Grip op de kosten van hooggewaardeerde ... - Berenschot

Grip op de kosten 

van hooggewaardeerde 

belevingsgerichte zorg 

ZZP-gefinancierde zorgaanbieders helpen met 

het organiseren van vraaggerichte zorg binnen 

financiële kaders 

Wine te Meerman 

26 januari 2012

Agenda 

A. De vraag van de Respect Zorggroep 

B. Resultaten op vijf niveaus 

1. Cliëntgebonden tijd 

2. Basisrooster 

3. Medewerkersrooster 

4. Totale zorgkosten 

5. Totale organisatiekosten (inclusief overhead) 

C. Integratie van inzichten op vijf niveaus 

D. Aanbevelingen voor het vervolg 

E. Afronding en vragen 

2

A. De vraag van de Respect Zorggroep 

3

De vraag van de Respect Zorggroep: 

Help ons binnen de ZZP-financiering zorg organiseren die aansluit bij de 

individuele zorgvraag van cliënten én de eigen ambities en visie op de zorg. 

4

Financieel 

perspectief 

Binnen de ZZP-financiering zorg organiseren die aansluit bij de 

individuele zorgvraag van cliënten én de eigen ambities en visie op de zorg. 

Cliënt- 

perspectief 

Plannings- 

perspectief 

Iedereen heeft een eigen perspectief op de zorg. 

Alle perspectieven zijn belangrijk. De Berenschot 

aanpak streeft er naar verschillende perspectieven 

bij elkaar te brengen. 

HRM- 

perspectief 

Strategisch 

perspectief 

5

Grip op welke kosten? 

6

Grip op welke wijze? 

• Inzicht creëren in en vervolgens reduceren kosten door: 

1. Belevingsgerichte zorg. Kan hand in hand gaan met verhoging kwaliteit 

2. Inzet andere functieniveaus zorg 

3. Andere inzet van overheadfuncties 

4. Zuiniger omspringen met materialen 

5. Betere coördinatie van medicijngebruik 

6. Gerichtere inzet van vrijwilligers 

7. Betere afstemming met mantelzorgers 

8. … 

• Verhogen van inkomsten 

1. Op tijd herindicatie aanvragen 

2. Verhogen eigen bijdragen cliënten 

3. Andere inkomstenbronnen (subsidies, legaten etc) 

4. … 

7

Voorbeeld inkomsten 

ZZP niet toegelaten voor behandeling toegelaten voor behandeling 

inclusief dagbesteding inclusief dagbesteding 

Prestatiecode waarde per dag Prestatiecode waarde per dag Waarde behandeling per dag 

3VV Z031 90,49 Z033 113,18 22,69 

4VV Z041 103,27 Z043 125,96 22,69 

5VV Z051 141,51 Z053 165,38 23,87 

6VV Z061 141,55 Z063 165,42 23,87 

7VV Z071 166,62 Z073 197,39 30,77 

8VV Z081 194,20 Z083 224,97 30,77 

9VV Z091 137,76 Z093 196,15 58,39 

10VV Z101 212,42 Z103 243,20 30,78 

We zijn gaan rekenen voor vier afdelingen: 

KSW-A, KSW-B, Oester-1 en Oester-Revalidatie 

We zijn begonnen met inkomsten exclusief behandeling en exclusief 

huisvesting. Vervolgens hebben we de behandelcomponent bekeken. 

Huisvesting hebben we buiten beschouwing gelaten. 

8

Dit project: focus op het geven van inzicht in kosten 

9

B. Resultaten op vijf invalshoeken 

Samenvatting 

10

Projectresultaten op vijf invalshoeken 

1. Invalshoek 1: Detailinzicht in de dagelijkse zorgverlening 

(activiteiten) van vier teams van de Respect Zorggroep en de 

bijbehorende kosten op basis van eigen inschatting 

tijdsbesteding 

2. Invalshoek 2: Inzicht in de benodigde basisbezetting voor deze 

zorgverlening inclusief kosten 

3. Invalshoek 3: Inzicht in de feitelijk gerealiseerde inzet van 

medewerkers voor de zorgverlening inclusief kosten 

4. Invalshoek 4: Inzicht in de (kosten van de) inzet van medewerkers 

inclusief kosten van inhuur 

5. Invalshoek 5: Inzicht in de totale kosten inclusief overheadkosten 

(en benchmark van overheadkosten) 

11

Invalshoek 1: De zorgvraag van de cliënt 

• Perceptie: zelfrapportage 

• Realiteit: Multi Moment Opname 

• Ambities: Cliënt, zorgprofessionals en directiemeningen 

• Standaarden: NZA, NPCF 

Invalshoek 

1 

De zorgvraag van de cliënt 

Vertaling van de zorgvraag naar activiteiten en het minimaal in te zetten 

functieniveau van het personeel. 

12

Zelfrapportage van de activiteiten per cliënt 

• Hier is gekozen voor 

zelfrapportage door de 

medewerkers. Zij hebben voor alle 

cliënten de activiteiten, de duur en 

het minimale functieniveau 

beschreven 

• Gecombineerd met het uurtarief 

van deze functies berekenen we 

de kosten van deze activiteiten 

• Andere manieren van het 

berekenen van de kosten van de 

activiteiten zijn onder meer het 

daadwerkelijk meten van de duur 

van de activiteiten of het nemen 

van de NZA-normen voor de zorg 

*Inkomsten exclusief behandeling 

13

Inzicht in de duur* van activiteiten voor zorgarrangementen 

Cluster KSW-A KSW-B OES-1 Totaal 

Administratief en overleg 1,5 1,5 6,7 9,7 

Begeleiding/ondersteuning 0,0 0,0 8,6 8,6 

Eten en drinken 5,6 6,6 10,8 22,9 

Huishoudelijk 5,3 4,8 1,3 11,4 

Medisch 3,7 2,6 9,2 15,4 

Overdracht 0,5 0,5 0,8 1,8 

Persoonlijk 12,4 8,3 10,3 30,9 

Sociaal 3,8 2,5 8,3 14,5 

Transfer 3,1 0,3 5,2 8,6 

Eindtotaal 35,8 27,1 61,0 123,8 

*Uren per team per dag 

14

Kosten van de zorg als percentage van de inkomsten per cliënt 

KSW-A KSW-B Oester-1 

Iedere cliënt is weergegeven als een ZZP-score. Inkomsten exclusief behandeling. 

Geleverde zorg exclusief behandeling op basis van eigen inschatting teams 

15

Invalshoek 2: Basisbezetting 

• Realiteit: minimaal benodigd functieniveau (wettelijk bepaald) 

• Wensen en ambities: visie op zorg 

• Standaarden: NZA, Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg 

Invalshoek 

2 

Het basisrooster maken 

Minimaal in te zetten functieniveau per zorgactiviteit. 

16

Activiteiten per cliënt met minimaal functieniveau 

17

Invalshoek 3: Inzet van de medewerkers 

Invalshoek 

3 

Inzet van medewerkers 

Vertaling van activiteiten naar werkbare roosters. 

Feitelijk gerealiseerde personeelsinzet en roosters. 

18

Analyse van de roosters 

• Hier is gekozen voor analyse van 

het roostersysteem 

• Gecombineerd met het uurtarief 

van deze functies berekenen we 

de kosten van deze activiteiten 

• Het gaat hier om de reguliere inzet 

zonder flexibele inhuur 

*Kosten en inkomsten exclusief 

behandeling 

19

Invalshoek 4: Formatie 

• Realiteit: analyse van de grootboekrekening 

• Wensen en ambities: gewenste roosters vertalen naar ideaalformatie 

• Standaarden: NZA, FWG 

Invalshoek 

4 

Formatie 

Vaste formatie en flexibele inhuur 

20

Analyse van de kosten van de formatie 

• Hier zijn de werkelijk gerealiseerde 

kosten zoals geboekt in het 

financiële systeem als 

uitgangspunt genomen 

• Het betreft hier zowel de kosten 

van het vaste personeel als de 

kosten van flexibele inhuur 

*Inkomsten exclusief behandeling 

21

Kosten van inzet behandelaren vergeleken met inkomsten 

*Inkomsten uit behandeldeel ZZP 

*Kosten op basis van zelfrapportage 

22

Invalshoek 5: Totale organisatiekosten 

• Realiteit: analyse van de grootboekrekening 

• Standaarden: (overhead) benchmarking 

Invalshoek 

5 

Totale organisatiekosten 

Inclusief volledige overhead (o.a. huisvesting, ondersteunend personeel, 

voeding etc.) 

23

Inzicht in de totale kosten van de organisatie 

• Hier is gekozen voor een 

overheadanalyse en –benchmark 

alsmede een analyse van de 

overige kosten 

• Dit is de eindafrekening: zijn de 

kosten voor de afdelingen lager 

dan de inkomsten dan is er 

sprake van winst. Zijn de kosten 

hoger dan de inkomsten dan is 

sprake van verlies 

• De vier onderzochte afdelingen 

liggen rond ‘break even’ 

24

Inzicht in de overheadkosten 

Totale formatie overhead: 17,1 % -> + 23% t.o.v. het gemiddelde in de VVT 

Totale overheadkosten: 15,6 % -> + 10% t.o.v. het gemiddelde in de VVT 

Relatief lage overheadkosten (> 20% 

onder gemiddeld) op: 

1. Personeel hotelfuncties (post 142: - 

22%) 

2. Stagiaires (post 417: -47%) 

3. Vergoedingen voor niet in 

loondienst verrichte arbeid (post 

418: -28%) 

4. Andere hotelmatige kosten (post 

44: -29%) 

5. Huisvestingskosten (post 47: -29%) 

Relatief hoge overheadkosten (> 20% 

boven gemiddeld) op: 

1. Personeel algemene en 

administratieve functies (post 411: 

+ 40%) 

2. Leerling-VOV personeel (post 414: 

+79%) 

3. Personeel terrein- en 

gebouwgebonden functies (post 

415: +30%) 

NB: laag is niet per definitie goed en hoog niet per definitie slecht! 

25

Percentage generieke overheadformatie 

45,0% 

40,0% 

35,0% 

30,0% 

25,0% 

20,0% 

15,0% 

10,0% 

5,0% 

0,0% 

41,9% 

34,6% 

Vergelijking overheadformatie VVT met andere sectoren 

32,9% 

29,5% 

28,5% 

25,3% 

25,2% 

25,2% 

23,8% 

23,1% 

Omvang generieke overheadformatie per sector 

(fte overhead / fte totaal) 

22,3% 

22,3% 

20,0% 

19,8% 

18,8% 

2005-2011 

18,6% 

18,2% 

17,7% 

17,3% 

15,8% 

15,1% 

15,1% 

15,0% 

14,5% 

14,4% 

13,9% 

13,6% 

12,1% 

26 

11,9%

Wat valt nog meer op? 

• Organisatiebreed een relatief laag ziekteverzuim van 4% t.o.v. 

6,2% gemiddeld in de VVT 

• Organisatiebreed relatief veel inzet van niveau 1 en relatief 

minder inzet van functieniveaus 2 t/m 5: 

Inzet personeel Respect Zorggroep Gemiddelde VVT 

Functieniveau 1 33,5% 6,9% 





• Relatief lage overige opbrengsten (-44% t.o.v. gemiddelde VVT) 

• Relatief hoge opleidingskosten per fte (€ 505,- per fte per jaar) 

• Relatief veel vierkante meters vloeroppervlak per fte (+33%) 

• Relatief hoge quick ratio (liquiditeit) (1,57), winstmarge (4,4%) en 

solvabiliteitsratio (51%). Gemiddelde in de VVT sector 

respectievelijk 0,93, 2.6 % en 32 % 

27

C. Integratie van inzichten op vijf niveaus 

28

Kostenvergelijking is de crux 

• Op alle niveaus in het model voor zorgkosten is het mogelijk 

kosten te berekenen vanuit meerdere perspectieven 

• Vergelijking van de ontwikkeling van de kosten vanuit 

verschillende perspectieven geven inzicht in verbeterpotentieel 

van de organisatie 

29

Samenvatting van alle perspectieven

Voorbeeld doorrekenen inzet personele formatie 

Scenario KSW-A/KSW-B/Oester-1 Oester-Revalidatie 

A 

B 

Dag: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende, 8 uur 

gastheer/gastvrouw 

Avond: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende 

Nacht: 2 uur verzorgende 

Flex: 4 uur helpende 

Dag: 8 uur helpende, 8 uur verzorgende 












Team Inkomsten Scenario A: Kosten Scenario B: Kosten 

KSW-A 164,87 86,33 (52%) 73,56 (45%) 

KSW-B 158,52 86,33 (54%) 73,56 (46%) 

Oester-1 166,02 86,33 (52%) 73,56 (44%) 

Oester-Revalidatie 150,71 59,18 (57%) 47,80 (49%) 

31

Voorkeursniveau van organiseren als discussiepunt 

Type activiteit 

Inzet personeel op piekactiviteiten als 

opstaan, naar bed gaan, eten, drinken. 

Inzet personenalarmering en toezicht op 

woongroepen, op afroep beschikbaarheid van 

helpende en verzorgenden, secretariaat, 

leidinggevende. 

Inzet van verpleegkundigen, organisatie van 

dagbesteding/activering, inzet catering, 

gebouwbeheerder, receptie, locatiemanager. 

Inzet van verpleegkundig specialisten. 

Werving van personeel, 

Personeelsmanagement. Inkoop. Financiële 

functie, Raad van Bestuur. 

Voorkeursniveau van 

organisatie 

Woongroep 

Cluster van woongroepen 

Locatie 

Organisatie 

Inzet van medisch specialisten, was, ICT, … Organisatie overstijgend 

(uitbesteding) 

32

D. Aanbevelingen voor het vervolg 

33

Aanbevelingen voor het vervolg 

1. Plan de inzet van personeel rekening houdend met de inkomsten 

2. Stel prioriteiten samen met (een afvaardiging) van cliënten 

3. Bespreek met medewerkers wat zij willen bereiken en wat ze 

daarvoor nodig hebben 

4. Onderzoek de optimale cliëntsamenstelling van een woongroep 

5. Onderzoek de optimale omvang van de flexpool 

6. Onderzoek de formatiemix 

7. Evalueer de werkwijze rond de instroom van nieuwe cliënten 

8. Onderzoek hoe mantelzorgers en vrijwilligers meer bij het 

team/de wooneenheid kunnen worden betrokken 

9. Onderzoek hoe administratief werk uit handen kan worden 

genomen bij zorgpersoneel 

10. Analyseer hoe de ICT ondersteuning kan worden verbeterd en de 

(beleving van) de administratieve lasten kan worden verminderd 

34

E. Afronding en vragen 

35

Contactgegevens 

Wine te Meerman 

06 20938104 

w.temeerman@Berenschot.nl 

Filip van den Bergh 

06 50254225 

f.vandenbergh@berenschot.nl 

36

Grip op de kosten van hooggewaardeerde ... - Berenschot

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?