Klik hier voor meer informatie (PDF, 656,1 kB) - OpenSesame ICT

osict.com

Klik hier voor meer informatie (PDF, 656,1 kB) - OpenSesame ICT

‘OpenIMS niet meer weg te

denken bij Bouwfonds’

,,Je kunt wel steeds een nieuwe, grotere zolder willen, maar op een gegeven moment kun je je zolder

beter goed opruimen.” Ingrid Peters deed het laatste bij Bouwfonds door de implementatie van

OpenIMS ® DMS. Met alle bijkomende voordelen. Zo kunnen medewerkers van Bouwfonds nu niet

alleen hun eigen documenten snel terugvinden, in de juiste versie, ook hun 500 collega’s hebben

snel wat ze nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Peters: ,,Niemand zal ooit zeggen ‘het

was toch goed zoals het was?’ Het is volledig geaccepteerd. Het is echt óns Bouwfonds DMS. Dat is

niet meer weg te denken. En dat zal zo blijven!”

Toen Ingrid Peters in 2007 voor

Bouwfonds kwam werken om een nieuw

DMS te implementeren en beheren ,

was één ding zonneklaar: ,,We wilden

niet vanuit de techniek werken, maar

eerst de behoeftes van de gebruikers in

kaart brengen.

Ingrid peters, Bouwfonds.

“ Om tot een Plan van Eisen te komen

dat representatief is voor alle regio’s,

werden door het hele land interviews

afgenomen. ,,In Heerlen werkten ze al

met een DMS en wat bleek: de

vraagstukken die daar golden, kwamen

bij de interviews door het hele bedrijf

terug. ‘Het is goed dat je spullen van

jezelf terug kunt vinden, maar knap

vervelend als je die van een collega niet

kunt vinden’, bijvoorbeeld.

Er bleken ook wel eens incidenten

geweest die het nut en de noodzaak

van een DMS duidelijk maakten. ,,Stel

dat er een keer een bouwtekening was

zoekgeraakt, dan is de investering die

een DMS vergt, ook kostentechnisch

snel verantwoord.”

Klantwensen

Bouwfonds bouwt volgens de laatste

inzichten op het gebied van

woonomgeving en infrastructuur. De

Open Informatie Management Server www.openims.com

marktleider, die sinds 1946 al 250.000

nieuwbouwwoningen in Nederland

realiseerde, heeft daarom een

hoofdkantoor in Hoevelaken als

centrum voor kennis en innovatie en

ondersteunende diensten. Bouwfonds

wil haar klanten als geen ander kennen

en is daarom aanwezig waar het

gebeurt: in vijf regiokantoren verspreid

door heel Nederland. Dat betekent dat

er veel documenten heen en weer gaan

tussen hoofd- en regiokantoren. Denk

bijvoorbeeld aan berekeningen en

juridische ondersteuning.

Gebruikerswensen

De belangrijkste behoeftes onder de

medewerkers van Bouwfonds bleken

dan ook versiebeheer en kennisdeling.

Ook de afdelingen

Informatiemanagement en ICT hadden

duidelijke eisen en wensen. Peters:

,,Gebruikers gaven aan welke

bestandsformaten ze wilden kunnen

scannen en beheren in het DMS en

wilden vooral weten welke

zoekmogelijkheden het systeem bood.

Informatiemanagement kijkt natuurlijk

naar koppelingen aan bestaande

applicaties, autorisatiemodellen en

bestanden. ICT wilde graag een keuze

voor zo weinig mogelijk client software

en de flexibiliteit van Open Source. Om

een goede balans af te spreken tussen

maatwerk en basisinrichting.”

Eenvoud

Bouwfonds was na een grondige

voorselectie klaar voor een presentatie

van bedrijven en hun DMS. Drie

bedrijven behandelden uiteindelijk drie

casussen en “OpenSesame ICT was

duidelijk de beste”. ,, Ze kwamen met

twee mensen en niet met een delegatie

waarvan je denkt ‘wooow, het hele

bedrijf loopt leeg’. De presentatie liep

goed en ze gaven op elke vraag

gewoon goed antwoord. Klinkt

eenvoudig, maar dat is nou net hun

kracht. No-nonsense ja, dat geeft een

goed gevoel. Wat mij ook aanspreekt is

de driedeling in de top van het bedrijf:

één sales, één techniek en één

consultancy verantwoordelijke. Helder.

Nu, een paar jaar later, is het ook goed

te zien hoe OpenSesame ICT is

gegroeid. ”

Foldertjes

Ook qua specificaties was de voorkeur

voor OpenIMS onmiskenbaar: ,,Het is

een compleet pakket, met ook een

CMS. Wat betekent dat je kennis die

een medewerker wil delen en die

geschikt is voor publicatie, niet hoeft te

worden geüpload, maar gewoon vanuit

OpenIMS DMS wordt ontsloten via de

website. Gewoon, want het is niet meer

werk dan een vinkje zetten.”

Open Informatie Management Server

R

rOpenIMS


,, DMS alleen al met

workflow factuurproces

,,Wat gebruikers erg aanspreekt is de

herkenbaarheid en toegankelijkheid van

de interface, met de overbekende

Windows Explorer foldertjes. Dat voelt

vertrouwd. Het nadeel, zeg ik er wel bij,

is dat die vertrouwdheid niet bijdraagt

aan een andere manier van denken. Ik

bedoel: de neiging blijft dan in

hiërarchische structuur te denken ,

terwijl je graag wilt dat ze in trefwoorden

gaan denken, en zoeken. Maar goed,

beide kan in OpenIMS DMS.”

Proof of concept

OpenSesame ICT ging proefdraaien in

één regio. ,,Een Proof of Concept”, legt

Peters uit, ,,omdat je toch pas in de

praktijk van elkaar leert wat je bedoelt.”

De basisinrichting werd neergezet en

vanuit administratieve processen

werden dossiers gevormd. Daarbij

hoefde de Bouwfonds organisatie zich

niet aan te passen aan de software,

want het pakket was prima op de

bestaande organisatie te passen. ,,Ook

wat die flexibiliteit betreft had OpenIMS

zich snel bewezen.”

Het proces van factuurgoedkeuring met

het autorisatiemodel uit het ERPsysteem

is verder uitgewerkt. Zoals

vaker zie je dan hoe factuurprocessen

het vliegwiel zijn voor veel meer

processen en afdelingen om een DMS

ook te gaan benutten. Peters: ,,Onze

Meer informatie

over OpenSesame ICT is te vinden op

www.osict.com en www.openims.com

of neem contact op via het telefoonnummer

+31(0)30 – 60 35 640.

Open Informatie Management Server www.openims.com

terugverdiend”

factuurprocessen waren op zich

onvoldoende reden voor een DMS, dat

kon ook wel in ons ERP. Eenmaal in het

DMS, bleek al snel de enorme

meerwaarde. Alleen al omdat facturen

niet meer in bureaulades bleven liggen.”

Persoonlijke schijf

De implementatie ging niet met een “big

bang, maar gefaseerd per

documentstroom”. ,,Je wilt mensen

mee krijgen en omdat mensen rationele

wezens zijn, moet je ze een reden

geven. En betrek ze er vooral bij. Dat

gaat niet met alle honderden

gebruikers, maar wel met een

representatieve gebruikersgroep per

regio.

Zowel het pakket als het bedrijf hebben

zich ten volle bewezen bij Bouwfonds,

weet Peters. Daar zijn geen cijfertjes

voor nodig: ,,Je koopt niet alleen een

systeem, ook de mensen en het bedrijf

horen daarbij. Er kan altijd een keer iets

fout gaan. Wij weten dat we met

OpenSesame ICT alles kunnen

bespreken en ze op alles kunnen

aanspreken, op elk niveau. En dat we

dan snel over oplossingen praten en

niet in de schuldvraag blijven hangen.

Het pakket was prijstechnisch al veruit

het voordeligste en ook in uren is

OpenSesame zeer schappelijk, als het

niet al ‘fixed’ is. En als iets niet gaat,

dan is ‘nee, dat gaat niet’ het beste

antwoord. Die eerlijkheid waarderen wij

zeer.”

Terugverdiend

Alleen al in het factuurproces heeft

OpenIMS DMS zich terugverdiend voor

Bouwfonds. De rest, en die is heel

belangrijk voor hoe we ons werk doen –

bijvoorbeeld de doorlooptijd ervan – , is

bonus. Overal, thuis, en eventueel op

vakantie, is er altijd antwoord op de

vraag ‘waar is dat document?’

OpenSesame ICT

OpenSesame ICT is een Nederlands softwarebedrijf dat zich richt op de realisatie

van kennisintensieve, bedrijfsmatige oplossingen op basis van het Open Source

platform. Deze oplossingen worden geleverd onder de naam OpenIMS ® . Met diverse

projecten voor Content-, Document-, Kennis- en Workflow Management heeft

OpenSesame ICT bewezen een veelzijdigheid aan oplossingen te kunnen bieden

voor kennis en informatiemanagement.

Open Informatie Management Server

R

rOpenIMS

© OpenSesame ICT BV www.osict.com

Similar magazines