kunnen worden tot een - op de eigen instelling afgestemd - format voor

vollediger fotodocumentatie en -beheer.

2.1 }Iet zoeken met de verplichte gegevens

Het SamenwerhingsproiecÍ heeft een aantal velden van het uitwisselingsformat

aangewezen voor verplichte invulling. Deze velden vorïnen samen een 'minimale

standaard' dat wil zeggen zij moeÍen tenminste, en zo volledig mogelijk, worden

ingevuld. Wanneer van een collectie tenminste deze gegevens bekend zijn, is het

mogelijk om een grove indeling van beschikbaar materiaal te maken naar onderwerp

of naar fotograaf.

Het voorbeeld van bijlage C van een ingevuld uitwisselingsformat, heeft de volgende

gegevens in de minimale standaard:

Instellingsnaam: Verzameling X (Rotterdam)

Inventarisnummer: F003

Voorstelling trefwoord: persoon & vrouw & portret

Naam fotograaf: Hermans, FranEois

Door in deze verplichte velden te zoeken, zijn voldoende gegevens beschikbaar

om vragen te beantwoorden als: 'heeft u vrouwenportretten door Frangois Hermans?'.

Is ook 'Voorstelling specifiek' enlof 'Titel' ingewld (zie bijlage C), dan kunnen

vïagen beantwoord worden als: 'heeft u portretten van Wilhelmina Hees-

Bleisfeld?' of 'heeft u portretten van boerinnen?' (N.B. Het zoeken in de titel, een

zogenaamd 'free text' veld, is reeds uitgelegd bij de invulinstructies voor veld 6 op

pagina22.

De wagen worden geformuleerd door te werken met'Booleaanse operatoren'

AND, OR en NOT. De hierboven gestelde vïagen worden daarmee geformuleerd

als:


g

I

^

-1

á

--rt

--1

-e

--n

4

-il

4

I

=

=

--a I

-t

--.1 a

-1 i

4

-t)

'l

4

-rl

_:I

a

__o

-J

I

le vraag: in het veld 'Voorstelling trefwoord'moet zijn ingevuld 'wouw'AND

'portret'AND in veld 'Naam fotograaf moet zijn inger,uld 'Hermans, FranEois'.

2e en 3e vraag : in het veld 'Voorstelling trefwoord' moet zijn ingevuld 'portret'

AND in veld 'Voorstelling specifiek' moet zijn ingevuld 'Hees-Bleisfeld, Wilhelmina'

of 'boerin'.

Als het de zoeker niet uitmaakt of er mannen of vrouwen op de portretten staan,

maar diezelfde zoeker beslist geen kinderportretten wil hebben, dan ziet de

zoekvraag er als volgt uit: in veld 'Voorstelling trefwoord' moet zijn ingevuld 'man'

OR'vrouw' NOT'kind'. Eventueel worden ook nog de trefwoorden 'jongen' en

'meisje' uitgesloten.

Het gebruik van de 'Booleaanse operatoren' komt ook in paragraaf 3.3. aan de

orde en in de in de literatuurlijst vermelde publikaties. Het opstellen van zoekvïagen

kan sterk beihvloed worden door de computerprogrammatuur clie men

gebruikt, het is dus aan te raden daar de handleiding van die programmatuur op

na te slaan.

Door meer velden in te voeren kunnen uiteraard meer zoekcombinaties worden

gemaakt. Wanneer bijvoorbeeld de datum van opname aan dit minimale format

wordt toegevoegd kunnen heel andere vragen worden beantwoord, zoals 'heeft u

portretten, gemaakt tussen 1890 en 1910?i Plaats van opname is nodig bij vragen

als 'heeft u foto's van Indonesië?' of ik zoek foto's van de markt in Den Bosch'.

Uit deze laatste voorbeelden blijkt wel, dat de nauwkeurigheid van invullen en de

mate van volledigheid de zoekmogelijkheden zeer beïhvloeden. Maar of elke

fotobeherende instelling het kan opbrengen om zoveel trefwoorden toe te kennen

als de bezoekers nodig zullen hebben, valt te betwijfelen. Het zal dus nodig zijn

voor de zoekers om zich, alvorens binnen een verzameling naar foto's te zoeken,

eerst te oriënteren op de mate waarin foto's beschreven zijn en daar de zoekvraag

zoveel mogelijk op af te stemmen.

2.2 Uitbreiding beschriivingsformat

De bedoeling van de hier voorgestelde gegevenslijst is, dat zij als keuzelijst wordt

gebruikt voor het vastleggen van gegevens over foto's, fotonegatieven of over

fotografica (camera's en dergelijke). De hier genoemde lijst van gegevens vormt

een suggestie, geen verplichting tot gebruik. Als u bijvoorbeeld nooit foto's uitleent,

is het ook niet nodig de mogelijkheid om bruikleengegevens in uw informatiesysteem

aan te brengen. Als u een informatiesysteem gaat opzetten of aanpassen

(geautomatiseerd of niet), is het zaak zeer kritisch met de hier genoemde gegevenslijsten

om te gaan. De vast te leggen gegevens dienen zorgvuldig geselecteerd te

worden, vooral om economische redenen.

33

I

I

,

t

I

I

)

n

I

r

E


34 De gegevenslijst bevat gegevens voor identificatie, beschrijving en beheer van

allerlei soorten foto's, fotonegatieven en fotografica.

De gegevens zijn ingedeeld in logische groepen of rubrieken, aangegeven in

hoofdletters. De daaronder vermelde gegevens worden, waar nodig, gevolgd door

een korte verklaring en soms, ter verduidelijking, een voorbeeld tussen haakjes.

De gegevensnamen (ook wel veldnamen genoemd) zijn ontleend aan het

schema met circa 550 gegevenssoorten dat de Stichting Iuc/menDoc in navolging

van de Engelse Museum Documentation Association ontwikkelde voor de registratie

van museale objecten van velerlei aard.

De gegevensvelden worden in een groot aantal instellingen al lange tijd gebruikt

voor gegevensinvoer, zowel handmatig als met behulp van de computer.

De wijze waarop u de velden moet invullen wordt hier niet behandeld. Hiervoor

zijn soms aparte handleidingen beschikbaar, omdat de invulwijze kan samenhangen

met een specifiek objecttype (zie 'literatuur'). Ook kan het nodig zijn dat men

onderling afspraken maakt voor de terminologie die bij de invulling van een

bepaald gegeven wordt gebruikt. Er is ook een aantal regels dat voor elk objecttype

in elk relevant veld geldt (bijvoorbeeld de invulling van persoonsnamen) zodat

geautomatiseerde verwerking mogelijk is.

Elk format kan per gegevensgroep uitgebreid worden met een opmerkingenveld.

Ook kan men een algemeen opmerkingenveld toevoegen aan het eind van een

format. Dergelijke opmerkingenvelden vormen uitbreidingen op het opmerkingenveld

in het uitwisselingsformat. Per gegevensgroep is aangegeven welke relatie er

bestaat met velden van het uitwisselingsformat.

IneNrrprcefls

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit het uitwisselingsformat:

instellingsnaam

inventarisnummer

aantal

Uit de gegevenslijst:

objectcategorie een globale objectnaam (foto, camera)

specifieke objectnaam de meest specifieke objectbenaming naar functie (!)

van foto of object (kabinetfoto, persfoto)

formaat/afmetingen gegevensgroepen voor type negatief enlof

afmetingen van afdruk, gescheiden in velden voor

soort afmeting, waarde en eenheid.

Voorbeeld:

soort afmeting

hoogte

breedte

waarde

10

6

eenheid

cm

cm


L.

^

=

-t

=

à

z

E

á

bL

-

á

5

Fs

à

L*

á

t_

F--t

à

á

F

É

l"

I

BEscHnrryrNc

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit het uitwisselingsformat:

titel

Uit de gegevenslijst:

samenvatting een korte beschrijving van het gehele object,

in lopende tekst

materiaal trefwoord (papier, linnen)

toestand trefwoord (matig, onscherp)

inscriptie type benoeming van opschriften, stempels, signatuur,

merken e.d. die op de foto zijn aangebracht

inscriptie methode (geschreven, persstempel)

inscriptie positie positie (rechtsonder)

inscriptie beschrijving een omschrijving (initialen, cirkelvorm)

inscriptie transcriptie de letterlijke overname van de tekst op foto of

object

INsounswnERGAVE

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit het uitwisselingsformat :

voorstelling trefwoord

voorstelling specifiek

concept

De volgende velden geven de mogelijkheid tot een gestructureerde analytische

aanduiding van hetgeen op de foto te zien is. Dit kan een nadere uitwerking zijn

van de voorstellingsvelden van het uitwisselingsformat.

Uit de gegevenslijst:

persoon rol de rollfunctie van de afgebeelde persoon

persoon naam de eigennaam van de afgebeelde persoon

instelling rol de rol/functie van de afgebeelde instelling

instelling naam de naam van de afgebeelde instelling

object/dier/plant de naam van een afgebeeld voorwerp, dier of plant

activiteit het trefwoord voor een afgebeelde activiteit

gebeurtenis het trefwoord voor een soort gebeurtenis enlof

ergennaam

plaatsnaam/land de naam van de afgebeelde plaats of land,

voorzover niet overlappend met veld 'plaats

opname'

specifiek het adres van de afgebeelde lokatie

plaatstype (strand, dorp, keuken)

korte inhoud beschrijving van de voorstelling in korte, lopende

tekst

35


36 VBRvaaRprcrNc

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit het uitwisselingsformat:

techniek trefwoord

naam fotograaf

Uit de gegevenslijst:

persoon rol (fotograal drukker)

instelling rol (persbureau, laboratorium)

periode bij voorkeur een periode via begindatum en

einddatum afbakenen! (Victoriaans, 1800- 1899)

druk de datering van de afdruk

begindatum

einddatum

periode

VBRwERvTNc

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit de gegevenslijst:

methode (schenking, aankoop)

Persoon rol (:van) (fotottuuf, .'r"ttu*"luut,

persoon naam

instelling rol 1:vutr; (uitgeverii)

instelling naam

datum de datum van verwerving

prus de aankoopprijs

subsidiebedrag

erkentelijkheid de verplichting de naam van de schenker te melden

bii tentoonstellingen

collectienaam (collectie Hartkamp)

CopvnrcHr

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit de gegevenslijst:

tJpe soort rechten (alle; eenmalig)

voorwaarden

persoon rol de rol van de copyrighthouder

persoon naam de naam van de copyrighthouder

instelling rol als de copyrighthouder een instelling is

instelling naam de naam van de copyrighthoudende instelling

verloopdatum de datum waarop het copyright afloopt

dossier/verwiizing


á


z

à

à

L

Ë

á

á

L*

á

5

b

I,

5

à

á

L

à

i-

-r-t

b

á

t-_

t"

UnLs,NrNG

Gegevens uit deze groep zijn bestemd voor bruikleen, meestal voor tentoonstelling.

(Verwijzingen naar catalogi of andere publikaties worden in DocutuENrArte

opgenomen)

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit de gegevenslijst:

instelling rol soort instelling (museum)

instelling naam naam van de lenende instelling

titel tentoonstelling

doel bruikleen met name wanneer het geen tentoonstelling betreft

(conservering)

begindatum

einddatum

plaatsnaam/land

opmerkingen

CoNseRvsRrNc

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit de gegevenslijst:

methode tvpe conserverende handeling

persoon rol rol van degene die handeling verricht

persoon naam

besindatum

einddatum

opmerkingen

RppRoournB

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit de gegevensliist:

type - soort reproduktie

methode wijze waarop reproduktie is gemaakt

persoon rol

persoon naam

instellins rol

instelling naam

datum

reproduktie(neg.)nr. nummer in het reproduktie-archief

opmerkingen

37

;

I

t

,

I

{

)

n

(

n

!


Docutr,tBI'ITATIE,

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit de gegevenslijst:

relatie in record de verwijzing naar een deel van de beschrijving

soort referentie

waar het document betrekking op heeft

(boek, rapport, akte)

auteur van het document

datering van het document

titel titel van het artikel, akte, boek enzovoort

tijdschrift titel van tiidschrift waarin het artikel is opgenomen

uitgever van het document

deel/jaargang/pag. exacte plaats van de referentie in een document

verwijzingsnummer boeksignatuur

instelling naam van de instelling waar het document zich

bevindt

AorurNIsrnetIEVE GEGEvENS

Tot deze gegevensgroep behoren de volgende gegevensvelden:

Uit de gegevensliist:

naam registrator naam van degene die de gegevens heeft ingevoerd

datum registratie datum waarop de gegevens ziin ingevoerd

standplaats vaste standplaats van object of foto

datum in datum waarop het object op de vaste standplaats is

opgeborgen of op aanwezigheid is gecontroleerd


á


à

à

à

,c

-9

5

à

à

à

à

á

5 I,

L'-.,

5 à

á

à

i"

"-I

tf

I

á

--t

3. Technische aspecten

Frits i'an Latum

5.1. Inleiding

Bij invoer en uitwisseling van beschrijvingen van foto's met behulp van de computer

spelen twee soorten van programmatuur een rol: database- en conversieprogrammatuur.

Met behulp van een databaseprogramma kan een gegevensbestand worden

opgebouwd. Er zljn veel databaseprogramma's verkrijgbaar met grote

onderlinge verschillen (zie ook literatuurlijst).

Voor uitwisseling van gegevens wordt vaak conversieprogrammatuur gebruikt.

Dit is zeker het geval wanneer het om uitwisseling tussen verschillende

programma's gaat. Het is soms mogelijk om gegevens van bijvoorbeeld

tekstverwerkingsprogramma's te converteren naar een databaseprogramma.

Databaseprogramma's hebben vaak een conversieprogramma als onderdeel.

Anders gezegd: databaseprogramma's bevatten meestal conversiefaciliteiten

voor uitvoer (export) enlof invoer (import). (Zie voor een bespreking van op

zichzelf. staande conversieprogramma's de literatuurlijst.)

In paragraaf 3.2 en 3.3 wordt verder ingegaan op databaseprogrammatuur, in

paragraaf 3.4 en verder wordt ingegaan op conversie.

De ontwikkelingen op het gebied van computerapparatuur gaan snel. Er kan hier

niet meer dan een algemene richtlijn gegeven worden voor de keuze van apparatuur.

Het aantal gebruikers dat gelijktijdig met het systeem moet werken is doorslaggevend.

Wanneer dat aantal meer dan één is, wanneer er dus sprake is van een

multi-user systeem, dan moet een netwerk met één of meer servers gebruikt

worden.

Een server is een computer die taken uitvoert voor de gebruikers van het

netwerk. Op een server staan bijvoorbeeld databasebestanden. Een server

kan gekoppeld zijn aan één of meer printers.

Het aantal gebruikers en de te gebruiken programmatuur bepalen welke soort van

server (MS-DOS PC, UNlX-computer) nodig is.

Vaak wordt gewerkt met een groeimodel. De combinatie van programmatuur en

39

t )

t

7

n

{

)

n

x

n

7


40 apparatuur wordt zo gekozen, dat deze uitgebreid kan worden zonder dat eerder

gedane investeringen noodzakelijkerwijs verloren gaan.

Aan het databaseprogramma wordt dan de eis gesteld dat er een MS-DOS èn

een UNlX-versie van beschikbaar is.

Een ander belangrijk aspect is de verwachte omvang van de database. Wanneer

deze geschat kan worden in termen van het totaal aantal tekens (bytes), dan moet

dat aantal met 4 vermenigvuldigd worden om een globale indruk te krijgen van de

benodigde opslagcapaciteit op harddisks.

Tenslotte: computers zijn de laatste jaren steeds sneller geworden en de maximumcapaciteit

aan intern en extern geheugen is steeds groter geworden. Softwareontwikkelaars

houden hier rekening mee. Aanschaf van al wat oudere modellen

kan tot gevolg hebben dat PC's sneller dan verwacht vervangen (moeten) worden.

5.2 D atabaseprogrammatuur

Met behulp van databaseprogrammatuur kan een database worden ingericht.

Vervolgens wordt het programma gebruikt om gegevens in te voeren, te wijzigen

en terug te zoeken.

Een database is een hoeveelheid records, waarbij ieder record een beschrijving

is van bijvoorbeeld een kunstwerk, een tijdschriftartikel of een foto of

waarin elk record bijvoorbeeld de adresgegevens van een persoon of instelling

bevat.

Een record bestaat uit velden. Het inrichten van een database bestaat in

de eerste plaats uit het aangeven welke velden er zijn en hoe de gegevens, die

in die velden worden ingevoerd, door het programma behandeld moeten

worden. Immers bij de beschrijving van tijdschriftartikelen worden heel

andere velden gebruikt dan bij adressen.

Er zijn veel verschillende databaseprogramma's op de markt, met onderling grote

verschillen in functionaliteit. De verschillen komen vooral tot uiting in de volgende

aspecten:

OpsRATtNc sysrEM EN NETwERKSOFTwARE

Er zijn databaseprogramma's die alleen op één speciale soort van computers

kunnen werken, bijvoorbeeld alleen op MS-DOS PC's of alleen op grotere UNIXcomputers.

Er zijn ook databaseprogramma's die alleen op computers van één

bepaald merk kunnen werken, bijvoorbeeld op Apple Mclntoshes of op HP5000

minicomputers van Hewlett Packard.

Maar meestal zijn databaseprogramma's leverbaar in meerdere versies: er is

bijvoorbeeld een versie voor een enkele MS-DOS PC, een versie voor een netwerk


à

-q

à

à

à

a

*

2

*

b

H à

à

L.

à

L_

L4

F

van PC's en een UNlX-versie. Wanneer het de bedoeling is om een systeem klein

te beginnen en langzamerhand uit te bouwen, dan is een databaseprogramma dat

op deze manier in meerdere versies verkrijgbaar is te prefereren.

AANTEI. GELIJKTIJDIGE GEBRUIKERS

Sommige databaseprogramma's kennen alleen een één-gebruiker-versie. Meergebruikers-versies

hebben speciale faciliteiten om te voorkomen dat twee of meer

gebruikers op een bepaald moment hetzelfde record wijzigen of aanmaken.

Immers, bij ontbreken van zulke faciliteiten zou degene die het record als laatste

opslaat het werk van de ander(en) overschrijven.

Ao u I NI sTneTI EF G ERICHTE DATABASEPROGRAMMATUUR

Een grote groep van databaseprogramma's, de zogenaamde relationele databaseprogramma's,

zijn vooral gericht op administratieve toepassingen

(personeelsadministratie, magazijnbeheer, enzovoort). Velden hebben in deze

programma's een vaste lengte en zijn niet herhaalbaar. Bij het zoeken gaat men

van exacte gegevens uit: er wordt een exact nummer (personeelsnummer, artikelnummer,

sofinummer) opgegeven en de bijbehorende gegevens worden vertoond.

INTonN{ATToN RETRI EVAL oF DoCUMENTAI R G ERICHTE DATABASE-

PROGRAMMA'S

Deze groep van databaseprogramma's gaat uit van documentaire gegevens en van

zoekacties op basis van een onderwerpsomschrijving. Zijn er in het systeem foto's

waarop politici iets sportiefs doen? Een dergelijke vraag moet vertaald worden in

een zoekopdracht, waarbij op trefwoorden of woorden uit beschrijvingen wordt

gezocht.

In een information retrieval programma spelen indexen een belangrijke rol.

Een veld heet gerhdexeerd, wanneer de gegevens die in dat veld worden

ingevoerd niet alleen bij het record in de database worden opgeslagen, maar

ook in een index. Een index is een op speciale wijze gestructureerd bestand,

waarmee in korte tijd bepaald kan worden of een bepaald gegeven (bijvoorbeeld

een trefwoord) in de database voorkomt, en zo ja in hoeveel en in

welke records.

De information retrieval programma's hebben altijd faciliteiten voor het zoeken op

basis van logische combinaties van trefwoorden.

Sommige van deze programma's kennen thesaurusfaciliteiten.

EÉN oeTagesE OF MEERDERE GEKoPPELDE DATABASES

Veel information retrieval programma's werken maar met één database tegelijk

(flat file databases). Sommige van deze programma's kunnen met meer databases

tegelijk werken, waarbij onderlinge verbanden kunnen worden gelegd.

De meeste administratieve databaseprogramma's werken met meerdere gekoppelde

databases.

4t

i

)

t

,

I

{

)

n

t

n

!


42 AeNpRSSAARHEID

Alle databaseprogramma's geven de gebruiker de mogelijkheid om minstens één

database in te richten (welke velden, wat voor soort velden, waar op het scherm).

In sommige gevallen is er verder niets meer aan te passen of naar eigen inzicht in

te richten. In andere databaseprogramma's kunnen ook keuzeschermen, zoekschermen

en dergelijke worden aangemaakt.

Een databaseprogramma moet dus zorgvuldig uitgekozen worden. De diversiteit

van het aanbod dwingt ertoe om na te gaan welk programma voor het gestelde

doel het meest geschikt is. Hieronder volgt een lijst van eisen waaraan een

databaseprogramma voor documentaire doeleinden zou moeten voldoen.

1. De documentatie en handleidingen bij het programma moeten van goede

kwaliteit zijn.

2. Het programma moet een ingebouwde help-faciliteit kennen.

3. In de programmatuur dienen geen of nauwelijks beperkingen aangebracht te

zijn op het aantal records, het aantal velden per record, het aantal tekens per

veld, het aantal indexen en het aantal te indexeren tekens per veldinhoud.

4. Het programma moet kunnen werken met velden en records van variabele

lengte.

5. Velden (en waar toepasselijk groepen van velden) moeten herhaalbaar zijn.

6. Het moet mogelijk zijn om verschillende lay-outs voor beeldscherm en printer

aan te maken.

7. Controle op ingevoerde gegevens moet mogelijk zijn, bijvoorbeeld controle op:

-inhoud (is er iets ingevuld, komt de inhoud in een lijst voor?)

-vorm (hoe is er ingevuld?)

-uniciteit (komt de ingevoerde waarde eerder voor?)

8. Het moet mogelijk zijn in een later stadium velden en indexen aan het systeem

toe te voegen.

9. Indexeren moet bij voorkeur direct na invoer plaatsvinden.

10. Veldinhouden moeten naar keuze als één geheel of woord voor woord of op

beide manieren geindexeerd kunnen worden. Bij woord-voor-woordindexering

moet het mogelijk zijn een stopwoordenlijst aan te leggen en te

onderhouden.

11. Er moeten zoekmogelijkheden zijn,blj voorkeur met behulp van:

-truncatie

-combinaties van zoektermen met behulp van de voegwoorden AND', 'OR'

en'NOT' (de zogenaamde Booleaanse operatoren).

12. Selecties van records moeten in meerdere sorteringen en lay-outs naar scherm,

printer en bestand uitgevoerd kunnen worden.

13. Het moet mogelijk zijn om bestanden met records in ASCII-code (American

Standard Code for Information Interchange) in te voeren, respectievelijk te

produceren (import/exportfaciliteiten).

14. Storingen in de apparatuur (stroomuitval) mogen geen desastreuze gevolgen

hebben. Na opdrachten als 'verwijder alle records' moet om bevestiging

gevraagd worden.


^

à

H

=

*


E L*

à

à

à

á

à

á

á

á

P

Het is mogelijk om een documentair systeem op te zetten met behulp van een 43

programma dat niet aan al deze eisen voldoet. Wanneer een bepaald programma

met velden van vaste lengte werkt is het bijvoorbeeld zaak om deze lengtes groot

genoeg te kiezen voor beschrijvingen, titels enzovoort. Bij de keuze van een

databaseprogramma spelen immers ook factoren zoals de omvang van het budget

en het beschikbaar zijn van systeembeheer een belangrijke rol. Bovendien is het

mogelijk dat er binnen het bedrijf na verloop van tijd op een kwalitatief beter

databaseprogramma over gegaan wordt. De al ingevoerde gegevens kunnen door

middel van conversie omgezet worden naar dat databaseprogramma.

5.5 Velddefinities

Bij het inrichten van een database spelen de veldeigenschappen een belangrijke

rol. In de velddefinities hieronder wordt per veld een aantal eigenschappen

genoemd, die in de meeste databaseprogramma's voorkomen. De precieze gang

van zaken is afhankelijk van het te gebruiken databaseprogramma (zie ook

bijlage D).

Veldeigenschappen:

veldnaam de naam van het veld (de meeste programma's

stellen bepaalde eisen aan lengte enlof vorm van

veldnamen)

veldtag

ien torte naám voor het veld, die onder meer in

het uitwisselingsformat gebruikt kan worden

soort invulling het soort van gegevens dat ingevuld moet worden,

in het schema komen voor: tekst (alfanumeriek),

numeriek en datum

de soort inaulling impliceert een aorm aan controle.

Een programma waarin uastgelegd kan worden dat

een bepaald ueld numeriek is, zal de inuoer uan

tekst in dat ueld niet goedkeuren.

veldlengte het maximum aantal tekens dat mag worden

ingevuld (alleen van toepassing voor programma's

die met vaste of maximale veldlengtes werken)

verplicht het veld moet minimaal één keer worden ingewld

(verplicht) èf mag leeg blijven (niet verplicht)

3

) )

t )n

{

)

n

x

Í

v


44 herhaalbaar moet het veld ja dan nee meerdere keren ingevuld

kunnen worden

H erhaalb aarheid w ordt op aerschillende manieren

gerealiseerd. In sommige programma's kan een ueld

zelf worden herhaald, utaarbii het nog eens kan

worden ingeauld:

Trefanord: straat

Tiefwoord: persoon

Tlefwoord: hond

In andere programma's is er maar één ueld, maar is

er een speciaal scheidingsteken:

Trefwoord: straat ; persoon ; hond

uniek de veldinhoud van (elke herhaling van) dit veld is

al dan niet uniek in de database

index worden de gegevens ja dan nee geindexeerd, en zo

ja op welke wijze; in het schema komen voor: veld

(veldinhoud wordt als één geheel geindexeerd),

woord (voor woord-voor-woord-indexering),

numeriek (voor indexering van getallen in verband

met zoeken met behulp van groter en kleiner) en

datum (voor indexering van data in verband met

zoeken op periodes)

Meestal wordt onderscheid gemaakt tussen

indexering aan de gehele ueldinhoud en indexering

uan de losse woorden aan de ueldinhoud.

Indexering uan de gehele ueldinhoud wordt

toegepast op trefwoorden, namen (als ze in de

standaardu orm' achternaam, a o ora oegsel' staan) en

dergelíjke. Wo ord-u o or-w o ordindexeríng w ordt

toegepast op titels, beschrijuingen, excerpten en

dergelijke.

Soms zijn speciale indexeermethoden aoor

numerieke en datumgegeuens in gebruik.

controle wordt een ingevoerd gegeven gecontroleerd en zo

ja hoe; in het schema komen voor: inhoud (voor

controle van de aanwezigheid van de veldinhoud in

een lijst of index), vorm (voor controle op de vorm

van de veldinhoud) en datum (voor controle op de

manier waarop een datum wordt ingevoerd)


4

4

1

4

1

tt

4

4

4

--9

1

-1

-J

1

--

4

I

4 444

7 ?

1 g

E

I

I

Er zijn allerlei aormen uan controle mogeliik.

Vormcontrole kan biiuoorbeeld worden toegepast

op p o stc o de s, ina entari snummers en der gelii ke.

Onder woordcontrole wordt meestal uerstaan: het

nagaan of een ingeuoerde ueldinhoud al aoorkomt

in een liist met ueldinhouden.

Wanneer een gegeaen niet aoldoet aan de controle

kan het programma in principe op drie manieren

reageren:

a) het geeÍt alleen een waarschuwing en slaat niet

aerbeterde gegeaens op wanneer de gebruiker

daaruoor kiest,

b) het geeft een waarschuwing en slaat gegeuens

die niet aerbeterd utorden utel op maar met een

aparte status,

c) het slaat het gegeuen niet eerder op dan ztanneer

het uoldoet aan de controle (of Bewist uordt).

Welke uormen uan controle gebruikt kunnen

worden is afhankelijk aan de mogelijkheden uan

het datab a sepr o gr amm a.

bijzonderheid eventuele andere bijzondere kenmerken die een

veld kan hebben

Opgemerkt moet worden dat de veldeigenschappen elkaar overlappen. Het kan

bijvoorbeeld zijn dat in een bepaald programma uniciteit niet als veldeigenschap

voorkomt, maar wel als controle programmeerbaar is.

In het schema dat hierna volgt zijn de veldeigenschappen op enkele plaatsen

tussen haakjes gezet. Hiermee wordt bedoeld: zo nodig of zo mogelijk, afhankelijk

van het te gebruiken databaseprogramma.

5.4 Uitwisselingsbestand

Elk programma slaat gegevens op een eigen manier op. In het tekstverwerkingsprogramma

Wordperfect bijvoorbeeld worden niet alleen tekens ingevoerd maar

ook grafische effecten als marges, tabs, vet, cursief, lettertypes. In een bestand da1

met behulp van Wordperfect is aangemaakt worden deze grafische effecten in de

45

: )

)

t

,

n

{

)

n

r í

u


46 vorÍn van speciale codes aangemaakt. Een ander tekstverwerkingsprogramma

gebruikt andere codes (in een ander coderingssysteem) voor grafische effecten.

Hetzelfde geldt voor databaseprogramma's. Elk databaseprogramma heeft een

eigen manier om velden, records, bestanden en indexen te coderen en op te slaan.

Het gevolg is dat een databaseprogramma A niets met de bestanden van een

tweede databaseprogramma B kan doen en omgekeerd. Het belangrijkste doel van

het gebruik van coderingen en speciale structuren in databasebestanden is het in

korte tijd terug kunnen vinden van gegevens.

Om gegevens uit te kunnen wisselen tussen verschillende programma's worden

uitwisselingsbestanden gebruikt: een uitwisselingsbestand is een tekstbestand

zonder speciale codes, alleen bestaande uit tekens. Een uitwisselingsbestand zou

zonder veel problemen in een tekstverwerkingsprogramma opgeroepen kunnen

worden: het bevat immers alleen tekens.

Wanneer een uitwisselingsbestand in een tekstverwerkingsprogramma wordt

opgeroepen en daarna weer (op de standaardmanier) wordt opgeslagen, dan

is er een grote kans dat het tekstverwerkingsprogramma speciale codes heeft

toegevoegd, bijvoorbeeld de coderingen voor de standaardinstellingen.

Hierdoor is het bestand geen uitwisselingsbestand meer.

Vrijwel elk programma kan eigen bestanden omzetten naar een uitwisselingsbestand.

Bij Wordperfect wordt dit een DOS-bestand of een 'algemeen' bestand

genoemd.

Uitwisselingsbestanden gaan ervan uit dat er voor tekens een standaard bestaat.

Dat wil zeggen dat de bytes waaruit een bestand eigenlijk bestaat op een en

dezelfde manier in tekens worden omgezet. Er is een dergelijke standaard, de

zogenaamde ASCIl-code, waarin geregeld is dat de lettertekens, leestekens, cijfers

en nog wat andere tekens een eigen vast nummer hebben. De tabellen van de

ACII-code kan men in veel computerboeken en handleidingen vinden. Omdat de

ASCII-code nogal beperkt is, wordt er gewerkt aan een uitgebreide code

(uNrcoDE).

5.5 Uitwisselingsbestand voor databases

Een uitwisselingsbestand van een database bestaat uit records en velden. In het

bestand moeten records en velden herkenbaar zijn. Hiervoor zijn drie methodes in

gebruik:


L4

L

^


3

=,5

b

á


.La

L,-t

L._.t

b

à

à

L,-.

ri

t-rt

à

-f

t-rtr

--.f

=

r

1. FIxgn LENGTH FoRMAT

Elk veld heeft een vaste lengte en is niet herhaalbaar. Is een veldinhoud te lang

dan wordt deze afgekapt. Is een veldinhoud te kort dan wordt deze aangevuld met

spaties. Een leeg veld bestaat geheel uit spaties. Het record bestaat uit velden in

een vaste volgorde. De som van alle lengtes van de velden is de recordlengte.

Bij het bestand hoort een lijstje waarin de velden in de juiste volgorde en de

bijbehorende veldlengtes worden genoemd.

Deze methode wordt niet veel gebruikt, zeker niet bij databaseprogramma's die

met herhaalbare velden en variabele veldlengte werken.

2. Dr,lrurrED FoRMAT

Een veel gebruikte methode, gebaseerd op scheidingstekens. Er zijn speciale

tekens die het (begin en) einde van een record, het (begin en) einde van een veld

en eventueel het (begin en) einde van een herhaling van een veld aangeven.

Begintekens zijn niet noodzakelijk maar worden soms 'voor alle duidelijkheid'

gebruikt.

Een record bestaat uit velden in een vaste volgorde. Bij een leeg veld volgen de

scheidingstekens elkaar onmiddellijk op.

Voorbeeld: na elk veld een komma, teksten tussen dubbele aanhalingstekens,

numerieke waarden niet, ampersand (&) is door gebruiker ingevoerd scheidingsteken

tussen herhalingen van een veld:

"Verzameling JH (Rotterdam)"j'F001",1,"activiteit & recreatieve activiteit &

persoon & meisje'i'spel & hoelahoepen"j'Magda aan het

hoelahoepen'ï"ï'Scheijgrond, Ali195Z1959i'Spijkenisse"j'Magda is dochter van de

fotografe, foto gemaakt bij hun woonhuis."

Meestal sluiten de einde-regel-tekens (carriage return en line feed) het record af,

zodat - in tegenstelling tot het voorbeeld hierboven - een record in het

uitwisselingsbestand één lange regel is.

Bij een uitwisselingsbestand in delimited format hoort een lijstje met velden in de

;'uiste volgorde en een opgave van de gebruikte scheidingstekens.

Deze methode is geschikt voor databases waarin met variabele veldlengte wordt

gewerkt, maar geeft geen goede oplossing voor herhaalbare velden.

3. Tacceo FoRMAT

Deze eveneens veel gebruikte methode is gebaseerd op het opnemen in het

bestand van korte veldnamen, die tags worden genoemd. Verder zijn hier speciale

tekens voor het einde van een veld en het einde van een record en is er een

scheidingsteken tussen veldtag en veldinhoud.

Voorbeeld: dubbele punt tussen veldtag en veldinhoud, einde-regel-tekens na elke

veldinhoud en #E op aparte regel als einde-record-teken.

47

I

I

t

t

I

I

)

n

í

!


48 lN:Verzameling X (Rotterdam)

IV:F001

AN:1

VT:activiteit

VT:recreatieve activiteit

VT:persoon

VT:meisje

VS:spel

VS:hoelahoepen

TI:Magda aan het hoelahoepen

FO:Scheijgrond, A.

BD:1957

ED:1959

PL:Spijkenisse

OP:Magda is dochter van de fotografe, foto gemaakt bij hun woonhuis.

#E

Bij een bestand in deze vorm hoort een lijstje met tags en bijbehorende veldbeschrijving

en een lijstje met gebruikte scheidingstekens.

Deze methode voldoet het best bij information retrieval databases.

5.6 Beschriiving van het uitwisselingsbestand

voor fotobeschriivingen

Gezien de grote verspreiding van zowel de tagged format methode als de delimited

format methode volgen hier richtlijnen voor het gebruik van beide methodes,

waarbij de tagged format methode de voorkeur heeft. In beide gevallen gaat de

richtlijn uit van het schema van bijlage D.

De uitwisselingsmethode volgens het tagged format heeft de voorkeur. De richtlijnen

volgen na het voorbeeld.

IN Archief X(Amsterdam)

IV Fl0569

AN1

VT persoon

VT man

VT portret

VS Couperus, L.

TI Portret ten voeten uit van de schrijver Louis Couperus, met hond.

TT albuminedruk

FO Studio |ansen en Zn (Den Haag)


L'

L

=

=

à

=

*

2

34

á

5

b

L,

b

à

á

à

I

it

",-t

à

á

4

=t

r

BD 1889-10-18

ED 1889-10-18

PL Den Haag

OP Wordt niet meer uitgeleend

#E

Daarbij gelden de volgende afspraken:

- de veldtags komen uit het overzicht van bijlage D

- na de tag staat één spatie (als scheidingsteken), daarna volgt de veldinhoud

- elke veldinhoud wordt afgesloten door de einde-regel-tekens

- elke veldherhaling krijgt dezelfde tag

- #E is het einde-record-teken

Uitwisselingsbestanden in delimited format moeten de volgorde van het schema

van paragraaf 3.5 volgen. Voorbeeld:

"Archief X (Amsterdam)'ï'Fl.0569",1,"persoon ;man ;portret";"Couperus, LJ'j'

Portret ten voeten uit van de schrijver Louis Couperus."j"'j'albuminedruk"j'studio

Jansen en Zn (Den Haag)'i' 1889- 10- 18";' 1889- 10- 18","Den Haag"j'Wordt niet

meer uitgeleend"

Hierbij gelden de volgende afspraken:

- de volgorde van het overzicht van bijlage D wordt aangehouden

- teksten staan tussen dubbele aanhalingstekens

- data (i.e. meervoud van datum) staan in principe ook tussen dubbele

aanhalingstekens, afwijkingen hiervan moeten speciaal worden aangegeven

- veldinhouden worden gescheiden door een komma

- veldherhalingen worden gescheiden door een puntkomma

- een record wordt afgesloten door de einde-regel-tekens

Programmatuur om het tagged format in het delimited format om te zetten en

omgekeerd is - op basis van deze afspraken - op eenvoudige wijze te ontwikkelen.

Een en ander zou zelfs met behulp van macro's in Wordperfect kunnen.

5.7 Pnktische overwegingen

Om mee te kunnen doen met uitwisseling van bestanden in het format dat hiervoor

is uiteengezet moet het databaseprogramma twee dingen kunnen doen. Het

programma moet een bestand in uitwisselingsformat kunnen aanmaken en het

moet een bestand in het uitwisselingsformat kunnen inlezen.

Er is echter ook een meer inhoudelijke voorwaarde. Het databaseprogramma zal

zo moeten zijn ingericht dat de velden van het uitwisselingsformat ook velden zijn

van het databaseprogramma.

49

I

i

t

I

{

)

n

E

n

!


50 Wanneer het databaseprogramma zodanig aanpasbaar is dat uitvoer naar een

bestand in allerlei lay-outs mogelijk is dan is er geen probleem voor het produceren

van bestanden in het uitwisselingsformat. Dit is met name het geval wanneer

het programma over een goede faciliteit voor het genereren van gegevensoverzichten

uit de computer (report generator) beschikt. De lay-out voor uitvoer in

uitwisselingsformat kan dan aan de applicatie worden toegevoegd. De voorkeur

gaat in dat geval uit naar het tagged format.

Wanneer het programma alleen bestanden in het delimited format kan produceren

is er ook geen probleem: voor uitwisseling zijn zowel het tagged als het delimited

format toegestaan.

Wanneer het programma geen bestanden kan produceren in het tagged format en

óók niet in het delimited format, dan moet nagegaan worden hoe de bestanden die

wèl geproduceerd kunnen worden, eruit zien. Een dergelijk bestand zal dan een

nabewerking moeten ondergaan om er een bestand in delimited of tagged format

van te maken. De voorkeur gaat in dat geval uit naar het tagged format. Er zal

echter een apart conversieprogramma gebruikt moeten worden.

Voor het inlezen gelden analoge overwegingen.

Wanneer het databaseprogramma bestanden kan inlezen in het tagged format dan

zal de applicatie uitgebreid kunnen worden met een inleesvoorziening voor het

hierboven beschreven format. Het kan echter zijn dat een bestand in delimited

format wordt aangeboden. Dan is een apart conversieprogramma nodig voor het

omzetten van dat bestand in het tagged format.

Wanneer het databaseprogramma bestanden kan inlezen in het delimited format

dan is er geen probleem. Het kan echter zijn dat een bestand in tagged format

wordt aangeboden. Dan is een apart conversieprogramma nodig voor het omzetten

van dat bestand in het delimited format.

In alle andere gevallen zal een speciaal conversieprogramma een voorbewerking

op het bestand moeten uitvoeren alvorens het kan worden ingelezen.



á

à

à

À

b

l_

b

à

b bt-,-t

b à

á

à

l

It

34

-ra

4 -{,

Literatuur

Beeldrechtutij zer : Auteursrecht uan beeldende kunstenaars. Staatsuitgeverij, Den

Haag, 1987. 128 p. ISBN 90-L2-05573-3.

Dijk, fan van en fohan de Zoete. Fotografische termen en technieken: Overzicht

van de belangrijkste fotografische procédés. In: Ingeborg Th. Leijerzapf, Tineke

de Ruiter en Joke Pronk. Lexicon geschiedenis uan de Nederlandse fotografie in

monografieën en thema-artikelen. Samson, Alphen aan den Rijn, 1987. dl. 4.

losbladig. ISBN 90-6500-690-7

Dudley, Dorothy H., Irma Bezold and others. Museum registration methods, third

edition, revised. American Association of Museums, Washington, D.C.1979.

437 p.

Geeft informatie over registratie in relatie tot: nummeren van voorwerpen,

depoteisen, bruikleenverkeer, verpakking, verzekering. Hoewel Amerikaans

toch vol goede richtlijnen. Deel 2: essays over registratie van bepaalde typen

collecties.

Heinemeijer, W.F. (Nederlandse redactie). De grote Times wereldatlas,2e herz. dr.

Kluwer Algemene Boeken, Ede, 1985.

Bevat een index van de Nederlandse namen voor buitenlandse plaatsen

(exoniemen). Te gebruiken bij invulling van het veld 'plaats van opname'.

Hogenboom, Jeanne en jan van de Voort (red.). MARDOC-Handleiding aoor de

beschrijuing uan beeldmateriaal. MARDOC, Rotterdam, 1982.221 + 61 p.

(MARDOC publicatie; 4).

Stapsgewijze instructie om een foto, schilderij of prent te beschrijven. Met

accent op maritieme voorstellingen, maar ook verder bruikbaar. Bron voor

gegevensvelden voor beeldmateriaal. Met terminologielijsten (6300 trefwoorden)

en vertaling van de hoofdrubrieken van Chenhall's Nomenclature. Sedert

1989 verkrijgbaar bij RKD (Afd. Automatiseringsadviezen), Den Haag.

Hogenboom, feanne. Basisregistratie uoor collecties aoonaerpen en beeldmateriaal

Stichting IMC, Rotterdam, 1988. 114 p.

(Stichting IMC-publikatie; 1).

Publikatie voor (kleine) musea die hun collectieregistratie willen (gaan) automatiseren.

In zekere zin standaard voor eerste registratie. Geeft ook algemene,

praktische introductie in de belangrijkste facetten van (de aanpak van)

collectieregistratie. Met begrippenlijstje. Sedert 1989 verkrijgbaar bij RKD

(Afd. Automatiseringsadviezen), Den Haag.

51

)

E

J

ï

N

o

m 7ÍÍv


52 Kloosterboer,K. Foto-auteursrecht ín theorie en praktiik. Quint, Gouda, 1990.

Leijerzapf, Ingeborg Th., Tineke de Ruiter en foke Pronk.

Lexicon geschiedenis uan de Nederlandse fotografie in monografieën en themaartikelen.

Samson, Alphen aan den Rijn, 1984. losbladig. ISBN 90-6500-690-7,

Belangrijk lexicon met biografieën van Nederlandse fotografen en artikelen over

aspecten van de fotografie. Te gebruiken bij het invullen van het veld 'naam

fotograaL

Limperg, Th. Auteursrecht in de hortus der beeldende kunsten. Phaedon, [s.a.],

Culemborg. 63 p. ISBN 90-72456-43-2.

Reilly, fames M. Care and identification of 19th-century photographic prints.

Eastman Kodak Company, Rochester, N.Y., 1986.

Overzicht van met name oude fototechnieken. Vooral de losse determineerkaart

is handig en informatiel al is die niet helemaal toegesneden op de Nederlandse

situatie. Voor het Nederlandse taalgebied is een determineerlijst in voorbereiding.

Sieverts, E.G., C. Groeneveld en M. Hofstede (eindred.). Microcomputerprogrammatuur

aoor docwnentatie en bibliotheek; uergelijking uan software

uoor conaersie, opslag & ontsluiting en thesaurusgebruik. VOGIN, Den Haag,

1992. 158 p. ISBN 90:72037-07-3.

Geeft informatie over computerprogrammatuur zoals gebruikt bij informatiesystemen

die op documentaire instellingen zijn gericht. Evaluaties en vergelijkingen.

Om de twee jaar (Online Konferentie te Rotterdam) verschijnt er een

update, de laatste in 1994 (ISBN 90-72037-08-L).

Voort, f .P. van de (red.). Museumregistratie en ontsluiting aqn gegeaens, teuens

een aanzet tot automatisering. NMV Enkhuizen, 1981. 36 p. (SIMIN-publikatie;

1). ISBN 90:70225-02-6.

Overzicht van de aspecten van correcte collectieregistratie. Geeft tevens inzicht

in essentiële facetten van geautomatiseerde zoekmethoden. Nuttige literatuuren

begrippenlijsten.

Vries, E.A. de. Registratie uan literatuurcollecties in musea: handleiding uoor het

uerkort beschriiaen, opbergen en teruguinden aan boeken, hoofdstuhken uit

boeken, tiidschriften, artikelen uit tijdschriften. NMV, Amsterdam, 1990. 58 p.

(SIMlN-publikatie; 5). ISBN 90-7 0225 -03-4.

Algemene richtlijnen voor eenvoudig, volgens bibliotheekregels toegankelijk

maken van het materiaal in een museumbibliotheek. Met uitvoerig hoofdstuk

over automatisering.

Werkgoep Buitenlandse Aardrijkskundige Namen. Liist uan landnamen: namen

uan landen, alsmede opgaae uan de daarbii behorende bijuoeglijke naamwoorden

en inwoneraanduidingen en aan de namen uan de hoofdsteden: o'fficiëIe

s chrijfuij ze u o or het N ederlan ds e taalgebied. Stichting Bibliographia

Neerlandica, Den Haag, 1993. 45 p. (Voorzetten Nederlandse Taalunie; 41).

ISBN 90-71313-49-2.


L* ^

H

à

*

b

à

à

L*

b

L,

!,

b

à

tP

I

l-ta

It 3

à

4

4

-{

r

Bijlage A

Terminologie ten behoeve van het veld

'Voorstelling trefwoord'

Linda Roodenburg

Verantwoording en gebruiksaanwiizing

Een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van verschillende Nederlandse

instellingen die over een fotocollectie beschikken, heeft zichbezig gehouden met

het opstellen van een trefwoordenlijst, zoals die bij gebruik van het veld 'Voorstelling

trefwoord' gehanteerd zou kunnen worden.

Vele bijeenkomsten en vele discussies hebben uiteindelijk geleid tot deze

trefwoordenlijst. Het is in feite een dakthesaurus, hetgeen wil zeggen dat hij slechts

een eerste globale indicatie geeft van de voorstelling van de foto. Dit betekent dat

alle door verschillende instellingen reeds gehanteerde trefwoordenlijsten en

thesauri hier idealiter ingepast en 'aangehangen' kunnen worden. De voorgestelde

hoofd- en subcategorieën zijn zeer algemeen, en vooral bedoeld om een eerste

uitwisseling van gegevens over foto's wat dit onderdeel betreft, de voorstelling zelf,

mogelijk te maken.

Deze lijst houdt zoveel mogelijk rekening met de verschillende soorten fotocollecties

zoals die in Nederland bestaan. De lijst is deels gebaseerd op reeds

bestaande, gezaghebbende thesauri, en deels op de praktijk van de beheerders van

fotocollecties.

De liist heeft twee niveaus

Het eerste niueau bestaat uit acht hoofdcategorieën. De gebruiker kiest voor elke

foto, elk negatief of groep van foto's en negatieven één categorie. Hiervoor moet

hij of zij eerst bepalen wat het hoofdmotief van de voorstelling is, oftewel: welk

element overheerst in de foto. Dit is lang niet altijd gemakkelijk en zal in sommige

gevallen van persoon tot persoon verschillen. Van belang hierbij is dat er vooral

naar het beeld zelf gekeken wordt, en dat kennis over de foto, de fotograaf of over

hetgeen wordt afgebeeld zoveel mogelijk buitengesloten wordt bij het bepalen van

het hoofdmotief.

De categorieën zijn zodanig gekozen, dat zij elkaar uitsluiten en dat iedere foto

in principe ergens onder valt. In bijzondere gevallen is de keuze niet te maken.

Dan is er sprake van meerdere, gelijkwaardige motieven, bijvoorbeeld ACTM-

TEIT; RUIMTELIJKE OMGEVING. Deze mogen dan beide gebruikt worden,

maar alleen als er echt geen keuze gemaakt kan worden.

Het meest problematisch zijn de categorieën ACTIVITEIT en GEBEURTENIS.

Het verschil tussen deze twee is niet altijd goed te bepalen en bovendien vereist

met name de categorie GEBEURTEN/S wel degelijk enige voorkennis. In de

fotografie is dit onderscheid echter van dermate groot belang, dat er toch voor

53

)

)

0

7

n

.l

l11

^il1

,


54 deze categorieën is gekozen. Vaak zal de titel of het onderschrift van de foto een

aanwijzing zijn, maar deze mag toch niet bepalend zijn voor de categorie waarin

de foto wordt ondergebracht. Nogmaals, het beeld zelf moet de keuze bepalen.

Een ander probleem betreft de grote hoeveelheid reprodukties die in sommige

collecties aanwezig zijn. Foto's als documentatie van schilderijen bijvoorbeeld. De

vraag is hier: beschrijfje het gefotografeerde schilderij ofbeschouw je de foto als

een foto van een OBJECT, het schilderij zelf. De werkgroep heeft gekozen voor het

laatste: het gereproduceerde beeld wordt niet beschreven. Dat betekent uiteraard

niet dat een instelling wier collectie voomamelijk uit dergelijke reprodukties

bestaat, niets aan deze lijst heeft: op een lager niveau kan de beschrijving van het

gereproduceerde schilderij altijd plaats vinden volgens de voorgestelde categorieën.

Dit betekent dus dat deze trefwoordenlijst een onderscheid maakt tussen

fotografie als creatieve handeling en fotografie als reproduktietechniek.

Een nog groter probleem hangt samen met de voortschrijdende fotografische

techniek: door de komst van de digitale fotografie is het mogelijk om foto's te

maken die niet van'echte' foto's te onderscheiden zijn, maar die geen directe band

hebben met een werkelijk bestaande situatie. De vraag is hier: moet voor deze

fotografie, wat de voorstelling betreft, een aparte categorie ontworpen worden of

niet? Zolang de 'trucage' perfect is uitgevoerd en deze onzichtbaar is, is er niets

aan de hand. Immers we gaan ervan uit dat we bij het indelen van de foto geen

gebruik maken van onze voorkennis. Maar wat te doen met duidelijk zichtbare

manipulaties, die zover kunnen gaan dat de beeldelementen zelf ook zijn geconstrueerd

en niet gefotografeerd? Voor de ingewijden: wat te doen met de foto's op

lichtbakken van Matt Mulligan, waarop interieurs en landschappen geheel artificieel

zijn in de vorm van kleurvlakken en schematische voorstellingen? Oftewel:

moeten we zijn foto's in eerste instantie als OBIECT of als RUIMTELIIKE OM-

GEVING benoemen? Aangezien de digitale fotografie een feit is en fotografie

daarom haar tot voor kort als vanzelfsprekend veronderstelde band met de

werkelijkheid aan het verliezen is, ligt het voor de hand om de werkelijkheid te

laten voor wat ze is en deze niet te betrekken bij de categorisering van de foto's.

Een aantoonbaar imaginaire ruimte, of een compositie waarin elementen zijn

samengevoegd die in de werkelijkheid nooit samen zijn geweest, worden geaccepteerd

zoals zij zich voordoen en 'gewoon' onder een van de categorieën ondergebracht.

Deze foto's kunnen op een andere manier uitgeselecteerd worden, bijvoorbeeld

bij een ander veld van het format, namelijk: 'Techniek trefwoord'.

Deze trefwoordenlijst deelt in feite de hele zichtbare wereld in in acht hoofdcategorieën.

Een eigenaardige bezigheid, die uiteraard nooit perfect kan zijn en bovendien

niet objectief. Hij wordt voor een groot deel bepaald door ons eigen, in de westerse

cultuur verankerde wereldbeeld. Laat hetzelfde doen door een kind, een Papoea of

iemand die 1000 jaar eerder of later leefde, dan komen daar hoogstwaarschijnlijk

andere trefwoorden uit. Sterker nog: een andere werkgroep had zeker ook een

andere indeling gemaakt, zo relatief is een dergelijke lijst. Van belang is echter niet


2t

.+

4

r-9

-9

4

L

4

:-íJ

=o

-4

-,'

4

t'ê

-ê -l

Jt

JJ

4 j)

-.t

4

-a

ít

-4

1 -1

7

r

zozeeÍ of dit wel de ideale lijst is, maar veel belangrijker is of deze in principe

plaats biedt aan alle soorten foto's, hanteerbaar is en gebruikt wordt.

Het Nederlands Foto Archief heeft een deel van haar collectie losgelaten op deze

trefwoordenlijst om te kijken of deze bruikbaar is. Gebleken is dat hij geen grote

problemen opleverde, er waren naar aanleiding van deze testfase slechts enkele

wijzigingen noodzakelijk. De ervaring leert dat oefening kunst baart; hoe meer

men vertrouwd is met de lijst en vooral de definities en hoe vaker men ermee

werkt, des te makkelijker het wordt.

Er zullen altijd foto's zijn waarover men van mening verschilt bij de categorisering.

Het is onmogelijk om iedere vorm van interpretatie uit te sluiten en objectief vast

te stellen wat het hoofdmotief van de foto is. Dat is niet erg zolang iemand in staat

is creatief te zoeken in een beschreven collectie. Door het veld 'Voorstelling

trefwoord' tijdens zoekacties te combineren met bijvoorbeeld 'techniek trefwoord',

'datum opname', 'Naam fotograaf worden de gewenste foto's doorgaans moeiteloos

gevonden.

Het tzteede niueau bestaat uit subcategorieën van de hoofdcategorieën. In sommige

gevallen zijn deze zeer uitgebreid, in sommige niet. Het hangt van de instelling

zelf af, de aard van haar collectie en de functie, hoe ver men gaat in de

verdere specificering van de voorstelling. Hiervoor is een ander veld van het

uitwisselingsformat beschikbaar: de 'Voorsteiling specifiek'. Dit veld is 'niet verplichtl

dat wil zeggen, niet noodzakelijk voor de uitwisseling van gegevens, maar

vooral bedoeld voor intern gebruik door de instellingen zelf. Alle bestaande

trefwoordenlijsten kunnen hier worden gebruikt. Wat wel van belang is, is dat de

relatie met de 'dakthesaurus' gelegd wordt.

De postcoórdinatieve termen

Deze termen, te weten PORTRET en STILLEVEN behoren niet tot de hoofdcategorieën,

maar kunnen gebruikt worden in combinatie met respectievelijk de

hoofdcategorieën PERSOON en OBIECT. Met name voor kunstcollecties zijn deze

termen ingevoerd, om een vanuit kunsthistorisch perspectief belangrijk onderscheid

te kunnen maken. Deze termen zijn dus eveneens facultatief.

In onderstaande lijst zijn, ter wille van het overzicht, de trefwoorden uit de eerste

categorie in hoofdletters afgedrukt of onderstreept. Bij invulling in het

uitwisselingsformat is gebruik van hoofdletters of onderstreping niet aan te raden.

Trefwoorden van de subcategorie zijn in kleine letters opgenomen. Alle trefwoorden

staan in de linker kolom, de toelichtingen staan in de rechterkolom.

55

i

)

,

,

n

.l

)

n

E

tl

F


56 Hoofdcategorie 1: PERSOON

Dersoon Voorstelling van één of meer (of delen van)

menselijke wezens, potentieel identificeerbaar, of

wezens met menselijke trekken (goden; cyclopen),

geen actiuiteit uitoef enend.

kind Persoon tot de leeftiid van ca. 6 jaar.

jongen Persoon van het mannelijk geslacht, ca. 6-16 jaar.

melsle Persoon van het vrouweliik geslacht, ca. 6-16 iaar.

Persoon van het mannelijk geslacht, ouder dan

ca. 16 jaar.

Persoon van het vrouwelijk geslacht, ouder dan

ca. 16 jaar.

groep mensen Twee of meer personen.

fantasiepersoon Wezen met menselijke kenmerken, bijvoorbeeld:

cycloop; kabouter.

lichaamsdeel Deel van een persoon, biivoorbeeld: been; borst.

Hoofdcategorie 2: DIER

dier Voorstelling van één of meer dieren, al dan niet

actiel. Ook: fantasiedieren. Voor fossiele dieren,

zie: OBfECT/ Natuurhistorisch object. Voor dieren

als gerecht, zie: OBIECT/ Artefact.

zoogdier Bijvoorbeeld: aap; beer; dolfijn; ezel; geit; haas;

hert; hond; kameel; kat; konijn; leeuw; muis;

olifant; paard; rat; rund; schaap; varken; vos;

walvis; wolf; zeehond.

vogel Bijvoorbeeld: arend; eend; gans; meeuw; zwaluw.

vls Bijvoorbeeld: haai (blauwe haai; neushaai;

reuzenhaai) ; haringachtige (ansjovis; haring;

sardine) ; kabeljauwachtige (kabeljauw; schelvis;

wijting) ; makreelachtige (makreel; tonijn) ; platvis

(bot; schar; schol; tong); rog (pijlstaartrog;

sidderrog) ; zalmachtige (spiering; zalm; zeeforel).

reptiel Bijvoorbeeld: hagedis; krokodil; prehistorisch

reptiel; schildpad; slang.

amfibie Bijvoorbeeld: salamander; kikvors; pad.

geleedpotige Bijvoorbeeld: schaaldier (garnaal; krab; kreeft) ;

spinachtige (schorpioen; spin); insekt (bij; kever;

vlinder).

holtedier Bijvoorbeeld: poliep;kwal.

weekdier Bijvoorbeeld : inktvis; slak; tweekleppige (kokkel;

mossel; oester).

Biivoorbeeld : platworm; ringworm.

sponsdier Bijvoorbeeld : zeespons ; zoetwaterspons.


E

Ë

F

Ë

H à

tf

'-t

3

4

4

-a,a

-{,

f

stekelhuidige Bijvoorbeeld: slangster; zeeëgel; zeelelie; zeester. 57

dierlijk plankton Bijvoorbeeld: pantoffeldiertje.

fantasiedier Bijvoorbeeld: draak; eenhoorn; hellehond; harpij;

Hoofdcategorie 3: PLANT

behorend.

olant Voorstelling van één of meer planten. Ook:

fantasieplanten. Voor fossiele planten, zie:

OBJECT/ Natuurhistorisch object. Voor planten als

gerecht, zie OBfECT/ Artefact.

boom Bijvoorbeeld: loofboom (eik; linde; wilg);

naaldboom (den; spar); palmboom (cocospalm;

dadelpalm).

struik Bijvoorbeeld: bessestruik; hulst; liguster.

bloem Bijvoorbeeld: lelie; roos; tulp.

gras Bijvoorbeeld: graan (gerst; haver; rogge; tarwe); riet

(bamboe; papyms; suikerriet).

groente en fruit Bijvoorbeeld: bladgroente (bloemkool; boerenkool;

rode kool; sla; witlof); peulvrucht (boon; erwt);

appel; peer; morel; mango.

knolgewas Bijvoorbeeld: aardappel; bolgewas (knoflook; ui) ;

wortelgewas (suikerbiet; voederbiet).

cactus Bijvoorbeeld: bladcactus; kogelcactus; zuilcactus.

kruid Bijvoorbeeld: bieslook; dille; kamille; kervel;

lavendel; munt; peterselie; rozemarijn; tijm.

paddestoel Bijvoorbeeld: berkezwam; cantharel; champignon;

eekhoorntjesbrood; hanekam; heksenboleet.

vetplant Bilvoorbeeld: muurpeper; rozewortel.

waterplant Bijvoorbeeld: kroos; (eendekroos); waterlelie; wier.

varen Biivoorbeeld : bosvaren, koningsvaren.

plantaardig plankton

fantasieplant

planterest Deel van een plant, als het gaat om een los deel van

een plant, niet tot OBJECT behorend. Bijvoorbeeld:

takkenbos; hoop bladeren.

Hoofdcategorie 4: OBfECT

qbject Voorstelling van één of meer voorwerpen,

materialen, stoffen.

artefact

Door mensen vervaardigde roerende goederen.

Bijvoorbeeld : gebruiksvoorwerpen, consumptiegoederen,

kunstvoorwerpen.

;

)

,

,

il

,l

)

n

I

n

!


58 bouwwerk Door mensen vervaardigde onroerende

voorwerpen. Bijvoorbeeld: gebouw; brug; viaduct.

natuurhistorisch object Door de natuur gevormde voorwerpen.

Bijvoorbeeld: fossiel object; gedroogde plant;

schelp; steen. Ook: geprepareerd dier, orgaan op

sterk water.

materiaal Bewerkte of onbewerkte vaste stof bestemd om

daarvan voorwerpen te maken, alsmede

vloeistoffen en gassen.

Hoofdcategorie 5: ACTIVITEIT

activiteit Compositie (scène) waarin één of meer menselijke

wezens weergegeven worden die handelingen

verrichten. Het gaat om routine-activiteiten, gezien

vanuit de 'actor'. NB.: Gebaren die een toestand

aanduiden worden niet als actie beschouwd

(bijvoorbeeld wijzen).

bestuurlijke activiteit De uitvoerende macht betreffende. Bijvoorbeeld:

ambtenaren; brandweer.

politieke activiteit De wetgevende macht betreffende. Bijvoorbeeld :

parlement; regering; politieke partij; verkiezingen.

justitiële activiteit De rechtsprekende macht betreffende.

Bijvoorbeeld : rechters; politie.

sociale activiteit Belangenbehartiging. Bijvoorbeeld : vakbonden ;

werkgevers; overlegorganen; stakingen.

religieuze activiteit Bijeenkomsten en ceremoniën van godsdienstige of

occulte aard.

medische activiteit De zorgsector betreffende. Bijvoorbeeld:

ziekenhuizen; verpleegtehuizen ; bejaardentehuizen.

educatieve/wetenschappelijke

activiteit Onderwijs en wetenschappelijk onderzoek

betreffende. Bijvoorbeeld: scholen; universiteiten;

laboratoria.

beroepsgebonden activiteit Professionele activiteiten in de zakelijke sfeer.

Bijvoorbeeld: ambacht; nilverheid; industrie;

handel; transport; zakeliike dienstverlening.

huiselijke activiteit Activiteiten in en rond het huis en de familie.

Bijvoorbeeld: eten; koken; schoon maken;

tuinieren; wassen.

persoonlijke activiteit Activiteiten die beperkt zijn tot één individu.

Bijvoorbeeld : persoonlijke lichaamsverzorging

(wassen; haarverzorging).

culturele activiteit Activiteiten met betrekking tot musea;

bibliotheken; archieven; beeldende kunst;

uitvoerende kunst; folklore.


L,


2


I,

b

t

L

F

-q

!

-4

4

4

-4

í)

-tt

4

-a

rt

'4

1

1 "t

f

spotrieve activiteit Sportwedstrijden met een officieel of semi-officieel

karakter. Bijvoorbeeld: voetbalwedstrijd.

recreatieve activiteit Spelletjes, amusement. Bijvoorbeeld: balletje

trappen.

media activiteit Activiteiten met betrekking tot de televisie, de

radio, de pers, met name het bedienen van

apparatuur.

militaire activiteit Activiteiten van de krijgsmacht. Bijvoorbeeld:

training; oefening; gevecht; parade.

Hoofdcategorie 6: GEBEURTENIS

sebeurtenis

Compositie (scène) waarin een bijzonder voorval of

unieke situatie is afgebeeld. Het gaat om zeldzame

situaties en voorvallen, die iemand of iets

overkomen. Ze zljn potentieel te dateren.

natuurverschijnsel Bijvoorbeeld: aardbeving; droogte;

sprinkhanenplaag; vulkaanuitbarsting; watersnood ;

zonsverduistering.

ramp Gevolgen van natuurverschijnselen of van

menselijk handelen. Bijvoorbeeld: brand;

ontploffing; verkeersongeluk; schipbreuk.

politieke gebeurtenis Staatsaangelegenheden betreffende. Bijvoorbeeld :

Februaristaking; staatsbezoek; Kroning 1980.

religieuze gebeurtenis Godsdiensten betreffende. Bijvoorbeeld: kerkelijke

feestdagen; bijzondere religieuze of occulte

bijeenkomsten.

beroepsgebonden gebeurtenis Bijvoorbeeld: eerste steenlegging bedrijfsruimte;

bedrijfslubileum ; staking.

persoonlijke gebeurtenis Voor individuen belangrijke gebeurtenissen.

Bijvoorbeeld: huwelijk; geboorte; verjaardag;

examen; overlijden; begrafenis.

culturele gebeurtenis Culturele gebeurtenissen in de ruimste zin des

woords. Bijvoorbeeld: dodenherdenking; opening

tentoonstelling;'media-event'.

sportgebeurtenis Bijvoorbeel4.lqqptqqnschap; record.

militaire gebeurtenis Bijvoorbeeld : bombardement; verovering; slag;

overwinning.

Hoofdcategorie 7: RUIMTELIIKE OMGEVING

zutrntclijkcsogeving Gezicht op een bepaalde plaats of gebied.

heelal

Bijvoorbeeld: zonnestelsel (zon; maan; Mercurius);

melkwegstelsel (Alpha, Centauri); sterrenstelsel

(Andromedanevel; Grote Magelhaese wolk; M33)

59

t

)

t

)

n

{

)

11

x

Í

!


60 lucht

Gezicht op lucht

Gezicht op zee

land Gezicht op land, waarbij eventuele bouwwerken

niet overheersen. Bijvoorbeeld: beek;

berglandschap; duinlandschap; havengezicht;

kustgezicht; ravijn; riviergezicht; strandgezicht;

viiver; bosschage, korenveld.

bebouwing Gezicht op een gebied waarin bouwwerken

overheersen. Bijvoorbeeld: dorpsgezicht; plein;

stadsgezicht; straat; viaduct. Voor afzonderlijke

bouwwerken/gebouwen, zie: OBIECT/ bouwwerk.

interieur Afbeelding van een binnenruimte. Bijvoorbeeld:

bedrijfsinterieur; kantoorinterieur; kerkinterieur;

scheepsinterieur; wooninterieur.

Hoofdcategorie 8: NON-FIGURATIEF

non-figuratief Abstracte, niet-identifi ceerbare voorstelling.

Bijvoorbeeld: lijnen; vlakken.

POSTCOÓRDINATIEVE TERMEN

portret Gelijkende aÍbeelding van een (potentieel) te

identificeren persoon of groep van personen. Mag

alleen postcoórdinatief (in combinatie met) de

hoofdcategorie PERSOON gebruikt worden.

NB: dieren of voorwerpen kunnen in zeldzame

gevallen ook als poÉret. Bijvoorbeeld:

scheepsportret; dierportret.

stilleven Voorstelling van voorwerpen of levenloze wezens,

gegroepeerd in een compositie, weergegeven op een

realistische en precieze manier, om wille van

zichzeÊ en niet vanwege hun functie of gebruik.

Mag alleen postcoórdinatief (in combinatie met)

gebruikt worden met de andere hoofdcategorieën.


4

L=

á

t"

Lf

b

tt

L

!,

L*

b

bI

74

=o

jt

4

4

-a

--t

4

4

4

-{,

f

Bijlage B

Ibrminologie ten behoeve van het veld

'Ibchniek trefwoord'

Jan van de Voort

Verantwoording en gebruiksaanwiizing

Een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van verschillende Nederlandse

instellingen die over een fotocollectie beschikken, heeft zich een jaar lang bezig

gehouden met het opstellen van een trefwoordenlijst voor invulling van het veld

'Techniek trefwoord'. De conceptlijst is vervolgens nog eens besproken en aangepast

in overleg met een specialist.

De lijst kent vier niveaus. Het eerste niveau omvat de vier hoofdcategorieën:

eenmalig procédé, negatief, positief en fotomechanisch procédé. Dit niveau is zeer

algemeen en biedt slechts een globaal overzicht. Gebruik daarom zoveel mogelijk

een trefwoord uit de volgende drie niveaus om het veld 'Techniek trefwoord' in te

vullen. Kies de meest specifieke term (laagste niveau). Bent u niet zeker, kies dan

een term uit het daarboven liggende niveau.

De lijst kent verder nog een groep van termen, die alleen 'postcordinatief, dat wil

zeggen in combinatie met een term uit het voorgaande deel van de lijst gebruikt

mogen worden.

De lijst bevat de meest voorkomende fotografische en fotomechanische procédés.

In werkelijkheid is dit aantal veel groter. Zo is 'photogenic drawing' niet onder de

categorie 'positief opgenomen als zijnde te weinig voorkomend.

Het determineren van deze historische procédés is geen gemakkelijk werk. Kennis

daaromtrent kan men opdoen op een determineercursus die periodiek georganiseerd

wordt door het Rijksprentenkabinet te Leiden. In het kader daarvan zijn ook

een uitgebreidere lijst met synoniemen en cen determineertabel beschikb aar. Zie ín

de literatuurlijst de publikaties van Jan van Dijk en Johan de Zoete, alsmede die

van fames M. Reilly.

Hoofdcategorie EENMALIG PROCÉDÉ

eenmalig procédé Alle unieke, door rechtstreekse opnamen als

positief gepresenteerde procédés. Negatieven vallen

dus buiten deze groep, omdat deze niet bedoeld

zijn om als positief te worden gepresenteerd.

ambrotypie

daguerreotypie

Uniek, als positief beeld gepresenteerd collodium

negatief.

61

a

)

r

7

n

{

c

Í

^í1

v


62 ferrotypie

kleurendia

kleurendia (acetaat)

kleurendia (glas)

Autochrome

Dufay color

etc.

kleurendia (nitraat)

kleurendia (polyester)

Ectachrome

Kodachrome

etc.

pannotypie

Polachrome 55 mm

Polaroid SX 70

zw/w-dia

zw/w-dia (acetaat)

zwlw-dia (glas)

zw/w-dia (nitraat)

zw/w-dia (polyester)

Hoofdcategorie NEGATIEVEN

Subtractief

Additief.

Subtractief.

Subtractief.

negatief Alle door opname- enlof dokatechnieken

verkregen fotografische uitingen, als noodzakelijke

tussenschakel ter verkrijging van één of meerdere

positieven of andere eindprodukten.

papiernegatief

papiernegatief (gewast)

kalotypie (gewast)

papiernegatief (ongewast)

Gustave Ie Gray-negatief

kalotypie (ongewast)

glasnegatief

albumine

collodium

glasnegatief (gelatine)

nitraatnegatief

nitraatnegatief (gelatine)

acetaatnegatief

acetaatnegatief (gelatine)

polyesternegatief

polyesternegatief (gelatine)

digitaal negatief

Kodak photo-CD

CD-ROM

etc.


3

á

IL"

b

I,

á

b

bL-*

b à

à

4

4

-a

t4

4

4

4

xt

r

Hoofdcategorie POSITIEVEN

positief Alle vermenigvuldigbare procédés bestemd voor

presentatiedoeleinden.

albuminedruk

broomolie(over)druk

carbrodruk

cyanotypie

daglicht collodiumzilverdruk

Te gebruiken in plaats van 'Celloïdine' of Aristo

(Amerika)'. Afkorting DCZ.

daglicht gelatinezilverdruk

Te gebruiken in plaats van 'P.O.P.' of 'Aristo

(Europa)'. Afkorting DGZ.

directe kooldruk

Hóchheimer Gummidruck

etc.

digitaal positief

gomdruk

kalotypie (positief)

kleurpositief

kooldruk

kooldruk (hout)

kooldruk (opaline)

kooldruk (porselein)

olie(over)druk

ontwikkel gelatinezilverdruk

Te gebruiken in plaats van bariet-, gaslicht- en

andere ontwikkelpapieren (chlorobromide, etc.) en

D.O.P. AÍkorting OGZ.

platinadruk

zoutdruk

Hoofdcategorie FOTOMECHANISCHE PROCEDÉS

Fotomechanisch procédé Alle vermenigvuldigbare afdrukken ontstaan uit

inkt en drukvorm. De drukvorm moet mede tot

stand zijn gekomen door een fotografische

belichting. De drukken vertonen alle een raster, een

kom of grein, met uitzondering van de

Woodburytypie.

autotypie

fotolithografie

heliogravure

63

a

)

)

t

7

n

{

)

í

I

Í

7


kleurendruk

3-kleuren lichtdruk

4-kleuren offset

8-kleuren lithodruk

etc.

koperdiepdruk

lichtdruk

offset

Woodburytypie

POSTCOORDINATIEVE

TERMEN

dubbele overdracht

enkele overdracht

getoond

gewast

goud getoond

goud en platina getoond

kleur

omgekleurd

ongetoond

ongewast

zwlw

zwlw internegatief

Zonodig combineren met:

kooldruk, carbrodruk.

kooldruk, carbrodruk.

D CZ, D GZ, albuminedruk, zoutdruk.

kalotypie (negatief).

daguerreot5pie, albuminedruk, zoutdruk, DCZ,

DGZ.

natteDCZ.

diverse negatieven.

oGz.

D CZ, DGZ, albuminedruk, zoutdruk.

kalotypie (negatief).

negatieven.

negatieven.


L;

rr-{f

À

à

t"

b

h

b

bI

-4

I

4

I

3

4 44JI

rt

4

--a

-., rt

4

1J

4


f

Bijlage C

Voorbeelden van ingevulde uitwisselingsformats

feanne Hogenboom

Ingevuld uitwisselingsformat, voorbeeld 1, ecrrvrrErr

Instellingsnaam: Verzameling X (Rotterdam)

Inventarisnummer: F001

Aantal:

Voorstelling trefwoord : activiteit & recreatieve activiteit & persoon &

meisje

Voorstelling specifiek: spel & hoelahoepen

Titel: Magda aan het hoelahoepen

Concept: kinderweugd

Techniek trefwoord:

Naam fotograaf: Scheijgrond, A.

Datum opname

begin: L957

eind: 1959

Plaats opname: Spijkenisse

Opmerking:

Afdruk enigszins gekruld. Titel volgens opschrift

achterziide.

65

a

)

0

7

n

{

c

m

^m

v


Ingevuld uitwisselingsformat, voorbeeld 2, oBJECT

Instellingsnaam: Verzameling X (Rotterdam)

Inventarisnummer: F002

Aantal:

Voorstelling trefwoord:

Voorstelling specifiek:

Concept:

object & bouwwerk

woongebouw & flat

Titel:

TechnieL tref*oord

Flatgebouw van woningen in Havanna.

Naam fotograaf:

Datum opname

Hogenboom, I.

begin: r99t-t2

eind:

t9924r

Plaats opname: Havanna & Cuba

Opmerking:

Nabij de Plaza de la Revolución

iR

l-

I

{Fffi

i;

b

,tl

l:

i;-'

i

llG

tií

{ IE

Íit

lt \-'

i

.l ilrl

Ir

I

I

I .*,

"l

ï r-l

'l

rÉt -J

J

Ë

q ï

ï

ï

ï

ï

ï

ï

q ï

g

L.J

:l

:l

ï

a-r

trl

=


:

F|{,

à

à

h

tr

!t

h

b

b

á

F 44445I

4

-tt

--a

rt

1J

-g

4

-


Ingevuld uitwisselingsformat, voorbeeld 4, nutltrnu;xE oMGEVTNG

Instellingsnaam: Verzameling X (Rotterdam)

Inventarisnummer

Aantal:

Voorstelling trefwoord: ruimtelijke omgeving & land & persoon & jongen

Voorstelling specifiek: rivier & Niger & rivierboot & verkoper & voedsel

Titel: Gezicht op de Niger, met op de voorgrond een

Con""p,,

Techniek trefwoord:

Naam fotograaf: Hogenboom, I.

Datum opname

begin: 1.993-04

eind: t993-04

Plaats opname: Séeou & Mali

Opmerking: Groot formaat afdruk aanwezig


I

=t5

4

4

4

4

=t

4

4

4

4

4

4 _-4

-f

-4

-l

5)

1l

:

4

-t

é,-a

é

4

ê -É

=

=

r

Ingevuld uitwisselingsformat, voorbeeld 5, IIER

lnstellingsnaam: Verzameling X (Rotterdam)

lnventarisnummer: s050

Aantal:

Voorstelling trefwoord: dier & zoogdier

Voorstelling specifiek: kat & huiskat & mand & kussen

Titel:

Concept:

Techniek trefwoord:

Naam fotograaf:

Datum opname

begin: 1995

eind: 1993

Plaats opname: Rotterdam (?)

Opmerking: herkomst onduidelijk

69

)

3

u

o

m

N om

^ nr

v


70 Bijlage D

Schema velddefinities uitwisselingsformat

Frits van Latum

Veldnaam Veldtag Soort Veldinvulling

lengte

Verplicht Herhaalbaar

1 INSTELLINGSNAAM IN tekst 60 ia

nee

2 INVENTARISNUMMER

3 AANTAL AN

4 VOORSTELLING

TREFWOORD

5 VOORSTELLING

SPECIFIEK

6 TITEL

VT

VS

TI

tekst

tekst

tekst

tekst

tekst

7 CONCEFTI co tekst 40

8 TECHNIEKTREFWOORD ïT tekst 40

9 NAÁM FOTOGRAAF

10 DATUM OPNAME

FO tekst 40

BEGIN:fffJ-MM-DD BD datum

EINDJIJI-MM-DD

ED datum

11 PIÁATS OPNAME PL tekst 60

12 OPMERKINGEN OP tekst 120 ja

40

40

L20

la

la

la

la

4-2-2 nee nee

4-2-2 nee nee


-il

-r

f'

{,

3

a

lt

-l\'

'4

lt -

v

I

4È 2.

I !taa

I

!

L

a

,t

,

)

)

i

I

automatisch Gemeentearchief Amersfoort

inwllen

sorteersleutel FO2I9.2O

automatisch

1 invullen

persoon&man&portret

woord Portret ten voeten uit van acteur

Louis G.M. fansen, met hond, in een

lege ruimte.

nee veld inhoud eenzaamheid

nee veld inhoud

nee

nee

nee

veld inhoud Vos, M.H.G. de

datum

datum

voÍÍn

voÍrn

bij exacte datum 1988-10-18

seliik

met name

opmerkingen

voor externe

gebruikers

1988-12-06

Wordt niet meer uitgeleend

71


Honderden fotocollecties in Nederland bestaan er, variërend

in omvang, aard, verzamelbeleid, functie en beheer. Een íoto

die in de ene collectie een documentaire waarde heefil, kan

in een andere verzameling vooral van historisch of artistiek

belang zijn. Daarom zal ook de wijze van beschrijven van

foto's verschillen.

Om die verschillen te overbruggen en uitwisseling van

gegeyens over foto's te vergemakkelijken is een zogenaamd

'uitwisselingsformat' gekozen. Het belangrijkste doel daarvan

is het vastleggen yan een minimaal aantal gegevens dat

van belang is voor een doeltrefrende inforrnatie-uitwisseling.

Het format wordt gedragen door een aantal van de belangrijkste

fotoverzamelende instellingen in Nederland en is in

overeenstem m i n g m et i nternationale ontwi kkel i n gen.

rsBN 90 5483 05ó 5

il[il[Jil[|l[tilruil

r 5337

tffiih

NBLC

J

-l

ï

5 IJ

H

.l (r

:l .---l

J JJJ

J -J

ï

= :l

--t

-l --ar

4

More magazines by this user
Similar magazines