huishoudelijk reglement regionale stuurgroep integrale jeugdhulp ...

Documentstatus Datum Herkomst Bestemming
goedgekeurd door MC 13-04-2005 IJH Antwerpen
regionale SG IJH
Antwerpen
HUISHOUDELIJK REGLEMENT REGIONALE STUURGROEP INTEGRALE
JEUGDHULP REGIO ANTWERPEN
Artikel 1. Situering
Dit huishoudelijk reglement heeft betrekking op de werking van de regionale stuurgroep
Integrale Jeugdhulp van de regio Antwerpen, overeenkomstig het besluit van de Vlaamse
regering van 11 juni 2004 tot afbakening van het toepassingsgebied van de Integrale
Jeugdhulp en van de regio's Integrale Jeugdhulp en tot regeling van de
beleidsafstemming Integrale Jeugdhulp.
Artikel 2. Engagementen en aanwezigheden
De leden schrijven zich in de doelstellingen van Integrale Jeugdhulp in om de opdracht
van het decreet te realiseren en engageren zich tot een effectieve aanwezigheid in
functie van een goede werking van de regionale stuurgroep.
In principe nemen de effectieve leden deel aan de vergadering. In geval van afwezigheid
zorgt het effectieve lid voor een gemandateerde plaatsvervanger.
Artikel 3. Perspectief van de gebruikers
Het is de verantwoordelijkheid van alle stuurgroepleden om mede het perspectief van de
cliënten van jeugdhulpverlening in te brengen in de debatten en besluiten van de
regionale stuurgroep.
De beleidsmedewerker legt een voorstel ter goedkeuring voor aan de regionale
stuurgroep, waarin omschreven staat hoe de stuurgroepleden die het cliëntperspectief
vertegenwoordigen, concreet zullen ondersteund worden om hun opdracht te realiseren.
Artikel 4. Beheercomité
De regionale stuurgroep vaardigt in het beheercomité zoveel leden af als er
afgevaardigden zijn van de VZW-contractant die de toegewezen middelen beheert.
(cfr. nota ‘Organisatie samenwerking Vlaamse gemeenschap – contractant projecten IJH
2005’)
Artikel 5. Vergaderfrequentie
De regionale stuurgroep vergadert minstens zes maal per kalenderjaar. Deze data
worden voor het hele werkjaar vastgelegd. Indien de omstandigheden dit vereisen,
kunnen bijkomende vergaderingen worden georganiseerd.
Artikel 6. Voorzitterschap
De beleidsmedewerker zit de vergaderingen van de regionale stuurgroep voor en
organiseert de werkzaamheden van de regionale stuurgroep. Hij bewaakt de afspraken
en volgt de voortgangsbewaking van de besluiten op die zijn gemaakt in de regionale
stuurgroep. Hij draagt zorg voor een goede planning zodat de leden zich in
samenwerking met hun sector kunnen voorbereiden op de werkzaamheden van de
stuurgroep.
De voorzitter kan zich laten vervangen door een andere beleidsmedewerker of één van
zijn stafmedewerkers.
huishoudelijk reglement stuurgroep IJH Antwerpen 1/3

Artikel 7. Samenstelling van de agenda
De voorzitter stelt de agenda van de vergadering op. De leden van de regionale
stuurgroep, die een bepaalde aangelegenheid als agendapunt wensen te laten
behandelen, maken hiertoe aan de voorzitter de nodige documenten over, uiterlijk 10
werkdagen vóór de vergadering.
Indien de omstandigheden dit vereisen, kunnen na het verzenden van de uitnodigingen
of op de vergadering zelf nog agendapunten worden toegevoegd, mits goedkeuring door
de vergadering.
Artikel 8. Bijeenroepen van de vergadering
De voorzitter zorgt ervoor dat de uitnodigingen voor de vergadering, samen met de
agenda en de documenten betreffende de te behandelen agendapunten, uiterlijk 7
werkdagen vóór de vergadering aan de leden elektronisch verstuurd worden. Hij is
verantwoordelijk voor het archief van de werking van de regionale stuurgroep.
De uitnodiging, agenda’s, verslagen en documenten worden zowel naar de effectieve
leden als naar de plaatsvervangende leden verstuurd.
Artikel 9. Secretariaat
Een medewerker van de beleidsmedewerker verzorgt het secretariaat en de
ondersteuning van de regionale stuurgroep. Dit behelst minstens het opstellen van de
notulen van de vergadering. De notulen van de vergadering worden op de eerstvolgende
vergadering als eerste agendapunt ter goedkeuring voorgelegd.
Artikel 10. Geldig vergaderen
Behalve in geval van dringende noodzakelijkheid, wat telkens wordt gemotiveerd in de
notulen, kan de regionale stuurgroep slechts geldig beslissen wanneer de meerderheid
van zijn effectieve leden of zijn plaatsvervangers aanwezig is.
Met het nemen van beslissingen wordt zowel het nemen van beslissingen in enge zin
bedoeld, als het uitbrengen van adviezen en het formuleren van voorstellen of
standpunten.
Artikel 11. Vervanging en/of beëindiging mandaat
De leden van de regionale stuurgroep worden voorgedragen door de respectievelijke
sectorale overlegplatforms. Ook de eventuele beëindiging van hun mandaat en hun
vervanging worden op dit niveau geregeld.
Artikel 12. Wijze en proces van besluitvorming
Er wordt bij het nemen van beslissingen maximaal gestreefd naar een consensus. Indien
men bij de eerste bespreking niet tot een consensus komt, wordt de beslissing uitgesteld
tot de eerstvolgende vergadering. Bij gebrek aan een consensus wordt overgegaan tot
stemming. De stemming gebeurt bij handopsteking. In geval van beslissingen m.b.t.
persoonsgebonden zaken is de geheime stemming verplicht.
Bij de stemming geldt het principe van de tweederde meerderheid van de uitgebrachte
stemmen; onthoudingen worden daarbij niet als een stem beschouwd.
De notulen vermelden in alle gevallen uitdrukkelijk wanneer er een stemming is geweest,
alsook de uitslag van deze stemming. Ook het standpunt van de minderheid wordt in de
notulen opgenomen.
huishoudelijk reglement stuurgroep IJH Antwerpen 2/3

Artikel 13. Vergoedingen en presentiegelden
Bij de start van elke vergadering ondertekenen de aanwezige leden de aanwezigheidslijst
op basis waarvan de vergoeding kan worden toegekend. Deze vergoeding wordt jaarlijks
uitbetaald. Het secretariaat van IJH zorgt voor de concrete uitvoering.
Artikel 14. Duur mandaat stuurgroep
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking onmiddellijk na de goedkeuring door het
Managementcomité en voor de duur van het mandaat van de stuurgroep die o.m.
verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van het eerste regioplan voor de
implementatieperiode IJH. Dat mandaat gaat in vanaf de installatievergadering van de
regionale stuurgroep en loopt af op 31/12/2007.
Artikel 15. Communicatie en vergadercultuur
De voorzitter legt een afsprakennota over communicatie en vergadercultuur ter
goedkeuring voor aan de regionale stuurgroep.
Artikel 16. Slotbepaling
Over gevallen waarin dit reglement niet voorziet, wordt een beslissing getroffen tijdens
de vergadering conform de bepalingen in artikel 12.
Dit huishoudelijk reglement werd goedgekeurd in de vergadering van de regionale
stuurgroep van de regio Antwerpen op 22 maart 2005. Het goedgekeurde reglement
werd op 13 april 2005 voorgelegd aan en goedgekeurd door het Managementcomité.
Bijlage:
De ledenlijst van de regionale stuurgroep.
huishoudelijk reglement stuurgroep IJH Antwerpen 3/3